(57)【要約】      （修正有）【課題】起案者の承認者に対する承認申請に関するプロセスにつき、システムによる電話通信で音声にて実施することにより、承認者との通話記録を証跡にしつつ、承認者による迅速な決裁内容の確認および承認を実施するシステムを提供する。【解決手段】起案装置、端末装置、通知サーバ装置及び承認サーバ装置がネットワークを介して接続された音声承認システムにおいて、承認サーバ装置は、起案者が承認者の承認を得る承認要求事項に関する情報を含む承認要求データを取得する第１取得部と、承認要求データに基づいて生成される、承認要求事項を音声で通知するための通知データを、承認者の電話機に承認要求事項を音声で通知する通知システムに送信する送信部と、通知システムから、承認要求事項に対する承認者の音声による回答内容に関する情報を含む回答データを取得する第２取得部と、を備える。【選択図】図４
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【特許請求の範囲】
【請求項１】
起案者が承認者の承認を得る承認要求事項に関する情報を含む承認要求データを取得する第１取得部と、
前記承認要求データに基づいて生成される、前記承認要求事項を音声で通知するための通知データを、前記承認者の電話機に前記承認要求事項を音声で通知する通知システムに、送信する送信部と、
前記通知システムから、前記承認要求事項に対する前記承認者の音声による回答内容に関する情報を含む回答データを取得する第２取得部と、
を備えることを特徴とする情報処理システム。
【請求項２】
前記第１取得部が前記承認要求データを取得してから所定の時間が経過したか否かを判定する時間判定部
をさらに備え、
前記送信部は、前記時間判定部において前記所定の時間が経過したと判定した場合、前記通知システムに前記通知データを送信する
ことを特徴とする請求項１に記載の情報処理システム。
【請求項３】
前記回答データに含まれる所定の単語を認識する単語認識部と、
前記単語認識部で認識された前記所定の単語に対応する、前記承認要求事項に関する処理内容を特定し、前記処理内容に対応する実行処理を実行する回答特定処理部と、
をさらに備えることを特徴とする請求項１又は請求項２に記載の情報処理システム。
【請求項４】
前記単語認識部は、承認、否認、及び保留の単語を認識する
ことを特徴とする請求項３に記載の情報処理システム。
【請求項５】
前記回答特定処理部は、前記単語認識部において承認または否認の単語を認識した場合、前記送信部を介して、前記承認者における前記承認要求事項に対する承認状況に関する承認状況データを、前記起案者に送信する
ことを特徴とする請求項３または請求項４に記載の情報処理システム。
【請求項６】
前記回答特定処理部は、前記単語認識部において保留の単語を認識した場合、前記時間判定部に所定の時間が経過したか否かを判定させ、前記時間判定部において前記所定の時間が経過したと判定された場合、送信部を介して前記通知データを、前記通知システムに送信する
ことを特徴とする請求項３乃至請求項５のいずれか一項に記載の情報処理システム。
【請求項７】
前記承認要求データにおける前記承認要求事項のうち所定の項目を特定する特定部
をさらに備え、
前記送信部は、前記特定部において特定された前記所定の項目に関する情報を、前記通知システムに送信し、
前記第２取得部は、前記通知システムから、前記所定の項目に対する前記承認者の音声による回答内容に関する情報を含む回答データを取得する
ことを特徴とする請求項１乃至請求項６のいずれか一項に記載の情報処理システム。
【請求項８】
前記送信部は、前記通知システムにおいて、優先度が高い方の前記承認者から順に、前記承認要求事項に関する情報が、前記承認者の電話機に音声にて通知されるように、前記通知データを送信する
ことを特徴とする請求項１乃至請求項７のいずれか一項に記載の情報処理システム。
【請求項９】
コンピュータが、
起案者が承認者の承認を得る承認要求事項に関する情報を含む承認要求データを取得する第１取得ステップと、
前記承認要求データに基づいて生成される、前記承認要求事項を音声で通知するための通知データを、前記承認者の電話機に前記承認要求事項を音声で通知する通知システムに、送信する送信ステップと、
前記通知システムから、前記承認要求事項に対する前記承認者の音声による回答内容に関する情報を含む回答データを取得する第２取得ステップと、
を実現する情報処理方法。
【請求項１０】
コンピュータに、
起案者が承認者の承認を得る承認要求事項に関する情報を含む承認要求データを取得させることと、
前記承認要求データに基づいて生成される、前記承認要求事項を音声で通知するための通知データを、前記承認者の電話機に前記承認要求事項を音声で通知する通知システムに、送信させることと、
前記通知システムから、前記承認要求事項に対する前記承認者の音声による回答内容に関する情報を含む回答データを取得させることと、
を実現させるプログラム。
【請求項１１】
起案者が承認者の承認を得る承認要求事項に関する情報を含む承認要求データを取得する第１取得部と、
前記承認要求データに基づいて、前記承認者の電話機に前記承認要求事項に関する情報を音声で通知する音声通知部と、
前記承認者の電話機を介して、前記承認要求事項に対する前記承認者の音声による回答内容に関する情報を含む回答データを取得する第２取得部と、
を備えることを特徴とする情報処理システム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理システム、情報処理方法、及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
ユーザから決裁申請情報を受信し、該決裁申請情報を承認者の電子機器に提供して、該決裁申請情報に対する承認者の意思が受信されると、決裁処理を完了するとともに決裁処理結果を提供する、コンピュータで実現される決裁方法が開示されている（特許文献１）。また、特許文献１には、該決裁方法において、メッセンジャーを通じて起案者と承認者との間で文字による対話機能を提供し、対話内容を決裁文書に添付できることが開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２０１８−２００６８６号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
