(57)【要約】      （修正有）【課題】地方出先機関など同じ業務を所掌する各課室においてそれぞれ作成される保存期間表の内容の整合が取れた保存期間表を提供する。【解決手段】地方出先機関において同じ業務を所掌する課室が共通して参照することができる標準文書保存期間基準（保存期間表）であって、保存期間表に記載する文書の選定条件が、ある課室が保管する１つの文書と他の課室が保管する全ての文書との間のコサイン類似度をそれぞれ計算したときに、コサイン類似度が一定の閾値以上となる文書が１つ以上存在する課室の数が一定数以上である選定条件を満たす文書のうち同じ内容の文書については１つにまとめて記載する。【選択図】図２
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
地方出先機関において同じ業務を所掌する課室が共通して参照することができる標準文書保存期間基準（保存期間表）であって、前記の保存期間表に記載する文書の選定条件を、ある課室が保管する１つの文書と他の課室が保管する全ての文書との間のコサイン類似度をそれぞれ計算したときに、コサイン類似度が一定の閾値以上となる文書が１つ以上存在する課室の数が一定数以上であることとし、前記の選定条件を満たす文書のうち同じ内容の文書を１つにまとめて記載した保存期間表。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、地方出先機関において同じ業務を所掌する課室が共通して参照することができる標準文書保存期間基準（保存期間表）に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
２０１６年から２０１７年にかけてのいわゆる「南スーダン日報問題」、「森友学園問題」、「加計学園問題」の中で焦点となった行政文書の扱いを巡り、国の行政文書管理体制のあり方が厳しく問われた。これを受けて、２０１７年１２月に「行政文書の管理に関するガイドライン」（以下、「ガイドライン」）が、２０１８年３月に各機関の行政文書管理規則がそれぞれ改正された。これにより、行政機関は、組織的に保管する文書を原則として保存期間が１年以上の行政文書として行政文書ファイル管理簿（以下、「管理簿」）に登録して公表すること、また、文書の保存期間や保存期間満了後の措置（以下、「保存期間等」）について定めた「標準文書保存期間基準」（以下、「保存期間表」）を公表することが義務付けられた。こうした制度の変更により、現在、行政機関が保管する行政文書には「組織内部での共有・継承のしやすさ」だけでなく、組織の外から閲覧した際の「何があるのか」「どこにあるのか」についての分かりやすさも求められている。
【０００３】
行政文書を管理する基本的な組織単位（以下、「課室」）がそれぞれ保存期間表を作成する作業において、その作業の土台となるのがガイドラインや各機関の行政文書管理規則の別表第１「行政文書の保存期間基準」と別表第２「保存期間満了後の措置の設定基準」である。別表第１と別表第２は「公文書等の管理に関する法律」（以下、「公文書管理法」）第４条で文書の作成が義務付けられている事項などの業務に関連した文書を例示し、文書管理者が各文書の保存期間等を設定する際にこれらの別表を参酌するように求めている。しかし、これらの別表に記載された事項を所掌するのは中央省庁の中でもごく一部の課室に限られており、その他の大半の課室の文書管理者は、「職員の人事に関する事項」「文書の管理等に関する事項」など一部の事項を除くほぼ全ての業務について、独自の裁量で保存期間表を作成しなければならないのが実状である。
【０００４】
その結果、同じ業務を所掌する課室の間で保存期間表の内容が大きく異なり、整合が取れない状況となっている。実際に各機関が公表している管理簿や保存期間表を確認すると、特に地方の出先機関の各課室の間で文書の名称や分類体系が異なる事例や、一方の課室で登録されている文書が他の課室には存在しない事例、同じ文書があったとしても保存期間等が異なる事例が散見される。法令や行政規則の上では同じ業務を所掌しているにもかかわらず管理する文書が全く異なるという事態は、各課室の地域特性の違いなどを考慮したとしても、いずれかの課室の文書管理体制が不適切であるという疑念に繋がる。
