(57)【要約】【課題】案件のプロセスに関連付けられた全ての文書を画像に変換する場合と比較して、データ使用量を抑えることが可能な文書管理システムを提供する。【解決手段】案件の複数段階のプロセス毎に関連付けられた文書を記憶する記憶部２０４と、実施済の案件において表示された履歴がある文書が関連付けられたプロセスに対応する、実施中の案件のプロセスに関連付けられた文書を、画像に変換し、当該文書に関連付けられたプロセスに関連付けて記憶させる変換部２１０と、を備える。【選択図】図１
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
案件の複数段階のプロセス毎に関連付けられた文書を記憶する記憶部と、
実施済の案件において表示された履歴がある文書が関連付けられたプロセスに対応する、実施中の案件のプロセスに関連付けられた文書を、画像に変換し、当該文書に関連付けられたプロセスに関連付けて記憶させる変換部と、
を備える文書管理システム。
【請求項２】
前記文書の種類が複数種類に定められている請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記変換部は、実施済の案件において表示された回数が多い文書と同じ種類の文書であって、実施中の案件のプロセスに関連付けられた文書を変換する請求項２に記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記変換部は、前記複数段階のプロセスのうち、文書を表示する表示プロセスに移行する前に、前記文書を画像に変換する請求項１〜３のいずれか１項に記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記記憶部により記憶されている前記画像を、前記表示プロセスの実施完了以降に削除する削除部を備える請求項４に記載の文書管理システム。
【請求項６】
前記変換部は、前記記憶部に記憶されている情報の容量に応じて、画像に変換する文書の数を決定する請求項１〜５のいずれか１項に記載の文書管理システム。
【請求項７】
前記記憶部に記憶させる情報の総容量を設定する情報の入力を受付可能な容量受付部を備え、
前記変換部は、前記記憶部に記憶した情報の容量が、前記容量受付部により受け付けた前記総容量に収まるように、画像を変換する請求項１〜６のいずれか１項に記載の文書管理システム。
【請求項８】
前記変換部により変換する文書を選択する情報の入力を受付可能な選択受付部を備える請求項１〜７のいずれか１項に記載の文書管理システム。
【請求項９】
前記変換部は、画像を参照する目的に応じて、文書を画像に変換する精度を変更する請求項１〜８のいずれか１項に記載の文書管理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
特許文献１には、クライアント装置から受けた変換命令の対象となる電子文書がプレゼンテーション文書であるか否かを判別する文書種識別手段と、前記文書種識別手段が前記電子文書をプレゼンテーション文書であると判別した場合に、前記電子文書の所定の部分を、クライアント装置が閲覧可能な形式に変換する変換手段と、を有することを特徴とする、電子文書変換サーバが開示されている。
【０００３】
特許文献２には、コンピュータを、文書データからページ単位の表示用データを生成する表示用データ生成手段、クライアント装置からの要求に対応するページの表示用データを、前記クライアント装置に送信する表示用データ送信手段、前記文書データ中の前記要求されたページの前方向に存在するページの前記表示用データを特定する特定情報を、前記要求されたページの表示データと対応づけて前記クライアント装置に送信する特定情報送信手段、前記クライアント装置からの前記特定情報を用いた要求に応じ、前記特定情報が示す表示用データを前記クライアント装置に送信する手段、として機能させるためのプログラムが開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２０１０−９７４０９号公報
【特許文献２】特開２０１４−２４１０１３号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
本発明は、案件のプロセスに関連付けられた全ての文書を画像に変換する場合と比較して、データ使用量を抑えることが可能な文書管理システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
第１態様に係る文書管理システムは、案件の複数段階のプロセス毎に関連付けられた文書を記憶する記憶部と、実施済の案件において表示された履歴がある文書が関連付けられたプロセスに対応する、実施中の案件のプロセスに関連付けられた文書を、画像に変換し、当該文書に関連付けられたプロセスに関連付けて記憶させる変換部と、を備える。
【０００７】
第２態様に係る文書管理システムは、第１態様に係る文書管理システムにおいて、前記文書の種類が複数種類に定められている。