特許文献１に記載の決裁方法では、メッセンジャーを活用することにより、起案者による決裁申請、承認者による決裁内容の確認および承認を含む決裁プロセスを実施することができる。また、起案者と承認者との間における文字による対話内容を決裁文書に添付することもできる。しかしながら、特許文献１に記載の決裁方法では、承認者が承認をするにあたり文字を入力する手間を要し、迅速な決裁内容の確認及び承認を実施することができない虞があった。
【０００５】
本発明の目的は、上記のような問題に鑑みてなされたものであり、起案者の承認者に対する承認申請に関するプロセスにつき、システムによる電話通信で音声にて実施することにより、承認者との通話記録を証跡にしつつ、承認者による迅速な決裁内容の確認および承認を実施するシステムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明の一態様に係る情報処理システムは、起案者が承認者の承認を得る承認要求事項に関する情報を含む承認要求データを取得する第１取得部と、前記承認要求データに基づいて生成される、前記承認要求事項を音声で通知するための通知データを、前記承認者の電話機に前記承認要求事項を音声で通知する通知システムに、送信する送信部と、前記通知システムから、前記承認要求事項に対する前記承認者の音声による回答内容に関する情報を含む回答データを取得する第２取得部と、を備える。
【０００７】
本発明の一態様に係る情報処置方法は、コンピュータが、起案者が承認者の承認を得る承認要求事項に関する情報を含む承認要求データを取得する第１取得ステップと、前記承認要求データに基づいて生成される、前記承認要求事項を音声で通知するための通知データを、前記承認者の電話機に前記承認要求事項を音声で通知する通知システムに、送信する送信ステップと、前記通知システムから、前記承認要求事項に対する前記承認者の音声による回答内容に関する情報を含む回答データを取得する第２取得ステップと、を実現する。
【０００８】
本発明の一態様に係るプログラムは、コンピュータに、起案者が承認者の承認を得る承認要求事項に関する情報を含む承認要求データを取得させることと、前記承認要求データに基づいて生成される、前記承認要求事項を音声で通知するための通知データを、前記承認者の電話機に前記承認要求事項を音声で通知する通知システムに、送信させることと、前記通知システムから、前記承認要求事項に対する前記承認者の音声による回答内容に関する情報を含む回答データを取得させることと、を実現させる。
【０００９】
本発明の一態様に係る情報処理システムは、起案者が承認者の承認を得る承認要求事項に関する情報を含む承認要求データを取得する第１取得部と、前記承認要求データに基づいて、前記承認者の電話機に前記承認要求事項に関する情報を音声で通知する音声通知部と、前記承認者の電話を介して、前記承認要求事項に対する前記承認者の音声による回答内容に関する情報を含む回答データを取得する第２取得部と、を備える。
【発明の効果】
【００１０】
本発明によれば、承認者との通話記録を証跡にしつつ、承認者による迅速な決裁内容の確認および承認を実施することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１１】
【図１】音声承認システムの構成の一例を示す図である。
【図２】音声承認システムにおける処理の概要を示す図である。
【図３】起案装置の機能構成の一例を示す図である。
【図４】承認サーバ装置の機能構成の一例を示す図である。
【図５】承認要求テーブルの一例を示す図である。
【図６】起案区分テーブルの一例を示す図である。
【図７】通知項目テーブルの一例を示す図である。
【図８】承認者テーブルの一例を示す図である。
【図９】単語テーブルの一例を示す図である。
【図１０】承認状況テーブルの一例を示す図である。
【図１１】通知サーバ装置の機能構成の一例を示す図である。
【図１２】端末装置の機能構成の一例を示す図である。
【図１３】承認サーバ装置の処理の一例を示すフロー図である。
【図１４】コンピュータのハードウェア構成の一例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１２】
以下に、本発明の一実施形態における音声承認システム１について、図面を参照して詳細に説明する。ただし、以下に説明する実施形態は、あくまでも例示であり、以下に明示しない種々の変形や技術の適用を排除する意図はない。即ち、本発明は、その趣旨を逸脱しない範囲で種々変形し、又は各実施例を組み合わせる等して実施することができる。また、以下の図面の記載において、同一または類似の部分には同一または類似の符号を付して表している。
【００１３】
＝＝構成＝＝
図１は、音声承認システム１の構成を示す図である。図１に示すように、音声承認システム１は、例えば、起案装置１０、承認サーバ装置２０、通知サーバ装置３０（通知システム）、端末装置４０を含む。各装置の機能を一のシステムで実現してもよい。また、各装置のそれぞれの機能を、他の装置で実現してもよい。例えば、承認サーバ装置２０が通知サーバ装置３０の機能を有していてもよい。また、例えば、起案装置１０が端末装置４０の機能を有していてもよい。以下、音声承認システム１の各構成要素について説明する。
【００１４】
起案装置１０は、起案者が承認要求データを生成するための装置である。起案装置１０は、例えば、スマートフォン、パーソナルコンピュータなどである。起案装置１０は、ネットワーク６０を介して承認サーバ装置２０と接続され、承認サーバ装置２０に各種情報を送信する。
【００１５】
承認サーバ装置２０は、承認に関する手続きに要する各種情報を管理および処理する装置である。承認サーバ装置２０は、例えばサーバコンピュータなどの情報処理装置で構成され、ネットワーク６０を介して、起案装置１０、通知サーバ装置３０、及び端末装置４０と接続される。承認サーバ装置２０と他の装置との間の各種データの送受信については後述する。
