FÖRORDNING OM OFFENTLIGHET OCH GOD INFORMATIONSHANTERING I 
MYNDIGHETERNAS VERKSAMHET 12.11.1999/1030  
På föredragning av justitieministern föreskrivs med stöd av 18 och 36 § lagen den 21 maj 
1999 om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) : 
1 kap  
Genomförande av god informationshantering  
1 §  
Utredningar i syfte att genomföra god informationshantering  
Myndigheterna skall med hjälp av en sådan arkivbildningsplan som avses i arkivlagen 
(831/1994)  i syfte att planera och genomföra de åtgärder som avses i 18 § 1 mom. 4 punkten 
lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999)  se över och bedöma sina 
dokument och datasystem och betydelsen av uppgifterna i dem ävensom sin dokument - och 
informationshantering. När behovet av åtgärder bedöms, skall uppmärksamhet fästas vid  
1) rätten att få tillgång till uppgifter i myndigheternas offentliga handlingar,  
2) skyldighe ten att sammanställa och sprida information och att lämna ut uppgifter i ärenden 
som är under behandling,  
3) skyddet av personuppgifter, i synnerhet känsliga uppgifter,  
4) skyddet av uppgifter som är belagda med sekretess,  
5) begränsningar i fråga om de ändamål för vilka uppgifterna kan användas,  
6) användbarheten, integriteten och kvaliteten av informationen när myndigheterna sköter 
sina uppgifter och i samarbetet mellan myndigheterna,  
7) kvaliteten av informationen i synnerhet när den används som grund för beslut som gäller 
enskilda personer och sammanslutningar eller för att utvisa rättigheter och skyldigheter.  
I syfte att genomföra god informationshantering skall dessutom de risker som påverkar 
tillgängligheten, användbarheten, kvaliteten och skyddet a v uppgifterna och datasystemens 
säkerhet, de medel som står till buds för att minska och undanröja riskerna, kostnaderna för 
dem samt andra verkningar utredas och bedömas.  
På basis av de utredningar som avses i 1 och 2 mom. skall myndigheterna göra en bedö mning 
av och vidta de åtgärder som är nödvändiga för att genomföra god informationshantering.  
2 § (1.7.2010/681)  
2 § har upp hävts genom F 1.7.2010/681.  
3 § (1.7.2010/681)  3 § har upphävts genom F 1.7.2010/681.  
4 §  
Anvisningar, övervakning och uppföljning  
När de åtgärder som avses i 18 § 1 mom. 5 punkten lagen om offentlighet i myndigheternas 
verksamhet planeras, skall särskild uppmärks amhet fästas vid att  
1) beslutanderätten när det gäller utlämnande av handlingar fastställs,  
2) tillräckliga anvisningar utfärdas om registrering av ärenden och handlingar samt om 
hantering och skydd av handlingar, datasystem och uppgifterna i dem under olika 
behandlingsstadier,  
3) de förteckningar och handlingar som beskriver ärenden under behandling och som 
sammanställts för att uppfylla upplysningsplikten i fråga om dem uppdateras.  
Myndigheterna skall i tillräcklig utsträckning övervaka att anvisningar na följs och åtgärderna 
vidtas och med lämpliga intervaller bedöma deras ändamålsenlighet och behovet av ändringar 
samt vidta åtgärder för att rätta till de brister som konstaterats.  
2 kap  
Tillgodoseende och främjande av rätten till information  
5 §  
Dokumentförteckning  
Myndigheterna skall för uppföljning av de ärenden som behandlas hos dem tillhandahålla 
information om vilka diarier, förtecknin gar, kartotek och andra register med avseende på 
dokumenthanteringen ( dokumentförteckning ) de för eller hur man annars kan få tillgång till 
uppgifter i deras offentliga handlingar.  
Myndigheterna skall se till att förhållandet mellan olika dokumentförteckningar reds ut och 
att varje ärende, om det är möjligt, registreras endast en gång samt att 
dokumentförteckningarna svarar mot de bestämmelser om registrering och förteckning av 
handlingar som utfärdats med stöd av arkivlagen.  
