RESTRICTED  ORGANISATION MONDIALE  
DU COMMERCE  WT/BFA/W/226 
1er mars 2011 
 (11-1018) 
Comité du budget, des finances et de l'administration  
  
 
    
RAPPORT DU BUREAU DE L'AUDIT INTERNE (BAI) 
 
AOÛT 2009–DÉCEMBRE 2010 
 
 WT/BFA/W/226 
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  Résumé 
 Voici le deuxième rapport au Comité du budget et  des finances sur les activités d'audit interne 
de l'Organisation mondiale du commerce pendant la période de 17 mois allant d'août 2009 à 
décembre 2010.  Le premier rapport portait sur la pé riode allant de mars 2008,  date de la création du 
BAI, à juillet 2009.  Les rapports suivants  porteront sur une période de 12 mois. 
 Ce rapport présente le contexte général, l es activités d'audit menées pendant la période 
considérée, les ressources allouées à l'audit, les activités de perfectionnement professionnel, les défis 
et les possibilités et la voie à suivre. 
 Pendant la période considérée, le BAI: 
 - a établi un plan d'audit annuel fondé sur les risques pour 2010; 
 - a publié deux rapports d'audit, portant l'un sur les activités liées aux états de paie et 
l'autre sur les activités d'appui administratif et logistique de l'IFCT; 
 - a préparé une matrice de délégation de pouvoir; 
 - a effectué cinq audits de suivi dont, deux sur les achats, deux sur les voyages en 
mission et un sur les activités liées aux états de paie, afin de vérifier l'état de 
l'application des diverses r ecommandations de l'audit. 
 Le tableau ci-dessous donne un aperçu de l'av ancement de l'application des recommandations 
de l'audit pour les différentes activités et de leur état au 31 décembre 2010. 
Audit des achats du 17.11.08 
 État de 
l'application  Date de l'audit de suivi 
Achevé1 T.E.C.2 En attente3 
31.07.2009 27% 51% 22% 
30.04.2010 57% 29% 14% 
31.12.2010 80% 9% 11% 
Audit des voyages en mission du 13.10.09 
30.06.2010 17% 39% 44% 
31.12.2010 31% 52% 17% 
Audit des activités liées aux états de paie du 28.06.10 
31.12.2010 6% 61% 33% 
Audit de l'IFCT du 02.12.10 
Un suivi est prévu en 2011 
Délégation de pouvoir – en cours 
 Un résumé des activités d'audit non seulement pour la période sur la quelle porte le rapport 
mais aussi pour la période antérieure et pour les activités prévues en 2011 est présenté à l'annexe I, à 
des fins de comparaison. 
                                                      
1 Les recommandations ont été appliquées. 
2 Des mesures correctives sont en c ours d'adoption (travail en cours). 
3 Aucune mesure corrective n'a encore été prise ma is un plan d'action a été proposé pour donner suite aux 
recommandations. 
  WT/BFA/W/226 
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  TABLE DES MATIÈRES 
 
I. CONTEXTE....................................................................................................................... .......5  
II. ACTIVITÉS D'AUDIT EN 2010 .............................................................................................5  
A. PLAN D 'AUDIT 2010.....................................................................................................................5  
B. SYSTÈME DE NOTATION DE L 'AUDIT ...........................................................................................6  
C. AUDIT DES ACTIVITÉS LIÉES AUX ÉTATS DE PAIE .......................................................................7  
D. MATRICE DE DÉLÉ GATION DE POUVOIR ......................................................................................8  
E. AUDIT DES ACTIVITÉS D 'APPUI ADMINISTRATIF ET LOGISTIQUE DE L 'IFCT ...............................9  
F. AUDITS DE SUIVI ET ÉTAT DE L 'APPLICATION ...........................................................................10  
G. AUDIT INTERNE DE L 'OMC  – GUIDE DE POLITIQUE ET DE PROCÉDURE ....................................11  
H. POLITIQUE EN MATIÈRE DE FRAUDE .........................................................................................12  
III. AUTRES ACTIVITÉS ...........................................................................................................12  
IV. RESSOURCES ALLOUÉES À L'AUDIT INTERNE ........................................................12  
V. PERFECTIONNEMENT PROFESSIONNEL ET TRAVAIL EN RÉSEAU...................12  
VI. DÉFIS ET POSSIBILITÉS....................................................................................................13  
VII. TRAVAUX FUTURS..............................................................................................................13  
VIII.  CONCLUSION ..................................................................................................................... ..13 
ANNEXE I:  RÉCAPITULATIF DES ACTIVITÉS D'AUDIT ......................................................14  
ANNEXE II:  RECOMMANDATIONS DE L'AUDIT DES ÉTATS DE PAIE ............................15  
ANNEXE III:  RECOMMANDATIONS DE L'AUDIT DES ACHATS ........................................21  
ANNEXE IV:  RECOMMANDATIONS DE L' AUDIT DES VOYAGES EN MISSION.............31  
 
   
 WT/BFA/W/226 
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  SIGLES 
  *IFCT Institut de formation et de coopération technique 
*IIA Institute of Internal Auditors 
BAI Bureau de l'audit interne 
CHF Franc suisse CWR Centre William Rappard DG Directeur général DGA Directeur général adjoint 
DRH Division des ressources humaines 
GBCU Unité des cours organisés à Genève IIA Institute of International Auditors IPSAS Normes comptables internationales pour le secteur public IPSAS Normes comptables internationales pour le secteur public 
OMC Organisation mondiale du commerce 
RTPCU Unité des cours régiona ux de politique commerciale 
SSA Accord spécial de services SSC Contrat spécial de services TEC Travail en cours 
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  I. CONTEXTE 
1. Le BAI, qui est dans sa troisième année d'activ ité, a vu le jour au pr emier trimestre de 2008 
(mars), par suite de la décision du Conseil général4 portant création du Bureau de l'audit interne. 
2. Le BAI se conforme au Code de  déontologie de l'Institute of Internal Auditors (IIA) et aux 
normes internationales de l'IIA pour la pr atique professionnelle de l'audit interne. 
3. Conformément à la Charte de l'audit interne,  le BAI présente chaque année au Directeur 
général, avec copie au vérificateur externe, un rapport récapitulatif sur ses activités, indiquant 
l'étendue de ces activités, les travaux entrepris et les progrès accomplis dans l'application des 
recommandations figurant dans les rapports d'audit.  Ce rapport est également présenté au Comité du 
budget, des finances et de l'administration. 
4. Par une approche systématique et méthodique,  le BAI aide l'Organisation à atteindre ses 
objectifs en évaluant, de manière indépendante et  objective, ses systèmes et processus de contrôle 
budgétaire et financier et en faisant des recommanda tions pour renforcer les processus de reddition de 
comptes, de gestion des risques financiers, de contrôle interne et de gouvernance afin d'assurer 
l'utilisation efficace et optimale des ressources fina ncières que les Membres mettent à la disposition 
de l'Organisation. 
5. Le BAI est habilité à accéder pleinement, librement  et sans délai, à tous les registres, biens, 
membres du personnel, opérations et fonctions de  l'Organisation dont il estime qu'ils ont un rapport 
avec l'objet de l'examen.  Aucune limite n'a été imposée à la portée des travaux du BAI pendant la période considérée. 
II. ACTIVITÉS D'AUDIT EN 2010 
A. P
LAN D 'AUDIT 2010 
6. Le Plan d'audit interne de l'OMC pour 2010 a ét é établi au quatrième trimestre de 2009, selon 
une méthode fondée sur les risques, afin de c oncentrer les ressources affectées à l'audit sur les 
domaines les plus importants.  Cela a nécessité des entretiens et des discussions avec la haute direction, des demandes de renseignements et l'ex amen de différents documen ts.  Cette approche a 
permis d'identifier les principaux domaines de risques potentiels qui ont ensuite été classés par ordre 
de priorité pour établir le Plan d'audit 2010. 
7. Le BAI définit le risque comme la possibilité de survenue d'un événement susceptible d'avoir 
un impact négatif sur la réalisation d'un objectif ou d' une série d'objectifs.  L'évaluation des risques a 
donc été fondée sur la probabilité de survenue d'un événement et son impact sur la réalisation d'un 
objectif ou d'une série d'objectifs.  L'importance relative en  termes de dépenses consacrées à une 
activité a également été prise en considération.  L es événements dont la survenue était plus probable 
et qui avaient un impact plus important sur l'Organisation et les activités représentant une part importante des dépenses de l'OMC ont été in clus dans le Plan d'audit pour 2010. 
                                                     
 
4 Document WT/GC/101, da té du 7 décembre 2005. WT/BFA/W/226 
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  8. Le Plan a été approuvé par le Directeur général et  remis à la haute direction en mars 2010.  Il 
a été présenté au Comité du budget, des finances et de l'administration en mai 2010.  Il porte sur les 
activités suivantes: 
 a) activités liées aux états de paie; 
 
 b) logistique de l'IFCT; 
  c) matrice de délégation de pouvoir;   d) services externalisés (sécurité et nettoyage); 
 
