(57)【要約】      （修正有）【課題】ファイル集計等の単純作業を自動化して作業者の生産性を向上する。【解決手段】ファイル変換システムは、ネットワーク上に所定の記憶領域が設定されたクラウドストレージ３と、ネットワークを介してクラウドストレージにアクセス可能な作業者用端末４と、ネットワークを介してクラウドストレージにアクセス可能であり、作業者用端末で処理されたファイルを所定の形式に変換するファイル変換装置５と、を備える。クラウドストレージは、変換される前のファイルを格納する未処理フォルダ３０と、ファイルが変換された後の変換ファイルを格納する処理済みフォルダ３１と、を有する。ファイル変換装置は、作業者用端末からファイルが未処理フォルダにアップロードされたらファイルを所定の形式に変換した変換ファイルを処理済みフォルダにアップロードする。【選択図】図４
2020135795.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ネットワーク上に所定の記憶領域が設定されたクラウドストレージと、
前記ネットワークを介して前記クラウドストレージにアクセス可能な作業者用端末と、
前記ネットワークを介して前記クラウドストレージにアクセス可能であり、前記作業者用端末で処理されたファイルを所定の形式に変換するファイル変換装置と、を備えるファイル変換システムであって、
前記クラウドストレージは、
変換される前の前記ファイルを格納する未処理フォルダと、
前記ファイルが変換された後の変換ファイルを格納する処理済みフォルダと、を有し、
前記ファイル変換装置は、前記作業者用端末から前記ファイルが前記未処理フォルダにアップロードされたら前記ファイルを所定の形式に変換した前記変換ファイルを前記処理済みフォルダにアップロードすることを特徴とするファイル変換システム。
【請求項２】
前記ファイル変換装置は、
前記未処理フォルダを確認して前記ファイルをダウンロードし、前記未処理フォルダから前記ファイルを削除する未処理ファイルチェック部と、
前記未処理ファイルチェック部がダウンロードした前記ファイルを所定の処理内容に基づいて所定の形式に変換した前記変換ファイルを作成するファイル変換部と、を有することを特徴とする請求項１に記載のファイル交換システム。
【請求項３】
前記ファイル変換装置は、前記未処理ファイルチェック部がダウンロードした前記ファイル又は前記変換ファイルのエラー有無をチェックするエラーチェック部を更に有し、
前記エラーチェック部は、エラーを発見した場合、エラー内容を記述したエラーファイルを作成して前記処理済みフォルダにアップロードすることを特徴とする請求項２に記載のファイル変換システム。
【請求項４】
前記ファイル変換部は、処理内容毎に応じて複数の処理プログラムを有し、前記未処理ファイルチェック部がダウンロードした前記ファイルの形式に基づいて所定の処理プログラムを選択して前記ファイルを変換することを特徴とする請求項２又は請求項３に記載のファイル交換システム。
【請求項５】
前記ファイル変換装置は、現在時刻に応じて前記未処理フォルダへのアクセスを制限する制限部を有することを特徴とする請求項１から請求項４のいずれかに記載のファイル交換システム。
【請求項６】
前記制限部は、現在時刻が業務時間内でない場合、作業禁止時間であることを示す禁止メッセージを作成して前記処理済みフォルダにアップロードすることを特徴とする請求項５に記載のファイル変換システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ファイル変換システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来より、複数の端末機をクライアント機とし、これらのクライアント機とサーバ機とをネットワークによって接続したクライアントサーバシステムが実用化されている。これらの端末機は、それぞれ文字コード体系及びファイル形式が異なっているため、他の端末機やサーバ機との間でファイル交換をするためには、文字コード体系及びファイル形式を適切に変換する必要がある。
