(57)【要約】【課題】電子メールの宛先を簡便に決定することが可能な電子メール作成支援装置等を提供する。【解決手段】電子メール作成支援装置１００は、作成部３１１と、決定部３１３とを備える。作成部３１１は、ユーザーの指示に基づいて、イベントへの参加を募る電子メールを作成する。決定部３１３は、参加候補者のアドレス情報と、参加候補者に対応付けてイベントへの出欠を示す出欠情報とに基づいて、電子メールを送信する宛先を決定する。【選択図】図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ユーザーの指示に基づいて、イベントへの参加を募る電子メールを作成する作成部と、
参加候補者のアドレス情報と、前記参加候補者に対応付けて前記イベントへの出欠を示す出欠情報とに基づいて、前記電子メールを送信する宛先を決定する決定部と
を備える、電子メール作成支援装置。
【請求項２】
前記出欠情報は、前記イベントへの参加、不参加又は保留を示す情報を含む、請求項１に記載の電子メール作成支援装置。
【請求項３】
前記電子メールは、第１メール、リマインダーメールおよび追加情報メールを含む、請求項１又は２に記載の電子メール作成支援装置。
【請求項４】
前記決定部は、前記出欠情報が示す情報に基づいて、前記リマインダーメール又は前記追加情報メールを送信するように、前記宛先を決定する、請求項３に記載の電子メール作成支援装置。
【請求項５】
前記決定部は、前記出欠情報に前記イベントへの参加又は不参加を示した参加候補者を除く参加候補者に、前記リマインダーメールを送信するように、前記宛先を決定する、請求項４に記載の電子メール作成支援装置。
【請求項６】
前記決定部は、前記出欠情報に前記イベントへの参加を示した参加候補者に、前記追加情報メールを送信するように、前記宛先を決定する、請求項４に記載の電子メール作成支援装置。
【請求項７】
ユーザーの指示に基づいて、イベントへの参加を募る電子メールを作成するステップと、
参加候補者のアドレス情報と、前記参加候補者に対応付けて前記イベントへの出欠を示す出欠情報とに基づいて、前記電子メールを送信する宛先を決定するステップと
を包含する、電子メール作成支援方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子メール作成支援装置および電子メール作成支援方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
電子メールによる情報伝達が普及している。電子メールを複数の宛先に送信する際に、Ｔｏ、ＣＣ又はＢＣＣという宛先種別とともに電子メールアドレスを格納したアドレス帳を用いることで、ユーザーの負荷を軽減し、入力ミスを防止する技術が提案されている（例えば、特許文献１参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００１−３２５１８７号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、イベント等への参加を募る電子メール（第１メール）を送信した後にリマインダーメールを送信する場合は、特許文献１の技術を適用することは困難である。というのは、第１メールに対する返信メールの有無又は返信メールの内容等に応じて、リマインダーメールの宛先を動的に決定する必要があるからである。
【０００５】
本発明は、上記課題に鑑みてなされたものであり、その目的は、電子メールの宛先を簡便に決定することが可能な電子メール作成支援装置および電子メール作成支援方法を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明に係る電子メール作成支援装置は、作成部と、決定部とを備える。前記作成部は、ユーザーの指示に基づいて、イベントへの参加を募る電子メールを作成する。前記決定部は、参加候補者のアドレス情報と、前記参加候補者に対応付けて前記イベントへの出欠を示す出欠情報とに基づいて、前記電子メールを送信する宛先を決定する。
【０００７】
本発明に係る電子メール作成支援方法は、ユーザーの指示に基づいて、イベントへの参加を募る電子メールを作成するステップと、参加候補者のアドレス情報と、前記参加候補者に対応付けて前記イベントへの出欠を示す出欠情報とに基づいて、前記電子メールを送信する宛先を決定するステップとを包含する。
【発明の効果】
【０００８】
本発明に係る電子メール作成支援装置および電子メール作成支援方法によれば、電子メールの宛先を簡便に決定することが可能になる。
【図面の簡単な説明】
【０００９】
【図１】本発明の実施形態に係る電子メールシステムの概略を示す模式図である。
