(57)【要約】【課題】文書の承認プロセスを自動化するワークフローの作成を可能にする。【解決手段】画像形成装置１は、画像読取部５と、文字認識部１０１と、文字認識された文字情報の中からワークフロー情報を取得するワークフロー情報取得部１０２と、ワークフロー情報を含むコード画像を作成するコード画像作成部１０３と、コード画像付き画像を生成する生成部１０４と、コード画像付き画像のワークフローを作成するワークフロー作成部１０５と、ワークフローのコード画像付き画像を文書管理サーバー２０２に出力するネットワークインターフェイス部９１と、コード画像を添付した電子メールを承認者に送信する電子メール通信部９５と、コード画像付き画像を記録紙に画像形成する画像形成部１２と、承認受付部１０８が承認可を受け付けた場合に署名付き画像を取得する署名付き画像取得部１０９と、を備える。【選択図】図２
2020046765.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
画像形成装置と文書管理サーバーとメールサーバーとがネットワークを介して接続された文書承認管理システムであって、
前記画像形成装置は、
操作部と、
申請者によりワークフローの作成指示を前記操作部が受け付けた場合に、申請者が承認者に対して承認を求める文書の画像を取得する画像取得部と、
前記画像取得部が取得した画像に含まれる予め定められた領域内の文字を文字認識する文字認識部と、
前記文字認識部が文字認識した文字情報の中から、承認者の電子メールアドレスを含むワークフロー情報を取得するワークフロー情報取得部と、
前記ワークフロー情報取得部が取得したワークフロー情報と、前記画像取得部が取得した画像を特定するための画像特定情報とを符号化したコード画像を作成するコード画像作成部と、
前記コード画像作成部が作成したコード画像を前記画像取得部が取得した画像に付したコード画像付き画像を生成する生成部と、
前記生成部が生成した前記コード画像付き画像と前記ワークフロー情報取得部が取得したワークフロー情報とを紐付けたワークフローを作成するワークフロー作成部と、
前記ワークフロー作成部が作成したワークフローの前記コード画像付き画像を前記文書管理サーバーに出力する出力部と、
前記コード画像を添付した電子メールを、前記ワークフロー情報に含まれる前記承認者の電子メールアドレスを送信宛先として前記メールサーバーに送信する電子メール送信部と、
予め認証情報を記憶する認証情報記憶部と、
前記電子メールを受信した承認者が前記操作部に入力した入力情報と、前記認証情報記憶部に予め記憶された認証情報とが一致するか否かを判断し、当該一致が判断された場合に承認者によるログインであると判断する認証部と、
前記電子メールに添付された前記コード画像の読み取りがあった場合、又は、前記認証部にて承認者によるログインであると判断された状態において前記コード画像付き画像についての印刷指示を受け付けた場合に、前記文書管理サーバーに保管された前記コード画像付き画像を読み出す読出制御部と、
前記読出制御部により読み出された前記コード画像付き画像を記録紙に画像形成する画像形成部と、
前記認証部にて承認者によるログインであると判断された場合に、前記画像形成部により前記コード画像付き画像が画像形成された記録紙の内容についての承認の可否を受け付ける承認受付部と、
前記承認受付部において承認可を受け付けた場合に、前記画像形成部により前記コード画像付き画像が画像形成された記録紙に対して当該承認者が署名した署名付き画像を取得する署名付き画像取得部と、を備え、
前記出力部は、前記署名付き画像取得部が取得した署名付き画像を前記文書管理サーバーに出力する、文書承認管理システム。
【請求項２】
前記電子メール送信部は、前記承認受付部において承認の可否を受け付けた場合に、当該承認の可否を通知する電子メールを、前記ワークフロー情報に含まれる前記申請者の電子メールアドレスを送信宛先として前記メールサーバーに送信する、請求項１に記載の文書承認管理システム。
【請求項３】
前記文書管理サーバーは、文書のステータスを管理するステータス管理部を備え、
前記ステータス管理部は、前記文書管理サーバーに保管された前記コード画像付き画像が前記画像形成部にて記録紙に画像形成されると、当該コード画像付き画像にかかる文書のステータスを「審査中」に更新し、前記承認受付部において承認可を受け付けた場合に、当該文書のステータスを「承認済み」に更新し、前記承認受付部において承認の拒否を受け付けた場合に、当該文書のステータスを「拒否済み」に更新する、請求項１又は請求項２に記載の文書承認管理システム。
【請求項４】
前記認証部は、前記操作部に入力された入力情報と、前記認証情報記憶部に予め記憶された認証情報とが一致するか否かを判断し、当該一致が判断された場合に正規の申請者によるログインであると判断し、
前記ワークフロー作成部は、前記認証部にて当該正規の申請者によるログインであると判断され、かつ、正規の申請者によりワークフローの作成指示を受け付けた場合に、前記生成部が生成した前記コード画像付き画像と前記ワークフロー情報取得部が取得したワークフロー情報とを紐付けたワークフローを作成する、請求項１乃至請求項３の何れか１つに記載の文書承認管理システム。
【請求項５】
前記ワークフロー情報取得部は、前記文字認識部が文字認識した文字情報の中から、前記ワークフロー情報として、マニュアルサイン、デジタルサイン、及びその両方の何れかであるかを示す承認者による署名の種類を取得し、
前記署名付き画像取得部は、
（１）前記コード画像が前記承認者による署名の種類としてマニュアルサインを示す場合には、前記画像取得部にて取得された画像を前記署名付き画像として取得し、
（２）前記コード画像が前記承認者による署名の種類としてデジタルサインを示す場合には、当該承認者が前記操作部に入力した署名データが前記認証情報記憶部に予め記憶された正しい署名データと一致すると判定されると、前記コード画像付き画像にデジタル署名を示す情報を付加した画像を前記署名付き画像として取得し、
（３）前記コード画像が前記承認者による署名の種類としてマニュアルサイン及びデジタルサインの両方を示す場合には、当該承認者が前記操作部に入力した署名データが前記認証情報記憶部に予め記憶された正しい署名データと一致すると判定されると、前記画像取得部にて取得された画像にデジタル署名を示す情報を付加した画像を前記署名付き画像として取得する、請求項１乃至請求項４の何れか１つに記載の文書承認管理システム。
【請求項６】
前記画像形成装置は、前記コード画像付き画像が画像形成された記録紙に対して手書きで署名されたマニュアルサインと、前記認証情報記憶部に予め記憶された当該承認者のマニュアルサインとが一致するか否かを判断する署名判定部を、更に備え、
前記署名付き画像取得部は、
（１）前記コード画像が前記承認者による署名の種類としてマニュアルサインを示す場合には、前記署名判定部において一致すると判定されると、前記画像取得部にて取得された画像を前記署名付き画像として取得し、前記署名判定部において一致しないと判定されると、前記署名付き画像として取得せずに、前記承認受付部における承認可を承認の拒否に変更させ、
（２）前記コード画像が前記承認者による署名の種類としてデジタルサインを示す場合には、当該承認者が前記操作部に入力した署名データが前記認証情報記憶部に予め記憶された正しい署名データと一致するときに、前記コード画像付き画像にデジタル署名を示す情報を付加した画像を前記署名付き画像として取得し、当該正しい署名データと一致しないと判定されると、前記署名付き画像として取得せずに、前記承認受付部における承認可を承認の拒否に変更させ、
