(57)【要約】【課題】電子形式と物理形式の両方で保管された文書に対して不可侵のセキュリティを提供する。【解決手段】文書を安全に保管するための文書保管・検索システム。大容量記憶装置は、文書識別データおよび文書位置情報を格納しているが、文書データは格納していない。ホストコンピュータは、文書識別データおよび文書位置情報を大容量記憶装置から抽出して、この情報を、その文書を収容している保管キャビネットに送信する。各文書は、キャビネットの引き出しに収容されたファイルフォルダに取り出し可能に保管されている。各ファイルフォルダは、そのファイルフォルダに収容されている各々の物理文書の電子版を保管するメモリユニットを有する。ホストコンピュータは、フォルダメモリへの文書の最初の保存を指示する。その後、ファイルフォルダのメモリに保管されている電子版への、ホストコンピュータによるアクセスは拒否される。電子版へのアクセスは、特別なリーダ装置を用いることによってのみ可能である。【選択図】図４
2020009406.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書保管・検索システムであって、
ホストコンピュータと、
前記ホストコンピュータに結合された大容量記憶装置であって、文書識別データと前記文書保管・検索システムにおける文書の位置を特定する文書位置データとを格納する大容量記憶装置と、
前記ホストコンピュータに結合された少なくとも１つの保管キャビネットであって、物理形式の文書を収容するファイルフォルダを取り出し可能に受容するための少なくとも１つの引き出しを有する少なくとも１つの保管キャビネットと、
取り出し可能に前記少なくとも１つの引き出しに受容されるファイルフォルダであって、物理形式の少なくとも１つの文書を収容するとともに、前記少なくとも１つの文書の電子版を保管するためのメモリを有するファイルフォルダと、を備え、
前記メモリに前記電子版が保管された後は、前記文書へのアクセスは、前記ファイルフォルダを前記少なくとも１つの引き出しから取り出すことによってのみ得ることが可能であるように、前記メモリは、前記ホストコンピュータによるアクセスが不可能になるように構成される、システム。
【請求項２】
前記ホストコンピュータと前記メモリは、最初に前記電子版の前記文書を前記メモリに保管する目的での前記ホストコンピュータによる前記メモリへのアクセスを許可し、その後、前記ホストコンピュータによる前記電子版の前記文書へのアクセスを拒否するように構成される、請求項１に記載のシステム。
【請求項３】
前記電子版の前記文書を読み出すために、前記メモリに電気的に結合されるように構成されたリーダ装置をさらに備える、請求項１に記載のシステム。
【請求項４】
前記リーダ装置は、前記文書識別データの入力を可能とするためのキーボードと、前記電子版の前記文書を可視表示するための表示装置と、を有する、請求項３に記載のシステム。
【請求項５】
前記ファイルフォルダは、上縁を有する本体部材と、前記上縁に配置されたブレースと、前記ブレースに実装されたファイルフォルダ・マイクロコントローラユニットと、を含み、前記メモリは、前記ブレースに実装されて、前記マイクロコントローラユニットに結合されている、請求項１に記載のシステム。
【請求項６】
前記少なくとも１つの保管キャビネットは、前記ホストコンピュータから文書識別データを受信するために前記ホストコンピュータと通信するとともに、前記ホストコンピュータから受信した文書識別データを前記ファイルフォルダ・マイクロコントローラユニットに配信するように構成された、キャビネット・マイクロコントローラユニットを含む、請求項５に記載のシステム。
【請求項７】
前記ファイルフォルダは、前記上縁に隣接して装着された可視インジケータを含み、前記ファイルフォルダに保管された文書を指定する文書識別データを前記キャビネット・マイクロコントローラユニットから前記ファイルフォルダ・マイクロコントローラユニットが受信したときに、前記ファイルフォルダ・マイクロコントローラユニットは、前記可視インジケータを作動させるように構成されている、請求項６に記載のシステム。
【請求項８】
前記可視インジケータはＬＥＤである、請求項７に記載のシステム。
【請求項９】
文書保管・検索システムで使用するためのファイルフォルダであって、前記文書保管・検索システムは、ホストコンピュータと、文書識別データと前記文書保管・検索システムにおける文書の位置を特定する文書位置データとを格納する大容量記憶装置と、文書を収容するファイルフォルダを取り出し可能に受容するための少なくとも１つの引き出しを有する少なくとも１つの保管キャビネットと、を備え、当該ファイルフォルダは、
