(57)【要約】【課題】会議の充実化及び効率化が図られることによって会議の質を向上させることができる情報管理システム、情報管理プログラム及び情報管理方法を提供する。【解決手段】本発明は、会議に参加するユーザの間で会議に関する情報を管理する情報管理システムに関する者である。情報管理システムは、会議の企画に基づく会議に関する条件によって会議データを作成する会議データ作成モジュールと、会議について、任意のタイミングで前記ユーザにアンケートを配信するアンケート配信モジュールと、を備えている。【選択図】図３
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
会議に参加するユーザの間で前記会議に関する情報を管理する情報管理システムにおいて、
前記会議の企画に基づく前記会議に関する条件によって会議データを作成する会議データ作成モジュールと、
前記会議について、任意のタイミングで前記ユーザにアンケートを配信するアンケート配信モジュールと、を備えることを特徴とする情報管理システム。
【請求項２】
前記アンケートに対する前記ユーザの回答を集計して集計データを生成する集計データ生成モジュールを備えることを特徴とする請求項１に記載の情報管理システム。
【請求項３】
前記会議データが前記会議に参加する任意のユーザに送信されることを特徴とする請求項１又は請求項２に記載の情報管理システム。
【請求項４】
前記会議データ作成モジュールは、
少なくとも前記会議の目的又はアジェンダのいずれかを前記会議に関する条件として取得することを特徴とする、請求項１〜３のいずれか１項に記載の情報管理システム。
【請求項５】
前記会議データ作成モジュールは、
カレンダー機能を有するカレンダープログラムと連動して前記会議のスケジュールを前記条件として取得することを特徴とする請求項１〜４のいずれか１項に記載の情報管理システム。
【請求項６】
前記集計データは、
単位期間あたりの前記会議の時間を算出した会議時間に関する情報、前記会議を経済的に評価して算出した会議コストに関する情報のうち少なくともいずれかを有することを特徴とする請求項２に記載の情報管理システム。
【請求項７】
前記集計データ生成モジュールで生成した前記集計データに基づいて前記会議に対する提案を提案データとして生成する提案データ生成モジュールを備え、
前記提案データは、
少なくとも前記会議への参加が推奨されるユーザを提案する第１情報又は前記会議への不参加が推奨されるユーザのいずれかを提案する第２情報を有することを特徴とする請求項１〜６のいずれか１項に記載の情報管理システム。
【請求項８】
会議に参加するユーザの間で前記会議に関する情報を管理する情報管理システムにおいて、
前記会議の企画に基づく前記会議に関する条件によって会議データを作成する会議データ作成モジュールと、
前記会議データが前記会議に参加する任意のユーザに送信されることを特徴とする情報管理システム。
【請求項９】
会議に参加するユーザの間で前記会議に関する情報を管理する情報管理システムに格納される情報管理プログラムおいて、
前記会議の企画に基づく前記会議に関する条件によって会議データを作成する会議データ作成モジュールと、
前記会議について、任意のタイミングで前記ユーザにアンケートを配信するアンケート配信モジュールと、を備えることを特徴とする情報管理プログラム。
【請求項１０】
会議に参加するユーザの間で前記会議に関する情報を管理する情報管理システムに格納される情報管理プログラムで実行する情報管理方法において、
前記情報管理プログラムは、
前記会議の企画に基づく前記会議に関する条件によって会議データを作成する会議データ作成ステップと、
前記会議について、任意のタイミングで前記ユーザにアンケートを配信するアンケート配信ステップと、を実行することを特徴とする情報管理方法。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報管理システム、情報管理プログラム及び情報管理方法、特に、会議に参加するユーザの間で会議に関する情報を管理する情報管理システム、情報管理プログラム及び情報管理プログラムで実行する情報管理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
一般に、無用な会議の開催を削減して、会議の効率化を図る観点からは、会議の問題点や課題を抽出する目的で、会議の参加者に会議に関するアンケートを配布して、会議に対する評価や意見を提出してもらうことが考えられる。
