(57)【要約】【課題】機密文書の出力処理を監視する場合において、監視を行うための判定処理を複数の出力処理に対して一律に行う場合と比べて、複数の出力処理の監視に要する平均的な処理時間を短縮することができる機密文書監視装置、機密文書監視プログラム、及び機密文書監視システムを提供する。【解決手段】機密文書監視装置は、出力処理が、予め設定された内容の監視対象の処理に該当するか否かを判定する判定部３４であって、第１判定処理と、第１判定処理において、出力処理が前記監視対象の処理に該当しないという判定結果が得られない場合に実行される第２判定処理であって、第１判定処理よりも処理時間が長い第２判定処理とを実行する判定部３４と、第２判定処理において、出力処理が監視対象の処理に該当すると判定された場合において、予め設定された対処を実行するアクション実行部３６とを備えている。【選択図】図４
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書を機密管理上の監視対象とするために、記憶部に機密文書として登録する登録部と、
文書を出力する出力装置が出力処理を実行したことを表す前記出力処理の履歴を取得する取得部と、
前記出力処理が、前記機密文書に関わる処理であり、かつ、予め設定された内容の監視対象の処理に該当するか否かを判定する判定部であって、第１判定処理と、前記第１判定処理において、前記出力処理が前記監視対象の処理に該当しないという判定結果が得られない場合に実行される第２判定処理であって、前記第１判定処理よりも処理時間が長い第２判定処理とを実行する判定部と、
前記第２判定処理において、前記出力処理が前記監視対象の処理に該当すると判定された場合において、予め設定された対処を実行する実行部と、
を備えた機密文書監視装置。
【請求項２】
前記出力処理は、前記文書の表示内容が複数の画素の配列として表現される画像形式のデータを生成する処理を含み、
前記出力処理の履歴は、前記画像形式のデータで構成される画像形式の履歴と、文字情報で構成される文字形式の履歴とを含み、
前記第１判定処理は、前記出力処理の履歴に含まれる前記文字形式の履歴に基づいて、前記出力処理が前記監視対象の処理に該当するか否かを判定する処理であり、
前記第２判定処理は、前記出力処理の履歴に含まれる前記画像形式の履歴と、前記機密文書の前記画像形式のデータとに基づいて、前記出力処理が前記監視対象の処理に該当するか否かを判定する処理を含む請求項１に記載の機密文書監視装置。
【請求項３】
前記文字形式の履歴には、前記出力処理の実行を指示した操作者ＩＤが含まれており、
前記判定部は、前記第１判定処理において、前記操作者ＩＤに基づいて前記出力処理が前記監視対象の処理に該当するか否かを判定する請求項２に記載の機密文書監視装置。
【請求項４】
前記機密文書を前記画像形式のデータに変換する画像変換部を備えている請求項２又は３に記載の機密文書監視装置。
【請求項５】
前記判定部は、前記第２判定処理において、前記監視対象の処理を予め複数の種類に分類した分類情報に基づいて、前記出力処理が前記複数の種類のうちのどの種類に該当するかを判定し、
前記実行部は、前記出力処理が該当する前記種類に応じて、前記対処の内容を変更する請求項１から４のいずれか１項に記載の機密文書監視装置。
【請求項６】
前記対処には、前記監視対象の処理が実行されたことを、予め設定された通知先に通知する処理が含まれる請求項５に記載の機密文書監視装置。
【請求項７】
文書を機密管理上の監視対象とするために、記憶部に機密文書として登録する登録部と、
文書を出力する出力装置が出力処理を実行したことを表す前記出力処理の履歴を取得する取得部と、
前記出力処理が、前記機密文書に関わる処理であり、かつ、予め設定された内容の監視対象の処理に該当するか否かを判定する判定部であって、第１判定処理と、前記第１判定処理において、前記出力処理が前記監視対象の処理に該当しないという判定結果が得られない場合に実行される第２判定処理であって、前記第１判定処理よりも処理時間が長い第２判定処理とを実行する判定部と、
前記第２判定処理において、前記出力処理が前記監視対象の処理に該当すると判定された場合において、予め設定された対処を実行する実行部と、
を備えた機密文書監視装置として、コンピュータを機能させるための機密文書監視プログラム。
【請求項８】
文書を出力する出力処理を実行する出力部を備えた少なくとも１つの出力装置と、請求項１から６のいずれか１項に記載の機密文書監視装置とを含む機密文書監視システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、機密文書監視装置、機密文書監視プログラム、及び機密文書監視システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
特許文献１には、少なくともひとつの第１の文書を登録する文書登録手段と、第２の文書を入力する文書入力手段と、文書入力手段により入力された第２の文書を文書登録手段に登録されている第１の文書とを照合して、文書入力手段により入力された第２の文書に一致または類似した文書登録手段に登録された第１の文書があるか否かを判別する判別手段と、判別手段による判別結果に基づいて予め設定した所定の処理を第２の文書に対して行う文書処理手段と、を具備する文書処理装置が開示されている。
【０００３】
特許文献２には、ネットワークにそれぞれ接続された文書処理装置と文書蓄積サーバと文書検索サーバとを備え、文書蓄積サーバは、文書処理装置が処理した文書の文書データを入手して蓄積保存し、文書検索サーバは、文書データを入手して、該文書データに所定のキーワードが含まれているか否かを検索する文書情報監視システムが開示されている。
【０００４】
特許文献３には、プリンタに印刷した内容、及びＭＦＰから出力ジョブの出力内容を、ジョブログ情報として蓄積し追跡可能とすることで情報漏洩を抑止するジョブ履歴管理システムであって、指示されたプリンタへの印刷内容から追跡対象情報を抽出・生成する手段と、指示されたＭＦＰでの出力ジョブの追跡対象情報を抽出・生成する手段と、抽出手段により抽出された情報を蓄積・管理する蓄積手段と、抽出手段が抽出した追跡情報を蓄積手段に送信する手段と、蓄積手段に蓄積された抽出情報を検索・閲覧する手段と、印刷を指示する第一の情報機器内に追跡対象情報の抽出手段を設けたことを特徴とするジョブ履歴管理システムが開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００８-０４２６３６号公報
【特許文献２】特開２００７-１１０４６２号公報
【特許文献３】特開２００８-１３４８２２号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
機密文書の漏洩を監視する方法として、例えば、プリンタによる印刷処理などの出力処理を実行した場合に生成される画像形式のデータを、画像形式の履歴として記録しておき、これを機密文書の画像形式のデータと画像照合する方法がある。こうした画像照合によって印刷された文書が機密文書である場合には、警告などの対処が実行される。
【０００７】
しかしながら、画像照合による機密文書の判定方法は、監視の実効性は高いが、こうした画像照合をすべての文書に対して一律に行うと、時間がかるという問題があった。
【０００８】
