RESTRICTED  
  
WT/BFA/W/549  
11 mai 2021 
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Comité du budget, des finances et de l'administration   
 
  
RENSEIGNEMENTS ACTUALISÉS SUR LE REMPLACEMENT DE  
L'APPLICATION "DOCUMENTS EN LIGNE" (DOL)  
1  RAPPEL  
1.1.  Le contexte de ce projet a été présenté au CBFA le 9 novembre  2020 sous la cote 
WT/BFA/W/536.  
1.2.  Le présent document donne des renseignements actualisés sur le process us de sélection du 
fournisseur de service s qui remplacera "Documents en ligne".  
2  PROCESS US SUIVI POUR LE RECRUTEMENT D U CONSULTAN T 
2.1.  En août 2020, une demande de propos itions a été lancée pour trouver un fourn isseur de 
services de consultation  dotés de vastes connaissances des plates -formes de pointe en matière de 
diffusion et de publication de documents , idéalement éprouvées et testées par d'autres organisations 
internationales et/ou des entreprises spécialisées dans la diffusion de documents et facilitant leur 
accès grâce à une interface Web intuitive . 
2.2.  En particulier, il était demandé au c onsultant:  
a. de donner des conseils sur l' application des meilleures  pratiques dans les domaines de la 
diffusion et  de la publication de  documents;  
b. d'analyse r les besoins des  utilisateurs , d'apporter ses compétences pour établir les 
prescriptions techniques ; et 
c. d'identif ier la technologie correspondante , d'évaluer les risques et les  effort s entourant la 
mise en œuvre d u système de remplacement.  
2.3.  Le process us d'appel d'offres a permis de sélectionner un cabinet de consultants (le 
"consultant") en septembre  2020. 
2.4.  Entre octobre et décembre  2020, le consultant a recensé et analysé les besoins des  utilisateurs 
et remis son rapport, lequel comprenait : 
a. un rapport sur les meilleures pratiques ; 
b. un rapport d'analyse des besoins et des écarts ; 
c. un rapport d'o ntolog ie; 
d. un registre des prescriptions ; et 
e. un rapport final. WT/BFA/W/549  
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  2.1  Approch e suivie par le c onsultant  
2.1.1   Identifi catio n des besoins des utilisateurs 
2.5.  Le consultant a employé la méthode ci-après pour r ecueillir les exigences : 
 
2.6.  Des entretiens ont été organisés avec l es trois principaux groupes d'utilisateurs, à savoir les 
Membr es, le Secrétariat et le personnel de la Section des documents officiels et du Répertoire des 
notifications  (ODRNS) , afin de définir les exigences . 
2.7.  Les Membr es ont été interrogés dans le cadre d e trois réunions distinctes de groupes de 
réflexion  tenues les 10 novembr e 2020, 8  décembre  2020 et 10 décembre  2020. 
2.8.  Les fonctionnaires du Secrétariat ont été interrogés dans le cadre de trois réunions distinctes 
de groupes de réflexion tenues les  5, 9 et 11 novembre  2020. Les exigences ont été recueillies 
auprès des Divisions et des Comités de l'OMC chargés des domaines suivants : examen des politiques 
commerciales , dévelop pement, agriculture, obstacles t echni ques au commerce , propriété 
intellectu elle, règles, gestion des connaissances , accès aux marchés , commerce des  services, 
facilitation  des échanges , formation et coopération technique, et recherche économique  et 
statistique s. 
2.9.  En outre, 17 entretiens  individu els ont été organisés en o ctobre et novembre  2020 afin 
d'analyse r les besoins des utilisateurs de l'équipe responsable du site Web , de la Division des 
solutions en technologies de l'information  (ITSD), de la Section des technologies linguistiques , de la 
Section des documents officiels et du Répertoire des notifications  et de l'équipe  du projet DOL . 
2.10.   S'agissant des utilisateurs "publics" tels que les entreprises ou les universitaires, les retours 
d'informations reçus à la suite de l'enquête conduite par l'équipe responsable du site Web ont été 
utilisés . Ces utilisateurs n' ont pas été interrog és directement, mais un grand nombre des besoins 
identifi és en matière de recherche d'informations et d'accès à l'information devraient s'appliquer à 
tous les utilisateurs . Par conséquent, le nouveau système  offrirait des avantages aux utilisateurs 
généraux  comme aux principaux groupes d'utilisateurs définis.  
2.1.2   Principales conclusions  
Group e 
d'utilisateurs  Besoins des utilisateurs  Difficult és Améliorations à apporter  
en priorité  
Membres de 
l'OMC  1. Synthèse des 
information s dans les 
documents  1. Absence de moteur de 
recherche intuitif et efficace  1. Recherche exacte et intuitive 
en texte  intégral , avec des 
fonctionnalités sémantiques  
2. Connaissance et 
personnalisation des 
document s 2. Structure 
organisationnelle c omplex e 
absence de couche 
sémantique  2. Tableau de bord ou 
fonctionnalités personnalisés pour 
sauvegarder les préférences  
3. Consultation e fficace des 
document s 3. Ergonomie et accessibilité 
insuffisantes, manque de 
person nalisation 3. Moderni ser l'authenti fication 
pour améliorer l'ergonomie et la 
gestion de l' identit é 
Fonctionnaires 
du Secrétariat  1. Consultation efficace des 
documents (référence et 
analys e) 1. DOL n'est pas intuiti f et 
constitu e donc un obstacle à 
l'accès  1. Recherche exacte et intuitive 
en texte intégral  (à la fois rapide 
et variée ) 
2. Stockage et archivage 
centralisés des documents  2. Information s verrouillées 
dans des systèmes et des 
documents isolés  2. Plate-forme c entrali sée et 
indexage sémantique  
WT/BFA/W/549  
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  Group e 
d'utilisateurs  Besoins des utilisateurs  Difficult és Améliorations à apporter  
en priorité  
3. Traduction efficace des 
documents  3. Absence de libre-service , 
ergonomie insuffisante  3. Moderniser l'authentification 
pour améliorer l'ergonomie et la 
gestion de l'identité  
Personnel 
Intern e / 
chargé de DOL 1. Plate-forme de 
libre-service  1. La plate-forme actuelle 
est à forte composante 
humaine  1. Plate-forme c entrali sée 
(taxonom ie et définition du type 
de document ) 
2. Recherche efficace et 
intuitive en texte intégral  2. Absence de moteur de 
recherche intuiti f et efficace  2. Amélioration de l'exactitude de 
la recherche et de la 
personnalisation  
3. Plate-forme m ultilingu e 3. Les soutiens linguistiques 
sont insuffi sants  3. Soutien pour les 3 langues et 
personnalisation  
 
