(57)【要約】【課題】より簡単に文書データを管理すること。【解決手段】文書管理システムは、文書データ１２１に文書属性１２１２を対応付けて記憶部１２０に登録させる文書属性登録部１１１と、選択された文書属性を持つ文書データを記憶部に記憶された文書データの中から検索する文書検索部１１２と、検索された文書データを選択された文書属性に基づいてグループ化することにより仮想的フォルダ構造３を生成し、生成された仮想的フォルダ構造を表示部２２０に表示させる画面表示部１１３と、を備える。【選択図】図１
2020177280.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書管理システムであって、
文書データに文書属性を対応付けて記憶部に登録させる文書属性登録部と、
選択された文書属性を持つ文書データを前記記憶部に記憶された文書データの中から検索する文書検索部と、
前記検索された文書データを前記選択された文書属性に基づいてグループ化することにより仮想的フォルダ構造を生成し、前記生成された仮想的フォルダ構造を表示部に表示させる画面表示部と、
を備える文書管理システム。
【請求項２】
前記画面表示部は、
前記選択された文書属性およびその属性値を前記仮想的フォルダ構造として前記表示部へ表示させる第１表示制御部と、
前記第１表示部において選択された属性値を持つ文書データの一覧を前記表示部へ表示させる第２表示制御部とを、
備える請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記文書検索部と前記画面表示部とが繰り返し実行されることにより、前記仮想的フォルダ構造の階層が段階的に形成される、
請求項２に記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記画像表示部は、前記仮想的フォルダ構造において、前記選択された文書属性の直下に属させる他の文書属性の候補を選択するための文書属性選択部を前記表示部に表示させる、
請求項３に記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記文書属性選択部により表示される前記他の文書属性の候補は、前記記憶部に記憶された文書データに対応付けられた文書属性の中から選択される、
請求項４に記載の文書管理システム。
【請求項６】
コンピュータを用いて文書を管理する方法であって、
前記コンピュータにより、
文書データに文書属性を対応付けて記憶部に登録させるステップと、
選択された文書属性を持つ文書データを前記記憶部に記憶された文書データの中から検索するステップと、
前記検索された文書データを前記選択された文書属性に基づいてグループ化することにより仮想的フォルダ構造を生成し、前記生成された仮想的フォルダ構造を表示部に表示させるステップと、
を実行する文書管理方法。
【請求項７】
コンピュータを文書管理システムとして機能させるためのコンピュータプログラムであって、
文書データに文書属性を対応付けて記憶部に登録させる文書属性登録部と、
選択された文書属性を持つ文書データを前記記憶部に記憶された文書データの中から検索する文書検索部と、
前記検索された文書データを前記選択された文書属性に基づいてグループ化することにより仮想的フォルダ構造を生成し、前記生成された仮想的フォルダ構造を表示部に表示させる画面表示部と、
を実現するコンピュータプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システム、文書管理方法およびコンピュータプログラムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
物理的フォルダを設定して文書データを格納する技術は、オペレーティングシステムのファイルシステム、物理的フォルダとして知られている。
【０００３】
なお、文書データに属性を設定して容易に分類できるようにした技術は知られている（特許文献１）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２０１１−０５３８８１号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
従来技術では、ユーザが目的の文書データの格納先を把握していない限り、その目的の文書データを見つけて読み出すのは難しい。ユーザが文書データの格納先を忘れてしまった場合、ルートフォルダから一つずつ下位のフォルダを辿る操作を繰り返す必要があり、使い勝手が低い。
