RESTRICTED  
  
WT/BFA/W/396  
5 août 2016 
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Comité du budget, des finances et de l'administration   
 
   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
RÉVISION DES RÈGLES DE GESTION FINANCIÈRE  
 
DE 
 
L'ORGANISATION MONDIALE DU COMMERCE  WT/BFA/W/396  
- 2 - 
  TABLE DES MATIÈRES  
1  ORIGINE ET CHAMP D'A PPLICATION ................................ ................................ ............  4 
1.1  Renvoi  ................................ ................................ ................................ ........................  4 
1.2  Champ d'application  ................................ ................................ ................................ ..... 4 
1.3  Responsabilité quant à la mise en œuvre  ................................ ................................ .........  4 
1.4  Instructions supplémentaires du Directeur général adjoint chargé des finances  ....................  4 
1.5  Responsabilités du Directeur de la Division de l'administration et des services 
généraux  ................................ ................................ ................................ ...........................  4 
1.6  Démarches à l'extérieur de l'OMC  ................................ ................................ ...................  4 
1.7  Responsabilité des fonds en provenance de sources extérieures  ................................ .........  4 
2  ÉTABLISSEMENT DES PR OPOSITIONS BUDGÉTAIR ES ................................ ..................  4 
2.1  Forme des propositions budgétaires  ................................ ................................ ................  4 
2.2  Responsabilité quant à l'établissement des propositions budgétaires  ................................ ... 5 
2.3  Établissement des estimations de coûts  ................................ ................................ ...........  5 
3  RECOUVREMENT DES CON TRIBUTIONS ET AUTRES  RECETTES  ................................ ..... 5 
3.1  Responsabilité quant au recouvrement des contributions  ................................ ...................  5 
3.2  Comptabilité des recettes  ................................ ................................ ..............................  5 
3.3  Recettes diverses  ................................ ................................ ................................ .........  5 
3.4  Produits de la vente d'immobilis ations corporelles ................................ .............................  6 
3.5  Acceptation de fonds pour le compte de l'OMC  ................................ ................................ . 6 
4  CRÉDITS ET ALLOCATIO NS DE CRÉDITS  ................................ ................................ ....... 6 
4.1  Exécution par le Directeur général adjoint chargé des finances du budget approuvé ..............  6 
4.2  Allocations de crédits par le Directeur de la Divi sion de l'administration et des 
services généraux conformément au budget fonctionnel  ................................ ..........................  6 
4.3  Examen périodique de l'état des dépenses  ................................ ................................ ....... 6 
4.4  Virements entre postes du budget approuvé  ................................ ................................ .... 6 
5  CONTRÔLE DES ENGAGEM ENTS DE DÉPENSES ................................ ..............................  6 
5.1  Compétences exclusives de s fonctionnaires dûment habilités en matière 
d'engagements de dépenses  ................................ ................................ ................................ . 6 
5.2  Propositions ou projets ayant des incidences financières ou budgétaires  ..............................  7 
5.3  Contrôle des engagements de dépenses  ................................ ................................ ..........  7 
5.4  Conformité des engagements de dépenses avec le budget  ................................ .................  7 
5.5  Opposition à des propositions d'engagement de dépenses  ................................ .................  7 
5.6  Ajustement des engagements de dépenses  ................................ ................................ ...... 7 
6  PRÉSENTATION ET CONTRÔLE DES DEMANDE S DE PAIEMENT  ................................ ..... 7 
6.1  Paiements effectués sur la base de demandes de paiement  ................................ ...............  7 
6.2  Documents justificatifs des demandes de paiement  ................................ ..........................  8 
6.3  Délais pour présenter les demandes de paiement  ................................ .............................  8 
6.4  Contrôle des demandes de paiement ................................ ................................ ...............  8 
6.5  Rapports de réception accompagnant les demandes de paiement  ................................ ....... 8 
6.6  Sauvegarde  ................................ ................................ ................................ .................  9 
6.7  Opposition à des demandes de paiement  ................................ ................................ .........  9 WT/BFA/W/396  
- 3 - 
  7  PAIEMENTS  ................................ ................................ ................................ ..................  9 
7.1  Pièces justificatives des paiements  ................................ ................................ .................  9 
7.2  Qualité des bénéficiaires de paiements  ................................ ................................ ............  9 
7.3  Fonctionnaires habilités à effectuer des paiements et désignation des caissiers  ..................  10 
7.4  Rémunération du personnel, remboursements et sommes à recouvrer auprès du 
personnel  ................................ ................................ ................................ .........................  10 
7.5  Avances et acomptes  ................................ ................................ ................................ .. 10 
7.6  Délais de paiement  ................................ ................................ ................................ ..... 10 
7.7  Monnaies de compte et taux de conversion des monnaies  ................................ ................  10 
7.8  Responsabilité quant aux paiements  ................................ ................................ .............  11 
7.9  Versements par l'intermédiaire de tiers  ................................ ................................ .........  12 
7.10  Versements à titre  gracieux  ................................ ................................ .......................  12 
7.11  Paiements par carte de crédit officielle  ................................ ................................ ........  12 
8  GESTION DE LA TRÉSOR ERIE  ................................ ................................ .....................  12 
8.1  Gestion de la trésorerie  ................................ ................................ ...............................  12 
8.2  Désignation des banques  ................................ ................................ .............................  12 
8.3  Opérations relatives aux com ptes en banque  ................................ ................................ . 12 
8.4  Placement des fonds  ................................ ................................ ................................ ... 12 
8.5  Perte d'espèces – Fraude ................................ ................................ .............................  12 
9  MARCHÉS ET ACHATS  ................................ ................................ ................................ . 13 
9.1  Pouvoir et responsabilité  ................................ ................................ .............................  13 
9.2  Appel à la concurrence et publicité  ................................ ................................ ................  13 
9.3  Dérogation à la règle de la publicité  ................................ ................................ ..............  14 
9.4  Passation des marchés  ................................ ................................ ................................  14 
9.5  Commandes passées par écrit  ................................ ................................ ......................  14 
9.6  Observations écrites  ................................ ................................ ................................ ... 15 
10  BIENS  ................................ ................................ ................................ .......................  15 
10.1  Pouvoir et responsabilité  ................................ ................................ ............................  15 
10.2  Comptabilité matières  ................................ ................................ ...............................  15 
10.3  Inventaires  ................................ ................................ ................................ ..............  15 
10.4  Usage des biens et services de l'OMC  ................................ ................................ ..........  16 
10.5  Traitement des cas de perte d'avoirs, de fraude ou de dette non recouvrée  ......................  16 
10.6  Comptabilité des dons en nature  ................................ ................................ .................  16 
10.7  Cession des biens excédentaires  ................................ ................................ .................  16 
11  COMPTABILITÉ  ................................ ................................ ................................ .........  16 
11.1  Fonctionnaires chargés de la tenue et de la présentation des comptes  .............................  16 
11.2  Comptes principaux  ................................ ................................ ................................ .. 17 
11.3  Comptes auxiliaires  ................................ ................................ ................................ ... 17 
11.4  Comptabilité d'exercice ................................ ................................ ..............................  17 
11.5  Archives ................................ ................................ ................................ ..................  17 
APPENDICE  ................................ ................................ ................................ ....................  18 
Décision du Conseil général du 11  juillet  1995 (WT/GC/M/5) sur la  procédure pour les 
décisions ayant des incidences financières  qui peuvent ê tre prises par les organes de 
l'OMC ................................ ................................ ................................ ..............................  18 WT/BFA/W/396  
- 4 - 
  1  ORIGINE ET CHAMP D'A PPLICATION  
1.1  Renvoi 
Les présentes règles sont établies en application de l'article  3 du Règlement financier de 
l'Organisation mondiale du commerce (OMC) . 
