(57)【要約】【課題】ワークフローを実行するユーザーの負担を軽減することを目的とする。【解決手段】ワークフローを構成する各タスクの設定項目の設定値の頻度に基づいて設定項目の種別がユーザーによる再設定を要しない共通設定か、ユーザーによる再設定を要する個別設定かを決定し、種別が共通設定であると決定した設定項目の設定値を設定する制御手段を有する。【選択図】図６
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
ワークフローを構成する各タスクの設定項目の設定値の頻度に基づいて前記設定項目の種別がユーザーによる再設定を要しない共通設定か、ユーザーによる再設定を要する個別設定かを決定し、前記種別が共通設定であると決定した前記設定項目の設定値を設定する制御手段を有する情報処理装置。
【請求項２】
前記制御手段は、前記設定項目の頻度が閾値を超えている場合、前記設定項目の種別を共通設定であると決定し、前記設定項目の頻度が閾値を超えていない場合、前記設定項目の種別を個別設定であると決定する請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記閾値は設定項目ごとに異なる請求項２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記制御手段は、前記ワークフローを更新する請求項１乃至３のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項５】
設定項目の種別が前記個別設定から前記共通設定に変化した場合であって、前記設定項目の設定値がユーザーの設定値と異なる場合に、前記制御手段は、前記ユーザーに設定値の変更推奨を行う請求項１乃至４のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項６】
共通設定の設定項目の設定値が変化した場合であって、前記設定項目の設定値がユーザーの設定値と異なる場合に、前記制御手段は、前記ユーザーに設定値の変更推奨を行う請求項１乃至４のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項７】
前記制御手段は、設定値の変更を推奨する情報を前記ユーザーの端末装置に送信することで、前記設定値の変更推奨を行う請求項５又は６に記載の情報処理装置。
【請求項８】
前記端末装置においてユーザーの設定値を変更する選択がされた場合に、前記制御手段は、前記ユーザーの設定値を前記設定項目の設定値に変更する請求項７に記載の情報処理装置。
【請求項９】
前記端末装置においてユーザーの設定値を変更しない選択がされた場合に、前記制御手段は、前記設定値に関する前記設定値の変更推奨を行わないようにするための情報を前記ユーザーの端末装置に出力させる請求項８に記載の情報処理装置。
【請求項１０】
前記制御手段は、前記ユーザーがワークフローを実行するデバイスにおいて前記ワークフローに関する操作を行った際に、設定値の変更を推奨する情報を前記デバイスに出力させることで、前記設定値の変更推奨を行う請求項５又は６に記載の情報処理装置。
【請求項１１】
前記デバイスにおいてユーザーの設定値を変更する選択がされた場合に、前記制御手段は、前記ユーザーの設定値を前記設定項目の設定値に変更する請求項１０に記載の情報処理装置。
【請求項１２】
前記デバイスにおいてユーザーの設定値を変更しない選択がされた場合に、前記制御手段は、前記設定値に関する前記設定値の変更推奨を行わないようにするための情報を前記デバイスに出力させる請求項１１に記載の情報処理装置。
【請求項１３】
前記制御手段は、前記種別が個別設定であると決定した前記設定項目の設定値として、ユーザーの使用履歴から推定した設定値を設定する請求項１乃至１２のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項１４】
情報処理装置が実行する情報処理方法であって、
ワークフローを構成する各タスクの設定項目の設定値の頻度に基づいて前記設定項目の種別がユーザーによる再設定を要しない共通設定か、ユーザーによる再設定を要する個別設定かを決定する工程と、
前記種別が共通設定であると決定された前記設定項目の設定値を設定する工程と、
を含む情報処理方法。
【請求項１５】
コンピュータを、請求項１乃至１３のいずれか１項に記載の情報処理装置の各手段として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理装置、情報処理方法及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
企業で行われる業務の多くは、ＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ  Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）、ＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ  Ｆｕｎｃｔｉｏｎ  Ｐｒｉｎｔｅｒ、プリンタ、複写機能、ファクシミリ機能等を備えた複合機能装置）等の複数の機器を用いて実施される。また、管理システム、承認システム等の複数のシステムをまたがって実行されることが多く、業務を構成する手順が複雑化している。このような複雑な業務を簡易的かつ効率的に遂行するために、複数の業務手順を１つのジョブとして実行が可能なワークフロー（処理フロー）システムが提案されている。