 e) audits de suivi.  B. S
YSTÈME DE NOTATION DE L 'AUDIT  
9. En 2010, un système de notation a été adopt é pour déterminer l'ordre de priorité des 
observations de l'audit et permettr e l'application des recommandations en  fonction de leur importance.  
Ce système de notation, utilisé pour les audits effectués en 2010, fera l'objet d'un examen continu pour en vérifier la pertinence.  Il comporte quatre niv eaux – significatif, modéré, faible et satisfaisant – qui 
sont définis comme suit: 
Significatif – Ces observations indiquent des conséquences critiques en raison de leur ampleur, de 
leur nature, de leur effet, de leur pertinence et de leur impact .  La nature des observations, les 
anomalies sous-jacentes et l'exposition aux risques peuvent avoir un impact important et négatif non 
seulement sur la réalisation des objectifs du système,  des fonctions ou des processus mais aussi sur la 
réalisation des objectifs de l'Organisation.  L es observations significatives peuvent concerner les 
situations suivantes:  fraude, irrégularités et erre urs importantes, inefficience, gaspillage, inefficacité, 
conflits d'intérêt, non-respect des lois, règlements, politiques, procédures et contrats et insuffisances 
majeures des contrôles.   
  Les observations de cette catégorie appelle nt une attention immédiate pour corriger les 
anomalies.  Modéré – Les anomalies révélées par ces observations ont des conséquences qui, si elles ne sont pas 
atténuées, peuvent avoir un effet multiplicateur et pe uvent affecter la réalisation des objectifs.  Si 
individuellement ces anomalies peuvent ne pas avoi r de conséquences graves, prises ensemble, elles 
peuvent représenter un risque élevé et l'exposition au ri sque peut augmenter.  Il faut donc y remédier 
pour renforcer davantage les contrôles internes et atténuer les risques.  
Faible  – Les observations de cette catégorie n'ont p as de conséquences perceptibles au moment de 
l'audit, mais le fait de remédier aux insuffisances re nforcerait les contrôles et améliorerait l'efficience 
et l'efficacité des opérations.  Satisfaisant – Ces observations indiquent qu'aucune insuffi sance n'a été noté dans les contrôles au 
moment de l'audit et dans les limites de l'audit. 
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  C. AUDIT DES ACTIVITÉS LIÉES AUX ÉTATS DE PAIE  
10. En 2008 et en 2007, les dépenses de pers onnel ont représenté environ 70 pour cent des 
dépenses de l'OMC, dont environ 90 pour cent étaient consacrés à la masse salariale.  Les dépenses de 
personnel se sont élevées à 140 530 935 CHF en 2008 et à 137 104 424 CHF en 2007.  Les dépenses 
de personnel en 2009 n'ont pas pu être établies de ma nière suffisante car les comptes étaient finalisés 
et vérifiés par le vérificateur externe.  L'audit a donc porté sur les périodes 2007, 2008 et 2009 en 
fonction des données disponibles au moment de l'audit. 
11. L'audit a porté sur les dépenses de personnel pa yées sur le budget ordinaire et sur des fonds 
extrabudgétaires pour le personnel permanent (fonctionnaires au béné fice de contrats de durée 
déterminée, y compris les postes L, et au bénéfice de contrats réguliers), le pe rsonnel temporaire et les 
stagiaires.  L'audit a porté aussi sur le processus de  passation des contrats de consultants et sur les 
paiements effectués pour le compte des membres des groupes spéciaux et des membres de l'Organe 
d'appel. 
12. Les objectifs généraux de l'audit étaient les suivants:  mettre en évidence les pratiques 
satisfaisantes;  déterminer si les contrôles, les po litiques et les procédures liés aux états de paie étaient 
adéquats pendant l'exécution de la  fonction, notamment le contrôle de la séparation des tâches et des 
droits d'accès;  évaluer l'adéquation des contrôles de  sécurité informatique;  vérifier le respect des 
règles pertinentes du Statut et du Règlement du personnel et des lignes directrices concernant les SSA pour l'engagement de consultants et de memb res de groupes spéciaux;  établir un échantillon 
représentatif de données sur les états de paie et de données connexes (qui ne concernent pas la masse 
salariale) pour déterminer la va lidité, la fiabilité et l'exactitude des documents;  rapprocher le 
décompte des effectifs et le d écompte des états de paie;  comparer un échantillon représentatif de 
données sur les états de paie avec les détails des pa iements bancaires;  vérifier l'exactitude du calcul 
des états de paie;  examiner l'évolution des catégories de dépenses liées aux états de paie pour déterminer les domaines à auditer en priorité;  dét ecter toute autre condition défavorable et faire les 
recommandations appropriées pour les éviter ou les atténuer. 
13. L'audit a révélé que les calculs des états de paie et relatifs aux états de paie étaient établis de 
manière satisfaisante, dans les limites de l'audit, et  que les paiements étaient effectués sans délai.  Les 
éventuelles anomalies ont été corrigées.  Il y ava it cependant des domaines importants où les contrôles 
pouvaient être améliorés, surtout en ce qui concerne l'adéquation du contrôle du système et de l'accès, 
qui pouvait aller à l'encontre de l'obligation de  confidentialité des renseignements relatifs au 
personnel;  l'adéquation de la prise en charge, de la  gestion et de la responsabilité des opérations liées 
au décompte des effectifs et aux états de paie;  et  le respect du Statut et du Règlement du personnel.  
L'audit a noté en outre qu'il était possible d'améliore r l'adéquation des lignes directrices concernant les 
SSA pour le recrutement et l'emploi de consultants pour faire en sorte qu'elles soient mieux respectées 
et plus efficaces.  Les autres points méritant une a ttention sont notamment la séparation des tâches, la 
gestion des contrats et le contrôle par la DRH du processus de recrutement des différentes catégories 
de fonctionnaires afin d'éviter tout abus. 
14. Le rapport final contenant 33 recommandations, dont 29 étaient significatives, a été remis au 
DG le 28 juin 2010.  Des progrès satisfaisants ont été accomplis et des plans d'application ont été adoptés pour donner suite aux recommandations de l'aud it.  On trouvera ci-dessous une représentation 
graphique des progrès accomplis dans l'applica tion des recommandations au 31 décembre 2010.  
L'annexe II donne un aperçu des recommandations  et de l'état de leur application au 
31 décembre 2010. 
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  Audit des états de paie - État de l'application
au 31 décembre 2010
Achevé
6%
T.E.C.
61%En attente
33%
 
 
D. MATRICE DE DÉLÉ GATION DE POUVOIR  
15. La délégation de pouvoir assure une base de re sponsabilité et de contrôle et définit les 
attributions individuelles.  L'exercice se situ e dans le prolongement d'une étude sur documents 
effectuée en 2009 sous la conduite du BAI, à la demande du Directeur général.  L'objectif premier 
était d'analyser et documenter les niveaux d'autorité  et d'approbation existant à l'OMC et d'établir un 
document détaillé qui sera publié pour informer les fonctionnaires de l'OMC et les guider dans 
l'exécution de leurs obligations.  Ceux auxquels  un pouvoir a été délégué sont censés exercer un 
contrôle adéquat dans l'exercice des fonctions dé léguées et sont comptables de leurs actes et tenus 
d'en rendre compte.  Les pouvoirs délégués doivent cependant être exercés dans le respect des 
dispositions applicables des règlements pertinents. 
16. En 2010, des renseignements plus détaillés ont été demandés aux diverses divisions puis ont 
été vérifiés et incorporés dans une matrice de délé gation de pouvoir détaillée établie par le BAI et 
soumise au Directeur général pour examen.  Un doc ument détaillé devait être  distribué au personnel 
de l'OMC à la mi-2010. 
17. Toutefois, en raison de diverses initiatives en cours au sein de l'Organisation, dont certaines 
ont démarré en 2010 et pourraient avoir une inci dence importante sur les niveaux d'autorité et 
d'approbation, la Direction a jugé plus prudent d'incorporer d'abord les données additionnelles issues 
de ces initiatives avant la fin de 2010, notamment celles qui concernent la DRH.  Cela a été fait et la 
matrice est maintenant examinée de plus près par le Directeur général, après quoi elle sera soumise à 
la haute direction pour observations et contributions supplémentaires.  Elle sera communiquée à tous les membres du personnel en 2011 et ensuite, elle sera mise à jour de façon continue pour incorporer 
les initiatives restantes, les nouv eaux domaines identifiés et les modifications qui seront apportées 
dans l'avenir aux niveaux d' autorité et d'approbation. 
18. Conformément aux normes d'audit de l'IIA et pour éviter tout conflit d'intérêt et toute 
présomption de manque d'objectivité, le BAI s'abs tiendra pour l'instant d'évaluer la matrice de 
délégation de pouvoir et son contenu en raison de son rôle et de sa responsabilité dans l'établissement 
et la mise à jour de la matrice.  L'évaluation de la matrice de délégation de pouvoir sera laissée aux soins du vérificateur externe.  WT/BFA/W/226 
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  E. AUDIT DES ACTIVITÉS D 'APPUI ADMINISTRATIF ET LOGISTIQUE DE L 'IFCT 
19. Étant donné que la responsabilité première de la planificati on et de la coordination des 
activités d'assistance technique du Secrétariat incombe à la Division de l'IFCT, l'audit devait expressément vérifier dans la mesure du possible,  s'il y avait des similitudes dans la nature des 
activités d'appui administratif et logistique exécu tées par les différentes unités de l'IFCT pour les 
différentes activités d'assistance technique et entre les activités de l'Unité des cours régionaux de 
politique commerciale et des universités partenaires au niveau régional.  L'audit visait à évaluer 
l'affectation économique et optimale des ressources budgétaires, financières et humaines de la Division. 
20. Avec effet au 1
er novembre 2008, la Direction a décidé de  déplacer l'Unité de la logistique de 
la Division de l'administration et des services généra ux à la Division de l'IFCT.  Le principal objectif 
était de regrouper dans une  seule unité toutes les fonctions d'appui administratif et logistique de même 
nature de manière à unifier et intégrer les opéra tions similaires et à ré aliser ainsi des économies 
d'échelle.  Mais cela n'a pas été pleinement réalisé.  En fait, les fonctions sont restées axées sur les 
produits plutôt que sur les tâches. 
21. L'audit a révélé qu'il y avait un chevauchem ent évident entre les fonctions d'appui 
administratif et logistique exécutées par l'Unité de la logistique, l'Unité des cours organisés à Genève 
(GBCU), l'Unité des cours régionaux de politique  commerciale (RTPCU), l'Unité du programme 
universitaire et, dans certains cas isolés, les Secrétaires des bureaux régionaux pour les différents 
produits d'assistance technique.  Les produits comprenne nt les cours de trois mois organisés à Genève 
par la GBCU, les ateliers préliminaires précédant les cours régionaux de politiq ue commerciale et les 
cours de renforcement organisés par la RTPCU, le s activités universitaires relevant de l'Unité du 
programme universitaire et les cours régionaux de politique commerciale de courte durée nécessitant 
le déplacement des Secrétaires des bureaux régionaux. 
22. Il a été constaté que ce chevauchement empêchait de réaliser des économies en réduisant les 
coûts grâce à l'utilisation d'installations commune s pour les activités de même nature et que 
finalement, les ressources budgétaires, financièr es et humaines n'étaient pas allouées de manière 
économique et n'étaient pas utilisées de façon optimale. 
23. Malgré les divers contrôles mis en place pour fa ire en sorte que les universités partenaires au 
niveau régional gèrent de manière satisfaisante  les cours régionaux de politique commerciale, on a 
noté qu'il y avait des possibilités de limiter les doubles emplois dus à l'exécution d'activités d'appui administratif et logistique analogues par la RTPCU et par les universités partenaires au niveau 
régional, afin d'éviter le gaspillage de ressources financières.  Ces doubles emplois vont à l'encontre 
de l'objectif de renforcement de l'appropriation régionale et de transfert progressif aux régions de la 
prise en charge du programme de c ours régionaux de politique commerciale. 
24. Le rapport final comportant onze observations dont neuf étaient significatives a été remis au 
Directeur général le 2 décembre 2010.  Un exam en complémentaire des recommandations par la 
Direction a abouti à 12 recommandations d'audit finales révisées et convenues à mettre en application.  
Les recommandations assorties de délais différents c oncernent la restructuration de l'Unité de la 
logistique pour regrouper en une seule unité les activités d'appui administratif et logistique, le 
redéploiement du personnel de la Division de l'IFCT  pour répondre aux besoins de la restructuration 
de l'Union de la logistique et aux besoins de tout e autre unité de l'IFCT, la redéfinition des tâches des 
fonctionnaires concernés, le réexamen du besoin de contrats de courte durée au sein de l'IFCT et la 
réduction de la fréquence et de la durée des vo yages pour les différentes unités de l'IFCT.  
L'application des différentes recommandations sera vérifiée en 2011. WT/BFA/W/226 
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  F. A
UDITS DE SUIVI ET ÉTAT DE L 'APPLICATION  
25. Conformément à la Charte de l'audit interne, le BAI doit mettre en place et gérer des systèmes 
de suivi afin de déterminer si des mesures corre ctives efficaces ont été pr ises et doit faire rapport 
périodiquement sur les situations dans lesquell es des mesures correctives adéquates n'ont pas été 
prises en temps voulu.  Le BAI a effectué cinq audits  de suivi, dont deux sur les achats, deux sur les 
voyages en mission et un sur les activités liées aux états de paie. 
26. Audit des achats 
a) Deux audits de suivi ont été effectu és respectivement en avril 2010 et en 
décembre 2010 pour vérifier l'état de l'application de 41 recommandations d'audit 
formulées en novembre 2008. 
b) D'après les résultats des audits de suivi, l'application de mesures correctives a bien 
progressé, avec une augmentation de 53 pour cent de la proportion de recommandations dont l'application a été ach evée, qui est passée de 27 pour cent en 
juillet 2009 à 80 pour cent au 31 décembre 2010.   Cette amélioration est attribuée aux 
facteurs suivants:  établissement et mise en  application de nouvelles lignes directrices 
et procédures détaillées en matière d'achats  pour guider et gérer la fonction d'achat;  
amélioration de la délégation de pouvoir et de la gestion des contrats;  amélioration 
des mécanismes de responsabilité et renforcement des contrô les internes.  Les audits 
de suivi indiquent en outre une diminu tion de 42 pour cent de la proportion de 
recommandations en cours d'application, qui est passée de 51 pour cent à 9 pour cent, et une diminution de 11 pour cent de la proportion de recommandations en attente, 
non encore appliquées, qui est passée de 22 pour cent à 11 pour cent.  Des plans 
d'action ont cependant été proposés pour assu rer l'application des recommandations 
en attente.  Sur les 9 pour cent de recommandations restant à appliquer, deux sont des recommandations à long terme dont l'application attend l'achèvement du projet de rénovation et de construction de l'OMC ou du projet IPSAS.  On trouvera ci-dessous 
une représentation graphique des progrès accomplis dans l'application de mesures 
correctives à différents stades.  L' annexe III donne un aperçu détaillé des 
recommandations et de l'état de leur  application au 31 décembre 2010. 
31.07.200930.04.201031.12.201027%51%22%
57%29%14%
80%9%11%
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%100%État de l'application (%)
Date de l'audit de suiviAudit des achats - État de l'application 
au 31 décembre 2010
En attente
T.E.C.
Achevé
  WT/BFA/W/226 
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  27. Audit des voyages en mission 
a) Deux audits de suivi ont été effectués, respectivement, en juin 2010 et en 
décembre 2010 pour vérifier l'état de l' application de 23 recommandations d'audit 
formulées en octobre 2009. 
b) Les résultats des audits de suivi effectués indiquent une augmentation de 14 pour cent 
du taux d'application des recommandations, qui est passé de 17 pour cent au 
30 juin 2010 à 31 pour cent au 31 décembre 2010.   En outre, le taux d'application des 
recommandations en cours d'application a augmenté de 13 pour cent, passant de 
39 pour cent à 52 pour cent tandis que celui des recommandations encore en attente a diminué de 27 pour cent, passant de 44 pour cent à 17 pour cent.  Des plans 
d'application ont cependant été pr oposés pour assurer l'application des 
recommandations en attente.  On trouvera ci-dessous une représentation graphique 
des progrès de l'application et l'anne xe IV donne un aperçu détaillé des 
recommandations et de l'état de leur  application au 31 décembre 2010. 
 
