(57)【要約】【課題】利用頻度が低い機能の利用を必ず促す場合と比較して、ユーザが望む業務改善を達成できる情報処理装置及び情報処理プログラムを提供する。【解決手段】情報処理装置２０は、機器が実行可能な複数の機能の各々の利用状況に関する利用状況情報を取得する取得部２０１と、複数の機能のうち、利用状況情報に基づく利用頻度が閾値以下である所定の機能について、当該所定の機能の特性が業務改善に貢献する場合には、当該所定の機能の利用を促す通知を行い、当該所定の機能の特性が業務改善に貢献しない場合には、当該所定の機能の利用を促す通知を行わない通知部２０２と、を有する。【選択図】図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
機器が実行可能な複数の機能の各々の利用状況に関する利用状況情報を取得する取得部と、
前記複数の機能のうち、前記利用状況情報に基づく利用頻度が閾値以下である所定の機能について、当該所定の機能の特性が業務改善に貢献する場合には、当該所定の機能の利用を促す通知を行い、当該所定の機能の特性が業務改善に貢献しない場合には、当該所定の機能の利用を促す通知を行わない通知部と、
を有する情報処理装置。
【請求項２】
前記業務改善は、用紙を使用しないことであり、
前記通知部は、前記所定の機能が用紙に対する画像形成を伴わない機能である場合に、前記通知を行い、用紙に対する画像形成を伴う機能である場合に、前記通知を行わない請求項１記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記用紙に対する画像形成を伴う機能は、複写機能又は印刷機能である請求項２記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記通知部は、複数の機能の各々に、業務改善への貢献の有無の少なくとも一方を対応付けたテーブルに基づいて、通知を行う請求項１〜３の何れか一項に記載の情報処理装置。
【請求項５】
前記通知部は、前記所定の機能を、前記テーブルに照会し、業務改善への貢献が有る機能であれば、通知し、業務改善への貢献が無い機能であれば、通知しない請求項４記載の情報処理装置。
【請求項６】
機器が実行可能な複数の機能の各々の利用状況に関する利用状況情報を取得する取得ステップと、
前記複数の機能のうち、前記利用状況情報に基づく利用頻度が閾値以下である所定の機能について、当該所定の機能の特性が業務改善に貢献する場合には、当該所定の機能の利用を促す通知を行い、当該所定の機能の特性が業務改善に貢献しない場合には、当該所定の機能の利用を促す通知を行わない通知ステップと、
をコンピュータに実行させる情報処理プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明の技術は、情報処理装置及び情報処理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
特許文献１には、少なくとも２種類の画像形成動作の動作モードを備えた画像形成装置において、前記動作モードのそれぞれの画像形成の回数の計数を行う画像形成計数手段と、前記計数した結果の保存を行う保存手段と、前記画像形成したそれぞれの動作モード別の回数の表示を行う回数表示手段とを備えたことを特徴とする画像形成装置が開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開平１０−２２２０２０号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
複合機の機能が多様化した結果、多様化された機能の中で使われず埋もれてしまう機能がある。このような状況に対応して、利用頻度が低い機能を特定し、当該機能の利用を促す通知を行う情報処理装置が知られている（例えば、特許文献１参照）。
【０００５】
しかしながら、特許文献１記載の情報処理装置においては、機能の利用頻度が低いか否かの基準だけに基づき、利用頻度が低ければ、必ず当該機能の利用を促してしまう。利用頻度が低い機能の利用頻度を上げることは、必ずしも、ユーザが望む業務改善にはつながらない。