【０００３】
そのため、各端末機及びサーバ機毎に固有の変換プログラムを用意するとなると、文字コード体系及びファイル形式の数に応じて変換プログラムが必要となる。この場合、膨大な数の変換プログラムを各端末機で保守し管理することは困難である。そこで従来では、全ての変換プログラムをサーバ機に集約させ、各端末機側で変換プログラムの選択や管理をする手間を省くシステムが提案されている（例えば特許文献１参照）。
【０００４】
特許文献１において、各端末機は、クライアント固有のファイル形式及び文字コードについての情報を指定して共用ファイルの読み出し要求をサーバ機に対して発行する。サーバ機は、指定されたファイル形式及び文字コード体系に共有ファイルを変換して端末機に転送する。このため、各端末機は、共有ファイルのファイル形式及び文字コード体系を意識する必要がなく、また変換プログラムの保守や管理をする必要がない。
【０００５】
また、特許文献２には、音声や映像等のデジタルデータをパーソナルコンピュータ（ＰＣ）から携帯端末に転送するデータ転送システムについて開示されている。特許文献２では、ＰＣにおける上記デジタルデータのファイル形式が携帯端末の対応ファイル形式と異なる場合、ＰＣは、形式変換装置にファイル形式の変換を要求してデジタルデータを転送する。形式変換装置は、デジタルデータを所望のファイル形式に変換してＰＣに転送する。このように、ＰＣは形式変換装置を経由してデジタルデータを携帯端末の対応ファイル形式に変換した後に変換後のデジタルデータを携帯端末に転送する。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００６】
【特許文献１】特開平８−１２３７１４号公報
【特許文献２】特開２００８−６５５４６号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
ところで、企業におけるホワイトカラーの単純な間接業務を自動化する技術として、ロボティック・プロセス・オートメーション（Robotic  Process  Automation：ＲＰＡ）が話題となっている。ＲＰＡは、画面上のアプリケーションやシステム画面を識別して、人間と同じように操作を行うことができるソフトウェアによって実現される。ＲＰＡによれば、認知技術（ルールエンジン・機械学習・人工知能等）を用いることで、例えば、文書ファイルへの数値入力や複数ファイルの集計処理等のような単純作業を自動化することが可能である。
【０００８】
しかしながら、ＲＰＡを利用したファイル集計業務の自動化は、作業者のマウスやキーボードの操作をトレースするもので、作業時間の冗長性が高い。このため、作業効率の面で時間がかかるという問題があった。
【０００９】
また、作業効率を高めるために新しい端末（情報処理装置）を導入することも考えられるが、このような情報処理装置は、常にその利用方法を学習する時間が必要である。よって、利用方法を習得するための時間やコストが要因となって導入の障害となっていた。
【００１０】
本発明は、このような問題に鑑みてなされたものであり、ファイル集計等の単純作業を自動化して作業者の生産性を向上することができるファイル変換システムを提供することを目的の１つとする。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
本発明の一態様のファイル変換システムは、ネットワーク上に所定の記憶領域が設定されたクラウドストレージと、前記ネットワークを介して前記クラウドストレージにアクセス可能な作業者用端末と、前記ネットワークを介して前記クラウドストレージにアクセス可能であり、前記作業者用端末で処理されたファイルを所定の形式に変換するファイル変換装置と、を備えるファイル変換システムであって、前記クラウドストレージは、変換される前の前記ファイルを格納する未処理フォルダと、前記ファイルが変換された後の変換ファイルを格納する処理済みフォルダと、を有し、前記ファイル変換装置は、前記作業者用端末から前記ファイルが前記未処理フォルダにアップロードされたら前記ファイルを所定の形式に変換した前記変換ファイルを前記処理済みフォルダにアップロードすることを特徴とする。