本開示は、機密文書の出力処理を監視する場合において、監視を行うための判定処理を複数の出力処理に対して一律に行う場合と比べて、複数の出力処理の監視に要する平均的な処理時間を短縮することができる機密文書監視装置、機密文書監視プログラム、及び機密文書監視システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記目的を達成するために、請求項１に記載の機密文書監視装置は、文書を機密管理上の監視対象とするために、記憶部に機密文書として登録する登録部と、文書を出力する出力装置が出力処理を実行したことを表す出力処理の履歴を取得する取得部と、出力処理が、機密文書に関わる処理であり、かつ、予め設定された内容の監視対象の処理に該当するか否かを判定する判定部であって、第１判定処理と、第１判定処理において、出力処理が監視対象の処理に該当しないという判定結果が得られない場合に実行される第２判定処理であって、第１判定処理よりも処理時間が長い第２判定処理とを実行する判定部と、第２判定処理において、出力処理が監視対象の処理に該当すると判定された場合において、予め設定された対処を実行する実行部と、を備えている。
【００１０】
また、請求項２に記載の機密文書監視装置は、請求項１に記載の発明において、出力処理は、文書を、文書の表示内容が複数の画素の配列として表現される画像形式のデータを生成する処理を含み、出力処理の履歴は、画像形式のデータで構成される画像形式の履歴と、文字情報で構成される文字形式の履歴とを含み、第１判定処理は、出力処理の履歴に含まれる文字形式の履歴に基づいて、出力処理が監視対象の処理に該当するか否かを判定する処理であり、第２判定処理は、出力処理の履歴に含まれる画像形式の履歴と、機密文書の画像形式のデータとに基づいて、出力処理が監視対象の処理に該当するか否かを判定する処理を含む。
【００１１】
また、請求項３に記載の機密文書監視装置は、請求項２に記載の発明において、文字形式の履歴には、出力処理の実行を指示した操作者ＩＤが含まれており、判定部は、第１判定処理において、操作者ＩＤに基づいて出力処理が監視対象の処理に該当するか否かを判定する。
【００１２】
請求項４に記載の機密文書監視装置は、請求項２又は３に記載の発明において、機密文書を画像形式のデータに変換する画像変換部を備えている。
【００１３】
請求項５に記載の機密文書監視装置は、請求項１から４のいずれか１項に記載の発明において、判定部は、第２判定処理において、監視対象の処理を予め複数の種類に分類した分類情報に基づいて、出力処理が複数の種類のうちのどの種類に該当するかを判定し、実行部は、出力処理が該当する種類に応じて、対処の内容を変更する。
【００１４】
請求項６に記載の機密文書監視装置は、請求項５に記載の発明において、対処には、監視対象の処理が実行されたことを、予め設定された通知先に通知する処理が含まれる。
【００１５】
更に、上記目的を達成するために、請求項７に記載の機密文書監視プログラムは、文書を機密管理上の監視対象とするために、記憶部に機密文書として登録する登録部と、文書を出力する出力装置が出力処理を実行したことを表す出力処理の履歴を取得する取得部と、出力処理が、機密文書に関わる処理であり、かつ、予め設定された内容の監視対象の処理に該当するか否かを判定する判定部であって、第１判定処理と、第１判定処理において、出力処理が監視対象の処理に該当しないという判定結果が得られない場合に実行される第２判定処理であって、第１判定処理よりも処理時間が長い第２判定処理とを実行する判定部と、第２判定処理において、出力処理が監視対象の処理に該当すると判定された場合において、予め設定された対処を実行する実行部と、を備えた機密文書監視装置として、コンピュータを機能させる。
【００１６】
更に、上記目的を達成するために、請求項７に記載の機密文書監視システムは、文書を出力する出力処理を実行する出力部を備えた少なくとも１つの出力装置と、請求項１から６のいずれか１項に記載の機密文書監視装置とを含む。
【発明の効果】
【００１７】
請求項１、請求項７及び請求項８に記載の発明によれば、機密文書の出力処理を監視する場合において、監視を行うための判定処理を複数の出力処理に対して一律に行う場合と比べて、複数の出力処理の監視に要する平均的な処理時間を短縮することができる。
【００１８】
請求項２に係る発明によれば、機密文書を画像形式で出力する出力処理を監視する場合において、監視漏れを抑制しつつ、複数の出力処理の監視に要する平均的な処理時間を短縮することができる。
【００１９】
請求項３に係る発明によれば、第１判定処理において、第２判定処理の対象の絞り込みという第１判定処理の目的を、簡単かつ効果的な方法で達成することができる。
【００２０】
請求項４に係る発明によれば、外部の画像変換装置が不要である。
【００２１】
請求項５に係る発明によれば、出力処理の種類に応じて適切な対処ができる。
【００２２】
請求項６に係る発明によれば、監視者の判断に基づく適切な対処ができる。
【図面の簡単な説明】
【００２３】
【図１】実施形態に係る機密文書監視装置及び機密文書監視システムの構成の一例を示す図である。
【図２】実施形態に係る機密文書監視装置の電気的な構成の一例を示すブロック図である。
【図３】実施形態に係る機密文書監視装置の機能的な構成の一例を示すブロック図である。
【図４】実施形態に係る機密文書監視装置の第１判定処理及び第２判定処理の内容を説明する図である。
【図５】実施形態に係る監視対象判定テーブルの一例を示す図である。
【図６】実施形態に係るテキストログの一例を示す図である。
【図７】実施形態に係る機密文書の登録文字情報の一例を示す図である。
【図８】実施形態に係る社員情報テーブルの一例を示す図である。
【図９】実施形態に係るアクション判定テーブルの一例を示す図である。
【図１０】実施形態に係る監視処理の流れの一例を示すフローチャートである。
【図１１】第１判定処理のみを実行して第２判定処理を実行しない第１判定例を示す図である。
【図１２】第１判定処理のみを実行して第２判定処理を実行しない第２判定例を示す図である。
【図１３】第１判定処理のみを実行して第２判定処理を実行しない第３判定例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００２４】
以下、図面を参照して、本発明に係る機密文書監視装置及び機密文書監視システムの実施形態について詳細に説明する。
【００２５】
図１は、実施形態の一例である機密文書監視システム（以下、単に監視システムという）１０を示す。図１に示すように、監視システム１０は、機密文書監視サーバ（以下、単に監視サーバという）１１と、少なくとも１つの出力装置１２とを含む。本例において、監視システム１０は、複数の出力装置１２を備えている。監視システム１０は、例えば、会社内に設置される。
【００２６】
出力装置１２は、文書１７を出力する出力処理を実行する出力装置の一例である。出力装置１２は、例えば、コピー、印刷及びＦＡＸ（ファクシミリ：facsimile）の少なくとも３つの機能を有しており、コピー処理、印刷処理、及びＦＡＸ処理の３つの出力処理を実行する。
【００２７】
文書１７は、例えば、会社内で社員が使用する端末装置１９によって作成される。文書１７は、例えば、文字（記号及び数字を含む）、図形、図面及び表等の少なくとも１つを含む。文書１７の内容に応じた種類であるタイプ別に分類すると、例えば、会社内の経営に関わる内容（財務内容を含む）が記録される経営文書、会社で開発している製品又はサービスの技術内容に関わる技術文書、その他の一般文書などのタイプがある。会社内で作成された文書１７は、例えば、文書管理サーバ２１で管理される。
