RESTRICTED  
  
WT/BFA/W/625  
22 février  2023 
(23-1273) Page: 1/4 
Comité du budget, des finances et de l'administration   
 
  
EXERCICE DE TRANSFORMATION DU SECRÉTARIAT DE L'OMC  
AU 22 FÉVRIER  2023 
EN VUE DE LA RÉUNION DU CBFA  DU 9 MARS  2023 
PHASE 1: Initiatives clés et résultats rapides  
 
➢ Renforcer  les pratiques du Secrétariat en matière de gestion des talents . 
➢ Renforcer  les façons de travailler du Secrétariat pour optimiser l'efficacité et l'impact . 
➢ Tirer parti des possibilités qu'offrent les données, la technologie et l'innovation pour 
assurer la pertinence à long terme . 
 
PREMIÈRE VAGUE  
 
 
• Gestion des talents  
• Façons de travailler  
1. Définir des systèmes de gratification (en dehors des promotions) pour le personnel 
du Secrétariat  
 
a. Gratifications non monétaires : 
Changements  à apporter : Lancement de gratifications non monétaires nouvelles ou 
remaniées pour reconnaître le travail d'équipe, l'innovation et l'excellence dans les 
activités de gestion . 
 
b. Gratifications annuelles liées au comportement professionnel : 
Changements à apporter : Modification du sy stème de gratification annuelle liée au 
comportement professionnel (sans augmentation du montant budgétisé), avec 
création de deux catégories : 
i. comportement exceptionnel  (fonctionnaires recevant une gratification plus 
importante) ; 
ii. très bon comportement . 
 
c. Culture plus forte de reconnaissance et d'encouragement : 
Changements à apporter : Conception et déploiement de formations à l'intention des 
supérieurs hiérarchiques, des responsables et des autres fonctionnaires ; mise en 
avant de bonnes pratiques et de modèles positifs . 
 
Avancement : La mise en œuvre a avancé en ce qui concerne  l'ensemble des trois 
piliers . Après l'examen réalisé par le Comité consultatif mixte, une nouvelle politique 
intitulée "Programme de reconnaissance et de récompenses " est entrée en vigueur 
au début de  2023. Ce programme crée de nouvelles récompenses pour reconnaître 
et récompenser le personnel pour le travail d'équipe, l'innovation et l'excellence dans 
les activités de gestion , et il actualise le système de récompense par les pairs qui 
permet aux fonctionnaires de récompenser les bons collègues . La nouvelle politique 
introduit aussi une gratification liée au comportement professionnel annuelle et 
différenciée . Outre cette politique, un nouveau système de médaille virtuelle a été 
mis en place pour marquer les paliers d'ancienneté (cinq ans) atteints  WT/BFA/W/625  
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  individuellement  par des fonctionnaires . En décembre  2022, la Directr ice générale a 
organisé une activité, largement  suivie , pour distinguer les fonctionnaires et leur 
rendre hommage , et une campagne permettant aux membres du personnel 
d'adresser des messages de remerciement sous forme numérique à leurs collègues 
a connu un certain succès . Les travaux de mise en œuvre s e poursuivent pour 
préparer le lancement de nouvelles récompenses et de nouvelles gratifications liées 
au comportement professionnel, et pour renforcer une culture de reconnaissance et 
d'encouragement constants . 
 
2. Améliorer les systèmes internes clés  
 
a. Gestion des risques : 
Changement s à apporte r: 
i. Élaboration et mise en place d'une taxonomie des risques complète et 
adaptée pour l'ensemble du Secrétariat . 
ii. Élaboration d'un processus global de gestion des risques avec des 
responsabilités clairement définies . 
iii. Sensibilisation aux risques et renforcement de l'identification, du 
signalement et de la gestion des risques dans tout le Secrétariat . 
iv. Pourvoir le poste de Responsable de la gestion des risques (actuellement  
vacant) . 
 
