(57)【要約】      （修正有）【課題】ユーザがボタンアイコンを操作する際の操作性の向上を図る。【解決手段】ワークフローを実行する実行手段と、ワークフローに対応するアイコンを生成する生成手段（ワークフロー実行ボタン生成部３０３）と、アイコンを表示する表示手段と、表示手段におけるアイコンの表示を制御する制御手段（ワークフロー実行ボタン表示制御部３０５と、を有する情報処理装置（ワークフロー実行支援装置２００において、制御手段は、ワークフローの利用情報に基づいて、ワークフローに対応するアイコンの表示手段における活性化／非活性化を切り替えることを特徴とする。これにより、ユーザによるボタンアイコンの操作性を向上させ、誤操作を防ぐことができる。【選択図】図３
2020184133.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ワークフローを実行する実行手段と、
前記ワークフローに対応するアイコンを生成する生成手段と、
前記アイコンを表示する表示手段と、
前記表示手段における前記アイコンの表示を制御する制御手段と、
を有する情報処理装置において、
前記制御手段は、前記ワークフローの利用情報に基づいて、前記ワークフローに対応するアイコンの前記表示手段における活性化／非活性化を切り替える
ことを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
前記表示手段には、ユーザについて登録されているワークフローに対応するアイコンが表示される
ことを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記制御手段は、前記ワークフローの利用情報として、前記ワークフローが実行された利用状況に基づいて前記ワークフローについての活性化期間を特定し、前記活性化期間に基づいて、前記ワークフローに対応するアイコンの前記表示手段における活性化／非活性化を切り替える
ことを特徴とする請求項１又は２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記制御手段は、前記ワークフローが前記活性化期間にある場合、前記ワークフローに対応するアイコンを前記表示手段において活性化し、
前記ワークフローが前記活性化期間にない場合、前記ワークフローに対応するアイコンを前記表示手段において非活性化する
ことを特徴とする請求項３に記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記活性化期間は、日単位で設定される
ことを特徴とする請求項３又は４に記載の情報処理装置。
【請求項６】
前記活性化期間は、日単位で、連続する期間として設定される
ことを特徴とする請求項５に記載の情報処理装置。
【請求項７】
前記活性化期間は、日単位で、連続しない日を含み、ある期間内における一定の日数として設定される
ことを特徴とする請求項５に記載の情報処理装置。
【請求項８】
前記制御手段は、１のユーザによる前記ワークフローの利用情報に基づいて、他のユーザについての前記ワークフローに対応するアイコンの前記表示手段における活性化／非活性化を切り替える
ことを特徴とする請求項１乃至７のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項９】
前記制御手段は、１のユーザによる前記ワークフローの利用情報に基づいて、前記ワークフローを共有する他のすべてユーザについての前記ワークフローに対応するアイコンの前記表示手段における活性化／非活性化を切り替える
ことを特徴とする請求項８に記載の情報処理装置。
【請求項１０】
前記制御手段は、前記ワークフローの利用情報として、前記ワークフローの実行を指示する情報に基づいて、前記ワークフローに対応するアイコンの前記表示手段における活性化／非活性化を切り替える
ことを特徴とする請求項１乃至９のいずれか１項に記載の情報処理装置。
【請求項１１】
前記ワークフローの実行を指示する情報は、受信したメールに含まれる情報である
ことを特徴とする請求項１０に記載の情報処理装置。
【請求項１２】
前記ワークフローの実行を指示する情報は、前記受信したメールに含まれるテキストであり、
前記制御手段は、前記テキストに関連するワークフローに対応するアイコンを前記表示手段において非活性化する
ことを特徴とする請求項１１に記載の情報処理装置。
【請求項１３】
ワークフローを実行する実行手段と、
前記ワークフローに対応するアイコンを生成する生成手段と、
前記アイコンを表示する表示手段と、
前記表示手段における前記アイコンの表示を制御する制御手段と、
を有する情報処理装置の制御方法において、
前記ワークフローの利用情報に基づいて、前記ワークフローに対応するアイコンの前記表示手段における活性化／非活性化を前記制御手段により切り替える工程を有する
ことを特徴とする情報処理装置の制御方法。
【請求項１４】
請求項１３に記載された情報処理装置の制御方法をコンピュータにより実行させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ワークフローの実行を指示するためのボタンアイコンを表示するＵＩ画面を有する情報処理装置、情報処理装置の制御方法、及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