Le Conseil général approuve la révision de s présentes  règles.  
1.2  Champ d'application  
Les présentes règles s'appliquent au budget ordinaire de l'OMC et à tous les autres fonds mis à la 
disposition de l'OMC, sauf dans la mesure où des règlements et règles spéciaux pour ces autres 
fonds sont approuvés pa r le Directeur général.  
1.3  Responsabilité quant à la mise en œuvre  
Le Directeur général adjoint chargé des finances est responsable devant le Directeur général de 
l'application et de la mise en œuvre des présentes règles . Il peut déléguer en toutes matières à  
d'autres fonctionnaires de l'OMC, sous la forme écrite appropriée , les pouvoirs que lui confèrent les 
présentes règles.  
1.4  Instructions supplémentaires du Directeur général adjoint chargé des finances  
Dans le cadre du Règlement financier et des présentes règ les, le Directeur général adjoint chargé 
des finances peut publier les instructions supplémentaires ou établir les procédures nécessaires 
pour assurer un contrôle financier interne efficace, une saine gestion des fonds et l'efficience . 
Aucun changement n'e st apporté à ces instructions ou procédures sans l'approbation du Directeur 
général adjoint chargé des finances.  
1.5  Resp onsabilités du Directeur de la Division de l'administration et des services 
généraux  
Le Directeur de la Division de l'administration et des  services généraux est responsable devant le 
Directeur général adjoint chargé des finances de l'accomplissement et de la supervision de toutes 
les opérations budgétaires, financières et comptables.  
1.6  Démarches à l'extérieur de l'OMC  
Aucune démarche n'est eff ectuée à l'extérieur de l'OMC ni à l'intérieur de l'OMC en vue d'obtenir 
des fonds ou des ressources, ou des dérogations aux règlements, règles ou dispositions de l'OMC 
en matière financière, si ce n'est avec l'autorisation écrite préalable du Directeur gé néral.  
1.7  Responsabilité des fonds en provenance de sources extérieures  
Aucun fonctionnaire ne peut accepter la responsabilité de prendre en charge ou de gérer des fonds 
appartenant à un gouvernement ou à tout autre organisme de caractère officiel ou semi -officiel 
avec lequel il est en rapport par suite de son statut de fonctionnaire de l'OMC, à moins qu'il n'ait 
été expressément autorisé au préalable à agir de la sorte, en exécution d'une décision du Directeur 
général.  
2  ÉTABLISSEMENT DES PROPOSITIONS BUDGÉTAIR ES 
2.1  Forme des propositions budgétaires  
Les propositions budgétaires de l'OMC sont établies ainsi qu'il est prescrit aux articles  5 à 9 du 
Règlement financier . Les propositions budgétaires sont présentées à la fois sous une forme globale 
et également, dans l a mesure du possible, ventilées par chapitre budgétaire , c'est -à-dire d'une 
manière fonctionnelle.  WT/BFA/W/396  
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  2.2  Responsabilité quant à l'établissement des propositions budgétaires  
Le Directeur général adjoint chargé des finances, assisté du Directeur de la Division de 
l'administration et des services généraux , est responsable devant le Directeur général de la 
formulation d'avis en matière de politique budgétaire et financière et de l'établissement des 
prévisions de recettes et de dépenses figurant dans les propositions et documents budgétaires qui 
sont soumis au Comité du budget, des finances et de l'administration et au Conseil général . À 
cette fin, il arrête les procédures, critères et délais qui pourraient être nécessaires pour assurer la 
présentation en temps voulu d e propositions budgétaires rationnelles et réalistes, conformes au 
Règlement financier.  
2.3  Établissement des estimations de coûts  
Il incombe à la Division de l'administration et des services généraux  d'établir toutes les estimations 
de coûts qui pourraient êt re nécessaires en relation avec les activités de l'OMC, y compris 
l'estimation du coût de tous les projets, fonds d'affectation spéciale, réunions, traitements du 
personnel et missions . Aucun fonctionnaire n'établit d'estimations de coûts pour qu'il en soi t fait 
usage à l'extérieur de l'OMC sans avoir préalablement l'approbation écrite des estimations par le 
Directeur de la Division de l'administration et des services généraux . 
3  RECOUVREMENT DES CONTRIBUTIONS ET AUTRES RECETTES  
3.1  Responsabilité quant au recouv rement des contributions  
Le Directeur de la Division de l'administration et des services généraux  est responsable devant le 
Directeur général adjoint chargé des finances du recouvrement et de la comptabilisation des 
contributions dues par les Membres, comm e il est prescrit aux articles 12 à 17 du Règlement 
financier.  