【０００８】
第３態様に係る文書管理システムは、第２態様に係る文書管理システムにおいて、前記変換部は、実施済の案件において表示された回数が多い文書と同じ種類の文書であって、実施中の案件のプロセスに関連付けられた文書を変換する。
【０００９】
第４態様に係る文書管理システムは、第１態様〜第３態様のいずれか１に係る文書管理システムにおいて、前記変換部は、前記複数段階のプロセスのうち、文書を表示する表示プロセスに移行する前に、前記文書を画像に変換する。
【００１０】
第５態様に係る文書管理システムは、第４態様に係る文書管理システムにおいて、前記記憶部により記憶されている前記画像を、前記表示プロセスの実施完了以降に削除する削除部を備える。
【００１１】
第６態様に係る文書管理システムは、第１態様〜第５態様のいずれか１に係る文書管理システムにおいて、前記変換部は、前記記憶部に記憶されている情報の容量に応じて、画像に変換する文書の数を決定する。
【００１２】
第７態様に係る文書管理システムは、第１態様〜第６態様のいずれか１に係る文書管理システムにおいて、前記記憶部に記憶させる情報の総容量を設定する情報の入力を受付可能な容量受付部を備え、前記変換部は、前記記憶部に記憶した情報の容量が、前記容量受付部により受け付けた前記総容量に収まるように、画像を変換する。
【００１３】
第８態様に係る文書管理システムは、第１態様〜第７態様のいずれか１に係る文書管理システムにおいて、前記変換部により変換する文書を選択する情報の入力を受付可能な選択受付部を備える。
【００１４】
第９態様に係る文書管理システムは、第１態様〜第８態様のいずれか１に係る文書管理システムにおいて、前記変換部は、画像を参照する目的に応じて、文書を画像に変換する精度を変更する。
【発明の効果】
【００１５】
第１態様によれば、案件のプロセスに関連付けられた全ての文書を画像に変換する場合と比較して、データ使用量を抑えることができる、という効果を有する。
【００１６】
第２態様によれば、複数種類の文書の中から、必要な文書のみ画像に変換することで、全ての文書を画像に変換する場合と比較して、データ使用量を抑えることができる、という効果を有する。
【００１７】
第３態様によれば、実施済みの案件で表示された回数が多い文書と同じ種類の文書を画像に変換することで、全ての文書を画像に変換する場合と比較して、データ使用量を抑えることができる、という効果を有する。
【００１８】
第４態様によれば、文書を表示するプロセスに移行した後に画像に変換する場合に比較して、必要な画像を準備しておくことができる、という効果を有する。
【００１９】
第５態様によれば、文書を表示するプロセスが完了した場合は、画像を削除することで、画像を削除しない場合に比較して、データ使用量を抑えることができる、という効果を有する。
【００２０】
第６態様によれば、記憶されている情報の容量に応じて、可能な限り事前に変換後の画像を準備することができる、という効果を有する。
【００２１】
第７態様によれば、データ使用量の上限を設定することで、サーバ装置の使用料の上限を設定することができる、という効果を有する。
【００２２】
第８態様によれば、実施済みの案件の表示された履歴にかかわらず、文書管理システムの操作者が必要に応じて画像に変換する文書も選択することができる、という効果を有する。
【００２３】
第９態様によれば、一律に画像の精度を設定する場合に比較して、データ使用量を抑えることができる、という効果を有する。
【図面の簡単な説明】
【００２４】
【図１】本発明の実施形態に係る文書管理システムの概略構成図である。
【図２】本発明の実施形態に係るクライアントの概略ブロック図である。
【図３】本発明の実施形態に係るサーバ装置の概略ブロック図である。
【図４】本発明の実施形態に係るサーバ装置のＲＯＭ又はストレージの機能構成の例を示すブロック図である。
【図５】本発明の実施形態に係る案件定義データベースに記憶されるプロセスの一例を示す図である。
【図６】本発明の実施形態に係る案件データベースに記憶される案件テーブルの一例を示す図である。
【図７】本発明の実施形態に係る案件データベースに記憶される案件プロセステーブルの一例を示す図である。
【図８】本発明の実施形態に係る表示履歴データベースに記憶されるデータの一例を示す図である。
【図９】本発明の実施形態に係るサーバ装置の機能構成の例を示すブロック図である。
【図１０】本発明の実施形態に係る画像変換処理の流れの一例を示すフローチャートである。
【図１１】本発明の実施形態に係る画像削除処理の流れの一例を示すフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【００２５】
以下、本開示の実施形態の一例を、図面を参照しつつ説明する。なお、各図面において同一又は等価な構成要素および部分には同一の参照符号を付与している。また、図面の寸法比率は、説明の都合上誇張されており、実際の比率とは異なる場合がある。