企業などにおいて行われる業務の多くは、ＰＣ（Personal Computer）や、プリント機能、コピー機能、ファクシミリ機能などを備えたＭＦＰ（Multi Function Printer。複合機能装置）等の各種の機器を用いて実施されている。また、こうした業務は、管理システム、承認システム等の複数のシステムにまたがって実行されることが多く、業務を構成する手順が複雑化している。
【０００３】
このような複雑な業務を簡易的かつ効率的に遂行するために、複数の業務（タスク）の手順を１つのワークフローとして実行が可能なワークフロー実行装置が提案されている。こうしたワークフロー実行装置においては、ワークフローの実行を開始するボタン（アイコン）をＰＣやＭＦＰのＵＩ（User Interface）上に表示することが一般的である。
【０００４】
このようなワークフローを実行する装置として、特許文献１には、同じ内容の操作が繰返し実行された場合に、その操作を指示するためのアイコンを作成して表示する処理装置が開示されている。
また、特許文献２には、操作指示の履歴情報から定型的な操作であると判断された場合は、その操作指示のショートカットキーを作成して表示する画像形成装置が開示されている。また、特許文献２には、操作指示が、週単位や月単位の定期的な業務であるか否かにより、その操作指示が定型的な操作であるか否かを判断することも記載されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２０１８−３２２４８号公報
【特許文献２】特開２００６−２６０５４４号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、特許文献１では、作成されたアイコンはすべて表示されるので、作成されたアイコンの数が多くなるほど、表示された多数のアイコンから所望のアイコンを選択するのが困難となる。そのため、ユーザが間違ったアイコンを誤操作してしまうおそれが高くなるという問題がある。
また、特許文献２では、定型的な操作指示についてショートカットキーを表示するが、一旦表示されたショートカットキーを自動的に非表示に切り替えたり、あるいは、非表示に切り替えたショートカットキーを表示に切り替えたりすることができない。このため、作成されたショートカットキーの数が多くなると、同様に、ユーザが誤操作するおそれが出てくる。
【０００７】
そこで、本発明は、所定の条件に基づいてボタンアイコンの活性化／非活性化の表示を自動的に切り替えることにより、ユーザがボタンアイコンを操作する際の操作性の向上を図ることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明は、ワークフローを実行する実行手段と、前記ワークフローに対応するアイコンを生成する生成手段と、前記アイコンを表示する表示手段と、前記表示手段における前記アイコンの表示を制御する制御手段と、を有する情報処理装置において、前記制御手段は、前記ワークフローの利用情報に基づいて、前記ワークフローに対応するアイコンの前記表示手段における活性化／非活性化を切り替えることを特徴とする情報処理装置。
【発明の効果】
【０００９】
ボタンアイコンの活性化／非活性化の表示を所定の条件に基づいて自動的に切り替えることにより、ユーザによるボタンアイコンの誤操作を低減させることができる。
【図面の簡単な説明】
【００１０】
【図１】ワークフロー実行支援装置を備えるシステム構成を示す図である。
【図２】ワークフロー実行支援装置のハードウエア構成を示す図である。
【図３】ワークフロー実行支援装置のソフトウエア構成を示す図である。
【図４】ワークフロー実行ボタンの活性化／非活性化を切り替える処理の全体を示すフローチャートである。
【図５】ワークフロー実行ボタン生成処理を示すフローチャートである。
【図６】第１の実施形態における、ボタンアイコンを表示するワークフロー実行支援装置のＵＩ画面の一例である。
【図７】ワークフロー実行ボタン活性化条件設定処理を示すフローチャートである。
【図８】第１の実施形態における、ワークフロー実行ボタン活性化／非活性化制御処理を示すフローチャートである。
【図９】第２の実施形態における、ボタンアイコンを表示するワークフロー実行支援装置のＵＩ画面の一例である。
【図１０】第２の実施形態における、ワークフロー実行ボタン活性化／非活性化制御処理を示すフローチャートである。
【図１１】第２の実施形態における、ボタンアイコンを表示するワークフロー実行支援装置のＵＩ画面の一例である。
【図１２】第２の実施形態における、ワークフロー実行ボタン活性化／非活性化制御処理を示すフローチャートである。
【図１３】第２の実施形態における、ボタンアイコンを表示するワークフロー実行支援装置のＵＩ画面の一例である。
【発明を実施するための形態】
【００１１】
以下に、図面を参照して、本発明を実施するための形態を説明する。ただし、以下に説明する各実施形態はあくまで例示であり、本発明の範囲をそれらに限定する趣旨のものではない。また、以下の実施形態で説明されている特徴の組み合わせのすべてが本発明の解決手段に必須のものとは限らない。