少なくとも１つの文書を取り出し可能に保持するためのコンパートメントを有する本体部材であって、上縁を有する本体部材と、
前記上縁に隣接して配置された支持ブレースであって、その相対する両端に一対の下向き開口ノッチを、文書識別信号源との電気通信を提供するための導電部材を各ノッチに含んで、有する支持ブレースと、
前記導電部材に電気的に結合されるとともに前記支持ブレースに実装されたファイルフォルダ・マイクロコントローラユニットと、
前記ファイルフォルダ・マイクロコントローラユニットによる操作のために前記ファイルフォルダ・マイクロコントローラユニットに結合されるとともに前記上縁に隣接して装着された可視インジケータと、
前記ファイルフォルダ・マイクロコントローラユニットに結合されるとともに前記支持ブレースに実装されたメモリであって、前記コンパートメント内の文書の電子版を格納するメモリと、を備える、ファイルフォルダ。
【請求項１０】
前記電子版の前記文書を読み出すために、前記メモリに電気的に結合されるように構成された別個のリーダ装置をさらに備える、請求項９に記載のファイルフォルダ。
【請求項１１】
前記リーダ装置は、前記文書識別データの入力を可能とするためのキーボードと、前記電子版の前記文書を可視表示するための表示装置と、を有する、請求項１０に記載のファイルフォルダ。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、広くは、文書保管・検索システムに関し、特に、システムに保管された文書への不正なアクセスおよび検索（例えば「ハッキング」）に対するセキュリティを高めて、改良された文書保管・検索システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
文書保管・検索システムは、よく知られており、文書管理を目的として、様々な業種で広く配備されている。図１は、現在使用されている典型的なシステムを示している。同図に示すように、ホストコンピュータ１０は、システムに登録された文書が電子形式で保管されている大容量記憶装置１２に、作用的に結合されている。ホストコンピュータ１０は、オペレータが標準キーボード装置１３を用いて発行したコマンドに対して、キーボード装置１３で指定された大容量記憶装置１２からの文書にアクセスすることにより応答する。文書は、アクセスされると、ディスプレイ（図示せず）で閲覧することができ、プリンタ（図示せず）でハードコピーとして印刷することができ、または他のいずれかの場所に転送することができる。大容量記憶装置１２に保管されている文書は、典型的にはフォルダ１５のような仮想文書フォルダに配置されており、所与のフォルダ１５内の各文書には、ファイル１１，１２，．．．，１ｎ，２１，．．．，２ｎ，．．．，ｍ１，．．．，ｍｎのようなファイル指定が割り当てられる。特定の文書にアクセスするために、オペレータは、キーボード装置１３を用いて文書識別子を入力し、ホストコンピュータ１０は、その文書識別子を用いて、その文書が入った文書フォルダ１５を見つけて、その指定された文書に相当するファイルを、編集、コピー、または印刷のような、さらなる処理のために取り出す。
【０００３】
図１に示すシステム内のいくつかの文書は、純粋に電子的なもの、すなわち、対応する物理版の文書が存在しないもの、であり得る。純粋に電子的な文書の例は、電子メールメッセージおよびその添付文書、社内の回覧文書、などである。その他の文書には電子版と物理版の両方があり得る。この種の文書の例は、不動産の権利書、法的判決書、などである。この後者のタイプの場合、電子版を大容量記憶装置１２に保管する一方、物理版を保管ユニットに保管し、その保管ユニットは、典型的には、支持レールにファイルフォルダ１１，．．．，１ｎ，．．．，ｍ１，．．．，ｍｎが取り外し可能に吊下された１つ以上の引き出しを有するファイルキャビネット１７−１，．．．，１７−ｘである。それらの文書の個々の物理版は、ファイルフォルダに収容されており、その個々のファイルフォルダから手動で取り出すことが可能である。各ファイルキャビネットは、そのキャビネットをシステムにおいて一意に識別するのに役立つ固有識別コード文字を格納しているマイクロコントローラユニット（キャビネットＭＣＵ）を備える。ホストコンピュータ１０と種々の保管ユニットとは、有線接続を介して、または無線装置（図示せず）を介して、通信する。
