ORGANISATION MONDIALE  
DU COMMERCE  WT/BFA/W/193 
23 décembre 2009 
 
 (09-6697) 
Comité du budget, des finances et de l'administration  
  
 
     
 
RAPPORT DU BUREAU DE L'AUDIT INTERNE (BAI) 
 
MARS 2008 – JUILLET 2009 
  WT/BFA/W/193 
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  Résumé: 
 
Le rapport passe en revue les activités d'audit interne de l'Organisation mondiale du commerce 
pendant la période a llant de la mise sur pied du Bureau, en mars 2008, jusqu'à ju illet 2009.  Il traite 
de la création du Bureau de l'audit interne en la replaçant dans son contexte, des activités d'audit et 
des ressources consacrées à l'audit, des défis à relever et des moyens d'accomplir des progrès. 
 
Pendant cette période, le Bu reau de l'audit interne: 
  - a publié la Charte de l'audit interne; 
 - a établi pour 2008 un plan annuel fondé sur les risques, qui a été reporté sur 2009;  - a publié deux rapports d'audit, sur l es achats et les voyages en mission, qui 
comportent des recommandations visant à améliorer et à renforcer les contrôles 
internes, les mécanismes de reddition de  comptes ainsi que l'efficacité et 
l'efficience organisationnelles; 
 - a mené une étude générale sur documents des autorisations et des niveaux 
d'approbation existants à l'OMC, en pa rticulier ceux qui ont une incidence 
financière importante sur l'Organisation; 
 - a effectué des audits de suivi afin de  vérifier l'application des recommandations 
faisant suite à l'audit des achats; 
 - a établi un projet de guide de la politique et des procédures en matière d'audit 
interne, qui a été soumis au Directeur général, pour examen.  WT/BFA/W/193 
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  TABLE DES MATIÈRES 
 
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I. CONTEXTE....................................................................................................................... .......7  
II. ACTIVITÉS D'AUDIT INTERNE .........................................................................................7  
A. MISE AU COURANT À L 'ENTRÉE EN SERVICE ...............................................................................7  
B. CHARTE DE L 'AUDIT INTERNE ET PLAN D 'AUDIT INTERNE ..........................................................7  
C. AUDIT DES ACHATS .....................................................................................................................8  
D. AUDIT DES VOYAGES EN MISSION ...............................................................................................9  
E. DÉLÉGATION DE POUVOIR – PERSPECTIVE GLOBALE ...............................................................11  
F. SUIVI ET MISE EN APPLICATION .................................................................................................12  
G. AUDIT INTERNE DE L 'OMC  – GUIDE DE LA POLITIQUE ET DES PROCÉDURES ...........................12  
III. AUTRES ACTIVITÉS ...........................................................................................................12  
IV. RESSOURCES CONSACRÉES À L'AUDIT INTERNE...................................................13  
V. PERFECTIONNEMENT PERS ONNEL ET RÉSEAUTAGE...........................................13  
VI. DÉFIS À RELEVER ..............................................................................................................13  
VII. MOYENS D'ACCOMPLIR DES PROGRÈS......................................................................14  
VIII.  CONCLUSION ..................................................................................................................... ..15 
ANNEXE I ....................................................................................................................... .....................16 
ANNEXE II ...................................................................................................................... ....................27 WT/BFA/W/193 
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  SIGLES 
 
BAI Bureau de l'audit interne 
CWR  Centre William Rappard 
IFCT  Institut de formation et  de coopération technique 
IIA Institute of Internal Auditors 
IPSAS  Normes comptables internationales du secteur public 
OMC  Organisation mondiale du commerce  WT/BFA/W/193 
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  I. CONTEXTE 
1. Par suite de la décision du Conseil général portant création du Bureau de l'audit interne1, le 
Bureau a vu le jour au premier trimestre de 2008 (m ars).  Comme il est indiqué dans la Charte de 
l'audit interne, alinéa K g) "Établissement de rappor ts", le Bureau de l'audit interne présente chaque 
année au Directeur général, avec copie au vérificat eur externe, un rapport récapitulatif.  Le rapport est 
également présenté au Comité du budget, des finances et de l'administration. 
2. L'audit interne a pour fonction d'examiner et  d'évaluer, d'une manière indépendante et 
professionnelle, les systèmes et processus de contrôle budgétaire et financier de l'OMC et de faire des 
recommandations visant à les améliorer, l'objectif étan t d'aider la direction et le personnel à s'acquitter 
de leurs responsabilités financières avec efficience et  efficacité et à atteindre les objectifs et les buts 
financiers de l'Organisation.  Grâce à une approche  systématique et méthodique, la fonction d'audit 
encourage les meilleures pratiques et ajoute de la valeur en aidant l'Organisation à améliorer ses 
processus de gestion des risques financiers, de c ontrôle interne, de reddition de comptes et de 
gouvernance. 
3. Dans la mesure du possible, les activités d'aud it interne portent sur des domaines comportant 
des risques susceptibles d'influer sur la capacité de l'OMC de s'acquitter des obligations financières et 
budgétaires qui lui incombent. 
4. Le Bureau de l'audit interne effectue ses a udits conformément aux Normes internationales 
pour la pratique professionnelle de l'audit interne et au  Code de déontologie de l'Institute of Internal 
Auditors (IIA). 
II. ACTIVITÉS D'AUDIT INTERNE 
A. MISE AU COURANT À L 'ENTRÉE EN SERVICE  
5. Le Chef du Bureau de l'audit interne a mis à profit le deuxième trimestre de 2008 pour se 
mettre au courant, c'est-à-dire pour rencontrer des membres de la direction et un groupe représentatif 
de membres du personnel dans différentes divisions de  l'OMC afin d'avoir un aperçu des activités de 
l'Organisation.  Elle en a profité pour expliquer le rô le et les fonctions de l'audit afin d'encourager la 
collaboration, de mieux faire comprendre cette foncti on à l'intérieur de l'Organisation et de discuter 
des domaines qui nécessitaient un audit.  Ce tour d'horizon a donc permis d'obtenir des suggestions 
utiles aux fins du plan d'audit interne pour 2008 de façon à ce que soient entrepris les audits 
prioritaires. 
6. Le Chef du Bureau de l'audit interne a égalem ent pu rencontrer les auditeurs internes d'autres 
organisations internationales pour obtenir d es informations sur leurs activités d'audit. 
B. CHARTE DE L 'AUDIT INTERNE ET PLAN D 'AUDIT INTERNE  
7. La Charte de l'audit interne et le plan d'aud it interne de l'OMC pour 2008 ont été établis par le 
Bureau de l'audit interne pendant le troisième trim estre de 2008.  Ils ont été approuvés par le Directeur 
général et remis à la haute direction en juillet 20 08 avant d'être distribués au reste du personnel en 
septembre 2008.  Ils ont été présentés au Comité du budget, des finances et de l'administration en 
octobre 2008. 
                                                      