（３）前記コード画像が前記承認者による署名の種類としてマニュアルサイン及びデジタルサインの両方を示す場合には、当該承認者が前記操作部に入力した署名データが前記認証情報記憶部に予め記憶された正しい署名データと一致し、かつ、前記署名判定部において一致すると判定されると、前記コード画像付き画像にデジタル署名を示す情報を付加した画像を前記署名付き画像として取得し、前記署名判定部において一致しないと判定された場合、又は、当該正しい署名データと一致しないと判定された場合に、前記署名付き画像として取得せずに、前記承認受付部における承認可を承認の拒否に変更させる、請求項５に記載の文書承認管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書承認管理システムに関し、特に、文書の承認プロセスを自動化するワークフローを作成するための技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
特許文献１に記載の情報処理装置管理システムでは、情報管理コンピューターが、個人端末から対象コンピューターに対する操作依頼（対象コンピューターのフォルダ、ファイルの作成、削除、アカウント追加、シャットダウン等）の申請を受けると、当該申請に対する承認の可否を承認者コンピューターに要求して確認し、承認が確認された場合に個人端末からの操作依頼の実行を対象コンピューターに指示して操作依頼を反映させるとともに、個人端末から送信された操作依頼、当該操作依頼の承認結果、当該操作依頼の反映結果を操作結果報告書の形式でデータベースに記憶させることにより、対象コンピューターを管理している。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００５−２０２９３１号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、特許文献１では、情報管理コンピューターが、個人端末からの操作依頼の申請に対する承認の可否を承認者コンピューターに確認して対象コンピューターを管理するに際して、その管理履歴（つまり、個人端末からの対象コンピューターに対する操作依頼、その承認結果、対象コンピューターでの反映結果）を、操作結果報告書の形式でデータベースに記憶しているだけであり、承認を求める文書を管理するワークフローシステムではない。このため、特許文献１では、文書の承認プロセスを自動化するワークフローを作成することができない。
【０００５】
本発明は、上記の事情に鑑みなされたものであり、文書の承認プロセスを自動化するワークフローの作成を可能にすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明の一局面にかかる文書承認管理システムは、画像形成装置と文書管理サーバーとメールサーバーとがネットワークを介して接続された文書承認管理システムであって、前記画像形成装置は、操作部と、申請者によりワークフローの作成指示を前記操作部が受け付けた場合に、申請者が承認者に対して承認を求める文書の画像を取得する画像取得部と、前記画像取得部が取得した画像に含まれる予め定められた領域内の文字を文字認識する文字認識部と、前記文字認識部が文字認識した文字情報の中から、承認者の電子メールアドレスを含むワークフロー情報を取得するワークフロー情報取得部と、前記ワークフロー情報取得部が取得したワークフロー情報と、前記画像取得部が取得した画像を特定するための画像特定情報とを符号化したコード画像を作成するコード画像作成部と、前記コード画像作成部が作成したコード画像を前記画像取得部が取得した画像に付したコード画像付き画像を生成する生成部と、前記生成部が生成した前記コード画像付き画像と前記ワークフロー情報取得部が取得したワークフロー情報とを紐付けたワークフローを作成するワークフロー作成部と、前記ワークフロー作成部が作成したワークフローの前記コード画像付き画像を前記文書管理サーバーに出力する出力部と、前記コード画像を添付した電子メールを、前記ワークフロー情報に含まれる前記承認者の電子メールアドレスを送信宛先として前記メールサーバーに送信する電子メール送信部と、予め認証情報を記憶する認証情報記憶部と、前記電子メールを受信した承認者が前記操作部に入力した入力情報と、前記認証情報記憶部に予め記憶された認証情報とが一致するか否かを判断し、当該一致が判断された場合に承認者によるログインであると判断する認証部と、前記電子メールに添付された前記コード画像の読み取りがあった場合、又は、前記認証部にて承認者によるログインであると判断された状態において前記コード画像付き画像についての印刷指示を受け付けた場合に、前記文書管理サーバーに保管された前記コード画像付き画像を読み出す読出制御部と、前記読出制御部により読み出された前記コード画像付き画像を記録紙に画像形成する画像形成部と、前記認証部にて承認者によるログインであると判断された場合に、前記画像形成部により前記コード画像付き画像が画像形成された記録紙の内容についての承認の可否を受け付ける承認受付部と、前記承認受付部において承認可を受け付けた場合に、前記画像形成部により前記コード画像付き画像が画像形成された記録紙に対して当該承認者が署名した署名付き画像を取得する署名付き画像取得部と、を備え、前記出力部は、前記署名付き画像取得部が取得した署名付き画像を前記文書管理サーバーに出力する、ものである。
【発明の効果】
【０００７】
本発明によれば、文書の承認プロセスを自動化するワークフローの作成を可能にすることができる。
【図面の簡単な説明】
【０００８】
【図１】本発明の第１実施形態にかかる文書承認管理システムを示す図である。
【図２】第１実施形態の文書承認管理システムにおける画像形成装置と文書管理サーバーの主要内部構成例を示す機能ブロック図である。
【図３】第１実施形態の文書承認管理処理の一例を示すフローチャートである。
【図４】図３に続く文書承認管理処理の一例を示すフローチャートである。
【図５】署名種類判定処理の一例を示すフローチャートである。
【図６】第１実施形態にかかる文書承認管理システムにおける処理の流れを説明するための図である。
【図７】（Ａ）は画像形成装置の表示部に表示された機能選択画面の一例を示す図、（Ｂ）は画像形成装置の表示部に表示された認証情報入力画面の一例を示す図である。
【図８】（Ａ）は画像形成装置の表示部に表示されたワークフロー作成の選択画面の一例を示す図、（Ｂ）は申請者が承認者に対して承認を求める文書のワークフローが作成される流れの一例を示す図である。
【図９】（Ａ）はワークフロー情報の設定画面の一例を示す図、（Ｂ）は承認を求める文書のスキャン画像における文字認識領域の一例を示す図である。
【図１０】（Ａ）は申請者からの文書のワークフローについて承認者が承認の可否を決定する流れの一例を示す図、（Ｂ）はコード画像の印刷とログインの選択画面の一例を示す図である。
【図１１】（Ａ）は画像形成装置の表示部に表示された承認者の認証情報入力画面の一例を示す図、（Ｂ）は画像形成装置の表示部に表示されたワークフロー選択画面の一例を示す図である。
【図１２】承認者がマニュアルサインを行うことで文書の承認がされるワークフローの流れを示す図である。
【図１３】（Ａ）は画像形成装置の表示部に表示された承認可否選択画面の一例を示す図、（Ｂ）は承認者が記録紙にマニュアルサインすることを示す図、（Ｃ）はマニュアルサインされた記録紙をスキャンすることを示す図、（Ｄ）は画像形成装置の表示部に表示されたワークフローが承認済み文書であることを示す図である。
【図１４】承認者がデジタルサインを行うことで文書の承認がされるワークフローの流れを示す図である。
【図１５】（Ａ）は画像形成装置の表示部に表示された承認可否選択画面の一例を示す図、（Ｂ）は承認者が記録紙にデジタルサインの入力画面の位置の一例を示す図、（Ｃ）は画像形成装置の表示部に表示されたワークフローが承認済み文書であることを示す図である。