Avancement : Une équipe chargée de la mise en œuvre composée de membres du 
personnel volontaires s'est attachée à définir clairement le rôle et les responsabilités 
associé à un poste révisé de responsable de la gestion des risques , notamment en 
consultation avec le Bure au du contrôle interne et la Division des ressources 
humaines . Ce poste sera bientôt republié, à une classe plus élevée . L'équipe chargée 
de la mise en œuvre a aussi réexaminé la Politique de gestion des risques et  élaboré 
de premières propositions concern ant le processus de gestion des risques, la 
taxonomie des risques  et l'appétence pour le risque, en vue de leur examen 
approfondi par le nouveau responsable de la gestion des risques lorsqu'il aura été 
recruté et qu'il aura pris ses fonctions.  
 
b. Achats : 
Changements à apporter : 
i. Actualisation des valeurs de seuil pour le processus d'achat, compte tenu de 
l'inflation et des meilleures pratiques d'autres organisations internationales ; 
maintient du niveau existant pour l'examen par le Comité des marchés 
(50 000 CHF), car l'approbation du CBFA serait nécessaire pour le modifier . 
ii. Renforcement des capacités et culture positive dans l'ensemble du 
Secrétariat, grâce à davantage de formation su r l'utilisation du processus 
d'achat . 
iii. Harmonisation des  process us internes . 
iv. Utilisation croissante des outils numériques pour accroître l'efficacité et la 
transparence . 
 
Avancement : La mise en œuvre des changements progresse bien . Une version 
révisée de la  Politique d'achat intern e tenant compte des valeurs de seuil peu élevées 
est entrée en vigueur au début de 2023. Les documents et modèles internes sont 
actuellement révisés, élargis et actualisés . La Section  des achats  a contact é les 
Divisions pour augmen ter les capacités d'achats et la responsabilité à l'échelle du 
Secrét ariat. Les travaux se poursuivent pour mettre au point  des matériels de 
formation plus élaborés et préparer une numérisation accrue du processus d'achat.  
 
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  DEUXIÈME VAGUE  
 
 
• Gestion des talents  
• Façons de travailler  
Parcours de carrière, mobilité, recrutement et promotion s 
 
a. Parcours de carrière : 
Changements à apporter : Passer d'un système rigide de progression verticale à une 
architecture plus dynamique des parcours de carrière permettant une plus grande 
flexibilité et plus de  possibilités d'évolution . Dissocier les parcours des experts et des 
responsables pour l es classe s supérieures . Commencer à jeter les bases pour 
l'élaboration et l'introduction à terme des familles d'emplois /de carrières  en tant 
qu'étape ultérieure . 
 
Avancement : Une équipe de fonctionnaires volontaires a commenc é à travailler à la 
définition de plans de mise en œuvre , qui seront ensuite développés avec des 
experts de la Division des ressources humaines . 
 
b. Recrutement: 
Changements à apporter : Introduire plusieurs mesures pour rendre  le processus de 
recrutement plus rapide, plus efficace, plus centré sur les candidats et plus apte à  
contribuer à un Secrétariat diversifié et inclusif, y compris avec une planification plus 
avancée . 
 
Avancement : Une équipe de fonctionnaires volontaires a commencé à travailler à la 
définition de plans de mise en œuvre , qui seront ensuite développés avec des 
experts de la Division des ressources humaines . 
 
c. Mobilit é: 
Changements à apporter : Mettre en œuvre des mécanismes formels ainsi que des 
communications, une formation et une assistance pour encourager une plus grande 
mobilité interne et externe, ainsi qu'une perception positive de la mobilité . 
 
Avancement : Une équipe de fonctionnaires volontaires travaille à la révision des 
politiques de mo bilité interne et externe . Un exerci ce visant à encourage r un plus 
grand respect de l'obligation, pour les fonctionnaires recrutés à la classe de début, 
d'effectuer un détachement temporaire auprès d'une autre Division au cours des 
sept premières années d'emploi au Secrétariat, est en cours.  
 
d. Promotions : 
Changements à apporter : Diverses mesures approuvées qui visent à rendre le 
processus de promotion plus cohérent et plus transparent . D'autres analyses ont été 
demandées sur la manière dont il pourrait être remédié au retard concernant les 
promotions qui a entraîné des niveaux élevés de frustration au sein du  personnel . 
 