【０００３】
特許文献１には、会議やプレゼンテーションの資料の任意の部分にアンケートを配布するタイミングが関連づけられており、資料が進行してアンケートを配布するタイミングが到来したときに、会議の参加者やプレゼンテーションの聴衆にアンケートを配布する技術が提案されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２０１１−２３８１７８公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
一方で、開催される会議の充実化を図る観点からは、会議の開催に先立って、会議の趣旨や議題等を明確化する目的で、会議の目的や議論のポイント、会議のアジェンダ等を予め設定しておくことが考えられる。
【０００６】
本発明は、上記事情に鑑みてなされたものであり、会議の充実化及び効率化が図られることによって会議の質を向上させることができる情報管理システム、情報管理プログラム及び情報管理方法を提供することを課題とするものである。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記課題を達成するための、本発明に係る情報管理システムは、
会議に参加するユーザの間で前記会議に関する情報を管理する情報管理システムにおいて、
前記会議の企画に基づく前記会議に関する条件によって会議データを作成する会議データ作成モジュールと、
前記会議について、任意のタイミングで前記ユーザにアンケートを配信するアンケート配信モジュールと、を備えることを備えることを特徴としている。
【０００８】
この情報管理システムでは、会議データが会議に参加する任意のユーザに送信されることを特徴とし、情報管理システムの会議データ作成モジュールでは、少なくとも会議の目的又はアジェンダが会議に関する条件として入力されることを特徴としている。
【０００９】
この情報管理システムによれば、会議に関する条件が入力されることによって会議データが作成されて会議が開催されるところ、会議に関する条件として、会議の目的やアジェンダが入力されることから、会議の開催に先立って、会議の目的やアジェンダが会議に参加するユーザの間で共有されることから、会議の充実化を図ることができる。
【００１０】
一方、会議における任意のタイミングでユーザにアンケートが配信され、アンケートに対するユーザの回答が集計された集計データが生成されることから、今後開催される会議の効率化を図る観点から、集計データに基づいて対策を講じることが可能となる。
【００１１】
このように、会議の充実化及び効率化が図られることによって、会議の質を向上させることができる。
【発明の効果】
【００１２】
この発明によれば、会議の充実化及び効率化が図られることによって、会議の質を向上させることができる。
【図面の簡単な説明】
【００１３】
【図１】本発明の実施の形態に係る情報管理システムの概略を説明する図である。
【図２】同じく、本実施の形態に係る情報管理システムの情報管理サーバの構成の概略を説明するブロック図である。
【図３】同じく、本実施の形態に係る情報管理システムの情報管理サーバのストレージの構成の概略を説明するブロック図である。
【図４】同じく、本実施の形態に係る情報管理システムを使用する手順の概略を説明する図である。
【図５】同じく、本実施の形態に係る情報管理システムを使用する手順の概略を説明する図である。
【図６】同じく、本実施の形態に係る情報管理システムを使用する手順の概略を説明する図である。
【図７】同じく、本実施の形態に係る情報管理システムを使用する手順の概略を説明する図である。
【図８】同じく、本実施の形態に係る情報管理システムを使用する手順の概略を説明する図である。
【図９】同じく、本実施の形態に係る情報管理システムを使用する手順の概略を説明する図である。
【図１０】同じく、本実施の形態に係る情報管理システムを使用する手順の概略を説明する図である。
【発明を実施するための形態】
【００１４】
次に、図１〜図１０に基づいて、本発明の実施の形態に係る情報管理システムについて説明する。
【００１５】
本発明は以下の構成を備える。
［項目１］
会議に参加するユーザの間で前記会議に関する情報を管理する情報管理システムにおいて、
前記会議の企画に基づく前記会議に関する条件によって会議データを作成する会議データ作成モジュールと、
