RESTRICTED  
  
WT/BFA/W/635  
1er mai 2023 
(23-3047) Page: 1/5 
Comité du budget, des finances et de l'administration   
 
  
EXERCICE DE TRANSFORMATION DU SECRÉTARIAT DE L'OMC  
AU 1ER MAI 2023 
EN VUE DE LA RÉUNION DU CBFA DU 16 MAI 2023  
PHASE  1: Lancement d'initiatives clés et obtention de résultats rapides  
 
➢ Renforcer les pratiques du Secrétariat en matière de gestion des talents.  
➢ Renforcer les façons de travailler du Secrétariat pour optimiser l'efficacité et l'impact.  
➢ Possibilités offertes par les données, la technologie et l'innovation pour assurer la 
pertinence à long terme  
 
 
PREMIÈRE VAGUE  
 
 
• Gestion des talents  
• Façons de travailler  
 
1. Définir des systèmes de gratification (en dehors des promotions) pour le personnel 
du Secrétariat  
 
a. Gratifications non monétaires : 
Changements à apporter : Lancement de gratifications non monétaires nouvelles ou 
remaniées pour reconnaître le travail d'équipe, l'innovation et l'excellence dans les 
activités de gestion.  
 
b. Gratifications annuelles liées au comportement professionnel : 
Changements à apporter : Modification du système de gratification annuelle liée au 
comport ement professionnel (sans augmentation du montant budgétisé), avec 
création de deux catégories:  
i. comportement exceptionnel (fonctionnaires recevant une gratification plus 
importante);  
ii. très bon comportement.  
 
c. Culture plus forte de reconnaissance et d'encoura gement : 
Changements à apporter : Conception et déploiement de formations à l'intention des 
supérieurs hiérarchiques, des responsables et des autres fonctionnaires; mise en 
avant de bonnes pratiques et de modèles positifs  
 
Avancement : La mise en œuvre a avan cé en ce qui concerne l'ensemble des trois piliers. 
Une nouvelle politique intitulée "Programme de reconnaissance et de récompenses" est 
entrée en vigueur au début de 2023. Ce programme crée de nouvelles récompenses 
pour reconnaître et récompenser le perso nnel pour le travail d'équipe, l'innovation et 
l'excellence dans les activités de gestion, et il actualise le système de récompense par 
les pairs qui permet aux fonctionnaires de récompenser les bons collègues. La nouvelle 
politique introduit aussi une gra tification liée au comportement professionnel annuelle 
et différenciée. Les critères et le calendrier établis pour la désignation et la sélection 
des candidats à une récompense en 2023 ont récemment été annoncés au personnel; 
le processus s'achèvera  à la fin de 2023. Un système de médaille virtuelle marquant les 
paliers d'ancienneté (cinq ans) atteints par les fonctionnaires a été mis en place en WT/BFA/W/635  
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  décembre 2022, coïncidant avec une activité de reconnaissance du personnel organisée 
à la fin de l'année par la Directrice générale. Des travaux sont en cours pour pérenniser 
une campagne annuelle permettant aux membres du personnel d'adresser des 
messages de remerciement sous forme numérique à leurs collègues, laquelle avait 
connu un certain succès lorsqu'elle a ét é lancée l'année dernière. La Division des 
ressources humaines et l'équipe de volontaires chargée de la mise en œuvre établissent 
des manuels détaillés et des modèles qui serviront de référence pour les récompenses 
et la reconnaissance du personnel à l'ave nir. L'équipe chargée de la mise en œuvre 
prévoit de laisser l'entière responsabilité de l'administration du système révisé de 
reconnaissance et de récompense du personnel à la Division des ressources humaines  
d'ici à l'été, après sa dissolution .  
 
2. Améliorer les systèmes internes clés  
 
a. Gestion des risques : 
Changements à apporter : 
i. Élaboration et mise en place d'une taxonomie des risques complète et 
adaptée pour l'ensemble du Secrétariat.  
ii. Élaboration d'un processus global de gestion des risques avec de s 
responsabilités clairement définies.  
iii. Sensibilisation aux risques et renforcement de l'identification, du 
signalement et de la gestion des risques dans tout le Secrétariat.  
iv. Pourvoir le poste de Responsable de la gestion des risques (actuellement 
vacant).  
 
Avancement : L'avis de vacance concernant le nouveau poste de Responsable en chef 
de la gestion des risques et de la conformité a été clos le 18  avril et a suscité un 
grand nombre de candidatures. Lorsqu'il aura été recruté, le nouveau Responsable 
en chef de la gestion des risques et de la conformité s'appuiera sur les travaux 
accomplis par l'équipe de volontaires chargée de la mise en œuvre pour actualiser 
et étoffer la politique et les processus en matière de  gestion des risques, la 
taxonomie des risques et l'appétence pour le risque  du Secrétariat . 
 
b. Achats : 
Changements à apporter : 
i. Actualisation des valeurs de seuil pour le processus de passation de marchés 
de faible valeur, compte tenu de l'inflation et des meilleures pratiques 
d'autres organisations inte rnationales; maintient du niveau existant pour 
l'examen par le Comité des marchés (50  000 CHF), car l'approbation du 
CBFA serait nécessaire pour le modifier.  
ii. Renforcement des capacités et culture positive dans l'ensemble du 
Secrétariat, grâce à davantage d e formation sur l'utilisation du processus 
d'achat.  
iii. Harmonisation des processus internes.  
iv. Utilisation croissante des outils numériques pour accroître l'efficacité et la 
transparence.  
 