【図２】電子メール作成支援装置の構成を示すブロック図である。
【図３】（ａ）は、データサーバーによって管理される出欠表の一例を示す図である。（ｂ）は、（ａ）の出欠表の集計結果の一例を示す図である。
【図４】リマインダーメール画面の一例を示す図である。
【図５】追加情報メール画面の一例を示す図である。
【図６】電子メール作成支援装置が実行する宛先入力支援処理を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１０】
以下、本発明の実施形態について、図面を参照しながら説明する。なお、図中、同一又は相当部分については同一の参照符号を付して説明を繰り返さない。
【００１１】
まず、図１を参照して、本発明の実施形態に係る電子メールシステム１０について説明する。図１は、本実施形態に係る電子メールシステム１０の概略を示す模式図である。図１に示すように、電子メールシステム１０は、電子メール作成支援装置１００と、画像形成装置１５０と、複数の端末装置２００Ａ〜端末装置２００Ｚとを備える。
【００１２】
電子メール作成支援装置１００は、イベントへの参加を募る電子メールを作成する際に、参加候補者のアドレス情報と、イベントへの出欠を示す出欠情報とに基づいて、電子メールの内容に応じた送信先を決定する。電子メール作成支援装置１００は、本実施形態において、装置本体１００Ａと、データサーバー１００Ｂとを有する。装置本体１００Ａは、本実施形態において、電子メール機能等を有するパーソナルコンピューターである。
【００１３】
データサーバー１００Ｂは、本実施形態において、通信機能を有するハードディスク装置である。なお、データサーバー１００Ｂは、装置本体１００Ａの一部として構成してもよい。
【００１４】
画像形成装置１５０は、本実施形態において、カラー方式の複合機である。画像形成装置１５０は、電子メール作成支援装置１００の指示に応じて、所定の部数の文書を印刷する。
【００１５】
端末装置２００Ａ〜２００Ｚは、本実施形態では、電子メール機能等を有するパーソナルコンピューターである。なお、端末装置２００Ａ〜２００Ｚの台数は、特定の数に限定されない。なお、端末装置２００は、端末装置２００Ａ〜端末装置２００Ｚの総称である。
【００１６】
電子メールシステム１０の装置本体１００Ａ、データサーバー１００Ｂ、画像形成装置１５０および複数の端末装置２００は、ネットワーク５０を介して互いに通信可能に接続されている。例えば、各装置は、インターネット、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）、又は、ＷＡＮ（Ｗｉｄｅ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）を介して通信可能に接続される。なお、装置本体１００Ａ、データサーバー１００Ｂ、画像形成装置１５０および複数の端末装置２００は、相互に近距離無線通信を行ってもよい。近距離無線通信は、例えば、ＢＬＵＥＴＯＯＴＨ（登録商標）方式による通信である。
【００１７】
次に、図２〜図５を参照して、本発明の実施形態に係る電子メール作成支援装置１００について説明する。図２は、電子メール作成支援装置１００の構成を示すブロック図である。図１を参照して説明したように、電子メール作成支援装置１００は、装置本体１００Ａと、データサーバー１００Ｂとを備える。データサーバー１００Ｂは、図３を参照して後述する出欠表を管理する。装置本体１００Ａは、入出力部１と、通信部２と、装置制御部３とを備える。
【００１８】
入出力部１は、各種の情報をユーザーに報知する。具体的には、入出力部１は、電子メール機能に関する情報を報知する。更に、入出力部１は、ユーザーから電子メール機能に関する指示を受け付ける。入出力部１は、表示部１１と、受付部１２とを有する。
【００１９】
表示部１１は、各種の情報を画面に表示する。具体的には、表示部１１は、装置制御部３の指示に応じて、電子メール機能に関する情報を画面に表示する。
【００２０】
受付部１２は、ディスプレイおよびタッチセンサーを含む。表示部１１は、例えば、液晶ディスプレイを含むタッチパネルである。受付部１２は、例えば、テンキー、スタートキー、およびキャンセルキーを含む。
【００２１】
通信部２は、同じ通信方式（プロトコル）を利用する通信機が搭載された電子機器との間で通信が可能である。具体的には、通信部２は、ＬＡＮなどのネットワーク網を介して、端末装置２００又は画像形成装置１５０と通信する。通信部２は、例えば、ＬＡＮボードのような通信モジュール（通信機器）である。
【００２２】
通信部２は、装置制御部３の指示に応じて、所定の部数の文書を印刷するための印刷データを画像形成装置１５０に送信する。
【００２３】