【００１６】
通知サーバ装置３０は、承認者の電話機（以下、「承認者電話機５０」という。）に、承認要求事項（後述の通知項目）を音声にて通知する装置である。また、通知サーバ装置３０は、承認者からの回答内容に関する音声データをテキストデータ（後述の回答データ）に変換する。通知サーバ装置３０は、例えばサーバコンピュータなどの情報処理装置で構成され、ネットワーク６０を介して承認サーバ装置２０と接続される。通知サーバ装置３０と他の装置との間の各種データの送受信については後述する。
【００１７】
端末装置４０は、起案者が所持する端末である。端末装置４０は、例えば、スマートフォン、パーソナルコンピュータなどである。端末装置４０は、ネットワーク６０を介して承認サーバ装置２０と接続され、承認サーバ装置２０から送信される各種情報を表示装置１０７（図１２）に表示する。
＝＝音声承認システム１の概要＝＝
【００１８】
音声承認システム１の概要について説明する。図２は、音声承認システム１における処理の概要を示す図である。以下では、図２を参照して、起案者が起案をしてから、承認者が承認をし、起案者が承認結果を取得するまでの処理の概要について説明する。
【００１９】
まず、Ｓ１において、起案装置１０は、承認要求事項を含む承認要求データを承認サーバ装置２０に送信する。ここで、承認要求事項とは、起案者が承認者に対して承認を要求する内容に関する情報である。承認要求事項および承認要求データについては後述する。
【００２０】
次に、Ｓ２において、承認サーバ装置２０は、承認要求データを受信すると、承認要求事項のうち所定の項目を特定する。承認サーバ装置２０は、特定した所定の項目（以下、「通知項目」という。）を含む通知データを、各承認者の優先度を考慮して、通知サーバ装置３０に送信する。通知項目および通知データについて後述する。
【００２１】
次に、Ｓ３において、通知サーバ装置３０は、通知データを受信すると、通知項目を音声により承認者電話機５０に通知する。Ｓ４において、通知サーバ装置３０は、承認者電話機５０から承認者の音声による回答内容を取得する。ここで、承認者電話機５０から音声にて回答内容を取得することにより、通話履歴を証跡にすることができる。回答内容については後述する。
【００２２】
次に、Ｓ５において、承認サーバ装置２０は、通知サーバ装置３０から回答内容を含む回答データを取得する。承認サーバ装置２０は回答内容のうち所定の単語を認識する。承認サーバ装置２０は、認識した単語に基づいて、承認者が通知項目に対して承認したか否かを判定する。
【００２３】
次に、Ｓ６において、承認サーバ装置２０は、判定した結果を含む承認状況データを起案者の端末装置４０に送信する。これにより、起案者は承認要求事項に対する承認者の承認状況を確認できる。承認状況については後述する。
【００２４】
＝＝音声承認システム１の機能構成＝＝
以下、起案装置１０、承認サーバ装置２０、通知サーバ装置３０、及び端末装置４０が備える機能について説明する。
【００２５】
＜＜起案装置１０＞＞
図３を参照して、起案装置１０の機能構成について説明する。図３は、起案装置１０の機能構成の一例を示す図である。図３に示すとおり、起案装置１０は、入力部１１、送信部１２、表示制御部１３の機能を有する。起案装置１０が有する機能は、図１４に示すプロセッサ１０１が、記憶装置１０３に記憶されたコンピュータプログラムを読み込み、実行し、起案装置１０の各構成を制御すること等により実現される。
【００２６】
入力部１１は、起案装置１０に対する起案者による操作に応じて各種の情報を受け付ける。例えば、入力部１１は、起案者による操作に応じて、承認要求事項の入力を受け付ける。承認要求事項が入力されると、起案装置１０において承認要求データが生成される。
【００２７】
送信部１２は、起案装置１０における承認要求データの送信処理を制御する。送信部１２は、承認要求データを承認サーバ装置２０などの外部装置に送信する。
【００２８】
表示制御部１３は、起案装置１０が備える、又は起案装置１０に接続された表示装置の表示を制御する。例えば、表示制御部１３は、承認要求データの生成に必要な各種のユーザインタフェースを生成し、各種の画面を表示装置に表示することを制御する。
【００２９】
＜＜承認サーバ装置２０＞＞
図４を参照して、承認サーバ装置２０の機能構成について説明する。図４は、承認サーバ装置２０の機能構成の一例を示す図である。図４に示すとおり、承認サーバ装置２０は、記憶部２１、第１取得部２２、第２取得部２３、送信部２４、区分特定部２５ａ、項目特定部２５ｂ、優先度特定部２５ｃ、時間判定部２６、単語認識部２７、回答特定処理部２８、完了判定部２９の機能を有する。承認サーバ装置２０が有する機能は、図１４に示すプロセッサ１０１が、記憶装置１０３に記憶されたコンピュータプログラムを読み込み、実行し、承認サーバ装置２０の各構成を制御すること等により実現される。
【００３０】
記憶部２１は、例えば、承認要求テーブル２１ａ、起案区分テーブル２１ｂ、承認者テーブル２１ｄ、通知項目テーブル２１ｃ、単語テーブル２１ｅ、承認状況テーブル２１ｆを有する。
【００３１】
承認要求テーブル２１ａは、承認要求データを格納したテーブルである。図５に示すように、承認要求テーブル２１ａのデータ構造は、例えば、起案書ＩＤなどの適宜な項目を主キーとして、起案区分、起案日、起案者ＩＤ、件名、趣旨、詳細といったデータから成るレコードの集合体である。承認要求テーブル２１ａの内容は、起案者の入力に応じて起案装置１０から送信された承認要求データにより更新される。ここで、起案書ＩＤとは、承認要求データを識別する識別符号である。起案区分とは、承認要求データの種別を示すデータであり後述する起案区分テーブル２１ｂに対応する。起案日とは、承認要求データが生成された日付を示すデータである。起案者ＩＤとは、起案装置１０により承認要求データを作成した起案者を識別する識別符号であり、例えば起案者が有するメールアドレスである。件名、趣旨、及び詳細は、起案者の承認者に対する承認要求の内容を示すデータであり例えば承認要求事項を構成する。