前記会議について、任意のタイミングで前記ユーザにアンケートを配信するアンケート配信モジュールと、を備えることを特徴とする情報管理システム。
［項目２］
前記アンケートに対する前記ユーザの回答を集計して集計データを生成する集計データ生成モジュールを備えることを特徴とする請求項１に記載の情報管理システム。
［項目３］
前記会議データが前記会議に参加する任意のユーザに送信されることを特徴とする請求項１又は請求項２に記載の情報管理システム。
［項目４］
前記会議データ作成モジュールは、
少なくとも前記会議の目的又はアジェンダのいずれかを前記会議に関する条件として取得することを特徴とする、請求項１〜３のいずれか１項に記載の情報管理システム。
［項目５］
前記会議データ作成モジュールは、
カレンダー機能を有するカレンダープログラムと連動して前記会議のスケジュールを前記条件として取得することを特徴とする請求項１〜４のいずれか１項に記載の情報管理システム。
［項目６］
前記集計データは、
単位期間あたりの前記会議の時間を算出した会議時間に関する情報、前記会議を経済的に評価して算出した会議コストに関する情報のうち少なくともいずれかを有することを特徴とする請求項２に記載の情報管理システム。
［項目７］
前記集計データ生成モジュールで生成した前記集計データに基づいて前記会議に対する提案を提案データとして生成する提案データ生成モジュールを備え、
前記提案データは、
少なくとも前記会議への参加が推奨されるユーザを提案する第１情報又は前記会議への不参加が推奨されるユーザのいずれかを提案する第２情報を有することを特徴とする請求項１〜６のいずれか１項に記載の情報管理システム。
［項目８］
会議に参加するユーザの間で前記会議に関する情報を管理する情報管理システムにおいて、
前記会議の企画に基づく前記会議に関する条件によって会議データを作成する会議データ作成モジュールと、
前記会議データが前記会議に参加する任意のユーザに送信されることを特徴とする情報管理システム。
［項目９］
会議に参加するユーザの間で前記会議に関する情報を管理する情報管理システムに格納される情報管理プログラムおいて、
前記会議の企画に基づく前記会議に関する条件によって会議データを作成する会議データ作成モジュールと、
前記会議について、任意のタイミングで前記ユーザにアンケートを配信するアンケート配信モジュールと、を備えることを特徴とする情報管理プログラム。
［項目１０］
会議に参加するユーザの間で前記会議に関する情報を管理する情報管理システムに格納される情報管理プログラムで実行する情報管理方法において、
前記情報管理プログラムは、
前記会議の企画に基づく前記会議に関する条件によって会議データを作成する会議データ作成ステップと、
前記会議について、任意のタイミングで前記ユーザにアンケートを配信するアンケート配信ステップと、を実行することを特徴とする情報管理方法。
【００１６】
図１は、本実施の形態に係る情報管理システムの概略を説明する図である。図示のように、情報管理システム１０は、管理者１が管理する情報管理サーバ２０、情報管理サーバ２０にインターネット網１００を介してアクセス可能な主催者２の主催者端末３０、及びこの主催者端末３０と情報管理サーバ２０とにインターネット網１００を介してアクセス可能な参加者３（３ａ〜３ｎ）の参加者端末４０（４０ａ〜４０ｎ）を備える。
【００１７】
主催者２は、本実施の形態では、会議を企画して主催するユーザであり、参加者３は、主催者２によって会議への参加を要請されて会議に参加する、主催者２以外のユーザであるが、本実施の形態の参加者３が主催者２として会議を主催することがある一方、本実施の形態の主催者２が参加者３として会議に参加することもある。
【００１８】
本実施の形態の参加者３が主催者２として会議を主催する場合は、参加者端末４０が主催者端末３０として機能し、本実施の形態の主催者２が参加者３として会議に参加する場合は、主催者端末３０が参加者端末４０として機能する。
【００１９】
情報管理システム１０は、これら主催者２及び参加者３の間で、会議に関する情報を管理するために用いられる。
【００２０】
図２は、情報管理サーバ２０の構成の概略を説明するブロック図である。図示のように、情報管理サーバ２０は、プロセッサ２１、メモリ２２、ストレージ２３、送受信部２４、及び入出力部２５を主要構成として備え、これらが互いにバス２６を介して電気的に接続される。
【００２１】
プロセッサ２１は、情報管理サーバ２０の動作を制御し、各要素間におけるデータの送受信の制御や、アプリケーションプログラムの実行に必要な処理等を行う演算装置である。