1 Document WT/GC/101, da té du 7 décembre 2005. WT/BFA/W/193 
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  8. La Charte de l'audit interne explique la rais on d'être, les prérogatives et les attributions du 
Bureau de l'audit interne, l'étendue des activités d'audit interne ainsi que le cadre dans lequel la 
fonction d'audit interne est exécutée à l'OMC. 
9. Le plan d'audit interne pour 2008 a été établi selon une approche fondée sur les risques, afin 
d'atteindre l'objectif consistant à assurer une solide foncti on d'audit interne pour la première fois à 
l'OMC, de façon à pouvoir s'intéresser aux domaines qui  présentaient le plus de risques dans l'éventail 
des activités budgétaires et financières de l'OMC.  Le  Bureau de l'audit interne a classé par ordre de 
priorité les domaines pouvant comporter des risques,  qui avaient été mis en évidence par les membres 
de la direction et du personnel au cours du processu s de sensibilisation du Chef du Bureau de l'audit 
interne, en fonction de la probabilité que les ri sques se matérialisent et de leur incidence sur 
l'Organisation.  Les domaines pour lesquels cette probabilité était la plus élevée et pour lesquels 
l'incidence sur l'Organisation était la plus grande  ont été inclus dans le plan d'audit pour 2008. 
C. A
UDIT DES ACHATS  
10. Le travail technique a débuté en août 2008, le  premier audit portant sur "la délégation de 
pouvoir pour l'engagement de ressour ces financières, l'accent étant mis sur la fonction d'achat".  Cet 
audit faisait partie du plan d'audit pour 2008 et portait sur la période allant de janvier 2008 à 
juillet 2008.  Un échantillon représentatif de documents  ont été examinés et soumis à des contrôles.  
Lorsque cela était nécessaire, des documents qui ne ressortissaient pas à cette période ont également 
été examinés. 
11. L'étendue de l'audit allait de la demande d'achat à la livraison des marchandises ou à la 
prestation des services et incluait le paiement du fournisseur. 
12. Nous nous sommes rendus chez certains fourni sseurs choisis au hasard pour vérifier les 
documents qui leur avaient été envoyés et aussi pour savoir si le processus d'achat leur posait des 
problèmes. 
13. Le Bureau de l'audit interne a publié son rapport en novembre 2008. 
14. Ce sujet a été choisi en tenant compte des éléments d'appréciation suivants: 
 - La rénovation du Centre William Rappard  (CWR) et la construction d'un nouveau 
bâtiment pour l'OMC qui devrait s'échelonner su r cinq ans et dont le coût est estimé à 
130 millions de CHF.  Cela alourdit la res ponsabilité de la fonction d'achat et accroît 
la nécessité de rationaliser et de professionna liser cette fonction en raison du volume 
élevé de transactions importations qui sera traité. 
 - Le fait que le poste de Chef de la Sec tion des achats a été vacant pendant six mois, du 
21 décembre 2007 au 23 juin 2008, date à la quelle le nouveau Chef de la Section des 
achats a été recruté. 
15. L'examen de la fonction d'achat était donc indispensable pour s'assurer que les contrôles 
nécessaires étaient en place afin d'atténuer les risques éventuels. 
16. Les objectifs de l'audit étaient les suivants: 
 - Évaluer la conformité avec les dispositi ons du Règlement financier et des Règles de 
gestion financière.  WT/BFA/W/193 
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   - Dans la mesure du possible et compte tenu des travaux menés actuellement par des 
consultants sur la fonction d'achat, des recommandations qui ont déjà été faites à 
l'issue d'examens antérieurs et des in itiatives en cours visant à améliorer cette 
fonction, déterminer si l'ensemble des dépenses consacrées aux travaux externalisés,  à l'achat de matériel, de marchandises, de fournitures et de services et au recrutement 
de personnel sont conform es aux meilleures pratiques en  matière d'achats, et 
déterminer si les contrôles fi nanciers et opérationnels nécess aires sont en place et si 
une surveillance est exercée. 
 - Évaluer la reddition de comptes et l'intégrité des données.  - Assurer le suivi des observations et recommandations relatives aux achats qui ont été 
faites par les vérificateurs extérieurs. 
 - Faire toute autre recommandation qui permettrait de rationaliser la fonction d'achat. 17. Les résultats de l'audit ont montré que la fonc tion d'achat, dans son état d'alors, comportait 
des risques financiers, des risques pour ce qui est de la conformité, des risques pour la réputation, des 
risques opérationnels et des risques systémiques. 
18. Trente-huit recommandations ont été faites dans un premier temps;  celles-ci ont été acceptées 
par les personnes chargées de les mettre en applic ation.  Finalement, il a été confirmé qu'il fallait 
mettre en application et assurer le suivi de 41 recommandations.   
19. Des audits de suivi ont été effectués en févr ier 2009 et juillet 2009, respectivement, afin de 
vérifier l'état de la mise en application des recomma ndations  qui avaient été acceptées.  Les résultats 
des audits de suivi indiquent que la mise en a pplication de 27 pour cent des recommandations est 
achevée.  Bien qu'ils ne soient pas encore terminés , les travaux progressent en ce qui concerne 51 pour 
cent des recommandations et les 22 pour cent qui resten t n'ont pas encore été mises en application.  
Parmi les 22 pour cent de recommandations qui n'ont p as été mises en application, certaines sont des 
recommandations à long terme qui ne pourront être mises en application qu'une fois qu'auront été établis des documents détaillés sur les politiques et  procédures opérationnelles, que le projet de 
rénovation et de construction de l'OMC aura été achevé  et que le projet IPSAS aura été mené à bien.  
Voir l'annexe I pour connaître l'état de la mise en application au 31 juillet 2009. 
D. A
UDIT DES VOYAGES EN MISSION  
20. L'audit a été mené conformément au plan d'audit pour l'année 2008, qui a été reporté 
sur 2009, et portait sur la période allant de ja nvier 2008 à décembre 2008.  Lorsque cela était 
nécessaire, des documents qui ne ressortissaient pas à cette période ont également été examinés.   
21. Le rapport qui a été publié en juin 2009 compor tait 23 recommandations devant être mises en 
application par différentes divisions.   
22. La nature des activités de l'OM C nécessite beaucoup de déplaceme nts.  Il est donc important 
que les freins et contrepoids nécessaires soient en  place pour encourager la responsabilisation et 
l'optimisation des ressources.  L'examen a donc porté essentiellement sur les voyages en mission, 
c'est-à-dire à la fois sur les voyages en mission fi nancés par le budget ordina ire et les déplacements 
liés aux activités d'assistance technique (tant nationa les que régionales) financées au moyen de fonds 
extrabudgétaires.  L'examen portait à la fois sur le S ecrétariat de l'OMC et sur l'Organe d'appel et son 
secrétariat.   WT/BFA/W/193 
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  23. Il a été procédé à un examen et à des cont rôles à partir d'un échantillon représentatif de 
documents ayant trait aux voyages en mission qui av aient été choisis d'une manière aléatoire, ainsi 
qu'à une analyse des données sur les voyages en mi ssion qui ont été communiquées par la Division de 
l'informatique. 
24. L'audit n'a pas porté sur les déplacements  du personnel de la Division des ressources 
humaines financés par le budget de cette division,  ni sur la location de salles de réunion ou 
d'installations connexes.  La conformité avec les conditions du contrat passé avec Carlson Wagonlit 
n'a pas été contrôlée elle non plus dans le cadre de  cet audit mais elle sera examinée à l'occasion de 
futurs audits. 
25. Les objectifs de l'audit étaient les suivants: 
a) Évaluer l'adéquation et l'efficacité des lignes directrices existantes. 
b) Examiner la procédure d'autorisation, le pa iement et le rembourse ment des frais liés 
aux voyages en mission afin d'indiquer les am éliorations qui pourraient être apportées 
aux procédures. 
c) Déterminer si les ressources financières sont utilisées d'une manière économe et 