6 §  
Uppgifter i dokumentförteckning  
I en dokumentförteckning skall för varje ärende som inkommit eller tagits upp till behandling 
antecknas  
1) den som anh ängiggjort ärendet, handlingens ankomstdag eller, när en myndighet satt upp 
handlingen, dagen för uppsättande, samt ärendets art,  2) förberedande åtgärder såsom förrättningar samt begäran om utredningen och utlåtanden 
och handlingar som gäller dem,  
3) slut liga åtgärder i ärendet och handlingar som gäller dem.  
Vid planering och uppgörande av dokumentförteckning skall säkerställas att uppgifter om de 
offentliga anteckningarna i registret kan lämnas ut på ett smidigt sätt.  
I fråga om arkivförteckningar och do mstolarnas diarier samt andra dokumentregister skall 
iakttas vad som särskilt föreskrivs om dem.  
7 §  
Allmänhetens tillgång till dokumentfört eckningar  
Dokumentförteckningarna samt den arkivbildningsplan som avses i 8 § arkivlagen skall 
hållas tillgängliga för allmänheten i myndigheternas registratorskontor eller på andra ställen 
där allmänheten betjänas.  
Diarieschemat och uppgifter om andra gru nder för klassificering av handlingar skall fogas till 
dokumentförteckningen.  
8 §  
Beskrivning av datasystem  
En myndighet skall göra upp en b eskrivning av sina datasystem. Av den skall framgå varje 
datasystems syfte och vilka uppgifter som införs i det. Beskrivningen skall hållas tillgänglig 
för allmänheten i registratorskontoret eller på något annat ställe där allmänheten betjänas, om 
inte någ ot annat följer av bestämmelserna om sekretess. Be - skrivningen kan också fogas till 
arkivbildningsplanen.  
I fråga om registerbeskrivningar över personregister gäller vad som föreskrivs särskilt.  
2 a kap (23.5.2002/380)  
Statsförvaltningens kommunikation  
8 a § (23.5.2002/380)  
Syftet med statsförvaltningsmyndigheternas kommunikation  
Den information, publikationsverksamhet och kommunik ation av annat slag som de statliga 
förvaltningsmyndigheterna och övriga statliga ämbetsverk och inrättningar samt domstolarna 
och övriga lagskipningsorgan svarar för (statsförvaltningsmyndighet)  syftar till öppenhet 
samt till att sammanställa och sprida s ådan information som skapar förutsättningar för 
enskilda människor och sammanslutningar att bilda sig en så sanningsenlig bild av 
myndigheternas verksamhet som möjligt, att påverka allmänt betydelsefulla ärenden som är 
under beredning hos förvaltningsmyndi gheterna samt att bevaka sina intressen och 
rättigheter.  Statsförvaltningsmyndigheternas kommunikation skall planeras och genomföras med 
beaktande av kommunikationens betydelse vid en effektiv skötsel av myndigheternas 
lagstadgade uppgifter samt vid samarb etet mellan myndigheterna och medborgar - och 
intresseorganisationerna.  
8 b § (23.5.2002/380)  
Planeringen av kommunikationen  
Varje statsförvaltningsmyndighet skall med beaktande av de uppgifter som ålagts den och de 
utredningar som avses i 1 § bedöma och planera åtgärder för att fullgöra de förpliktelser som 
avses i 19 och 20 § lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet 
(kommunikationsplan) . 
