RESTRICTED
ORGANISATION MONDIALE S/WPGR/W/11/Add.4
30septembre 1996
DUCOMMERCE(96-4048)
Original: anglais Groupe detravail desrègles del'AGCS
COMMUNICATION DELANOUVELLE-ZELANDE
Réponse auquestionnaire surlesmarchés publics deservices
Lacommunicationci-aprèsestdistribuéeauxmembresduGroupedetravaildesrèglesdel'AGCS
àlademande deladélégation delaNouvelle-Zélande.
_______________
I. REGIMES EXISTANTS DEPASSATION DESMARCHES
Dans lescasoùlerégime depassation desmarchés d'unMembre estdifférent pourlesentités
dugouvernement central, lesentités desgouvernements sous-centraux etd'autres entités, telles que
lesentreprises publiques (parexemple, lesservices publics), ilserait utilequecesdifférences soient
précisées souschacune desrubriques indiquées ci-après.
Définition
1. Quelle estladéfinition desmarchés publics quiestutilisée pourremplir cequestionnaire?
Iln'yapasdedéfinition officielle desmarchés publics enNouvelle-Zélande. Auxfinsdu
présent questionnaire, cetteexpression désigne touslesachats dusecteur public. Unebrochure du
Ministère ducommerce, intitulée "Government Purchasing inNew Zealand: Policy Guide for
Purchasers", contient desrecommandations àl'intention desministères, desorganismes officiels, des
autorités locales, desentités financées parl'Etatetdesentreprises publiques.
Structure administrative
2. Comment sontadministrées lesactivités dans ledomaine desmarchés publics? Jusqu 'à
quelpoint cesactivités sont-elles centralisées? Prière d'indiquer l'identité detousorganismes
centraux depassation desmarchés etleurs responsabilités respectives?
Lesactivités dans ledomaine desmarchés publics nesontpassoumises aucontrôle du
gouvernement central. Dans lecadre delapolitique dugouvernement danscedomaine (voirplusloin,
paragraphe 3),chaque organisme public estresponsable desesachats etdesesprocédures d'achat.
Cette responsabilité asouvent étédéléguée auxrégions ouauxéchelons inférieurs del'administration.
LaLoide1986surlesentreprises publiques stipule quecelles-ci doivent fonctionner defaçon
rentable etefficace. Ellessontassujetties auxmêmes règles légales quelesentreprises privées, etnon
àuncontrôle ministériel direct. Enconséquence, ellespeuvent, comme touteautreentreprise, définir
elles-mêmes leurs politiques etprocédures depassation desmarchés.S/WPGR/W/11/Add.4
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Lesministères, lesorganismes etinstitutions financés parl'Etatetlesentreprises publiques
nesontpastenus d'effectuer leurs achats auprès ouparl'intermédiaire d'unautre organisme public
ouauprès d'uneentreprise privée désignée. Lesresponsables desachats dusecteur public onttoute
latitude pourdéterminer quoiacheter, comment acheter etauprès dequi.
Loisetréglementations envigueur
3. a) Prière d'indiquer leslois,règlements, règles, directives, décrets, décisions etautres
mesures régissant lesmarchés publics. Quel enestlechamp d'application? En
particulier, prière dementionner lesexemptions quipourraient exister. Prière
d'indiquer succinctement lecontenu dechacune decesmesures?
Iln'yapasdeloiouderèglement quitraite expressément desmarchés publics; toutefois,
lapolitique dugouvernement enlamatière etl'Accord surlesmarchés publics entrelaNouvelle-Zélande
etl'Australie établissent lesprincipes devant guider lesdécisions d'achat desministères.
Lesréformes entreprises danslecadre delaLoide1988 surlesecteur public etdelaLoi
de1989 surlesfinances publiques -quinecontiennent nil'unenil'autre desdispositions relatives
àlapassation desmarchés -ontaccru l'autonomie etlaresponsabilité desministères etdesorganismes
publics enmatière degestion financière. Cesréformes visent àaccroître l'efficacité etlaresponsabilité
auseindusecteur public. Lapolitique d'achat décentralisée décrite ci-après s'inscrit danscecadre.