【００１２】
＜第１の実施形態＞
図１は、本実施形態のワークフロー実行支援装置を備えるシステム構成を示す図である。
本システムは、複数の画像形成装置１０１、クライアントＰＣ１０２、情報管理サーバ１０３、などの各情報処理装置により構成される。クライアントＰＣ１０２は、ユーザが業務を遂行するために用いるＰＣであり、業務の遂行に必要なアプリケーションがインストールされている。画像形成装置１０１は、文書のスキャン、プリント、送受信、管理等の文書処理に係る様々な機能を有する複合機能装置である。
【００１３】
また、画像形成装置１０１とクライアントＰＣ１０２は、ネットワーク１０４を介して管理サーバ１０３に接続されている。各情報処理装置は、ＬＡＮなどからなる通信可能な通信ネットワーク１０５により接続され、相互に情報の送受信が可能なように構成されている。
【００１４】
なお、ワークフロー実行支援装置２００は、例えば、図１のシステム構成においては、クライアントＰＣ１０２や画像形成装置１０１などにより実現することができる。本実施形態においては、ワークフロー実行支援装置２００は画像形成装置１０１により実現されている。
【００１５】
［ハードウエア構成］
図２は、ワークフロー実行支援装置２００のハードウエア構成を示す図である。
ワークフロー実行支援装置２００は、以下の各種のユニット２０１〜２０４から構成される。
演算部２０１は、ワークフロー実行支援装置２００の各種のユニットを制御するユニットである。演算部２０１は、例えば、ＣＰＵ（Central Processing Unit）やＧＰＵ（Graphics Processing Unit）等により実現される。
【００１６】
情報記憶部２０２は、演算部２０１が実行する各種のプログラムやデータを記憶するユニットである。情報記憶部２０２は、例えば、ＲＡＭ（Random Access Memory）、ＲＯＭ（Read Only Memory）、及びＨＤＤ（Hard Disk Drive）等により実現される。なお、ワークフロー実行支援装置２００の機能や処理は、演算部２０１が記憶部２０２に記憶されているプログラムを読み出し、実行することにより実現される。
【００１７】
操作部２０３は、ユーザによる各種の操作を受け付ける。操作部２０３は、例えば、マウス、キーボードボタンあるいはタッチパネル等により実現される。
表示部２０４は、ワークフロー実行支援装置２００を操作するユーザに対して各種情報を表示する。表示部２０４は、例えば、画像形成装置のタッチパネルやディスプレイにより実現される。なお、タッチパネルなどを用いることにより、操作部２０３と表示部２０４を兼ねることもできる。
【００１８】
［ソフトウエア構成］
図３は、ワークフロー実行支援装置２００のソフトウエア構成を示す図である。
ワークフロー実行支援装置２００は、制御部３０１、表示部３０２、ワークフロー実行ボタン生成部３０３、ワークフロー実行ボタン管理部３０４、ワークフロー実行ボタン表示制御部３０５、などの各種のソフトウェア・モジュールを備える。
なお、各ソフトウエアを実現するプログラムは、情報記憶部２０２に記憶される。
【００１９】
制御部３０１は、各種のプログラムを制御し、各モジュールに対する指示や管理を行う。
ワークフロー実行ボタン表示部３０２は、ユーザが各種のワークフローの実行を指示するためボタンアイコンを表示するＵＩ画面を表示部２０４に提供する。
ワークフロー実行ボタン生成部３０３は、ネットワーク１０４を介して受信した新規のワークフローについて、ワークフロー実行ボタンを生成する。
【００２０】
ここで、ワークフローとは、１又は２以上のタスクの連なりから構成されるものをいう。例えば、「原稿読込→転送→印刷」という、画像形成装置１０１において実行される一連の業務を例にして説明する。この場合、「原稿読込」、「転送」、「印刷」などの、画像形成装置１０１において実行される各ジョブの単位をタスクという。そして、「原稿読込→転送→印刷」という一連のタスクの連なりをワークフローという。
また、本発明においては、ワークフローの実行を指示するために生成するアイコンを「ワークフロー実行ボタン」という。また、ワークフロー実行ボタンをＵＩ画面上で表示させた場合、特に、これを「ボタンアイコン」ということもある。
【００２１】
ワークフロー実行ボタン管理部３０４は、ワーククロー実行ボタン生成部３０３によって生成されたワークフロー実行ボタンの利用情報を解析して管理する。また、ワークフロー実行ボタン管理部３０４は、ワークフロー実行ボタンの利用情報を管理サーバ１０３に送信する。
【００２２】
ワークフロー実行ボタン表示制御部３０５は、ワークフロー実行ボタン管理部３０４によって解析されたワークフロー実行ボタンの利用情報に基づいて、ＵＩ画面上におけるワークフロー実行ボタンの表示の切り替えを判断する。この判断結果に基づいて、表示部３０２はワークフロー実行ボタンをボタンアイコンとして表示する。
【００２３】
なお、ワークフロー実行ボタン表示制御部３０５は、ワークフロー実行ボタンをボタンアイコンとしてＵＩ画面上に表示するか、非表示とするかを切り替えることができる。また、ボタンアイコンとしてＵＩ画面上に表示する場合、これを活性化するか、非活性化するかを切り替えることができる。