【０００４】
物理版の文書のキャビネットおよび引き出しの位置へのアクセスを容易とするために、ファイルフォルダは、ホストコンピュータ１０とファイルフォルダとの間の通信を可能とする図２に示す電子要素を備える。同図に示すように、各ファイルフォルダ２０は、ファイルフォルダ２０の本体部分の上縁に装着された支持ブレース２１を有する。支持ブレース２１は、プリント回路基板材料のような非導電性材料で形成されており、フォルダ・マイクロコントローラユニット２２（ＭＣＵ２２）と、ともにＭＣＵ２２に電気的に結合されて制御される電源ＬＥＤ２３および指示ＬＥＤ２４と、を保持している。支持ブレース２１は、相対する両端に、キャビネット引き出しの支持レール（図示せず）を受容するように寸法設定された一対の逆向きノッチ２６、２７を有する。各ノッチ２６、２７は、フォルダ２０がキャビネット引き出しに適切に取り付けられたときに、引き出しの支持レール（図示せず）が保持する対応する導電体と噛合する一対の導電性バネ（ノッチ２６のバネ２８、２９；ノッチ２７のバネ３０、３１）を備える。引き出しの支持レールが保持する導電体は、ホストコンピュータ１０に結合されている。バネ２８、２９は、支持ブレース２１に形成された導電路３３によってＭＣＵ２２に電気的に結合されており、バネ３０、３１は、支持ブレース２１に形成された導電路３４によってＭＣＵ２２に電気的に結合されている。ＭＣＵ２２は、このＭＣＵ２２を収容しているファイルフォルダ２０を一意に識別するのに役立つ固有識別コード文字を格納している。
【０００５】
物理版の文書を見つけるプロセスを図３に示している。同図に示すように、ユーザは、キーボード装置１３を用いてホストコンピュータ１０にユーザ名とパスワードを入力することにより、自身のユーザアカウントにアクセスする（ステップ３９ａ）。アクセスを得たら、ユーザは、検索する文書のタイトルまたはその他のキーワードを入力する。ホストコンピュータ１０は、この情報を用いて、その文書の電子版が保管されている対応する仮想フォルダを、大容量記憶装置１２において見つける（ステップ３９ｂ）。その仮想フォルダは、対応する物理フォルダ２０の識別コード文字を格納している（ステップ３９ｃ）。ホストコンピュータ１０は、この識別コード文字を用いて、フォルダ位置のテーブルを参照することにより、その物理フォルダ２０が配置されているキャビネットおよび引き出しを特定する（ステップ３９ｄ）。ホストコンピュータ１０は、物理フォルダ２０の位置を特定したら、そのフォルダ識別コード文字を、目的のキャビネットおよび引き出しに送信し（ステップ３９ｅ）、そのコード文字は、物理ファイルフォルダ２０のＭＣＵ２２に伝達される。ＭＣＵ２２は、コード文字を受信すると、指示ＬＥＤ２４を作動させて、検索対象の文書を収納しているファイルフォルダ２０をユーザに視覚的に知らせる（ステップ３９ｆ）。次に、ユーザは、見つけたフォルダ２０を取り出して、検索対象の文書の物理版を見つける（ステップ３９ｇ）。ユーザをさらに支援するために、各キャビネット引き出しは、フロントパネルに装着されたＬＥＤを備え、これを、その引き出しを開けるように視覚指示を与えるために、キャビネットがコード文字を受信したときに作動させる（ステップ３９ｈ）。さらに、各キャビネット引き出しは、好ましくは、引き出しロックを備え、これを、キャビネットがコード文字を受信したときに解除する（ステップ３９ｉ）。
【０００６】
上記の周知のシステムは、文書管理用途で、文書の電子版および物理版を効率的に保管および検索するために極めて有用であることが判明しているが、１つの重大な欠点があり、つまり、大容量記憶装置１２に保管された全文書の電子版への不正アクセス（すなわち、「システムへのハッキング」）に対する脆弱性がある。そのような不正侵入の結果として、そのような文書に含まれる機密情報が漏洩する多くの現状の例があるが、周知の文書保管・検索システムのセキュリティを確保するための、これまでの試みは、成功を収めていない。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
本発明は、周知のそのようなシステムについて上述した欠点を排除して、電子形式と物理形式の両方で保管された文書に対して不可侵のセキュリティを提供する、文書保管・検索システムを含む。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
