ORGANISATION MONDIALE  
DU COMMERCE  RESTRICTED 
WT/BFA/W/259 
2 mars 2012 
 (12-1255) 
Comité du budget, des finances et de l'administration  
  
 
    
RAPPORT DU BUREAU DE L'AUDIT INTERNE (BAI) 
 
JANVIER–DÉCEMBRE 2011 
 
 WT/BFA/W/259 
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  Résumé 
 On trouvera ci-après le troisième rapport du Bur eau de l'audit interne (BAI) au Comité du 
budget et des finances, qui porte sur les activités d'audit interne de l'Organisation mondiale du 
commerce pendant la période allant de janvier à décembre 2011. 
 Ce rapport présente le contexte général, le s activités d'audit menées pendant la période 
considérée, les ressources allouées à l'audit, les activités de perfectionnement professionnel, les défis 
et les possibilités, ainsi que le plan d'audit pour 2012. 
 Pendant la période considérée, le BAI: 
 - a publié deux rapports d'audit, portant l'un sur les services de nettoyage et d'entretien 
et l'autre sur les activités relatives à la sécurité et à la sûreté; 
 - a mis à jour et continué de préparer  une matrice de délé gation de pouvoir, de 
responsabilité et d'obligation redditionnelle; 
 - a participé aux travaux d' un organe consultatif mixte ad hoc  pour étudier la possibilité 
d'appliquer une mesure disciplinaire à l'encontre d'un membre du personnel; 
 - a effectué huit audits de suivi, dont deux sur les achats, deux sur les voyages en 
mission, deux sur les activités liées aux états de paie et deux sur les activités d'appui administratif et logistique de l'IFCT, afin de vérifier l'état  de l'application des diverses 
recommandations d'audit. 
 Le tableau ci-dessous donne un aperçu de l'av ancement de l'application des recommandations 
d'audit pour les différentes activités et de leur état au 31 décembre 2011. 
Audit des achats du 17 nove mbre 2008 (41 recommandations) 
Date de l'audit de suivi  État de l'application  
Achevé1 T.E.C.2 En attente3 
31.07.2009 27% 51% 22% 
30.04.2010 57% 29% 14% 
31.12.2010 80% 9% 11% 
30.09.2011 84% 13% 3% 
31.12.2011 86% 11% 3% 
Audit des voyages en mission du 13 octobre 2009 (23 recommandations) 
30.06.2010 17% 39% 44% 
31.12.2010 31% 52% 17% 
15.07.2011 57% 39% 4% 
31.12.2011 57% 39% 4% 
Audit des activités liées aux états de pa ie du 28 juin 2010 (33 recommandations) 
31.12.2010 6% 61% 33% 
31.08.2011 27% 55% 18% 
31.12.2011 39% 52% 9% 
                                                      
1 Les recommandations ont été appliquées. 
2 Des mesures correctives sont en cours d'adoption (travail en cours). 
3 Aucune mesure corrective n'a encore été prise ma is un plan d'action a été proposé pour donner suite 
aux recommandations.  WT/BFA/W/259 
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  Audit de l'IFCT du 2 décemb re 2010 (12 recommandations) 
31.07.2011 8% 50% 42% 
31.12.2011 50% 17% 33% 
Audit des services de nettoyage du 30 juin 2011 
Un suivi est prévu en 2012 
Audit des activités relatives à la sécurité et à la sûreté du 11 novembre 2011 
Un suivi est prévu en 2012 
 
 Un résumé des activités d'audit non seulement pour la période sur la quelle porte le rapport 
mais aussi pour les périodes antérieures et pour les activités prévues en 2012 est présenté à l'annexe I, 
à des fins de comparaison. 
_______________ 
 
 WT/BFA/W/259 
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  Table des matières 
 
Page 
 
I.  CONTEXTE ...................................................................................................................... ........ 6 
II.  ACTIVITÉS D'AUDIT EN 2011 ............................................................................................. 6  
A.  PLAN D 'AUDIT 2011 ..................................................................................................................... 6  
B.  AUDIT DES SERVICES DE NETTOYAGE ET D 'ENTRETIEN  .............................................................. 6  
C.  AUDIT DES ACTIVITÉS RELATIVES À LA SÉCURITÉ ET À LA SÛRETÉ  ............................................ 7  
D.  AUDITS DE SUIVI  ......................................................................................................................... 8  
E.  MATRICE DE DÉLÉ GATION DE POUVOIR , DE RESPONSABILITÉ ET D 'OBLIGATION 
REDDITIONNELLE  ...................................................................................................................... 12  
F.  POLITIQUE EN MATIÈRE DE FRAUDE  ......................................................................................... 13  
III. AUTRES ACTIVITÉS ........................................................................................................... 13  
IV.  RESSOURCES ALLOUÉES À L'AUDIT INTERNE ........................................................ 13  
V.  PERFECTIONNEMENT PROFESSIONN EL ET TRAVAIL EN RÉSEAU ................... 13  
VI.  DÉFIS ET POSSIBILITÉS .................................................................................................... 14  
VII. PLAN D'AUDIT 2012 .............................................................................................................  14 
VIII. CONCLUSION .................................................................................................................... ... 14 
ANNEXE I:  RÉCAPITULATIF DES ACTIVITÉS D'AUDIT EXÉCUTÉES ENTRE 
2008 ET 2011 ET PRÉVUE S POUR 2012 ............................................................................ 15  
ANNEXE II:  RECOMMANDATIONS – AUDIT DES SERVICES DE NETTOYAGE 
ET D'ENTRETIEN ................................................................................................................ . 16 
ANNEXE III:  RECOMMANDATIONS – AUDIT DES ACTIVITÉS DE SÉCURITÉ 
ET DE SÛRETÉ .................................................................................................................. .... 19 
ANNEXE IV:  ÉTAT DE L'APPLICATION – AUDIT DES ACHATS POINT EN 
SUSPENS AU 31 DÉCEMBRE 2011 .................................................................................... 22  
ANNEXE V:  ÉTAT DE L'APPLICATION – AUDIT DES VOYAGES EN MISSION .............. 24  
ANNEXE VI:  ÉTAT DE L'APPLICATION – AUDIT DES ÉTATS DE PAIE ........................... 27  
 
  WT/BFA/W/259 
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  SIGLES 
 BAI Bureau de l'audit interne BCI Bureau Contrôle Identification CCM Comité consultatif mixte 
CDM Bâtiment du Chemin des Mines 
CHF Franc Suisse CWR Centre William Rappard DASG Division de l'administration et des services généraux DG Directeur général 
DGA Directeur général adjoint 
DRH Division des ressources humaines DSA Indemnité journaliè re de subsistance 
FIPOI Fondation des immeubles pour les organisations internationales GATT Accord général sur les tarifs douaniers et le commerce 
HRMS Système de gestion des ressources humaines (Oracle) 
IFCT Institut de formation et de coopération technique 
IIA Institute of International Auditors INFD Division de l'informatique KPI Indicateurs clés de performance OMC Organisation mondiale du commerce 
PO Bon de commande 
RH Ressources humaines SSA Accord spécial de services SSC Contrat spécial de services SWR Salle William Rappard
 