Audit des voyages en mission - État de l'application
au 31 décembre 2010
17%31%39%52%
44%
17%
0%10%20%30%40%50%60%
30.06.2010 31.12.2010
Date de l'audit de suiviÉtat de l'application (%)Achevé
T. E. C.
En
attente
 
 
 G. A
UDIT INTERNE DE L 'OMC  – GUIDE DE POLITIQUE ET DE PROCÉDURE  
28. Conformément à la Charte de l'audit interne, le  BAI doit établir, publier, diffuser et tenir à 
jour un guide de l'audit interne, indiquant les politiques et les procédures à suivre, pour guider l'activité d'audit interne.  Conformément aux norm es d'audit de l'IIA et compte tenu de la taille 
actuelle du BAI, la Direction a décidé depuis que l es activités d'audit seraient dirigées et contrôlées au 
moyen d'une étroite supervision quotidienne et de  memoranda adressés aux fonctionnaires chargés de 
l'audit indiquant les politiques et les procédures à suivre.  Cela complétera l'expérience, les 
compétences, les aptitudes et les avis des auditeurs internes en ce qui concerne la planification et la 
réalisation d'audits, l'établissement de rapports d'a udit et la gestion des activités d'audit interne dans 
leur ensemble.  Cette prescription sera réexaminée en  cas de besoin en fonction de la taille du BAI.  
La Charte de l'audit interne devr a être modifiée en conséquence. WT/BFA/W/226 
Page 12  
 
  H. P
OLITIQUE EN MATIÈRE DE FRAUDE  
29. Le BAI avait prévu d'élaborer en 2010 une politi que en matière de fraude pour l'ensemble de 
l'Organisation afin de promouvoir une déontol ogie et des valeurs appropriées au sein de 
l'Organisation.  Mais, faute de temps et de ressour ces, l'élaboration de cette politique n'a pas pu être 
assurée pendant l'année et a été incluse de ce fait dans les activités d'audit pour 2011. 
III. AUTRES ACTIVITÉS 
30. Pendant la période considérée, le BAI a donné des avis sur diverses mesures d'amélioration 
organisationnelle ou sur de nouvelles politiques con cernant notamment les aspects financiers et 
budgétaires, les ressources humaines et les processus. 
31. Pendant les missions d'audit, le BAI continue  d'assurer le suivi des recommandations du 
vérificateur externe pour faire en sorte que les mesures appropriées soient prises. 
IV. RESSOURCES ALLOUÉES À L'AUDIT INTERNE 
32. Suivant la structure qui a été approuvée, le BAI est composé du Chef du Bureau de l'audit 
interne et d'un agent de soutie n/une secrétaire de classe 6, conformément aux propositions figurant 
dans le document de séance CRP (05) 26, daté du 28 octobre 2005. 
33. Pendant la période considérée, le BAI était constitué du Chef et d'une assistante, 
principalement chargée de tâches administratives mais aussi de quelques fonctions techniques. 
34. Un stagiaire a été engagé pour six mois, de fé vrier à juillet 2010, pour ai der la réalisation de 
l'audit des activités liées aux états de paie et les a udits de suivi des achats et  des voyages en mission, 
sous la supervision du Chef du Bureau de l'audit interne. 
35. Comme cela a été dit dans le précédent rapport du BAI et conformément à la recommandation 
du vérificateur externe, les ressources du BAI devront  être réexaminées à mesure que la fonction se 
développera et que le nombre d'aud its augmentera et compte tenu aussi de la nécessité d'effectuer des 
audits de suivi et d'assure r la continuité du Bureau. 
36. En conséquence, la Direction a réexaminé la structure du BAI à la fin de l'année 2010.  À 
compter de février 2011, le BAI remplacera le poste  d'assistant administratif par un poste d'agent 
technique. 
V. PERFECTIONNEMENT PROFESSIONNEL ET TRAVAIL EN RÉSEAU 
37. Pendant la période considérée, le Chef du BAI a participé à deux conférences organisées par 
l'IIA;  il a collaboré et établi des liens avec d'autr es organisations internati onales, notamment avec les 
représentants des services de vérification interne d es comptes des organismes des Nations Unies, des 
institutions financières multilatérales et des organisa tions intergouvernemental es associées, afin de 
comparer les activités d'audit interne et de partager les meilleures pratiques et à des fins de 
perfectionnement professionnel continu, comme l'exige l'IIA. 
38. Le Chef du BAI a en outre suivi une formation sur Oracle module finances et Oracle 
contrôles de sécurité afin de mieux connaître les asp ects d'Oracle, qui est le système de comptabilité 
financière utilisé par l'OMC. 
39. Par ailleurs, le Chef du BAI, qui est membre de l'Institute of Certified Fraud Examiners 
(CFE), est en train de préparer un certificat d'inspecteur des fraudes qu'il espère obtenir à la fin de  WT/BFA/W/226 
 Page 13 
 
 
  février 2011.  Cela lui permettr a de mieux connaître les techni ques d'entretien et de mieux 
comprendre les aspects juridiques généraux de l'audit et des enquêtes. 
VI. DÉFIS ET POSSIBILITÉS 
40. Le BAI a poursuivi l'étude des différentes activité s devant faire l'objet d'un audit afin de 
mieux les comprendre pour pouvoir faire des reco mmandations pertinentes et pour expliquer aux 
audités le pourquoi et le comment de la fonction d'audit. 
41. Les contraintes en matière de ressources hum aines évoquées précédemment sous la rubrique 
"Ressources affectées à l'audit intern e" expliquent en grande partie le fait que le plan d'audit 2010 n'a 
pas pu être achevé.  On espère que le changement de structure remédiera à cette contrainte.  Les 
activités d'audit qui n'ont pas été effectuées da ns le cadre du plan 2010 sont reportées à 2011. 
42. La disponibilité de l'information nécessaire au BAI, mentionnée dans le dernier rapport 
comme un problème dans l'exécution du travail d'audit,  s'est quelque peu améliorée:  le Chef du BAI 
est en train de recevoir une formation à l'utili sation d'un outil d'intelligence économique appelé 
Qlikview, qui permet d'extraire et d'analyser rapi dement, de manière indépendante et conviviale, les 
données financières d'Oracle. 
VII. TRAVAUX FUTURS 
43. Dans le cadre de son plan d'audit pour 2011,  le BAI exécutera le s activités suivantes: 
a) audit des services externalisés, notamment d es services de nettoyage et de sécurité, 
prévu dans le plan d'audit 2010; 
b) audit des services externalisés par la Division de l'informatique. 
44. Le principal objectif sera d'évaluer le respect des conditions contractuelles, l'adéquation des 
contrôles internes en place et l'utilisation des fonds. 
45. Le BAI réalisera en outre des audits de suiv i pour vérifier l'état de l'application des 
recommandations résultant de plusieurs audits, co ncernant notamment les achats, les voyages en 
mission, les états de paie et les activités d'appui administratif et logistique de l'IFCT. 
46. Le BAI espère commencer en 2011 ses trava ux sur la politique en matière de fraude. 
VIII.  CONCLUSION 
47. Le BAI a exercé ses fonctions de manière indépe ndante et objective.  Le soutien qu'il a reçu 
de la haute direction et ses bonnes relations avec les audités lui ont permis d'asseoir sa fonction et de 
s'acquitter efficacement de ses attributions, co ntribuant ainsi aux mécanismes généraux de 
gouvernance et de responsabilité de l'OMC. 
 
_______________ 
 WT/BFA/W/226 
Page 14  
 
  ANNEXE I 
RÉCAPITULATIF DES ACTIVITÉS D'AUDIT 
 
Activités d'audit exécutées depuis 2008 et prévues en 2011
 
 
 
 
 NATURE DE L'ACTIVITÉ D'AUDIT  2008 2009 2010 2011
Audit des achats  
Audit des voyages en mission
États de paie 
Délégation de pouvoir – Perspective globale  
Activités d'appui admini stratif et logistique 
de l'IFCT   
Suivi des recommandations de l'audit 
(Achats, voyages en mission et états de paie)  
Planification des audits 2010
ACTIVITÉS D'AUDIT EN 2011  
Services externalisés (nettoyage et sécurité) Report de 2010
 
Services externalisés par la Division  
de l'informatique  
Politique en matière de fraude
Suivi des recommandations de l'audit (Achats, 
voyages en mission, état s de paie et IFCT)  
Formations diverses   
   WT/BFA/W/226
 Page 15ANNEXE II 
RECOMMANDATIONS DE L'AUDIT DES ÉTATS DE PAIE 
 