システムの態様では、本発明は、文書保管・検索システムを含み、このシステムは、ホストコンピュータと、ホストコンピュータに結合された大容量記憶装置であって、文書識別データと本システムにおける文書の位置を特定する文書位置データとを格納する大容量記憶装置と、ホストコンピュータに結合された保管キャビネットであって、物理形式の文書を収容するファイルフォルダを取り出し可能に受容するための少なくとも１つの引き出しを有する保管キャビネットと、取り出し可能に引き出しに受容されるファイルフォルダであって、物理形式の文書を収容するとともに、その文書の電子版を保管するためのメモリを有するファイルフォルダと、を備え、メモリに電子版が保管された後は、その文書へのアクセスは、ファイルフォルダを引き出しから取り出すことによってのみ得ることが可能であるように、メモリは、ホストコンピュータによるアクセスが不可能になるように構成される。
【０００９】
ホストコンピュータとファイルフォルダのメモリは、最初に電子版の文書をメモリに保管する目的でのホストコンピュータによるメモリへのアクセスを許可し、その後、ホストコンピュータによる電子版の文書へのアクセスを拒否するように構成される。
【００１０】
本システムは、電子版の文書を読み出すために、ファイルフォルダのメモリに電気的に結合されるように構成されたリーダ装置をさらに備える。リーダ装置は、文書識別データの入力を可能とするためのキーボードと、電子版の文書を可視表示するための表示装置と、を有する。
【００１１】
ファイルフォルダは、上縁を有する本体部材と、上縁に配置されたブレースと、ブレースに実装されたファイルフォルダ・マイクロコントローラユニットと、を含み、ファイルフォルダのメモリは、ブレースに実装されて、マイクロコントローラユニットに結合されている。
【００１２】
保管キャビネットは、ホストコンピュータから文書識別データを受信するためにホストコンピュータと通信するとともに、ホストコンピュータから受信した文書識別データをファイルフォルダ・マイクロコントローラユニットに配信するように構成された、キャビネット・マイクロコントローラユニットを含む。
【００１３】
ファイルフォルダは、上縁に隣接して装着された可視インジケータを含み、このファイルフォルダに保管された文書を指定する文書識別データをキャビネット・マイクロコントローラユニットからファイルフォルダ・マイクロコントローラユニットが受信したときに、ファイルフォルダ・マイクロコントローラユニットは、可視インジケータを作動させるように構成されている。可視インジケータは、好ましくはＬＥＤである。
【００１４】
別の態様では、本発明は、文書保管・検索システムで使用するためのファイルフォルダを含み、そのシステムは、ホストコンピュータと、文書識別データとシステムにおける文書の位置を特定する文書位置データとを格納する大容量記憶装置と、文書を収容するファイルフォルダを取り出し可能に受容するための少なくとも１つの引き出しを有する少なくとも１つの保管キャビネットと、を備える。ファイルフォルダは、少なくとも１つの文書を取り出し可能に保持するためのコンパートメントを有する本体部材であって、上縁を有する本体部材と、その上縁に隣接して配置された支持ブレースであって、その相対する両端に一対の下向き開口ノッチを、文書識別信号源との電気通信を提供するための導電部材を各ノッチに含んで、有する支持ブレースと、それらの導電部材に電気的に結合されるとともにブレースに実装されたファイルフォルダ・マイクロコントローラユニットと、ファイルフォルダ・マイクロコントローラユニットによる操作のためにファイルフォルダ・マイクロコントローラユニットに結合されるとともに上縁に隣接して装着された可視インジケータと、ファイルフォルダ・マイクロコントローラユニットに結合されるとともにブレースに実装されたメモリであって、コンパートメント内の文書の電子版を格納するメモリと、を備える。
【００１５】
このファイルフォルダは、電子版の文書を読み出すために、ファイルフォルダのメモリに電気的に結合されるように構成された別個のリーダ装置と組み合わせて用いられる。リーダ装置は、文書識別データの入力を可能とするためのキーボードと、電子版の文書を可視表示するための表示装置と、を有する。
【発明の効果】
【００１６】