【００３２】
起案区分テーブル２１ｂは、起案区分データを格納したテーブルである。図６に示すように、起案区分テーブル２１ｂのデータ構造は、例えば起案区分ＩＤを主キーとして、承認者ＩＤに関するデータから成るレコードの集合体である。起案区分テーブル２１ｂの内容は、起案者や承認者など承認サーバ装置２０を操作する操作者の任意の操作により変更される。ここで、承認者ＩＤとは、承認者を識別する識別符号であり、例えば承認者が有する承認者電話機５０の電話番号である。各起案区分には、承認要求事項に対して承認するべきすべての承認者の承認者ＩＤが対応付けられている。
【００３３】
通知項目テーブル２１ｃは、通知データに含まれる通知項目の種別を格納したテーブルである。図７に示すように、通知項目テーブル２１ｃのデータ構造は、例えば、承認者ＩＤを主キーとして、通知項目の種別を示すデータから成るレコードの集合体である。例えば、後述する項目特定部２５ｂは、通知項目が「趣旨」である場合、承認要求事項のうち「趣旨」項目に記載の内容を特定する。以下において「通知項目」をいうときは、該項目に記載されている内容を示すこともある。通知項目テーブル２１ｃの内容は操作者の入力により変更される。
【００３４】
承認者テーブル２１ｄは、承認者データを格納したテーブルである。図８に示すように、承認者テーブル２１ｄのデータ構造は、例えば承認者ＩＤを主キーとして、優先度、遅延時間、送信回数、承認者アドレスといったデータから成るレコードの集合体である。承認者テーブル２１ｄの内容は、操作者の任意の操作により変更される。ここで、優先度とは、承認者に承認を要求するときの承認者と他の承認者とにおける優先順位を示すデータである。具体的に、優先度「Ａ」の承認者は、優先度「Ｂ」の承認者よりも先に通知される。遅延時間とは、承認要求データを取得してから通知サーバ装置３０に通知データを送信するまでの時間を示すデータである。遅延時間を設定することにより、承認者の状況に配慮したタイミングで通知データを送信できる。送信回数とは、通知サーバ装置３０の承認者電話機５０に対する通知がエラーとなった場合、再度通知する回数を示すデータである。承認者アドレスとは、承認者のメールアドレスであり、承認者に追加資料を送付する際に使用される。
【００３５】
単語テーブル２１ｅは、単語データを格納したテーブルである。図９に示すように、単語テーブル２１ｅのデータ構造は、単語を主キーとして、処理内容を示すデータから成るレコードの集合体である。具体的に、例えば「承認」の単語には「処理を進める」の処理内容が対応付けられている。そのため、承認サーバ装置２０は、通知サーバ装置３０から「承認」を含む回答データを取得すると、優先順位に基づいて次の承認者を特定するように処理を進める。単語テーブル２１ｅの内容は操作者の入力により変更される。
【００３６】
承認状況テーブル２１ｆは、承認状況データを格納したテーブルである。図１０に示すように、承認状況テーブル２１ｆのデータ構造は、起案書ＩＤを主キーとして、各承認者における承認状況に関するデータから成るレコードの集合体である。ここで、承認状況とは、例えば「承認」や「否認」などを示す。端末装置４０に承認状況データを送信することで、起案者に承認状況を認識させることができる。承認状況テーブル２１ｆの内容は操作者の入力により変更される。
【００３７】
第１取得部２２は、起案装置１０から承認要求データを取得する。
【００３８】
第２取得部２３は、通知サーバ装置３０から承認者の回答内容を含む回答データを取得する。ここで、回答内容とは、承認要求事項に対して「承認します」という内容や「否認します」という内容である。これにより、後述する単語認識部２７が回答データに基づいて所定の単語を認識できる。
【００３９】
送信部２４は、通知データを通知サーバ装置３０に送信する。送信部２４は、後述する完了判定部２９において承認プロセスが完了したことを契機として、承認状況データを端末装置４０に送信する。なお、第２取得部２３において「承認」または「否認」に関する単語を含む回答データを取得したことを契機として、承認状況データを端末装置４０に送信してもよい。
【００４０】
区分特定部２５ａは、起案区分テーブル２１ｂを参照して、起案装置１０から取得した承認要求データの起案区分を特定する。これにより承認者を特定できる。
【００４１】
項目特定部２５ｂは、通知項目テーブル２１ｃを参照して、所定の承認者に対応する通知項目を特定する。これにより該承認者に音声にて通知する項目を特定できる。
【００４２】
優先度特定部２５ｃは、承認者テーブル２１ｄを参照して、所定の承認者における優先度を特定する。これにより、起案区分に紐づく承認者が複数存在する場合、予め定められた優先度に基づいて、順番に、承認者に通知項目を通知できる。
【００４３】
時間判定部２６は、承認者テーブル２１ｄを参照し、所定の承認者について、第１取得部２２が承認要求データを取得してから所定の遅延時間が経過したか否かを判定する。例えば、所定の遅延時間は承認者ごとに予め定められているものとする。所定の遅延時間が経過したと判定した場合、通知データを通知サーバ装置３０に送信する。これにより、承認者の状況に応じたタイミングで通知データを通知サーバ装置３０に送信できるため、承認プロセスを円滑に進行させることができる。
【００４４】
単語認識部２７は、回答データに含まれる所定の単語を認識する。ここで、所定の単語は、特に限定されるものではないが、例えば、承認、否認、及び保留である。特定の単語を認識させることによりシステム設計を簡素化できる。
【００４５】
回答特定処理部２８は、単語テーブル２１ｅを参照して、単語認識部２７で認識された単語に対応する処理内容を特定し、該処理内容を実行する実行処理を実行する。具体的には、例えば、単語認識部２７で認識された単語が「承認」または「はい」である場合、承認状況テーブル２１ｆに「承認」に関する情報を登録し、完了判定部２９に処理を移行する。
【００４６】
