(57)【要約】【課題】ユーザが印刷設定の内容をアバターに一方的に伝える場合と比べて、電子文書の印刷指示をより円滑に遂行可能な情報処理装置、方法及びプログラムを提供する。【解決手段】ボットサーバ１４は、電子文書Ｄｏｃの印刷物が配布され得る会議を特定する会議特定部６６と、サービス画面３０上におけるユーザとの対話を通じて、特定された会議の識別情報又は会議に対応する印刷設定情報を含むメッセージをユーザに通知するように、ボット（印刷機器１８のアバター）の対話制御を行う対話制御部４８と、ユーザとボットの間の対話を通じて決定された印刷設定情報を印刷機器１８に向けて出力し、印刷設定情報を用いた電子文書Ｄｏｃの印刷を指示する印刷指示部５２を備える。【選択図】図４
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ユーザが投稿した電子文書の印刷物が配布され得る会議を特定する特定手段と、
メッセージ交換サービスのサービス画面上における前記ユーザとの対話を通じて、前記特定手段により特定された前記会議の識別情報又は前記会議に対応する印刷設定情報を含むメッセージを前記ユーザに通知するように、印刷機器のアバターの対話制御を行う対話制御手段と、
前記ユーザと前記アバターの間の対話を通じて決定された印刷設定情報を前記印刷機器に向けて出力し、前記印刷設定情報を用いた前記電子文書の印刷を指示する印刷指示手段と、
を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記特定手段は、前記会議に関する情報を含む会議リストを取得し、前記電子文書と前記会議リストの関係から前記会議を特定することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記特定手段は、前記電子文書のファイル名、コンテンツ及び投稿時間の少なくとも１つから会議名又は開催日時を推定し、前記会議リストに含まれる会議名又は開催日時との一致度に応じて前記会議を特定することを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記対話制御手段は、前記特定手段による特定の確度に応じて異なる内容のメッセージを前記ユーザに通知するように対話制御を行うことを特徴とする請求項１〜３のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記特定手段により特定された前記会議が定例会議であるか否かに応じて異なる方法を用いて前記印刷設定情報を決定する決定手段をさらに備えることを特徴とする請求項１〜４のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項６】
前記決定手段は、前記会議が定例会議である場合、当該会議のために過去に使用された印刷設定と同一になるように前記印刷設定情報を決定することを特徴とする請求項５に記載の情報処理装置。
【請求項７】
前記決定手段は、前記会議が定例会議でない場合、当該会議の開催要領に関する会議要領項目と、印刷設定に関する印刷設定項目の間の対応関係を示す規則に従って前記印刷設定情報を決定することを特徴とする請求項５に記載の情報処理装置。
【請求項８】
前記印刷指示手段は、前記会議の開催日時より前にタイマ予約を設定し、印刷開始時点に至った場合に前記電子文書の印刷を指示することを特徴とする請求項１〜７のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項９】
前記印刷指示手段は、前記電子文書のバージョンを識別し、前記印刷開始時点にて最新のバージョンである電子文書のみの印刷を指示することを特徴とする請求項８に記載の情報処理装置。
【請求項１０】
前記対話制御手段は、前記タイマ予約が設定され、かつ前記印刷開始時点を経過した場合、前記ユーザに対して印刷が終了した旨のメッセージを通知するように対話制御を行うことを特徴とする請求項８又は９に記載の情報処理装置。
【請求項１１】
前記印刷指示手段は、複数の印刷機器のうち、前記会議の開催場所から相対的に近い印刷機器に対して印刷を指示することを特徴とする請求項１〜１０のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項１２】
ユーザが投稿した電子文書の印刷物が配布され得る会議を特定する特定ステップと、
メッセージ交換サービスのサービス画面上における前記ユーザとの対話を通じて、特定された前記会議の識別情報又は前記会議に対応する印刷設定情報を含むメッセージを前記ユーザに通知するように、印刷機器のアバターの対話制御を行う制御ステップと、
前記ユーザと前記アバターの間の対話を通じて決定された印刷設定情報を前記印刷機器に向けて出力し、前記印刷設定情報を用いた前記電子文書の印刷を指示する指示ステップと、
を１つ又は複数のコンピュータが実行することを特徴とする情報処理方法。
【請求項１３】
ユーザが投稿した電子文書の印刷物が配布され得る会議を特定する特定ステップと、
メッセージ交換サービスのサービス画面上における前記ユーザとの対話を通じて、特定された前記会議の識別情報又は前記会議に対応する印刷設定情報を含むメッセージを前記ユーザに通知するように、印刷機器のアバターの対話制御を行う制御ステップと、
前記ユーザと前記アバターの間の対話を通じて決定された印刷設定情報を前記印刷機器に向けて出力し、前記印刷設定情報を用いた前記電子文書の印刷を指示する指示ステップと、
を１つ又は複数のコンピュータに実行させることを特徴とする情報処理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理装置、方法及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
特許文献１には、ユーザが書き込んだメッセージを時系列で表示するメッセージ交換サービスを提供するメッセージ通知装置に関して、メッセージの内容から外部機器の動作指示を検出し、得られた動作指示に従って当該外部機器を制御する技術が開示されている。これにより、ユーザは、擬人化機器（つまり、外部機器のアバター）との対話を通じて、自身が動作指示を行った結果を知ることができる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２０１４−１６４５２２号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
メッセージ交換サービスのユースケースの一例として、印刷機器のアバターを通じて文書の印刷を指示する場合が挙げられる。例えば、印刷設定が細かく指定され得る会議文書を印刷する際、その分だけ多くの情報量を、メッセージの書き込み入力によりアバターに伝える必要がある。この場合、ユーザが文書の印刷を円滑に指示しにくいという問題が生じる。
【０００５】
本発明の目的は、ユーザが印刷設定の内容をアバターに一方的に伝える場合と比べて、電子文書の印刷指示をより円滑に遂行可能な情報処理装置、方法及びプログラムを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
