(57)【要約】      （修正有）【課題】電子メールプログラムにおけるメールボックス中のフォルダの容量超過を未然に防止することができる容量管理方法及びプログラムを提供する。【解決手段】コンピューターにより実行される電子メール管理方法は、電子メールのメールボックス中のフォルダのサイズを調べるステップと、サイズを所定の上限値と比較するステップと、サイズが所定の第一の上限値を超えていた場合に、フォルダの最適化処理、フォルダの分割処理、または、フォルダ中のメールの添付ファイルの分離保存処理のいずれか１つ以上を実行するステップとを含む。【選択図】図３
2020194412.tif 000002
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子メールのメールボックス中のフォルダのサイズを調べるステップと、
前記サイズを所定の第一の上限値と比較するステップと、
前記サイズが前記所定の第一の上限値を超えていた場合に、前記フォルダの最適化処理、前記フォルダの分割処理、または、前記フォルダ中のメールの添付ファイルの分離保存処理のいずれか１つ以上を実行するステップとを含む、
コンピューターにより実行される電子メール管理方法。
【請求項２】
さらに、前記サイズを前記所定の第一の上限値よりも小さい所定の第二の上限値と比較するステップと、
前記サイズが前記所定の第二の上限値を超えていた場合に、警告メッセージを表示するステップを含む、請求項１に記載の方法。
【請求項３】
前記添付ファイルの分離保存処理は、添付ファイルのサイズの大きい順に処理を行ない、分離保存した添付ファイルのサイズの合計が所定の目的地を越えた場合には分離保存処理を終了するステップをさらに含む、請求項１、または、請求項２に記載の方法。
【請求項４】
電子メールのメールボックス中のフォルダのサイズを調べる命令群と、
前記サイズを所定の第一の上限値と比較する命令群と、
前記サイズが前記所定の第一の上限値を超えていた場合に、前記フォルダの最適化処理、前記フォルダの分割処理、または、前記フォルダ中のメールの添付ファイルの分離保存処理のいずれか１つ以上を実行する命令群とをコンピューターに実行させる
電子メール管理プログラム。
【請求項５】
さらに、前記サイズを前記所定の第一の上限値よりも小さい所定の第二の上限値と比較する命令群と、
前記サイズが前記所定の第二の上限値を超えていた場合に、警告メッセージを表示する命令群をコンピューターに実行させる、請求項４に記載のプログラム。
【請求項６】
前記添付ファイルの分離保存処理は、添付ファイルのサイズの大きい順に処理を行ない、分離保存した添付ファイルのサイズの合計が所定の目的地を越えた場合には分離保存処理を終了する処理をさらに含む、請求項４、または、請求項５に記載のプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本願発明は、電子メール・システムにおけるメールボックスの容量管理のための方法とプログラム、特に、メールボックス中のフォルダの容量超過を未然に防止するための方法とプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
電子メール・システムが企業および社会において広く使用されている。電子メール機能を提供するプログラムは、各ユーザーが受信および送信したメールをメールボックスという形式で保存することが多い。システム設計の制約上、メールボックスにはサイズに上限があることが通常であり、上限を超えるとシステムが機能不全に陥ることもあるため、その容量超過を防ぐことはきわめて重要である。
【０００３】
特許文献１では、サーバにおけるディレクトリの使用容量を監視し、予め設定された基準値を超えると警告を発する技術が開示されているが、警告を発するだけではなく、ユーザーのメールを削除することなく適切な対応を取る技術が求められていた。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特許公開公報  特開平１１―１９５０２７
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
電子メール・クライアント・プログラムにおけるメールボックス中のフォルダの容量超過を未然に防止するための方法とプログラムを提供する。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本願発明は、電子メールのメールボックス中のフォルダのサイズを調べるステップと、前記サイズを所定の上限値と比較するステップと、前記サイズが前記所定の第一の上限値を超えていた場合に、前記フォルダの最適化処理、前記フォルダの分割処理、または、前記フォルダ中のメールの添付ファイルの分離保存処理のいずれか１つ以上を実行するステップとを含む、コンピューターにより実行される電子メール管理方法を提供することで上記課題を解決する。
【０００７】
