RESTRICTEDORGANISATION MONDIALE
DU COMMERCEWT/MIN(03)/INF/8
30 juillet 2003
(03-4055)
CONFÉRENCE MINISTÉRIELLE
Cinquième session
Cancún, 10 - 14 septembre 2003
CONFÉRENCE MINISTÉRIELLE DE L'OMC
DEUXIÈME RÉUNION D'INFORMATION
TENUE LE 17 JUILLET 2003
Logistique pour Cancún
I. INTRODUCTION
1. Une deuxième réunion d'information à l'intention des délégations concernant la logistique de
la cinquième Conférence ministérielle de l'OMC s'est tenue le 17 juillet 2003 au Centre
William Rappard.  M. Jacques E. Chabert, Président de l'Équipe spéciale de l'OMC chargée des
arrangements logistiques, a ouvert la réunion et accueilli les représentants du Comité d'organisation
mexicain (COM) et de la Mission permanente du Mexique à Genève, ainsi que les participants.
2. L'Ambassadeur Eduardo Pérez Motta, de la Mission permanente du Mexique à Genève, a
présenté Mme Mónica Ruiz, Coordonnatrice générale du COM.  Mme Ruiz a présenté ses collègues:
L'Amiral José Luis Figueroa, Sécurité
L'Ambassadeur Gonzalo Aguirre, Protocole et dignitaires
M. Marco Victoria, Informatique et télécommunications
M. Gonzalo Gómez, Opérations
Mme Maria del Carmen Palafox, Hébergement et servicesMme Ma. Teresa Derbez, Questions sociales et culturelles
M. Allan Nahum, Presse et médias
M. Salvador Musalem, Presse et médias
Mme Nancy Vivar, Assistante à la coordination générale
3. L'exposé du COM portait sur les détails concernant les procédures d'accréditation,
l'hébergement, les visas, la sécurité, les transports, les télécommunications, etc.  Le COM avait fourni
des dossiers d'information en anglais, espagnol et français, qui avaient été distribués par l'OMC aux
délégations quelques jours avant la réunion.  Ces dossiers contiennent tous les renseignements
concernant ces questions.  Une version imprimée de l'exposé présenté à la réunion d'information(documents distribués en anglais, espagnol et français) ont aussi été mis à la disposition des
participants à l'entrée de la salle de réunion.
4. Il a été recommandé aux délégations qui n'avaient pas encore achevé les formalités
d'accréditation, de réservation de chambres d'hôtel, ou de visas, par exemple, de le faire sans tarder.
5. Le COM a rappelé aux délégués que le coordonnateur de délégation devrait être, de
préférence, une personne ne participant pas activement aux réunions à Cancún mais qui pourrait être
disponible pour s'occuper de la logistique de la délégation.  En cas de remplacement, le nom du
nouveau coordonnateur devrait être indiqué au Bureau des conférences de l'OMC, au moyen duWT/MIN(03)/INF/8
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formulaire figurant dans le document WT/MIN(03)/INF /4, lequel devra porter le cachet et la signature
de l'autorité responsable.
6. Les délégués ont été informés par l'Ambassadeur Pérez Motta que le code vestimentaire
durant la Conférence consisterait en une tenue décontractée soignée.
II. CENTRE DES CONGRÈS DE CANCÚN
7. La cinquième Conférence ministérielle de l'OMC se tiendra au Centre des congrès, situé sur le
Boulevard Kukulcán, au kilomètre 9, à Cancún.  On y trouvera les salles de conférence, les bureaux
de l'OMC, des centres de services et le centre international de la presse.  Le centre des ONG se
trouvera à l'Hôtel Sierra, et les séances d'information pour les ONG auront lieu à l'Hôtel Fiesta
Americana Coral Beach, dans la Coral Gallery Ballroom.  Les PMA auront leurs propres salon et salle
de réunion au deuxième étage.  De nombreux services seront disponibles au Centre des congrès:
change, agence de voyages, centre médical, services de télécommunication, location de véhicules,restaurants, etc.  Les délégués disposeront au premier étage d'ordinateurs équipés pour l'impression,
l'accès à Internet et les connexions par accès commuté.  Le cybercafé au rez-de-chaussée sera réservé
à la consultation du courrier électronique.  L'espace informatique pour la presse sera situé au
rez-de-chaussée et sera équipé pour la connexion de matériel portable (Internet), de matériel fixe
(Internet et impression), et des télécopieurs seront disponibles.
