(57)【要約】      （修正有）【課題】未登録の送信元から受信したファイルを適切なフォルダに振り分けることができる情報処理装置、システム、方法およびプログラムを提供する。【解決手段】受信したデータを、送信元ごとに配信する情報処理装置（ＭＦＰ１１０）であって、送信元を記憶するアドレス帳記憶部３８１と、データの送信元情報に基づいて、当該データの送信元を判定する送信元判定部３３０と、データの送信元がアドレス帳に記憶されていない場合に、当該送信元をアドレス帳に登録するアドレス帳登録部３５０と、アドレス帳登録部３５０が登録したことを通知する新規登録通知部３６０とを含む。【選択図】図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
受信したデータを、送信元ごとに配信する情報処理装置であって、
前記送信元を記憶する第１の記憶手段と、
前記データの送信元情報に基づいて、当該データの送信元を判定する判定手段と、
前記データの送信元が前記第１の記憶手段に記憶されていない場合に、当該送信元を前記第１の記憶手段に登録する登録手段と
前記登録手段が登録したことを通知する通知手段と
を含む、情報処理装置。
【請求項２】
前記通知手段は、前記登録手段が登録した項目を編集するための固有のウェブページのＵＲＬを含んで通知する、請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記第１の記憶手段は、前記送信元と、配信先とを対応付けて記憶し、
前記第１の記憶手段に前記送信元が記憶されている場合には、前記データを当該送信元に対応する配信先に配信し、前記第１の記憶手段に前記送信元が記憶されていない場合には、前記データを所定の配信先に配信する配信手段をさらに含む、
請求項１または２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記第１の記憶手段に前記送信元が含まれていない場合に、前記通知手段は、前記配信手段が前記データを配信した配信先を通知する、
請求項３に記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記送信元情報の一部と、前記送信元とを対応付けて記憶する第２の記憶手段をさらに含み、
前記判定手段は、前記第２の記憶手段を参照して、前記データの配信先を判定し、
前記配信手段は、前記判定手段の判定した結果に基づいて、前記データを配信する、
請求項３または４に記載の情報処理装置。
【請求項６】
前記判定手段は、前記データに含まれる画像データを解析し、前記送信元を判定する、請求項１〜５のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項７】
前記データが、ＦＡＸデータであることを特徴とする、請求項１〜６のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項８】
受信したデータを、送信元ごとに配信するシステムであって、
前記送信元を記憶する記憶手段と、
前記データの送信元情報に基づいて、当該データの送信元を判定する判定手段と、
前記データの送信元が前記記憶手段に記憶されていない場合に、当該送信元を前記記憶手段に登録する登録手段と
前記登録手段が登録したことを通知する通知手段と
を含む、システム。
【請求項９】
送信元を記憶する記憶手段を含み、受信したデータを、送信元ごとに配信する情報処理装置が実行する方法であって、
前記データの送信元情報に基づいて、当該データの送信元を判定するステップと、
前記データの送信元が前記記憶手段に記憶されていない場合に、当該送信元を前記記憶手段に登録するステップと
登録したことを通知するステップと
を含む、方法。
【請求項１０】
受信したデータを、送信元ごとに配信する情報処理装置が実行するプログラムであって、前記情報処理装置を
前記送信元を記憶する記憶手段、
前記データの送信元情報に基づいて、当該データの送信元を判定する判定手段、
前記データの送信元が前記記憶手段に記憶されていない場合に、当該送信元を前記記憶手段に登録する登録手段と
前記登録手段が登録したことを通知する通知手段