TEC Travail en cours WT/BFA/W/259 
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  I. CONTEXTE 
1. Le BAI, qui est dans sa quatrième année d'ac tivité, aide l'OMC à atteindre ses objectifs en 
évaluant, de manière indépendante et objective, ses systèmes et processus de contrôle budgétaire et 
financier.  Il fait des recommandations pour renfor cer les processus de reddition de comptes, de 
gestion des risques financiers, de contrôle interne et de gouvernance afin d'assurer l'utilisation efficace 
et optimale des ressources financières que les Memb res mettent à la dispos ition de l'Organisation. 
2. Le BAI se conforme au Code de déontologie de l'Institute of Internal Auditors (IIA) et aux 
normes internationales de l'IIA pour la pr atique professionnelle de l'audit interne. 
3. Conformément à la Charte de l'audit interne,  le BAI présente chaque année au Directeur 
général, avec copie au vérificateur externe, un ra pport récapitulatif sur les activités entreprises et les 
progrès accomplis dans l'application des recommandati ons figurant dans les rapports d'audit.  Ce 
rapport est également présenté au Comité du bu dget, des finances et de l'administration. 
4. Le BAI est habilité à accéder pleinement, librement  et sans délai, à tous les registres, biens, 
membres du personnel, opérations et fonctions de  l'Organisation dont il estime qu'ils ont un rapport 
avec l'objet de l'examen.  Aucune limite n'a ét é imposée à la portée des travaux du BAI dans la 
conduite de ses activités pendant la période considérée. 
II. ACTIVITÉS D'AUDIT EN 2011 
A. P
LAN D 'AUDIT 2011 
5. Les activités du plan d'audit annuel pour 2011 ont été établies à partir du plan d'audit annuel 
pour 2010.  Elles ont été définies au cours du quatriè me trimestre de 2009 à l'issue d'entretiens et des 
discussions avec la haute direction, de demandes de  renseignements et de l'examen de différents 
documents.  Cette approche a pe rmis d'identifier les principaux domaines de risques potentiels 
susceptibles de compromettre la réalisation des objectifs de l'OMC.  Ces domaines ont ensuite été classés par ordre de priorité pour établir le Plan d'audit 2010, puis le Plan d'audit 2011, afin de 
concentrer les ressources limitées de l'audit sur les risques les plus importants. 
6. Le Plan a été approuvé par le Directeur général et remis à la haute direction en février 2011.  
Il a été présenté au Comité du budget, des finances et de l'administration en juin 2011.  Il porte sur les 
activités suivantes: 
a) services de nettoyage et d'entretien; 
b) activités relatives à la sécurité et à la sûreté;  et 
c) audits de suivi. 
B. A
UDIT DES SERVICES DE NETTOYAGE ET D 'ENTRETIEN  
7. Les services de nettoyage comportent le ménage , l'enlèvement des déchets et l'entretien des 
locaux de l'OMC.  L'audit portait sur la période 2008-2010, et sur l'année 2011 selon qu'il était approprié. 
8. L'OMC a payé 892 000 CHF pour les services de nettoyage et d'entretien en 2008, puis 
897 301 CHF en 2009 et 872 148 CHF en 2010.  WT/BFA/W/259 
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  9. L'audit a été effectué pour voir si le contra t était adéquat et si les conditions étaient 
respectées;  pour évaluer l'efficacité générale des contrôles internes mis en place par l'OMC en ce qui 
concerne les services de nettoyage;  pour vérifier l'ex actitude et la validité des paiements effectués au 
fournisseur et pour évaluer qualité-prix des services rendus.  L'objectif était aussi de s'assurer qu'il pouvait être rendu compte des achats de fournitures et  qu'ils faisaient l'objet de contrôles adéquats. 
10. L'audit a permis de cons tater que, même si le contrat de service était renouvelable tous les 
deux ans, il avait été fait appel au même fournisseur sans interruption pendant près de 32 ans, dans le 
cadre d'abord du GATT puis de l'OMC.  Cette s ituation exposait l'Orga nisation à des risques 
potentiels, en la privant de possibilités d'accès a ux nouvelles solutions de netto yage disponibles sur le 
marché. 
11. En outre, le contrat n'indiquait pas clairement que ls étaient les facteurs de coûts et comment le 
prix était déterminé;  il ne définissait pas non plus les indicateurs clés de pe rformance.  Ces lacunes 
empêchaient l'OMC de superviser efficacement les pr estations et rendaient difficile la mesure de la 
performance.  En outre, l'examen des documents  du fournisseur a révélé des anomalies qui ne 
permettaient pas de rendre dûment compte des servic es fournis.  Plusieurs éléments suggéraient ainsi 
que l'OMC n'obtenait pas un bon rapport qualité-prix. 
12. L'audit a mis en évidence des possibilités d' améliorer les conditions contractuelles pour 
répondre à l'évolution des besoins de l'OMC et fa ire en sorte que ces conditions soient mieux 
respectées par le fournisseur.  En outre, des recommandations ont été faites en vue d'accroître l'adéquation et la clarté du contrat et d'éliminer toute ambiguïté, d'ouvrir les services de nettoyage à la 
concurrence d'autres fournisseurs;  d'améliorer l' efficacité des prestations et d'obtenir un meilleur 
rapport qualité-prix. 
13. En juin, le BAI a remis au DG un rapport comportant 31 recommandations, dont 25 étaient 
significatives car elles concernaient des effets négatif s sur la réalisation des objectifs contractuels et 
par conséquent une exposition de l'OMC à des risques. 
14. Il a ensuite été fait appel à un spécialiste de la gestion des installations (achats) afin 
d'examiner le contrat passé avec le fournisseur. 
15. Une autre évaluation de la performance du fournisseur effectuée par l'OMC au deuxième 
semestre a mis en évidence un niv eau insuffisant, et ce malgré les mesures prises pour encourager une 
amélioration.  L'OMC n'a donc eu d'autre choix que de lancer un nouvel appel d'offres pour les 
services de nettoyage et d'entretien. 
16. À l'issue de la procédure d'appel d'offres me née en octobre et novembre 2011, l'OMC a signé 
un contrat avec un nouveau fournisseur pour une péri ode de trois ans à compter de janvier 2012. 
17. Par conséquent, les recommandations d'audit qui concernaient spécifiquement les prestations 
du fournisseur précédent ont été appliquées et 19 recommandations susceptibles d'être pertinentes 
pour les activités et la gestion du contrat du nouveau fournisseur ont été retenues pour suite à donner en 2012.  Un résumé de ces recommandations figure à l'annexe II. 
C. A
UDIT DES ACTIVITÉS RELATIVES À LA SÉCURITÉ ET À LA SÛRETÉ  
18. À la suite d'une procédure d'appel d'offres me née en 2009, un contrat a été passé avec le 
fournisseur des services relatifs à la sécurité et à la  sûreté pour une période de quatre années allant 
jusqu'au 31 août 2013. WT/BFA/W/259 
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  19. Les services confiés au fournisseur comprennent le contrôle de l'accès, les interventions et la 
surveillance dans les locaux et parkings de l'OMC.  Le contrat contient des critères – ou indicateurs 
clés de performance – clairement formulés pour mesurer la performance du fournisseur dans les différents domaines d'activité. 
20. L'audit portait sur la période allant de septembre 2009 à décembre 2010, et sur l'année 2011 
selon qu'il était approprié.  Les services relatifs à la sécurité et à la sûreté ont été facturés 
4 253 890 CHF pour la période alla nt de janvier à décembre 2009, et 3 900 471 CHF pour la période 
allant de janvier à décembre 2010. 
21. L'audit avait pour objectifs d'examiner et d'évalue r ce qui suit:  l'adéquation du contrat et le 
respect des conditions contractuelles par le fournisseu r et par l'OMC;  l'efficience et l'efficacité des 
opérations de sécurité et de sûreté, les contrôles internes en place;  l'intégrité et la fiabilité de 
différents documents, et le rapport qualité-prix ob tenu.  L'audit a aussi vérifié les procédures 
d'enregistrement, de contrôle, de  sauvegarde, d'assertion d'existen ce et de responsabilité en ce qui 
concerne l'inventaire et l'équipement pour les activités relatives à la sécurité et à la sûreté. 
22. Bien que l'audit n'ait pas pu vérifier d'une ma nière adéquate les activités techniques relatives à 
la sécurité et à la sûreté, de bons contrôles in ternes ont été observés, par exemple le roulement 
constant des agents de sécurité pe ndant la journée, l'accès sécurisé à une salle de contrôle fonctionnant 
24 heures sur 24, ainsi que l'appel et le briefing ma tinal quotidien des agents de sécurité pendant la 
semaine.  Cependant, certains éléments indiquaient que la gestion et la s upervision des opérations 
pourraient être améliorées en vue  de renforcer les contrôles, d'atténuer les risques potentiels, 
d'accroître l'efficience et l'efficacité et d'obtenir un meilleur rapport qualité-prix. 
23. L'audit a aussi mis en évidence d'autres domaines qui pourraient faire l'objet d'améliorations, 
y compris:  le respect des conditions contractuelles par l'OMC et par le fournisseur et l'imposition de 
pénalités en cas de non-respect;  la gestion, la plan ification et la supervision des opérations et des 
ressources;  la cohérence et la fiabilité des doc uments du fournisseur, ainsi que l'utilisation et 
l'entreposage des stocks et des équipements relatifs à la sécurité et à la sûreté, et le respect de 
l'obligation redditionnelle en la matière. 
24. Un rapport sur les activités relatives à la sécurité et à la sûreté a été remis en novembre.  Il 
comportait 24 recommandations, dont 21 étaient signifi catives en raison des répercussions financières 
et opérationnelles et des risques associés mis en év idence pour l'OMC.  Des audits de suivi sont 
prévus en 2012 pour vérifier l'état de l'application des recommandations.  Un résumé de ces recommandations figure à l'annexe III. 
D. A
UDITS DE SUIVI  
25. Conformément à la Charte de l'audit interne, le BAI doit mettre en place et gérer des systèmes 
de suivi afin de déterminer si des mesures correctives e fficaces ont été prises et doit faire rapport 
périodiquement sur les situations dans lesquell es des mesures correctives adéquates n'ont pas été 
prises en temps voulu. 
26. Le BAI a effectué huit audits de suivi, dont  deux sur les achats, deux sur les voyages en 
mission, deux sur les activités liées aux états de paie et deux sur les activités d'appui administratif et logistique de l'IFCT.  WT/BFA/W/259 
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  27. Audit des achats 
a) Deux audits de suivi ont été effectués, resp ectivement, en septembre et en décembre 
pour vérifier l'état de l'application de 41 recommandations issues d'un audit de décembre 2008. 
b) D'après les résultats des audits de suivi, il y a eu une augmentation de 6 pour cent de 
la proportion de recommandations dont l'application a été achevée (de 80 pour cent en 
décembre 2010 à 86 pour cent au 31 décemb re 2011).  Cette hausse correspond à une 
augmentation de 2 pour cent de la pr oportion de recommandations en cours 
d'application (T.E.C.) (de 9 pour cent en décembre 2010 à 11 pour cent au 31 décembre 2011) et à une diminution de 8 pour cent de la proportion de 
recommandations en attente, non encore appliquées (de 11 pour cent à 3 pour cent). 
c) Cette amélioration est principalement attr ibuée à de meilleures procédures pour la 
garde des contrats et au lancement d'un a ppel d'offres pour l'achat de fournitures de 
bureau, au terme duquel un nouveau fournisseur a été retenu et les besoins ont été mieux définis. 
d) Le principal point en suspens – mais pour  lequel le travail est évidemment en 
cours – est la configuration du module iProcu rement d'Oracle, qui doit être testé avant 
d'être validé par le groupe de travail en janvier 2012.  Ce module devrait permettre 
d'améliorer le flux de travail pour les achats, y compris la prise en charge et la responsabilité du processus de demande d' achat et du processu s d'approbation des 
bons de commande;  d'établir un processus pour  le flux de travail et l'approbation 
concernant la réception des marchandises, et de déterminer qui sont les personnes 
responsables de l'approbation du budget à dépenser, y compris de toutes valeurs 
limites. 
e) Les recommandations en attente, qui représentaient 3 pour cent au 31 décembre 2011, 
concernent des questions sur le long terme qui devront être examinées dans le cadre 
d'un audit ultérieur ou sont en attente de  l'achèvement du projet de rénovation. 
f) On trouvera ci-dessous une représentati on graphique des progrès accomplis dans 
l'application de mesures correctives à différe ntes dates.  L'annexe IV donne un aperçu 
des recommandations dont l'application est en  suspens, c'est-à-dire en cours ou en 
attente, et de l'état de leur  application au 31 décembre 2011. 
 
