(57)【要約】【課題】利利便性の高い文書管理装置を提供する。【解決手段】文書管理装置１０は、文字や画像を走査することによって生成された電子ファイル２００を保存するファイル保存部１１３と、電子ファイル２００に電子署名２１１を付与することによって、電子署名済ファイル２１０を生成し、任意の期間内に生成された複数の電子署名済ファイル２１０をＸＭＬファイル２５０として保存し、ＸＭＬファイル２５０に時刻証明ファイル３１０を付与する制御部１００とを備える。【選択図】図１
2020144639.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文字や画像を走査することによって生成された電子ファイルを保存する、ファイル保存部と、
前記電子ファイルに電子署名を付与することによって、電子署名済ファイルを生成し、
任意の期間内に生成された、複数の前記電子署名済ファイルをＸＭＬファイルとして保存し、
前記ＸＭＬファイルに時刻証明ファイルを付与する、制御部と、
を備えた、文書管理装置。
【請求項２】
前記制御部は、前記電子署名済ファイルを一意の管理番号を用いて管理する、請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
所定時間を計測する、計時部を備え、
前記制御部は、前記計時部から受信した前記所定時間ごとに、前記電子署名済ファイルを生成する、請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項４】
前記電子署名に対応する失効リストを保存する、失効リスト保存部を備え、
前記制御部は、
前記電子署名と、前記ＸＭＬファイルと、前記時刻証明ファイルと、前記失効リストとを、一揃えにした一括ファイルを生成し、
前記一括ファイルに時刻証明ファイルを付与する、
請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項５】
走査することによって生成された電子ファイルを保存するステップと、
前記電子ファイルに電子署名を付与することによって、電子署名済ファイルを生成するステップと、
任意の期間内に生成された、前記電子署名済ファイルをＸＭＬファイルとして保存するステップと、
前記ＸＭＬファイルに時刻証明ファイルを付与するステップと、
を実行する、文書管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、紙文書の原本管理を行う文書管理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、医療現場において、紙文書を電子文書化し、当該電子文書を原本管理する技術が知られている。電子文書は、電子署名およびタイムスタンプを付与することによって、原本性が確保されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【非特許文献１】セイコーソリューションズ株式会社  デジタルエビデンス・ソリューション  インターネット〈URL:https://www.seiko-sol.co.jp/archives/5166/〉
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、非特許文献１に記載のような文書管理システムには、電子文書化されたファイル毎に電子署名を付与し、また当該ファイル毎にタイムスタンプを付与する方法が提示されている。すなわち、電子文書化されたファイルは、ファイル毎にタイムスタンプを付与する必要があり、電子化を必要とする文書が多い場合には、処理が煩雑となる虞があった。
【０００５】
そこで、本発明の目的は、利便性の高い文書管理装置を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
この発明の文書管理装置は、文字や画像を走査することによって生成された電子ファイルを保存するファイル保存部と、電子ファイルに電子署名を付与することによって、電子署名済みファイルを生成し、任意の期間内に生成された複数の電子署名済みファイルをＸＭＬファイルとして保存し、ＸＭＬファイルに時刻証明ファイルを付与する制御部とを備える。
【０００７】
この構成では、任意の期間内に生成された電子署名済みファイルに一括で時刻証明ファイルを付与することができ、操作の煩雑さが解消され、利便性が向上する。
【０００８】
この発明の文書管理装置の制御部は、電子署名済みファイルを一意の管理番号を用いて管理してもよい。
【０００９】
この構成では、電子署名済みファイルの特定が容易になる。
【００１０】