【００１２】
また、本発明の一態様の上記ファイル交換システムにおいて、前記ファイル変換装置は、前記未処理フォルダを確認して前記ファイルをダウンロードし、前記未処理フォルダから前記ファイルを削除する未処理ファイルチェック部と、前記未処理ファイルチェック部がダウンロードした前記ファイルを所定の処理内容に基づいて所定の形式に変換した変換ファイルを作成するファイル変換部と、を有する。
【００１３】
また、本発明の一態様の上記ファイル交換システムにおいて、前記ファイル変換装置は、前記未処理ファイルチェック部がダウンロードした前記ファイル又は前記変換ファイルのエラー有無をチェックするエラーチェック部を更に有し、前記エラーチェック部は、エラーを発見した場合、エラー内容を記述したエラーファイルを作成して前記処理済みフォルダにアップロードする。
【００１４】
また、本発明の一態様の上記ファイル交換システムにおいて、前記ファイル変換部は、処理内容毎に応じて複数の処理プログラムを有し、前記未処理ファイルチェック部がダウンロードした前記ファイルの形式に基づいて所定の処理プログラムを選択して前記ファイルを変換する。
【００１５】
また、本発明の一態様の上記ファイル交換システムにおいて、前記ファイル変換装置は、現在時刻に応じて前記未処理フォルダへのアクセスを制限する制限部を有する。
【００１６】
また、本発明の一態様の上記ファイル交換システムにおいて、前記制限部は、現在時刻が業務時間内でない場合、作業禁止時間であることを示す禁止メッセージを作成して前記処理済みフォルダにアップロードする。
【発明の効果】
【００１７】
本発明によれば、ファイル集計等の単純作業を自動化して作業者の生産性を向上することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１８】
【図１】本実施の形態に係るファイル変換システムの概略構成を示す模式図である。
【図２】図１に示す各構成の一部機能を示すブロック図である。
【図３】本実施の形態に係るファイル変換のシーケンス図である。
【図４】図３に示すシーケンス図を各構成ごとに具体化した概念図である。
【図５】本発明を適用する前後における作業者の生産性を示す表である。
【発明を実施するための形態】
【００１９】
以下、本発明の実施の形態について添付図面を参照して詳細に説明する。図１は、本実施の形態に係るファイル変換システムの概略構成を示す模式図である。図２は、図１に示す各構成の一部機能を示すブロック図である。なお、以下に示すファイル変換システムはあくまで一例にすぎず、これに限定されることなく適宜変更が可能である。
【００２０】
図１に示すように、本実施の形態に係るファイル変換システム１は、ネットワーク２上のクラウドストレージ３にアップロードされたファイルを所定の形式に変換し、変換後の変換ファイルをクラウドストレージ３にアップロードするように構成されている。
【００２１】
具体的にファイル変換システム１は、ネットワーク２上に所定の記憶領域が設定されたクラウドストレージ３と、ネットワーク２を介してクラウドストレージ３にアクセス可能な作業者用端末４と、作業者用端末４で処理されたファイルを所定の形式に変換するファイル変換装置５と、を備えている。ネットワーク２は、インターネット、モバイルネットワーク、ＬＡＮ（Local  Area  Network）、ＷＡＮ（Wide  Area  Network）等の様々なネットワークを含む。
【００２２】
なお、これらの各構成は、図２に示すように、それぞれ複数の機能ブロックを有している。これらの機能ブロックは、あくまで一例であり、以下に示す機能ブロックに限らず、必要に応じて他の機能ブロックを適宜有してよいものとする。
【００２３】