efficace et indiquer les domaines dans lesquels des économies pourraient être 
réalisées. 
d) Examiner la reddition de comptes par l es membres du personnel, l'adéquation des 
contrôles internes et l'intégrité des donn ées financières communiquées par la Division 
de l'informatique. 
e) Comparer les activités de l'OMC pour ce qui  est des voyages en mission avec celles 
d'organisations internationales semblables. 
f) Faire des recommandations, au besoin, af in d'atténuer les risques potentiels. 
26. Les dépenses totales (billets d'avion, inde mnités journalières de subsistance, frais 
d'hébergement) pour les voyages en mission se sont élevées à 14 049 020 CHF pour l'année 2008.  Les déplacements financés au moyen de fonds extrabudgétaires représentaient 81 pour cent des 
dépenses totales, les activités de l'Institut de formation et de coopération technique (IFCT) absorbant 
le plus gros pourcentage des dépenses. 
27. Les résultats de l'audit ont indiqué: 
• que la teneur et la clarté des lignes directrices relatives aux voyages en mission 
laissaient à désirer, de sorte qu'il y avait des possibilités de non-conformité, d'interprétation erronée et d'abus; 
• que les contrôles internes étaient faibles, pa r exemple:  aucune séparation des tâches, 
des factures de Carlson Wagonlit qui avaient été payées n'étaient pas timbrées, des 
lettres d'invitation n'étaient pas jointes a ux demandes d'autorisation de voyage, des 
quantités importantes de liquide étaient transportées dans les bagages à main; 
• que la justification des demandes de rem boursement de frais de voyage laissait à 
désirer.  WT/BFA/W/193 
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  28. Des entretiens ont eu lieu avec différents respon sables de processus et avec les gestionnaires 
concernés pour convenir de recommandations relativ es à des domaines d'action et à des contrôles 
internes qu'il fallait renforcer. 
29. Des comparaisons ont été établies avec d'autres or ganisations internationales et des conseils 
ont été demandés à Carlson Wagonlit, l'agence de voyages dont l'OMC a retenu les services, sur les 
moyens de réaliser des économies.  Les résultats ont été utilisés pour proposer des orientations à la 
direction afin d'évaluer et d'élaborer les lignes dir ectrices les plus efficaces et les plus efficientes pour 
les voyages en mission. 
30. Bien qu'un audit de suivi n'ait pas encore été effectué pour évaluer l'état de la mise en 
application des recommandations, des progrès évidents ont été accomplis dans ce domaine.  On 
trouvera à l'annexe II un récapitulatif des recommandations. 
E. DÉLÉGATION DE POUVOIR – PERSPECTIVE GLOBALE  
31. Il s'agissait d'une étude sur documents menée da ns le cadre du plan d'audit interne pour 2008, 
qui a été reporté sur 2009.  L'examen indique les au torisations et les niveaux d'approbation existants à 
l'OMC, en particulier lorsqu'ils pe uvent avoir une incidence financiè re importante sur l'Organisation. 
32. L'objectif initial de l'examen était d'informer le  Directeur général à ce sujet et de répertorier 
les documents faisant état expr essément des limites d'approbation ou des délégations de pouvoir.  
L'examen s'inscrivait dans une pers pective globale sans prétendre entrer dans les détails;  c'est la 
raison pour laquelle le rapport ne co mporte aucune recommandation.  Toutefois, il a été fait référence 
aux recommandations formulées à l'issue des audits  des achats et des voyages en mission, aux 
documents d'orientation approuvés récemment, notamment à la politique d'achat et à la politique en 
matière de paiement, aux travaux en cours et aux audits liés à ce domaine qu'il est prévu d'effectuer. 
33. La période considérée allait de janvier à mai 2009, et revenait sur 2008 au besoin. 
34. Les renseignements ont été repris tels qu'ils  figuraient dans les documents obtenus des 
différentes divisions ou sections de l'OMC.  Les ge stionnaires concernés ont confirmé les pouvoirs de 
signature pour les différents documents.  Des rens eignements ont également été obtenus du système 
financier Oracle. 
35. Les résultats de l'étude sur documents indiquent  que des mesures sont prises pour rationaliser, 
améliorer et documenter les dé légations de pouvoir et les limites d'approbation au sein de 
l'Organisation.  Ces résultats seront continuelle ment actualisés afin d'y incorporer les nouveaux 
domaines qui ressortent des audits et d'y inclure les modifications apportées aux délégations de pouvoir et aux limites d'approbation.  Les domaines pouvant présenter des risques et les insuffisances 
en matière de contrôle interne, s'agissant des délégations de pouvoir et d es limites d'approbation, 
seront examinés en vue de leur inclus ion dans de futurs plans d'audit et  feront l'objet d'une vérification 
approfondie, comme cela a déjà été fait dans le cadre des audits concernant les achats et les voyages. 
36. L'étude sur documents a signalé le début d'un processus permanent visant à documenter 
l'ensemble des principales autorisations et d es limites d'approbation à l'OMC, lequel aboutira à 
l'établissement d'un document complet qui sera achevé au milieu de 2010 et distribué à l'ensemble des 
membres du personnel pour leur donner des renseignem ents et des conseils sur l'exécution de leurs 
obligations financières. WT/BFA/W/193 
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  F. S
UIVI ET MISE EN APPLICATION  
37. Conformément à l'alinéa E.6 g) "Domaine d'activité " de la Charte de l'audit interne, le Bureau 
de l'audit interne doit mettre en place et gérer des syst èmes de suivi afin de déterminer si des mesures 
correctives efficaces ont été prises et faire rapport pé riodiquement sur les situations dans lesquelles 
des mesures correctives adéquates n'ont  pas été prises en temps voulu.  À cette fin, des audits de suivi 
seront effectués au moins deux fois par année, ou  plus souvent, si les ressources le permettent.  
Comme il a été dit précédemment et comme il est indiqué  dans l'annexe I, des audits de suivi ont été 
effectués en février et juillet 2009 pour vérifier l'état  de la mise en application des recommandations 
dont il a été convenu à l'issue de l'audit des achats. 
G. AUDIT INTERNE DE L 'OMC  – GUIDE DE LA POLITIQUE ET DES PROCÉDURES  
38. Conformément à l'alinéa J.9 e) "Planification" de la Charte de l'audit interne, le Bureau de 
l'audit interne doit établir, publier, diffuser et tenir à jour un guide de l'audit interne, qui inclura le 
mandat de la fonction d'audit intern e et un recueil des procédures d'audit.  Le guide est sous forme de 
projet et est actuellement examiné par le Directeur général. 
39. Nonobstant ce qui précède, le guide n'a pas vocati on à être exhaustif ni indûment restrictif.  
Ses dispositions visent à compléter l'expérience, les compétences, les aptitudes et les avis des 
auditeurs en ce qui concerne la planification et la réalisation d'audits, l'étab lissement de rapports, ainsi 
que la gestion des activités d'audit interne dans leur  ensemble.  Néanmoins, les audits portant sur des 
fraudes ou des irrégularités financières ou effectués à la suite de demandes spéciales peuvent ne pas 
adhérer à la lettre aux procédures énoncées dans le guide. 
40. Les principaux objectifs du guide sont donc les suivants: 
a) Énoncer les lignes directrices qui guideront l'exécution de la fonc tion d'audit interne 
et définir des critères communs et cohére nts qui permettront à tous les auditeurs 
internes de l'OMC d'accomplir leurs tâches da ns le cadre d'une approche méthodique 
de l'audit. 
b) Assurer à l'Organisation la qualité de la prestation des services d'audit. 
c) Surveiller le rendement et contrôler les opérations d'audit. 
d) Définir les relations entre le Bureau de l'audit interne et toutes les divisions de 
l'Organisation. 
41. Une fois achevé, le guide sera mis à la dis position de l'ensemble du personnel au moyen de 
l'Intranet. 
III. AUTRES ACTIVITÉS 
42. Pendant la période considérée, le Bureau de l' audit interne a mené d'autres activités à valeur 
ajoutée: 
 – Donner des conseils, au besoin, à propos du projet IPSAS. 
 
