OFFICE(17)/ 85 
17-4784 
 
 
La politique de recrutement de l'OMC vise à attirer et à retenir les fonctionnaires possédant  
le plus haut niveau de compétence, d'efficacité et d'intégrité.  
En tant qu'employeur garantissant l'égalité des chances, l'OMC tient plei nement compte  
du mérite et de la diversité.  
______________________________________________________________________  
 
Avis de vacance n°:  EXT/F/17-61 
 Date de publication : 11 septembre  2017 
 
Titre:  Spécialiste du contrôle des documents  
 Date de clôture (HE C): 9 octobre  2017 
 
Classe:  4 
 Division:  Services linguistiques, 
documentation et gestion de l'information  
(461, 481 ) Type de contrat:  Durée déterminée  
 
Traitement de départ:  65 035  francs suisses  
net par an (approximatif)  Durée:  Deux ans avec possibi lité de 
prolongation  
 
Autres 
conditions  Conformément au Statut du personnel et au Règlement du personnel de l'OMC 
ainsi qu'au Statut du Régime des pensions de l'OMC.  
L'Organisation mondiale du commerce offre un ensemble de prestations 
intéressant comprena nt un traitement net annuel (soumis à des prélèvements 
obligatoires pour les cotisations au titre des pensions et de l'assurance santé), des 
prestations familiales, un régime des pensions, un régime d'assurance santé, une 
indemnité de cessation de service et 30  jours de congé annuel.  Les fonctionnaires 
qui sont recrutés sur le plan international peuvent bénéficier du remboursement 
des frais de voyage et de déménagement à l'occasion de l'engagement et de la 
cessation de service, d'une prime d'installation, d 'indemnités pour frais d'études, 
d'une allocation -logement et de congés dans les foyers.  
Des renseignements complémentaires sur les prestations offertes figurent sur le 
site Web de l'OMC:  
http://www.wto.org/french/thewto_f/vacan_f/comp_package_f.pdf . 
 
 
Le Secrétariat de l'OMC cherche à pourvoir  deux  postes de spécialiste du contrôle des 
documents au sein de la Section de la gestion, du suivi et de la production des 
documents de l a Division des services linguistiques, de la documentation et de la gestion 
de l'information.  
 
 
Fonctions générales  
 
La Division des services linguistiques, de la documentation et de la gestion de l'information fournit 
trois types de services distincts:  services linguistiques, services de documentation et services de 
gestion de l'information.  Les services de documentation consistent à assurer:  la planification, le 
suivi, la production de documents, le contrôle de la qualité, la diffusion et l'archivage par voie 
électronique;  le traitement de texte;  et le graphisme, l'impression et la distribution.   
 
Le travail d'un spécialiste du contrôle des documents consiste à assurer l'organisation efficace du 
flux documentaire en planifiant, coordonnant et contrôlant le  traitement des documents originaux, 
traduits et dactylographiés émanant des divisions, des sections de traduction et de l'équipe de 
production des documents, et destinés à la distribution, à la reproduction et à l'archivage.  Ce type 
d'empl oi existe à plus ieurs classes , en fonction des responsabilités, et est l'une des fonctions 
d'appui de la Section de la gestion, du suivi et de la production des documents.  OFFICE(17)/ 85 
 
- 2 - 
 
 
  Sous l'autorité du coordonnateur de l'Unité, les titulaires assureront la réception et le suivi des 
documents envoyés par les divisions, les services de traduction et les équipes de production des 
documents . 
 
Plus spécifiquement, le titulaire assumer a notamment les responsabilités suivantes:  
 
1. Réceptionner et contrôler toutes les versions originales des d ocuments pour les services 
demandés par les divisions et coordonner les instructions pour les différentes  étapes nécessaires à 
la création d'un document;  références, traduction, production, systèmes documentaires, 
reprographie et distribution . 
 
2. Sous la sup ervision du supérieur hiérarchique, surveiller  et suivre les documents en f onction 
des priorités convenues ; définir les exigences de traitement propres à chaque document et donner 
des instructions à chaque section ; veiller à ce que toute modification dans l'ordre des priorités soit 
prise en compte ; proposer des délais d'exécution des travaux, selon les priorités établies, pour les 
équipes de production des documents et la section de la reprographie et de la distribution des 
documents, et contrôler leur mise  en application . 
 