クラウドストレージ３は、例えば、所定の記憶領域を有するサーバ等のコンピュータで構成されている。具体的にクラウドストレージ３は、図２Ａに示すように所定の記憶領域として、変換される前のファイルを格納する未処理フォルダ３０と、ファイルが変換された後の変換ファイルを格納する処理済みフォルダ３１と、を有している。詳細は後述するが、未処理フォルダ３０には、作業者用端末４から変換対象となる所定のファイルがアップロードされる。処理済みフォルダ３１には、ファイル変換装置５から変換後の変換ファイルがアップロードされる。なお、クラウドストレージ３は、既存のクラウドサービスで提供される記憶領域であり、特定のアクセス権限を有する者のみが当該クラウドストレージ３にアクセス可能であることが好ましい。
【００２４】
作業者用端末４は、いわゆる作業者が直接操作可能なコンピュータである。作業者用端末４は、例えば、パーソナルコンピュータ、携帯電話機、又はタブレット型端末等を用いることができる。作業者用端末４は、各種処理を実行するプロセッサやメモリ等を有し、具体的には、図２Ｂに示すように、作業者用端末４全体の動作を統括制御する制御部４０と、所定のファイル（データ）を記憶する記憶部４１と、他の装置と通信する通信部４２と、を含んで構成される。
【００２５】
記憶部４１は、用途に応じてＲＯＭ（Read  Only  Memory）、ＲＡＭ（Random  Access  Memory）等の一つ又は複数の記憶媒体で構成される。記憶部４１は、本実施の形態で変換の対象となるファイルを記憶する。通信部４２は、ネットワーク２を介して他の装置（クラウドストレージ３、ファイル変換装置５等）と通信可能に構成される。
【００２６】
なお、作業者用端末４が処理可能なファイルは、例えばエクセル（登録商標）等の電子スプレッドシートファイルやワード（登録商標）等のドキュメントファイル、パワーポイント（登録商標）等のプレゼンテーションファイル等、各種の文書ファイルを含むものとする。また、本実施の形態における作業者とは、定形的な上記の各種文書ファイルを作成している者を指す。
【００２７】
ファイル変換装置５は、ネットワーク２を介してクラウドストレージ３にアクセス可能なコンピュータで構成される。詳細は後述するが、ファイル変換装置５は、作業者用端末４からファイルが未処理フォルダ３０にアップロードされたらファイルを所定の形式に変換した変換ファイルを処理済みフォルダ３１にアップロードする。
【００２８】
ファイル変換装置５は、各種処理を実行するプロセッサやメモリ等を有し、具体的には、図２Ｃに示すように、未処理ファイルチェック部５０と、ファイル変換部５１と、エラーチェック部５２と、制限部５３と、所定のファイル及び変換後の変換ファイルを記憶する記憶部５４と、他の装置と通信する通信部５５と、を含んで構成される。
【００２９】
未処理ファイルチェック部５０は、定期的に未処理フォルダ３０を確認し、未処理フォルダ３０に処理対象（変換対象）となるファイルがアップロードされたかをチェックする。処理対象となるファイルが未処理フォルダ３０にアップロードされた場合、未処理ファイルチェック部５０は、未処理フォルダ３０からファイルをダウンロードし、ファイル変換部５１（記憶部５４でもよい）に当該ファイルを転送する。ファイル転送が成功したら、未処理ファイルチェック部５０は、未処理フォルダ３０からファイルを削除する。
【００３０】
ファイル変換部５１は、所定の処理内容が設定された処理プログラムを有する。ファイル変換部５１は、予め設定された処理内容に基づき、ファイルを所定の形式に変換した変換ファイルを作成する。詳細は後述するが、ファイル変換は、例えばファイル内の所定データを集計処理して別形式の文書ファイルを作成すること等が挙げられる。また、ファイル変換部５１は、変換後に新たに作成した文書ファイル（変換ファイル）を処理済みフォルダ３１にアップロードする。
【００３１】
エラーチェック部５２は、未処理ファイルチェック部５０やファイル変換部５１における各種処理中にエラーがないかをチェックする。すなわち、エラーチェック部５２は、処理前のファイル又は処理後の変換ファイルのエラーの有無をチェックする。エラーチェック部５２は、エラーを発見した場合、エラー内容を記述したエラーファイルを処理済みフォルダ３１にアップロードする。
