(57)【要約】【課題】画像を出力する可能性がある全てのユーザに対応する識別情報を画像登録時に発行したにもかかわらず、識別情報を発行したユーザの全てが画像を出力しない場合と比較して、発行される識別情報の数を低減する。【解決手段】処理制御部３５は、印刷しようとする画像を登録する。操作受付部３２は、登録処理が行われた文書データに対する予約番号の発行指示を受け付ける。課金先特定部３６は、予約番号の発行指示が行われた画像が出力された際の課金先を特定する。処理制御部３５は、操作受付部３２により予約番号の発行指示が受け付けられた文書に対して、課金先特定部３６により特定された課金先と対応付けられた予約番号を発行する。【選択図】図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
出力する画像を登録する登録手段と、
前記登録手段により登録された画像に対する、出力する画像を特定するための識別情報の発行指示を受け付ける受付手段と、
識別情報の発行指示が行われた画像が出力された際の課金先を特定する特定手段と、
前記受付手段により識別情報の発行指示が受け付けられた画像に対して、前記特定手段により特定された課金先と対応付けられた識別情報を発行する発行手段と、
を備えた情報処理装置。
【請求項２】
前記発行手段が、前記登録手段に画像が登録された際に、登録された各画像に対して予め設定された課金先と対応付けられた識別情報をそれぞれ発行する請求項１記載の情報処理装置。
【請求項３】
予め設定された課金先が、画像を出力する頻度が高いと予測されるグループに課金するための課金先である請求項２記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記発行手段が、前記登録手段に画像が登録された際には、課金先と対応付けられたいずれの識別情報も発行しない請求項１記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記特定手段が、前記登録手段に登録された画像を閲覧する際に認証したユーザの属するグループに課金するための課金先を、識別情報の発行指示が行われた画像が出力された際の課金先として特定する請求項１から３のいずれか記載の情報処理装置。
【請求項６】
前記発行手段が、同一グループに属するユーザが同一の画像に対する識別情報の発行指示を行った場合には、同一の識別情報を発行する請求項５記載の情報処理装置。
【請求項７】
同一グループに属する他のユーザが前記登録手段において登録された画像のいずれかに対して識別情報を発行している場合には、前記登録手段に登録された画像を閲覧する際に認証したユーザに対して、他のユーザにより発行された識別情報を表示するよう制御する表示制御手段をさらに備えた請求項５記載の情報処理装置。
【請求項８】
出力する画像を登録する登録ステップと、
前記登録ステップにおいて登録された画像に対する、出力する画像を特定するための識別情報の発行指示を受け付ける受付ステップと、
識別情報の発行指示が行われた画像が出力された際の課金先を特定する特定ステップと、
前記受付ステップにおいて識別情報の発行指示が受け付けられた画像に対して、前記特定ステップにおいて特定された課金先と対応付けられた識別情報を発行する発行ステップと、
をコンピュータに実行させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理装置およびプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
特許文献１には、印刷予約時にユーザが課金先を選択して、発行する予約ＩＤを課金先の情報と対応付けることにより、組織内のユーザによる組織外の画像処理装置の利用についての料金を、組織内の課金管理装置に反映できるようにした課金管理システムが開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２０１６−１４６１３７号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
本発明の目的は、画像を出力する可能性がある全てのユーザに対応する識別情報を画像登録時に発行したにもかかわらず、識別情報を発行したユーザの全てが画像を出力しない場合と比較して、発行される識別情報の数を低減することが可能な情報処理装置およびプログラムを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
［情報処理装置］
請求項１に係る本発明は、出力する画像を登録する登録手段と、
前記登録手段により登録された画像に対する、出力する画像を特定するための識別情報の発行指示を受け付ける受付手段と、
識別情報の発行指示が行われた画像が出力された際の課金先を特定する特定手段と、
前記受付手段により識別情報の発行指示が受け付けられた画像に対して、前記特定手段により特定された課金先と対応付けられた識別情報を発行する発行手段とを備えた情報処理装置である。
【０００６】
請求項２に係る本発明は、前記発行手段が、前記登録手段に画像が登録された際に、登録された各画像に対して予め設定された課金先と対応付けられた識別情報をそれぞれ発行する請求項１記載の情報処理装置である。
【０００７】
請求項３に係る本発明は、予め設定された課金先が、画像を出力する頻度が高いと予測されるグループに課金するための課金先である請求項２記載の情報処理装置である。
【０００８】