【００２６】
図１は、本実施形態に係る文書管理システム１０の概略構成を示す図である。
【００２７】
図１に示すように、文書管理システム１０は、クライアント１００と、サーバ装置２００とが、ネットワークなどの通信手段に接続されて構成されている。なお、通信手段としては、後述するように、インターネットやイーサネット（登録商標）などの各種ネットワークを適用することができる。また、図１では、クライアント１００を２台と、サーバ装置２００を１台の例を示しているが、この数に限定するものではない。
【００２８】
クライアント１００には、ウェブブラウザがインストールされている。サーバ装置２００は、クライアント１００のウェブブラウザからのリクエストを受け付け、受け付けたリクエストに応じたレスポンスをクライアント１００に返す。このレスポンスには、後述する変換画像データベース３３０に格納されている画像が含まれている。
【００２９】
図２は、クライアント１００のハードウェア構成を示すブロック図である。
【００３０】
図２に示すように、クライアント１００は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ  Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ  Ｕｎｉｔ）１０１、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）１０２、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）１０３、ストレージ１０４、通信インタフェース１０５、入力部１０６および表示部１０７を有する。各構成は、バス１０８を介して相互に通信可能に接続されている。
【００３１】
ＣＰＵ１０１は、中央演算処理ユニットであり、各種プログラムを実行したり、各部を制御したりする。すなわち、ＣＰＵ１０１は、ＲＯＭ１０２又はストレージ１０４からプログラムを読み出し、ＲＡＭ１０３を作業領域としてプログラムを実行する。ＣＰＵ１０１は、ＲＯＭ１０２又はストレージ１０４に記録されているプログラムにしたがって、上記各構成の制御および各種の演算処理を行う。本実施形態では、ＲＯＭ１０２又はストレージ１０４には、プログラムが格納されている。
【００３２】
ＲＯＭ１０２は、各種プログラムおよび各種データを格納する。ＲＡＭ１０３は、作業領域として一時的にプログラム又はデータを記憶する。ストレージ１０４は、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ  Ｄｉｓｋ  Ｄｒｉｖｅ）、又はＳＳＤ（Ｓｏｌｉｄ  Ｓｔａｔｅ  Ｄｒｉｖｅ）により構成され、オペレーティングシステムを含む各種プログラム、および各種データを格納する。
【００３３】
通信インタフェース１０５は、サーバ装置２００等の他の機器と通信するためのインタフェースであり、例えば、インターネット、イーサネット（登録商標）、ＦＤＤＩ、Ｗｉ−Ｆｉ（登録商標）等の規格が用いられる。
【００３４】
入力部１０６は、マウス等のポインティングデバイス、およびキーボードを含み、各種の入力を行うために使用される。
【００３５】
表示部１０７は、たとえば、液晶ディスプレイであり、ＣＰＵ１０１の制御に基づき各種の情報を表示する。本実施の形態では、表示部１０７は、後述するように、変換画像データベース３３０に記憶されている画像を表示する。すなわち、クライアント１００の操作者が、入力部１０６によりサーバ装置２００に記憶されている文書を選択した場合に、サーバ装置２００に記憶されている文書の代わりに、後述する変換部２１０によりウェブブラウザで表示可能な画像に変換された文書を表示する。また、表示部１０７は、タッチパネル方式を採用して、入力部１０６として機能しても良い。
【００３６】
図３は、サーバ装置２００のハードウェア構成を示すブロック図である。
【００３７】
図３に示すように、サーバ装置２００は、ＣＰＵ２０１、ＲＯＭ２０２、ＲＡＭ２０３、記憶部（ストレージ）２０４、通信インタフェース２０５を有する。各構成は、バス２０６を介して相互に通信可能に接続されている。
【００３８】
ＣＰＵ２０１は、中央演算処理ユニットであり、各種プログラムを実行したり、各部を制御したりする。すなわち、ＣＰＵ２０１は、ＲＯＭ２０２又は記憶部（ストレージ）２０４からプログラムを読み出し、ＲＡＭ２０３を作業領域としてプログラムを実行する。ＣＰＵ２０１は、ＲＯＭ２０２又は記憶部（ストレージ）２０４に記録されているプログラムにしたがって、上記各構成の制御および各種の演算処理を行う。本実施形態では、ＲＯＭ２０２又は記憶部（ストレージ）２０４には、プログラムと各種データベースが格納されている。
【００３９】
ＲＯＭ２０２は、各種プログラムおよび各種データを格納する。ＲＡＭ２０３は、作業領域として一時的にプログラム又はデータを記憶する。記憶部（ストレージ）２０４は、ＨＤＤ又はＳＳＤにより構成され、オペレーティングシステムを含む各種プログラム、および各種データを格納する。