として機能させる、プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理装置、システム、方法およびプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
外部から受信した文書などのデータを送信元ごとに振り分けるシステムが、今日広く知られている。
【０００３】
例えば、特開２０１７−７３５９１号公報（特許文献１）には、受信したＦＡＸデータの文字情報をＯＣＲ（Optical Character Recognition、光学文字認識）により読み取り、読み取られた文字情報からＦＡＸ番号を取得し、取得されたＦＡＸ番号がアドレス帳に登録されている場合、該ＦＡＸ番号、及び該ＦＡＸ番号に対応付けられた登録名称のうち少なくとも１つを用いたファイルパスに、画像データを転送する技術が開示されている。特許文献１によれば、受信したＦＡＸデータを、送信元に応じて適切に振り分けて格納することができる。
【０００４】
ところで、特許文献１では、送信元がアドレス帳に登録されていない場合には、受信したＦＡＸデータは、「該当なし」などのデフォルト設定されたフォルダに振り分けられる。しかしながら、特許文献１では、「該当なし」として振り分けられたデータの送信元から再度データを受信した場合には、再び「該当なし」として振り分けられることとなる。
【０００５】
このような場合、特許文献１などの従来技術では、未登録の送信元からデータを受信したことをユーザに対して通知されない。したがって、ユーザは、未登録の送信元からデータを受信したことを認識できないため、「該当なし」フォルダを監視する必要がある。そのため、ユーザにとっての負担が大きく、ユーザの負担を軽減する技術が求められていた。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
本発明は、上記従来技術における課題に鑑みてなされたものであり、未登録の送信元から受信したファイルを適切なフォルダに振り分けることができる情報処理装置、システム、方法およびプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
すなわち、本発明によれば、受信したデータを、送信元ごとに配信する情報処理装置であって、
前記送信元を記憶する第１の記憶手段と、
前記データの送信元情報に基づいて、当該データの送信元を判定する判定手段と、
前記データの送信元が前記第１の記憶手段に記憶されていない場合に、当該送信元を前記第１の記憶手段に登録する登録手段と
前記登録手段が登録したことを通知する通知手段と
を含む、情報処理装置が提供される。
【発明の効果】
【０００８】
上述したように、本発明によれば、未登録の送信元から受信したファイルを適切なフォルダに振り分けることができる情報処理装置、システム、方法およびプログラムが提供される。
【図面の簡単な説明】
【０００９】
【図１】本発明の実施形態におけるシステム全体のハードウェアの概略構成を示す図。
【図２】本実施形態のＭＦＰに含まれるハードウェア構成を示す図。
【図３】本実施形態のシステムに含まれるソフトウェアブロック図。
【図４】一般的なＦＡＸ文書の例を示す図。
【図５】本実施形態におけるアドレス自動登録の設定をする画面の例を示す図。
【図６】本実施形態の各種記憶部に格納されるリストの例を示す図。
【図７】本実施形態において受信したＦＡＸデータを送信元に応じたフォルダに振り分ける処理を示すフローチャート。
【図８】本実施形態におけるファイル振り分けの通知画面および登録情報の修正画面の例を示す図。
【発明を実施するための形態】
【００１０】
以下、本発明を、実施形態をもって説明するが、本発明は後述する実施形態に限定されるものではない。なお、以下に参照する各図においては、共通する要素について同じ符号を用い、適宜その説明を省略するものとする。また、以下の実施形態の説明では、データ振り分けシステムの例として、ＭＦＰ（Multi-Function Peripheral）が受信したＦＡＸデータを振り分けるシステムを挙げて説明する。しかしながら、実施形態を限定するものではなく、例えば、振り分けの対象となるデータがＦＡＸデータ以外のものであったり、ＭＦＰ以外の情報処理装置が処理を実行するものであったりしてもよい。
【００１１】
