(57)【要約】【課題】移行元と移行先の文書ファイルの属性情報に相違がある場合であっても、移行作業の効率化を図り、移管後の属性情報に間違いがあるリスクを低減する。【解決手段】該当文書の旧属性項目と、新属性項目を対応付ける属性項目対応表と、該当文書の旧属性項目、新属性項目と、その属性項目が取りうる属性値とを対応付けた属性項目値詳細リストとを保持し、旧文書管理システムの該当文書と、該当文書の属性情報をダウンロードし、属性項目対応表を参照し、属性項目値詳細リストに、属性項目と属性値を書込む。そして、属性項目値詳細リストに基づいて、新文書管理システムにアップロードする属性項目と属性値を対応付けたデータを生成する。【選択図】  図９
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
該当文書を旧文書管理システムから新文書管理システムに移行させる文書ファイル移行装置であって、
前記文書ファイル移行装置は、
該当文書の旧文書管理システムにおける属性項目と、新文書管理システムにおける属性項目を対応付ける属性項目対応表と、
該当文書の旧文書管理システムにおける属性項目、新文書管理システムにおける属性項目と、その属性項目が新文書管理システムにおいて取りうる属性値とを対応付けた文書属性詳細リストとを保持し、
前記文書ファイル移行装置は、
前記旧文書管理システムの該当文書と、該当文書の属性情報をダウンロードし、
前記属性項目対応表を参照し、前記文書属性詳細リストに、属性項目と属性値を書込み、
前記文書属性詳細リストに基づいて、新文書管理システムにアップロードする属性項目と属性値を対応付けた新文書属性データを生成することを特徴とする文書ファイル移行装置。
【請求項２】
さらに、旧文書管理システムから新文書管理システムの属性値の変換規則を記載する文書属性値変換規則表を保持し、
前記文書属性詳細リストに、属性項目と属性値を書込むときに、前記文書属性値変換規則表を参照して、前記属性値を書き込むことを特徴とする請求項１記載の文書ファイル移行装置。
【請求項３】
さらに、前記文書ファイル移行装置は、
属性変換問合せ画面を表示し、ユーザから属性項目とその属性値に関する情報を入力させることを特徴とする請求項１記載の文書ファイル移行装置。
【請求項４】
該当文書は、階層構造を有する文書タイプを属性項目として保持し、下位階層の文書タイプの属性値が定義された文書は、上位階層の文書タイプの属性値が定義された文書の属性項目を継承することを特徴とする請求項１記載の文書ファイル移行装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書ファイル移行装置に係り、特に、移行元の文書管理システムと移行先の旧文書管理システムの文書ファイルの属性情報の相違がある場合に、エラーを発生させることなく速やかに移行するのに好適な文書ファイル移行装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年の情報処理技術の発達に伴い、企業、公共団体、病院などの組織で文書管理をおこなう場合には、コンピュータなどの情報処理装置を中核とした文書管理システムにより、文書管理をおこなうことが一般的になっている。このような文書管理システムにおいては、システムの老朽化や新機能の登場により旧文書管理システムから新文書管理システムへの移行がしばしば行われることがある。その際には、旧文書管理システムで利用され、保管されているデータを新文書管理システムに移管する必要がある。そのとき、システム保守者は、旧文書管理システムと新文書管理システムのデータフォーマットが同じである場合は、データの値を正しく移管することのみを検討すればよい。しかしながら、旧文書管理システムと新文書管理システムが別の企業が開発した場合など、旧文書管理システムと新文書管理システムのデータのフォーマットは変更されることが多く、移管とフォーマット変更の検討を同時に行わなければならない。
【０００３】