3.2  Comptabilité des recettes  
a) Toutes les recettes sont portées en compte dans le plus bref délai possible . Les 
contributions mises à la charge des Membres sont portées en compte à la date du 
versement au compte en banque de l'OMC.  
b) Les contributions volontaires, dons ou donations, qui entraînent directement ou 
indirectement des obligations financières supplémentaires pour l'OMC, sont inscrits à un 
compte d'ordre jusqu'à ce que leur acceptation par le Comité du budget, des finances et 
de l'administration ait été autorisée en conformité de l'article 19 du Règlement financier  et 
des lignes directrices additionnelles présentées dans l'annexe C . 
3.3  Recettes diverses  
Conformément à l'article 18 du Règlem ent financier, l es recettes diverses se composent des 
catégories suivantes de recettes échues à l'OMC:  
a) recettes provenant de la vente des publications et de la fourniture des services;  
b) différence entre les gains et les pertes de change;  
c) économies au titre des engagements de dépenses non réglés de l'année précédente;  
d) contribution aux frais d'administration des Fonds d'affectation spéciale;  
e) recettes provenant de la location de salles de réunion et de bureaux;  
f) contributions mises à la charge des pays observateurs;  
g) remboursement de dépenses au titre d'exercices antérieurs ; 
h) chèques non présentés à l'encaissement pendant une période de 12  mois après  la date de 
leur établissement;  
i) autres  recettes . WT/BFA/W/396  
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  3.4  Produits de la vente d'immobilisations co rporelles  
a) À des fins comptables, tout gain tiré de la vente d'immobilisations corporelles et d'actifs 
incorporels est crédité au compte des recettes diverses , et toute perte est débitée au 
compte  des autres  frais. 
b) À des fins budgétaires, le produit d e la vente d'immobilisations corporelles et d'actifs 
incorporels peut être déduit  du coût de remplacement.  
3.5  Acceptation de fonds pour le compte de l'OMC  
a) Les sommes versées au crédit de l'OMC sont déposées à un compte en banque de l' OMC.  
4  CRÉDITS ET ALLOCA TIONS DE CRÉDITS  
4.1  Exécution par le Directeur général adjoint chargé des finances du budget approuvé  
Le Directeur général adjoint chargé des finances a la responsabilité devant le Directeur général de 
veiller à ce que les dépenses de l'OMC au titre du budget  ordinaire restent dans les limites des 
crédits votés et que les crédits ouverts soient employés aux seules fins approuvées par le Conseil 
général.  
4.2  Allocations de crédits par le Directeur de la Division de l'administration et des 
services généraux conformé ment au budget fonctionnel  
Le Directeur de la Division de l'administration et des services généraux informe par écrit les 
directeurs des montants qui sont alloués à leur division conformément au budget fonctionnel ainsi 
que des contraintes limitant l'utili sation de ces crédits.  
4.3  Examen périodique de l'état des dépenses  
a) La Division de l'administration et des services généraux examine dans quelle mesure les 
allocations sont utilisées et établit, à l'usage du Directeur général, des rapports sur les 
montants effectivement alloués, engagés et dépensés, ainsi que sur les prévisions de 
dépenses , au titre des allocations.  
b) Les directeurs ont accès à des renseignements sur les dépenses et les engagements de 
dépenses en cours q ui viennent en déduction de s crédits alloués à leur division au titre du 
budget fonctionnel.  
c) Les rapports budgétaires s ont présentés aux Membres conformément à l'article 37 du 
Règlement financier . Toutefois, si la programmation des réunions du CBFA ne permet pas 
la présentation d'un rappor t trimestriel dans les six semaines suivant  la fin de l 'exercice , le 
rapport trimestriel sera présenté à la réunion suivante du CBFA, sachant que la fermeture 
de fin d'année peut exiger un délai supplémentaire.  
4.4  Virements entre postes du budget approuvé  
Les virements entre chapitres du budget des dépenses sont effectués dans le cadre du système de 
contrôle interne ; ils doivent faire l'objet d'un rapport soumis par le Secrétariat au Conseil général 
pour approbation à la fin de l'exercice . Les virements entre postes du budget approuvé sont 
autorisés conformément à l'article 21 du Règlement financier.  
5  CONTRÔLE DES ENGAGEMENTS DE DÉPENSES  
5.1  Compétences exclusives des fonctionnaires dûment habilités en matière 
d'engagements de dépenses  
Aucun contrat n'est conclu et aucune commande n'est passée au nom de l'OMC si ce n'est par un 
fonctionnaire auquel le Directeur général adjoint chargé des finances a formellement délégué par 
écrit le pouvoir d'engager ces dépenses.  WT/BFA/W/396  
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  5.2  Propositions ou projets ayant des incidences financièr es ou budgét aires  
a) Tout projet de document pour le Conseil général qui contient une proposition de nature à 
avoir des incidences financières ou budgétaires, directes ou indirectes, est transmis par 
écrit par le Directeur de la division concernée au  Directeur de la Division de 
l'administration et des services généraux aux fins d'évaluation financière et d'approbation 
avant d'être soumis au Directeur général adjoint chargé des finances  pour approbation.  
b) Une évaluation financière et une approbation préala ble doivent être obtenues avant que 
soit demandée l'approbation définitive de tout document ou communication ayant des 
incidences financières ou budgétaires, directes ou indirectes.  
5.3  Contrôle des engagements de dépenses  
a) Tous les contrats, nominations, or dres de mission, commandes et autres actes qui 
auraient pour effet de créer une obligation financière à la charge de l'OMC doivent être 
soumis par avance à la Division de l'administration et des services généraux pour 
approbation financière . 
b) Un fonction naire habilité de la Division de l'administration et des services généraux 
examine les documents d'engagement de dépenses qui lui sont soumis compte tenu des 
règlements et règles financiers applicables, du budget approuvé et des soldes utilisables 
au titre  des diverses allocations . Il s'assure également que les principes d'une saine 
économie sont observés . Si le document d'engagement de dépenses est conforme aux 
exigences énoncées ci -dessus, un fonctionnaire habilité de la Division de l'administration 
et de s services généraux certifie que des fonds sont disponibles et ont été réservés pour 
couvrir les dépenses qui en résultent . La Division de l'administration et des services 
généraux tient un re levé des engagements approuvés.  
c) Aucun document d'engagement d e dépenses n'est communiqué à l'extérieur de l'OMC sans 
qu'un fonctionnaire habilité de la Division de l'administration et des services généraux ait 
certifié que les fonds sont disponibles.  
