(57)【要約】      （修正有）【課題】既存文書と新規文書を区別させつつ、文書の特徴的な部分が認識できるような文書名を作成する文書処理方法を提供する。【解決手段】方法は、スキャンされた第一の文書データから、前記第一の文書データの特徴を示す第一の文字列を抽出しと、抽出した第一の文字列と、管理サーバで管理された第二の文書データの第二の文字列とが同じであるかを判定しＳ９０１、同じであると判定した場合、第一の文書データの特徴を示す第三の文字列を抽出し、第一の文字列と第三の文字列とを含む第四の文字列を第一の文書データと関連付けて前記管理サーバに保存するＳ９０８。【選択図】図９
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書データと前記文書データから抽出された文字列とを管理する管理サーバと、前記文書データをスキャンする画像処理装置と、を含む情報処理システムであって、
前記画像処理装置は、
スキャンされた第一の文書データから、前記第一の文書データの特徴を示す第一の文字列を抽出する抽出手段（Ｓ８０２）と、
前記抽出手段によって抽出された第一の文字列と、前記管理サーバで管理された第二の文書データの第二の文字列とが同じであるかを判定する判定手段（Ｓ９０１）と、
前記判定手段によって同じであると判定された場合、前記第一の文書データの特徴を示す第三の文字列を抽出し、前記第一の文字列と前記第三の文字列とを含む第四の文字列を前記第一の文書データと関連付けて前記管理サーバに保存する保存手段（Ｓ９０８）と、
を有することを特徴とする情報処理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書画像データの文書名を作成する方法、及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
スキャナ装置によって紙文書をスキャンし取り込んだ画像データは、文書名を付与して管理する必要がある。従来スキャンした日付等を文書名として付与する方法が用いられていたが、スキャンした日付は文書の内容の特徴を表すものではないため、文書名から文書の内容がわからないという問題があった。
【０００３】
そこで、文書の内容の特徴を抽出し文書名に設定することで文書管理する方法が提案されている。特許文献１では、文書画像データにＯＣＲ（Ｏｐｔｉｃａｌ  Ｃｈａｒａｃｔｅｒ  Ｒｅａｄｅｒ）処理を施し、文書画像データのタイトルを抽出する技術が提案されている。また特許文献２では、文字情報抽出処理結果の信頼度や文字サイズ、文字の存在位置等の要素から総合的に評価してタイトルの順位付けを行う。その後文書名として許可されている文字数まで、順位の高い順にタイトル文字列をつなげることで文書名を作成する手法が提案されている  。
【０００４】
また、同一の文書を同名で保存する場合、文書名の最後に（１）のような記号を付けて文書を区別する技術がある。例えば「報告書．ｐｄｆ」が存在する場合に、新たに同一かつ同名文書を保存する際に「報告書（１）．ｐｄｆ」とすることで、文書を区別でき、かつ文書を複製したことを認識できる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００７−１２２４０３号公報
【特許文献２】特開２０１４−１３５３４号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
特許文献２のように文書を特徴付ける文字列情報の一部を文書名に採用すると、似た特徴を持つ文書が同名になってしまう場合がある。図５の文書５０１と文書５０３は、異なる文書であるが特徴が似ているため、例えばどちらの文書も文書名が「報告書＿Ａ社売上．ｐｄｆ」となってしまう。一般的に文書名の最後に（１）のような記号を付けて同名文書を区別する場合、同一文書を複製したものと判断されるが、上記のように同一ではないが似た特徴をもつ文書にも適用されてしまう。その結果ユーザは、内容を確認したうえで文書名を変更する手間が発生しまう。