表示させたボタンアイコンを活性化させた場合、ユーザはこれを操作してワークフローを実行することができるが、非活性化させた場合、ユーザはこれを操作することはできない。
【００２４】
したがって、ボタンアイコンの操作によるワークフローの実行を有効とする場合、ワークフロー実行ボタン表示制御部３０５は、ボタンアイコンの表示を活性化させる（活性化表示）。一方、ボタンアイコンの操作によるワークフローの実行を無効とする場合、ワークフロー実行ボタン表示制御部３０５は、ボタンアイコンを非表示とするか、表示を非活性化させる（非活性化表示）。
なお、ワークフロー実行ボタン表示制御３０５におけるボタンアイコンの切り替えの判断処理の詳細については図７で説明する。
【００２５】
［全体処理フロー］
図４は、第１の実施形態における、ワークフロー実行装置３００がワークフロー実行ボタン（ボタンアイコン）の活性化／不活性化を切り替える処理を示すフローチャートである。なお、本フローチャートは、ユーザが新規のワークフローを登録しようする際などに開始する。
【００２６】
まず、ステップＳ４０１において、ワークフロー実行ボタン生成部３０３は、ワークフロー実行ボタンの生成処理として、ワークフローの実行を指示するためのボタンをＵＩ化したボタンアイコンを生成する。
なお、ワークフロー実行ボタンの生成処理の詳細については、図５で説明する。
【００２７】
次に、ステップＳ４０２において、ワークフロー実行ボタン管理部３０４は、ワークフロー実行ボタン生成部３０３で生成されたワークフロー実行ボタンに対応するワークフローの利用情報を取得する。ワークフローの利用情報とは、ワークフローの実行に関連付けられた情報である。ワークフローの利用情報としては、例えば、ワークフロー実行ボタンが押下された時刻や、押下したユーザなどのワークフローの利用状況に関する情報がある。また、ワークフローの実行を指示するためにワークフロー実行支援装置２００が受信したメールから抽出されたワークフローに関連するキーワードに関する情報などの、ワークフローの実行を指示する情報などがある。
【００２８】
次に、ステップＳ４０３において、ワークフロー実行ボタン管理部３０４は、実行ボタンの利用情報を解析し、ワークフロー実行ボタンの活性化条件を設定する。
なお、ワークフロー実行ボタンの活性化条件の設定処理の詳細については、図７で説明する。
【００２９】
次に、ステップＳ４０４において、ワークフロー実行ボタン表示制御部３０５は、ワークフロー実行ボタンの活性化／非活性化の制御処理として、ワークフロー実行ボタンの活性化／非活性化の切り替えの要否を判断する。活性化／非活性化の切り替えの要否は、ワークフロー実行ボタン管理部３０４で設定した実行ボタンの活性化条件と、活性化条件の設定後に常に更新している実行ボタンの利用情報に基づいて行われる。
なお、ワークフロー実行ボタンの活性化／非活性化の制御処理の詳細については、図８で説明する。
【００３０】
最後に、ステップＳ４０５において、表示部３０２は、ワークフロー実行ボタン表示制御部３０５で判断した結果に基づいて、ＵＩ画面上にワークフロー実行ボタンをアイコンボタンとして表示する。
【００３１】
［ワークフロー実行ボタン生成処理］
図５は、図４のフローチャートのＳ４０１において実行される、ワークフロー実行装置３００がワークフロー実行ボタンを生成する処理の詳細を示すフローチャートである。
まず、ステップＳ５０１において、制御部３０１は、ワークフロー実行支援装置２００が受け付けた新規のワークフローについて、ワークフロー実行ボタンの生成をワークフロー実行ボタン生成部３０３へ依頼する。
【００３２】
次に、ステップＳ５０２において、ワークフロー実行ボタン管理部３０４は、管理サーバ１０３を介して、登録されている既存のワークフローに関する情報を取得する。
【００３３】
ステップＳ５０３において、ワークフロー実行ボタン生成部３０４は、受け付けた新規のワークフローのタスク構成と、タスク構成がすべて一致する既存のワークフローを検索する。
例えば、新規のワークフローのタスク構成が「原稿読込→ＱＲ解析→ＳＭＢ送信」である場合、タスク構成がすべて一致する「原稿読込→ＱＲ解析→ＳＭＢ送信」である登録済みのワークフローを検索する。なお、タスク構成がすべて一致するワークフローの検索する際の手法としては、特に限定されるものではない。
【００３４】
ステップＳ５０４において、ワークフロー実行ボタン生成部３０４は、受け付けた新規のワークフローとタスク構成がすべて一致する既存のワークフローが存在するか否かを判定する。
存在しないと判定した場合、ステップＳ５０５において、ワークフロー実行ボタン生成部３０４は、新規のワークフローについてワークフロー実行ボタンを生成する。存在すると判定した場合は、新たにワークフロー実行ボタンを生成することなく、ワークフロー実行ボタン生成処理を終了する。
【００３５】
図６は、新規のワークフローについてワークフロー実行ボタン（ボタンアイコン）を表示するワークフロー実行支援装置２００のＵＩ画面の一例である。
図６（ａ）は、ワークフロー実行支援装置２００の表示部２０４に表示されるホーム画面６００の一例を示すものである。ここでは、ワークフロー実行支援装置２００にログインしたユーザについて登録されているワークフローに対応するボタンアイコンが表示されている。