請求項４に係る本発明は、前記発行手段が、前記登録手段に画像が登録された際には、課金先と対応付けられたいずれの識別情報も発行しない請求項１記載の情報処理装置である。
【０００９】
請求項５に係る本発明は、前記特定手段が、前記登録手段に登録された画像を閲覧する際に認証したユーザの属するグループに課金するための課金先を、識別情報の発行指示が行われた画像が出力された際の課金先として特定する請求項１から３のいずれか記載の情報処理装置である。
【００１０】
請求項６に係る本発明は、前記発行手段が、同一グループに属するユーザが同一の画像に対する識別情報の発行指示を行った場合には、同一の識別情報を発行する請求項５記載の情報処理装置である。
【００１１】
請求項７に係る本発明は、同一グループに属する他のユーザが前記登録手段において登録された画像のいずれかに対して識別情報を発行している場合には、前記登録手段に登録された画像を閲覧する際に認証したユーザに対して、他のユーザにより発行された識別情報を表示するよう制御する表示制御手段をさらに備えた請求項５記載の情報処理装置である。
【００１２】
［プログラム］
請求項８に係る本発明は、出力する画像を登録する登録ステップと、
前記登録ステップにおいて登録された画像に対する、出力する画像を特定するための識別情報の発行指示を受け付ける受付ステップと、
識別情報の発行指示が行われた画像が出力された際の課金先を特定する特定ステップと、
前記受付ステップにおいて識別情報の発行指示が受け付けられた画像に対して、前記特定ステップにおいて特定された課金先と対応付けられた識別情報を発行する発行ステップとをコンピュータに実行させるためのプログラムである。
【発明の効果】
【００１３】
請求項１に係る本発明によれば、画像を出力する可能性がある全てのユーザに対応する識別情報を画像登録時に発行したにもかかわらず、識別情報を発行したユーザの全てが画像を出力しない場合と比較して、発行される識別情報の数を低減することが可能な情報処理装置を提供することができる。
【００１４】
請求項２に係る本発明によれば、画像を出力するユーザが識別情報を発行する手間を削減することが可能な情報処理装置を提供することができる。
【００１５】
請求項３に係る本発明によれば、画像を出力する頻度が高いユーザが識別情報を発行する手間を削減することが可能な情報処理装置を提供することができる。
【００１６】
請求項４に係る本発明によれば、画像を出力する可能性がある全てのユーザに対応する識別情報を画像登録時に発行したにもかかわらず、識別情報を発行したユーザの全てが画像を出力しない場合と比較して、発行される識別情報の数を低減することが可能な情報処理装置を提供することができる。
【００１７】
請求項５に係る本発明によれば、画像を出力する可能性がある全てのユーザに対応する識別情報を画像登録時に発行したにもかかわらず、識別情報を発行したユーザの全てが画像を出力しない場合と比較して、発行される識別情報の数を低減することが可能な情報処理装置を提供することができる。
【００１８】
請求項６に係る本発明によれば、同一グループに属するユーザが同一の画像に対する識別情報の発行指示を行った場合には異なる識別情報を発行する場合と比較して、発行する識別情報の数を減らすことが可能な情報処理装置を提供することができる。
【００１９】
請求項７に係る本発明によれば、既に識別情報が発行されている画像については識別情報が発行されていることを把握することが可能な情報処理装置を提供することができる。
【００２０】
請求項８に係る本発明によれば、画像を出力する可能性がある全てのユーザに対応する識別情報を画像登録時に発行したにもかかわらず、識別情報を発行したユーザの全てが画像を出力しない場合と比較して、発行される識別情報の数を低減することが可能なプログラムを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【００２１】
【図１】本発明の一実施形態の情報処理システムのシステム構成を示す図である。
【図２】本発明の一実施形態における社内ポータルサーバ１０のハードウェア構成を示すブロック図である。
【図３】本発明の一実施形態における社内ポータルサーバ１０の機能構成を示すブロック図である。
【図４】管理テーブル記憶部３７に記憶されるユーザＩＤ管理テーブルの一例を示す図である。
【図５】管理テーブル記憶部３７に記憶される課金先管理テーブルの一例を示す図である。
【図６】管理テーブル記憶部３７に記憶される文書データ管理テーブルの一例を示す図である。
【図７】本発明の一実施形態における印刷管理サーバ２０のハードウェア構成を示すブロック図である。
【図８】本発明の一実施形態における印刷管理サーバ２０の機能構成を示すブロック図である。
【図９】管理テーブル記憶部４５に記憶される企業コード管理テーブルの一例を示す図である。
【図１０】管理テーブル記憶部４５に記憶される課金先管理テーブルの一例を示す図である。
【図１１】管理テーブル記憶部４５に記憶される文書データ管理テーブルの一例を示す図である。
【図１２】管理テーブル記憶部４５に記憶される予約番号管理テーブルの一例を示す図である。
【図１３】管理テーブル記憶部４５に記憶される印刷実績管理テーブルの一例を示す図である。
【図１４】図１３の印刷実績管理テーブルに基づいて生成された請求金額管理テーブルの一例を示す図である。
【図１５】社内ポータルサイトに文書データを登録する際の処理を説明するためのシーケンスチャートである。
【図１６】社内ポータルサイトの文書一覧に掲載された文書に対する予約番号の発行処理を説明するためのシーケンスチャートである。