【００３２】
制限部５３は、現在時刻が業務時間内であるかをチェックする。制限部５３は、現在時刻が業務時間内でない、すなわち業務が禁止されている時間帯である場合、未処理ファイルチェック部５０の処理を制限する。具体的には、未処理ファイルチェック部５０が未処理フォルダ３０からファイルをダウンロードすること、又は未処理フォルダ３０へのファイルのアップロードを禁止する。
【００３３】
記憶部５４は、用途に応じてＲＯＭ（Read  Only  Memory）、ＲＡＭ（Random  Access  Memory）等の一つ又は複数の記憶媒体で構成される。記憶部５４は、本実施の形態で変換の対象となるファイルを記憶する。通信部５５は、ネットワーク２を介して他の装置（クラウドストレージ３、作業者用端末４等）と通信可能に構成される。
【００３４】
なお、上記の例では、ファイル変換装置５が複数の機能ブロックとして未処理ファイルチェック部５０、ファイル変換部５１、エラーチェック部５２、及び制限部５３を有する構成としたが、これに限定されない。これらの機能ブロックは、便宜上あくまで一例を示すものであり、ファイル変換装置５は、これらの機能ブロックに限らず、他の機能ブロックを有してもよい。また、ファイル変換装置５は、これらの機能ブロックを明確に備えなくてもよく、ファイル変換装置５自体が、包括的に上記の各機能に基づく処理を実施してもよい。
【００３５】
ところで、企業におけるホワイトカラー（事務系の仕事をする労働者）の単純な間接業務には、文書ファイルの集計業務等が挙げられる。このようなファイル集計業務は、単調な作業が多く、人間が作業する場合、タイプミスやコピーアンドペーストミスといった単純ミスが発生し易い。また、集計対象となるファイルが企業内で特定の社員しか閲覧権限のないものである場合、作業単価が高いために集計業務自体が単純作業であるにもかかわらず、その作業コストが高額になるという問題がある。また、単純作業を長時間行うことによる作業者のモチベーション低下が無視できない場合が多く、その後の作業効率にも影響がでるという問題もある。
【００３６】
また、外部の人材を利用して集計業務を外部委託することも考えられるが、修正対象となるファイルが企業の機密保持に関わる情報を含む場合、その集計業務はファイル内容にアクセスできる権限のある人に限られる。そのため、外部の人材に業務委託する障害になっている。
【００３７】
また、作業効率を高めるために新しい端末（情報処理装置）を導入することも考えられるが、このような情報処理装置は、常にその利用方法を学習する時間が必要である。よって、利用方法を習得するための時間やコストが要因となって導入の障害となっていた。
【００３８】
また、エクセルマクロのように、各データファイルに付随して配布される形式のスクリプトで実現された自動化プログラム（例えばＶＢＡ（Visual  Basic  for  Applications（登録商標））)等は、各作業者へファイル共にスクリプトが配布される。このため、プログラムを改修する際に配布先を追跡する必要が生じ、そのコストが大きくなるという問題がある。
【００３９】
また、上記のようなファイルの集計業務を自動化する技術として、ロボティック・プロセス・オートメーション（Robotic  Process  Automation：ＲＰＡ）が提案されている。ＲＰＡは、画面上のアプリケーションやシステム画面を識別して、人間と同じように操作を行うことができるソフトウェアによって実現される。しかしながら、ＲＰＡを利用したファイル集計業務の自動化は、作業者のマウスやキーボードの操作をトレースするもので、作業時間の冗長性が高い。このため、作業効率の面で時間がかかるという問題があった。
【００４０】
