RESTRICTEDORGANIZACIÓN MUNDIAL
DEL COMERCIOWT/MIN(03)/INF/9
30 de julio de 2003
(03-4066)
CONFERENCIA MINISTERIAL
Quinto período de sesiones
Cancún, 10 - 14 de septiembre de 2003Original: español
CONFERENCIA MINISTERIAL DE LA OMC
Comunicación del Comité Organizador Mexicano
Se adjunta una comunicación de l Comité Organizador Mexicano.
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México, DF a 25 de julio de 2003
A TODOS LOS DELEGADOS DE LA
QUINTA CONFERENCIA MINISTERIAL DE LA OMC
Después de la reciente visita del Comité Organizador Mexicano (COM) a Ginebra, Suiza, los
pasados 17 y 18 de julio, cuando tuvo lugar la reunión para presentar a los delegados de los países
Miembros de la OMC los avances logísticos, presentamos las siguientes reconsideraciones:
Código de vestido:
La vestimenta para la Quinta Conferencia Ministerial de la OMC será  Smart Casual o vestido
nacional para todas las sesiones (incluida la ceremonia de inauguración).
Hospedaje:
Hubo algunos comentarios en el sentido de la poca flexibilidad de ciertos hoteles en cuestión
de contratos, garantías y pagos.
Como fue acordado con anterioridad, la reservación de habitaciones es un proceso directo
entre las delegaciones y el hotel elegido por las mismas.  Sin embargo, en función de la preocupación
mostrada por las delegaciones, la Coordinación de Hospedaje y Servicios del COM solicitará a los
hoteles lo siguiente:
• Que se firmen contratos o convenios con las delegaciones en donde se establezca
número y tipo de habitaciones;  tarifa y lo que ésta incluye;  políticas de garantías,
cancelaciones y reducciones, así como las condiciones de pago.  Una vez firmadosestos convenios o contratos representan un compromiso de ambas partes, y mientras no
exista incumplimiento sobre lo establecido, servirán como una confirmación de las
habitaciones.
• En caso de requerir depósitos, es importante que los montos sean establecidos de
común acuerdo entre la delegación y el hotel, y que éste considere establecer las fechas
límite para recibir los mismos en fechas cercanas al evento.
• Una mayor flexibilidad en cuanto a las fechas límite para cancelaciones o reducciones
de habitaciones sin penalización alguna.
• Apoyar a los países que no cuentan con representación en México y que no tienen las
facilidades para dar anticipos o algún tipo de garantía, de tal forma que puedan
aceptarse cartas de compromiso de sus gobiernos o de las misiones ante la OMC.
• Extender la fecha límite para la entrega del listado definitivo de huéspedes, bajo el
entendido de que en este tipo de eventos es difícil definir con antelación las personas
que tendrán que asistir si todavía no esta definida la agenda de los temas a tratar.
• Tomar en consideración que la mayoría de los delegados viajan con viáticos, por lo
cual cubrirán sus gastos de hospedaje y alimentación de manera individual y por tantopagarán sus habitaciones en el momento de su llegada.
Es importante mencionar que independientemente de lo que los hoteles resuelvan acceder
sobre los puntos anteriores, la Coordinación de Hospedaje y Servicios pone a disposición la siguiente
cuenta de correo electrónico para apoyar y orientar a las delegaciones en cualquier problema quetengan en relación al hospedaje para la Conferencia Ministerial:  hospedaje@omcmexico.org.mx .WT/MIN(03)/INF/9
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Visas:
En la mencionada visita, representantes de países del Continente Africano solicitaron apoyo al
COM para facilitar la obtención de la visa mexicana para sus delegaciones, dado que los requisitos y
los puntos destinados para el trámite no son del todo operables para la mayoría de los países.
Al respecto, este Comité Organizador insistirá a las autoridades mexicanas con el fin de
encontrar una solución.
Automóviles para observadores:
El Comité Organizador reconsideró el otorgar vehículos a los Jefes de Delegación del
8 al 15 de septiembre.  Para tal efecto es indispensable informar al COM el itinerario de Ministros o
Viceministros dentro de las fechas establecidas.
Sin más por el momento me reitero a sus órdenes.
Atentamente.
C.P. Mónica Ruiz Huerta
Coordinadora General
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