装置制御部３は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）のようなプロセッサー、およびＡＳＩＣ（Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ  Ｓｐｅｃｉｆｉｃ  Ｉｎｔｅｇｒａｔｅｄ  Ｃｉｒｃｕｉｔ）等によって構成されるハードウェア回路である。装置制御部３は、制御プログラムをプロセッサーが読み出して実行することによって、電子メール作成支援装置１００の各構成部分の動作を制御する。
【００２４】
図２に示すように、装置制御部３は、処理部３１と、記憶部３２とを備える。処理部３１は、例えば、プロセッサーである。プロセッサーは、例えばＣＰＵである。処理部３１は、記憶部３２に記憶された制御プログラムを実行することによって、電子メール作成支援装置１００の各構成部分の動作を制御する。
【００２５】
記憶部３２は、各種のデータおよび制御プログラムを記憶する。記憶部３２は、例えば、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）、および／又はソリッドステートドライブ（Ｓｏｌｉｄ  Ｓｔａｔｅ  Ｄｒｉｖｅ：ＳＳＤ）によって構成される。記憶部３２は、外部メモリーを含んでもよい。外部メモリーは、リムーバブルメディアである。記憶部３２は、外部メモリーとして、例えば、ＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ  Ｓｅｒｉａｌ  Ｂｕｓ）メモリー、および／又はＳＤ（Ｓｅｃｕｒｅ  Ｄｉｇｉｔａｌ）カードを含んでもよい。
【００２６】
処理部３１は、作成部３１１と、解析部３１２と、決定部３１３と、制御部３１４とを含む。本実施形態において、処理部３１が記憶部３２に記憶された制御プログラムを実行することによって、制御プログラムが、作成部３１１と、解析部３１２と、決定部３１３と、制御部３１４との機能を実現する。
【００２７】
作成部３１１は、ユーザーの指示に基づいて、イベントへの参加を募る電子メールを作成する。本実施形態において、作成部３１１は、電子メールその他の情報管理ソフト（メーラー）である。電子メールには、例えば、「第１メール」、「リマインダーメール」および「追加情報メール」がある。第１メールは、イベントの参加を募るために最初に送信する電子メールである。リマインダーメールは、イベントへの出欠の意思が確認できない参加候補者に対して送信する電子メールである。追加情報メールは、イベントへの参加の意思を示した参加候補者に対して、追加情報がある場合に送信する電子メールである。
【００２８】
解析部３１２は、返信メールの本文の内容を解析する。具体的には、解析部３１２は、電子メールの本文に含まれるキーワードの検索結果に基づいて、「リマインダーメール」又は「追加情報メール」を特定する。
【００２９】
決定部３１３は、参加候補者のアドレス情報と、参加候補者に対応付けてイベントへの出欠を示す出欠情報とに基づいて、電子メールを送信する宛先を決定する。具体的には、決定部３１３は、出欠表が示す情報に基づいて、リマインダーメール又は追加情報メールを送信するように、宛先を決定する。なお、決定部３１３は、第１メールの場合は、全ての参加候補者に第１メールを送信するように、宛先を決定する。ここで、「出欠表」は、イベントへの参加、不参加又は保留を示す。なお、出欠表は、「出欠情報」の一例である。
【００３０】
更に、決定部３１３は、出欠表にイベントへの参加又は不参加を示した参加候補者を除く参加候補者にリマインダーメールを送信するように、宛先を決定する。具体的には、決定部３１３は、出欠表にイベントへの参加又は不参加を示した参加候補者を除く参加候補者にリマインダーメールを送信するように、宛先を決定する。加えて、決定部３１３は、出欠表にイベントへの参加を示した参加候補者に、リマインダーメールを「ＢＣＣ」で送信するように、宛先を決定する。
【００３１】
また、決定部３１３は、出欠表にイベントへの参加を示した参加候補者に追加情報メールを送信するように、宛先を決定する。加えて、決定部３１３は、出欠表にイベントへの参加を示した参加候補者同士に、追加情報メールを「ＣＣ」で送信するように、宛先を決定する。
【００３２】
制御部３１４は、電子メール作成支援装置１００の各構成部分の動作を制御する。なお、制御部３１４は、第１メールを送信する際に、全ての参加候補者のアドレス情報に基づいて、出欠表を構成してもよい。
【００３３】
