WT/INF/174/Rev.1  
 
2 juillet 2014  
(14-3790)  Page: 1/9  
   
 
  ORGANISATION DE RÉCEPTIONS/D'EXPOSITIONS D'ART À L'OMC 
NOTE DU SECRÉTARIAT 
Révision 
 Les Missions auprès de l'Organisation mondiale du commerce (OMC) ou des entités 
partenaires peuvent être amenées à organiser oc casionnellement des réceptions ou expositions 
dans le Centre William Rappard en lien avec les activités et événements de l'OMC. 
 
 Le Secrétariat souhaite porter à l'attention des Membres de l'OMC la procédure en vigueur pour l'organisation i) de réceptions et ii) d'expositions d'art à l'OMC.  
1  RÉCEPTIONS 
1.1  Espaces de réception  Le lobby de la Salle William Rappard (SWR), la Galerie et l'Atrium (plans et photos en 
annexes II, III et IV) sont à la disposition des Membres pour la tenue de réceptions à caractère 
officiel les jours ouvrables de l'OMC de 18 heures à 23heures. L'Atrium et la Galerie peuvent accueillir 350 personnes au maximum et le lobby de la SWR, 250 (suivant configuration). L'Atrium 
sera proposé en priorité pour l'organisation des réceptions en soirée, les deux autres espaces étant 
destinés aux expositions en premier lieu.  1.2  Réservations 
 Les missions devront adresser les demandes de  réservations au Service de gestion des 
bâtiments et des installations de l'OMC par e-mail: WTO.Receptions@wto.org . 
 
 Les demandes des autres entités partenaires devront être préalablement soutenues et 
validées par une division de l'OMC.  
 La réservation ferme et définitive sera confir mée par le Service de gestion des bâtiments et 
des installations après validation du formulaire de demande envoyé dûment complété par le demandeur (voir l'annexe I). Ce form ulaire devra être adressé au moins huit jours  avant la date 
prévue de la réception. Le Secretariat tentera d'accommoder au mieux les demandes, mais se 
réserve le droit de refuser toute demande. 
 1.3  Frais Forfaitaires 
 L'organisation de réceptions dans l'enceinte de l'OMC implique l'intervention de différents 
services tels que la manutention liée à la préparation, la sécurité assurée pendant la réception et le nettoyage des espaces après la réception, entr e autres. À cet effet, l'OMC demande un forfait de 
800 CHF au Membre organisateur pour les réceptions de 18h à 20h30. Au-delà de 20h30, un 
forfait supplémentaire de 600 CHF sera facturé; la réception ne pourra en aucun cas se terminer après 23 heures. L'heure de fin de la réception sera validée par l'organisateur et le Service de la Sécurité et de la sûreté avant le départ de l'organisateur. 
 
 WT/INF/174/Rev.1 
 
- 2 - 
 
  1.4  Matériel 
 Du matériel pour les réceptions peut être mis à disposition des organisateurs, suivant la liste 
proposée dans le formulaire, à préciser lors de la réservation. À noter toutefois que l'OMC n'est pas en mesure de fournir du matériel électroménager. 
 