また、回答特定処理部２８は、例えば、単語認識部２７で認識された単語が「否認」または「いいえ」である場合、承認状況テーブル２１ｆに「否認」に関する情報を登録し、否認処理を実行する。ここで、否認処理とは、承認状況データを端末装置４０に送信する処理である。これにより、起案者において承認要求事項につき承認者に否認されたことにつき確認できる。
【００４７】
また、回答特定処理部２８は、例えば、単語認識部２７で認識された単語が「資料請求」である場合、資料請求処理を実行する。ここで、資料請求処理とは、要求された資料に関する情報を、送信部２４を介して起案装置１０に通知する処理である。そして、起案装置１０から該資料を取得すると、承認者テーブル２１ｄを参照して、送信部２４を介して該資料を承認者に送信する。回答特定処理部２８は、例えば、該資料を送信したことを契機に、該資料を承認者に送信したことを示す送信完了情報を、送信部２４を介して通知サーバ装置３０に送信する。通知サーバ装置３０は、送信完了情報に基づいて、該資料を送信したことにつき音声にて承認者に通知する。
【００４８】
また、回答特定処理部２８は、例えば、単語認識部２７で認識された単語が「保留」である場合、保留処理を実行する。ここで、保留処理とは、時間判定部２６において、所定の時間、処理を中断させる処理である。回答特定処理部２８は、所定の時間経過後、通知データを通知サーバ装置３０に再送信する。通知データを通知サーバ装置３０に再送信する回数は任意に定められる。
【００４９】
完了判定部２９は、起案区分テーブル２１ｂおよび承認状況テーブル２１ｆを参照して、他に承認者がいるか否かを判定する。他に承認者がいない場合、承認状況データを端末装置４０に送信する。他に承認者がいる場合、始めから処理を繰り返す。
【００５０】
＜＜通知サーバ装置３０＞＞
次に、図１１を参照して、通知サーバ装置３０の機能構成について説明する。図１１は、通知サーバ装置３０の機能構成の一例を示す図である。図１１に示すとおり、通知サーバ装置３０は、記憶部３１、取得部３２、送信部３３、音声変換部３４、音声通信部３５（音声通知部）、データ変換部３６の機能を有する。通知サーバ装置３０が有する機能は、図１４に示すプロセッサ１０１が、記憶装置１０３に記憶されたコンピュータプログラムを読み込み、実行し、通知サーバ装置３０の各構成を制御すること等により実現される。
【００５１】
記憶部３１は、承認者テーブル３１ａを有する。承認者テーブル３１ａは、承認サーバ装置２０における承認者テーブル２１ｄと同様であるため、説明を省略する。
【００５２】
取得部３２は、承認サーバ装置２０から通知データを取得する。送信部３３は、回答データを承認サーバ装置２０に送信する。音声変換部３４は、取得部３２で取得した通知データに含まれる通知項目を音声データに変換する。通知項目を音声データに変換する方法については特に限定されない。音声通信部３５は、音声変換部３４で通知項目を変換した音声データを、音声にて承認者電話機５０に通知する。さらに、承認者電話機５０から音声にて回答内容を取得する。データ変換部３６は、音声通信部３５で取得した回答内容をテキストデータに変換して、回答データを生成する。
【００５３】
＜＜端末装置４０＞＞
次に、図１２を参照して、端末装置４０の機能構成について説明する。図１２は、端末装置４０の機能構成の一例を示す図である。図１２に示すとおり、端末装置４０は、入力部４１、受信部４２、表示制御部４３の機能を有する。端末装置４０が有する機能は、図１４に示すプロセッサ１０１が、記憶装置１０３に記憶されたコンピュータプログラムを読み込み、実行し、通知サーバ装置３０の各構成を制御すること等により実現される。
【００５４】
端末装置４０における入力部４１および表示制御部４３は、起案装置１０における入力部１１および表示制御部１３と同様であるため、説明を省略する。
【００５５】
入力部４１は、起案者による端末装置４０に対する操作に応じて各種データを受け付ける。受信部４２は、承認サーバ装置２０から承認状況データを取得する。これにより、起案者は承認者の承認状況や否認状況などを把握できる。表示制御部４３は、端末装置４０が備える、または端末装置４０に接続された表示装置の表示を制御する。例えば、表示制御部４３は、起案者の承認手続を進めるために必要な各種のユーザインタフェースを生成し、表示装置へ表示することを制御する。
【００５６】
＝＝承認サーバ装置２０の処理手順＝＝
図１３は、承認サーバ装置２０の処理の一例を示すフロー図である。図１３を参照して、承認サーバ装置２０により実行される処理の一例を説明する。以下、具体例として、図５乃至図１０の各種テーブルにおける、起案書ＩＤ項目「０００１」の起案につき、承認者ＩＤ項目「０９０−ｘｘｘｘ−１１１１」の承認者から回答を得る状況を想定する。
【００５７】
まず、ステップＳ１００において、承認サーバ装置２０は、起案装置１０から承認要求データを取得する。本手順は、承認サーバ装置２０において、承認要求データに含まれる承認要求事項に基づいて、起案者における承認者への承認を要求する内容を取得するための手順である。
【００５８】
具体例では、承認要求データに含まれる承認要求事項は、図５に示す、起案書ＩＤ項目「０００１」に紐づく、起案区分項目「Ｘ」、起案日項目「２０１９年３月１日」、起案者ＩＤ項目「ＡＡ＠ｘｘｘ」、件名項目「Ａシステムの出願」、趣旨項目「Ａシステムについて新規特許出願を行います」、詳細項目「Ａシステムは・・・」である。
【００５９】
次に、ステップＳ１０１において、承認サーバ装置２０は、起案区分テーブル２１ｂ、通知項目テーブル２１ｃ、及び承認者テーブル２１ｄを参照して、起案区分を特定し、起案区分に対応する承認者、起案区分に対応する承認者に音声にて通知する通知項目、承認者の優先度、遅延時間を特定する。本手順は、起案者が、どの承認者に、どういう内容の承認を、どういう順番で要求するかを特定するための手順である。
【００６０】
具体例では、起案書ＩＤ項目「０００１」に紐づく起案区分項目「Ｘ」を特定し、図６に示す起案区分項目「Ｘ」に紐づく承認者ＩＤ項目「０９０−ｘｘｘｘ−１１１１」「０９０−ｘｘｘｘ−２２２２」「０９０―ｘｘｘｘ−３３３３」を特定し、図７に示す承認者ＩＤ項目「０９０−ｘｘｘｘ−１１１１」に紐づく通知項目「趣旨」を特定し、図８に示す優先度項目「Ａ」および遅延時間項目「０」を特定する。