【０００５】
非特許文献１に示す従来の技術は、地方出先機関の間で保管する文書の整合を取るため、各課室が保管する文書が互いにどの程度類似しているのか測定する指標として、これまで情報検索や文書の自動要約等の分野で利用されてきたコサイン類似度を用いた比較手法を提案し、異なる地域であっても同じ業務を所掌する課室の間では保管する文書のタイトルが一致するものが多くなる傾向があること、すなわち、管理簿や保存期間表に登録すべき文書の選定に当たっては、同じ業務を所掌する他の課室の登録状況が参考になることを示した。また、これらの課室の間で各文書間のコサイン類似度を計算し、ある課室が管理簿に登録している文書について、（１）他のどの課室も同様に登録している文書、（２）他のどの課室も登録していない文書の２種類に分けて提示するとともに、（３）他の多くの課室が登録していながら当該課室は登録していない文書を提示する選別手法を提案した。
【０００６】
ただし、従来の技術は（１）〜（３）の分析結果を課室別に作成して各課室の文書管理者に提示し、自課室が登録している管理簿の改善を促すことを目的としたものであった。
【先行技術文献】
【非特許文献】
【０００７】
【非特許文献１】新原俊樹著、“行政文書の分類・整理に係る支援機能の提案”、レコード・マネジメント第７５号、２０１８年１２月、ｐｐ．４８−５９
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
本発明は、地方出先機関など同じ業務を所掌する各課室においてそれぞれ作成される保存期間表の内容が、課室の間で大きく異なり、整合が取れない状況となっている課題を解決する。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
前記の課題を解決する本発明は、地方出先機関において同じ業務を所掌する課室が共通して参照することができる保存期間表であって、前記の保存期間表に記載する文書の選定条件を、ある課室が保管する１つの文書と他の課室が保管する全ての文書との間のコサイン類似度をそれぞれ計算したときに、コサイン類似度が一定の閾値以上となる文書が１つ以上存在する課室の数が一定数以上であることとし、前記の選定条件を満たす文書のうち同じ内容の文書を１つにまとめて記載した保存期間表である。
【発明の効果】
【００１０】
本発明により、同じ業務を所掌する各課室が保管する文書の名称や保存期間等を設定する際に、これらの課室に共通の保存期間表を通じて互いの課室の設定状況を参照できるようになり、文書の有無や所在について課室間で整合が取れるようになる。
【図面の簡単な説明】
【００１１】
【図１】実施例においてコサイン類似度の算出手順を示した概念図
【図２】実施例において作成した保存期間表（その１）
【図３】実施例において作成した保存期間表（その２）
【発明を実施するための形態】
【００１２】
同じ業務を所掌する複数の課室（課室Ａ〜Ｊとする）を事例として、本発明の実施の形態を説明する。
【００１３】
まず、ある課室（課室Ａとする）が保管する１つの文書（文書ａ１とする）と、別の課室（課室Ｂとする）が保管する全文書との間のコサイン類似度をそれぞれ算出する。算出したコサイン類似度の中に、両者の内容が同じであると判断できる一定の閾値以上となる値が１つ以上存在すれば、課室Ｂには文書ａ１と同じ内容の文書が存在すると判定する（以下、「判定作業」）。この判定作業を他の課室（課室Ｃ〜Ｊ）が保管する文書とも同様に行い、文書ａ１と同じ内容の文書を保管すると判定した課室の数を集計する（以下、「集計作業」）。
【００１４】
前記の集計作業を課室Ａが保管する他の文書（文書ａ２、ａ３、、）についても同様に行い、集計した課室の数が一定数以上となる文書を抽出する（以下、「抽出作業」）。
【００１５】