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28. Audit des voyages en mission 
a) Deux audits de suivi ont été effectués, resp ectivement, en juillet et en décembre, pour 
vérifier l'état de l'application de  23 recommandations issues d'un audit 
d'octobre 2009. 
b) D'après les résultats des audits de suivi, il y a eu une augmentation de 26 pour cent de 
la proportion de recommandations dont l'application a été achevée (de 31 pour cent en 
décembre 2010 à 57 pour cent au 31 décemb re 2011).  Cette hausse correspond à une 
diminution de 13 pour cent de la pr oportion de recommandations en cours 
d'application (de 52 pour cent en décembre 2010 à 39 pour cent au 31 décembre 2011) et à une diminution de 13 pour cent de la proportion de recommandations en attente, non encore appliquées (de 17 pour cent à 4 pour cent). 
c) Cette amélioration est due à la formulati on et à la mise en œuvre d'une politique 
détaillée visant à formaliser et à harmoniser la prise en charge par l'OMC des frais de participation à des cours de formation, séminaires, symposiums et ateliers financés par l'Organisation.  En outre, afin d'optim iser l'utilisation de l'application eTravel, 
celle-ci a été configurée de manière à ce que les membres du personnel puissent 
joindre à leurs demandes d'autorisation de voyage des documents sous forme 
électronique, par exemple des lettres d'invitation, itinéraires, etc. 
d) Le principal élément qui reste à finaliser, et pour lequel le travail est en cours, est la 
politique révisée en matière de voyages, dont les objectifs principaux sont les 
suivants:  améliorer les procédures et les po litiques concernant la planification et le 
remboursement des frais de voyages et des frais connexes;  veiller à ce que les 
ressources financières de l'OMC soient mi eux utilisées, et faire en sorte que le 
contrôle des dépenses soit plus efficace.   La politique révisée a été soumise aux 
divisions en octobre 2011 afin de recueillir  leurs observations et elle est en cours 
d'examen par la direction. 
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  e) On trouvera ci-dessous une représentati on graphique des progrès accomplis dans 
l'application des recommandations d'audit à différentes dates.  L'annexe V donne un 
aperçu de la situation en ce qui concerne  les recommandations dont l'application était 
en cours ou en attente au 31 décembre 2011. 
 
 
 