ワークフローシステムでは、そのワークフローを実行するユーザーの業務に依存して処理工程及び詳細な設定値（パラメータ）を変更する必要がある。例えば、「原稿読込→転送→印刷」という業務ワークフローがあった場合、原稿読込の設定（解像度、色設定、ページ設定、送信先等）、転送先（添付ファイル、宛先等）、印刷設定（色設定、片面／両面等、レイアウト等）が業務範囲、業務を行うユーザー毎に異なる可能性がある。そのため既存のワークフローを利用して業務を遂行する場合、ユーザー及び業務内容毎にユーザーが手動でワークフローの内容を修正しなければならず、ユーザーの負担が大きかった。さらにはパラメータの修正時に間違いが発生し、正確な業務遂行に支障をきたす可能性があった。
特許文献１では、ワークフローを実行する機器が備える機能に関する情報に基づいてユーザーによるパラメータの再設定が必要な設定項目を特定することで、ユーザーの負担を軽減している。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００９−７１４４７号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、特許文献１の技術ではワークフローを実行する機器情報に関係するパラメータの再設定要否しか判定できない。例えば、「原稿読込→転送→印刷」というワークフローを実行する場合、「転送」のパラメータはＰＣ及びＭＦＰの機器情報から再設定の要否が判定できない。このような機器情報から再設定の要否が判定できない処理内容が多く存在するとき、特許文献１の方法ではユーザーの再設定の負荷削減にはなっていない。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
本発明の情報処理装置は、ワークフローを構成する各タスクの設定項目の設定値の頻度に基づいて前記設定項目の種別がユーザーによる再設定を要しない共通設定か、ユーザーによる再設定を要する個別設定かを決定し、前記種別が共通設定であると決定した前記設定項目の設定値を設定する制御手段を有する。
【発明の効果】
【０００６】
本発明によれば、ワークフローを実行するユーザーの負担を軽減することができる。
【図面の簡単な説明】
【０００７】
【図１】ワークフローシステムのシステム構成の一例を示す図である。
【図２】ワークフロー実装支援装置のハードウエア構成の一例を示す図である。
【図３】ワークフロー実行支援装置のソフトウエア構成の一例を示す図である。
【図４】ＵＩの一例を示す図である。
【図５】共通ワークフローを作成及び更新する処理を示すフローチャートである。
【図６】共通設定項目及び個別設定項目の決定処理を示すフローチャートである。
【図７】パラメータの頻度の比較対象の閾値の一例を示す図である。
【図８】パラメータの変更推奨通知を行う処理を示すフローチャートである。
【図９】変更推奨通知が行われた場合の表示の一例を示す図である。
【図１０】設定値変更推奨通知を行わないための表示の一例を示す図である。
【図１１】個別設定値を自動で設定する処理を示すフローチャートである。
【図１２】使用履歴から個別設定値を決定する処理を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【０００８】
以下、本発明の実施形態について図面に基づいて説明する。
【０００９】
＜実施形態１＞
図１は、ワークフローシステムのシステム構成の一例を示す図である。ワークフローシステム内の情報機器は複数の画像形成装置１０１、クライアントＰＣ１０２及び管理サーバ１０３である。クライアントＰＣ１０２は、ユーザーが業務に用いるＰＣで、業務遂行に必要なアプリケーションがインストールされている。画像形成装置１０１は、文書のスキャン、プリント、送受信、管理等の文書処理に係る様々な機能を有する複合機能装置である。画像形成装置１０１は、操作パネル１０１０を有する。各装置はネットワーク１０４を介して管理サーバ１０３に接続されている。各装置の接続は、ＬＡＮ等の通信可能な通信ネットワーク１０５で接続され、互いに情報のやり取りが可能である。管理サーバ１０３は、情報処理装置の一例である。クライアントＰＣ１０２は、端末装置の一例である。画像形成装置１０１は、ワークフローを実行するデバイスの一例である。以下では特に言及しない限り、ワークフロー実行装置として、画像形成装置１０１を例に説明を行う。
【００１０】
［ハードウエア構成］
図２は、管理サーバ１０３のハードウエア構成の一例を示す図である。管理サーバ１０３は、各種のユニット（２０１〜２０４）から構成される。
演算部２０１は、管理サーバ１０３の全体を制御する。演算部２０１は、例えばＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）、又はＧＰＵ（Ｇｒａｐｈｉｃｓ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）等により実現される。
情報記憶部２０２は、演算部２０１が実行する各種のプログラム及びデータを記憶する。情報記憶部２０２は、例えばＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）及びＨＤＤ（Ｈａｒｄ  Ｄｉｓｋ  Ｄｒｉｖｅ）等により実現される。演算部２０１が情報記憶部２０２に記憶されているプログラムを読み出し、処理を実行することにより後述する図３の管理サーバ１０３の機能が実現される。