この発明の文書管理装置は、所定時間を計測する計時部を備えていていもよい。また、制御部は、計時部から受信した所定時間ごとに、電子署名済みファイルを生成する。
【００１１】
この構成では、電子署名を定期的に自動で行うことができる。
【００１２】
この発明の文書管理装置は、電子署名に対応する失効リストを保存する失効リスト保存部を備えていていもよい。制御部は、電子署名とＸＭＬファイルと時刻証明ファイル失効リストとを、一揃えにした一括ファイルを生成し、一括ファイルに時刻証明ファイルを付与する。
【００１３】
この構成では、長期署名に対応した構成を提供できる。
【発明の効果】
【００１４】
本発明によれば、利便性の高い文書管理装置を提供できる。
【図面の簡単な説明】
【００１５】
【図１】図１は第１の実施形態に係る文書管理装置１０のブロック図である。
【図２】図２は第１の実施形態に係る文書管理装置１０の処理を示す概要図である。
【図３】図３は第１の実施形態に係る文書管理装置１０のイメージ図である。
【図４】図４は第１の実施形態に係る文書管理装置１０の処理の流れを示すフロー図である。
【図５】図５は第２の実施形態に係る文書管理装置１０Ａのブロック図である。
【図６】図６は第２の実施形態に係る文書管理装置１０Ａのイメージ図である。
【図７】図７は第２の実施形態に係る文書管理装置１０Ａの処理の流れを示すフロー図である。
【発明を実施するための形態】
【００１６】
（第１の実施形態）
本発明の第１の実施形態に係る文書管理装置について、図を参照して説明する。図１は第１の実施形態に係る文書管理装置１０のブロック図である。図２は第１の実施形態に係る文書管理装置１０の処理を示す概要図である。図３は第１の実施形態に係る文書管理装置１０のイメージ図である。図４は第１の実施形態に係る文書管理装置１０の処理の流れを示すフロー図である。
【００１７】
図１に示すように、文書管理装置１０は、制御部１００、保存部１１０、計時部１２０を備える。制御部１００は、ファイル一括処理部１０１、電子署名処理部１０２を備える。保存部１１０は、署名済データ保存部１１１、時刻証明ファイル保存部１１２、ファイル保存部１１３を備える。
【００１８】
文書管理装置１０は、走査装置２０、タイムスタンプ発行システム３０と連携されている。走査装置２０は、例えばスキャナーである。走査装置２０は、文字や写真等をデジタル画像データに変換する。走査装置２０は、例えば、ＰＤＦ（Portable Document Format）形式、ＪＰＧ（JointPhotographic Experts Group）形式、ＰＮＧ（Portable NetworkGraphics）形式を用いて、紙文書を電子ファイルとして保存する。なお、ファイル形式は、ＰＤＦ、ＪＰＧ、ＰＮＧに限らず、ｅ−文書法に対応する形式であればよい。
【００１９】
図１、図２を用いて、文書管理装置１０の処理の流れを説明する。利用者は、走査装置２０を用いて、患者から受領した紹介状からＰＤＦ形式の電子ファイル２００を作成する。利用者は、電子ファイル２００をファイル保存部１１３に保存する。
【００２０】
電子署名処理部１０２は、電子ファイル２００に電子署名２１１を付与する。このことによって、電子署名済ファイル２１０が作成される。電子署名済ファイル２１０は、電子署名２１１、メッセージダイジェスト２１２を含む。
【００２１】
電子署名処理部１０２は、電子署名済ファイル２１０を署名済データ保存部１１１に保存する。この際、電子署名処理部は、電子署名済ファイル２１０に一意の管理番号を付与して管理してもよい。このことによって、電子署名済ファイル２１０を一意に特定でき、さらにより容易に管理できる。
【００２２】
なお、文書管理装置１０は、上述のとおり計時部１２０を備えている。計時部１２０は、指定した時間を計測し、電子ファイル２００に電子署名２１１を付与する機能を有する。例えば、任意の格納場所に電子ファイル２００を格納することによって、１時間おきに電子署名２１１を付与し、電子署名済ファイル２１０を作成する。
【００２３】
文書管理装置１０は、１日の間（例えば業務時間内）に処理を行った、複数の電子署名済ファイル２１０を署名済データ保存部１１１に保存する。
【００２４】
ファイル一括処理部１０１は、１日のうちに処理を行った、複数の電子署名済ファイル２１０を情報一覧ＸＭＬファイル２５０として保存する。情報一覧ＸＭＬファイル２５０のタグ内には、例えば、電子ファイル２００のファイル名、登録日付、登録時間、メッセージダイジェストが格納されている。
【００２５】