【０００６】
さらに、ユーザは、文書データの種類、内容、データサイズなどをあらかじめ把握した上で、適切な物理的フォルダの体系を設計してルールを策定し、そのルールにしたがって文書データを格納させる必要がある。したがってユーザがルールを忘れてしまい、ルールに違反したフォルダへ文書データを格納してしまうと、発見は困難になる。
【０００７】
本発明は、上記問題に鑑みてなされたもので、その目的は、より簡単に文書データを管理することのできる文書管理システム、文書管理方法およびコンピュータプログラムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記課題を解決すべく、本発明の一つの観点に従う文書管理システムは、文書データに文書属性を対応付けて記憶部に登録させる文書属性登録部と、選択された文書属性を持つ文書データを記憶部に記憶された文書データの中から検索する文書検索部と、検索された文書データを選択された文書属性に基づいてグループ化することにより仮想的フォルダ構造を生成し、生成された仮想的フォルダ構造を表示部に表示させる画面表示部と、を備える。
【発明の効果】
【０００９】
本発明によれば、文書属性に基づく仮想的フォルダ構造を用いることにより、文書属性に基づいて目的の文書データを発見することができ、使い勝手が向上する。
【図面の簡単な説明】
【００１０】
【図１】本実施形態に係る文書管理システムの機能ブロック図である。
【図２】文書管理システムのハードウェアおよびソフトウェアの構成図である。
【図３】文書属性管理テーブルの例である。
【図４】文書属性保存テーブルの例である。
【図５】ユーザの操作とその操作により呼び出される処理とを示す説明図である。
【図６】仮想的フォルダの選択を受け付ける処理を示すフローチャートである。
【図７】直下の仮想的フォルダを表示する処理を示すフローチャートである。
【図８】直下の文書一覧を表示する処理を示すフローチャートである。
【図９】属性項目の保存処理を示すフローチャートである。
【図１０】文書登録処理を示すフローチャートである。
【図１１】文書移動処理を示すフローチャートである。
【図１２】画面表示の様子を示す説明図である。
【発明を実施するための形態】
【００１１】
以下、図面に基づいて、本発明の実施の形態を説明する。本実施形態に係る文書管理システムは、文書データに付与された文書属性の値（属性値）にしたがって文書データを分類し、仮想的フォルダ構造（以下、仮想的フォルダと略記する場合がある）でグループ化して表示させる。
【００１２】
これによりユーザは、目的の文書データを探す場合に、文書属性の値でグループ化された仮想的フォルダを、ユーザの視点で（記憶で）選択しながら辿ることができる。したがって、ユーザは、容易に目的の文書データを見つけて利用することができる。
【００１３】
本実施形態では、文書検索部と画面表示部とが繰り返し実行されることにより、仮想的フォルダ構造の階層が段階的に形成される。すなわち、本実施形態では、ユーザが仮想的フォルダを操作する際に、操作された文書属性の値に基づいて記憶部に記憶された文書データを検索し、その検索結果を仮想的フォルダとして分類表示する。したがって、本実施形態では、あらかじめフォルダ体系を設計する必要はなく、ユーザの操作に応じて動的に仮想的フォルダが生成される。以下では、文書属性の項目のことを、属性項目または文書属性と略記する場合がある。文書属性の項目の値を、属性値と略記する場合がある。
【実施例１】
【００１４】
図１〜図１２を用いて第１実施例を説明する。図１は、本実施例の文書管理システム１の全体概要を示す機能ブロック図である。
【００１５】
文書管理システム１は、図２で後述するように、複数のコンピュータからクライアント／サーバシステムとして構成することもできるし、あるいは、一つのコンピュータ上に設けることもできる。
【００１６】
文書管理システム１は、例えば、文書属性登録部１１１と、文書検索部１１２と、画面表示部１１３と、文書データベース１２０と、表示部２２０とを備える。
【００１７】
文書属性登録部１１１は、文書データ１２１に文書属性１２１２を対応付けて文書データベース１２０へ登録させる機能である。文書データ１２１は、文書の内容であるコンテンツデータ１２１１と、文書属性１２１２とを備える。図１では、文書データ１２１の内部に文書属性１２１２が埋め込まれているかのように示しているが、文書データ１２１と文書属性１２１２とは対応付けられていれば足り、文書データ１２１の内部に文書属性１２１２が埋め込まれている必要はない。
