(57)【要約】【課題】アクセス制限された第１の記憶部にアクセスすることなく、第１の記憶部に保存されたデータファイルを検索する。【解決手段】情報処理装置は、複数のデータファイルを保存可能であり、識別情報によりアクセス制限された第１の記憶部と、前記第１の記憶部に保存される前記データファイルに紐付けされた管理情報を記憶し、前記識別情報によりアクセス制限されていない第２の記憶部と、キーワードを用いて前記第２の記憶部の前記管理情報を検索し、前記第１の記憶部にアクセスすることなく前記キーワードを含む前記データファイルを抽出する検索部と、を備える。【選択図】図５
2020144485.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数のデータファイルを保存可能であり、識別情報によりアクセス制限された第１の記憶部と、
前記第１の記憶部に保存される前記データファイルに紐付けされた管理情報を記憶し、前記識別情報によりアクセス制限されていない第２の記憶部と、
キーワードを用いて前記第２の記憶部の前記管理情報を検索し、前記第１の記憶部にアクセスすることなく前記キーワードを含む前記データファイルを抽出する検索部と、
を備える情報処理装置。
【請求項２】
前記管理情報は、前記第１の記憶部に保持される前記データファイルのファイル名を含む第１の情報を有し、
前記検索部は、前記キーワードを用いて前記第１の情報のファイル名を検索する
請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記管理情報は、過去に前記第１の記憶部にアクセスして前記データファイルを検索したときの検索結果を含む第２の情報を有し、
前記検索部は、前記第２の情報のうち前記キーワードに対応する検索結果の有無を検索する
請求項１または請求項２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記第２の情報は、前記データファイルを前記キーワードで検索した検索回数の情報を含む
請求項３に記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記検索部は、前記第２の記憶部の前記管理情報を検索して前記データファイルを抽出できないときに、前記識別情報を用いて前記第１の記憶部にアクセスし、前記第１の記憶部に記憶された前記データファイルを前記キーワードで検索する
請求項１から請求項４のいずれか一項に記載の情報処理装置。
【請求項６】
前記検索部による検索結果に基づき、前記管理情報を更新する管理部をさらに備える
請求項１から請求項５のいずれか一項に記載の情報処理装置。
【請求項７】
前記管理部は、更新により前記管理情報のレコード数が規定数を超えるときに、前記管理情報のうち検索回数の低い情報を削除する
請求項６に記載の情報処理装置。
【請求項８】
前記管理部は、前記第１の記憶部に対して前記識別情報によるアクセス制限が設定されたときに、前記管理情報を作成する
請求項６または請求項７に記載の情報処理装置。
【請求項９】
前記管理部は、前記第１の記憶部に対して前記識別情報によるアクセス制限が解除されたときに、前記管理情報を削除する
請求項６から請求項８のいずれか一項に記載の情報処理装置。
【請求項１０】
前記管理部は、前記第１の記憶部に対して前記データファイルが追加または削除されたときに、前記管理情報を更新する
請求項６から請求項９のいずれか一項に記載の情報処理装置。
【請求項１１】
請求項１から請求項１０のいずれか一項に記載の情報処理装置を備えた画像形成装置。
【請求項１２】
情報処理装置の制御方法であって、
前記情報処理装置は、複数のデータファイルを保存可能であり、識別情報によりアクセス制限された第１の記憶部と、前記第１の記憶部に保存される前記データファイルに紐付けされた管理情報を記憶し、前記識別情報によりアクセス制限されていない第２の記憶部と、を備え、
キーワードを用いて前記第２の記憶部の前記管理情報を検索し、前記第１の記憶部にアクセスすることなく前記キーワードを含む前記データファイルを抽出する工程を有する
情報処理装置の制御方法。
【請求項１３】
複数のデータファイルを保存可能であり、識別情報によりアクセス制限された第１の記憶部と、前記第１の記憶部に保存される前記データファイルに紐付けされた管理情報を記憶し、前記識別情報によりアクセス制限されていない第２の記憶部と、を備える情報処理装置のプログラムであって、
情報処理装置のコンピュータに、
キーワードを用いて前記第２の記憶部の前記管理情報を検索し、前記第１の記憶部にアクセスすることなく前記キーワードを含む前記データファイルを抽出する工程を実行させるプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理装置、画像形成装置、情報処理装置の制御方法およびプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