État de l'application au 31 décembre 2010  
 
Recommandation de l'audit interne – par division Note 
d'audit État de l'application communiqué par la  division concernée et vérifié par 
l'auditeur interne 
  Date de 
l'état  Mise à jour de l'état  
Division des ressources humaines     
1. Désigner un super-utilisateur et un éventuel suppléant pour assurer la prise 
en charge, la gestion et la responsabilité des données du HRMS et du décompte des effectifs, à la place de  la Division de l'informatique. S
1 31.12.10
T.E.C.2 Deux personnes désignées à titre d'essai à la DRH pour faire office 
de suppléant alternativement.  La DRH doit achever la définition des fonctions du super-utilisateur et de la formation requise en collaboration avec la Division de l'informatique. 
2. Examiner les droits d'accès à la base  de données du HRMS et en limiter 
l'accès aux fonctionnaires qui sont dir ectement obligés de travailler avec 
cette base de données. S 31.12.10
T.E.C.  La DRH est en train d'examiner le s droits d'accès de son personnel, 
en consultation avec la Division de l'informatique, afin de les 
limiter au besoin fonctionnel réel.  Un processus clair de contrôle et 
d'autorisation des droits d'accès sera mis en place, en coopération avec la Section du budget et des finances et avec la Division de 
l'informatique. 
3. Examiner l'accès aux renseignements conf identiels au sein du Secrétariat.  
Lorsque ces renseignements doivent être divulgués, les parties concernées 
devraient signer une déclaration/sermen t de confidentialité, qui devrait être 
conservé à la DRH.  Limiter autant  que possible les droits d'accès aux 
renseignements confidentiels, surtout dans les cas/situations où il peut y 
avoir conflit d'intérêts. 
 S 31.12.10
T.E.C.  La DRH a établi des déclarations de confidentialité pour les 
principaux comités ayant accès à des renseignements confidentiels, 
par exemple le Comité des nominations et des promotions 
(juillet 2010).  En outre, la DRH travaille avec la Division des affaires juridiques sur un documen t relatif à la confidentialité qui 
traite également des conflits d'intérêts, de la gouvernance et de la 
déontologie. 
4. Organiser une séance de formation/sensibilisation à la déontologie pour 
expliquer le traitement des rensei gnements sensibles et confidentiels. S 31.12.10
En attente
 La DRH s'occupe de l'organisation de séances de sensibilisation et 
de formation à la déontologie en 2011.  L'analyse comparative des 
formations à la déontologie dans d'autres institutions 
internationales et institutions du secteur public est en cours. 
                                                      
1 Significatif. 
2 Travail en cours.  
  WT/BFA/W/226 
Page 16 Recommandation de l'audit interne – par division Note 
d'audit État de l'application communiqué par la  division concernée et vérifié par 
l'auditeur interne 
  Date de 
l'état  Mise à jour de l'état  
5. Examiner l'accès aux archives de la DRH et le limiter aux fonctionnaires 
qui doivent obligatoirement consulter les dossiers du personnel. S 31.12.10
En attente
 
 La DRH a examiné l'accès à ses archives et étudie la possibilité de 
mettre en place un registre d'accès aux dossiers du personnel.  Elle 
est en train de rédiger une politi que d'accès et une déclaration de 
confidentialité qui devra être signée par tout le personnel de la DRH.  L'accès aux archives de la DRH sera de nouveau examiné 
dans le cadre du passage à l'archivage électronique, et un processus 
clair de contrôle et d'auto risation sera mis en place. 
6. Examiner le barème de rémunération des traducteurs sous 
contrat SSC/contrat sur site qui travaillent à domicile et, si cela est acceptable, l'établir officiellement et le faire approuver par la direction 
 S 31.12.10
En attente
 La DRH est en train d'examiner avec la direction de la Division des 
services linguistiques, de la documentation et de la gestion de l'information l'origine du barème de rémunération des traducteurs sous contrat SSC. 
7. Examiner les lignes directrices concerna nt les contrats de courte de durée 
pour déterminer le nombre maximum acceptable de renouvellements et les 
critères d'évaluation des besoins de renouvellement pour faire en sorte que 
ces contrats soient utilisés aux fins prévues. S 31.12.10
T.E.C.  
 La DRH joue un rôle accru dans la  gestion des contrats de courte 
durée depuis qu'elle est responsable de la planification des 
ressources humaines, de l'examen des contrats et de leur contrôle.  
Elle a engagé un consultant et a commencé à examiner les lignes directrices et la gestion des contrats de courte durée, en vue de 
mettre en place un système renforcé de planification des 
ressources. 
8. Examiner les besoins en personnel temporaire dans les divisions qui 
emploient du personnel temporaire pour de longues périodes, au-delà du nombre acceptable convenu de renouvellements. S 31.12.10
T.E.C.
 En cours.  Il a été confirmé que certains contrats de courte durée 
avaient déjà pris fin sans être renouvelés.  Un avis de non-renouvellement a été donné po ur d'autres.  Voir aussi la 
recommandation n° 7. 
9. Examiner les lignes directrices concernant les heures supplémentaires et 
leur rémunération pour tenir compte de la situation actuelle et acceptable dans laquelle des heures supplémentaires sont effectuées, et une indemnité 
de repas correspondant à la situation économique actuelle.  Faire approuver 
les lignes directrices par la direction et les afficher sur l'Intranet à des fins 
de transparence. M
3 31.12.10
T.E.C.  La DRH est en train d'élaborer av ec la Division de l'administration 
et des services généraux un projet de politique en matière d'heures supplémentaires.  Cette politique, y compris les lignes directrices, 
sera affichée sur l'Intranet lors qu'elle aura été examinée par le 
Comité consultatif mixte (CCM) et approuvée par le Directeur général. 
                                                      
3 Modéré.  
   WT/BFA/W/226
 Page 17Recommandation de l'audit interne – par division Note 
d'audit État de l'application communiqué par la  division concernée et vérifié par 
l'auditeur interne 
  Date de 
l'état  Mise à jour de l'état  
10. Politique de conservation – Examiner la politique et établir, à des fins 
d'uniformité et de cohérence, des lignes directrices indiquant quels 
documents devraient être conservés et quels documents devraient être 
éliminés lorsqu'un  fonctionnaire quitte l'Organisation. 
 L4 31.12.10
T.E.C.  
 La DRH est en train d'examiner la politique de conservation dans le 
contexte du projet d'archivage él ectronique qu'elle exécute avec la 
Division des services linguistiques, de la documentation et de la 
gestion de l'information.  À l'issue de cet examen, elle établira des lignes directrices et des échéan ciers indiquant quels documents 
devraient être conservés et quels documents devraient être éliminés 
et dans quels délais lorsqu'un fonctionnaire quitte l'Organisation. 
11. Effectuer une analyse comparative av ec des organisations analogues pour 
encourager les meilleures pratiques de recrutement de consultants. S 31.12.10
T.E.C.  
 La DRH est de mieux en mieux informée des contrats de 
consultants passés par les différentes divisions depuis qu'elle a re
pris la responsabilité du processus de demande de personnel. 
Elle procède à une analyse comparative des pratiques en matière de 
recrutement de consultants dans d'autres organisations afin 
d'identifier les meilleures pratiques et elle a engagé un consultant pour étudier cette question parmi d'autres. 
12. Garder une trace des consultants, des membres des groupes spéciaux et des 
membres de l'Organe d'appel employés  par l'Organisation au moyen d'un 
registre central. S 31.12.10
En attente
 En 2011, la DRH créera un registre  central pour garder une trace 
des consultants et des membres de l'Organe d'appel.  Elle est d'accord pour examiner  ultérieurement le suivi des membres des 
groupes spéciaux. 
13. Comprendre les besoins en consultants des différentes divisions.  Examiner 
le processus de recrutement des consulta nts et les lignes directrices afin de 
rationaliser le processus et d'assurer l'application cohérente des modalités et 
conditions. S 31.12.10
T.E.C.  
 Voir la recommandation n° 11. 
14. Examiner les postes réguliers occupés par des consultants engagés pour 
une longue durée pour s'assurer que l'emploi de consultants et d'experts à la 
retraite ne constitue pas un substitut à long terme à l'emploi de personnel 
régulier, si cela n'est pas justifié.  Pourvoir les postes vacants suivant la procédure de recrutement recommandée. S 31.12.10
T.E.C.
 
  
 Les postes réguliers occupés par des consultants engagés pour une 
longue durée ont fait l'objet d'un av is de vacance et sont pourvus 
suivant la procédure de recrutemen t officielle.  La DRH examinera 
les lignes directrices et la gestion des consultants pour s'assurer que les postes réguliers sont occupés par des fonctionnaires, sauf 
justification contraire. 
                                                      
4 Faible.  
  WT/BFA/W/226 
Page 18 Recommandation de l'audit interne – par division Note 
d'audit État de l'application communiqué par la  division concernée et vérifié par 
l'auditeur interne 
  Date de 
l'état  Mise à jour de l'état  
15. Signer la demande de consultants pour suivre le nombre et le type de 
consultants recrutés et effectuer les contrôles nécessaires. S 31.12.10
T.E.C.  
 
 Un nouveau processus de gestion des ressources et de demande de 
personnel est en vigueur depuis le 15 novembre 2010.  Tous les 
types de recrutement doivent désormais être approuvés par la DRH.  
À partir de 2011, la DRH suivra les consultants recrutés.  L'auditeur interne laissera suffisa mment de temps pour une mise en 
œuvre effective avant l'ex amen d'audit de 2011. 
16. Établir une base de données sur les consultants préselectionnés en 
consultation avec les divisions afin de suivre et évaluer l'utilité et les 
avantages de l'emploi de consultants. S 31.12.10
En attente
 La DRH est prête à examiner le rapport coût-avantage de 
l'établissement d'une base de données ou d'un fichier de consultants 
en consultation avec les utilisateurs des divisions. 
17. Assumer le rôle principal dans le cont rôle et la gestion du mouvement et de 
la rémunération des consultants et des autres membres du personnel entre les différents contrats d'emploi, afin d'assurer le respect des lignes directrices de l'Organisation en matièr e de recrutement et la concurrence 
requise en matière d'emploi. S 31.12.10
T.E.C.
 
 On espère que le nouveau processus de gestion des ressources et de 
demande de personnel en vigueur depuis le 15 novembre 2010 aidera la DRH à jouer le rôle prin cipal dans l'approbation de toutes 
les demandes de personnel et dans la planification et la gestion des 
besoins en ressources de l'Organisation, y compris dans le contrôle 
et la gestion de l'emploi de personnel pour assurer le respect des lignes directrices, des durées et des processus concurrentiels. 
18. Pourvoir les postes vacants en temps opportun. S 31.12.10
T.E.C.  
 
 Compte tenu du plan de 24 postes, et en veillant à répondre de 
manière effective aux besoins et priorités de l'Organisation, tous les postes vacants disponibles (18) ont été pourvus ou sont en voie de 
l'être.  Les six postes restants seront pourvus dès qu'ils seront 
disponibles.  Le respect des délais sera évalué lors du prochain audit de suivi, et l'évolution sera comparée sur une période plus 
longue couvrant à la fois 2010 et 2011, selon qu'il sera approprié. 
19. Veiller à ce que toutes les divisions respectent les lignes directrices 
concernant les contrats SSA pour le recrutement de consultants. S 31.12.10
T.E.C.  
 Depuis que la DRH assume la responsabilité de la planification des 
ressources humaines, des demandes de personnel et du contrôle, 
elle suit et examine le respect de s lignes directrices applicables par 
les divisions. 
Il faudra laisser suffisamment de temp s pour la mise en œuvre de la 
nouvelle procédure avant d'évaluer la conformité. 
20. Examiner les contrats passés avec les em ployés pour vérifier le respect du 
budget alloué.  Un consultant, s'il est ainsi codifié, devrait avoir un contrat SSA et non un contrat de courte durée. S 31.12.10
T.E.C.
 