1.5  Consignes 
 Le Membre organisateur a le libre-choix du service traiteur pour autant que celui-ci respecte 
les consignes de sécurité en vigueur à l'OMC. Il est en particulier interdit d'amener de la nourriture 
et des boissons à l'intérieur des salles de réunion et de cuisiner dans les locaux de l'OMC. Seuls des appareils électriques permettant la remise en température des plats préparés sont autorisés (pas de flamme nue, ni de cuisson). L'emplacement des appareils est assujetti à la validation par 
la sécurité de l'OMC, sur plan ou sur place le jour de la réception. 
  Les informations suivantes devront impérativement être communiquées au Service de la 
Sécurité et de la sûreté de l'OMC au moins deux jours ouvrés avant la réception (e-mail: 
BCI@wto.org, fax: 022 739 6111, tél. 022 739 5958):  
 une liste complète des invités (préférablement par ordre alphabétique et sous format 
d'un fichier Microsoft Excel); 
 les noms du personnel intervenant pour le traiteur (ou tout autre intervenant extérieur) 
ainsi que les plaques d'immatriculation des véhicules utilisés par ces derniers et la liste 
des installations prévues; 
 le nombre de places de stationnement souhaitées (qui seront attribuées dans la limite 
des disponibilités); 
 les autorités attendues (VIP); 
 les coordonnées d'un point de contact de la Mission organisatrice qui sera présent à 
l'OMC lors de la réception. 
 Toutes les personnes participant à la réception, y compris le personnel de traiteur, devront 
se munir d'une pièce d'identité officielle en cours de validité (passeport, carte d'identité ou badge OMC valide).  
 Toute annulation ou report devra être signalé à l'OMC au moins deux jours ouvrables avant 
la réception.  
 Le non-respect d'une des consignes mentionnées dans le présent document entraînera 
l'annulation de la réservation.  
 En cas de dégâts occasionnés sur la propriété de l'OMC lors des réceptions, l'OMC se réserve 
le droit de s'adresser à l'organisateur pour en demander la réparation, le remplacement ou le remboursement.  
2  EXPOSITIONS D'ART 
2.1  Espaces d'exposition  La Galerie du nouveau bâtiment de l'OMC et le lobby de la SWR sont à disposition pour 
l'organisation d'expositions d'art dans le respect de l'éthique requise dans le cadre d'une 
organisation internationale . La Galerie peut accueillir un nombre maximum de 150 personnes, 
révisable en fonction de l'espace d'exposition occupé, le lobby de la SWR, 250 personnes.   
 
2.2  Réservations 
 Toute demande devra être adressée au Service de gestion des bâtiments et des installations 
de l'OMC par e-mail: WTO.Receptions@wto.org  au moins 40 jours  avant la date prévue de WT/INF/174/Rev.1 
 
- 3 - 
 
  l'exposition. La réservation ferme et définitive sera confirmée par ledit Service après validation du 
formulaire de demande envoyé dûment complété par le demandeur (voir l'annexe I).     L'organisation de réceptions (vernissage dans le cas présent) dans l'enceinte de l'OMC 
implique l'intervention de différents services tels que la manutention liée à la préparation, la 
sécurité assurée pendant la réception et le nettoyage des espaces après la réception, entre autres. À cet effet, l'OMC demande un forfait de 800 CHF au Membre organisateur pour les réceptions de 
18h à 20h30. Au-delà de 20h30, un forfait supplémen taire de 600 CHF sera facturé; la réception 
ne pourra en aucun cas se terminer après 23 heur es. L'heure de fin de la réception sera validée 
par l'organisateur et le Service de la Sécurité et de la sûreté avant le départ de l'organisateur.  
 Il est important de souligner que toute de mande d'exposition d'art doit émaner d'une 
Mission permanente, avec une personne de contact au sein de ladite Mission pendant toute la durée de l'exposition, sous réserve de recevabilité par l'OMC. 
 
 À noter également que l'OMC ne validera la demande d'exposition qu'après réception par voie électronique ou papier de photos de la  totalité des œuvres à exposer. Aucune œuvre 
représentant de la nudité, des thèmes politiques et/ou religieux ne sera acceptée. Une vérification 
sera faite sur site le jour de l'accrochage des œuvres.  2.3  Durée de l'exposition 
 L'exposition pourra être organisée sur une période de deux semaines au maximum, suivant 
disponibilités du calendrier des réceptions/expositions.  
2.4  Consignes 
 Les consignes liées aux réceptions, stipulées dans le point 1.5 ci-dessus, s'appliquent. À 
noter également les consignes spécifiques ci-dessous: 
 