– Pendant les missions d'audit, le Bureau de l'audit interne a assuré le suivi et 
continuera d'assurer le suivi des reco mmandations faites par les vérificateurs 
extérieurs des comptes pour faire en sort e que les mesures voulues soient prises.  WT/BFA/W/193 
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  – Le Bureau de l'audit interne a été admis en qualité d'observateur au Comité du projet 
de construction et il assistera à ce titr e aux réunions du Com ité et donnera des 
conseils, au besoin. 
– Le Bureau de l'audit interne donne des c onseils sur les aspects financiers, budgétaires 
et procéduraux lorsque d'autres di visions lui en font la demande. 
 
IV. RESSOURCES CONSACRÉES À L'AUDIT INTERNE 
43. Suivant la structure qui a été approuvée, le Bu reau de l'audit interne comprend le Chef de 
l'audit interne et un agent de soutien/une secrétai re, conformément aux propos itions figurant dans le 
document de séance CRP(05)26, daté du 28 octobre 2005. 
44. En 2008, le Bureau de l'audit interne était constitu é du Chef et d'un auditeur interne.  Celui-ci 
est resté au Bureau de l'audit interne jusqu'au 31 décembre 2008.  Un poste d'assistant a été pourvu au 
dernier trimestre de 2008 et la candida te retenue est entrée en fonction le 1er janvier 2009.  Par 
conséquent, depuis le 1er janvier 2009 et conformément au doc ument CRP(05)26, le Bureau comprend 
le Chef et une assistante principalement chargée de tâches administratives. 
45. Un stagiaire a été recruté pour une période de trois mois allant de juin à août 2009 afin de 
contribuer à la réalisation des audits de suivi et il a été chargé d'examiner l'état de la mise en 
application des recommandations issues de l'audit d es achats, sous la supervision du Chef du Bureau 
de l'audit interne.  Le Chef du Bureau de l'aud it interne s'est consacré à l'achèvement de l'audit des 
voyages et à la réalisation de l'étude sur documen ts traitant de la délé gation de pouvoir dans une 
perspective globale. 
46. Il est évident qu'il faudra réévaluer les ressource s consacrées au Bureau de l'audit interne à 
mesure que la fonction se développera  et que davantage d'audits seront effectués, ainsi qu'en raison de 
la nécessité d'entreprendre des audits de suivi et d' assurer la continuité.  Po ur le moment, ce manque a 
été comblé en partie par l'inclusion dans le bud get de l'audit pour les deux prochaines années des 
ressources nécessaires au recrutement d'un stagiaire pendant les premier et troisième trimestres de 
l'année afin d'aider à la réalisation des audits de suivi. 
V. PERFECTIONNEMENT PERSONNEL ET RÉSEAUTAGE 
47. Pendant la période considérée, le personnel du Bureau de l'audit interne a assisté à des cours 
de remise à niveau ayant trait à l'audit – art oratoire, compétences en matière de présentation d'exposés, instruments et techniques d'audit interne,  entre autres choses – dans le but de poursuivre 
son perfectionnement professionnel, comme l'exige l'IIA.  Il a collaboré et noué des liens avec d'autres 
organisations internationales, dont les représentant s des services de vérification interne des comptes 
des organismes des Nations Unies, des institutions  financières multilatérale s et des organisations 
intergouvernementales associées, afin de comparer  les activités d'audit interne et de mettre en 
commun des informations sur les meilleures pratiques.  Cette interaction a été jugée fort utile par le 
Bureau de l'audit interne qui en est encore à ses balbutiements du fait de sa création récente. 
VI. DÉFIS À RELEVER 
48. Comme il s'agit d'une fonction nouvelle, le Bur eau de l'audit interne entend poursuivre ce 
qu'il a commencé, c'est-à-dire: 
 – Étudier et comprendre les différentes activités devant faire l'objet d'un audit 
approfondi afin de pouvoir présenter des an alyses et des recommandations exactes et 
utiles. WT/BFA/W/193 
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   – Sensibiliser les audités à la fonction d'audit. 
49. Disponibilité de l'information 
 – Si des efforts sont faits pour fournir au Bureau de l'audit interne les données 
financières requises, il faut du temps, pa rfois plus de un mois, pour obtenir les 
données dans le format requis et les valider.  Le Bureau de l'audit interne doit s'en 
remettre aux données financières qui lui s ont communiquées par la Division de 
l'informatique. 
 – Il en est ainsi parce ce que c'est la prem ière fois que les informations sont demandées 
dans un tel format.  Les paramètres doive nt d'abord être définis pour obtenir les 
informations requises et ces informations doi vent être extraites de différents modules 
Oracle, dont le module des comptes créditeurs, le module des comptes débiteurs, etc. 
50. Compte tenu du fait que le Bureau de l'aud it interne dispose du minimum de ressources 
nécessaires, il est recommandé de mettre à sa dispositi on un simple outil de travail comme un logiciel 
d'audit qui lui permettrait d'extraire et d'an alyser indépendamment et  rapidement des données 
financières exactes.  Pour faire suite à cette demande , la Division de l'informatique a fait l'acquisition 
récemment d'un outil d'information de gestion;  elle est actuellement en train de le formater et de 
former le personnel de la Section du budget et des fi nances.  Une fois l'exercice terminé, une réunion 
sera organisée avec le Bureau de l'audit interne af in de déterminer si cet outil peut être utilisé 
facilement à des fins d'audit.  Compte tenu des be soins du Bureau de l'audit interne, la Division de 
l'informatique déterminera également si les procédures peuvent être améliorées. 
51. Les facteurs susmentionnés, bien qu'inévitables, continuent de ra lentir le processus d'audit et 
ont empêché l'accomplissement du plan d'audit pour 2008, certains des éléments prévus ayant dû être 
reportés sur 2009. 
VII. MOYENS D'ACCOMPLIR DES PROGRÈS 
52. Le Bureau de l'audit interne continuera: 
 – de communiquer et de rappeler aux membr es de la direction et du personnel la teneur 
de la Charte de l'audit interne afin de consolider le poste d'auditeur interne; 
 – d'expliquer aux audités le rôle du Bureau  de l'audit interne avant d'entreprendre un 
audit en organisant une conférence d'ouverture; 
 – de tenir les audités concernés au courant des procédures d'audit, des constatations et 
des mesures recommandées pendant les audits et après ceux-ci. 
53. Dans le cadre du plan d'audit po ur 2008 qui a été reporté sur 2009 , le Bureau de l'audit interne 
effectuera un audit des activités liées aux états de paie, lequel devrait débuter au dernier trimestre 
de 2009. 
54. En 2010, le Bureau de l'audit interne œuvrera à l'élaboration d'une po litique en matière de 
fraude pour l'ensemble de l'Organisation. 
55. Des discussions ont eu lieu avec la haute directi on pendant le dernier trimestre de 2009 afin 
de déterminer les domaines pouvant comporter des ri sques qui devraient être inclus dans le plan 
d'audit interne pour 2010.  WT/BFA/W/193 
 Page 15 
 
 
  VIII.  CONCLUSION 
56. Malgré les défis dont il a été fait état plus haut, la fonction d'audit évolue bien.  Le Bureau de 
l'audit interne a pu compter sur l'appui de la haute di rection, a entretenu de bonnes relations de travail 
avec les audités et a constaté de bons progrès dans la mise en application des recommandations dont il 
a été convenu. 
_______________ 
  