29. Audit des activités liées aux états de paie 
a) Deux audits de suivi ont été effectués, resp ectivement, en août et en décembre pour 
vérifier l'état de l'application de 33 r ecommandations issues de l'audit de juin 2010. 
b) D'après les résultats des audits de suivi, il y a eu une augmentation de 33 pour cent de 
la proportion de recommandations dont l'application a été achevée (de 6 pour cent en 
décembre, 2010 à 39 pour cent au 31 décemb re 2011).  Cette hausse correspond à une 
diminution de 9 pour cent de la proportion de recommandations en cours d'application (de 61 pour cent en décembre 2010 à 52 pour cent au 31 décembre 2011), et à une diminution de  24 pour cent de la proportion de 
recommandations en attente, non encore appliquées (de 33 pour cent à 9 pour cent). 
c) Les recommandations qui ont été appliquées portaient sur les aspects suivants:  postes 
réguliers occupés par des consultants pour une longue durée qui ont fait l'objet d'un 
avis de vacance et ont été pourvus;  par ticipation de la DRH à l'approbation des 
demandes de consultants afin de garder une trace du recrutement;  examen de l'accès aux renseignements confidentiels dans l'en semble du Secrétariat;  réduction du temps 
nécessaire pour pourvoir les postes vacants;  désignation et formation d'une personne 
de soutien à la Section du budget et des fi nances pour assurer la prise en charge, la 
gestion et la responsabilité des états de paie du HRMS à la place de la Division de l'informatique;  examen des droits d'accès de la Section du budget et des finances en vue de limiter l'accès aux données du HRMS su r les états de paie aux fonctionnaires 
qui sont directement obligés de travailler avec ces données, et examen des fonctions 
de la Section du budget et des finances pour mieux séparer les tâches. 
d) On trouvera ci-dessous une représentati on graphique des progrès accomplis dans 
l'application des recommandations d'audit à différentes dates.  L'annexe VI donne un 
aperçu des recommandations dont l'application est  en cours ou en attente et de l'état 
de leur application au 31 décembre 2011. WT/BFA/W/259 
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30. Audit des activités d'appui administratif et logistique de l'IFCT 
a) Deux audits de suivi ont été effectués, resp ectivement, en juillet et en décembre, pour 
vérifier l'état de l'application de 12 recommandations d'audit formulées en 
décembre 2010. 
b) Les résultats des audits de suivi indiquent  qu'au 31 décembre 2011 l'application était 
achevée pour 50 pour cent des recommandations, en cours pour 17 pour cent des 
recommandations et en attente pour 33 pour cent des recommandations, un plan d'action ayant été proposé pour donner suite à ces dernières. 
c) Les recommandations appliquées comprennent:  le réexamen du besoin de contrats de 
courte durée au sein de l'IFCT;  la réduction des voyages pour les différentes unités de l'IFCT, y compris l'élimination des voyages injustifiés;  l'élimination du transport 
d'argent liquide, les paiements aux particip ants étant désormais effectués par Western 
Union et dans les pays où cela n'est pas possible par virement, carte de crédit ou par l'intermédiaire d'institutions partenaires, selon les cas. 
d) Il reste essentiellement à restructurer l'Unité de la logistique pour regrouper en une 
seule unité les activités d'appui administratif et  logistique et à redéfinir les tâches des 
fonctionnaires concernés.  Ce la devrait être entrepris au  premier trimest re de 2012 par 
le nouveau Directeur de l'IFCT. 
E. M
ATRICE DE DÉLÉ GATION DE POUVOIR , DE RESPONSABILITÉ ET D 'OBLIGATION 
REDDITIONNELLE  
31. Le BAI a continué de travailler à l'élabora tion d'un document présentant la délégation de 
pouvoir au sein de l'OMC, pour informer les memb res du personnel de l'Organisation et les guider 
dans l'exécution de leurs obligations.  Le document a été modifié au cours de l'année pour préciser les 
responsabilités relevant de chaque  pouvoir délégué, ce qui a abouti à une "matrice de délégation de 
pouvoir, de responsabilité et d'obligation redditionn elle".  Les personnes a uxquelles un pouvoir a été 
délégué sont censées exercer un contrôle adéquat dans l'exercice des fonctions déléguées et sont 
comptables de leurs actes et tenues d'en rendre compte. 
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  32. Le document a été transmis aux divisions pour  examen, observations et suggestions.  Les 
informations communiquées en retour seront validées et incorporées dans la matrice et mises à disposition de l'ensemble du personnel sur Intranet au premier semestre de 2012.  La matrice sera 
mise à jour de façon continue pour incorpor er des renseignements sur les nouveaux domaines 
identifiés et les modifications qui seront apport ées dans l'avenir aux niveaux d'autorité, de 
responsabilité et d'approbation. 
33. Comme cela est indiqué dans le précédent rappor t annuel et conformément aux normes d'audit 
de l'IIA, le BAI s'abstiendra d'évaluer la matr ice de délégation de pouvoir, de responsabilité et 
d'obligation redditionnelle et son contenu, en ra ison de son rôle et de sa responsabilité dans 
l'établissement et la mise à jour de la matrice et pour éviter tout conflit d'intérêt et toute présomption 
de manque d'objectivité.  Pour l'instant, cette évalua tion sera laissée aux soins du vérificateur externe. 
F. P
OLITIQUE EN MATIÈRE DE FRAUDE  
34. Le BAI, la Division des affaires juridiques et la Division des ressources humaines ont établi 
conjointement un projet de document d'orientation co ncernant les questions de déontologie, de fraude, 
et les valeurs et principes énoncés dans le Code de  pratique de l'OMC.  Ce document, étayé par des 
exemples concrets, sera distribué aux membres du personnel après approbation par la Direction au 
premier semestre de 2012.  D'autres activités de sen sibilisation sont prévues au deuxième semestre de 
2012. 
III. AUTRES ACTIVITÉS 
35. En mai, le Chef du BAI a été nommé par le Di recteur général pour faire partie d'un organe 
consultatif mixte ad hoc  établi conformément à l'article 11.3 du Statut du personnel de l'OMC afin 
d'étudier la possibilité d'appliquer une mesure disci plinaire à l'encontre d'un membre du personnel.  
L'organe consultatif spécial mixte a remis son rapport au Directeur général en juillet. 
IV. RESSOURCES ALLOUÉES À L'AUDIT INTERNE 
36. Face au développement de la fonction d'aud it, et conformément à la recommandation du 
vérificateur externe, la Direction a réexaminé la st ructure du BAI à la fin de l'année 2010.  Le poste 
d'assistant administratif a été remplacé par un post e d'agent technique en contrat de courte durée à 
compter de février 2011.  Par consé quent, à partir du mois de février le BAI était constitué du Chef et 
d'un vérificateur assistant, engagé pour un contrat de  courte durée afin d'aider à mettre en œuvre le 
plan d'audit annuel et d'assurer le suivi des reco mmandations issues d'audits antérieurs.  Un concours 
a été organisé dans le courant de l'année et l' assistant sera remplacé par un vérificateur en 2012. 
V. PERFECTIONNEMENT PROFESSIONNEL ET TRAVAIL EN RÉSEAU 
37. Pendant la période considérée, le Chef du BA I a participé à une conférence organisée par 
l'IIA;  il a collaboré et établi des liens avec d'autres  organisations internationales, notamment avec les 
représentants des services de vérification interne d es comptes des organismes des Nations Unies, des 
institutions financières multilatérales et des organisa tions intergouvernemental es associées, afin de 
comparer les activités d'audit et de partager les me illeures pratiques et à des fins de perfectionnement 
professionnel continu, comme l'exige l'IIA. 
38. Le Chef du BAI est membre de l'Association of Certified Fraud Examiners (ACFE).  Il a 
obtenu en février 2011 une certification CFE d'inspect eur des fraudes, qui devrait lui permettre de 
mieux connaître les techniques d'évaluation et d' entretien et de mieux comprendre les aspects 
juridiques généraux de l'audit et des enquêtes. WT/BFA/W/259 
Page 14  
 
  VI. DÉFIS ET POSSIBILITÉS 
39. Le BAI a poursuivi l'étude des différentes activ ités devant faire l'objet d'un audit afin de 
mieux les comprendre pour pouvoir faire des reco mmandations pertinentes et pour expliquer la 
fonction d'audit aux audités. 
40. Le Chef du BAI a continué de suivre une fo rmation à l'utilisation d'un outil d'intelligence 
économique appelé Qlikview, qui pe rmet d'extraire et d'analyser de manière indépendante les données 
financières d'Oracle et d'évaluer leur utilité pour des travaux d'audit variés.  La formation et 
l'évaluation se poursuivront en 2012 pour le Chef du BAI et pour le vérificateur nouvellement recruté. 
VII. PLAN D'AUDIT 2012 
41. En 2012, le BAI examinera le recrutement et la rémunération des cons ultants ainsi que les 
lignes directrices concernant l'engagement de consu ltants afin d'évaluer les contrôles en place, le 
respect des lignes directrices et l'adéquation de ces dernières. 
42. Le BAI validera les informations communiquées  en retour par les Directeurs en ce qui 
concerne la matrice de délégati on de pouvoir, de responsabilité et  d'obligation redditionnelle, et 
incorporera les modifications éventuellement nécessai res.  Avec l'accord de la Direction, la matrice 
sera mise sur Intranet pour être utilisée par le personnel dans l'exercice de ses fonctions. 
43. Le BAI réalisera en outre des audits de suiv i pour vérifier l'état de l'application des 
recommandations résultant de plusieurs audits, co ncernant notamment les achats, les voyages en 
mission, les états de paie, les activités d'appui administratif et logistique de l'IFCT, les services de nettoyage et d'entretien et les activités relatives à la sécurité et à la sûreté. 
44. Le BAI s'acquittera en outre de tâches ponctuelles confiées par la Direction. 
VIII.  CONCLUSION 
45. La fonction d'audit s'est développée et est main tenant assez bien établie au sein de l'OMC.  
Pendant l'année, le BAI a continué  de bénéficier du soutien nécessaire de la haute direction et de la 
coopération des personnes concernées par l'audit. 
46. Le BAI continuera d'exercer ses fonctions  de manière indépendante et objective. 
_______________ 
 
  WT/BFA/W/259 
 Page 15 
 
 
  ANNEXE I:  RÉCAPITULATIF DE S ACTIVITÉS D'AUDIT EXÉCUTÉES 
ENTRE 2008 ET 2011 ET PRÉVUES POUR 2012 
2008 2009 2010 2011 
Nature de l'activité d'audit
Audit des achats  
Audit des voyages en  mission
États de paie
Délégation de pouvoir – Perspective globale  
Activités d'appui administratif et logistique de l'IFCT
 
Suivi des recommandations de l'audit    
(Achats, voyages en mission et états de paie) 
Planification des audits 2010 
Activités d'audit en 2011
Audit des services externalisés:  
Services de nettoyage et de maintenance
Audit des services externalisés:  
Services de sécurité et de sûreté  
Travaux  en tant que membre de l'organe consultatif  
mixte ad hoc  
Mise à jour continue et validation de la matrice  
de délégation de pouvoir  
Audits de suivi (audits des achats, des voyages  
en mission, des états de paie et de l'IFCT)   
 
Formation, ACFE 
Activités d'audit prévues pour 2012
Rapport annuel d'audit 2011 et prévisions pour 2012
Validation et achèvement de la matrice de délégation
de pouvoir  
 
Audit des consultants
Audit de suivi
Audits ponctuels  2012 
  WT/BFA/W/259 
Page 16 ANNEXE II:  RECOMMANDATIO NS – AUDIT DES SERVICES DE NETTOYAGE ET D'ENTRETIEN 
Recommandations de l'audit interne (ju in 2011) et Divisions responsables Note d'audit 
REVOIR LE CONTRAT AVEC LE FOURNISSEUR À DES FINS D'ADÉQUATION, POUR ÉLIMINER LES IMPRÉCISIONS ET INCLURE CE 
QUI SUIT; 
  