5.4  Conformité des engagements de dépenses avec le budget  
Les dépenses  ne peuvent être engagées qu'en stricte conformité du budget correspondant . Tous 
les documents créant des engagements qui sont soumis pour approbation financière sont 
accompagnés d'une indication de la rubrique comptable appropriée . En cas de doute, la 
classification correcte des dépenses est déterminée par le Chef du budget et de la planification . 
5.5  Opposition à des propositions d'engagement de dépenses  
Si le Directeur de la Division de l'administration et des services généraux n'est pas en mesure 
d'approuve r un document d'engagement de dépenses qui lui est soumis pour certification, il 
expose par écrit son opposition . Si le fonctionnaire qui sollicite l'approbation n'est pas d'accord, la 
question est transmise au Directeur général adjoint chargé des finances  pour décision.  
5.6  Ajustement des engagements de dépenses  
Si une partie ou la totalité d'un montant inscrit comme engagement de dépenses n'est plus 
nécessaire pour l'objet envisagé à l'origine, l'ajustement nécessaire est opéré immédiatement.  
6  PRÉSENTATION ET CONTRÔLE DES DEMANDES DE PAIEMENT  
6.1  Paiements effectués sur la base de demandes de paiement  
a) Conformément aux politiques établies, un paiement n'est effectué que si le bénéficiaire en 
fait la demande, sauf pour le paiement des traitements et salaires, des indemnités 
régulièrement établies et des montants dus au titre de contrats de collaboration extérieure  
conclus avec des particuliers . WT/BFA/W/396  
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  b) Les paiements dus au titre des contrats de collaboration extérieure avec des particuliers 
sont effectués sur la base de s demandes de paiement soumises par les fonctionnaires 
habilités ; ces demandes sont traitées de la même façon que les demandes de paiement.  
c) Pour chaque demande de paiement présentée, l'intéressé certifie que sa demande est 
sincère et exacte et que le pa iement y afférent n'a pas été déjà reçu.  
d) Dans les cas où il existe des formules spéciales de demandes de paiement, les demandes 
doivent être présentées sur ces formules.  
6.2  Documents justificatifs  des demandes de paiement  
a) Les demandes de paiement doiven t être accompagnées de documents justificatifs en 
format papier  ou électronique . 
b) Les demandes de paiement qui ne sont pas accompagné es des documents nécessaires 
sont refusé es par la Division de l'administration et des services généraux.  
6.3  Délais pour prés enter les demandes de paiement  
a) Toutes les demandes de paiement sont normalement présentées dans un délai d'un mois.  
b) Les demandes de remboursement au titre d'un voyage officiellement autorisé sont 
présentées dans le mois qui suit la fin du voyage.  
c) Les demandes de paiement concernant les heures de travail supplémentaires devraient 
être présentées dans la semaine suivant la fin  de ces heures supplémentaires.  
d) Les demandes de paiement concernant des cas où un escompte est consenti pour 
règlement rapi de sont traitées dans le délai de l'escompte . 
e) Les demandes de paiement qui ne respecte nt pas les délais fixés aux alinéas a), b), c) ou 
d) sont refusé es, sauf autorisation du Directeur général adjoint chargé des finances.  
6.4  Contrôle des demandes de paieme nt 
a) Les fonctionnaires habilités à certifier les demandes de paiement soumet tent chaque 
demande de paiement à un examen attentif avant ordonnancement et tien nent un relevé 
de toutes les demandes ordonnancées.  
b) Aucune demande de paiement n'est ordonnanc ée sans que sa validité ait été cl airement 
établie.  
c) Les fonctionnaires habilités à engager des dépenses fournissent au x fonctionnaires 
habilités à certifier les demandes de paiement  tous les renseignements que pourrait 
nécessiter le contrôle des demande s de paiement.  
6.5  Rapports de réception accompagnant les demandes de paiement  
a) Les demandes de paiement en format papier  ou électronique fondée s sur des factures 
pour la fourniture de marchandises ou de services sont soumises au x fonctionnaires 
habilités à certifier les demandes de paiement  en même temps qu'un rapport de réception 
certifié indiquant si les marchandises ou les services ont bien été fournis conformément 
aux spécifications de la commande et si la demande de paiement est administrativement 
appro uvée.  
b) Les demandes de paiement en format électronique doivent être justifiées par des 
documents appropriés tels que des factures  et des récépissés de marchandises et de 
services pour pouvoir être traitées dans le flux des travaux du PGI.  WT/BFA/W/396  
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  c) Le Directeur  général adjoint chargé des finances peut autoriser des dérogations à la règle 
exigeant la présentation de rapports de réception dans le cas de services courants, tels 
que l'éclairage, le chauffage et l'eau, etc.  
d) Pour les marchandises livrées ailleurs q u'à Genève, le paiement peut être autorisé dès 
réception des documents d'expédition, sous réserve que les marchandises soient 
couvertes, à l'expédition, par une assurance appropriée jusqu'à destination . Un rapport de 
réception en bonne et due forme doit êt re adressé à la Division de l'administration et des 
services généraux immédiatement à la réception des marchandises.  
e) Dans le cas visé à la règle 6.5 d ), le fonctionnaire qui envoie la demande de paiement 
certifie que les marchandises ont été expédiées a vec une assurance suffisante.  
6.6  Sauvegarde  
a) Les fonctionnaires habilités à engager des dépenses et le s fonctionnaires habilités à 
certifier les demandes de paiement  prennent toutes les mesures nécessaires pour éviter 
que les demandes ne donnent lieu à doub le paiement.  
b) À moins qu'il ne soit impossible de faire autrement, il n'est pas assigné simultanément à 
un fonctionnaire deux des fonctions suivantes : passation des marchés, réception de 
marchandises ou de services, contrôle ou décaissement.  
6.7  Opposition à  des demandes de paiement  
a) Lorsque le Directeur de la Division de l'administration et des services généraux  ou tout 
fonctionnaire dûment habilité  fait opposition en totalité ou en partie au règlement d'une 
demande de paiement, il en informe le fonctionna ire qui présente la demande . Si le 
fonctionnaire n'est pas d'accord, il peut introduire un recours écrit devant le Directeur 
général adjoint chargé des finances, avec copie au Directeur de la Division de 
l'administration et des services généraux.  
b) Si le Directeur général adjoint chargé des finances décide que la demande doit donner lieu 
à règlement nonobstant l'opposition du Directeur de la Division de l'administration et des 
services généraux  ou de tout fonctionnaire dûment habilité , il doit le faire par  écrit sans 
obliger le fonctionnaire qui fait opposition à être celui qui effectue le paiement . Cette 
décision est formulée par écrit, et une copie est conservée à des fins de vérification . 