そこで、本件発明者は、ネットワーク上でアクセス可能なクラウドストレージに着目して、作業者の生産性を向上すべく本発明に想到した。具体的に本実施の形態に係るファイル変換システム１は、上記したように、ネットワーク２上に所定の記憶領域が設定されたクラウドストレージ３と、ネットワーク２を介してクラウドストレージ３にアクセス可能な作業者用端末４と、ネットワーク２を介してクラウドストレージ３にアクセス可能であり、作業者用端末４で処理されたファイルを所定の形式に変換するファイル変換装置５と、を備える。クラウドストレージ３は、変換される前のファイルを格納する未処理フォルダ３０と、ファイルが変換された後の変換ファイルを格納する処理済みフォルダ３１と、を有する。ファイル変換装置５は、作業者用端末４からファイルが未処理フォルダ３０にアップロードされたらファイルを所定の形式に変換した変換ファイルを処理済みフォルダ３１にアップロードする。
【００４１】
この構成によれば、例えば作業者が処理対象となる所定のファイルを未処理フォルダ３０にアップロードすると、当該ファイルは、ファイル変換装置５によって自動的に所望の形式の変換ファイルに変換され、処理済みフォルダ３１にアップロードされる。作業者は、処理済みフォルダ３１から変換ファイルをダウンロードすることができる。すなわち、作業者は、クラウド上の所定フォルダにファイルをアップロードするだけで所望の変換ファイルを取得することが可能である。このため、従来では数十分から数時間をかけて集計するような作業を数秒から数分に短縮することができる。このように、作業者の単純作業に要する時間が短縮化されることで、作業者の本来業務（クリエイティブ作業）に要する時間を確保することが可能である。したがって、ファイル集計等の単純作業を自動化して作業者の生産性を向上することができる。
【００４２】
次に、図３及び図４を参照して、本実施の形態に係るファイル集計処理（ファイル変換）の具体的なシーケンスについて説明する。図３は、本実施の形態に係るファイル変換のシーケンス図である。図４は、図３に示すシーケンス図を各構成ごとに具体化した概念図である。なお、以下に示すシーケンスは、あくまで一例を示すものであり、これに限定されることなく適宜変更が可能である。例えば、各ステップの順序は、処理に矛盾が生じない程度に変更可能である。
【００４３】
作業者は、作業者用端末４で予め処理対象となるファイルを作成又は準備しておく。そして、図３及び図４に示すように、作業者は、作業者用端末４からファイルを未処理フォルダ３０にアップロードする（ステップＳ１）。作業者は、例えば作業者用端末４上でファイルをドラッグアンドドロップすることでファイルを未処理フォルダ３０にコピーすることが可能である。
【００４４】
上記したように、未処理ファイルチェック部５０は、定期的に未処理フォルダ３０を確認している。未処理ファイルチェック部５０は、未処理フォルダ３０にファイルが格納されたことを検知すると、未処理フォルダ３０からファイルをダウンロードして一時的に記憶部５４（図２参照）に記憶させる（ステップＳ２）。
【００４５】
また、制限部５３は、現在時刻が業務時間内であるかをチェックしている（ステップＳ２ａ）。制限部５３は、現在時刻が業務時間内でない場合、未処理ファイルチェック部５０が未処理フォルダ３０からファイルをダウンロードすること、又は未処理フォルダ３０へのファイルのアップロードを禁止する。すなわち、制限部５３は、現在時刻に応じて未処理フォルダ３０へのアクセスを制限する機能を有する。未処理フォルダ３０へのアクセスとは、作業者用端末４からのアクセスと、ファイル変換装置５からのアクセスの両方を含むものとする。これにより、業務時間外での作業を禁止することができ、作業者のワークライフバランスを保つことが可能になっている。なお、制限部５３は、未処理フォルダ３０へのアクセスを制限したり、未処理ファイルチェック部５０の処理（ファイルのダウンロード）を制限する場合、作業禁止時間であることを示す禁止メッセージを作成して処理済みフォルダ３１にアップロードしてもよい（ステップＳ２ｂ）。
【００４６】
未処理ファイルチェック部５０がファイルをダウンロードした後、エラーチェック部５２は、ファイルにエラーがないかチェックする（ステップＳ３ａ）。エラーは、例えばファイルが所定の形式で作成されていないこと等が挙げられる。エラーが発見された場合、エラーチェック部５２は、エラー内容を記述したエラーファイルを作成して処理済みフォルダ３１にアップロードする（ステップＳ３ｂ）。これにより、作業者は処理済みフォルダ３１を確認してファイルに包含されるエラーを認識することが可能である。