【図１７】端末装置５１に表示される登録文書の一覧の表示例を示す図である。
【図１８】予約番号発行ボタン８１が操作されたことにより社内ポータルサイト上に予約番号が表示された場合の表示例を示す図である。
【図１９】社内ポータルサイトに掲載された全ての文書データに対する予約番号が予め発行された状態で表示された場合の表示例を示す図である。
【図２０】発行された予約番号を用いて印刷処理を行う際の動作を説明するためのシーケンスチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００２２】
次に、本発明の実施の形態について図面を参照して詳細に説明する。
【００２３】
図１は本発明の一実施形態の情報処理システムのシステム構成を示す図である。
【００２４】
本実施形態の情報処理システムは、図１に示されるように、画像形成装置５０と、印刷管理サーバ２０と、社内ポータルサーバ１０とがインターネット３０により接続された構成となっている。
【００２５】
画像形成装置５０は、印刷機能、スキャン機能、複写機能、ファクシミリ機能等の複数の機能を有するいわゆる複合機と呼ばれる装置である。また、画像形成装置５０には、タッチパネルを用いたユーザインタフェース機能や、料金精算機能等を有する操作端末が接続されている。
【００２６】
そして、画像形成装置５０は、例えばコンビニエンスストア等に設置され、ユーザが電子マネーや現金により料金を支払うことにより、コピー、ファクシミリ、写真プリント等の各種サービスを利用することができるような構成となっている。
【００２７】
また、印刷しようとする画像を印刷管理サーバ２０に予め登録して、登録した画像を特定するための識別情報である予約番号を予め発行しておくことにより、画像形成装置５０に予約番号を入力して、登録された画像データをダウンロードして印刷することができるようになっている。
【００２８】
具体的には、ユーザは、例えば自宅や職場等のパーソナルコンピュータ等から印刷しようとする画像データを印刷管理サーバ２０に予め登録すると、その際に予約番号が発行される。そして、ユーザが画像形成装置５０の設置場所まで出向いて、発行された予約番号を画像形装置５０に入力すると、この予約番号に対応付けられた画像データが印刷管理サーバ２０から画像形成装置５０にダウンロードされて印刷を行うことができるようになる。
【００２９】
なお、本実施形態では、予約番号が、出力する画像を特定するための識別情報である場合を用いて説明するが、本実施形態の情報処理システムが特定の処理を行うようなシステムである場合、予約番号は、特定の処理を行うための識別情報となる。
【００３０】
そして、社内ポータルサーバ１０は、ある会社内に設置されて、その会社の従業員のみが閲覧可能な社内ポータルサイトを提供している。
【００３１】
この会社の従業員は、例えば、端末装置５１〜５３を操作して社内ポータルサーバ１０にアクセスすることにより、社内ポータルサイトを閲覧することができるようになっている。
【００３２】
なお、図１では、端末装置５２、５３は、社内ネットワーク経由で社内ポータルサーバ１０にアクセスし、端末装置５１は、無線ＬＡＮターミナル４０を介してインターネット３０経由にて社内ポータルサーバ１０にアクセスする場合が示されている。
【００３３】
ここで、各従業員が社内ポータルサーバ１０にアクセスして社内ポータルサイトを閲覧する場合には、例えば予め設定されたユーザＩＤとパスワードを入力することにより認証が行われ、認証が成功した場合にのみ閲覧可能となるようになっている。
【００３４】
そして、本実施形態の情報処理システムでは、各種文書等の画像を社内ポータルサーバ１０に登録しておき、登録された画像の予約番号を印刷管理サーバ２０により発行しておくようにすれば、登録された画像の中から選択した画像の予約番号を画像形成装置５０に入力することにより希望する画像の印刷を行うことができる。
【００３５】
このような会社等の法人ユーザによる利用の場合には、画像形成装置５０においてユーザがその場で料金を支払うのではなく、予め課金先を登録しておき、登録された課金先と対応付けられた予約番号を発行するような方式が用いられている。このような方式によれば、その法人ユーザの従業員等は、予約番号を入力するだけで料金をその場で支払うことなく予め登録しておいた画像の印刷を行うことができる。そして、その際の利用料金は後日予め登録されていた課金先に請求されることになる。
【００３６】
そして、このような利用が行われる際に、画像を社内ポータルサイトに登録するユーザと、社内ポータルサイトに登録された画像を出力するユーザとが異なる場合がある。
【００３７】
例えば、営業支援を行うスタッフ部門がカタログや提案資料、チラシ等の文書を作成して社内ポータルサーバ１０に登録しておき、各営業部門が登録された文書の中から必要な文書を選択して印刷して利用するような場合がある。
【００３８】
具体的には、図１に示したような情報処理システムにおいて、スタッフ部門のユーザが端末装置５３から社内ポータルサーバ１０に画像を登録して、営業部門のユーザが端末装置５１、５２等から社内ポータルサイトを閲覧して、印刷する画像を選択できるようにする場合がある。
【００３９】
このような利用形態で各営業部門のユーザが利用した料金をそれぞれの営業部門毎に計算しようとした場合、同一の画像に対して課金先が異なる複数の予約番号を予め発行しておけば、各営業部門のユーザは自分の所属する営業部門用の予約番号を使用するだけで、所属する営業部門の費用負担で画像の印刷を行うことができる。
【００４０】