この点に関しては、例えば、特許文献１に開示がある。特許文献１に記載されたデータ移行方法によれば、データ変換を、移行元システム側の抽出データのフォーマットと移行先システム側のデータフォーマットの各項目をマッピングして行い、その後、変換されたデータの名寄せ処理（データの統合化）を行った後で、移行先システムに移行する。それにより、移行先システムのデータのフォーマットが変更されても容易に移行作業の設定変更を行うことができるとしている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２０１５−９０５５０号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
文書管理システムにおけるデータ移管においては、文書本体の移管とともに属性情報を移管する必要がある。属性情報とは、文書の固有の属性であり、文書タイトル、作成者、作成日付などのデータ項目により表現される。この属性情報のデータ項目（以下、単に「属性項目」ともいう）は、各文書管理システムによって異なり、属性情報のデータ項目のデータ形式も、文書ファイルを文書管理システムに登録する際に、自由入力できるものや、定められた選択肢から選ぶものなど多様である。旧文書管理システムと新文書管理システムが同じ属性情報を有する場合には、システム保守者は、属性情報の差異について検討しなくても何ら問題はないが、旧文書管理システムと新文書管理システムの文書ファイルの属性情報のデータ項目のデータ形式やデータ項目の取りうる値が相違する場合がある。
【０００６】
このような場合には、システムが提供するユーザインタフェースとしては、属性情報の取りうる値の選択肢が変更されたり、自由入力形式から選択肢形式に変更されたりする。そして、そのようなときには、文書ファイルの属性情報のデータ項目のデータ形式や属性情報のデータ項目の値が適切に変更されず、データ移管が正しく行われないため移管後の検証時にエラーとして発見される可能性がある。上記特許文献１の従来技術の仕組みでは、データフォーマットの変更に関しては言及しているが、属性項目の名称の変更やその属性項目の値の変更に関しては考慮されていない。
【０００７】
本発明の目的は、移行元の文書管理システムと移行先の旧文書管理システムの文書ファイルの属性情報に相違がある場合であっても、移行作業の効率化を図り、移管後の属性情報に間違いがあるリスクを低減することのできる文書ファイル移行装置を提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明の文書ファイル移行装置の構成は、好ましくは、該当文書を旧文書管理システムから新文書管理システムに移行させる文書ファイル移行装置であって、文書ファイル移行装置は、該当文書の旧文書管理システムにおける属性項目と、新文書管理システムにおける属性項目を対応付ける属性項目対応表と、該当文書の旧文書管理システムにおける属性項目、新文書管理システムにおける属性項目と、その属性項目が新文書管理システムにおいて取りうる属性値とを対応付けた文書属性詳細リストとを保持し、文書ファイル移行装置は、旧文書管理システムの該当文書と、該当文書の属性情報をダウンロードし、属性項目対応表を参照し、文書属性詳細リストに、属性項目と属性値を書込み、文書属性詳細リストに基づいて、新文書管理システムにアップロードする属性項目と属性値を対応付けた新文書属性データを生成するようにしたものである。
【発明の効果】
【０００９】
本発明によれば、移行元の文書管理システムと移行先の旧文書管理システムの文書ファイルの属性情報に相違がある場合であっても、移行作業の効率化を図り、移管後の属性情報に間違いがあるリスクを低減することのできる文書ファイル移行装置を提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１０】
【図１】文書ファイル移管システムの全体構成図である。
【図２】文書ファイル移行装置１０のハードウェア・ソフトウェア構成図である。
【図３Ａ】属性項目対応表２００の一例を示す図である（その一）。
【図３Ｂ】属性項目対応表２００の一例を示す図である（その二）。
【図４】移管対象文書リスト３００の一例を示す図である。
【図５Ａ】文書属性詳細リスト４００の一例を示す図である（その一）。
【図５Ｂ】文書属性詳細リスト４００の一例を示す図である（その二）。