【００１８】
文書検索部１１２は、選択された文書属性に基づいて、文書データベース１２０を検索する機能である。すなわち文書検索部１１２は、選択された文書属性を持つ文書データを文書データベース１２０から検索する。検索された文書データは画面表示部１１３へ送られる。
【００１９】
なお、初めてのユーザが初めて本システム１を利用する場合等では、最初に選択される文書属性として、あらかじめ設定された初期値を用いることができる。以前に本システム１を使用したことのあるユーザが再び本システム１を使用する場合には、そのユーザが以前に使用した文書属性を最初に選択することもできる。
【００２０】
画面表示部１１３は、文書検索部１１２により検索された文書データを、検索に使用された文書属性に基づいてグループ化することにより仮想的フォルダ３を生成し、生成された仮想的フォルダ３とその仮想的フォルダに属する文書データの一覧とを表示部２２０に表示させる機能である。
【００２１】
画面表示部１１３は、仮想的フォルダを表示させる仮想的フォルダ表示部１１３１と、文書データの一覧を表示させる文書一覧表示部１１３２とを備える。「第１表示制御部」としての仮想的フォルダ表示部１１３１は、仮想的フォルダ３を表示部２２０の第１表示領域２２１へ表示させる。「第２表示制御部」としての文書一覧表示部１１３２は、ユーザにより選択された仮想的フォルダに属する文書データを表示部２２０の第２表示領域２２２へ表示させる。なお、以下の説明では、文書データと文書とを区別せずに使用する場合がある。
【００２２】
文書データベース１２０は、「記憶部」の例である。文書データベース１２０は、複数の文書データを記憶する。文書データは、文書データベース１２０に設定された物理的フォルダに整理されて格納される必要はない。文書データは、ユーザにより選択される文書属性に基づいて、仮想的フォルダに分類されるためである。
【００２３】
表示部２２０は、例えば、ディスプレイ装置に表示される画面である。表示部２２０は、第１表示領域２２１と第２表示領域２２２とを備える。第１表示領域２２１と第２表示領域２２２とは対応していることが明らかであればよく、両領域２２１，２２２が必ずしも隣接している必要はない。図１では、第１表示領域２２１と第２表示領域２２２とを左右に並べて配置する場合を示すが、これに限らず、第１表示領域２２１と第２表示領域２２２とを上下に並べて配置してもよい。表示領域２２１，２２２の位置を上下左右で入れ替えてもよい。第１表示領域２２１には、仮想的フォルダ３が表示される。第２表示領域２２２には、ユーザの選択した仮想的フォルダの直下に属する文書データの一覧が表示される。
【００２４】
図１の上側には、ユーザの操作に応じて仮想的フォルダ３の階層が段階的に構成される様子を示す。図１の上部左側に示すように、最初に仮想的フォルダ３を表示させた場合は、ルートフォルダである「トップ」の直下に、複数の仮想的フォルダ「Ａ１１」「Ａ１２」「Ａ１３」が表示される。これら最初の仮想的フォルダ「Ａ１１」〜「Ａ１３」は、第１階層の仮想的フォルダと呼ぶことができる。第１階層の仮想的フォルダは、システム１の初期値または保存された値（図４で後述）から選択される。
【００２５】
仮想的フォルダの名称「Ａ１１」〜「Ａ１３」は、文書属性の値である。例えば、初期値の文書属性が「年度」の場合、仮想的フォルダの名称は「２０１７年」「２０１８年」「２０１９年」のように、「年度」という文書属性の値（属性値）となる。さらに例えば、初期値の文書属性が「文書の種類」の場合、仮想的フォルダの名称は「契約書」「見積書」「稟議書」のように、「文書の種類」という文書属性の値となる。
【００２６】
第１表示領域２２１において、ユーザが仮想的フォルダ「Ａ１１」を選択すると、第２表示領域２２２には、仮想的フォルダ「Ａ１１」の直下に位置する文書データが一覧表示される。
【００２７】
ユーザは、選択中の仮想的フォルダ「Ａ１１」の下に他の仮想的フォルダ（下位フォルダ）を表示させることができる。例えば、ユーザが、選択中の仮想的フォルダ「Ａ１１」の右横に表示された設定ボタン２２３を操作すると、「文書属性選択部」としての属性選択メニュー２２４が表示される。属性選択メニュー２２４には、他の文書属性の候補が表示される。図示の例では、仮想的フォルダ「Ａ１１」の下に、複数の文書属性「Ａ２」「Ａ３」「Ａ４」「Ａ５」が表示されている。
【００２８】
