(57)【要約】【課題】文書をやり取りすることにより行われる依頼と依頼に対する応答とをそれぞれ含む一連の複数の作業工程において、作業者が対象の作業工程から他の作業工程に移行する条件を満たしているか否かを判断しなくても、この条件に従って他の作業工程に移行する技術を提供する。【解決手段】取得部は、文書をやり取りすることにより行われる依頼と依頼に対する応答とをそれぞれ含む一連の複数の作業工程に含まれる対象の作業工程において、応答に用いられる応答文書、又は対象の作業工程における文書のやり取りの形式に関する設定事項の変更指示を取得する。移行制御部は、変更指示に応じた設定事項の変更又は応答文書の内容に関する条件に従って、対象の作業工程から他の作業工程への移行を制御する。【選択図】図６
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書をやり取りすることにより行われる依頼と前記依頼に対する応答とをそれぞれ含む一連の複数の作業工程に含まれる対象の作業工程において、前記応答に用いられる応答文書、又は前記対象の作業工程における前記文書のやり取りの形式に関する設定事項の変更指示を取得する取得部と、
前記変更指示に応じた前記設定事項の変更又は前記応答文書の内容に関する条件に従って、前記対象の作業工程から他の作業工程への移行を制御する移行制御部と
を備える管理装置。
【請求項２】
前記取得部は、前記応答文書を取得し、
前記条件は、前記応答文書の内容に関する第１の戻り条件を含み、
前記移行制御部は、前記第１の戻り条件を満たさない場合には、前記対象の作業工程から次の作業工程に移行させる
請求項１に記載の管理装置。
【請求項３】
前記取得部は、前記応答文書を取得し、
前記条件は、前記応答文書の内容に関する第１の戻り条件を含み、
前記移行制御部は、前記第１の戻り条件を満たす場合には、前記対象の作業工程を繰り返し実行させ又は前記対象の作業工程より前の作業工程に移行させる
請求項１又は２に記載の管理装置。
【請求項４】
前記第１の戻り条件は、前記応答文書の内容が前記依頼の内容に対応していない又は前記文書の変更が必要であることを示す条件である
請求項２又は３に記載の管理装置。
【請求項５】
前記取得部は、前記変更指示を取得し、
前記条件は、前記設定事項に変更があることを示す第２の戻り条件を含み、
前記移行制御部は、前記第２の戻り条件を満たさない場合には、前記対象の作業工程から次の作業工程に移行させる
請求項１から４のいずれか１項に記載の管理装置。
【請求項６】
前記取得部は、前記変更指示を取得し、
前記条件は、前記設定事項に変更があることを示す第２の戻り条件を含み、
前記移行制御部は、前記第２の戻り条件を満たす場合には、前記対象の作業工程を繰り返し実行させ又は前記対象の作業工程より前の作業工程に移行させる
請求項１から５のいずれか１項に記載の管理装置。
【請求項７】
前記取得部は、さらに前記応答文書を取得し、
前記設定事項は、予め定められた応答数又は応答期間を含み、
前記移行制御部は、前記取得された応答文書の数が前記予め定められた応答数より少ない場合又は前記応答期間を経過していない場合には、前記対象の作業工程を継続させる
請求項５又は６に記載の管理装置。
【請求項８】
前記依頼又は前記応答を行う作業者が用いる端末装置に、前記複数の作業工程に従って行われる作業の進捗状況が表示されるよう制御する表示制御部をさらに備える
請求項１から７のいずれか１項に記載の管理装置。
【請求項９】
前記依頼又は前記応答を行う作業者が用いる端末装置に、前記条件を示す情報が表示されるよう制御する表示制御部をさらに備える
請求項１から８のいずれか１項に記載の管理装置。
【請求項１０】
文書をやり取りすることにより行われる依頼と前記依頼に対する応答とをそれぞれ含む一連の複数の作業工程に含まれる対象の作業工程において、前記依頼に用いられる依頼文書を送信する第１端末装置と、
前記対象の作業工程において、前記応答に用いられる応答文書を送信する第２端末装置と、
前記依頼文書及び前記応答文書を受信し、前記第１端末装置と前記第２端末装置との一方から受信した前記依頼文書又は前記応答文書を他方に提供する管理装置とを備え、
前記管理装置は、
前記対象の作業工程において、前記応答文書又は前記対象の作業工程における前記文書のやり取りの形式に関する設定事項の変更指示を取得する取得部と、
前記変更指示に応じた前記設定事項の変更又は前記応答文書の内容に関する条件に従って、前記対象の作業工程から他の作業工程への移行を制御する移行制御部とを有する
管理システム。
【請求項１１】
コンピュータに、
文書をやり取りすることにより行われる依頼と前記依頼に対する応答とをそれぞれ含む一連の複数の作業工程に含まれる対象の作業工程において、前記応答に用いられる応答文書、又は前記対象の作業工程における前記文書のやり取りの形式に関する設定事項の変更指示を取得するステップと、
前記変更指示に応じた前記設定事項の変更又は前記応答文書の内容に関する条件に従って、前記対象の作業工程から他の作業工程への移行を制御するステップと
を実行させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、管理装置、管理システム、及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
文書のやり取りを管理するする技術が知られている。例えば特許文献１には、文書をメールにより送信するときに、メールの種別に応じた送信ルートを自動的に決定する技術が記載されている。特許文献２には、受信した通信文書を構成する文章の分類にしたがって、通信文書の送付先を決定する技術が記載されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開平５−１９１４４８号公報
【特許文献２】特開平１１−２８２８５９号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
ところで、文書のやり取りが行われる作業の中には、文書の送付と同時に、送付先に対して文書に対する編集や確認操作の依頼もされることがある。その場合、文書の送付先によって編集や確認操作が実行され、その結果を依頼の応答として、文書の送付元へ返信することがある。そして、このような双方なやり取りを経て、次の作業工程に進み、複数の作業工程によって、一連の業務が行われることがある。このような作業が行われる際、作業者は、各作業工程において、他の作業工程に移行する前に、例えば依頼に対する応答内容を確認して他の作業工程に移行する条件を満たしているか否かを判断しなければならない。このような判断を逐一行うことは、作業者にとって負担になる。
本発明は、文書をやり取りすることにより行われる依頼と依頼に対する応答とをそれぞれ含む一連の複数の作業工程において、作業者が対象の作業工程から他の作業工程に移行する条件を満たしているか否かを判断しなくても、この条件に従って他の作業工程に移行する技術を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
請求項１に係る発明は、文書をやり取りすることにより行われる依頼と前記依頼に対する応答とをそれぞれ含む一連の複数の作業工程に含まれる対象の作業工程において、前記応答に用いられる応答文書、又は前記対象の作業工程における前記文書のやり取りの形式に関する設定事項の変更指示を取得する取得部と、前記変更指示に応じた前記設定事項の変更又は前記応答文書の内容に関する条件に従って、前記対象の作業工程から他の作業工程への移行を制御する移行制御部とを備える管理装置である。
【０００６】
請求項２に係る発明は、請求項１に記載の管理装置において、前記取得部は、前記応答文書を取得し、前記条件は、前記応答文書の内容に関する第１の戻り条件を含み、前記移行制御部は、前記第１の戻り条件を満たさない場合には、前記対象の作業工程から次の作業工程に移行させる。
【０００７】
請求項３に係る発明は、請求項１又は２に記載の管理装置において、前記取得部は、前記応答文書を取得し、前記条件は、前記応答文書の内容に関する第１の戻り条件を含み、前記移行制御部は、前記第１の戻り条件を満たす場合には、前記対象の作業工程を繰り返し実行させ又は前記対象の作業工程より前の作業工程に移行させる。
【０００８】
請求項４に係る発明は、請求項２又は３に記載の管理装置において、前記第１の戻り条件は、前記応答文書の内容が前記依頼の内容に対応していない又は前記文書の変更が必要であることを示す条件である。
【０００９】