【図５Ｃ】文書属性詳細リスト４００の一例を示す図である（その三）。
【図６】旧文書属性データ７００の一例を示す図である。
【図７】新文書属性データ８００の一例を示す図である。
【図８】文書属性値変換規則表９００の一例を示す図である。
【図９】文書ファイル移行処理を示すフローチャートである。
【図１０】文書属性詳細リストの属性項目値書込み処理を示すフローチャートである。
【図１１】属性変換問合せ画面を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１１】
以下、本発明に係る一実施形態を、図１ないし図１１を用いて説明する。
【００１２】
先ず、図１および図２を用いて一実施形態に係る文書ファイル移管システムの構成について説明する。
本実施形態では、Ａ社環境１００の下で、旧文書管理システム１０１から新文書管理システム１０２に移行する例について説明する。
【００１３】
本実施形態の文書ファイル移管システムは、図１に示されるように、Ａ社環境１００の下にある旧文書管理システム１０１、新文書管理システム１０２、文書ファイル移行装置１０、ＦＴＰサーバ５からなり、それらがネットワーク４により接続された構成である。
【００１４】
文書ファイル移行装置１０は、旧文書管理システム１０１の文書の属性情報を新文書管理システム１０２に適合するように変換して、文書移行の仲介の役割をする装置である。ＦＴＰサーバ５は、文書を文書ファイル移行装置１０から新文書管理システム１０２にアップロードするときのＦＴＰ（File Transfer Protocol）機能を提供するサーバである。また、文書ファイル移行装置１０は、文書移行のためのデータベースを格納する文書移行作業ＤＢ（Data Base）８０を保持する。
【００１５】
文書ファイル移行装置１０は、機能構成として、文書属性詳細リスト作成部２０、文書属性値変換部３０、ユーザ問合せ部４０、新文書属性データ作成部５０、文書属性入出力部６０、文書入出力部７０からなる。
【００１６】
文書属性詳細リスト作成部２０は、文書属性詳細リストを作成する機能部である。文書属性値変換部３０は、旧文書管理システム１０１と新文書管理システム１０２の対応する属性情報の値を変換する機能部である。ユーザ問合せ部４０は、ユーザに対して文書属性に関する情報を問い合わせて、その答えを得る機能部である。新文書属性データ作成部５０は、新文書管理システム１０２に入力する文書属性情報のデータを作成する機能部である。文書属性入出力部６０は、旧文書管理システム１０１から文書属性をダウンロードし、新文書管理システム１０２用の文書属性情報のデータをアップロードする機能部である。文書入出力部７０は、旧文書管理システム１０１から文書をダウンロードし、新文書管理システム１０２に文書をアップロードする機能部である。
【００１７】
文書移行作業ＤＢ８０は、属性項目対応表２００、移管対象文書リスト３００、文書属性詳細リスト４００、旧文書属性データ７００、新文書属性データ８００、文書属性値変換規則表９００、文書データ１０００を保持する。
【００１８】
属性項目対応表２００は、旧文書管理システム１０１の属性項目と新文書管理システム１０２を対応付ける表である。移管対象文書リスト３００は、旧文書管理システム１０１から新文書管理システム１０２に移行する対象とする文書のリストである。文書属性詳細リスト４００は、旧文書管理システム１０１の属性項目と新文書管理システム１０２を対応付けと、その属性項目の値も保持するリストである。旧文書属性データ７００は、旧文書管理システム１０１の属性情報のデータである。新文書属性データ８００は、新文書管理システム１０２の属性情報のデータである。文書属性値変換規則表９００は、旧文書管理システム１０１から新文書管理システム１０２に移行するときの旧文書管理システム１０１の属性項目のデータ値と、新文書管理システム１０２の属性項目のデータ値を対応付ける表である。文書データ１０００は、文書のデータである。なお、各データ構造の詳細は、後に説明する。
【００１９】
文書ファイル移行装置１０のハードウェア構成としては、例えば、図２に示されるような一般的なパーソナルコンピュータのような情報処理装置で実現される。