操作部２０３は、ユーザーによる各種操作を受け付ける。操作部２０３は、例えばマウス、キーボードボタン又はタッチパネル等により実現される。
表示部２０４は、管理サーバ１０３を操作するユーザーに対して各種情報を表示する。表示部２０４は、例えば、タッチパネル又はディスプレイにより実現される。
クライアントＰＣ１０２及び画像形成装置１０１のハードウエア構成も図２のハードウエア構成と同様である。各装置の演算部が各装置の情報記憶部に記憶されているプログラムに基づき処理を実行することによって、各装置の機能等が実現される。
なお、ハードウエア構成は一例であって、装置によっては操作部、表示部は必須ではない。また、画像形成装置１０１の場合、図２に示すハードウエア構成以外に、読取り部、印刷部等を有する。
【００１１】
［ソフトウエア構成］
図３は、ワークフローシステムのソフトウエア構成の一例を示す図である。図３に示すソフトウエアは、各種のモジュール（３０１〜３０３、４０１〜４０６）から構成される。
ワークフローシステムのソフトウエアは画像形成装置１０１及び管理サーバ１０３が具備するソフトウエア群で構成される。
画像形成装置１０１は、制御部３０１、表示処理部３０２及びワークフロー実行部３０３を備える。制御部３０１は、各モジュールに対する指示、及び管理を行う。表示処理部３０２は、ユーザーが操作するためのＵＩ（Ｕｓｅｒ  Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）を表示部（図１の操作パネル１０１０）に提供する。ＵＩの詳細は、図４等を用いて後述する。ワークフロー実行部３０３は、操作部２０３を介したユーザーによるワークフロー実行指令を検知し、ワークフローを実行する。
【００１２】
管理サーバ１０３は、共通ワークフロー作成部４０１、共通設定値決定部４０２、ワークフロー管理部４０３、共通ワークフロー配信部４０４及び設定値変更推奨通知部４０５を備える。共通ワークフロー作成部４０１は、各ユーザーが使用しているワークフローとその設定値情報とに基づいて共通ワークフローを作成する。ここで、共通ワークフローとは、タスクの設定項目が共通設定項目と個別設定項目とに区別されたワークフローのテンプレートのことである。共通ワークフロー作成部４０１は、共通ワークフローを作成するために、まず各ユーザーが使用しているワークフローを構成するタスクに設定されたパラメータを集計することで、新規ユーザーがワークフローを使用する際にそれぞれのパラメータがユーザーによる再設定が必要か否かを判定する。以降では特に言及しない限りユーザーによる再設定が必要な項目を個別設定項目、不要な項目を共通設定項目と定義する。タスクとは例えば「原稿読込→転送→印刷」というワークフローがあった場合、「原稿読込」の単位のものである。即ち、タスクに設定された設定項目とは「原稿読込」タスクの場合、解像度、色設定、ページ設定、送信先等が該当する。さらに、各設定項目のパラメータとは、例えば"色設定"の場合、カラー／グレースケールといった実際に設定する値を意味する。共通設定値決定部４０２は、ユーザーによる再設定が不要であると判定された設定項目（共通設定項目）の値（共通設定値）を決定する。以上の共通ワークフロー作成部４０１及び共通設定値決定部４０２による処理の詳細については図５を参照して後述する。
ワークフロー管理部４０３は、共通ワークフロー作成部４０１で作成された共通ワークフロー及び各タスクに設定されたパラメータ、さらに各ユーザーが使用するワークフローとその設定値とを管理する。共通ワークフロー配信部４０４は、共通ワークフロー作成部４０１によって作成されたワークフローを画像形成装置１０１及びクライアントＰＣ１０２等のワークフローを実行する装置に対して配信する。設定値変更推奨通知部４０５は、共通ワークフローに設定されている共通設定値とユーザーが使用しているワークフローに設定されているパラメータとが異なる場合に、パラメータの変更推奨通知を行う。設定値変更推奨通知部４０５による処理の詳細については後述する。
【００１３】
［ＵＩ］
図４は、ＵＩ（画面）の一例を示す図である。本実施形態ではＵＩが画像形成装置１０１に備えられた操作パネル１０１０上に表示される場合の説明を行うが、例えばクライアントＰＣ１０２のディスプレイ上に表示されてもよい。
ワークフロー５００は、タスクを表現するノード５０１と、処理業務の流れを表現するエッジ５０２と、で構成される。図４では「原稿読込→転送→印刷」のワークフローを示している。ワークフロー５００の白丸及び黒丸はワークフローの始点及び終点を示している。使用するワークフローはプルダウンウインドウ５０３で選択できるようになっており、ユーザーが任意の利用可能なワークフローを選択できるようになっている。また、ユーザーがワークフロー内の各タスクを選択することで、各タスクに係るパラメータが設定できる設定ウインドウ５０４が表示される。例えば、原稿読込タスクの場合、色設定（カラー／グレースケール）、解像度（ｄｐｉ）、ページ設定（紙サイズ、片面／両面等）、送信先（メールアドレス）等である。これにより、各ユーザーが個別で設定したい項目に対してカスタマイズできるので、各ユーザーに適した業務遂行が可能なワークフローが作成可能である。最後に、ユーザーが実行ボタン５０５を選択することによりワークフローが実行される。
以降で説明する共通ワークフロー作成処理及び設定値種別決定処理によって、上述した新規ユーザーがワークフローを使用する際に明示的に設定しなければならないパラメータが削減されることにより、簡易的かつ正確なワークフロー実行が支援される。