請求項５に係る発明は、請求項１から４のいずれか１項に記載の管理装置において、前記取得部は、前記変更指示を取得し、前記条件は、前記設定事項に変更があることを示す第２の戻り条件を含み、前記移行制御部は、前記第２の戻り条件を満たさない場合には、前記対象の作業工程から次の作業工程に移行させる。
【００１０】
請求項６に係る発明は、請求項１から５のいずれか１項に記載の管理装置において、前記取得部は、前記変更指示を取得し、前記条件は、前記設定事項に変更があることを示す第２の戻り条件を含み、前記移行制御部は、前記第２の戻り条件を満たす場合には、前記対象の作業工程を繰り返し実行させ又は前記対象の作業工程より前の作業工程に移行させる。
【００１１】
請求項７に係る発明は、請求項５又は６に記載の管理装置において、前記取得部は、さらに前記応答文書を取得し、前記設定事項は、予め定められた応答数又は応答期間を含み、前記移行制御部は、前記取得された応答文書の数が前記予め定められた応答数より少ない場合又は前記応答期間を経過していない場合には、前記対象の作業工程を継続させる。
【００１２】
請求項８に係る発明は、請求項１から７のいずれか１項に記載の管理装置において、前記依頼又は前記応答を行う作業者が用いる端末装置に、前記複数の作業工程に従って行われる作業の進捗状況が表示されるよう制御する表示制御部をさらに備える。
【００１３】
請求項９に係る発明は、請求項１から８のいずれか１項に記載の管理装置において、前記依頼又は前記応答を行う作業者が用いる端末装置に、前記条件を示す情報が表示されるよう制御する表示制御部をさらに備える。
【００１４】
請求項１０に係る発明は、文書をやり取りすることにより行われる依頼と前記依頼に対する応答とをそれぞれ含む一連の複数の作業工程に含まれる対象の作業工程において、前記依頼に用いられる依頼文書を送信する第１端末装置と、前記対象の作業工程において、前記応答に用いられる応答文書を送信する第２端末装置と、前記依頼文書及び前記応答文書を受信し、前記第１端末装置と前記第２端末装置との一方から受信した前記依頼文書又は前記応答文書を他方に提供する管理装置とを備え、前記管理装置は、前記対象の作業工程において、前記応答文書又は前記対象の作業工程における前記文書のやり取りの形式に関する設定事項の変更指示を取得する取得部と、前記変更指示に応じた前記設定事項の変更又は前記応答文書の内容に関する条件に従って、前記対象の作業工程から他の作業工程への移行を制御する移行制御部とを有する管理システムである。
【００１５】
請求項１１に係る発明は、コンピュータに、文書をやり取りすることにより行われる依頼と前記依頼に対する応答とをそれぞれ含む一連の複数の作業工程に含まれる対象の作業工程において、前記応答に用いられる応答文書、又は前記対象の作業工程における前記文書のやり取りの形式に関する設定事項の変更指示を取得するステップと、前記変更指示に応じた前記設定事項の変更又は前記応答文書の内容に関する条件に従って、前記対象の作業工程から他の作業工程への移行を制御するステップとを実行させるためのプログラムである。
【発明の効果】
【００１６】
請求項１に係る発明によれば、文書をやり取りすることにより行われる依頼と依頼に対する応答とをそれぞれ含む一連の複数の作業工程において、作業者が対象の作業工程から他の作業工程に移行する条件を満たしているか否かを判断しなくても、この条件に従って他の作業工程に移行する技術を提供することができる。
請求項２に係る発明によれば、第１の戻り条件を満たさない内容の応答文書が取得されると、次の作業工程に移行することができる。
請求項３に係る発明によれば、応答文書の内容に関する第１の戻り条件を満たしたままの状態で次の作業工程に移行するのを防止できる。
請求項４に係る発明によれば、応答文書の内容が依頼の内容に対応している又は文書の変更が不要である場合に、次の作業工程に移行することができる。
請求項５に係る発明によれば、最新の設定事項に従って作業工程が終了すると、次の作業工程に移行することができる。
請求項６に係る発明によれば、変更後の設定事項に従って対象の作業工程が行われていない状態で次の作業工程に移行するのを防止できる。
請求項７に係る発明によれば、応答文書の数が予め定められた応答数より少ない状態で又は応答期間が経過する前に他の作業工程に移行することを防止できる。
請求項８に係る発明によれば、作業者が作業の進捗状況を認識することができる。
請求項９に係る発明によれば、作業者が他の作業工程へ移行する条件を認識することができる。
請求項１０に係る発明によれば、文書をやり取りすることにより行われる依頼と依頼に対する応答とをそれぞれ含む一連の複数の作業工程において、作業者が対象の作業工程から他の作業工程に移行する条件を満たしているか否かを判断しなくても、この条件に従って他の作業工程に移行する技術を提供することができる。
請求項１１に係る発明によれば、文書をやり取りすることにより行われる依頼と依頼に対する応答とをそれぞれ含む一連の複数の作業工程において、作業者が対象の作業工程から他の作業工程に移行する条件を満たしているか否かを判断しなくても、この条件に従って他の作業工程に移行する技術を提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１７】
【図１】実施形態に係る管理システム１００の構成の一例を示す図である。
【図２】作業に含まれる一連の作業工程の一例を示す図である。
【図３】管理装置１３０のハードウェア構成の一例を示す図である。
【図４】文書のやり取りの形式を示す設定テーブル２３１の一例を示す図である。
【図５】管理装置１３０の機能構成の一例を示す図である。
【図６】条件テーブル２３２及び２３３の一例を示す図である。
【図７】管理画面４００の一例を示す図である。
【図８】アンケート５００の一例を示す図である。
【図９】管理システム１００が行う処理の一例を示すシーケンスチャートである。
【図１０】管理装置１３０が行う処理の一例を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１８】
１．構成
図１は、本実施形態に係る管理システム１００の構成の一例を示す図である。管理システム１００は、依頼者と依頼先との間で文書をやり取りするために用いられる。管理システム１００には、依頼端末１１０と、複数の受領端末１２０と、管理装置１３０と、処理装置１４０とが含まれる。これらの装置は、通信回線１５０を介して接続されている。通信回線１５０は、これらの装置の間の通信を中継する。通信回線１５０には、例えばインターネットが含まれる。
【００１９】
依頼端末１１０は、依頼者に用いられて、管理装置１３０とデータのやり取りを行う装置である。依頼端末１１０には、例えばパーソナルコンピュータ、タブレット端末、スマートフォン等の小型のコンピュータが用いられてもよい。依頼者は、各種の作業を担当する。各作業には、依頼と依頼に対する応答とをそれぞれ含む一連の複数の作業工程が含まれる。依頼者は、各作業工程において、人又は装置に作業を依頼する。ここでいう依頼とは、作業を頼むために作業に関する文書を送信することをいう。ここでいう文書とは、コンピュータが処理し得る電子データをいう。文書は、文字で記載されたものに限定されず、情報を示すものであれば、どのようなデータであってもよい。
【００２０】
受領端末１２０は、受領者に用いられて、管理装置１３０とデータのやり取りを行う装置である。受領端末１２０には、例えばパーソナルコンピュータ、タブレット端末、スマートフォン等の小型のコンピュータが用いられてもよい。受領者は、依頼者の依頼を引き受けて依頼された作業を行い、その作業結果をもって依頼に対する応答を行う。ここでいう応答とは、依頼された作業の結果を文書で送信することをいう。このように、依頼者の依頼と受領者の応答とは、依頼端末１１０と受領端末１２０との間で文書をやり取りすることにより行われる。
【００２１】
管理装置１３０は、依頼端末１１０と受領端末１２０との間の文書のやり取りを管理する。具体的には管理装置１３０は、依頼端末１１０又は受領端末１２０の一方から送信された文書を格納して他方に送信して、依頼端末１１０と受領端末１２０との間の文書のやり取りを中継する。管理装置１３０には、例えばクラウドサーバが用いられてもよい。処理装置１４０は、依頼者の依頼に応じて各種の処理を行い、その処理の結果をもって依頼に対する応答を行う。処理装置１４０には、例えばサーバが用いられてもよい。
【００２２】