図１は、本発明の実施形態におけるシステム１００全体のハードウェアの概略構成を示す図である。本実施形態におけるシステム１００は、図１に示すように、ＭＦＰ１１０と、サーバ装置１２０と、パソコン端末１２１とがネットワークを介して接続されている。
【００１２】
ＭＦＰ１１０は、コピー、スキャン、ＦＡＸ送受信、ファイル転送などの種々の機能を有する多機能複合機である。本実施形態においてＭＦＰ１１０は、外部から受信したＦＡＸのデータ（以下、「ＦＡＸデータ」として参照する）の送信元を特定し、当該送信元に紐づけられたフォルダにＦＡＸデータを転送することができる。
【００１３】
サーバ装置１２０は、主としてネットワーク通信を管理する情報処理装置である。本実施形態のサーバ装置１２０は、いわゆるクラウドサーバとして機能し、クラウド上で種々のデータを管理することができる。例えば、サーバ装置１２０は、ＭＦＰ１１０から転送されたＦＡＸデータを、所定の記憶領域に格納することができる。なお、ＦＡＸデータの記憶手段は、必ずしもサーバ装置１２０が備えていなくてもよく、ＭＦＰ１１０が備える構成であってもよい。
【００１４】
パソコン端末１２１は、ネットワークを介してサーバ装置１２０にアクセスすることができる情報処理装置である。各ユーザは、パソコン端末１２１を操作することよって、記憶領域に格納されているＦＡＸデータを閲覧することができる。
【００１５】
なお、システム１００に含まれる各装置の台数は、図１に示したものに限らず、システムに含まれる台数に制限はない。また、各装置から、ネットワークへ接続する方法は、有線または無線のどちらでもよい。
【００１６】
次に、ＭＦＰ１１０のハードウェア構成について説明する。図２は、本実施形態のＭＦＰ１１０に含まれるハードウェア構成を示す図である。本実施形態のＭＦＰ１１０は、ＣＰＵ２１０と、ＲＡＭ２２０と、ＲＯＭ２３０と、記憶装置２４０と、通信Ｉ／Ｆ２５０と、プリンタ装置２６０と、スキャナ装置２７０と、表示部２８０と、操作部２９０とを含んで構成され、各ハードウェアはバスを介して接続されている。
【００１７】
ＣＰＵ２１０は、ＭＦＰ１１０の動作を制御するプログラムを実行し、所定の処理を行う装置である。ＲＡＭ２２０は、ＣＰＵ２１０が実行するプログラムの実行空間を提供するための揮発性の記憶装置であり、プログラムやデータの格納用、展開用として使用される。ＲＯＭ２３０は、ＣＰＵ２１０が実行するプログラムやファームウェアなどを記憶するための不揮発性の記憶装置である。
【００１８】
記憶装置２４０は、ＭＦＰ１１０を機能させるＯＳや種々のソフトウェア、設定情報、各種データなどを記憶する、読み書き可能な不揮発性の記憶装置である。記憶装置２４０の一例としては、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）やＳＳＤ（Solid State Drive）などが挙げられる。
【００１９】
通信Ｉ／Ｆ２５０は、ＭＦＰ１１０とネットワークとを接続し、ネットワークを介して、他の装置との通信を可能にする。なお、ネットワークを介した通信は、有線通信または無線通信のいずれであってもよく、ＴＣＰ／ＩＰなどの所定の通信プロトコルを使用し、各種データを送受信できる。また、通信Ｉ／Ｆ２５０は、一般電話回線と接続され、通信する構成であってもよい。
【００２０】
プリンタ装置２６０は、レーザ方式やインクジェット方式などによって、用紙に画像を形成する構成の装置である。スキャナ装置２７０は、印刷物の画像を読み取り、データ化する構成の装置である。また、例えばＭＦＰ１１０は、プリンタ装置２６０とスキャナ装置２７０の協働により、印刷物のコピーを行うことができる。さらに、ＭＦＰ１１０は、通信Ｉ／Ｆ２５０と、プリンタ装置２６０またはスキャナ装置２７０の協働により、ＦＡＸを送受信する構成とすることもできる。
【００２１】
表示部２８０は、各種データや情報処理装置の設定状態などを、ユーザに対して表示する装置であり、例として、ＬＣＤ（Liquid Crystal Display）パネルなどが挙げられる。操作部２９０は、ユーザがＭＦＰ１１０を操作するための装置であり、一例として、複数のボタンによって構成される。なお、モニタ２０６と入力装置２０７は、それぞれ別個の装置であってもよいし、タッチパネルディスプレイのような両方の機能を備えるものであってもよい。
【００２２】