例えば、プリンタや複写機等の画像形成装置にはジョブのデータを保存するための情報処理装置（管理装置）が組み込まれており、管理装置によりジョブの再利用が可能となっている。ジョブの再利用を容易にするために、画像形成装置を含む印刷システムにはジョブの検索機能が実装されている。
【０００３】
ジョブを保存する管理機能の一種としてボックスが知られている。ボックスは、記憶媒体に設定された恒久保存領域を複数に分け、ユーザに割り当てられた領域（ボックス）にジョブのデータを保存する機能である。各々のボックスにはパスワードの設定が可能である。パスワードの設定されているボックスを含む管理装置に対して保存されているジョブの検索を実行すると、各々のボックスを検索するときにパスワードの入力が求められる。パスワードが設定されているボックスが管理装置内に多く存在する場合、ジョブを検索するときにパスワード入力の手間が大きい。
【０００４】
上記のようなパスワード入力の手間を軽減する方法として、例えば、特許文献１、特許文献２が提案されている。
特許文献１の画像処理装置では、パスワードが設定されているボックスに対して、「検索しない」、「パスワードの入力を求める」、「全て同じパスワードを適用する」などの処理を指定できる。これにより、各々のボックスにパスワードを入力する他に、パスワードが設定されていないボックスのみを検索することや、パスワードが設定されている全てのボックスに対して一つのパスワードを適用してアクセスを試みることが可能となる。
【０００５】
特許文献２においては、マスターパスワードを使用することで、複数のパスワードを一元管理する方法が提案されている。特許文献２においては、マスターパスワードの一度の入力だけでパスワード設定された複数のボックスへのアクセスが許可される。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開２００３−０８５１７９号公報
【特許文献２】特開２００８−１２３３５５号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかし、特許文献１によると、全てのボックスのアクセスに１つのパスワードを適用するため、異なるパスワードが設定されている複数ボックスに対して文書検索を行うときは、依然としてパスワード入力の手間を削減できない。
【０００８】
また、特許文献２によるとマスターパスワードの管理機能が必要となる。さらに、マスターパスワードを知るユーザはすべてのボックス内の情報にアクセスできるので、特許文献２によると各々のボックスを個別のパスワードで保護している意味が失われる場合もありうる。
【０００９】
さらに、ボックスの検索に求められる機能としては、該当ジョブが特定のボックスに存在しているかを確認する存在確認レベルの検索と、特定キーワードが含まれるかの全文検索レベルの検索がある。現状では存在確認レベルの情報を得る場合にも、検索時にパスワードの解除が要求されている。
【００１０】
また、ボックスに格納されるジョブに含まれるキーワードは、使用するユーザが不特定多数ではないためその内容が偏在している。したがって、全文検索レベルでの検索で使用されるキーワードは限られ、通常は同じようなキーワードで検索が実行されることが多い。しかしながら、それでも都度ボックスの検索を実行する必要が生じる。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
本発明の一例である情報処理装置は、複数のデータファイルを保存可能であり、識別情報によりアクセス制限された第１の記憶部と、前記第１の記憶部に保存される前記データファイルに紐付けされた管理情報を記憶し、前記識別情報によりアクセス制限されていない第２の記憶部と、キーワードを用いて前記第２の記憶部の前記管理情報を検索し、前記第１の記憶部にアクセスすることなく前記キーワードを含む前記データファイルを抽出する検索部と、を備える。
【発明の効果】
【００１２】
本発明の一例である情報処理装置によれば、識別情報によりアクセス制限された第１の記憶部にアクセスすることなく、第１の記憶部に保存されるデータファイルのうち、キーワードを含むデータファイルを抽出できる。
【図面の簡単な説明】
【００１３】
【図１】画像形成装置のハードウエア構成例を示す図である。
【図２】コントローラのソフトウェア構成例と、ジョブの保存領域のデータ構造例を示す図である。
【図３】情報管理テーブルの例を示す図である。
【図４】インデックスデータの例を示す図である。
【図５】ボックスの検索時の処理を説明する図である。
【図６】ボックスのパスワード設定時の処理を説明する図である。