図２は、作業に含まれる一連の作業工程の一例を示す図である。作業には、作成工程と、確認工程と、配布工程と、集計工程と、展開工程とが含まれる。また、確認工程には、レビュー工程と、承認工程とが含まれる。これらの作業工程には、実行される順番が予め定められている。ここでは、これらの作業工程は、作成工程、レビュー工程、承認工程、配布工程、集計工程、展開工程の順番に実行されるものとする。作成工程では、作業に関連する文書の草案が作成される。レビュー工程では、作成工程において作成された文書の草案のレビューが行われる。承認工程では、レビュー工程を経た文書の草案の承認が行われる。配布工程では、承認工程において承認された文書の配布が行われる。集計工程では、配布工程において配布された文書に対する回答の集計が行われる。展開工程では、集計工程において行われた集計結果の展開が行われる。各作業工程には、依頼と依頼に対する応答とが含まれ、この依頼と応答に用いられる文書のやり取りの形式が予め設定されている。
【００２３】
図３は、管理装置１３０のハードウェア構成の一例を示す図である。管理装置１３０は、プロセッサ１３１と、メモリ１３２と、通信インターフェース１３３と、ストレージ１３４とを備える。これらの構成は、バス１３５を介して接続されている。プロセッサ１３１は、管理装置１３０の各部を制御したり、データ又はプログラムを処理したりする。プロセッサ１３１には、例えばＣＰＵ（Central Processing Unit）が用いられてもよい。メモリ１３２は、主記憶装置とも呼ばれるコンピュータ読み取り可能な記録媒体であり、プロセッサ１３１が処理するデータ又はプログラムを記憶する。メモリ１３２には、例えばＲＯＭ（Read Only Memory）とＲＡＭ（Random Access Memory）とが用いられてもよい。通信インターフェース１３３は、通信回線１５０に接続され、通信回線１５０を介してデータ通信を行う。ストレージ１３４は、補助記憶装置とも呼ばれるコンピュータ読み取り可能な記録媒体であり、各種のデータやプログラムを記憶する。ストレージ１３４には、例えばハードディスクドライブ又はソリッドステートドライブが用いられてもよい。ストレージ１３４には、依頼用フォルダ２３５と応答用フォルダ２３６とが予め記憶されている。
【００２４】
図１に戻り、依頼端末１１０は、上述した管理装置１３０と同様の構成に加えて、操作部１１１と表示部１１２とを備える。操作部１１１は、依頼端末１１０に対する依頼者の操作を受け付ける。操作部１１１には、例えばキーボードとマウス、操作キー、又はタッチパネルが用いられてもよい。表示部１１２は、各種の情報を表示する。表示部１１２には、例えば液晶ディスプレイ又は有機ＥＬ（Electro Luminescence）ディスプレイが用いられてもよい。受領端末１２０は、上述した管理装置１３０と同様の構成に加えて、操作部１２１と表示部１２２とを備える。操作部１２１と表示部１２２とは、それぞれ上述した操作部１１１と表示部１１２と同様である。処理装置１４０は、上述した管理装置１３０と同様の構成を備える。
【００２５】
ここで、管理装置１３０にはアクセス制限がかけられており、基本的には予め登録された人又は装置以外は外部からアクセスすることができない。ここでは、依頼者は予め登録されているが、受領者及び処理装置１４０は予め登録されていないものとする。この場合、依頼者から依頼文書を用いて依頼が行われ、管理装置１３０に依頼文書が格納されても、受領者又は処理装置１４０は管理装置１３０にアクセスすることができず、依頼文書を取得することができない。ただし、依頼者が受領者又は処理装置１４０を指定して依頼文書のダウンロードを許可した場合には、この受領者又は処理装置１４０は管理装置１３０にアクセスし、依頼文書を取得することができる。また、依頼者又は処理装置１４０が受領者を指定して文書のアップロードを許可した場合には、この受領者又は処理装置１４０は管理装置１３０にアクセスし、応答に用いる応答文書を管理装置１３０に格納することができる。このようにして依頼者により文書のダウンロード及びアップロードが許可された受領者又は処理装置１４０は、対応する作業工程において依頼先に設定される。
【００２６】
図４は、各作業工程における文書のやり取りの形式を示す設定テーブル２３１の一例を示す図である。設定テーブル２３１は、予めストレージ１３４に記憶されている。設定テーブル２３１には、作業工程毎に、依頼先と、依頼用フォルダ２３５の格納場所と、応答用フォルダ２３６の格納場所と、応答数と、応答期限とが含まれる。これらの事項は、文書のやり取りの形式に関する設定事項として用いられる。この形式とは、文書をやり取りするために予め定められたやり方をいう。なお、文書のやり取りの形式は、文書の送受信の形式の他に、文書のやり取りの間に行われる文書の格納の形式をも含む概念である。
【００２７】
依頼先は、依頼が行われる対象であって、予め依頼者により文書のダウンロード及びアップロードが許可された対象を示す。この対象には、例えば受領端末１２０を使用する受領者と処理装置１４０とが含まれる。例えば対象が受領者の場合、依頼先は、受領者に割り当てられた電子メールのアドレスを用いて示されてもよい。一方、対象が処理装置１４０の場合、依頼先は、処理装置１４０の通信アドレスを用いて示されてもよい。依頼先の数は単数であってもよいし、複数であってもよい。依頼用フォルダ２３５の格納場所は、依頼に用いられる依頼文書が格納される場所を示す。応答用フォルダ２３６の格納場所は、応答に用いられる応答文書が格納される場所を示す。依頼用フォルダ２３５と応答用フォルダ２３６とは、外部からアクセスし得るようになっている。これらの格納場所は、例えばＵＲＬ（Uniform Resource Locator）を用いて示されてもよい。応答数は、最低限必要な応答の数として予め定められた数を示す。応答期限は、その時までに応答するように、予め定められた期間、すなわち応答期間を示す。
【００２８】
図５は、管理装置１３０の機能構成の一例を示す図である。管理装置１３０は、取得部３３１と、通知部３３２と、送信部３３３と、変更部３３４と、判定部３３５と、移行制御部３３６と、表示制御部３３７として機能する。これらの機能は、メモリ１３２に記憶されたプログラムと、このプログラムを実行するプロセッサ１３１との協働により、プロセッサ１３１が演算を行い又は通信インターフェース１３３による通信を制御することにより実現される。
【００２９】
取得部３３１は、依頼者の操作に応じて依頼端末１１０から作業の依頼に用いられる依頼文書が送信されると、この依頼文書を取得する。また、取得部３３１は、受領者の操作に応じて受領端末１２０から応答に用いられる応答文書が送信され又は処理装置１４０から応答に用いられる応答文書が送信されると、この応答文書を取得する。さらに、取得部３３１は、依頼者の操作に応じて現在実行されている作業工程（以下、「対象の作業工程」という。）における文書のやり取りの形式に関する設定事項の変更指示が依頼端末１１０から送信されると、この変更指示を取得する。取得部３３１が取得した依頼文書及び応答文書は、それぞれ依頼用フォルダ２３５及び応答用フォルダ２３６に格納される。取得部３３１が取得した変更指示は、変更部３３４に供給される。
【００３０】
通知部３３２は、依頼用フォルダ２３５に依頼文書が格納されると、依頼文書の格納場所と応答文書の格納場所とを受領端末１２０又は処理装置１４０に通知する。また、通知部３３２は、応答用フォルダ２３６に応答文書が格納されると、依頼端末１１０に応答が行われたことを通知する。この通知は、例えば依頼端末１１０、受領端末１２０、又は処理装置１４０に電子メール又は通知情報を送信することにより実現されてもよいし、依頼端末１１０又は受領端末１２０の画面上にメッセージを表示させることにより実現されてもよい。
【００３１】
送信部３３３は、受領端末１２０又は処理装置１４０が依頼文書の格納場所にアクセスすると、依頼用フォルダ２３５に格納された依頼文書を受領端末１２０又は処理装置１４０に送信する。すなわち、送信部３３３は、プル型通信により依頼文書を送信する。
【００３２】
変更部３３４は、取得部３３１が変更指示を取得すると、この設定事項の変更指示に従って設定テーブル２３１に含まれる設定事項を変更する。変更部３３４の変更内容は、判定部３３５に供給される。
【００３３】
判定部３３５は、対象の作業工程から他の作業工程に移行する条件を満たしているか否かを判定する。この条件には、変更指示に応じた設定事項の変更に関する戻り条件と、応答文書の内容に関する戻り条件とが含まれる。設定事項の変更に関する戻り条件は、例えば設定事項に変更があることを示す条件である。応答文書の内容に関する戻り条件は、例えば応答文書の内容が依頼内容に対応していない又は依頼文書の変更が必要であることを示す条件である。これらの戻り条件は、例えば条件テーブル２３２及び２３３に含まれる。