【００２８】
文書１７は、文書１７の内容に関するデータである文書データ１７Ａと、文書データ１７Ａに付帯する付帯情報１７Ｂとを含む。文書データ１７Ａには、テキスト、図形、図面、及び表などを表すデータが含まれる。対して、付帯情報１７Ｂには、例えば、文書１７の作成者、作成者の所属部署、作成日時、文書１７のタイプ等の文書１７の属性に関する情報が含まれる。また、付帯情報１７Ｂには、例えば、社外秘及び部外秘といった文書１７の開示範囲を示す情報が含まれる。
【００２９】
文書管理サーバ２１は、文書１７を格納する文書ＤＢ（データベース）２２を備えている。文書管理サーバ２１は、端末装置１９と通信可能に接続されており、端末装置１９からの格納要求に応じて、端末装置１９から受信した文書１７を文書ＤＢ２２に格納する。また、文書管理サーバ２１は、端末装置１９からの配信要求に基づいて、文書ＤＢ２２内の文書１７を端末装置１９に配信する。
【００３０】
さらに、文書管理サーバ２１は、端末装置１９からの指示に基づいて、監視サーバ１１に対して、指定された文書１７を機密文書１８として登録することを要求する登録要求を送信する機能を有している。こうした機能を使用することにより、例えば、会社内において機密管理上の監視対象となる文書１７が、監視サーバ１１において機密文書１８として登録される。なお、機密文書１８の登録要求は、監視サーバ１１を経由することなく、端末装置１９から直接送信できるようにしてもよい。
【００３１】
出力装置１２は、出力処理の実行指示を受け付けて、受け付けた実行指示の内容に基づいて、出力処理を実行する。例えば、出力装置１２は、実行指示の内容が、コピーである場合は出力処理としてコピー処理を、ＦＡＸの場合は出力処理としてＦＡＸ処理を実行する。出力処理の実行指示は、操作者が出力装置１２を直接操作して入力する場合に加えて、操作者が端末装置１９の操作を通じて出力装置１２に入力される場合がある。出力装置１２を操作する場合には、操作者の識別情報である操作者ＩＤ（Identification Data)が出力装置１２に入力される。出力装置１２は、操作者ＩＤの入力を受け付けて、出力処理を実行する。
【００３２】
出力装置１２は、出力処理を実行した場合には、ログ１３を出力し、出力したログ１３を監視サーバ１１に送信する。ログ１３は、出力処理を実行したことを表す出力処理の履歴の一例である。
【００３３】
監視システム１０は、出力装置１２における出力処理を監視することにより、会社内の機密文書１８の漏洩を監視する。監視サーバ１１と複数の出力装置１２とは通信可能に接続されている。監視サーバ１１は、機密文書監視装置の一例である。
【００３４】
監視サーバ１１は、ログＤＢ（データベース）１４及び機密文書登録ＤＢ１６と通信可能に接続されている。ログＤＢ１４には、監視サーバ１１が各出力装置１２から受信したログ１３が格納される。ログ１３は、イメージログ１３Ａと、テキストログ１３Ｂとを有している。
【００３５】
出力装置１２において実行される出力処理は、コピー処理、印刷処理、及びＦＡＸ処理などであり、これらの出力処理は、文書１７の表示内容が複数の画素の配列として表現される画像形式のデータを生成する処理を含む。画像形式のデータは、例えば、ビットマップ形式のデータまたはラスターイメージなどである。イメージログ１３Ａは、出力処理において生成された画像形式のデータで構成される画像形式の履歴の一例である。テキストログ１３Ｂは、出力装置１２が出力処理の実行内容をテキストで表したログであり、文字情報で構成される文字形式の履歴の一例である。
【００３６】
機密文書登録ＤＢ１６は、機密管理上の監視対象となる文書１７を、機密文書１８として格納する。機密文書登録ＤＢ１６は、記憶部の一例である。監視サーバ１１は、出力装置１２から受信したログ１３と、機密文書登録ＤＢ１６に登録された機密文書１８とを照合する。機密文書１８は、照合用イメージ１８Ａと登録文字情報１８Ｂとを含む。照合用イメージ１８Ａは、上述したビットマップ形式及びラスターイメージなどの画像形式のデータであり、イメージログ１３Ａと照合可能なデータである。登録文字情報１８Ｂは、後述するように、例えば、機密文書１８の作成日時、作成者、及び文書のタイプといった、機密文書１８の属性を表す情報が含まれる。
【００３７】
図２に示すように、本実施形態に係る監視システム１０の電気的な構成の一例を示す。監視サーバ１１は、一例として、サーバコンピュータ及びパーソナルコンピュータなどの汎用的なコンピュータで構成される。図２に示すように、監視サーバ１１は、主制御部１１０、通信部１１２、入力デバイス１１４、ディスプレイ１１６、及び外部Ｉ／Ｆ（Interface）１１８を備えている。
【００３８】
主制御部１１０は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１２０、メモリ１２２、ストレージデバイス１２４、バスライン１２６、及びＩ／Ｏ（インプット・アウトプット・インタフェース）１２８を含む。ＣＰＵ１２０、メモリ１２２、及びストレージデバイス１２４は、バスライン１２６を介して接続されている。バスライン１２６には、Ｉ／Ｏ１２８が接続されている。 
【００３９】
ＣＰＵ１２０は、監視サーバ１１の全体を統括的に制御する。メモリ１２２は、各種プログラムの実行時のワークエリア等として用いられる揮発性のメモリであり、メモリ１２２の一例としては、ＲＡＭ（Random Access Memory）が挙げられる。ストレージデバイス１２４は、例えば、監視サーバ１１の基本的な動作を制御するプログラム及び各種パラメータ等のデータを格納する。ストレージデバイス１２４の一例としては、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）、ＳＳＤ（Solid State Drive）、ＥＥＰＲＯＭ（Electrically Erasable And Programmable Read-Only Memory）、又はフラッシュメモリ等が挙げられる。
【００４０】
通信部１１２は、Ｉ／Ｏ１２８と通信ネットワーク１２９に接続されている。通信部１１２は、通信ネットワーク１２９を介した情報の送受信を制御する。通信ネットワーク１２９は、ＬＡＮ（Local Area Network）、インターネット、及び公衆電話回線または専用回線を使用するＷＡＮ（Wide Area Network）等などで構成される。
【００４１】
外部Ｉ／Ｆ（Inter Face）１１８は、例えば、ＡＴＡ（AT Attachment）規格のコネクタ、及びＵＳＢ（Universal Serial Bus）コネクタなどのインタフェースである。外部Ｉ／Ｆ１１８において、例えば、ＡＴＡ規格のコネクタには、ログＤＢ１４及び機密文書登録ＤＢ１６が格納される外部ストレージデバイス２４等の周辺機器が接続される。
【００４２】
ディスプレイ１１６は、Ｉ／Ｏ１２８に接続されており、ＣＰＵ１２０の制御下で、ＧＵＩ（Graphical User Interface）を構成する操作画面を含む各種情報を表示する。
【００４３】
また、入力デバイス１１４は、マウス及びキーボードなどからなり、操作指示を入力するための入力デバイスである。入力デバイス１１４は、Ｉ／Ｏ１２８に接続されており、ＣＰＵ１２０は、入力デバイス１１４を通じて、各種の操作指示を受け付ける。
【００４４】