  WT/BFA/W/193 
Page 16 
ANNEXE I 
RÉCAPITULATIF DES RECOMMANDATIONS DE L'AUDITEUR AU SU JET DES ACHATS – ÉTAT DE LA MISE EN APPLICATION 
AU 31 JUILLET 2009 
Recommandations de l'auditeur interne par 
division/section/unité – novembre 2008  Date de l'action ou date 
proposée pour l'action 
par division/ 
section/unité Évaluation de l'état de la mise 
en application Observations de la division/section/unité 
Directeur général     
1. Établir un comité permanent des marchés doté 
d'attributions correctement définies.   Mise en application et classée 
Réf.:  OFFICE(08)/69 - 18/12/08 
et OFFICE(08)/70 - 18/12/08  
Section des achats     
2. Élaborer des instructions détaillées et consignées par écrit 
pour guider la fonction d'achat.  30 juin 2009  Mise en application et classée le 
21 juillet 2009 
Réf.:   OFFICE(09)/46 – AVIS 
AU PERSONNEL – POLITIQUE 
D'ACHAT DE L'OMC:  
ACHATS ET MARCHÉS   
Définir, documenter et ut iliser un format et des critères acceptables 
pour:  - Une "fonction d'aide" est en usage pour 
la présentation des demandes.  
- Des procédures d'appels d'offres et 
d'évaluation ont été mises en place à 
l'intention des clients de la Section des 
achats. 
- Des conditions types et un contrat type 
sont utilisés pour les appels d'offres. i) Demander l'achat de marchandis es et de services.  Tous les 
achats et les renouvellements de contrats devraient être 
lancés par une demande d'achat. 
ii) L'acceptation des offres, le  processus d'appel d'offres, 
l'évaluation des soumissions et l'adjudication des marchés. 
iii) Identifier, valider, sélecti onner et approuver les fournisseurs, 
y compris en vérifiant les références et en établissant une 
liste des fournisseurs préqualifiés.  15 avril 2009 
 
 
Premier trimestre de 2009
 
Premier trimestre de 2009  
 
 
 
 
 
Mise en application et 
classée  
- Un formulaire d'agrément des 
fournisseurs est en usage.  
   WT/BFA/W/193
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division/section/unité – novembre 2008  Date de l'action ou date 
proposée pour l'action 
par division/ 
section/unité Évaluation de l'état de la mise 
en application Observations de la division/section/unité 
iv) Créer et exploiter une base de données pour les fournisseurs 
et la gestion des relations avec les fournisseurs. Premier trimestre de 2009  OUVERTE/T.E.C.1 La Section des achats travaille activement 
pour améliorer l'exhaustivité des 
renseignements sur les fournisseurs qui 
figurent dans la base de données Oracle. 
v) Traiter les achats urgents. Premier trimestre de 2009 OUVERTE/T.E.C. Étudie la possibilité de faire distribuer les 
demandes urgentes aux membres du Comité 
des marchés en dehors du calendrier des 
réunions ordinaires. 
3. Établir des lignes directrices détaillées en vue de l'application 
de la règle 10.3 c). 30 juin 2009 OUVERTE La politique d'achat exclut expressément les 
procédures de recrutement des différents 
consultants.  Des discussions auront lieu 
avec les divisions des ressources humaines 
et des affaires juridiques pour déterminer la 
façon de procéder. 
4. Déterminer les personnes à l'intérieur de chaque centre de 
coûts qui sont habilitées à présenter des demandes d'achat et 
à les approuver. 15 avril 2009 OUVERTE/T.E.C. Observation de l'auditeur :  Fera l'objet d'un 
audit interne au regard des lignes directrices 
détaillées qui seront énoncées dans le guide 
des achats afin d'évaluer la conformité. 
5. Contrepasser la double entrée de 67 375 CHF dans Oracle.  Mise en application et classée  
                                                      