以上、本実施形態のＭＦＰ１１０に含まれるハードウェア構成について説明した。次に、本実施形態における各ハードウェアによって実行される機能手段について、図３を以て説明する。図３は、本実施形態のシステム１００に含まれるソフトウェアブロック図である。
【００２３】
本実施形態のＭＦＰ１１０は、データ受信部３１０、送信元情報取得部３２０、送信元判定部３３０、ファイル振り分け部３４０、アドレス帳登録部３５０、新規登録通知部３６０、設定部３７０、記憶部３８０の各機能手段を含んで構成される。また、本実施形態のサーバ装置１２０は、ファイル記憶部３９０を含んで構成される。
【００２４】
データ受信部３１０は、通信Ｉ／Ｆ２５０を制御し、ＭＦＰ１１０の外部からＦＡＸデータを受信する手段である。ＦＡＸデータには、送信元でスキャンされた画像データや、送信元のＦＡＸ番号などが含まれる。本実施形態のＭＦＰ１１０は、ＦＡＸデータを所定のフォルダに格納する処理を行うが、併せて用紙にプリントアウトする構成であってもよい。なお、データ受信部３１０は、受信したＦＡＸデータを送信元情報取得部３２０に出力する。
【００２５】
送信元情報取得部３２０は、データ受信部３１０から受領したＦＡＸデータに基づいて、ＦＡＸの送信元情報を取得する手段である。送信元情報取得部３２０は、例えば、ＦＡＸデータに含まれるＦＡＸ番号を送信元情報として取得することができる。また、送信元情報取得部３２０は、ＦＡＸデータに含まれる画像データをＯＣＲ処理して解析し、認識された文字列データから送信元情報を取得してもよい。
【００２６】
ここで、ＦＡＸデータに含まれる画像データに基づく送信元情報の取得について、図４を以て説明する。図４は、一般的なＦＡＸ文書の例を示す図である。図４（ａ）は、ビジネスなどで用いられるＦＡＸの送信状の例を示している。また、図４（ｂ）は、ＦＡＸで送られる広告の例を示している。
【００２７】
図４（ａ）、（ｂ）に示すように、ＦＡＸで送られる送信状や広告には一般的に送信元名称が記載されている。なお、送信元名称は、図４（ａ）、（ｂ）の例において、破線で囲われた領域の文字列として示されている。送信元情報取得部３２０は、ＯＣＲによって認識された文字列のうち、送信元名称である蓋然性の高い文字列を判定することで、送信元名称を送信元情報として取得することができる。認識された文字列が送信元名称であるか否かは、記載されている位置、語句の意味などから判定することができるが、特に実施形態を限定するものではない。
【００２８】
説明を図３に戻す。送信元判定部３３０は、送信元情報取得部３２０が取得した送信元情報に基づいて、ＦＡＸデータの送信元がアドレス帳に登録されているか否かを判定する手段である。また、送信元がアドレス帳に登録されていない場合に、送信元判定部３３０は、予測テーブル記憶部３８２を参照し、送信元名称を予測することができる。
【００２９】
ファイル振り分け部３４０は、ＦＡＸデータを所定の形式のファイルとして、送信元ごとに分類するフォルダに振り分けて格納する手段である。ファイル振り分け部３４０は、送信元判定部３３０の判定結果に基づいてＦＡＸデータを振り分けることができる。本実施形態において、ＦＡＸデータが格納されるフォルダは、サーバ装置１２０に作成される。なお、送信元が特定できなかった場合などには、ファイル振り分け部３４０は、デフォルトで設定されているフォルダにＦＡＸデータを格納することができる。
【００３０】
アドレス帳登録部３５０は、送信元判定部３３０の判定結果に基づいて、送信元をアドレス帳に新規に登録する手段である。アドレス帳登録部３５０は、送信元名称がアドレス帳に登録されていなかった場合に、例えば、送信元情報から予測して特定した送信元名称をアドレス帳に登録する。また、アドレス帳登録部３５０は、送信元名称を特定できなかった場合には、デフォルトで設定されている名称でアドレス帳に登録する。なお、アドレス帳への登録は、アドレス帳登録部３５０によって行われてもよいし、ユーザの操作による入力によって行われてもよい。
【００３１】
新規登録通知部３６０は、アドレス帳登録部３５０によって、新規に送信元が登録された旨をユーザに通知する手段である。本実施形態において、送信元名称がアドレス帳に登録されていなかった場合や、送信元名称を特定することができなかった場合などには、ＦＡＸデータが適切でない名称のフォルダに格納される場合がある。そこで、本実施形態では、新規登録通知部３６０が、新規に送信元が登録された旨をユーザに通知することで、ユーザに登録情報の確認や修正を促すことができる。なお、ユーザへの通知方法は、一例として電子メールとすることができるが、実施形態を限定するものではない。