【００６１】
次に、ステップＳ１０２において、承認サーバ装置２０において承認要求データを取得してから遅延時間が経過したか否かを判定する。本手順は、承認者の状況に応じたタイミングで承認要求を実行するための手順である。承認サーバ装置２０は、遅延時間が経過するまで処理を中断する（Ｓ１０２：ＮＯ）。遅延時間が経過すると（Ｓ１０２：ＹＥＳ）、Ｓ１０３に処理を移行する。
【００６２】
具体例では、承認者に対応する遅延時間が「０」であるため、承認要求データを取得した時点で遅延時間が経過したと判定する。
【００６３】
次に、ステップＳ１０３において、承認サーバ装置２０は、通知データを通知サーバ装置３０に送信する。通知データには、承認要求事項のうち特定された通知項目に記載の内容が含まれる。本手順により、承認者に対して通知項目に記載の内容を音声にて通知することができる。
【００６４】
具体例では、通知項目は「趣旨」であるため、承認要求テーブル２１ａの趣旨項目を参照し「Ａシステムについて新規特許出願を行います」を通知データとして、通知サーバ装置３０に送信する。
【００６５】
次に、ステップＳ１０４において、通知サーバ装置３０から承認者電話機５０に通知項目を音声にて通知した結果、承認者電話機５０から取得した回答内容を含む回答データを、通知サーバ装置３０から取得する。本手順により、セキュリティを確保できる。また、承認者電話機５０に電話した履歴を証跡にすることができる。
【００６６】
具体例では、通知サーバ装置３０から承認者電話機５０に対して音声にて「Ａシステムについて新規特許出願を行います」と通知した結果、通知サーバ装置３０は、承認者から、例えば「承認します」、「否認します」、「保留します」という音声による回答内容を取得する。通知サーバ装置３０は、音声による回答内容をテキストデータに変換し、該テキストデータを回答データとして承認サーバ装置２０に送信する。
【００６７】
次に、ステップＳ１０５において、単語テーブル２１ｅを参照して、回答データに含まれる所定の単語を認識し、所定の単語に対応する処理内容を特定する。
【００６８】
処理内容を特定した結果、所定の単語が「承認」に関する単語の場合、処理内容項目「処理を移行」を特定する。これによりＳ１１０に処理を移行する。
【００６９】
また、処理内容を特定した結果、所定の単語が「否認」に関する単語の場合、処理内容項目「否認処理」を特定する。これによりＳ１１１に処理を移行する。
【００７０】
また、処理内容を特定した結果、所定の単語が「資料請求」に関する単語の場合、承認者が資料を要求したと判定され（Ｓ１０６：ＹＥＳ）、起案装置１０にその旨を通知する（Ｓ１０７）。承認者が資料を要求していないと判定された場合（Ｓ１０６：ＮＯ）、Ｓ１０８に処理を移行する。本手順により、追加資料を要求した承認者に対して迅速に対応できる。
【００７１】
また、処理内容を特定した結果、所定の単語が「保留」に関する単語の場合、承認者が保留したと判定され（Ｓ１０８：ＹＥＳ）、所定の時間が経過した後に、Ｓ１０３から処理を繰り返す（Ｓ１０９）。本手順により、承認者が、回答できない状態、または回答するためには時間を要する状態であることを考慮することができる。また、所定の時間を経過した後に、再度処理を繰り返すことで、承認者に承認手続きを促すことができる。一方、承認者が保留していないと判定された場合（Ｓ１０８：ＮＯ）、Ｓ１１０に処理を移行する。変形例として、承認者が保留したと判定された場合、処理をＳ１１０に移行してもよい。これにより、他の承認者の承認手続きを優先的に進めることができる。
【００７２】
次に、ステップＳ１１０において、起案区分テーブル２１ｂおよび承認状況テーブル２１ｆを参照して、承認手続きをしていない承認者がいるか否かを判定する。承認手続きしていない承認者がいる場合（Ｓ１１０：ＹＥＳ）、該承認者に対してＳ１０１から処理を実行する。承認手続きしていない承認者がいない場合（Ｓ１１０：ＮＯ）、Ｓ１１１に処理を移行する。本手順により、承認手続き漏れを防止できる。
【００７３】
具体例では、承認者ＩＤ「０９０−ｘｘｘｘ−１１１１」「０９０−ｘｘｘｘ−２２２２」「０９０―ｘｘｘｘ−３３３３」の承認者に承認手続きを実行するため、次に優先度「Ｂ」の承認者ＩＤ「０９０−ｘｘｘｘ−２２２２」の承認者に対して承認手続きを実行し、その後優先度「Ｃ」の承認者ＩＤ「０９０―ｘｘｘｘ−３３３３」の承認者に対して承認手続きを実行する。
【００７４】
次に、ステップＳ１１１において、端末装置４０に承認状況データを送信する。本手順により、起案者は承認者の承認状況を把握できる。
【００７５】
具体例では、図１０に示す起案書ＩＤ「０００１」に紐づく承認者１〜３項目「承認」を含む承認状況データを送信する。本具体例ではすべての承認者が承認しているため、起案者は承認手続きを完了する。
【００７６】
＝＝ハードウェア構成＝＝
図１４を参照して、起案装置１０、承認サーバ装置２０、通知サーバ装置３０及び端末装置４０をコンピュータ１００により実現する場合のハードウェア構成の一例を説明する。なお、それぞれの装置の機能は、複数台の装置に分けて実現することもできる。
【００７７】
図１４は、コンピュータのハードウェア構成の一例を示す図である。図１４に示すように、コンピュータ１００は、プロセッサ１０１と、メモリ１０２と、記憶装置１０３と、入力Ｉ／Ｆ部１０４と、データＩ／Ｆ部１０５と、通信Ｉ／Ｆ部１０６、及び表示装置１０７を含む。
【００７８】
プロセッサ１０１は、メモリ１０２に記憶されているプログラムを実行することによりコンピュータ１００における各種の処理を制御する制御部である。
【００７９】
メモリ１０２は、例えばＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ  Ａｃｃｅｓｓ  Ｍｅｍｏｒｙ）等の記憶媒体である。メモリ１０２は、プロセッサ１０１によって実行されるプログラムのプログラムコードや、プログラムの実行時に必要となるデータを一時的に記憶する。
【００８０】