【０００６】
本発明は、利用頻度が低い機能の利用を必ず促す場合と比較して、ユーザが望む業務改善を達成できる情報処理装置及び情報処理プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本開示の第一態様は、情報処理装置であって、機器が実行可能な複数の機能の各々の利用状況に関する利用状況情報を取得する取得部と、前記複数の機能のうち、前記利用状況情報に基づく利用頻度が閾値以下である所定の機能について、当該所定の機能の特性が業務改善に貢献する場合には、当該所定の機能の利用を促す通知を行い、当該所定の機能の特性が業務改善に貢献しない場合には、当該所定の機能の利用を促す通知を行わない通知部と、を有する。
【０００８】
第一態様において、前記業務改善は、用紙を使用しないことであり、前記通知部は、前記所定の機能が用紙に対する画像形成を伴わない機能である場合に、前記通知を行い、用紙に対する画像形成を伴う機能である場合に、前記通知を行わない。
【０００９】
第一態様において、前記用紙に対する画像形成を伴う機能は、複写機能又は印刷機能である。
【００１０】
第一態様において、前記通知部は、複数の機能の各々に、業務改善への貢献の有無の少なくとも一方を対応付けたテーブルに基づいて、通知を行う。
【００１１】
第一態様において、前記通知部は、前記所定の機能を、前記テーブルに照会し、業務改善への貢献が有る機能であれば、通知し、業務改善への貢献が無い機能であれば、通知しない。
【００１２】
本開示の第二態様は、情報処理プログラムであって、機器が実行可能な複数の機能の各々の利用状況に関する利用状況情報を取得する取得ステップと、前記複数の機能のうち、前記利用状況情報に基づく利用頻度が閾値以下である所定の機能について、当該所定の機能の特性が業務改善に貢献する場合には、当該所定の機能の利用を促す通知を行い、当該所定の機能の特性が業務改善に貢献しない場合には、当該所定の機能の利用を促す通知を行わない通知ステップと、をコンピュータに実行させる。
【発明の効果】
【００１３】
請求項１記載の発明によれば、利用頻度が低い機能の利用を必ず促す場合と比較して、ユーザが望む業務改善を達成できる。
【００１４】
請求項２記載の発明によれば、用紙を使用しないという業務改善を達成するために必要な通知が行える。
【００１５】
請求項３記載の発明によれば、複写機能又は印刷機能については、利用頻度が閾値以下でも通知を行わないことにより、業務改善を達成できる。
【００１６】
請求項４記載の発明によれば、事前に準備したテーブルにより確実に機能と業務改善への貢献の有無とを対応付けられる。
【００１７】
請求項５記載の発明によれば、テーブルを照会して通知を行える。
【００１８】
請求項６記載の発明によれば、利用頻度が低い機能の利用を必ず促す場合と比較して、ユーザが望む業務改善を達成できる。
【図面の簡単な説明】
【００１９】
【図１】本発明の技術の実施形態に係る機器の利用状況確認システムの概略構成を示す図である。
【図２】情報処理装置のハードウェア構成を示すブロック図である。
【図３】情報処理装置の機能構成の例を示すブロック図である。
【図４】各機能と、業務改善への貢献の有無とを対応付けるテーブルの一例を示す図である。
【図５】情報処理装置による情報処理の流れを示すフローチャートである。
【図６】スキャン機能の利用頻度を可視化した例を示す図である。
【図７】各機能と、業務改善への貢献の有無とを対応付けるテーブルの一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００２０】
以下、本発明の技術の実施形態の一例を、図面を参照しつつ説明する。なお、各図面において同一又は等価な構成要素及び部分には同一の参照符号を付与している。また、図面の寸法比率は、説明の都合上誇張されており、実際の比率とは異なる場合がある。
【００２１】