本発明は、このシステムにおいて２つの設計要素を組み合わせることにより、文書セキュリティを強化している。第１に、各文書の電子版を大容量記憶装置に保管することなく、文書ＩＤとキャビネットおよびフォルダの位置のみを大容量記憶装置に保存する。従って、ホストコンピュータは、いずれの文書の電子版にもアクセスすることは、その情報は大容量記憶装置内に存在しないため不可能である。第２に、各フォルダのフォルダメモリは、キャビネット・マイクロコントローラユニットで受信するホストコンピュータからの要求に応えて、新規の文書データ保存操作のみを許可するように、ハードウェア的に制限されている。従って、ホストコンピュータによって開始することが可能な、フォルダメモリへのアクセスを要する操作は、新規の文書データ保存操作のみである。
【００１７】
本発明の特徴および効果についてのより完全な理解のために、それを確保する詳細な説明を、添付の図面を併用して参照すべきである。
【図面の簡単な説明】
【００１８】
【図１】図１は、従来技術による文書保管・検索システムの概略ブロック図である。
【図２】図２は、従来技術による、電子要素を備えたファイルフォルダ支持ブレースの概略部分ブロック図である。
【図３】図３は、図１のシステムに保管された物理版の文書を検索するプロセスを示すフローチャートである。
【図４】図４は、本発明による文書保管・検索システムの概略ブロック図である。
【図５】図５は、本発明による、電子部品を備えたファイルフォルダ支持ブレースの概略部分ブロック図である。
【図６】図６は、図４のシステムのブロック図であり、システムの主なキャビネット要素を示している。
【図７】図７は、本発明により保管するための文書を準備するプロセスを示す概略図である。
【図８】図８は、本発明により文書にアクセスするためのプロセスを示すフローチャートである。
【図９】図９は、文書リーダを示す斜視図である。
【図１０】図１０は、図９のリーダおよびファイルフォルダの主な電子部品を示すブロック図である。
【発明を実施するための形態】
【００１９】
以下で図面を参照し、図４は、本発明による文書保管・検索システムの概略ブロック図である。同図に示すように、ホストコンピュータ４０は、システムに登録された文書に関する位置情報および文書識別コードを電子形式で保存している大容量記憶装置４２に、作用的に結合されている。図１〜３に示すとともに上述した周知のシステムとは異なり、大容量記憶装置４２は、システムに登録された各文書の位置情報と識別コードのみを保存し、文書自体の電子版は保存しない。各文書について、大容量記憶装置４２に保存されている文書位置情報および識別コードは、フォルダ４５のような仮想文書フォルダに配置されており、所与のフォルダ４５内の各文書の位置情報および識別コードには、ファイル１１，１２，．．．，１ｎ，２１，．．．，２ｎ，．．．，ｍ１，．．．，ｍｎのようなファイル指定が割り当てられる。ホストコンピュータ４０は、オペレータが標準キーボード装置４３を用いて発行したコマンドに対して、キーボード装置４３で指定された大容量記憶装置４２内の対応する仮想ファイルからの各文書の位置情報および識別コードにアクセスすることにより応答する。
【００２０】
図４のシステムでは、いくつかの保管キャビネット４７−１，．．．，４７−ｘが設けられており、それらは、導電路を介した直接結合または無線通信装置（図示せず）のいずれかによって、ホストコンピュータ４０に通信可能に結合されている。各キャビネット４７ｉは、システムに登録された文書の１つ以上の物理版を収容するファイルフォルダを取り外し可能に支持するための一対の支持レールをそれぞれ有する１つ以上のスライド引き出しを有する。それらのファイルフォルダは、大容量記憶装置４２内の仮想ファイルと並列に、論理的に配置されており、よって、キャビネット１のファイル１１は大容量記憶装置４２内の文書フォルダ４５のタイトル１１に対応し、キャビネット１のファイル１２は大容量記憶装置４２内の文書フォルダ４５のタイトル１２に対応する、などである。
【００２１】
ファイルフォルダの各々は、ホストコンピュータ４０とファイルフォルダとの間の通信を可能とする図５に示す電子要素を備える。ファイルフォルダ５０は、本出願と譲受人が同一である２０１７年６月１３日に発行された米国特許第９６７６２２３号「Ｓｅｃｕｒｅ  Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  Ｒｅｃｅｐｔａｃｌｅ（セキュア文書入れ）」において開示されているファイルフォルダの構造および機能を有することが好ましく、この文献の開示は、参照により本明細書に組み込まれる。そのファイルフォルダは、安全な方法で１つ以上の文書を取り出し可能に保持するためのコンパートメントを提供する。図５に示すように、各ファイルフォルダ５０は、ファイルフォルダ５０の本体部分の上縁に装着された支持ブレース５１を有する。