Lapolitique dugouvernement enmatière demarchés publics estfondée surleprincipe de
l'optimisation desressources dans lecadre d'uneconcurrence ouverte eteffective, laissant aux
fournisseurs nationaux lapossibilité departiciper pleinement, etdansdesconditions équitables. Les
décisions despouvoirs publics enlamatière nediffèrent pasensubstance decelles desentreprises
oudesentités privées opérant surunmarché ouvert, dérèglementé etconcurrentiel. Comme dansle
secteur privé, lesdécisions d'achat décentralisées danslesecteur public sontsoumises àdeslignes
directrices etàdesaudits auniveau desdifférentes entités, afindegarantir l'utilisation optimale des
ressources.
Lesdirectives enmatière depassation desmarchés neprescrivent pas,nin'imposent une
procédure uniforme auxentités contractantes. Laseule prescription expresse estl'instruction donnée
auxministères dedemander àtoutintermédiaire desrenseignements surl'origine etl'apport localpour
toutes lesoffres relatives àdesfournitures, avant d'effectuer desachats danslecadre demarchés passés
pareux(lesautres entités contractantes étantsimplement invitées àlefaire). Celapermet àl'entité
contractante dedéterminer siellelaisse auxproducteurs nationaux lapossibilité departiciper pleinement
etdansdesconditions équitables, demanière ànenégliger aucun avantage pourl'acheter entermes
derapport qualité-prix. Aucun niveau deréférence général n'estprescrit encequiconcerne l'apport
local etaucune préférence n'estaccordée auxproducteurs nationaux audétriment desfournisseurs
étrangers. Legouvernement n'apaspourrègle nonplusd'encourager etdeprotéger telleoutelle
branche deproduction parlebiaisdesmarchés publics.
b) Lerégime depassation desmarchés fait-il unedistinction entre marchés de
fournitures etmarchés deservices? Dans l'affirmative, dequelle manière lesrègles
s'appliquent-elles dans lecasdemarchés combinés comportant àlafoisdes
fournitures etdesservices?
Lapolitique dugouvernement enmatière demarchés publics s'applique delamême façonaux
fournitures etauxservices.S/WPGR/W/11/Add.4
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Procédures depassation desmarchés appliquées
4. a) Quelles procédures sontsuivies dans leprocessus depassation desmarchés?
b) Dans quelles circonstances desprocédures différentes sont-elles utilisées? Par
exemple, silaméthode utilisée dépend delavaleur dumarché, lesvaleurs deseuil
devraient êtreindiquées.
c) Quels sontlesdélais pour laprésentation dessoumissions?
Chaque entité contractante détermine lesprocédures depassation desmarchés àappliquer.
Comme celaaétéditprécédemment, lesorganismes publics sontlibres d'appliquer leurs propres
procédures danslecadre delapolitique dugouvernement enmatière demarchés publics etilspeuvent
appliquer lesprincipes etprocédures énoncés danslesdirectives dugouvernement avecbonsenset
discernement, d'unemanière quisoitcompatible avecdesméthodes d'achat rationnelles etconformes
auxrègles éthiques, comme celaestindiqué danslapublication duTrésor intitulée "AGuide tothe
Management ofDepartmental Purchasing".
Engénéral, ilestprocédé àunappel d'offres ouvert, surtout danslecasdemarchés importants.
Sicelan'estpaspossible (notamment encasd'urgence), ilestprocédé àunappel d'offres sélectif.
Bienqu'engénéral lesmarchés soient passés directement parlesministères, lesentreprises
d'Etatetlesautres organismes publics, plusieurs commissions privées (comme Supplycorp, successeur
duGovernment Stores Board) sontspécialisées dansl'approvisionnement dusecteur public, notamment
auniveau local, danslecadre demarchés defournitures globaux attribués parvoied'appel d'offres.
Lerecours àcetteforme demarché estfacultatif. LeNational Health Supply Service, antenne deCapital
Coast Health Ltd,faitfonction d'agent desCrown Health Enterprises, quiparticipent, surunebase
volontaire, àl'achat collectif dediverses fournitures.
Lesvaleurs deseuiletlesdirectives enmatière deprixquisontappliquées danslecasde
certaines procédures depassation desmarchés, comme lesprocédures d'appel d'offres ouvertes et
sélectives etlesmarchés degréàgré,sontdéterminées parl'organisme contractant. Lesvaleurs de
seuilutilisées danscertains casparleMinistère ducommerce sontindiquées auparagraphe 8.6.3.2.4
del'annexe A,uniquement àtitreindicatif.