SECTION DES ACHATS 
  
1. Définition appropriée des facteurs de coûts et façon dont le montant du marché est établi. S1 
2. Examen de la fréquence à laquelle les extraits de cas iers judiciaires sont présentés par le fournisseur.  S 
3. Disposition permettant de déduire les coûts lorsque des espaces so nt libérés en raison des trav aux de rénovatio n/d'extension en  cours ou parce que 
des bureaux sont vacants ou inoccupés pendant de longues périodes, afin de réaliser des économies. S 
4. Envisager de confier l'approvisionnement en matériel de nettoyage  au fournisseur afin de diminuer les risques de gaspillage et d'appropriation indue 
de sa part – Selon avis du Directeur de la Division de l'Administration et des services généraux. M2 
DIRECTEUR DE LA DIVISION DE L'ADMINISTRATION ET DES SERVICES GÉNÉRAUX  
5. Prendre contact avec la FIPOI afin de déte rminer quelles sont ses obligations contr actuelles pour ce qui est des services de ne ttoyage des immeubles 
du SWR et du CDM. L3 
 
6. Décider de l'opportunité de charger le fournisseur de l'approvisionnement en matériel de nettoyage. M 
UNITÉ DES BÂTIMENTS ET DES SERVICES TECHNIQUES 
  
7. Faire en sorte que tous les documents présentés par le fournisseur soient à jour et présentés dans les délais prévus par le con trat, (par exemple 
extraits de casier judiciaire des agents de nettoyage , copie de l'assurance resp onsabilité civile, etc.). S 
8. Activer un système de demande d'aide en ligne par l'intermédiaire duquel les fonctionnaires de l'OMC peuvent présenter leurs 
demandes/observations concernant les services de nettoyage, et informer les fonctionnaires de l'existence de ce système. S 
                                                      
1 Significatif. 
2 Modéré. 
3 Faible.  
   WT/BFA/W/259
 Page 17Recommandations de l'audit interne (ju in 2011) et Divisions responsables Note d'audit 
AMÉLIORER LA SURVEILLANCE DES SERVICES DE NETTOYAGE 
  
9. Insister auprès du fournisseur sur la nécessité et l'obligation pour les agents de nettoyage d'enregistrer leurs entrées et sor ties des locaux de l'OMC.  S 
10. Déterminer avec le fournisseur les critères à utiliser pour évaluer la qualité des activités de nettoyage.  S 
11. Utiliser des mesures appropriées au lieu d'estimations pour déterminer l'espace à nettoyer, en tenant compte de tout espace lib éré.  Enfin, s'assurer 
que tous les paiements destinés au fournisseur, y compris toute déduction, sont dûment étayés et documentés. S 
ACHAT DU MATÉRIEL DE NETTOYAGE  
12. Respecter les lignes directrices et les bonnes pratiques en matière  d'achats en achetant le matériel de nettoyage et en reconst ituant les stocks par 
l'intermédiaire de la Section des achats.  M 
13. S'assurer que ce soit l'Unité des fournitures de bureau et des dé ménagements qui reçoive tous les achats de matériel de nettoya ge et en accuse 
réception, et non le fournisseur. M 
14. Si l'OMC demeure chargée de la fourniture du matériel de nettoya ge, envisager de créer un registre des stocks afin d'enregistre r et de surveiller le 
mouvement des stocks et d'utiliser celui-ci comme ba se pour la reconstitution des stocks de matériel. 
Maintenir un niveau de stock suffisant pour éviter les ruptures de  stock tout en permettant d'op timiser l'espace de stockage al loué et d'éviter le 
surstockage afin de limiter tout usage abusif, appropriation indue ou vol. M 
STOCKAGE DU MATÉRIEL DE NETTOYAGE 
  
15. L'accès à tous les locaux de stockage/vestiaires et à tout espace de stockage prévus après l'achèvement des travaux de rénovati on et d'extension 
devrait être contrôlé. S 
16. Prévoir et garantir un espace de stockage approprié dans le plan de rénovation et d'extension. S 
AUTRES OBSERVATIONS  
17. Envisager la possibilité de faire nettoyer les cuves d'eau dans de meilleures conditions d'hygiène. S 
UNITÉ DES BÂTIMENTS ET DES SERVICES TECHNIQUES ET SECTION DE LA SÉC URITÉ ET DE LA SURETÉ   
18. Œuvrer conjointement à l'élaboration de modalités permettant de s'assurer que l'enregistrement des entrées et sorties du person nel de nettoyage des 
locaux de l'OMC est bien pl anifié et systématique.  S  
  WT/BFA/W/259 
Page 18 Recommandations de l'audit interne (ju in 2011) et Divisions responsables Note d'audit 
SECTION DE LA LOGISTIQUE (Division de l'a dministration et des services généraux)  
19. Réaliser une analyse coûts/avantages et e nvisager de remplacer les nouvelles moquettes dans les couloirs rénovés de l'aile Sud du CWR par d'autres, 
plus faciles à nettoyer afin de limiter l'augmentation anticipée des coûts d'entretien. M 
  
   WT/BFA/W/259
 Page 19 
ANNEXE III:  RECOMMANDATIONS – AUDIT DE S ACTIVITÉS DE SÉCURITÉ ET DE SÛRETÉ 
Recommandations de l'audit interne (nov embre 2011) et Divisions responsables Note d'audit 
RESPECT DES CONDITIONS CONTRACTUELLES 
  
SECTION DE LA SÉC URITÉ ET DE LA SÛRETÉ 
  
1. Réaliser une évaluation annuelle de la qualité des prestations du  fournisseur afin de s'assure r que le rapport qualité-prix est  avantageux pour l'OMC. S1
2. S'assurer que le fournisseur a déposé auprès de l'OMC les documen ts requis tels que certificats de compétences, attestations d' expérience 
professionnelle, certificats médicaux, etc. S 
3. Demander que les documents d'assurance responsabilité civile soient déposés auprès de l'OMC et s'assurer qu'ils sont à jour afi n de dégager la 
responsabilité de l'OMC face à tout risque connexe. S 
4. S'assurer que tous les gardes signent la déclaration de confid entialité et que ces déclarations soient conservées à l'OMC. S 
5. Conjointement avec le fournisseur, dispenser la formation recommandée de façon à ce que  les gardes en place s'acquittent de leu rs fonctions avec le 
niveau de compétence prévu au contrat. S 
6. Conjointement avec le fournisseur, se montrer plus vigilants en ma tière de supervision et de surveillance de la qualité des pre stations des gardes de 
sécurité. S 
7. Imposer des pénalités au fournisseur en cas de non-respect de s indicateurs clés de perfor mance prévus au contrat. S 
STRUCTURE DE PLANIFICATION ET D'ORGANISATION   
8. Améliorer la planification et le classeme nt par ordre de priorité des activités af in d'assurer une utilisation efficace et une allocation optimale des 
ressources. S 
INCOHÉRENCES ET LACUNES DANS LA DOCUMENTATION 
  
9. Étudier la possibilité de récupérer auprès du fournisseur le montant qui aurait dû être déduit à titre de pénalités découlant d u non-respect de différents 
indicateurs clés de performance. S 
                                                      
1 Significatif.  
  WT/BFA/W/259 
Page 20 Recommandations de l'audit interne (nov embre 2011) et Divisions responsables Note d'audit 
10. Toutes les copies des rapports récapitulatifs mensuels envoyés par le fournisseur devraient porter une signature attestant de l eur validité et de leur 
authenticité. S 
11. Le fournisseur devrait s'assurer que les renseignements contenus  dans les différents documents d'activité sont à jour, cohérent s et authentiques. S 
12. Afin d'éviter d'éventuels abus, toutes les heures supplémentaires effectuées par le fournisseur de vraient être dûment autorisée s et documentées. S 
13. Conjointement avec le fournisseur,  valider les factures au regard des documents justificatifs afin d'éviter tout trop-payé et m oins-perçu. S 
14. Récupérer tout versement excédentaire éventuel. S 
STOCKS/MATÉRIELS   
15. Envisager de relocaliser les stocks/matériels dans un autre lieu de stockage qui n'est pas susceptible d'être inondé. S 
16. Rapprocher le registre des stocks/matériels et la base de données principale maintenue par la Division de l'administration et des services généraux et, 
par la suite, enregistrer tout élément omis afin de garantir que le contrôle et la reddition de comptes soient adéquats. S 
17. Supprimer de la base de données sur les stocks/matériels de sécu rité et de sûreté de l'OMC les stocks/matériels qui appartienne nt au fournisseur.  S 
18. Localiser tout élément manquant. S 
19. Le superviseur de l'OMC chargé de la base de données sur les st ocks/matériels devrait améliorer sa connaissance de la base de d onnées afin de 
diminuer les risques de saisie et d'être en mesure de former tout nouvel usager au fonctionnement de la base de données. S 
20. En consultation avec la Division de l'informatique, améliorer le logiciel de gestion des stocks pour être informés des prélèvem ents et restitutions 
d'articles stockés et améliorer ainsi la reddition de comptes. S 
CONTRÔLE DE L'ACCÈS  
 