【００１４】
［共通ワークフロー作成処理］
以降では、共通ワークフローを作成する手順について説明する。まず、ユーザーは各設定項目にデフォルト値が設定された既存のワークフローテンプレートを使用し、業務を遂行する。この時点の各ユーザーが使用するワークフローの設定項目は、共通設定項目及び個別設定項目に区別されていない。つまり、ユーザーはワークフローテンプレートを基に、各設定項目のパラメータを各自でカスタマイズし、使用している。各ユーザーが使用するワークフローはネットワーク１０４を介して管理サーバ１０３に送信され、ワークフロー管理部４０３によって管理される。その後、各ユーザーが使用しているワークフローを基に、共通ワークフロー作成部４０１によって共通ワークフローが作成される。共通ワークフローが作成されると、既存のワークフローテンプレートは上書きされ、更新される。更新された共通ワークフローはワークフロー管理部４０３に登録される。
共通ワークフローは各ユーザーが使用しているワークフロー及びワークフローを構成するタスクに設定されているパラメータの情報に基づいて、管理サーバ１０３の共通ワークフロー作成部４０１によって作成される。作成された共通ワークフローは、共通ワークフロー配信部４０４によって画像形成装置１０１等に配信され、実行可能なワークフローとして表示処理部３０２によってＵＩ上に表示される。
【００１５】
図５は、共通ワークフローを作成及び更新する処理の一例を示すフローチャートである。Ｓ１００からＳ１０２までは共通ワークフローの作成及び更新を行うタイミングについて判定する処理である。まず、Ｓ１００において、共通ワークフロー作成部４０１は、共通ワークフローが新規ユーザーによって使用されたかを判定する。使用されたことが検知されると、共通ワークフロー作成部４０１は、共通ワークフローが新規ユーザーによって使用されたと判定し、Ｓ１０１において、その利用ユーザーの登録を行う。登録する情報は、具体的にはユーザーＩＤ、使用したワークフロー及びワークフローを構成するタスクに設定されたパラメータである。Ｓ１０２において、共通ワークフロー作成部４０１は、一定期間経過したことが検知されると、共通ワークフロー作成処理に入る。一定期間とは例えば１週間のような期間であり、利用する部門によって可変な値にしてもよい。
【００１６】
Ｓ１０３からＳ１０５までは共通ワークフロー作成に関する処理である。Ｓ１０３において、共通ワークフロー作成部４０１は、各ユーザーが利用するワークフローとワークフローを構成するタスクに設定されたパラメータとを収集する。収集はネットワーク１０４を介して行われる。収集を行うユーザーの範囲は、同じ業務範囲、かつ、同じタスクで構成されるワークフローを利用しているユーザーであることが望ましい。Ｓ１０４において、共通ワークフロー作成部４０１は、共通ワークフローを新規ユーザーが使用する際に、新たにユーザーがパラメータを再設定する必要がない設定項目、つまり共通設定項目と、再設定が必要な設定項目、つまり個別設定項目とを判定する。
【００１７】
［設定値種別決定処理］
このＳ１０４の共通設定項目及び個別設定項目の決定処理について、図６を用いて詳細に説明を行う。Ｓ１０４１において、共通ワークフロー作成部４０１は、各タスクにおける設定項目について同一パラメータの頻度を計算する。頻度とは即ち各設定項目について集計対象のユーザーが設定しているパラメータに対する同一パラメータの設定割合のことである。例えば、５０人のユーザーのワークフローとその設定値情報とを収集し、共通ワークフローを作成する場合を考える。「原稿読込」タスクにおける"色設定"が、４０人が"グレースケール"を設定している場合を考えると、「原稿読込」タスクにおける色設定のグレースケールの頻度は４０／５０＝０．８である。以上のように、共通ワークフロー作成部４０１は、各パラメータに関して同一パラメータの頻度を計算する。
【００１８】
Ｓ１０４２において、共通ワークフロー作成部４０１は、先程計算したパラメータの頻度と予め設定された頻度の閾値との大小を評価する。例えば閾値が０．７５と設定されている場合、先に計算された「原稿読込」タスクにおける"色設定"の"グレースケール"の頻度は閾値以上であると判定される。これにより、Ｓ１０４３において、共通ワークフロー作成部４０１は、「原稿読込」の"色設定"は、共通ワークフロー使用時に新規ユーザーが再設定不要な共通設定項目として設定する。これは、このワークフローが使用される業務では通常「原稿読込」には"グレースケール"が設定されるべきである、ということを意味している。一方、設定項目によってはパラメータの頻度が閾値を超えないものもある。その場合はＳ１０４４において、共通ワークフロー作成部４０１は、ユーザーの再設定が必要な個別設定項目として登録する。個別設定項目はユーザーが図４のようなＵＩの設定ウインドウ５０４を介してパラメータを直接設定する。
【００１９】
次にパラメータの頻度の比較対象である閾値について説明を行う。閾値は、図７のようにパラメータごとに異なる値が使用される。例えば、パラメータがメールアドレスの場合、誤った値を設定することの業務リスクが大きい。このようなパラメータの場合は、閾値は０．９等の他の閾値より高い値、すなわち０〜１の値を取る閾値のなかで１に近い値、に設定される。これにより、同一パラメータの出現頻度が高くてもユーザーによる再設定が必要な個別設定項目になりやすくなり、ユーザーが設定内容を直接確認しながら設定を行うので、業務上のリスクが低減される。