ストレージデバイス１２４には、アプリケーションプログラム（ＡＰ）１３０が格納されている。ＡＰ１３０には、コンピュータを監視サーバ１１として機能させる機密文書監視プログラムが含まれている。ＡＰ１３０に含まれる機密文書監視プログラムは、本発明に係るプログラムの実施形態の一例である。
【００４５】
文書管理サーバ２１も、例えば、サーバ用コンピュータなどの汎用的なコンピュータで構成される。文書管理サーバ２１の電気的な構成の一例も、監視サーバ１１と同様であるため、詳細な説明を省略する。
【００４６】
なお、本例において、文書管理サーバ２１については、汎用的なコンピュータの代わりに、通信ネットワーク１２９を介してアクセス可能なネットワークストレージデバイスを用いてもよい。ネットワークストレージデバイスとしては、例えば、ＮＡＳ（Network Attached Storage）及びＳＡＮ（Storage Area Network）などがある。
【００４７】
なお、本例の監視サーバ１１において、ログＤＢ１４及び機密文書登録ＤＢ１６を、外部Ｉ／Ｆ１１８に接続された外部ストレージデバイス２４に格納した例で説明している。しかし、外部ストレージデバイス２４としては、通信ネットワーク１２９を介してアクセス可能な、ＮＡＳ及びＳＡＮなどのネットワークストレージデバイスを用いてもよい。また、ログＤＢ１４及び機密文書登録ＤＢ１６を単なる外部ストレージデバイスに格納する代わりに、文書ＤＢ２２と同様に、データベースサーバなどのサーバコンピュータ内に格納してもよい。
【００４８】
出力装置１２は、出力部１２Ａと出力制御部１２Ｂとを備えている。出力部１２Ａは、コピー処理、印刷処理、及びＦＡＸ処理を実行する。出力部１２Ａは、文書１７を出力する際に、文書１７に基づいて画像形式のデータを生成する処理を実行する。出力制御部１２Ｂは、操作パネル及び端末装置１９から操作者が入力する、出力処理の実行指示を受け付ける。出力制御部１２Ｂは、実行指示の内容に基づいて、指定された文書１７の出力処理を実行するように、出力部１２Ａを制御する。また、出力制御部１２Ｂは、出力部１２Ａが出力処理を実行した際にログ１３を監視サーバ１１に送信する。
【００４９】
図３に一例として示すように、監視サーバ１１において、ＣＰＵ１２０は、ＡＰ１３０の１つである、機密文書監視プログラムを実行すると、取得部３１、文書登録部３２、ログ登録部３３、判定部３４、アクション実行部３６、及び画像変換部３５として機能する。
【００５０】
取得部３１は、出力装置１２からログ１３を受信して、ログ１３をログ登録部３３に送信する。取得部３１は、文書を出力する出力装置１２が出力処理を実行したことを表す出力処理の履歴を取得する取得部の一例である。また、取得部３１は、ログ１３を受信した際に、ログ受信通知を送信する。さらに、取得部３１は、文書管理サーバ２１からの文書１７の登録要求を受信して、文書１７及び登録要求を文書登録部３２に送信する。
【００５１】
文書登録部３２は、文書１７の登録要求を受け付けて、登録する対象の文書１７を機密文書登録ＤＢ１６に機密文書１８として登録する。文書登録部３２は、文書１７を機密管理上の監視対象とするために、記憶部の一例である機密文書登録ＤＢ１６に機密文書１８として登録する登録部の一例である。
【００５２】
画像変換部３５は、機密文書１８として登録する対象の文書１７の文書データ１７Ａを画像形式のデータである照合用イメージ１８Ａに変換する。画像変換部３５は、機密文書を画像形式のデータに変換する画像変換部の一例である。このように、文書１７が機密文書１８として登録される場合には、文書データ１７Ａは、照合用イメージ１８Ａに変換されて、機密文書登録ＤＢ１６に格納される。
【００５３】
文書登録部３２は、登録文字情報１８Ｂを機密文書登録ＤＢ１６に格納する。ログ登録部３３は、取得部３１から受信したログ１３をログＤＢ１４に登録する。
【００５４】
ストレージデバイス１２４には、社員情報テーブル３７、監視対象判定テーブル３８、及びアクション判定テーブル３９が格納されている。社員情報テーブル３７及び監視対象判定テーブル３８は、判定部３４によって参照される。アクション判定テーブル３９は、アクション実行部３６によって参照される。
【００５５】
判定部３４は、ログ受信通知によって、出力装置１２が出力処理を実行したことを検知する。判定部３４は、出力装置１２が実行する出力処理が、機密文書１８に関わる処理であり、かつ、予め設定された内容の監視対象の処理に該当するか否かを判定する判定部の一例である。判定部３４は、例えば、第１判定処理と第２判定処理とを実行する。第１判定処理は、第２判定処理に先立って行われる処理である。第２判定処理は、第１判定処理において、出力処理が監視対象の処理に該当しないという判定結果が得られない場合に実行される処理であって、第１判定処理よりも処理時間が長い。
【００５６】
また、監視対象の処理は、本例では、後述するとおり、予め複数の種類に分類されている。判定部３４は、第２判定処理において、出力処理が監視対象の処理に該当すると判定された場合において、出力処理が複数種類の監視対象の処理のうちのどの種類に該当するかを判定する。
【００５７】
アクション実行部３６は、第２判定処理において、出力処理が監視対象の処理に該当すると判定された場合において、予め設定されたアクション（対処）を実行する実行部の一例である。また、アクション実行部３６は、アクション判定テーブル３９を参照して、出力処理が該当する監視対象の処理の種類に応じて、アクション（対処）の内容を変更する。
【００５８】
図４に示すように、判定部３４が実行する第１判定処理は、具体的には、出力処理の履歴であるログ１３に含まれる文字形式の履歴であるテキストログ１３Ｂに基づいて、出力処理が監視対象の処理に該当するか否かを判定する処理である。第２判定処理は、具体的には、ログ１３に含まれる画像形式の履歴であるイメージログ１３Ａと、機密文書１８の画像形式のデータである照合用イメージ１８Ａとに基づいて、出力処理が監視対象の処理に該当するか否かを判定する処理を含む。
【００５９】
要するに、第１判定処理は、文字情報に基づく判定処理であり、第２判定処理は、画像照合を含む判定処理である。画像照合は、例えば、照合する画像同士のそれぞれについて、形態的な特徴量を抽出して、抽出した特徴量を比較するといった処理が含まれる。このような画像照合は、文字情報の検索及び比較に要する時間と比較して、処理時間が長い。そのため、本例において、画像照合を含む第２判定処理は、画像照合を含まない第１判定処理と比較して、処理時間が長い。
【００６０】
判定部３４は、第１判定処理及び第２判定処理において、監視対象判定テーブル３８及び社員情報テーブル３７を参照する。また、判定部３４は、リスクレベル判定処理において、監視対象判定テーブル３８を参照する。アクション実行部３６は、アクション内容判定処理において、アクション判定テーブル３９を参照する。
【００６１】
図５に示すように、監視対象判定テーブル３８は、主として、監視対象の処理に該当する出力処理の内容を規定する。監視対象の処理は、機密文書１８が社外に漏洩する危険（リスク）など、会社内において機密管理上のリスクが高いと想定される処理である。例えば、退職予定者が技術文書を社外にＦＡＸするといった行為は、退職予定者が転職先の会社に対して技術文書を持ち込むために行われる可能性が高いと考えられるため、機密管理上のリスクが高いと考えられる。
【００６２】
