RESTRICTED
ORGANISATION MONDIALE WT/L/157
5août1996
DUCOMMERCE(96-3042)
Comité dubudget, desfinances
etdel'administration
REGLES DEGESTION FINANCIERES
DE
L'ORGANISATION MONDIALE DUCOMMERCEWT/L/157
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TABLE DESMATIERES
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I. Origine etchamp d'application
1.1 Renvoi ....................................... 6
1.2 Champ d'application ............................... 6
1.3 Responsabilité quant àlamiseenoeuvre .................. 6
1.4 Instructions supplémentaires duDirecteur général adjoint
chargé desfinances ................................ 6
1.5 Responsabilités duDirecteur delaDivision desfinances
etdesservices généraux ............................. 6
1.6 Démarches àl'extérieur del'OMC ...................... 6
1.7 Responsabilité desfonds enprovenance desources extérieures ..... 6
II. Etablissement desprévisions budgétaires
2.1 Forme desprévisions budgétaires ....................... 7
2.2 Responsabilité quant àl'établissement desprévisions budgétaires ... 7
2.3 Etablissement desestimations decoûts .................... 7
III. Recouvrement descontributions etautres recettes
3.1 Responsabilité quant aurecouvrement descontributions ......... 7
3.2 Comptabilité desrecettes ............................ 7
3.3 Recettes diverses ................................. 8
3.4 Produits delavente dematériel, remises etrabais ............ 8
3.5 Acceptation defonds pardesfonctionnaires ................ 8
3.6 Délivrance dereçusofficiels .......................... 8
IV. Crédits etallocations decrédits
4.1 Exécution parleDirecteur général adjoint chargé desfinances
dubudget approuvé ................................ 8
4.2 Allocations decrédits parleDirecteur delaDivision desfinances et
desservices généraux conformément aubudget fonctionnel ....... 9
4.3 Examen périodique del'étatdesdépenses .................. 9
4.4 Virements entre postes dubudget approuvé ................. 9WT/L/157
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V. Contrôle desengagements dedépenses
5.1 Compétences exclusives desfonctionnaires dûment habilités enmatière
d'engagements dedépenses ........................... 9
5.2 Propositions ouprojets ayant desincidences financières oubudgétaires 9
5.3 Contrôle desengagements dedépenses .................... 10
5.4 Conformité desengagements dedépenses aveclebudget ........ 10
5.5 Opposition àdespropositions d'engagement dedépenses ........ 10
5.6 Ajustement desengagements dedépenses .................. 10
VI. Présentation etcontrôle desdemandes depaiement
6.1 Paiements effectués surlabasededemandes depaiement ........ 11
6.2 Copies d'ordre àl'appui desdemandes depaiement ........... 11
6.3 Délais pourprésenter lesdemandes depaiement .............. 11
6.4 Contrôle desdemandes depaiement ..................... 11
6.5 Rapports deréception accompagnant lesdemandes depaiement .... 12
6.6 Sauvegarde ..................................... 12
6.7 Opposition àdesdemandes depaiement ................... 12
VII. Paiements
7.1 Pièces justificatives despaiements ....................... 13
7.2 Qualité desbénéficiaires depaiements .................... 13
7.3 Fonctionnaires habilités àeffectuer despaiements ............. 13
7.4 Détermination destauxderémunération etderemboursement ..... 13
7.5 Avances etacomptes ............................... 14
7.6 Délais depaiement ................................ 14
7.7 Monnaies decompte ettauxdeconversion desmonnaies ........ 14
7.8 Responsabilité quant auxpaiements ...................... 15
7.9 Versements àtitregracieux ........................... 16
VIII. Gestion desfonds
8.1 Gestion delatrésorerie ............................. 16
8.2 Fonds déposés enbanque ............................ 16
8.3 Opérations relatives auxcomptes enbanque ................ 16
8.4 Placement desfonds ............................... 16
8.5 Perte d'espèces -fraude ............................. 16
8.6 Opérations dechange ............................... 16
IX. Désignation descaissiers etavances defonds
9.1 Désignation descaissiers ............................ 17
9.2 Constitution desavances detrésorerie (ycompris lesavances
depetite caisse) .................................. 17
9.3 Comptabilité desavances detrésorerie .................... 17
9.4 Autres avances defonds ............................. 17WT/L/157
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X. Marchés etachats
10.1 Fonctionnaires habilités àpasser desmarchés ............... 17
10.2 Comité desmarchés ............................... 18
10.3 Appel àlaconcurrence etpublicité ...................... 18
10.4 Dérogation àlarègle delapublicité ..................... 18
10.5 Passation desmarchés .............................. 19
10.6 Commandes passées parécrit ......................... 19
10.7 Observations écrites ............................... 19
XI. Biens
11.1 Comptabilité matières .............................. 19
11.2 Inventaires ..................................... 19
11.3 Usage desbiens etservices del'OMC .................... 19
11.4 Traitement descasdeperte d'avoirs, defraude oudedette
nonrecouvrée ................................... 20
11.5 Comptabilité desdonsennature ........................ 20
11.6 Cession desbiens excédentaires ........................ 20
XII. Comptabilité
12.1 Fonctionnaires chargés delatenue descomptes .............. 21
12.2 Comptes principaux ............................... 21
12.3 Comptes auxiliaires ................................ 21
Appendice
Décision duConseil général du11juillet 1995 (WT/GCM/5) surlaprocédure
pourlesdécisions ayant desincidences financières quipeuvent êtreprises par
lesorganes del'OMC ................................... 22WT/L/157
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I.ORIGINE ETCHAMP D'APPLICATION
1.1 Renvoi
Lesprésentes règles sontétablies enapplication del'article 3duRèglement financier de
l'Organisation mondiale ducommerce (OMC).
1.2 Champ d'application
Lesprésentes règles s'appliquent aubudget ordinaire del'OMC etàtouslesautres fonds mis
àladisposition del'OMC, saufdanslamesure oùdesrèglements etrègles spéciaux pourcesautres
fonds sontreconnus applicables parleDirecteur général adjoint chargé desfinances.