【００２０】
文書ファイル移行装置１０は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１２０２、主記憶装置１２０４、ネットワークＩ／Ｆ１２０６、表示Ｉ／Ｆ１２０８、入出力Ｉ／Ｆ１２１０、補助記憶Ｉ／Ｆ１２１２が、バスにより結合された形態になっている。
【００２１】
ＣＰＵ１２０２は、文書ファイル移行装置１０の各部を制御し、主記憶装置１２０４に必要なプログラムをロードして実行する。主記憶装置１２０４は、通常、ＲＡＭなどの揮発メモリで構成され、ＣＰＵ１２０２が実行するプログラム、参照するデータが記憶される。ネットワークＩ／Ｆ１２０６は、ネットワーク４と接続するためのインタフェースである。表示Ｉ／Ｆ１２０８は、ＬＣＤ（Liquid Crystal Display）などの表示装置１２２０を接続するためのインタフェースである。入出力Ｉ／Ｆ１２１０は、入出力装置を接続するためのインタフェースである。図２の例では、キーボード１２３０とポインティングデバイスのマウス１２３２が接続されている。補助記憶Ｉ／Ｆ１２１１２は、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）１２５０やＳＳＤ（Solid State Drive）などの補助記憶装置を接続するためのインタフェースである。
【００２２】
ＨＤＤ１２５０は、大容量の記憶容量を有しており、本実施形態を実行するためのプログラムが格納されている。文書ファイル移行装置１０には、文書属性詳細リスト作成プログラム１３０１、文書属性値変換プログラム１３０２、ユーザ問合せプログラム１３０３、新文書属性データ作成プログラム１３０４、文書属性入出力プログラム１３０５、文書入出力プログラム１３０６がインストールされている。文書属性詳細リスト作成プログラム１３０１、文書属性値変換プログラム１３０２、ユーザ問合せプログラム１３０３、新文書属性データ作成プログラム１３０４、文書属性入出力プログラム１３０５、文書入出力プログラム１３０６は、それぞれ、文書属性詳細リスト作成部２０、文書属性値変換部３０、ユーザ問合せ部４０、新文書属性データ作成部５０、文書属性入出力部６０、文書入出力部７０の各機能を実行するプログラムである。
【００２３】
また、ＨＤＤ１２５０には、属性項目対応表２００、移管対象文書リスト３００、文書属性詳細リスト４００、旧文書属性データ７００、新文書属性データ８００、文書属性値変換規則表９００、文書データ１０００が格納されている。
【００２４】
次に、図３Ａないし図８を用いて文書ファイル移管システムに使用されるデータ構造について説明する。
属性項目対応表２００は、旧文書管理システム１０１の属性項目と新文書管理システム１０２を対応付ける表であり、図３Ａ、図３Ｂに示されるように、文書タイプ列２０１、旧文書管理システム列２０２、新文書管理システム２０３の項目からなる。これは、文書タイプ列２０１の文書タイプごとに、旧文書管理システム列２０４の示す旧文書管理システム１０１の属性項目と、新文書管理システム列２０３の示す新文書管理システム１０２の属性項目が対応することを示している。旧文書管理システム列２０２、新文書管理システム列２０３に記述される前提条件は、その属性項目が「必須」である、「選択」である、「テキスト形式」であるなどの条件を表す値を保持する。
【００２５】
以下、文書タイプの概念について説明する。本実施形態で説明する文書には「文書タイプ」と呼ばれる概念がある。文書タイプとは、例えば、最大で３階層のレベルを用いて文書の種類を表すことができる属性項目の一つであり、文書タイプ毎に有する属性情報が決まっている。例えば、階層レベル１として「規制文書」という文書がある。次に、階層レベル１の中に階層レベル２として「管理文書」と「品質文書」などが存在する。さらに階層レベル２「管理文書」の中に階層レベル３として「会議文書」や「添付文書」などが存在する。全ての文書タイプを表せるように、３階層のレベルの種類をそれぞれ階層レベル１列２０１１、階層レベル２列２０１２、階層レベル３列２０１３に記載する。そして、対応するレコードの旧文書管理システム列２０２には旧文書管理システム１０１の属性情報、新文書管理システム列２０３には新文書管理システム１０２の属性情報を、階層レベル１列２０１１、階層レベル２列２０１２、階層レベル３列２０１３で規定した文書タイプに対して、見出しを除く表の一行目から記載する。