【００４０】
通信インタフェース２０５は、クライアント１００等の他の機器と通信するためのインタフェースであり、例えば、イーサネット（登録商標）、ＦＤＤＩ、Ｗｉ−Ｆｉ（登録商標）等の規格が用いられる。
【００４１】
なお、サーバ装置２００には、その他、マウス等のポインティングデバイス、およびキーボードなどの、各種の入力を行うために使用される入力部や、液晶ディスプレイなどの、各種の情報を表示する表示部を備えても良い。
【００４２】
サーバ装置２００の記憶部（ストレージ）２０４には、図４に示すように、業務定義データベース３００、案件データベース３１０、表示履歴データベース３２０、変換画像データベース３３０、文書データベース３４０としての記憶領域を有し、各種データを格納する。
【００４３】
業務定義データベース３００は、図５に示すように、案件の複数段階のプロセスと、各プロセスで記憶される文書の種類と、を定義するものである。
【００４４】
ここで、図５を用いて業務定義データベース３００に記憶される案件の複数段階のプロセスについて説明する。
【００４５】
図５は、案件の例を示す説明図である。案件として、「購買」の案件例であって、「購買」の案件における複数段階のプロセスと各プロセスで記憶されるデータ（文書）を示している。以下では、「購買」の案件のことを、単に、「購買」案件と呼ぶ。
【００４６】
この案件は、プロセス定義ＩＤ「ＳＤ−１００」の「見積依頼」、プロセス定義ＩＤ「ＳＤ−１０１」の「見積」、プロセス定義ＩＤ「ＳＤ−１０２」の「稟議」、プロセス定義ＩＤ「ＳＤ−１０３」の「発注」、プロセス定義ＩＤ「ＳＤ−１０４」の「検収」によって構成され、この順に作業が行われることを示している。
【００４７】
そして、プロセス定義ＩＤ「ＳＤ−１００」の「見積依頼」では、文書定義ＩＤ「ＥＤ−１００」の「仕様書」と文書定義ＩＤ「ＥＤ−１０１」の「見積依頼書」とが記憶される文書であり、プロセス定義ＩＤ「ＳＤ−１０１」の「見積」では、文書定義ＩＤ「ＥＤ−１０２」の「見積書」が記憶される文書であり、プロセス定義ＩＤ「ＳＤ−１０２」の「稟議」では、文書定義ＩＤ「ＥＤ−１０３」の「稟議書」が記憶される文書であり、プロセス定義ＩＤ「ＳＤ−１０３」の「発注」では、文書定義ＩＤ「ＥＤ−１０４」の「発注書」と文書定義ＩＤ「ＥＤ−１０５」の「秘密保持契約書」と文書定義ＩＤ「ＥＤ−１０６」の「基本契約書」とが記憶される文書であり、プロセス定義ＩＤ「ＳＤ−１０４」の「検収」では、文書定義ＩＤ「ＥＤ−１０７」の「検収書」と文書定義ＩＤ「ＥＤ−１０８」の「納品書」とが記憶される文書であることが定義されている。
【００４８】
なお、各プロセスで記憶される文書は、上述したものに限定されず、他のものであっても良い。
【００４９】
また、本例の「購買」案件には、業務定義ＩＤとして「ＰＤ−１０」が付与されている。かかる業務定義ＩＤは、「購買」案件のうち複数段階のプロセスの構成が同一である「購買」案件に同一の業務定義ＩＤが付与される。
【００５０】
すなわち、本例の「購買」案件と、プロセスと各プロセスで記憶されるデータとが同じ案件である「購買」案件には、同じ業務定義ＩＤが付与され、「購買」案件であっても、本件の「購買」案件と、ププロセスと各プロセスで記憶されるデータとが異なる「購買」案件には、異なる業務定義ＩＤが付与される。
【００５１】
そのため、クライアント１００の操作者は、新規案件を文書管理システムに登録する際には、表示部１０７に表示された画面から入力部１０６により対応する業務定義ＩＤを選択する。業務定義ＩＤの選択により、複数段階のプロセスと、各プロセスで記憶されるデータとが一括して選択されうる。
【００５２】
また、複数段階のプロセスには、文書を表示する表示プロセスが含まれる。
【００５３】
なお、表示プロセスとは、他のプロセスで記憶された文書を表示するプロセスという意味であり、例えば、他のプロセスで記憶された文書を参照して文書を作成するプロセスが該当し、図５に示す複数段階のプロセスの全てが表示プロセスとなる可能性があるものである。
【００５４】
本例では、図８を用いて後述するが、プロセス定義ＩＤ「ＳＤ−１０１」、「ＳＤ−１０２」、「ＳＤ−１０３」、「ＳＤ−１０４」が表示プロセスとなっている。
【００５５】
案件データベース３１０は、図６に示す案件の情報を記憶する案件テーブルと、図７に示す各プロセスの実体の情報を記憶する案件プロセステーブルと、と記憶するものである。
【００５６】
案件テーブルは、図６に示すように、案件の情報として、案件ＩＤと、業務定義ＩＤと、案件名と、開始日時と、終了日時とを対応づけて記憶するものである。
【００５７】
例えば、案件ＩＤ「Ｐ−５００００」は、図５に示す業務定義ＩＤ「ＰＤ−１０」の「購買」に関する案件であり、案件名は「開発用ＰＣ購入の件」、開始日時は「２０１８年９月２１日」、終了日時は「２０１９年１月１８日」、であることを示している。
【００５８】