【００２２】
このプロセッサ２１は、本実施の形態では例えばＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）であり、後述するストレージ２３に格納されてメモリ２２に展開されたアプリケーションプログラムを実行して各処理を行う。
【００２３】
メモリ２２は、ＤＲＡＭ（Ｄｙｎａｍｉｃ  Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）等の揮発性記憶装置で構成される主記憶装置、及びフラッシュメモリやＨＤＤ（Ｈａｒｄ  Ｄｉｓｃ  Ｄｒｉｖｅ）等の不揮発性記憶装置で構成される補助記憶装置を備える。
【００２４】
このメモリ２２は、プロセッサ２１の作業領域として使用される一方、管理サーバ２０の起動時に実行されるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ  Ｉｎｐｕｔ／Ｏｕｔｐｕｔ  Ｓｙｓｔｅｍ）、及び各種の設定情報等が格納される。
【００２５】
ストレージ２３は、プログラムや各種の処理に用いられる情報等が格納されている。このストレージ２３の構成については、後述する。
【００２６】
送受信部２４は、情報管理サーバ２０をインターネット網１００に接続する。この送受信部２４は、Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標）やＢＬＥ（Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈ  Ｌｏｗ  Ｅｎｅｒｇｙ）といった近距離通信インターフェースを具備するものであってもよい。
【００２７】
入出力部２５には、必要に応じて、キーボードやマウスといった情報入力機器やディスプレイ等の出力機器が接続される。
【００２８】
バス２６は、接続したプロセッサ２１、メモリ２２、ストレージ２３、送受信部２４及び入出力部２５の間において、例えばアドレス信号、データ信号及び各種の制御信号を伝達する。
【００２９】
図１で示すように、主催者端末３０は、コンピュータ、タブレット型端末あるいはスマートフォンといったインターネット網１００に接続可能な機器によって構成され、同様に、参加者端末４０（４０ａ〜４０ｎ）も、コンピュータ、タブレット型端末あるいはスマートフォンといったインターネット網１００に接続可能な機器によって構成される。
【００３０】
図３は、ストレージ２３の構成の概略を説明するブロック図である。図示のように、ストレージ２３は、情報管理プログラム５０及びカレンダープログラム６０を備える。
【００３１】
情報管理プログラム５０は、情報管理サーバ２０、主催者端末３０及び参加者端末４０で入出力が可能なインターフェースによって実装され、会議データ生成モジュール５１、アンケート配信モジュール５２、集計データ生成モジュール５３及び提案データ生成モジュール５４によって構成される。
【００３２】
会議データ生成モジュール５１は、主催者２による会議の企画に基づいて会議に関する条件が入力されることによって会議データＤ１を作成するモジュールであって、本実施の形態では、主催者端末３０で入力が可能なインターフェースによって実装される。
【００３３】
会議データ生成モジュール５１は、本実施の形態では、会議のスケジュールである「会議の時間」、「会議の参加者」、「会議の場所」、「会議の目的」、「アジェンダ」等が条件として入力されることによって、会議データＤ１を作成する。
【００３４】
さらに、会議データ生成モジュール５１は、本実施の形態では、後述するカレンダープログラム６０に連動されるように構成されており、カレンダープログラム６０に会議のスケジュールである「会議の時間」が入力されることによって、会議データ生成モジュール５１に「会議の時間」が条件として入力される。
【００３５】
アンケート配信モジュール５２は、本実施の形態では、会議データ生成モジュール５１で作成された会議データＤ１に基づいて開催される会議において、任意のタイミングが到来したと判断される際に、参加者３（３ａ〜３ｎ）の参加者端末４０（４０ａ〜４０ｎ）にアンケートＤ２を配信するモジュールである。
【００３６】
アンケートＤ２は、例えば、会議に対する定性的な格付けによる評価や、会議の「よかった点」、あるいは会議に対する「コメント」等、種々のアンケート項目によって構成される。
【００３７】