1.3 Responsabilité quant àlamiseenoeuvre
LeDirecteur général adjoint chargé desfinances estresponsable devant leDirecteur général
del'application etdelamiseenoeuvre desprésentes règles. Ilpeutdéléguer entoutes matières à
d'autres fonctionnaires del'OMC, selon qu'ilconvient, lespouvoirs queluiconfèrent lesprésentes
règles.
1.4 Instructions supplémentaires duDirecteur général adjoint chargé desfinances
Danslecadre duRèglement financier etdesprésentes règles, leDirecteur général adjoint chargé
desfinances peutpublier lesinstructions supplémentaires ouétablir lesprocédures nécessaires pour
assurer uncontrôle financier interne efficace, unesaine gestion desfonds etlerespect duprincipe de
l'économie. Aucun changement n'estapporté àcesinstructions ouprocédures sansl'approbation du
Directeur général adjoint chargé desfinances.
1.5 Responsabilités duDirecteur delaDivision desfinances etdesservices généraux
LeDirecteur delaDivision desfinances etdesservices généraux estresponsable devant le
Directeur général adjoint chargé desfinances del'accomplissement etdelasupervision detoutes les
opérations budgétaires, financières etcomptables.
1.6 Démarches àl'extérieur del'OMC
Aucune démarche n'esteffectuée àl'extérieur del'OMC niàl'intérieur del'OMC envue
d'obtenir desfonds oudesressources, oudesdérogations auxrèglements, règles oudispositions de
l'OMC enmatière financière, sicen'estavecl'autorisation écrite préalable duDirecteur général, du
Directeur général adjoint chargé desfinances ouduDirecteur delaDivision desfinances etdesservices
généraux.
1.7 Responsabilité desfonds enprovenance desources extérieures
Aucun fonctionnaire nepeutaccepter laresponsabilité deprendre encharge oudegérer des
fonds appartenant àungouvernement ouàtoutautre organisme decaractère officiel ousemi-officiel
aveclequel ilestenrapport parsuitedesonstatut defonctionnaire del'OMC, àmoins qu'iln'aitété
expressément autorisé aupréalable àagirdelasorte, enexécution d'unedécision duDirecteur général.WT/L/157
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II.ETABLISSEMENT DESPREVISIONS BUDGETAIRES
2.1 Forme desprévisions budgétaires
Lesprévisions budgétaires del'OMC sontétablies ainsiqu'ilestprescrit auxarticles 5à9
duRèglement financier. Lesprévisions budgétaires sontprésentées àlafoissousuneforme globale
etégalement,danslamesuredupossible,ventiléespardivision,c'est-à-dired'unemanièrefonctionnelle.
2.2 Responsabilité quant àl'établissement desprévisions budgétaires
LeDirecteur général adjoint chargé desfinances, assisté duDirecteur delaDivision desfinances
etdesservices généraux, estresponsable devant leDirecteur général delaformulation d'avisenmatière
depolitiquebudgétaireetfinancièreetdel'établissementdesprévisionsderecettesetdedépensesfigurant
danslespropositions etdocuments budgétaires quisontsoumis auComité dubudget, desfinances
etdel'administration etauConseil général. Acettefin,ilarrête lesprocédures, critères etdélais
quipourraient êtrenécessaires pourassurer laprésentation entemps voulu deprévisions budgétaires
rationnelles etréalistes, conformes auRèglement financier.
2.3 Etablissement desestimations decoûts
Ilincombe àlaDivision desfinances etdesservices généraux d'établir toutes lesestimations
decoûts quipourraient êtrenécessaires enrelation aveclesactivités del'OMC, ycompris l'estimation
ducoûtdetouslesprojets, fonds d'affectation spéciale, réunions, traitements dupersonnel etmissions.
Aucun fonctionnaire n'établit d'estimations decoûts pourqu'ilensoitfaitusage àl'extérieur del'OMC
sansavoirpréalablement l'approbation écrite desestimations parleDirecteur delaDivision desfinances
etdesservices généraux.
III.RECOUVREMENT DESCONTRIBUTIONS ETAUTRES RECETTES
3.1 Responsabilité quant aurecouvrement descontributions
LeDirecteur delaDivision desfinances etdesservices généraux estresponsable devant le
Directeur général adjoint chargé desfinances durecouvrement etdelacomptabilisation descontributions
duesparlesMembres, comme ilestprescrit auxarticles 12à17duRèglement financier.
3.2 Comptabilité desrecettes
a) Toutes lesrecettes sontportées encompte dansleplusbrefdélai possible. Les
contributions mises àlacharge desMembres sontportées encompte àladatedu
versement aucompte enbanque del'OMC.
b) Lescontributions volontaires, dons oudonations, quientraînent directement ou
indirectement desobligations financières supplémentaires pourl'OMC, sontinscrits
àuncompte d'ordre jusqu'àcequeleuracceptation parleComité dubudget, des
finances etdel'administration aitétéautorisée enconformité del'article 19du
Règlement financier.WT/L/157
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3.3 Recettes diverses
Lesrecettes diverses secomposent descatégories suivantes derecettes échues àl'OMC:
a) recettes provenant delavente despublications etdelafourniture desservices;
b) différence entre lesgains etlespertes dechange;
c) économies autitredesengagements dedépenses nonréglés del'année précédente;
d) contribution auxfraisd'administration desFonds d'affectation spéciale;
e) recettes provenant delalocation desalles deréunion etdebureaux;
f) contributions mises àlacharge despaysobservateurs;
g) recettes provenant d'intérêts autres queceuxquidoivent êtrecrédités auFonds de
roulement conformément àl'article 33oucrédités auxMembres envertu duSystème
d'incitation aupaiement rapide descontributions;
h) remboursement dedépenses autitred'exercices antérieurs;
i) chèques nonprésentés àl'encaissement pendant unepériode de12moisaprès ladate
deleurétablissement;
j) autres encaissements divers.