 La DRH a engagé des consultations avec la Section du budget et 
des finances sur cette question pour faire en sorte que la codification corresponde au budget alloué.  
   WT/BFA/W/226
 Page 19Recommandation de l'audit interne – par division Note 
d'audit État de l'application communiqué par la  division concernée et vérifié par 
l'auditeur interne 
  Date de 
l'état  Mise à jour de l'état  
DASG, Unité du budget, Unité des fina nces et Unité des états de paie     
21. Désigner un super-utilisateur et un éventuel suppléant pour assurer la prise 
en charge, la gestion et la responsabilité des états de paie du HRMS, à la place de la Division de l'informatique. S 31.12.10
T.E.C.
 Un super-utilisateur a été désigné et il a été confirmé que les tâches 
non techniques liées aux états de paie seront progressivement reprises et traitées par l'Unité des finances. 
22. Utiliser le journal d'audit des états de  paie pour détecter plus efficacement 
les anomalies dans les états de paie. S 31.12.10
Achevé  La Section du budget et des finances utilise le journal d'audit pour 
effectuer les contrôles nécessa ires depuis octobre 2010. 
23. Examiner les droits d'accès et limite r l'accès aux fonctionnaires qui sont 
directement obligés de travailler avec les données du HRMS sur les états de paie, notamment ceux de l'Unité des états de paie. S 31.12.10
T.E.C.
 Les droits d'accès des fonctionnair es qui ne sont pas directement 
obligés de travailler avec les données du HRMS sur les états de paie ont été examinés et supprimés.  Une politique en matière d'octroi de droits d'accès à été él aborée et sera ap pliquée avant la 
fin de 2010. 
24. Examiner les fonctions de la Section du budget et des finances pour mieux 
séparer les tâches. S 31.12.10
T.E.C.  Plusieurs réunions ont eu lieu avec l'auditeur interne et la Section 
du budget et des finances pour examiner cette question et trouver 
un accord.  Des progrès ont été accomplis dans la délimitation 
précise de ces tâches.  À suivre et à évaluer de nouveau lors de l'audit de suivi en 2011. 
25. Examiner les projets de manuels pour voir s'ils sont adéquats, et veiller en 
particulier à ce que la définition des rôles et responsabilités soit plus détaillée et plus précise;  donner des exemples de paiements et mettre 
l'accent sur la réduction du nombre de c opies de documents imprimées afin 
d'avancer vers un environnement sans papier.  Faire approuver les manuels dans leur version finale. M 31.12.10
T.E.C.
 Les manuels des utilisateurs ont été finalisés en novembre 2010.  
Une politique globale en matière de paie est en cours d'élaboration. 
26. Examiner le budget alloué pour voir s'il correspond aux contrats attribués. 
Un consultant, s'il est ainsi codifié, devrait avoir un contrat SSA et non un contrat de courte durée. S 31.12.10
En attente La Section du budget et des finan ces est en train de modifier, avec 
effet au 1er janvier 2011, les catégories de codification des 
fonctionnaires, consultants et autres.  À réexaminer en 2011. 
27. Examiner les catégories de personnel employé pour une courte durée et de 
consultants dans les comptes financiers pour vérifier qu'elles correspondent aux contrats réellement attribués. S 31.12.10
En attente
 Comme ci-dessus, avec effet au 1er janvier 2011.  À réexaminer 
en 2011. 
 
28. Dans les comptes/états financiers, étudier la possibilité de classer 
séparément les cabinets de consultants et les consultants individuels pour 
améliorer l'identification, l'analyse, la planification et la prise de décision. M 31.12.10
En attente
 Comme ci-dessus, avec effet au 1er janvier 2011.  À réexaminer 
en 2011. 
  
  WT/BFA/W/226 
Page 20 Recommandation de l'audit interne – par division Note 
d'audit État de l'application communiqué par la  division concernée et vérifié par 
l'auditeur interne 
  Date de 
l'état  Mise à jour de l'état  
Division de l'informatique     
29. Transférer entièrement à la DRH et à l'Unité des états de paie la prise en 
charge, la gestion et la responsabilité des données et des états de paie du HRMS.  Permettre seulement l'assist ance et la résolution des problèmes 
techniques concernant les données et les états de paie du HRMS. S 31.12.10
En attente Les super-utilisateurs de la DRH et  de l'Unité des finances (Unité 
des états de paie) ayant été désignés, l'audit suivra les progrès supplémentaires accomplis en 2011. 
30. Prévoir la désignation de super-utilisateurs de la DRH et de l'Unité des 
états de paie ayant une formation ap propriée pour renforcer la prise en 
charge, la gestion et la responsabilité de leurs fonctions respectives et permettre la fourniture d'une assistance de premier niveau. S 31.12.10
En attente
 Si la DRH et l'Unité des finances ont le budget de formation requis, 
la Division de l'informatique aidera à trouver les cours nécessaires, 
qui seront complétés en interne en adéquation avec l'environnement propre à l'OMC. 
31. Assurer le suivi d'Oracle et veiller à ce que le journal d'audit soit 
opérationnel. S 31.12.10
Achevé  Le problème technique a été résolu et l'Unité des finances a été 
informée en conséquence.  Des ra pports supplémentaires établis sur 
la base des tableaux d'audit peuvent être fournis sur demande.  Le journal d'audit pour la période considérée allant de 2007 à 
décembre 2010 a été examiné et jugé opérationnel. 
32. Examiner les droits d'accès du personnel de la Division de l'informatique à 
la base de données sur les états de paie du HRMS et les limiter comme il 
convient. S 31.12.10
T.E.C.  
 L'application Oracle est un PGI, et tous les modules sont liés entre 
eux.  Même si les membres du personnel de la Section des 
systèmes et applications admini stratifs concernés par le PGI ne 
s'occupent pas tous directement de la partie HRMS de l'application, ces responsabilités sont nécessaires pour accomplir efficacement le 
travail. 
L'accès n'est donné aux consultants que pendant la durée de leur 
contrat, pour qu'ils puissent exécuter les tâches requises. 
L'auditeur pense toujours que de s droits d'accès au HRMS/aux états 
de paie ne devraient être accordés qu'aux personnes qui s'occupent 
de la partie HRMS de l'application, soit deux personnes. 
La Division de l'informatique mettra en place un processus avec 
droits d'accès au PGI pour le perso nnel informatique, nécessitant la 
signature des Directeurs de la DRH, de la DASG et de la Division 
de l'informatique, indiquant que toute modification devra être validée par les trois Directeurs. 
Toutes les divisions     
33. Se conformer aux lignes directrices concernant les SSA pour les 
consultants lorsqu'elles auront été exam inées et approuvées par la direction.S 30.06.10  
En attente  
   WT/BFA/W/226
 Page 21ANNEXE III 
RECOMMANDATIONS DE L'AUDIT DES ACHATS 
 
État de l'application au 31 décembre 2010  
 
Recommandation de l'a udit interne par  
division/section/unité – novembre 2008  Date et état de l'application commu niqués par la division concernée  
et vérifiés par l'auditeur interne 
 Date de l'état État de l'application 
Directeur général  
1. Établir un comité permanent des marchés aux attributions 
convenablement définies.   
18.12.08  
Achevé   
(OFFICE (08)/69 – 18/12/08 et OFFICE (08)/70 – 18/12/08). 
Section des achats    
21.07.09 
Achevé  
 Réf.  Courriel du 21 juillet 2009 au pe rsonnel, ''OFFICE (09)/46 – AVIS AU 
PERSONNEL – POLITIQUE D'ACHAT DE L'OMC:  ACHATS ET 
MARCHÉS.'' 2. Élaborer des instructions détaill ées et documentées pour guider la 
fonction d'achat. 
 
31.12.10  
Achevé  Manuel des achats soumis au Directeur général et approuvé par lui, contenant des 
instructions détaillées et documentées pour guider la fonction d'achat. 
Définir, documenter et utiliser un fo rmat et des critères acceptables 
pour: 
i. Demander l'achat de marchandises et  de services.  Tous les achats 
et renouvellements de contrats devraient être lancés par une 
demande d'achat.  
 
15.04.09   
Achevé   
 
Une fonction d'aide est disponible pour la présentation des demandes. 
ii. Acceptation des offres, processus d' appel d'offres, évaluation des 
soumissions et adjudication des marchés. 
 Premier 
trimestre de 
2009   
Achevé  Des procédures d'appels d'offres et d' évaluation ont été mises en place pour les 
clients de la Section des achats.  Des conditions types et un contrat type sont 
utilisés pour les appels d'offres. 
iii. Identifier, valider, sélectionner et approuver les fournisseurs, y 
compris en vérifiant les références et en établissant une liste de 
fournisseurs préselectionnés Premier 
trimestre de 
2009   
Achevé  Un formulaire d'inscription des fournisseurs est utilisé.  
 
iv. Créer et gérer une base de donn ées pour les fournisseurs et gérer 
les relations avec les fournisseurs. 31.12.10 
En attente  Un groupe de travail a été créé entre l'Un ité des finances et la Section des achats 
pour rationaliser la base de données des fournisseurs et la re ndre plus efficace.  
  WT/BFA/W/226 
Page 22 Recommandation de l'a udit interne par  
division/section/unité – novembre 2008  Date et état de l'application commu niqués par la division concernée  
et vérifiés par l'auditeur interne 
 Date de l'état État de l'application 
v. Traiter les achats urgents. 
 30.04.10 
Achevé  
 Un courriel est adressé aux membres du Comité des marchés après réception de 
tous les documents requis expliquant clairement la justification de la dérogation demandée par l'acheteur.  Les documents pertinents ont été examinés et jugés 
satisfaisants. 
3. Établir des lignes directrices détaillées pour l'application de la 
règle 10.3 c). 31.12.10  
En attente  
 Une réunion sur ce point est convoquée av ec le nouveau Directeur des ressources 
humaines et le Conseiller juridique. 
À examiner lors de la réunion sur le plan  d'achat de la DRH (première semaine de 
février 2011). 
4. Déterminer les personnes, dans ch aque centre de coûts, qui sont 
habilitées à présenter et a pprouver des demandes d'achat. 30.04.10  
Achevé  
 La matrice de responsabilités figurant dans la politique d'achat indique que la 
responsabilité première de l'établissement de demandes d'achat intégralement 
financées incombe à l'unité requérante. 
Comme l'activation du module de demande d'achat entraîne l'octroi de droits 
d'accès aux personnes d'un centre de coût s ayant une délégation en bonne et due 
forme, elle sera suivie d'un audit de la Division de l'informatique au titre de la 
recommandation n° 25. 
5. Corriger la double écriture de 67 375 CHF dans Oracle. 
 30.11.08 
Achevé  Appliqué. 
6. Contrôler le fractionnement des achats et faire en sorte que tous les 
achats de 50 000 CHF et plus soient soumis au Comité des marchés 
et à une procédure d'appel d'offres.  Sensibiliser tous ceux qui doivent 
être au courant de cette obligation. 31.12.10 
Achevé  Le bon de commande modifié prévoit que toute fourniture supplémentaire 
effectuée par un fournisseur sera signalée par une modification du bon de 
commande dans le système.  Les bons de commande modifiés sont utilisés pour 
suivre les achats dont le montant atteint le seuil et informer le Comité des marchés, sauf pour les marchés qu'il a déjà approuvés.  On a constaté une diminution du 
fractionnement des achats. 
À l'issue de l'examen, on estime que les contrôles en place sont adéquats. 
 30.04.10 
Achevé  
 
 Le Chef de la Section des achats a donné pour instruction à tout le personnel de la 
Section de s'assurer que toutes les commandes d'un montant supérieur à 
50 000 CHF soient approuvées par le Comité des marchés. 
Les bons de commande et les marchés sont approuvés conformément aux pouvoirs 
indiqués dans la politique d'achat. 
7. Déterminer les conditions du marché devant figurer sur le bon de 
commande. 30.11.10 
Achevé  
 Le modèle de bon de commande modifié a été mis en place le 1er août 2010 et fait 
référence aux Conditions générales de l'OMC, qui peuvent être consultées sur le site Web de l'OMC.  
   WT/BFA/W/226
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division/section/unité – novembre 2008  Date et état de l'application commu niqués par la division concernée  
et vérifiés par l'auditeur interne 
 Date de l'état État de l'application 
8. Faire en sorte, dans toute la mesure du possible, que les contrats 
passés avec des fournisseurs soient établis par l'OMC. 30.06.09   
Achevé  La politique d'achat renforce l'obligation d' utiliser les contrats types chaque fois 
que cela est possible et de demander l'avis et l'autorisation du Conseiller juridique chaque fois qu'est signé un contrat qui n'a pas été établi par l'OMC.  L'audit a 
confirmé qu'il en était ainsi dans la pratique.  
9. Étudier la possibilité de réduire le nombre de bons de commande 
imprimés.  Remettre les copies imprimées aux différents 
destinataires en temps voulu. 31.12.10 
Achevé  
 