2.11.   L'analyse a en particulier mis en lumière la nécessité de mettre en place une recherche plus 
intuitive, surtout pour les utilisateurs "non spécialistes " du système des groupes des Membres et du 
Secrétariat . Les efforts ont donc essentiellement porté sur la conception d'une solution répondant à 
cette exigence, qui permette à la fois une recherche simple et intuitive en texte libre, et une 
recherche ainsi qu'un indexage plus complexes et détaillés, dont le personnel de la Section des 
documents officiels et du Répertoire des notifications  a besoin pour son travail de maintenance 
courante de DOL. 
2.1.3   Recherche de s olution  
2.12.   L'une des principales diffic ultés que présente actuellement D OL est la nécessité d'une 
maintenance à forte composante humaine ; le maintien du fonctionnement du système et 
l'application de correctifs rapides en cas de problème mobilise nt une grande partie du temps  en 
interne et impliq uent de nombreux intervenants : la Section des documents officiels et du Répertoire 
des notifications , la Division des solutions en technologies de l'information  et l'entreprise de 
développement externe . Cette situation est d ue à l'utilisation d'une technol ogie obsolète et d'une 
architecture dans laquelle une application tente d'exécuter diverses tâches, ce qui rend 
l'interconnexion du système difficile  à gérer . Par conséquent,  il a été recomm andé de s'orienter vers 
un système plus modula ire et de suivre le principe de "séparation des problèmes ", selon lequel 
chaque module d'application a un rôle spécifique à jouer.  
2.13.   La liste des composantes envisagées pour l' architecture du futur  DOL est indiquée da ns le 
tableau ci -dessous :  
Module  Fonction  
Base de données NoSQL capable to de stocker des 
données sous forme de "triplets" (relation 
sujet-prédicat-objet) Thésaurus, taxonom ie 
et ontolog ie 
Interface  d'administration  Maintenance du s ystème 
Système de gestion de contenu "sans tête"  1. Maintenance des métadonnées et des documents  
2. XML pour facilite r les recherches en fonction de la 
structure des  documents  
Interface  utilisateur  Interface réact ive et recherche intuitive  
Gestion de l'accès  Gestion de l' authenti fication  des données et ergonomie 
du système  
 