次に、図３を参照して、本実施形態に係る出欠表について説明する。図３（ａ）は、データサーバー１００Ｂが管理する出欠表３００の一例を示す図である。図３に示すように、出欠表３００は、所属欄３０１と、氏名欄３０２と、出欠欄３０３とを有する。本実施形態において、所属欄３０１には、参加候補者の所属先を示す情報が入力されている。氏名欄３０２には、参加候補者の氏名が入力されている。出欠欄３０３には、本実施形態では、出席は「○」、欠席は「×」、回答を保留する場合は「△」が入力される。なお、出欠欄３０３が「空欄」の場合もある。なお、出欠欄３０３が「空欄」の場合は、回答を保留する「△」と同一とみなす。
【００３４】
図３（ｂ）は、図３（ａ）の出欠表３００の集計結果３５０の一例を示す図である。集計結果３５０は、出席欄３５１と、欠席欄３５２と、未定欄３５３と、保留欄３５４を有する。なお、未定欄３５３は、「空欄」の個数が入力される。
【００３５】
図４は、リマインダーメール画面４００の一例を示す図である。図４に示すように、リマインダーメール画面４００には、送信ボタン４０１と、宛先ラベル４０２と、宛先欄４０３と、ＣＣラベル４０４と、ＣＣ欄４０５と、ＢＣＣラベル４０６と、ＢＣＣ欄４０７と、件名ラベル４０８と、件名欄４０９と、リマインダーメール本文欄４１０と、第１メール本文欄４１１とが表示されている。更に、件名欄４０９に第１キーワード４５１が表示され、リマインダーメール本文欄４１０に第２キーワード４５２が表示されている。また、リマインダーメール本文欄４１０に、宛先ボタン４５３が表示されている。
【００３６】
送信ボタン４０１は、ユーザーから電子メールを送信する指示を受け付ける。宛先ラベル４０２は、メールの宛先を示す。宛先欄４０３には、メールを送信するアドレス情報が入力される。ＣＣラベル４０４は、メールを同報するＣＣ（Ｃａｒｂｏｎ  Ｃｏｐｙ）宛先を示す。ＣＣ欄４０５には、ＣＣ宛先のアドレス情報が入力される。ＢＣＣラベル４０６は、メールを同報するＢＣＣ（Ｂｌｉｎｄ  Ｃａｒｂｏｎ  Ｃｏｐｙ）宛先を示す。ＢＣＣ欄４０７には、ＢＣＣ宛先のアドレス情報が入力される。件名ラベル４０８は、メールの件名示す。件名欄４０９には、メールの件名が入力される。リマインダーメール本文欄４１０には、リマインダーメールの本文が表示される。第１メール本文欄４１１には、第１メールの本文が表示される。第１キーワード４５１は、リマインダーメールに関連するキーワードの一例を示す。第２キーワード４５２は、リマインダーメールに関連するキーワードのその他の例を示す。宛先ボタン４５３は、ユーザーから押下の指示を受け付ける。宛先ボタン４５３が押下されると、宛先欄４０３と、ＣＣ欄４０５と、ＢＣＣ欄４０７にリマインダーメールを送信する参加候補者のアドレス情報が入力される。
【００３７】
図５は、追加情報メール画面５００の一例を示す図である。図５に示すように、追加情報メール画面５００は、追加情報メール本文欄５１０が表示されている。更に、件名欄４０９に第１キーワード５５１が表示され、追加情報メール本文欄５１０に第２キーワード５５２が表示されている。また、追加情報メール本文欄５１０に、宛先ボタン５５３が表示されている。
【００３８】
第１キーワード５５１は、追加情報メールに関連するキーワードの一例を示す。第２キーワード５５２は、追加情報メールに関連するキーワードのその他の例を示す。宛先ボタン５５３が押下されると、宛先欄４０３と、ＣＣ欄４０５と、ＢＣＣ欄４０７とに追加情報メールを送信する参加候補者のアドレス情報が入力される。
【００３９】
次に、図１〜図６を参照して、本実施形態の宛先入力支援処理について説明する。図６は、電子メール作成支援装置１００の宛先入力支援処理の一例を示すフローチャートである。ここで、「宛先入力支援処理」とは、リマインダーメール又は追加情報メールを送信する際の送信先のアドレス情報の入力を支援する処理をいう。宛先入力支援処理は、ステップＳ２〜ステップＳ２４によって実行される。
【００４０】
ステップＳ２：制御部３１４は、作成部３１１によって作成された電子メール文を特定する。例えば、制御部３１４は、「下書きフォルダー」に格納されている電子メールの文又は件名欄４０９の文を特定する。処理は、ステップＳ４に進む。
【００４１】
ステップＳ４：解析部３１２は、制御部３１４によって特定された文を解析する。具体的には、解析部３１２は、電子メールの文について「リマインダーメールに関連するキーワード」又は「追加情報メールに関連するキーワード」の検索を実行する。処理は、ステップＳ６に進む。
【００４２】