1 T.E.C. = Travaux en cours.  
  WT/BFA/W/193 
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Recommandations de l'auditeur interne par 
division/section/unité – novembre 2008  Date de l'action ou date 
proposée pour l'action 
par division/ 
section/unité Évaluation de l'état de la mise 
en application Observations de la division/section/unité 
6. Contrôler le fractionnement des achats et faire en sorte que 
tous les achats de 50 000 CHF et plus soient soumis au 
Comité des marchés et à une procédure d'appel d'offres.  
Sensibiliser tous ceux qui doivent  être au courant de cette 
obligation. 30 juin 2009 OUVERTE/T.E.C. Une disposition a été incluse dans la 
politique d'achat, sous la rubrique 
"Commandes connexes", en ce qui concerne 
les commandes passées auprès d'un unique 
fournisseur dont le montant total dépasse 
70 000 CHF sur une période de 12 mois.   
Le Chef de la Section des achats a donné 
des instructions écrites à son personnel au 
premier trimestre de 2009 pour qu'il s'y 
conforme. 
Observation de l'auditeur :  Fait l'objet d'un 
audit de conformité. 
7. Déterminer les conditions du marché devant figurer sur le 
bon de commande. Des mesures ont été 
prises OUVERTE/T.E.C. - Les conditions font partie des 
invitations à soumissionner/demandes 
de propositions.  
- Le processus d'agrément des 
fournisseurs les oblige à confirmer leur 
acceptation des conditions types.  
- Une solution provisoire consistant à se 
référer aux conditions types sur le bon 
de commande sera retenue – "Les 
conditions de l'OMC s'appliquent à la 
présente commande" – jusqu'à ce que 
celles-ci puissent figurer sur le bon de 
commande.   
   WT/BFA/W/193
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division/section/unité – novembre 2008  Date de l'action ou date 
proposée pour l'action 
par division/ 
section/unité Évaluation de l'état de la mise 
en application Observations de la division/section/unité 
8. Faire en sorte, dans toute la mesure du possible, que les 
contrats passés auprès de f ournisseurs soient établis par 
l'OMC. 30 juin 2009 Mise en application et classée La politique d'achat insiste sur la nécessité 
d'utiliser les contrats types toutes les fois 
que c'est possible et de solliciter l'avis de la 
Division des affaires juridiques toutes les 
fois qu'est signé un contrat qui n'a pas été 
établi par l'OMC. – L'examen d'audit a 
confirmé qu'il en est ainsi. 
9. Étudier la possibilité de réduire le nombre de bons de 
commande qui sont imprimés.  Remettre les copies 
imprimées aux différents destinataires en temps voulu. 30 avril 2009 avec la 
Division de 
l'informatique OUVERTE/T.E.C. La Section des achats distribuera de plus en 
plus de copies par courrier électronique et 
collaborera pour cela avec la Division de 
l'informatique. 
10. Gérer et signer les bons de commande qui sont envoyés 
aux fournisseurs.  Établir des limites d'approbation à 
l'intention du personnel de la Section des achats. 30 juin 2009 OUVERTE/T.E.C. Les limites d'approbation sont incorporées 
dans la politique d'achat.  Observation de 
l'auditeur :  Fera l'objet d'un audit de 
conformité. 
11. Répertorier et rapatrier à la Section des achats tous les 
originaux des contrats en vigueur afin que celle-ci en 
assure la garde et la gestion. Premier trimestre de 2009 OUVERTE/T.E.C. Observation de l'auditeur :  Fait l'objet d'un 
audit de pleine conformité. 
12. Soumettre de nouveau au Comité des marchés, pour 
examen, l'accord-cadre et la liste des prix contractuels 
résultant du marché conclu avec PEG afin d'y inclure 
toutes les fournitures de bureau nécessaires à des prix 
avantageux. 30 avril 2009 OUVERTE/T.E.C. Des progrès ont été accomplis, certains 
articles figurant désormais sur la liste 
contractuelle.  La Section des achats 
examinera le contrat pour s'assurer que 
toutes les commandes de fournitures sont 
conformes aux conditions et aux prix 
contractuels. 
13. Examiner l'adéquation de l'article 1.9 du Statut du 
personnel "demande ou accepta tion de dons ou de faveurs 
entre fournisseurs et employés" et prévoir les moyens de 
sensibiliser les employés et les fournisseurs et de 
communiquer avec eux. Action relevant de la 
Division des affaires 
juridiques 
30 juin 2009 OUVERTE/T.E.C. Un projet de politique est à l'examen  
  WT/BFA/W/193 
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Recommandations de l'auditeur interne par 
division/section/unité – novembre 2008  Date de l'action ou date 
proposée pour l'action 
par division/ 
section/unité Évaluation de l'état de la mise 
en application Observations de la division/section/unité 
14. Prévoir la rotation des postes des fonctionnaires de la 
Section des achats sur une période donnée, comme 
l'exigent les meilleures pratiques en matière 
d'approvisionnement.  OUVERTE  
Section du budget et des finances     
15. Certifier le contrôle budgétaire (timbre) au moyen d'une 
signature autorisée.  Mise en application et classée 
Réf.:  "Liste des timbres 
officiels", document daté du 
20 février 2009.  Les timbres sont 
numérotés pour faciliter les 
mutations de personnel ou de 
postes.   
16. Examiner le processus de paiement des factures afin de 
réduire le délai d'exécution et de respecter les conditions 
de paiement. 1er avril 2009 OUVERTE/T.E.C. Des progrès importants ont été accomplis;  
depuis le 1er avril 2009, le traitement des 
factures est centralisé dans la Section du 
budget et des finances et toutes les factures 
sont tamponnées par l'Unité des finances. 
T.E.C. 1er août 2009 
Observation de l'auditeur :  Le délai 
d'exécution fera l'objet d'un audit. 
17. Définir, documenter et utiliser un format et des critères 
acceptables pour récep tionner les marchandises et certifier 
que les travaux ont été accomplis .  Utiliser des rapports de 
livraison ou un timbre "mar chandises réceptionnées" pour 
attester de la réception des marchandises et certifier 
l'exécution des travaux. 30 septembre 2009 OUVERTE/T.E.C.  Une politique relative au règlement des 
factures est en cours d'élaboration.  
   WT/BFA/W/193
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division/section/unité – novembre 2008  Date de l'action ou date 
proposée pour l'action 
par division/ 
section/unité Évaluation de l'état de la mise 
en application Observations de la division/section/unité 
18. Faire en sorte que toutes les factures soient centralisées au 
même endroit, inscrites dans un registre et dûment 
tamponnées. 1er août 2009 OUVERTE/T.E.C. Toutes les factures sont désormais envoyées 
à l'Unité des finances où elles sont 
tamponnées avec un timbre dateur. 
T.E.C. ler août 2009. 
Observation de l'auditeur :  Fera l'objet d'un 
audit. 
19. Modifier la règle de gestion financière 10.2 ainsi que les 
autres dispositions pertinentes du Règlement financier et 
des Règles de gestion financière pour y indiquer 
l'appellation exacte de la Division de l'administration et 
des services généraux.  OUVERTE/T.E.C.  Il a été tenu compte du changement 
d'appellation de la Division de 
l'administration et des services généraux 
dans toutes les nouvelles mesures de mise 
en œuvre dans lesquelles il est fait référence 
au Règlement financier et aux Règles de 
gestion financière. 
Observation de l'auditeur :  L'auditeur interne 
recommande la modification éventuelle du 
Règlement financier et des Règles de 
gestion financière. 
Unité de la reprographie des documents     
20. Tenir des registres de contrôle des stocks pour surveiller 
les stocks de l'Unité de la reprographie des documents et 
l'usage qui en est fait.  28 février 2009 Mise en application et classée Observation de l'auditeur :  Excel est utilisé 
pour contrôler les arrivées, les sorties et les 
stocks disponibles.  Il est désormais plus 
facile de contrôler le mouvement des stocks 
de l'Unité de la reprographie des documents 
et de connaître les stocks disponibles.  
Service de gestion de l'information     
21. Améliorer la gestion de la base de données sur les contrats 
(lien TI) et y inclure tous les contrats valables. 28 février 2009 Mise en application et classée  Observation de l'auditeur :  Il a été constaté 
que les contrats étaient facilement 
identifiables et correspondaient au numéro 
de contrats similaires conservés dans un 
coffre-fort avec les archives.  
  WT/BFA/W/193 
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Recommandations de l'auditeur interne par 
division/section/unité – novembre 2008  Date de l'action ou date 
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par division/ 
section/unité Évaluation de l'état de la mise 
en application Observations de la division/section/unité 
22. a) Fournir au Bureau de l'audit interne tous les originaux 
des contrats pour que leur existence soit confirmée et qu'ils 
soient examinés. 28 février 2009 Mise en application et classée Les contrats ont été fournis au Bureau de 
l'audit interne.  Le Service de gestion de 
l'information étudie la possibilité de 
concevoir une application Web à laquelle 
seuls les utilisateurs autorisés auraient accès.  
Des dispositions ont été prises pour qu'une 