しかし、社内ポータルサイトに登録する画像の数が多くなり、課金先を別にする営業部門の数が多くなると、画像の数に営業部門の数を乗算した膨大な数の予約番号を予め発行しておく必要がある。例えば、営業部門数が２０あり、１００の画像を登録する場合、２０００の予約番号を予め発行しておく必要がある。しかし、画像が登録された時に、画像を出力する可能性がある全てのユーザに対応する予約番号を発行したにもかかわらず、予約番号を発行したユーザの全てが必ずしも画像を出力するわけではない。予約番号を発行したユーザのうちには画像を出力しないユーザが存在する場合もある。つまり、このように予め膨大な数の予約番号を発行したとしても、実際に利用される予約番号はそのうちのごく一部のような場合もあり得る。
【００４１】
そして、このような使用されない無駄な予約番号の発行が行われると、予約番号が枯渇したり、予約番号の文字数を増やす等の措置が必要になるような弊害が発生したりする可能性がある。
【００４２】
そこで、本実施形態の社内ポータルサーバ１０では、以下のような処理を行うことにより、画像を登録するユーザと登録された画像を出力するユーザとが異なり、画像を出力する可能性がある全てのユーザに対応する予約番号を画像登録時に発行したにもかかわらず、予約番号を発行したユーザの全てが画像を出力しない場合と比較して、発行される予約番号の数を低減するようにしている。
【００４３】
次に、本実施形態の情報処理システムにおける社内ポータルサーバ１０のハードウェア構成を図２に示す。
【００４４】
社内ポータルサーバ１０は、図２に示されるように、ＣＰＵ１１、メモリ１２、ハードディスクドライブ等の記憶装置１３、インターネット３０や社内ネットワークを介して外部の装置等との間でデータの送信及び受信を行う通信インタフェース（ＩＦと略す。）１４、タッチパネル又は液晶ディスプレイ並びにキーボードを含むユーザインタフェース（ＵＩと略す。）装置１５を有する。これらの構成要素は、制御バス１６を介して互いに接続されている。
【００４５】
ＣＰＵ１１は、メモリ１２または記憶装置１３に格納された制御プログラムに基づいて所定の処理を実行して、社内ポータルサーバ１０の動作を制御する。なお、本実施形態では、ＣＰＵ１１は、メモリ１２または記憶装置１３内に格納された制御プログラムを読み出して実行するものとして説明するが、当該プログラムをＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してＣＰＵ１１に提供することも可能である。
【００４６】
図３は、上記の制御プログラムが実行されることにより実現される社内ポータルサーバ１０の機能構成を示すブロック図である。
【００４７】
本実施形態の社内ポータルサーバ１０は、図３に示されるように、認証部３１と、操作受付部３２と、表示制御部３３と、データ送受信部３４と、処理制御部３５と、課金先特定部３６と、管理テーブル記憶部３７とを備えている。
【００４８】
認証部３１は、社内ポータルサイトにアクセスしようとするユーザの認証を行う。
【００４９】
データ送受信部３４は、印刷管理サーバ２０や端末装置５１〜５３との間でデータの送受信を行っている。
【００５０】
処理制御部３５は、スタッフ部門のユーザの端末装置５３から社内ポータルサイトに載せたい文書データを受け付けて、印刷管理サーバ３０に対して登録依頼を行う。この登録依頼には、文書データと、用紙サイズ、カラーモード（カラー／白黒）、有効期限等の情報からなる印刷パラメータの情報とが含まれる。つまり、処理制御部３５は、印刷しようとする画像を登録する登録手段として機能する。
【００５１】
本実施形態では、社内ポータルサイト上に一覧表示する対象を文書データと表現しているが、文書データに限定されるものではなく広く画像データであっても良い。
【００５２】
操作受付部３２は、端末装置５１〜５３によるユーザからの各種操作を受け付ける。そして、操作受付部３２は、印刷管理サーバ２０に対して登録処理が行われた文書データに対する予約番号の発行指示を受け付ける。
【００５３】
そして、処理制御部３５は、操作受付部３２により予約番号の発行指示が受け付けられると、課金先特定部３６により特定された課金先コードと、予約番号の発行指示が行われた文書データの文書ＩＤとを指定して、印刷管理サーバ２０に予約番号の発行依頼を行う。そして、印刷管理サーバ２０から予約番号を受信すると、受信した予約番号を社内ポータルサイト上に表示する。
【００５４】
このように、処理制御部３５は、操作受付部３２により予約番号の発行指示が受け付けられた文書に対して、課金先特定部３６により特定された課金先と対応付けられた予約番号を発行する発行手段として機能する。
【００５５】
そして、処理制御部３５は、発行した予約番号を、課金先コードおおび文書ＩＤと対応付テーブル記憶しておき、同一部署に属するユーザが同一の画像に対する予約番号の発行指示を行った場合には、同一の予約番号を発行する。
【００５６】
表示制御部３３は、端末装置５１〜５３に対して表示する社内ポータルサイト画面の制御を行っている。具体的には、表示制御部３３は、処理制御部３５により印刷管理サーバ２０に対して登録された文書のサムネイル画像を文書名、登録日等の情報とともに社内ポータルサイト上に一覧表示する。そして、表示制御部３３は、社内ポータルサイトにおいて一覧表示した各文書に対して、予約番号発行ボタンをそれぞれ表示する。
【００５７】
この予約番号発行ボタンをユーザが操作することにより、操作受付部３２は、予約番号発行指示をユーザから受け付ける。
【００５８】