Publicité concernant lesinvitations àsoumissionner
5. a) Dequelle manière lesmarchés envisagés sont-ils rendus publics? Lesinvitations
àsoumissionner sont-elles rendues publiques? Dans l'affirmative, dans quelles
publications etdans quelles langues?
Aucuntextelégislatifouréglementairenetraitedelapublicationdesinvitationsàsoumissionner.
c) Quels sontlesdétails dumarché envisagé quisontnormalement rendus publics?
Ya-t-il unensemble minimum derenseignements qu'ilfautrendre publics? Dans
l'affirmative, prière defournir desprécisions.
Lesrenseignements publiés onttraitauxpossibilités desoumissionner etàlaqualification des
fournisseurs.
Lespossibilités demarchés sontannoncées principalement danslesgrands quotidiens etdans
desmagazines oupublications spécialisés comme "Tenders Gazette", "New Zealand Government andS/WPGR/W/11/Add.4
Page4
Local Body Tender" ou"Australian Defence News", ainsiquedanslapublication annuelle conjointe
del'Australie etdelaNouvelle-Zélande relative aumatériel dedéfense, "The Yellow Book".
d) Ladocumentation complète relative àl'appel d'offres est-elle obtenue contre
paiement? Dans l'affirmative, prière defournir desprécisions etd'indiquer
comment cepaiement estfixé.
Lorsque ladocumentation complète relative àl'appel d'offres estfournie contre paiement, le
montant àpayer estfixéparl'organisme contractant. Lesdirectives dugouvernement enmatière de
passation desmarchés stipulent queleprixouledépôt demandé, lecaséchéant, pourlafourniture
dudossier d'appel d'offres oudesdocuments connexes doivent êtredéterminés demanière ànepas
décourager laparticipation desfournisseurs ouproducteurs compétents debonne foi.
e) Desmoyens électroniques sont-ils utilisés pourannoncer lespossibilités demarchés?
Quelle estlanature dessystèmes quisontenplace? Desdispositions différentes
enmatière depassation desmarchés sont-elles applicables auxmarchés annoncés
decette manière? Dans l'affirmative, prière defournir desprécisions.
Anotre connaissance, lesorganismes publics néo-zélandais n'utilisent pasdemoyens
électroniques pourannoncer lesmarchés qu'ilsenvisagent depasser, bienqu'ilssoient libres dele
faireàtitrecommercial. Néanmoins, certains avisd'appel d'offres sontmaintenant diffusés surInternet
parl'intermédiairedusystèmepiloteduCommonwealthaustralien,leGovernmentElectronicMarketplace
Service (GEMS). Ilssontintroduits dans lesystème parl'Office néo-zélandais desfournitures
industrielles àpartir desrenseignements communiqués deplein gréparlesorganismes contractants.
(Iln'existe pasdesystème centralisé global decollecte etdediffusion d'informations surlespossibilités
demarchés publics.)
Prescriptions énoncées concernant lesfournisseurs potentiels
6. a) Existe-t-il desprescriptions enmatière d'enregistrement, derésidence ouautres
concernant lesfournisseurs potentiels?
b) Quelle estlanature detoutes conditions departicipation exigées desfournisseurs,
parexemple, garanties financières, réputation commerciale etqualifications
techniques? Lesconditions departicipation varient-elles selon lanature du
processus depassation et/ou lavaleur dumarché envisagé?
Iln'existe pasdeprescriptions officielles concernant lespoints a)etb)ci-dessus. Chaque
organisme formule sespropres prescriptions enlamatière. Enpratique, uneprocédure depassation
desmarchés enplusieurs phases estsouvent adoptée danslecasdeprojets demarchés importants ou
complexes, avec, parexemple, unedemande depropositions oudedéclaration d'intérêt pourlemarché
(envuedelapréqualification desfournisseurs potentiels).
c) Existe-t-il deslistes defournisseurs agréés? Dans l'affirmative, quelles sontles
procédures permettant devérifier lacapacité desentreprises quidemandent à
figurer surleslistes desoumissionnaires? Leslistes defournisseurs agréés, s'il
enexiste, sont-elles régulièrement revues/mises àjour?