 - Désormais, quatre copies seulement sont imprimées au lieu de cinq.  La 
copie destinée à l'Unité du budget/stock n'est plus nécessaire et n'est donc 
plus imprimée. 
- Outre la copie du bon de commande destinée à l'Économat, et pour que le 
personnel de l'Économat ait connaissance en temps voulu des détails de l'achat, le bon de commande modifié contient des instructions demandant 
au fournisseur d'informer l'Économat de la livraison 48 heures à l'avance.  
Cela doit permettre au personnel de l'Économat de savoir à l'avance, à des fins de planification, ce qui a été ach eté, quand la livraison aura lieu et 
quelles sont les autres conditions pertinentes. 
30.04.10 
Achevé  
 Le bon de commande modifié contient un champ supplémentaire où le 
fonctionnaire habilité peut apposer sa signature.  Chaque bon de commande doit 
être signé par un fonctionnaire habilité, conformément à la délégation de pouvoir 
prescrite, et il est parfois contresigné par le fonctionnaire chargé des marchés, ce qui constitue une bonne procédure de vérification et de gestion des bons de 
commande. 10. Gérer et signer les bons de commande qui sont envoyés aux 
fournisseurs.  Établir des limites d'approbation pour le personnel 
de la Section des achats. 
30.04.10 
Achevé  
 Le DGA chargé des finances a accordé une délégation de pouvoir à tous les 
fonctionnaires chargés des achats par une lettre du 22 février 2010. 
Conformément à la règle 5.1 des Règles de gestion financière et à la politique 
d'achat, seul un fonctionnaire dûment habilité par écrit par le DGA chargé des 
finances peut passer un contrat, au nom de l'OMC, pour l'achat de marchandises, matériel, travaux et/ou services. 
11. Répertorier et rapatrier à la Sec tion des achats tous les originaux 
des contrats en cours pour que celle-ci en assure la garde et la gestion. 31.12.10 
T.E.C.
 
 La Section des achats a pris en charge la tenue de la base de données et doit la 
mettre à jour en y incluant tous les cont rats en cours.  Les copies papier des 
contrats originaux et la clé du coffre seront remises au Chef de la Section des 
achats, après que le Service de gestion de l'information n'aura plus accès à la base 
de données. 
À l'expiration des contrats, la Section des achats remettra la copie papier des 
contrats au Service de gestion de l'information, mais les contrats pourront encore 
être consultés dans la base de données.  
  WT/BFA/W/226 
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division/section/unité – novembre 2008  Date et état de l'application commu niqués par la division concernée  
et vérifiés par l'auditeur interne 
 Date de l'état État de l'application 
12. Soumettre de nouveau au Comité  des marchés, pour examen, 
l'accord-cadre et la liste des prix contractuels conclus avec la PEG pour inclure toutes les fournitures de bureau nécessaires à des prix 
avantageux. 31.12.10 
T.E.C.
 
 L'évaluation technique des offres est en cour s.  La Section des achats veillera à ce 
que toutes les commandes de fournitures soient passées conformément aux conditions et aux prix contractuels. 
13. Prévoir la rotation du personnel de la Section des achats sur une 
période donnée, comme l'exigent les meilleures pratiques en 
matière d'achat. 31.12.10 
Achevé  
 
 
 Des changements ont eu lieu dans la Section des achats au cours des deux 
dernières années:  nouvelles lignes directrices et procédures concernant les achats, 
recrutement de personnel, organisation de la section et, par conséquent, 
modification des méthodes de travail.  Il y a eu une rotation du personnel, ce qui a 
eu un effet positif sur les opérations d'achat. 
L'audit a permis de constater que les modifications étaient adéquates. 
Section du budget et des finances    
14. Certifier le contrôle budgétaire (cachet officiel) avec une signature 
autorisée. 28.02.09 
Achevé  
 Recommandation appliquée;  voir la "Liste des cachets officiels", document daté 
du 20 février 2009.  Les cachets sont numérotés pour faciliter les changements de 
personnel ou de poste.  
15. Examiner le processus de paiement des factures afin de réduire le 
délai d'exécution et de respecter les conditions de paiement. 30.04.10 
Achevé  On a vérifié si les factures de décembr e 2009 à février 2010 avaient été payées à 
30 jours, un rappel étant envoyé chaque mois aux divisions en cas de retard dans la 
certification des factures pour travaux effectués. 
Tout retard dans la certification et le paiement fait l'objet d'un suivi adéquat. 
16. Définir, documenter et utiliser le format et les critères appropriés 
pour réceptionner les marchandis es et certifier les travaux 
effectués.  Utiliser des rappor ts de livraison ou un cachet 
"marchandises réceptionnées" pour attester de la réception des 
marchandises et certifier l'exécution des travaux. 30.11.10 
T.E.C.  
 
 L'élaboration de la politique relative au paiement des factures est presque achevée.  
L'amélioration continue des processus au sein de la Section du budget et des 
finances, par exemple les initiatives concernant l'iProcurement, auront une 
incidence sur cette politique, et il faudra en tenir compte pour mettre en place une 
politique solide.  L'auditeur interne continuera à suivre les progrès.  
17. Veiller à ce que toutes les factures soient centralisées et 
enregistrées et soient dûment tamponnées. 
 30.04.10 
Achevé  
 Dans le bon de commande modifié, il est demandé aux fournisseurs d'adresser les 
factures à l'Unité des finances. 
L'utilisation d'un timbre dateur est également confirmée.  
   WT/BFA/W/226
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division/section/unité – novembre 2008  Date et état de l'application commu niqués par la division concernée  
et vérifiés par l'auditeur interne 
 Date de l'état État de l'application 
18. Modifier la règle de gestion financière 10.2 ainsi que les autres 
dispositions pertinentes du Règlement financier et des Règles de gestion financière pour y indiquer l'appellation exacte de la DASG.30.04.10 
Achevé
 Selon la Section des finances, comme le Règlement financier et les Règles de 
gestion financière sont plus difficiles à modifier (approbation du Conseil général), 
toute nouvelle politique faisant référence au Règlement financier et aux Règles de 
gestion financière fait état du changement d'appellation de la DASG, par exemple, 
la politique de paiement et la politique d'achat.  On a constaté que c'était la pratique et que cela suffisait dans les circonstances.  Toutefois, un réexamen 
complet du Règlement financier et des Règles de gestion financière a été entrepris 
en 2010, afin d'assurer leur pertinence et  leur conformité avec les normes IPSAS. 
Unité de la reprographie des documents    
19. Tenir des registres de contrôle des stocks pour surveiller les stocks 
de l'Unité de la reprogra phie et leur utilisation. 
 28.02.09 
Achevé  
 Excel est utilisé pour contrôler les arrivées, les sorties et les stocks disponibles.  Il 
est désormais plus facile de contrôler le mouvement des stocks de l'Unité de la 
reprographie et de connaître les stocks disponibles.  Voir aussi la recommandation 
n° 29. 
Service de gestion de l'information    
20. Améliorer la gestion de la base de données sur les contrats (lien 
TI) et y inclure tous les contrats en cours de validité. 28.02.09 
Achevé  
 Un examen de la base de données électronique sur les contrats a révélé que ceux-ci 
étaient faciles à identifier et corresponda ient au numéro des contrats similaires 
conservés dans un coffre-fort avec les archives. 
21. Fournir au Bureau de l'audit interne tous les originaux des contrats 
pour que leur existence soit confirmée et pour qu'ils soient 
examinés. 
 28.02.09 
Achevé  
 Les contrats ont été fournis au Bureau de l'audit interne.  Le Service de gestion de 
l'information étudie la possibilité de concevoir une application Web à laquelle 
seuls les utilisateurs autorisés auraient accès.   Des dispositions ont été prises pour 
qu'une autre personne ait accès au coffre-fort en cas de problème.  
Division de l'administration et des services généraux  
Appliquer la recommandation n° 21 ci-dessus aux contrats passés 
avec Cambridge University Press qui n'ont pas été signés par 
toutes les parties et dont les originaux n'ont pas été archivés.  
 
31.12.10 
Achevé   
 
Avec des procédures d'achat correctes, il a été confirmé que le contrat original 
avait été dûment signé par l'OMC et par Cambridge University Press le 
14 juillet 2010.  
  WT/BFA/W/226 
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division/section/unité – novembre 2008  Date et état de l'application commu niqués par la division concernée  
et vérifiés par l'auditeur interne 
 Date de l'état État de l'application 
Section des achats et Section du budget et des finances    
22. Définir clairement la prise en charge et la responsabilité du 
processus de demande d'achat et du processus d'approbation des bons de commande. 30.11.10 
T.E.C. 
 En ce qui concerne la Section des achats, ce point est abordé dans la politique 
d'achat et dans le manuel des achats. 
En ce qui concerne la Section du budget et des finances, les travaux sur le module 
iProcurement et l'application du flux de travail devraient répondre à ces 
préoccupations.  Cependant, quelques mesures sont prises pour clarifier la prise en 
charge des achats. 
23. Déterminer et documenter les personnes habilitées à: 
i. signer les bons de commande et les contrats, indiquant les 
montants limites (Section des achats); 
  
30.04.10 
Achevé  
 
  
i. Une délégation de pouvoir individuelle, indiquant les montants limites des 
bons de commande et des contrats, a été accordée par écrit par le DGA 
chargé des finances à tous les fonctionnaires chargés des achats 
conformément à la politique d'achat et au manuel des achats. 
ii. approuver le budget à dépenser et les valeurs limites (Section 
du budget et des finances); 
  30.11.10 
En attente
 
 
 ii. Commencer par une seule délégation de pouvoir pour les engagements 
budgétaires et non par une politi que.  Les travaux sur le module 
iProcurement et l'application du flux de travail devraient répondre aux préoccupations soulevées ici. 
iii.  effectuer les paiements et établir les montants limites (Section 
du budget et des finances). 30.04.10 
Achevé  
 iii. Une politique de paiement datée du 29 juin 2009 définissant la prise en 
charge et la responsabilité des paiements a été dûment approuvée par le Directeur général. 
Division de l'informatique    
24. Activer: 
i.  le module de demande d'achat (Oracle); 
ii.  la fonction "livraison des marchandises" du module d'achats 
(Oracle).  
31.12.10 
T.E.C.  
 
     
- La Section du budget et des finances et la Division de l'informatique ont 
organisé avec la société Kynergy une configuration rapide du module 
iProcurement (fonctions demande d'achat et livraison) et des fonctions de 
validation des factures dans l'environnement de l'OMC.  Un exposé des résultats a été présenté aux fonctionn aires concernés le 21 octobre 2010. 
- La Section du budget et des finances doit d'abord appliquer les fonctions 
de validation des factures dont le démarrage est prévu au début de février 2011, et ensuite iProcurement.  
   WT/BFA/W/226
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et vérifiés par l'auditeur interne 
 Date de l'état État de l'application 
25. Optimiser l'utilisation du module d'achat (Oracle): 
i.  en le configurant pour qu'il produise au fur et à mesure les 
copies révisées des bons de commande chaque fois que des modifications sont apportées; 
ii.  en faisant figurer le nom ou la signature de la personne qui 
approuve le bon de commande pour améliorer la 
responsabilité; 
iii.  en indiquant le nom de la personne qui procède au contrôle 
budgétaire des bons de commande. 30.11.10 
Achevé
 
 On a vérifié que le bon de commande modifié était utilisé depuis août 2010, avec 
toutes les configurations recommandées. 
 
