(57)【要約】      （修正有）【課題】情報処理装置が行った格納領域に対するデータの格納又は取り出しの操作のログを、その情報処理装置がログ管理サーバに対して通信可能にしなくても、ログ管理サーバに渡すことができるようにする仕組みを提供する。【解決手段】インターネットを介してログ管理サーバと接続するユーザ端末１００において、ログ処理部１４０は、格納領域に対する文書（すなわちデータ）の格納又は取り出しの操作についてログをログ管理サーバに送信できない場合、そのログを同じユーザ端末１００内の文書記憶部１３０に記憶されているその文書に付与（例えば属性として追加）する。また、ログ処理部１４０は、ログ管理サーバにアクセス可能な時に、文書記憶部１３０内の文書の中にログが付与されているものを見つけた場合、そのログをログ管理サーバに送信する。【選択図】図４
2020170216.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
記憶手段と、
ログ管理サーバと通信不可のときは、ネットワーク上の格納領域に対するデータの格納又は取り出しの操作のログを、前記データに対応付けて前記記憶手段に記憶する制御を行う制御手段と、
前記記憶手段に記憶された前記データを前記格納領域に格納する場合に、前記データに対応付けられた前記ログがある場合には、前記ログを前記データに対応付けて前記格納領域に格納する処理を行う格納処理手段と、
前記ログ管理サーバと通信可能なときに、前記記憶手段にログがデータに対応付けて記憶されている場合には、当該ログを前記ログ管理サーバに送信する送信手段と、
を含む情報処理装置。
【請求項２】
前記制御手段は、前記ログ管理サーバと通信不可のときに、ユーザが前記格納領域に対する前記データの格納又は取り出しの操作を行った場合には、前記ログ管理サーバと通信不可のまま前記ログを前記データに対応付けて前記記憶手段に記憶するという第１選択肢と、前記情報処理装置を前記ログ管理サーバと通信可能にするという第２選択肢とを前記ユーザに選択させる、
ことを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記制御手段は、前記ユーザが前記第１選択肢及び前記第２選択肢のいずれも選択しない場合には、前記操作に対応する格納又は取り出しの処理が実行されないよう制御する、請求項２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記ログ管理サーバと通信可能なときに、前記記憶手段に前記ログが前記データに対応付けて記憶されている場合には当該ログを表示し、表示した前記ログを前記ログ管理サーバに送信するか否かの問合せをユーザに対して行い、この問合せに対する前記ユーザの回答に応じて、前記送信手段に当該ログを前記ログ管理サーバに送信させるか否かを制御する送信制御手段、を更に含む、請求項１〜３のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記問合せに対して前記ユーザが前記ログを前記ログ管理サーバに送信しない旨回答した場合に、前記ログに対応付けられた前記データに対してログ不要を示す属性を付加する手段、を更に含み、
前記制御手段は、前記データに前記ログ不要を示す属性が付加されている場合は、当該データに対する新たな格納又は取り出しの操作についてのログは生成しない、
請求項４に記載の情報処理装置。
【請求項６】
前記問合せに対して前記ユーザが前記ログを前記ログ管理サーバに送信しない旨回答した場合に、前記記憶手段に記憶された前記ログを削除する手段、を更に含む、請求項４又は５に記載の情報処理装置。
【請求項７】
前記制御手段は、前記ログ管理サーバと通信可能なときに、前記格納領域に対するデータの格納又は取り出しの操作が行われた場合、その操作のログは前記記憶手段には記憶しない、請求項１〜６のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項８】
前記送信手段が、前記記憶手段に記憶されている前記ログを前記ログ管理サーバに送信した場合に、前記ログを前記記憶手段から削除する手段、を更に含む請求項１〜７のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項９】
前記制御手段は、前記ログを暗号化した上で、前記データに対応付けて前記記憶手段に記憶する制御を行う、請求項１〜８のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項１０】
前記制御手段は、前記ログを、前記データのファイルに含まれる属性情報として前記記憶手段に記憶する制御を行う、請求項１〜９のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項１１】
コンピュータを、
記憶手段、
ログ管理サーバと通信不可のときは、ネットワーク上の格納領域に対するデータの格納又は取り出しの操作のログを、前記データに対応付けて前記記憶手段に記憶する制御を行う制御手段、
前記記憶手段に記憶された前記データを前記格納領域に格納する場合に、前記データに対応付けられた前記ログがある場合には、前記ログを前記データに対応付けて前記格納領域に格納する処理を行う格納処理手段、
前記ログ管理サーバと通信可能なときに、前記記憶手段にログがデータに対応付けて記憶されている場合には、当該ログを前記ログ管理サーバに送信する送信手段、
として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理装置及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
ネットワーク上に設けられたいくつかの格納領域を介して複数のユーザが文書等のデータを受け渡すことで、ワークフローを実現するシステムがある。
【０００３】
特許文献１に示されたシステムでは、第１の役割のユーザが自分の端末上である文書データに対応するツールを起動して処理を行うと、その文書データの処理結果が、ネットワーク上のサーバ装置内のそのツールに対応する格納領域に格納される。すると、第２の役割のユーザの端末の画面上に表示されるその格納領域のデスクトップメタファが、新たな文書データが到来したことを示す表示に変わる。第２の役割のユーザは、その格納領域からその文書データを取り出して別のツールで処理を行い、その処理結果を格納すると、その処理結果はサーバ装置内の別の格納領域に格納される。この格納領域を介してその処理結果の文書データが第３の役割のユーザに受け渡される。また、この文献に示されたシステムでは、文書データの属性情報に、ワークフロー内で実行が完了したツールのリストを持たせている。そして、ユーザがその文書データを開いた際に、どのツールまでの実行が完了し、次にどのツールを実行すれば良いかを示す画面を表示する（例えば段落００７８）。またこの文献には、各ユーザの端末が文書データに対して実行した処理のログ（すなわち処理履歴）情報をサーバ装置に送信し、サーバ装置がそれらログ情報を記録することが記載されている。サーバ装置及び各ユーザの端末は、サーバ装置に記録されたログ情報群を参照することにより、個々の文書データごとの処理の進捗を示す情報を得る（例えば段落００９２〜００９７）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２０１７-４５１１５号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