【０００７】
本発明は、既存文書と新規文書を区別させつつ、文書の特徴的な部分が認識できるような文書名を作成することを目的とする。  
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記の目的を達成するために、本発明に係る情報処理システムは、
文書データと前記文書データから抽出された文字列とを管理する管理サーバと、前記文書データをスキャンする画像処理装置と、を含む情報処理システムであって、
前記画像処理装置は、
スキャンされた第一の文書データから、前記第一の文書データの特徴を示す第一の文字列を抽出する抽出手段（Ｓ８０２）と、
前記抽出手段によって抽出された第一の文字列と、前記管理サーバで管理された第二の文書データの第二の文字列とが同じであるかを判定する判定手段（Ｓ９０１）と、
前記判定手段によって同じであると判定された場合、前記第一の文書データの特徴を示す第三の文字列を抽出し、前記第一の文字列と前記第三の文字列とを含む第四の文字列を前記第一の文書データと関連付けて前記管理サーバに保存する保存手段（Ｓ９０８）と、
を有することを特徴とする。
【発明の効果】
【０００９】
本発明に係る情報処理システムによれば、スキャン時の自動命名処理によって同名文書が作成された時、 文書を区別させつつ、文書の特徴的な部分が認識できるような文書名を作成することで、ユーザが文書名を変更する手間を軽減できる。  
【図面の簡単な説明】
【００１０】
【図１】システム全体図である。
【図２】ＭＦＰ１０１のハードウェア構成図である。
【図３】ファイルサーバ１０２のハードウェア構成図である。
【図４】ＭＦＰ１０１のソフトウェア構成図である。
【図５】文書および文書名候補の一例を示している。
【図６】文書から抽出された文字列および文字サイズの一例を示している。
【図７】ＨＤＤ２１４に保存される既存文書名変更情報の一例を示している。
【図８】ユーザが文書をスキャンしてからスキャン文書が保存されるまでのフローチャートである。
【図９】文書名を決定するフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１１】
以下、本発明を実施するための形態について図面を用いて説明する。なお、以下の実施の形態は特許請求の範囲に係る発明を限定するものでなく、また実施の形態で説明されている特徴の組み合わせの全てが発明の解決手段に必須のものとは限らない。
【００１２】
＜第１の実施形態＞
まず、本発明の第１の実施形態について説明する。
【００１３】
図１は、画像処理システムの全体図である。ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ  Ａｒｅａ  Ｎｅｔｗｏｒｋ）１００上には、ＭＦＰ１０１及びファイルサーバ１０２が互いに通信可能に接続されている。ＭＦＰ１０１は、画像処理装置の一例である。ファイルサーバ１０２は、外部サーバの一例である。ここではＭＦＰ１０１及びファイルサーバ１０２を含む全体を画像処理システムとするが、ＭＦＰ１０１のみを画像処理システムと称することもできる。また、図１ではＬＡＮで各装置を接続しているが、インターネットなどを介して接続されていてもよい。ＭＦＰ１０１は、ＰＳＴＮ（Ｐｕｂｌｉｃ  Ｓｗｉｔｃｈｅｄ  Ｔｅｌｅｐｈｏｎｅ  Ｎｅｔｗｏｒｋｓ）１１０に接続され、図示しないファクシミリ装置との間で画像データをファクシミリ通信することができる。
【００１４】