ステップＳ６：制御部３１４は、解析部３１２による解析の結果、電子メールの文に「リマインダーメールに関連するキーワード」を検出した場合（ステップＳ６で「リマインダー」）、処理はステップＳ１６に進む。制御部３１４は、解析部３１２による解析の結果、特定された文に「追加情報メールに関連するキーワード」を検出した場合（ステップＳ６で「追加情報」）、処理はステップＳ２０に進む。制御部３１４は、解析部３１２による解析の結果、電子メールの文に「リマインダーに関連するキーワード」および「追加情報に関連するキーワード」の何れも検出しない場合、第１メールと判断し（ステップＳ６で「第１」）、処理はステップＳ８に進む。
【００４３】
ステップＳ８：制御部３１４は、出欠表を特定する。具体的には、制御部３１４は、データサーバー１００Ｂに格納されている出欠表を特定する。処理は、ステップＳ１０に進む。
【００４４】
ステップＳ１０：決定部３１３は、宛先を決定する。処理は、ステップＳ１２に進む。
【００４５】
ステップＳ１２：制御部３１４は、電子メールを、決定された各宛先に送信するように、通信部２に指示する。処理はステップＳ１４に進む。
【００４６】
ステップＳ１４：制御部３１４は、他に送信すべき電子メールがあるか否かを判定する。他に送信すべき電子メールがあると制御部３１４が判定した場合（ステップＳ１４でＹｅｓ）、処理はステップＳ２に戻る。他に送信すべき電子メールがないと制御部３１４が判定した場合（ステップＳ１４でＮｏ）、処理はステップＳ２４に進む。
【００４７】
ステップＳ１６：制御部３１４は、データサーバー１００Ｂに格納されている出欠表を特定する。処理は、ステップＳ１８に進む。
【００４８】
ステップＳ１８：制御部３１４は、出欠表の内容に基づいて、宛先、ＣＣ宛先およびＢＣＣ宛先を決定する。処理は、ステップＳ１２に進む。
【００４９】
ステップＳ２０：制御部３１４は、出欠表を特定する。処理は、ステップＳ２２に進む。
【００５０】
ステップＳ２２：制御部３１４は、出欠表の内容に基づいて、宛先およびＣＣ宛先を決定する。処理は、ステップＳ１２に進む。
【００５１】
ステップＳ２４：制御部３１４は、出欠表の内容に基づいて、配布資料を必要部数印刷するように、画像形成装置１５０に指示する。処理は終了する。
【００５２】
以上、図１〜図６を参照して説明したように、電子メール作成支援装置１００によれば、電子メールの宛先を簡便に決定することが可能になる。
【００５３】
以上、図面を参照しながら本発明の実施形態について説明した。但し、本発明は、上記の実施形態に限られるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲で種々の態様において実施することが可能である（例えば、下記に示す（１）、（２））。また、上記の実施形態に開示されている複数の構成要素を適宜組み合わせることによって、種々の発明の形成が可能である。例えば、実施形態に示される全構成要素から幾つかの構成要素を削除してもよい。更に、異なる実施形態にわたる構成要素を適宜組み合わせてもよい。図面は、理解しやすくするために、それぞれの構成要素を主体に模式的に示しており、図示された各構成要素の長さ、個数、間隔等は、図面作成の都合上から実際とは異なる場合もある。また、上記の実施形態で示す各構成要素の形状、寸法等は一例であって、特に限定されるものではなく、本発明の効果から実質的に逸脱しない範囲で種々の変更が可能である。
【００５４】
（１）本発明の電子メール作成支援装置は、パーソナルコンピューターに限られない。例えば、電子メール作成支援装置は、電子メール等の情報を処理するスマートフォン又はタブレット端末等の携帯機器であってもよい。
【００５５】
（２）更に、本発明は、本発明に係る電子メール作成支援装置の特徴的な構成手段をステップとする電子メール作成支援方法として実現したり、それらのステップを含む制御プログラムとして実現したりすることもできる。また、そのプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ等の非一時的に記録した記録媒体や通信ネットワーク等の伝送媒体を介して流通させることもできる。
【産業上の利用可能性】
【００５６】
本発明は、電子メール作成支援装置に関するものであり、産業上の利用可能性を有する。
【符号の説明】
【００５７】
１        入出力部
２        通信部
３        装置制御部
３１１    作成部
３１２    解析部
３１３    決定部
３１４    制御部
３２      記憶部
１００    電子メール作成支援装置
１５０    画像形成装置
２００    端末装置
【図１】
2020135547.tif 000003
【図２】
2020135547.tif 000004
【図３】
2020135547.tif 000005
【図４】
2020135547.tif 000006
【図５】
2020135547.tif 000007
【図６】
2020135547.tif 000008