ASETUS VIRANOMAISTEN TOIMINNAN JULKISUUDESTA JA HYVÄSTÄ 
TIEDONHALLINTATAVASTA, 12.11.1999/1030  
Oikeusministerin esittelystä säädetään viranomaisten toiminnan julkisuudesta 21 päivänä 
toukokuuta 1999 annetun lain (621/1999)  18 ja 36 §:n nojalla:1 luku  
1 luku  
Hyvän tiedonhallintatavan toteuttaminen  
1 §  
Selvitykset hyvän tiedonhallintatavan toteuttamiseksi  
Viranomaisen on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999 ) 18 §:n  1 
momentin 4 kohdassa tarkoitettujen toimenpiteiden suunnittelua ja toteuttamista varten 
arkistolaissa (831/1994)  tarkoitettua arkistonmuodostussuunnitelmaa h yväksi käyttäen 
selvitettävä ja arvioitava asiakirjansa ja tietojärjestelmänsä sekä niihin talletettujen tietojen 
merkitys samoin kuin asiakirja - ja tietohallintonsa. Toimenpiteiden tarvetta arvioitaessa on 
kiinnitettävä huomiota siihen, kuinka toteutetaan  
1) oikeus saada tietoja viranomaisten julkisista asiakirjoista;  
2) velvollisuus tuottaa ja jakaa tietoja sekä antaa tietoja keskeneräisistä asioista;  
3) henkilötietojen, erityisesti arkaluonteisten tietojen, suojaaminen;  
4) salassa pidettäviksi säädettyje n tietojen suojaaminen;  
5) tietojen käyttötarkoituksia koskevat rajoitukset;  
6) tietojen käytettävyys, eheys ja laatu viranomaisen tehtävän hoidossa ja viranomaisten 
yhteistyössä;  
7) tietojen laatu erityisesti käytettäessä niitä yksilöitä ja yhteisöjä kosk evan päätöksenteon 
pohjana tai oikeuksien ja velvollisuuksien osoittajina.  
Hyvän tiedonhallintatavan toteuttamiseksi on lisäksi selvitettävä ja arvioitava tietojen 
saatavuuteen, käytettävyyteen, laatuun ja suojaan sekä tietojärjestelmien turvallisuuteen 
vaikuttavat uhat sekä niiden vähentämiseksi ja poistamiseksi käytettävissä olevat keinot ja 
niiden kustannukset sekä muut vaikutukset.  
Viranomaisen on 1 ja 2 momentissa tarkoitettujen selvitysten perusteella arvioitava ja 
toteutettava tarvittavat toimenpitee t hyvän tiedonhallintatavan toteuttamiseksi.  
2-3 §  
2-3 § on kumottu A:lla 1.7.2010/681 .  
4 §  Ohjeet, valvonta ja seuranta  
Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 18 §:n 1 momentin 5 kohdassa 
tarkoitettuja toimenpiteitä suunniteltaessa on erityisesti pidettävä huolta siitä, että:  
1) määritellään asiakirjan antamista koskeva päätösvalta;  
2) annetaan riittävät ohjeet asioiden ja asiakirjojen kirjaamisesta sekä asiakirjojen, 
tietojärjestelmien ja niissä olevien tietojen asianmukaisesta käsittelystä ja suo jaamisesta eri 
käsittelyvaiheissa;  
3) keskeneräisiä asioita kuvaavat ja niitä koskevan tiedonantovelvollisuuden toteuttamiseksi 
laaditut luettelot ja asiakirjat pidetään ajan tasalla.  
Ohjeiden ja toimenpiteiden toteutumista on tarpeellisessa laajuudessa valvottava sekä 
arvioitava sopivin väliajoin niiden toimivuutta ja muutostarpeita sekä ryhdyttävä 
toimenpiteisiin havaittujen puutteiden korjaamiseksi.  
2 luku  
Tiedonsaantioikeuksien toteuttaminen ja edistäminen  
5 §  
Asiakirjarekisterit  
Viranomaisella tulee olla sillä käsiteltävinä olevien asioiden seurantaa varten tiedot siitä, mitä 
diaareja, luetteloita, hakemistoja ja muita asiakirjahallinnon  rekistereitä ( asiakirjarekisterit ) 
viranomaisella on tai miten tieto viranomaisen julkisista asiakirjoista voidaan muuten löytää.  
Viranomaisen tulee huolehtia, että asiakirjarekisterien väliset suhteet selvitetään ja että 
käsiteltävä asia, mikäli mahdolli sta, kirjataan vain kerran ja että asiakirjarekisterien avulla 
voidaan täyttää arkistolain nojalla annetut määräykset asiakirjojen rekisteröinnistä ja 
luetteloinnista.  