【００４７】
ファイルにエラーが発見されない場合、未処理ファイルチェック部５０は、ファイルをファイル変換部５１に転送する（ステップＳ３）。なお、ファイルは転送せずに記憶部５４に格納したままであってもよい。
【００４８】
未処理ファイルチェック部５０は、ファイルにエラーが発見されず、転送に成功したら未処理フォルダ３０からファイルを削除する（ステップＳ４）。なお、ファイルの削除は、クラウドストレージ３が実施してもよい。
【００４９】
未処理フォルダ３０からファイルが削除された後、ファイル変換部５１は、所定の処理内容に基づいてファイルを所定の形式に変換した変換ファイルを作成する（ステップＳ５）。エラーチェック部５２は、変換ファイルにエラーがないかチェックする（ステップＳ５ａ）。エラーが発見された場合、エラーチェック部５２は、エラー内容を記述したエラーファイルを作成して処理済みフォルダ３１にアップロードする（ステップＳ５ｂ）。これにより、作業者は処理済みフォルダ３１を確認して変換ファイルに包含されるエラーを認識することが可能である。
【００５０】
変換ファイルにエラーが発見されない場合、ファイル変換部５１は、変換ファイルを処理済みフォルダ３１にアップロードする（ステップＳ６）。作業者は、処理済みフォルダ３１から変換ファイルを作業者用端末４にダウンロードする（ステップＳ７）。これにより、作業者は、所望の形式に変換された変換ファイルを取得することが可能である。
【００５１】
このように、本実施の形態によれば、作業者が行う作業は、処理対象となるファイルを未処理フォルダ３０にアップロードすること（ステップＳ１）と、処理済みの変換ファイルを処理済みフォルダ３１からダウンロードすること（ステップＳ７）のみとすることができる。よって、操作を習得する手間が不要であり、作業者のモチベーションの低下を伴わない集計業務の自動化が実現可能である。また、上記の自動化処理は、クラウドストレージ３、作業者用端末４、及びファイル変換装置５の間のみで実施されるため、ファイルの機密性を保持することが可能である。また、ファイル変換処理は、処理前のファイルの内容を直接読み取って実施されるため、ＲＰＡを利用した場合の冗長な処理が不要である。このため、高速な処理を行うことが可能である。更に、自動化処理は、ファイル変換装置５内でのみ実施されるため、ＶＢＡにあるスクリプトが分散するような問題を防止することが可能である。また、入力されたファイルや変換処理過程にエラーが発生した場合、その作業が滞ることを抑えつつ、そのエラー内容を的確に作業者に通知することが可能である。
【００５２】
次に、図５を参照して、処理内容毎の作業者の生産性について説明する。図５は、処理内容毎に本発明を適用する前後における作業者の生産性を示す表である。図５に示す処理内容は、あくまで一例を示すものであり、これらに限定されるものではない。
【００５３】
図５に示すように、縦の項目は処理内容のバリエーションを表している。横の項目は、左から順に、処理内容、手作業による処理時間、本発明の自動化による処理時間、生産性向上率、年間削減時間を表している。
【００５４】
処理内容Ａは、例えばＡ１社とＡ２の月次の売上総額を事業ごとに比較する比較用シートを作成する処理である。
処理内容Ｂは、例えばＢ１部のプロジェクトの週次の進捗を社内システムからエクセルでダウンロードし、当該エクセルファイルを週報に加工する処理である。
処理内容Ｃは、例えばＣ１部のプロジェクトの週次の進捗を社内システムからエクセルでダウンロードし、当該エクセルファイルを週報に加工する処理である。
処理内容Ｄは、例えばＤ１局の部門ごとの月次の労働時間をプロジェクトごとに集計する処理である。
処理内容Ｅは、例えばＥ１局の部門ごとの月次の労働時間を集計する処理である。