図１は、本発明の技術の実施形態に係る機器の利用状況確認システムの概略構成を示す図である。
【００２２】
利用状況確認システムは、複数の機器１０から、各の機器１０が有する複数の機能の各々の利用状況に関する情報を収集し、機能の各々の利用状況を確認するためのシステムである。
【００２３】
利用状況確認システムは、複数の機器１０及び情報処理装置２０を有する。複数の機器１０及び情報処理装置２０は、インターネット又はイントラネット等のネットワーク３０を介して相互に通信可能に接続されている。
【００２４】
機器１０は、複数の機能を有する機器であればいかなる機器であっても良い。本実施形態においては、機器１０は、プリント（印刷）、コピー（複写）、スキャン及びファクシミリ等の機能を備えた複合機である場合について説明する。以下では、機器１０のことを、複合機１０と呼ぶ。
【００２５】
各複合機１０は、ユーザにより各機能が利用される。ユーザは、ユーザ端末４０を利用し、複合機１０に、プリント等の各種機能の利用を指示可能である。或いは、ユーザは、複合機１０に備えられたハードキー及びタッチディスプレイに表示されるソフトウェアキーにより、各種機能の利用を指示可能である。ユーザが複合機１０を利用する際には、例えば、図示しないＩＤカードにより本人認証が行われる。これにより、複合機１０により機能を利用したユーザが特定される。ユーザＩＤは、各人が使用するユーザ端末４０に関連付けられており、機能の利用に伴う通知、例えば、プリントの完了又はプリントの失敗等の通知が、必要に応じてユーザ端末４０に送信される。これらの通知は、複合機１０のタッチディスプレイ（表示部）に表示されても良い。なお、ユーザがタブレット等のユーザ端末４０を使用する場合、ルータ５０を介して、ユーザ端末４０及び複合機１０間、並びにユーザ端末４０及びネットワーク３０間の通信が行われる。
【００２６】
情報処理装置２０は、複数の複合機１０から、機能の各々の利用状況に関する利用状況情報を取得する。情報処理装置２０は、取得した利用状況情報から、複合機１０毎に、機能毎の利用頻度を抽出し、利用頻度及び機能の特性に応じて、機能の利用を促す通知を行う。詳細については、後述する。
【００２７】
次に、情報処理装置２０のハードウェア構成について説明する。
【００２８】
図２は、情報処理装置２０のハードウェア構成を示すブロック図である。
【００２９】
図２に示すように、情報処理装置２０は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）２１、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）２２、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）２３、ストレージ２４、入力部２５、表示部２６及び通信インタフェース２７の各構成を有する。各構成は、バス２９を介して相互に通信可能に接続されている。
【００３０】
ＣＰＵ２１は、中央演算処理ユニットであり、各種プログラムを実行したり、各部を制御したりする。すなわち、ＣＰＵ２１は、ＲＯＭ２２又はストレージ２４からプログラムを読み出し、ＲＡＭ２３を作業領域としてプログラムを実行する。ＣＰＵ２１は、ＲＯＭ２２又はストレージ２４に記録されているプログラムに従って、上記各構成の制御及び各種の演算処理を行う。本実施形態では、ＲＯＭ２２又はストレージ２４には、必要に応じて機能の利用を促す通知を行う情報処理プログラムが格納されている。
【００３１】
ＲＯＭ２２は、各種プログラム及び各種データを格納する。ＲＡＭ２３は、作業領域として一時的にプログラム又はデータを記憶する。ストレージ２４は、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ  Ｄｉｓｋ  Ｄｒｉｖｅ）又はＳＳＤ（Ｓｏｌｉｄ  Ｓｔａｔｅ  Ｄｒｉｖｅ）により構成され、オペレーティングシステムを含む各種プログラム、及び各種データを格納する。
【００３２】
入力部２５は、マウス等のポインティングデバイス、及びキーボードを含み、各種の入力を行うために使用される。