8. En outre, le COM a donné des renseignements sur les différents services offerts et leurs
fournisseurs.  Ces renseignements figurent aussi sur le site Web www.omcmexico.org.mx, à la
rubrique "Services".
9. Les délégations qui ont besoin d'une cabine d'interprète pour l'interprétation vers une langue
autre que les trois langues officielles de l'OMC devraient prendre contact avec le Bureau desconférences de l'OMC.  Il convient de noter que ces installations et services ne seraient disponibles
que pour les cérémonies d'ouverture et de clôture ainsi que pour les séances plénières.
III. ACCRÉDITATION
10. Plusieurs délégations ont demandé une prolongation du délai d'accréditation en ligne.  En
conséquence, il a été décidé de reporter la date limite au 15 août.
11. Les coordonnateurs de délégation devraient veiller à ce que les membres de leur délégation
soient inscrits d'ici cette date.  Ils devraient aussi communiquer, par écrit, au Bureau des conférences
de l'OMC la liste récapitulative des participants.  Les délégués qui doivent figurer sur la liste officielle
des représentants devraient être indiqués dans l'ordre hiérarchique.  Les participants qui ne figureront
pas dans ce document devraient être indiqués, mais sans classement particulier (conjoints, chauffeurs,
agents de sécurité, etc.).  Sur la base de ces renseignements, le Secrétariat de l'OMC validera les noms
des participants inscrits en ligne, ce qui permettra au COM de délivrer les badges nécessaires.  Il estrappelé aux délégués que les inscriptions en ligne non accompagnées d'une photo et du numéro du
passeport ne seront pas validées.  Si une inscription n'est pas validée, le COM ne sera pas en mesure
de délivrer les badges nécessaires, de sorte que la liste récapitulative devrait être communiquée le plus
tôt possible.
12. Après la communication de la liste récapitulative, les délégations peuvent y apporter des
modifications mais la liste récapitulative modifiée (établie dans l'ordre hiérarchique) devrait être
envoyée au Bureau des conférences.WT/MIN(03)/INF/8
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13. À Cancún, le coordonnateur de délégations sera chargé de recevoir tous les badges et dossiers
de presse.  Il devrait aussi être prêt à accompagner au Centre d'accréditation les délégués n'ayant pas
de photo ou ceux qui, arrivant à la dernière minute, n'auront pas été inscrits en ligne (voir le
paragraphe 5).
14. Le Centre d'accréditation sera situé à l'hôtel Fiesta Americana Condesa Cancún.  Il sera
ouvert du 2 au 14 septembre 2003, de 8 heures à 19 heures.  Il sera possible de s'inscrire sur place
mais, pour des raisons de sécurité, seuls les coordonnateurs de délégation et les délégués
accompagnés de leur coordonnateur pourront accéder au Centre d'accréditation à cette fin.  Quelques
délégués ont demandé que l'ouverture du Centre d'accréditation soit prolongée au-delà de 19 heures enraison de l'arrivée tardive de certaines délégations.
15. Une délégation a soulevé la question des badges pour les fournisseurs avec lesquels des
contrats peuvent être conclus pour la fourniture de services (location de voiture, fournitures, etc.).  LeCOM a dit que toutes les principales entreprises bien établies avaient été informées de la procédure à
suivre.
16. Toutes questions concernant l'accréditation doivent être envoyées à l'adresse électronique
suivante:  registration@omcmexico.org.mx .
IV. HÉBERGEMENT
17. Le COM a retenu des chambres d'hôtel pour la période allant du 9 au 15 septembre 2003.  Des
chambres sont encore disponibles dans 21 hôtels pour la durée de la Conférence, de sorte que les
délégations qui n'ont pas encore assuré leur hébergement devraient le faire sans tarder.  Les
réservations devraient se faire suivant la procédure établie, directement auprès des hôtels avec le
"code d'accès" que les coordonnateurs de délégation ont déjà reçu.