処理内容Ｆは、例えばＦ１部のプロジェクトの週次の進捗を社内システムからエクセルでダウンロードし、当該エクセルファイルを週報に加工する処理である。
【００５５】
処理内容Ａ〜Ｆのいずれにおいても、手作業では処理に数十分から数百分以上かかっていたのに対し、本発明を適用した場合、数分から十数分に処理時間が短縮されていることが分かる。このため、生産性の向上率は、十数倍から数百倍にもなり、年間で十数時間から千時間以上の処理時間を削減できることが分かった。
【００５６】
なお、上記の実施の形態において、処理前のファイルは、単一のファイルに限らず、複数のファイル（ファイル群）で構成されてもよい。例えば、処理内容として複数のファイルから１つの集計リストを作成してもよい。
【００５７】
また、上記の実施の形態において、未処理ファイルチェック部５０が定期的に未処理フォルダ３０を確認する場合について説明したが、これに限定されない。例えば、未処理フォルダ３０にファイルがアップロードされることでクラウドストレージ３から未処理ファイルチェック部５０に何らかのメッセージが送信されるように構成されてもよい。この場合、未処理ファイルチェック部５０は、当該メッセージを受信することで未処理フォルダ３０内のファイルの存在を認識することが可能である。
【００５８】
また、上記の実施の形態において、未処理ファイルチェック部５０がファイル変換部５１にファイルを転送したら未処理フォルダ３０内のファイルを削除する場合について説明したが、これに限定されない。未処理ファイルチェック部５０がファイルをダウンロードしたタイミングで未処理フォルダ３０内のファイルを削除してもよい。また、未処理フォルダ３０内のファイルは、必ずしも削除されなくてよい。
【００５９】
また、上記の実施の形態において、ファイル変換部５１は、処理内容毎に応じて複数の処理プログラムを有してもよい。この場合、ファイル変換部５１は、未処理ファイルチェック部５０がダウンロードしたファイルの形式に基づいて所定の処理プログラムを選択してファイルを変換することが好ましい。この構成によれば、作業者側で処理内容毎にファイルを分別する必要がなくなり、より生産性が向上される。
【００６０】
また、上記の実施の形態において、未処理フォルダ３０及び処理済みフォルダ３１が１つずつ設けられる場合について説明したが、この構成に限定されない。例えば、処理内容毎に未処理フォルダ３０を複数設けてもよい。
【００６１】
また、本実施の形態及び変形例を説明したが、本発明の他の実施の形態として、上記実施の形態及び変形例を全体的又は部分的に組み合わせたものでもよい。
【００６２】
また、本発明の実施の形態は上記の実施の形態に限定されるものではなく、本発明の技術的思想の趣旨を逸脱しない範囲において様々に変更、置換、変形されてもよい。更には、技術の進歩又は派生する別技術によって、本発明の技術的思想を別の仕方で実現することができれば、その方法を用いて実施されてもよい。従って、特許請求の範囲は、本発明の技術的思想の範囲内に含まれ得る全ての実施形態をカバーしている。
【産業上の利用可能性】
【００６３】
本発明によれば、ファイル集計等の単純作業を簡易な構成で自動化して作業者の生産性を向上することができるという効果を有し、特に、ファイル変換システムに有用である。
【符号の説明】
【００６４】
１      ：ファイル変換システム
２      ：ネットワーク
３      ：クラウドストレージ
４      ：作業者用端末
５      ：ファイル変換装置
３０    ：未処理フォルダ
３１    ：処理済みフォルダ
４０    ：制御部
４１    ：記憶部
４２    ：通信部
５０    ：未処理ファイルチェック部
５１    ：ファイル変換部
５２    ：エラーチェック部
５３    ：制限部
５４    ：記憶部
５５    ：通信部
【図１】
2020135795.tif 000003
【図２】
2020135795.tif 000004
【図３】
2020135795.tif 000005
【図４】
2020135795.tif 000006
【図５】
2020135795.tif 000007