2.14.   Cette  architecture offre plusieurs avantages : 
a. Elle élimine la nécessité de concevoir une solution complex e pour les besoin s de chaque  
utilisateur à micro -échelle ; des interfaces fronta les répondant à des besoins spécifiques 
peuvent être générées rapidement et facilement, et des interfaces de programmation 
d'applications  (API) sont utilisées pour fournir les données pertinentes . 
b. Elle offre une plus grande flexibilité aux utilisateurs en leur permettant d'ajouter des 
métadonnées non essentielles aux  documents selon leurs besoins . 
c. Elle limite la nécessité d'imposer des manières de travailler aux Membres et au Secrétariat.  
d. Elle réduit l' impact des divers types de formats de documents (Word, WordPerfect, Excel 
etc.); les documents sont stockés  sous forme d'éléments de données relationnels . WT/BFA/W/549  
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  2.1.4   Étude de marché  
2.15.   Un processus d'appel d'offres devait être engagé pour choisir le vendeur/fournisseur de 
services suivant (voir 3.4). 
2.2  Recomm andations du consultant  
2.16.   L'hypothèse initial e à l'origine du projet visait à acheter  une plate -forme de diffusion de 
documents clé en main. Cependant, au stade de la définition des exigences, il est apparu clairement 
qu'une telle plate -forme nécessiterait des a daptations considérables et qu'elle ne suffirait pas pour 
démontrer sa capacité future à répondre à l'évolution des besoins de l' OMC. 
2.17.   Les principaux obstacles à la mise en œuvre d'une telle plate-forme clé en main sont les 
suivants : 
a. La taxonomie requise présente un certain niveau de complexité . 
b. Le contenu des d ocument s et les métadonnées sont d'égale importance pour les 
utilisateurs dans leurs recherches . 
c. Le volume des document s et la vitesse  requise pour la récupération ne répondraient pas 
aux normes attendues pour ces solutions.  
d. La base d 'utilisateurs est variée et englobe des spécialist es et des utilisateurs généraux ; 
il faut donc une solution davantage axée sur les client s. 
e. L'intégration  entre le site Web de l'OMC et le système interne ou externe avec lequel des 
données sont échangées est complexe.  
2.18.   Compte tenu de ces contraint es, une nouvelle approch e qui délaisse les logiciels et 
plates -formes  simples  au profit d'une solution plus globale est nécessaire pour offrir les 
fonctionnalités suivantes:  
a. Rechercher et index er des documents en fonction non seulement du contenu, mais aussi 
des métadonnées associées . 
b. Une taxonomie et un thésaurus extrêmement sophisti qués pour permettre une recherche 
spécialisée  mais intuitive . 
c. Un système de gestion de contenu permettant d'offrir un niveau plus avancé de contrôle 
des versions, de différencier entr e les genre s, les exemples, les travaux, etc., d'une 
manière qui n'est généralement pas bien prise en charge par les plates -formes de 
publication . 
d. Une automatisation accrue des tâches d'indexa tion à cause du volume important des 
documents traités , qui rédu ira le niveau de travail manuel requis . 
e. Une interop érabilit é poussée pour faciliter l'échange de données entre les systèmes 
dépendants.  
2.19.   En outre, l' architecture et la technolog ie sur lesquelles repose l'application DOL a ctuelle sont 
en place depuis plus de 10 ans et nécessitent une maintenance et un soutien manuel très importants 
pour répondre aux demandes des utilisateurs . Des technologies plus récentes ouvrent la possibilité 
d'élaborer une architecture plus flexible, plus fiable et plus facile à gérer.  
Dans ce contexte, la conception de la solution recouvre trois domaines principaux : 
• La gestion du projet selon la méthode Agile.  
• La création  d'une t axonom ie et d'un  thésaurus.  
• L'architecture  système . WT/BFA/W/549  
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  Ces trois éléments  doivent tous fonctionner ensemble pour créer la solution définitive qui donnera 
DOL 2.0. 
3  ÉTAPES SUIVANTES ET CALENDRIER  
3.1  Feuille de route du p rojet  
3.1.  Compte tenu de ce qui précède, une approche en deux phases est envisagée:  
Phase 1 – Élaboration d'une t axonom ie, d'un thé saurus  et d'une ontolog ie. 
Phase 2 – Remplacement par DOL 2.0. 
 