21. Optimiser l'utilisation du matériel de sécurité et de sûreté disponible. M2 
22. Faire savoir à quel endroit les badges visiteurs devraient être rendus après la fermeture du BCI. M 
                                                      
2 Modéré.  
   WT/BFA/W/259
 Page 21Recommandations de l'audit interne (nov embre 2011) et Divisions responsables Note d'audit 
23. Revoir les lignes directrices relatives à l'utilisation des comptes de courrier électronique par le fournisseur afin d'éviter t oute utilisation abusive. 
Conjointement avec la Division de l'info rmatique, s'assurer que l'accès du fournisseur aux courriers électroniques est limité à  un usage professionnel 
tout en préservant la traçabilité des actions du fournisseur et le respect par celui-ci de ses obligations redditionnelles.  M 
AUTRES PRESCRIPTIONS  
24. Rédiger un document d'orientation devant être approuvé par la direction concernant l'utilisation des caméras vidéo et autres di spositifs de surveillance 
et de détection utilisés à l'OMC.  Envisager d'y inclure des lignes directrices sur la conduite de différentes activités de sur veillance ou de les inclure 
dans un document d'orientation distinct.  S 
  
  WT/BFA/W/259 
Page 22 ANNEXE IV:  ÉTAT DE L'APPLICATION – AUDIT DES ACHATS 
POINT EN SUSPENS AU 31 DÉCEMBRE 2011 
Recommandations de l'audit intern e (novembre 2008) et Divisions 
responsables État de l'application communiqué par la Divisi on concernée et vérifié par l'auditeur interne 
Date État actualisé 
SECTION DES ACHATS   
1. Créer et gérer une base de données pour les fournisseurs et gérer 
les relations avec les fournisseurs. 31.12.11  
T.E.C. 
 Un groupe de travail a été créé entre l'Un ité des finances et la Section des achats 
pour rationaliser la base de données des fournisseurs et la re ndre plus efficace.  
Des discussions ont été entamées pour définir et mettre en place une nouvelle 
procédure dans les meilleurs délais. 
SECTION DU BUDGET ET DES FINANCES    
2. Définir, documenter et utiliser le format et les critères appropriés 
pour réceptionner les marchandis es et certifier les travaux 
effectués.  Utiliser des rapports de livraison ou un cachet 
"marchandises réceptionnées" pour attester de la réception des 
marchandises et certifier l'exécution des travaux. 
 31.12.12 
T.E.C.  
 
  IProcurement, un module d'Oracle comprenant un processus pour le flux de 
travail et l'approbation concernant la réception des marchandises, était prêt à être testé par les utilisateurs à la fin de l' année.  La phase de test est prévue en 
janvier 2012. 
 Achever la phase d'observation après la finalisation de la politique relative aux 
factures et la mise en œuvre satisfaisante du module iProcurement. 
SECTION DES ACHATS ET SECTION DU BUDGET ET DES FINANCES    
3. Définir clairement la prise en charge et la responsabilité du 
processus de demande d'achat et du processus d'approbation des 
bons de commande. 31.12.11 
T.E.C.  En ce qui concerne la Section des achats, ce point est abordé dans la politique 
d'achat et dans le manuel des achats. 
 En ce qui concerne la Section du budg et et des finances, les travaux sur le 
module iProcurement et l'application du flux de travail devraient répondre à ces 
préoccupations.  Achever la phase d'observation après la mise en œuvre satisfaisante du module iProcurement. 
 N.B.: Environ 50% de cette recommandation reste donc à appliquer. 
DIVISION DE L'INFORMATIQUE   
4. Activer: 
i.  le module de demande d'achat (Oracle); 
ii.  la fonction "livraison des marchandises" du module d'achats 
(Oracle).  
31.12.11 
T.E.C  La solution iProcurement (fonctions de demande d'achat, de livraison et de 
validation des factures), a été mise en œuvre dans un environnement expérimental.  Elle peut à présent être testée et validée par le Groupe de travail.  
   WT/BFA/W/259
 Page 23Recommandations de l'audit intern e (novembre 2008) et Divisions 
responsables État de l'application communiqué par la Divisi on concernée et vérifié par l'auditeur interne 
Date État actualisé 
5. Étudier la possibilité d'utiliser le module stocks d'Oracle pour 
contrôler les différents types de stocks à l'OMC (reprographie, Économat, TI, DASG, publications) à des fins d'uniformité et de 
cohérence. 31.12.11 
En attente 
(long-terme)  Les discussions avec les diverses parties prenantes ont permis de définir les 
points à proposer et à examiner lors d'un prochain audit, à savoir:  l'inventaire et les actifs de l'OMC, l'enregistrement, la vérification de leur existence, les lignes 
directrices en matière de gestion de l'inventaire/des actifs, la prise en charge, 
l'utilisation des différentes bases de données par les Divisions, entre autres. 
DIVISION DES AFFAIRES JURIDIQUES   
6. Examiner l'adéquation de l'article 1.9 du Statut du personnel 
concernant la "demande ou l'acceptation de dons ou de faveurs entre fournisseurs et employés" et prévoir des moyens de 
sensibiliser les employés et les fournisseurs et de communiquer 
avec eux. 31.12.11 
T.E.C.  
 
 Après réception des observations formulées par les "principaux utilisateurs", le 
Conseiller juridique et le BAI sont convenus de fusionner le projet de politique en matière de fraude du BAI et le projet d'orientations déontologiques du 
Conseiller juridique en un seul document, facile à consulter mais contraignant, 
en vue de le distribuer aux membres du personnel.  Ce document devrait être finalisé au cours du premier semestre de 2012.  Sa publication devrait être 
suivie d'ateliers d'information à l'intention des membres du personnel, visant à 
les sensibiliser aux questions liées à la fraude et la déontologie. 
L'OMC accueillera la réunion annuelle du  Réseau de déontologie des Nations 
Unies à son siège en mai 2012.  Cela devrait stimuler l'intérêt des membres du 
Secrétariat pour les questions de déontologie.  
SECTION DE LA LOGISTIQUE (DASG)   
7. Prévoir une aire d'entreposage adé quate pour les stocks de l'Unité 
de la reprographie des documents après la rénovation et la 
construction du CWR.  31.12.11 
En attente 
(long-terme)  Cela fait partie du mandat relatif au projet de construction.  Nous aurons un 
meilleur aperçu de la situation en matière d'entreposage au sein de la structure 
du site unique de l'OMC fin 2012. 
Environ 85 m2 doivent être consacrés à l'entreposage des stocks et des machines 
de l'Unité de la reprographie (Ronéo) dans le nouveau bâtiment. 
 N.B.:  Environ 20% de cette recommandation reste à appliquer. 
  
  WT/BFA/W/259 
Page 24 ANNEXE V:  ÉTAT DE L'APPLICATION – AUDIT DES VOYAGES EN MISSION 
POINTS EN SUSPENS AU 31 DÉCEMBRE 2011 
 
Recommandations de l'audit (octobre 2009) et Divisions responsables 
 État de l'application communiqué par la Divisi on concernée et vérifié par l'auditeur interne 
Date État actualisé 
DIRECTEUR GÉNÉRAL ET DIRECTION    
1. Décider si le remboursement des indemnités journalières de 
subsistance devait être fondé sur le coût effectif  (100%  avec reçus 
justificatifs) ou sur le coût partiel  (frais d'hébergement + 50% des 
indemnités journalières de subsistance) ou si l'indemnité 
journalière de subsistance devait être considérée comme une 
somme forfaitaire  couvrant toutes les dépenses susceptibles d'être 
engagées par des fonctionnai res en voyage officiel.  31.12.11 
T.E.C. 
 Ce point est abordé dans la politique révisée en matière de voyages, qui est 
toujours à l'état de projet. 
Vérifier le respect de cette politique lorsqu'elle sera en vigueur et communiquée 
à l'ensemble du personnel. 
SECTION DU BUDGET ET DES FINANCES    
2. Facturer aux organismes commanditaires les montants impayés. 31.12.11 
T.E.C. 
 Une nouvelle politique de facturation pour  les organismes commanditaires a été 
établie et va être communiquée aux Divisions.  La Section du budget et des finances applique à présent un système de facturation aux tierces parties.  Un 
suivi régulier sera effectué par la Section du budget et des finances.  Le Bureau 
de l'audit interne doit suivre l'application de la nouvelle politique. 
3. Rembourser les faux frais au départ et à l'arrivée sur la base de 
reçus à concurrence d'un montant maximal à convenir. 31.12.11 
T.E.C. 
 La politique révisée en matière de voyages, qui avait été présentée aux 
Divisions pour qu'elles formulent des observations, contient des prescriptions 
plus spécifiques concernant les faux  frais au départ et à l'arrivée. 
DIVISION DE L'ADMINISTRATION ET DES SERVICES 
GÉNÉRAUX    
   WT/BFA/W/259
 Page 25Recommandations de l'audit (octobre 2009) et Divisions responsables 
 État de l'application communiqué par la Divisi on concernée et vérifié par l'auditeur interne 
Date État actualisé 
4. Examiner et modifier le Mémorandum administratif (lignes 
directrices) pour y inclure ce qui suit: 
 