 
26. Ajouter le Chef de la Section des achats aux niveaux d'approbation 
dans Oracle et assurer sa formation à l'utilisation d'Oracle. 30.04.10 
Achevé  
 
       Les bons de commande (sur papier) sont actuellement examinés et paraphés par le 
fonctionnaire chargé des marchés ou par le Chef de section avant d'être envoyés aux fournisseurs. 
Les fonctionnaires chargés des achats ont reçu une formation sur le tas pendant 
trois mois pour maîtriser pleinement les Règles de gestion financière, la politique 
d'achat, les procédures du Comité des ma rchés et les procédures d'achat actuelles 
avant d'exercer concrètement les pouvoirs délégués en matière d'approbation des 
bons de commande et des contrats. 
Avec la mise en place des mesures susm entionnées, l'auditeur a estimé que la 
supervision des fonctionnaires chargés des achats était suffisan te pour détecter 
toute anomalie importante, ce qui éta it l'objectif initial de la recommandation. 
27. Contrôler les copies du fichier informatique des bons de 
commande. 28.02.09 
Achevé  Recommandation appliquée.  La copie destinée à la Section des achats et celle qui 
est destinée aux archives sont clairement identifiées. 
Le fichier Getronics a été examiné, et le Comité des marchés prend actuellement 
des mesures pour assurer le contrôle adéqua t de l'octroi de dérogations à Getronics 
(par exemple, demande d'une stratégie informatique, d'un plan d'achat).  Les 
mesures de contrôle ont été jugées satisfaisantes. 28. Voir le n° 21 – Marchés passés avec Getronics Schweiz AG et 
Lenovo. 30.04.10 
Achevé  
 
 
31.07.09 
Achevé  Dans l'état des spécifications établi avec Le novo (fourniture de PC), 105 994 CHF, 
les conditions indiquées prévoient une garantie de trois ans jusqu'en 2010, après 
quoi il y aura un examen du processus d'achat  de PC.  On a estimé que la clause de 
garantie répondait à la demande faite antérieurement, à savoir ne pas avoir de 
contrat contraignant.  
  WT/BFA/W/226 
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division/section/unité – novembre 2008  Date et état de l'application commu niqués par la division concernée  
et vérifiés par l'auditeur interne 
 Date de l'état État de l'application 
29. Étudier la possibilité d'utiliser le module stocks d'Oracle pour 
contrôler les différents types de stocks à l'OMC (reprographie, Économat, TI, DASG, publications) à des fins d'uniformité et de 
cohérence. 
  30.11.10 
En attente
 
(Long terme ) - Conformément au projet de plan IPSAS, la Section du budget et des 
finances étudie les spécifications re quises pour assurer la conformité 
IPSAS de notre PGI Oracle. 
- Dans une seconde phase, en fonction des ressources disponibles, on 
examinera si la fonction stocks peut êt re intégrée en une seule application 
et on remplacera les fichiers Excel  par une application directement 
intégrée dans l'environnement stocks. 
Division des affaires juridiques    
30. Examiner tous les contrats avant qu'ils ne soient conclus et certifier 
cet examen au moyen d'un timbre dateur et/ou d'un paraphe. 
    
 31.12.10 
Achevé
 
 
 Vérification par le Conseiller juridique qui paraphe la lettre d'accompagnement 
jointe au contrat.  Si le fournisseur insiste pour utiliser son contrat et si la nature du 
fournisseur (par exemple, Microsoft), le temps disponible ou la valeur du contrat ne permettent pas d'engager des négociations pour amener le fournisseur à 
accepter les conditions générales de l'OMC,  le Conseiller juridique propose une 
lettre (dite "secours") subordonnant l'accep tation du contrat du fournisseur par 
l'OMC à la modification de clauses essen tielles (privilèges et immunités, droit 
applicable, règlement des litiges). 
31. Réévaluer les ressources juridiques. 
 Novembre 2009
Achevé  
 Un poste de conseiller juridique auprès de l'administration (Bureau du Directeur 
général) a été créé en septembre 2009 par l'avis OFFICE (09)/54.  Des ressources 
supplémentaires ont été fournies avec le r ecrutement d'un juriste de classe G-8 en 
novembre 2009.  Le Conseiller juridique dispose d'un budget pour les 
consultations extérieures relatives aux aspects juridiques de l'extension du CWR. 
32. Réévaluer la durée de certains cont rats à long terme et officialiser 
le délai requis pour lancer de nouveaux appels d'offres pour ces 
contrats. 
 30.04.10 
Achevé  
   Les contrats qui, pour certaines raisons, sont conclus pour des périodes de plus 
d'un an contiennent désormais des clauses prévoyant leur évaluation annuelle et la 
possibilité d'une résiliation anticipée si le fournisseur ne remédie pas aux lacunes 
signalées par l'OMC. 
Il y a aussi une clause de non reconduction sans indemnisation s'il n'y a pas de 
budget pour continuer à financer le contrat. 
33. Examiner l'adéquation de l'article 1.9 du Statut du personnel 
concernant la "demande ou l'accep tation de dons ou de faveurs 
entre fournisseurs et employés" et prévoir des moyens de 
sensibiliser les employés et les fournisseurs et de communiquer 
avec eux. 30.11.10 
En attentes  
 
 Un réseau de déontologie a été créé au début de 2010 par des organisations 
intergouvernementales en Suisse, et les renseignements recueillis jusqu'à présent sont utilisés pour élaborer une politique de déontologie "conviviale" concernant les 
relations avec le secteur privé.  Le Conseiller juridique doit présenter un projet à la 
direction pour observations.  
   WT/BFA/W/226
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division/section/unité – novembre 2008  Date et état de l'application commu niqués par la division concernée  
et vérifiés par l'auditeur interne 
 Date de l'état État de l'application 
Section de la logistique (DASG )   
34. Tenir des registres de contrôle des stocks pour contrôler les stocks 
de leur utilisation. 31.12.10 
Achevé  
 Il existe un état de l'ancien stock, et maintenant, l'Économat suit de près les 
commandes pour limiter le gaspillage et le surstockage en écoulant les articles de l'ancien stock avant d'en commander de nouveaux. 
L'inventaire est mis à jour à chaque fois qu'un article est prélevé sur le stock.  
35. Répertorier et utiliser les fournitures de bureau qui sont restées 
trop longtemps en magasin.  La  Section des achats se mettra en 
contact avec l'Économat avant d'effectuer des achats pour ne pas 
acheter des articles déjà en stock. 
 31.12.10 
Achevé  
 
 L'ancien stock a été convenablement séparé. 
La liste des fournitures en stock a été tr ansmise aux assistants administratifs en 
avril et en juin 2010, respectivement, et il leur a été demandé de donner la priorité aux fournitures en stock, y compris les stocks résultant du déménagement du 
personnel lié au projet de rénovation et de construction en cours. 
Lorsque les assistants administratifs dema ndent des articles, il leur est toujours 
rappelé qu'il existe un ancien stock, afin d'éviter l'achat des mêmes articles et le risque de surstockage, d'obsolescence et de perte financière pour l'Organisation. 
36. S'assurer que les unités réceptrices émargent systématiquement 
pour les articles qu'elles reçoivent du magasin. 31.12.10 
Achevé  
 L'Économat demande normalement aux assistants administratifs de confirmer 
leurs commandes par courriel et de signer au moment du retrait.  On a vérifié que, pour chaque partie du stock, ancien ou nouveau, il y avait effectivement une 
signature. 
37. Prévoir une aire d'entreposage adéquate pour les stocks de l'Unité 
de la reprographie des documents après la rénovation et la 
construction du CWR.  31.12.10 
En attente  
(Long terme ) Cela fait partie du mandat relatif au projet de construction.  Environ 85 m2 doivent 
être consacrés à l'entreposage des stocks et  des machines (ronéo) de l'Unité de la 
reprographie dans le nouveau bâtiment. 
Toutes les divisions    
38. Élaborer un plan d'achat parallèle ment au processus budgétaire et 
transmettre ce plan à la Section des achats à des fins de planification. 
 31.12.10 
Achevé
 
 Certaines divisions ont présenté des plans pour 2009.  Des réunions ont été 
organisées en 2010 avec différentes divisions pour expliquer plus précisément la nature des données et des documents qui leur sont demandés ainsi que le rôle de la Section des achats dans le processus de planification.  Un modèle de plan d'achat 
figure dans le Manuel des achats, avec des lignes directrices à l'intention de toutes 
les divisions.  Sur la base du plan d'achat , une stratégie d'achat sera présentée au 
Comité des marchés.  Il s'agit d'un processus continu pour toutes les divisions, 
mais les lignes directrices adoptées et le s progrès accomplis jusqu'à présent ont été 
jugés adéquats. 
39. Il devrait y avoir une meilleure planification des remplacements de 
personnel et des successions en général. 31.07.09 
Achevé  Ce point concernait plus particulièrement le poste d'archiviste dont il est question 
plus haut au n° 21 et qui a été pourvu de manière satisfaisante.  
  WT/BFA/W/226 
Page 30 Recommandation de l'a udit interne par  
division/section/unité – novembre 2008  Date et état de l'application commu niqués par la division concernée  
et vérifiés par l'auditeur interne 
 Date de l'état État de l'application 
40. Planifier les projets longtemps à l'avance afin de limiter autant que 
possible les achats urgents et d'éviter la multiplication des demandes de dérogation. 
 31.12.10 
Achevé
 Comme cela est indiqué au n° 38, le processus de planification des achats lancé 
par la Section des achats et auquel participent diverses divisions a été jugé adéquat pour ce qui est de limiter les achats urgents injustifiés et les demandes de 
dérogation injustifiées. 
41. Tous les travaux effectués devraient être dûment certifiés par les 
divisions concernées avant qu'il ne soit procédé au paiement.  30.04.10 
Achevé  
 Ce point a été vérifié et son application a été jugée satisfaisante.  La Section du 
budget et des finances envoie chaque mois un rappel aux divisions en cas de retard dans la certification des factures pour travaux effectués. 
 