【００３３】
表示部２６は、たとえば、液晶ディスプレイであり、各種の情報を表示する。表示部２６は、タッチパネル方式を採用して、入力部２５として機能しても良い。
【００３４】
通信インタフェース２７は、複合機１０及びユーザ端末４０等の他の機器と通信するためのインタフェースであり、たとえば、イーサネット（登録商標）、ＦＤＤＩ、Ｗｉ−Ｆｉ（登録商標）等の規格が用いられる。
【００３５】
なお、複合機１０も、上記の情報処理装置２０と同様のハードウェア構成を含む。複合機１０は、更に、各機能を実現するために、画像形成部及びスキャナ等の構成を含む。
【００３６】
次に、情報処理装置２０の機能構成について説明する。
【００３７】
図３は、情報処理装置２０の機能構成の例を示すブロック図である。図４は、各機能と、業務改善への貢献の有無とを対応付けるテーブルの一例を示す図である。
【００３８】
図３に示すように、情報処理装置２０は、機能構成として、取得部２０１及び通知部２０２を有する。各機能構成は、ＣＰＵ２１がＲＯＭ２２又はストレージ２４に記憶された情報処理プログラムを読み出して、ＲＡＭ２３に展開して実行することにより実現される。
【００３９】
取得部２０１は、複合機１０が実行可能な複数の機能の各々の利用状況に関する利用状況情報を取得する。利用状況情報は、定期的に、例えば、毎日、毎週又は毎月取得される。
【００４０】
通知部２０２は、複合機１０の複数の機能のうち、利用状況情報に基づく利用頻度が閾値以下である所定の機能について、当該所定の機能の特性が業務改善に貢献する場合には、当該所定の機能の利用を促す通知を行う。通知部２０２は、所定の機能の特性が業務改善に貢献しない場合には、当該所定の機能の利用を促す通知を行わない。
【００４１】
通知部２０２は、例えば、所定の機能を、ストレージ２４に記憶されたテーブルに照会して、業務改善への貢献の有無を確認できる。テーブルは、業務改善に基づいて、事前に作成されており、テーブルの一例は、図４に示す通りである。図４に示すように、テーブルは、複合機１０の複数の機能の各々に、業務改善への貢献の有無を対応付ける。業務改善が例えば、用紙を使用しないことである場合、テーブルには、図４に示すように、用紙の使用の有無が対応付けられても良い。この場合、用紙に対する画像形成を伴わない機能、例えば、スキャン機能は、特性として、業務改善への貢献が有り、通知の対象となる。一方、用紙に対する画像形成を伴う機能、例えば、コピー機能、プリント機能及びファックス機能（受信）は、特性として、業務改善への貢献が無く、通知の対象とならない。
【００４２】
なお、図４では、業務改善への貢献が有ることと、無いこととの両者を、機能に対応付けている。しかし、業務改善への貢献の有無の少なくとも一方が機能に対応付けられていれば良い。例えば、業務改善への貢献が無い機能がテーブルにリスト化され、業務改善への貢献が無い旨が対応付けられても良い。また、業務改善への貢献の有無に代えて、通知するか非通知にするかを機能に対応付けても良い。
【００４３】
通知部２０２は、通知する際には、ネットワーク３０を介して、ユーザ端末４０の表示部又は複合機１０の表示部に、所定の機能の利用を促す画面を表示させたり、音声を発生させたりする。
【００４４】
次に、情報処理装置２０の作用について説明する。
【００４５】
図５は、情報処理装置２０による情報処理の流れを示すフローチャートである。ＣＰＵ２１がＲＯＭ２２又はストレージ２４から情報処理プログラム（通知プログラム）を読み出して、ＲＡＭ２３に展開して実行することにより、情報処理（通知処理）が行われる。図６は、スキャン機能の利用頻度を可視化した例を示す図である。
【００４６】
まず、ステップＳ１０１において、ＣＰＵ２１は、取得部２０１として、複合機１０から各機能の利用状況を示す利用状況情報を取得する。取得された利用状況情報は、過去の利用状況情報と合わせて、ストレージ２４に記憶される。
【００４７】