複数のユーザが第１のネットワーク上の１以上の格納領域を介してデータを受け渡すシステムにおいて、そのデータに対する操作のログ情報を、各ユーザの情報処理装置から第２のネットワーク上にあるサーバに集めて管理する場合を考える。例えば、顧客企業のローカルネットワーク内でのユーザ間のデータの受け渡しにおける操作のログ情報をインターネット上のサーバに集めるシステムがその一例である。このシステムでは、例えば、集めたログ情報を用いたサービスをそのサーバからユーザに提供する。
【０００６】
このようなシステムでは、第１のネットワーク上でユーザの情報処理装置から格納領域に対してデータの格納や取り出しを行ったときに、その情報処理装置がサーバに対して通信不可の状態にあれば、それら操作のログ情報がサーバに送信できない。サーバにログ情報が送信できないと、サーバがユーザに提供するサービスが、そのログ情報の欠落の分だけ劣化してしまう。そのログ情報をサーバに送信するには、情報処理装置をサーバと通信可能な状態にする必要がある。
【０００７】
本発明は、情報処理装置が行った格納領域に対するデータの格納又は取り出しの操作のログを、その情報処理装置がログ管理サーバに対して通信可能にしなくても、ログ管理サーバに渡すことができるようにする仕組みを提供する。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
請求項１に係る発明は、記憶手段と、ログ管理サーバと通信不可のときは、ネットワーク上の格納領域に対するデータの格納又は取り出しの操作のログを、前記データに対応付けて前記記憶手段に記憶する制御を行う制御手段と、前記記憶手段に記憶された前記データを前記格納領域に格納する場合に、前記データに対応付けられた前記ログがある場合には、前記ログを前記データに対応付けて前記格納領域に格納する処理を行う格納処理手段と、前記ログ管理サーバと通信可能なときに、前記記憶手段にログがデータに対応付けて記憶されている場合には、当該ログを前記ログ管理サーバに送信する送信手段と、を含む情報処理装置である。
【０００９】
請求項２に係る発明は、前記制御手段は、前記ログ管理サーバと通信不可のときに、ユーザが前記格納領域に対する前記データの格納又は取り出しの操作を行った場合には、前記ログ管理サーバと通信不可のまま前記ログを前記データに対応付けて前記記憶手段に記憶するという第１選択肢と、前記情報処理装置を前記ログ管理サーバと通信可能にするという第２選択肢とを前記ユーザに選択させる、ことを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置である。
【００１０】
請求項３に係る発明は、前記制御手段は、前記ユーザが前記第１選択肢及び前記第２選択肢のいずれも選択しない場合には、前記操作に対応する格納又は取り出しの処理が実行されないよう制御する、請求項２に記載の情報処理装置である。
【００１１】
請求項４に係る発明は、前記ログ管理サーバと通信可能なときに、前記記憶手段に前記ログが前記データに対応付けて記憶されている場合には当該ログを表示し、表示した前記ログを前記ログ管理サーバに送信するか否かの問合せをユーザに対して行い、この問合せに対する前記ユーザの回答に応じて、前記送信手段に当該ログを前記ログ管理サーバに送信させるか否かを制御する送信制御手段、を更に含む、請求項１〜３のいずれか１項に記載の情報処理装置である。
【００１２】
請求項５に係る発明は、前記問合せに対して前記ユーザが前記ログを前記ログ管理サーバに送信しない旨回答した場合に、前記ログに対応付けられた前記データに対してログ不要を示す属性を付加する手段、を更に含み、前記制御手段は、前記データに前記ログ不要を示す属性が付加されている場合は、当該データに対する新たな格納又は取り出しの操作についてのログは生成しない、請求項４に記載の情報処理装置である。
【００１３】
請求項６に係る発明は、前記問合せに対して前記ユーザが前記ログを前記ログ管理サーバに送信しない旨回答した場合に、前記記憶手段に記憶された前記ログを削除する手段、を更に含む、請求項４又は５に記載の情報処理装置である。
【００１４】
請求項７に係る発明は、前記制御手段は、前記ログ管理サーバと通信可能なときに、前記格納領域に対するデータの格納又は取り出しの操作が行われた場合、その操作のログは前記記憶手段には記憶しない、請求項１〜６のいずれか１項に記載の情報処理装置である。
【００１５】
請求項８に係る発明は、前記送信手段が、前記記憶手段に記憶されている前記ログを前記ログ管理サーバに送信した場合に、前記ログを前記記憶手段から削除する手段、を更に含む請求項１〜７のいずれか１項に記載の情報処理装置である。
【００１６】
請求項９に係る発明は、前記制御手段は、前記ログを暗号化した上で、前記データに対応付けて前記記憶手段に記憶する制御を行う、請求項１〜８のいずれか１項に記載の情報処理装置である。
【００１７】
請求項１０に係る発明は、前記制御手段は、前記ログを、前記データのファイルに含まれる属性情報として前記記憶手段に記憶する制御を行う、請求項１〜９のいずれか１項に記載の情報処理装置である。
【００１８】
請求項１１に係る発明は、コンピュータを、記憶手段、ログ管理サーバと通信不可のときは、ネットワーク上の格納領域に対するデータの格納又は取り出しの操作のログを、前記データに対応付けて前記記憶手段に記憶する制御を行う制御手段、前記記憶手段に記憶された前記データを前記格納領域に格納する場合に、前記データに対応付けられた前記ログがある場合には、前記ログを前記データに対応付けて前記格納領域に格納する処理を行う格納処理手段、前記ログ管理サーバと通信可能なときに、前記記憶手段にログがデータに対応付けて記憶されている場合には、当該ログを前記ログ管理サーバに送信する送信手段、として機能させるためのプログラムである。
【発明の効果】
【００１９】
請求項１又は１１に係る発明によれば、情報処理装置が行った格納領域に対するデータの格納又は取り出しの操作のログを、その情報処理装置がログ管理サーバに対して通信可能にしなくても、ログ管理サーバに渡すことができる。
【００２０】
請求項２に係る発明によれば、ログ管理サーバと通信不可の状態を容易に解消できる場合には、ユーザがその選択肢を選ぶことが可能になる。
【００２１】
請求項３に係る発明によれば、格納又は取り出しの操作のログが記録されないまま、文書の格納又は取り出しが行われることを防ぐことができる。
【００２２】
請求項４に係る発明によれば、データに対応付けて記憶されているログがログ管理サーバに記録する必要のないものである場合、ユーザがそれを判断してそのログをログ管理サーバに送信しないようにすることができる。
【００２３】
請求項５に係る発明によれば、ログをログ管理サーバに記憶する必要がないといったん判断された文書について、その判断の後に行われる操作についてログが生成される無駄を防ぐことができる。
【００２４】
請求項６に係る発明によれば、ログをログ管理サーバに記憶する必要がないといったん判断された文書について、その判断の後に行われる操作についてログが生成される無駄を防ぐことができる。
【００２５】
請求項７に係る発明によれば、ログが無駄にデータに対応付けて記憶されることを防ぐことができる。
【００２６】
請求項８に係る発明によれば、ログ管理サーバに送信したログをそのまま削除せずに残す場合と比べて、後で同じログが再度ログ管理サーバに送信されるという煩雑さを防止することができる。