【図１６】承認者がマニュアルサインとデジタルサインの両方を行うことで文書の承認がされるワークフローの流れを示す図である。
【図１７】（Ａ）は画像形成装置の表示部に表示された承認可否選択画面の一例を示す図、（Ｂ）は承認者が記録紙にデジタルサインの入力画面の位置の一例を示す図、（Ｃ）はマニュアルサインされた記録紙をスキャンすることを示す図、（Ｄ）は画像形成装置の表示部に表示されたワークフローが承認済み文書であることを示す図である。
【図１８】第２実施形態の文書承認管理システムにおける画像形成装置と文書管理サーバーの主要内部構成例を示す機能ブロック図である。
【発明を実施するための形態】
【０００９】
以下、本発明の第１実施形態の画像形成装置について図面を参照して詳細に説明する。
【００１０】
図１は、本発明の第１実施形態にかかる文書承認管理システムの外観を示す図である。第１実施形態の文書承認管理システム２００は、画像形成装置１と文書管理サーバー２０２とメールサーバー２０３とがネットワークを介して接続されている。また、承認者の端末装置２０１は、ネットワークを介して画像形成装置１と接続されている。
【００１１】
文書管理サーバー２０２は、例えば、文書の管理を自動化するデジタルワークフローを作成する機能を有するサーバーである。
【００１２】
メールサーバー２０３は、ネットワーク内で、利用者宛の電子メールを管理したり、利用者が送信した電子メールを他のネットワークに配送したりする機能を有するサーバーである。
【００１３】
端末装置２０１は、例えば、ノート型コンピューター、タブレット型コンピューター、デスクトップ型コンピューターなどの端末装置であって、表示部２２２と、通信部２２４と、図示しない制御ユニットとを備えている。これらの構成要素は、互いにバスを通じてデータ又は信号の送受信が可能とされている。例えば、端末装置２０１には、画像形成装置１との間でメールを送受信するための通信アプリケーションがインストールされている。
【００１４】
表示部２２２は、液晶ディスプレイ（ＬＣＤ：Liquid Crystal Display）や有機ＥＬ（ＯＬＥＤ：Organic Light-Emitting Diode）などから構成される。
【００１５】
通信部２２４は、不図示のＬＡＮチップなどの通信モジュールを備える通信インターフェイスである。通信部２２４は、画像形成装置１との通信機能を有する。
【００１６】
次に、画像形成装置１について図面を参照して説明する。画像形成装置１は、例えば、コピー機能、プリンター機能、スキャナー機能、及びファクシミリ機能のような複数の機能を兼ね備えた複合機である。
【００１７】
図１に示すように、画像形成装置１は、装置本体２と、装置本体２の上方に配置された画像読取部５と、画像読取部５と装置本体２との間に設けられた連結部３とから構成される。
【００１８】
画像形成装置１の外郭を構成する筐体７には、画像形成装置１の様々な機能を実現するための複数の構成機器が収容されている。例えば、筐体７には、画像読取部５、画像形成部１２（図２）、定着部１３（図２）、給紙部３０等が収容されている。
【００１９】
画像読取部５は、原稿搬送部６と、原稿搬送部６により搬送されてくる原稿又は不図示のコンタクトガラスに載置された原稿を光学的に読み取るスキャナーとを有するＡＤＦ（Auto Document Feeder）である。画像形成装置１が画像読取動作を行う場合、画像読取部５は、原稿搬送部６により搬送されてくる原稿又は不図示のコンタクトガラスに載置された原稿を１枚ずつ読み取ることで、原稿の画像を取得する。
【００２０】
画像形成部１２は、感光体ドラム、帯電装置、露光装置、現像装置、及び転写装置を備え、画像読取部５によって読み取られた画像や、ネットワーク接続された複数の端末装置２０１、文書管理サーバー２０２、メールサーバー２０３などや他のファクシミリ装置から送られてくる印刷データを用いて、給紙部３０から供給される記録紙に画像を形成（印刷）する。画像形成済みの記録紙は定着部１３による定着処理を受けた後、排出トレイ４に排出される。
【００２１】
操作部４７は、ユーザーにより操作されるものである。操作部４７は、例えば、画像形成装置１により可能な機能の実行を指示するためのスタートキーやユーザー（操作者）の操作を確定させる決定キー（エンターキー）、更に、数値入力を行うための数値入力キー等を備える。
【００２２】
また、操作部４７は、ユーザーへの操作案内等を表示する表示部４７３を備えている。表示部４７３はタッチパネルになっており、ユーザーは表示部４７３に表示される画像やアイコンに触れることで画像形成装置１を操作することができる。
【００２３】
次に、画像形成装置１の構成を説明する。図２は、第１実施形態の画像形成装置の主要内部構成例を示すブロック図である。
【００２４】
画像形成装置１は、制御ユニット１０を備える。制御ユニット１０は、プロセッサー、ＲＡＭ(Random Access Memory）、及びＲＯＭ（Read Only Memory）などから構成される。プロセッサーは、ＣＰＵ（Central Processing Unit）、ＭＰＵ(Micro-Processing Unit）、又はＡＳＩＣ（Application Specific Integrated Circuit）等である。
【００２５】
画像読取部５は、制御ユニット１０による制御の下、光照射部及びＣＣＤセンサー等を有する読取機構を備える。画像読取部５は、光照射部により原稿を照射し、その反射光をＣＣＤセンサーで受光することにより、原稿から画像を読み取る。
【００２６】
画像処理部３１は、画像読取部５で読み取られた原稿画像を、必要に応じて画像処理する。例えば、画像処理部３１は、画像読取部５により読み取られた画像が画像形成部１２により画像形成された後の品質を向上させるために、シェーディング補正等の予め定められた画像処理を行う。
【００２７】
画像メモリー３２は、画像読取部５による読取で得られた原稿画像を一時的に記憶したり、画像形成部１２による画像形成の対象となる画像を一時的に保存したりする領域である。
【００２８】
画像形成部１２は、画像読取部５で読み取られた原稿画像、ネットワーク接続された端末装置２０１等から受信した印刷データ等の画像形成を行う。
【００２９】
定着部１３は、画像形成部１２の画像形成処理により表面に画像（トナー像）が形成された記録紙を加熱し、熱圧着により当該画像を記録しに定着させる定着処理を行う。
【００３０】
操作部４７は、画像形成装置１が実行可能な各種動作及び処理についてユーザーからの指示を受け付ける。操作部４７は、ユーザーへの操作案内等を表示する表示部４７３を備えている。
【００３１】
ファクシミリ通信部７１は、図略の符号化／復号化部、変復調部及びＮＣＵ（Network Control Unit）を備え、公衆電話回線網を用いてのファクシミリの送受信を行うものである。
【００３２】
ネットワークインターフェイス部９１は、ＬＡＮボード等の通信モジュールから構成され、当該ネットワークインターフェイス部９１に接続されたＬＡＮ等を介して、端末装置２０１と種々のデータの送受信を行う。
【００３３】
電子メール通信部９５は、当該電子メール通信部９５に接続されたＬＡＮ等を介して、承認者の端末装置２０１に電子メールを送信する。
【００３４】
ＨＤＤ（Hard Disk Drive）９２は、各種のデータやプログラム、画像読取部５によって読み取られた原稿画像等を記憶する大容量の記憶装置である。また、ＨＤＤ９２は、予めユーザー（申請者、承認者など）の認証情報を記憶する認証情報記憶部９２Ａを備えている。
【００３５】
駆動モーター７０は、画像形成部１２や定着部１３等における各回転部材及び搬送ローラー対等に回転駆動力を付与する駆動源である。
【００３６】