【００３４】
図６は、条件テーブル２３２及び２３３の一例を示す図である。条件テーブル２３２及び２３３は、ストレージ１３４に予め記憶されている。条件テーブル２３２には、設定事項の変更に関する戻り条件と、この戻り条件を満たす場合に行われる戻り動作とが含まれる。条件テーブル２３３には、応答文書の内容に関する戻り条件と、この戻り条件を満たす場合に行われる戻り動作とが含まれる。これらの戻り動作は、対象の作業工程内の前の処理又は対象の作業工程よりも前の作業工程に戻る動作である。戻り動作により戻る先は、例えば処理をやり直すことにより戻り条件を満たさなくなり得るような先に予め定められている。判定部３３５の判定結果は、移行制御部３３６に供給される。
【００３５】
移行制御部３３６は、対象の作業工程から他の作業工程に移行する条件に従って、対象の作業工程から他の作業工程への移行を制御する。例えば移行制御部３３６は、応答文書が戻り条件を満たさない場合には、対象の作業工程から次の作業工程に移行させる。一方、移行制御部３３６は、応答文書が戻り条件を満たす場合には、対象の作業工程を繰り返し実行させ又は対象の作業工程より前の作業工程に移行させる。また、移行制御部３３６は、設定事項の変更に関する戻り条件を満たさない場合には、対象の作業工程から次の作業工程に移行させる。一方、移行制御部３３６は、設定事項の変更に関する戻り条件を満たす場合には、対象の作業工程を繰り返し実行させ又は対象の作業工程より前の作業工程に移行させる。これらの移行制御は、例えば設定テーブル２３１に含まれる設定事項の中から使用する設定事項を切り替えて、切り替えた後の設定事項に従って文書のやり取りを管理することにより実現される。例えば作成工程では、図４に示す設定テーブル２３１に含まれる作成工程の設定事項に従って文書のやり取りが行われる。作成工程からレビュー工程に移行させる場合には、文書のやり取りを行うときに従う設定事項が、図４に示す設定テーブル２３１に含まれる作成工程の設定事項からレビュー工程の設定事項に切り替えられる。これにより、レビュー工程の設定事項に従って文書のやり取りが行われる。
【００３６】
表示制御部３３７は、応答文書を依頼端末１１０に表示させる。また、表示制御部３３７は、複数の作業工程に従って行われる作業の進捗状況と、条件を示す情報とを依頼端末１１０に表示させる。これらの表示制御は、例えば対象の情報を表示させるためのデータを送信することにより実現される。表示制御部３３７により表示される情報は、例えば依頼端末１１０の表示部１１２に表示される管理画面４００に含まれてもよい。
【００３７】
図７は、管理画面４００の一例を示す図である。管理画面４００には、予め定められた複数の作業に１個ずつ対応する複数の操作ボタン４０１が含まれる。この操作ボタン４０１は、依頼者による作業の選択に用いられる。また、管理画面４００には、作業工程の表示領域４０２が含まれる。この表示領域４０２には、例えば依頼者が選択した作業に含まれる一連の作業工程の一覧と、作業工程の進捗状況とが表示される。例えば作業工程の表示領域４０２には、図２に示す複数の作業工程が表示される。これらの作業工程のうち作成工程が完了している場合には、図７に示すように作成工程に対応する進捗状況が「済」になる。また、レビュー工程が行われている間は、図７に示すようにレビュー工程に対応する進捗状況が「実施中」になる。さらに、管理画面４００には、応答文書の表示領域４０３が含まれる。この表示領域４０３には、例えば応答文書の取得状況と、応答文書の概要と、取得部３３１が取得した応答文書とが表示される。さらに、管理画面４００には、チェック結果の表示領域４０４が含まれる。この表示領域４０４には、例えば応答文書の内容に関する戻り条件についての判定部３３５の判定結果が表示される。さらに、管理画面４００には、設定事項の変更に関する情報の表示領域４０５が含まれる。この表示領域４０５は、例えば図６に示す条件テーブル２３３に含まれる設定事項の変更に関する戻り条件の一覧と、設定事項の変更状況とが表示される。すなわち、表示領域４０４及び４０５には、応答文書の内容に関する戻り条件と設定事項の変更に関する戻り条件とを直接的又は間接的に示す情報が表示される。
【００３８】
依頼端末１１０、受領端末１２０、処理装置１４０の各機能も、上述した管理装置１３０と同様に、メモリに記憶されたプログラムと、このプログラムを実行するプロセッサとの協働により、プロセッサが演算を行い又は通信インターフェースによる通信を制御することにより実現される。
【００３９】
２．動作
依頼者は、図７に示す管理画面４００に含まれる操作ボタン４０１を用いて、所望の作業を選択する。例えばアンケート５００を実施するための作業を行う場合、依頼者は、依頼端末１１０の操作部１１１を用いて、図７に示すアンケート５００に対応する操作ボタン４０１を押す操作を行う。この操作ボタン４０１が押されると、アンケート５００を実施するための作業に含まれる一連の作業工程が開始される。
【００４０】
図８は、アンケート５００の一例を示す図である。図２に示す例では、まず作成工程において、図８に示すアンケートの草案５１０が作成される。アンケートの草案５１０には、複数のアンケート項目及び回答欄と、承認印の押印に用いられる押印欄５１１とが含まれる。続いてレビュー工程において、アンケートの草案５１０のレビューが行われる。続いて承認工程において、アンケートの草案５１０の承認が行われる。アンケートの草案５１０が承認されると、承認されたアンケートの草案５１０に基づいてアンケート５００が作成される。続いて配布工程において、アンケート５００の配布と、アンケート５００の回答の収集とが行われる。続いて集計工程において、アンケート５００の回答が集計される。そして展開工程において、アンケート５００の回答の集計結果が展開される。
【００４１】
図９は、各作業工程において管理システム１００が行う処理の一例を示すシーケンスチャートである。図１０は、図９に示す処理に続いて管理装置１３０が行う処理の一例を示すフローチャートである。ステップＳ１１において、依頼端末１１０は、依頼者が操作部１１１を用いて行った操作に応じて、依頼に用いられる依頼文書を管理装置１３０に送信する。管理装置１３０は、取得部３３１にてこの依頼文書を受信する。ステップＳ１２において、管理装置１３０は、設定テーブル２３１を参照して、取得部３３１によりこの依頼文書を依頼用フォルダ２３５に格納する。例えば図４に示す設定テーブル２３１では、いずれの作業工程においても依頼用フォルダ２３５の格納場所は「http://www.AAA.example.com」である。そのため、いずれの作業工程においても依頼文書は、「http://www.AAA.example.com」というＵＲＬが示す場所にある依頼用フォルダ２３５に格納される。
【００４２】
ステップＳ１３において、管理装置１３０は、設定テーブル２３１を参照して、通知部３３２により依頼文書の格納場所と応答文書の格納場所とを受領端末１２０又は処理装置１４０に通知する。例えば図４に示す設定テーブル２３１において、対象の作業工程の依頼先に受領者の電子メールのアドレスが含まれる場合には、このアドレス宛に電子メールが送信される。この電子メールの本文には、依頼用フォルダ２３５の場所を示す「http://www.AAA.example.com」というＵＲＬと、応答用のフォルダの格納場所を示す「http://www.BBB.example.com」というＵＲＬとが含まれる。ステップＳ１４において、受領端末１２０又は処理装置１４０は、管理装置１３０から通知された依頼文書の格納場所にアクセスし、依頼文書の取得を要求する。ステップＳ１５において、管理装置１３０は、受領端末１２０からの要求に応じて、依頼用フォルダ２３５に格納された依頼文書を受領端末１２０又は処理装置１４０に送信する。これにより、受領端末１２０又は処理装置１４０は、依頼文書を取得する。受領端末１２０を用いる受領者又は処理装置１４０は、依頼文書に応じて作業又は処理を行う。例えば受領者は、受領端末１２０の表示部１２２に依頼文書を表示させて依頼文書を読む。そして、受領者は、依頼者から依頼された作業を行って応答文書を作成する。
【００４３】