逆に印刷時のページ設定等、誤った際の業務リスクが小さいものについては閾値を０．４のように他の閾値より低い値、すなわち０〜１の値を取る閾値のなかで中央値である０．５より低い値、に設定しておく。これにより、同一パラメータの出現頻度が閾値を超えやすくなり、共通設定項目となりやすくなる。これによりユーザーがパラメータ再設定する手間がさらに低減される。
【００２０】
図６のＳ１０４５において、共通ワークフロー作成部４０１は、すべての設定項目に対して上述の処理を行ったかを判定する。すべての設定項目に対して処理が完了した場合、共通ワークフロー作成部４０１は、共通設定項目及び個別設定項目の決定処理を終了する。すべての設定項目に対して処理が完了していない場合、共通ワークフロー作成部４０１は、Ｓ１０４１の処理に戻る。
その後、図５のＳ１０５において、共通設定値決定部４０２は、共通ワークフローの共通設定値、つまりＳ１０４にて共通設定項目と判定された項目について出現頻度が最も高かったパラメータを設定する。この処理によって共通ワークフローの共通設定値は、ユーザーによる処理なしに自動的に決定される。Ｓ１０６において、共通ワークフロー作成部４０１は、過去に同様の上述した処理を経て作成された共通ワークフローを今回作成した新たな共通ワークフローに更新し、共通ワークフローを作成及び更新する処理を終了する。作成された共通ワークフロー及び上述の処理を経て決定された各タスクのパラメータは管理サーバ１０３のワークフロー管理部４０３に登録、管理される。
【００２１】
上述した処理の後、管理サーバ１０３が持つ共通ワークフロー配信部４０４によって、以上の処理によって作成された共通ワークフローがワークフロー実行装置である、例えば画像形成装置１０１、に対して配信される。配信の範囲は任意だが、同じ業務範囲の部門であることが望ましい。図４には共通ワークフローの提示方法の一例が示されている。画像形成装置１０１は、ユーザーが再設定不要な設定項目については、グレーアウトする等して設定不要であることを明示する。ユーザーはそれ以外のパラメータの設定だけを意識すればよく、ユーザーの設定の手間と誤設定のリスクとが低減される。
【００２２】
［設定値変更推奨通知］
図８を参照して、共通ワークフローの共通設定項目に設定されている設定値（共通設定値）と、ワークフローを利用する各ユーザーが設定している設定値（パラメータ）と、を比較し、それらが異なる場合にパラメータの変更推奨通知を行う処理について説明する。ここでは共通ワークフロー作成処理によって共通ワークフローが更新される中で共通ワークフローの各設定項目のパラメータが変化することで、ユーザーが使用しているワークフローに設定されているパラメータと異なる値をとる場合を想定している。ユースケースとして以下２つの場合が考えられる。
【００２３】
I．個別設定値から共通設定値に変化した場合
ここでは、設定項目の種別が個別設定項目から共通設定項目に変化した場合を想定している。即ち、図６のＳ１０４２の判定において同一パラメータの出現頻度が閾値を超えず、ユーザーが個別で値を設定する必要がある個別設定項目として判定されていた設定項目が、あるタイミングから同一パラメータの出現頻度が閾値を超え、共通設定値に変化した場合である。例えば、「原稿読込→転送→印刷」という業務ワークフローがあった場合、「原稿読込」タスクの"ページ設定"に関して、業務ルールでは統一されておらず、各ユーザーがそれぞれ別々の設定を行っていたとする。この場合、上述したように、共通ワークフロー作成部４０１は、同一パラメータの頻度を計算して共通設定項目と個別設定項目との区別を行う。したがって、"ページ設定"は個別設定項目と判定される。しかし、業務ルールの変更等により、あるタイミングから統一され、多くのユーザーが同じ設定値を使用し始めた場合を考える。すると、同一パラメータの頻度が閾値を超え、"ページ設定"は共通設定値と判定される。つまり、このワークフローで行われる業務の"ページ設定"は共通設定値で行われるべきであると判定されることになる。
【００２４】
II．共通設定値のパラメータが変化した場合
ここでは、共通設定値のパラメータが変化した場合を想定している。例えば、「原稿読込→転送→印刷」の「印刷」タスクにおいて業務ルールの変更等により印刷フォーマットが１ｉｎ１から２ｉｎ１での印刷に変更、又は色設定がモノクロ印刷からカラー印刷に変更になった場合等が考えられる。図６の処理から、多くのユーザーが新しい設定でワークフローを実行し始めると、あるタイミングから同一パラメータの頻度は閾値を超え、共通ワークフローに設定されている共通設定値が変化する。
上述のようなケースの場合、ユーザーは業務フロー変更前の古い設定を使用して業務を行っている可能性がある。このような場合、正しい業務遂行を行うための設定を喚起する目的で設定値の変更推奨通知を行う。変更推奨通知は、図３の設定値変更推奨通知部４０５によって行われる。
【００２５】