【００２７】
請求項９に係る発明によれば、ログの内容が第三者に見られてしまうリスクを低減することができる。
【００２８】
請求項１０に係る発明によれば、格納領域を介してデータが受け渡される場合に、自動的にそのデータに対応するログがそのデータと共に受け渡されるようにすることができる。
【図面の簡単な説明】
【００２９】
【図１】ユーザ間での文書の受け渡しとその追跡を行うシステムの構成を例示する図である。
【図２】文書取扱アプリケーションの操作画面上で、トレイから文書を取り出す操作を説明する図である。
【図３】文書取扱アプリケーションの操作画面上で、トレイに文書を格納する操作を説明する図である。
【図４】ユーザ端末にインストールされた文書取扱アプリケーションの機能構成を例示する図である。
【図５】トレイに文書を格納する操作が行われたときにログ処理部が実行する処理手順を例示する図である。
【図６】格納操作のログをログ管理サーバに送信できないときに表示される画面を例示する図である。
【図７】ログを文書に付与しないことをユーザが選択した場合に表示される画面を例示する図である。
【図８】トレイから文書を取り出す操作が行われたときにログ処理部が実行する処理手順を例示する図である。
【図９】未送信ログの送信の要否の確認をユーザに求める処理の例を示す図である。
【図１０】未送信ログの送信可否を問い合わせる画面を例示する図である。
【図１１】未送信ログを送信しないことが選択された場合に表示される確認画面を例示する図である。
【発明を実施するための形態】
【００３０】
図１を参照して、ユーザ間での文書の受け渡しとその追跡を行うシステムの構成を説明する。
【００３１】
このシステムは、ユーザ側ネットワーク１６０に接続された複数のユーザ端末１００及び文書共有サーバ１５０と、インターネット２００を介してユーザ側ネットワーク１６０からアクセス可能なログ管理サーバ３００とを含む。ユーザ側ネットワーク１６０は、例えばファイアウォールによりインターネット２００と隔てられている。
【００３２】
ユーザ側ネットワーク１６０は、ログ管理サーバ３００のサービスを受けるユーザ側組織のコンピュータネットワークである。ユーザ側ネットワーク１６０は、例えば、ローカルエリアネットワーク、イントラネット、エクストラネット等として構築されている。ユーザ端末１００は、ユーザ側組織に属する各ユーザが使用するコンピュータ端末であり、例えばパーソナルコンピュータである。文書共有サーバ１５０は、ユーザ側組織内のユーザ間での文書共有環境を提供する。文書共有サーバ１５０内には、「トレイ」と呼ぶ論理的な格納領域を１以上設けることが可能である。トレイには、１以上の文書を格納可能である。なお、この明細書において「文書」とは、何らかのデータ形式のデータであり、そのデータ形式は特に限定されない。文書は、典型的には、ファイルである。またトレイは、ユーザ端末１００から見て、ネットワーク上の格納領域の一例である。
【００３３】
ユーザ組織内のユーザは、自分のユーザ端末１００から文書共有サーバ１５０内のトレイに文書を格納したり、トレイ内にある文書を自分のユーザ端末１００へと取り出したりすることができる。トレイから「取り出し」が行われた文書は、そのトレイからはなくなり、その文書の取り出しを指示したユーザのユーザ端末１００へと移動する。あるユーザがあるトレイに文書を格納し、文書を別のユーザがそのトレイから取り出すことにより、前者から後者への文書の受け渡しが成立する。第１のトレイを介して第１のユーザから第２のユーザに文書を受け渡し、第２のトレイを介してその第２のユーザから第３のユーザに文書を受け渡し、というように、複数のトレイを用いることで３人以上のユーザ間での文書の受け渡しが可能になる。例えば各トレイへの各ユーザのアクセス権限を設定することにより、トレイごとにその文書を格納できるユーザやそのトレイから文書を取り出すことができるユーザを限定すれば、ユーザ間での文書の受け渡しのフローが構成される。このフローにおいて、ユーザがトレイから取り出した文書に対して所定の作業を行った上でその文書を次のトレイに格納して次のユーザに渡すことで、ワークフローが形成される。
【００３４】
なお、文書共有サーバ１５０のトレイは、前述した文書の取り出しだけでなく、その文書をトレイ内に残したままユーザ端末にダウンロードする操作を受け付け可能であってもよい。
【００３５】
ユーザ端末１００には、文書共有サーバ１５０内のトレイに文書を格納したり、トレイから文書を取り出したりするための操作を受け付けるアプリケーションがインストールされている。このアプリケーションのことを文書取扱アプリケーションと呼ぶ。このアプリケーションについては後で更に説明する。
【００３６】
インターネット２００上のログ管理サーバ３００は、ユーザ側ネットワーク１６０上のユーザ端末１００上で文書に対して行われた操作のログ、特に文書共有サーバ１５０内のトレイに対する文書の格納及び取り出しの操作のログを記録する。そして、ログ管理サーバ３００は、記録した文書のログに基づき、その文書が今どのユーザの手元にあるのか、その文書が誰によりいつどのように受け取られ、またはトレイに格納されたか、等といったその文書の受け渡しの進捗や経過の情報をユーザに提供する。またログ管理サーバ３００は、多数の文書についてのログを集計することで、それら文書のワークフロー処理に要した平均時間や顕著に時間を要した文書の特定などといった分析を行い、その分析結果をユーザに提供する機能を有していてもよい。なお、ログ管理サーバ３００の基本的な機能は、特許文献１に示されるものと同様のものであってもよい。
【００３７】
ログ管理サーバ３００は、複数のユーザ側ネットワーク１６０に対して、文書に対する操作のログの保存、集計のサービスを提供する。またログ管理サーバ３００は、保存したログを分析し、その分析の結果をユーザ側に提供する機能を持っていてもよい。
【００３８】
ログ管理サーバ３００でのログの記録のために、ユーザ端末１００の文書取扱アプリケーションは、ユーザが文書に対して格納や取り出しなどの操作を行うごとに、その操作のログをインターネット２００経由でログ管理サーバ３００に送る。このとき送られるログは、例えば操作日時、操作者、操作種別、操作対象の文書の文書名、格納又は取り出しの対象となったトレイの識別情報、等の項目を含む。
【００３９】
図２及び図３に、ユーザ端末１００の文書取扱アプリケーションが提供する画面表示を例示する。図２に例示するように、ユーザ端末１００のデスクトップ画面１０００上には、そのユーザ端末１００を使用しているユーザからアクセス可能なトレイを表すトレイアイコン１０１０がいくつか表示される。個々のトレイアイコン１０１０は、当該トレイアイコン１０１０に対応する文書共有サーバ１５０内のトレイと対応付けられている。例えば、文書取扱アプリケーションは、トレイアイコン１０１０に対応付けて、文書共有サーバ１５０内の、そのトレイアイコン１０１０に対応するトレイにアクセスするのに必要な情報を保持している。この情報は、例えば、そのトレイのネットワーク上での場所を示す情報、例えばＵＲＬやアドレス等の情報である。また、そのトレイにアクセスするのにパスワード等の認証情報の提示が必要な場合、文書取扱アプリケーションは、その認証情報を、対応するトレイアイコン１０１０と対応付けて管理している。デスクトップ画面１０００上の各トレイアイコン１０１０には、当該トレイアイコン１０１０に対応するトレイを表す名称が対応付けて表示される。また、トレイアイコン１０１０には、文書共有サーバ１５０内の対応するトレイにある未読の文書の数を示す表示や、そのトレイに対して新着文書が到来したことを示す表示などが付随してもよい。