【図７】ボックスのパスワード解除時の処理を説明する図である。
【図８】ボックスにデータファイルを追加するときの処理を説明する図である。
【図９】ボックスからデータファイルを削除するときの処理を説明する図である。
【発明を実施するための形態】
【００１４】
以下、本発明の実施形態を図面などに基づいて詳細に説明する。
【００１５】
図１は、本実施形態における画像形成装置１のハードウエア構成例を示す図である。
画像形成装置１は、操作部２、スキャン部３、印刷部４およびコントローラ１００を備え、ネットワーク５および外部メモリ６と通信可能に接続される。なお、画像形成装置１には、図示しないアクセサリ装置（例えば、フィニッシャなど）が接続されていてもよい。
【００１６】
操作部２は、例えば、タッチパネル機能を有する液晶表示部やキーボード等で構成され、ユーザからの入力を受け付ける。ユーザが操作部２を操作すると、コントローラ１００には、ユーザの操作に応じた信号が操作部２から入力される。
【００１７】
スキャン部３は、原稿上の画像を読み取って画像データを生成し、コントローラ１００に当該画像データを送信する。スキャン部３が生成した画像データは、印刷部４による印刷、後述のＨＤＤ１０６への記憶、あるいはネットワーク５を介した外部装置への送信に供される。
印刷部４は、コントローラ１００から入力される画像データに基づいて、例えば既知の電子写真方式により不図示の給紙カセットから給紙されたシート上に画像形成を行う。
【００１８】
ネットワーク５は、例えば、ユーザ端末、サーバ等の他の外部装置（不図示）と通信可能に接続されている。
外部メモリ６は、コントローラ１００との間でデータの授受を行う着脱可能な記憶媒体であり、例えばＵＳＢ(Universal Serial Bus)メモリ等で構成される。
【００１９】
コントローラ１００は、ＣＰＵ１０１、ＲＡＭ１０２、ＲＯＭ１０３、カウンタ１０４、センサ１０５、ＨＤＤ１０６、ネットワークＩ／Ｆ１０７、スキャン部Ｉ／Ｆ１０８、印刷部Ｉ／Ｆ１０９および外部メモリＩ／Ｆ１１０を備える。コントローラ１００に含まれる各構成要素は、システムバス１１１によって通信可能に接続される。
なお、ＣＰＵは、Central Processing Unitの略であり、ＲＡＭは、Random access memoryの略である。ＲＯＭは、Read Only Memoryの略であり、ＨＤＤは、Hard Disk Driveの略である。
【００２０】
ＣＰＵ１０１を含むコントローラ１００は、画像形成装置１全体の動作を制御する。
ＣＰＵ１０１は、ＲＯＭ１０３あるいはＨＤＤ１０６に格納されている制御プログラムを読み出して実行し、例えば、スキャン部３からの画像データの受信や、印刷部４への画像データの出力等の各種制御を行う。ＣＰＵ１０１は、各種制御に際し、カウンタ１０４、センサ１０５等から必要に応じて信号を受信する。
【００２１】
ＲＡＭ１０２は、ＣＰＵ１０１の主メモリ、ワークエリア等の一時記憶領域として用いられる。ＲＯＭ１０３は、ＣＰＵ１０１が各種処理を行う為のプログラム等を記憶する不揮発性の記憶媒体である。
【００２２】
カウンタ１０４は、装置の動作回数（例えば、スキャンの回数や印刷回数）をカウントアップした値を保存する。なお、カウンタ１０４のカウントアップは、管理対象の要素（例えば、スキャン部３および印刷部４）に配置された動作回数を計測する回路（不図示）の出力に基づき行われる。
【００２３】
センサ１０５は、装置の状態（例えば温度など）を検知する。センサ１０５は、ＰＵ１０１が各種処理を実行する上で必要に応じて検知した情報を、信号としてＣＰＵ１０１に送信する。なお、センサ１０５は、例えば、スキャン部３および印刷部４に配置される。
【００２４】
ＨＤＤ１０６は、各種のデータ、ファイル、各種プログラムおよび各種情報テーブルなどを記憶する不揮発性の記憶媒体である。ＨＤＤ１０６は、後述の図２（Ｂ）で説明するように、プリントやコピー処理によって生成される画像データや、ジョブなどの情報を記憶するためにも用いられる。
【００２５】
ネットワークＩ／Ｆ１０７は、画像形成装置１をネットワーク５に接続するための通信インターフェースである。画像形成装置１は、ネットワークＩ／Ｆ１０７を介して、他のコンピュータやネットワーク機器との通信を行う。なお、ネットワークＩ／Ｆ１０７による通信の方式は、有線または無線のいずれでもよい。
【００２６】
スキャン部Ｉ／Ｆ１０８は、スキャン部３とコントローラ１００を接続するインターフェースである。
印刷部Ｉ／Ｆ１０９は、印刷部４とコントローラ１００を接続するインターフェースである。
外部メモリＩ／Ｆ１１０は、外部メモリ６とコントローラ１００を接続するインターフェースである。
【００２７】
図２（Ａ）は、コントローラ１００のソフトウェア構成例を示す図である。