När kommunikationsplanen utarbetas skall särskild vikt läggas vid hur  
1) man kan trygga enskilda människors och sammanslutningars möjligheter att få information 
om allmänt betydelsefulla ärenden som är anhängiga samt att framföra sina  åsikter om dem 
under de olika beredningsskedena,  
2) den allmänna rådgivningen i anslutning till de tjänster som myndigheten tillhandahåller 
och de ärenden som den handlägger kan genomföras så att rådgivningen i så stor utsträckning 
som möjligt når dem som  är berättigade till tjänsterna och andra informationsbehövande,  
3) den svenskspråkiga befolkningens tillgång till information i ärenden som gäller individens 
liv, hälsa och säkerhet tillgodoses samt dess rättigheter förverkligas,  
4) man tillgodoser olika befolkningsgruppers, medborgarorganisationers, sammanslutningars 
och massmediers särskilda behov av information om myndigheternas verksamhet,  
5) kommunikationen kan genomföras i samarbete med andra myndigheter och enskilda 
sammanslutningar,  
6) uppföljninge n av kommunikationen ordnas.  
Kommunikationsplanen skall ses över tillräckligt ofta.  
8 c § (23.5.2002/380)  
Sättet att ordna kommunikationen  
Myndigheten skall se till att det finns förutsättningar för kommunikation som syftar till 
öppenhet i myndighetens verksamhet. I detta syfte skall myndigheten särskilt sörja för att  
1) de som sköter informationen i ett tillräckligt tidigt sk ede får tillgång till information om 
ärenden som blir anhängiga och ärenden som skall avgöras samt om andra ärenden som 
förutsätter kommunikation,  
2) samarbetet mellan dem som sköter kommunikationsuppgifter är ordnat på lämpligt sätt,  3) de tjänstemän som sköter föredragnings - och beredningsuppgifter har fått nödvändig 
utbildning och anvisningar för att delta i planeringen och genomförandet av 
kommunikationen.  
3 kap  
Särskilda bestämmelser  
9 §  
Ikraftträdande  
Denna förordning träder i kraft den 1 december 1999.  
10 § (23.5.2002/380)  
Övergångsbestämmelser  
I 5 § avsedda dokumentförteckningar och i 8 § avsedda beskrivningar av dat asystem skall 
göras upp senast den 30 november 2000, de utredningar som avses i 1 § senast den 30 
november 2001 samt den kommunikationsplan som avses i 8 b § senast den 31 maj 2003. 
Datasystem som har tagits i bruk före den 1 december 1999 och datasäkerhet sarrangemang 
och anvisningar som gäller dem skall senast den 30 november 2004 ses över så att de 
stämmer överens med denna förordning.  
Ikraftträdelsestadganden:  
23.5.2002/380:  
Denna förordning träder i kraft den 1 juni 2002.  
Åtgärder som verkställigheten a v förordningen förutsätter får vidtas innan förordningen 
träder i kraft.  
1.7.2010/681:  
Ikraftträdande  
Denna förordning träder i kraft den 1 oktober 2010.  
Genom denna förordning upphävs 2 och 3 § i förordningen av den 12 november 1999 om 
offentlighet och go d informationshantering i myndigheternas verksamhet (1030/1999) . 
Övergångsbestämmelser  
Handlingar som har klassificerats innan förordningen träder i kraft hanteras i enlighe t med 
kraven på motsvarande skyddsnivå i denna förordning, om det inte är uppenbart att det inte 
längre finns några grunder för klassificering enligt förordningen.  Bestämmelserna i 10 § 3 mom. om den anteckning som görs om ändrad eller slopad 
klassificering tillämpas på klassificering som gjorts innan förordningen träder i kraft endast i 
det fall att den klassificerade handlingen lämnas ut till en utomstående.  
En myndighets databehandling ska motsvara de informationssäkerhetskrav på basnivå som  
anges i 6 § i förordningen inom tre år från det att förordningen trätt i kraft.  
Myndigheten ska se till att hanteringen av klassificerade handlingar överensstämmer med 
kraven i 4 kap. inom fem år från det att myndigheten har beslutat klassificera sina han dlingar.  
En statsförvaltningsmyndighets lokaler som används när förordningen träder i kraft ska 
uppfylla de krav på lokalernas säkerhet som uppställts i förordningen inom fem år från det att 
förordningen träder i kraft. Samma gäller lokaler som har tagits i bruk innan två år har 
förflutit från det att förordningen träder i kraft.