3. Conformément aux instructions des membres du personnel plus expérimentés, assurer le 
contrôle de la qualité des documents finalisés dans les trois langues avant leur distribution sous 
forme imprimée ou électronique en utilisant un système  interne de gestion des documents . Le 
titulaire devr a fournir aux secrétaires des divisions, aux assistants administratifs et aux nouveaux 
utilisateurs du système i nterne de gestion des documents  une aide et des clarifications au sujet 
des procédures de tr aitement des documents . 
4. Classer les documents terminés selon les besoins des services de références et de traduction . 
Au besoin, d istribuer  la liste journalière de priorité des documents aux personnes responsables 
dans les différentes sections . 
 
5. Après avoi r reçu une formation,  assurer une polyvalence dans les fonctions de réception, 
d'archivage électronique et de contrôle final des documents dans différents formats (papier, Word, 
pdf, par exemple), dans les trois langues de travail de l'Organisation . 
 
 
QUAL IFICATIONS REQUISES  
 
Études  
 
Études de secrétariat ou études secondaires commerciales . Une formation spécialisée et des 
compétences avérées en matière de formatage des documents seront considérées comme des 
avantages.  
 
Connaissances et compétences  
 
Aptitud e avancée à utiliser MS Word, et aptitude intermédiaire à utiliser  MS Excel, MS Powerpoint  
et MS  Access.  
Une expérience dans l'utilisation de logiciels spécialisés pour la gestion de documents ou de flux de 
travail sera considérée comme un atout.  
 
Excellen te capacité à communiquer . y compris aptitude à expliquer des informations techniques 
dans un langage simple.  
Excellente capacité d'organisation y compris aptitude à établir des priorités, souci du détail;  
aptitude à gérer des tâches multiples en respectan t des délais stricts . 
 
Aptitude à travailler sous pression et à accomplir des tâches multiples, avec un minimum de 
contrôle direct . 
Aptitude à s'adapter rapidement à l'évolution des outils informatiques et des flux de travail 
relevant du poste.  
Excellentes  compétences en matière de relations interpersonnelles et aptitude à travailler en 
équipe dans un environnement multiculturel . 
Tact et discrétion et aptitude à respecter rigoureusement les exigences de confidentialité . OFFICE(17)/ 85 
 
- 3 - 
 
 
   
Expérience professionnelle  
 
Trois à quatre ans d'expérience pertinente dans le domaine de la do cumentation ou du traitement 
des documents.  
 
Langues  
 
Une bonne connaissance pratique de l'anglais et du français est exigée, pour pouvoir mener des 
conversations et/ou des échanges de courrier éle ctronique avec des collègues sur les questions qui 
se posent au quotidien dans le travail . La connaissance de l'espagnol constituerait un avantage . 
 
Renseignements complémentaires  
 
Au besoin, le titulaire pourra être amené  à travailler en dehors des heures  normales de travail.  
 
Le poste peut être offert à une classe inférieure si le candidat retenu n'a pas toutes les 
qualifications requises.  
 
Seules seront acceptées les candidatures de ressortissants des Membres de l'OMC.  
 
L'OMC pourra utiliser divers moyen s de communication tels que vidéo ou téléconférence pour juger 
et évaluer les candidats. Le processus de recrutement pourra aussi nécessiter l'utilisation de 
diverses formes de tests, centres d'évaluation, entretiens et vérifications des références.  
 
Les candidats qui, bien que n'ayant pas été retenus, auront montré lors du processus de sélection 
qu'ils sont aptes à occuper un poste similaire pourront figurer sur une liste de réserve pendant 
12 mois au maximum , et être contactés ultérieurement si des ressou rces additionnelles s'avèrent 
nécessaires.  
______________________________________________________________________  
LES CANDIDATS PEUVENT ÊTRE APPELÉS À PASSER UN EXAMEN ÉCRIT  
______________________________________________________________________  
LES CANDIDA TS RETENUS POUR UN ENTRETIEN SERONT CONTACTÉS DIRECTEMENT  
______________________________________________________________________  
Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de candidature en ligne.  
Pour postuler, veuillez vous rendr e sur le site Web du système de recrutement   
électronique de  l'OMC à l'adresse: https://erecruitment.wto.org . 
Vous y trouverez des instructions concernant la procédure à suivre.  
 
Tous les candidats sont invités à poser leur candidature en ligne dès que possible après la parution 
de l'avis de vacance et bien avant la date de clôture  – heure d'Europe centrale (HEC) –  
indiquée dans l'avis de vacance.  
 
VEUILLEZ NOTER QUE LES CANDIDATURES REÇUES  
APRÈS LA DATE LIMITE NE SERONT PAS ACCEPTÉES  
 
L'OMC est une organisation sans tabac.