アンケートＤ２を配信する任意のタイミングは、例えば「会議終了５分前」、「会議の終了と同時」、「参加者が会議室を退出した後」、「会議が終了してから１５分後」等、種々のタイミングで配信するように設定することが可能である。
【００３８】
集計データ生成モジュール５３は、本実施の形態では、アンケート配信モジュール５２で配信されるアンケートＤ２に対する参加者３（３ａ〜３ｎ）の回答を集計して集計データＤ３を生成するモジュールである。
【００３９】
集計データＤ３は、例えば、単位期間（例えば１週間）あたりの会議の時間を算出した「会議時間」に関する情報や、会議を経済的に評価して算出した「会議コスト」に関する情報、会議に対するコメントである「フィードバック」等、種々の集計項目によって構成される。
【００４０】
「会議コスト」に関する情報は、例えば、参加者３（３ａ〜３ｎ）の人件費に会議の時間を乗じて算出したり、参加者３（３ａ〜３ｎ）の人件費に参加者３（３ａ〜３ｎ）が発言した時間を乗じて算出したりする等、各種の手法によって算出される。
【００４１】
提案データ生成モジュール５４は、本実施の形態では、集計データ生成モジュール５３で集計した集計データＤ３に基づいて、会議に対する提案を提案データＤ４として生成するモジュールである。
【００４２】
提案データＤ４は、本実施の形態では、会議への参加が推奨される参加者３（３ａ〜３ｎ）を例えば「おすすめの参加者」として提案する第１情報、及び会議への不参加が推奨される参加者３（３ａ〜３ｎ）を例えば「参加が不要な者」として提案する第２情報を有して構成される。なお、「おすすめの参加者」と「参加が不要な者」はいずれか一方のみ提案することとしてもよい。
【００４３】
これら第１情報及び第２情報は、例えば、アンケートＤ２に対する回答数や回答内容、これまでの会議の参加率等の各種の指標に基づいて生成される。
【００４４】
カレンダープログラム６０は、会議データ生成モジュール５１に連動する、カレンダー機能を有するプログラムであって、本実施の形態では、「会議名」、「会議の時間」（日時）、あるいは「会議の場所」等が入力される。
【００４５】
このカレンダープログラム６０は、情報管理サーバ２０、主催者端末３０及び参加者端末４０で入出力が可能なインターフェースによって実装され、本実施の形態ではストレージ２３に格納されているが、ウェブ上で起動されるいわゆるウェブアプリによって実現されるものであってもよい。
【００４６】
次に、図４〜図１０に基づいて、本実施の形態に係る情報管理システム１０を使用する手順について説明する。
【００４７】
まず、主催者２が「会議名」、「会議の時間」（日時）や「会議の場所」等をカレンダープログラム６０に入力して会議を企画する。本実施の形態では、例えば「会議名」として「ＫＰＩ定例」、「会議の時間」として「２０１９年３月１日  １４時００分〜１５時００分」、「会議の場所」として「第２会議室」等を入力する。
【００４８】
主催者２がカレンダープログラム６０に入力して会議を企画した後であって企画した会議が開催される例えば１週間前に、図４で示すように、会議の準備を促す内容のメッセージＭ１が主催者２の主催者端末３０に配信される。
【００４９】
このメッセージＭ１に表示される、主催者２が企画した会議である「（１）３月１日  ＫＰＩ定例（主催者：佐藤五郎さん）」Ｃ１を選択すると、図５で示す「会議フォーマット１」Ｆ１及び図６で示す「会議フォーマット２」Ｆ２が主催者端末３０に表示される。
【００５０】
主催者２は、これら「会議フォーマット１」Ｆ１及び「会議フォーマット２」Ｆ２を介して、会議に関する各種の条件を会議データ生成モジュール５１に入力して、会議の設定を行う。なお、他のアプリケーション等から必要な情報を適宜取得することにより、会議フォーマット１又は会議フォーマット２の項目を（全部又は部分的に）自動で入力することとしてもよい。
【００５１】
本実施の形態では、主催者２は、図５で示す「会議フォーマット１」Ｆ１において「アンケートを送るタイミング」ｔを例えば「会議終了５分前」に設定し、「（２）会議の参加者」Ｐを選択あるいは記入して設定する。
【００５２】
この「（２）会議の参加者」Ｐと関連づけられて、本実施の形態では、「おすすめの参加者」として提案データＤ４の第１情報ｄ１が表示され、かつ「この参加者は不要かも」として提案データＤ４の第２情報ｄ２が表示される。
【００５３】
したがって、主催者２は、これらの第１情報ｄ１及び第２情報ｄ２を参照しながら「（２）会議の参加者」Ｐを設定することができる。