図８を参照しながら、変更推奨通知までの具体的な処理について説明を行う。Ｓ２００において、設定値変更推奨通知部４０５は、共通ワークフローにおいて、ユーザーによる再設定が必要な設定項目、即ち個別設定項目が、再設定不要な設定項目、即ち共通設定項目に変化したかどうかを判定する。設定値変更推奨通知部４０５は、個別設定項目が共通設定項目に変化したと判定した場合、Ｓ２０２に進み、個別設定項目が共通設定項目に変化していないと判定した場合、Ｓ２０１に進む。Ｓ２０１において、設定値変更推奨通知部４０５は、共通設定値が変化したかどうかを判定する。設定値変更推奨通知部４０５は、共通設定値が変化したと判定した場合、Ｓ２０２に進み、共通設定値が変化していないと判定した場合、変更推奨通知処理を終了する。Ｓ２０２において、設定値変更推奨通知部４０５は、共通ワークフローにおける共通設定値と、それに該当する各ユーザーが使用しているワークフローにおけるパラメータとの比較を行う。Ｓ２０３において、設定値変更推奨通知部４０５は、Ｓ２０２の比較の結果に基づき、共有設定と各ユーザーが使用しているワークフローにおけるパラメータとが異なるか否かを判定する。設定値変更推奨通知部４０５は、共有設定と各ユーザーが使用しているワークフローにおけるパラメータとが異なると判定した場合、Ｓ２０４に進み、共有設定と各ユーザーが使用しているワークフローにおけるパラメータとが異なっていないと判定した場合、Ｓ２０５に進む。比較結果が異なるということは、該当ユーザーは共通ワークフローで設定されている共通設定値に対して異なる値を設定していることになる。したがって、Ｓ２０４において、設定値変更推奨通知部４０５は、変更を推奨する通知を行う。この通知は管理サーバ１０３より各該当ユーザーに対して行われる。ユーザーに対しては、例えば図９のような表示によってパラメータの変更推奨の通知を行う。図９では「転送」タスクにおける"送信メールアドレス"の変更推奨通知が行われた場合の表示例を示している。ユーザーは表示に従って、設定値を変更するなら「ＯＫ」、却下するなら「キャンセル」を選択する。Ｓ２０５において、設定値変更推奨通知部４０５は、全共通設定項目に対してＳ２０２からの処理を実行したか否かを判定する。設定値変更推奨通知部４０５は、全共通設定項目に対してＳ２０２からの処理を実行していないと判定した場合、Ｓ２０２の処理に戻り、全共通設定項目に対してＳ２０２からの処理を実行したと判定した場合、変更推奨通知処理を終了する。
【００２６】
設定値変更推奨通知部４０５によって、ある業務フローにて共通して使用されている設定値が変化したにもかかわらず変更前の古い設定値を使用して業務を行っている既存ユーザーに対して、新しい業務フローにおける設定を通知することができ、誤った業務遂行を未然に防止することができる。
以上の処理によって、ある業務で共通の設定項目を自動で検出し、共通設定値の設定を行うことで、ワークフローを使用する新規ユーザーのパラメータ設定の手間と誤設定のリスクとを低減させることができる。さらに、共通の業務ワークフローにおける設定値が変更になった場合、変更前の設定値を使用している既存ユーザーに対して変更推奨通知を行うことにより、既存ユーザーの誤った業務遂行を未然に防止することができる。
【００２７】
＜実施形態２＞
実施形態２について説明する。ここでは、図９で示すユーザーへの設定値変更推奨通知のより具体的な例について説明する。実施形態２では、実施形態１と異なる点を主に説明する。以下の実施形態でも同様である。実施形態１で説明したように、ユーザーへの設定値変更推奨通知は、共通ワークフローの設定値の内容が変更になり、該当ユーザーの設定値と異なる値に変化した場合（図８のＳ２０３でＹｅｓと判定された場合）に行われる。この変更推奨通知は例えば以下のように行われる。
【００２８】
I．画像形成装置上のＵＩへの通知
図８のＳ２０３でＹｅｓと判定した場合、設定値変更推奨通知部４０５は、該当ユーザーのユーザーＩＤを記憶する。図８の処理は管理サーバ１０３によって行われるためユーザーの記憶は管理サーバ１０３によって行われるが、画像形成装置１０１によって実施してもよい。ユーザーＩＤ等の情報は図２の情報記憶部２０２に記憶される。その後、記憶したユーザーＩＤで識別されるユーザーが画像形成装置上のＵＩを介してワークフローを実行する操作を検知した際に、設定値変更推奨通知部４０５は、図９のような通知を画像形成装置上のＵＩに表示させる。設定値変更推奨通知部４０５は、上述した処理により、該当ユーザーに対して設定値の変更推奨の通知を行う。また、ユーザーによって図９の「ＯＫ」が選択された場合、ワークフロー管理部４０３は、登録された該当ユーザーのワークフローの設定値を変更する。その際、ワークフロー管理部４０３は、情報記憶部２０２に登録されているユーザーＩＤ等のユーザー情報の削除を行う。「キャンセル」が選択された場合の操作については後の実施形態で説明を行う。
【００２９】
II．クライアントＰＣへの通知
図８のＳ２０３でＹｅｓと判定した場合、設定値変更推奨通知部４０５は、該当ユーザーのクライアントＰＣ１０２に対して通知を行う。この場合、すぐに通知を行うためユーザーＩＤを記憶しておく必要はない。設定値変更推奨通知部４０５は、通知するための手段として、メール等に添付されるＨＭＴＬファイルに通知内容を記載し、送信する。ユーザーによって図９の「ＯＫ」が選択された場合、ワークフロー管理部４０３は、登録された該当ユーザーのワークフローの設定値を変更する。「キャンセル」が選択された場合の処理については後の実施形態で説明を行う。
【００３０】
＜実施形態３＞