請求項１に記載の発明は、ユーザが投稿した電子文書の印刷物が配布され得る会議を特定する特定手段と、メッセージ交換サービスのサービス画面上における前記ユーザとの対話を通じて、前記特定手段により特定された前記会議の識別情報又は前記会議に対応する印刷設定情報を含むメッセージを前記ユーザに通知するように、印刷機器のアバターの対話制御を行う対話制御手段と、前記ユーザと前記アバターの間の対話を通じて決定された印刷設定情報を前記印刷機器に向けて出力し、前記印刷設定情報を用いた前記電子文書の印刷を指示する印刷指示手段と、を備える情報処理装置である。
【０００７】
請求項２に記載の発明は、前記特定手段は、前記会議に関する情報を含む会議リストを取得し、前記電子文書と前記会議リストの関係から前記会議を特定する、請求項１に記載の情報処理装置である。
請求項３に記載の発明は、前記特定手段は、前記電子文書のファイル名、コンテンツ及び投稿時間の少なくとも１つから会議名又は開催日時を推定し、前記会議リストに含まれる会議名又は開催日時との一致度に応じて前記会議を特定する、請求項２に記載の情報処理装置である。
請求項４に記載の発明は、前記対話制御手段は、前記特定手段による特定の確度に応じて異なる内容のメッセージを前記ユーザに通知するように対話制御を行う、請求項１〜３のいずれか１項に記載の情報処理装置である。
【０００８】
請求項５に記載の発明は、前記特定手段により特定された前記会議が定例会議であるか否かに応じて異なる方法を用いて前記印刷設定情報を決定する決定手段をさらに備える、請求項１〜４のいずれか１項に記載の情報処理装置である。
請求項６に記載の発明は、前記決定手段は、前記会議が定例会議である場合、当該会議のために過去に使用された印刷設定と同一になるように前記印刷設定情報を決定する、請求項５に記載の情報処理装置である。
請求項７に記載の発明は、前記決定手段は、前記会議が定例会議でない場合、当該会議の開催要領に関する会議要領項目と、印刷設定に関する印刷設定項目の間の対応関係を示す規則に従って前記印刷設定情報を決定する、請求項５に記載の情報処理装置である。
【０００９】
請求項８に記載の発明は、前記印刷指示手段は、前記会議の開催日時より前にタイマ予約を設定し、印刷開始時点に至った場合に前記電子文書の印刷を指示する、請求項１〜７のいずれか１項に記載の情報処理装置である。
請求項９に記載の発明は、前記印刷指示手段は、前記電子文書のバージョンを識別し、前記印刷開始時点にて最新のバージョンである電子文書のみの印刷を指示する、請求項８に記載の情報処理装置である。
請求項１０に記載の発明は、前記対話制御手段は、前記タイマ予約が設定され、かつ前記印刷開始時点を経過した場合、前記ユーザに対して印刷が終了した旨のメッセージを通知するように対話制御を行う、請求項８又は９に記載の情報処理装置である。
請求項１１に記載の発明は、前記印刷指示手段は、複数の印刷機器のうち、前記会議の開催場所から相対的に近い印刷機器に対して印刷を指示する、請求項１〜１０のいずれか１項に記載の情報処理装置である。
【００１０】
請求項１２に記載の発明は、ユーザが投稿した電子文書の印刷物が配布され得る会議を特定する特定ステップと、メッセージ交換サービスのサービス画面上における前記ユーザとの対話を通じて、特定された前記会議の識別情報又は前記会議に対応する印刷設定情報を含むメッセージを前記ユーザに通知するように、印刷機器のアバターの対話制御を行う制御ステップと、前記ユーザと前記アバターの間の対話を通じて決定された印刷設定情報を前記印刷機器に向けて出力し、前記印刷設定情報を用いた前記電子文書の印刷を指示する指示ステップと、を１つ又は複数のコンピュータが実行する情報処理方法である。
【００１１】
請求項１３に記載の発明は、ユーザが投稿した電子文書の印刷物が配布され得る会議を特定する特定ステップと、メッセージ交換サービスのサービス画面上における前記ユーザとの対話を通じて、特定された前記会議の識別情報又は前記会議に対応する印刷設定情報を含むメッセージを前記ユーザに通知するように、印刷機器のアバターの対話制御を行う制御ステップと、前記ユーザと前記アバターの間の対話を通じて決定された印刷設定情報を前記印刷機器に向けて出力し、前記印刷設定情報を用いた前記電子文書の印刷を指示する指示ステップと、を１つ又は複数のコンピュータに実行させる情報処理プログラムである。
【発明の効果】
【００１２】
請求項１，１２，１３に記載の発明によれば、ユーザが印刷設定の内容をアバターに一方的に伝える場合と比べて、電子文書の印刷指示がより円滑になされる。
請求項２，３に記載の発明によれば、会議名又は開催日時とは別の情報の一致度を用いる場合と比べて、会議を特定する確度がより高まる。
請求項４に記載の発明によれば、特定の確度にかかわらず常に同じメッセージを通知する場合と比べて、印刷設定情報の決定プロセスがより円滑に進められる。
【００１３】
請求項５に記載の発明によれば、定例であるか否かの観点で、会議の種類に適した印刷設定がなされる。
請求項６に記載の発明によれば、過去の印刷設定と同一にしない場合と比べて、円滑かつ適切に印刷設定がなされる。
請求項７に記載の発明によれば、規則を設けずに決定する場合と比べて、円滑かつ適切に印刷設定がなされる。
【００１４】
請求項８に記載の発明によれば、即時に印刷を開始する場合と比べて、電子文書の変更に伴う無駄な印刷が抑制される。
請求項９に記載の発明によれば、即時に印刷を開始する場合と比べて、電子文書の改訂に伴う無駄な印刷が抑制される。
請求項１０に記載の発明によれば、メッセージを通知しない場合と比べて、印刷物がそのまま放置される可能性が低くなる。
請求項１１に記載の発明によれば、ユーザが印刷物を回収しながら会議に向かう際、相対的に遠い場所に設置された印刷機器を経由する場合と比べて、ユーザの移動距離又は移動時間が短縮される。
【図面の簡単な説明】
【００１５】
【図１】本発明の一実施形態における情報処理装置が組み込まれた情報処理システムの全体構成図である。
【図２】メッセージ交換サービスのサービス画面の一例を示す図である。
【図３】図１に示すボットサーバの電気的なブロック図である。
【図４】図３に示すサーバ側制御部の機能ブロック図である。
【図５】図５（ａ）はユーザ情報、図５（ｂ）はグループ情報、図５（ｃ）は第１のプリンタ情報、図５（ｄ）は第２のプリンタ情報におけるデータ構造の一例を示す図である。
【図６】図１の業務支援サーバに構築されるスケジュール帳のデータ構造の一例を示す図である。
【図７】図１に示すユーザ端末の電気的なブロック図である。
【図８】ユーザ端末、ボットサーバ、及び業務支援サーバの動作を示すシーケンス図である。
【図９】メッセージ交換のバリエーションを示す図である。
【図１０】メッセージ交換のバリエーションを示す図である。
【図１１】図４に示す会議特定部の具体的動作に関するフローチャートである。
【図１２】図４に示す印刷設定決定部の具体的動作に関するフローチャートである。
【図１３】図３及び図４に示す印刷指示部の具体的動作に関するフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１６】
本発明における情報処理装置について、情報処理方法及び情報処理プログラムとの関係において好適な実施形態を挙げ、添付の図面を参照しながら説明する。なお、本発明は、以下の実施形態に限定されるものではなく、この発明の主旨を逸脱しない範囲で自由に変更できることは勿論である。あるいは、技術的に矛盾が生じない範囲で各々の構成を任意に組み合わせてもよい。
【００１７】
［情報処理システム１０の構成］
＜全体構成＞