【００４０】
ユーザが、トレイアイコン１０１０に対して所定の操作を行うことにより、そのトレイアイコン１０１０に対応するトレイ内の文書をユーザ端末１００へと取り出すことができる。例えば、ユーザが「トレイＡ」と名付けられたトレイアイコン１０１０をダブルクリック操作等で開くと、文書共有サーバ１５０内のトレイＡという名前のトレイ内の文書の一覧を示すウインドウがユーザ端末１００のデスクトップ画面１０００内に表示される。そのウインドウ内の文書１０２０をドラッグ・アンド・ドロップ操作でデスクトップ画面１０００上に移動させることで、その文書１０２０がトレイからユーザ端末１００へと取り出される。なお、トレイからの文書の取り出し先は、デスクトップ画面上に限らない。この代わりに、例えば、文書取扱アプリケーションが生成する文書取扱用のウインドウ内に文書１０２０を取り出すこともできる。ユーザ端末１００上に取り出された文書１０２０は、例えば文書取扱アプリケーションにより開かれることにより、その内容がビューワーウインドウ内に表示される。ユーザは、文書取扱アプリケーションを操作することにより、その文書１０２０を閲覧したり、記入や押印等の編集を加えたりすることができる。図３の例では、その文書には押印がなされている。
【００４１】
ユーザは、取り出した文書１０２０に対して閲覧や編集等の必要な作業を終えると、図３に示すように例えばドラッグ・アンド・ドロップ操作により、その文書１０２０を、フロー上の次のトレイ（名称は「トレイＢ」）を表すトレイアイコン１０１０に投入する。この操作は、文書１０２０を、文書共有サーバ１５０内のトレイＢに格納する操作である。
【００４２】
図２に示したトレイからの文書の取り出し操作時、及び図３に示したトレイへの文書の格納操作時のそれぞれにおいて、文書取扱アプリケーションは、インターネット２００経由でログ管理サーバ３００に、それら操作のログを送る。ところが、往々にしてそのようなログの送信ができない場合がある。例えば、ネットワーク障害によりユーザ端末１００からインターネット２００に接続できない場合がその一例である。
【００４３】
また、組織によっては、セキュリティ上の理由により特定の部署や特定の場所にあるユーザ端末１００にインターネット２００への接続が認められていない場合もある。このようなユーザ端末１００は、ユーザ側ネットワーク１６０上の文書共有サーバ１５０にアクセスしてトレイに対して文書の格納や取り出しを行うことは可能であるが、その格納、取り出し等の操作のログをログ管理サーバ３００に送信することができない。このようにログをログ管理サーバ３００に送信できないユーザ端末１００が存在する場合、そのユーザ端末１００を用いるユーザを含めたワークフローについては、文書の受け渡しの流れをログ管理サーバ３００で記録することができない。
【００４４】
本発明に係る情報処理装置の一例である本実施形態のユーザ端末１００は、ログ管理サーバ３００にログが送れない場合でも、そのユーザ端末１００での文書に対する操作のログが、ログ管理サーバ３００に伝達されるようにする仕組みを提供する。
【００４５】
図４に、本実施形態のユーザ端末１００にインストールされた文書取扱アプリケーション１１０の機能的な構成を例示する。図示の文書取扱アプリケーション１１０は、ユーザ端末が内蔵するコンピュータで実行されることにより、トレイ処理部１２０、文書記憶部１３０、及びログ処理部１４０として機能する。
【００４６】
トレイ処理部１２０は、デスクトップ画面１０００上へのトレイアイコン１０１０の表示と、トレイアイコン１０１０に対するユーザからの各種の操作に対応する処理と、を実行する。例えばトレイ処理部１２０は、トレイアイコン１０１０に対して文書１０２０のアイコンをドロップする操作が行われると、文書共有サーバ１５０上の、そのトレイアイコン１０１０に対応するトレイに対してその文書１０２０を格納する処理を実行する。またトレイ処理部１２０は、トレイアイコン１０１０を開く操作に応じて、対応するトレイ内の文書の一覧を示すウインドウを表示したり、その一覧内の文書に対するユーザからの取り出しの操作に応じてそのトレイからその文書を取り出したりする。
【００４７】
またトレイ処理部１２０は、ログ処理部１４０と協働して、ログが記録されないまま文書の取り出しや格納の処理が行われることを防ぐ制御を行う。この制御については、後で詳しく説明する。
【００４８】
文書記憶部１３０は、文書取扱アプリケーション１１０の処理対象となる文書を記憶する記憶手段である。文書記憶部１３０は、トレイ処理部１２０が文書共有サーバ１５０から取り出しまたはダウンロードした文書を記憶する。また文書記憶部１３０は、その文書に対してユーザが編集等の操作を行った結果の文書を記憶する。また、文書記憶部１３０は、後述するログ処理部１４０が文書に付与したログを、文書と対応付けて記憶する（詳細は後述）。文書記憶部１３０は、例えば、ユーザ端末１００内のリード・オンリー・メモリ上に文書取扱アプリケーション１１０が確保したメモリ領域や、ユーザ端末１００のファイルシステム等である。文書記憶部１３０は、データを記憶する記憶手段の一例である。
【００４９】
ログ処理部１４０は、トレイへの文書の格納やトレイからの文書の取り出し等の、ユーザが文書に対して行った操作のログを、ログ管理サーバ３００に伝達するための処理を実行する。ログ処理部１４０は、文書に対して操作が行われたときにその操作のログをログ管理サーバ３００に送信するという基本機能に加えて、ログ付与部１４２、未送信ログ送信部１４４、ログ削除部１４６及び属性付加部１４８の各機能モジュールを備える。
【００５０】
ログ付与部１４２は、ログがログ管理サーバ３００に送信できない場合に、そのログを、そのログに対応する操作が行われた文書に対して付与するための処理を実行する。ログを文書に付与するとは、そのログをその文書に対応付けることである。文書に対するログの付与の仕方には様々な方法が考えられる。例えば、ログを文書のファイル内の属性又はプロパティ情報に対して書き込む方法がある。また、ログを、文書のファイルに対応付けられた、そのファイルとは別のファイルとして用意してもよい。この場合、文書のファイルとログのファイルは、互いを対応付けるための情報（例えば同じ識別情報）を含む。ログ付与部１４２は、データの格納又は取り出しの操作のログをデータに対応付けて記憶手段に記憶する制御を行う制御手段、の一例である。
【００５１】
また、ログ付与部１４２は、ログ付与のためのＵＩ（ユーザインタフェース）画面をユーザ端末１００に表示し、その画面に対するユーザの入力を受け付ける機能を有する。
【００５２】
未送信ログ送信部１４４は、ログ管理サーバ３００にアクセス可能、すなわちログ管理サーバ３００と通信可能、であるときに、文書記憶部１３０に記憶されている文書にログが付与されているものがあるかどうかを調べ、ログが付与されている文書があれば、そのログをログ管理サーバ３００に送信する。文書にログが付与されている場合、すなわち例えばその文書の属性情報にログが含まれている場合、そのログは未だログ管理サーバ３００に送信されていない。そこで、ログ管理サーバ３００にアクセス可能ならば、未送信ログ送信部１４４はそのログをログ管理サーバ３００に送信するのである。未送信ログ送信部１４４は、データに対応付けて記憶手段に記憶されているログをログ管理サーバに送信する送信手段、の一例である。