また、本願発明は、さらに、前記サイズが前記所定の第二の上限値を超えていた場合に、警告メッセージを表示するステップを含む、段落０００７に記載の方法を提供することで上記課題を解決する。
【０００８】
また、本願発明は、前記添付ファイルの分離保存処理は、添付ファイルのサイズの大きい順に処理を行ない、分離保存した添付ファイルのサイズの合計が所定の目的地を越えた場合には分離保存処理を終了するステップをさらに含む、段落０００７、または、段落０００８に記載の方法を提供することで上記課題を解決する。
【０００９】
また、本願発明は、電子メールのメールボックス中のフォルダのサイズを調べる命令群と、
前記サイズを所定の上限値と比較する命令群と、前記サイズが前記所定の第一の上限値を超えていた場合に、前記フォルダの最適化処理、前記フォルダの分割処理、または、前記フォルダ中のメールの添付ファイルの分離保存処理のいずれか１つ以上を実行する命令群とをコンピューターに実行させる電子メール管理プログラムを提供することで上記課題を解決する。
【００１０】
また、本願発明は、さらに、前記サイズが前記所定の第二の上限値を超えていた場合に、警告メッセージを表示する命令群をコンピューターに実行させる、段落００１０に記載のプログラムを提供することで上記課題を解決する。
【００１１】
また、本願発明は、前記添付ファイルの分離保存処理は、添付ファイルのサイズの大きい順に処理を行ない、分離保存した添付ファイルのサイズの合計が所定の目的地を越えた場合には分離保存処理を終了する処理をさらに含む、段落００１０、または、段落００１１に記載のプログラムを提供することで上記課題を解決する。
【発明の効果】
【００１２】
電子メール・クライアント・プログラムにおけるメールボックス中のフォルダの容量超過を未然に防止するための方法とプログラムが提供される。
【図面の簡単な説明】
【００１３】
【図１】本願発明に係る電子メール・システムの全体的構成を表わす図である。
【図２】本願発明に係る電子メール・システムのメールボックスの構造の概要を表わす図である。
【図３】本願発明に係るメールボックス容量監視プログラムの概要フローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００１４】
以下に図を参照しながら本願発明の実施例について説明する。図はすべて例示である。以降では、広く使用されている電子メール・クライアント・プログラムであるThunderbird（登録商標）の例を示すが、本願発明は他の同様の構成の電子メール・クライアント・プログラムにも適用可能である。
【００１５】
図１に、本願発明に係るデータベース検索システムの全体構成を示す。メールボックス（101）は、ユーザーが送信または受信した電子メールを保存するための手段であり、後述のとおり、複数のフォルダを含む。メール送受信プログラム（102）は、Thunderbird等の電子メール・クライアント・プログラムの本体である。フォルダ容量監視プログラム（103）は、メールボックス（101）中のフォルダの容量を定期的に監視し、容量超過の危険性がある場合に必要な処理を行なうプログラムである。フォルダ容量監視プログラム（103）は、メール送受信プログラム（102）のアドオンとして実装してもよいが、独立したプログラムとして実装してもよい。設定ファイル（104）は、フォルダ容量監視プログラム（103）の挙動を制御するための設定を保存するためのファイルであり任意の形式で実装してよい。設定ファイル（104）の内容はシステム管理者またはユーザー自身が設定してよい。上記のプログラム、および、メールボックスはユーザーが使用するデスクトップ・パソコン、タブレット端末、携帯情報機器等のクライアント機器上で稼働してよい。
【００１６】
図２に、本願発明に係るメールボックス（101）の構造を示す。メールボックス（101）中には目的別に複数のフォルダが存在する。各フォルダは１つ以上のメールを格納する。フォルダは、たとえば、「受信トレイ」、「送信済トレイ」、「迷惑メール」等、目的別に構成されている。加えて、ユーザー自身が独自のフォルダを使用してメールを格納することもできる。
【００１７】
Windows等のOSのレベルでは、メールボックス（101）はディレクトリに相当し、フォルダはファイルに相当する（ファイル中の個々のメールを効率的にアクセスするインデックスのために別のファイルが容易されていることが多い）。同一ユーザーが、複数のメール・サーバに対応して複数のメールボックス（101）を利用できるようにしてもよい（以降では、メールボックス（101）を1つのみ使用する例を示す）。
【００１８】
フォルダはOSのファイルとして実現されるため、OSによるファイル容量上の制約を受ける。メール送受信プログラム（102）が32ビット・モードのアプリケーションとして稼働している場合には、容量の上限は２GB（ギガバイト）となることが通常である。この容量上限は、OSの制約であるため拡張することは事実上不可能である。また、フォルダのサイズが容量上限に近づくと、性能が急速に劣化し、ユーザーの操作が困難になることもある。このため、容量上限に達する前に予防的措置を取ることがとりわけ重要である。