図１は、本発明の一実施形態における情報処理装置が組み込まれた情報処理システム１０の全体構成図である。この情報処理システム１０は、グループに属する複数のメンバとの間でメッセージをやり取りするメッセージ交換サービス（例えば、ビジネスチャット）と、人工知能ロボット（ここでは、チャットボット）を活用した印刷支援サービスを複合的に提供可能に構成される。
【００１８】
この情報処理システム１０は、チャットサーバ１２と、情報処理装置としてのボットサーバ１４と、複数（本図の例では３台）のユーザ端末１６と、１つ又は複数（本図の例では２台）の印刷機器１８と、業務支援サーバ２０と、から構成される。なお、この情報処理システム１０は、本図に例示する装置構成又はネットワーク構成に限られない。
【００１９】
チャットサーバ１２は、クラウド２２上に配置されたクラウドサーバであり、１つ又は複数のサーバコンピュータから構成される。チャットサーバ１２は、グループに属する複数のメンバ（本図の例では、ユーザＡ，ユーザＢ及びユーザＣの３者）が参加するチャット会議を開催するためのチャットルーム（あるいは、トークルーム）を提供する装置である。
【００２０】
ボットサーバ１４は、クラウド２２上に配置されたクラウドサーバであり、１つ又は複数のサーバコンピュータから構成される。ボットサーバ１４は、印刷機器１８を擬人化したアバター（擬人化キャラクタ）である「ボット」をチャットルームに入室させ、このボットを通じて印刷支援サービスを提供する装置である。
【００２１】
各々のユーザ端末１６は、ユーザがタスクの遂行時に使用する多機能・多目的装置であり、例えば、パーソナルコンピュータ、タブレット、スマートフォン、又はウェアラブルコンピュータである。ユーザは、各自が所有するユーザ端末１６のサービス画面３０（図２）上で、グループのメンバ同士でメッセージのやり取りを行う。
【００２２】
各々の印刷機器１８は、電子ファイル（例えば、電子文書Ｄｏｃ）を含むデータを外部装置から受信して用紙にプリント処理を行い、所望の印刷物を出力するネットワークプリンタである。この印刷機器１８は、例えば、複合機（ＭＦＰ：Multifunction Printer）、レーザプリンタ、インクジェットプリンタである。
【００２３】
業務支援サーバ２０は、ユーザ端末１６，印刷機器１８を含む外部装置からの要求に応じて、タスクの遂行に必要な各種情報（例えば、会議の予定を管理するスケジュール帳）を提供することで、オフィス業務の遂行を支援する装置である。ここで、業務支援サーバ２０は、さらに、ボットサーバ１４との間で双方向に通信可能に構成される。
【００２４】
以下、この情報処理システム１０のユースケースの一例として、近日の開催が予定されている会議にて配布される会議資料のすり合わせ作業をチャットルーム内で行い、内容が確定した資料（つまり、電子文書Ｄｏｃ）を印刷する場合を想定する。この「会議」は、出席者が顔を合わせる「対面会議」を主に想定しているが、印刷物を伴う他の会議形態（例えば、テレビ会議、Ｗｅｂ会議、チャット会議又はこれらの運営手段の併用）であってもよい。
【００２５】
＜サービス画面３０の一例＞
ユーザ端末１６及びボットサーバ１４はそれぞれ、メッセージ交換サービスを利用するためのＡＰＩ（Application Programming Interface）を介して、ユーザ同士の対話、又はユーザとボットの間での対話を行う対話処理を実行する。これらの対話は、ユーザの手動応答及びボットの自動応答を通じて行われる。
【００２６】
図２は、メッセージ交換サービスにおけるサービス画面３０の一例を示す図である。本図は、ユーザＡが所有するユーザ端末１６のディスプレイ上で、ユーザＡとボットの間で対話が行われるシーンを示している。
【００２７】
サービス画面３０の中央部には、投稿者のメッセージの内容を示す吹き出し欄３２が上下方向にわたって時系列的に表示されている。サービス画面３０の右端にはユーザＡを示すユーザアイコン３４が、左端にはユーザＡ以外の投稿者を示すアイコン（本図では、ボットアイコン３６）がそれぞれ表示される。なお、「投稿者」には、グループ内のメンバ（人間）のみならず、ボットも含まれる点に留意する。
【００２８】
Ｍｓｇ０１は、ユーザ（ここでは、ユーザＡ）が、ボットに、印刷しようとする電子文書Ｄｏｃを投稿したことを通知するメッセージに相当する。このメッセージには、電子文書Ｄｏｃのファイル名、有効期限、及びファイルサイズが表記されている。
Ｍｓｇ０２は、ボットが、ユーザに、電子文書Ｄｏｃの印刷物が配布される会議の特定を要求するメッセージに相当する。このメッセージには、２つの会議候補に関する情報、具体的には、選択肢の番号、開催日時及び会議名がそれぞれ列挙されている。
Ｍｓｇ０３は、ユーザが、ボットに、２つの会議候補の中から１つ（１番目の会議）を選択することで会議の特定を指示するメッセージに相当する。
【００２９】
Ｍｓｇ０４は、ボットが、ユーザに、電子文書Ｄｏｃの印刷設定の確認を要求するメッセージに相当する。このメッセージには、会議名、開催日時、出席人数、印刷部数、及び画質設定が表記されている。
Ｍｓｇ０５は、ユーザが、ボットに、提示された印刷設定に同意するとともに、当該印刷設定による印刷を指示するメッセージに相当する。
Ｍｓｇ０６は、ボットが、ユーザに、電子文書Ｄｏｃの印刷を開始したことを通知するメッセージに相当する。このメッセージには、電子文書Ｄｏｃのファイル名、印刷部数、及び画質設定が表記されている。
Ｍｓｇ０７は、ボットが、ユーザに、電子文書Ｄｏｃの印刷が終了したことを通知するメッセージに相当する。
【００３０】
＜ボットサーバ１４のブロック図＞
図３は、図１に示すボットサーバ１４の電気的なブロック図である。図４は、図３に示すサーバ側制御部４２の機能ブロック図である。このボットサーバ１４は、サーバ側通信部４０と、サーバ側制御部４２と、サーバ側記憶部４４と、を含んで構成される。
【００３１】
図３に示すように、サーバ側通信部４０は、外部装置に対して電気信号を送受信するための通信インターフェースである。これにより、ボットサーバ１４は、チャットサーバ１２を経由して、ユーザ端末１６との間で様々なデータ（例えば、メッセージ、文書ファイル、画像ファイルなど）のやり取りが可能である。
【００３２】
サーバ側制御部４２は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）、ＭＰＵ（Micro-Processing Unit）を含む処理演算装置によって構成される。サーバ側制御部４２は、サーバ側記憶部４４に格納されたプログラムを読み出し、メッセージ交換用アプリケーションを実行することで、交換処理部４６、対話制御部４８（対話制御手段）、情報収集部５０、及び印刷指示部５２（印刷指示手段）として機能する。
【００３３】
サーバ側記憶部４４は、非一過性であり、かつ、コンピュータ読み取り可能な記憶媒体で構成されている。ここで、コンピュータ読み取り可能な記憶媒体は、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ：Hard Disk Drive）、ソリッドステートドライブ（ＳＳＤ：Solid State Drive）を含む記憶装置、あるいは、光磁気ディスク、ＲＯＭ、ＣＤ−ＲＯＭ、フラッシュメモリ等の可搬媒体である。本図の例では、サーバ側記憶部４４には、共有データ５６（電子文書Ｄｏｃを含む）、ユーザ情報５８、グループ情報６０、プリンタ情報６２ａ，６２ｂ、及び印刷設定履歴６４が格納されている。
【００３４】