【００３２】
また、新規登録通知部３６０は、ウェブページ生成部３６１を含む。ウェブページ生成部３６１は、新規に登録された送信元について、ユーザが登録情報の修正や編集を行うための固有のウェブページを生成する手段である。ウェブページ生成部３６１が生成したウェブページのＵＲＬは、新規登録通知部３６０によって、電子メールの本文に記載され、ユーザに通知されてもよい。
【００３３】
設定部３７０は、ユーザの操作による種々の設定を行う手段である。本実施形態の設定部３７０は、送信元が不明の場合におけるアドレス帳への登録の実施や、通知などの種々の設定を行うことができる。なお、設定処理は、本実施形態のシステム１００の管理者など、一定の権限を有するユーザが行うことができる。
【００３４】
ここで、設定部３７０によって表示される設定画面の例について、図５を以て説明する。図５は、本実施形態におけるアドレス自動登録の設定をする画面の例を示す図である。本実施形態の設定部３７０は、未登録の送信元の自動登録に関する設定をすることができる。システム１００の管理者などは、図５に示す設定画面から、未登録送信元をアドレス帳へ自動的に登録するかを設定することができる。アドレスを自動登録する場合に、その旨のラジオボタンをクリックすると、さらに詳細な設定をすることができる。
【００３５】
アドレスを自動登録する場合には、管理者は、電子メールの通知をするか否かを設定することができる。メール通知をオンとした場合には、図５に示すように、メールサーバ名、通知先アドレス、メール本文、配信先パスの記載の有無、修正ページの生成の有無などを設定することができる。なお、電子メールの通知先は、１か所に限らず、複数の通知先を設定できる構成としてもよい。配信先パスを記載すると選択した場合には、ファイル振り分け部３４０が、ＦＡＸデータを振り分けたフォルダを示すパスが、通知される電子メールの本文に記載される。また、修正ページを生成すると選択した場合には、ウェブページ生成部３６１は登録情報を修正や編集するための固有のウェブページを生成し、当該ウェブページのＵＲＬが、通知される電子メールの本文に記載される。
【００３６】
説明を図３に戻す。記憶部３８０は、記憶装置２４０を制御し、種々のデータを格納する手段である。本実施形態の記憶部３８０は、アドレス帳記憶部３８１と、予測テーブル記憶部３８２とを含む。アドレス帳記憶部３８１は、名称、電話番号、ＦＡＸ番号、住所などの情報が関連付けられたアドレス帳を格納する。予測テーブル記憶部３８２は、未登録の送信元を予測するため各種テーブルを格納する。
【００３７】
また、サーバ装置１２０は、ファイル記憶部３９０を含む。ファイル記憶部３９０は、ファイル振り分け部３４０が振り分けたファイルを、所定のフォルダに格納し、保持する手段である。ファイル記憶部３９０に格納されるファイルは、パソコン端末１２１などから閲覧することができる。
【００３８】
アドレス帳記憶部３８１、予測テーブル記憶部３８２、ファイル記憶部３９０の詳細については、後述する。
【００３９】
なお、上述したソフトウェアブロックは、ＣＰＵが本実施形態のプログラムを実行することで、各ハードウェアを機能させることにより、実現される機能手段に相当する。また、各実施形態に示した機能手段は、全部がソフトウェア的に実現されても良いし、その一部または全部を同等の機能を提供するハードウェアとして実装することもできる。
【００４０】
また、上記で説明した実施形態の各機能は、一又は複数の処理回路によって実現することが可能である。ここで、本明細書における「処理回路」とは、電子回路により実装されるプロセッサのようにソフトウェアによって各機能を実行するようプログラミングされたプロセッサや、上記で説明した各機能を実行するよう設計されたＡＳＩＣ（Application Specific Integrated Circuit）、ＤＳＰ（Digital Signal Processor）、ＦＰＧＡ（Field Programmable Gate Array）や従来の回路モジュール等のデバイスを含むものとする。