Labrochure duTrésor intitulée "AGuide totheManagement ofDepartmental Purchasing"
contient lesrecommandations suivantes:S/WPGR/W/11/Add.4
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Lesorganismes quiachètent desproduits spécialement conçusetfabriqués pourleursbesoins
devraient envisager d'établir unelistedefournisseurs agréés. Aceteffet, lesfournisseurs potentiels
doivent êtreévalués selon descritères appropriés, compte tenunotamment deleursituation financière,
deleurcapacité deproduire lesarticles demandés auxnormes dequalité voulues etàunprixcompétitif,
etdeleuraptitude àrespecter lesdélais delivraison fixés.
Ilpeutêtrecoûteux deconstituer unréseau defournisseurs agréés, maisl'établissement de
relations solides avecdesfournisseurs fiables peutprocurer desavantages àlongterme.
Toutefois, pour respecter lescritères d'équité etd'égalité, lesorganismes publics doivent
s'abstenir detoute exclusivité etveiller àcequeleurs listes soient régulièrement revues etàceque
lesautres fournisseurs quidemandent àêtreagréés soient prisenconsidération.
Critères d'évaluation desoffres etd'adjudication
7. a) Quels sontlescritères quisontprisenconsidération pour l'adjudication des
marchés? Lescritères pour l'adjudication desmarchés sont-ils communiqués à
l'avance auxfournisseurs potentiels?
Lapolitique dugouvernement enmatière demarchés publics estfondée surleprincipe
commercialcourantdel'optimisationdesressourcesdanslecadred'uneconcurrenceouverteeteffective,
laissant auxfournisseurs nationaux (néo-zélandais etaustraliens) lapossibilité departiciper pleinement
etdansdesconditions équitables, surunebasenonpréférentielle. Lecritère dumeilleur rapport
qualité-prix tientcompte, entre autres, delaqualité, duprix, desdélais delivraison etduservice de
soutien,surlabase,lecaséchéant,d'uneanalyseducycledevieoud'uneméthodeanalogued'estimation
descoûts.
Lescritères d'évaluation desoffres etd'adjudication appliqués parleMinistère ducommerce
sontindiqués àl'annexe B,uniquement àtitreindicatif.
b) Lapassation desmarchés est-elle soumise àdesdispositions relatives auxopérations
decompensation, parexemple prescriptions relatives àlateneur enéléments
d'origine nationale, prescriptions relatives autransfert detechnologies et
prescriptions enmatière d'échanges compensés?
Iln'yapasdeprescriptions impératives imposant desopérations decompensation oudesachats
decontrepartie danslecadre desmarchés publics. Unepolitique informelle prévoyant desopérations
decompensation volontaires estappliquée danslecasdesmarchés dematériel dedéfense.
c) Lapréférenceest-elledonnéeàdesentreprisesougroupesd'entreprisesparticuliers?
Dans l'affirmative, prière defournir desprécisions.
Conformément àlapolitique gouvernementale enmatière demarchés publics, lapréférence
n'estdonnée àaucune entreprise particulière niàaucun groupement d'entreprises.
d) Lescritères enmatière depassation desmarchés diffèrent-ils selon lesecteur ou
ledomaine del'économie?
Aucune distinction n'estfaiteentre lessecteurs oulesdomaines del'économie.S/WPGR/W/11/Add.4
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e) Quelle estlamarge dechoix oud'appréciation laissée àl'autorité contractante?
Dequoi l'éventuelle marge d'appréciation laissée àl'autorité contractante
dépend-elle?
Dans lecasdesministères, leCabinet délègue despouvoirs financiers auxministres etaux
directeurs (voir ci-dessous).
Directeurs Ministres
responsablesCabinet ou
comités du
Cabinet
A.DEPENSES DEFONCTIONNEMENT
Publicité 100000 Néant s.o.
Paiements spéciaux
i)Indemnités oudédommagements,
dommages oucréances endossés parle
Crown LawOffice oupardécision de
justice (lescréances demoins de
50000dollars nedoivent pasêtre
soumises auCrown LawOffice sile
service juridique duMinistère certifie
qu'elles sontrecevables)100000 500000 ...
Paiements àtitregracieux 20000 50000 ...
B.DEPENSES D'EQUIPEMENT
Achats ouprojets d'équipement
(Coût totalduprojet)5000000 10000000 ...
Divulgation desoffres reçuesetdesadjudications
8. a) Dequelle manière lessoumissions sont-elles reçues,enregistrées etouvertes?
Chaque organisme contractant définit sespropres procédures deréception, d'ouverture et
d'enregistrement desoffres, conformément auxmeilleures pratiques.