図４に示すように、交換処理部４６は、グループ内で共有する共有データ５６をチャットサーバ１２から受信し、対話制御部４８に供給する受信制御を行う。また、交換処理部４６は、対話制御部４８が生成した投稿メッセージを含むデータをチャットサーバ１２に向けて送信する送信制御を行う。
【００３５】
対話制御部４８は、印刷機器１８のアバターとしてのボットが、グループに属するメンバとの間で対話を行う対話制御を行う。対話制御部４８は、共有データ５６を受け取った後、相手からのメッセージの内容を解析する処理、その解析結果に基づいて相手のアクションを認識する処理、相手のアクションに対するボットのリアクションを決定する処理、ボットのリアクションに応じたメッセージを生成する処理など、グループ内のコミュニケーションに必要な各種処理を実行する。なお、これらの処理は、深層学習を含む様々な人工知能技術を用いて実現することができる。
【００３６】
対話制御部４８は、円滑な対話を行うために必要な情報（例えば、ユーザ情報５８、グループ情報６０）を逐次取得し、状況に応じて情報収集部５０又は印刷指示部５２に外部情報の提供を要求する。そして、対話制御部４８は、印刷の指示に必要な情報を取得した場合、その情報を印刷指示部５２に供給する。
【００３７】
情報収集部５０は、対話制御部４８からの要求に応じて対話制御に供される各種情報を収集し、その情報を対話制御部４８に供給する。この情報収集部５０は、所望の会議を特定する会議特定部６６（特定手段）と、所望の印刷設定を決定する印刷設定決定部６８（決定手段）と、を含んで構成される。
【００３８】
印刷指示部５２は、対話制御部４８から［１］電子文書Ｄｏｃを投稿したユーザの識別情報、［２］電子文書Ｄｏｃの識別情報、［３］印刷設定に関する情報（以下、印刷設定情報という）を取得する。ここで、印刷設定情報は、印刷設定に関する複数の印刷設定項目の組み合わせからなる情報である。この印刷設定項目には、例えば、印刷部数、カラー／白黒印刷の指定、両面／片面印刷の指定、用紙サイズ、Ｎｕｐ、拡縮倍率などの項目が挙げられる。
【００３９】
印刷指示部５２は、対話制御部４８から供給された情報及びプリンタ情報６２ａ，６２ｂを用いて、電子文書Ｄｏｃの送信先である印刷機器１８を選定するとともに、電子文書Ｄｏｃの印刷を指示する。そして、印刷指示部５２は、電子文書Ｄｏｃの印刷が終了した後、対話制御部４８にその旨を通知するとともに、当該印刷に使用された印刷設定情報の履歴（以下、印刷設定履歴６４という）を蓄積させる。
【００４０】
図５（ａ）は、ユーザ情報５８におけるデータ構造の一例を示す図である。このユーザ情報５８は、ユーザの識別情報である「ユーザＩＤ」と、サービス画面３０上での名称である「表示名」と、ユーザに付与された権限を示す「ユーザ権限」の間の対応関係を示している。この情報により、利用権限を有するユーザのみに対してメッセージ交換サービスを提供することができる。
【００４１】
図５（ｂ）は、グループ情報６０におけるデータ構造の一例を示す図である。このグループ情報６０は、グループの識別情報である「グループＩＤ」と、このグループに属するメンバを示す「メンバ構成」と、チャット会議の参加者を示す「参加メンバ」と間の対応関係を示している。この情報により、登録されたグループ毎のメンバ構成と、チャット会議の参加メンバが特定される。
【００４２】
図５（ｃ）は、第１のプリンタ情報６２ａにおけるデータ構造の一例を示す図である。このプリンタ情報６２ａは、ユーザの識別情報である「ユーザＩＤ」と、印刷機器１８の識別情報である「プリンタＩＤ」の間の対応関係を示している。この情報により、登録されたユーザ毎に、１つ又は複数の印刷機器１８が対応付けられる。
【００４３】
図５（ｄ）は、第２のプリンタ情報６２ｂにおけるデータ構造の一例を示す図である。このプリンタ情報６２ｂは、印刷機器１８の識別情報である「プリンタＩＤ」と、この印刷機器１８の種類を示す「機種」と、印刷機器１８の所在を示す「設置場所」と間の対応関係を示している。この情報により、各々の印刷機器１８の詳細情報が得られる。
【００４４】
図６は、図１の業務支援サーバ２０に構築されるスケジュール帳のデータ構造の一例を示す図である。本図に示すレコード（データベースの構成単位）は、会議の開催要領に関する項目、例えば、会議名と、開催日時と、開催場所と、開催頻度と、開催目的と、出席人数と、出席者情報と、を含んで構成される。なお、後述する会議リストは、複数の会議候補における会議名及び開催日時を一覧にまとめたリストである。
【００４５】
＜ユーザ端末１６の構成＞
図７は、図１に示すユーザ端末１６の電気的なブロック図である。このユーザ端末１６は、入力部７０と、出力部７２と、端末側通信部７４と、端末側制御部７６と、端末側記憶部７８と、を含んで構成される。
【００４６】
入力部７０は、マウス、キーボード、タッチセンサ又はマイクロフォンを含む入力デバイスから構成される。出力部７２は、ディスプレイ、スピーカを含む出力デバイスから構成される。入力部７０による入力機能及び出力部７２による出力機能を組み合わせることで、ユーザ・インターフェース（以下、ＵＩ部８０）が構築される。
【００４７】
端末側通信部７４は、外部装置に対して電気信号を送受信するための通信インターフェースである。これにより、ユーザ端末１６は、チャットサーバ１２を経由して、ボットサーバ１４との間で様々なデータ（例えば、メッセージ、電子ファイル、画像ファイル）のやり取りが可能である。
【００４８】
端末側制御部７６は、ＣＰＵ、ＭＰＵを含む処理演算装置によって構成される。端末側制御部７６は、端末側記憶部７８に格納されたプログラムを読み出し、メッセージ交換用アプリケーションを実行することで、交換処理部８２及び表示用データ作成部８４として機能する。
【００４９】
端末側記憶部７８は、非一過性であり、かつ、コンピュータ読み取り可能な記憶媒体で構成されている。本図の例では、端末側記憶部７８には、上記した共有データ５６や、投稿する前の電子文書Ｄｏｃが格納されている。
【００５０】
［情報処理システム１０の動作］
＜ボットを活用した印刷支援動作＞
この実施形態における情報処理システム１０は、以上のように構成される。続いて、情報処理システム１０の動作（より詳しくは、ボットを活用した印刷支援動作）について、図８のシーケンス及び図９，図１０を参照しながら説明する。
【００５１】
図８は、ユーザ端末１６、ボットサーバ１４、及び業務支援サーバ２０の動作を示すシーケンス図である。ここで、ユーザ端末１６及びボットサーバ１４は、基本的にはチャットサーバ１２を経由してデータのやり取りを行う。
【００５２】
ユーザ端末１６の表示用データ作成部８４は、メッセージ交換用アプリケーションの実行中に、端末側記憶部７８から読み出した共有データ５６を用いて表示用データを作成し、当該表示用データをＵＩ部８０に向けて出力する。これにより、ユーザ端末１６のＵＩ部８０には、所望のサービス画面３０（図２）が表示される。
【００５３】
［Ｓ０１］  電子文書Ｄｏｃの投稿：（Ｍｓｇ０１）の追加
ユーザ端末１６の交換処理部８２は、ＵＩ部８０を介してユーザによる投稿操作を受け付けた場合、投稿対象であるメッセージ及び電子ファイル（つまり、電子文書Ｄｏｃ）を含むデータを送信する送信制御を行う。ボットサーバ１４の交換処理部４６は、端末側通信部７４、チャットサーバ１２及びサーバ側通信部４０を介して、電子文書Ｄｏｃを含む共有データ５６を取得する。これにより、サービス画面３０上には、ユーザが、ボットに、印刷しようとする電子文書Ｄｏｃを投稿したことを通知するメッセージ（Ｍｓｇ０１）が追加される。