また、案件ＩＤ「Ｐ−５０００１」は、図５に示す業務定義ＩＤ「ＰＤ−１０」の「購買」に関する案件であり、案件名は「開発用ＰＣ購入の件」、開始日時は「２０１８年１２月１９日」、終了日時はまだ終了していない案件であるため未入力、であることを示している。
【００５９】
案件プロセステーブルは、図７に示すように、プロセスの実体の情報として、案件ＩＤ、プロセス定義ＩＤ、状態（進捗状況）、とを対応づけて記憶するものである。
【００６０】
例えば、案件ＩＤ「Ｐ−５００００」は、図５に示すプロセス定義ＩＤ「ＳＤ−１００」と「ＳＤ−１０１」とが「完了」、すなわち、プロセス名「見積依頼」で記憶される文書名「仕様書」と「見積依頼書」とが記憶されていることを示す。また、案件ＩＤ「Ｐ−５００００」は、プロセス定義ＩＤ「ＳＤ−１０２」、「ＳＤ−１０３」及び「ＳＤ−１０４」は、まだ「実行中」であることを示している。
【００６１】
表示履歴データベース３２０は、図８に示すように、文書の表示履歴について、日時、業務定義ＩＤ、プロセス定義ＩＤ、案件ＩＤ、文書定義ＩＤ及び表示回数を対応づけて記憶するものである。
【００６２】
例えば、日時「２０１８年１０月２０日」に、業務定義ＩＤ「ＰＤ−１０」のプロセス定義ＩＤ「ＳＤ−１０１」で、案件ＩＤ「Ｐ−５００００」の文書定義ＩＤ「ＥＤ−１００」が「３回」表示されたこと、すなわち、プロセス「見積」で「仕様書」が「３回」表示されたことが記憶されている。
【００６３】
そのため、プロセス定義ＩＤ「ＳＤ−１０１」が表示プロセスである。
【００６４】
これは、クライアント１００の操作者が、プロセス「見積」で「見積書」を作成する際に、「仕様書」を参照しながら作成したことなどの状況を表している。
【００６５】
ここで、「表示回数」における表示は、クライアント１００の操作者からのサーバ装置２００に記憶された文書の表示リクエストに応じて、サーバ装置２００が当該文書を変換した画像をクライアント１００の表示部１０７に表示させた回数である。
【００６６】
また、日時「２０１８年１１月６日」に、業務定義ＩＤ「ＰＤ−１０」のプロセス定義ＩＤ「ＳＤ−１０２」で、案件ＩＤ「Ｐ−５００００」の文書定義ＩＤ「ＥＤ−１０２」が「２回」表示されたこと、すなわち、プロセス「稟議」で「見積書」が「２回」表示されたことが記憶されている。
【００６７】
そのため、プロセス定義ＩＤ「ＳＤ−１０２」が表示プロセスである。
【００６８】
これは、クライアント１００の操作者が、プロセス「稟議」で「稟議書」を作成する際に、「見積書」を参照しながら作成したことなどの状況を表している。
【００６９】
変換画像データベース３３０は、変換部２１０により変換された画像を記憶するものである。
【００７０】
変換画像データベース３３０では、図示しないが、変換された画像と、当該画像に変換された文書と、当該文書が記憶されるプロセスと、が関連付けられて記憶されている。
【００７１】
文書データベース３４０は、プロセスで記憶される文書を記憶するものである。
【００７２】
文書データベース３４０では、図示しないが、案件の複数段階のプロセス毎に関連付けられた文書が記憶されている。
【００７３】
サーバ装置２００は、上記のハードウェア資源を用いて、各種の機能を実現する。サーバ装置２００が実現する機能構成について説明する。
【００７４】
図９は、サーバ装置２００の機能構成の例を示すブロック図である。
【００７５】
図９に示すように、サーバ装置２００は、機能構成として、変換部２１０、削除部２２０、表示要求受付部２３０、及び表示処理部２４０を有する。各機能構成は、ＣＰＵ２０１がＲＯＭ２０２又は記憶部（ストレージ）２０４に記憶されたプログラムを読み出し、実行することにより実現される。
【００７６】
変換部２１０は、実施済の案件において表示された履歴がある文書が関連付けられた文書を、画像に変換し、当該文書に関連付けられたプロセスに関連付けて記憶させるものである。
【００７７】
すなわち、変換部２１０は、クライアント１００のウェブブラウザで表示不可能なファイル形式である文書を、クライアント１００からの表示要求リクエストが来る前に、当該ウェブブラウザで表示可能なファイル形式である画像、例えば、ＪＰＥＧ形式やＰＮＧ形式、に変換し、変換元となる文書に関連付けて記憶させるものである。
【００７８】
そして、変換部２１０は、実施済の案件において表示された回数が多い文書と同じ種類の文書であって、実施中の案件のプロセスに関連付けられた文書を変換する。
【００７９】
すなわち、図８に示すように、実施済の案件で表示履歴データベース３２０に記憶されている表示回数が多い、例えば、２回以上の文書と同じ種類の文書については、実施中の案件でも表示される可能性が高いため、予め画像に変換しておくようにしている。
【００８０】
なお、表示された回数が多い文書に限定されず、１回でも表示されていれば画像に変換するようにしても良い。
【００８１】
変換部２１０は、複数段階のプロセスのうち、文書を表示する表示プロセスに移行する前に、文書を画像に変換する。