【００２６】
そして、旧文書管理システム列２０２と新文書管理システム列２０３に記載された属性情報は、階層レベルが深くなるごとに継承される。図３Ｂを用いて、「継承」の例を説明すると、旧文書管理システム１０１の一属性項目情報例２０６「文書名」と新文書管理システムの一属性情報項目例２０７「文書名」は、階層レベル１「規制文書」に含まれる属性情報であり、かつ、階層レベル２「規制文書−管理文書」に含まれる属性情報でもあり、かつ、階層レベル３「規制文書−管理文書−会議文書」に含まれる属性情報でもある。
【００２７】
移管対象文書リスト３００は、旧文書管理システム１０１から新文書管理システム１０２に移行する対象とする文書のリストであり、図４に示されように、見出し行３０１には、移行する対象の文書の属性項目（文書名、文書状態、…）が記載されており、見出し行を除いた移管対象文書リスト３００の一行目から移管対象文書の属性値がそれぞれ記載されている。文書ファイル移行装置１０は、申請文書階層列３０３に記載された属性項目「申請文書階層」を用いて該当の文書を検索し、各文書について属性項目を調べてどの文書タイプか調査することができる。
【００２８】
文書属性詳細リスト４００は、旧文書管理システム１０１の属性項目と新文書管理システム１０２の属性項目を対応付け、その属性項目の値も保持するリストであり、図５Ａないし図５Ｃに示されるように、旧文書管理システム１０１の属性項目を並べた第一行目４０１、新文書管理システム１０２の属性項目を並べた第二行目４０２と、それぞれの属性項目の値が格納されるそれ以降の行（第三行目４０３〜）からなる構造である。なお、属性項目の値を書き込む前の初期状態では、第三行目４０３以降は、空欄である。
【００２９】
ここで、図５Ａは、文書タイプが、規制文書−臨床学術文書の文書属性詳細リスト４００であり、図５Ｂは、文書タイプが、規制文書−管理文書の文書属性詳細リスト４００であり、図５Ｃは、文書タイプ：規制文書−管理文書−添付文書であり、各々の属性項目は、その文書タイプに従って異なったものになる。
【００３０】
なお、文書格納パス列４１０は、文書を格納するパスの情報を保持する欄である。なお、文書版列４１３に文書の版数を意味する属性項目「文書版」（旧文書管理システム）、「版」（新文書管理システム）を記載しているが、このように文書の版数を記載することにより、同じ文書であっても過去版、最新版を区別して移管することができる。
【００３１】
旧文書属性データ７００は、旧文書管理システム１０１の属性情報のデータであり、図６に示されるように、テキスト形式の文書で、一行毎に「属性項目：属性値」の情報が記載される。例えば、「種別：ＲＲＲＲ」は、属性項目の「種別」の値が「ＲＲＲＲ」であることを表している。
【００３２】
新文書属性データ８００は、新文書管理システム１０２の属性情報のデータであり、図７に示されるように、属性項目を記載する第一行目８０１と、それぞれの属性項目の値が格納されるそれ以降の行（第二行目８０２〜）からなる構造である。新文書属性データ８００は、例えば、ＣＳＶ形式のデータ構造として、新文書管理システム１０２から取り込みやすいデータ構造とする。
【００３３】
新文書属性データ８００は、図５Ａの文書属性詳細リスト４００をコピーし、旧文書管理システムの属性項目を記載した第一行目４０１を削除し、新文書管理システムの属性項目を記載した第二行目４０２の内容をそのまま流用する。これが新文書属性データ８００の第一行目８０１となる。第二行目８０２以降は、文書属性詳細リスト４００で、属性値を記載した第三行４０３以降の値をコピーする。本実施形態の新文書属性データ８００は、作成済みの文書属性詳細リスト４００をほぼ流用して作成するため、作成時間が短縮され移管作業を効率化することが可能である。
【００３４】