図２（Ａ）においては、コントローラ１００のＣＰＵ１０１で実行されるソフトウェアの構造をブロック図で示している。コントローラ１００のＣＰＵ１０１で実行されるソフトウェアは、ＣＰＵ１０１がＲＯＭ１０３またはＨＤＤ１０６に記憶されたプログラムをＲＡＭ１０２に読み込んだ後、プログラムが実行されることで実現される。
【００２８】
図２（Ａ）に示すように、コントローラ１００は、入出力管理部２０１、ジョブ制御部２０２、ボックス管理部２０３、ボックス検索部２０４を備える。
【００２９】
入出力管理部２０１は、ネットワーク５に接続された外部のコンピュータや操作部２から各種の入力を受ける。また、入出力管理部２０１は、上記の外部のコンピュータ等から後述するボックスに含まれるジョブの検索要求を受けると、ボックス検索部２０４の検索結果に基づく応答を要求元に返す。
【００３０】
ジョブ制御部２０２は、画像形成装置１が備える各種機能（例えば、コピー、プリント、ファイル送信など）の実行処理を、ジョブという単位で総合的に制御する。例えば、処理対象がコピー機能の印刷ジョブである場合、ジョブ制御部２０２は、スキャン部３で取得されたスキャン画像を読み出して、印刷部４により紙媒体に印刷する処理を行う。
ジョブ制御部２０２は、画像形成装置１の状態の情報を取得することで実行中のジョブの状態を監視する。また、ジョブ制御部２０２は、故障やエラーなどのイベント発生時に、必要に応じてイベントを通知するための情報を生成する。
【００３１】
ボックス管理部２０３は、ＨＤＤ１０６に設定された個人用のデータ保存領域（ボックス）にジョブのデータファイル（例えば、文書ファイル）を保存し、ボックスに保存されたデータファイルを管理する機能を担う。なお、ボックス管理部２０３は、管理部の一例である。
ボックス機能を用いることで、例えば、予めボックスに保存したジョブを指定し、ボックスに保存したジョブのデータファイルを再利用して画像形成装置１に各種のジョブを実行させることができる。これにより、ユーザの作業効率や利便性を向上させることができる。
また、ボックス管理部２０３は、例えば、後述する図３の情報管理テーブルを用いて、各々のボックスへのパスワードの設定によるアクセス制限や、設定されたパスワードの管理を行う。なお、パスワードは識別情報の一例である。
【００３２】
ボックス検索部２０４は、コンピュータ等からのジョブの検索要求に含まれる検索条件に従ってボックス内のジョブのデータファイルを検索する。そして、ボックス検索部２０４は、検索で抽出したジョブのリストを入出力管理部２０１に出力する。なお、ボックス検索部２０４は、検索部の一例である。
【００３３】
図２（Ｂ）は、ジョブの保存領域のデータ構造例を模式的に示す図である。
ＨＤＤ１０６には、ジョブの保存領域として一時保存領域２１０と恒久保存領域２１１が設けられている。
一時保存領域２１０は、スキャン部３で取得されたスキャン画像のデータや外部のコンピュータから受信した画像のデータなどを一時的に記憶させる領域である。一時保存領域２１０に記憶されたデータは、ジョブの終了後に消去される。
【００３４】
恒久保存領域２１１は、スキャン部３で取得されたスキャン画像のデータや外部のコンピュータから受信した画像のデータなどを、ユーザの指示に応じて保存可能な領域である。
【００３５】
恒久保存領域２１１は、複数のデータ保存領域（ボックス２１２）が設けられている。
各々のボックス２１２には識別子（ボックス番号）が付加されており、それぞれ識別が可能である。また、各々のボックス２１２にはパスワードが設定可能であり、各々のボックス２１２は設定されたパスワードによりアクセス制限される。本実施形態では、恒久保存領域２１１には、ＢＯＸ１、ＢＯＸ２、ＢＯＸ３、ＢＯＸ４の４つのボックス２１２が設けられているものとする。なお、ボックス２１２は、第１の記憶部の一例である。
【００３６】
また、恒久保存領域２１１には、ボックスの管理情報を記憶する領域２１３が設けられている。領域２１３に記憶されるボックスの管理情報には、例えば、図３の情報管理テーブルの情報や、図４のインデックスデータ（ＩＮＤＥＸ）の情報が含まれる。
この領域２１３に記憶されるボックスの管理情報には、パスワードを入力することなくアクセスが可能である。なお、領域２１３は、第２の記憶部の一例である。
【００３７】
図３は、情報管理テーブルの例を示す図である。
情報管理テーブルは、ボックス２１２ごとに、パスワードとインデックスデータのファイル名の情報が紐付けされて格納されている。
【００３８】
例えば、図３の情報管理テーブルの上から１行目は、ＢＯＸ１のパスワードは「１１１１」であり、ＢＯＸ１に対応するインデックスデータのファイル名は、「Ｉｎｄｅｘ−１」であることを示す。