Labrochure duTrésor intitulée "AGuide totheManagement ofDepartmental Purchasing"
recommande cequisuit: "Aumoment del'ouverture desplis,uncachet indiquant l'heure etladate
d'ouverture devrait êtreapposé surchaque offre etparafé parlapersonne chargée d'ouvrir lesplis.
Lesoffres devraient êtrenumérotées etinscrites dansunregistre quidevrait également êtreparafé de
manière àcequ'aucune offrenepuisse êtreajoutée ultérieurement sansexplication. Cette procédure
decontrôle interne permet àl'organisme deprouver qu'ilaagidefaçonloyale etéquitable. (Pour
cetteraison, ilestrecommandé quedeuxpersonnes participent àl'ouverture etàl'enregistrement des
soumissions.)"
b) Lesentités sont-elles tenues derendre publics lesdétails desmarchés adjugés et/ou
d'aviser lessoumissionnaires nonretenus?
Lesentités nesontpastenues derendre publics lesdétails desmarchés adjugés oud'aviser
lessoumissionnairesquin'ontpasétéretenus.Lesdirectivesdugouvernementlesencouragentcependant
àcommuniquer àceuxquiledemandent lesraisons deleurdécision.S/WPGR/W/11/Add.4
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c) Lesentités sont-elles tenues derendre publiques, oudecommuniquer aux
soumissionnairesnonretenus,lesraisonspertinentespourlesquellesleursoumission
aétérejetée?
Voirlaréponse àlaquestion 8b)ci-dessus.
Traitement accordé auxservices et/ou auxfournisseurs nationaux étrangers
9. Quels sontleslois,règlements, procédures oupratiques envertu desquels lesservices et/ou
lesfournisseurs nationaux bénéficient d'untraitement plusfavorable queceluiaccordé auxservices
et/ou auxfournisseurs étrangers, oulesservices et/ou lesfournisseurs d'unMembre bénéficient
d'untraitement plusfavorable queceuxd'unautre Membre? Prière d'indiquer dequelle manière
untraitement plusfavorable estéventuellement accordé. Prière d'indiquer également ladéfinition
pratique duterme "national" s'agissant desservices etdesfournisseurs nationaux.
Aucuneloi,réglementationouprocédureneprévoitunrégimepréférentielenmatièredemarchés
publics. Riendanslesdirectives dugouvernement applicables àlapassation desmarchés n'encourage
ladiscrimination àl'égard desfournisseurs étrangers. "Après avoir donné auxfournisseurs nationaux
lapossibilité departiciper pleinement etdans desconditions équitables, l'organisme contractant
s'adressera aufournisseur dontl'offreestjugée laplusavantageuse, surlabasedesapropre évaluation
descoûts etdesavantages."
L'Office desfournitures industrielles aétécrééafindefaciliter lacirculation del'information
surlacapacité desbranches deproduction locales (néo-zélandaises etaustraliennes) derépondre aux
demandes d'achats del'Etat.
Leterme "local" s'applique auxfournitures etauxservices quisontproduits entotalité ouen
partie enNouvelle-Zélande et/ou enAustralie.
Procédures pourentendre etexaminer lesplaintes/recours
10. Quelles sontlesprocédures, s'ilenexiste, auxquelles peuvent avoir recours lesparties,
nationales etétrangères, pour déposer desplaintes contre l'adjudication d'unmarché? Prière
defournir desrenseignements détaillés.
Lesplaintes peuvent êtredéposées auprès dedifférentes instances, notamment, enpremier lieu,
auprès del'organisme contractant (et/ou duMinistère dontilrelève). LeMinistère ducommerce
(Politiquetarifaire2),quiestresponsabledelapolitiquegouvernementaleenmatièredemarchéspublics,
peutaussi examiner lesplaintes desfournisseurs quiestiment avoir ététraités defaçondéloyale ou
avoir étéprivés delapossibilité deconcourir. Uneorganisation peutêtreobligée defournir des
renseignements sursesdécisions enmatière depassation desmarchés (éventuellement envertu dela
Loide1982 surl'information officielle) etlemédiateur peutintervenir. LeContrôleur-vérificateur
général esthabilité àouvrir uneenquête conformément àlaLoide1977 surlesfinances publiques.
Lesplaintes concernant desactesdecorruption peuvent êtreexaminées conformément àlaLoide1961
surlesinfractions pénales.