3.2  Phase 1 : Élaboration de la taxonom ie, du thésaurus  et de l'ontolog ie 
3.2.1   Situation  actuelle  
3.2.  Le consultant a proposé de commencer à élaborer et améliorer les listes contrôlées qu i sont 
utilisées pour attribuer des métadonnées aux documents officiels de l'OMC – mots clés, produits, 
organi sations, pays, organes de l'OMC , articles, types  de documents  et collections de documents.  
3.3.  Ces listes contrôlées devraient être  progressive ment transformées en taxonomies  pour être 
intégrées dans le  thésaurus . Actuellement, la Section des documents officiels et du Répertoire des 
notifications  s'emploie à finaliser la première partie du thésaurus en définissant les mots clés (sujet s) 
qui recouvrent près de 900 concepts décrits par des définitions, un sens large et un sens strict , des 
termes préférés et non préférés et des termes connexes . 
3.4.  Les prochaines étapes consisteront à obtenir l'aide d' expert s pour l'élaboration et la tenue à 
jour de la taxonom ie, du thésaurus et de l' ontolog ie. Ces éléments sont cruciaux pour offrir un 
service de recherche intelligente comme Google sur DOL 2.0. 
3.5.  La mise au point du thésaurus/ de l'ontolog ie est nécessaire pour toute l' organi sation, 
indépendamment  de la solution technique future qui sera mise en œuvre . 
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  3.2.2   Processus de marché concernant l'aide d'experts pour l'élaboration et la tenue à 
jour de l' ontolog ie 
3.6.  L'ODRNS a rédigé la demande de propositions pour trouver un fournisseur de services de 
consultation doté de va stes connaissances de l'élaboration de thésaurus  et d'ontologies multilingu es. 
La demande de propositions a été lancée le 22  avril 2021. 
3.7.  Le consultant devra donner des conseils sur l' application des meilleures pratiques et 
technol ogies en lien avec les thésaurus et l'ontolog ie, aider à créer un thésaurus et une ontologie 
multilingues à l'échelle de l'Organisation, et former l'équipe du projet à l'élaboration et la tenue à 
jour du thésaurus et de l' ontolog ie. 
3.8.  Le consultant analyse ra les listes contrôlées existantes et le projet de  thésaurus, il identif iera 
les concepts o u les relations  manquants dans le t hésaurus et il proposera des améliorations et de 
nouvelles fonctionnalités pour le thésaurus, en suivant les meilleures pr atiques et les normes 
international es. 
3.3  Phase 2 : Remplacement  de DOL  
3.9.  L'approch e ci-après sera suivie pour la p hase 2:  
 
 
3.10.   La solution techni que fera l'objet d'une analyse plus poussée permettant de garantir sa 
conformité avec l' architecture  informatique de l 'OMC grâce à : 
• la prolongation  de l'étude avec le c onsultant pour 10  jours supplémentaires en ce qui 
concerne les aspects techni ques; 
• la définition d'une vision claire pour permettre la continuité des services offerts aux 
utilisateurs (UX) entre DOL et le site Web de l'OMC ; 
• la planification d'une stratégie d'achat pour l'acquisition des éléments  et la mise en œuvre ; 
et 
• la recherche de conseils d'experts c oncernant les plates -formes d'expérience numérique 
(DXP) . 
3.11.   En prenant les exigences définies par le c onsultant et la Section des documents officiels et du 
Répertoire des notifications  comme point de départ, l'équipe du projet lancera le processus d'achat 
pour le remplacement de DOL sur la base de la stratégie d'achat . 
3.12.   DOL 2.0 sera conçu et mis en œuvre en sprints selon la méthode Agile, ce qui signifie que 
l'équipe du projet mettra au point un produit viable minimum pour chaque sprint. 
3.13.   Cette approch e présente des avantages concrets : il n'est pas nécessaire de concevoir au 
préalable le système de manière détaillée ; le cycle de sprints fait que les nouvelles  fonction nalités 
sont livrées régulièrement , ce qui maintient l'implication de s utilisateurs ; et une approche modulaire 
peut être adoptée , qui consiste à appliquer les ressources là où elles produisent le plus d'avantages . 
Par exemple, le premier sprint effectif pourrait refléter les fonction nalités du système actuel et 
proposer des recherches de type Google, une fonction de navigation, des abonnements électroniques 
et la fonctionnalité de base des comptes d'utilisateur , et les options  plus avancées de 
personnalisation ou les fonctions additionnelles permettant d'améliorer l'apparence du  système 
pourraient être déployées dans des sprints  ultérieurs . 
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  4  CONCLUSION  
4.1.  L'application Documents en ligne est un système essentiel pour la consultatio n des documents 
officiels de l'OMC qui alimente également  plusieurs systèmes périphériques utilisés aussi par les 
Membres de l'OMC.  
4.2.  Toutefois, comme l'ont montré les réactions des utilisateurs, cette  application n e répond plus 
aux besoins prévus, qui peuvent être satisfaits grâce à des méthodes et des technologies plus 
modernes . En outre, DOL nécessite de fréquents correctifs qui risquent de créer des régressions à 
chaque fois.  
4.3.  Le remplacement de n'importe quelle technolog ie peut soulever des craintes,  mais le travail 
accompli jusqu'ici en suivant une vision et une feuille de route claires débouchera sur un DOL 2.0 
d'application exemplaire, sûre, bien conçue et intuitive , conforme  à ce que les utilisateurs attendent 
d'une organisation tournée vers l'ave nir. 
__________