【００５３】
文書に付与されているログは、１以上のログレコードを含む。ログレコードは、個々の操作ごとに生成されたログ情報であり、当該操作についての操作日時、操作者、操作種別、操作対象の文書の文書名、格納又は取り出しの対象となったトレイの識別情報、等の項目を含む。ユーザ端末１００がログ管理サーバ３００にアクセスすなわち通信できない期間に、文書に対して複数の操作がなされた場合、それら各々の操作についてのログレコードが、文書に付与されたログに含まれることとなる。
【００５４】
ログ削除部１４６は、未送信ログ送信部１４４が文書に付与されているログをログ管理サーバ３００に送信した場合に、そのログを削除する。これにより、その文書は、付与されているログがなくなった状態となる。またログ削除部１４６は、文書に付与されているログをログ管理サーバ３００に送信しないとユーザが指示した場合にも、そのログを削除してもよい。
【００５５】
属性付加部１４８は、文書に付与されているログをログ管理サーバ３００に送信しないことを示す指示をユーザが入力した場合に、その文書の属性情報に、ログ付与が不要である旨を示す属性を付加する。これにより、今後その文書に対して格納や取り出し等の操作が行われた場合でも、その操作のログは文書に付与されず、またログ管理サーバ３００にも送信されなくなる。ユーザがそのような指示を行うのは、その文書に付与されているログが、ログ管理サーバ３００に蓄積する価値がないと判断したためであり、今後発生する操作のログも同様にログ管理サーバ３００に蓄積する価値がないからである。この点については、後で詳しく説明する。
【００５６】
次に、図５を参照して、ユーザが、ユーザ端末１００内にある文書（すなわち文書記憶部１３０に記憶されている文書）をトレイに格納する指示を行った場合にログ処理部１４０及びトレイ処理部１２０が実行する処理手順の例を説明する。
【００５７】
トレイへの格納指示は、例えば、デスクトップ画面１０００上にある文書１０２０をトレイアイコン１０１０へとドラッグ・アンド・ドロップすることにより行われる。この指示を検知したトレイ処理部１２０は、その文書をそのトレイへ格納する前に、ログ処理部１４０に対してその格納指示の情報を伝え、格納の許可を要求する。このときトレイ処理部１２０がログ処理部１４０に伝える情報には、記録すべきログに含めるべき各項目の値が含まれる。すなわち、指示を行ったユーザの識別情報、格納対象の文書の識別情報（例えば文書名）、指示された操作の種類（この場合は格納）、その操作の対象のトレイの識別情報、その指示が行われた日時である。トレイ処理部１２０は、ログ処理部１４０から格納の許可が得られるまでは、その文書をトレイに格納するのを保留する。
【００５８】
格納許可の要求を受けたログ処理部１４０は、図５に示す手順を実行する。まずログ処理部１４０は、トレイ処理部１２０から受け取った情報に基づいて、その格納の操作についてのログを生成する（Ｓ１０）。このログは、その操作の日時、操作者のユーザＩＤ、操作種別（この場合は「格納」）、操作の対象の文書の識別情報（例えば文書名）、操作の対象のトレイの識別情報（例えばトレイ名）、の情報を含む。次にログ処理部１４０は、ログ管理サーバ３００へのアクセスすなわち通信を試行する（Ｓ１２）。ログ処理部１４０は、ログ管理サーバ３００へアクセスできたかどうかを判定し（Ｓ１４）、アクセスできた場合、Ｓ１０で生成したログをログ管理サーバ３００に送信する（Ｓ１６）。これにより、そのログがログ管理サーバ３００に保存される。またログ処理部１４０は、トレイ処理部１２０に対して、その文書の格納を許可する（Ｓ１８）。トレイ処理部１２０は、その許可を受けると、保留していた格納処理を実行する。これにより、ユーザが格納を指示した文書が、格納先に指示されたトレイに格納されることとなる。これにより、格納操作に関するログ処理は終了する。
【００５９】
Ｓ１４で、ログ管理サーバ３００にアクセスできなかったと判定された場合、ログ処理部１４０は、ログを文書に付与するかの問合せをユーザ端末１００の画面に表示する（Ｓ２０）。このとき表示される問合せ画面２０００の例を図６に示す。この問合せ画面２０００には、「ネットワークの問題により、サーバにログを送信できません。ログを文書に付与しますか？「はい」を押すと、文書にログを付与し、トレイに格納します。」という問合せのメッセージと、その問合せに対する「はい」又は「いいえ」の回答を入力するためのボタン群とが表示される。ログ処理部１４０は、この問合せに対するユーザの回答が「はい」、「いいえ」のいずれであるかを判定する（Ｓ２２）。
【００６０】
その問合せに対してユーザが入力した回答が「はい」（Ｙｅｓ）であれば、ログ付与部１４２が、Ｓ１０で生成したログを、文書記憶部１３０内にある格納操作の対象の文書に付与する（Ｓ２４）。画面２０００のログを付与するか否かの問合せに対するボタン「はい」が、ユーザが選択可能な選択肢の内、ログ管理サーバと通信不可のままログをデータ（すなわち文書）に対応付けて記憶手段（すなわち文書記憶部１３０）に記憶するという選択肢の一例である。
【００６１】
このステップでは、ログ付与部１４２は、例えば、そのログのデータを、文書記憶部１３０内のその文書の属性情報内のログ項目内のデータに追加するか、又はその文書に対応付けられたログファイル内のデータに追加する。ログ項目内又はログファイル内にデータが存在する場合には、そのデータに含まれる１以上のログの次に、今回のログを追加する。このログ追加の後、ログ処理部１４０は、トレイ処理部１２０に対して、その文書の格納を許可する（Ｓ１８）。これにより、格納操作に関するログ処理は終了する。この場合、許可を受けたトレイ処理部１２０は、その文書を、付与されたログと共に、指示されたトレイに格納する。付与されたログが文書の属性情報に含まれる場合は、その文書をトレイに格納すれば、そのログは自動的にその文書と共にトレイに格納される。付与されたログを保持するログファイルが文書のファイルとは別にある場合には、トレイ処理部１２０は、トレイに対して、文書と共に、その文書に対応するログファイルがあるかどうかを調べ、対応するログファイルがある場合には、そのログファイルも併せてトレイに格納する。このように、トレイ処理部１２０が文書に付与されたログを文書と共にトレイに格納する機能は、ログをデータに対応付けて格納領域に格納する処理を行う格納処理手段の一例である。
【００６２】
このようにログ処理部１４０は、文書をトレイに格納する操作が行われたときにログ管理サーバ３００にログを送信できない場合には、そのログをその文書に付与する。逆に言えば、そのときにログをログ管理サーバ３００に送信できる場合には、そのログを文書に付与することはしない。
【００６３】
Ｓ２０の問合せに対するユーザの回答が「いいえ」（Ｎｏ）の場合は、ログ処理部１４０は、ログ管理サーバへのログ送信を再試行するかどうかを問い合わせる（Ｓ２６）。これは、Ｓ１２でログ管理サーバ３００にアクセスを試みた時点ではユーザがたまたまインターネット接続ができないか、又は不安定な場所に居ただけである場合があることを考慮した処理である。すなわち、Ｓ１２の時点でユーザがたまたまユーザ端末１００の無線接続やインターネット接続をオフにしていた場合は、無線接続等をオンにするという簡単な操作でログ管理サーバ３００にアクセスすることができる。また、ユーザがたまたまオフィス内のインターネット接続不可の領域に居た場合、あるいは無線接続が不安定な場所に居た場合等も、その場所を離れることでログ管理サーバ３００にアクセス可能になる場合がある。このような場合には、ログ管理サーバ３００にアクセスしてログを送信した方がよい。そこで、ユーザに、ログ送信を再試行するか問い合わせるのである。