18. Pour pouvoir bénéficier des tarifs spéciaux qui ont été négociés avec certains hôtels, les
délégations devraient se mettre en rapport avec eux avant la date limite qui a été reportée au 31 juillet.
Après cette date, les hôtels sont libres de débloquer les chambres qui ont été retenues pour la
Conférence.  Les délégations qui ont besoin d'arrangements spéciaux (suites, salles de réunion ou
autres installations dans les hôtels) sont aussi priées de négocier directement avec l'hôtel en question.
19. Quelques délégations se sont étonnées du fait que certains hôtels avaient demandé un
paiement intégral avant l'arrivée.  Le COM les a informées que chaque hôtel avait sa propre pratique
en matière de réservation et qu'une délégation ayant conclu un contrat avec tel ou tel hôtel devrait s'en
tenir à la pratique suivie par celui-ci ou convenir avec lui des modalités du contrat signé pour la
réservation.  Néanmoins, le COM a demandé aux hôtels de faire preuve d'une certaine flexibilité.
20. Quelques délégations avaient des difficultés à payer à l'avance leurs chambres et ont demandé
si une lettre de garantie de leur gouvernement pourrait être acceptée.  Quelques hôtels peuventaccepter ce type d'arrangement mais le COM a conseillé aux délégations de le demander directement
aux hôtels.
21. Il importe que les délégations confirment à leur hôtel le nombre des chambres requises même
si elles ne sont pas encore en mesure d'indiquer le nom de leurs participants.
22. Pour tous problèmes ou questions concernant l'hébergement, il convient d'écrire au COM à
l'adresse électronique ci-après:  hospedaje@omcmexico.org.mx.WT/MIN(03)/INF/8
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V. VISAS
23. Tous les participants devront avoir un passeport valable et, le cas échéant, un visa d'entrée au
Mexique.  Ils devraient prendre contact avec la représentation diplomatique ou consulaire du Mexique
la plus proche, qui a déjà reçu pour instruction de faciliter la procédure.  Quelques délégations se sont
inquiétées de la difficulté d'obtenir des visas lorsqu'il n'existait pas de représentation à proximité.  Uneliste des pays dont les ressortissants ont besoin de visas pour entrer au Mexique se trouve sur le
site Web www.omcmexico.org.mx , dans la section "Visas et représentations diplomatiques et
consulaires".  Pour les délégations basées à Genève, une section des visas fonctionnera à partir du
4 août à la Mission permanente du Mexique auprès des organisations internationales à Genève.1
24. Quelques délégations ont demandé si le COM pouvait organiser la délivrance de visas à
l'arrivée au Mexique, en particulier pour les pays dans lesquels il n'existait pas d'ambassade ou de
consulat du Mexique.  Le COM consultera le Ministère des affaires étrangères et le Département del'immigration à ce sujet mais les délégués devraient noter que de nombreuses compagnies aériennes
demandent généralement aux passagers de prouver avant l'embarquement qu'ils sont en possession
d'un visa.
25. Pour tous problèmes ou questions concernant les visas, il convient d'écrire à l'adresse
électronique ci-après:  gaguirre@omcmexico.org.mx
VI. TRANSPORT
26. Des dispositions sont actuellement prises à l'aéroport international de Cancún pour les
arrivées et départs.  Des arrangements spéciaux sont mis en place pour l'accueil des chefs de
délégation.  Les chefs de délégation des pays Membres de l'OMC disposeront d'un véhicule (à usage
officiel uniquement) entre le 8 et le 15 septembre.  Ce véhicule sera réservé exclusivement au chef dedélégation et ne sera pas transférable.  Il sera conduit par un fonctionnaire du bureau de la
Coordination chargée de la sécurité du COM.
27. Pour donner suite aux demandes des délégations, le COM réfléchirait à la possibilité de
fournir un véhicule pour les chefs de délégation de s pays ayant le statut d'observateur à l'OMC.