7  PAIEMENTS  
7.1  Pièces justificatives des paiements  
a) Aucun paiement n' est effectué sans pièces justificatives satisfaisantes à l'appui . Sauf pour 
les paiements effectués sur des avances de trésorerie, ces pièces justificatives doivent 
établir que le paiement a été approuvé par  des fonctionnaires habilités à certifier les 
demandes de paiement . 
b) Aucun paiement n'est effectué sur autorisation verbale.  
7.2  Qualité des bénéficiaires de paiements  
a) Les paiements ne sont effectués qu'aux personnes auxquelles ils sont dus ou à leurs 
représentants légaux . Un paiement est effectué à un compte en banque au nom de la 
personne à laquelle le paiement est dû.  
b) Le Directeur de la Division de l'administration et des services généraux peut refuser le 
paiement de tout traitement ou de toute indemnité ou tout autre paiement à un tiers qui le 
réclame au nom de la personne à laquelle il est dû . En cas de paiement à un tiers ou à un 
représentant légal, la nature de l'autorisation en vertu de laquelle ce paiement a été 
effectué est indiquée sur la pièce justificative . L'acte de cession ou autre forme  
d'autorisation est joint à la pièce justificative, ou bien le Directeur de la Division de WT/BFA/W/396  
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  l'administration et des services généraux atteste sur la pièce justificative qu'une preuve 
suffisante de l'autorisation a été présentée.  
7.3  Fonctionnaires habilités à e ffectuer des paiements  et désignation des caissiers  
a) Tous les paiements sont effectués par des fonctionnaires dûment habilités de la Division 
de l'administration et des services généraux, après approbation par le s fonctionnaires 
habilités à certifier les  demandes de paiement , à l'except ion des paiements effectués par 
toute autre personne expressément désignée à cette fin par le Directeur général adjoint 
chargé des finances . 
b) Les fonctionnaires qui doivent exercer la fonction de caissier sont désignés pa r le Directeur 
de la Division de l'administration et des services généraux . Les tâches exactes de chaque 
caissier lui sont notifiées par écrit par le fonctionnaire qui l'a désigné . La petite caisse e st 
gérée conformément à la politique approuvée par le Dir ecteur général adjoint chargé des 
finances.  
7.4  Rémunération du personnel, remboursement s et sommes à recouvrer auprès du 
personnel  
a) Les traitements , les salaires et les cotisations au Régime des pensions et au Régime 
d'assurance médicale sont payés en confo rmité des dispositions pertinentes du Statut du 
personnel ou des autres règles applicables . Toutes les sommes retenues sur les 
traitements sont versées dans le plus bref délai possible aux comptes créditeurs de ces 
sommes.  
b) Le remboursement des frais de voyage et le paiement de toute indemnité aux membres du 
personnel sont effectués en conformité du Statut du personnel ou des autres règles 
applicables.  
c) Toute somme perçue en trop par les membres du personnel peut être recouvrée  au moyen 
du bulletin de p aie, le montant total devant être déduit dans un délai de 12 mois.  
7.5  Avances et acomptes  
Le Directeur de la Division de l'administration et des services généraux peut autoriser l'inclusion 
dans un contrat d'une disposition prévoyant le paiement d'avances ou d'acomptes pour des 
travaux en cours qui peuvent être nécessaires eu égard aux pratiques commerciales normales ou 
dans l'intérêt de l'OMC . Sauf dans les cas où une disposition particulière de cette nature a été 
incluse dans un contrat avec l'approbation du  Directeur de la Division de l'administration et des 
services généraux et dans les cas relevant des règles 6.5 c) et 6.5 d), les paiements ne peuvent 
être effectués que lorsque les services ont été accomplis ou les marchandises reçues . Les 
demandes d'avanc es et d'acomptes sont présentées de la façon indiquée à la règle 6.5.  
7.6  Délais de paiement  
a) Dès que la régularité d'un paiement a été établie, ce paiement est effectué dans un délai 
maximal de dix (10) jours ouvrables . 
b) Les demandes de paiement concernan t des cas où un escompte est consenti pour 
règlement rapide font l'objet de toute l'attention voulue.  
7.7  Monnaies de compte et taux de conversion des monnaies  
a) Les comptes de l'OMC sont libellés en francs suisses ; toutefois, les relevés de comptabilité 
auxiliaire peuvent être libellés dans d'autres monnaies.  
b) Les taux de conversion utilisés aux fins de comptabilité interne, appelés taux de change de 
l'OMC, sont fixés par le Directeur général adjoint chargé des finances.  WT/BFA/W/396  
- 11 - 
  c) Les contributions reçues dans une  monnaie autre que le franc suisse sont converties au 
taux de change bancaire applicable à la date de l'encaissement indiquée par la date de 
valeur et comptabilisées au taux de change de l'OMC . Les gains ou pertes de change sont 
comptabilisés  conformément au point 7.7 k ) ci-dessous.  
d) Les traitements sont versés en francs suisses . Les monnaies dans lesquelles les 
indemnités des fonctionnaires de l'OMC peuvent être versées (quelle que soit la monnaie 
dans laquelle sont libellés les droits) sont fixées par l e Directeur général adjoint chargé 
des finances.  
e) Lorsque les indemnités sont versées dans une monnaie autre que celle dans laquelle elles 
sont libellées, le taux de change utilisé pour le versement est le taux de change de l'OMC 
applicable au moment du versement.  
f) Les avances relatives aux traitements, indemnités (sauf en ce qui concerne les indemnités 
pour frais d'études) et dépenses des fonctionnaires dont les droits sont libellés dans une 
monnaie autre que le franc suisse sont comptabilisées en fran cs suisses au taux de change 
de l'OMC applicable au moment où l'avance est effectuée.  
g) Indemnités pour frais d'études:  
i. les avances au titre des indemnités pour frais d'études versées dans des monnaies 
autres que le franc suiss e sont comptabilisées en francs suisses au taux de change de 
l'OMC;  
ii. le règlement final est calculé dans la même monnaie que l'avance de manière à couvrir 
entièrement le montant comptabilisé.  