なお、表示制御部３３は、同一グループに属する他のユーザが登録された画像のいずれかに対して予約番号を既に発行している場合には、登録された画像を閲覧する際に認証したユーザに対して、他のユーザにより発行された予約番号を社内ポータルサイト上において表示するよう制御する。
【００５９】
課金先特定部３６は、予約番号の発行指示が行われた画像が出力された際の課金先を特定する。例えば、課金先が課金先コードにより管理されている場合、課金先特定部３６は、予約番号の発行指示を行ったユーザが所属する部署に対して予め設定されている課金先コードを、予約番号の発行を印刷管理サーバ２０に依頼する先の課金先情報として特定する。
【００６０】
なお、社内ポータルサイトを閲覧するためには、認証部３１によるユーザの認証が行われる。そのため、課金先特定部３６は、印刷管理サーバ２０に対して登録処理が行われた文書を社内ポータルサイト上で閲覧する際に認証したユーザの属するグループに課金するための課金先コードを、予約番号の発行指示が行われた画像が出力された際の課金先として特定する。
【００６１】
管理テーブル記憶部３７は、ユーザＩＤ管理テーブル、課金先管理テーブル、文書データ管理テーブル等の各種管理テーブルを記憶する。
【００６２】
管理テーブル記憶部３７に記憶されるユーザＩＤ管理テーブルの一例を図４に示す。
【００６３】
ユーザＩＤ管理テーブルでは、図４に示されるように、ユーザ毎に、ユーザＩＤ、ユーザ名と、課金先部署名とが対応付けられて記憶されている。なお、この課金先部署名は、各ユーザが所属する部署の部署名となっている。
【００６４】
次に、管理テーブル記憶部３７に記憶される課金先管理テーブルの一例を図５に示す。
【００６５】
課金先管理テーブルは、図５に示されるように、課金先情報である課金先コードと、課金先部署とが対応付けられて記憶されている。
【００６６】
課金先特定部３６は、認証したユーザのユーザＩＤと図４に示したユーザＩＤ管理テーブルとから課金先部署名の情報を取得して、取得した課金先部署名と図５に示した課金先管理テーブルとから課金先コードを特定する。
【００６７】
次に、管理テーブル記憶部３７に記憶される文書データ管理テーブルの一例を図６に示す。
【００６８】
文書データ管理テーブルは、図６に示されるように、各文書を特定するための文書ＩＤと、文書名と、サムネイル画像と、印刷設定の情報と、登録結果の情報とが対応付けられて記憶されている。なお、この文書ＩＤは、印刷管理サーバ２０に対して、文書の登録依頼を行った際に印刷管理サーバ２０により発行された情報である。
【００６９】
なお、本実施形態では、印刷管理サーバ２０に対する文書の登録処理を行った際には、課金先コードと対応付けられたいずれの予約番号も発行されない。つまり、スタッフ部門のユーザが端末装置５３から社内ポータルサーバ１０に対して文書を登録して、社内ポータルサイトの文書一覧リスト上に載せただけでは予約番号は発行されない。
【００７０】
しかし、文書が登録された際に、予約番号の発行指示が行われない場合であっても、登録された各文書に対して予め設定された課金先コードと対応付けられた予約番号をそれぞれ発行するようにしても良い。
【００７１】
例えば、図５に示した課金先管理テーブルにおける「第１営業部」におけるユーザが登録された文書を印刷する頻度が高く予約番号を発行する確率が高いと予測されるような場合、「第１営業部」の課金先コード「D001」と対応付けられた予約番号を自動的に発行するようにしても良い。
【００７２】
なお、文書を印刷する頻度が高いと予測されるグループに課金するための課金先を予め設定された課金先とするのではなく、登録されたユーザ数が他のグループと比較して多いグループに課金するための課金先を、予め設定された課金先とするようにしても良い。
【００７３】
すなわち、図５に示した課金先管理テーブルにおける「第１営業部」に所属するユーザ数が他の部署のユーザ数に比して多いと判断できる場合、「第１営業部」の課金先コード「D001」と対応付けられた予約番号を自動的に発行するようにしても良い。この場合、予め発行される予約番号は最も多い部署１つでもよいし、複数発行してもよい。 
【００７４】
つまり、予め予約番号を発行するか否かは、部署が有する性質に基づいて判断されるともいえる。部署が有する性質とは、人数や印刷頻度といった例を含み、印刷可能性に関連する性質ともいえる。また、文書の性質に基づいて判断してもよい。例えば、登録された文書が新商品の販促チラシであれば、営業部門による印刷が行われると判断されるため、対応する部門の予約番号を自動的に発行してもよい。また、部署が有する性質と登録された文書の性質を組み合わせても良い。例えば登録される文書が新商品の販促チラシであって、その商品の営業を担当する部署が第1営業部であるという情報があれば、それらを組み合わせて第１営業部向けの予約番号を自動的に出力してもよい。
【００７５】
次に、本実施形態の情報処理システムにおける印刷管理サーバ２０のハードウェア構成を図７に示す。
【００７６】
印刷管理サーバ２０は、図７に示されるように、ＣＰＵ２１、メモリ２２、ハードディスクドライブ等の記憶装置２３、インターネット３０を介して社内ポータルサーバ１０、画像形成装置５０等の外部の装置等との間でデータの送信及び受信を行う通信インタフェース（ＩＦと略す。）２４、タッチパネル又は液晶ディスプレイ並びにキーボードを含むユーザインタフェース（ＵＩと略す。）装置２５を有する。これらの構成要素は、制御バス２６を介して互いに接続されている。
【００７７】