支持ブレース５１は、プリント回路基板材料のような非導電性材料で形成されており、フォルダ・マイクロコントローラユニット５２（ＭＣＵ５２）と、ともにＭＣＵ５２に電気的に結合されている電源ＬＥＤ５３および指示ＬＥＤ５４と、を保持している。ＭＣＵ５２は、好ましくは、アリゾナ州、ＣｈａｎｄｌｅｒのＭｉｃｒｏｃｈｉｐ  Ｔｅｃｈｎｏｌｏｇｙ社から入手可能なＰＩＣ１０Ｆ２０２型ユニットである。支持ブレース５１は、相対する両端に、キャビネット引き出しの支持レール（図示せず）を受容するように寸法設定された一対の逆向きノッチ５６、５７を有する。各ノッチ５６、５７は、フォルダ５０がキャビネット引き出しに適切に取り付けられたときに、引き出しの支持レール（図示せず）が保持する対応する導電体と噛合する一対の導電性バネ（ノッチ５６のバネ５８、５９；ノッチ５７のバネ６０、６１）を備える。引き出しの支持レールが保持する導電体は、ホストコンピュータ４０に結合されている。バネ５８、５９は、支持ブレース５１に形成された導電路６３によってＭＣＵ５２に電気的に結合されており、バネ６０、６１は、支持ブレース５１に形成された導電路６４によってＭＣＵ５２に電気的に結合されている。ＭＣＵ５２は、このＭＣＵ５２を収容しているファイルフォルダ５０を一意に識別するのに役立つ固有識別コード文字を格納している。ブレース５１は、さらに、フォルダ５０に収容された物理形式の各文書の電子版を保管するための記憶容量を有するメモリユニット６６を保持している。メモリユニット６６は、好ましくは、カリフォルニア州、Ｓａｎｔａ  ＣｌａｒａのＡｄｅｓｔｏ  Ｔｅｃｈｎｏｌｏｇｉｅｓ社から入手可能なＡＴ２５ＳＦ１６１型１６Ｍビット装置である。
【００２２】
図６は、図４のシステムのブロック図であり、システムの主なキャビネット部品を示している。同図に示すように、各キャビネット４７ｉは、破線で示すメインボードを有し、これは、キャビネット・マイクロコントローラユニット７１（ＭＣＵ７１）と、関連付けられたキャビネット・メモリユニット７２と、可聴警報ユニット７３と、を収容している。キャビネットＭＣＵ７１は、好ましくは、オランダ、ＥｉｎｄｈｏｖｅｎのＮＸＰ  Ｓｅｍｉｃｏｎｄｕｃｔｏｒｓ社から入手可能なＬＰＣ１７６６型ユニットである。キャビネット・メモリユニット７２は、好ましくは、カリフォルニア州、Ｓａｎ  ＪｏｓｅのＡｔｍｅｌ社から入手可能なＡＴ２４Ｃ０２型ユニットである。可聴警報ユニット７３は、以下で説明するように、キャビネットＭＣＵ７１が作動させたときに警報音を発するための通常の装置である。主なキャビネット部品は、さらに、視認できる位置で、キャビネットに装着されたキャビネットＬＥＤを含み、これは、キャビネット・メモリユニット７２に格納された文書コードの１つと一致する文書コードをホストコンピュータ４０から受信したときのキャビネットＭＣＵ７１によって点灯させる。さらに、引き出しＬＥＤおよび引き出しロックユニット７５を含み、これらも、そのような文書コードをキャビネットＭＣＵ７１で受信したことに応じて、キャビネットＭＣＵ７１により作動させる。
【００２３】
図７は、本発明により保管するための文書を準備するプロセスを示す概略図である。同図に示すように、文書７６を、通常の文書スキャナ７７に取り込み、これにより、文書シート上の可視情報を電子版に変換する。この電子版を、ホストコンピュータ４０に供給して、これにより、キャビネットおよびフォルダの位置情報および（文書タイトルのような）文書ＩＤを生成し、キャビネットおよびフォルダの位置を含むデータならびに文書データを、指定されたキャビネット内のキャビネットコントローラ７１に送信する。キャビネットコントローラ７１は、この情報を、指定されたフォルダのメモリ６６に送信し、そこに文書ＩＤおよび文書データを保存する。物理版の文書は、フォルダ５０の中に手動で挿入し、その文書は、認可されたユーザが取り出すまでは、このフォルダ内にある。
【００２４】