ステップＳ１０２において、ＣＰＵ２１は、ストレージ２４に記憶されている利用状況情報に基づいて、複合機１０の機能の各々の利用頻度を特定する。ＣＰＵ２１は、利用頻度を、例えば、各機能のある期間中の、利用回数の累計、利用しているユーザの割合、又は、他の機能に対する利用の割合として特定する。ここで、利用回数の累計は、例えば、日単位、週単位、月単位又は年単位で行われうる。また、利用しているユーザの割合は、例えば、複合機１０を利用するユーザ数のうち、特定の機能を利用したユーザ数の割合である。或いは、利用しているユーザの割合は、特定の属性を有するユーザ、例えば、会社の同じ部署に所属するユーザ数のうち、特定の機能を利用したユーザ数の割合であっても良い。ＣＰＵ２１は、プリント、コピー、スキャン又はファクシミリ受信等の機能毎に、利用しているユーザの割合を特定できる。また、他の機能に対する利用の割合は、例えば、プリント機能の利用の累積数に対する、スキャン機能の利用の累積数の割合である。この場合、利用率が小さい程、スキャン機能の利用が少ないことが分かる。或いは、他の機能に対する利用の割合は、スキャン機能及びプリント機能の利用の累積数の合算値に対する、スキャン機能の利用の累積数の割合であっても良い。このように、利用頻度は、当業者が適宜決定するいかなる指標により決定されても良い。
【００４８】
ステップＳ１０３において、ＣＰＵ２１は、閾値を取得する。閾値は、例えば、各機能の利用頻度の全国平均である。情報処理装置２０は、ステップＳ１０１で取得した利用状況情報の他に、他の複合機１０からも適宜利用状況情報を取得し、ストレージ２４に格納している。従って、ＣＰＵ２１は、機能毎の利用頻度の全国平均値、すなわち、情報処理装置２０に接続される全複合機１０の機能毎の利用頻度の平均値を算出可能である。なお、閾値は、利用頻度の全国平均に限定されない。閾値は、会社等の特定の団体における各機能の利用頻度の平均であっても良い。この場合、団体に属する部署における各機能の利用頻度が、閾値と比べられうる。
【００４９】
ステップＳ１０４において、ＣＰＵ２１は、機能毎に、ステップＳ１０２で特定した利用頻度がステップＳ１０３で取得した閾値以下か否か判断する。閾値以下でない場合（ステップＳ１０４：ＮＯ）、ＣＰＵ２１は、今回の情報処理を終了する。閾値以下である場合（ステップＳ１０４：ＹＥＳ）、ＣＰＵ２１は、ステップＳ１０５の処理に進む。
【００５０】
ステップＳ１０５において、ＣＰＵ２１は、図４に示すようなテーブルを参照する。
【００５１】
ステップＳ１０６において、ＣＰＵ２１は、テーブルの参照結果に基づいて、利用頻度が閾値以下の所定の機能が、業務改善に貢献する機能か否かを判断する。業務改善に貢献しない場合（ステップＳ１０６：ＮＯ）、ＣＰＵ２１は、今回の情報処理を終了する。業務改善に貢献する場合（ステップＳ１０６：ＹＥＳ）、ＣＰＵ２１は、ステップＳ１０７の処理に進む。
【００５２】
ステップＳ１０７において、ＣＰＵ２１は、通知部２０２として、利用頻度が閾値以下で、かつ、業務改善に貢献する所定の機能について、利用を促す通知を行う。ＣＰＵ２１は、例えば、スキャン機能の利用頻度が閾値よりも低い場合、図６に示すように、該当する複合機１０の利用頻度と閾値との差を表す画面を、該当する複合機１０を利用するユーザのユーザ端末４０の表示部に表示させる。通知部２０２は、図６に示すような図の他、所定の機能を利用するための操作例等を通知しても良い。この場合、例えば、該当する複合機１０を利用するユーザのメールアドレス等に、メール等を送信することにより、利用を促す通知を行っても良い。
【００５３】
以上、本実施形態について説明してきたが、本発明は、上記実施形態に限定されない。種々の改変又は改良が可能である。改変例について説明する。
【００５４】
図７は、各機能と、業務改善への貢献の有無とを対応付けるテーブルの一例を示す図である。
【００５５】
図４に示すテーブルの例では、機能毎に業務改善への貢献の有無を対応付けている。しかし、複合機１０の機能に複数の利用態様が存在する場合がある。この場合、図７に示すように、利用態様に細分化して、業務改善への貢献の有無を対応付けても良い。