【００３６】
図６（ａ）の例では、ホーム画面６００には、登録されているワークフロー「注文書原稿読込→フォルダ保存」のボタンアイコン６０１（注文書保存）と、「決裁書原稿読込→フォルダ保存」のボタンアイコン６０２（決裁書保存）が表示されている。また、「注文書原稿読込→振り分け→Ｂｏｘ保存」のボタンアイコン６０３（注文書振り分け）と、「決裁書原稿読込→振り分け→Ｂｏｘ保存」のボタンアイコン６０４（決裁書振り分け）が表示されている。さらに、「注文書原稿読込→送信」のボタンアイコン６０５（注文書送信）と、「決裁書原稿読込→送信」のボタンアイコン６０６（決裁書送信）が表示されている。
【００３７】
図６（ｂ）は、図６（ａ）の状態から、図５に示したワークフロー実行ボタン生成処理において新規のワークフロー実行ボタンが生成された後におけるホーム画面６００の一例を示すものである。
図６（ｂ）の例では、ワークフロー実行支援装置２００が、新規のワークフローとして「注文書原稿読込→印刷」を受け付けたものとする。これにより、図６（ｂ）のホーム画面６００には、図６（ａ）に示されるボタンアイコンに加えて、「注文書原稿読込→印刷」のワークフローを示すボタンアイコン６０７（注文書印刷）が表示されている。
【００３８】
なお、図６の例においては、ボタンアイコンが生成順に配置されるように、新規のボタンアイコンを最後尾に表示した。しかし、ボタンアイコンをＵＩ画面上に表示する方法はこれに限られるものではない。
また、表示するボタンアイコンの画像ファイルの生成方法についても、図６の例に限られるものではない。例えば、タスクを示す画像ファイルを複数組み合わせて、１つのボタンアイコンの画像ファイルを生成してもよい。また、複数のボタンアイコンの画像ファイルを組み合わせて、１つのボタンアイコンの画像ファイルを生成してもよい。
【００３９】
［ワークフロー実行ボタン活性化条件設定処理］
図７は、図４のフローチャートのＳ４０３において実行される、ワークフロー実行装置３００がワークフロー実行ボタンの活性化条件を設定する処理の詳細を示すフローチャートである。
まず、ステップＳ７０１において、ワークフロー実行ボタン管理部３０４は、取得した実行ボタンの利用情報についての統計を算出する。統計を算出する方法としては、例えば、実行ボタン毎に日単位での利用回数を加算する方法などが挙げられる。
【００４０】
次に、ステップＳ７０２において、ワークフロー実行ボタン管理部３０４は、Ｓ７０１で算出したワークフロー実行ボタン毎の利用情報についての統計に基づいて、ワークフロー実行ボタン毎に活性化期間を特定する。活性化期間としては、例えば、日単位での連続する期間などが挙げられる。
【００４１】
活性化期間を特定する具体的な方法としては、例えば、以下のような例が考えられる。
例えば、あるワークフロー実行ボタンに関して、２０１８年においては、１２月（１日〜３１日）に利用頻度が高かったとする。この場合、２０１９年においても、１２月（１日〜３１日）には利用頻度が高くなると考えられる。そこで、このワークフロー実行ボタンについて、２０１９年１２月１日〜３１日を活性化期間と特定する。
最後に、ステップＳ７０３において、ワークフロー実行ボタン管理部３０４は、ワークフロー実行ボタン毎に、Ｓ７０２で特定した活性化期間を活性化条件として設定する。
【００４２】
なお、図７の例では、ワークフロー実行ボタン毎に、日単位で連続する活性化期間を活性化条件として設定する方法を説明した。しかし、活性化条件の設定方法としてはこれに限られるものではない。例えば、日単位で連続するものではないが、ある期間内で一定の日数を活性化期間とし、活性化条件として設定してもよい。また、その他の条件を活性化条件として設定してもよい。
【００４３】
［ワークフロー実行ボタン活性化／非活性化制御処理］
図８は、図４のフローチャートのＳ４０４において実行される、ワークフロー実行装置３００がワークフロー実行ボタンの活性化／非活性化を制御する処理の詳細を示すフローチャートである。
【００４４】
まず、ステップＳ８０１において、ワークフロー実行ボタン管理部３０４は、ワークフロー実行ボタン生成処理（図５）で取得したワークフロー実行ボタンのステータス情報（活性化／非活性化）を取得する。
【００４５】
そして、ステップＳ８０２において、ワークフロー実行ボタン管理部３０４は、Ｓ８０２で取得したステータス情報に基づいて、ワークフロー実行ボタンが活性化されているか否かを判断する。
ワークフロー実行ボタンが活性化されている場合（Ｓ８０２でＹ）、ステップＳ８０３において、ワークフロー実行ボタン表示制御部３０５は、活性化条件を満たしているか否かを判断する。すなわち、ワークフロー実行ボタンが、まだ図７のワークフロー実行ボタン活性化条件設定処理において設定された活性化期間にあるか否かを判断する。
【００４６】
活性化期間にあると判断すれば（Ｓ８０３でＹ）、そのまま図８のワークフロー実行ボタン活性化／非活性化制御処理を終了する。
一方、活性化期間外になったと判断すれば（Ｓ８０３でＮ）、ステップＳ８０４において、ワークフロー実行ボタン表示制御部３０５は、ワークフロー実行ボタンのステータスを非活性化に変更すると判断する。