【００５４】
［Ｓ０２］  会議リストの要求
ボットサーバ１４の対話制御部４８は、ユーザからの投稿がトリガとなって、電子文書Ｄｏｃの印刷支援動作を開始する。情報収集部５０は、対話制御部４８からの要求に応じて、業務支援サーバ２０に対して会議リストを要求する。そうすると、ボットサーバ１４は、会議リストを要求する信号（以下、要求信号）を業務支援サーバ２０に向けて送信する。
【００５５】
［Ｓ０３］  会議リストの送信
業務支援サーバ２０は、ボットサーバ１４からの要求信号を受信した後、内部に構築されたデータベース（例えば、スケジュール帳）を参照し、この要求に応じた会議リストを作成する。例えば、業務支援サーバ２０は、電子文書Ｄｏｃの投稿時点から起算して予め定めた期間内（例えば、１週間以内）に開催される会議のみを抽出して会議リストを作成し、当該会議リストを含むデータをボットサーバ１４に向けて送信する。
【００５６】
［Ｓ０４］  会議の特定
情報収集部５０（より詳しくは、会議特定部６６）は、業務支援サーバ２０から収集した会議リストを用いて、電子文書Ｄｏｃの印刷物が配布され得る会議を特定する。なお、具体的な特定方法について後ほど詳述する。
【００５７】
［Ｓ０５］  会議詳細情報の要求
情報収集部５０は、業務支援サーバ２０に対して、特定された会議に関する詳細情報（つまり、会議詳細情報）を要求する。そうすると、ボットサーバ１４は、会議詳細情報を要求する要求信号を業務支援サーバ２０に向けて送信する。
【００５８】
［Ｓ０６］  会議詳細情報の送信
業務支援サーバ２０は、ボットサーバ１４からの要求信号を受信した後、上記したスケジュール帳を参照し、この要求に応じた会議詳細情報を抽出する。そして、業務支援サーバ２０は、会議詳細情報を含むデータをボットサーバ１４に向けて送信する。
【００５９】
［Ｓ０７］  印刷設定の決定
情報収集部５０（より詳しくは、印刷設定決定部６８）は、業務支援サーバ２０から収集した会議詳細情報を用いて、電子文書Ｄｏｃに対応する印刷設定情報を決定し、この情報を対話制御部４８に供給する。なお、具体的な決定方法について後ほど詳述する。
【００６０】
［Ｓ０８］  印刷機器の選定
対話制御部４８は、印刷の指示に必要な情報（ユーザの識別情報、電子文書Ｄｏｃに対応する印刷設定情報を含む）を印刷指示部５２に供給する。そして、印刷指示部５２は、プリンタ情報６２ａ，６２ｂを読み出して参照することで、電子文書Ｄｏｃを投稿したユーザに対応付けられる印刷機器１８を選定する。なお、具体的な選定方法について後ほど詳述する。
【００６１】
［Ｓ０９］  印刷の指示
印刷指示部５２は、電子文書Ｄｏｃ及び印刷設定情報を含むデータを、選定された印刷機器１８に向けて出力することで、印刷設定情報を用いた電子文書Ｄｏｃの印刷を指示する。
【００６２】
［Ｓ１０］  印刷終了の通知：（Ｍｓｇ０７）の追加
印刷機器１８は、所望の印刷設定に従って電子文書Ｄｏｃの印刷処理を行った後、印刷が終了した旨をボットサーバ１４に通知する。ボットサーバ１４の対話制御部４８は、印刷指示部５２を経由して印刷機器１８からの通知を受け付け、印刷が終了したことを通知するメッセージを生成する。そして、交換処理部４６は、対話制御部４８から当該メッセージが供給された場合、投稿対象であるメッセージを含むデータを送信する送信制御を行う。ユーザ端末１６の交換処理部８２は、サーバ側通信部４０、チャットサーバ１２及び端末側通信部７４を介して、ボットからの投稿メッセージを含む共有データ５６を取得する。これにより、サービス画面３０上には、ボットが、ユーザに、電子文書Ｄｏｃの印刷が終了したことを通知するメッセージ（Ｍｓｇ０７）が追加される。
【００６３】
以上のようにして、ボットサーバ１４の対話制御部４８は、電子文書Ｄｏｃの印刷支援動作を終了する。つまり、図８の［Ｓ０１］→［Ｓ０２］→・・・→［Ｓ１０］の動作を順次行うことで、ボットを活用した印刷支援サービスが提供される。続いて、この印刷支援の様々なバリエーションについて、図９及び図１０を併せて参照しながら説明する。
【００６４】
第１の事例として、［Ｓ０４］にて複数の会議候補があって会議が一意に定まらない場合が想定される。そこで、［Ｓ０４］と［Ｓ０５］の間に、以下に示す動作を追加してもよい。
【００６５】
［Ｓ１１］  会議の特定要求：（Ｍｓｇ０２）の追加
ボットサーバ１４の対話制御部４８は、会議特定部６６から会議情報を取得した後、会議の特定を要求するメッセージを生成する。そして、交換処理部４６は、対話制御部４８から当該メッセージが供給された場合、投稿対象であるメッセージを含むデータを送信する送信制御を行う。ユーザ端末１６の交換処理部８２は、ボットからの投稿メッセージを含む共有データ５６を取得する。これにより、サービス画面３０上には、ボットが、ユーザに、会議の特定を要求するメッセージ（Ｍｓｇ０２）が追加される。
【００６６】
［Ｓ１２］  会議の特定指示：（Ｍｓｇ０３）の追加
ユーザ端末１６の交換処理部８２は、ＵＩ部８０を介してユーザによる特定操作を受け付けた場合、投稿対象であるメッセージを含むデータを送信する送信制御を行う。ボットサーバ１４の交換処理部４６は、ユーザからの投稿メッセージを含む共有データ５６を取得する。これにより、サービス画面３０上には、ユーザが、ボットに、２つの会議候補の中から１つを選択することで、会議の特定を指示するメッセージ（Ｍｓｇ０３）が追加される。
【００６７】
その後、対話制御部４８は、メッセージの中から選択の意図を示す文字（例えば、「１」の数字）を抽出し、ユーザによる指示情報（例えば、「〇〇会議」）を情報収集部５０に供給する。以下、情報処理システム１０は、図８の［Ｓ０５］→［Ｓ０６］→・・・→［Ｓ１０］の動作を順次行う。その結果、図９（ａ）に示すように、サービス画面３０上において、ユーザとボットの間の対話（Ｍｓｇ０１→０２→０３→０７）を通じて、電子文書Ｄｏｃの印刷物が配布され得る会議が特定され、その後、電子文書Ｄｏｃの印刷が終了する。
【００６８】
第２の事例として、［Ｓ０７］にて不定な印刷設定項目があって印刷設定が一意に定まらない場合が想定される。そこで、［Ｓ０７］と［Ｓ０８］の間に、以下に示す動作を追加してもよい。
【００６９】
［Ｓ１３］  印刷設定の提案：（Ｍｓｇ０４）の追加
ボットサーバ１４の対話制御部４８は、印刷設定決定部６８から印刷設定情報を取得した後、印刷設定を提案するメッセージを生成する。そして、交換処理部４６は、対話制御部４８から当該メッセージが供給された場合、投稿対象であるメッセージを含むデータを送信する送信制御を行う。ユーザ端末１６の交換処理部８２は、ボットからの投稿メッセージを含む共有データ５６を取得する。これにより、サービス画面３０上には、ボットが、ユーザに、電子文書Ｄｏｃに適した印刷設定を提案するメッセージ（Ｍｓｇ０４）が追加される。
【００７０】
［Ｓ１４］  提案の回答：（Ｍｓｇ０５）の追加
ユーザ端末１６の交換処理部８２は、ＵＩ部８０を介してユーザによる回答操作を受け付けた場合、投稿対象であるメッセージを含むデータを送信する送信制御を行う。ボットサーバ１４の交換処理部４６は、ユーザからの投稿メッセージを含む共有データ５６を取得する。これにより、サービス画面３０上には、ユーザが、ボットに、提案された印刷設定に対して回答（ここでは、同意）するとともに、当該印刷設定による印刷を指示するメッセージ（Ｍｓｇ０５）が追加される。