- Disposition 41:  Imputer sur le compte de créances et non sur le 
compte budgétaire;  en cas de non recouvrement, imputer sur le budget de la Division ou passer directement par pertes et profits, le 
cas échéant. 
- Disposition 41:  Inclure la facturation des organismes extérieurs 
par l'Unité des finances. 
- Disposition 6:  Les demandes d'autorisation de voyage des 
directeurs doivent être approuvées par le Directeur général adjoint 
dont ils relèvent et celles des directeurs généraux adjoints doivent 
être approuvées par le Bureau du Directeur général. 
- Disposition 6:  Inclure l'obligation de joindre les lettres 
d'invitation, s'il y a lieu. 
- Disposition 31:  Incorporer tous les montants des indemnités 
journalières de subsistance applicables pour inclure les membres 
de l'Organe d'appel, les membres des groupes spéciaux, les 
consultants. 
- Préciser les différentes catégories de fonctionnaires visées par le 
Mémorandum administratif. 
- Critères documentés pour évaluer toutes les formes de voyages en 
mission imputées sur le budget ordinaire, par exemple, demande 
motivée ou rapport de mission succinct. 
- Une définition claire et cohére nte des "documents" qu'il faut 
joindre aux demandes de remboursement de frais de voyage, y 
compris la finalité de chacun de ces documents. 
- Une ventilation plus détaillée des éléments de l'indemnité 
journalière de subsistance, par exemple 15% par repas, etc. 
- Préciser la décision prise par la Direction concernant l'obligation 
redditionnelle en matière de remboursement des indemnités 
journalières de subsistance. 30.12.11 
T.E.C.  Le projet de politique a été envoyé aux Divisions le 24 octobre pour 
observations.  Les progrès doivent être suivis.   
  WT/BFA/W/259 
Page 26 Recommandations de l'audit (octobre 2009) et Divisions responsables 
 État de l'application communiqué par la Divisi on concernée et vérifié par l'auditeur interne 
Date État actualisé 
DIVISION DE L'INFORMATIQUE   
5. Fournir au Bureau de l'audit interne un outil qui lui permettrait 
d'extraire et d'analyser différents types de données de manière indépendante et avec précision. 31.12.11 
T.E.C. La formation et les tests visant à confirmer que l'outil (Qlikview) convient aux 
différentes activités d'audit sont toujours en cours.  Le nouvel auditeur doit également suivre une formation et évaluer l'adéquation de l'outil. 
6. Optimiser l'utilisation de l'appli cation eTravel en l'étendant aux 
domaines applicables à toute la logistique des voyages en mission liés à des activités d'assistance technique régionales financées par des fonds extrabudgétaires.  E nvisager la possibilité d'envoyer 
électroniquement, via eTravel pour approbation, les documents 
annexes par exemple, liste des participants, prévisions budgétaires, etc. – afin de réduire le délai de traitement et le nombre de copies 
imprimées et de rationaliser les activités logistiques. 31.12.11 
En attente 
 
   Point à suivre par le BAI après la rationalisation des activités logistiques au sein 
de la Division de l'IFCT. 
 
INSTITUT DE FORMATION ET DE COOPÉRATION TECHNIQUE 
(IFCT)   
7. En collaboration avec la Section du budget et des finances, 
convenir des montants des indemnités journalières de subsistance 
et des autres indemnités auxquelles ont droit les participants et les 
consultants extérieurs et les faire approuver.  Les incorporer dans le guide pratique. 31.12.11 
T.E.C.  Une politique concernant les dépenses liées aux cours de formation, séminaires, 
symposiums et ateliers financés par l' OMC a été approuvée et est entrée en 
vigueur en janvier 2011. 
Le respect de la politique a été confirmé pour ce qui est du montant des 
indemnités versées aux participants.  Le BAI doit suivre l'incorporation de la politique dans le guide pratique de l'IFCT, activité qui reste à effectuer. 
 
8. Demander à la Division de l'informatique d'automatiser le 
processus de demande de fourniture de biens ou services et le processus d'approbation des activités logistiques mentionnées dans 
la recommandation n° 6 ci-dessus.  31.12.11 
T.E.C.  Même si des progrès ont été accomplis concernant l'automatisation du 
processus de demande de fourniture de biens et services et du processus d'approbation des activités logistiques, le BAI estime que les activités 
logistiques menées au sein de l'IFCT devraient avant tout être rationalisées 
conformément aux recommandations formulées lors de l''audit des activités administratives et logistiques de l'IFCT" de 2010, afin de permettre la 
réalisation de gains d'efficacité.  
TOUTES LES DIVISIONS   
9. Assurer le suivi des montants dus par des organismes extérieurs et 
informer l'Unité des finances de l'évolution de la situation. 31.12.11 
T.E.C.  Le 16 janvier 2012, les assistants admini stratifs ont été informés par courrier 
électronique de la procédure à suivre en cas de financement par des organismes 
extérieurs.  Le BAI doit suivre l'application de la nouvelle politique. 
10. Tous les fonctionnaires qui effectuent des voyages en mission 
devraient joindre les originaux des cartes d'embarquement et des 
reçus d'hôtel à la demande de remboursement des frais de voyage. 31.12.11 
T.E.C.  Vérifier le respect de la nouvelle politique en matière de voyages lorsqu'elle 
sera en vigueur et communiquée à l'ensemble du personnel.  
   WT/BFA/W/259
 Page 27ANNEXE VI:  ÉTAT DE L'APPLICATION – AUDIT DES ÉTATS DE PAIE 
POINTS EN SUSPENS AU 31 DÉCEMBRE 2011 
 
Recommandations de l'audit inte rne (juin 2010) et Division 
responsables Note d'audit État de l'application communiqué par la  Division concernée et vérifié par 
l'auditeur interne 
  Date État actualisé 
DIVISION DES RESSOURCES HUMAINES    
1. Désigner un super-utilisateur au sein de la DRH et un éventuel 
suppléant pour assurer la prise en charge, la gestion et la 
responsabilité des données du HRMS et du décompte des 
effectifs, à la place de la Division de l'informatique. S1 31.12.11 
T.E.C. La formation du personnel de la DRH concerné a eu 
lieu et un rapport complet a été produit. 
La DRH a recruté un Chef de s opérations RH, dont le 
rôle consiste notamment à gérer les systèmes 
d'information des ressources humaines, Oracle compris.  Il exercera et su pervisera/gérera la fonction 
de super-utilisateur au sein de la DRH, en s'assurant 
que les membres de l'équipe disposent des compétences et du soutien appropriés. 
2. Examiner les droits d'accès aux données du HRMS et en limiter 
l'accès aux fonctionnaires qui sont directement obligés de 
travailler avec ces données. S 31.12.11 
T.E.C.  Un modèle type a été élaboré qui serait envoyé par la 
DRH à tous les services pertinents (DASG, Division 
de l'informatique) aux fins du contrôle et de la 
restriction de l'accès. 
L'audit a recommandé que le modèle et le processus 
de travail standard de la DRH soient examinés de façon approfondie avec la Section du budget et des 
finances et la Division de l'informatique 
respectivement, pour éviter les doubles emplois et mettre en place des contrôles satisfaisants et durables 
sur les droits d'accès aux données du HRMS. 
3. Organiser une séance de formation/sensibilisation à la 
déontologie pour expliquer le traitement des renseignements 
sensibles et confidentiels. S 31.12.11 
T.E.C.  La DRH a mené des travaux sur un projet de 
document de formation relatif au "code de conduite".  
À coordonner avec les actions menées par le 
Conseiller juridique et le BAI sur ce point. 
 