3.4 Produits delavente dematériel, remises etrabais
Lesproduits delavente dematériel peuvent êtreaffectés àl'achat d'articles deremplacement,
sousréserve quelavente etl'achat soient effectués aucours dumême exercice; àdéfaut, cesproduits
sontconsidérés comme desrecettes diverses. Lessommes provenant deremises ourabais sontcréditées
aucompte budgétaire correspondant etviennent endéduction dedépenses demême nature.
3.5 Acceptation defonds pardesfonctionnaires
a) Dans lamesure dupossible, lessommes versées aucrédit del'OMC sontdéposées
àuncompte enbanque del'OMC.
b) LeDirecteur général adjoint chargé desfinances désigne lesfonctionnaires quisont
habilités àaccepter desfonds pourlecompte del'OMC etàendonner reçuofficiel.
c) Tout autre fonctionnaire quireçoitdesfonds pour lecompte del'OMC doit
immédiatement lesremettre entotalité àunfonctionnaire habilité àaccepter desfonds
ou,encasd'impossibilité, lesdéposer àuncompte enbanque del'OMC. Ledétail
desdépôts ainsieffectués estimmédiatement communiqué auDirecteur delaDivision
desfinances etdesservices généraux.
3.6 Délivrance dereçusofficiels
Unreçuofficiel estdélivré pourtoutesomme reçueenespèces ouparchèque. Lesreçussont
établis endeuxexemplaires; unecopie del'original estconservée.
IV.CREDITS ETALLOCATIONS DECREDITS
4.1 Exécution parleDirecteur général adjoint chargé desfinances dubudget approuvé
LeDirecteur général adjoint chargé desfinances alaresponsabilité devant leDirecteur général
deveiller àcequelesdépenses del'OMC autitredubudget ordinaire restent dansleslimites descrédits
votés etquelescrédits ouverts soient employés auxseules finsapprouvées parleConseil général.WT/L/157
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4.2 Allocations decrédits parleDirecteur delaDivision desfinances etdesservices généraux
conformément aubudget fonctionnel
LeDirecteur delaDivision desfinances etdesservices généraux informe parécritlesdirecteurs
desmontantsquisontallouésàleurdivisionconformémentaubudgetfonctionnelainsiquedescontraintes
limitant l'utilisation decescrédits.
4.3 Examen périodique del'étatdesdépenses
a) LaDivision desfinances etdesservices généraux examine dansquelle mesure les
allocations sontutilisées etétablit, àl'usage duDirecteur général, desrapports sur
lesmontants effectivement alloués, engagés etdépensés, ainsiquesurlesprévisions
dedépenses, autitredesallocations.
b) Lesdirecteurs dedivision sontinformés régulièrement desdépenses etdesengagements
dedépenses encours quiviennent endéduction deleursallocations autitredubudget
fonctionnel.
4.4 Virements entre postes dubudget approuvé
Lesvirements entre chapitres dubudget desdépenses sonteffectués danslecadre dusystème
decontrôle interne; ilsdoivent fairel'objetd'unrapport soumis parleSecrétariat auConseil général
pourapprobation àlafindel'exercice.
V.CONTROLE DESENGAGEMENTS DEDEPENSES
5.1 Compétences exclusives desfonctionnaires dûment habilités enmatière d'engagements de
dépenses
Aucun contrat n'estconclu etaucune commande n'estpassée aunomdel'OMC sicen'est
parunfonctionnaire auquel leDirecteur général adjoint chargé desfinances aformellement délégué
parécritlepouvoir d'engager cesdépenses.
5.2 Propositions ouprojets ayant desincidences financières oubudgétaires*
a) Toutprojet dedocument pourleConseil général quicontient uneproposition denature
àavoir desincidences financières oubudgétaires, directes ouindirectes, esttransmis
parl'unité dontilémane, ouparlefonctionnaire dontcelle-ci relève, auDirecteur
delaDivision desfinances etdesservices généraux auxfinsd'évaluation financière
etd'approbation avant d'êtresoumis auDirecteur général adjoint chargé desfinances.
b) Uneévaluation financière etuneapprobation préalable doivent êtreobtenues avant
quesoitdemandée l'approbation définitive detoutdocument oucommunication ayant
desincidences financières oubudgétaires, directes ouindirectes.
*Voir aussi l'Appendice.WT/L/157
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5.3 Contrôle desengagements dedépenses
a) Sousréservedel'alinéad)ci-dessous,touslescontrats,nominations,ordresdemission,
commandes etautres actes quiauraient poureffetdecréer uneobligation financière
àlacharge del'OMC doivent êtresoumis paravance àlaDivision desfinances et
desservices généraux pourapprobation financière envertudel'article 42duRèglement
financier.
b) Unfonctionnaire habilité delaDivision desfinances etdesservices généraux examine
lesdocumentsd'engagementdedépensesquiluisontsoumiscomptetenudesrèglements
etrègles financiers applicables, dubudget approuvé etdessoldes utilisables autitre
desdiverses allocations. Ils'assure également quelesprincipes d'unesaineéconomie
sontobservés. Siledocument d'engagement dedépenses estconforme auxexigences
énoncées ci-dessus, unfonctionnaire habilité delaDivision desfinances etdesservices
généraux certifie quedesfonds sontdisponibles etontétéréservés pourcouvrir les
dépenses quienrésultent. LaDivision desfinances etdesservices généraux tientun
relevé desengagements approuvés.
c) Aucun document d'engagement dedépenses n'estcommuniqué àl'extérieur del'OMC
sansqu'unfonctionnaire habilité delaDivision desfinances etdesservices généraux
aitcertifié quelesfonds sontdisponibles.
d) Unfonctionnaire habilité delaDivision desfinances etdesservices généraux peut
délivrer descertificats demontant global, valables pourdepetits achats courants. A
lafindelapériode pourlaquelle lecertificat estdélivré, ilestrenvoyé enmême temps
qu'unrelevé desdépenses engagées imputées surcemontant, àl'appui duquel sont
jointes descopies desdocuments d'engagement dedépenses correspondants. Un
certificat demontant global estcomptabilisé comme unengagement valable, quiest
ajusté aumoment deladépense effectivement engagée, lorsque lecertificat aété
renvoyé.