【００７１】
その後、対話制御部４８は、メッセージの中から肯定の意図を示す文字（例えば、「はい」の文字列）を抽出し、ユーザによる指示情報（例えば、肯定的なフラグ）を情報収集部５０に供給する。以下、情報処理システム１０は、図８の［Ｓ０８］→［Ｓ０９］→［Ｓ１０］の動作を順次行う。その結果、図９（ｂ）に示すように、サービス画面３０上におけるユーザとボットの間の対話（Ｍｓｇ０１→０４→０５→０７）を通じて、電子文書Ｄｏｃに対応する印刷設定情報が決定され、その後、電子文書Ｄｏｃの印刷が終了する。
【００７２】
一方、対話制御部４８は、メッセージの中から否定の意図を示す文字（例えば、「中止」の文字列）を抽出した場合、電子文書Ｄｏｃの印刷を中止したことを通知するメッセージを生成するとともに、電子文書Ｄｏｃの印刷支援動作を中止する。その結果、図１０（ａ）に示すように、サービス画面３０上におけるユーザとボットの間の対話（Ｍｓｇ０１→０４→０５→０８）を通じて、電子文書Ｄｏｃの印刷が中止される。
【００７３】
第３の事例として、［Ｓ０７］にて印刷設定が一意に定まった後、念のためユーザに、印刷を開始することを通知しておきたい場合がある。そこで、［Ｓ０７］と［Ｓ０８］の間に、以下に示す動作を追加してもよい。
【００７４】
［Ｓ１５］  印刷設定の通知：（Ｍｓｇ０６）の追加
ボットサーバ１４の対話制御部４８は、印刷設定決定部６８から印刷設定情報を取得した後、印刷設定の内容を通知するメッセージを生成する。そして、交換処理部４６は、対話制御部４８から当該メッセージが供給された場合、投稿対象であるメッセージを含むデータを送信する送信制御を行う。ユーザ端末１６の交換処理部８２は、ボットからの投稿メッセージを含む共有データ５６を取得する。これにより、サービス画面３０上には、ボットが、ユーザに、電子文書Ｄｏｃに対応する印刷設定の内容を通知するメッセージ（Ｍｓｇ０６）が追加される。
【００７５】
その後、予め定めた猶予時間が経過した場合、情報処理システム１０は、図８の［Ｓ０８］→［Ｓ０９］→［Ｓ１０］の動作を順次行う。その結果、図１０（ｂ）に示すように、サービス画面３０上におけるユーザとボットの間の対話（Ｍｓｇ０１→０６→０７）を通じて印刷設定が共有され、その後、電子文書Ｄｏｃの印刷が終了する。
【００７６】
＜ボットサーバ１４による効果＞
情報処理装置としてのボットサーバ１４は、［１］ユーザが投稿した電子文書Ｄｏｃの印刷物が配布され得る会議を特定する会議特定部６６（特定手段）と、［２］メッセージ交換サービスのサービス画面３０上におけるユーザとの対話を通じて、会議特定部６６により特定された会議の識別情報又は会議に対応する印刷設定情報を含むメッセージをユーザに通知するように、ボット（印刷機器１８のアバター）の対話制御を行う対話制御部４８（対話制御手段）と、［３］ユーザとボットの間の対話を通じて決定された印刷設定情報を印刷機器１８に向けて出力し、この印刷設定情報を用いた電子文書Ｄｏｃの印刷を指示する印刷指示部５２（印刷指示手段）と、を備える。
【００７７】
また、この情報処理方法及びプログラムでは、１つ又は複数のコンピュータが、［１］ユーザが投稿した電子文書Ｄｏｃの印刷物が配布され得る会議を特定する特定ステップ（図８のＳ０４）と、［２］メッセージ交換サービスのサービス画面３０上におけるユーザとの対話を通じて、特定された会議の識別情報又は会議に対応する印刷設定情報を含むメッセージをユーザに通知するように、ボット（印刷機器１８のアバター）の対話制御を行う対話制御ステップ（Ｓ１１〜Ｓ１５）と、［３］ユーザとボットの間の対話を通じて決定された印刷設定情報を印刷機器１８に向けて出力し、この刷設定情報を用いた電子文書Ｄｏｃの印刷を指示する指示ステップ（Ｓ０９）と、を実行する。
【００７８】
このように、ユーザ及びボットが、電子文書Ｄｏｃとの関連性が高い「会議」を切り口とした対話を行うことで、会議の開催要領を意識した双方向コミュニケーションを通じて、その電子文書Ｄｏｃに適した印刷設定を決定可能となる。これにより、ユーザが印刷設定の内容をボットに一方的に伝える場合と比べて、電子文書Ｄｏｃの印刷指示がより円滑になされる。
【００７９】
［各部の具体的動作］
続いて、図３又は図４に示す［１］会議特定部６６、［２］印刷設定決定部６８、及び［３］印刷指示部５２の具体的動作について、図１１〜図１３のフローチャートを参照しながら詳細に説明する。
【００８０】
＜１．会議特定部６６の動作＞
まず、図４に示す会議特定部６６の具体的動作について、図１１のフローチャートを参照しながら説明する。
【００８１】
図１１のステップＳ２１において、会議特定部６６は、ユーザにより投稿された電子文書Ｄｏｃに関する解析を行い、会議を特定可能な情報（以下、解析情報という）を取得する。具体的には、会議特定部６６は、電子文書Ｄｏｃのファイル名又はコンテンツ（主に、タイトル、ヘッダ又はフッタ）を抽出・解析し、会議名に関連する文字列（例えば、会議の正式名称、略称）を用いて会議名を推定する。あるいは、会議特定部６６は、電子文書Ｄｏｃのファイル名、コンテンツ又は投稿時間を抽出・解析し、会議の開催日時に関連する文字列（例えば、会議名に併記された日付）を用いて開催日時を推定する。なお、会議特定部６６は、ユーザの投稿メッセージに会議名又は開催日時を示唆する文字を含まれる場合、その文字を併せて考慮してもよい。
【００８２】
ステップＳ２２において、会議特定部６６は、ステップＳ２１で取得された解析情報に基づいて、電子文書Ｄｏｃの印刷物が配布され得る会議（ここでは「該当会議」ともいう）を特定する。具体的には、会議特定部６６は、会議リストに含まれる会議情報と、上記した解析情報の間の一致性が高い会議を抽出し、該当会議の候補（以下、「会議候補」という）として選定する。一致性が高いと判定するための条件として、例えば、［１］会議名及び開催日時のうち両方が一致する場合、［２］会議名及び開催日時のうち一方のみが一致し、他方が類似する場合、［３］会議名及び開催日時のうち一方のみが一致し、他方が判定不明である場合、［４］会議名及び開催日時のうち両方が類似する場合、が挙げられる。
【００８３】
ステップＳ２３において、会議特定部６６は、ステップＳ２２で特定された会議候補の数を確認する。１つの会議候補が選定された場合（ステップＳ２３：１つ）、会議特定部６６は、その１つの会議候補を「該当会議」として確定する（ステップＳ２４）。
【００８４】
一方、２つ以上の会議候補が選定された場合（ステップＳ２３：２つ以上）、会議特定部６６は、会議リストに挙がっている会議のうち、該当する会議候補の識別情報のみを対話制御部４８に向けて供給する（ステップＳ２５）。また、会議候補が１つも選定されなかった場合（ステップＳ２３：なし）、会議特定部６６は、会議リストに列挙されたすべての会議の識別情報を対話制御部４８に供給する（ステップＳ２６）。その後、サービス画面３０上には会議の特定を要求するメッセージ（Ｍｓｇ０２）が追加されるとともに、ステップＳ２７に進む。
【００８５】
ステップＳ２７において、会議特定部６６は、対話制御部４８からの通知の有無によって、ユーザが会議を特定する指示を受け付けたか否かを確認する。ユーザの指示をまだ受け付けていない場合（ステップＳ２７：ＮＯ）、指示を受け付けるまでステップＳ２７に留まる。一方、ユーザの指示を受け付けた場合（ステップＳ２７：ＹＥＳ）、次のステップＳ２８に進む。
【００８６】