ＣＰＵ２１は、メモリ２２または記憶装置２３に格納された制御プログラムに基づいて所定の処理を実行して、印刷管理サーバ２０の動作を制御する。なお、本実施形態では、ＣＰＵ２１は、メモリ２２または記憶装置２３内に格納された制御プログラムを読み出して実行するものとして説明するが、当該プログラムをＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してＣＰＵ２１に提供することも可能である。
【００７８】
図８は、上記の制御プログラムが実行されることにより実現される印刷管理サーバ２０の機能構成を示すブロック図である。
【００７９】
本実施形態の印刷管理サーバ２０は、図８に示されるように、予約番号発行処理部４１と、文書登録処理部４２と、印刷実績データ記憶部４３と、印刷データ格納部４４と、管理テーブル記憶部４５と、印刷処理部４６と、請求処理部４７を備えている。
【００８０】
管理テーブル記憶部４５は、企業コード管理テーブル、課金先管理テーブル、文書データ管理テーブル、予約番号管理テーブル等の各種管理テーブルを記憶する。
【００８１】
管理テーブル記憶部４５に記憶される企業コード管理テーブルの一例を図９に示す。企業コード管理テーブルは、図９に示されるように、企業コードと企業名とを対応付けて記憶している。
【００８２】
また、管理テーブル記憶部４５に記憶される課金先管理テーブルの一例を図１０に示す。課金先管理テーブルは、図１０に示されるように、企業コードと課金先コードとの対応関係を記憶している。
【００８３】
文書登録処理部４２は、社内ポータルサーバ１０からの文書登録依頼を受け付けて、文書登録依頼に含まれる文書データを印刷データに変換して、印刷データ格納部４４に格納する。そして、文書登録処理部４２は、変換した印刷データに対して文書ＩＤを付加して、文書データ管理テーブルに格納する。なお、文書登録処理部４２は、印刷データに付加した文書ＩＤを、文書登録依頼を送信してきた社内ポータルサーバ１０に返信する。
【００８４】
管理テーブル記憶部４５に記憶される文書データ管理テーブルの一例を図１１に示す。
【００８５】
文書データ管理テーブルは、図１１に示されるように、文書ＩＤ、文書名、印刷データ、サムネイル画像、印刷設定の情報等の各種情報を対応付けて記憶している。
【００８６】
予約番号発行処理部４１は、文書ＩＤと課金先コードが指定された予約番号発行依頼を社内ポータルサーバ１０から受け付けて、既に発行した予約番号に、文書ＩＤと課金先コードとが同一の予約番号が無いことを確認した後に、予約番号発行依頼に含まれた文書ＩＤと課金先コードと対応付けられた予約番号を発行する。
【００８７】
なお、予約番号発行処理部４１は、発行した予約番号を、文書ＩＤおよび課金先コードと対応付けて、予約番号管理テーブルとして管理テーブル記憶部４５に記憶させる。
【００８８】
管理テーブル記憶部４５に記憶される予約番号管理テーブルの一例を図１２に示す。予約番号管理テーブルは、図１２に示されるように、予約番号と、課金先コードと、文書ＩＤとを対応付けて記憶している。
【００８９】
印刷処理部４６は、画像形成装置５０から予約番号を指定した印刷指示を受け付けると、指定された予約番号により予約番号管理テーブルを検索して、指定された予約番号に対応する文書ＩＤを特定する。そして、印刷処理部４６は、特定した文書ＩＤに対応する印刷データ（又は格納場所）を、図１１に示した文書データ管理テーブルから取得する。
【００９０】
そして、印刷処理部４６は、取得した印刷データを画像形成装置５０に送信する。なお、画像形成装置５０では、印刷管理サーバ２０から送信されてきた印刷データに基づいて印刷処理を実行して、その処理結果を印刷管理サーバ２０に送信する。
【００９１】
印刷実績データ記憶部４３は、印刷処理部４６により実行された印刷処理の結果を実績データとして記憶する。
【００９２】
管理テーブル記憶部４５に記憶される印刷実績管理テーブルの一例を図１３に示す。
【００９３】
印刷実績管理テーブルは、図１３に示すように、印刷処理が実行された各印刷ジョブの処理内容の詳細を記憶している。具体的には、印刷実績管理テーブルは、予約番号、課金先コード、用紙サイズ、カラーモード、両面印刷の有無、印刷部数、料金情報を対応付けて記憶している。
【００９４】
請求処理部４７は、印刷実績管理テーブルから指定期間の印刷料金を課金先毎に集計して、請求金額管理テーブルとして生成して請求処理を実行する。
【００９５】
例えば企業コードが「C002」であるＢ社に対して請求する請求金額管理テーブルの一例を図１４に示す。
【００９６】
図１４に示したＢ社の請求金額管理テーブルでは、Ｂ社の異なる課金先毎に請求金額が計算されているのが分かる。
【００９７】
次に、本実施形態の情報処理システムの動作について図面を参照して詳細に説明する。
【００９８】
先ず、社内ポータルサイトに文書データを登録する際の処理について図１５のシーケンスチャートを参照して説明する。
【００９９】
最初に、ステップＳ１０１において、スタッフ部門のユーザが端末装置５３から社内ポータルサーバ１０に対して文書登録依頼を行う。すると、ステップＳ１０２において、文書データは端末装置４５から社内ポータルサーバ１０に転送される。
【０１００】
すると、社内ポータルサーバ１０では、ステップＳ１０３において、文書登録依頼を受け付けて、印刷管理サーバ２０に対して文書登録依頼を行う。その結果、ステップＳ１０４において、文書データは社内ポータルサーバ１０から印刷管理サーバ２０に転送される。
【０１０１】