ステップＳ１６において、受領端末１２０又は処理装置１４０は、管理装置１３０から通知された応答文書の格納場所を宛先にして、応答文書を管理装置１３０に送信する。例えば、「http://www.BBB.example.com」というＵＲＬ宛に応答文書が送信される。管理装置１３０は、取得部３３１にて応答文書を受信する。ステップＳ１７において、管理装置１３０は、取得部３３１によりこの応答文書をストレージ１３４の応答用フォルダ２３６に格納する。例えば応答文書は、「http://www.BBB.example.com」というＵＲＬが示す場所にある応答用フォルダ２３６に格納される。ステップＳ１８において、管理装置１３０は、通知部３３２により応答文書が取得されたことを依頼端末１１０に通知する。例えば表示制御部３３７が、応答文書が取得されたことを示すメッセージと応答文書とを表示させるための表示データを管理画面４００に送信して、このメッセージと応答文書とを管理画面４００上に表示させる。ステップＳ１８の後、管理装置１３０は図１０に示すステップＳ２１に進み、ステップＳ２１以降の処理を行う。
【００４４】
ステップＳ２１において、判定部３３５は、応答数又は応答期限の変更指示が取得されたか否かを判定する。依頼者は、対象の作業工程の途中で、依頼端末１１０を操作して設定テーブル２３１に含まれる応答数又は応答期限の変更を指示し得る。例えば依頼者が操作部１１１を用いて設定テーブル２３１に含まれる応答数又は応答期限の変更を指示する操作を行った場合、依頼端末１１０から応答数又は応答期限の変更指示が送信される。取得部３３１にてこの変更指示が受信された場合、ステップＳ２１の判定はＹＥＳになり、処理はステップＳ２２に進む。ステップＳ２２では、変更部３３４は、取得された変更指示に従って設定テーブル２３１に含まれる応答数又は応答期限を変更する。ステップＳ２２の後、処理はステップＳ２３に進む。
【００４５】
一方、上述したステップＳ２１において、設定テーブル２３１に含まれる応答数又は応答期限の変更指示が取得されていない場合、ステップＳ２２の処理は行われずに処理はステップＳ２３に進む。ステップＳ２３において、判定部３３５は、応答文書の取得を終了するか否かを判定する。例えば受領者から取得された応答文書の数が、図４に示す設定テーブル２３１に含まれる対象の作業工程の応答数より少ない場合には、ステップＳ２３の判定がＮＯになる。また、例えば図４に示す設定テーブル２３１に含まれる応答期限が経過していない場合にも、ステップＳ２３の判定がＮＯになる。これらの場合、応答文書の数が応答数に達するまで又は応答期限が経過するまで、ステップＳ２３の判定を繰り返しながら待機する。一方、例えば受領者から取得された応答文書の数が図４に示す設定テーブル２３１に含まれる対象の作業工程の応答数に達した場合には、ステップＳ２３の判定がＹＥＳになる。また、例えば図４に示す設定テーブル２３１に含まれる応答期限が経過した場合にも、ステップＳ２３の判定がＹＥＳになる。これらの場合、処理はステップＳ２４に進む。
【００４６】
ステップＳ２４において、判定部３３５は、条件テーブル２３２を参照して、設定事項の変更に関する戻り条件を満たすか否かを判定する。例えば図６に示す条件テーブル２３２に含まれる戻り条件を満たす場合には、ステップＳ２４の判定がＹＥＳになる。この場合、処理はステップＳ２６に進む。ステップＳ２６において、移行制御部３３６は、処理を前の処理に戻す。例えば図６に示す条件テーブル２３２に含まれる戻り条件を満たす場合には、対応する戻り動作が行われる。これにより、対象の作業工程内の前の処理又は対象の作業工程よりも前の作業工程に戻る。一方、設定事項の変更に関する戻り条件を満たさない場合には、ステップＳ２４の判定がＮＯになる。この場合、処理はステップＳ２５に進む。
【００４７】
ステップＳ２５において、判定部３３５は、条件テーブル２３３を参照して、応答文書の内容を分析して、応答文書の内容に関する戻り条件を満たすか否かを判定する。この応答文書の分析は、例えば公知の方法を用いて行われる。例えば応答文書の内容に関する戻り条件を満たす場合には、ステップＳ２５の判定がＹＥＳになる。この場合、処理は上述したステップＳ２６に進む。ステップＳ２６において、移行制御部３３６は、上述したように、処理を前の処理に戻す。例えば図６に示す条件テーブル２３３において、戻り条件を満たす場合には、対応する戻り動作が行われる。これにより、対象の作業工程内の前の処理又は対象の作業工程よりも前の作業工程に戻る。一方、応答文書の内容に関する戻り条件を満たさない場合には、ステップＳ２５の判定がＮＯになる。この場合、処理はステップＳ２７に進む。ステップＳ２７において、移行制御部３３６は、次の作業工程に移行させる。例えば図２に示す一連の作業工程に含まれる次の作業工程に移行される。次に、図２に示す個々の作業工程の処理の具体例について説明する。
【００４８】
まず、依頼工程の処理の具体例について説明する。図９に示すステップＳ１１では、アンケートの草案５１０の作成依頼を示す依頼文書が送信される。この依頼文書には、例えばアンケート５００の要件又は計画が記載される。ステップＳ１２では、この依頼文書が依頼用フォルダ２３５に格納される。ステップＳ１３では、例えば図４に示す設定テーブル２３１に含まれる作成工程の依頼先である作成者Ｅが使用する受領端末１２０に、依頼用フォルダ２３５の格納場所と応答用フォルダ２３６の格納場所とが通知される。ステップＳ１４において作成者Ｅが使用する受領端末１２０が依頼用フォルダ２３５にアクセスすると、ステップＳ１５では、この受領端末１２０に依頼文書が送信される。作成者Ｅは、依頼者からの依頼に応じて例えば図８に示すアンケートの草案５１０を作成する。ステップＳ１６では、このアンケートの草案５１０が応答文書として送信される。ステップＳ１７では、アンケートの草案５１０が応答用フォルダ２３６に格納される。ステップＳ１８では、アンケートの草案５１０が取得されたことが通知される。例えば図７に示す管理画面４００の表示領域４０３にアンケートの草案５１０が取得されたことを示すメッセージが表示される。また、依頼者の操作に応じて、この表示領域４０３にアンケートの草案５１０が表示されてもよい。
【００４９】
ここで、例えば図４に示す設定テーブル２３１では、作成工程には応答数及び応答期限が設定されていない。この場合、図１０に示すステップＳ２１からステップＳ２３の処理は行われない。ステップＳ２４では、例えば図６に示す条件テーブル２３２に含まれる作成工程の戻り条件を満たすか否かが判定される。例えば図８に示すアンケートの草案５１０にはアンケート項目が「問４」までしか記載されていない。ここで、例えば依頼者が操作部１１１を用いて依頼用フォルダ２３５に格納された依頼文書を変更する操作を行って、アンケートの草案５１０に新たに「問５」というアンケート項目とその回答欄とを追加するという依頼を追加した場合には、「アンケート内容が追加」という戻り条件を満たす。この場合、上述したステップＳ２６に進み、作成工程が繰り返される。このとき、作成工程は例えば図９に示すステップＳ１５から繰り返されてもよい。
【００５０】
一方、図６に示す条件テーブル２３２に含まれる作成工程の戻り条件を満たさない場合には、上述したステップＳ２５に進み、例えばアンケートの草案５１０が分析され、図６に示す条件テーブル２３３に含まれる作成工程の戻り条件を満たすか否かが判定される。この分析では、例えばアンケートの草案５１０の形式が認識され、依頼内容に含まれるアンケート５００の形式とアンケートの草案５１０の形式とに差異があるか否かが判定される。例えば依頼内容ではアンケートの項目が４個であるのに対し、アンケートの草案５１０にはアンケートの項目が３個しか含まれていない場合には、図６に示す条件テーブル２３３に含まれる「応答文書の内容が依頼内容と対応していない」という戻り条件を満たすため、上述したステップＳ２６に進み、作成工程が繰り返される。このとき、例えば作成者Ｅに依頼内容と対応していない箇所が通知され、図９に示すステップＳ１５から作成工程が繰り返されてもよい。一方、図６に示す条件テーブル２３２及び２３３に含まれる作成工程の戻り条件をいずれも満たさない場合には、上述したステップＳ２７に進み、次のレビュー工程に移行する。
【００５１】
次に、レビュー工程の処理の具体例について説明する。図９に示すステップＳ１１では、レビュー依頼を示す依頼文書が送信される。この依頼文書には、レビュー依頼の実行指示と作成工程において作成されたアンケートの草案５１０とが含まれていてもよいし、レビュー依頼の実行指示だけが含まれていてもよい。後者の場合、例えば依頼者が操作部１１１を用いて、レビュー依頼の実行を指示する操作を行うことにより、レビュー依頼の実行指示が依頼文書として送信されてもよい。ステップＳ１２では、依頼文書が依頼用フォルダ２３５に格納される。ステップＳ１３では、例えば図４に示す設定テーブル２３１に含まれるレビュー工程の依頼先であるレビューアーＨからＫがそれぞれ使用する受領端末１２０に、依頼用フォルダ２３５の格納場所と応答用フォルダ２３６の格納場所とが通知される。ステップＳ１４においてレビューアーＨからＫが使用する受領端末１２０がそれぞれ依頼用フォルダ２３５にアクセスすると、ステップＳ１５では、これらの受領端末１２０に依頼文書が送信される。この依頼文書には、アンケートの草案５１０が含まれる。