【００８２】
ここで、「表示プロセスに移行する前」は、クライアント１００の操作者が複数段階のプロセス毎に開始日時を設定し、当該開始日時の予め定められた時間前に変換を開始するようにする場合や、実施済の案件において、当該案件の開始日時から表示プロセスまでの日数を計数することで実施中の案件の表示プロセスの開始日時を推測するようにして、当該推測された開始日時の予め定められた時間前に変換を開始するようにしても良い。
【００８３】
また、変換部２１０は、図８の表示履歴データベース３２０を参照して、複数段階のプロセスのうちから、表示プロセスを決定すると共に、画像に変換する文書を決定している。
【００８４】
具体的には、上述したように、文書定義ＩＤ「ＥＤ−１００」は、実施済の案件「Ｐ−５００００」において、プロセス定義ＩＤ「ＳＤ−１０１」で「３回」表示されているため、文書定義ＩＤ「ＥＤ−１００」の表示プロセスは「ＳＤ−１０１」である。
【００８５】
そのため、変換部２１０は、実施中の案件「Ｐ−５０００１」において、表示プロセス「ＳＤ−１０１」の前のプロセスである「ＳＤ−１００」から表示プロセス「ＳＤ−１０１」に移行する前に「Ｐ−５０００１」の「ＳＤ−１００」で記憶された「ＥＤ−１００」を画像に変換し、変換画像データベース３３０に記憶する。
【００８６】
このように構成することで、実施中の案件の「Ｐ−５０００１」の「ＳＤ−１０１」で、画像化された文書「仕様書」を素早く参照することが可能となる。
【００８７】
同様に、文書定義ＩＤ「ＥＤ−１０２」は、実施済の案件「Ｐ−５００００」において、プロセス定義ＩＤ「ＳＤ−１０２」で「２回」表示されているため、文書定義ＩＤ「ＥＤ−１０２」の表示プロセスは「ＳＤ−１０２」である。
【００８８】
そのため、変換部２１０は、実施中の案件「Ｐ−５０００１」において、表示プロセス「ＳＤ−１０２」の前のプロセスである「ＳＤ−１０１」から表示プロセス「ＳＤ−１０２」に移行する前に「Ｐ−５０００１」の「ＳＤ−１０１」で記憶された「ＥＤ−１０２」を画像に変換し、変換画像データベース３３０に記憶する。
【００８９】
また、同様に、文書定義ＩＤ「ＥＤ−１００」は、実施済の案件「Ｐ−５００００」において、プロセス定義ＩＤ「ＳＤ−１０２」で「５回」表示されているため、文書定義ＩＤ「ＥＤ−１００」の表示プロセスは「ＳＤ−１０２」である。
【００９０】
しかし、文書定義ＩＤ「ＥＤ−１００」の表示プロセスは「ＳＤ−１０１」でもあり、「ＳＤ−１０２」へ移行する前に、既に、画像に変換されており、変換画像データベース３３０に記憶されている。
【００９１】
この場合には、かかる変換済みの画像を使用し、再度の画像への変換は行わないようにして、変換部２１０の処理負担を軽減するとともに、新たな画像を変換画像データベース３３０に記憶することにより発生する可能性のあるサーバ装置２００の使用料を軽減している。
【００９２】
なお、変換部２１０は、画像を参照する目的に応じて、文書を画像に変換する精度、例えば、解像度や圧縮率を変更するようにしても良い。
【００９３】
例えば、「見積書」を参照する場合は、金額の確認という目的であるため、小さい数字も見やすいように、高精度の画像、例えば標準よりも高解像度の画像にすることなどが考えられる。
【００９４】
また、変換部２１０は、文書の全ての頁を画像に変換する場合に限定されず、１頁目だけ画像に変換し、他の頁は１頁目をウェブブラウザに表示させた後に画像に変換するようにしても良い。
【００９５】
これは、文書名だけでは内容を把握できないような場合は、１頁目だけ見て必要な文書かどうかを把握することも多く、１頁目だけでも素早く表示することが可能になれば、表示の速度を速くすることが可能になるためである。又、全ての頁を画像化しておく場合に比べ、データ使用量を少なくすることも可能となるためである。
【００９６】
また、同様に、文書の全ての頁を画像に変換する場合に限定されず、実施済の案件の各文書の頁毎の表示時間を計測して表示履歴データベース３２０に記憶しておき、当該表示時間の長い頁のみ画像に変換するようにしても良い。
【００９７】
これは、特に長い文書の場合は、全ての頁が均等に表示されることは少なく、必要な頁が限られていることも多く、表示時間の長い頁だけでも素早く表示することが可能になれば、表示の速度を速くすることが可能になるためである。又、全ての頁を画像化しておく場合に比べ、データ使用量を少なくすることも可能となるためである。
【００９８】
なお、変換部２１０は、サーバ装置２００が備える場合に限定されず、クライアント１００とサーバ装置２００との間にエッジサーバーを配置し、当該エッジサーバーに変換部２１０を備え、サーバ装置２００に文書を記憶する前に画像に変換するようにしても良い。
【００９９】
このように構成することで、余っているコンピュータ資源を使うことにより、サーバ装置２００で画像に変換する場合に比べ、画像変換のパフォーマンスを向上させることが可能となる。
【０１００】