次に、印刷管理サーバ２０は、ステップＳ１０５において、文書登録依頼を受け付け、ステップＳ１０６において、文書登録処理を実行する。この文書登録処理では、登録依頼がされた文書データに対する文書ＩＤが発行され、その文書のサムネイル画像が生成される。そして、この文書ＩＤおよびサムネイル画像は、ステップＳ１０７において、社内ポータルサーバ１０に返信される。
【０１０２】
すると、社内ポータルサーバ１０では、ステップＳ１０８において、印刷管理サーバ２０から返信されてきた文書ＩＤおよびサムネイル画像を社内ポータルサイトに掲載する処理が実行される。
【０１０３】
次に、上記のような処理が行われて社内ポータルサイトの文書一覧に掲載された文書に対する予約番号の発行処理について図１６のシーケンスチャートを参照して説明する。
【０１０４】
先ず、ステップＳ２０１において、営業部門のユーザが端末装置５１から社内ポータルサイトにアクセスするための操作を行うと、ステップＳ２０２において、ユーザＩＤおよびパスワードが社内ポータルサーバ１０に送信される。
【０１０５】
すると、社内ポータルサーバ１０では、ステップＳ２０２において、送信されてきたユーザＩＤおよびパスワードを用いた認証処理が実行される。
【０１０６】
そして、認証処理において営業部門のユーザの認証が完了すると、端末装置５１では、ステップＳ２０４において、登録文書の閲覧が行われる。このようにして端末装置５１に表示される登録文書の一覧の表示例を図１７に示す。
【０１０７】
図１７に示した表示例は、Ｂ社の従業員である「富士  太郎」が、社内ポータルサーバ１０により提供されている社内ポータルサイトにアクセスした場合の一例である。そして、この表示例では、掲載された各文書の文書名、登録日、サムネイル画像とともに予約番号発行ボタン８１が表示されているのが分かる。
【０１０８】
ここで、図１７に示すように、営業部門のユーザである「富士  太郎」が「△△△社との比較資料」という文書名の文書データに対応した予約番号発行ボタン８１を操作した場合について説明する。
【０１０９】
ステップＳ２０５において、上述したように予約番号発行ボタン８１が操作されて予約番号発行依頼が行われると、ステップＳ２０６において、文書ＩＤとユーザＩＤとが社内ポータルサーバ１０に送信される。
【０１１０】
具体的には、「富士  太郎」のユーザＩＤ「U0002」と、「△△△社との比較資料」という文書データの文書ＩＤ「DOC12345」とが社内ポータルサーバ１０に送信される。
【０１１１】
すると、社内ポータルサーバ１０は、ステップＳ２０７において、送信されてきた予約番号発行依頼を受け付け、ステップＳ２０８において、課金先コードの特定を行う。
【０１１２】
具体的には、社内ポータルサーバ１０では、図４に示したユーザＩＤ管理テーブルから、ユーザＩＤが「U0002」の「富士  太郎」の課金先部署名は「第２営業部」であると特定され、図５に示した課金先管理テーブルから、「第２営業部」の課金先コード「D002」が特定される。
【０１１３】
そして、社内ポータルサーバ１０では、ステップＳ２０９において、文書ＩＤと課金先コードを含む予約番号の発行依頼が印刷管理サーバ２０に対して行われる。
【０１１４】
このようにして、ステップＳ２１０において、文書ＩＤと課金先コードとが社内ポータルサーバ１０から印刷管理サーバ２０に送信される。
【０１１５】
すると、印刷管理サーバ２０では、社内ポータルサーバ１０から送信されてきた予約番号発行依頼を受信して、ステップＳ２１１において、予約番号の発行処理を行う。
【０１１６】
例えば、文書ＩＤ「DOC12345」と、課金先コード「D002」とに対応付けられた予約番号として「AS98XM1PB」という予約番号が発行されたものとして説明する。
【０１１７】
なお、このようにして発行された予約番号「AS98XM1PB」は、図１２に示した予約番号管理テーブルにおいて、文書ＩＤ「DOC12345」と、課金先コード「D002」と対応付けられて管理される。
【０１１８】
そして、印刷管理サーバ２０において発行された予約番号「AS98XM1PB」は、ステップＳ２１２において、社内ポータルサーバ１０に送信される。
【０１１９】
すると、社内ポータルサーバ１０は、ステップＳ２１３において、印刷管理サーバ２０から送信されてきた予約番号を、社内ポータルサイト上に表示する。
【０１２０】
このようにして社内ポータルサイト上に予約番号が表示された場合の表示例を図１８に示す。
【０１２１】
図１８に示した表示例では、「△△△社との比較資料」という文書名の文書データに対応した予約番号発行ボタン８１が「AS98XM1PB」という予約番号８２に置き換えられて表示されている。
【０１２２】
つまり、社内ポータルサイトに掲載された文書データを印刷するための予約番号の発行を希望するユーザが、その文書データに対応した予約番号発行ボタン８１を操作すると、操作した予約番号発行ボタン８１が予約番号８２に置き換えられて表示されることになる。
【０１２３】
端末装置５１では、このような社内ポータルサイトを閲覧することにより、ステップＳ２１４において、予約番号を社内ポータルサーバ１０から受信し、ステップＳ２１５において、予約番号を受け取ることになる。
【０１２４】
そして、「第２営業部」に所属する他のユーザが認証処理を行って社内ポータルサイトを閲覧して「△△△社との比較資料」という文書名の文書データに対応した予約番号発行ボタン８１を操作した場合には、既に発行した「AS98XM1PB」という予約番号８２が表示される。つまり、文書ＩＤが同一であり、課金先コードが同一の場合には、同一の予約番号が発行される。
【０１２５】