ユーザが文書属性「Ａ２」を選択すると、図１の上部右側に示すように、仮想的フォルダ「Ａ１１」の下に、文書属性「Ａ２」の値「Ａ２１」「Ａ２２」「Ａ２３」の名を持つ仮想的フォルダが生成される。これらの仮想的フォルダ「Ａ２１」〜「Ａ２３」は、第２階層の仮想的フォルダと呼ぶことができる。このように、文書属性「Ａ１」の値「Ａ１１」を持つ文書データは、新たに選択された文書属性「Ａ２」の値にしたがって分類され、表示される。
【００２９】
ユーザは、第２階層の仮想的フォルダ「Ａ２２」の下にさらに別の仮想的フォルダを生成させることもできる。ユーザが、第２階層で選択中の仮想的フォルダ「Ａ２２」に対応する設定ボタン２２３を操作すると、属性選択メニュー２２４が表示される。
【００３０】
第２階層で表示された属性選択メニュー２２４は、第１階層で表示された属性選択メニュー２２４と同様に文書属性「Ａ２」〜「Ａ５」が含まれている。ただし、既に選択された文書属性「Ａ２」は選択することができない。
【００３１】
図示は省略するが、ユーザが文書属性「Ａ４」を選択したとすると、第２階層の仮想的フォルダ「Ａ２２」の下には、文書属性「Ａ４」の値がフォルダ名となった第３階層の仮想的フォルダが生成されて表示される。
【００３２】
ユーザは、既に生成された仮想的フォルダの文書属性を変更することもできる。例えば、ユーザが第１階層の仮想的フォルダ「Ａ１１」において属性選択メニュー２２４を表示させ、文書属性「Ａ２」に変えて文書属性「Ａ３」を選択したとすると、第２階層には、文書属性「Ａ３」の値をフォルダ名とする仮想的フォルダが生成されて表示される。
【００３３】
図２を用いて、文書管理システムのハードウェア構成およびソフトウェア構成の概要を説明する。
【００３４】
文書管理システム１は、少なくとも一つのコンピュータから構成できる。図２では、文書管理サーバ１０とクライアント端末２０とから、いわゆるクライアント／サーバシステムとして、文書管理システム１を構成している。
【００３５】
文書管理サーバ１０は、例えば、マイクロプロセッサ（図中、ＣＰＵと略記）１１と、メモリ１２と、記憶装置１３と、通信装置１４と、入出力装置１５とを備える。図中では、「入出力」を「ＩＯ」と略記している。
【００３６】
マイクロプロセッサ１１は、記憶装置１３に記憶されたオペレーティングシステム１０１の少なくとも一部とコンピュータプログラム１１０の少なくとも一部とをメモリ１２に読み込んで実行することにより、サーバを文書管理サーバ１０として機能させる。
【００３７】
記憶装置１３は、メモリ１２よりも大容量であり、かつ不揮発性の書き換え可能な記憶装置として構成される。記憶装置１３は、例えば、ハードディスクまたはフラッシュメモリ等である。これら以外の記憶媒体を用いる記憶装置でもよい。
【００３８】
記憶装置１３には、コンピュータプログラムとデータとが記憶されている。コンピュータプログラムには、例えばオペレーティングシステム１０１と、文書管理プログラム１１０等が含まれる。
【００３９】
文書管理プログラム１１０は、例えば、文書登録プログラム１１１と、文書検索プログラム１１２と、画面表示プログラム１１３とを含む。図１で述べた機能１１１〜１１３は、図２に示すコンピュータプログラム１１１〜１１３によりそれぞれ実現されるため、機能とコンピュータプログラムとで共通の符号を使用している。もしも区別する場合、コンピュータプログラム１１１，１１２，１１３を例えばコンピュータプログラム１１１Ｐ，１１２Ｐ，１１３Ｐと呼び変えてもよい。
【００４０】
記憶装置１３には、文書データベース１２０が記憶されている。文書データベース１２０は、例えば、複数の文書データ１２１と、管理テーブルＴ１，Ｔ２とを含む。文書データ１２１は、上述の通り、文書コンテンツデータ１２１１に文書属性１２１２を対応付けることにより構成されている。テーブルとしては、図３で後述する文書属性管理テーブルＴ１と、図４で後述する文書属性保存テーブルＴ２とがある。なお、テーブルＴ１，Ｔ２は、図示の構成に限らない。
【００４１】
通信装置１４は、通信ネットワークＣＮを介してクライアント端末２０と双方向通信する装置である。通信ネットワークＣＮは、例えばインターネット、ＬＡＮ（Local Area Network）等として構成される。通信ネットワークＣＮでは、有線通信または無線通信の少なくともいずれか一方または両方を使用可能である。
【００４２】
入出力装置１５は、例えば、外部記憶装置ＭＭと通信する装置である。外部記憶装置ＭＭ（記憶媒体ＭＭと呼ぶこともできる）は、入出力装置１５を介して、記憶装置１３との間でコンピュータプログラムおよびデータを送受信することができる。