5.4 Conformité desengagements dedépenses aveclebudget
Lesdépenses nepeuvent êtreengagées qu'enstricte conformité dubudget correspondant. Tous
lesdocuments créant desengagements quisontsoumis pourapprobation financière sontaccompagnés
d'uneindication delarubrique comptable appropriée. Encasdedoute, laclassification correcte des
dépenses estdéterminée parleChef delaSection dubudget etducontrôle financier.
5.5 Opposition àdespropositions d'engagement dedépenses
SileDirecteur delaDivision desfinances etdesservices généraux n'estpasenmesure
d'approuver undocument d'engagement dedépenses quiluiestsoumis pourcertification, ilexpose
parécritsonopposition. Silefonctionnaire quisollicite l'approbation n'estpasd'accord, laquestion
esttransmise auDirecteur général adjoint chargé desfinances pourdécision.
5.6 Ajustement desengagements dedépenses
Siunepartie oulatotalité d'unmontant inscrit comme engagement dedépenses n'estplus
nécessaire pourl'objet envisagé àl'origine, l'ajustement nécessaire estopéré immédiatement.WT/L/157
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VI. PRESENTATION ETCONTROLE DESDEMANDES DEPAIEMENT
6.1 Paiements effectués surlabasededemandes depaiement
a) Sil'onexcepte lepaiement destraitements etsalaires, desindemnités régulièrement
établies etdesmontants dusautitredecontrats decollaboration extérieure conclus
avecdesparticuliers, unpaiement n'esteffectué quesilebénéficiaire enfaitlademande.
Lespaiements dusautitredescontrats decollaboration extérieure avecdesparticuliers
sonteffectués surlabasedesdemandes depaiement soumises parlesfonctionnaires
habilités; cesdemandes sonttraitées delamême façonquelesdemandes depaiement.
b) Pourchaque demande depaiement présentée, l'intéressé certifie quesademande est
sincère etexacte etquelepaiement yafférent n'apasétédéjàreçu.
c) Danslescasoùilexiste desformules spéciales dedemandes depaiement, lesdemandes
doivent êtreprésentées surcesformules.
6.2 Copies d'ordre àl'appui desdemandes depaiement
Copie del'ordre pertinent indiquant, lecaséchéant, lenuméro d'enregistrement desdépenses
engagées correspondantes doitnormalement êtreprésentée àl'appui desdemandes depaiement.
6.3 Délais pourprésenter lesdemandes depaiement
a) Lesfonctionnaires habilités àengager desdépenses veillent àcequetoutes lesdemandes
depaiement soient présentées dansundélairaisonnable.
b) Desefforts particuliers sontfaitspouréviter quedesdemandes depaiement nesoient
soumises après laclôture del'exercice.
c) Lesdemandes deremboursement autitred'unvoyage officiellement autorisé sont
présentées danslemois quisuitlafinduvoyage.
d) Lesdemandes depaiement concernant lesheures detravail supplémentaires devraient
êtreprésentées danslasemaine suivant lafindecesheures supplémentaires.
e) Lesdemandes depaiement concernant descasoùunescompte estconsenti pour
règlement rapide sontsignalées spécialement ettraitées dansleplusbrefdélaipossible.
6.4 Contrôle desdemandes depaiement
a) Lecontrôleur desdépenses engagées soumet chaque demande depaiement àunexamen
attentif avant ordonnancement ettientunrelevé detoutes lesdemandes ordonnancées.
b) Aucune demande depaiement n'estordonnancée sansquesavalidité aitétéclairement
établie.
c) Lesfonctionnaires habilités àengager desdépenses fournissent aucontrôleur des
dépenses engagées touslesrenseignements quepourrait nécessiter lecontrôle des
demandes depaiement.WT/L/157
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6.5 Rapports deréception accompagnant lesdemandes depaiement
a) Lesdemandes depaiement motivées parlafourniture demarchandises oudeservices
sontsoumises aucontrôleur desdépenses engagées enmême temps qu'unrapport de
réception certifié indiquant silesmarchandises oulesservices ontbienétéfournis
conformément auxspécifications delacommande etsilademande depaiement est
administrativement approuvée. Enoutre, lefonctionnaire réceptionnaire certifie que
lesmarchandisesreçuesontétéenregistréesdanslescomptesmatièresoulesinventaires.
b) LeDirecteur général adjoint chargé desfinances peutautoriser desdérogations àla
règleexigeant laprésentation derapports deréception danslecasdeservices courants,
telsquel'éclairage, lechauffage etl'eau,etc.
c) Pourlesmarchandises livrées ailleurs qu'àGenève, lepaiement peutêtreautorisé dès
réception desdocuments d'expédition, sous réserve quelesmarchandises soient
couvertes, àl'expédition, paruneassurance appropriée jusqu'àdestination. Unrapport
deréception enbonne etdueforme doitêtreadressé àlaDivision desfinances etdes
services généraux immédiatement àlaréception desmarchandises.
d) Dans lecasviséàlarègle 6.5c),lefonctionnaire quienvoie lademande depaiement
certifie quelesmarchandises ontétéexpédiées avecuneassurance suffisante.
6.6 Sauvegarde
a) Lesfonctionnaires habilités àengager desdépenses etlecontrôleur desdépenses
engagées prennent toutes lesmesures nécessaires pouréviter quelesdemandes ne
donnent lieuàdouble paiement.
b) Amoins qu'ilnesoitimpossible defaireautrement, iln'estpasassigné simultanément
àunfonctionnaire deuxdesfonctions suivantes: passation desmarchés, réception de
marchandises oudeservices, contrôle oudécaissement.