文書属性値変換規則表９００は、旧文書管理システム１０１から新文書管理システム１０２に移行するときの旧文書管理システム１０１の属性項目のデータ値と、新文書管理システム１０２の属性項目のデータ値を対応付ける表であり、図に示されるように、属性項目列９０１、旧文書管理システム列９０２、新文書管理システム列９０３からなる。
【００３５】
属性項目列９０１には、旧文書管理システム１０１における属性項目が作成され、旧文書管理システム列９０２、新文書管理システム列９０３には、それぞれ対応する属性項目の値が格納される。
【００３６】
旧文書管理システム１０１と新文書管理システム１０２では、属性項目が対応していても、その取りうる値が異なるため、移管した後に同じ情報を表せるように変換規則を決める必要がある。この変換規則によると、例えば、旧文書管理システム上で「確認」と表されていた属性項目「文書状態」は、新文書管理システムで「作成中」と表されるように移管する。このようにすると、規則的に変換するだけでは対応できない場合の値の変換に対しても事前にユーザが柔軟に変更規則を設定することができる。
【００３７】
次に、図９および図１１を用いて文書ファイル移管システムの文書ファイル移行処理について説明する。
先ず、文書ファイル移行装置１０は、旧文書管理システム１０１の文書属性、文書をダウンロードして、それぞれ図６に示される旧文書属性データ７００、文書データ１０００として格納する（Ｓ０１）。
【００３８】
次に、図４に示される移管対象文書リスト３００を読み込む（Ｓ０２）。
次に、移管対象文書リスト３００の中の未処理の移管対象文書があるか否かを判定し（Ｓ０３）、未処理の移管対象文書があるときには（Ｓ０３：ＹＥＳ）、Ｓ０４に行き、未処理の移管対象文書がないときには（Ｓ０３：ＮＯ）、Ｓ０５に行く。
【００３９】
未処理の移管対象文書があるときには、その移管対象文書の文書タイプを検索して、属性項目に従って、図３Ａ、図３Ｂに示される属性項目対照表２００を参照して、図５Ａ、図５Ｂ、図５Ｃに示される文書属性詳細リスト４００の第一行目４０１（旧文書属性項目）と、第二行目４０２（新文書属性項目）を作成する（Ｓ０４）。
【００４０】
未処理の移管対象文書がないときには、文書属性詳細リスト４００の属性項目値書込み処理をおこなう（Ｓ０５）。文書属性詳細リスト４００の属性項目値書込み処理の詳細は、後に説明する。
次に、Ｓ０３のステップで作成された文書属性詳細リスト４００に基づいて、図７に示される新文書属性データ８００を作成する（Ｓ０６）。
次に、Ｓ０４で作成された新文書属性データ８００を、新文書管理システム１０２にアップロードする（Ｓ０７）。
次に、文書データ１００を、新文書管理システム１０２にアップロードする（Ｓ０８）。
最後に、新文書管理システム１０２において、新文書属性データ８００と、文書データ１０００の取り込みをおこなう（Ｓ０９）。
【００４１】
次に、図１０を用いて文書属性詳細リスト４００の属性項目値書込み処理の詳細について説明する。
これは、図９のＳ０５に該当する処理である。
【００４２】
先ず、未処理の文書属性詳細リスト４００があるか否かを判定し（Ｓ１０１）、未処理の文書属性詳細リスト４００があるときには（Ｓ１０１：ＹＥＳ）、Ｓ１０２に行き、未処理の文書属性詳細リスト４００がないときには（Ｓ１０１：ＮＯ）、処理を終了する。
【００４３】
未処理の文書属性詳細リスト４００があるときには、その文書属性詳細リスト４００の中で、未処理の属性項目があるか否かを判定し（Ｓ１０２）、未処理の属性項目があるときには（Ｓ１０２：ＹＥＳ）、Ｓ１０３に行き、未処理の文書項目がないときには（Ｓ１０２：ＮＯ）、Ｓ１０１に戻る。
【００４４】
未処理の属性項目があるときには、第一行目４０１（旧文書属性項目）の属性項目が、文書属性値変換規則表９００にあるか否かを判定し（Ｓ１０３）、文書属性値変換規則表９００にあるときには（Ｓ１０３：ＹＥＳ）、その属性値を取得し（Ｓ１０４）、対応する属性項目の値の欄に書き込む（Ｓ１０８）。
【００４５】