次に、課室Ａの文書について行った前記の判定作業、集計作業及び抽出作業を他の課室（課室Ｂ〜Ｊ）についても同様に行い、抽出した文書を結合して一覧表を作成する（以下、「結合作業」）。
【００１６】
前記の結合作業により作成した一覧表には、各課室から抽出された互いに同じ内容の文書が重複しているため、これらの同じ内容の文書をまとめた上で、保存期間表とする。
【実施例】
【００１７】
熊本県内にある１０か所の保健所が保管する文書を事例として、本発明の実施例を図１、図２及び図３に基づき説明する。熊本県の知事部局及び企業局が２０１７年度の１年間に新たに作成・取得した文書数は４１，２３９件に上った。このうち、地方出先機関が保管する文書は１６，６０３件（全体の４０％）を占めた。これら１６，６０３件の文書から、どの課室にも共通して存在する文書（出勤簿や休暇簿など）を除外したほか、「その１」「その２」のように同一案件の文書を分冊にして登録しているものはまとめて１件として再集計した結果、１０，３６９件となった。この１０，３６９件の文書のうち、熊本県内の１０か所の保健所が保管する文書は２，２７５件（２２％）を占めた。
【００１８】
これらの文書のタイトルからコサイン類似度を算出する手順を図１に示す。コサイン類似度は、ある文章について、その中に含まれる単語の種類と数に応じたベクトルを定義し、２つの文章それぞれに対応するベクトルの成す角の余弦値として得られる。ここでは、文書のタイトルを１つの文章とみなしてベクトルを定義する。文書のタイトルを用いることは、その内容である文章と比較して情報量が少ないという欠点があるが、管理簿を通じて全ての課室が保管する文書の情報を容易に入手できるほか、比較する文書の媒体（紙又はファイル）やファイル形式の違いを考慮する必要がないという利点がある。
【００１９】
コサイン類似度の算出に先立ち、各文書に対応したベクトルを定義するため、４１，２３９件の全文書のタイトルに含まれる単語とそれらの出現回数を集計し、コサイン類似度の計算に用いる単語を選定した。実施例では、全文書を通じて１００回以上出現した３０８語を選定した。コサイン類似度の計算に用いる単語の数を増やすとベクトルの次元が増えてコサイン類似度の算出に係る計算量が増大するため、ベクトルが概ね３００次元程度に収まるように、単語を選定する際に出現回数の閾値を設定したものである。単語の選定に当たり、出現回数が多くても文書の内容を意味しない「関係」や「事業」などの単語は排除し、出現回数が少なくても文書の内容を特徴づける単語がコサイン類似度の計算に用いられるように配慮した。
【００２０】
その上で、選定した単語と同数の次元を有するベクトル空間上に各文書に対応するベクトルを配置した（図１の手順１）。配置したベクトルの各成分の値については、各文書のタイトルに含まれる各単語の出現頻度を示す指標（ＴＦ：Ｔｅａｍ  Ｆｒｅｑｕｅｎｃｙ）と、全文書を通じた各単語の希少性を示す指標（ＩＤＦ：Ｉｎｖｅｒｓｅ  Ｄｏｃｕｍｅｎｔ  Ｆｒｅｑｕｅｎｃｙ）の積により決定した（図１の手順１）。これらのベクトルの成す角の余弦値が、２つの文書間のコサイン類似度となる（図１の手順２）。
【００２１】
２つの文書のタイトルに共通する単語が全く含まれない場合、対応する２つのベクトルの内積は０となり、コサイン類似度も０になる。一方、２つの文書のタイトルが全く同じである場合、対応する２つのベクトルは全く同じ値となり、コサイン類似度は１になる。コサイン類似度は０から１の値をとり、１に近いほど２つの文書のタイトルには共通の単語が多く含まれていることになる。
【００２２】
ここで算出したコサイン類似度は文書のタイトルの類似性を示したものであり、コサイン類似度の高さが必ずしも文書の内容の一致を保証するものではないが、非特許文献１の調査では、コサイン類似度が高い文書の組合せほど、その内容が一致する組合せが増える傾向にあり、コサイン類似度が０．８５となる文書の組合せのうち、６７％の組合せで内容が一致することが報告されている。
【００２３】