II. PARTICIPATION ADES ACCORDS PLURILATERAUX, REGIONAUX ET/OU
BILATERAUX
11. LeMembre est-ilpartie àdesaccords plurilatéraux, régionaux et/ou bilatéraux comportant
desdispositionsrelativesauxmarchéspublics?Dansl'affirmative,prièred'indiquerlesdispositions
pertinentes.S/WPGR/W/11/Add.4
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Conformément auxobjectifs del'article 11del'ACREANZ (Marchés publics), la
Nouvelle-Zélande asigné en1989unaccord depréférence nationale avecl'Australie, appelé "Accord
surlesmarchés publics". Auxtermes decetaccord, legouvernement néo-zélandais s'engage àveiller
àcequelesministères, lesorganismes officiels etlesautres entités contrôlées parl'Etataccordent
auxproduits, services etfournisseurs australiens lemême traitement qu'auxproduits, services et
fournisseurs néo-zélandais euégard àtouslesaspects delapassation desmarchés. Lesautorités du
Commonwealth etdesEtats etterritoires australiens ontcontracté desobligations analogues àl'égard
desproduits, desservices etdesfournisseurs néo-zélandais. LaNouvelle-Zélande s'estengagée en
outre àcontinuer den'appliquer enaucun casunemarge depréférence.
Lesentreprises publiques nesontpasprises encompte dansladéfinition desmarchés publics
quiestdonnée dansl'Accord pourlaNouvelle-Zélande. Legouvernement néo-zélandais acependant
faitsavoirofficiellementqu'ilcomptaitquelesentreprisespubliquesdonnentauxfournisseursaustraliens
etnéo-zélandais lesmêmes possibilités d'entrer enconcurrence avecdesfournisseurs depaystiers
pour l'obtention demarchés, qu'elles appliquent desprocédures depassation desmarchés non
discriminatoires etqu'ellescoopèrent àtoute enquête ouverte autitredel'Accord ausujetdeplaintes
pourdiscrimination oud'autres plaintes concernant l'attribution d'unmarché.
III. IMPORTANCE ECONOMIQUE DESMARCHES DESERVICES
12. a) Prière defournir desstatistiques (s'ilenexiste) surlenombre etlavaleur des
marchés deservices
- àlafoisglobalement etparsecteur;
- parorigine desservices etdesfournisseurs.
b) Prière defournir desstatistiques (s'ilenexiste) sur:
- lapartdesmarchés deservices dans l'ensemble desmarchés;
- lapartdesmarchés dechaque service danslaproduction nationale totale
deceservice;
- lapartdesmarchés dechaque service dans laconsommation intérieure
totale deceservice.
Onnedispose généralement pasdestatistiques surlesmarchés publics. Lesorganismes publics
nesontpastenus derecueillir desdonnées chiffrées surleursachats (etengénéral ilsnelefontpas).
Onestime cependant quelesmarchés defournitures etdeservices passés parlegouvernement
néo-zélandais, parl'intermédiaire desesministères, s'élèvent autotalà3milliards dedollars paran
environ. Lesautres organismes dugouvernement central dépensent aussi àcetitredessommes
considérables. Lenombre etlavaleur desmarchés deservices nesontpasconnus.S/WPGR/W/11/Add.4
Page9
APPENDIX A*
NB: Thisisanextract from theMinistry ofCommerce 'spurchasing manual andisprovided
asanexample ofindividual departmental practice only.
8.6.3.2 Procurement Channels andPrice Guidelines
8.6.3.2.1 WhyPurchase?
Indeciding tobuyagood orservice, theMinistry mustidentify anunmet need, and
consider thebestwaytomeetit.Ideally, thisprocess should takeplace during the
annual planning andbudgeting process.
Ifthepurchase ofagoodorservice isanoption tomeetanidentified need, thepurchase
process canbegin.
8.6.3.2.2 ThePurchasing Process
Thisflowchart indicates theprocess ofpurchasing.
Identify aneed
Confirm budgetary provision
Financial approval
Market assessment
Purchase decision
Order/requisition
Delivery
Receipting/accounting forgoods/services received
Payment
Accounting System
8.6.3.2.2.1 Defining aNeed andRequisitioning
Defining aneedaccurately, andcommunicating thisneedtothemarket clearly, are
essential parts ofthepurchasing process.