図２は、ＭＦＰ１０１のハードウェア構成図である。ＣＰＵ２１１を含む制御部２１０は、ＭＦＰ１０１全体の動作を制御する。ＣＰＵ２１１は、ＲＯＭ２１２に記憶された制御プログラムを読み出して、読取／印刷／通信などの各種制御を行う。ＲＡＭ２１３は、ＣＰＵ２１１の主メモリ、ワークエリア等の一時記憶領域として用いられる。なお、ＭＦＰ１０１は１つのＣＰＵ２１１が１つのメモリ（ＲＡＭ２１３またはＨＤＤ２１４）を用いて後述するフローチャートに示す各処理を実行するものとするが、他の態様であっても構わない。例えば、複数のＣＰＵや複数のＲＡＭまたはＨＤＤを協働させてフローチャートに示す各処理を実行するようにすることもできる。ＨＤＤ２１４は、画像データや各種プログラムを記憶する。操作部Ｉ／Ｆ２１５は、操作部２２０と制御部２１０を接続する。操作部２２０には、タッチパネル機能を有する液晶表示部やキーボードなどが備えられており、ユーザによる操作／入力／指示を受け付ける受付部のとしての役割を担う。
【００１５】
プリンタＩ／Ｆ２１６は、プリンタ２２１と制御部２１０を接続する。プリンタ２２１で印刷すべき画像データはプリンタＩ／Ｆ２１６を介して制御部２１０から転送され、プリンタ２２１により記録媒体上に印刷される。
【００１６】
スキャナＩ／Ｆ２１７は、スキャナ２２２と制御部２１０を接続する。スキャナ２２２は、原稿上の画像を読み取って画像データを生成し、スキャナＩ／Ｆ２１７を介して制御部２１０に入力する。ＭＦＰ１０１は、スキャナ２２２で生成された画像データをファイル送信またはメール送信することができる。
【００１７】
モデムＩ／Ｆ２１８は、モデム２２３と制御部２１０を接続する。モデム２２３は、図示しないファクシミリ装置との間における画像データのファクシミリ通信を実行する。ネットワークＩ／Ｆ２１９は、制御部２１０（ＭＦＰ１０１）をＬＡＮ１００に接続する。ＭＦＰ１０１は、ネットワークＩ／Ｆ２１９を用いてＬＡＮ１００上の外部装置（ファイルサーバ１０２など）に画像データや情報を送信したり、各種情報を受信したりする。
【００１８】
図３は、ファイルサーバ１０２のハードウェア構成図である。ＣＰＵ３１１を含む制御部３１０は、ファイルサーバ１０２全体の動作を制御する。ＣＰＵ３１１は、ＲＯＭ３１２に記憶された制御プログラムを読み出して各種制御処理を実行する。ＲＡＭ３１３は、ＣＰＵ３１１の主メモリ、ワークエリア等の一時記憶領域として用いられる。ＨＤＤ３１４は、画像データや各種プログラムを記憶する。ネットワークＩ／Ｆ３１５は、制御部３１０（ファイルサーバ１０２）をＬＡＮ１００に接続する。ファイルサーバ１０２は、ネットワークＩ／Ｆ３１５を用いてＬＡＮ１００上の他の装置との間で各種情報を送受信する。
【００１９】
図４は、ＭＦＰ１０１のソフトウェア構成図である。ＭＦＰ１０１は、ネイティブ機能部４１０と追加アプリケーション４２０の大きく２つに分けられる。ネイティブ機能部４１０に含まれる各部はＭＦＰ１０１に標準的に備えられたものであるのに対し、追加アプリケーション４２０はＭＦＰ１０１に追加インストールされたアプリケーションである。追加アプリケーション４２０はＪａｖａ（登録商標）をベースとしたアプリケーションであり、ＭＦＰ１０１への機能追加を容易に実現できる。なお、ＭＦＰ１０１には図示しない他の追加アプリケーションがインストールされていても良い。
【００２０】
スキャン指示部４２１は、スキャン部４１１にスキャン処理を要求する。スキャン部４１１は、スキャナＩ／Ｆ２１７を介してスキャナ２２２で原稿を読み取って画像データを生成し、画像データを転送部４１２に渡す。転送部４１２は、スキャン部４１１から受け取った画像データを転送する。画像データの転送先としては、ファイルサーバ１０２、ＬＡＮ１００上のＰＣ（不図示）等を設定可能であるが、ここではスキャン部４１１が生成した画像データを一旦全て追加アプリケーション４２０に転送するように設定されているものとする。
【００２１】