また、図３の情報管理テーブルの上から２行目は、ＢＯＸ２について、パスワードと、対応するインデックスデータが登録されていない状態を示している。
【００３９】
また、図３の情報管理テーブルの上から３行目は、ＢＯＸ３のパスワードは「３３３３」であり、ＢＯＸ３に対応するインデックスデータのファイル名は、「Ｉｎｄｅｘ−３」であることを示す。
また、図３の情報管理テーブルの上から４行目は、ＢＯＸ４のパスワードは「４４４４」であり、ＢＯＸ４に対応するインデックスデータのファイル名は、「Ｉｎｄｅｘ−４」であることを示す。
【００４０】
図４は、インデックスデータの例を示す図である。インデックスデータは、ボックスごとに１つずつ設けられる。図４では、例えばＢＯＸ１に対応するインデックスデータを示す。
１つのボックス２１２に対応するインデックスデータは、基本情報と、拡張情報で構成される。
【００４１】
基本情報は、ボックス内に格納されているデータファイルの一般的な属性情報であって、ボックス２１２内のデータファイルごとにそれぞれ設けられる。例えば、基本情報には、ファイル名、ファイルの登録日、ファイルのデータ形式（タイプ）、ファイルのデータサイズ（サイズ）の情報が紐付けされて、データテーブル形式で記憶されている。なお、基本情報は、第１の情報の一例である。
図４の基本情報の各行は、ボックス２１２内の「ＪＯＢ−１」、「ＪＯＢ−２」、「ＪＯＢ−３」の３つのデータファイルの情報をそれぞれ示している。
【００４２】
拡張情報は、ボックス２１２のデータファイルに対する過去の検索結果に基づいて生成される情報である。拡張情報は、検索キーワードと、検索キーワードに相関するデータファイル名のリスト（ファイルリスト）と、検索キーワードの検索回数（検索数）の情報がレコード（行）単位で紐付けされて、データテーブル形式で記憶されている。なお、拡張情報は第２の情報の一例である。
【００４３】
例えば、図４の拡張情報の上から１行目は、ボックス２１２をキーワード「議事録」で検索したときの検索結果のレコードを示す。「議事録」で検索して検出されたファイルは「ＪＯＢ−１」、「ＪＯＢ−２」であり、「議事録」での検索回数は３回である。
また、図４の拡張情報の上から２行目は、ボックス２１２をキーワード「打ち合わせ」で検索したときの検索結果のレコードを示す。「打ち合わせ」で検索して検出されたファイルは「ＪＯＢ−３」であり、「打ち合わせ」での検索回数は１回である。
また、図４の拡張情報の上から３行目は、ボックス２１２をキーワード「ＡＡＡ会議」で検索したときの検索結果のレコードを示す。キーワード「ＡＡＡ会議」で検索して検出されたファイルは「ＪＯＢ−２」であり、「ＡＡＡ会議」での検索回数は２回である。
【００４４】
（ボックスの検索時の処理）
図５は、ボックスの検索時の処理を説明するフローチャートである。
図５の処理を実現するプログラムは、ＲＡＭ１０２、ＲＯＭ１０３、ＨＤＤ１０６などから読み込まれ、ＣＰＵ１０１により実行される。
【００４５】
ステップＳ４０１にて、入出力管理部２０１は、検索キーワードのユーザによる入力を受け付ける。これにより、ボックス検索部２０４はボックス２１２ごとの検索処理を開始する。
【００４６】
ステップＳ４０２にて、ボックス検索部２０４は、ＨＤＤ１０６の領域２１３に記憶された情報管理テーブル（図３）を参照して、検索対象のボックス２１２にインデックスデータがあるかを判定する。
検索対象のボックス２１２にインデックスデータがある場合には、ステップＳ４０３に処理が移行する。一方、検索対象のボックス２１２にインデックスデータがない場合には、ステップＳ４０５に処理が移行する。
【００４７】
ステップＳ４０３にて、ボックス検索部２０４は、検索対象のボックス２１２のインデックスデータにおける基本情報および拡張情報を参照する。そして、ボックス検索部２０４は、基本情報のファイル名のカラムおよび拡張情報のキーワードのカラムを、検索キーワードで検索する。
ここで、インデックスデータは、ボックス２１２とは独立したデータであって、パスワードが設定されていない。そのため、インデックスデータの基本情報および拡張情報を検索するときにはパスワードの入力は要求されない。
【００４８】
ステップＳ４０４にて、ボックス検索部２０４は、参照したインデックスデータに、検索キーワードが含まれている（検索がヒットする）かを判定する。
検索がヒットする場合には、ステップＳ４０９に処理が移行する。このとき、ボックス管理部２０３は、参照したインデックスデータの拡張情報を更新し、検索キーワードの検索回数を１増加させる処理を行う。
一方、検索がヒットしない場合には、ステップＳ４０５に処理が移行する。
【００４９】
検索対象のボックス２１２にインデックスデータがない場合、またはステップＳ４０４で検索がヒットしない場合には、ボックス検索部２０４は、検索対象のボックス２１２にアクセスしてデータファイルを検索する。