文書属性値変換規則表９００にないときには（Ｓ１０３：ＮＯ）、旧文書属性データの属性値を使用すると矛盾するか否かを判定し（Ｓ１０５）、第一行目（旧文書属性項目）の属性項目を使用しても矛盾がないときには（Ｓ１０５：ＮＯ）、対応する旧文書属性データ７００の属性値を取得し（Ｓ１０６）、対応する属性項目の値の欄に書き込む（Ｓ１０８）。第一行目（旧文書属性項目）の属性項目の値を使用しても矛盾があるときには（Ｓ１０５：ＹＥＳ）、属性問合せ画面を表示し、ユーザの入力する属性値を取得し（Ｓ１０７）、対応する属性項目の値の欄に書き込む（Ｓ１０８）。
【００４６】
次に、図１１を用いて属性変換問合せ画面のユーザインタフェースについて説明する。
属性変換問合せ画面２０００は、旧文書属性項目の属性項目の値を使用しても矛盾があるときに、システムがユーザに問い合わせる画面である。ここで、矛盾があるとは、属性項目の前提条件が「必須」となっているのに、属性項目の値が存在しない場合などである。
【００４７】
この例では、文書タイプ「規制文書−非臨床学術文書」では、属性項目「非臨床番号」が必須入力項目となっているが、その項目に値が入力されないまま旧文書管理システムに登録されているものが存在している。そのため、値が入力されていない文書を一覧化し、ユーザに入力すべき値を確認する。例の場合は、ユーザが、文書タイプを「規制文書−参照文書」に変更することを要望して（表示欄２００１）、システム側が、該当の文書タイプに属しかつ移管対象となる文書を提示し、その文書が持つ属性値の特性を見つけて、それに従って新たな属性値をつける場合である（表示欄２００２）。このようにユーザと対話的にデータ修正を受け付けることができ、文書属性変換規則表９００のように予め変更規則を定めることは必要最小限に留めることができ、変換規則では対応できないほどの少ない修正情報の場合は、ユーザが直接対応できるため、正確な値を設定できる。
【００４８】
また、変換規則として予め定めていた変換しか受付けない移管作業の場合は、移管作業時に変換規則以外の変換が発生した場合はその対応策を移管作業実施途中に練る必要があり、計画した時間通りに移管作業が終了しない可能性があるが、属性変換問合せ画面２０００によりユーザに問い合わせる方法であれば、多様なデータ修正に対応することが可能である。このように、変更規則が予め定められていない場合の変換にも対応できるため、移管作業中にデータを修正でき、定められた変換規則のみ対応可能な移管作業よりも移管後の属性情報に誤りが少なくなると予想できる。
【００４９】
以上述べてきたように、本実施形態によれば、旧文書管理システムと新文書管理システムに移管する場合に、属性項目やその値に乖離があったとしても属性情報を修正して転記することができる。また、旧文書管理システムと新文書管理システムの属性情報両方を表すことができる一覧表を設け、属性情報移行の際に利用するファイル形式と同様の形式の一覧表を作成することにより、作業の効率化を図る事ができ、さらに移管後の属性情報に間違いがあるリスクを少なくすることができる。
【符号の説明】
【００５０】
４…ネットワーク、５…ＦＴＰサーバ、１０…文書ファイル移行装置、
１００…Ａ社環境、１０１…旧文書管理システム、１０２…新文書管理システム
【図１】
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【図２】
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【図３Ａ】
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【図３Ｂ】
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【図４】
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【図５Ａ】
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【図５Ｂ】
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【図５Ｃ】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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