【００６４】
この問合せにおいて、ログ処理部１４０がユーザ端末１００の画面に表示する問合せ画面２１００の例を図７に示す。この問合せ画面２１００には、「再度、サーバへのログ送信を行いますか？「はい」を押すと、サーバにログを送信します。「いいえ」を押すとトレイへの格納はキャンセルされます。」という問合せのメッセージと、その問合せに対する「はい」又は「いいえ」の回答を入力するためのボタン群とが表示される。ログ処理部１４０は、この問合せに対するユーザの回答が「はい」、「いいえ」のいずれであるかを判定する（Ｓ２８）。ユーザは、もしログ管理サーバ３００へのアクセス不可の状態が解消できるのであれば、そのための作業を行った上で、図７の問合せ画面２１００の「はい」のボタンを押す。すなわち、画面２１００におけるボタン「はい」は、ユーザが選択可能な選択肢のうち、情報処理装置（ユーザ端末１００がその一例）をログ管理サーバと通信可能にするという選択肢の一例である。
【００６５】
その問合せに対してユーザが入力した回答が「はい」（Ｙｅｓ）であれば、ログ処理部１４０はログ管理サーバ３００へアクセスを再度試みる（Ｓ３０）。その結果、アクセスができた（Ｓ３２の判定結果がＹｅｓ）場合には、ログをログ管理サーバ３００に送信し（Ｓ１６）、トレイ処理部１２０に対し、格納の許可を返す（Ｓ１８）。
【００６６】
Ｓ３０での再試行でログ管理サーバ３００にアクセス（すなわち通信）ができなかった場合（Ｓ３２の判定結果がＮｏ）、又は、Ｓ２６の問合せに対するユーザの回答が「いいえ」の場合は、ログ処理部１４０は、トレイ処理部１２０からの要求に対して拒否の旨を応答する（Ｓ３４）。この場合、トレイ処理部１２０は、トレイアイコン１０１０にドロップされた文書１０２０をトレイに格納せずに、デスクトップ画面１０００上に戻す。また、トレイ処理部１２０は、例えば、ログを記録しないと文書をトレイに格納できない旨のメッセージを示したエラー画面を表示する。これにより、格納操作に関するログ処理は終了する。
【００６７】
図５の手順のＳ２４で、ログ付与部１４２がログを暗号化してから文書に付与してもよい。文書に付与されているログが暗号化されていれば、そのログが漏洩した場合でも、ログの内容が第三者に知られることはない。この暗号化では、例えば、ログ管理サーバ３００の公開鍵を用いてログを暗号化する。また別の例として、所定のトレイ群を介して文書の受け渡しを行うユーザのグループで暗号鍵を共有しておき、その暗号鍵を用いてログを暗号化してもよい。
【００６８】
次に、図８を参照して、ユーザが文書共有サーバ１５０のトレイから文書を取り出す指示を行った場合にログ処理部１４０及びトレイ処理部１２０が実行する処理手順の例を説明する。
【００６９】
トレイから文書を取り出す場合、ユーザは、例えば、デスクトップ画面１０００上の、そのトレイに対応するトレイアイコン１０１０を開く操作（例えばダブルクリック）を行い、これに応じて表示されるそのトレイ内の文書一覧から文書を選ぶ。そして、メニューから「取り出し」を選ぶ。このような取り出しの操作を検知したトレイ処理部１２０は、その文書をそのトレイから取り出す前に、ログ処理部１４０に対してその取り出し指示の情報を伝え、取り出しの許可を要求する。このときトレイ処理部１２０がログ処理部１４０に伝える情報には、記録すべきログに含めるべき各項目の値、すなわち、指示を行ったユーザの識別情報、取り出し対象の文書の識別情報、指示された操作の種類（この場合は取り出し）、その操作の対象のトレイの識別情報、その指示が行われた日時等の情報が含まれる。である。トレイ処理部１２０は、ログ処理部１４０から取り出しの許可が得られるまでは、その文書をトレイから取り出すのを保留する。
【００７０】
取り出し許可の要求を受けたログ処理部１４０は、図８に示す手順を実行する。まずログ処理部１４０は、トレイ処理部１２０から受け取った情報に基づいて、その取り出しの操作についてのログを生成する（Ｓ４０）。このログは、その操作の日時、操作者のユーザＩＤ、操作種別（この場合は「取り出し」）、操作の対象の文書の識別情報、操作の対象のトレイの識別情報、の情報を含む。次にログ処理部１４０は、ログ管理サーバ３００へのアクセスを試行する（Ｓ４２）。ログ処理部１４０は、ログ管理サーバ３００へアクセスできたかどうかを判定し（Ｓ４４）、アクセスできた場合、Ｓ４０で生成したログをログ管理サーバ３００に送信する（Ｓ４６）。これにより、そのログがログ管理サーバ３００に保存される。またログ処理部１４０は、トレイ処理部１２０に対して、その文書の取り出しを許可する（Ｓ４８）。トレイ処理部１２０は、その許可を受けると、保留していた取り出し処理を実行する。これにより、ユーザが取り出しを指示した文書が、トレイからユーザ端末１００の文書記憶部１３０内に移動することとなる。これにより、取り出し操作に関するログ処理は終了する。
【００７１】
Ｓ４４で、ログ管理サーバ３００にアクセスできなかったと判定された場合、ログ処理部１４０は、ログを文書に付与するかの問合せをユーザ端末１００の画面に表示する（Ｓ５０）。このとき表示される問合せ画面は、図６に例示した画面２０００と同様のものでよい。ログ処理部１４０は、この問合せに対するユーザの回答が「はい」、「いいえ」のいずれであるかを判定する（Ｓ５２）。
【００７２】
その問合せに対してユーザが入力した回答が「はい」（Ｙｅｓ）であれば、ログ処理部１４０は、トレイ処理部１２０に対して、その文書の取り出しを許可する（Ｓ５４）。この許可を受けたトレイ処理部１２０は、保留していた取り出し処理を実行する。これにより、ユーザが取り出しを指示した文書が、トレイから取り出され、ユーザ端末１００の文書記憶部１３０内に記憶されることとなる。このとき、トレイ内のその文書にログが付与されている場合は、トレイ処理部１２０は、そのログも併せて取り出す。付与されているログが文書の属性情報に含まれる場合は、その文書をトレイから取り出せば、そのログは自動的にその文書と共に取り出され、ユーザ端末１００に移動する。付与されたログを保持するログファイルが文書のファイルとは別にある場合には、トレイ処理部１２０は、トレイ内に、その文書に対応するログファイルがあるかどうかを調べ、対応するログファイルがある場合には、そのログファイルも併せてトレイから取り出す。
【００７３】
Ｓ５４の許可を受けてトレイ処理部１２０がトレイから文書を取り出した後、ログ付与部１４２が、Ｓ４０で生成したログを、文書記憶部１３０内にあるその文書に付与する（Ｓ５６）。その文書に付与されているログが既にある場合には、ログ付与部１４２は、Ｓ４０で生成したログを、その既存のログのデータに追加する。すなわち、その既存のログのデータには、例えばその文書をそのトレイに格納した別のユーザが行った格納操作のログが含まれているが、そのデータに対して、今回の取り出し操作のログを追加するのである。Ｓ５６により、取り出し操作に係るログ関連の処理は終了する。
【００７４】
Ｓ５０の問合せに対するユーザの回答が「いいえ」（Ｎｏ）の場合は、ログ処理部１４０は、ログ管理サーバへのログ送信を再試行するかどうかを問い合わせる（Ｓ５８）。これは、図５の手順のＳ２６の問い合わせと同じ目的のものであり、この問合せのための画面は図７に例示したものと同様のものでよい。