ステップＳ２８において、会議特定部６６は、ユーザの指示に伴って生成される会議の指示情報を対話制御部４８から取得する。そして、会議特定部６６は、この指示情報が示す１つの会議を「該当会議」として確定する（ステップＳ２４）。
【００８７】
このように、会議特定部６６は、状況に応じて対話制御部４８と協働しながら、ユーザが投稿した電子文書Ｄｏｃの印刷物が配布され得る会議を特定する。例えば、会議特定部６６は、会議に関する情報を含む会議リストを取得し、電子文書Ｄｏｃと会議リストの関係から会議を特定する。そして、会議特定部６６は、電子文書Ｄｏｃのファイル名、コンテンツ及び投稿時間の少なくとも１つから会議名又は開催日時を推定し、会議リストに含まれる会議名又は開催日時との一致度に応じて会議を特定してもよい。会議名又は開催日時の一致度を用いることで、他の情報の一致度を用いる場合と比べて、会議を特定の信頼性が高まる。
【００８８】
また、対話制御部４８は、会議特定部６６による特定の確度に応じて異なる内容のメッセージをユーザに通知するように対話制御を行ってもよい。これにより、確度に応じたコミュニケーションを図ることが可能となり、特定の確度にかかわらず常に同じメッセージを通知する場合と比べて、印刷設定情報の決定プロセスがより円滑に進められる。
【００８９】
また、対話制御部４８は、会議特定部６６により複数の会議候補が特定された場合、複数の会議候補の識別情報を含むメッセージをユーザに通知するように対話制御を行ってもよい。複数の会議候補がある旨をユーザに伝えることで、会議を選択する余地がユーザに与えられる。
【００９０】
＜２．印刷設定決定部６８の動作＞
次いで、図４に示す印刷設定決定部６８の具体的動作について、図１２のフローチャートを参照しながら説明する。
【００９１】
図１２のステップＳ３１において、印刷設定決定部６８は、会議特定部６６により特定された会議に関する詳細な情報（つまり、会議詳細情報）を取得する。この会議詳細情報は、会議の開催要領に関する複数の項目（以下、会議要領項目という）からなる。会議要領項目の具体例として、図６に示す項目、つまり、会議名、開催日時、開催場所、開催頻度、開催目的、出席人数、出席者情報（年齢・性別・役職の内訳など）が挙げられる。
【００９２】
ステップＳ３２において、印刷設定決定部６８は、ステップＳ３１で取得された会議詳細情報を解析し、当該会議が「定例」であるか否かを判定する。具体的には、印刷設定決定部６８は、会議詳細情報に予め定められた文字（週，月，毎，隔，定例，定期）が含まれる場合に「定例」会議であると判定する。例えば、開催頻度が「毎週」「隔週」「毎月」である場合、又は会議名が「〇〇定例会議」「週報会」「月報会」である場合、上記した判定条件を満たす。会議が「定例」であると判定された場合（ステップＳ３２：ＹＥＳ）にステップＳ３３に進む一方、会議が「定例」でないと判定された場合（ステップＳ３２：ＮＯ）、ステップＳ３４に進む。
【００９３】
ステップＳ３３の場合、印刷設定決定部６８は、当該会議のために過去に使用された印刷設定に対応する印刷設定情報を取得する。具体的には、印刷設定決定部６８は、印刷設定が蓄積された印刷設定履歴６４を参照し、例えば、会議名の主要部が一致し、かつ印刷終了時刻が現在時刻に最も近い印刷設定情報を取得する。
【００９４】
一方、ステップＳ３４の場合、印刷設定決定部６８は、予め定めた規則に従って印刷設定情報を取得する。具体的には、印刷設定決定部６８は、会議要領項目と印刷設定項目の間の対応関係を示すデータテーブルを読み出し参照することで、特定された会議に対応する印刷設定情報を取得する。このデータテーブルは、例えば、［１］出席人数と印刷部数、［２］会議場所と設置場所、［３］会議日時と印刷開始時間、［４］会議目的と印刷必要の有無、［５］出席者の年齢層と用紙サイズ、など互いに関連性が高い項目同士の対応関係を示している。
【００９５】
このように、会議が「定例」であるか否かに応じて印刷設定の決定方法が異なる点に留意する。ステップＳ３３，Ｓ３４のいずれか一方を実行した後、次のステップＳ３５に進む。
【００９６】
ステップＳ３５において、印刷設定決定部６８は、ステップＳ３３，Ｓ３４で取得された印刷設定情報のうち、不定の印刷設定項目があるか否かを確認する。不定の印刷設定項目がない場合（ステップＳ３５：ＮＯ）、ステップＳ３６，Ｓ３７をスキップし、印刷設定決定部６８は、電子文書Ｄｏｃの印刷設定を確定する（ステップＳ３８）。
【００９７】
一方、不定の印刷設定項目がある場合（ステップＳ３５：ＹＥＳ）、印刷設定決定部６８は、不定の印刷設定項目に対して暫定的にデフォルト値を与え、暫定的な印刷設定情報を対話制御部４８に供給する。その後、サービス画面３０上には印刷設定の確認を要求するメッセージ（Ｍｓｇ０４）が追加されるとともに、ステップＳ３６に進む。
【００９８】
ステップＳ３６において、印刷設定決定部６８は、ユーザ確認条件を満たすか否かを判定する。この確認条件は、例えば、［１］ユーザによる印刷設定の指示を受け付けたこと、［２］メッセージ（Ｍｓｇ０４）の追加時から起算してユーザの指示がなく猶予時間が経過したこと、が挙げられる。ユーザ確認条件をまだ満たしていない場合（ステップＳ３６：ＮＯ）、この条件を満たすまでステップＳ３６に留まる。一方、ユーザ確認条件を満たすようになった場合（ステップＳ３６：ＹＥＳ）、次のステップＳ３７に進む。
【００９９】
ステップＳ３７において、印刷設定決定部６８は、ユーザの指示に伴って生成される印刷設定項目の指示情報を対話制御部４８から取得する。
【０１００】
ステップＳ３８において、印刷設定決定部６８は、この指示情報が示す１つ又は複数の設定値を不定の印刷設定項目に入力することで、電子文書Ｄｏｃの印刷設定を確定する。以上のように、印刷設定決定部６８は、状況に応じて対話制御部４８と協働しながら、ユーザとボットの間の対話を通じて、電子文書Ｄｏｃに対応する印刷設定情報を決定する。
【０１０１】
ここで、印刷設定決定部６８は、会議特定部６６により特定された会議が定例会議であるか否かに応じて異なる方法を用いて印刷設定情報を決定してもよい。これにより、定例であるか否かの観点で、会議の種類に適した印刷設定がなされる。
【０１０２】
例えば、印刷設定決定部６８は、特定された会議が定例会議である場合、当該会議のために過去に使用された印刷設定と同一になるように印刷設定情報を決定してもよい。定例会議では以前の開催要領をそのまま踏襲する可能性が高い傾向を考慮することで、過去の印刷設定と同一にしない場合と比べて、円滑かつ適切に印刷設定がなされる。
【０１０３】
一方、印刷設定決定部６８は、特定された会議が定例会議でない場合、当該会議の開催要領に関する会議項目と、印刷設定に関する設定項目の間の対応関係を示す規則に従って印刷設定情報を決定してもよい。会議の開催要領と印刷設定の間に一定の関連性がある傾向を考慮することで、規則を設けずに決定する場合と比べて、円滑かつ適切に印刷設定がなされる。
【０１０４】
＜３．印刷指示部５２の動作＞
次いで、図３及び図４に示す印刷指示部５２の具体的動作（ここでは印刷予約機能）について、図１３のフローチャートを参照しながら説明する。
【０１０５】
図１３のステップＳ４１において、印刷指示部５２は、対話制御部４８からの要求がトリガとなって、電子文書Ｄｏｃの印刷に関するタイマ予約を設定する。このタイマ予約の設定に伴って、印刷対象である電子ファイル及び印刷開始時点（あるいは印刷開始時刻）がそれぞれ指定される。例えば、印刷指示部５２は、会議の開催日時より前（例えば、開催日時から予め定めた時間を遡った時点）を印刷開始時刻に指定してもよい。
