OFFICE(20)/73  
20-5661 
 
 
La politique de recrutement de l'OMC vise à attirer et à retenir les fonctionnaires possédant  
le plus haut niveau de compétence, d'efficacité et d'intégrité.  
En tant qu'employeur garantissant l'égalité des chances, l'OMC tient pleinement compte  
du mérite et de la diversité.  
______________________________________________________________________  
 
Avis de vacance n°:  EXT/F/20 -48 Date de publication:  19 août 2020 
 
Titre:  Assistant administratif  Date de clôture:  16 septembre 2020  
 
Classe:  6 
 Division:  Gestion des connaissances et de 
l'information, sensibilisation des milieux 
universitaires et Programme de chaires  
 Type de contrat:  Durée déterminée  
 
Traitement de départ:  78 768  CHF net par an  
(approximatif)  Durée:  Deux ans avec possibilité de 
prolongation  
 
Autres 
conditions  Conformément au Statut du personnel et au Règlement du personnel de l'OMC ainsi 
qu'au Statut du Régime des pensions de l'OMC.  
L'Organisation mondiale du commerce offre un ensemble de prestations intéressant 
comprenant un traitement net annuel (soumis à des prélèvements obligatoires pour 
les cotisations au titre des pensions et de l'assurance santé), des prestations 
familia les, un régime des pensions, un régime d'assurance santé, une indemnité de 
cessation de service et 30 jours de congé annuel. Les fonctionnaires qui sont 
recrutés sur le plan international peuvent bénéficier du remboursement des frais 
de voyage et de déména gement à l'occasion de l'engagement et de la cessation de 
service, d'une prime d'installation, d'indemnités pour frais d'études, d'une 
allocation -logement et de congés dans les foyers.  
Des renseignements complémentaires sur les prestations offertes figuren t sur le 
site Web de l'OMC:  
https://www.wto.org/french/thewto_f/vacan_f/compensation_f.htm.  
 
 
Le Secrétariat de l'OMC cherche à pourvoir  un poste d’assistant administratif à la Division 
de la gestion des connaissances et de l'information, de la sensibilisation des milieux 
universitaires et du Programme de chaires.  
 
La Division élabore et coordonne les politiques de l'Organisation en matière de gestion 
des connaissances et de l'information et est responsable des activités de sensibilisation 
des mi lieux universitaires, y compris dans le contexte du Programme de chaires de l'OMC.  
 
 
Fonctions générales  
 
Sous la supervision générale du Directeur de la Division, le titulaire s'acquittera des tâches 
suivantes:  
 
1. Assumer des responsabilités administrati ves générales en matière de gestion et 
d'administration pour la Division: gérer les affaires courantes du bureau du Directeur; recevoir et 
filtrer les appels téléphoniques et les visiteurs; fixer les rendez -vous par ordre de priorité; et aider 
à maintenir le contact avec les parties prenantes de la Division; fournir un appui administratif et des 
conseils au personnel de la Division au sujet de l'utilisation des procédures administratives (par 
exemple voyages officiels, congés, etc.); tenir les dossiers du p ersonnel (par exemple fichier des 
congés, dates de mission, etc.); régler les problèmes courants de personnel en consultation avec les 
supérieurs hiérarchiques; aider à planifier et à régler les questions de personnel en consultation avec 
OFFICE(20)/73  
 
- 2 - 
 
  les supérieurs hi érarchiques et les spécialistes RH; assurer le suivi et la coordination le cas échéant 
des aspects pratiques et logistiques des activités concernant la Division (par exemple réunions des 
fonctionnaires de la Division, réunions hebdomadaires de la direction  de la Division, activités de 
formation individuelles et collectives, etc.).  
 
2. Élaborer et mettre en œuvre les procédures de gestion administrative de la Division, et guider 
et former ses collègues selon qu'il conviendra à leur utilisation, pour assurer le bon fonctionnement 
de la Division dans un souci d'efficacité; superviser la gestion du flux de l'information et des 
documents de la Division, notamment gérer, classer et aider à recueillir, à rassembler et à diffuser 
les dossiers, la correspondance et l es documents, à la fois sous forme électronique et sur papier; 
améliorer en permanence et créer, le cas échéant, les systèmes de classement (électroniques ou 
papier); maintenir des serveurs partagés structurés pour la Division.  
 
3. Organiser des réunions officielles, fournir des services de soutien pour celles -ci et assurer la 
coordination, la compilation et la diffusion des documents pour les réunions; maintenir le contact 
avec les délégations et les parties prenantes.  
 
4. Rédiger des documents, des notes  et diverses correspondances au nom du Directeur et des 
chefs de section de la Division; tenir un registre de ces correspondances et assurer le suivi si 
nécessaire; rédiger les documents de base, y compris les ordres du jour des réunions convoquées 
par le Directeur et les chefs de section; formater, éditer et corriger la correspondance et d'autres 
documents produits par la Division; former et encadrer les nouveaux membres du personnel 
d'administration et de secrétariat et participer à leur recrutement.  
 