【００５０】
検索対象のボックス２１２にパスワードが設定されている場合、ステップＳ４０５にて、ボックス管理部２０３はユーザに対してボックスのパスワード入力を要求する。パスワードが入力されると、ステップＳ４０６に処理が移行する。
なお、検索対象のボックス２１２にパスワードが設定されていない場合には、ステップＳ４０５の処理は省略される。
ステップＳ４０６にて、ボックス検索部２０４は、検索対象のボックス２１２にアクセスし、当該ボックス２１２に含まれるデータファイルを、検索キーワードで全文検索する。
【００５１】
ステップＳ４０７にて、ボックス検索部２０４は、検索対象のボックス２１２に含まれるデータファイルの少なくともいずれかに、検索キーワードが含まれている（検索がヒットする）かを判定する。
検索がヒットする場合には、ステップＳ４０８に処理が移行する。一方、検索がヒットしない場合には、ステップＳ４０９に処理が移行する。
【００５２】
ステップＳ４０７で検索がヒットした場合、ステップＳ４０８にて、ボックス管理部２０３は、検索対象のボックス２１２のインデックスデータを更新する。ステップＳ４０８においては、以下のステップＳ４２１〜Ｓ４２４の処理によるサブルーチンが実行される。
【００５３】
ステップＳ４２１にて、ボックス管理部２０３は、インデックスデータの拡張情報のレコード数が規定数以下かを判定する。拡張情報のレコード数が規定数以下の場合にはステップＳ４２３に処理が移行する。一方、拡張情報のレコード数が規定数を超える場合にはステップＳ４２２に処理が移行する。
【００５４】
ステップＳ４２２にて、拡張情報のレコード数が規定数を超える場合に、ボックス管理部２０３は、拡張情報の過去のレコードのうちから１つを削除する。削除対象となる拡張情報のレコードは任意に設定できるが、例えば、検索数が最も少ないレコードを削除対象としてもよい。その後、ステップＳ４２３に処理が移行する。
【００５５】
ステップＳ４２３にて、ボックス管理部２０３は、今回の検索結果に基づき、検索キーワード、検索で抽出されたデータファイル名のリストおよび検索回数を紐付けして、拡張情報のレコードを作成する。
【００５６】
ステップＳ４２４にて、ボックス管理部２０３は、ステップＳ４２３で作成された拡張情報のレコードを、インデックスデータの拡張情報に追加して領域２１３に記憶される。これにより、ステップＳ４０８の処理が終了し、ステップＳ４０９に処理が移行する。
ステップＳ４２１〜Ｓ４２４のサブルーチンにより、領域２１３におけるインデックスデータの拡張情報の容量を一定以上に増やすことなく、検索頻度の高いキーワードによる検索結果の情報を保持することができる。
【００５７】
ステップＳ４０９にて、ボックス検索部２０４は、入出力管理部２０１を介して検索結果をユーザ側に返す。これにより、画像形成装置１の図示しない表示部、または外部のコンピュータの表示装置に検索結果が表示される。
例えば、ステップＳ４０４またはＳ４０７で検索がヒットした場合には、ステップＳ４０９において検索にヒットして抽出されたファイル名が表示される。例えば、ステップＳ４０７で検索がヒットしない場合には、ステップＳ４０９において該当なしという結果が表示される。その後、ステップＳ４１０に処理が移行する。
【００５８】
ステップＳ４１０にて、ボックス検索部２０４は、すべてのボックス２１２の検索が終了したかを判定する。すべてのボックス２１２の検索が終了した場合には、図５に示す処理が終了する。一方、すべてのボックス２１２の検索が終了していない場合には、ステップＳ４０２に戻って、ボックス検索部２０４は検索対象のボックス２１２を変更して上記の処理を繰り返す。以上で、図５の説明を終了する。
【００５９】
本実施形態の画像形成装置１によれば、パスワードが設定されたボックス２１２とは別に、パスワードの入力なしにアクセスが可能なボックスの管理情報（インデックスデータ）が設けられている。このインデックスデータは、ボックス内のデータファイル名を含む基本情報と、ボックスのデータファイルの検索結果に基づいて生成される拡張情報を有する。
【００６０】
本実施形態においてボックス内のデータファイルを検索する場合、ボックス検索部２０４は、最初にインデックスデータを検索する（Ｓ４０３、Ｓ４０４）。
これにより、ボックス検索部２０４は、パスワードの入力が要求されるボックスにアクセスせずに、ボックス内における検索キーワードを含むデータファイルの有無を確認できる。したがって、検索時のパスワード入力の手間を低減できる。
また、本実施形態におけるインデックスデータによる検索の場合には、ボックス内のデータファイルへのアクセスは生じないので、ボックス２１２のセキュリティは保持される。
【００６１】