【００７５】
ログ処理部１４０は、この問合せに対するユーザの回答が「はい」、「いいえ」のいずれであるかを判定する（Ｓ６０）。この問合せに対してユーザが入力した回答が「はい」（Ｙｅｓ）であれば、ログ処理部１４０はログ管理サーバ３００へアクセスを再度試みる（Ｓ６２）。その結果、アクセスができた（Ｓ６４の判定結果がＹｅｓ）場合には、ログをログ管理サーバ３００に送信し（Ｓ４６）、トレイ処理部１２０に対し、取り出し許可を返す（Ｓ４８）。
【００７６】
Ｓ６２での再試行でログ管理サーバ３００にアクセスできなかった場合（Ｓ６４の判定結果がＮｏ）、又は、Ｓ６０の問合せに対するユーザの回答が「いいえ」の場合は、ログ処理部１４０は、トレイ処理部１２０からの要求に対して拒否の旨を応答する（Ｓ６６）。この場合、トレイ処理部１２０は、トレイから文書を取り出さず、例えば、ログを記録しないと文書をトレイから取り出せない旨のメッセージを示したエラー画面を表示する。これにより、取り出し操作に関するログ処理は終了する。
【００７７】
以上の説明から分かるように、ログ管理サーバ３００に送信できないために第１のユーザ端末１００にて文書に付与された（すなわちその文書に対応付けて記憶された）ログは、その文書と共に文書共有サーバ１５０のトレイに格納される。そして、そのログはその文書と共にそのトレイから第２のユーザ端末１００へと取り出される。第２のユーザ端末１００もログ管理サーバ３００にアクセスできない場合、その第２のユーザ端末１００で行われた取り出し操作等の操作のログは、その文書に対して付与される。すなわち、そのログは、その文書に既に付与されているログのデータに追加される。このように、ログ管理サーバ３００にアクセスできないユーザ端末１００間でトレイ群を経由して文書が受け渡される間は、それらユーザ端末１００で行われた取り出し、格納等の操作のログは、その文書に付与されているログに逐次追加されていくこととなる。
【００７８】
文書に付与されているログは、別の観点から言えば、その文書が受けてきた操作のログのうち、ログ管理サーバ３００に未送信のログである。トレイ内にあるログが付与されている文書を取り出したユーザ端末１００がログ管理サーバ３００にアクセスできる場合、そのユーザ端末１００内の未送信ログ送信部１４４が、そのログをログ管理サーバ３００に送信する。また、トレイから文書を取り出した時点ではログ管理サーバ３００にアクセスできないためその取り出しのログを文書に付与したユーザ端末１００が、その後その文書を別の（又は同じ）トレイに格納するまでの間に、ログ管理サーバ３００にアクセス可能となる場合がある。この場合も、未送信ログ送信部１４４は、その文書に付与されているログをログ管理サーバ３００に送信する。
【００７９】
このように、ユーザ端末１００がログ管理サーバ３００にアクセス可能であるときに、文書記憶部１３０内に未送信ログがあれば、言い換えればログが付与されている文書があれば、未送信ログ送信部１４４が、その未送信ログをログ管理サーバ３００に送信する。この未送信ログの送信は、未送信ログ送信部１４４が未送信ログを見つけ次第すぐに（ただし、ユーザ端末１００がログ管理サーバ３００にアクセス可能であるときに限る）行ってもよい。また、未送信ログ送信部１４４は、文書に付与されているログを見つけ次第すぐに送信するのではなく、ユーザがその文書に対して取り出し又は格納の操作を行ったタイミングで、その操作のログと共にその未送信のログをログ管理サーバ３００に送信してもよい。
【００８０】
また、文書に付与されているログを未送信ログ送信部１４４がログ管理サーバ３００に送信した場合、ログ削除部１４６が、文書に付与されているそのログを削除してもよい。同じ内容のログはログ管理サーバ３００に記録されているので、そのログを文書と共にユーザ端末１００側で持つ必要がないからである。この削除により、文書記憶部１３０に記憶されているその文書は、対応するログを持たない状態となる。
【００８１】
文書に付与されているログ（すなわち未送信ログ）のログ管理サーバ３００への送信は、ユーザ端末１００（特にログ処理部１４０）が自動的に実行してもよいが、別の例として、その送信を行うに際してユーザの確認を求めることとしてもよい。未送信ログを送信するのにユーザの確認を求めるのは、未送信ログの中には、ログ管理サーバ３００に記録しても役に立たないものがあるからである。記録しても役に立たないログは、例えば、トレイ群を介して文書の受け渡すフローを実行しているユーザのだれかが、誤ってその文書をトレイ以外の手段、例えば電子メール、を用いてその文書を次のユーザに渡した場合等に発生する。
【００８２】
例えば、トレイを介して受け渡しすべき文書を、第１のユーザが誤って電子メール等のトレイ以外の手段を介して第２のユーザに渡したとする。このとき渡された文書にログが付与されており、これを受け取った第２のユーザはその文書を、第３のユーザに渡すために正しいトレイに格納し、第３のユーザがこのトレイからその文書を取り出したとする。この場合、第３のユーザが取り出したその文書に付与されているログは、例えば第１のユーザが第１のトレイから文書を取り出したというログレコードの次に、第２のユーザが第３のトレイにその文書を格納したというログレコードが続き、その次に第３のユーザが第３のトレイからその文書を取り出したというログレコードが続くものとなる。正しい手続きに従って文書の受け渡しが行われていれば、そのログには第１のユーザがその文書を第２のトレイに格納したというログレコードが含まれているはずであるが、第１のユーザの手続ミスによりそのログレコードが欠落している。
【００８３】
ある業務のために同じ受け渡しのフローを多数の文書が流れる場合に個々の文書のログを統計処理することでその業務の分析を行う場合等、ログを分析するケースはよくある。例えば、そのフローを流れたときの各ユーザでの文書の滞留時間やフロー全体の所要時間等を統計処理により求める等である。しかし、必要なログレコードが欠落したログは、もしあっても統計処理には使えない。それどころか、蓄積された多数の文書についてのログを分析する段階になって、必要なログレコードが欠落したログが見つかったら、そのログレコードが欠落した経緯を遡って調査する手間が生じる。欠落のあるログが生成されたのが、分析の時点よりかなり前になると、そのような調査は困難となる。
【００８４】
そこで、この実施形態では、現にその文書の受け渡しを行っているユーザが、文書に付与されているログにそのようなログレコードの欠落のあることを見つけた場合に、そのログをログ管理サーバ３００に送信しないよう指示できるようにする。あるフローに沿って文書の受け渡しを行っているユーザであれば、文書のログの内容を見れば、そのログに欠落したステップがあるなどといった異常を見つけられる可能性が高い。このように、現にその文書の受け渡しを行っているユーザがログの異常を見つけ、そのログをログ管理サーバ３００に送信しないようにすることで、ログ管理サーバ３００側でログの分析を行う段階で異常のあるログが見つかり、その対処に手間が掛かる、という可能性が少なくなる。
【００８５】
図９に、未送信ログの送信の要否の確認をユーザに求める処理の例を示す。図９に示す例は、文書をトレイに格納する操作が行われたときに、その文書に付与されている未送信ログの送信の要否をユーザに確認する。
【００８６】