【００５２】
レビューアーＨからＫは、依頼者からの依頼に応じてアンケートの草案５１０のレビューを行う。レビューアーＨからＫは、例えば図８に示すようにアンケートの草案５１０に対して修正５１２やコメント５１３を加えてもよい。ステップＳ１６では、レビュー結果が応答文書として送信される。アンケートの草案５１０に対して修正５１２やコメント５１３がない場合には、依頼文書に含まれるアンケートの草案５１０がそのままレビュー結果に含まれる。一方、アンケートの草案５１０に対して修正５１２やコメント５１３がある場合、レビュー結果には、図８に示すように修正５１２やコメント５１３が加えられたアンケートの草案５１０が含まれる。ステップＳ１７では、レビュー結果が応答用フォルダ２３６に格納される。ステップＳ１８では、レビュー結果が取得されたことが通知される。例えば図７に示す管理画面４００の表示領域４０３にレビュー結果が取得されたことを示すメッセージが表示される。また、依頼者の操作に応じて、この表示領域４０３にレビュー結果に含まれるアンケートの草案５１０が表示されてもよい。
【００５３】
図１０に示すステップＳ２１では、例えば図４に示す設定テーブル２３１に含まれるレビュー工程の応答数又は応答期限の変更指示が取得されたか否かが判定される。この変更指示が取得された場合にはステップＳ２２に進み、この変更指示に従って図４に示す設定テーブル２３１に含まれるレビュー工程の応答数又は応答期限が変更される。一方、この変更指示が取得されていない場合にはステップＳ２３に進み、レビュー結果の取得を終了するか否かが判定される。例えばレビュー結果の取得数が図４に示す設定テーブル２３１に含まれるレビュー工程の応答数である２に達した場合又は図４に示す設定テーブル２３１に含まれるレビュー工程の応答期限である１０日を経過した場合にはステップＳ２４に進み、図６に示す条件テーブル２３２に含まれるレビュー工程の戻り条件を満たすか否かが判定される。例えばレビューアーＬとＭとが追加された場合には、「レビューアーが変更」という戻り条件を満たすため、上述したステップＳ２６に進み、レビューアーＬとＭとについてレビュー工程が繰り返される。このとき、レビュー工程は、例えば図９に示すステップＳ１３から繰り返されてもよい。
【００５４】
一方、図６に示す条件テーブル２３２に含まれるレビュー工程の戻り条件を満たさない場合には、上述したステップＳ２５に進み、例えばレビュー結果が分析され、図６に示す条件テーブル２３３に含まれるレビュー工程の戻り条件を満たすか否かが判定される。この分析では、例えば依頼文書に含まれるアンケートの草案５１０とレビュー結果に含まれるアンケートの草案５１０とに差異があるか否かが判定される。差異がある場合には、アンケートの草案５１０に対して修正５１２又はコメント５１３があることを示す。例えば図８に示すようにアンケートの草案５１０に対して修正５１２及びコメント５１３が付加されている場合には、図６に示す条件テーブル２３３に含まれる「コメント又は修正あり」という戻り条件を満たすため、上述したステップＳ２６に進み、作成工程に戻る。このとき、例えば依頼者はレビューアーの修正５１２又はコメント５１３を踏まえて依頼文書を変更し、図９に示すステップＳ１１から作成工程が繰り返されてもよい。一方、図６に示す条件テーブル２３２及び条件テーブル２３３に含まれるレビュー工程の戻り条件をいずれも満たさない場合には、上述したステップＳ２７に進み、次の承認工程に移行する。
【００５５】
次に、承認工程の処理の具体例について説明する。図９に示すステップＳ１１では、承認依頼を示す依頼文書が送信される。この依頼文書には、承認依頼の実行指示とレビュー工程を経たアンケートの草案５１０とが含まれていてもよいし、承認依頼の実行指示だけが含まれてもよい。後者の場合、上述したレビュー工程と同様に、例えば依頼者が操作部１１１を用いて、承認依頼の実行を指示する操作を行うことにより、承認依頼の実行指示が依頼文書として送信されてもよい。ステップＳ１２では、この依頼文書が依頼用フォルダ２３５に格納される。ステップＳ１３では、例えば図４に示す設定テーブル２３１において承認工程の依頼先である承認者ＸとＹのうち最初の承認者Ｘが使用する受領端末１２０に、依頼用フォルダ２３５の格納場所と応答用フォルダ２３６の格納場所とが通知される。ステップＳ１４において承認者Ｘが使用する受領端末１２０が依頼用フォルダ２３５にアクセスすると、ステップＳ１５では、この受領端末１２０に依頼文書が送信される。この依頼文書には、レビューを経たアンケートの草案５１０が含まれる。
【００５６】
承認者Ｘは、依頼者の依頼に応じてアンケートの草案５１０の承認を行う。承認者Ｘは、アンケートの草案５１０を承認する場合には、図８に示すアンケートの草案５１０に含まれる押印欄５１１に承認印を押す。一方、承認者Ｘは、アンケートの草案５１０を承認しない場合には、押印欄５１１に承認印を押さない。この場合、承認者Ｘは、例えば図８に示すようにアンケートの草案５１０に対してコメント５１３を加えてもよい。ステップＳ１６では、承認結果が応答文書として送信される。アンケートの草案５１０が承認された場合、承認結果には、承認印が付加されたアンケートの草案５１０が含まれる。一方、アンケートの草案５１０が承認されなかった場合、承認結果には、承認印が付加されていないアンケートの草案５１０が含まれる。このアンケートの草案５１０には、コメント５１３が加えられていてもよい。ステップＳ１７では、承認結果が応答用フォルダ２３６に格納される。ステップＳ１８では、承認結果が取得されたことが通知される。例えば図７に示す管理画面４００の表示領域４０３に承認結果が取得されたことを示すメッセージが表示される。また、依頼者の操作に応じて、この表示領域４０３に承認結果に含まれるアンケートの草案５１０が表示されてもよい。
【００５７】
ここで、例えば図４に示す設定テーブル２３１では、承認工程には応答数及び応答期限が設定されていない。この場合、図１０に示すステップＳ２１からステップＳ２３の処理は行われない。ステップＳ２４では、例えば図６に示す条件テーブル２３２に含まれる承認工程の戻り条件を満たすか否かが判定される。例えば承認者Ｚが追加された場合には、「承認者が変更」という戻り条件を満たすため、上述したステップＳ２６に進み、承認者Ｚについて承認工程が繰り返される。このとき、承認工程は、例えば図９に示すステップＳ１３から繰り返されてもよい。
【００５８】
一方、図６に示す条件テーブル２３２に含まれる承認工程の戻り条件を満たさない場合には、上述したステップＳ２５に進み、例えば承認結果が分析され、図６に示す条件テーブル２３３に含まれる承認工程の戻り条件を満たすか否かが判定される。この分析では、例えば承認結果に含まれるアンケートの草案５１０の内容が認識され、承認印があるか否かが判定される。また、依頼文書に含まれるアンケートの草案５１０と承認結果に含まれるアンケートの草案５１０とに差異があるか否かが判定される。差異がある場合には、アンケートの草案５１０に対してコメント５１３があることを示す。例えばアンケートの草案５１０に対してコメント５１３が付加されている場合には、図６に示す条件テーブル２３３に含まれる「コメントあり」という戻り条件を満たすため、上述したステップＳ２６に進み、作成工程に戻る。このとき、例えば依頼者は承認者のコメント５１３を踏まえて依頼文書を変更し、図９に示すステップＳ１１から作成工程が繰り返されてもよい。また、アンケートの草案５１０に承認印が付加されている場合には、「承認印あり（次の承認者あり）」という戻り条件を満たすため、次の承認者Ｙについて承認工程が繰り返される。このとき、承認工程は、例えば図９に示すステップＳ１３から繰り返されてもよい。一方、図６に示す条件テーブル２３２及び条件テーブル２３３に含まれる承認工程の戻り条件をいずれも満たさない場合には、上述したステップＳ２７に進み、次の配布工程に移行する。この場合、承認されたアンケートの草案５１０に基づいてアンケート５００が作成される。
【００５９】