4. Examiner l'accès aux archives de la DRH et le limiter aux 
fonctionnaires qui doivent obligatoirement consulter les dossiers du personnel. S 31.12.11 
T.E.C. 
 Une déclaration de confidentialité a été préparée et 
sera signée par l'ensemble du personnel de la DRH.  La responsabilité de l'accès sera confiée au Chef des 
opérations RH. 
                                                      
1 Significatif.  
  WT/BFA/W/259 
Page 28 Recommandations de l'audit inte rne (juin 2010) et Division 
responsables Note d'audit État de l'application communiqué par la  Division concernée et vérifié par 
l'auditeur interne 
  Date État actualisé 
5. Examiner le barème de rémunération des traducteurs sous 
contrat SSC/contrat sur site qui travaillent à domicile et, si cela est acceptable, l'établir officielleme nt et le faire approuver par la 
Direction. S 31.12.11 
En attente 
 
 Un spécialiste en compensation entreprendra un 
examen plus approfondi du barème de rémunération des traducteurs sous contrat SSC et présentera ses 
recommandations de changement ou d'approbation à 
la haute direction. 
6. Examiner les lignes directrices con cernant les contrats de courte 
de durée pour déterminer le  nombre maximum acceptable de 
renouvellements et les critères d'évaluation des besoins de 
renouvellement pour faire en sorte que ces contrats soient utilisés aux fins prévues. S 31.12.11 
T.E.C. 
 La DRH a défini des projets prioritaires (contrats de 
courte durée pour les traducteurs et les interprètes, par 
exemple) en vue de diminuer le nombre de 
renouvellements.  La mise en œuvre prévue des plans en matière de résultats au niveau de chaque Division 
aide également à garantir qu e les contrats de courte 
durée sont limités dans le temps conformément aux projets/résultats définis. 
7. Examiner les besoins en personnel temporaire dans les Divisions 
qui emploient du personnel temporaire pour de longues périodes, 
au-delà du nombre acceptable co nvenu de renouvellements. S 31.12.11 
T.E.C. 
 En cours.  Il a été confirmé que certains contrats de 
courte durée avaient déjà pris  fin sans être renouvelés.  
Voir également la recommandation n° 6 ci-dessus. 
8. Examiner les lignes directri ces concernant les heures 
supplémentaires et leur rémunération pour tenir compte de la 
situation actuelle et acceptable dans laquelle des heures 
supplémentaires sont effectuées, et une indemnité de repas correspondant à la situation économique actuelle.  Faire 
approuver les lignes directrices par la direction et les afficher sur 
l'Intranet à des fins de transparence. M
2 31.12.11 
T.E.C.  Les priorités de la politique en matière d'heures 
supplémentaires ont été actua lisées pour tenir compte 
de la situation économique.  Le projet final de 
politique sera présenté à la haute direction pour approbation puis transmis au CCM. 
9. Politique de conservation – Examiner la politique et établir, à des 
fins d'uniformité et de cohérence, des lignes directrices indiquant quels documents devraient être conservés et quels documents 
devraient être éliminés lorsqu'un fonctionnaire quitte 
l'Organisation. L
3 31.12.11 
T.E.C. 
 La DRH a revu et finalisé la politique de conservation 
des fichiers et a déterminé les mesures à prendre pour mettre en œuvre et achever  le projet d'archivage 
électronique au cours de l'année 2012.  
                                                      
2 Modéré. 
3 Faible.  
   WT/BFA/W/259
 Page 29Recommandations de l'audit inte rne (juin 2010) et Division 
responsables Note d'audit État de l'application communiqué par la  Division concernée et vérifié par 
l'auditeur interne 
  Date État actualisé 
10. Effectuer une analyse comparative avec des organisations 
analogues pour encourager les meilleures pratiques de recrutement de consultants. S 31.12.11 
T.E.C. 
 La DRH est de mieux en mieux informée des contrats 
de consultants passés par les différentes Divisions depuis qu'elle a repris la responsabilité du processus 
de demande de personnel.  Elle a défini une procédure 
de recrutement accélérée des consultants et du personnel au bénéfice de contrats de courte durée 
(comme il en existe dans les organisations de 
référence telles que l'OCDE ou le FEM), afin de 
permettre la mise en place d'un système de fichier 
fondé sur le mérite en 2012. 
11. Comprendre les besoins en consultants des différentes Divisions.  
Examiner le processus de recr utement des consultants et les 
lignes directrices afin de rationaliser le processus et d'assurer 
l'application cohérente des modalités et conditions. S 31.12.11 
T.E.C. 
 Voir la recommandation n° 10 ci-dessus.  Le BAI doit 
continuer à suivre les progrès, y compris en examinant les lignes directrices relatives au 
recrutement des consultants. 
12. Établir une base de données sur les consultants préselectionnés 
en consultation avec les Divisions afin de suivre et d'évaluer l'utilité et les avantages de  l'emploi de consultants. S 31.12.11 
T.E.C. Voir la recommandation n° 10 ci-dessus.  Le BAI doit 
continuer à suivre les progrès accomplis en 2012. 
13. Assumer le rôle principal dans le contrôle et la gestion du 
mouvement et de la rémunération des consultants et des autres 
membres du personnel entre les différents contrats d'emploi, afin d'assurer le respect des lignes directrices de l'Organisation en 
matière de recrutement et la concurrence requise en matière 
d'emploi. S 31.12.11 
T.E.C. 
 La DRH continuera à examiner et suivre chaque 
demande et à veiller au respect des lignes directrices.  
Le BAI a constaté une diminution et un meilleur contrôle du mouvement entre les différents types de 
contrats en 2011. 
14. Veiller à ce que toutes les Divisions respectent les lignes 
directrices concernant les contra ts SSA pour le recrutement de 
consultants. S 31.12.11 
T.E.C. 
 La DRH continuera à examiner et suivre chaque 
demande et à veiller au respect des lignes directrices.  Le BAI doit continuer à suivre les progrès, y compris 
en examinant les lignes directrices relatives au 
recrutement des consultants.  
  WT/BFA/W/259 
Page 30 Recommandations de l'audit inte rne (juin 2010) et Division 
responsables Note d'audit État de l'application communiqué par la  Division concernée et vérifié par 
l'auditeur interne 
  Date État actualisé 
DASG, SECTION DU BUDGET, ET DES FINANCES, UNITÉ DES 
ÉTATS DE PAIE    
15. Examiner les projets de manuels su r les états de paie pour voir 
s'ils sont adéquats, et veiller en particulier à ce que la définition 
des rôles et responsabilités soit plus détaillée et plus précise;  
donner des exemples de paiements et mettre l'accent sur la réduction du nombre de copies de documents imprimées afin 
d'avancer vers un environnement sans papier.  Faire approuver 
les manuels dans leur version finale. M 31.12.11 
T.E.C.  Une politique relative aux états de paie fait l'objet 
d'un examen final et sera envoyée pour signature en 
janvier 2012. 
DIVISION DE L'INFORMATIQUE    
16. Transférer entièrement la prise en charge, la gestion et la 
responsabilité des données et des états de paie du HRMS à la DRH et à l'Unité des états de paie, respectivement.  Permettre 
seulement l'assistance et la réso lution des problèmes techniques 
concernant les données et les états de paie du HRMS. S 31.12.11 
T.E.C. 
 La prise en charge, la gestion et l'obligation 
redditionnelle sont à présen t entièrement transférées à 
la Section des finances (Unité des états de paie) et 
sont en train d'être transfér ées au Chef des opérations 
RH nouvellement recruté. 
17. Dispenser aux super-utilisateurs désignés au sein de la DRH et 
de l'Unité des états de paie une formation appropriée afin de 
renforcer la prise en charge, la gestion et la responsabilité de 
leurs fonctions respectives et permettre la fourniture d'une assistance de premier niveau. S 31.12.11 
T.E.C. 
 Une formation générale a été dispensée en 2011.  Une 
formation complémentaire pour la DRH était prévue 
fin 2011, mais elle a été annulée et reportée en 2012. 
18. Examiner les droits d'accès du personnel de la Division de 
l'informatique à la base de données sur les états de paie du 
HRMS et les limiter comme il convient. S 31.12.11 
T.E.C. 
 
 Des progrès ont été constatés par la Section du budget 
et des finances et par la DRH.  Le BAI a recommandé 
à la Division de l'informatique et à la Section du budget et des finances de travailler conjointement 
pour établir un processus su r les droits d'accès qui soit 
satisfaisant et viable.  Le BAI doit continuer à suivre les progrès réalisés. 
19. Garder une trace des consultants, des membres des groupes 
spéciaux et des membres de l'Organe d'appel employés par 
l'Organisation au moyen d'un registre central. S 31.12.11 
En attente 
 L'intégration de ces personnes au registre a été 
retardée en raison de la charge de travail.  Elle est 
prévue dans les meilleurs délais et la DRH continue à travailler dans ce sens. 
TOUTES LES DIVISIONS    
20. Se conformer aux lignes directrices concernant les SSA pour les 
consultants lorsqu'elles auront ét é examinées et approuvées par 
la direction. S 31.12.11 
En attente  
__________