ファイル一括処理部１０１は、タイムスタンプ発行システム３０と連携して、情報一覧ＸＭＬファイル２５０に時刻証明ファイル３１０を付与し、ＴＳＴファイル３５０を作成する。ファイル一括処理部１０１は、ＴＳＴファイル３５０を時刻証明ファイル保存部１１２に保存する。
【００２６】
図３を用いて、ＴＳＴファイル３５０が生成される手順を具体的に説明する。処理当日において、利用者は、走査装置２０を用いて、患者から受領した紹介状からＰＤＦ形式の電子ファイル２００を作成する。電子署名処理部１０２は、電子ファイル２００に電子署名２１１を付与し、電子署名済ファイル２１０を作成する。これらの処理を繰り返し行い、１日分の電子署名済ファイル２１０を署名済データ保存部１１１に蓄積する。
【００２７】
処理翌日において、ファイル一括処理部１０１は、処理当日に作成した複数の電子署名済ファイル２１０を情報一覧ＸＭＬファイル２５０として保存する。ファイル一括処理部１０１は、タイムスタンプ発行システム３０と連携して、情報一覧ＸＭＬファイル２５０に時刻証明ファイル３１０を付与し、ＴＳＴファイル３５０を作成する。ファイル一括処理部１０１は、ＴＳＴファイル３５０を時刻証明ファイル保存部１１２に保存する。
【００２８】
図４のフローチャートを用いて、処理の流れを説明する。
【００２９】
文書管理装置１０は、計時部１２０を起動する（Ｓ１０１）。この際、計時部１２０は例えば１時間おきに処理を行うようにタイマーを起動する。
【００３０】
ファイル保存部１１３は、走査装置２０で作成された電子ファイル２００を格納（保存）する（Ｓ１０２）。
【００３１】
計時部１２０は、指定時間内であるかどうかを判断する（Ｓ１０３）。
【００３２】
所定時間内である場合（Ｓ１０３：Ｙｅｓ）、ステップＳ１０２を再度実行する。所定時間が経過した場合（Ｓ１０３：Ｎｏ）、電子署名２１１を付与し、電子署名済ファイル２１０を作成する（Ｓ１０４）。
【００３３】
文書管理装置１０は、ステップＳ１０１−ステップＳ１０４を処理当日の間、繰り返す。
【００３４】
処理翌日において、ファイル一括処理部１０１は、処理当日に作成した、複数の電子署名済ファイル２１０を情報一覧ＸＭＬファイル２５０として保存する（Ｓ１０５）。
【００３５】
ファイル一括処理部１０１は、情報一覧ＸＭＬファイル２５０に時刻証明ファイル３１０を付与する（Ｓ１０６）。ファイル一括処理部１０１は、ＴＳＴファイル３５０を作成し、時刻証明ファイル保存部１１２に保存する。
【００３６】
上述の構成を用いることで、処理当日に処理を行った電子ファイルに対して、一括して時刻証明ファイルを付与することができる。このことによって、電子ファイル毎に時刻証明ファイルを付与する作業を省略できる。言い換えれば、時刻証明ファイルを一度付与することによって、電子ファイルが確実に存在していたことを証明することができる。すなわち、利便性が向上する。
【００３７】
また、上述の構成では、１日分の情報一覧ＸＭＬファイルに時刻証明ファイルを付与する構成について説明した。しかしながら、例えば、半日などの任意の期間の電子ファイルを情報一覧ＸＭＬファイルとして保存し、当該ファイルに時刻証明ファイルを付与する構成であってもよい。
【００３８】
（第２の実施形態）
本発明の第２の実施形態に係る文書管理装置について、図を参照して説明する。図５は第２の実施形態に係る文書管理装置１０Ａのブロック図である。図６は第２の実施形態に係る文書管理装置１０Ａのイメージ図である。図７は第２の実施形態に係る文書管理装置１０Ａの処理の流れを示すフロー図である。
【００３９】
図５、図６、図７に示すように、第２の実施形態に係る文書管理装置１０Ａは、第１の実施形態に係る文書管理装置１０に対して、失効リスト保存部１１４を備えている点、電子証明書認証機関５０と連携している点で異なる。文書管理装置１０Ａの他の構成は文書管理装置１０と同様であり、同様の箇所の説明は省略する。
【００４０】
保存部１１０は、署名済データ保存部１１１、時刻証明ファイル保存部１１２、ファイル保存部１１３、失効リスト保存部１１４を備える。
【００４１】
文書管理装置１０Ａは、電子証明書認証機関５０と連携し、失効リスト（ＣＲＬ：CertificateRevocation List）を失効リスト保存部１１４に保存する。
【００４２】
図５、図６を用いて、文書管理装置１０Ａの処理の流れを説明する。処理当日において、利用者は、走査装置２０を用いて、患者から受領した紹介状からＰＤＦ形式の電子ファイル２００を作成する。利用者は、電子ファイル２００をファイル保存部１１３に保存する。電子署名処理部１０２は、電子ファイル２００に電子署名２１１を付与する。
【００４３】
電子署名処理部１０２は、電子署名済ファイル２１０を署名済データ保存部１１１に保存する。