Avancement : Des progrès notables ont été réalisés et la majorité des cha ngements 
souhaités ont été apportés. Une version révisée de la Politique d'achat interne tenant 
compte des valeurs de seuil peu élevées est entrée en vigueur au début de 2023. 
Une nouvelle page Intranet a été lancée. Elle contient des renseignements révisé s, 
élargis et faciles à lire concernant tous les aspects des achats, et permet d'accéder 
aux modèles actualisés et élargis. Un réseau de points focaux pour les achats 
composé de fonctionnaires issus de l'ensemble du Secrétariat a été créé. Il 
bénéficiera d 'efforts ciblés de renforcement des capacités et servira de cadre pour 
l'échange des meilleures pratiques. La Section des achats poursuit ses travaux visant 
à mettre au point des matériels de formation plus élaborés et préparer une 
numérisation accrue du p rocessus d'achat.  
 
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  DEUXIÈME VAGUE  
 
 
• Gestion des talents  
• Façons de travailler  
 
Parcours de carrière, mobilité, recrutement et promotions  
 
a. Parcours de carrière : 
Changements à apporter : Passer d'un système rigide de progression verticale à une 
architecture plus dynamique des parcours de carrière permettant une plus grande 
flexibilité et plus de possibilités d'évolution. Dissocier les parcours des experts et des 
responsables pour les classes supérieures. Commencer à jeter les bases pour 
l'élabora tion et l'introduction à terme des familles d'emplois/de carrières en tant 
qu'étape ultérieure.  
 
Avancement : Une équipe composée de fonctionnaires volontaires et de membres de 
la Division des RH travaille à la mise en œuvre du projet. Une première étape 
essentielle consistera à actualiser le cadre de compétences du Secrétariat.  
 
b. Recrutement : 
Changements à apporter : Introduire plusieurs mesures pour rendre le processus de 
recrutement plus rapide, plus efficace, plus centré sur les candidats et plus apte à 
contribuer à un Secrétariat diversifié et inclusif, y compris avec une planification plus 
avancée.  
 
Avancement : Une équipe de fonctionnaires volontaires et d'experts des RH a 
commencé à rédiger une politique de recrutement pour le Secrétariat; elle procède  
également à l'identification de possibilités d'optimisation du processus de 
recrutement actuel.  
 
c. Mobilité : 
Changements à apporter : Mettre en œuvre des mécanismes formels ainsi que des 
communications, une formation et une assistance pour encourager une plus grande 
mobilité interne et externe, ainsi qu'une perception positive de la mobilité.  
 
Avancement : Une équipe de fonctionnaires volontaires et d'experts des RH travaille 
à la révision des politiques de mobilité interne et externe. En ce qui concerne la 
mobilité interne, un exercice visant à encourager un plus grand respect de 
l'obligation, pour les fonctionnaires recrutés à la classe de début, d'effectuer un 
détachement temporaire auprès d'une autre Division au cours des sept premières 
années d'emploi au Secrétariat, est en cours. En ce qui concerne la mobilité externe, 
pour donner suite à des demandes d'échange de compétences spécifiques, deux 
fonctionnaires du Secrétariat seront détachés auprès d'organisations internationales 
à Genève, e t le Secrétariat de l'OMC accueillera deux fonctionnaires détachés de ces 
organisations. Ce type d'échange est envisagé avec d'autres organisations 
internationales. Des efforts de communication sont faits pour présenter  des 
exemples positifs en matière de mobilité du personnel.  
 
d. Promotions : 
Changements à apporter : Diverses mesures approuvées qui visent à rendre le 
processus de promotion plus cohérent et plus transparent. D'autres analyses ont été 
demandées sur la manière dont il pourrait être remédié au re tard concernant les 
promotions qui a entraîné des niveaux élevés de frustration au sein du personnel.  
 