5. Agir en tant que point focal principal pour la Division des ressources humaines et assurer le 
suivi des questions de la division liées aux ressources humaines, par exemple préparer des 
demandes pour le recrutement de consultants, de personnel au bénéfice d e contrats de courte durée 
et de stagiaires; aider à planifier et à régler les questions de personnel en consultation avec les 
supérieurs hiérarchiques et les spécialistes RH.  
 
6.  Administrer et contrôler le budget alloué à la Division, aider le Directeur pour la planification 
et l'administration du budget et suivre les engagements financiers et en rendre compte; assurer le 
suivi et la préparation de rapports périodiques sur les produits par activité.  
 
7. Entretenir ses connaissances et se tenir a u courant des nouveautés en matière de procédures 
administratives et de logiciels.  
 
8. Accomplir d'autres tâches nécessaires suivant les instructions du Directeur.  
 
 
QUALIFICATIONS REQUISES  
 
Études  
 
Études secondaires complètes. Des qualifications dans le domaine du secrétariat/de la gestion 
administrative seraient un atout.  
 
Connaissances et compétences  
 
Connaissances et compétences techniques:  
 
Expérience de la gestion administrative; bonne compréhension de la gestion électronique des fichiers 
ainsi que de l'établissement et du maintien des serveurs.  
Bonnes compétences en matière de secrétariat et de traitement de texte. Bonne connaissance 
pratique de l'utilisation de Word, Excel et PowerPoint.  
Une expérience et une connaissance pratique de soutien aux travaux de comités ou de groupes de 
travail, de préférence dans une organisation internationale, seraient un atout.    
Expérience dans l'applicati on de procédures administratives, notamment du Statut et du Règlement 
du personnel, ainsi que des politiques dans ce domaine, de préférence dans une organisation 
internationale.  
 OFFICE(20)/73  
 
- 3 - 
 
  Compétences comportementales:  
 
Aptitude à l'organisation et sens du détail, y compris un sens avéré des priorités et une aptitude à 
travailler sous pression en respectant les délais.  
Tact et discrétion.  
Les aptitudes aux relations interpersonnelles suivantes sont requises: établir et entretenir de bons 
rapports avec les collègues;  travailler dans un environnement diplomatique et interagir avec des 
délégués et des spécialistes; communiquer clairement des informations et comprendre ces 
informations; et travailler en équipe tout en étant capable de s'acquitter des tâches à accomplir d e 
façon autonome pour atteindre ses objectifs.  
 
Expérience professionnelle  
 
Au moins huit ans d'expérience des tâches administratives et de secrétariat  – ou toute autre 
expérience pertinente  – dont cinq de préférence dans des organisations internationales.  
 
Langues  
 
Ce travail exige une excellente connaissance de l'anglais, y compris l’aptitude à rédiger de la 
correspondance et des documents. Une bonne connaissance du français ou de l’espagnol  est 
également requise.  
 
Renseignements complémentaires  
 
Le poste peut être offert à une classe inférieure si le candidat retenu n'a pas toutes les qualifications 
requises.  
 
Seules seront acceptées les candidatures de ressortissants des Membres de l'OMC.  
 
L'OMC pourra utiliser divers moyens de communication tels que vidéo ou téléconférence pour juger 
et évaluer les candidats. Le processus de recrutement pourra aussi nécessiter l'utilisation de diverses 
formes de tests, centres d'évaluation, entretiens et vé rifications des références.  
 
Les candidats qui, bien que n'ayant pas été retenus, auront montré lors du processus de sélection 
qu'ils sont aptes à occuper un poste similaire pourront figurer sur une liste de réserve pendant 
24 mois au maximum, et être cont actés ultérieurement si des ressources additionnelles s'avèrent 
nécessaires.  
______________________________________________________________________  
LES CANDIDATS PEUVENT ÊTRE APPELÉS À PASSER UN EXAMEN ÉCRIT  
________________________________________________ ______________________  
LES CANDIDATS RETENUS POUR UN ENTRETIEN SERONT CONTACTÉS DIRECTEMENT  
______________________________________________________________________  
Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de candidature en ligne.  
Pour postuler, veuillez vous rendre sur le site Web du système de recrutement  
électronique de l'OMC à l'adresse: https://erecruitment.wto.org.  
Vous y trouverez des instructions concernant la procédure à suivre.  
 
Tous les candidats sont invités à poser leur candidature en ligne dès que possible après la parution 
de l'avis de vacance et bien avant la date de clôture – heure de Genève (Suisse) –  
indiquée dans l'avis de vacance.  
 
VEUILLEZ NOTER QUE LES CANDIDATURES R EÇUES  
APRÈS LA DATE LIMITE NE SERONT PAS ACCEPTÉES  
 
L'OMC est une organisation sans tabac.