【００４４】
処理翌日において、ファイル一括処理部１０１は、処理当日の処理を行った、複数の電子署名済ファイル２１０を情報一覧ＸＭＬファイル２５０として保存する。
【００４５】
ファイル一括処理部１０１は、情報一覧ＸＭＬファイル２５０に時刻証明ファイル３１０を付与し、ＴＳＴファイル３５０を作成する。ファイル一括処理部１０１は、ＴＳＴファイル３５０を時刻証明ファイル保存部１１２に保存する。
【００４６】
処理翌日において、文書管理装置１０Ａは、電子証明書認証機関５０から失効リストを取得し、当該失効リストを失効リスト保存部１１４に保存する。
【００４７】
処理翌々日において、ファイル一括処理部１０１は、情報一覧ＸＭＬファイル２５０、電子証明書２６０、失効リスト２７０、ＴＳＴファイル３５０を一揃えにアーカイブし、長期署名ＺＩＰファイル４００を作成する。なお、長期署名ＺＩＰファイルが本発明の「一括ファイル」に対応する。
【００４８】
ファイル一括処理部１０１は、長期署名ＺＩＰファイル４００に時刻証明ファイル３１０を付与し、ＴＳＴファイル４５０を作成する。ファイル一括処理部１０１は、ＴＳＴファイル４５０を時刻証明ファイル保存部１１２に保存する。
【００４９】
図７のフローチャートを用いて、処理の流れを説明する。
【００５０】
文書管理装置１０Ａは、計時部１２０を起動する（Ｓ１０１）。この際、計時部１２０は例えば１時間おきに処理を行うようにタイマーを起動する。
【００５１】
ファイル保存部１１３は、走査装置２０で作成された電子ファイル２００を保存する（Ｓ１０２）。
【００５２】
計時部１２０は、指定時間内であるかどうかを判断する（Ｓ１０３）。
【００５３】
所定時間内である場合（Ｓ１０３：Ｙｅｓ）、ステップＳ１０２を再度実行する。所定時間が経過した場合（Ｓ１０３：Ｎｏ）、電子署名２１１を付与し、電子署名済ファイル２１０を作成する（Ｓ１０４）。
【００５４】
文書管理装置１０Ａは、ステップＳ１０１−ステップＳ１０４を処理当日の間繰り返す。
【００５５】
処理翌日において、ファイル一括処理部１０１は、処理当日に作成した、複数の電子署名済ファイル２１０を情報一覧ＸＭＬファイル２５０として保存する（Ｓ１０５）。
【００５６】
文書管理装置１０Ａは、電子証明書認証機関５０から失効リストを取得し、失効リスト保存部１１４に保存する（Ｓ１０７）。
【００５７】
ファイル一括処理部１０１は、情報一覧ＸＭＬファイル２５０に時刻証明ファイルを付与し、ＴＳＴファイル３５０を作成し、時刻証明ファイル保存部１１２に保存する（Ｓ１０６）。
【００５８】
処理翌々日において、ファイル一括処理部１０１は、情報一覧ＸＭＬファイル２５０、電子証明書２６０、失効リスト２７０、ＴＳＴファイル３５０をアーカイブし、長期署名ＺＩＰファイル４００を作成する（Ｓ１０８）。
【００５９】
ファイル一括処理部１０１は、長期署名ＺＩＰファイル４００に時刻証明ファイル３１０を付与し、ＴＳＴファイル４５０を作成する。ファイル一括処理部１０１は、ＴＳＴファイル４５０を時刻証明ファイル保存部１１２に保存する（Ｓ１０９）。
【００６０】
この構成であっても、処理当日に処理を行った電子ファイルに対して、一括して時刻証明ファイルを付与することができる。このことによって、電子ファイル毎に時刻証明ファイルを付与する作業を省略できる。言い換えれば、時刻証明ファイルを一度付与することによって、電子ファイルが確実に存在していたことを証明することができる。すなわち、利便性が向上する。
【００６１】
また、長期署名に対応することが可能となり、さらに利便性が向上した文書管理装置を実現できる。
【符号の説明】
【００６２】
１０、１０Ａ…文書管理装置
２０…走査装置
３０…タイムスタンプ発行システム
５０…電子証明書認証機関
１００…制御部
１０１…ファイル一括処理部
１０２…電子署名処理部
１１０…保存部
１１１…署名済データ保存部
１１２…時刻証明ファイル保存部
１１３…ファイル保存部
１１４…失効リスト保存部
１２０…計時部
２００…電子ファイル
２１０…電子署名済ファイル
２１１…電子署名
２１２…メッセージダイジェスト
２５０…ＸＭＬファイル
２６０…電子証明書
２７０…失効リスト
３１０…時刻証明ファイル
３５０、４５０…ＴＳＴファイル
４００…長期署名ＺＩＰファイル
４５０…ＴＳＴファイル
【図１】
2020144639.tif 000003
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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