【００５４】
なお、本実施の形態では、カレンダープログラム６０に入力された「会議の時間」及び「会議の場所」によって、「会議フォーマット１」Ｆ１においては、「（１）会議の時間」Ｔ及び「（３）会議の場所」Ｈが予め設定された状態となっている。
【００５５】
一方、主催者２は、図６で示す「会議フォーマット２」Ｆ２において、「（１）会議の目的」Ｏ、「（２）アジェンダ」Ａ、「（３）会議前に共有する情報（開催背景、事前知識など）」Ｉ及び「（４）資料の準備と事前共有」Ｂを選択あるいは記入して会議を設定する。なお、これらの項目は全て必須のものではなく、会議の内容や会社の規模等の様々な事情に応じて変更することが可能である。
【００５６】
特に、会議の充実化を図る観点からは、本実施の形態では、「（１）会議の目的」Ｏ及び「（２）アジェンダ」Ａを明確に設定することが好ましく、例えば、「（１）会議の目的」Ｏでは、「何が決まったら（話せたら）、会議を終えるか」といった会議の終了条件を会議の目的として設定する。
【００５７】
同様に、「（２）アジェンダ」Ａでは、例えば「資料確認」、「進捗について」及び「各種ＫＰＩの確認」等といった会議における主要な議題を設定する。
【００５８】
これら会議に関する各種の条件を、「会議フォーマット１」Ｆ１及び「会議フォーマット２」Ｆ２を介して会議データ生成モジュール５１に入力することによって、会議データＤ１が作成される（会議データ作成ステップ）。
【００５９】
作成された会議データＤ１は、「会議フォーマット２」Ｆ２の「送信」コマンドＳ１が入力されると、「（２）会議の参加者」Ｐで選択された参加者３（３ａ〜３ｎ）の参加者端末４０（４０ａ〜４０ｎ）に送信される。
【００６０】
会議データＤ１が送信されると、本実施の形態では、参加者３（３ａ〜３ｎ）は、主催者２が企画した会議である「ＫＰＩ定例」への参加が要請されたことを認識し、参加者端末４０（４０ａ〜４０ｎ）を介して参加の可否をメッセージとして主催者端末３０に送信する。
【００６１】
その後、「会議の時間」Ｔとして設定された２０１９年３月１日（１４時００分〜１５時００分）に、主催者２が企画した会議である「ＫＰＩ定例」が予定どおりに開催されると、「アンケートを送るタイミング」ｔで設定された「会議終了５分前」（１４時５５分）に、アンケートＤ２が参加者端末４０（４０ａ〜４０ｎ）に配信される（アンケート配信ステップ）。
【００６２】
アンケートＤ２は、参加者端末４０（４０ａ〜４０ｎ）に配信されると、図７で示すアンケート入力インターフェースＩＦ１、及びアンケート入力インターフェースＩＦ１から遷移したインターフェースである図８で示すアンケート入力インターフェースＩＦ２として、参加者端末４０（４０ａ〜４０ｎ）に表示される。
【００６３】
参加者３（３ａ〜３ｎ）は、図７で示すアンケート入力インターフェースＩＦ１において、会議である「ＫＰＩ定例」に対する「会議の評価」Ｅを、例えば「要改善」、「準備不足」、「普通」、「よい」及び「Ｓｍａｒｔ！」等といった定性的な評価項目から選択して入力する。
【００６４】
参加者３（３ａ〜３ｎ）が「会議の評価」Ｅを選択して（例えば「Ｓｍａｒｔ！」）入力すると、図８で示すアンケート入力インターフェースＩＦ２に遷移する。
【００６５】
このアンケート入力インターフェースＩＦ２において、参加者３（３ａ〜３ｎ）は、会議である「ＫＰＩ定例」に対する「よかった点」Ｇ及び「コメント」Ｋを選択あるいは記入して、「送信」コマンドＳ２を入力する。
【００６６】
「送信」コマンドＳ２を入力すると、アンケートＤ２に対する回答が情報管理サーバ２０に送信されて、各参加者３（３ａ〜３ｎ）の回答が集計されて集計データＤ３が生成される（集計データ生成ステップ）。
【００６７】
一方、主催者２は、本実施の形態では、会議である「ＫＰＩ定例」で決定した事項やなすべき事項等を記入するとともに議事録を添付して、図９で示すメッセージＭ２を「ＫＰＩ定例」に参加した参加者３（３ａ〜３ｎ）に配信して、主催者２及び各参加者３（３ａ〜３ｎ）の間で決定した事項やなすべき事項等を共有する。
【００６８】
ところで、生成された集計データＤ３は、主催者端末３０に送信されて、図１０で示す会議レポートメッセージＭ３として主催者端末３０に表示される。
【００６９】
この会議レポートメッセージＭ３には、本実施の形態では、例えば「今週の会議アンケートサマリー」ＡＳや、「会議へのフィードバック」ＦＢといった集計項目が表示される。
【００７０】