6 §  
Asiakirjarekisteriin merkittävät tiedot  
Asiakirjarekisteriin on tehtävä viranomaisen käsiteltäviksi annetuista ja otetuista asioista 
merkinnät:  
1) asian vireille saattajasta, asiakirjan saapumispäivästä, tai, milloin asiakir ja on 
viranomaisen laatima, sen laatimispäivästä, sekä asian laadusta;  
2) suoritetuista välitoimenpiteistä, kuten toimituksista sekä selvitys - ja lausuntopyynnöistä ja 
niitä koskevista asiakirjoista;  
3) asian lopputoimenpiteistä ja niitä koskevista asiakir joista.  Asiakirjarekisteriä suunniteltaessa ja laadittaessa on pidettävä huolta siitä, että 
asiakirjarekisteristä voidaan vaivatta antaa tieto siihen tehdyistä julkisista merkinnöistä.  
Arkistoluettelon ja tuomioistuimen diaarin ja muun asiakirjarekisterin osalta noudatetaan, 
mitä niistä erikseen säädetään ja määrätään.  
7 §  
Asiakirjarekisterien saatavilla pitäminen  
Asiakirjarekisterit sekä arki stolain 8 §:ssä tarkoitettu arkistonmuodostussuunnitelma on 
pidettävä yleisön saatavilla viranomaisen kirjaamossa tai muussa yleisöpalvelupisteessä.  
Käytössä oleva diaarikaava ja muut asiakirjojen luokitteluperusteet on liitettävä 
asiakirjarekisterin yhtey teen.  
8 §  
Selosteet tietojärjestelmistä  
Viranomaisen on laadittava ylläpitämistään tietojärjestelmistä seloste, josta ilmenee 
tietojärjestel män käyttötarkoitus ja siihen talletettavat tiedot. Seloste on pidettävä yleisön 
saatavilla kirjaamossa tai muussa yleisöpalvelupisteessä, jollei salassapitosäännöksistä muuta 
johdu. Seloste voidaan sisällyttää myös osaksi arkistonmuodostussuunnitelmaan.  
Henkilörekisteristä laadittavasta rekisteriselosteesta on voimassa, mitä siitä erikseen 
säädetään.  
2 a luku (23.5.2002/380)  
Valtionhallinnon viestintä  
8 a § (23.5.2002/380)  
Valtionhallinnon viranomaisten viestinnän tarkoitus  
Valtion hallintoviranomaisten ja muiden valtion virastojen ja laitosten sekä tuomioistuinten ja 
muiden lainkäyttöviranomaisten ( valtionhallinnon viranomainen ) tiedotuksen, 
julkaisutoiminnan ja muun viestinnän tarkoituksena on toteuttaa avoimuutta sekä tuottaa ja 
jakaa tietoa, joka luo yksilöille ja yhteisöille edellytyksiä muodostaa mahdollisimman 
totuudenmukainen kuva viranomaisten toiminnasta, vaikuttaa hallintoviranomaisissa 
valmisteilla oleviin yleisesti merkittäviin asioihin sekä valvoa omia etujaan ja oikeuks iaan.  
Valtionhallinnon viranomaisten viestintää suunniteltaessa ja toteutettaessa on otettava 
huomioon viestinnän merkitys viranomaiselle säädettyjen tehtävien tehokkaassa hoitamisessa 
sekä viranomaisen ja kansalais - ja etujärjestöjen välisessä yhteistyöss ä. 
8 b § (23.5.2002/380)  
Viestinnän suunnittelu  Valtionhallinnon viranomaisen on sille säädetyt tehtävät ja 1 §:ssä tarkoit etut selvitykset 
huomioon ottaen arvioitava ja suunniteltava toimenpiteet viranomaisten toiminnan 
julkisuudesta annetun lain 19 ja 20 §:ssä tarkoitettujen velvoitteiden toteuttamiseksi 
(viestintäsuunnitelma ). 
Viestintäsuunnitelmaa laadittaessa on otettava erityisesti huomioon, miten:  
1) voidaan turvata yksilöiden ja yhteisöjen mahdollisuudet saada tietoja vireillä olevista 
yleisesti merkittävistä asioista sekä esittää käsityksensä niistä asian käsittelyn eri vaiheissa;  
2) viranomaisen antamiin palveluihin j a käsittelemiin asioihin liittyvä yleinen neuvonta 
voidaan toteuttaa siten, että sillä saavutetaan mahdollisimman hyvin palveluihin oikeutetut ja 
muut tiedon tarvitsijat;  
3) huolehditaan ruotsinkielisen väestön tiedon saannista yksilön henkeä, terveyttä ja  
turvallisuutta koskevissa asioissa sekä oikeuksien toteuttamiseksi;  
4) eri väestöryhmien, kansalaisjärjestöjen, yhteisöjen ja tiedotusvälineiden viranomaisen 
toimintaan kohdistuvista erityisistä tiedontarpeista huolehditaan;  
5) viestintää voidaan toteutta a yhteistyössä muiden viranomaisten ja yksityisten yhteisöjen 
kanssa;  
6) viestinnän seuranta järjestetään.  