28. Le chef de délégation pourra être accueilli par trois fonctionnaires de sa délégation à
l'aéroport international de Cancún.  Les détails concernant ces personnes devraient être communiqués
au COM le plus tôt possible avec une photo de chaque personne à moins qu'elles n'en aient déjà fourni
une pour leur accréditation.  Ces personnes recevront un "laissez-passer spécial" qui sera délivré à
l'aéroport avant l'arrivée du chef de délégation et qui leur permettra d'accéder aux zones réservées de
l'aéroport.
29. Les coordonnateurs de délégation ont été instamment priés de communiquer des
renseignements détaillés sur l'arrivée et le départ de leur délégation, le plus tôt possible mais avant le15 août pour permettre au COM de prendre les dispositions nécessaires.  Il a été noté, cependant, que
quelques délégations ne seraient peut-être en mesure d'informer le COM des détails concernant lesvols que peu de temps avant la Conférence, et une certaine flexibilité pour le délai a été demandée.
30. Les transports locaux seront assurés gratuitement pendant la Conférence pour les délégués et
les représentants accrédités de la presse et des ONG.  Ces navettes desserviront l'itinéraire
aéroport/zone hôtelière/Centre des congrès et Cent re des ONG.  Elles fonctionneront 24 heures sur 24
entre le 7 et le 15 septembre 2003.
                                                     
1 Il convient de noter que, selon leur nationalité, certains délégués peuvent avoir besoin d'un visa de
transit des États-Unis si leur voyage passe par ce pays.WT/MIN(03)/INF/8
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VII. SÉCURITÉ
31. La Coordination chargée de la sécurité du COM sera responsable de toutes les questions
relatives à la sécurité pendant la Conférence.  Des mesures de sécurité seront prises dans les hôtels
siège et les hôtels officiels, au Centre des congrès de Cancún, au Centre de la presse, au Centre des
ONG ainsi qu'à l'aéroport et sur les routes.  Les participants seront tenus de porter leur badge à tousmoments pour faciliter les contrôles de sécurité.
32. Les badges des délégués leur permettront d'accéder à toutes les zones du Centre des congrès.
Pour les représentants accrédités des ONG et de la presse, l'accès sera limité à certaines zones du
Centre des congrès.
33. Les armes sont autorisées sous certaines conditions mais les pistolets automatiques ne le sont
pas.  Toutes les armes devraient être déclarées sur le formulaire approprié (les ambassades du
Mexique pourront être consultées à ce sujet).
34. Les demandes spéciales concernant la sécurité des chefs de délégation devraient être
adressées à la Coordination chargée de la sécurité du COM.
VIII.  TÉLÉCOMMUNICATIONS
35. Le voltage au Mexique est de 110 volts/60 hertz et le connecteur au réseau commuté est RJ11.
Différents services de télécommunication seront dis ponibles pendant la Conférence ministérielle.  Des
renseignements sur les tarifs des appels téléphonique s figurent sur le site Web du COM à l'intention
des délégués.  Les téléphones mobiles AMRT et GSM (1 900 MHz) fonctionnent au Mexique.  Il sera
aussi possible de louer à Cancún du matériel téléphonique et d'acheter des cartes de téléphone à
prépaiement.  Les délégations qui souhaitent obtenir des services de télécommunication spéciaux
peuvent conclure un contrat de location avec les fournisseurs.  L'importation de matériel radio doitêtre déclarée et l'autorisation d'utiliser des fréquences radio doit être demandée officiellement par voie
diplomatique par l'intermédiaire du Ministère mexicain des affaires étrangères.
36. Les services de téléphonie cellulaire sont fournis avec les technologies AMRT et GSM.  Les
utilisateurs d'appareils GSM et de services d'itinérance internationale au Mexique devraient savoir
qu'il doit y avoir un accord d'itinérance internationale entre Telcel (qui exploite la bande de fréquence1 900 MHz) et les opérateurs de leur pays.  Une liste des accords d'itinérance internationale conclus
par Telcel se trouve sur le site Web du COM.  Il convient de noter que seuls les appareils tribandes ou
les appareils adaptés à la fréquence 1 900 MHz fonctionneront.  Les personnes ayant besoin de
cartes SIM pourront en acheter.  Des appareils tribandes pourront aussi être loués.