autre personne ait accès au coffre-fort en cas 
de problème. 
Division de l'administration et des services généraux     
 b) Tous les contrats archivés devraient être dûment signés 
par toutes les parties au contrat, notamment les contrats 
passés avec les Presses de l'Université Cambridge  OUVERTE  
Section des achats, Section du budget et des finances     
23. Définir clairement les responsabilités et les obligations en 
ce qui concerne le processus de demande d'achats et le 
processus d'approbation des bons de commande. 30 juin 2009 OUVERTE/T.E.C. Observation de l'auditeur :  Attendons le 
guide des achats de la Section des achats et 
la délégation de pouvoir de la Section du 
budget et des finances pour les engagements 
budgétaires pour établir une ventilation 
détaillée des responsabilités. 
24. Déterminer et documenter les personnes habilitées à:   
 i) Signer des bons de commande et des contrats, y 
compris les limites d'approbation (Section des 
achats). 30 juin 2009 OUVERTE/T.E.C. 
 ii) Approuver le budget à dépenser et les limites 
d'approbation (Section du budget et des finances). 31 décembre 2009 OUVERTE Observation de l'auditeur :  La politique 
d'achat qui a été approuvée indique les 
limites d'approbation pour les bons de 
commande mais elle n'indique pas 
clairement qui approuve les contrats.  
Attendons le guide des achats pour obtenir 
des lignes directrices détaillées.  
   WT/BFA/W/193
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division/section/unité – novembre 2008  Date de l'action ou date 
proposée pour l'action 
par division/ 
section/unité Évaluation de l'état de la mise 
en application Observations de la division/section/unité 
 iii) Effectuer des paiements et les limites d'approbation 
(Section du budget et des finances).  OUVERTE/T.E.C. Allons commencer seulement par une 
délégation de pouvoir pour les engagements 
budgétaires et non par l'élaboration d'une 
politique. 
Une politique de paiement définissant les 
responsabilités et les obligations en matière 
de paiement a été soumise à l'approbation du 
Directeur général. 
Division de l'informatique     
25. Activer: 
 i) le module de demande d'achat (Oracle); 
 ii) la fonction "livraison des marchandise" du module 
des achats (Oracle).  OUVERTE (à long terme) - Une "fonction d'aide" est en usage 
d'ici à ce que le module de demande 
d'achat soit activé. 
- Le module "livraison des 
marchandises" et le module de 
demande d'achat seront activés 
lorsque des processus clairs auront 
été établis. 
26. Optimiser l'utilisation du module des achats (Oracle): 
 i) En le configurant pour qu'il produise au fur et à 
mesure des copies révisées des bons de commande 
chaque fois que des modifications sont apportées. 
 ii) En indiquant le nom ou en faisant figurer la signature 
de la personne qui approuve le bon de commande 
pour améliorer la responsabilité. 
 iii) En indiquant le nom de la personne qui procède au 
contrôle budgétaire des bons de commande.  OUVERTE/T.E.C. Observation de l'auditeur :  Il existe une 
copie modifiée qui n'est pas encore utilisée 
Un contrôle du chem inement par sondage 
limité du processus de contrôle budgétaire 
dans Oracle, effectué par le Bureau de 
l'audit interne, indique qu'il existe une piste 
d'audit et qu'il n'est donc pas nécessaire 
d'indiquer le nom de la personne qui 
procède au contrôle budgétaire du bon de 
commande. 
Seuls les points i) et ii) seront pris en 
compte dans la copie modifiée.  
  WT/BFA/W/193 
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Recommandations de l'auditeur interne par 
division/section/unité – novembre 2008  Date de l'action ou date 
proposée pour l'action 
par division/ 
section/unité Évaluation de l'état de la mise 
en application Observations de la division/section/unité 
27. Ajouter le Chef de la Section des achats aux limites 
d'approbation dans Oracle et la former à l'utilisation 
d'Oracle.  OUVERTE Observation de l'auditeur :  Attendons 
l'approbation de la politique d'achat.  Fera 
l'objet d'un audit. 
28. Contrôler les copies du fichier informatique des bons de 
commande.  Mise en application et classée Observation de l'auditeur :  La copie de la 
Section des achats est désormais clairement 
identifiée comme telle, de même que la 
copie des archives. 
29. Voir le n° 22 – Marchés passés avec Getronics 
Schweiz AG et Lenovo.  OUVERTE/T.E.C. Observation de l'auditeur :  La clause de 
garantie de Lenovo a été jugée satisfaisante 
et le contrat exécutoire qui porte sur tout le 
matériel de Cisco et qui a été conclu entre la 
Division de l'informatique et Getronics 
Schweiz AG a été examiné et remis à la 
Section des achats pour être validé. 
30. Voir le n° 20 
Explorer la possibilité d'utiliser le module des stocks 
d'Oracle pour contrôler les différents types de stocks à 
l'OMC (reprographie, Économat, TI, Division de 
l'administration et des services généraux, publications) à 
des fins d'uniformité et de cohérence.  OUVERTE (à long terme) Attendons la mise en place du module de 
gestion des éléments d'actif dans le cadre du 
projet IPSAS. 
Division des affaires juridiques     
31. Examiner tous les contrats avant qu'ils ne soient conclus et 
certifier cet examen au moyen d'un timbre dateur et/ou 
d'un paraphe.  OUVERTE Observation de l'auditeur :  Des conditions 
types et un contrat type élaborés avec l'aide 
de la Division des affaires juridiques sont en 
usage.  Certains des contrats qui ne sont pas 
des contrats types de l'OMC sont examinés 
par la Division des affaires juridiques.  
   WT/BFA/W/193
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division/section/unité – novembre 2008  Date de l'action ou date 
proposée pour l'action 
par division/ 
section/unité Évaluation de l'état de la mise 
en application Observations de la division/section/unité 
   S'agissant des contrats qui ne sont pas gérés 
par la Section des achats et qui ne sont pas 
non plus des contrats types de l'OMC, ils ne 
sont pas encore soumis à la Division des 
affaires juridiques. 
32. Réévaluer les ressources juridiques.  OUVERTE/T.E.C. L'adéquation des ressources est contrôlée 
par la direction, qui fait également appel à 
des consultants lorsque les travaux de nature 
juridique de l'OMC l'exigent d'une manière 
générale. 
33. Réévaluer la durée de certains contrats à long terme et 
officialiser le délai requis pour lancer de nouveaux appels 
d'offres pour ces contrats.  OUVERTE/T.E.C. Observation de l'auditeur :  Ces contrats sont 
traités par le Comité des marchés au fur et à 
mesure qu'il en est saisi.  Le Bureau de 
l'audit interne poursuivra ses contrôles. 
Section de l'infrastructure     
34. Prévoir une aire d'entreposage adéquate pour les stocks de 
l'Unité de la reprographie des documents après la 
rénovation et la construction du CWR.  OUVERTE (à long terme) Attendons l'achèvemen t du projet de 
rénovation et de construction. 
35. Tenir des registres de contrôle des stocks pour contrôler 
les stocks de l'Économat et l'usage qui en est fait.  OUVERTE  
36. Répertorier et utiliser les fournitures de bureau qui sont 
restées trop longtemps en magasin.  La Section des achats 
se mettra en contact avec l' Économat avant d'effectuer des 
achats afin d'éviter d'acheter des articles qui sont déjà en 
stock.  OUVERTE  
37. S'assurer que les unités réceptionnaires émargent 
systématiquement les articles qu'elles reçoivent des 
magasins.  OUVERTE/T.E.C. Observation de l'auditeur :  Les membres du 
personnel signent désormais pour attester 
qu'ils ont reçu des articles de l'Économat, 
mais pas  pour les vieux articles en stock.  
  WT/BFA/W/193 
Page 26 
Recommandations de l'auditeur interne par 
division/section/unité – novembre 2008  Date de l'action ou date 
proposée pour l'action 
par division/ 
section/unité Évaluation de l'état de la mise 
en application Observations de la division/section/unité 
Toutes les divisions     
38. Élaborer un plan  d'approvisionnement en parallèle avec le 
processus budgétaire et le transmettre à la Section des 
achats à des fins de planification. 30 juin 2009 OUVERTE/T.E.C. Des plans d'approvisionnement sont en 
cours d'élaboration pour différentes sections. 
39. Il devrait y avoir une meilleure planification des 
remplacements de personnel et des successions d'une 
manière générale.  Mise en application et classée Observation de l'auditeur :  Ce point 
concernait plus particulièrement le poste 
d'archiviste dont il est question plus haut au 
n° 21 et qui a été pourvu d'une manière 
acceptable. 
40. Planifier les projets longtemps  à l'avance afin de réduire au 
minimum les achats urgents et d'éviter la multiplication 
des demandes de dérogations. Des mesures ont été 
prises OUVERTE/T.E.C. Même observation que pour la 
recommandation n° 38. 
41. Tous les travaux qui ont été effectués devraient être 
dûment certifiés par les divisions concernées avant qu'il ne 
soit procédé au paiement.  OUVERTE/T.E.C. L'Unité des finances a fourni des timbres en 
septembre à toutes les unités 
réquisitionnaires.  
Observation de l'auditeur :  Sera examinée 
dans le cadre d'un audit de conformité. 
  