図９に示す手順は、図５に示した文書の格納操作が行われたときのフローチャートの、Ｓ１４とＳ１８の間に挿入される手順である。
【００８７】
ユーザからの文書の格納の操作に応じて、Ｓ１４でログ管理サーバ３００にアクセスできたと判定した場合、ログ処理部１４０は、文書記憶部１３０内にあるその文書に付与されているログがあるかどうかを調べる（Ｓ７０）。この判定の結果がＮｏの場合、ログ処理部１４０は、図５の手順と同様、その格納の操作のログをログ管理サーバ３００に送信し（Ｓ１６）、Ｓ１８に進む。
【００８８】
Ｓ７０の判定結果がＹｅｓの場合、ログ処理部１４０は、その文書に付与されているログ（すなわちその文書の未送信ログ）をログ管理サーバ３００に送信するかどうかをユーザに確認するための確認画面をユーザ端末１００に表示させる（Ｓ７２）。
【００８９】
図１０にこの確認画面２２００を例示する。この確認画面２２００には、その未送信ログを含むログの内容リスト２２０２と、その未送信ログをサーバに送信するか否かを問い合わせるメッセージと、その問合せに対する「はい」又は「いいえ」の回答を入力するためのボタン群とが表示される。ログの内容リスト２２０２には、未送信ログに含まれる各ログレコードと、今回の格納操作のログレコードが含まれる。また、内容リスト２２０２においては、個々のログレコードが操作日時の順に上から配列されている。またこの表示では、トレイ間での文書の移動が分かりやすいよう、トレイ名をそのリストの左端に表示している。ユーザは、この内容リスト２２０２を見て、ログレコードの欠落等の異常がないかを確認し、その確認の結果を踏まえて、そのログをログ管理サーバ３００に送信するかどうかを判断する。
【００９０】
ログ処理部１４０は、確認画面２２００に対するユーザの回答が、送信要（すなわちボタン「はい」を押下した）かどうかを判定する（Ｓ７４）。Ｓ７４の判定結果がＹｅｓの場合、未送信ログ送信部１４４が、その内容リスト２２０２に示されるログを、ログ管理サーバ３００に送信する（Ｓ７６）。そして、ログ削除部１４６が、その文書に付与されているログを削除する（Ｓ７８）。ログ管理サーバ３００に送信した以上、そのログをユーザ端末１００側で持つ必要がないからである。この後、処理はＳ１８に進む。
【００９１】
Ｓ７４の判定結果がＮｏの場合、これはユーザがその未送信ログ及び今回の格納操作のログをログ管理サーバ３００に蓄積する意味がないと判断したことを意味する。この場合、ログ削除部１４６が、その文書に付与されているログを削除する（Ｓ８０）。仮にここでそのログを削除しないと、その文書が受け渡された先のユーザが再度同様の判断を行う必要が出てくる。
【００９２】
なお、Ｓ７４の判定結果がＮｏの場合、ログ処理部１４０は、その未送信ログ及び今回のログを削除するかどうかをユーザに問い合わせてもよい。この問合せに用いられる画面２３００を図１１に例示する。この画面２３００には、文書に付与されたログを削除するか否かを問い合わせるメッセージと、削除した場合の注意点の説明と、削除の要否を指示するための「はい」及び「いいえ」のボタンとが表示される。ユーザは、ログを削除してよいか自分で判断できない場合は、「いいえ」を押下する。ユーザが「いいえ」を押下すると、ログ付与部１４２が、今回の格納を示すログレコードをその文書に付与されているログに追加する。こうすることで、文書に付与されているログをログ管理サーバ３００に送信するかどうかの判断を、次にその文書を受け取ったユーザに委ねる。
【００９３】
Ｓ８０の後、属性付加部１４８が、その文書の属性情報に対して、「ログ不要」を示す属性を付加する（Ｓ８２）。この「ログ不要」属性は、当該属性が付加されている文書についてはログを記録しなくてよいことを示す。図５及び図８では省略したが、ログ処理部１４０は、ユーザが文書に対する操作を行った場合、まずその文書が「ログ不要」属性を持つかどうかを調べ、「ログ不要」属性を持つ場合には、ログのための処理を一切行わずに、その操作の実行許可をトレイ処理部１２０に与える。この場合、その操作のログは生成されず、したがってそのログがログ管理サーバ３００に送信されることも、文書に付与されることもない。
【００９４】
いったんいずれかのユーザがその文書のログをログ管理サーバ３００に蓄積する意味がないと判断し、ログをログ管理サーバ３００に送信しなかった以上、その文書に対するその後の操作のログを記録しても無駄なので、このような制御を行う。
【００９５】
以上に例示した、文書に付与されたログの内容を表示してユーザにそのログを送信するか問合せ、その問合せに応じてそのログの送信を行うか否か制御するログ処理部１４０及び未送信ログ送信部１４４の機能は、送信制御手段の一例である。
【００９６】
図９の例では、文書をトレイに格納する操作が行われたときに、その文書に付与されている未送信ログの送信の要否をユーザに確認したが、この確認のタイミングは、文書に格納以外の所定の操作（例えば取り出し）が行われたときであってもよい。また、文書に操作が行われたタイミング以外のタイミングで、その確認を行ってもよい。
【００９７】
以上では、ログ管理サーバ３００が文書共有サーバ１５０とは異なるネットワーク上にある場合を例にとって説明した。しかし、両者が同じネットワーク上にあるときでも、ユーザ端末１００が文書共有サーバ１５０内のトレイを操作できるにもかかわらず、ログ管理サーバ３００にその操作のログを遅れないことも生じ得る。したがって、上記実施形態の仕組みは、ログ管理サーバ３００が文書共有サーバ１５０と同じネットワークにある場合でも利用価値がある。
【００９８】
以上に説明したユーザ端末１００は、コンピュータに上述のその画像処理装置を構成する要素群の機能を表すプログラムを実行させることにより実現してもよい。ここで、コンピュータは、例えば、ハードウエアとして、ＣＰＵ等のマイクロプロセッサ、ランダムアクセスメモリ（ＲＡＭ）及びリードオンリメモリ（ＲＯＭ）等のメモリ（一次記憶）、フラッシュメモリやＳＳＤ（ソリッドステートドライブ）、ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）や等の固定記憶装置を制御するコントローラ、各種Ｉ／Ｏ（入出力）インタフェース、ローカルエリアネットワークなどのネットワークとの接続のための制御を行うネットワークインタフェース等が、たとえばバス等を介して接続された回路構成を有する。それら各機能の処理内容が記述されたプログラムがネットワーク等の経由でフラッシュメモリ等の固定記憶装置に保存され、コンピュータにインストールされる。固定記憶装置に記憶されたプログラムがＲＡＭに読み出されＣＰＵ等のマイクロプロセッサにより実行されることにより、上に例示した機能モジュール群が実現される。
【符号の説明】
【００９９】
１００  ユーザ端末、１１０  文書取扱アプリケーション、１２０  トレイ処理部、１３０  文書記憶部、１４０  ログ処理部、１４２  ログ付与部、１４４  未送信ログ送信部、１４６  ログ削除部、１４８  属性付加部、１５０  文書共有サーバ、１６０  ユーザ側ネットワーク、２００  インターネット、３００  ログ管理サーバ。
【図１】
2020170216.tif 000003
【図２】
2020170216.tif 000004
【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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