h) Lorsque les dépenses effectuées par des fonctionnaires ou d'autres personnes auxque lles 
un paiement est dû de la part de l'OMC sont remboursées par l'OMC dans une monnaie 
autre que celle dans laquelle les dépenses ont été effectuées, le taux de conversion utilisé 
aux fins du remboursement est le taux de change de l'OMC applicable à la da te à laquelle 
les dépenses ont été effectuées . 
i) Dans le cas où une avance correspondante a été faite dans une monnaie autre que celle 
dans laquelle les dépenses sont remboursées par l'OMC, les dépenses effectuées à 
concurrence du montant de l'avance sont  converties  au taux de change auquel celle -ci a 
été consentie.  
j) Lorsqu'une troisième monnaie est en jeu, le montant en monnaie locale obtenu après 
change de la deuxième monnaie est comptabilisé au taux de change de l'OMC et la 
différence éventuelle est p assée en écriture comme perte ou gain de change.  
k) Les gains et pertes de change résultant de la réévaluation de l'actif et du passif du budget 
ordinaire dans des devises autres que le franc suisse sont comptabilisés en tant que 
recettes diverses.  
7.8  Respons abilité quant aux paiements  
Les instructions d'un fonctionnaire de grade supérieur ne déchargent pas un fonctionnaire habilité 
à approuver des paiements de la responsabilité qui lui incomberait du fait d'un paie ment irrégulier, 
à moins qu'il  n'ait signalé par écrit l'irrégularité au Directeur de la Division de l'administration et 
des services généraux  et que son objection ait été rejetée  par écrit . Si le Directeur de la Division 
de l'administration et des services généraux fait opposition à un paiement et q ue cette opposition 
est rejetée par le Directeur général adjoint chargé des finances, le rejet doit être formulé par écrit, 
avec copie au Directeur général . Toute décision de rejet est communiquée au vérificateur extérieur 
des comptes.  WT/BFA/W/396  
- 12 - 
  7.9  Versements par l'int ermédiaire de tiers  
a) Les fonctionnaires dûment habilités de la Division de l'administration et des services 
généraux peuvent transférer des fonds à distribuer par l'intermédiaire de partenaires 
convenus . Ces partenaires sont définis par des contrats spéc ifiques.  
b) Le Directeur de la Division de l'administration et des services généraux peut faire toutes 
autres avances de fonds que le Statut du personnel et le Règlement du personnel ou les 
instructions administratives autorisent . 
7.10  Versements à titre gracie ux 
Le Directeur général peut exceptionnellement autoriser les versements à titre gracieux qu'il estime 
nécessaires dans l'intérêt de l'OMC . Un état de ces versements est communiqué au vérificateur 
extérieur des comptes en même temps que les comptes définit ifs. 
7.11  Paiements par carte de crédit officielle  
Le Directeur de la Division de l'administration et des services généraux peut délivrer des cartes de 
crédit officielles à certains fonctionnaires . Des instructions écrites sur l'utilisation  admissible des 
cartes de crédit  sont remises aux personnes titulaires de ces cartes.  
8  GESTION DE LA TRÉSORERIE  
8.1  Gestion de la trésorerie  
Le Directeur général adjoint chargé des finances  établi t une politique de gestion de la trésorerie 
pour les fonds  dont le Directeur général a la garde . Le Directeur de la Division de l'administration 
et des services généraux est responsable de la mise en œuvre de cette politique.  
8.2  Désignation des banques  
Le Directeur général adjoint chargé des finances  désigne des banques d'une réputation 
intern ationale bien établie pour faciliter les opérations de gestion de trésorerie concernant les 
fonds de l'OMC . Les critères de sélection des banques sont conformes à la politique de gestion de 
la trésorerie.  
8.3  Opérations relatives aux comptes en banque  
Les opér ations relatives aux comptes en banque sont faites conjointement par au moins deux 
fonctionnaires que le Directeur général désigne.  
8.4  Placement des fonds  
a) Les fonds dont l'emploi n'est pas immédiat sont investis dans des placements  non 
spéculatifs conformé ment à l'article 31 du Règlement financier et à la politique de gestion 
de la trésorerie.  
b) Les autres fonds dont le Directeur général a la responsabilité sont placés en conformité de 
toutes lignes directrices spéciales qui leur serai ent applicable s ou, à  défaut, de la même 
manière que les fonds disponibles au titre du budget ordinaire.  
8.5  Perte d'espèces – Fraude  
Toute perte d'espèces ou d'instruments négociables et toute fraude, présomption de fraude ou 
tentative de fraude doivent immédiatement être signalé es au Directeur général adjoint chargé des 
finances, qui fera en sorte que les mesures appropriées soient prises à cet égard.  WT/BFA/W/396  
- 13 - 
  9  MARCHÉS ET ACHATS  
9.1  Pouvoir et responsabilité  
a) Le Directeur général adjoint chargé des finances est responsable des fonctions d'ac hat et 
de passation des marchés de l'OMC . Il établit  des instructions administratives concernant  
les types de marchés et les valeurs monétaires  pour lesquelles ces méthodes de 
sollicitation doivent être utilisées.  
b) Les pouvoirs du Directeur général adjoi nt chargé des finances  sont délégué s à titre 
individuel.  
c) Le Directeur général adjoint chargé des finances établit un comité des marchés . Il établit 
des instructions administratives concernant l'activité de ce comité . Le Comité des marchés  
se réunit pour  examiner les achats relevant de la règle 9.2 et pour tout montant égal ou 
supérieur à 50  000 CHF.  
d) Le Directeur général adjoint chargé des finances peut établir d'autres comités d'examen  
chargés de  donner des conseils écrits aux fonctionnaires qui passe nt des marchés . Le 
Directeur général adjoint chargé des finances détermine la composition  et le mandat de 
ces comités.  
e) Lorsque l 'avis d'un comité d'examen est requis, aucune action définitive conduisant à 
l'attribution ou à la modification d'un marché n e peut avoir lieu  avant la réception de cet 
avis. 
f) Dans le cas où le Directeur général adjoint chargé des finances décide de ne pas se ranger 
à l'avis du Comité des marchés ou de tout autre comité d'examen, il consigne  par écrit les 
raisons de cette déci sion. 