   WT/BFA/W/193
 Page 27ANNEXE II 
 
RÉCAPITULATIF DES RECOMMANDATIONS FAITES PAR L'AUDITEUR EN JUIN 2009 
AU SUJET DES VOYAGES EN MISSION 
 
Recommandations de l'auditeur pa r division/section/unité concernée 
Section du budget et des finances  
1. Facturer aux organismes commanditaires les montants impayés. 
2. Utiliser le compte débiteur pour reporter les montants impayés pa r des organismes de financement de l'extérieur et assurer le s uivi avec les divisions concernées. 
3. Diviser les dépenses relatives aux voyages en mission en deux catégories – billets d'avion et indemnités journalières de subsis tance – lorsqu'elles sont reportées dans les états 
financiers, pour une meilleure analyse. 
4. Réduire le temps requis pour traiter les demandes de remboursement de frais de voyage. 
5. Rembourser les faux frais au départ et à l'arrivée sur la base de reçus jusqu'à concurrence d'un montant maximal à convenir.  État de la situation :  La direction a décidé de 
maintenir le statu quo, c'est-à-dire de ne pas exiger de re çus, après avoir procédé à une analyse coûts-avantages – Classée . 
6. Timbrer toutes les factures de billets d'avion de Carlson Wagonlit qui ont été payées en y apposant un numéro de contrôle et la  date afin d'éviter les doubles paiements, en 
attendant l'introduction de la facturation électronique des billets d'avion. 
7. Trouver une solution pratique pour que l'Unité de la logistique cesse de transporter de grosses sommes d'argent pour les indemn ités journalières de subsistance des participants. 
8. Suivi d'une observation faite par les vérificateurs extérieurs:  Les montants des billets d'avion non remboursables qui ne sont pas divulgués dans les comptes devraient être 
divulgués.  
Toutes les divisions  
9. Les demandes d'autorisation de voyage émanant des directeurs devraient être approuvées par le Directeur général adjoint dont il s relèvent et les demandes d'autorisation de 
voyage émanant des directeurs généraux adjoints devraient être approuvées pa r le Bureau du Directeur général.  État de la situation :  Une directive a été adressée aux directeurs 
généraux adjoints et aux directeurs en octobre pour qu'ils procèd ent au changement.  Le Bureau de l'audit interne évaluera la c onformité dans le cadre d'un audit de suivi 
qui n'a pas encore été programmé.  
10. Assurer le suivi des montants impayés par des organismes de financement de l'extérieur et informer l'Unité des finances de l'év olution de la situation. 
11. Joindre les lettres d'invitation aux demandes d'autorisation de voy age, s'il y a lieu, ou les envoyer directement à l'Unité des  voyages pour ce qui est du eTravel. 
12. Tous les fonctionnaires qui voyagent en mission devraient joindre les originaux des cartes d'embarquement et des reçus de chamb re d'hôtel à leur demande de remboursement des 
frais de voyage.  État de la situation :  La direction enverra une directive à l'ensemble du personnel.  Le Bureau de l'audit interne évaluera la conformité dans le cadr e d'un 
audit de suivi qui n'a pas encore été programmé.   
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Recommandations de l'auditeur pa r division/section/unité concernée 
Division de l'administration et des services généraux  
13. Examiner et documenter tous les taux applicables aux participants et les faire approuver. 
14. Examiner et modifier le Mémorandum administratif  (lignes directrices) afin d'y inclure ce qui suit: 
- Disposition 41:  Imputer au compte débiteur et non pas au budget;  en cas de défaut de paiement, débiter alors le budget de la division ou passer directement en charges, le cas 
échéant. 
- Disposition 41:  Inclure la facturation des organismes de  financement de l'extérieur par l'Unité des finances. 
- Disposition 6:  Les demandes d'autorisation de voyage émanant des directeurs doivent être approuvées par le Directeur général a djoint dont ils relèvent et celles émanant des 
directeurs généraux adjoints par le Bureau du Directeur général. 
- Disposition 6:  Prévoir l'obligation de joindre les lettres d'invitation, s'il y a lieu. 
- Disposition 31:  Incorporer tous les montants des indemnités journalières de subsistance pouvant être accordées pour inclure le s membres de l'Organe d'appel, les membres 
des groupes spéciaux, les consultants. 
- Préciser les différentes catégories de fonctionnaires visées par le Mémorandum administratif. 
- Critères documentés pour évaluer toutes les formes de voyages en mission imputées au budget ordinaire, par exemple arguments co mmerciaux ou rapport de mission succinct 
au retour. 
- Une définition claire et cohérente des "doc uments" qu'il faut joindre aux demandes de remboursement de frais de voyage, y compr is la finalité de chacun des documents. 
- Une ventilation plus détaillée des éléments de l'indemnité journaliè re de subsistance, par exemple 15 pour cent par repas, etc.  
- Comme il a été décidé par la direction, pr éciser que le remboursement des indemnités journalières de subsistance est réputé cou vrir toutes les dépenses susceptibles d'avoir 
été engagées par des fonctionnai res en déplacement officiel. 
Division de l'informatique  
15. Mettre à la disposition du Bureau de l'audit interne un outil qui lui permettrait d'extraire et d'analyser différents types de données d'une manière indépendante et avec exactitude. 
16. L'approbation des demandes d'autorisation de voyage émanant des dir ecteurs par le Directeur général adjoint dont ils relèvent e t l'approbation des demandes de voyage émanant 
des directeurs généraux adjoints par le Bureau du Direct eur général devrait être donnée en passant par eTravel.  État de la situation :  Mise en application;  la fonction eTravel a 
été configurée de manière à être conforme aux niveaux d'approbation recommandés. Classée.  
17. Configurer l'application eTravel de manièr e à ce qu'il soit possible et obligatoire pour les membres du personnel de joindre le s lettres d'invitation et autres documents pertinents. 
18. Optimiser l'utilisation de l'application eT ravel en l'étendant à toute la logistique des voyages en mission pour des activités d'assistance technique financées par des fonds 
extrabudgétaires, par exemple au processu s d'approbation et d'autorisation des activités d'assistance technique régionales.  En visager la possibilité d'envoyer électroniquement, 
en passant par eTravel, les documents annexes – par exemple la liste des participants, les prévisions budgétaires, etc. – pour les faire approuver afin de réduire le délai de 
traitement et le nombre d'exemplaires qui doivent être imprimés.   
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Institut de formation et de coopération technique  
19. En collaboration avec l'Unité des finances, convenir des montants  des indemnités journalières de subsistance et des autres inde mnités auxquelles ont droit les participants et les 
consultants extérieurs et les faire approuver.  Les incorporer dans le guide pratique. 
20. Faire du guide pratique un document OFFICE qu e le personnel pourrait consulter sur l'Intranet. 
21. En collaboration avec l'Unité des finances, trouver une solution pratique pour que l'Unité de la logistique cesse de transporte r de grosses sommes d'argent pour les indemnités 
journalières de subsistance des participants. 
22. Demander à la Division de l'informatique d'automatiser le processu s de demande de fourniture de biens ou services et le process us d'approbation des activités de logistique.  Cela 
facilitera l'envoi pour approbation, en passant par eTravel, de s listes de participants, des prévisions budgétaires, etc., sous  forme de documents annexes, afin de réduire le délai 
de traitement et le nombre d'exemplaires qui doivent être imprim és et de contribuer à rationaliser les activités de logistique.  
Directeur général et direction  
23. Décider si le remboursement des indemnités journalières de subsis tance devrait être fondé sur le coût effectif (100 pour cent a vec reçus justificatifs), sur le coût partiel (frais 
d'hébergement + 50 pour cent des indemnités journalières de subsistance) ou si l'indemnité journalière de subsistance devrait ê tre considérée comme une somme forfaitaire 
couvrant toutes les dépenses susceptibles d'avoir été e ngagées par des fonctionnaire s en déplacement officiel.  État de la situation : T.E.C. – La direction est convenue de 
considérer que les indemnités journalières de subsistance représ entent une somme forfaitaire censée couvrir toutes les dépenses  susceptibles d'être engagées par des 
fonctionnaires en déplacement officiel.  Un mémorandum sera en voyé aux membres du personnel et la politique concernant les dépl acements du personnel sera modifiée en 
conséquence.  Le Bureau de l'audit interne suivra l'évolution de la mise en application.  
 
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