制御ユニット１０は、制御部１００と、文字認識部１０１と、ワークフロー情報取得部１０２と、コード画像作成部１０３と、生成部１０４と、ワークフロー作成部１０５と、認証部１０６と、読出制御部１０７と、承認受付部１０８と、署名付き画像取得部１０９とを備える。
【００３７】
制御ユニット１０は、ＨＤＤ９２に記憶された文書管理制御プログラムが上記プロセッサーで実行されることにより、制御部１００と、文字認識部１０１と、ワークフロー情報取得部１０２と、コード画像作成部１０３と、生成部１０４と、ワークフロー作成部１０５と、認証部１０６と、読出制御部１０７と、承認受付部１０８と、署名付き画像取得部１０９として機能する。なお、制御ユニット１０の上記の各構成要素は、前述の制御プログラムに基づく動作によらず、それぞれハード回路により構成されてもよい。
【００３８】
制御部１００は、画像形成装置１の全体的な動作制御を司る。また、制御部１００は、画像読取部５、原稿搬送部６、画像処理部３１、画像メモリー３２、画像形成部１２、定着部１３、操作部４７、表示部４７３、ファクシミリ通信部７１、ネットワークインターフェイス部９１、電子メール通信部９５、及びＨＤＤ（ハードディスクドライブ）９２等と接続され、これら各部の駆動制御を行う。
【００３９】
画像読取部５は、申請者によりワークフローの作成指示（後述する図３のＳ１３）を受け付けた場合に、申請者が承認者に対して承認を求める文書の画像を取得する。例えば、画像読取部５は、原稿搬送部６により搬送されてくる原稿（申請者がセットした文書）又は不図示のコンタクトガラスに載置された原稿（申請者がセットした文書）を１枚ずつ読み取ることで、申請者が承認者に対して承認を求める文書の画像を取得する。なお、画像読取部５は、特許請求の範囲における画像取得部の一例となる。
【００４０】
文字認識部１０１は、画像読取部５が取得した画像に含まれる予め定められた領域内の文字を文字認識する。例えば、文字認識部１０１は、既知のＯＣＲ処理を行って、画像読取部５が取得した画像における予め定められた領域内の文字と一致するテキスト文字（テキストデータ）を取得する。このようにして、文字認識部１０１は、画像読取部５が取得した画像の領域内の文字を文字認識する。
【００４１】
ワークフロー情報取得部１０２は、文字認識部１０１が文字認識した文字情報の中からワークフロー情報を取得する。このワークフロー情報としては、承認者（つまり、承認者の氏名）、文書のタイトル、承認者の電子メールアドレス、承認者による署名の種類などが含まれる。この承認者による署名の種類としては、承認者が手書き署名するマニュアルサインと、承認者が署名データ（例えばパスワード）を入力するデジタルサインと、その両方のサインとがある。
【００４２】
コード画像作成部１０３は、ワークフロー情報取得部１０２が取得したワークフロー情報と、画像読取部５が取得した画像を特定するための画像特定情報とを符号化したコード画像（例えば、ＱＲコード（登録商標））を作成する。本実施形態では、コード画像は、ＪＳＯＮ形式のテキストＱＲコード（登録商標）としており、ワークフロー情報と文書内容が大きくなった場合でも、適切にコード画像を生成することができる。なお、コード画像は、ＪＳＯＮ形式以外の形式としてもよいし、ＱＲコード（登録商標）以外の二次元コード等としてもよい。
【００４３】
生成部１０４は、コード画像作成部１０３が作成したコード画像を画像読取部５が取得した画像に付したコード画像付き画像を生成する。例えば、生成部１０４は、画像読取部５が取得した画像上の予め定められた位置（例えば、左下など）に、コード画像を配置する。
【００４４】
ワークフロー作成部１０５は、生成部１０４が生成したコード画像付き画像と、ワークフロー情報取得部１０２が取得したワークフロー情報とを紐付けたワークフローを作成する。
【００４５】
ネットワークインターフェイス部９１は、ワークフロー作成部１０５が作成したワークフローのコード画像付き画像を文書管理サーバー２０２に出力する。なお、ネットワークインターフェイス部９１は、特許請求の範囲における出力部の一例となる。
【００４６】
電子メール通信部９５は、コード画像を添付した電子メールを、ワークフロー情報に含まれる承認者の電子メールアドレスを送信宛先としてメールサーバー２０３に送信する。
【００４７】
認証情報記憶部９２Ａは、ユーザー（申請者、承認者など）の認証情報を予め記憶している。本実施の形態では、認証情報記憶部９２Ａは、使用許可ユーザーとしての各ユーザー名Ｎ００１、Ｎ００２、Ｎ００３、Ｎ００４等と、各パスワードＡＢＣ、ＤＥＦ、ＧＨＩ、ＪＫＬ等と、各ユーザー名のメールアドレス（例えば、aaa@aaa.com、bbb@bbb.com、ccc@ccc.com、ddd@ddd.com等）とが一対一に対応して記憶されている。
【００４８】
認証部１０６は、電子メールを受信した承認者が操作部４７に入力した入力情報と、認証情報記憶部９２Ａに予め記憶された承認者の認証情報とが一致するか否かを判断し、当該一致が判断された場合に承認者によるログインであると判断する。
【００４９】
読出制御部１０７は、受信した電子メールに添付されたコード画像の読み取りがあった場合、又は、認証部１０６にて承認者によるログインであると判断された状態においてコード画像付き画像についての印刷指示を受け付けた場合に、文書管理サーバー２０２に保管されたコード画像付き画像を読み出す。
【００５０】
画像形成部１２は、読出制御部１０７により読み出されたコード画像付き画像を記録紙に画像形成する。
【００５１】
承認受付部１０８は、認証部１０６にて承認者によるログインであると判断された場合に、画像形成部１２によりコード画像付き画像が画像形成された記録紙の内容についての承認の可否を受け付ける。
【００５２】
署名付き画像取得部１０９は、承認受付部１０８において承認可を受け付けた場合に、画像形成部１２によりコード画像付き画像が画像形成された記録紙に対して当該承認者が署名した署名付き画像を取得する。
【００５３】
ネットワークインターフェイス部９１は、署名付き画像取得部１０９が取得した署名付き画像を文書管理サーバー２０２に出力する。
【００５４】
電子メール通信部９５は、承認受付部１０８において承認の可否を受け付けた場合に、当該承認の可否を通知する電子メールを、ワークフロー情報に含まれる申請者の電子メールアドレスを送信宛先としてメールサーバー２０３に送信する。
【００５５】
ここで、申請者によるログインについて説明する。認証部１０６は、申請者が操作部４７に入力した入力情報と、認証情報記憶部９２Ａに予め記憶された認証情報とが一致するか否かを判断し、当該一致が判断された場合に申請者によるログインであると判断する。
【００５６】
ワークフロー作成部１０５は、認証部１０６にて当該申請者によるログインであると判断され、かつ、申請者によりワークフローの作成指示を受け付けた場合に、生成部１０４が生成したコード画像付き画像とワークフロー情報取得部１０２が取得したワークフロー情報とを紐付けたワークフローを作成する。
【００５７】
これにより、申請者による正規のログインがあり、かつ、申請者によるワークフローの作成指示を受け付けた場合に、コード画像付き画像についてのワークフローが作成されるので、申請者によるワークフローの作成についてのセキュリティを向上させることができる。
【００５８】
文書管理サーバー２０２は、図２に示すように、文書のステータスを管理するステータス管理部２０２Ａを備える。
【００５９】
ステータス管理部２０２Ａは、文書管理サーバー２０２に保管されたコード画像付き画像が画像形成部１２にて記録紙に画像形成されると、当該コード画像付き画像にかかる文書のステータスを審査中に更新し、承認受付部１０８において承認可を受け付けた場合に、当該文書のステータスを承認済みに更新し、承認受付部１０８において承認の拒否を受け付けた場合に、当該文書のステータスを拒否済みに更新する。この構成によれば、文書のステータスが、審査中、承認済み、拒否済みに更新されるので、最新の文書のステータスを把握することができる。つまり、ワークフローの進行状況を把握することができる。