6.7 Opposition àdesdemandes depaiement
a) Lorsque leDirecteur delaDivision desfinances etdesservices généraux faitopposition
entotalité ouenpartie aurèglement d'unedemande depaiement, ileninforme le
fonctionnaire quiprésente lademande. Silefonctionnaire n'estpasd'accord, ilpeut
introduire, parlavoieappropriée, unrecours devant leDirecteur général adjoint chargé
desfinances.
b) SileDirecteur général adjoint chargé desfinances décide quelademande doitdonner
lieuàrèglement nonobstant l'opposition duDirecteur delaDivision desfinances et
desservices généraux, sadécision estportée àlaconnaissance duvérificateur extérieur
descomptes.WT/L/157
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VII. PAIEMENTS
7.1 Pièces justificatives despaiements
a) Aucun paiement n'esteffectué sanspièces justificatives satisfaisantes àl'appui. Sauf
pourlespaiements effectués surdesavances detrésorerie, cespièces justificatives
doivent établir quelepaiement aétéapprouvé paruncontrôleur desdépenses engagées
dûment habilité.
b) Lorsque lesdemandes depaiement reçuesrésultent d'unordre écritdel'OMC, copie
decetordre serajointe auxpièces justificatives.
c) Aucun paiement n'esteffectué surautorisation verbale.
7.2 Qualité desbénéficiaires depaiements
a) Lespaiements nesonteffectués qu'auxpersonnes auxquelles ilssontdusouàleurs
représentants légaux. Unpaiement estnormalement effectué àuncompte enbanque
aunomdelapersonne àlaquelle lepaiement estdû.
b) LeDirecteur delaDivision desfinances etdesservices généraux peutrefuser le
paiement detouttraitement oudetoute indemnité outoutautre paiement àuntiers
quileréclame aunomdelapersonne àlaquelle ilestdû.Encasdepaiement àun
tiersouàunreprésentant légal, lanature del'autorisation envertu delaquelle ce
paiement aétéeffectué estindiquée surlapièce justificative. L'actedecession ou
autre forme d'autorisation estjointàlapièce justificative, oubienleDirecteur dela
Division desfinances etdesservices généraux atteste surlapièce justificative que
l'autorisation aétédûment présentée.
7.3 Fonctionnaires habilités àeffectuer despaiements
Tous lespaiements sonteffectués pardesfonctionnaires habilités delaDivision desfinances
etdesservices généraux, après approbation parlecontrôleur desdépenses engagées, àl'exception
despaiements effectués par:
a) lesmembres dupersonnel auxquels desavances detrésorerie sontfaites pour le
fonctionnement del'OMC;
b) lesreprésentants duProgramme desNations Unies pourledéveloppement quand ils
ontqualité d'agents del'OMC;
c) touteautrepersonne expressément désignée àcettefinparleDirecteur général adjoint
chargé desfinances.
7.4 Détermination destauxderémunération etderemboursement
a) Lestraitements etsalaires sontpayés enconformité desdispositions pertinentes du
Statut dupersonnel oudesautres règles applicables. Toutes lessommes retenues sur
lestraitements sontversées dansleplusbrefdélaipossible auxcomptes créditeurs de
cessommes. Lescotisations àlaCaisse despensions sontvirées avant lafindumois
pourlequel ellessontdues.WT/L/157
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b) Leremboursement desfraisdevoyage etlepaiement detouteindemnité auxmembres
dupersonnel sonteffectués enconformité duStatut dupersonnel oudesautres règles
applicables.
7.5 Avances etacomptes
LeDirecteur delaDivision desfinances etdesservices généraux peutautoriser l'inclusion
dansuncontrat d'unedisposition prévoyant lepaiement d'avances oud'acomptes pourdestravaux
encours quipeuvent êtrenécessaires euégard auxpratiques commerciales normales oudansl'intérêt
del'OMC. Saufdanslescasoùunedisposition particulière decettenature aétéincluse dansuncontrat
avecl'approbation duDirecteur delaDivision desfinances etdesservices généraux etdanslescas
relevant desrègles 6.5c)et6.5d),lespaiements nepeuvent êtreeffectués quelorsque lesservices
ontétéaccomplis oulesmarchandises reçues.Lesdemandes d'avances etd'acomptes sontprésentées
delafaçonindiquée àlarègle 6.5.
7.6 Délais depaiement
a) Dèsquelarégularité d'unpaiement aétéétablie, cepaiement esteffectué avectoute
lacélérité raisonnable.
b) Lesdemandes depaiement concernant descasoùunescompte estconsenti pour
règlement rapide fontl'objet detoute l'attention voulue.
c) Lespaiements effectués autitredubudget ordinaire après ladatefixéepourlaclôture
descomptes d'unexercice donné nepeuvent pasêtreimputés surcetexercice àmoins
qu'ilaitétéétabli qu'ilexiste unengagement dedépenses nonréglé, dûment attesté
pardespièces justificatives.
7.7 Monnaies decompte ettauxdeconversion desmonnaies
a) Lescomptes del'OMC sontlibellés enfrancs suisses; toutefois, lesrelevés de
comptabilité auxiliaire peuvent êtrelibellés dansd'autres monnaies.
b) Lestauxdeconversion utilisés auxfinsdecomptabilité interne, appelés tauxdechange
del'OMC, sontfixésparleDirecteur général adjoint chargé desfinances.
c) Lescontributions reçuesdansunemonnaie autre quelefranc suisse sontconverties
autauxdechange bancaire applicable àladatedel'encaissement indiquée parladate
devaleur etcomptabilisées autauxdechange del'OMC. Lesécarts dechange sont
comptabilisés comme ilestindiqué aupoint j)ci-dessous.
d) Lestraitements sontversées enfrancs suisses. Lesmonnaies danslesquelles les
indemnitésdesfonctionnairesdel'OMCpeuventêtreversées(quellequesoitlamonnaie
danslaquelle sontlibellés lesdroits) sontfixées parleDirecteur général adjoint chargé
desfinances.