【００４３】
すなわち、外部記憶装置ＭＭにあらかじめ記憶されたコンピュータプログラムまたはデータのいずれか一方または両方を、入出力装置１５を介して記憶装置１３に転送し、記憶させることができる。または、記憶装置１３に記憶されたコンピュータプログラムまたはデータのいずれか一方または両方を、入出力装置１５を介して外部記憶装置ＭＭへ転送し、記憶させることもできる。
【００４４】
なお、記憶装置１３に記憶されるコンピュータプログラムまたはデータのいずれか一方または両方は、通信ネットワークＣＮを介して、図外のコンピュータへ送信することもできる。または、図外のコンピュータから通信ネットワークＣＮを介して、記憶装置１３へコンピュータプログラムまたはデータのいずれか一方または両方を転送し、記憶させることもできる。
【００４５】
クライアント端末２０について説明する。文書管理サーバ１０は、一つまたは複数のクライアント端末２０と同時に接続可能である。
【００４６】
クライアント端末２０は、例えば、ノート型またはデスクトップ型のパーソナルコンピュータ、タブレット端末などの携帯情報端末、携帯電話（いわゆるスマートフォンを含む）のように構成される。クライアント端末２０は、眼鏡型または腕時計型などのいわゆるウェアラブル端末として構成されてもよい。さらに、クライアント端末２０は、例えば、ＶＲ（仮想現実：Virtual Reality）、ＡＲ（拡張現実：Augmented Reality）、ＭＲ（複合現実：Mixed Reality）のいずれかまたは複数を利用する端末として構成されてもよい。
【００４７】
クライアント端末２０は、例えば、マイクロプロセッサ、メモリ、通信装置等（いずれも図示せず）のハードウェア資源とブラウザ等のソフトウェア資源とを有する。クライアント端末２０の機能としては、ユーザインターフェース部２１、ブラウザ２２、通信部２３がある。
【００４８】
ユーザインターフェース部（図中、ＵＩ部と略記）２１は、クライアント端末２０を利用するユーザからの操作を受け付けると共に、ユーザへ情報を提供する機能である。
【００４９】
ブラウザ２２は、ユーザとの情報交換の窓口となる機能である。ブラウザ２２は、文書管理サーバ１０が提供する画面をクライアント端末２０のディスプレイに表示させる。ユーザは、ユーザ認証情報をブラウザ２２から入力することにより、文書管理サーバ１０の提供する文書管理サービスを利用することができる。ユーザ認証情報としては、例えば、ユーザ名とパスワードがある。ユーザ名とパスワードの組合せを管理するユーザ管理テーブル（不図示）は、文書管理サーバ１０の記憶装置１３に記憶されている。
【００５０】
ユーザがユーザインターフェース部２１を介してブラウザ２２を操作すると、その操作入力はブラウザ２２から文書管理サーバ１０に送信される。文書管理サーバ１０は、ユーザの操作に応じた演算結果（検索結果等）をブラウザ２２に返信する。
【００５１】
通信部２３は、クライアント端末２０が通信ネットワークＣＮを介して文書管理サーバ１０と双方向通信するための機能である。
【００５２】
図３を用いて、文書属性管理テーブルＴ１を説明する。文書属性管理テーブルＴ１は、文書管理システム１で使用される文書属性を管理するテーブルである。文書属性管理テーブルＴ１は、例えば、文書識別子（図中、ＩＤと略記）Ｃ１０、文書名Ｃ１１、ファイル名Ｃ１２、更新日時Ｃ１３、年度Ｃ１４、顧客名Ｃ１５、担当者Ｃ１６、ステータスＣ１７などの項目を含む。文書属性管理テーブルＴ１は、図示せぬ他の項目を含んでもよいし、あるいは、図示された項目の一部を含まなくてもよい。
【００５３】
文書識別子Ｃ１０は、文書データを文書管理システム１内で一意に特定するための情報である。以下の項目Ｃ１１〜Ｃ１７は、文書属性の項目である。
【００５４】
文書名Ｃ１１は、文書データの種類を示す名称である（文書種別）。文書名の値としては、例えば、出張報告書、契約書、見積書、稟議書、取扱説明書、議事録等がある。ファイル名Ｃ１２は、文書データのファイル名である。文書管理システム１は、ファイル名Ｃ１２に基づいて、記憶装置１３から該当する文書データを読み出すことができる。
【００５５】
更新日時Ｃ１３は、文書データが更新された日時である。年度Ｃ１４は、文書データの対象とする年度（作成年度、文書内容が示す年度等）を示す。顧客名Ｃ１５は、文書データの対象とする顧客名である。担当者Ｃ１６は、文書データの担当者を示す。ステータスＣ１７は、文書データのステータスを示す。ステータスの値には、例えば「完了」「承認待ち」「作成中」等がある。