9.2  Appel à la concurrence et publicité  
a) Conformément aux principes énoncés dans la règle 42 et sauf disposition contraire 
figurant dans les règles 9.2 b) et 9.3,  les marchés sont attribués sur la base d'une 
concurrence effective . À cette fin,  le proce ssus de mise en concurrence  comprend les 
éléments suivants , selon le cas:  
i. planification des achats pour l'élaboration d'une stratégie d'achat globale et de 
méthodes de passation des marchés;  
ii. étude de marché afin d'identifier les fournisseurs potenti els, tout en encourageant 
autant que possible  la pass ation de marchés internationaux ; 
iii. application de pratiques commerciales prudentes;  
iv. méthodes formelles de sollicitation utilisant  l'invitation à soumissionner ou  la demande 
de proposition s sur la base de publicité s ou de sollicitation s directe s des fournisseurs 
potentiels, ou méthode s informelle s de sollicitation telle que les demandes de  prix; 
v. prise en compte comme il convient des coûts additionnels afférents à l'exécution du 
marché.  
b) La règl e 9.2 a) ne s'applique ni aux contrats d'emploi ni aux contrats de collaboration 
extérieure avec des particuliers, ni aux achats de marchandises et de services en relation 
avec des projets de coopération technique . Les critères et procédures financiers 
applicables à ces contrats sont approuvés par le Directeur général adjoint chargé des 
finances.  WT/BFA/W/396  
- 14 - 
  9.3  Dérogation à la règle de la publicité  
Le Directeur général adjoint chargé des finances peut déroger à l'application de la règle 9.2 a) 
dans les cas où il décide de  procéder ainsi dans l'intérêt de l'OMC, et en particulier:  
a) lorsqu'il n'y a pas de marché concurrentiel pour les marchandises ou les services à 
acheter, par exemple lorsqu'il existe un monopole , lorsque les prix sont fixés par la 
législation ou la régle mentation publique ou lorsque l'achat concerne un produit ou un 
service  de marque;  
b) lorsqu'il y a eu une détermination précédente ou qu'il est nécessaire  d'uniformiser les 
marchandises ou les services à acheter, ce qui rend la concurrence  irréaliste;  
c) en cas d'extrême urgence, à condition que les circonstances soient imprévues  et que la 
cause principale de cette extrême urgence ne soit pas un manque de diligence et/ou de 
prévoyance de la part d'un service de l'OMC;  
d) lorsque des offres ont été obtenues  de manière concurrentielle pour des produits  et des 
services identiques dans les 12 mois précédents;  
e) lorsque des efforts documentés  pour obtenir des offres satisfaisantes au moyen d'une 
concurrence effective n'ont pas donné de résultats satisfaisants;  
f) lorsque le marché proposé résulte de la coopération avec d'autres organisations 
internationales ou d'un accord spécifique avec un donateur;  
g) lorsque le marché proposé concerne l'achat ou la location de biens immobiliers et que les 
conditions du marché  ne permettent pas une concurrence effective;  
h) lorsque le marché proposé concerne l'acquisition de marchandises et de services qui ne 
peuvent être évalués de façon objective;  
i) lorsque , au cours de l'année civile,  la valeur du marché est inférieure au s euil monétaire 
établi pour  les appels d'offres.  
Il est tenu un relevé de tous les cas où il est dérogé à l 'application de la règle 9.2  a). 
9.4  Passation des marchés  
Les marchés, y compris les commandes, sont attribués  conformément aux prescriptions suivantes:  
a) dans le cas des demande s de prix et des invitation s à soumissionner, les marchés 
devraient être attribués  au fournisseur le plus qualifié  qui soumet l'offre la plus acceptable 
techniquement et offre le meilleur  prix; 
b) dans le cas des demande s de propo sitions, les marchés sont attribués  au fournisseur 
qualifié  dont la proposition est considérée comme offrant la meilleure valeur (technique et 
financière) et comme répondant le mieux aux beso ins de l'OMC ; 
c) si l'intérêt de l'OMC l'exige,  l'une quelconque ou la totalité des offres de prix,  soumissions 
ou propositions présentées conformément aux procédures  indiquées aux alinéas a) ou b) 
peuvent être rejeté es. Dans ce cas, les motifs du rejet sont consignés , et il est déterminé 
s'il faut procéder à un nouvel appel d'offres, pa sser un marché négocié ou annuler  la 
procédure.  
9.5  Commandes passées par écrit  
a) Tous les achats ou marchés sont passés par écrit . WT/BFA/W/396  
- 15 - 
  b) Les documents énonçant les modalités de ces achats donne nt, dans tous les cas, des 
renseignements détaillé s sur les éléments suivants:  
i. description des produits ou des services achetés;  
ii. quantité achetée ; 
iii. valeur totale de l'achat ou du marché et/ou prix unitaire(s);  
iv. périodes couvertes;  
v. conditions à remplir, y compris les modalités et condition s générales de l' OMC; 
vi. délais de livraison et de paiement;  
vii. nom et adresse du fournisseur.  
c) L'obligation de passer les marchés par écrit n'est pas interprétée comme  limitant 
l'utilisation de tous moyens électroniques d'échange de données, pour aut ant que le 
système concerné soit en mesure d'assurer  l'authentification et la confidentialité des 
renseignements.  
9.6  Observations écrites  
Toute détermination ou décision requise d'un fonctionnaire  habilité  à passer des marchés par les 
dispositions des présent es règles est consignée et enregistrée comme il convient.  
10  BIENS  
10.1  Pouvoir et responsabilité  
a) Le Directeur général adjoint chargé des finances e st responsable de la gestion des 
immobilisations corporelles  et des stocks de l'OMC, y compris tous les systèmes  de 
réception, d'évaluation, d'enregistrement, d'utilisation, de conservation, d'entretien, de 
transfert et de  cession, vente  comprise , et désigne les fonctionnaires chargés d'ex ercer les 
fonctions de gestion des biens.  
10.2  Comptabilité matières  
a) Il est tenu des comptes matières de la totalité  des immobilisations corporelles , fourniture s 
et autres biens reçus, remis, vendus ou cédés d'une autre manière et des quantités 
restant en stock.  
b) Le Directeur de la Division de l'administration et des services générau x détermine la 
nature et la portée de la comptabilité à tenir aux fins de la présente règle.  
c) Des comptes matières sont tenus par un  fonctionnaire désigné.  
d) Il est tenu une comptabilité de contrôle de la valeur totale de l'actif matières acheté et 
vendu, ou acquis et cédé d'autre manière.  