まず、ある保健所（保健所Ａとする）が保管する１つの文書（文書ａ１とする）と、別の保健所（保健所Ｂとする）が保管する全文書との間のコサイン類似度をそれぞれ算出する。算出したコサイン類似度の中に、両者の内容が同じであると判断できる一定の閾値（実施例では０．８５とした）以上となる値が１つ以上存在すれば、保健所Ｂには文書ａ１と同じ内容の文書が存在すると判定する。この判定作業を他の保健所（保健所Ｃ〜Ｊ）が保管する文書とも同様に行い、文書ａ１と同じ内容の文書を保管すると判定した保健所の数を集計する。
【００２４】
前記の集計作業を保健所Ａが保管する他の文書（文書ａ２、ａ３、、）についても同様に行い、集計した保健所の数が一定数（実施例では比較対象の保健所数の約半数に当たる４とした）以上となる文書を抽出する。
【００２５】
次に、保健所Ａの文書について行った前記の判定作業、集計作業及び抽出作業を他の保健所（保健所Ｂ〜Ｊ）についても同様に行い、抽出した文書を結合して一覧表を作成する。
【００２６】
前記の結合作業により作成した一覧表には、各保健所から抽出された互いに同じ内容の文書が重複しているため、これらの同じ内容の文書をまとめた上で、保存期間表とする。
【００２７】
保健所について作成した保存期間表を図２及び図３に示す。保存期間表の「小分類（行政文書ファイル名）」の列は、抽出された文書から重複するとみられるものをまとめて１件とする際に、文書名の誤植や表記の揺れを修正・統一して文書の正式名称を付与した。また、１つの案件に関連した複数の派生文書の扱いについて、保健所によって、ひとまとめにして登録したり、別々の文書として登録したりと対応が異なる。保存期間表においては、これらの派生文書はひとまとめにし、基になる文書名の後にカッコ書きで派生文書に関する補足情報を記載した。例えば、「肝炎患者等重症化予防事業」に関する文書については治療申請に関する派生文書とウイルス検査に関する派生文書を別々に登録している保健所があるが、保存期間表においてはこれらをまとめて１件として記載した。
【００２８】
また、保存期間表の「課室数」の列は、ひとまとめにした文書の数、すなわち、当該文書と同一の文書を保管していると判断した保健所の数を示した。実施例では１０か所の保健所を対象とした保存期間表を作成したため、この列の最大値は１０となる。「大分類」と「中分類」の列は、重複する文書を１つにまとめる際に、当該文書を保管する保健所の中で、最も多くの保健所が定めた分類体系に合わせて決定した。また、「保存期間」と「保存期間満了後の措置」の列は、当該文書を保管する保健所の設定を全て併記した。
【００２９】
保存期間表に記載された文書は全部で１０１件に上った。１０か所の保健所が保管する文書は２，２７５件であるが、このうち、保管する文書の数が突出して多い１つの保健所（７７１件）を例外とすると、１つの課室が保管する平均的な文書数は１６７件となり、これらの文書の６０％が保存期間表に記載されていることになる。すなわち、熊本県内の各保健所が保管する文書の６割については、保存期間表を参照することで、他の課室が保管している文書の分類状況や文書に付与した名称、保存期間等を知ることができる。また、残りの４割の文書については、他に管理簿に登録している課室が少ないことから、付与した文書名が適切か否か、また、管理簿に登録することが適切か否かを再検討する契機となる。
【００３０】
このように、実施例で作成した保存期間表は、各課室の文書管理者に自課室が登録している管理簿の改善を促すだけでなく、同じ業務を所掌する課室の間で共通して利用することができる部保存期間表を提示できる点で、従来の技術にはない特徴が認められる。
【産業上の利用可能性】
【００３１】
文書の有無や所在について、地方出先機関など同じ業務を所掌する課室の間で整合が取れるようになることで、当該組織の文書管理体制への信用が高まることが期待される。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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