アプリケーション受信部４２２は、転送部４１２から内部転送された画像データを受信し、画像解析部４２３に渡す。画像解析部４２３は、画像データに対して文字列認識を行うとともに、該文字データに対応する文字認識スコア等の情報を抽出し、該情報を文書名候補として画像データに付加して文書名作成部４２４に渡す。文書名作成部４２４は、受信した文書名候補をもとに文書名を作成し、該文書名候補および該文書名を画像データに付加して文書保存部４２５に渡す。文書保存部４２５は、 文書名作成部４２４から受信した文書名と画像データをＨＤＤ３１４に転送する。この際、受信した文書名と同名の文書がＨＤＤ３１４にないかチェックする。同名文書がある場合、該同名文書をＨＤＤ３１４から取得し画像解析部４２３に渡し、文書名作成部４２４から受信した文書名候補、文書名、画像データを文書名作成部４２４に渡す。
【００２２】
図５は、文書および文書名候補の一例を表している。文書５０１および文書５０３に対して文字列認識を行い、文書名候補５０２および文書名候補５０４として抽出する。
図６は、文書から抽出された文字列およびその文字サイズの一例を示している。例えば文書名候補５０２の文字列を文字列６０１としたとき、それぞれの文字サイズは文字サイズ６０２で表される。
【００２３】
図７は、ＨＤＤ２１４に保存される既存文書名変更情報の一例を示している。本願発明では、既存文書と同名の新規文書が保存される際、新規文書名だけでなく既存文書名の変更も行う。変更後の既存文書名を文書名７０１として、変更前の既存文書名を元の文書名７０２として保存する。また本願発明では文書名変更の際に文書間で差異となる特徴を文書名に追加するが、追加した特徴を差異となる特徴７０３として保存する。それぞれの詳細は図９のフローチャートで説明する。
【００２４】
図８は  ユーザが文書をスキャンしてからスキャン文書が保存されるまでのフローチャートである。
【００２５】
ステップＳ８０１では、ＭＦＰ１０１がスキャン処理を行う。具体的にはスキャン指示部４２１からユーザのスキャン指示を受け、スキャン部４１１でスキャンし、画像データを転送部４１２に渡す。転送部４１２は、スキャン部４１１から受け取った画像データを追加アプリケーション４２０に転送する。アプリケーション受信部４２２は、転送部４１２から転送された画像データを受信し、画像解析部４２３に渡す。
【００２６】
ステップＳ８０２では、  画像解析部４２３が画像データに対して文字列認識を行うとともに、該文字データに対応する文字認識スコア等の情報を抽出し文書名候補  を作成する。例えば文書５０１に対して文字列認識を行い、文書名候補５０２を抽出する。さらに文書名候補５０２の文字列６０１に対して、文字サイズ６０２を計算する。なお、図６では文字列６０１に対して文字サイズ６０２のみを対応付けているが、文字情報抽出処理結果の信頼度や文字画像位置などの情報を対応付けてもよい。その後抽出した文書名候補を画像データに付加して文書名作成部４２４に渡す。
【００２７】
ステップＳ８０３では、文書名作成部４２４が受信した文書名候補をもとに文書名を作成する。例えば文書名候補のうち文字サイズが大きい文字列二つを文書名として採用する  とした場合、文書５０１の文書名は文字サイズ６０２が大きい文字列２つを文書名候補５０２から採用し「報告書＿Ａ社売上．ｐｄｆ」となる。その後文書名候補、文書名を画像データに付加して文書保存部４２５に渡す。
【００２８】
ステップＳ８０４では、文書名を決定する処理を行う。  具体的な処理は、図９のフローチャートで説明する。
【００２９】
ステップＳ８０５では、文書保存部４２５がＨＤＤ３１４に文書を保存し処理を終了する。図９は文書名を決定するフローチャートである。前述したように文書５０１および文書５０３の文書名はどちらも「報告書＿Ａ社売上．ｐｄｆ」となってしまう場合がある。そこで図９で示す文書名決定処理を行い、文書を区別させつつ、文書の特徴的な部分が認識できるような文書名を作成する。  
【００３０】
ステップＳ９０１では、文書保存部４２５が、対象文書と同名の文書がＨＤＤ３１４にないかチェックする。同名文書が存在する場合、ステップＳ９０２の処理に進む。存在しない場合、ステップＳ９１１の処理に進む。
【００３１】