【００５６】
図４を用いて、文書属性保存テーブルＴ２を説明する。文書属性保存テーブルＴ２は、直近で使用された文書属性を保存するテーブルである。
【００５７】
文書属性保存テーブルＴ２は、例えば、ユーザ名Ｃ２０と、属性項目Ｃ２１，Ｃ２２，Ｃ２３とを含む。図４では、一人のユーザについて３つの属性項目を対応付けているが、２つの属性項目を対応付けてもよく、または４つ以上の属性項目を対応付けてもよい。すなわち、文書属性保存テーブルＴ２は、ユーザ毎に、そのユーザが選択した最新の属性項目のセットを記憶する。
【００５８】
図４のテーブルでは、ユーザ（担当者と一致することもある）である「鈴木」氏は、第１階層の仮想的フォルダの文書属性として「年度」を選択し、第２階層の仮想的フォルダの文書属性として「顧客名」を選択し、第３階層の仮想的フォルダの文書属性として「担当者」を選択したことが記憶されている。同様に、ユーザ「佐藤」氏は、第１階層の文書属性として「担当者」を選択し、第２階層の文書属性として「年度」を選択し、第３階層の文書属性として「顧客名」を選択したことがテーブルＴ２に記憶されている。同様に、ユーザ「田中」氏は、第１階層の文書属性として「顧客名」を選択し、第２階層の文書属性として「担当者」を選択したことがテーブルＴ２に記憶されている。
【００５９】
図４に示す通り、本実施例の文書管理システム１では、各ユーザは、あらかじめ文書属性管理テーブルＴ１に登録された文書属性の中から、それぞれが好きな順序で文書属性を選択することができる。さらに、各ユーザは、同じ階層まで仮想的フォルダを辿る必要はなく、各ユーザが辿る階層数はまちまちである。
【００６０】
図５は、ユーザ操作とユーザ操作に応じて呼び出される処理との関係を示す。各処理の詳細は後述する。文書管理システム１は、ブラウザ２２に表示された表示部２２０に対するユーザ操作を検出すると、呼出処理（Ｓ１０）を起動する。その後、文書管理システム１は、表示部２２０の第１表示領域２２１において仮想フォルダが選択されると、仮想的フォルダの選択を受け付ける処理（Ｓ２０）を起動する。文書管理システム１は、ユーザが仮想的フォルダとして表示させる属性項目を変更すると、属性項目を保存する処理（Ｓ３０）を起動する。文書管理システム１は、ユーザが仮想的フォルダへ文書データを登録すると、文書登録処理（Ｓ４０）を起動する。文書管理システム１は、ユーザが文書データを仮想的フォルダへ移動させると、文書移動処理（Ｓ５０）を起動する。以下、各処理の詳細を説明する。
【００６１】
図６のフローチャートを用いて、仮想的フォルダの選択を受け付ける処理（Ｓ２０）を説明する。各処理の説明において、テーブルＴ１，Ｔ２からデータ（文書属性の項目とその値（属性値））を読み書きする処理は、文書属性登録部１１１または文書検索部１１２により行われる。各処理の説明において、表示部２２０の表示内容を制御する処理は、画面表示部１１３により行われる。
【００６２】
ユーザが表示部２２０の第１表示領域２２１に表示された仮想的フォルダ３において、いずれかの階層の文書属性（仮想的フォルダ）を選択すると、文書管理システム１は、ユーザの選択操作を受け付ける（Ｓ２１）。
【００６３】
文書管理システム１は、ユーザにより選択された文書属性の値毎に仮想的フォルダを生成し、現在選択中の仮想的フォルダの直下に表示させる（Ｓ２２）。ここでは例えば、ユーザが「２０１９年度」という文書属性「年度」の属性値を持つ仮想的フォルダを選択したとする。以下、ユーザを対象ユーザと呼ぶことがある。
【００６４】
文書管理システム１は、ステップＳ２１で選択された仮想的フォルダの直下に位置する仮想的フォルダを第１表示領域２２１に表示させると共に（Ｓ２２）、ステップＳ２１で選択された仮想的フォルダに属する文書データの一覧を表示させる（Ｓ２３）。ステップＳ２２およびＳ２３の詳細は後述する。
【００６５】
図７は、図６中のステップＳ２２の詳細を示すフローチャートである。文書管理システム１は、図６のステップＳ２１で選択された仮想的フォルダの直下に位置する階層の文書属性を保存テーブルＴ２から取得する（Ｓ２２１）。以下、直下に位置する階層を直下階層と呼ぶことがある。
【００６６】
文書管理システム１は、図６のステップＳ２１で選択操作した対象ユーザの名前に基づいて、図４に示す文書属性保存テーブルＴ２を検索し、選択された仮想的フォルダ（ここでは「２０１９年度」）の直下に位置する階層の文書属性が記憶されているか判定する（Ｓ２２２）。