Viestintäsuunnitelma on tarkistettava riittävän usein.  
8 c § (23.5.2002/380)  
Viestinnän järjestäminen  
Viranomaisen on huolehdittava siitä, että viestinnän edellytykset on turvattu avoimuuden 
toteuttamiseksi viranomaisen toiminnassa. Tässä tarkoituksessa on erityisesti pid ettävä huolta 
siitä, että:  
1) tiedotusta hoitavien tiedonsaanti vireille tulevista ja ratkaistavista sekä muista viestintää 
edellyttävistä asioista riittävän aikaisessa vaiheessa on turvattu;  
2) viestintätehtäviä hoitavien välinen yhteistoiminta on asianmu kaisesti järjestetty;  
3) esittely - ja valmistelutehtävissä toimiville virkamiehille on annettu tarpeellista koulutusta 
ja ohjeita viestinnän suunnitteluun ja toteuttamiseen osallistumisesta.  
3 luku  
Erinäiset säännökset  
9 §  
Voimaantulo  Tämä asetus tulee voimaan 1 päivänä joulukuuta 1999.  
10 § (23.5.2002/380)  
Siirtymäsäännökset  
Edellä 5 §:ssä tarkoitetut asiakirjarekisterit j a 8 §:ssä tarkoitetut selosteet tietojärjestelmistä 
on laadittava viimeistään 30 päivänä marraskuuta 2000, 1 §:ssä tarkoitetut selvitykset 
viimeistään 30 päivänä marraskuuta 2001 sekä 8 b §:ssä tarkoitettu viestintäsuunnitelma 
viimeistään 31 päivänä toukok uuta 2003. Ennen 1 päivänä joulukuuta 1999 käyttöön otetut 
tietojärjestelmät sekä niitä koskevat tietoturvallisuusjärjestelyt ja ohjeet on saatettava tämän 
asetuksen mukaisiksi viimeistään 30 päivänä marraskuuta 2004.  
Muutossäädösten voimaantulo ja sovelta minen:  
23.5.2002/380:  
Tämä asetus tulee voimaan 1 päivänä kesäkuuta 2002.  
Ennen tämän asetuksen voimaantuloa voidaan ryhtyä asetuksen täytäntöönpanon 
edellyttämiin toimenpiteisiin.  
1.7.2010/681:  
Voimaantulo  
Tämä asetus tulee voimaan 1 päivänä lokakuuta 201 0. 
Tällä asetuksella kumotaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä 
tiedonhallintatavasta 12 päivänä marraskuuta 1999 annetun asetuksen (1030/1999)  2 ja 3 §.  
Siirtymäsäännökset  
Asiakirjoja, jotka on luokiteltu ennen asetuksen voimaantuloa, käsitellään asetuksessa 
säädettyjen vastaavaa suojaustasoa koskevien vaatimusten mukaisesti, jollei ole ilmeistä, että 
luokitukselle ei asetuksen mukaan enää ole perusteita.  
Mitä 10 §:n 3 momentissa säädetään luokituksen muuttamisesta tai poistamisesta tehtävästä 
merkinnästä, sovelletaan ennen asetuksen voimaantuloa tehtyyn luokitukseen vain, jos 
luokiteltu asiakirja luovutetaan ulkopuoliselle.  
Viranomaisen tietojenkäsittely on  saatettava vastaamaan asetuksen 5 §:ssä säädettyjä 
perustason tietoturvallisuusvaatimuksia kolmen vuoden kuluessa asetuksen voimaantulosta.  
Viranomaisen on saatettava luokiteltujen asiakirjojen käsittely vastaamaan 4 luvussa 
säädettyjä vaatimuksia viiden vuoden kuluessa siitä, kun viranomainen on päättänyt luokitella 
asiakirjansa.  
Valtionhallinnon viranomaisen asetuksen voimaan tullessa käytössä olevien toimitilojen on 
täytettävä asetuksessa säädetyt vaatimukset tilojen turvallisuudelle viiden vuoden kulue ssa asetuksen voimaantulosta. Sama koskee toimitiloja, jotka on otettu käyttöön ennen kuin on 
kulunut kaksi vuotta asetuksen voimaantulosta.