【００４７】
ステップＳ８０２において、ワークフロー実行ボタンが活性化されていない場合（Ｓ８０２でＮ）、ステップＳ８０５において、ワークフロー実行ボタン表示制御部３０５は、ワークフロー実行ボタンが設定された活性化期間に入ったか否かを判断する。
活性化期間に入ったと判断すれば（Ｓ８０５でＹ）、ステップＳ８０６において、ワークフロー実行ボタン表示制御部３０５は、ワークフロー実行ボタンのステータスを活性化に変更すると判断する。
一方、活性化期間に入っていないと判断すれば（Ｓ８０５でＮ）、そのまま図８のワークフロー実行ボタン活性化／非活性化制御処理を終了する。
【００４８】
図９は、ワークフロー実行ボタン活性化／非活性化制御処理の実行後におけるワークフロー実行ボタン（アイコンボタン）を表示するワークフロー実行支援装置２００のＵＩ画面の一例である。
図９（ａ）は、ワークフロー実行支援装置２００の表示部２０４に表示されるホーム画面９００の一例を示すものである。ここでは、ワークフロー実行支援装置２００にログインしたユーザについて登録されているワークフローに対応するボタンアイコンが表示されている。
図９（ａ）の例では、ホーム画面９００には、ワークフロー実行ボタン生成処理後におけるボタンアイコン９０１〜９０７が表示されている（図６（ｂ）のホーム画面６００と同様である）。
【００４９】
図９（ｂ）は、図９（ａ）の状態から、ワークフロー実行ボタンの活性化／非活性化制御処理後におけるホーム画面９００の一例を示すものである。
図９（ｂ）の例では、図９（ａ）のホーム画面９００ａで表示されていたボタンアイコン９０１〜９０７のうち、ボタンアイコン９０１，９０３，９０５，９０７は活性化期間外と判断されたため、非活性化表示に切り替えられている。
【００５０】
以上のように、第１の実施形態によれば、ワークフロー実行ボタンの利用情報に基づいて活性化条件を設定し、ボタンアイコンの活性化／非活性化の表示を切り替える。具体的には、ワークフロー実行ボタンの利用情報に基づいて、利用頻度の高い活性化期間を特定し、活性化期間においてはボタンアイコンを活性化表示するとともに、活性化期間外においては非活性化表示に切り替えて表示する。
【００５１】
これにより、利用頻度の高いボタンアイコンのみを活性化させることができ、ボタンアイコンを選択して押下する際に操作ミスが生じる可能性を低減させることができる。
また、利用頻度の高い活性化期間にあるか否かにより、ボタンアイコンを活性化／非活性化の表示を自動的に切り替えることにより、ユーザの手動による表示切り替えの操作の手間を省くことができる。
【００５２】
＜第２の実施形態＞
次に、本発明の第２の実施形態について説明する。
第２の実施形態については、主として第１の実施形態からの差分についてのみ説明する。特に明示しない部分については、第１の実施形態と同じ構成／手順である。
【００５３】
第１の実施形態では、利用情報として、ワークフロー実行ボタンに関するユーザ自身の利用状況に基づいて、ボタンアイコンの活性化／非活性化の表示を制御した。これに対して、第２の実施形態では、同一のワークフロー実行ボタンを共有するすべてユーザの利用状況に基づいて、ボタンアイコンの活性化／非活性化表示を制御する。
【００５４】
［ワークフロー実行ボタン活性化／非活性化制御処理］
図１０は、第２の実施形態における、ワークフロー実行装置３００がワークフロー実行ボタン活性化／非活性化制御処理の詳細を示すフローチャートである。図１０のフローチャートは、第１の実施形態における図８のフローチャート（図４のステップＳ４０４）に置き換えられるものである。
【００５５】
まず、ステップＳ１００１において、ワークフロー実行ボタン管理部３０４は、ワーククロー実行ボタン生成部３０３によって作成されたすべてのユーザについてのワークフロー実行ボタンの利用情報を取得し、ワークフロー実行ボタンの利用情報を解析する。そして、ワークフロー実行ボタンの利用情報を管理サーバ１０３に送信する。
【００５６】
次に、ステップＳ１００２において、ワークフロー実行ボタン管理部３０４は、ワークフロー実行ボタンを共有する複数のユーザのいずれかが、ワークフロー実行ボタンのステータス情報を変更する手動操作を行ったか否かを判断する。すなわち、いずれかのユーザが、活性化表示だったボタンアイコンを非活性化する操作、あるいは、非活性化表示だったボタンアイコンを活性化する操作を行ったか否かを判断する。
【００５７】
いずれかのユーザの操作により、ワークフロー実行ボタンについて、ステータス情報の変更が生じると判断される場合（Ｓ１００２でＹ）、ステップＳ１００３に遷移する。そして、ワークフロー実行ボタン活性化／非活性化表示制御部３０５は、ステータス情報の変更が生じたワークフロー実行ボタンを共有する他のすべてのユーザについて、ワークフロー実行ボタンのステータス（活性化／非活性化）を切り替える。
【００５８】
図１１は、第２の実施形態において、ワークフロー実行ボタン活性化／非活性化制御処理の実行後におけるワークフロー実行ボタン（ボタンアイコン）を表示するワークフロー実行支援装置２００のＵＩ画面の一例である。