【００６７】
直下階層の文書属性が保存テーブルＴ２に記憶されている場合（Ｓ２２２：ＹＥＳ）、文書管理システム１は、その文書属性（例えば「担当者」）を保存テーブルＴ２から読み出して、直下階層の仮想的フォルダの文書属性（属性項目）とする（Ｓ２２３）。
【００６８】
これに対し、直下階層の文書属性が保存テーブルＴ２に記憶されていない場合（Ｓ２２２：ＮＯ）、文書管理システム１は、初期値（例えば「顧客名」）を直下階層の仮想的フォルダの文書属性（属性項目）とする（Ｓ２２４）。
【００６９】
文書管理システム１は、ステップＳ２２３またはステップＳ２２４のいずれかで設定された文書属性（属性項目）に基づいて、その文書属性の値の種類の一覧を文書属性管理テーブルＴ１から取得する（Ｓ２２５）。例えば、直下階層の文書属性が「担当者」の場合、「鈴木」「田中」「佐藤」といった属性値の一覧が文書属性管理テーブルＴ１から読み出される。直下階層の文書属性が「顧客名」の場合、「ＡＡ商事」「ＢＢ薬品」「ＣＣ建設」といった属性値の一覧が文書属性管理テーブルＴ１から読み出される。
【００７０】
文書管理システム１は、ステップＳ２２５で読み出された属性値を直下階層の仮想的フォルダとして、第１表示領域２２１に表示させる（Ｓ２２６）。
【００７１】
図８は、図６中のステップＳ２３の詳細を示すフローチャートである。文書管理システム１は、ルートの仮想的フォルダから選択操作された仮想的フォルダ（図６のステップＳ２１で操作された仮想的フォルダ）までの、文書属性の項目とその値（属性値）とのセットをＡＮＤ条件にして、文書属性管理テーブルＴ１を検索することにより、該当する文書データの一覧を取得する（Ｓ２３１）。
【００７２】
例えば、ルートの仮想的フォルダが「対象年度：２０１９年度」であり、その下の「担当者：鈴木」の仮想的フォルダが選択された場合、文書管理システム１は、（対象年度＝２０１９年度）ＡＮＤ（担当者 ＝鈴木）を条件として文書属性管理テーブルＴ１を検索し、該当する文書属性を持つ文書データの一覧を取得する。
【００７３】
文書管理システム１は、ステップＳ２３１で取得された文書データの一覧を、表示部２２０の第２表示領域２２２に表示させる（Ｓ２３２）。
【００７４】
図９のフローチャートは、属性項目の保存処理（Ｓ３０）の詳細を示す。ユーザが表示部２２０の第１表示領域２２１に表示された仮想的フォルダ３に対して、文書属性の項目（属性項目）の変更を操作すると、文書管理システム１は、その操作入力を受け付ける（Ｓ３１）。
【００７５】
文書管理システム１は、ステップＳ３１で受け付けた属性項目がルートの仮想的フォルダから変更対象として選択された仮想的フォルダまでの間で、対象ユーザが未だ指定していない属性項目であるか判定する（Ｓ３２）。
【００７６】
文書管理システム１は、対象ユーザにより未指定の属性項目が選択された場合（Ｓ３２：ＹＥＳ）、ステップＳ３１で変更された仮想的フォルダの位置する階層と文書属性の項目とを保存テーブルＴ２へ記憶する（Ｓ３３）。すなわち、文書管理システム１は、対象ユーザの最新の操作内容を保存テーブルＴ２へ記憶させる。
【００７７】
そして、文書管理システム１は、ステップＳ３１で変更された階層よりも下位の階層についての保存データを保存テーブルＴ２から削除させる（Ｓ３４）。ステップＳ３１で変更された階層と、それ以前の操作で使用された階層との関連がないためである。
【００７８】
図１０のフローチャートは、文書データを文書管理システム１へ登録する処理の詳細を示す。文書管理システム１は、ユーザからの任意の仮想的フォルダへの文書データの登録を受け付ける（Ｓ４１）。例えば、ユーザは、登録対象の文書データのアイコンを選択して、いわゆるドラッグアンドドロップにより、任意の仮想的フォルダへ対応付けることができる。
【００７９】
文書管理システム１は、ルートの仮想的フォルダから登録操作を受付けた仮想的フォルダまでの属性項目に対する属性値により、登録対象の文書データに対応付ける文書属性値を設定する（Ｓ４２）。
【００８０】
例えば、ルートの仮想的フォルダが「対象年度：２０１９年度」であり、その下に位置する「担当者：鈴木」の仮想的フォルダへの文書データの登録を受付けた場合、文書管理システム１は、登録対象の文書データに対して、文書属性「対象年度」に値「２０１９年度」を設定し、さらに、文書属性「担当者」に値「鈴木」を設定する。
【００８１】
図１１のフローチャートは、文書データを仮想的フォルダ３内で移動させる処理の詳細を示す。