ステップＳ９０２は、画像解析部４２３が既存文書に対して文字列認識を行うとともに、該文字データに対応する文字画像位置や文字認識スコア等の情報を抽出し、該情報を文書名候補として既存文書に付加して文書名作成部４２４に渡す。
【００３２】
ステップＳ９０３では、文書名作成部４２４が対象文書と既存文書の文書名候補を比較する。文書名候補に差異があった場合はステップＳ９０５の処理に進む。差異がなかった場合は、ステップＳ９０４の処理に進む。
【００３３】
ステップＳ９０４では、文書名作成部４２４が、既存文書名と差異が出るような任意の文字列  を対象文書名に追加する。例えば従来手法のように文書名の最後に（１）のようなシリアルナンバーをつけてもよいし、文字列をユーザに入力させてもよい。その後該対象文書名を対象文書に付加して文書保存部４２５に渡し処理を終了する。
【００３４】
ステップＳ９０５では、文書名作成部４２４がステップＳ９０３で検出した差異となる文字列を既存文書名に追加する。例えば文書名候補５０２と文書名候補５０４を比較すると日付に差異があるため、文書５０１の文書名「報告書＿Ａ社売上．ｐｄｆ」に日付を追加し「報告書＿Ａ社売上＿５月３１日．ｐｄｆ」とする。その後、文書名候補および文書名を既存文書に付加して文書保存部４２５に渡す。
【００３５】
ステップＳ９０６では、文書名作成部４２４がステップＳ９０３で検出した差異となる文字列を対象文書名に追加する。例えば、文書５０３の文書名「報告書＿Ａ社売上．ｐｄｆ」に日付を追加し「報告書＿Ａ社売上＿６月３０日．ｐｄｆ」とする。その後文書名候補および文書名を対象文書に付加して文書保存部４２５に渡す。
【００３６】
ステップＳ９０７では、既存文書名を決定する。具体的には、既存文書名はステップＳ９０５で変更されているため、変更後の文書名で本フローチャートをもう一度繰り返す。最終的にステップＳ９０３かステップＳ９１１で処理を終了するまで本フローチャートを繰り返し文書名を決定する。
【００３７】
ステップＳ９０８では、対象文書名が決定するまで本フローチャートを繰り返す。
ステップＳ９０９では、文書保存部４２５が既存文書名を文書名７０１に、元の既存文書名を元の文書名７０２に保存する。
【００３８】
ステップＳ９１０では、文書保存部４２５が文書名に追加した差異となる文字列を表す特徴を、差異となる特徴７０３に保存し処理を終了する。なお、図７では差異となる特徴を日付や氏名としているが、差異となる文字列が書かれている紙面上での位置や、文書名候補の順位などを特徴とし保存してもよい。
【００３９】
ステップＳ９１１では、文書保存部４２５が、対象文書名とＨＤＤ２１４に保存されている過去の文書名の比較を行い、同名文書がないかチェックする。具体的には、対象文書名と元の文書名７０２の比較を行う。同名文書がなかった場合処理を終了する。同名文書があった場合、ステップＳ９１２において対象文書名を変更する。
【００４０】
ステップＳ９１２では、文書名作成部４２４が、同名文書にひも付けられている差異となる特徴をＨＤＤ２１４から取得する。例えば対象文書名が「報告書＿Ａ社売上．ｐｄｆ」だった場合、差異となる特徴７０３から「日付」を取得する。次に、対象文書の文書名候補のなかから、差異となる特徴（例では日付）にあたる文字列を抽出する。その後抽出した文字列を対象文書名に追加し、文書名候補および文書名を対象文書に付加して文書保存部４２５に渡す。
【００４１】
ステップＳ９１３  では、対象文書名が決定するまで本フローチャートを繰り返し、処理を終了する。
【符号の説明】
【００４２】
１００  ＬＡＮ、１０１  ＭＦＰ、１０２  ファイルサーバ
【図１】
2020030498.tif 000003
【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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