また、パスワードを入力してボックス内のデータファイルを検索し、データファイルを抽出した場合には、ボックス管理部２０３は検索結果に基づきインデックスデータの拡張情報を更新する（Ｓ４０８、Ｓ４２１〜Ｓ４２４）。
これにより、次回以降の検索において、ボックス検索部２０４は、今回の検索結果を反映したインデックスデータによる検索が可能となる。つまり、当該ボックスを同じ検索キーワードで再検索する場合には、パスワードの入力が要求されるボックスにアクセスせずに、インデックスデータの検索で検索キーワードを含むデータファイルを確認できるようになる。
【００６２】
（ボックスのパスワード設定時の処理）
図６は、ボックスのパスワード設定時の処理を説明するフローチャートである。
図６の処理を実現するプログラムは、ＲＡＭ１０２、ＲＯＭ１０３、ＨＤＤ１０６などから読み込まれ、ＣＰＵ１０１により実行される。
【００６３】
ステップＳ５０１にて、ボックス管理部２０３は、ボックス２１２にパスワードを設定するときに、インデックスデータの作成の可否をユーザに選択させる表示を行う。そして、ボックス管理部２０３は、ユーザの入力に基づいてインデックスデータを作成するかを判定する。
インデックスデータを作成する場合には、ステップＳ５０２に処理が移行する。一方、インデックスデータを作成しない場合には、図６の処理を終了する。
【００６４】
ステップＳ５０２にて、ボックス管理部２０３は、ＨＤＤ１０６の領域２１３に、パスワードが設定されたボックス２１２のインデックスデータを記憶するための領域を確保する。
ステップＳ５０３にて、ボックス管理部２０３は、パスワードが設定されたボックス内のデータファイルの属性情報を収集し、インデックスデータの基本情報を作成する。作成された基本情報は、ステップＳ５０２で確保された領域に登録される。以上で、図６の処理が終了する。
【００６５】
（ボックスのパスワード解除時の処理）
図７は、ボックスのパスワード解除時の処理を説明するフローチャートである。
図７の処理を実現するプログラムは、ＲＡＭ１０２、ＲＯＭ１０３、ＨＤＤ１０６などから読み込まれ、ＣＰＵ１０１により実行される。
【００６６】
ステップＳ６０１にて、ボックス管理部２０３は、ボックス２１２のパスワード設定を解除するときに、インデックスデータの削除の可否をユーザに選択させる表示を行う。そして、ボックス管理部２０３は、ユーザの入力に基づいてインデックスデータを削除するかを判定する。
インデックスデータを削除する場合には、ステップＳ６０２に処理が移行する。一方、インデックスデータを削除しない場合には、図７の処理を終了する。
【００６７】
ステップＳ６０２にて、ボックス管理部２０３は、パスワードの設定を解除したボックスのインデックスデータを廃棄する。
ステップＳ６０３にて、ボックス管理部２０３は、廃棄されたインデックスデータのために確保されていたＨＤＤ１０６の領域２１３を開放する。以上で、図７の処理が終了する。
【００６８】
（データファイルの追加時の処理）
図８は、インデックスデータを有するボックスにデータファイルを追加するときの処理を説明するフローチャートである。
図８の処理を実現するプログラムは、ＲＡＭ１０２、ＲＯＭ１０３、ＨＤＤ１０６などから読み込まれ、ＣＰＵ１０１により実行される。
【００６９】
ステップＳ７０１にて、ボックス２１２にデータファイルが追加されると、ボックス管理部２０３は、インデックスデータの基本情報を更新し、追加されたデータファイルの情報を登録する。
【００７０】
ステップＳ７０２にて、ボックス管理部２０３は、拡張情報の更新の可否をユーザに選択させる表示を行う。そして、ボックス管理部２０３は、ユーザの入力に基づいて拡張情報を更新するかを判定する。
ステップＳ７０２で拡張情報を更新する場合には、ステップＳ７０３に処理が移行する。
【００７１】
一方、ステップＳ７０２で拡張情報を更新しない場合には、ステップＳ７０７に処理が移行する。ステップＳ７０７では、拡張情報の更新がされない場合においてこれまでの拡張情報に不整合が生じないように、ボックス管理部２０３は、インデックスデータの拡張情報を削除する。その後、図８に示す処理が終了する。
【００７２】
ステップＳ７０３にて、ボックス検索部２０４は、追加されたデータファイルに対して、インデックスデータの拡張情報に含まれているレコードのキーワードで検索を行う。
【００７３】
ステップＳ７０４にて、ボックス検索部２０４は、追加されたデータファイルに、当該レコードのキーワードが含まれている（検索がヒットする）かを判定する。この判定は、拡張情報のレコード毎に行われる。
検索がヒットする場合には、ステップＳ７０５に処理が移行する。一方、検索がヒットしない場合には、ステップＳ７０６に処理が移行する。
【００７４】
ステップＳ７０５にて、ボックス管理部２０３は、拡張情報において当該キーワードに対応するレコードのファイルリストに、追加されたデータファイルの名称を追加する。