特に、本実施の形態では、「今週の会議アンケートサマリー」ＡＳにおいて、「会議時間」に関する情報ｄ３及び「会議コスト」に関する情報ｄ４が表示されることから、無駄な会議の削減や会議の時間の短縮等を検討することができる。
【００７１】
このように、会議に関する条件が入力されることによって会議データＤ１が作成されて会議が開催されるところ、本実施の形態では、会議に関する条件として、「会議フォーマット２」Ｆ２において、「（１）会議の目的」Ｏや「（２）アジェンダ」Ａが入力される。
【００７２】
したがって、会議の開催に先立って、会議の目的やアジェンダが主催者２及び参加者３（３ａ〜３ｎ）の間で共有されることから、会議の充実化を図ることができる。
【００７３】
一方、会議における任意のタイミングで参加者３（３ａ〜３ｎ）にアンケートＤ２が配信され、アンケートＤ２に対する参加者３（３ａ〜３ｎ）の回答が集計された集計データＤ３が生成されることから、今後開催される会議の効率化を図る観点から、集計データＤ３に基づいて対策を講じることが可能となる。
【００７４】
このように、本実施の形態の情報管理システム１０によれば、会議の充実化及び効率化が図られることによって、会議の質を向上させることができる。
【００７５】
なお、本発明は上記実施の形態に限定されることはなく、発明の趣旨を逸脱しない範囲で種々の変更が可能である。上記実施の形態では、アンケートＤ２が、予め設定された、会議に対する定性的な格付けによる評価や、会議の「よかった点」、あるいは会議に対する「コメント」等のアンケート項目によって構成される場合を説明したが、例えば、「会議フォーマット２」Ｆ２で入力される「（１）会議の目的」Ｏや「（２）アジェンダ」Ａの内容によって、アンケート項目が変動するように構成してもよい。
【００７６】
さらには、主催者２が任意のアンケート項目を設定することができるように構成することも可能である。
【００７７】
本発明によるシステムは、会議を開催することを目的としたが、本システムは、会議のみにかかわらず、イベント、セミナー、集会において、現実に対面して行われるもの、オンライン上で行われるもの、その組み合わせにて行われるものに対しても好適である。即ち、開催形式やその名称はどのようなものであれ、何らかの目的によって複数の者が集まり行われるものであれば適用することができる。
【符号の説明】
【００７８】
２    主催者（ユーザ）
３（３ａ〜３ｎ）    参加者（ユーザ）
１０    情報管理システム
２０    情報管理サーバ
３０    主催者端末
４０（４０ａ〜４０ｎ）    参加者端末
５０    情報管理プログラム
５１    会議データ作成モジュール
５２    アンケート配信モジュール
５３    集計データ生成モジュール
５４    提案データ生成モジュール
６０    カレンダープログラム
Ｄ１    会議データ
Ｄ２    アンケート
Ｄ３    集計データ
Ｄ４    提案データ
【図１】
2020194525.tif 000003
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
2020194525.tif 000007
【図６】
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【図７】
2020194525.tif 000009
【図８】
2020194525.tif 000010
【図９】
2020194525.tif 000011
【図１０】
2020194525.tif 000012
【手続補正書】
【提出日】令和2年10月7日(2020.10.7)
【手続補正１】
【補正対象書類名】特許請求の範囲
【補正対象項目名】全文
【補正方法】変更
【補正の内容】
【特許請求の範囲】
【請求項１】
コンピュータが、
会議を経済的に評価して会議コストを算出し、
前記会議コストを含む集計データを生成し、
前記集計データを送信すること、
を特徴とする情報処理方法。
【請求項２】
請求項１に記載の情報処理方法であって、
前記コンピュータは、
前記会議の参加者及び前記会議の長さの入力を受け付け、
前記参加者の人件費に前記長さを乗じて前記会議コストを算出すること、
を特徴とする情報処理方法。
【請求項３】
請求項１又は２に記載の情報処理方法であって、
前記コンピュータは、
前記単位時間あたりの前記会議の長さを集計した会議時間を算出し、
前記集計データに前記会議時間を含めること、
を特徴とする情報処理方法。