Avancement : Les travaux de révision de la politique existante en mat ière de 
promotion ont avancé et les principaux éléments du projet sont actuellement testés 
auprès des Directeurs et des fonctionnaires.  
 
 
TROISIÈME VAGUE  
 
 
• Données, technologie et innovation  
Ces travaux visent à  tirer parti des possibilités liées aux données, à la technologie et à l'innovation 
pour assurer la pertinence à long terme du Secrétariat au moyen d'initiatives axées sur les activités 
suivantes:  
• Élaborer une feuille de route pour la transformation numé rique du Secrétariat . 
• Créer des mécanismes pour développer la collaboration et les partenariats  externes . WT/BFA/W/625  
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  • Renforcer la culture de l' innovation au Secrétariat . 
a. Transformation numérique : 
Résultats obtenus à ce jour : Pour l'avenir, le Secrétariat a notamment pour objectifs 
d'améliorer l'efficacité opérationnelle et l'expérience des employés, de mettre la valeur 
inexploitée au service des Membres et de mobiliser les  talents du personnel de l'OMC 
grâce à des technologies modernes et à des outils numériques faciles à utilise r. 
 
En plus d 'une cartographie des outils numériques déjà utilisés, une liste d'applications 
souhaitées  a été élaborée , ces applications  ayant été regroupé es dans différentes 
catégories  en fonction des  priorités  pour constituer  une "feuille de route" pour l'avenir . 
Parmi les initiatives prioritaires figurent la mise au point  d'une fonction de recherche 
intelligente pour moderniser la plate -forme DOL, ainsi que la création d'un guichet 
unique  pour les notifications sur la base du  portail des notifications.  
 
Avancement : Les travaux visant à évaluer les coûts éventuels et la teneur des 
applications identifiées comme prioritaires  sont en passe d'être achevés . Les contraintes 
budgétaires actuelles nécessite nt un examen approfondi de l'ordre , de la priorité et du 
calendrier de ces initiatives, parallèlement à d'autres travaux en cours ou planifiés 
portant sur les outils numériques.  
 
b. Partenariats  externes : 
Résultats obtenus  à ce jour : Plusieurs mécanismes ont été identifiés pour renforcer 
l'approche des partenariats externes dans l'ensemble du Secrétariat afin de mobiliser 
les connaissances et de réaliser des gains d'efficience.  
 
Avancement : Cycle des travaux de conception achevé, y compris un examen par le 
Comité directeur ; plans de mise en œuvre en cours  d'élaboration.  
 
c. Innovation : 
Résultats obtenus à ce jour : Diverses initiatives visant à renforcer la culture de 
l'innovation au sein du Secrétariat ont été identifiées.  
 
Avancement : Cycle des travaux de conception achevé, y compris un examen par le 
Comité directeur ; plans de mise en œuvre en cours d'élaboration.  
 
 
PHASE 2: Orientation stratégique et structure organisationnelle  
 
➢ Définir  les valeurs, la vision et l'orientation stratégique du Secrétariat  
➢ Optimiser  la structure  organisationnelle du Secrétariat pour qu'il puisse remplir 
son rôle  
➢ Continue r la mise en œuvre  de la Phase 1  
 
Les contraintes budgétaires actuelles nécessitent de revoir les plans concernant la phase suivante 
des travaux et la mise en place éventuelle d 'une unité de la planification et de la stratégie ou d'une 
unité de l'appui régional et national basées au Secrétaria t à Genève . Les Membres seront informés 
lorsqu'une marche à suivre révisée aura été définie et ils seront consultés pendant la durée de ces 
travaux.  
 
Note: Les propositions approuvées seront mises en œuvre conformément aux règles, 
réglementations et procéd ures existantes . 
 
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