ステップＳ７０６にて、ボックス検索部２０４は、すべてのレコードのキーワード検索が終了したかを判定する。すべてのレコードのキーワード検索が終了した場合には、図８に示す処理が終了する。一方、すべてのレコードのキーワード検索が終了していない場合には、ステップＳ７０３に戻って、ボックス検索部２０４は判定対象のレコードを変更して上記の処理を繰り返す。以上で、図８の説明を終了する。
【００７５】
（データファイルの追加時の処理）
図９は、インデックスデータを有するボックスからデータファイルを削除するときの処理を説明するフローチャートである。
図９の処理を実現するプログラムは、ＲＡＭ１０２、ＲＯＭ１０３、ＨＤＤ１０６などから読み込まれ、ＣＰＵ１０１により実行される。
【００７６】
ステップＳ８０１にて、ボックス２１２からデータファイルが削除されると、ボックス管理部２０３は、インデックスデータの基本情報を更新し、当該データファイルの情報を削除する。
【００７７】
ステップＳ８０２にて、ボックス管理部２０３は、拡張情報のレコードに、削除されたデータファイルが含まれているかを判定する。この判定は、拡張情報のレコード毎に行われる。
削除されたデータファイルが判定対象のレコードに含まれている場合には、ステップＳ８０３に処理が移行する。一方、削除されたデータファイルが判定対象のレコードに含まれていない場合には、ステップＳ８０６に処理が移行する。
【００７８】
ステップＳ８０３にて、ボックス管理部２０３は、判定対象のレコードのファイルリストに削除されたデータファイルのみ登録されているかを判定する。
当該レコードのファイルリストに複数のデータファイルが登録されている場合には、ステップＳ８０４に処理が移行する。一方、当該レコードのファイルリストに削除されたデータファイルのみ登録されている場合には、ステップＳ８０５に処理が移行する。
【００７９】
ステップＳ８０４にて、ボックス管理部２０３は、判定対象のレコードのファイルリストから削除されたデータファイルを削除し、拡張情報の当該レコードを修正する。その後、ステップＳ８０６に処理が移行する。
ステップＳ８０５にて、ボックス管理部２０３は、判定対象のレコードを拡張情報から削除する。その後、ステップＳ８０６に処理が移行する。
【００８０】
ステップＳ８０６にて、ボックス管理部２０３は、拡張情報のすべてのレコードの修正が終了したかを判定する。すべてのレコードの修正が終了した場合には、図９に示す処理が終了する。一方、すべてのレコードの修正が終了していない場合には、ステップＳ８０２に戻って、ボックス管理部２０３は判定対象のレコードを変更して上記の処理を繰り返す。以上で、図９の説明を終了する。
【００８１】
（その他の実施形態）
上記の実施形態では、パスワードによる認証でボックスのアクセス制限を行う例を説明した。しかし、ボックスのアクセス制限は、パスワードによる認証に限定されるものではなく、例えば、一筆書き等のパターン入力による識別情報を用いた認証や、バイオメトリクス認証などの他の公知の手段によるものでもよい。
【００８２】
また、上記の実施形態では、情報管理テーブルおよびインデックスデータが、ボックス２１２を有するＨＤＤ１０６に記憶されている例を説明した。しかし、情報管理テーブルおよびインデックスデータが、ボックス２１２の記憶媒体と異なる記憶媒体に記憶されていてもよい。
また、上記の実施形態のコントローラ１００の構成は、画像形成装置に限定されず、他の装置に適用されてもよい。
【００８３】
本発明は、上述の実施形態の１以上の機能を実現するプログラムを、ネットワーク又は記憶媒体を介してシステム又は装置に供給し、そのシステム又は装置のコンピュータにおける１つ以上のプロセッサがプログラムを読出し実行する処理でも実現可能である。また、１以上の機能を実現する回路（例えば、ＡＳＩＣ）によっても実現可能である。
【００８４】
以上、本発明の好ましい実施形態について説明したが、本発明は、これらの実施形態に限定されず、その要旨の範囲内で種々の変形および変更が可能である。
【符号の説明】
【００８５】
１…画像形成装置
１００…コントローラ
１０１…ＣＰＵ
１０６…ＨＤＤ
２０３…ボックス管理部
２０４…ボックス検索部
２１２…ボックス
【図１】
2020144485.tif 000003
【図２】
2020144485.tif 000004
【図３】
2020144485.tif 000005
【図４】
2020144485.tif 000006
【図５】
2020144485.tif 000007
【図６】
2020144485.tif 000008
【図７】
2020144485.tif 000009
【図８】
2020144485.tif 000010
【図９】
2020144485.tif 000011