  
 
   
   WT/BFA/W/226
 Page 31 
ANNEXE IV 
RECOMMANDATIONS DE L'AUDIT DES VOYAGES EN MISSION 
 
État de l'application au 31 décembre 2010  
 
État de l'application communiqué par la division concernée  
et vérifié par l'auditeur interne Recommandation de l'audit par division  
– juin 2009  
Date de l'état Mise à jour de l'état 
Directeur général et direction    
1. Décider si le remboursement des indemnités journalières de subsistance 
devait être fondé sur le coût effectif  (100% avec reçus justificatifs) ou sur 
le coût partiel (frais d'hébergement + 50% des indemnités journalières de subsistance) ou si l'indemnité journalière de subsistance devait être 
considérée comme une somme forfaita ire couvrant toutes les dépenses 
susceptibles d'être engagées par des fonctionnaires en voyage officiel. 30.11.10 
T.E.C.
1 
 Ce point est abordé dans la politique révisée en matière de voyages, qui est à 
l'état de projet et qui sera soumise à la direction pour examen, observations et 
approbation.  Vérifier quand la politique révisée entrera en vigueur. 
Section du budget et des finances    
2. Facturer aux organismes commanditaires les montants impayés. 30.11.10 
En suspens  
 L'Unité du budget suit régulièrement la situation des impayés en liaison avec 
les divisions, qui sont en contact avec les organismes commanditaires. Chaque division doit recouvrer les montants dus une fois la mission terminée.  L'Unité du budget assure un suivi périodique auprès des divisions qui ont des 
impayés.  L'auditeur interne doit continuer à suivre la situation. 
3. Utiliser le compte de créances pour inscrire les montants dus par des 
organismes extérieurs et en assurer le suivi avec les divisions concernées.30.11.10 
Achevé  Le compte n° 41609020 "Créances pour frais de voyage" est utilisé depuis 
septembre 2009 pour enregistrer les montants dus par les organismes tiers qui financent les frais de mission.  Le recouvrement de ces montants auprès des organismes commanditaires fera l'objet d'un suivi conformément à 
l'observation n° 2. 
4. Diviser les frais de mission en deux catégories – billets d'avion et 
indemnités journalières de subsistance – dans les états financiers pour 
faciliter l'analyse. 30.06.10 
Achevé  Les comptes 7D2101010 (Mission/Officiel/billets d'avion) et 7D2101020 
(Mission/Officiel/Indemnités journalières de subsistance et faux frais au 
départ et à l'arrivée) ont été examin és et on a vérifié qu'ils étaient 
opérationnels. 
5. Réduire le délai de traitement des demandes de remboursement de frais 
de voyage. 30.11.10 
Achevé  Bien que, dans quelques cas exceptionnels, le délai de traitement ait dépassé 
les 30 jours recommandés, le délai de tr aitement moyen vérifié entre janvier 
et novembre 2010 était de 15 jours, ce qui est conforme au délai recommandé.
                                                      
1 Travaux en cours.  
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et vérifié par l'auditeur interne Recommandation de l'audit par division  
– juin 2009  
Date de l'état Mise à jour de l'état 
6. Rembourser les faux frais au départ et à l'arrivée sur la base de reçus à 
concurrence d'un montant maximal à convenir. 30.11.10 
T.E.C.  
 La nouvelle politique en matière de voyages soumise à la direction énonce 
des prescriptions plus précises concernant les faux frais au départ et à l'arrivée. 
7. Apposer un tampon sur toutes les factures de billets d'avion de Carlson 
Wagonlit acquittées, avec un numéro de contrôle et la date, afin d'éviter un double paiement, en attendant l'introduction de la facturation électronique des billets d'avion. 30.06.10 
Achevé
 On a vérifié que la facturation électronique était opérationnelle depuis 
janvier 2010.  Le système attribue un numéro de commande à chaque facture à des fins de contrôle.  Le contrôle a été jugé adéquat. 
8. Trouver une solution pratique pour éviter à l'Unité de la logistique de 
détenir de grosses sommes d'argent liquide pour payer les indemnités journalières de subsistance des participants. 13.12.10 
T.E.C.
 À une réunion tenue le 13 décembre 2010, la direction a décidé, pour des 
raisons de sécurité, de ne pas autoriser les fonctionnaires de l'OMC à manipuler ou transporter de l'argent liquide.  Une politique détaillée suivra 
en 2011. 
9. Suite donnée à une observation du vérificateur externe:  les montants des 
billets d'avion non remboursables ne sont pas divulgués dans les comptes.30.11.10 
T.E.C.  Le compte n° 41609030 "Créances Ca rlson Wagonlits" n'est pas encore 
opérationnel.  Il devrait être opérationnel pour faire apparaître dans les comptes les montants des billets d'avion non remboursables et permettre 
d'imputer de nouveau sur le budget des voyages de la division tout montant 
non recouvré, conformément à la recommandation n° 3 ci-dessus. 
DIVISION DE L'ADMINISTRATION ET DES SERVICES 
GÉNÉRAUX    
10. Examiner et documenter t ous les taux applicables aux participants et les 
faire approuver. 31.12.10 
T.E.C.  En consultation avec l'IFCT, le Chef de la Section du budget et des finances a 
soumis à la direction, pour examen et approbation, une politique concernant 
les "dépenses liées aux cours de formation, séminaires, symposiums et 
ateliers financés par l'OM C".  À vérifier en 2011.  
   WT/BFA/W/226
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et vérifié par l'auditeur interne Recommandation de l'audit par division  
– juin 2009  
Date de l'état Mise à jour de l'état 
11. Examiner et modifier le Mémorandu m administratif (lignes directrices) 
pour y inclure ce qui suit: 
 - Disposition 41:  Imputer sur le compte de créances et non sur le 
compte budgétaire;  en cas de non recouvrement, imputer sur le 
budget de la division ou passer directement par pertes et profits, le 
cas échéant. 
 - Disposition 41:  Inclure la facturation des organismes extérieurs 
par l'Unité des finances. 
 - Disposition 6:  Les demandes d'autorisation de voyage des 
directeurs doivent être approuvées  par le Directeur général adjoint 
dont ils relèvent et celles des directeurs généraux adjoints doivent 
être approuvées par le Bureau du Directeur général. 
 - Disposition 6:  Inclure l'obligation de joindre les lettres 
d'invitation, s'il y a lieu. 
 - Disposition 31:  Incorporer tous les montants des indemnités 
journalières de subsistance applicables pour inclure les membres 
de l'Organe d'appel, les membres des groupes spéciaux, les 
consultants. 
 - Préciser les différentes catégories de fonctionnaires visées par le 
Mémorandum administratif. 
 - Critères documentés pour évaluer toutes les formes de voyages en 
mission imputées sur le budget ordinaire, par exemple, demande 
motivée ou rapport de mission succinct. 
 - Une définition claire et cohérente des "documents" qu'il faut 
joindre aux demandes de remboursement de frais de voyage, y 
compris la finalité de chacun de ces documents. 
 - Une ventilation plus détaillée des éléments de l'indemnité 
journalière de subsistance, par exemple 15% par repas, etc. 
 - Comme il a été décidé par la direction, préciser que le 
remboursement des indemnités journalières de subsistance est 
réputé couvrir toutes les dépenses susceptibles d'être engagées par un fonctionnaire en voyage officiel. 30.11.10 
T.E.C.
 Un projet de politique révisée sera soumis à la direction pour examen, 
observations et approbation.  
Division de l'informatique    
12. Fournir au Bureau de l'audit interne un outil qui lui permettrait d'extraire 
et d'analyser différents types de do nnées de manière indépendante et avec 
précision. 30.11.10 
T.E.C.  Une formation à l'utilisation du nouvel outil est en cours.  
  WT/BFA/W/226 
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et vérifié par l'auditeur interne Recommandation de l'audit par division  
– juin 2009  
Date de l'état Mise à jour de l'état 
13. L'approbation des voyages des directeurs par le Directeur général adjoint 
dont ils relèvent et l'approbation des voyages des directeurs généraux adjoints par le Bureau du Directeur général devrait se faire au moyen de 
l'application eTravel.  31.10.09 
Classée
 La fonction eTravel a été configurée de manière à être conforme aux niveaux 
d'approbation recommandés.  L'audite ur a vérifié les entrées du système 
Oracle et a estimé que les niveaux d'approbation étaient conformes. 
14. Configurer l'application eTravel de  manière à ce qu'il soit possible et 
obligatoire pour les membres du personnel de joindre les lettres 
d'invitation et les autres documents pertinents. T.E.C.  La version 2 est désormais opérationnelle et permet de joindre 
(ajouter/supprimer/afficher) des documents électroniques relatifs aux 
missions (lettres d'invitation, programmes, itinéraire) lors d'une demande de 
voyage par eTravel.  À vérifier en 2011. 
15. Optimiser l'utilisation de l'applicati on eTravel en l'étendant aux domaines 
applicables à toute la logistique des voyages en mission liés à des activités d'assistance technique régi onales financées par des fonds 
extrabudgétaires, par exemple pour la demande et l'approbation des
voyages des participants.  Envisager la possibilité d'envoyer 
électroniquement, via eTravel pour approbation, les documents annexes – par exemple, liste des participants, prévisions budgétaires, etc. – afin de 
réduire le délai de traitement et le nombre de copies imprimées et de 
rationaliser les activités logistiques. 30.11.10 
En attente
 
 
     À réexaminer après la restructuration de  l'Unité de la logistique de l'IFCT 
conformément à la décision de la direction de regrouper toutes les tâches logistiques en une seule unité, à la suite d'un récent audit des activités de l'Unité de la logistique et des activité s similaires/redondantes d'autres unités 
de l'IFCT. 
 
Institut de formation et de coopération technique  (IFCT )   
16. En collaboration avec la Section du budget et des finances, convenir des 
montants des indemnités journalières de subsistance et des autres indemnités auxquelles ont droit les participants et les consultants extérieurs et les faire approuver.  Le s incorporer dans le guide pratique. 
 13.12.10 
T.E.C.
 En consultation avec la Section du budget et des finances, le Chef de la 
Section du budget et des finances a soumis à la direction, pour examen et approbation, un projet de politique concernant les "dépenses liées aux cours de formation, séminaires, symposiums et ateliers financés par l'OMC".  À 
vérifier en 2011. 
17. Faire du guide pratique un document OFFICE que le personnel pourrait 
consulter sur l'Intranet. 30.11.10 
Classée  Le guide pratique se trouve désormais sur l'Intranet et est à la disposition de 
ceux qui ont besoin de le consulter. 
18. Demander à la Division de l'informatique d'automatiser le processus de 
demande de fourniture de biens ou services et le processus d'approbation des activités de logistiques.  Cela f acilitera l'envoi pour approbation, par 
eTravel, des listes de participants, des prévisions budgétaires, etc., sous 
forme de documents annexes, afin de réduire le délai de traitement et le nombre de copies imprimées et de rationaliser les activités logistiques. 30.11.10 
En attente
 
 Voir le n° 15 ci-dessus. 
19. En collaboration avec la Section du budget et des finances, trouver une 
solution pratique pour éviter à l'Unité de la logistique de détenir de grosses sommes d'argent liquide pour payer les indemnités journalières 
de subsistance des participants. 13.12.10 
T.E.C.
 À une réunion tenue le 13 décembre 2010, la direction a décidé, pour des 
raisons de sécurité, de ne pas autoriser les fonctionnaires de l'OMC à manipuler ou transporter de l'argent liquide.  Une politique détaillée suivra 
en 2011.  
   WT/BFA/W/226
 Page 35État de l'application communiqué par la division concernée  
et vérifié par l'auditeur interne Recommandation de l'audit par division  
– juin 2009  
Date de l'état Mise à jour de l'état 
Toutes les divisions    
20. Les demandes d'autorisation de voyage des directeurs devraient être 
approuvées par le Directeur général adjoint dont ils relèvent et les demandes d'autorisation de voyage des directeurs généraux adjoints devraient être approuvées par le  Bureau du Directeur général. 31.10.09 
Achevé
 Une directive a été adressée aux directeurs  généraux adjoints et aux directeurs 
en octobre 2009 pour qu'ils procèdent au changement.  L'auditeur interne a vérifié les entrées du système et a c onstaté que les niveaux d'approbation 
étaient conformes. 
21. Assurer le suivi des montants dus par des organismes extérieurs et 
informer l'Unité des finances de l'évolution de la situation. 30.11.10 
En attente  
 Depuis 2010, le suivi est assuré par l'Unité du budget au moyen d'un compte 
spécial. 
L'auditeur interne doit continuer à suivre la situation. 
22. Joindre les lettres d'invitation aux demandes d'autorisation de voyage, s'il 
y a lieu. T.E.C.  eTravel permet désormais de joindre des lettres.  L'utilisation et l'efficacité de 
la nouvelle version doivent être vérifiées en 2011. 
23. Tous les fonctionnaires qui effectuent des voyages en mission devraient 
joindre les originaux des cartes d'embarquement et des reçus d'hôtel à la 
demande de remboursement des frais de voyage. 30.11.10 
T.E.C.  
 Prévu dans le projet de politique révisée en matière de voyages soumis à la 
direction pour exam en et approbation.. 
 
 
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