【００４１】
さらに、上述した各機能手段は、必ずしも全てが図３に示すような構成でシステム１００に含まれていなくてもよい。例えば、他の実施形態では、各機能手段は、ＭＦＰ１１０と、サーバ装置１２０との協働によって実現されてもよい。また、上述したように、ファイル記憶部３９０がＭＦＰ１１０に含まれる構成であってもよい。
【００４２】
図６は、本実施形態の各種記憶部に格納されるリストの例を示す図である。図６（ａ）は、アドレス帳記憶部３８１に格納されるアドレス帳の例を示している。図６（ｂ）は、予測テーブル記憶部３８２の例を示している。図６（ｃ）は、ファイル記憶部３９０の例を示している。
【００４３】
アドレス帳には、図６（ａ）に示すように、名称、電話番号、ＦＡＸ番号、住所、メールアドレス、配信先フォルダなどの各種項目が関連付けられて登録される。また、アドレス帳には、電話番号やＦＡＸ番号などを複数登録することができる。なお、図６（ａ）に示すアドレス帳に登録される項目は、一例であって、実施形態を限定するものではない。
【００４４】
ファイル振り分け部３４０は、送信元判定部３３０が判定した結果に基づいて、アドレス帳を検索し、ＦＡＸデータの配信先フォルダを特定する。例えば、送信元のＦＡＸ番号がアドレス帳に登録されている場合には、ファイル振り分け部３４０は、アドレス帳を参照して、当該ＦＡＸ番号に対応付けられた配信先フォルダに、ＦＡＸデータを転送する。
【００４５】
予測テーブル記憶部３８２は、ＦＡＸデータに基づいて送信元を予測するためのデータを格納し、図６（ｂ）に示すように、ＦＡＸ番号検索用テーブル３８２ａと、文字列検索用テーブル３８２ｂとを格納する。送信元のＦＡＸ番号がアドレス帳に登録されていない場合には、送信元判定部３３０は、予測テーブル記憶部３８２を参照し、送信元名称を予測する。なお、予測テーブル記憶部３８２に格納されるテーブルは、図６に示すものに限らず、例えば、送信元情報のうち送信元を示す当該送信元情報の一部と、送信元名称候補とを対応付けたテーブルであってもよい。
【００４６】
例えば、一般的に電話番号やＦＡＸ番号は、市外局番と、市内局番と、加入者番号とから構成されている。ここで、比較的大規模な組織にあっては、複数の電話番号やＦＡＸ番号を保有している場合がある。このような場合、当該組織においては、市外局番と市内局番とを同一のものとしたうえで、異なる加入者番号と組み合わせることで、複数の番号を保有している場合が多い。したがって、ＦＡＸデータに含まれるＦＡＸ番号の市外局番と市内局番が、ＦＡＸ番号検索用テーブル３８２ａに登録されている場合には、登録されている送信元と同一である蓋然性が高い。
【００４７】
図６（ｂ）の例では、ＦＡＸ番号検索用テーブル３８２ａには、送信元ＦＡＸ番号「０３−１２３４−＊＊＊＊」と、送信元名称候補「ＡＡＡ商事株式会社」とが対応付けられて格納されている。ここで、「＊」は、正規表現において任意の数字を示すものである。例えば、アドレス帳に登録されていないＦＡＸ番号「０３−１２３４−１００２」からＦＡＸを受信した場合について考える。この場合、送信元判定部３３０は、ＦＡＸ番号検索用テーブル３８２ａから、当該ＦＡＸ番号を検索する。その結果、市外局番および市内局番が一致する「ＡＡＡ商事株式会社」が、送信元名称候補として抽出される。したがって、送信元判定部３３０は、当該ＦＡＸが「ＡＡＡ商事株式会社」から受信したものであると判定することができる。
【００４８】
なお、ＦＡＸ番号検索において、ＦＡＸ番号検索用テーブル３８２ａに該当する送信元ＦＡＸ番号がなかった場合には、送信元判定部３３０は、送信元名称候補がなかったものとして判定することができる。
【００４９】
また、送信元判定部３３０は、送信元情報取得部３２０によるＯＣＲ処理に基づいて、送信元名称を予測してもよい。ＯＣＲによって認識された文字列が、送信元名称やその略称などを示している場合には、送信元判定部３３０は、ＦＡＸの送信元として予測することができる。
【００５０】
図６（ｂ）の例では、文字列検索用テーブル３８２ｂには、文字列「ＡＡＡ商事（株）」と、送信元名称候補「ＡＡＡ商事株式会社」とが対応付けられて格納されている。ここで、例えば、ＦＡＸデータに含まれる画像データに「ＡＡＡ商事（株）」という文字列が含まれていた場合について考える。この場合、送信元判定部３３０は、文字列検索用テーブル３８２ｂから、当該文字列を検索する。その結果、「ＡＡＡ商事株式会社」が、送信元名称候補として抽出されることとなり、送信元判定部３３０は、当該ＦＡＸが「ＡＡＡ商事株式会社」から受信したものであると判定することができる。