Avancement : Les travaux de révision de la politique existante en matière de 
promotion ont avancé et la politique révisée devrait être soumise au Comité 
consultatif mixte d'ici à l'été. Les principaux éléments du projet sont actuellement 
testés auprès des Directeurs et des fonctionnaires. L'exercice de promotion en cours 
intégrera des éléments visant à améliorer la cohérence et la transparence du 
processus dans la mesure où la politique existante le permettra.  
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  TROISIÈME VAGUE  
 
 
• Données, technologie et innovation  
 
Ces travaux visent à tirer parti des possibilités liées aux données, à la technologie et à l'innovation 
pour assurer la pertinence à long terme du Secrétariat au moyen d'initiatives axées sur les activités 
suivantes:  
• Élaborer une feuille de route pour la transformation numérique du Secrétariat.  
• Créer des mécanismes pour développer la collaboration et les partenariats externes.  
• Renforcer la c ulture de l'innovation au Secrétariat.  
 
a. Transformation numérique : 
  Résultats obtenus à ce jour : Pour l'avenir, le Secrétariat a notamment pour objectifs 
d'améliorer l'efficacité opérationnelle et l'expérience des employés, de mettre la valeur 
inexploitée au service des Membres et de mobiliser les talents du personnel de l'OMC 
grâce à des technologies modernes et à des outils numériques faciles à utiliser.  
 
  En plus du recensement des outils numériques déjà utilisés, une liste d'applications 
souhaitées a été élaborée, ces applications ayant été regroupées dans différentes 
catégories en fonction des priorités pour constituer une "feuille de route" pour l'avenir. 
Parmi les initiatives prioritaires figurent la mise au point d'une fonction de recher che 
intelligente pour moderniser la plate -forme DOL, ainsi que la création d'un guichet 
unique pour les notifications sur la base du portail des notifications.  
 
  Avancement: Les travaux se poursuivent sur plusieurs initiatives de transformation 
numérique.  En raison des contraintes budgétaires actuelles, il a été nécessaire 
d'examiner plus attentivement et d'ajuster l'ordre, la portée, le degré de priorité et le 
calendrier de ces initiatives, parallèlement à d'autres travaux en cours ou planifiés. Pour 
l'instant, les efforts de mise en œuvre sont axés sur les domaines qui s'appuient le plus 
sur les ressources internes, sur la recherche de solutions à faible coût facilement 
accessibles, et sur les réformes des outils numériques mis à la disposition des Membre s 
pour faciliter les travaux des Comités. Des travaux sont en cours pour améliorer les 
mécanismes de gouvernance des TI.   
 
b. Partenariats externes : 
Résultats obtenus à ce jour : Plusieurs mécanismes ont été identifiés pour renforcer 
l'approche des partena riats externes dans l'ensemble du Secrétariat afin de mobiliser 
les connaissances et de réaliser des gains d'efficience.  
 
Avancement : Cycle des travaux de conception achevé, y compris un examen par le 
Comité directeur; plans de mise en œuvre en suspens en attendant l'achèvement des 
travaux de la phase  2. 
 
c. Innovation : 
Résultats obtenus à ce jour : Diverses initiatives visant à renforcer la culture de 
l'innovation au sein du Secrétariat ont été identifiées.  
 
Avancement : Cycle des travaux de conce ption achevé, y compris un examen par le 
Comité directeur; plans de mise en œuvre en suspens en attendant l'achèvement des 
travaux de la phase  2. 
 
 
PHASE  2: Orientation stratégique et structure organisationnelle  
 
➢ Définir les valeurs, la vision et l'orientation stratégique du Secrétariat  
➢ Optimiser la structure organisationnelle du Secrétariat pour qu'il puisse remplir 
son rôle  
➢ Continuer la mise en œuvre de la Phase 1  
 
Des travaux sont en cours pour définir une vision et des piliers  stratégiques pour  l'avenir du 
Secrétariat. Le personnel du Secrétariat, la haute direction, les Membres et des consultants externes WT/BFA/W/635  
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  participent à un processus de consultation. S.E. Dacio Castillo (Honduras) a aidé à recueillir les 
contributions des Membres dans le cadre de  séances d'information et de consultations1, et une 
session informelle du Comité du budget, des finances et de l'administration a aussi été tenue le 
25 avril 2023.  
 
Le Secrétariat compte s'appuyer sur les contributions reçues de toutes les sources pour définir une 
vision concise, identifier des piliers stratégiques clés ainsi que des éléments fondamentaux qui 
soutiennent et facilitent la mise en œuvre de sa vision et des piliers stratégiques, et pour planifier 
les prochaines étapes.  
 
Des travaux supplémentaires seront nécessaires pour compléter le processus d'élaboration de la 
stratégie et veiller à ce que les projets et activités du Secrétariat cadrent avec elle . 
 
Willy Alfaro a été nommé Directeur chargé de mener  les travaux du Secrétariat concernant sa vision 
et sa stratégie à compter du 1er mai 2023.  
 
 
Note: Les propositions approuvées seront mises en œuvre conformément aux règles, 
réglementations et procédures exi stantes.  
 
__________  
 
1 Des séances d'information à l'intention des Membres ont été tenues le 28  mars et le 14 avril et les 
Membres ont été invités à participer à des consultations pour faire part de leurs vues. Le rapport factuel établi 
par l'Ambassadeur Castillo au sujet des c onsultations qu'il a tenues a été distribué sous la cote WT/INF/234.