また、機密文書１８の漏洩に際して、機密文書１８の多くが紙媒体で持ち出されているという事実もある。そうした事実に鑑みれば、退職予定者が技術文書をコピーしたり、印刷して紙媒体に出力する行為も機密管理上のリスクが高い行為と考えられる。また、開示範囲が限定されている文書について、開示範囲外の社員がコピー等する行為も機密管理上のリスクが高いと考えられる。もちろん、技術文書をコピー等する行為であっても、その技術を開発するプロジェクトのメンバなど、技術文書の開示範囲内の社員がコピー等する行為は、通常行われるものなので、監視対象の処理には該当しない。
【００６３】
このように、出力処理が監視対象の処理に該当するか否かは、出力処理を指示する主体である出力装置１２の操作者の役職、文書１７のタイプ（経営文書か、財務文書か、その他の一般文書かなど）、及び出力処理の処理種別（コピー処理か、印刷処理か、ＦＡＸ処理か）等に基づいて判定される。監視対象判定テーブル３８は、こうした機密管理上のリスクが高いと想定される行為を、出力装置１２が実行する出力処理として列挙して、列挙した処理を、規定したものである。
【００６４】
監視対象判定テーブル３８において、監視対象の処理に該当する、出力処理の内容は、リスクの程度を示すリスクレベルに応じて、複数種類に分類されている。図５に示す例においては、リスクレベルが「Ａ」から「Ｄ」の４種類に分類されている。
【００６５】
リスクレベルが「Ａ」に分類される監視対象の処理には、上述した「退職予定者によって社外秘又は部外秘の文書がコピー、印刷又は社外にＦＡＸされた」といった処理などがある。リスクレベルが「Ｂ」に分類される監視対象の処理には、「一般社員によって社外秘又は部外秘の文書がコピー、印刷又は社外にＦＡＸされた」といった処理がある。リスクレベルが「Ｃ」に分類される監視対象の処理には、「グループＢの役員によって社外秘の文書が社外にＦＡＸされた」といった処理がある。リスクレベルが「Ｄ」に分類される監視対象の処理には、「グループＡの役員によって社外秘の文書が社外にＦＡＸされた」といった処理がある。
【００６６】
また、図５に示す例において、リスクレベルが「Ｅ」に分類される処理は、監視対象の処理の対象外である。リスクレベルが「Ｅ」の出力処理には、図５に例示されている処理として、「役員によって文書（経営文書及び技術文書を含む）がコピー又は印刷された」、「一般文書がコピー、印刷又は社外にＦＡＸされた」といったものがある。なお、図５において、リスクレベルが「Ｅ」に分類される処理はあくまでも例示であり、図５に例示されている以外の処理についても、リスクレベルが「Ａ」から「Ｄ」の４種類以外の出力処理は、監視対象の処理に該当しない。
【００６７】
このように、監視対象判定テーブル３８は、監視対象の処理を予め複数の種類（本例では複数のリスクレベル）に分類した分類情報の一例である。判定部３４は、監視対象判定テーブル３８に基づいて、出力処理が監視対象の処理に該当するか否かを判定する。加えて、判定部３４は、分類情報の一例である監視対象判定テーブル３８に基づいて、出力処理が複数の種類に相当する複数のリスクレベルのうちのどのリスクレベル（種類）に該当するかを判定する。
【００６８】
図６に示すように、ログ１３のテキストログ１３Ｂには、一例として、出力日時、操作者ＩＤ、出力処理を実行した装置ＩＤ、文書ＩＤ、処理種別、出力先（ＦＡＸの宛先など）、及びＯＣＲ（Optical Character Recognition）テキストが含まれる。操作者ＩＤは、例えば、社員番号などの会社内で社員に対して付与される社員識別情報である。装置ＩＤは、出力装置１２毎に付与される識別情報である。文書ＩＤは、例えば、文書１７のファイル名である。ＯＣＲテキストは、画像形式のデータであるイメージログ１３Ａに対してＯＣＲ処理を施して、認識したテキストデータである。
【００６９】
図７に示すように、機密文書１８の登録文字情報１８Ｂには、一例として、作成日時、文書ＩＤ、作成者（作成者ＩＤ及び作成者名）、文書のタイプ、開示範囲、及びキーワードなどの機密文書１８の属性を表す情報が含まれる。開示範囲は、例えば、経営層、Ａプロジェクトの関係者、部外秘、及び社外秘といった情報で指定される。キーワードは、例えば、任意に指定される文字情報である。
【００７０】
登録文字情報１８Ｂは、文書ＤＢ２２内に格納される文書１７に含まれている付帯情報１７Ｂに加えて、文書１７が機密文書１８として登録される際に入力される文字情報が含まれる。登録文字情報１８Ｂは、機密文書１８を登録した後においても追加登録することが可能である。登録文字情報１８Ｂの保存形式としては、例えば、機密文書１８の照合用イメージ１８Ａのデータファイルとは別のファイルとして保存されている。もちろん、登録文字情報１８Ｂを、照合用イメージ１８Ａのデータファイル内の付帯情報として、保存してもよい。
【００７１】
図８に一例として示すように、社員情報テーブル３７には、社員ＩＤ、名前、役職、及びその他の項目があり、これらの項目の情報が社員毎に記録されている。社員ＩＤは、例えば、操作者ＩＤと同様に、社員番号など会社内で付与される識別情報である。その他の項目としては、例えば、退職日時等を含む退職予定が記録される。
【００７２】
図９に示すように、アクション判定テーブル３９は、リスクレベル毎のアクション（対処）の内容を規定したテーブルである。アクション実行部３６は、判定部３４が判定したリスクレベルに応じて、アクション判定テーブル３９を参照して、アクションの内容を判定する。そして、アクション実行部３６は、判定したアクションを実行する。アクション実行部３６は、出力処理が該当するリスクレベル（種類）に応じて、アクション（対処）の内容を判定する実行部の一例である。
【００７３】
本例のアクション判定テーブル３９においては、監視対象の処理のリスクレベルが「Ａ」の場合は、「入退室管理システムに通知して、操作者のＩＤカードを無効化する。」といったアクションが規定される。入退室管理システムは、社員が存在する各居室のドアの開閉を制御するシステムで、例えば、ドア付近に設置したカードリーダに有効なＩＤカードをかざすとドアのロックを解除するシステムである。リスクレベルが「Ａ」のアクションでは、ＩＤカードが無効化されることにより、操作者が室外に出るのを防止する。
【００７４】
リスクレベルが「Ａ」のアクションによれば、出力処理が機密文書１８の印刷及びコピーの場合は、機密文書１８の外部への漏洩が未然に防止される。出力処理が社外へのＦＡＸの場合は、操作者に対する事情聴取が直ちに行われる。
【００７５】
また、監視対象の処理のリスクレベルが「Ｂ」及び「Ｃ」の場合は、本例では、「操作者の所属部署の管理者及び社内システムを管理するシステム管理者にメールで通知」、「システム管理者にメールで通知」するといったアクションがとられる。リスクレベルが「Ｂ」及び「Ｃ」の場合は、リスクレベルが「Ａ」の場合と比較して、緊急性が低いと考えられるため、事実がシステム管理者等に通知されることで、操作者に対する事後的な事情聴取が行われる。
【００７６】
また、監視対象の処理のリスクレベルが「Ｄ」の場合は、例えば、「操作者以外の他の役員に通知」するといったアクションがとられる。これにより、他の役員によって事情聴取が行われる。役員の行為については、役員間で処理されることが適切な場合もある。そのような行為に対しては、こうしたアクションがとられる。
【００７７】
監視対象の処理に該当しないリスクレベルが「Ｅ」の場合は、特別なアクションは行われずに、単に出力処理の履歴が監視サーバ１１のイベントログに記録される。