図１１（ａ１）は、ユーザＡがログインしたワークフロー実行支援装置２００の表示部２０４に表示されるホーム画面１１００Ａである。ホーム画面１１００Ａには、ユーザＡについて登録されているワークフローに対応するボタンアイコンであり、ワークフロー実行ボタンの活性化／非活性化制御処理が実行される前のボタンアイコンが示されている。図１１（ａ１）の例では、ユーザＡについて登録されたボタンアイコンＡ：１１０１〜１１０４が表示されている。
【００５９】
図１１（ｂ１）は、ユーザＢがログインしたワークフロー実行支援装置２００の表示部２０４に表示されるホーム画面１１００Ｂである。ホーム画面１１００Ｂには、ユーザＢについて登録されているワークフローに対応するボタンアイコンであり、ワークフロー実行ボタンの活性化／非活性化制御処理が実行される前のボタンアイコンが示されている。図１１（ｂ２）の例では、ユーザＢについて登録されたボタンアイコンＢ：１１０１〜１１０２が表示されている。
なお、図１１の例では、ボタンアイコン１１０１（注文書保存）とボタンアイコン１１０２（注文書振り分け）は、ユーザＡとユーザＢにより共有されている。
【００６０】
また、図１１（ｂ１）は、ワークフロー実行ボタンの活性化／非活性化制御処理が実行された後のユーザＢのホーム画面１１００Ｂである。図１１（ａ２）は、ワークフロー実行ボタンの活性化／非活性化制御処理が実行された後のユーザＡのホーム画面１１００Ａである。
【００６１】
図１１の例では、ユーザＢがあるタイミングで、活性化表示されているボタンアイコンＢ：１１０１（注文書保存）を非活性化表示に手動で変更する操作をしたとする。
そうすると、図１１（ｂ２）に示されるように、ユーザＢのホーム画面１１００Ｂでは、活性化表示されていたＢ：１１０１（注文書保存）が非活性化表示に変更される。
これを受けて、図１１（ａ２）に示されるように、ユーザＡのホーム画面１１００Ａでも、活性化表示されていたＢ：１１０１（注文書保存）が自動的に非活性化表示に変更される。
【００６２】
なお、上述の例では、同一のワークフロー実行ボタンを共有するいずれかのユーザの操作により、ワークフロー実行ボタンのステータス情報が変更された場合、他のすべてのユーザにおける同一ボタンアイコンについても同時に表示を切り替えるようにした。ただし、同一のボタンアイコンを共有する他のユーザについて表示を切り替える方法は、これに限られるものではない。
【００６３】
例えば、他のユーザによるワークフロー実行アイコンの利用情報を解析し、ユーザ毎にワークフロー実行ボタンの活性化／非活性化を切り替えるタイミングを設定してもよい。
また、いずれかのユーザの操作によりワークフロー実行ボタンのステータス情報が変更された場合、他のすべてのユーザにおける同一のボタンアイコンについての表示を直ちに切り替えるようにすることには限られない。例えば、信頼度という指標を利用し、一定以上の信頼度に到達してから活性化／非活性化の表示を切り替えるようにしてもよい。
【００６４】
以上のように、第２の実施形態によれば、同一のワークフロー実行ボタンを共有するユーザの操作に基づいて、他のユーザについてのワークフロー実行ボタンの活性化／非活性化を制御する。
これにより、ユーザ毎の利用情報のみではなく、同一のワークフロー実行ボタンを共有する複数ユーザの利用情報に基づいて、ボタンアイコンの活性化／非活性化の表示を切り替えることができる。
【００６５】
＜第３の実施形態＞
最後に、本発明の第３の実施形態について説明する。
第３の実施形態についても、主として第１の実施形態からの差分についてのみ説明する。特に明示しない部分については、第１の実施形態と同じ構成／手順である。
【００６６】
第１や第２の実施形態では、利用情報として、ユーザによるワークフロー実行ボタンの利用状況に基づいて設定した活性化条件にしたがい、ボタンアイコンの活性化／非活性化の表示を制御した。これに対して、第３の実施形態では、受信したメールから抽出されるワークフローに関連するテキストの出現頻度という指示情報に基づいて、ワークフロー実行ボタンの活性化／非活性化の表示を制御する。
【００６７】
［ワークフロー実行ボタン活性化／非活性化制御処理］
図１２は、第２の実施形態における、ワークフロー実行装置３００がワークフロー実行ボタン活性化／非活性化制御処理の詳細を示すフローチャートである。図１０のフローチャートは、第２の実施形態における図１０のフローチャートに置き換えられるものである。
【００６８】
まず、ステップＳ１２０１において、ワークフロー実行ボタン管理部３０４は、管理サーバ１０３を介して、受信したメールから、ワークフロー（タスク）に関連するキーワードを抽出した結果を取得する。ここで、ワークフローに関連するキーワードとは、業務を表すテキスト（例えば、「注文書」、「保存」など）である。
クライアントＰＣ１０２や画像形成装置１０１には、業務の遂行に必要なアプリケーションがインストールされている。そのため、キーワードの抽出は、クライアントＰＣ１０２、あるいは、画像形成装置１０１で行うことができる。
【００６９】
ステップＳ１２０２において、ワークフロー実行ボタン管理部３０４は、予め設定しておいた一定期間中に抽出されたキーワード毎の数を集計する。そして、一定期間中に抽出されたキーワードが一定の数以上に到達したかにより、キーワードの出現頻度が一定以上であるかを判断する。