10.3  Inventaires  
Aussi souvent que le Directeur général adjoint chargé des finances le juge nécessaire pour assurer 
un contrôle adéquat, il est procédé à l'inventaire de toutes les fournitures, de tout le matériel et de 
tous les autres biens qui appartiennent à l'OMC ou qui lui ont été confiés . En outre, le fonctionnaire 
réceptionnaire certifie que les marchandises reçues ont été enregistrées dans les comptes matières 
ou les inventaires.  WT/BFA/W/396  
- 16 - 
  10.4  Usage des biens et services de l'OMC  
a) Les biens et les services de l'OMC ne servent pas à des usages personnels, sauf si le 
Directeur de la Division de l'administration et des services généraux l'autorise 
expressément dans l'intérêt de l'OMC.  
b) Le Directeur de la Division de l'administrati on et des services généraux fixe les sommes 
dues à l'OMC pour l'usage fait de ses biens ou de ses services.  
c) Le matériel ou les services de l'OMC peuvent être fournis aux Membres  ou à toute autre 
entité suivant des modalités et à des conditions approprié es à chaque cas.  
10.5  Traitement des cas de perte d'avoirs, de fraude ou de dette non recouvrée  
a) Le Directeur de la Division de l'administration et des services généraux peut autoriser à 
passer par profits et pertes le montant des pertes d'espèces, de marchan dises ou d'autres 
avoirs n'excédant pas, dans chaque cas, l'équivalent de 5 000 francs suisses si, à son avis, 
les frais engagés pour recouvrer les valeurs perdues doivent dépasser le montant à passer 
par profits et pertes ou s'il est très improbable que l e recouvrement puisse s'opérer.  
b) Le Directeur général adjoint chargé des finances peut autoriser à passer par profits et 
pertes le montant des pertes excédant l'équivalent de 5 000 francs suisses , compte tenu 
des limites fixées par l'article 41 du Règlem ent financier . 
c) Toutes les pertes qui sont passées par profits et pertes sont incluses dans les états 
financiers annuels et soumises au vérificateur extérieur des comptes avec les comptes qui 
s'y rapportent . Les comptes d'actifs sont actualisés en conséq uence.  
d) Le Directeur général adjoint chargé des finances détermine s'il y a lieu de considérer un 
fonctionnaire de l'OMC comme responsable d'une perte . Dans l'affirmative, l'intéressé peut 
être astreint à rembourser en partie ou en totalité le  montant de  la perte, que celle -ci soit 
couverte ou non par une assurance.  
e) Tout cas de fraude, de présomption de fraude ou de tentative de fraude doit être signalé 
au Directeur général par l'intermédiaire du Directeur général adjoint chargé des finances.  
f) Les mo ntants passés par profits et pertes et recouvrés après la clôture de l'exercice au 
cours duquel l'écriture par profits et pertes a été passée sont considérés comme des 
recettes diverses.  
10.6  Comptabilité des dons en nature  
Les dons en nature reçus et acceptés par l'OMC, ou les biens confiés à l'OMC, sont suivis  de la 
même manière que les autres biens acquis par l'OMC.  
10.7  Cession des biens excédentaires  
a) Les immobilisations corporelles  et les  actifs incorporels  déclarés comme  excédentaires , 
inutilisables ou obsol ètes sont cédés conformément à la politique autorisée par le  Directeur 
général adjoint chargé des finances.  
11  COMPTABILITÉ  
11.1  Fonctionnaires chargés de la tenue et de la présentation des comptes  
La Division de l'administration et des services généraux tient et présente les comptes comme il est 
prescrit au chapitre X I du Règlement financier.  WT/BFA/W/396  
- 17 - 
  11.2  Comptes principaux  
Conformément aux normes comptables internationales du secteur public (IPSAS), les états 
financiers présentés aux  vérificateurs extérieurs des comptes pour tous les comptes incluent les 
éléments suivants : 
i. état de la situation financière ; 
ii. état des résultats financiers;  
iii. état des variations de l'actif net;  
iv. état des flux de trésorerie  (méthode indirecte) ; 
v. état comparant les montants inscrits au  budget  et les montants effectifs;  
vi. notes relatives aux états financiers comprenant un résumé des politiq ues comptables 
importantes et autres notes explicatives;  
vii. états et c omptes distincts pour le Fonds de roulement et tous les fonds d'affectation 
spéciale ou comptes spéciaux . 
11.3  Comptes auxiliaires  
Le Directeur de la Division de l'administration et des services généraux peut faire tenir des 
comptes auxiliaires dans d'autres services, selon les besoins des opérations courantes.  
11.4  Comptabilité d'exercice  
Sauf indication contraire dans les modalités particulières régissant le fonctionnement d'un fonds 
d'affectation spéciale ou d'un compte spécial, toutes les transactions financières sont enregistrées 
dans les comptes selon la comptabilité d'exercice, confor mément aux normes comptables 
internationales du secteur public (IPSAS).  
11.5  Archives  
Les écritures et autres documents comptables  ainsi que tous les documents justificatifs sont 
conservés conformément à la politique approuvée par le Directeur général adjoint c hargé des 
finances, après quoi ils peuvent être détruits.  WT/BFA/W/396  
- 18 - 
  APPENDICE  
Décision du Conseil général du 1 1 juillet  1995 (WT/GC/M/5) sur  la 
procédure pour les décisions a yant des incidences financières  
qui peuvent être prises par les organes de l'OMC  
Avant de p rendre une décision pouvant avoir des incidences financières pour l'OMC, les organes de 
l'OMC en informeront le Président du Comité du budget, des finances et de l'administration, en 
indiquant, dans la mesure du possible, les domaines de leur compétence da ns lesquels des 
économies compensatoires pourraient être réalisées . Sur la base de l'analyse faite par la Division 
de l'administration et des services généraux, le Comité examinera alors les incidences financières 
et le financement proposé, y compris l'ind ication des activités existantes de l'OMC pour lesquelles 
des économies pourraient être réalisées pendant la première année de démarrage et pendant la ou 
les années suivantes d'exécution, et transmettra ces renseignements au Conseil général . En ayant 
pleinement connaissance des incidences financières et du financement proposé, le Conseil général 
prendra alors une décision définitive . 
__________