【００１９】
図3に、フォルダ容量監視プログラム（103）の概要フローチャートを示す。フォルダ容量監視プログラム（103）は、メール送受信プログラム（102）のアドオンとして稼働し、メール送受信プログラム（102）のプロセスから適宜呼び出されて処理を行なってもよいが、独立したプログラムとして稼働してもよい。後者の場合には、OSのタイマー機能により所定の時間間隔で起動されることが望ましい。ユーザーまたはシステム管理者が任意の時点で起動できるようにしてもよい。リモート起動機能を介して遠隔地やサーバから起動できるようにしてもよい。
【００２０】
フォルダ容量監視プログラム（103）は起動すると、まず、設定ファイル（104）から設定情報を読み取る（S301）。設定情報は、典型的には各フォルダのサイズの上限値、フォルダのサイズが当該上限値を超えた場合の処理の内容等である。次に、メールボックス（101）の1以上のフォルダのサイズを調べる（S302）。フォルダはOSレベルではファイルなので、そのサイズを知ることは容易である。次に、当該フォルダのサイズが上限値を超えているかを判定する（S303）。上限値を超えていない場合は次のフォルダの処理に移る。
【００２１】
上限値を超えていた場合には、好ましくは警告メッセージを表示する（S304）。警告メッセージはユーザーが使用するパソコン等の機器の画面に表示することが望ましいが、OSが提供する通知のサービスを使用してもよい。加えて、警告メッセージをシステム管理者の端末の画面に表示する、および、システム管理者にメールを送信する等の処理を行なってもよい。対策が終了するまで、ユーザーにメール送受信プログラム（102）の操作を禁止する処理を実行してもよい。メール送受信プログラム（102）を強制終了してもよい。
【００２２】
次にフォルダの容量を削減するための処理を行なう（S305）。第一に、メール送受信プログラム（102）が提供するフォルダ最適化処理を実行してよい。フォルダ最適化処理は、削除されたメール等により生じたフォルダ中のデッドスペースを回収する処理である。
【００２３】
第二に、フォルダの分割処理を実行してよい。新たなフォルダを作成し、容量が逼迫しているフォルダのメールの一部を移動することが望ましい。この場合に、ユーザーのその後の操作に悪影響がないように、メールの受信または送信の日付・時刻に基づいて振り分けを行ない、古いメール、あるいは、新しいメールを新たに作成されたフォルダに移動することが望ましい。新たなフォルダを作成する場合に、たとえば、元のフォルダ名が「受信トレイ」であった場合には「受信トレイ_001」といったように、元のフォルダ名が容易に推定可能な命名規約を採用することが望ましい。サイズの大きいメールを優先的に新たに作成されたフォルダに移動するようにしてもよい。
【００２４】
メールボックス（101）の容量消費という観点では添付ファイルが大きな割合を占める。一般的なテキストメールの本体容量が数KB（キロバイト）であるのに対して、添付ファイルが数MB（メガバイト）であり、3桁の違いがある。したがって、ユーザーが設定ファイルで許可した場合等には、添付ファイルをメールから分離し、別の場所に保存する処理を行なってもよい。別の場所とは、ユーザーの機器上であっても、ファイル・サーバ上であっても、クラウド上であってもよい。すべての添付ファイルを保存するのではなく、添付ファイルのサイズは所定の閾値を超えたメールだけを分離保存の対象にしてもよい。添付ファイルのサイズの大きい順に分離保存の処理を行ない、分離保存した添付ファイルのサイズの合計値が所定の目的地を越えた時点で分離保存の処理を終了するようにしてもよい。添付ファイルの分離保存処理を送信済トレイのフォルダのみ（あるいは、送信済トレイのフォルダを優先して）に適用するようにしてもよい。受信トレイ中のメールの添付ファイルは転送などで将来的に使用する可能性があるが、一般に、送信済メールの添付ファイルはユーザーのパソコン等の別の場所に存在することが多いからある。
【００２５】
上述の、フォルダの最適化処理、フォルダの分割処理、添付ファイルの分離保存の各処理は、設定ファイル（104）の設定にしたがって、そのうちの1つ以上を実行してよい。フォルダ容量監視プログラム（103）は、メールボックス（101）中の全フォルダの処理を完了すると終了する（S306）。
【００２６】
ここで、フォルダ容量の上限として、ソフトリミットとハードリミットを設定し、ソフトリミットを超えた場合には警告メッセージの表示のみを行ない、ハードリミットを超えた場合のみに、上述のフォルダの操作を行なうようにしてもよい。
【符号の説明】
【００２７】
１０１  メールボックス
１０２  メール送受信プログラム
１０３  フォルダ容量監視プログラム
１０４  設定ファイル
【図１】
2020194412.tif 000003
【図２】
2020194412.tif 000004
【図３】
2020194412.tif 000005