【００５１】
なお、文字列検索において、文字列検索用テーブル３８２ｂに該当する文字列がなかった場合には、送信元判定部３３０は、送信元名称候補がなかったものとして判定することができる。
【００５２】
本実施形態において、送信元判定部３３０は、上記のＦＡＸ番号検索と文字列検索のうちいずれか一方を実行する構成であっても良いし、両方を実行する構成であってもよい。
【００５３】
図６（ｃ）は、ファイル記憶部３９０の例を示しており、フォルダやサブフォルダ内にファイルが格納されている。サブフォルダ名は、一例として、送信元名称とすることができ、各サブフォルダには、それぞれの送信元から受信したＦＡＸデータのファイルを格納することができる。また、送信元が特定できなかったＦＡＸデータは、例えばデフォルト設定されているフォルダに格納することができる。
【００５４】
次に本実施形態のＭＦＰ１１０が実行する処理について説明する。  図７は、本実施形態において受信したＦＡＸデータを送信元に応じたフォルダに振り分ける処理を示すフローチャートである。ＭＦＰ１１０は、ＦＡＸデータを受信すると、ステップＳ１０００からファイル振り分け処理を開始する。
【００５５】
ステップＳ１００１では、送信元情報取得部３２０が、ＦＡＸデータに含まれる送信元情報を取得する。以下では、ステップＳ１００１において、送信元情報取得部３２０は、送信元のＦＡＸ番号を取得した場合について説明する。なお、送信元情報取得部３２０は、ステップＳ１００１において、ＦＡＸデータに含まれる画像データをＯＣＲ処理し、送信元を示す文字列を抽出してもよい。
【００５６】
次に、ステップＳ１００２において、送信元判定部３３０は、送信元情報取得部３２０が取得したＦＡＸ番号がアドレス帳に登録されているか否かによって処理を分岐する。アドレス帳に登録されている場合には（ＹＥＳ）、ステップＳ１０１０に進む。ステップＳ１０１０では、ファイル振り分け部３４０は、ＦＡＸデータを、アドレス帳に登録されているＦＡＸ番号に対応づけられている配信先フォルダに転送する。その後、ステップＳ１０１１に進み、ＭＦＰ１１０は、処理を終了する。
【００５７】
ステップＳ１００２において、アドレス帳に登録されていない場合には（ＮＯ）、ステップＳ１００３に進む。ステップＳ１００３では、送信元判定部３３０が、送信元名称を特定できるか否かによって処理を分岐する。送信元判定部３３０は、ステップＳ１００３において、予測テーブル記憶部３８２を検索し、送信元名称を特定することができるか否かを判定する。ステップＳ１００３において送信元名称を特定できた場合には（ＹＥＳ）、ステップＳ１００４に進む。
【００５８】
ステップＳ１００４では、アドレス帳登録部３５０は、予測テーブルから特定した名称をアドレス帳に登録する。その後、ステップＳ１００５においてファイル振り分け部３４０は、ステップＳ１００４で登録された送信元名称の配信先フォルダに、ＦＡＸデータを転送する。
【００５９】
ステップＳ１００３において送信元名称を特定できなかった場合には（ＮＯ）、ステップＳ１００６に進む。ステップＳ１００６では、アドレス帳登録部３５０は、あらかじめ設定されたデフォルトの名称でアドレス帳登録する。その後、ファイル振り分け部３４０は、ステップＳ１００７において、デフォルトフォルダにＦＡＸデータを転送する。
【００６０】
ファイル振り分け部３４０がステップＳ１００５またはＳ１００７においてＦＡＸデータを転送した後、ステップＳ１００８の処理に進む。ステップＳ１００８では、ウェブページ生成部３６１は、送信元を確認し、修正や登録をするための一時的なウェブページを生成する。なお、ウェブページ生成部３６１は、設定部３７０においてウェブページを生成する旨の設定がされている場合に、ステップＳ１００８の処理を行う。
【００６１】
ステップＳ１００８の後、ステップＳ１００９では、新規登録通知部３６０は、アドレス帳への新規登録があった旨や、登録事項を確認する旨の電子メールを通知する。なお、新規登録通知部３６０は、設定部３７０においてメールによる通知が「オン」に設定がされている場合に、ステップＳ１００９の処理を行う。また、ステップＳ１００９における電子メールの通知先は、設定部３７０によってあらかじめ設定しておくことができる。ステップＳ１００９の後、ステップＳ１０１１に進み、ＭＦＰ１１０は、処理を終了する。