【００６０】
署名付き画像取得部１０９は、（１）コード画像が承認者による署名の種類としてマニュアルサインを示す場合には、画像読取部５にて取得された画像（つまり、コード画像付き画像が画像形成された記録紙に対して当該承認者が手書きで署名した署名後記録紙の画像）を、署名付き画像として取得する。
【００６１】
署名付き画像取得部１０９は、（２）コード画像が承認者による署名の種類としてデジタルサインを示す場合には、当該承認者が操作部４７に入力した署名データ（例えばパスワード）が認証情報記憶部９２Ａに予め記憶された正しい署名データ（例えばパスワード）と一致すると判定されると、コード画像付き画像にデジタル署名を示す情報を付加した画像を、署名付き画像として取得する。
【００６２】
署名付き画像取得部１０９は、（３）コード画像が承認者による署名の種類としてマニュアルサイン及びデジタルサインの両方を示す場合には、当該承認者が操作部４７に入力した署名データ（例えばパスワード）が認証情報記憶部９２Ａに予め記憶された正しい署名データ（例えばパスワード）と一致すると判定されると、画像読取部５にて取得された画像（つまり、コード画像付き画像が画像形成された記録紙に対して当該承認者が手書きで署名した署名後記録紙の画像）にデジタル署名を示す情報を付加した画像を、署名付き画像として取得する。
【００６３】
上記構成によれば、申請者は、承認者に対して署名の種類を指定することができ、承認者の役職などに応じたセキュアの構築を図ることができる。また、承認を求める文書の内容、種類、重要度に応じて承認者に対して署名の種類を指定することができ、セキュリティの向上を図ることができる。
【００６４】
次に、第１実施形態の文書承認管理システム２００における文書承認管理処理を、図３〜図５に示すフローチャートなどを参照して説明する。
【００６５】
まず、申請者は、表示部４７３に表示された図７（Ａ）に示す文書管理アプリケーションの選択ボタンＫ１をタッチ操作する。表示部４７３のタッチパネルによるタッチ機能により、文書管理アプリケーションの選択ボタンＫ１のタッチ操作を示す検出信号が制御部１００に出力され、制御部１００は、かかる検出信号に基づいて文書管理アプリケーションを起動する（図３のＳ１１）。そして、制御部１００は、図７（Ｂ）に示す認証情報入力画面を表示部４７３に表示させる。
【００６６】
申請者は、表示部４７３に表示された図７（Ｂ）に示す認証情報入力画面におけるユーザー名入力欄Ｋ２を選択した状態で、英数字のボタン群Ｋ４をタッチ操作して、ユーザー名を入力する。続いて、申請者は、パスワード入力欄Ｋ３を選択した状態で、英数字のボタン群Ｋ４をタッチ操作して、パスワードを入力する。そして、申請者は、ＯＫボタンＫ５をタッチ操作する。表示部４７３のタッチパネルによるタッチ機能により、ユーザー名入力欄Ｋ２及びパスワード入力欄Ｋ３の各入力情報と、ＯＫボタンＫ５のタッチ操作を示す検出信号とが制御部１００に出力され、制御部１００は、かかる検出信号に基づいて、ユーザー名入力欄Ｋ２及びパスワード入力欄Ｋ３の各入力情報を認証部１０６に出力する。
【００６７】
認証部１０６は、申請者が操作部４７の表示部４７３に入力したユーザー名とパスワードとを受け付ける（Ｓ１２）。認証部１０６は、申請者が操作部４７の表示部４７３に入力した入力情報と、認証情報記憶部９２Ａに予め記憶されたユーザーの認証情報とが一致するか否かを判断し、一致すると判断された場合に申請者による正規のログインであると判断する（Ｓ１２「ＹＥＳ」、図６に示す矢印Ｙ１参照）。なお、一致しないと判断された場合には（Ｓ１２「ＮＯ」）、Ｓ１２に戻る。ここで、予め定められた入力回数を超えて一致しないと判断された場合には、制御部１００は本処理を終了させるようにしてもよい。
【００６８】
申請者による正規のログインであると判断された場合（Ｓ１２「ＹＥＳ」）には、制御部１００は、ワークフロー作成の選択画面（図８（Ａ）参照）を表示部４７３に表示させる。
【００６９】
申請者は、表示部４７３に表示された図８（Ａ）に示すワークフロー作成の選択ボタンＫ７をタッチ操作する。表示部４７３のタッチパネルによるタッチ機能により、ワークフロー作成の選択ボタンＫ７のタッチ操作を示す検出信号が制御部１００に出力され、制御部１００は、かかる検出信号に基づいてワークフロー作成指示を受け付ける（図３のＳ１３「ＹＥＳ」）。なお、図８（Ａ）に示すワークフロー作成の選択ボタンＫ７のタッチ操作が無い場合には（Ｓ１３「ＮＯ」）、制御部１００は本処理を終了させる。
【００７０】
画像読取部５は、制御部１００による制御の下で、申請者が承認者に対して承認を求める文書の画像をスキャンすることで取得する（Ｓ１４、図６に示す矢印Ｙ２参照）。すなわち、画像読取部５は、申請者によりワークフローの作成指示（図３のＳ１３）を受け付けた場合に、申請者が承認者に対して承認を求める文書の画像を取得する。
【００７１】
文字認識部１０１は、画像読取部５が取得した画像に含まれる予め定められた領域内の文字を文字認識する（Ｓ１５）。当該予め定められた領域については、図９（Ａ）及び図９（Ｂ）に示すように、事前に設定することが可能となっている。
【００７２】
具体的には、制御部１００は、承認を求める文書の画像が画像読取部５において取得されると、図９（Ａ）に示すワークフロー情報の設定画面を、表示部４７３に表示させる。申請者が、承認者の領域を設定する設定欄Ｋ１１をタッチ操作する。表示部４７３のタッチパネルによるタッチ機能により、設定欄Ｋ１１のタッチ操作を示す検出信号が制御部１００に出力され、制御部１００は、かかる検出信号に基づいて、図９（Ｂ）に示す承認を求める文書のスキャン画像の先頭ページ画像を、表示部４７３に表示させる。申請者は、承認者氏名欄を含む領域Ａ４をタッチ操作により設定し、制御部１００は、スキャン画像の先頭ページ画像における領域Ａ４を、文字認識部１０１による文字認識対象領域に設定する。承認者の追加がある場合には、追加欄Ｋ１５のタッチ操作がされることにより、制御部１００は、追加の承認者氏名欄を含む領域Ａ４の追加を受け付ける。
【００７３】
上記と同様に、図９（Ａ）に示すタイトルの領域を設定する設定欄Ｋ１２のタッチ操作がされると、制御部１００は、タイトルを含む領域Ａ１（図９（Ｂ）参照）を、文字認識部１０１による文字認識対象領域に設定する。また、図９（Ａ）に示す承認者の送信アドレスの領域を設定する設定欄Ｋ１３のタッチ操作がされると、制御部１００は、承認者の送信アドレスを含む領域Ａ２（図９（Ｂ）参照）を、文字認識部１０１による文字認識対象領域に設定する。また、図９（Ａ）に示す署名の種類の領域を設定する設定欄Ｋ１４のタッチ操作がされ、マニュアルサインのみ、又は、マニュアルサイン及びデジタルサインの両方が選択された場合には、制御部１００は、署名欄を含む領域Ａ３（図９（Ｂ）参照）を、文字認識部１０１による文字認識対象領域に設定する。また、デジタルサインのみが選択された場合には、制御部１００は、署名欄を含む領域Ａ３（図９（Ｂ）参照）を、文字認識部１０１による文字認識対象領域に設定しない。
【００７４】
なお上記では、文字認識部１０１による文字認識対象領域を適宜に設定できるようになっているが、文字認識部１０１による文字認識対象領域が予め定められた専用の用紙を用い、文字認識部１０１が、ＨＤＤ９２に予め記憶された当該専用の用紙における文字認識対象領域を示す情報を読み出し、文字認識対象領域を特定し、この文字認識対象領域（領域Ａ１〜Ａ４など）内の文字を文字認識するようにしてもよい。
【００７５】