記憶装置１０３は、例えばハードディスクドライブ（ＨＤＤ）やフラッシュメモリ等の不揮発性の記憶媒体である。記憶装置１０３は、オペレーティングシステムや、上記各構成を実現するための各種プログラムを記憶する。
【００８１】
入力Ｉ／Ｆ部１０４は、ユーザからの入力を受け付けるためのデバイスである。入力Ｉ／Ｆ部１０４の具体例としては、キーボードやマウス、タッチパネル、各種センサ、ウェアラブル・デバイス等が挙げられる。入力Ｉ／Ｆ部１０４は、例えばＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ  Ｓｅｒｉａｌ  Ｂｕｓ）等のインタフェースを介してコンピュータ１００に接続されても良い。
【００８２】
データＩ／Ｆ部１０５は、コンピュータ１００の外部からデータを入力するためのデバイスである。データＩ／Ｆ部１０５の具体例としては、各種記憶媒体に記憶されているデータを読み取るためのドライブ装置等がある。データＩ／Ｆ部１０５は、コンピュータ１００の外部に設けられることも考えられる。その場合、データＩ／Ｆ部１０５は、例えばＵＳＢ等のインタフェースを介してコンピュータ１００へと接続される。
【００８３】
通信Ｉ／Ｆ部１０６は、コンピュータ１００の外部の装置と有線又は無線により、インターネットＮを介したデータ通信を行うためのデバイスである。通信Ｉ／Ｆ部１０６は、コンピュータ１００の外部に設けられることも考えられる。その場合、通信Ｉ／Ｆ部１０６は、例えばＵＳＢ等のインタフェースを介してコンピュータ１００に接続される。
【００８４】
表示装置１０７は、各種情報を表示するためのデバイスである。表示装置１０７の具体例としては、例えば液晶ディスプレイや有機ＥＬ（Ｅｌｅｃｔｒｏ−Ｌｕｍｉｎｅｓｃｅｎｃｅ）ディスプレイ、ウェアラブル・デバイスのディスプレイ等が挙げられる。表示装置１０７は、コンピュータ１００の外部に設けられても良い。その場合、表示装置１０７は、例えばディスプレイケーブル等を介してコンピュータ１００に接続される。また、入力Ｉ／Ｆ部１０４としてタッチパネルが採用される場合には、表示装置１０７は、入力Ｉ／Ｆ部１０４と一体化して構成することが可能である。
【００８５】
＝＝他の実施例＝＝
他の実施例として、承認サーバ装置２０は、項目特定部２５ｂの機能を有しているように説明したがこれに限定されない。例えば、項目特定部２５ｂの機能を有していなくてもよく、この場合、承認サーバ装置２０から通知サーバ装置３０に、承認要求項目を通知データとして送信する。通知サーバ装置３０は、承認者電話機に承認要求項目を音声にて通知する。これにより、起案者が要求する承認に関する情報を、承認者に対して漏れなく通知することができる。
【００８６】
他の実施例として、承認サーバ装置２０は、統計データを登録した統計テーブル（不図示）を有していてもよい。統計データは、例えば、承認者電話機５０への通知回数や電話料金などをまとめたデータである。これにより、承認手続きにおける効率性や手続きコストを把握できる。
【００８７】
他の実施例として、通知サーバ装置３０は、音声にて取得した回答内容を記憶部３１に録音して証跡としてもよい。
【００８８】
なお、述した実施の形態は本発明の理解を容易にするためのものであり、本発明を限定して解釈するためのものではない。本発明はその趣旨を逸脱することなく変更、改良され得るとともに、本発明にはその等価物も含まれる。
【符号の説明】
【００８９】
１…音声承認システム、１０…起案装置、１１…入力部、１２…送信部、１３…表示制御部、２０…承認サーバ装置、２１…記憶部、２１ａ…承認要求テーブル、２１ｂ…起案区分テーブル、２１ｃ…通知項目テーブル、２１ｄ…承認者テーブル、２１ｅ…単語テーブル、２１ｆ…承認状況テーブル、２２…第１取得部、２３…第２取得部、２４…送信部、２５ａ…区分特定部、２５ｂ…項目特定部、２５ｃ…優先度特定部、２６…時間判定部、２７…単語認識部、２８…回答特定処理部、２９…完了判定部、３０…通知サーバ装置、３１…記憶部、３１ａ…承認者テーブル、３２…取得部、３３…送信部、３４…音声変換部、３５…音声通信部、３６…データ変換部、４０…端末装置、４１…入力部、４２…受信部、４３…表示制御部、５０…承認者電話機、６０…ネットワーク。
【図１】
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【図２】
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【図３】
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【図４】
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【図５】
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【図６】
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【図７】
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【図８】
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【図９】
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【図１０】
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【図１１】
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【図１２】
2020181451.tif 000014
【図１３】
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【図１４】
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【手続補正書】
【提出日】令和2年9月7日(2020.9.7)
【手続補正１】
【補正対象書類名】特許請求の範囲
【補正対象項目名】全文
【補正方法】変更