削除部２２０は、記憶部２０４（変換画像データベース３３０）に記憶されている画像を、表示プロセスの実施完了以降に削除するものである。
【０１０１】
ここで、「表示プロセスの実施完了以降」は、表示プロセスが完了した時、すなわち、表示プロセスで記憶される文書（図５参照）が全て記憶された時に削除されることが望ましい。サーバ装置２００に画像を記憶しておくことにサーバ装置２００の使用料がかかる場合が多く、当該サーバ装置２００の使用料を削減するためである。
【０１０２】
具体的には、上述したように、文書定義ＩＤ「ＥＤ−１００」の表示プロセスは、「ＳＤ−１０１」、「ＳＤ−１０２」、「ＳＤ−１０３」、「ＳＤ−１０４」である（図８参照）。
【０１０３】
そのため、当該表示プロセスの実施完了以降である、例えば、「ＳＤ−１０４」の完了時、すなわち、「ＳＤ−１０４」で記憶される文書が全て記憶された時に、削除するようにしている。
【０１０４】
同様に、文書定義ＩＤ「ＥＤ−１０２」の表示プロセスは、「ＳＤ−１０２」、「ＳＤ−１０３」である（図８参照）。
【０１０５】
そのため、当該表示プロセスの実施完了以降である、例えば、「ＳＤ−１０３」の完了時、すなわち、「ＳＤ−１０３」で記憶される文書が全て記憶された時に、削除するようにしている。
【０１０６】
表示要求受付部２３０は、クライアント１００の操作者から、サーバ装置２００の文書データベース３４０に記憶されている文書を表示する表示要求リクエストを受け付けるものである。
【０１０７】
表示処理部２４０は、表示要求受付部２３０により受け付けられた表示要求リクエストに基づいて、要求された文書を変換した画像を変換画像データベース３３０から読み出してクライアント１００に送信するものである。
【０１０８】
次に、文書管理システム１０の作用について説明する。
【０１０９】
図１０は、文書管理システム１０による画像変換処理の流れを示すフローチャートである。ＣＰＵ２０１がＲＯＭ２０２又は記憶部（ストレージ）２０４からプログラムを読み出して、ＲＡＭ２０３に展開して実行することにより、画像変換処理が行なわれる。
【０１１０】
まず、ＣＰＵ２０１（変換部２１０）により、ステップＳ１００において、表示履歴データベース３２０から表示履歴を取得する。そして、次のステップＳ１０１に進む。
【０１１１】
ステップＳ１０１において、ＣＰＵ２０１により、文書データベース３４０に記憶されている文書毎に、画像への変換が必要か否かが判定される。変換が必要でないと判定された場合（ステップＳ１０１：ＮＯ）は、処理を終了する。変換が必要であると判定された場合（ステップＳ１０１：ＹＥＳ）は、次のステップＳ１０２に進む。
【０１１２】
なお、かかるステップＳ１０１の判定処理は、予め定められた時間毎に判定を行うようにしている。
【０１１３】
ステップＳ１０２において、ＣＰＵ２０１により、既に変換が実施されており変換画像データベース３３０に変換された画像が記憶されているか否かが判定される。既に変換が実施されていると判定された場合（ステップＳ１０２：ＹＥＳ）は、処理を終了する。変換が実施されていないと判定された場合（ステップＳ１０２：ＮＯ）は、次のステップＳ１０３に進む。
【０１１４】
ステップＳ１０３において、ＣＰＵ２０１により、画像への変換が行われ、変換された画像が変換画像データベース３３０に記憶される。そして、処理を終了する。
【０１１５】
図１１は、文書管理システム１０による画像削除処理の流れを示すフローチャートである。ＣＰＵ２０１がＲＯＭ２０２又は記憶部（ストレージ）２０４からプログラムを読み出して、ＲＡＭ２０３に展開して実行することにより、画像削除処理が行なわれる。
【０１１６】
まず、ＣＰＵ２０１（削除部２２０）により、ステップＳ２００において、案件データベース３１０の案件プロセステーブルに基づき、表示プロセスが完了したか否かが判定される。表示プロセスが完了したと判定されない場合（ステップＳ２００：ＮＯ）は、処理を終了する。表示プロセスが完了したと判定された場合（ステップＳ２００：ＹＥＳ）は、次のステップＳ２０１に進む。
【０１１７】
なお、かかるステップＳ２００の判定処理は、予め定められた時間毎に判定を行うようにしている。
【０１１８】
ステップＳ２０１において、ＣＰＵ２０１により、表示プロセスが完了した文書について、変換が実施されており変換画像データベース３３０に変換された画像が記憶されているか否かが判定される。変換が実施されていると判定されない場合（ステップＳ２０１：ＮＯ）は、処理を終了する。変換が実施されていると判定された場合（ステップＳ２０１：ＹＥＳ）は、次のステップＳ２０２に進む。
【０１１９】
ステップＳ２０２において、ＣＰＵ２０１により、変換画像データベース３３０から画像の削除が行われる。そして、処理を終了する。
【０１２０】