抽出したされたキーワードの出現頻度が一定以上と判断された場合（Ｓ１２０２でＹ）、ステップＳ１２０３に遷移する。そして、ワークフロー実行ボタン管理部３０４は、抽出されたキーワードに関連する、登録されているワークフローを検索する。
【００７０】
そして、ステップＳ１２０４において、ワークフロー実行ボタン管理部３０４は、抽出されたキーワードに関連する登録済みのワークフローがあったか否かを判断する。
関連する登録済みのワークフローがあると判断した場合（Ｓ１２０４でＹ）、ステップＳ１２０５において、ワークフロー実行ボタン管理部３０４は、そのワークフローについての実行ボタンが活性化されているか否かを判断する。
【００７１】
ワークフロー実行ボタンが非活性化されていると判断された場合（Ｓ１２０５でＮ）、ステップＳ１２０５において、ワークフロー実行ボタン表示制御部３０５は、そのワークフロー実行ボタンを活性化するように制御する。
【００７２】
図１３は、生成されたワークフロー実行ボタンについて、受信したメール情報の解析に基づいてボタンアイコンの表示を切り替える画像形成装置１２０のＵＩ画面の例である。
図１３（ａ）は、ホーム画面１３００を示している。ホーム画面１３００には、登録済みのワークフローについてのボタンアイコン１３０１〜１３０４が表示されている。このうち、ボタンアイコン１３０３〜１３０４は非活性化表示されている。
【００７３】
図１３（ｂ）は、ホーム画面１３００に表示された各ボタンアイコンに関連するワークフローに関連付けられるキーワードが、ワークフロー実行ボタンの登録時にワークフローの関連情報として記録されていることを示している。
【００７４】
図１３（ｃ）は、受信したメールから抽出されたキーワードの例を示している。この例では、メールから「決裁書」というキーワードが抽出される。ここで、抽出されたキーワード（「決裁書」）は、図１３（ａ）に示したボタンアイコン１３０３〜１３０４に関連するものである。
【００７５】
図１３（ｄ）は、図１２で示したワークフロー実行ボタンの活性化／非活性化制御処理を実行した後のホーム画面１３００を示している。
この例では、受信したメールから抽出されたキーワード（「決裁書」）が一定頻度以上で出現していると判断されたとする。そして、図１３（ａ）のホーム画面１３００に表示されていたボタンアイコン１３０１〜１３０４のうち、ボタンアイコン１３０３〜１３０４の表示が非活性化から活性化に切り替えられている。
なお、一定期間中に受信したメールから抽出されたキーワードの出現頻度が低く、利用頻度が低いと判断されたワークフローに対応するボタンアイコンについては、非活性化表示に切り替えるようにする。
【００７６】
以上のように、第３の実施形態によれば、受信したメールからワークフローに関連するキーワードを解析することにより、ワークフロー実行ボタンの活性化／非活性化を切り替える。これにより、実際の業務を遂行する状況により近い条件で、ボタンアイコンの活性化／非活性化の表示を切り替えることができる。
【００７７】
第１から第３の実施形態では、ワークフロー実行ボタンの活性化／非活性化を切り替える際に、ＵＩ画面上においてボタンアイコンの配置される場所はそのままにした。しかし、活性化されているボタンアイコンと非活性化されているボタンアイコンとは、分けて配置してもよい。
【００７８】
また、第１から第３の実施形態では、ボタンアイコンの表示の切り替えは、活性化するか否かによってのみ行っているが、ワークフロー実行ボタンの利用頻度に応じてボタンアイコンを濃淡で表してもよい。すなわち、ボタンアイコンを活性化表示する際に、利用頻度が高いワークフロー実行ボタンに対応するボタンアイコンについては、濃度を濃く表示する。そして、利用頻度が低いワークフロー実行ボタンに対応するボタンアイコンについては、濃度を薄く表示する。さらに、利用頻度に応じて濃度に階調をつけて表示するようにしてもよい。
【００７９】
＜その他の実施形態＞
本発明は、上述の実施形態の１以上の機能を実現するプログラムを、ネットワーク又は記憶媒体を介してシステム又は装置に供給し、そのシステム又は装置のコンピュータにおける１つ以上のプロセッサがプログラムを読出し実行する処理でも実現可能である。また、１以上の機能を実現する回路（例えば、ＡＳＩＣ）によっても実現可能である。
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。
本発明は上述の実施形態に限定されるものではなく、本発明の趣旨に基づき種々の変形が可能であり、それらを本発明の範囲から除外するものではない。すなわち、上述した各実施形態及びその変形例を組み合わせた構成もすべて本発明に含まれるものである。
【符号の説明】
【００８０】
２００                    ワークフロー実行支援装置
６００，９００            ホーム画面
１１００Ａ，１１００Ｂ    ホーム画面
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
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【図１３】
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