ワークフロー情報取得部１０２は、文字認識部１０１が文字認識した文字情報の中から、承認者（つまり、承認者の氏名）、文書のタイトル、承認者の電子メールアドレス、承認者による署名の種類（マニュアルサインのみ、デジタルサインのみ、その両方のサイン）などのワークフロー情報を取得する（Ｓ１６）。
【００７６】
コード画像作成部１０３は、ワークフロー情報取得部１０２が取得したワークフロー情報と、画像読取部５が取得した画像を特定するための画像特定情報とを符号化したコード画像（例えば、ＱＲコード（登録商標））を作成する（Ｓ１７、図６に示す矢印Ｙ３参照）。生成部１０４は、コード画像作成部１０３が作成したコード画像を画像読取部５が取得した画像に付したコード画像付き画像を生成する（図６に示す矢印Ｙ４参照）。
【００７７】
ワークフロー作成部１０５は、生成部１０４が生成したコード画像付き画像と、ワークフロー情報取得部１０２が取得したワークフロー情報とを紐付けたワークフローを作成する（Ｓ１８）。
【００７８】
ネットワークインターフェイス部９１は、ワークフロー作成部１０５が作成したワークフローのコード画像付き画像を文書管理サーバー２０２に出力する（Ｓ１９、図６に示す矢印Ｙ５参照）。
【００７９】
上述したＳ１１〜Ｓ１８の処理により、図８（Ｂ）に示すように、文書管理アプリケーションが起動された画像形成装置１に申請者による文書をセットし、かかる文書をスキャンすることで、当該文書の画像が取得される。そして、ワークフロー情報取得部１０２は、文字認識部１０１が文字認識した文字情報の中からワークフロー情報を取得する。コード画像作成部１０３は、ワークフロー情報取得部１０２が取得したワークフロー情報と、画像読取部５が取得した画像を特定するための画像特定情報とを符号化したコード画像を作成する。生成部１０４は、コード画像作成部１０３が作成したコード画像を画像読取部５が取得した画像に付したコード画像付き画像を生成する。ワークフロー作成部１０５は、生成部１０４が生成したコード画像付き画像と、ワークフロー情報取得部１０２が取得したワークフロー情報とを紐付けたワークフローを作成する。このようにして、ワークフローが生成され、開始される。
【００８０】
図３に戻って、上記Ｓ１９のあと、電子メール通信部９５は、コード画像を添付した電子メールを、ワークフロー情報に含まれる承認者の電子メールアドレスを送信宛先としてメールサーバー２０３に送信する（Ｓ２０、図６に示す矢印Ｙ６参照）。
【００８１】
図１０（Ａ）に示すように、電子メールを受信した承認者は、電子メールに添付されたコード画像を画像形成装置１で印刷し、当該印刷されたコード画像の印刷物を画像形成装置１の画像読取部５によりスキャンすることで、文書管理サーバー２０２に保管されているコード画像付き画像、つまり、申請者が承認を求める文書の画像を記録紙に印刷し、コード画像付き画像の印刷物に対して承認者が署名し、署名後記録紙の画像を画像読取部５によりスキャンし、署名後記録紙の画像を取得し、文書管理サーバー２０２に保管するとともに、当該文書のステータスを承認済みに更新することが可能となっている。以下に詳細に説明する。
【００８２】
電子メールを受信した端末装置２０１の承認者は、電子メールに添付されたコード画像を画像形成装置１に印刷させる。そして、承認者は、コード画像の印刷物を、原稿搬送部６又は不図示のコンタクトガラスにセットする。そして、承認者は、表示部４７３に表示された図７（Ａ）に示すコード画像スキャンの選択ボタンＫ８をタッチ操作する。表示部４７３のタッチパネルによるタッチ機能により、コード画像スキャンの選択ボタンＫ８のタッチ操作を示す検出信号が制御部１００に出力され、制御部１００は、かかる検出信号に基づいて画像読取部５によるコード画像の印刷物のスキャンを開始させる（図４のＳ２１、図６に示す矢印Ｙ７参照）。そして、制御部１００は、図１０（Ｂ）に示す選択画面を表示部４７３に表示させる。
【００８３】
承認者は、表示部４７３に表示された図１０（Ｂ）に示すコード画像付き画像の印刷を指示するボタンＫ２１をタッチ操作する（図４のＳ２２「ＹＥＳ」）。表示部４７３のタッチパネルによるタッチ機能により、ボタンＫ２１のタッチ操作を示す検出信号が制御部１００に出力され、制御部１００は、読出制御部１０７に読み出しを指示する。読出制御部１０７は、文書管理サーバー２０２に保管されたコード画像付き画像を読み出す（Ｓ２３、図６に示す矢印Ｙ８参照）。そして、画像形成部１２は、読出制御部１０７により読み出されたコード画像付き画像を記録紙に画像形成する（Ｓ２４）。そして、ステータス管理部２０２Ａは、文書管理サーバー２０２に保管されたコード画像付き画像が画像形成部１２にて記録紙に画像形成されると、当該コード画像付き画像にかかる文書のステータスを審査中に更新する（Ｓ２５）。
【００８４】
承認者は、表示部４７３に表示された図１０（Ｂ）に示す文書管理サーバーにログインを指示するボタンＫ２２をタッチ操作する。表示部４７３のタッチパネルによるタッチ機能により、ボタンＫ２２のタッチ操作を示す検出信号が制御部１００に出力され、制御部１００は、かかる検出信号に基づいて、図１１（Ａ）に示す承認者の認証情報入力画面を表示部４７３に表示させる。
【００８５】
承認者は、表示部４７３に表示された図１１（Ａ）に示す承認者の認証情報入力画面におけるユーザーネーム欄Ｋ２３を選択して、当該承認者のユーザー名を入力する。続いて、承認者は、パスワード入力欄Ｋ２４を選択して、パスワードを入力する。そして、承認者は、ＯＫボタンＫ２５をタッチ操作する。表示部４７３のタッチパネルによるタッチ機能により、ユーザーネーム欄Ｋ２３及びパスワード入力欄Ｋ２４の各入力情報と、ＯＫボタンＫ２５のタッチ操作を示す検出信号とが制御部１００に出力され、制御部１００は、かかる検出信号に基づいて、ユーザーネーム欄Ｋ２３及びパスワード入力欄Ｋ２４の各入力情報を認証部１０６に出力する。
【００８６】
認証部１０６は、承認者が操作部４７の表示部４７３に入力したユーザー名とパスワードとを受け付ける（Ｓ２６）。認証部１０６は、承認者が操作部４７の表示部４７３に入力した入力情報と、認証情報記憶部９２Ａに予め記憶されたユーザーの認証情報とが一致するか否かを判断し、一致すると判断された場合に承認者による正規のログインであると判断する（Ｓ２６「ＹＥＳ」、図６に示す矢印Ｙ９参照）。なお、一致しないと判断された場合には（Ｓ２６「ＮＯ」）、制御部１００は本処理を終了させる。
【００８７】
承認者による正規のログインであると判断されると（Ｓ２６「ＹＥＳ」）、制御部１００は、図１１（Ｂ）に示すワークフロー選択画面を表示部４７３に表示させる。承認者は、表示部４７３に表示された図１１（Ｂ）に示すワークフロー選択画面においてワークフローＷＦ１の選択欄Ｋ２６をタッチ操作する。表示部４７３のタッチパネルによるタッチ機能により、選択欄Ｋ２６のタッチ操作を示す検出信号が制御部１００に出力され、制御部１００は、かかる検出信号に基づいて、図１３（Ａ）に示す承認可否選択画面を表示部４７３に表示させる。なお、図１３（Ａ）に示す承認可否選択画面の表示領域Ａ１１には、ワークフローＷＦ１についての文書のステータス、追加事項、詳細内容が表示されており、制御部１００は、これらのタッチ操作に基づいて、各内容を表示部４７３に表示させる。
【００８８】
承認者は、コード画像付き画像が画像形成された記録紙の内容、つまり、申請者が承認を求める文書の内容について承認する場合には、表示部４７３に表示された図１３（Ａ）に示す承認の選択ボタンＫ３１をタッチ操作する（Ｓ２７「ＹＥＳ」）。表示部４７３のタッチパネルによるタッチ機能により、選択ボタンＫ３１のタッチ操作を示す検出信号が制御部１００に出力され、制御部１００は、かかる検出信号に基づいて、承認者による署名の種類を判定する署名種類判定処理を実行する（Ｓ２８）。
【００８９】