【００６２】
上述した処理によって、ユーザは、未登録の送信元からＦＡＸデータを受信したことや、新規にアドレス帳に登録があったことを認識することができる。また、ＦＡＸデータを適切なフォルダに振り分けることができるとともに、予測に基づいてフォルダに振り分けた場合には、その旨をユーザに通知することができる。したがって、ユーザの監視負担を軽減しながら、適切なフォルダへの振り分けを促すことができる。
【００６３】
次に、ステップＳ１００９で通知される電子メールについて説明する。図８は、本実施形態におけるファイル振り分けの通知画面および登録情報の修正画面の例を示す図である。図８（ａ）は、ユーザに通知される電子メールの例を示している。通知される電子メールは、設定部３７０においてあらかじめ設定された事項に基づいて、新規登録通知部３６０が生成し、送信する。
【００６４】
電子メールは、図８（ａ）に示すように、自動的にファイルを振り分けた旨の文章が含まれる。また、設定部３７０において配信先パスの記載をする旨の設定をしている場合には、ＦＡＸデータを振り分けたフォルダを示すパスが、電子メールの本文に記載される。通知を受けたユーザは、当該フォルダが適切であるかを判断し、適切でない場合には、登録情報を修正することができる。
【００６５】
また、設定部３７０において修正ページを生成する旨の設定をしている場合には、ウェブページ生成部３６１が生成したウェブページのＵＲＬが、電子メールの本文に記載される。これによって、通知を受けたユーザは、登録情報を修正する画面に移行しやすくなり、登録情報の修正を容易に行うことができる。なお、図８（ｂ）は、登録情報を修正するウェブページの例である。ユーザは、当該ウェブページで必要な項目を入力し、登録ボタンをクリックすることで、入力された事項がアドレス帳に登録される。
【００６６】
以上、説明した本発明の実施形態によれば、未登録の送信元から受信したファイルを適切なフォルダに振り分けることができる情報処理装置、システム、方法およびプログラムを提供することができる。
【００６７】
上述した本発明の実施形態の各機能は、Ｃ、Ｃ＋＋、Ｃ＃、Ｊａｖａ（登録商標）等で記述された装置実行可能なプログラムにより実現でき、本実施形態のプログラムは、ハードディスク装置、ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ、ＤＶＤ、フレキシブルディスク、ＥＥＰＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ等の装置可読な記録媒体に格納して頒布することができ、また他装置が可能な形式でネットワークを介して伝送することができる。
【００６８】
以上、本発明について実施形態をもって説明してきたが、本発明は上述した実施形態に限定されるものではなく、当業者が推考しうる実施態様の範囲内において、本発明の作用・効果を奏する限り、本発明の範囲に含まれるものである。
【符号の説明】
【００６９】
１００…システム、１１０…ＭＦＰ、１２０…サーバ装置、１２１…パソコン端末、２０６…モニタ、２０７…入力装置、２１０…ＣＰＵ、２２０…ＲＡＭ、２３０…ＲＯＭ、２４０…記憶装置、２５０…通信Ｉ／Ｆ、２６０…プリンタ装置、２７０…スキャナ装置、２８０…表示部、２９０…操作部、３１０…データ受信部、３２０…送信元情報取得部、３３０…送信元判定部、３４０…ファイル振り分け部、３５０…アドレス帳登録部、３６０…新規登録通知部、３６１…ウェブページ生成部、３７０…設定部、３８０…記憶部、３８１…アドレス帳記憶部、３８２…予測テーブル記憶部、３８２ａ…ＦＡＸ番号検索用テーブル３８２ａ、３８２ｂ…文字列検索用テーブル、３９０…ファイル記憶部
【先行技術文献】
【特許文献】
【００７０】
【特許文献１】特開２０１７−７３５９１号公報
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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