【補正の内容】
【特許請求の範囲】
【請求項１】
起案者が承認者の承認を得る承認要求事項に関する情報を含む承認要求データを取得する第１取得部と、
前記承認要求データに基づいて生成される、前記承認要求事項を音声で通知するための通知データを、前記承認者の電話機に前記承認要求事項を音声で通知する通知システムに、送信する送信部と、
前記通知システムから、前記承認要求事項に対する前記承認者の音声による回答内容に関する情報を含む回答データを取得する第２取得部と、
前記回答データに含まれる所定の単語を認識する単語認識部と、
前記単語認識部で認識された前記所定の単語に対応する、前記承認要求事項に関する処理内容を特定し、前記処理内容に対応する実行処理を実行する回答特定処理部と、
を備え、
前記単語認識部において前記所定の単語が資料を要求することを示す単語であると認識された場合、前記回答特定処理部は、要求された前記資料を前記起案者に送信させるための処理を実行する、
を備えることを特徴とする情報処理システム。
【請求項２】
前記第１取得部が前記承認要求データを取得してから所定の時間が経過したか否かを判定する時間判定部、
をさらに備え、
前記送信部は、前記時間判定部において前記所定の時間が経過したと判定した場合、前記通知システムに前記通知データを送信する
ことを特徴とする請求項１に記載の情報処理システム。
【請求項３】
前記第２取得部は、前記通知システムにおいて音声による回答内容をテキストデータに変換された前記回答データを取得し、
前記単語認識部は、前記回答データに含まれる所定の単語を認識する、
請求項１または請求項２に記載の情報処理システム。
【請求項４】
前記単語認識部は、承認、否認、及び保留の単語を認識する、
ことを特徴とする請求項３に記載の情報処理システム。
【請求項５】
前記回答特定処理部は、前記単語認識部において承認または否認の単語を認識した場合、前記送信部を介して、前記承認者における前記承認要求事項に対する承認状況に関する承認状況データを、前記起案者に送信する、
ことを特徴とする請求項３または請求項４に記載の情報処理システム。
【請求項６】
前記回答特定処理部は、前記単語認識部において保留の単語を認識した場合、前記時間判定部に所定の時間が経過したか否かを判定させ、前記時間判定部において前記所定の時間が経過したと判定された場合、送信部を介して前記通知データを、前記通知システムに送信する、
ことを特徴とする請求項２に記載の情報処理システム。
【請求項７】
前記承認要求データにおける前記承認要求事項のうち所定の項目を特定する特定部
をさらに備え、
前記送信部は、前記特定部において特定された前記所定の項目に関する情報を、前記通知システムに送信し、
前記第２取得部は、前記通知システムから、前記所定の項目に対する前記承認者の音声による回答内容に関する情報を含む回答データを取得する、
ことを特徴とする請求項１乃至請求項６のいずれか一項に記載の情報処理システム。
【請求項８】
前記送信部は、前記通知システムにおいて、優先度が高い方の前記承認者から順に、前記承認要求事項に関する情報が、前記承認者の電話機に音声にて通知されるように、前記通知データを送信する、
ことを特徴とする請求項１乃至請求項７のいずれか一項に記載の情報処理システム。
【請求項９】
コンピュータが、
起案者が承認者の承認を得る承認要求事項に関する情報を含む承認要求データを取得する第１取得ステップと、
前記承認要求データに基づいて生成される、前記承認要求事項を音声で通知するための通知データを、前記承認者の電話機に前記承認要求事項を音声で通知する通知システムに、送信する送信ステップと、
前記通知システムから、前記承認要求事項に対する前記承認者の音声による回答内容に関する情報を含む回答データを取得する第２取得ステップと、
前記回答データに含まれる所定の単語を認識する単語認識ステップと、
前記単語認識ステップで認識された前記所定の単語に対応する、前記承認要求事項に関する処理内容を特定し、前記処理内容に対応する実行処理を実行する回答特定処理ステップと、
を備え、
前記単語認識ステップにおいて前記所定の単語が資料を要求することを示す単語であると認識された場合、前記回答特定処理ステップにおいて、要求された前記資料を前記起案者に送信させるための処理が実行される、
を実現する情報処理方法。
【請求項１０】
コンピュータに、
起案者が承認者の承認を得る承認要求事項に関する情報を含む承認要求データを取得させることと、
前記承認要求データに基づいて生成される、前記承認要求事項を音声で通知するための通知データを、前記承認者の電話機に前記承認要求事項を音声で通知する通知システムに、送信させることと、
前記通知システムから、前記承認要求事項に対する前記承認者の音声による回答内容に関する情報を含む回答データを取得させることと、
前記回答データに含まれる所定の単語を認識させることと、
認識された前記所定の単語に対応する、前記承認要求事項に関する処理内容を特定し、前記処理内容に対応する実行処理を実行することと、
を備え、
前記所定の単語が資料を要求することを示す単語であると認識された場合、要求された前記資料を前記起案者に送信させるための処理を実行することと、
を実現させるプログラム。
【請求項１１】
起案者が承認者の承認を得る承認要求事項に関する情報を含む承認要求データを取得する第１取得部と、
前記承認要求データに基づいて、前記承認者の電話機に前記承認要求事項に関する情報を音声で通知する音声通知部と、
前記承認者の電話機を介して、前記承認要求事項に対する前記承認者の音声による回答内容に関する情報を含む回答データを取得する第２取得部と、
前記回答データに含まれる所定の単語を認識する単語認識部と、
前記単語認識部で認識された前記所定の単語に対応する、前記承認要求事項に関する処理内容を特定し、前記処理内容に対応する実行処理を実行する回答特定処理部と、
を備え、
前記単語認識部において前記所定の単語が資料を要求することを示す単語であると認識された場合、前記回答特定処理部は、要求された前記資料を前記起案者に送信させるための処理を実行する、
を備えることを特徴とする情報処理システム。