ここで、署名種類判定処理について図５を用いて説明する。図５は、署名種類判定処理の一例を示すフローチャートである。署名付き画像取得部１０９は、上記Ｓ２１において画像読取部５がコード画像の印刷物をスキャンすることで取得された当該コード画像が、マニュアルサインを示すか否かを判定する（Ｓ４１）。例えば、署名付き画像取得部１０９は、当該コード画像に含まれるワークフロー情報のうち、署名の種類を示すワークフロー情報が、マニュアルサインのみ、デジタルサインのみ、及び両方のサインの何れを示すかにより、署名の種類を判定する。
【００９０】
署名付き画像取得部１０９にて当該コード画像がマニュアルサインのみを示すと判定された場合（Ｓ４１「ＹＥＳ」）、制御部１００は、画像読取部５が署名後記録紙をスキャンするよう制御する（Ｓ４２）。具体的には、承認者は、図１３（Ｂ）に示すように、コード画像付き画像が画像形成された記録紙に対して、マニュアルサインによる署名を行う。そして、署名後記録紙が原稿搬送部６又は不図示のコンタクトガラスにセットされると、画像読取部５が署名後記録紙のスキャンを開始する。図１３（Ｃ）に示すように、署名付き画像取得部１０９は、署名後記録紙の画像を画像読取部５にてスキャンすることで署名付き画像を取得する（Ｓ４３）。つまり、図１２に示すようにコード画像がマニュアルサインのみを示す場合には、画像形成部１２がコード画像付き画像を記録紙に画像形成し、承認者が当該記録紙の内容を承認する場合に当該記録紙に承認者がマニュアルサインをし（図６に示す矢印Ｙ１０参照）、署名付き画像取得部１０９が署名後記録紙を画像読取部５にてスキャンして署名付き画像を取得し、文書のステータスを承認済みに更新するとともに、署名付き画像を文書管理サーバー２０２に保管する。
【００９１】
一方、署名付き画像取得部１０９は、当該コード画像がマニュアルサインのみでないと判定された場合（Ｓ４１「ＮＯ」）、当該コード画像がデジタルサインのみを示すか否かを判定する（Ｓ４４）。署名付き画像取得部１０９にて当該コード画像がデジタルサインのみを示すと判定された場合（Ｓ４４「ＹＥＳ」）、制御部１００は、表示部４７３の図１５（Ｂ）に示すデジタルサインの入力画面におけるデジタルサイン入力欄Ｋ４１に対して承認者がタッチ操作で入力した署名データ（例えばパスワード）と、認証情報記憶部９２Ａに予め記憶された正しい署名データ（例えばパスワード）とが一致するか否かを判定する（Ｓ４５）。制御部１００にて署名データの一致が判定されると（Ｓ４５「ＹＥＳ」）、署名付き画像取得部１０９は、コード画像付き画像にデジタル署名を示す情報を付加した画像を署名付き画像として取得する（Ｓ４６）。ところで、制御部１００にて署名データが一致しないと判定された場合には（Ｓ４５「ＮＯ」）、Ｓ４５に戻る。ここで、予め定められたデジタルサイン入力回数を超えて一致しないと判断された場合には、制御部１００は本処理を終了させるようにしてもよい。つまり、図１４に示すようにコード画像がデジタルサインのみを示す場合には、画像形成部１２がコード画像付き画像を記録紙に画像形成し、承認者が当該記録紙の内容を承認する場合に画像形成装置１の操作部４７の表示部４７３に承認者がデジタルサインをし、署名付き画像取得部１０９がコード画像付き画像にデジタル署名を示す情報を付加した画像を署名付き画像として取得し、文書のステータスを承認済みに更新するとともに、署名付き画像を文書管理サーバー２０２に保管する。
【００９２】
他方、署名付き画像取得部１０９は、当該コード画像がデジタルサインのみでないと判定された場合（Ｓ４４「ＮＯ」）、当該コード画像がマニュアルサインとデジタルサインとの両方を示すか否かを判定する（Ｓ４７）。署名付き画像取得部１０９にて当該コード画像がマニュアルサインとデジタルサインとの両方を示すと判定された場合（Ｓ４７「ＹＥＳ」）、制御部１００は、表示部４７３の図１７（Ｂ）に示すデジタルサインの入力画面におけるデジタルサイン入力欄Ｋ４１に対して承認者がタッチ操作で入力した署名データ（例えばパスワード）と、認証情報記憶部９２Ａに予め記憶された正しい署名データ（例えばパスワード）とが一致するか否かを判定する（Ｓ４８）。制御部１００にて署名データの一致が判定されると（Ｓ４８「ＹＥＳ」）、Ｓ４２に進む。制御部１００は、画像読取部５が署名後記録紙をスキャンするよう制御し（Ｓ４２）、図１７（Ｃ）に示すように、署名付き画像取得部１０９は、署名後記録紙を画像読取部５にてスキャンすることで署名付き画像を取得する（Ｓ４３）。つまり、図１６に示すようにコード画像がマニュアルサインとデジタルサインの両方を示す場合には、画像形成部１２がコード画像付き画像を記録紙に画像形成し、承認者が当該記録紙の内容を承認する場合に当該記録紙に承認者がマニュアルサインをし、更に、承認者が画像形成装置１の操作部４７の表示部４７３にデジタルサインをし、署名付き画像取得部１０９が署名後記録紙を画像読取部５にてスキャンして署名付き画像を取得し、文書のステータスを承認済みに更新するとともに、署名付き画像を文書管理サーバー２０２に保管する。
【００９３】
そして、Ｓ４３のあと、又は、Ｓ４６のあと、制御部１００はこの署名種類判定処理を終了させる。
【００９４】
図４に戻って、ネットワークインターフェイス部９１は、署名付き画像取得部１０９が取得した署名付き画像を文書管理サーバー２０２に出力する（Ｓ２９、図６に示す矢印Ｙ１１参照）。そして、ステータス管理部２０２Ａは、文書のステータスを承認済みに更新する（Ｓ３０）。制御部１００は、マニュアルサインのみの場合には図１３（Ｄ）に示す領域Ａ１２に文書のステータスが「承認済み」であることを表示させ、デジタルサインのみの場合には図１５（Ｃ）に示す領域Ａ１３に文書のステータスが「承認済み」であることを表示させ、マニュアルサインとデジタルサインの両方の場合には図１７（Ｄ）に示す領域Ａ１３に文書のステータスが「承認済み」であることを表示させる。
【００９５】
そして、電子メール通信部９５は、承認受付部１０８において承認可を受け付けた場合に、当該承認可を通知する電子メールを、ワークフロー情報に含まれる申請者の電子メールアドレスを送信宛先としてメールサーバー２０３に送信する（Ｓ３１）。そして、Ｓ３１のあと、制御部１００は本処理を終了させる。
【００９６】
一方、承認者は、コード画像付き画像が画像形成された記録紙の内容、つまり、申請者が承認を求める文書の内容について承認を拒否する場合には、表示部４７３に表示された図１３（Ａ）に示す拒否の選択ボタンＫ３２をタッチ操作する（Ｓ２７「ＮＯ」）。表示部４７３のタッチパネルによるタッチ機能により、選択ボタンＫ３２のタッチ操作を示す検出信号が制御部１００に出力され、制御部１００は、かかる検出信号に基づいて、文書のステータスを拒否済みに更新する指示をステータス管理部２０２Ａに出力する。すなわち、ステータス管理部２０２Ａは、文書のステータスを承認済みに更新し、承認受付部１０８において承認の拒否を受け付けた場合に、当該文書のステータスを拒否済みに更新する（Ｓ３２）。そして、電子メール通信部９５は、承認受付部１０８において承認の拒否を受け付けた場合に、当該承認の拒否を通知する電子メールを、ワークフロー情報に含まれる申請者の電子メールアドレスを送信宛先としてメールサーバー２０３に送信する（Ｓ３３）。そして、Ｓ３３のあと、制御部１００は本処理を終了させる。
【００９７】