 Artiste: un badge "visiteur Régulier" lui sera remis. Il sera valable durant toute la 
période d'exposition. Une pièce d'identité officielle en cours de validité devra être 
présentée à cet effet. Ce badge n'autorise pas la prise en charge d'un visiteur. Le badge 
ne permettra pas l'accès par les tourniquets, l'artiste devra passer par le Pavillon d'Accueil pour accéder au site. 
 Vernissage: une liste des invités qui n'ont pas de badge OMC ou reconnu par l'OMC doit 
être envoyée au Pavillon d'Accueil au moins deux jours ouvrés avant le vernissage. Une 
pièce d'identité officielle en cours de validité sera conservée en échange d'un badge d'accès. Aucun accès ne sera autorisé aux personnes se présentant au Pavillon sans être 
inscrites sur la liste. 
 Exposition: seules les personnes en possession d'un badge OMC ou reconnu par l'OMC et 
les personnes accréditées par un personnel OMC ou un délégué pourront visiter 
l'exposition les jours suivant le vernissage. La prise en charge et l'accompagnement 
durant toute la durée de la visite est obligatoire pour ces visiteurs accrédités. 
2.5  Pose et dépose des œuvres  Les œuvres seront installées par l'artiste ou son représentant, en présence d'un personnel 
de l'OMC le jour ouvrable avant le début de l'exposition et seront déposées au plus tard le jour 
ouvrable suivant la fin de l'exposition dans les mêmes conditions.  
2.6  Assurance 
 Les œuvres devront être assurées par l'exposant  pour toute la durée de l'exposition (pose et 
dépose comprises).  
_______________ WT/INF/174/Rev.1 
 
- 4 - 
 
  ANNEXE I 
DEMANDE DE RÉSERVATION 
 Formulaire à compléter et à retourner par e-mail à: WTO.Receptions@wto.org  
 
1 Evénement  
Réception    Exposition  
 
2 Date 
  
3 Membre organisateur 
(indiquer la Mission permanente)  
4 Contact 
(indiquer les coordonnées de la 
personne à contacter pour 
l'organisation de la réception) Personne de contact sur le site de 
l'OMC le jour de la réception Nom:   
Tél.:   
E-mail:  
 Nom:   
Tél.:   
5 Lieu (Lobby SWR, Atrium ou Galerie)  
 
Si Atrium, précisez l'implantation 
choisie (cf. annexe III, pages 7 et 8)   
 
A   B    C 
POINTS 6 à 12 - À compléter également pour toutes demandes de réception/vernissage 
6 Date de pré-visite 
  
7 Nombre de personnes attendues 
  
8 Heure prévue de mise en place 
  
9 Date et heure prévues pour 
l'enlèvement de s œuvres d'art  
10 Traiteur 
 Nom:   
Tél.:   
Adresse:   
E-mail:  
11 Adresse de facturation 
(indiquer le nom de la personne de 
contact pour la facturation)   
 
 
12 Matériel demandé 
(indiquer la quantité)  Podium    Pupitre 
 Vidéoprojecteur   Ecran  
Micro/HP    Mange-debout  
 Table     
13 Informations complémentaires 
  
14 
 Horaire de fin de réception 
(à compléter le jour de la réception) 
 
Validation par l'organisateur:  Validation par le Service de la Sécurité 
et de la sûreté   
 
 
____________________________  ____________________________ 
 
J'accepte les conditions stipulées dans le document WT/INF/174/Rev.1. 
Date et signature     Cachet de la Mission    
  
  
 
    WT/INF/174/Rev.1 
 
- 5 - 
 
  ANNEXE II 
LOBBY DE LA SALLE WILLIAM RAPPARD 
 
 
 
Implantation-type des tables de cocktail et mange-debout dans le lobby de la Salle WR 
 
 WT/INF/174/Rev.1 
 
- 6 - 
 
  ANNEXE III 
ATRIUM - REZ-DE-CHAUSSÉE DU CENTRE WILLIAM RAPPARD 
 
 
 
 
 WT/INF/174/Rev.1 
 
- 7 - 
 
  IMPLANTATIONS TYPES DES TABLES DE COCKTAIL DANS L'ATRIUM 
Implantation A: 11 tables et 6 mange-debout 
 
 
 
 
Implantation B: 6 tables et 6 mange-debout 
 
 
 
 WT/INF/174/Rev.1 
 
- 8 - 
 
  Implantation C: 2 tables et 6 mange-debout 
 
 
 WT/INF/174/Rev.1 
 
- 9 - 
 
  ANNEXE IV 
PLAN DE LA GALERIE 
 
 
 
__________