【０１０６】
ステップＳ４２において、印刷指示部５２は、印刷開始時刻を経過したか否かを確認する。印刷開始時刻をまだ経過していない場合（ステップＳ４２：ＮＯ）、ステップＳ４３に進む。
【０１０７】
ステップＳ４３において、印刷指示部５２は、対話制御部４８からの通知の有無によって、同一の又は異なるユーザによる新たな電子文書Ｄｏｃの投稿を受け付けたか否かを確認する。新たな投稿を受け付けていない場合（ステップＳ４３：ＮＯ）、印刷指示部５２は、一定時間だけ待機した後（ステップＳ４４）、ステップＳ４２に戻る。以下、印刷開始時刻の前であって新たな投稿を受け付けるまでの間、ステップＳ４２〜Ｓ４４を順次繰り返す。一方、新たな投稿を受け付けた場合（ステップＳ４３：ＹＥＳ）、ステップＳ４５に進む。
【０１０８】
ステップＳ４５において、印刷指示部５２は、新たに投稿された電子文書Ｄｏｃが、タイマ予約が既に設定されている電子文書Ｄｏｃと同一の系統の文書であるか否かを判定する。そして、印刷指示部５２は、両者が同一の系統の文書である場合、電子文書Ｄｏｃのバージョンを識別し、新しいバージョンに該当するか否かを判定する。具体的には、印刷指示部５２は、対話制御部４８により指定された電子文書Ｄｏｃを解析し、ファイル名又はコンテンツの一致度が高く、あるいはコンテンツに改訂履歴を示すマークが含まれる場合、新しいバージョンに該当すると判定してもよい。
【０１０９】
新しいバージョンに該当しないと判定された場合（ステップＳ４５：ＮＯ）、ステップＳ４４に進み、ステップＳ４２に戻る。なお、両者が異なる系統の文書である場合、新たに投稿された電子文書Ｄｏｃに対して別の予約タイマが設定される。一方、新しいバージョンに該当する場合（ステップＳ４５：ＹＥＳ）、ステップＳ４６に進む。
【０１１０】
ステップＳ４６において、印刷指示部５２は、印刷開始時刻の指定を維持したままで、印刷対象である電子文書Ｄｏｃの指定を、古いバージョンから新しいバージョンに差し替える。なお、古いバージョンの電子ファイルを即時に削除してもよいし、新しいバージョンの印刷が完了するまで保存してもよい。
【０１１１】
電子文書Ｄｏｃの差し替えが終了した後、ステップＳ４４に進み、ステップＳ４２に戻って、以下、ステップＳ４２〜Ｓ４６を繰り返す。これにより、印刷開始時刻を経過するまでの間であれば、何度でもバージョンの更新を行うことができる。一方、ステップＳ４２に戻って、指定された印刷開始時刻を経過した場合（ステップＳ４２：ＹＥＳ）、ステップＳ４７に進む。
【０１１２】
ステップＳ４７において、印刷指示部５２は、印刷機器１８に対して電子文書Ｄｏｃの印刷を指示する。ここでは、差し替えの有無又は回数を問わず、最新のバージョン（結果として最終版）である電子文書Ｄｏｃが常に選択される。
【０１１３】
ステップＳ４８において、印刷指示部５２は、ステップＳ４７で指示された印刷が終了した旨の通知を印刷機器１８から受け取り、ステップＳ４１で設定されていた印刷のタイマ予約を解除する。
【０１１４】
ステップＳ４９において、印刷指示部５２は、印刷機器１８からの通知を受け付け、対話制御部４８に対して印刷が終了した旨の通知を行う。そして、対話制御部４８は、ユーザに対して電子文書Ｄｏｃの印刷が終了した旨のメッセージを通知するように対話制御を行う。以上のようにして、印刷予約機能に基づく印刷指示部５２の動作が終了する。
【０１１５】
このように、印刷指示部５２は、会議の開催日時より前にタイマ予約を設定し、印刷開始時点に至った場合に電子文書Ｄｏｃの印刷を指示してもよい。これにより、電子文書Ｄｏｃの印刷を保留可能となり、即時に印刷を開始する場合と比べて、電子文書Ｄｏｃの変更に伴う無駄な印刷が抑制される。
【０１１６】
また、印刷指示部５２は、電子文書Ｄｏｃのバージョンを識別し、印刷開始時点にて最新のバージョンである電子文書Ｄｏｃのみの印刷を指示してもよい。これにより、即時に印刷を開始する場合と比べて、電子文書Ｄｏｃの改訂に伴う印刷の無駄が省かれる。特に、会議の直前では、電子文書Ｄｏｃを改訂する頻度が高くなるため、上記した無駄の省略効果が顕著に現われる。
【０１１７】
また、対話制御部４８は、タイマ予約が設定され、かつ印刷開始時点を経過した場合、ユーザに対して電子文書Ｄｏｃの印刷が終了した旨のメッセージを通知するように対話制御を行ってもよい。これにより、印刷物の回収をユーザに促すことが可能となり、メッセージを通知しない場合と比べて、印刷物がそのまま放置される可能性が低くなる。
【０１１８】
＜４．印刷指示部５２の動作＞
次いで、図３及び図４に示す印刷指示部５２の具体的動作（ここでは印刷機器１８の選択機能）について、図５，図６のデータ構造を参照しながら説明する。
【０１１９】
印刷指示部５２は、対話制御部４８から供給されたユーザの識別情報（ユーザＩＤ）及びプリンタ情報６２ａ，６２ｂ（図５（ｃ），（ｄ）参照）を用いて、ユーザに対応付けられた印刷機器１８の識別情報（つまり、プリンタＩＤ）を取得する。ここで、１つのプリンタＩＤが取得された場合、印刷指示部５２は、当該プリンタＩＤを有する印刷機器１８を、印刷の指示対象として決定する。
【０１２０】
一方、２つ以上のプリンタＩＤが取得された場合、印刷指示部５２は、印刷機器１８の設置場所と、会議の開催場所（図６参照）の間の地理的関係に基づいて、１つの印刷機器１８を選定する。具体的には、印刷指示部５２は、フロア内の位置、建物内の階数、又は建物の位置を用いて、設置場所と開催場所の間の距離を求め、会議の開催場所から相対的に近い印刷機器１８を印刷の指示対象として決定する。
【０１２１】
このように、印刷指示部５２は、複数の印刷機器１８のうち、会議の開催場所から相対的に近い印刷機器１８に対して印刷を指示してもよい。これにより、ユーザが印刷物を回収しながら会議に向かう際、相対的に遠い場所に設置された印刷機器１８を経由する場合と比べて、ユーザの移動距離又は移動時間が短縮される。
【符号の説明】
【０１２２】
１０  情報処理システム、１２  チャットサーバ、１４  ボットサーバ（情報処理装置）、１６  ユーザ端末、１８  印刷機器、２０  業務支援サーバ、３０  サービス画面、４８  対話制御部（対話制御手段）、５２  印刷指示部（印刷指示手段）、６６  会議特定部（特定手段）、６８  印刷設定決定部（決定手段）、Ｄｏｃ  電子文書。
【図１】
2020046856.tif 000003
【図２】
2020046856.tif 000004
【図３】
2020046856.tif 000005
【図４】
2020046856.tif 000006
【図５】
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【図６】
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【図７】
2020046856.tif 000009
【図８】
2020046856.tif 000010
【図９】
2020046856.tif 000011
【図１０】
2020046856.tif 000012
【図１１】
2020046856.tif 000013
【図１２】
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【図１３】
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