【００７８】
以下、上記実施形態に係る監視システム１０の作用について、図１０に示すフローチャート及び図１１から図１３に示す判定例を参照しながら説明する。監視サーバ１１が起動すると、監視処理が開始される。監視処理が開始されると、監視サーバ１１は、ステップＳ１００１に示すように、出力装置１２における出力処理のログ１３の受信を待機する。出力装置１２において、コピー、印刷、ＦＡＸといった出力処理が実行されると、出力装置１２から監視サーバ１１に対して出力処理のログ１３が送信される。監視サーバ１１において、取得部３１を通じてログ１３を受信すると（ステップＳ１００１でＹ）、ログ登録部３３はログＤＢ１４にログ１３を格納する。
【００７９】
また、ステップＳ１００２において、判定部３４は、取得部３１から送信されるログ受信通知に基づいて、第１判定処理を開始する。判定部３４は、第１判定処理において、文字情報に基づく判定を行う。具体的には、第１判定処理において、判定部３４は、受信したログ１３に含まれるテキストログ１３Ｂ及び機密文書１８の登録文字情報１８Ｂなどの文字情報を用いる。判定部３４は、こうした文字情報に基づいて、出力処理が、監視対象判定テーブル３８に規定されている、リスクレベルが「Ａ」から「Ｄ」のいずれかの監視対象の処理に該当するか否かを判定する。
【００８０】
第１判定処理において、出力処理は監視対象の処理に該当しないという判定結果が得られない場合（ステップＳ１００３でＮ）は、判定部３４は、ステップＳ１００４に進み、第２判定処理を行う。すなわち、第１判定処理において、出力処理が監視対象の処理に該当する可能性を否定できない場合（可能性有りの場合）は、判定部３４は、第２判定処理を行う。
【００８１】
一方、第１判定処理において、出力処理は監視対象の処理に該当しないという判定結果が得られた場合（ステップＳ１００３でＹ）は、判定部３４は、第２判定処理を行うステップＳ１００４に進まずに、ステップＳ１００８に進む。すなわち、第１判定処理において、出力処理が監視対象の処理に該当する可能性を否定できる場合（可能性無しの場合）は、判定部３４は、第２判定処理を行わない。
【００８２】
図１１から図１３は、第１判定処理において、出力処理が監視対象の処理に該当する可能性無しという判定結果が得られて（ステップＳ１００３でＹ）、第２判定処理を行わない判定例の例示である。つまり、図１１から図１３の判定例は、文字情報による第１判定処理のみにより、出力処理が監視対象の処理に該当する可能性が無いことが確定され、第１判定処理よりも処理時間が長い第２判定処理を行わずに済む判定例の例示である。
【００８３】
まず、図１１に示す判定例において、判定部３４は、（１）テキストログ１３Ｂを取得して、テキストログ１３Ｂから操作者ＩＤを読み出して、（２）その操作者ＩＤに対応する役職を、社員情報テーブル３７から検索する。図１１に示す例において、操作者ＩＤに対応する役職は「グループＡの役員」である。次に、判定部３４は、役職「グループＡの役員」と、テキストログ１３Ｂから読み出した処理種別である「印刷」とをキーワードとして、（３）監視対象判定テーブル３８から、当該出力処理が該当する可能性がある監視対象の処理の有無を検索する。
【００８４】
図５に例示した監視対象判定テーブル３８において、「グループＡの役員」が文書１７を「印刷」する出力処理は、その文書１７がどのような文書であっても、リスクレベルが「Ａ」から「Ｄ」の監視対象の処理には該当しない。そのため、この時点で、判定部３４は、取得したテキストログ１３Ｂの出力処理が、（４）監視対象の処理に対する該当可能性無しという判定結果を、第１判定処理の判定結果として確定する。
【００８５】
第２判定処理は、第１判定処理において、出力処理が監視対象の処理に該当しないという判定結果が得られない場合（図１０のステップＳ１００３でＮ）に行われる。図１１のケースでは、第１判定処理において、出力処理が監視対象の処理に該当しないという判定結果が得られたため（図１０のステップＳ１００３でＹ）、第２判定処理を行わずに、判定部３４は、ステップＳ１００８に進む。
【００８６】
図１１に示す判定例は、第１判定処理において、文字情報としてログ１３に含まれるテキストログ１３Ｂのみを使用する例を示した。しかし、図１２及び図１３に示す判定例は、文字情報として、テキストログ１３Ｂに加えて、機密文書１８の登録文字情報１８Ｂを使用する例である。
【００８７】
まず、図１２に示す判定例では、判定部３４は、（１）テキストログ１３Ｂを取得して、テキストログ１３Ｂから操作者ＩＤを読み出して、（２）その操作者ＩＤに対応する役職を、社員情報テーブル３７から検索する。図１２に示す例において、操作者ＩＤに対応する役職は「一般社員かつ退職予定者」である。
【００８８】
次に、判定部３４は、テキストログ１３ＢにＯＣＲテキストが含まれているため、一例として、（３）ＯＣＲテキストに基づいて文書１７のタイプの特定を試みる。図１２においては、ＯＣＲテキストに基づいて文書１７のタイプが技術文書と特定された例を示す。例えば、以下のような場合に、判定部３４は、ＯＣＲテキストから文書１７を技術文書であると特定する。判定部３４がＯＣＲテキスト内の文字列を検索したところ、経営文書に関するキーワードが抽出できず、技術用語に関するキーワードのみが抽出できたとする。このような場合に、判定部３４は、文書１７のタイプを技術文書と特定する。また、本例では、ＯＣＲテキストから、社外秘、又は部外秘といったワードも抽出されなかったとする。
【００８９】
次に、判定部３４は、役職「一般社員かつ退職予定者」、処理種別「印刷」、及び文書１７のタイプ「技術文書」をキーワードとして、（４）監視対象判定テーブル３８から、当該出力処理が該当する可能性がある監視対象の処理の有無を検索する。図５に例示した監視対象判定テーブル３８において、「退職予定者が技術文書を印刷」する出力処理は、リスクレベルが「Ａ」の監視対象の処理に該当する。そのため、判定部３４は、（４）の時点では、出力処理が監視対象の処理に該当する可能性有りと判定する。
【００９０】
次に、判定部３４は、機密文書１８の登録文字情報１８Ｂに基づいて、（５）機密文書登録ＤＢ１６内に技術文書の登録の有無を検索する。図１２に示す例では、機密文書登録ＤＢ１６内に機密文書１８として技術文書の登録がされていない。ＯＣＲテキストから文書１７が技術文書であると特定されていたとしても、機密文書１８として登録されていない文書１７は、監視対象から除外される。そのため、この時点で、判定部３４は、取得したテキストログ１３Ｂの出力処理が、（６）監視対象の処理に対する該当可能性無しという判定結果を、第１判定処理の判定結果として確定する。
【００９１】
図１２の判定例では、第１判定処理において、出力処理が監視対象の処理に該当しないという判定結果が得られたため（図１０のステップＳ１００３でＹ）、第２判定処理を行わずに、判定部３４は、ステップＳ１００８に進む。
【００９２】
図１３に示す判定例では、判定部３４は、（１）テキストログ１３Ｂを取得して、テキストログ１３Ｂから操作者ＩＤを読み出して、（２）その操作者ＩＤに対応する役職を、社員情報テーブル３７から検索する。図１３に示す例において、操作者ＩＤに対応する役職は「開発部課長」である。
【００９３】
次に、判定部３４は、テキストログ１３ＢにＯＣＲテキストが含まれているため、（３）ＯＣＲテキストに基づいて文書１７のタイプの特定を試みる。図１３においては、図１２と同様に、文書１７のタイプが技術文書と特定された例を示す。