なお、このようにして予約番号が発行されたことにより、「第２営業部」に所属する他のユーザが認証処理を行って社内ポータルサイトを閲覧した場合には、「△△△社との比較資料」という文書名の文書データに対応した予約番号発行ボタン８１を表示せずに、発行済みの「AS98XM1PB」という予約番号８２を表示するようにしても良い。
【０１２６】
また、図１７、図１８では、ユーザが予約番号発行ボタン８１を操作することにより予約番号が発行される場合の表示例について説明したが、文書データの印刷処理を行う頻度の高いユーザが所属するグループに対しては、文書データが登録された時点で予め予約番号を発行するようにしても良い。
【０１２７】
例えば、図５の課金先管理テーブルにおいて示した「第１営業部」に所属するユーザ数が多く、印刷を行う可能性が高い場合には、文書データが登録された際に「第１営業部」を課金先とする予約番号を予め発行するようにしても良い。
【０１２８】
このような場合、「第１営業部」に所属する「富士  花子」が社内ポータルサイトにアクセスした場合、図１９に示すように、社内ポータルサイトに掲載された全ての文書データに対する予約番号が予め発行された状態で表示されることになる。
【０１２９】
最後に、このようにして発行された予約番号を用いて印刷処理を行う際の動作について図２０のシーケンスチャートを参照して説明する。
【０１３０】
ステップＳ３０１において、画像形成装置５０において予約番号を入力することにより印刷指示が実行されると、ステップＳ３０２において、予約番号が画像形成装置５０から印刷管理サーバ２０に送信される。
【０１３１】
すると、印刷管理サーバ２０では、ステップＳ３０３において、印刷指示を受け付けて受付けた印刷指示に対応した印刷データを印刷データ格納部４４から読み出す。そして、印刷管理サーバ２０は、ステップＳ３０４において、読み出した印刷データを画像形成装置５０に送信する。
【０１３２】
この結果により、ステップＳ３０５において、予約番号と対応付けられた印刷データが印刷管理サーバ２０から画像形成装置５０に送信される。
【０１３３】
すると、画像形成装置５０は、受信した印刷データに基づいて印刷処理を実行し、印刷完了結果を印刷管理サーバ２０に送信する。この印刷結果情報は、ステップＳ３０８において、画像形成装置３０から印刷管理サーバ２０に送信される。
【０１３４】
そして、印刷管理サーバ２０は、ステップＳ３０９において、画像形成装置５０からの印刷結果情報を受信して、ステップＳ３１０において、印刷実績として印刷実績データ記憶部４３に登録する。
【０１３５】
[変形例]
上記実施形態では、社内ポータルサーバ１０と、印刷管理サーバ２０とをそれぞれ別の装置であるものとして説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、社内ポータルサーバ１０と、印刷管理サーバ２０を１つの情報処理装置として構成した場合でも同様に本発明を適用することができるものである。
【符号の説明】
【０１３６】
１０    社内ポータルサーバ
１１    ＣＰＵ
１２    メモリ
１３    記憶装置
１４    通信インタフェース
１５    ユーザインタフェース装置
１６    制御バス
２０    印刷管理サーバ
２１    ＣＰＵ
２２    メモリ
２３    記憶装置
２４    通信インタフェース
２５    ユーザインタフェース装置
２６    制御バス
３０    インターネット
３１    認証部
３２    操作受付部
３３    表示制御部
３４    データ送受信部
３５    処理制御部
３６    課金先特定部
３７    管理テーブル記憶部
４０    無線ＬＡＮターミナル
４１    予約番号発行処理部
４２    文書登録処理部
４３    印刷実績データ記憶部
４４    印刷データ格納部
４５    管理テーブル記憶部
４６    印刷処理部
４７    請求処理部
５０    画像形成装置
５１〜５３    端末装置
８１    予約番号発行ボタン
８２    予約番号
【図１】
2020170288.tif 000003
【図２】
2020170288.tif 000004
【図３】
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【図４】
2020170288.tif 000006
【図５】
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【図６】
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【図７】
2020170288.tif 000009
【図８】
2020170288.tif 000010
【図９】
2020170288.tif 000011
【図１０】
2020170288.tif 000012
【図１１】
2020170288.tif 000013
【図１２】
2020170288.tif 000014
【図１３】
2020170288.tif 000015
【図１４】
2020170288.tif 000016
【図１５】
2020170288.tif 000017
【図１６】
2020170288.tif 000018
【図１７】
2020170288.tif 000019
【図１８】
2020170288.tif 000020
【図１９】
2020170288.tif 000021
【図２０】
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