e) Lorsque lesindemnités sontversées dansunemonnaie autre quecelledanslaquelle
ellessontlibellées, letauxdechange utilisé pourleversement estletauxdechange
del'OMC applicable aumoment duversement.WT/L/157
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f) Lesavancesrelativesauxtraitements,indemnités(saufencequiconcernelesindemnités
pourfraisd'études) etdépenses desfonctionnaires dontlesdroits sontlibellés dans
unemonnaie autre quelefranc suisse sontcomptabilisées enfrancs suisses autaux
dechange del'OMC applicable aumoment oùl'avance esteffectuée.
g) Indemnités pourfraisd'études:
i) Lesavances autitredesindemnités pourfraisd'études versées endollars EU
sontcomptabilisées enfrancs suisses autauxdechange del'OMC;
ii) saufdanslescasvisés àl'alinéa g)i)ci-dessus, toutes lesautres avances au
titredesindemnités pourfraisd'études versées dansdesmonnaies autres que
lefrancsuisse sontcomptabilisées enfrancs suisses autauxdechange bancaire
applicable aumoment oùlesavances sonteffectuées;
iii) lerèglement finalestcalculé demanière àcouvrir entièrement lemontant
comptabilisé.
h) Lorsque lesdépenses effectuées pardesfonctionnaires oud'autres personnes auxquelles
unpaiement estdûdelapartdel'OMC sontremboursées parl'OMC dansunemonnaie
autrequecelledanslaquelle lesdépenses ontétéeffectuées, letauxdeconversion utilisé
auxfinsduremboursement estletauxdechange del'OMC applicable àladateà
laquelle lesdépenses ontétéeffectuées, saufque:
i) danslecasdefonds d'affectation spéciale pourlesquels lecoordonnateur a
dûacheter lesdevises lui-même àunedatedonnée etprésente unefiche de
change surlaquelle estindiqué letauxauquel illesaobtenues, laconversion
esteffectuée àcetaux;
ii) dans lecasdefonds d'affectation spéciale pour lesquels uneavance
correspondante aétéfaitedansunemonnaie autre quecelledanslaquelle les
dépenses sontremboursées parl'OMC, lesdépenses effectuées àconcurrence
dumontant del'avance sontconverties autauxdechange auquel celle-ci a
étéconsentie.
i) Lorsqu 'unetroisième monnaie estenjeu,lemontant enmonnaie locale obtenu après
change deladeuxième monnaie estcomptabilisé autauxdechange del'OMC etla
différence éventuelle estpassée enécriture comme perteougaindechange. Lorsqu 'il
n'estpasfixédetauxdechange pourlatroisième monnaie, cetauxestcalculé en
fonction dutauxcroisé avecladeuxième monnaie.
j) Lesgains etpertes dechange résultant delaréévaluation del'actifetdupassif dubudget
ordinaire dansdesdevises autres quelefranc suisse sontcomptabilisés entantque
recettes diverses.
7.8 Responsabilité quant auxpaiements
Lesinstructions d'unfonctionnaire degrade supérieur nedéchargent paslaDivision desfinances
etdesservices généraux delaresponsabilité quiluiincomberait dufaitd'unpaiement irrégulier, à
moins qu'ellen'aitsignalé parécritl'irrégularité auDirecteur général avant quelepaiement soiteffectué,
etquesonobjection aitétérejetée. Toute décision derejetestprésentée parécritetcommuniquée
auvérificateur extérieur descomptes.WT/L/157
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7.9 Versements àtitregracieux
LeDirecteur général peutexceptionnellement autoriser lesversements àtitregracieux qu'il
estime nécessaires dansl'intérêt del'OMC. Unétatdecesversements estcommuniqué auvérificateur
extérieur descomptes enmême temps quelescomptes correspondants.
VIII. GESTION DESFONDS
8.1 Gestion delatrésorerie
LeDirecteur delaDivision desfinances etdesservices généraux estresponsable devant le
Directeur général adjoint chargé desfinances delagestion delatrésorerie detouslesfonds dontle
Directeur général alagarde.
8.2 Fonds déposés enbanque
Tous lesfonds dontl'emploi n'estpasimmédiat sontplacés surdescomptes nonspéculatifs
dansuneoudesbanques d'uneréputation internationale bienétablie queleDirecteur général adjoint
chargé desfinances désigne.
8.3 Opérations relatives auxcomptes enbanque
Lesopérations relatives auxcomptes enbanque sontnormalement faites conjointement par
aumoins deuxfonctionnaires queleDirecteur général désigne.
8.4 Placement desfonds
a) Lesfonds disponibles autitredubudget ordinaire etduFonds deroulement peuvent
êtreplacés enconformité del'article 34duRèglement financier.
b) Lesautres fonds dontleDirecteur général alaresponsabilité sontplacés enconformité
detoutrèglement spécial quileurserait applicable ou,àdéfaut, delamême manière
quelesfonds disponibles autitredubudget ordinaire.
8.5 Perte d'espèces -fraude
Toute perted'espèces oud'instruments négociables ettoutefraude, présomption defraude ou
tentative defraude doivent immédiatement êtresignalés auDirecteur général adjoint chargé desfinances,
quiferaensortequelesmesures appropriées soient prises àcetégard enapplication delarègle 11.4.
8.6 Opérations dechange
Lesfonctionnaires chargés desopérations relatives auxcomptes enbanque del'OMC oude
lagarde desespèces ouinstruments négociables appartenant àl'OMC nesonthabilités àfairedes
opérations dechange quedanslamesure oùl'exécution destâches del'OMC l'exige.WT/L/157
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IX.DESIGNATION DESCAISSIERS ETAVANCES DEFONDS
9.1 Désignation descaissiers
Lesfonctionnaires quidoivent exercer lafonction decaissier sontdésignés parleDirecteur
delaDivision desfinances etdesservices généraux. Lestâches exactes dechaque caissier luisont
notifiées parécritparlefonctionnaire quil'adésigné.