次に、配布工程の処理の具体例について説明する。図９に示すステップＳ１１では、アンケート５００の回答依頼を示す依頼文書が送信される。この依頼文書には、例えば図８に示すアンケート５００が含まれる。ステップＳ１２では、この依頼文書が依頼用フォルダ２３５に格納される。ステップＳ１３では、例えば図４に示す設定テーブル２３１に含まれる配布工程の依頼先である配布対象者が使用する受領端末１２０に、依頼用フォルダ２３５の格納場所と応答用フォルダ２３６の格納場所とが通知される。ステップＳ１４において配布対象者が使用する受領端末１２０が依頼用フォルダ２３５にアクセスすると、ステップＳ１５では、この受領端末１２０に依頼文書が送信される。配布対象者は、依頼者からの依頼に応じてアンケート５００に回答する。ステップＳ１６では、アンケート５００の回答が応答文書として送信される。ステップＳ１７では、アンケート５００の回答が応答用フォルダ２３６に格納される。ステップＳ１８では、アンケート５００の回答が取得されたことが通知される。例えば図７に示す管理画面４００の表示領域４０３にアンケート５００の回答が取得されたことを示すメッセージが表示される。また、依頼者の操作に応じて、この表示領域４０３にアンケート５００の回答が表示されてもよい。
【００６０】
図１０に示すステップＳ２１では、例えば図４に示す設定テーブル２３１に含まれる配布工程の応答数又は応答期限の変更指示が取得されたか否かが判定される。この変更指示が取得された場合にはステップＳ２２に進み、この変更指示に従って図４に示す設定テーブル２３１に含まれる配布工程の応答数又は応答期限が変更される。一方、この変更指示が取得されていない場合にはステップＳ２３に進み、アンケート５００の回答の取得を終了するか否かが判定される。例えばアンケート５００の回答の取得数が図４に示す設定テーブル２３１に含まれる配布工程の応答数である１０に達した場合又は図４に示す設定テーブル２３１に含まれる配布工程の応答期限である１か月を経過した場合にはステップＳ２４に進み、図６に示す条件テーブル２３２に含まれる配布工程の戻り条件を満たすか否かが判定される。例えば新たな配布対象者が追加された場合には、「配布対象者が変更」という戻り条件を満たすため、上述したステップＳ２６に進み、新たな配布対象者について配布工程が繰り返される。このとき、配布工程は、例えば図９に示すステップＳ１３から繰り返されてもよい。
【００６１】
一方、図６に示す条件テーブル２３２に含まれる配布工程の戻り条件を満たさない場合には、上述したステップＳ２５に進み、例えばアンケート５００の回答が分析され、図６に示す条件テーブル２３３に含まれる配布工程の戻り条件を満たすか否かが判定される。例えば配布工程の戻り条件を満たす場合には、上述したステップＳ２６に進み、対応する戻り動作が行われる。一方、図６に示す条件テーブル２３２及び条件テーブル２３３に含まれる配布工程の戻り条件をいずれも満たさない場合には、上述したステップＳ２７に進み、次の集計工程に移行する。
【００６２】
次に、集計工程の処理の具体例について説明する。図９に示すステップＳ１１では、集計依頼を示す依頼文書が送信される。この依頼文書には、配布工程において取得されたアンケート５００の回答が含まれる。ステップＳ１２では、この依頼文書が依頼用フォルダ２３５に格納される。ステップＳ１３では、例えば図４に示す設定テーブル２３１に含まれる集計工程の依頼先である処理装置１４０に、依頼用フォルダ２３５の格納場所と応答用フォルダ２３６の格納場所とが通知される。ステップＳ１４において処理装置１４０が依頼用フォルダ２３５にアクセスすると、ステップＳ１５では、この処理装置１４０に依頼文書が送信される。処理装置１４０は、アンケート５００の回答を集計する処理を行う。ステップＳ１６では、集計結果が応答文書として送信される。ステップＳ１７では、集計結果が応答用フォルダ２３６に格納される。ステップＳ１８では、集計結果が取得されたことが通知される。例えば図７に示す管理画面４００の表示領域４０３に集計結果が取得されたことを示すメッセージが表示される。また、依頼者の操作に応じて、この表示領域４０３に集計結果が表示されてもよい。
【００６３】
ここで、例えば図４に示す設定テーブル２３１では、集計工程には応答数及び応答期限が設定されていない。この場合、図１０に示すステップＳ２１からステップＳ２３の処理は行われない。ステップＳ２４では、図６に示す条件テーブル２３２に含まれる集計工程の戻り条件を満たすか否かが判定される。例えば図４に示す設定テーブル２３１に含まれる配布工程の応答数又は応答期限が変更されることにより、新たなアンケート５００の回答が追加された場合には、「アンケートの回答が追加」という戻り条件を満たすため、上述したステップＳ２６に進み、新たなアンケート５００の回答について集計工程が繰り返される。このとき、集計工程は、例えば図９に示すステップＳ１１から繰り返されてもよい。
【００６４】
一方、図６に示す条件テーブル２３２に含まれる集計工程の戻り条件を満たさない場合には、上述したステップＳ２５に進み、例えば集計結果が分析され、図６に示す条件テーブル２３３に含まれる集計工程の戻り条件を満たすか否かが判定される。例えば集計工程の戻り条件を満たす場合には、上述したステップＳ２６に進み、対応する戻り動作が行われる。一方、図６に示す条件テーブル２３２及び２３３に含まれる集計工程の戻り条件をいずれも満たさない場合には、上述したステップＳ２７に進み、次の展開工程に移行する。
【００６５】
最後に、展開工程の処理の具体例について説明する。図９に示すステップＳ１１では、管理装置１３０に依頼文書が送信される。この依頼文書には、集計工程において取得された集計結果が含まれる。ステップＳ１２では、この依頼文書が依頼用フォルダ２３５に格納される。ステップＳ１３では、例えば図４に示す設定テーブル２３１に含まれる展開工程の依頼先である展開対象者が使用する受領端末１２０に、依頼用フォルダ２３５の格納場所が通知される。ステップＳ１４において展開対象者が使用する受領端末１２０が依頼用フォルダ２３５にアクセスすると、ステップＳ１５では、この受領端末１２０に依頼文書が送信される。なお、展開工程では、受領者が応答を行わないため、図９に示すステップＳ１６からＳ１８の処理は行われない。また、例えば図４に示す設定テーブル２３１では、展開工程には応答数及び応答期限が設定されていないため、図１０に示すステップＳ２１からステップＳ２３の処理も行われない。
【００６６】
図１０に示すステップＳ２４では、例えば図６に示す条件テーブル２３２に含まれる展開工程の戻り条件を満たすか否かが判定される。例えば依頼者が操作部１１１を用いて依頼用フォルダ２３５に格納された作成工程の依頼文書を変更する操作を行って、図８に示すアンケート５００に新たに２つのアンケート項目を追加するという依頼を追加した場合には、「アンケート内容が追加」という戻り条件を満たすため、上述したステップＳ２６に進み、作成工程に戻る。このとき、作成工程は例えば図９に示すステップＳ１５から繰り返されてもよい。一方、図６に示す条件テーブル２３２に含まれる展開工程の戻り条件を満たさない場合には、上述したように展開工程では受領者の応答が行われず、展開工程は最後の作業工程であるため、図１０に示すステップＳ２５及びＳ２７の処理は行われず、処理は終了する。これにより、アンケート５００を実施するための作業が完了する。
【００６７】
なお、上述した実施形態では、本発明に係る「第１端末装置」、「第２端末装置」、「第１の戻り条件」、「第２の戻り条件」、「作業者」として、それぞれ、「依頼端末１１０」、「受領端末１２０」、「応答文書の内容に関する戻り条件」、「設定事項の変更に関する戻り条件」、「依頼者」又は「受領者」が用いられている。
【００６８】
上述した実施形態によれば、管理装置１３０が対象の作業工程から他の作業工程に移行する条件を満たしているか否かを判定するため、作業者がこの条件を満たしているか否かを判断しなくても、この条件に従って他の作業工程に移行される。これにより、例えば依頼者が判断を間違えて、誤って他の作業工程に移行されることが防止される。また、作業工程が移行すると、管理装置１３０により移行後の作業工程の設定事項を用いて文書のやり取りが行われるため、例えば作業工程が移行する度に、依頼者が作業工程の設定事項を設定し直さなくてもよい。
【００６９】
また、応答文書の内容に関する戻り条件を満たす場合には対象の作業工程内の前の処理又は対象の作業工程よりも前の作業工程に戻るため、応答文書の内容に関する戻り条件を満たしたままの状態で次の作業工程に移行するのが防止される。一方、応答文書の内容に関する戻り条件を満たさない場合には、依頼者がこの戻り条件を満たしているか否かを判断することなく次の作業工程に移行される。すなわち、戻り条件を満たさない内容の応答文書が取得されると、次の作業工程に移行することができる。