このように第１実施形態では、画像読取部５は、申請者によりワークフローの作成指示を操作部４７が受け付けた場合に、申請者が承認者に対して承認を求める文書の画像を取得する。文字認識部１０１は、画像読取部５が取得した画像に含まれる予め定められた領域内の文字を文字認識する。ワークフロー情報取得部１０２は、文字認識部１０１が文字認識した文字情報の中から、承認者の電子メールアドレスを含むワークフロー情報を取得する。コード画像作成部１０３は、ワークフロー情報取得部１０２が取得したワークフロー情報と、画像読取部５が取得した画像を特定するための画像特定情報とを符号化したコード画像を作成する。生成部１０４は、コード画像作成部１０３が作成したコード画像を画像読取部５が取得した画像に付したコード画像付き画像を生成する。ワークフロー作成部１０５は、生成部１０４が生成したコード画像付き画像とワークフロー情報取得部１０２が取得したワークフロー情報とを紐付けたワークフローを作成する。ネットワークインターフェイス部９１は、ワークフロー作成部１０５が作成したワークフローのコード画像付き画像を文書管理サーバー２０２に出力する。電子メール通信部９５は、コード画像を添付した電子メールを、ワークフロー情報に含まれる承認者の電子メールアドレスを送信宛先としてメールサーバー２０３に送信する。認証部１０６は、電子メールを受信した承認者が操作部４７に入力した入力情報と、認証情報記憶部９２Ａに予め記憶された認証情報とが一致するか否かを判断し、当該一致が判断された場合に承認者によるログインであると判断する。読出制御部１０７は、電子メールに添付されたコード画像の読み取りがあった場合、又は、認証部１０６にて承認者によるログインであると判断された状態においてコード画像付き画像についての印刷指示を受け付けた場合に、文書管理サーバー２０２に保管されたコード画像付き画像を読み出す。画像形成部１２は、読出制御部１０７により読み出されたコード画像付き画像を記録紙に画像形成する。承認受付部１０８は、認証部１０６にて承認者によるログインであると判断された場合に、画像形成部１２によりコード画像付き画像が画像形成された記録紙の内容についての承認の可否を受け付ける。署名付き画像取得部１０９は、承認受付部１０８において承認可を受け付けた場合に、画像形成部１２によりコード画像付き画像が画像形成された記録紙に対して当該承認者が署名した署名付き画像を取得する。ネットワークインターフェイス部９１は、署名付き画像取得部１０９が取得した署名付き画像を文書管理サーバー２０２に出力する。これにより、文書の承認プロセスを自動化するワークフローの作成を可能にすることができる。また、文書管理サーバー２０２には、コード画像付き画像と、署名付き画像（コード画像付き画像に承認者による署名がされた画像）とが保管されているので、ユーザー（申請者または承認者）はそれらを確認することができ、ワークフローの履歴を把握することができる。
【００９８】
また、承認を求めた文書についての承認の可否の結果が申請者に通知されるので、承認の可否の結果を迅速かつ的確に把握することができる。つまり、ワークフローの進行結果を迅速かつ把握することができる。
【００９９】
次に、第２実施形態に係る文書承認管理システム２００について、図１８を用いて説明する。図１８は、第２実施形態の文書承認管理システムにおける画像形成装置と文書管理サーバーの主要内部構成例を示す機能ブロック図である。
【０１００】
第２実施形態では、署名判定部１１０を更に備えている点が前述の第１実施形態とは異なるため、署名判定部１１０について説明する。なお、図２に示した構成と同じ構成については同符号を付して説明を省略する。
【０１０１】
署名判定部１１０は、コード画像付き画像が画像形成された記録紙に対して手書きで署名されたマニュアルサインと、認証情報記憶部９２Ａに予め記憶された当該承認者のマニュアルサインとが一致するか否かを判断する。
【０１０２】
署名付き画像取得部１０９は、（１）コード画像が承認者による署名の種類としてマニュアルサインを示す場合には、署名判定部１１０において一致すると判定されると、コード画像付き画像が画像形成された記録紙に対して当該承認者が手書きで署名した署名後記録紙の画像を、署名付き画像として取得し、署名判定部１１０において一致しないと判定されると、署名付き画像として取得せずに、承認受付部１０８における承認可を承認の拒否に変更させる。
【０１０３】
署名付き画像取得部１０９は、（２）コード画像が承認者による署名の種類としてデジタルサインを示す場合には、当該承認者が操作部４７に入力した署名データ（例えばパスワード）が認証情報記憶部９２Ａに予め記憶された正しい署名データ（例えばパスワード）と一致するときに、コード画像付き画像にデジタル署名を示す情報を付加した画像を署名付き画像として取得し、当該正しい署名データと一致しないと判定されると、署名付き画像として取得せずに、承認受付部１０８における承認可を承認の拒否に変更させる。
【０１０４】
署名付き画像取得部１０９は、（３）コード画像が承認者による署名の種類としてマニュアルサイン及びデジタルサインの両方を示す場合には、当該承認者が操作部４７に入力した署名データが認証情報記憶部９２Ａに予め記憶された正しい署名データと一致し、かつ、署名判定部１１０において一致すると判定されると、コード画像付き画像が画像形成された記録紙に対して当該承認者が手書きで署名した署名後記録紙の画像を、署名付き画像として取得し、署名判定部１１０において一致しないと判定された場合、又は、当該正しい署名データと一致しないと判定された場合に、署名付き画像として取得せずに、承認受付部１０８における承認可を承認の拒否に変更させる。
【０１０５】
上記第２実施形態によれば、記録紙に対して手書きで署名されたマニュアルサインが、予め記憶済みの承認者のマニュアルサインと一致することを確認でき、ワークフローのセキュリティを更に向上させることができる。
【０１０６】
また、上記した各実施形態では、図４のＳ２１において画像読取部５がコード画像の印刷物をスキャンすることで、コード画像を取得しているが、これに限定されない。例えば、承認者の端末装置２０１で受信した電子メールに添付されたコード画像を画像形成装置１に送信することで、コード画像を取得してもよい。また、承認者が文書管理サーバーにログインすることで、コード画像付き画像を取得してもよい。
【０１０７】
また、上記した各実施形態では、生成部１０４は、コード画像作成部１０３が作成したコード画像を画像読取部５が取得した画像に付したコード画像付き画像を生成しているが、これに限定されない。例えば、生成部１０４は、画像読取部５が取得した画像に、コード画像作成部１０３が作成したコード画像を関連付けた画像を生成し、当該画像をコード画像付き画像としてもよい。
【符号の説明】
【０１０８】
１    画像形成装置
５    画像読取部（画像取得部）
１０    制御ユニット
４７    操作部
９２    ＨＤＤ
９２Ａ  認証情報記憶部
９１    ネットワークインターフェイス部（出力部）
１００    制御部
１０１    文字認識部
１０２    ワークフロー情報取得部
１０３    コード画像作成部
１０４    生成部
１０５    ワークフロー作成部
１０６    認証部
１０７    読出制御部
１０８    承認受付部
１０９    署名付き画像取得部
１１０    署名判定部
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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【図１４】
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【図１５】
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【図１６】
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【図１７】
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【図１８】
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