【００８２】
ユーザは、表示部２２０に対して操作することにより、或る仮想的フォルダに対応付けられた文書データを他の任意の仮想的フォルダへ移動させることができる。文書管理システム１は、ユーザによる文書データの移動操作を受け付け（Ｓ５１）、ルートの仮想的フォルダから文書データの移動先の仮想的フォルダまでの属性項目に対する属性値により、移動対象の文書データに対応付ける文書属性値を設定する（Ｓ５２）。
【００８３】
例えば、ルートの仮想的フォルダが「対象年度：２０１９年度」であり、その下に位置する「担当者：鈴木」の仮想的フォルダへの文書データの移動を受付けた場合、文書管理システム１は、移動対象の文書データに対して、文書属性「対象年度」に値「２０１９年度」を設定し、さらに、文書属性「担当者」に値「鈴木」を設定する。
【００８４】
図１２は、表示部２２０の例を示す。図１２（１）に示すように、第１階層に表示される仮想的フォルダの名称は、初期値または保存テーブルＴ２に保存されている値が使用される。図１２（１）では、文書データの種類の値が仮想的フォルダとして第１表示領域２２１に表示されている。第２表示領域２２２には、「見積書」の文書属性を持つ文書データが一覧表示される。
【００８５】
ユーザが仮想的フォルダ「見積書」の設定ボタン２２３を操作すると、属性選択メニュー２２４が表示される。ユーザはそのメニュー２２４の中から任意の文書属性をいずれか一つ選択することができる。ここでは「顧客名」が選択されたものとする。
【００８６】
図１２（２）は、第１階層の仮想的フォルダ「見積書」の下に、文書属性「顧客名」の各値を持つ第２階層の仮想的フォルダが表示された状態を示す。ユーザは、第２階層の仮想的フォルダ「Ｂ社」を選択している。第２表示領域２２２には、文書属性「顧客名」が対応付けられた文書データの一覧が表示されている。
【００８７】
ユーザが仮想的フォルダ「Ｂ社」の設定ボタン２２３を操作すると、属性選択メニュー２２４が表示される。ユーザは、属性選択メニュー２２４に表示された文書属性の中から選択可能な文書属性をいずれか一つ選択する。文書属性「顧客名」は既に選択されており、それにより第２階層が形成されているため、再度選択することはできない。そこで、ユーザは、文書属性「年度」を選択したものとする。
【００８８】
図１２（３）は、第２階層の仮想的フォルダ「Ｂ社」の下に、文書属性「年度」の各値を持つ第３階層の仮想的フォルダ「２０１８」と「２０１９」とが表示された状態を示している。ユーザは、仮想的フォルダ「２０１８」を選択しているとする。この場合、第２表示領域２２２には、値「２０１８」を持つ文書属性「年度」に対応付けられた文書データが一覧表示される。
【００８９】
このように構成される本実施例によれば、ユーザは、文書属性の値でグループ化された仮想的フォルダを、ユーザの視点（記憶）にしたがって選択しながら辿ることができ、容易に目的の文書データを見つけることができ、使い勝手が向上する。
【００９０】
本実施例では、文書検索部１１２と画面表示部１１３とが繰り返し実行されることにより、仮想的フォルダ３の階層が段階的に形成される。したがって、本実施例では、あらかじめフォルダ体系を設計する必要はなく、ユーザの操作に応じて動的に仮想的フォルダが生成されるため、使い勝手が向上する。
【００９１】
なお、本発明は、上述した実施形態に限定されない。当業者であれば、本発明の範囲内で、種々の追加や変更等を行うことができる。上述の実施形態において、添付図面に図示した構成例に限定されない。本発明の目的を達成する範囲内で、実施形態の構成や処理方法は適宜変更することが可能である。
【００９２】
また、本発明の各構成要素は、任意に取捨選択することができ、取捨選択した構成を具備する発明も本発明に含まれる。さらに特許請求の範囲に記載された構成は、特許請求の範囲で明示している組合せ以外にも組合せることができる。
【符号の説明】
【００９３】
１：文書管理システム、３：仮想的フォルダ、１０：文書管理サーバ、２０：クライアント端末、１１１：文書属性登録部、１１２：文書検索部、１１３：画面表示部、１２０：文書データベース、１２１：文書データ、１２１１：文書コンテンツデータ、１２１２：文書属性、２２０：表示部、２２１：第１表示領域、２２２：第２表示領域
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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