図８は、本発明により文書にアクセスするためのプロセスを示すフローチャートである。同図に示すように、ユーザは、キーボード装置４３を用いてホストコンピュータ４０にユーザ名とパスワードを入力することにより、自身のユーザアカウントにアクセスする（ステップ８０ａ）。アクセスを得たら、ユーザは、検索する文書のタイトルまたはその他のキーワードを入力する。ホストコンピュータ４０は、この情報を用いて、各文書の識別コードが保存されている対応する仮想フォルダを、大容量記憶装置４２において見つける（ステップ８０ｂ）。その仮想フォルダは、対応する物理フォルダ５０の識別コード文字を格納している（ステップ８０ｃ）。ホストコンピュータ４０は、この識別コード文字を用いて、フォルダ位置のテーブルを参照することにより、その物理フォルダ５０が配置されているキャビネットおよび引き出しを特定する（ステップ８０ｄ）。ホストコンピュータ４０は、物理フォルダ５０の位置を特定したら、そのフォルダ識別コード文字を、目的のキャビネットおよび引き出しに送信する（ステップ８０ｅ）。キャビネットＭＣＵ７１は、そのフォルダ識別コード文字を受信すると、キャビネットＬＥＤ７４ならびに引き出しＬＥＤおよびロック７５を作動させて、そのコード文字を、その文書を収納している物理ファイルフォルダ５０のＭＣＵ５２に送信する（ステップ８０ｆ）。このとき、ユーザは、引き出しＬＥＤによる誘導によって、正しい引き出しを開けることが可能となる。ＭＣＵ５２は、コード文字を受信すると、指示ＬＥＤ５４を作動させて、検索対象の文書を収納しているファイルフォルダ５０をユーザに視覚的に知らせる（ステップ８０ｇ）。次に、ユーザは見つけたフォルダ５０を取り出して、検索対象の文書の物理版を見つける（ステップ８０ｉ）。あるいは、ユーザは、見つけたフォルダのメモリ６６に格納されている文書を読み出すために、見つけたフォルダ５０をリーダ装置にインストールすることができる。
【００２５】
図９は、フォルダメモリ６６に保管されている電子版の文書を読み出す際に使用するためのリーダ装置９０の斜視図である。同図に示すように、ハウジング９１は、キーボード部９２および表示部９３を有する。表示部９３から一対のプローブ９５、９６が延出しており、これにフォルダ５０を取り外し可能に支持することができる。各プローブ９５、９６は、支持ブレース５１内のフォルダＭＣＵ５２をリーダ装置９０のハウジング９１内のリーダＭＣＵ９８にオーミック接続する一対の導電路を有する（図１０）。
【００２６】
図１０は、フォルダメモリ６６に保管されている電子版の文書をリーダ装置９０で読み出すことが可能な方法を示している。同図に示すように、ユーザは、読み出すべき文書を指定するためにキーボード９２を操作する。そのキーボード信号は、リーダＭＣＵ９８に結合されて、これにより、この情報を、プローブ９５、９６を介してフォルダＭＣＵ５２に送信する。これに応答して、フォルダＭＣＵ５２は、フォルダメモリ６６を検索し、文書データを取り出して、この情報をリーダＭＣＵ９８に送信する。リーダＭＣＵ９８は、次に、この情報をリーダ表示部９３に送る。
【００２７】
ユーザは、フォルダ５０内の文書を使い終えると、フォルダ５０をキャビネット引き出しに戻して、その後、キャビネット引き出しを閉じてよい。
【００２８】
本発明の重要な特徴は、ホストコンピュータ４０が、いずれの文書の電子版にもアクセスできないことである。これは、図４〜８のシステムにおいて２つの設計要素を組み合わせることにより、実現される。第１に、各文書の電子版を大容量記憶装置４２に保管することなく、文書ＩＤとキャビネットおよびフォルダの位置のみを大容量記憶装置４２に保存する。従って、ホストコンピュータ４０は、いずれの文書の電子版にもアクセスすることは、その情報は大容量記憶装置４２内に存在しないため不可能である。第２に、各フォルダ５０のフォルダメモリ６６は、キャビネットＭＣＵ７１で受信するホストコンピュータ４０からの要求に応えて、新規の文書データ保存操作のみを許可するように、ハードウェア的に制限されている。従って、ホストコンピュータ４０によって開始することが可能な、フォルダメモリ６６へのアクセスを要する操作は、新規の文書データ保存操作のみである。ハードウェア的な制限の好ましい形態は、新規の文書データ保存操作と文書データ検索操作では２通りの異なるクロック速度が必要であることである。
【００２９】
ここで明らかとなるように、本発明を組み込んだ文書保管・検索システムでは、システムに保管された文書の内容に対するセキュリティが高められる。ホストコンピュータ４０に何らかの形で不正にアクセスされた場合に、システムから探り出すことができる情報は最大でも、文書タイトルのような文書識別子、および物理版の文書を収納するとともにフォルダメモリ６６に電子版を保管しているフォルダのシステム内での位置、である。不正侵入者が、文書に含まれる実際の情報へのアクセスを得るためには、そのファイルフォルダを収納している保管キャビネットが配置されている部屋へのアクセスを得て、そのキャビネットを見つけ、キャビネット引き出しを強引に開けて、正しいファイルフォルダを探し、文書を抜き出す必要がある。これは実質的に不可能な作業である。