IX. CHARGÉS DE LIAISON
Le COM mettra à la disposition de chaque délégation un chargé de liaison qui parlera
espagnol et anglais ou français.  Ces personnes apporteront leur assistance pour les questionslogistiques relatives aux réunions, aux transports, aux programmes de travail, aux rendez-vous, etc.
Elles seront nommées par le COM et affectées aux délégations.  Une fois que l'OMC aura reçu la liste
des chargés de liaison (mi-août), chaque délégation sera informée par écrit du nom de celui qui lui
sera attribué.
X. ACTIVITÉS SPÉCIALES
37. Un programme pour les personnes accompagnant les chefs de délégation sera organisé qui
comprendra des activités culturelles, des visites sur des sites archéologiques, la présentation d'œuvres
musicales et la dégustation de plats régionaux, ainsi que la visite de foires artisanales et de centres
commerciaux.  Le COM recommande que les coordonnateurs de délégation communiquent le plus tôtWT/MIN(03)/INF/8
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possible le nom des accompagnants éventuels dans leur délégation pour que ceux-ci puissent être
inclus dans ce programme spécial.
XI. INFORMATIONS GÉNÉRALES
38. La température à Cancún au moment de la Conférence variera entre 27 °C et 35 °C.  L'heure
locale à Cancún pendant la Conférence sera GMT –5.  C'est la saison des pluies.  La monnaie duMexique est le peso ($ ou MXP).  On trouvera à Cancún tous les installations et services usuels:
banques, cabines téléphoniques acceptant des cartes à prépaiement, bureaux de poste, bureaux de
change, location de voitures, et distributeurs automatiques fonctionnant 24 heures sur 24.  Des
hôpitaux publics et privés très bien équipés sont aussi disponibles en cas de besoin.
39. Les taxis fonctionneront 24 heures sur 24 et pourront être appelés depuis la réception de
n'importe quel hôtel.
40. Les délégués sont priés de noter que le 16 septembre est un jour férié officiel à Cancún et que
certains organismes tels que les banques et les administrations ne fonctionneront pas;  cependant,
comme Cancún est une destination touristique, la plupart des autres services fonctionneront
normalement.
XII. EXPOSÉ SPÉCIAL POUR LES MEMBRES DE L'OMC SANS REPRÉSENTATION
À GENÈVE ET LES PAYS AYANT LE STATUT D'OBSERVATEUR
41. Une réunion d'information sur la logistique de la Conférence ministérielle s'est aussi tenue le
vendredi 18 juillet 2003 à l'intention des Membres de l'OMC sans représentation à Genève et des pays
ayant le statut d'observateur qui participaient à la 6
ème Semaine de Genève de l'OMC.
42. Au nom de M. Jacques E. Chabert, M. Felipe Vargas a ouvert la réunion et donné aux
délégués des renseignements généraux sur les aspects logistiques de la Conférence.M. Gonzalo Gómez, représentant le Comité d'organisation mexicain, a présenté l'exposé général sur la
documentation qui avait été remise la veille aux délégations.  Une documentation sur les aspects
logistiques de la Conférence a été remise aux délégations.
43. Les délégués ont aussi été informés qu'un fonds spécial avait été créé par l'OMC pour couvrir
les dépenses de voyage et que le COM prendrait en charge les frais d'hébergement et les indemnitésjournalières de subsistance pour trois délégués de chacun des pays les moins avancés.  Ils ont aussi été
informés que des installations spéciales (salle de réunion et salon) seraient mises à leur disposition au
Centre des congrès de Cancún.
44. Comme la veille, les délégations ont aussi posé des questions et demandé des précisions
au COM.
XIII.  RÉUNIONS BILATÉRALES
45. Une série de réunions bilatérales a été organisée durant toute la journée pour permettre aux
délégués qui le souhaitaient de soulever en privé des questions spécifiques avec le COM.  Vingt-trois
pays ont participé à ces réunions.
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