【００９４】
次に、判定部３４は、役職「開発部課長」、処理種別「ＦＡＸ」、及び文書１７のタイプ「技術文書」をキーワードとして、（４）監視対象判定テーブル３８から、当該出力処理が該当する可能性がある監視対象の処理の有無を検索する。また、本例において、判定部３４は、ＦＡＸ番号に基づいて、ＦＡＸの宛先が社外であると判定する。図５に例示した監視対象判定テーブル３８において、「開示範囲外の社員が技術文書を社外にＦＡＸ」する出力処理は、リスクレベルが「Ａ」の監視対象の処理に該当する。そのため、判定部３４は、（４）の時点では、出力処理が監視対象の処理に該当する可能性有りと判定する。
【００９５】
次に、判定部３４は、役職「開発部課長（開発部名を含む）」、文書ＩＤ、及び「技術文書」をキーワードとして、機密文書１８の登録文字情報１８Ｂに基づいて、（５）機密文書登録ＤＢ１６内において該当する文書１７の登録の有無等を検索する。
【００９６】
判定部３４は、文書ＩＤに基づいて、登録された機密文書１８が抽出された場合、抽出された機密文書１８の登録文字情報１８Ｂ内の開示範囲と、操作者の役職「開発部課長（開発部名を含む）」とを照合する。この照合により、判定部３４は、本例においては、操作者が開示範囲内に含まれているとの判定結果を得る。そのため、この時点で、判定部３４は、取得したテキストログ１３Ｂの出力処理が、（６）監視対象の処理に対する該当可能性無しという判定結果を、第１判定処理の判定結果として確定する。
【００９７】
図１３の判定例では、第１判定処理において、出力処理が監視対象の処理に該当しないという判定結果が得られたため（図１０のステップＳ１００３でＹ）、図１２の判定例と同様に、第２判定処理を行わずに、判定部３４は、ステップＳ１００８に進む。
【００９８】
図１０において、ステップＳ１００８では、アクション実行部３６は、出力処理があったという事実を、監視サーバ１１のイベントログに記録する。そして、ステップＳ１００９において、ＣＰＵ１２０は、終了条件を満足した場合（ステップＳ１００９でＹ）は、監視サーバ１１の稼働を終了し、終了条件を満足しない場合（ステップＳ１００９でＮ）は、次の出力処理のログ１３を待機する（ステップＳ１００１）。ここで、終了条件とは、例えば、監視サーバ１１に異常が生じて緊急停止する必要性が生じること、監視サーバ１１を停止する操作指示が入力されたことなどである。
【００９９】
一方、ステップＳ１００３の第１判定処理において、出力処理が監視対象の処理に該当しないという判定結果が得られない場合には（ステップＳ１００３でＮ）、判定部３４は、ステップＳ１００４に進み、第２判定処理を実行する。
【０１００】
判定部３４は、ステップＳ１００４に示す第２判定処理においては、イメージログ１３Ａと照合用イメージ１８Ａとの画像照合を行って、出力処理が監視対象の処理に該当するか否かを判定する。第２判定処理において、出力処理が監視対象の処理に該当しないと判定した場合（ステップＳ１００５でＮ）は、判定部３４は、ステップＳ１００８に進む。
【０１０１】
一方、ステップＳ１００４の第２判定処理において、出力処理が監視対象の処理に該当すると判定した場合（ステップＳ１００５でＹ）は、判定部３４は、ステップＳ１００６に進む。
【０１０２】
ステップＳ１００６において、まず、判定部３４は、ステップＳ１００４において該当すると判定した監視対象の処理のリスクレベルを、監視対象判定テーブル３８に基づいて判定する。そして、判定したリスクレベルをアクション実行部３６に送信する。アクション実行部３６は、受信したリスクレベルに基づいて、アクション判定テーブル３９を参照して、リスクレベルに対応するアクションの内容を判定する。
【０１０３】
例えば、ステップＳ１００４の第２判定処理において、判定部３４が、出力処理が該当すると判定した監視対象の処理のリスクレベルが「Ａ」である場合は、判定したリスクレベル「Ａ」を、アクション実行部３６に送信する。アクション実行部３６は、受信したリスクレベル「Ａ」に基づいて、アクション判定テーブル３９を参照して、リスクレベル「Ａ」に対応するアクションの内容を判定する。
【０１０４】
ステップＳ１００７において、アクション実行部３６は、判定した内容のアクションを実行する。図９に示すアクション判定テーブル３９において、リスクレベル「Ａ」に対応するアクションの内容は、「入退室管理システムに通知し、操作者のＩＤカードを無効化する」である。アクション実行部３６は、入退室管理システムに対して、操作者ＩＤと、当該操作者ＩＤのＩＤカードの無効化を要求する指令を送信する。入退室管理システムは、無効化の要求に基づいて、受信した操作者ＩＤのＩＤカードを無効化する。こうしたアクション（対処）によって、監視対処の処理を指示した操作者が室外に出ることが防止される。また、リスクレベルが「Ａ」の場合は、アクション実行部３６は、こうしたアクションに加えて、システム管理者及び操作者の所属部署の管理者等に対して通知するアクションも行う。
【０１０５】
同様に、ステップＳ１００７において、リスクレベルが「Ｂ」から「Ｄ」の場合は、アクション実行部３６は、監視対象の処理に該当する出力処理を指示した操作者の操作者ＩＤを、予め設定された通知先にメールで通知する。予め設定された通知先は、システム管理者等、アクション判定テーブル３９に規定された通知先である。これにより、システム管理者等の監視者の判断に基づく適切な対処が行われる。
【０１０６】
本例の監視サーバ１１においては、監視を行うための判定処理を複数の出力処理に対して一律に行う場合と比べて、複数の出力処理の監視に要する平均的な処理時間が短縮される。
【０１０７】
例えば、機密文書１８の出力処理を監視する場合において、監視を行うための判定処理として、画像照合を含む第２判定処理は、第１判定処理よりも処理時間が長い。本例の監視サーバ１１は、監視を行うための判定処理として、まず、第２判定処理よりも処理時間が短い文字情報に基づく第１判定処理を実行する。そして、監視サーバ１１は、第１判定処理において出力処理が監視対象の処理に該当しないという判定結果が得られない場合に限って、第２判定処理を実行する。つまり、処理時間が長い第２判定処理の前に、相対的に処理時間が短い第１判定処理を実行して、第２判定処理を実行する対象を限定する。これにより、監視を行うための判定処理として、処理時間が相対的に長い第２判定処理を、複数の出力処理に対して一律に行う場合と比べて、複数の出力処理の監視に要する平均的な処理時間が短縮される。
【０１０８】
また、監視サーバ１１は、監視対象の処理として、コピー、印刷、ＦＡＸ等、機密文書１８を画像形式のデータで出力する処理を監視対象としている。そして、出力処理の履歴であるログ１３は、画像形式のデータで構成される画像形式の履歴に相当するイメージログ１３Ａと、文字情報で構成される文字形式の履歴に相当するテキストログ１３Ｂとを含んでいる。本例において、第１判定処理は、テキストログ１３Ｂに基づく判定処理であり、第２判定処理は、イメージログ１３Ａに基づく判定処理である。
【０１０９】
本例のような機密文書１８の出力処理を監視する場合、画像照合を含む第２判定処理を行うことは、監視方法としては確実であるが、処理時間が長い。本例の監視サーバ１１は、文字情報に基づく第１判定処理を行うことにより、処理時間が長い第２判定処理の対象を絞り込んでいる。そのため、本例の監視サーバ１１は、機密文書１８の出力処理の監視漏れを抑制しつつ、複数の出力処理の監視に要する平均的な処理時間が短縮される。