【００３０】
上記で、本発明の好ましい実施形態についての十分かつ完全な開示を提供しているが、当業者であれば、種々の変更、代替構成、および均等物に想到するであろう。例えば、本発明について、特定のマイクロコントローラ装置を参照して説明したが、システム設計者の選好に応じて、他の同等の装置を採用してよい。また、インジケータ２７、５６は、可視インジケータとして説明したが、所望であれば、可聴インジケータのような他のタイプのインジケータを用いてよい。さらに、所望であれば、内部コンピュータネットワークまたは外部コンピュータネットワークを用いて、様々に異なる物理的場所に配置された多数のキャビネットからなるファイルシステムを管理するために、本発明を用いてよい。よって、上記は、添付の請求項で規定される本発明を限定するものと解釈されるべきではない。
【符号の説明】
【００３１】
１０    ホストコンピュータ（従来技術）
１２    大容量記憶装置（従来技術）
１３    キーボード装置（従来技術）
１５    仮想文書フォルダ（従来技術）
１７−１〜１７−ｘ  ファイルキャビネット（従来技術）
１８    有線接続（従来技術）
２０    物理ファイルフォルダ（従来技術）
２１    支持ブレース（従来技術）
２２    フォルダ・マイクロコントローラユニット（従来技術）
２３    電源ＬＥＤ（従来技術）
２４    指示ＬＥＤ（従来技術）
２６    逆向きノッチ（従来技術）
２７    逆向きノッチ（従来技術）
２８    導電性バネ（従来技術）
２９    導電性バネ（従来技術）
３０    導電性バネ（従来技術）
３１    導電性バネ（従来技術）
３３    導電路（従来技術）
３４    導電路（従来技術）
３９ａ  ユーザがユーザアカウントにアクセスするステップ（従来技術）
３９ｂ  仮想フォルダを見つけるステップ（従来技術）
３９ｃ  物理フォルダの識別コード文字を特定するステップ（従来技術）
３９ｄ  物理フォルダの位置を特定するステップ（従来技術）
３９ｅ  フォルダ識別コード文字を目的のキャビネットに送信するステップ（従来技術）
３９ｆ  ファイルフォルダをユーザに視覚的に知らせるステップ（従来技術）
３９ｇ  ユーザがフォルダを取り出して物理版の文書を見つけるステップ（従来技術）
３９ｈ  引き出しを開けるように視覚指示を与えるステップ（従来技術）
３９ｉ  引き出しロックを解除するステップ（従来技術）
４０    ホストコンピュータ
４２    大容量記憶装置
４１    フォルダ紛失警報の発行
４３    キーボード装置
４５    仮想文書フォルダ
４７ｉ（４７−１〜４７−ｘ）  保管キャビネット
４８    導電路
５０    物理ファイルフォルダ
５１    支持ブレース
５２    フォルダ・マイクロコントローラユニット
５３    電源ＬＥＤ
５４    指示ＬＥＤ
５６    逆向きノッチ
５７    逆向きノッチ
５８    導電性バネ
５９    導電性バネ
６０    導電性バネ
６１    導電性バネ
６３    導電路
６４    導電路
６６    メモリユニット（フォルダメモリ）
７１    キャビネット・マイクロコントローラユニット（キャビネットコントローラ）
７２    キャビネット・メモリユニット
７３    可聴警報ユニット
７４    キャビネットＬＥＤ
７５    引き出しＬＥＤおよびロックユニット
７６    文書
７７    文書スキャナ
８０ａ  ユーザがユーザアカウントにアクセスするステップ
８０ｂ  仮想フォルダを見つけるステップ
８０ｃ  物理フォルダの識別コード文字を特定するステップ
８０ｄ  物理フォルダの位置を特定するステップ
８０ｅ  フォルダ識別コード文字を目的のキャビネットに送信するステップ
８０ｆ  キャビネットＬＥＤならびに引き出しＬＥＤおよびロックを作動させるステップ
８０ｇ  ファイルフォルダをユーザに視覚的に知らせるステップ
８０ｈ  ユーザがフォルダを取り出して文書を見つけるステップ
８０ｉ  物理版の文書を見つけるステップ
９０    リーダ装置
９１    ハウジング
９２    キーボード部
９３    表示部
９５    プローブ
９６    プローブ
９８    リーダＭＣＵ
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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