実施形態３について説明する。ここでは、図９の変更推奨通知をユーザーが受け取った際に「キャンセル」を選択した場合の処理について説明する。つまり、ユーザーがワークフローの設定値の変更推奨を却下する場合である。例えば、「原稿読込→転送→印刷」というワークフローの中「転送」タスクで多くのユーザーは自身の上司Ａのメールアドレスを設定しているが、その上司Ａは別の上司Ｂのメールアドレスを設定したい場合等が該当する。この場合、上司Ａは実施形態１及び実施形態２で述べた処理によってワークフローに設定した共通設定値の変更推奨通知を受信するが、上司Ａはこの通知を却下すると考えられる。その後も図８のＳ２０３でＹｅｓと判定される度に変更推奨通知が上司Ａに通知されてしまうため、上司Ａはそのたびにキャンセルを選択しなければならない。このような場合を想定して、「キャンセル」が選択された場合、設定値変更推奨通知部４０５は、図１０のようなＵＩをクライアントＰＣ１０２、又は画像形成装置１０１に表示させる処理を行う。図１０の「ＯＫ」が選択されると、設定値変更推奨通知部４０５は、ユーザーＩＤを記憶し、その後、このユーザーＩＤで識別されるユーザーに対しては設定値変更推奨通知を行わないように制御する。この設定値を該当ユーザーが変更した場合にのみ、設定値変更推奨通知部４０５は、設定値変更推奨通知を行わないようにした制御を解除する。
【００３１】
＜実施形態４＞
実施形態４について説明する。ここでは、共通ワークフローを作成するためのワークフロー利用者が設定された人数より少ない場合（例えば３人）を考える。この場合、上述したように、共通ワークフロー作成部４０１が同一パラメータの頻度を計算すると、３人中２人が同一パラメータを使用している場合は０．６７となる。１００人中６７人が同一パラメータを設定している場合もその頻度は０．６７となるが、母数が異なるためこの割合の意味が異なる。即ち同じ閾値を設定している限り、正当な評価できない。そこで、同一パラメータの頻度の計算の際、共通ワークフロー作成部４０１は、同時にそれが出現する信頼区間の計算を行う。ここでは同一パラメータの出現に正規分布を仮定し、９５％信頼区間を求める。９５％信頼区間は以下の式で計算できる。
【００３２】
【数１】
2020099027.tif 000003
ここで、ｐ＾は同一パラメータの頻度である。ｎは母数である。例えば、３人中２人が同じパラメータを設定しているとすると、その信頼区間は、０．１３〜０．７６となる。一方、１００人中６７人が同じパラメータを設定しているとするとその信頼区間は０．５８〜０．７６である。本実施形態ではこの信頼区間に基づいて頻度を決定するが簡単のため、この信頼区間の中央の値とする。即ち、同一パラメータの設定が３人中２人であれば（０．１３＋０．７６）／２＝０．４５である。一方、１００人中６７人であれば（０．５８＋０．７６）／２＝０．６７である。これより、閾値を０．６で設定した場合、前者の場合は閾値以下であるので個別設定項目、後者の場合は閾値以上であるので共通設定項目と判定される。
以上の計算により、共通設定項目を決定するための判定がより正確に実施できる。
【００３３】
＜実施形態５＞
実施形態５について説明する。ここでは、実施形態１で説明した共通設定値の自動設定に加えて、ユーザーによる再設定が必要な設定値、即ち個別設定値も自動で設定する処理について説明する。
図１１を参照しながら、個別設定値も自動で設定する処理について説明を行う。Ｓ３００の処理は、実施形態１の図６のＳ１０４１の処理と同様の処理であるため説明を省略する。Ｓ３０１において、共通ワークフロー作成部４０１は、予め設定された閾値以上か否かを判定する。この閾値は実施形態１の図７で述べた閾値と同様である。共通ワークフロー作成部４０１は、パラメータの出現頻度が閾値を超えていると判定すると、Ｓ３０２に進み、パラメータの出現頻度が閾値を超えていないと判定すると、Ｓ３０３に進む。Ｓ３０２の処理は、実施形態１の図６のＳ１０４３の処理と同様の処理であるため説明を省略する。Ｓ３０３において、共通ワークフロー作成部４０１は、個別設定値をユーザーのワークフローシステムの使用履歴から推定する。使用履歴は、ログの一例である。
【００３４】
図１２を参照しながら、Ｓ３０３の処理について説明を行う。図１２に示すフローチャートはユーザーの使用履歴が得られた後の処理について説明したものである。
使用履歴の取得は以下のように行われる。まず、新規に共通ワークフローを使用するユーザーの使用履歴を取得する。使用履歴とは、クライアントＰＣ１０２及び画像形成装置１０１にインストールされたロガーアプリケーションによって取得される履歴である。使用履歴の取得は一定期間ごとに管理サーバ１０３によって行われ、管理サーバ１０３の情報記憶部２０２に保存されている。一定期間経過後は記憶容量の上限の観点から、直近の使用履歴以外の過去の使用履歴は破棄される。
【００３５】
Ｓ３０３１において、共通ワークフロー作成部４０１は、取得され、サーバに保管された使用履歴を用いて共通ワークフローを構成する各タスクに対応する箇所を検出する。検出はタスクの始点と終点とを検知することによって行われる。例えば「原稿読込」タスクの場合、画像形成装置１０１で取得される使用履歴における"スキャン"イベントによって始点が検知され、クライアントＰＣ１０２で取得される画像形成装置１０１からの"メール受信"イベント等によってタスクの終点が検知される。Ｓ３０３２において、共通ワークフロー作成部４０１は、該当タスクにおける設定項目を抽出する。例えば「原稿読込」タスクの場合、色設定、解像度、ページ設定、送信先等である。Ｓ３０３３において、共通ワークフロー作成部４０１は、Ｓ３０３２において抽出した各設定項目が共通ワークフローにおける個別設定項目かどうかを判定する。共通ワークフロー作成部４０１は、設定項目が共通ワークフローにおける個別設定項目であると判定すると、Ｓ３０３４に進み、設定項目が共通ワークフローにおける個別設定項目でないと判定すると、個別設定値を使用履歴から推定する処理を終了する。