【００７０】
さらに、設定事項の変更に関する戻り条件を満たす場合には対象の作業工程内の前の処理又は対象の作業工程よりも前の作業工程に戻るため、変更後の設定事項に従って対象の作業工程が行われていない状態で次の作業工程に移行するのが防止される。一方、設定事項の変更に関する戻り条件を満たさない場合には、依頼者がこの戻り条件を満たすか否かを判断することなく次の作業工程に移行される。すなわち、最新の設定事項に従って作業工程が終了すると、次の作業工程に移行することができる。
【００７１】
さらに、対象の作業工程に応答数又は応答期限が設定されている場合には、応答文書の取得数が予め定められた応答数に達するまで又は予め定められた応答期限が経過するまで待機するため、応答文書の取得数が予め定められた応答数より少ない状態で又は応答期限が経過する前に他の作業工程に移行することが防止される。
【００７２】
さらに、図７に示すように管理画面４００の表示領域４０２には作業工程の進捗状況が表示されるため、依頼者は作業の進捗状況を認識することができる。さらに、図７に示すように管理画面４００の表示領域４０４及び４０５にはそれぞれ応答文書の内容に関する戻り条件についての判定結果及び設定事項の変更に関する戻り条件の一覧が表示されるため、依頼者が次の作業工程へ移行する条件を認識することができる。
【００７３】
３．変形例
上述した実施形態は、本発明の一例である。本発明は、上述した実施形態に限定されない。例えば上述した実施形態は以下のように変形されてもよい。また、以下の２つ以上の変形例を組み合わせて実施されてもよい。
【００７４】
上述した実施形態において、作業工程の内容は上述した例に限定されない。例えば、作成工程の中に、関連文献を収集する収集工程が含まれてもよい。この場合、依頼端末１１０は、関連文献の収集依頼を示す依頼文書を送信する。この依頼文書には、例えば関連文献の検索条件が記載されていてもよい。受領端末１２０は、収集結果を応答文書として送信する。この収集結果には、例えば関連文献が含まれていてもよい。また、条件テーブル２３２には、収集工程と対応付けて、依頼文書のバージョンが最新ではないことを示す戻り条件と、収集工程を繰り返すという戻り動作とが含まれていてもよい。この場合、依頼文書のバージョンが最新ではない場合には、例えば最新のバージョンの依頼文書が取得され、収集工程が繰り返されてもよい。さらに、条件テーブル２３２には、収集工程と対応付けて、関連文献の検索条件が追加されたことを示す戻り条件と、収集工程を繰り返すという戻り動作とが含まれていてもよい。この場合、依頼用フォルダ２３５に格納された依頼文書が変更されて検索条件が追加された場合には、収集工程が繰り返されてもよい。
【００７５】
上述した実施形態において、条件テーブル２３２及び２３３の内容は上述した例に限定されない。各作業工程において、設定事項の変更に関する戻り条件には、依頼先が変更されたことを示す条件や格納先が変更されたことを示す条件が含まれてもよい。すなわち、設定事項の変更に関する戻り条件は、設定事項の変更に関する条件であって、その条件を満たすときに次の作業工程に移行せず、対象の作業工程内の前の処理又は対象の作業工程よりも前の作業工程に戻った方が好ましいと考えられる条件であれば、どのような条件であってもよい。また、承認工程において、応答文書の内容に関する戻り条件には、承認印はあるが承認印の日付又は承認印を押す場所が誤っていることを示す条件が含まれていてもよい。この場合、対応する戻り動作は、同一の承認者について承認工程を繰り返すというものであってもよい。すなわち、応答文書の内容に関する戻り条件は、応答文書の内容に関する条件であって、その条件を満たすときに次の作業工程に移行せず、対象の作業工程内の前の処理又は対象の作業工程よりも前の作業工程に戻った方が好ましいと考えられる条件であれば、どのような条件であってもよい。また、戻り条件に代えて、次の作業工程への移行条件が用いられてもよい。この場合、移行条件は、戻り条件の逆の条件であってもよい。さらに、設定事項の変更に関する戻り条件と、応答文書の内容に関する戻り条件とは、必ずしも両方とも用いられなくてもよい。例えば、これらの戻り条件のうちいずれか一方だけが用いられてもよい。
【００７６】
上述した実施形態において、設定テーブル２３１の内容は上述した例に限定されない。例えば設定テーブル２３１には、文書の送受信の方法が含まれてもよい。すなわち、設定テーブル２３１に含まれる設定事項は、文書をやり取りの形式に関する設定事項であって、依頼端末１１０と受領端末１２０との間で文書をやり取りするために管理装置１３０が行う処理に関する事項であれば、どのような事項であってもよい。
【００７７】
上述した実施形態において、依頼者が担当する作業はアンケート５００を実施するための作業に限定されない。例えばこの作業は、請求書の発行業務であってもよいし、社外の人に何らかの文書を提出する業務であってもよい。すなわち、作業は、依頼者と受領者との間で文書のやり取りをすることにより実現されるものであれば、どのような作業であってもよい。また、作業の内容に応じて、上述した作業工程の少なくとも一部が削除、変更、又は追加されてもよい。
【００７８】
上述した実施形態において、通知を実現する方法は、上述した電子メールを用いた方法に限定されない。例えば受領者が予め登録されている場合には、依頼端末１１０と同様に、受領端末１２０にも上述した管理画面４００が表示される。この場合、この管理画面４００上にメッセージを表示することにより通知が実現されてもよい。また、この場合には、受領端末１２０にも、作業の進捗状況と戻り条件を示す情報が表示されるため、依頼者だけでなく受領者も、作業の進捗状況及び次の作業工程へ移行する条件を認識することができる。
【００７９】
上述した実施形態において、２番目以降の作業工程においては、図９に示すステップＳ１１及びステップＳ１２の処理は必ずしも行われなくてもよい。この場合、前の作業工程が終了すると、ステップＳ１３に進み、例えば応答用フォルダ２３６に格納された応答文書を含む依頼文書が受領端末１２０又は処理装置１４０に送信されてもよい。これにより、２番目以降の作業工程においては、依頼者の操作を介することなく、作業の依頼が行われる。
【００８０】
上述した実施形態において、処理装置１４０が行う処理の内容はアンケート５００の回答を集計する処理に限定されない。例えばこの処理は、文献等の情報を収集する処理や文字認識処理等、依頼に応じた処理であればどのような処理であってもよい。
【００８１】
上述した実施形態において、管理システム１００、依頼端末１１０、受領端末１２０、管理装置１３０、及び処理装置１４０の構成は、上述した例に限定されない。例えば、依頼端末１１０、管理装置１３０、及び処理装置１４０の数は複数であってもよい。また、管理装置１３０は、クラウドサーバに限定されず、オンプレミスのサーバであってもよい。また、管理システム１００の機能を実現する主体は、上述した例に限定されない。例えば管理装置１３０の機能の一部が他の装置により実現されてもよい。
【００８２】
上述した実施形態において、管理システム１００、依頼端末１１０、受領端末１２０、管理装置１３０、及び処理装置１４０において行われる処理のステップは上述した例に限定されない。この処理のステップは、矛盾のない限り、入れ替えられてもよい。例えば図１０に示すステップＳ２１からＳ２４の処理は、応答文書が取得される前に行われてもよい。また、本発明は、管理システム１００、依頼端末１１０、受領端末１２０、管理装置１３０、又は処理装置１４０において行われる処理のステップを備える方法として提供されてもよい。
【００８３】
本発明は、依頼端末１１０、受領端末１２０、管理装置１３０、又は処理装置１４０において実行されるプログラムとして提供されてもよい。このプログラムは、インターネットなどの通信回線を介してダウンロードされてもよいし、磁気記録媒体（磁気テープ、磁気ディスクなど）、光記録媒体（光ディスクなど）、光磁気記録媒体、半導体メモリなどの、コンピュータが読み取り可能な記録媒体に記録した状態で提供されてもよい。
【符号の説明】
【００８４】
１００：管理システム、１１０：依頼端末、１２０：受領端末、１３０：管理装置、１４０：処理装置、３３１：取得部、３３２：通知部、３３３：送信部、３３４：変更部、３３５：判定部、３３６：移行制御部、３３７：表示制御部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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