【００５６】
例えば、図７に示すテーブルにおいては、プリント機能について、片面印刷、両面印刷及びＮｉｎ１印刷に利用態様が細分化されている。Ｎｉｎ１印刷とは、複数の面が用紙の一面に割り付けられる印刷である。業務改善が用紙の消費を低減することである場合、両面印刷及びＮｉｎ１印刷は、片面印刷よりも用紙の消費が少ないので、業務改善への貢献が有り、利用頻度が低い場合には、通知の対象となる。
【００５７】
このように、用紙を使用する機能であっても、利用態様で細分化して比較すれば用紙の消費量が低減される利用態様を特定して、業務改善に貢献する機能とみなせる。このように、単に機能だけで区別するのではなく、利用態様も考慮して、業務改善への貢献の有無を決定しテーブルに反映することにより、より繊細に業務改善への対応が可能となる。
【００５８】
また、上記実施形態においては、情報処理装置２０は、テーブルを参照することにより、業務改善への貢献の有無を判断している。しかし、情報処理装置２０は、必ずしもテーブルを有する必要はない。情報処理装置２０がテーブルを持たない場合、情報処理装置２０は、各機能の特性から、ユーザによる業務改善の要望に合致する機能を特定し、特定した機能の利用頻度が閾値以下の場合に通知を行う。この場合、各機能には特性として、例えば、「用紙及びトナーを使用する」及び「電子化して出力する」等の文言の情報が関連付けられる。業務改善が「用紙を使用しない」という文言で情報処理装置２０に入力される場合、情報処理装置２０は、「用紙を使用しない」の文言を自然言語処理して要素に分解し、各機能の特性を表す文言とマッチングする。マッチング結果により、情報処理装置２０は、業務改善に貢献する機能か否かを判断可能である。
【００５９】
なお、上記実施形態では、情報処理装置２０が独立して存在する形態について説明した。しかし、情報処理装置２０の機能は、例えば、機器１０のいずれかに組み込まれても良い。
【００６０】
上記の処理は、専用のハードウェア回路によっても実現することもできる。この場合には、１つのハードウェアで実行されてもよいし、複数のハードウェアで実行されてもよい。
【００６１】
また、情報処理装置２０を動作させるプログラムは、ＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ  Ｓｅｒｉａｌ  Ｂｕｓ）メモリ、フレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ（Ｃｏｍｐａｃｔ  Ｄｉｓｃ  Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）等のコンピュータ読み取り可能な記録媒体によって提供されてもよいし、インターネット等のネットワークを介してオンラインで提供されてもよい。この場合、コンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録されたプログラムは、通常、メモリ又はストレージ等に転送され記憶される。また、このプログラムは、たとえば、単独のアプリケーションソフトとして提供されてもよいし、情報処理装置２０の一機能としてその各装置のソフトウェアに組み込んでもよい。
【符号の説明】
【００６２】
１０   機器、複合機
２０   情報処理装置
２１   ＣＰＵ
２２   ＲＯＭ
２３   ＲＡＭ
２４   ストレージ
２５   入力部
２６   表示部
２７   通信インタフェース
２９   バス
３０   ネットワーク
４０   ユーザ端末
５０   ルータ
２０１ 取得部
２０２ 通知部
【図１】
2020067728.tif 000003
【図２】
2020067728.tif 000004
【図３】
2020067728.tif 000005
【図４】
2020067728.tif 000006
【図５】
2020067728.tif 000007
【図６】
2020067728.tif 000008
【図７】
2020067728.tif 000009