9.2 Constitution desavances detrésorerie (ycompris lesavances depetite caisse)
Desavances detrésorerie (ycompris lesavances depetite caisse) peuvent êtrefaites aux
fonctionnaires désignés parleDirecteur delaDivision desfinances etdesservices généraux. Leniveau
desavances detrésorerie estnormalement maintenu pardesversements périodiques; lacomptabilité
desavances esttenue sousuneforme approuvée parleDirecteur delaDivision desfinances etdes
services généraux. Lapersonne quifaituneavance précise parécritlemontant del'avance etlesfins
auxquelles ellepeutêtreutilisée. Lemontant del'avance estmaintenu auminimum compatible avec
lesbesoins courants.
9.3 Comptabilité desavances detrésorerie
a) Lesfonctionnaires auxquels ilestfaitdesavances detrésorerie enapplication dela
règle 9.2nedoivent utiliser cesavances qu'àlafinautorisée, etilsensont
personnellement responsables.
b) Ilssonttenus deprésenter lespièces comptables indiquées lorsque l'avance aétéfaite;
saufdisposition contraire, cespièces sontprésentées àdesintervalles nedépassant pas
unmois. Ilsdoivent êtreàtoutmoment enmesure derendre compte del'utilisation
desfonds quileurontétéavancés. Ilsconservent enlieusûrlesespèces etles
instruments négociables.
c) Lesavances detrésorerie sontalimentées surprésentation d'unedemande denouveaux
fonds. Cesdemandes sontprésentées souslaforme prescrite parleDirecteur dela
Division desfinances etdesservices généraux ouparlapersonne quifaitl'avance et
détaillent chaque dépense demanière àenpermettre correctement l'imputation etle
contrôle. Amoins qu'iln'enaitétéprescrit autrement aumoment oùl'avance aété
faite, unreçuenrègle doitêtreproduit àl'appui dechacune desdépenses détaillées.
9.4 Autres avances defonds
Outre lesavances detrésorerie visées auxrègles 9.2et9.3,leDirecteur delaDivision des
finances etdesservices généraux peutfairetoutes autres avances defonds queleStatut dupersonnel
oulesinstructions administratives autorisent.
X.MARCHES ETACHATS
10.1 Fonctionnaires habilités àpasser desmarchés
Seuls lesfonctionnaires dûment habilités parleDirecteur général adjoint chargé desfinances
peuvent passer, pourlecompte del'OMC, desmarchés relatifs àl'achatdemarchandises etdeservices.WT/L/157
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10.2 Comité desmarchés
UnComité desmarchés présidé parleDirecteur delaDivision desfinances etdesservices
généraux seréunit pourexaminer lesachats relevant delarègle 10.3. Unrapport estétabli pourchaque
réunion duComité.
10.3 Appel àlaconcurrence etpublicité
a) Sousréserve desdispositions desrègles 10.3c)et10.4, chaque foisquelecoûtd'un
achat demarchandises oudeservices paraît devoir dépasser 30000francs suisses ou
l'équivalent, dessoumissions d'aumoins troisfournisseurs sontrecherchées parvoie
d'appel d'offres oud'annonces danslesjournaux.
b) Silecoûtd'unachat demarchandises oudeservices neparaît pasdevoir dépasser
30000francs suisses oul'équivalent, detelles soumissions peuvent êtrerecherchées;
àdéfaut, ilesttenucompte, chaque foisquepossible, desprixdesentreprises
concurrentes.
c) Larègle 10.3a)nes'applique niauxcontrats d'emploi niauxcontrats decollaboration
extérieure avecdesparticuliers, niauxcontrats decollaboration extérieure pourla
fourniture deservices parunparticulier. Lescritères etprocédures financiers
applicables àcescontrats sontapprouvés parleDirecteur général adjoint chargé des
finances.
10.4 Dérogation àlarègle delapublicité
LeDirecteur général adjoint chargé desfinances peutdéroger àl'application delarègle 10.3a)
danslescasoùildécide deprocéder ainsidansl'intérêt del'OMC, etenparticulier:
a) lorsque lesprixoutarifs sontfixés parlaloioupardesorganismes publics de
réglementation oulorsque, pourd'autres raisons, iln'yapasdemarchés concurrentiels
pourlesmarchandises oulesservices requis;
b) lorsque lesachats relèvent d'unplanapprouvé denormalisation dumatériel oudes
fournitures quirendimpraticable unappel àlaconcurrence;
c) lorsque lesnécessités duservice interdisent ledélai inhérent àlaprocédure
d'adjudication;
d) lorsque l'emploi impératif demonnaies déterminées rendcelaimpraticable;
e) lorsque l'appel àlaconcurrence n'apasdonné derésultats satisfaisants;
f) lorsque lecontrat porte suruntravail derecherche àexécuter paruneinstitution sans
butlucratif.
Ilesttenuunrelevé detouslescasoùilestdérogé àl'application delarègle 10.3a).WT/L/157
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10.5 Passation desmarchés
Chaque foisquedessoumissions ontétérecherchées ouqu'ilaététenucompte desprixdes
entreprises concurrentes, lemarché estnormalement passé aveclesoumissionnaire lemoins-disant
quifaituneoffreacceptable. Toutefois, sil'intérêt del'OMC l'exige, l'uneoulatotalité dessoumissions
peuvent êtrerejetées. Quand uneoffreestrejetée, envertu desdispositions delaprésente règle, les
motifs decerejetdoivent êtreconsignés.
10.6 Commandes passées parécrit
a) Touslesachats oumarchés sontpassés parécrit, sauflesachats directs faitsaucomptant
enapplication delarègle 9.2.
b) Quand, pouruneraison quelconque, desmarchandises oudesservices commandés
verbalement nepeuvent pasêtreréglés immédiatement enespèces, lacommande doit
sansdélaiêtreconfirmée parécrit.