【０１１０】
上記例では、文字形式の履歴であるテキストログ１３Ｂに、出力処理の実行を指示した操作者ＩＤが含まれている。判定部３４は、第１判定処理において、操作者ＩＤに基づいて出力処理が監視対象の処理に該当するか否かを判定する。操作者ＩＤは、文字数が比較的少なく簡素な情報ではあるが、出力処理の実行を指示した主体を特定するために有効な情報である。こうした操作者ＩＤを第１判定処理に使用することで、第２判定処理の対象を絞り込むという第１判定処理の目的が、簡単な方法で、かつ、効果的に達成される。
【０１１１】
上記例において、第２判定処理は、画像照合を含む処理であればよく、画像照合に加えて文字情報に基づく判定を行ってもよい。第２判定処理において画像照合に加えて文字情報に基づく判定を行う例としては、例えば、以下のようなケースが考えられる。
【０１１２】
例えば、第２判定処理において、イメージログ１３Ａと照合用イメージ１８Ａとの画像照合を行った後に、登録文字情報１８Ｂを調べるケースがある。この場合において、例えば、画像照合の結果、出力処理をした文書１７が機密文書１８に該当するという判定結果が得られた場合を考える。このような場合でも、登録文字情報１８Ｂを調べた結果、操作者が機密文書１８の開示範囲に含まれている場合には、最終的には、監視対象の処理に該当しないという判定結果になる場合もある。
【０１１３】
なお、図１３に示す例では、第１判定処理において、登録文字情報１８Ｂに基づいて、操作者が機密文書１８の開示範囲内と判定する例を示したが、上記のように、第１判定処理ではなく、第２判定処理において、登録文字情報１８Ｂを使用してもよい。
【０１１４】
また、上記例では、文書１７に含まれる文書データ１７Ａに基づいて、機密文書１８を画像形式のデータである照合用イメージ１８Ａに変換する画像変換部３５を備えている。そのため、監視サーバ１１の外部の画像変換装置が不要である。
【０１１５】
また、上記例において、判定部３４は、第２判定処理において、図５の監視対象判定テーブル３８に示したとおり、監視対象の処理を、リスクレベルといった、予め複数の種類に分類した分類情報に基づいて、出力処理が複数の種類のうちのどの種類に該当するかを判定する。そして、実行部の一例であるアクション実行部３６は、出力処理が該当する種類（リスクレベル）に応じて、アクション（対処）の内容を変更する。そのため、出力処理の監視において、出力処理の種類（リスクレベル）に応じて適切に対処される。
【０１１６】
また、上記例では、主として第１判定処理に使用される文字情報として、テキストログ１３Ｂに加えて、登録文字情報１８Ｂが使用される。登録文字情報１８Ｂは、一例として、文書ＤＢ２２内において文書１７に含まれる付帯情報１７Ｂに加えて、機密文書１８の登録時に任意に入力される情報を含む。付帯情報１７Ｂには、文書１７が文書ＤＢ２２内に格納される時点において、文書１７の属性に関わる各種の情報が含まれている。また、登録文字情報１８Ｂは、機密文書１８の登録時に任意に追加することも可能である。こうした登録文字情報１８Ｂを監視に使用することで、文字情報としてテキストログ１３Ｂのみを使用する場合と比べて、文字情報に基づく第１判定処理の内容が有効なものになる。また、登録文字情報１８Ｂの追加登録機能を使用することで、第１判定処理の内容が柔軟に変更される。
【０１１７】
また、上記例では、機密文書１８として登録する文書１７の全体を監視対象とする例で説明するが、例えば、文書１７の一部を機密文書１８として登録し、登録された部分を監視対象としてもよい。この場合には、例えば、監視対象となる部分を、登録文字情報１８Ｂで指定してもよい。登録文字情報１８Ｂにおいて監視対象となる部分を指定する方法としては、例えば、文書１７内において監視対象となる部分が、ページ番号で指定される。なお、登録文字情報１８Ｂにおいて、監視対象の部分を指定してもよいし、監視対象の部分以外を指定してもよい。
【０１１８】
以上、実施形態としては、機密文書監視装置の一例である監視サーバ１１、機密文書監視システムの一例である監視システム１０を説明した。また、ＡＰ１３０の一例として、機密文書監視プログラムを説明した。実施形態としては、機密文書監視プログラムを記憶したコンピュータが読み取り可能な記憶媒体の形態としてもよい。記憶媒体としては、例えば、ＣＤ（Compact Disc）−ＲＯＭ（Read-Only Memory）及びＤＶＤ（Digital Versatile Disc）−ＲＯＭ等の光ディスク、若しくはＵＳＢメモリ及びメモリカード等の半導体メモリがある。また、プログラムを、通信回線を介して外部装置から取得するようにしてもよい。
【０１１９】
上記実施形態で説明した機密文書監視装置、機密文書監視システム、及び機密文書監視プログラムの構成は、一例であり、主旨を逸脱しない範囲内において状況に応じて変更してもよい。
【０１２０】
また、上記実施形態で説明した処理の流れも、一例であり、主旨を逸脱しない範囲内において不要なステップを削除したり、新たなステップを追加したり、処理順序を入れ替えたりしてもよい。
【０１２１】
また、上記実施形態では、プログラムを実行することにより、実施形態に係る各種の処理部（取得部、登録部、判定部、実行部など）がＣＰＵとソフトウェアの協働により実現される場合について説明したが、これに限らない。実施形態に係る各種の処理部の全部又は一部を、例えば、ＦＰＧＡ（Field-programmable Gate Array）などのプログラマブルロジックデバイス、及びＡＳＩＣ（Application Specific Integrated Circuit）などのハードウェアで実現してもよい。
【符号の説明】
【０１２２】
１０   監視システム
１１   監視サーバ
１２   出力装置
１２Ａ  出力部
１２Ｂ  出力制御部
１３   ログ
１３Ａ  イメージログ
１３Ｂ  テキストログ
１４  ログＤＢ
１６  機密文書登録ＤＢ
１７   文書
１７Ａ  文書データ
１７Ｂ  付帯情報
１８   機密文書
１８Ａ  照合用イメージ
１８Ｂ  登録文字情報
１９   端末装置
２１   文書管理サーバ
２２  文書ＤＢ
２４   外部ストレージデバイス
３１   取得部
３２   文書登録部
３３   ログ登録部
３４   判定部
３５   画像変換部
３６   アクション実行部
３７   社員情報テーブル
３８   監視対象判定テーブル
３９   アクション判定テーブル
１１０  主制御部
１１２  通信部
１１４  入力デバイス
１１６  ディスプレイ
１１８  外部Ｉ／Ｆ
１２２  メモリ
１２４  ストレージデバイス
１２６  バスライン
１２９  通信ネットワーク
【図１】
2020027508.tif 000003
【図２】
2020027508.tif 000004
【図３】
2020027508.tif 000005
【図４】
2020027508.tif 000006
【図５】
2020027508.tif 000007
【図６】
2020027508.tif 000008
【図７】
2020027508.tif 000009
【図８】
2020027508.tif 000010
【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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