RESTRICTEDORGANISATION MONDIALE
DU COMMERCEWT/MIN(03)/INF/9
30 juillet 2003
(03-4066)
CONFÉRENCE MINISTÉRIELLE
Cinquième session
Cancún, 10 - 14 septembre 2003Original: espagnol
CONFÉRENCE MINISTÉRIELLE DE L'OMC
Communication du Comité d'organisation mexicain
Veuillez trouver ci-joint une communicati on reçue du Comité d'organisation mexicain.
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Mexico, D.F., le 25 juillet 2003
À TOUS LES DÉLÉGUÉS DE LA CINQUIÈME
CONFÉRENCE MINISTÉRIELLE DE L'OMC
Suite à la récente visite du Comité d'organisation mexicain (COM) à Genève (Suisse), qui a
eu lieu les 17 et 18 juillet derniers et à l'occasion de laquelle une réunion a été organisée pour
renseigner les délégués des pays Membres de l'OMC sur l'avancement des préparatifs en matière de
logistique, nous donnons les nouvelles indications ci-après:
Code vestimentaire:
Les participants à la 5ème Conférence ministérielle de l'OMC pourront se présenter en tenue
décontractée soignée ( smart casual ) ou en costume national à toutes les réunions (y compris à la
cérémonie d'ouverture).
Hébergement:
Certaines observations ont porté sur le manque de flexibilité de certains hôtels en ce qui
concernait les contrats, les garanties et les paiements.
Comme il a été convenu antérieurement, la réservation des chambres d'hôtel doit se faire
directement entre les délégations et l'hôtel que celles-ci ont choisi.  Cependant, compte tenu des
préoccupations exprimées par les délégations, la Coordination chargée de l'hébergement et des
services demandera aux hôtels de respecter ce qui suit:
• Les contrats ou conventions signés avec les délégations indiqueront le nombre et le
type de chambres, les prix et ce qui y est inclus, les clauses de garantie, d'annulation
et de réduction du nombre de chambres ai nsi que les conditions de paiement.  Une
fois signés, ces conventions ou contrats représentent un engagement des deux partieset, pour autant qu'il n'y ait pas manquement à ce qui a été convenu, serviront de
confirmation de réservation.
• Si des dépôts sont demandés, il importe que les montants soient établis d'un commun
accord entre la délégation et l'hôtel, et que celui-ci envisage, pour le délai deréception des dépôts, des dates proches de celle de la Conférence.
• Une plus grande flexibilité devra être ménagée pour les délais d'annulation ou de
réduction du nombre de chambres réservées, sans que des pénalités soient appliquées.
• Les pays sans représentation au Mexique ou qui ne sont pas en mesure de verser des
paiements anticipés ni d'offrir d'autres formes de garantie bénéficieront d'un appui
afin qu'ils puissent faire accepter des lettres d'engagement du gouvernement ou de lamission auprès de l'OMC.
• Le délai pour la remise de la liste définitive des personnes à loger sera prolongé, étant
entendu que pour des manifestations de ce type, il est difficile d'indiquer à l'avance
les personnes qui y participeront si l'ordre du jour n'est pas encore défini.WT/MIN(03)/INF/9
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• Il sera tenu compte du fait que la plupart des délégués disposent des fonds nécessaires
à leur voyage, qu'ils couvriront donc eux-mêmes leurs frais d'hébergement et de
subsistance et paieront leur chambre au moment de l'arrivée.
Il importe de signaler que, indépendamment des décisions prises par les hôtels sur les points
mentionnés plus haut, la Coordination chargée de l'hébergement et des services met à disposition
l'adresse électronique ci-après pour aider et orienter les délégations au sujet de tout problème
d'hébergement qu'elles pourraient rencontrer en relation avec la Conférence ministérielle:
hospedaje@omcmexico.org.mx.
Visas:
Au cours de la visite mentionnée, les pays africains Membres ont demandé que le COM les
aide à obtenir plus facilement les visas d'entrée au Mexique pour leurs délégations, car il est
pratiquement impossible pour la plupart d'entre eux de se conformer aux prescriptions et formalitésappliquées.  À cet égard, le Comité d'organisation insistera auprès des autorités mexicaines afin de
trouver une solution.
Véhicules pour les observateurs:
Le Comité d'organisation a examiné à nouveau la question des véhicules mis à la disposition
des chefs de délégation du 8 au 15 septembre.  À cet effet, il est indispensable d'informer le COM del'itinéraire des Ministres ou Vice-Ministres à l'intérieur des dates fixées.
En m'en tenant à ces points pour l'instant, je me tiens à votre disposition.Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'assurance de ma considération distinguée.
C.P. Mónica Ruiz Huerta
Coordonnatrice générale
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