10.7 Observations écrites
Toutfonctionnaire habilité àpasser desmarchés setrouvant appelé àprendre unedécision
envertu desprésentes règles esttenudelamotiver parécrit. Cesobservations écrites sontversées
audossier correspondant.
XI.BIENS
11.1 Comptabilité matières
a) Ilesttenudescomptes matières appropriés desimmeubles, dumatériel durable etnon
durable, desfournitures etautres biens reçus,remis, vendus oucédés d'uneautre
manière etdesquantités restant enstock. LeDirecteur général adjoint chargé des
finances détermine lanature etlaportée delacomptabilité àtenirauxfinsdelaprésente
règle.
b) Lescomptesmatièresindiquent,danschaquecas,lefonctionnaireresponsabledechaque
article.
c) Ilesttenuunecomptabilité decontrôle delavaleur totale del'actifmatières acheté
etvendu, ouacquis etcédéd'autre manière.
11.2 Inventaires
AussisouventqueleDirecteurgénéraladjointchargédesfinanceslejugenécessairepourassurer
uncontrôle adéquat, ilestprocédé àl'inventaire detoutes lesfournitures, detoutlematériel etde
touslesautres biens quiappartiennent àl'OMC ouquiluiontétéconfiés.
11.3 Usage desbiens etservices del'OMC
a) Lesbiens etlesservices del'OMC neservent pasàdesusages personnels, saufsile
Directeur delaDivision desfinances etdesservices généraux l'autorise expressément
dansl'intérêt del'OMC.WT/L/157
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b) LeDirecteur delaDivision desfinances etdesservices généraux fixelessommes dues
àl'OMC pourl'usage faitdesesbiens oudesesservices.
c) Lematériel oulesservices del'OMC peuvent êtrefournis auxMembres, aux
Nations Unies, auxautres institutions spécialisées, ouàd'autres organisations, suivant
desmodalités etàdesconditions appropriées àchaque cas.
11.4 Traitement descasdeperte d'avoirs, defraude oudedettenonrecouvrée
a) LeDirecteur delaDivision desfinances etdesservices généraux peutautoriser àpasser
parprofits etpertes lemontant despertes d'espèces, demarchandises oud'autres avoirs
n'excédant pas,danschaque cas,l'équivalent de5000francs suisses si,àsonavis,
lesfraisengagés pourrecouvrer lesvaleurs perdues doivent dépasser lemontant àpasser
parprofits etpertes ous'ilesttrèsimprobable quelerecouvrement puisse s'opérer.
LeDirecteur général adjoint chargé desfinances peutautoriser àpasser parprofits
etpertes lemontant despertes excédant l'équivalent de5000francs suisses.
b) Toutes lespertes quisontpassées parprofits etpertes sontincluses danslesétats
financiers annuels etsoumises auvérificateur extérieur descomptes aveclescomptes
quis'yrapportent.
c) LeDirecteur général adjoint chargé desfinances détermine s'ilyalieudeconsidérer
unfonctionnaire del'OMC comme responsable d'uneperte. Dans l'affirmative,
l'intéressé peutêtreastreint àrembourser enpartie ouentotalité lemontant delaperte,
quecelle-ci soitcouverte ounonparuneassurance.
d) Toutcasdefraude, deprésomption defraude oudetentative defraude doitêtresignalé
auDirecteurgénéralparl'intermédiaireduDirecteurgénéraladjointchargédesfinances.
e) Lesmontants passés parprofits etpertes etrecouvrés après laclôture del'exercice
aucours duquel l'écriture parprofits etpertes aétépassée sontconsidérés comme des
recettes diverses.
11.5 Comptabilité desdonsennature
Lesdonsennaturereçusetacceptésparl'OMC,oulesbiensconfiésàl'OMC,sontcomptabilisés
delamême manière quelesautres biens acquis parl'OMC.
11.6 Cession desbiens excédentaires
Lesbiens excédentaires ayant conservé unecertaine valeur commerciale sontmisauxenchères
etvendus auplusoffrant, àmoins queleDirecteur général adjoint chargé desfinances, dansl'intérêt
del'OMC, n'autorise lerecours àuneméthode différente pourlescéder.WT/L/157
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XII. COMPTABILITE
12.1 Fonctionnaires chargés delatenue descomptes
LaDivision desfinances etdesservices généraux tientlescomptes comme ilestprescrit au
chapitre IXduRèglement financier.
12.2 Comptes principaux
Lescomptes principaux sontlessuivants:
i) Etatdesdépenses budgétaires;
ii) Compte desrecettes etdépenses;
iii) Compte d'excédent;
iv) Etatdel'actifetdupassif;
v) Comptes distincts pourleFonds deroulement ettouslesfonds d'affectation spéciale
oucomptes spéciaux.
12.3 Comptes auxiliaires
LeDirecteur delaDivision desfinances etdesservices généraux peutfairetenirdescomptes
auxiliaires dansd'autres services, selon lesbesoins desopérations courantes.WT/L/157
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Appendice
Décision duConseil général du11juillet 1995 (WT/GCM/5) surla
procédure pour lesdécisions ayant desincidences financières
quipeuvent êtreprises parlesorganes del'OMC
Avantdeprendreunedécisionpouvantavoirdesincidencesfinancièrespourl'OMC,lesorganes
del'OMC eninformeront lePrésident duComité dubudget, desfinances etdel'administration, en
indiquant, danslamesure dupossible, lesdomaines deleurcompétence danslesquels deséconomies
compensatoires pourraient êtreréalisées. Surlabasedel'analyse faiteparlaDivision desfinances
etdesservices généraux, leComité examinera alorslesincidences financières etlefinancement proposé,
ycompris l'indication desactivités existantes del'OMC pourlesquelles deséconomies pourraient être
réalisées pendant lapremière année dedémarrage etpendant laoulesannées suivantes d'exécution,
ettransmettra cesrenseignements auConseil général. Enayant pleinement connaissance desincidences
financières etdufinancement proposé, leConseil général prendra alors unedécision définitive.