なお、上記各実施形態でＣＰＵ２０１がソフトウェア（プログラム）を読み込んで実行した画像変換処理、画像削除処理を、ＣＰＵ２０１以外の各種のプロセッサが実行しても良い。この場合のプロセッサとしては、ＦＰＧＡ（Ｆｉｅｌｄ−Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ  Ｇａｔｅ  Ａｒｒａｙ）等の製造後に回路構成を変更可能なＰＬＤ（Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ  Ｌｏｇｉｃ  Ｄｅｖｉｃｅ）、及びＡＳＩＣ（Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ  Ｓｐｅｃｉｆｉｃ  Ｉｎｔｅｇｒａｔｅｄ  Ｃｉｒｃｕｉｔ）等の特定の処理を実行させるために専用に設計された回路構成を有するプロセッサである専用電気回路等が例示される。また、画像変換処理、画像削除処理を、これらの各種のプロセッサのうちの１つで実行してもよいし、同種又は異種の２つ以上のプロセッサの組み合わせ（例えば、複数のＦＰＧＡ、及びＣＰＵとＦＰＧＡとの組み合わせ等）で実行してもよい。また、これらの各種のプロセッサのハードウェア的な構造は、より具体的には、半導体素子等の回路素子を組み合わせた電気回路である。
【０１２１】
また、上記各実施形態では、画像変換処理、画像削除処理のプログラムがＲＯＭ２０２又は記憶部（ストレージ）２０４に予め記憶（インストール）されている態様を説明したが、これに限定されない。プログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ（Ｃｏｍｐａｃｔ  Ｄｉｓｋ  Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）、ＤＶＤ−ＲＯＭ（Ｄｉｇｉｔａｌ  Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ  Ｄｉｓｋ  Ｒｅａｄ  Ｏｎｌｙ  Ｍｅｍｏｒｙ）、及びＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ  Ｓｅｒｉａｌ  Ｂｕｓ）メモリ等の記録媒体に記録された形態で提供されてもよい。また、プログラムは、ネットワークを介して外部装置からダウンロードされる形態としても良い。
【０１２２】
（変形例）
本発明は、上述した実施の形態に限定されるものではなく、この発明の要旨を逸脱しない範囲内で様々な変形や応用が可能である。
【０１２３】
変換部２１０は、記憶部２０４に記憶されている情報の容量に応じて、画像に変換する文書の数を決定するようにしても良い。
【０１２４】
すなわち、記憶部２０４に記憶されている情報の容量が、第１閾値未満であった場合は、表示回数の上位５０位まで画像に変換し、第１閾値以上第２閾値未満であった場合は、表示回数の上位２０位まで画像に変換するなど、が考えられる。
【０１２５】
また、サーバ装置２００は、機能構成として、更に、記憶部に記憶させる情報の総容量を設定する情報の入力を受付可能な容量受付部を有し、変換部２１０は、記憶部２０４に記憶した情報の容量が、容量受付部により受け付けられた総容量に収まるように、画像を変換するようにしても良い。
【０１２６】
すなわち、クライアント１００の操作者が入力部１０６により総容量を設定する情報を入力することで、サーバ装置２００の上限の使用量を設定することができるようにしても良い。
【０１２７】
そして、総容量に収まるように画像に変換するには、画像に変換された順番で総容量に到達するまで画像に変換するようにしても良いし、又、表示回数の上位から総容量に収まる順位までの文書を画像に変換するようにしても良い。
【０１２８】
また、サーバ装置２００には、機能構成として、更に、変換部２１０により変換する文書を選択する情報の入力を受付可能な選択受付部を有し、変換部２１０は当該選択された文書を画像に変換するようにしても良い。
【０１２９】
すなわち、クライアント１００の操作者が入力部１０６により画像に変換する文書を選択する情報を入力することで、過去の表示履歴に基づいて文書が画像に変換されるようにすると共に、過去の表示履歴にかかわらず必ず画像に変換される文書も設定することができるようにしても良い。
【符号の説明】
【０１３０】
１０   文書管理システム
１００ クライアント
１０１  ＣＰＵ
１０２  ＲＯＭ
１０３  ＲＡＭ
１０４ ストレージ
１０５ 通信インタフェース
１０６ 入力部
１０７ 表示部
１０８ バス
２００ サーバ装置
２０１  ＣＰＵ
２０２  ＲＯＭ
２０３  ＲＡＭ
２０４ 記憶部
２０５ 通信インタフェース
２０６ バス
２１０ 変換部
２２０ 削除部
２３０ 表示要求受付部
２４０ 表示処理部
３００ 業務定義データベース
３１０ 案件データベース
３２０ 表示履歴データベース
３３０ 変換画像データベース
３４０ 文書データベース
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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