Ｓ３０３４に進む際に、共通ワークフロー作成部４０１は、例えば、共通ワークフローにおいて色設定、解像度、ページ設定が、ユーザーが再設定不要な共通設定項目、送信先が個別設定項目であるとすると、個別設定項目である送信先のみを選択する。Ｓ３０３４において、共通ワークフロー作成部４０１は、選択したタスク、設定項目及びそのパラメータを保存する。Ｓ３０３５において、共通ワークフロー作成部４０１は、収集したパラメータから最も出現頻度の高いものを抽出する。例えば、「原稿読込」の"送信先"のパラメータとして自分のメールアドレスが最も設定の頻度が高い場合、自分のメールアドレスがパラメータの候補として選出される。Ｓ３０３６において、共通ワークフロー作成部４０１は、選出したパラメータを共通ワークフローの個別設定値に割り当てる。そして、Ｓ３０３７において、共通ワークフロー作成部４０１は、上述した処理をすべての設定項目に対して実行したかを判定する。共通ワークフロー作成部４０１は、上述した処理をすべての設定項目に対して実行していないと判定すると、Ｓ３００の処理に戻り、上述した処理をすべての設定項目に対して実行したと判定すると、個別設定値を使用履歴から推定する処理を終了する。
【００３６】
個別設定値を使用履歴から推定する処理により、共通ワークフローのタスク内のユーザーが個別で設定しなければならないパラメータに関しても自動で設定され、さらなるユーザーの再設定の手間と誤設定のリスク低減とを実現できる。
Ｓ３０３５におけるパラメータの選出は、最も頻度が高いパラメータを候補として選出しているが、上位複数のパラメータ（例えば自分のメールアドレスと上司のメールアドレスと）を候補として選出し、共通ワークフロー実行の際にユーザーに選択させるようにしてもよい。
【００３７】
図１１の説明に戻る。Ｓ３０４の処理は、実施形態１の図６のＳ１０４５の処理と同様であるため説明を省略する。
【００３８】
＜その他の実施形態＞
本発明は、上述の実施形態の１以上の機能を実現するプログラムを、ネットワーク又は記憶媒体を介してシステム又は装置に供給する。そして、そのシステム又は装置のコンピュータにおける１つ以上のプロセッサーがプログラムを読み出し実行する処理でも実現可能である。また、１以上の機能を実現する回路（例えば、ＡＳＩＣ）によっても実現可能である。
【００３９】
以上、本発明の実施形態の一例について詳述したが、本発明は係る特定の実施形態に限定されるものではない。
第１の変形例としては、ワークフロー実行装置は、クライアントＰＣ１０２、画像形成装置１０１に限られない。ワークフロー実行装置としては、携帯電話、スマートフォン、スマートグラス、スマートウォッチ等であってもよい。すなわち、ワークフロー実行装置としては、ワークフローを実行できればどのような装置であってもよい。
第２の変形例としては、クライアントＰＣ１０２に対する通知は、メールに限られない。通知する手段としては、メッセージであってもよいし、社内ＳＮＳ等の送信機能等を利用してもよい。すなわち、クライアントＰＣ１０２に対する通知は、クライアントＰＣ１０２に通知できればどのようなものであってもよい。
第３の変形例としては、クライアントＰＣ１０２及び画像形成装置１０１におけるユーザーに対する通知は、画面の表示に限られない。装置が音声出力部を有していれば、演算部２０１は、音声出力部を介して、音声によって、変更推奨通知の内容を出力するようにしてもよい。すなわち、ユーザーに対する通知は、クライアントＰＣ１０２及び画像形成装置１０１におけるユーザーに通知できればどのようなものであってもよい。
同様に、ＯＫ、キャンセルの選択も、ボタンに限られない。装置が音声入力部を有していれば、演算部２０１は、音声入力を介して入力されたユーザーの選択に係る音声に基づいて、ＯＫなのか、キャンセルなのかを判定するようにしてもよい。すなわち、ＯＫ、キャンセルの選択は、どちらが選択されたか判別できるものであればどのようなものであってもよい。
第４の変形例としては、管理サーバ１０３は、演算部２０１を複数有していてもよく、複数の演算部がプログラムに基づき処理を実行するようにしてもよい。すなわち、管理サーバ１０３は、グラウンドシステムとしてワークフローシステムに実装されてもよい。
【００４０】
以上、上述した各実施形態によれば、ユーザーによる再設定が必要なパラメータと再設定不要なパラメータとが自動的に区別され、かつ、再設定不要なパラメータが自動的に決定されることによって、ワークフローを実行するユーザーの負担を軽減でき、ワークフローを正確に実行することができる。
【符号の説明】
【００４１】
２００  ワークフロー実行支援装置
２０１  演算部
２０２  情報記憶部
【図１】
2020099027.tif 000004
【図２】
2020099027.tif 000005
【図３】
2020099027.tif 000006
【図４】
2020099027.tif 000007
【図５】
2020099027.tif 000008
【図６】
2020099027.tif 000009
【図７】
2020099027.tif 000010
【図８】
2020099027.tif 000011
【図９】
2020099027.tif 000012
【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
2020099027.tif 000015