*Anglais seulement.S/WPGR/W/11/Add.4
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There isatendency tooversimplify oroverlook therequisition stage, butitprovides
amechanism bywhich thepurchasing officer cangainanaccurate description ofthe
goods orservice required. Theusermayknow whattheyneed, butmaynothavethe
technical expertise todescribe itcorrectly.
EndUser: "Iwantahammer"
Supplier: "Certainly, sir.Claw orball-pein? What weight? Wooden orsteel
shaft? Redorblue?"
8.6.3.2.2.2. Financial Approval
Allpurchases aresubject tobudget availability, andthedecision tocommit expenditure
must bemade within anapproved financial delegation limit.
8.6.3.2.2.3 Market Assessment
Once thepurchasing officer receives anapproved requisition, acheck should bemade
toensure thattheitemisnotalready instock. Amarket assessment should thenbe
made, considering thefollowing questions:
- What aretherelevant price guidelines? (seebelow, p13)
- Isthere acompetitive market fortheitem?
- Isthevolume/valueofgoodsrequiredsufficienttowarrantcallingforquotations
andtenders; andifso,should prices andother details beobtained bytelephone
orinwriting?
- Ifthere isnocompetitive market, should thesolesupplier begiven an
immediate order, orcanalower price benegotiated?
- Isitappropriate tocallfor"Registrations ofInterest" priortoinviting formal
tenders?
- Aresuitable existing contracts available?
- Isthere alistof"approved suppliers" fortheitem, oristheestablishment of
an"approved suppliers" listwarranted?
- Could there bescope forabulkpurchase?
8.6.3.2.3 Procurement Channels
There aremany ways ofmaking apurchase; theprincipal onesaresetoutinthe
following paragraphs.
8.6.3.2.3.1 Period Supply Contracts
A"period contract" isacontract tosupply goods overaspecified period oftime, which
canbeshort (sixmonths orless)orrelatively long. When there isasteady demand
foranitemoracommodity group (forexample stationery, hardware, timber), thebest
option maybetopurchase byperiod contract.
Thetime-period ofacontract isnormally decided byfactors suchas:
- thecostofestablishment (setting upacontract forthefirsttimecanbevery
time-consuming)S/WPGR/W/11/Add.4
Page11
- thevolume andtime-frame ofusage
- thevalue ofthecontract (itshould besufficient toencourage competition
amongst suppliers)
- theriskofobsolescence (forexample, model changes)
- price volatility (thecontract should include clauses covering normal price
rises/falls).
Aperiod contract hasmany advantages. Forexample:
- itcanbeestablished bycompetitive tender, withacompetitive priceandagreed
terms andconditions ofsupply;
- purchases covered bythecontract canbemade asandwhen required -with
immediate oragreed timeandnowarehousing orstockholding costs;
- ordering issimplified -anyone canwrite anorder, since priceandterms have
already beenestablished;
- ithelpstheorganisation tostandardise where thisisdesirable (which canreduce
training andmaintenance costs).
TheMinistryofCommercehasongoingsupplycontractswithanumberoforganisations,
including:
- National period supply contracts withSupplycorp;
- Local purchase contracts withSERCO;
- Ministry-specific anddivisional contracts forservices suchasfireprotection,
cleaning, andpostage.
ContractdocumentsareheldbytheAdministrationService,CorporateServicesSection,
Head Office, aswellastheOperating Divisions andRegional Offices.
Existing contracts should nothaveprecedence overother sources ofsupply; rather,
theyshould beconsidered alongside other options within theprinciples ofvalue-for-
money, opportunities forlocalindustry, andethical purchasing behaviour.
8.6.3.2.3.2 Competitive Purchasing
MostoftheMinistry'sday-to-dayneedsareacquiredthroughperiodcontract.However,
there arealways going tobeoccasions when individual purchases needtobemade,
ornewcontracts established.
Inthesecircumstances,wewantsupplierstocompetewitheachotherfortheopportunity
toprovide theproducts orservices werequire. There aretwomethods ofgenerating
thiscompetition.
Competitive Tenders
A"tender" isanoffer byasupplier todeliver ("totender") goods and/or services.
Ingeneral, tenders arecalled formajor procurement where price isonlyoneofthe
keyfactors inthedecision topurchase.
When weinvite tenders, weinvite suppliers tomake usaformal, structured offer,
ontheunderstanding thatalloffers willbecompared andassessed. Indetail byimpartial
expert staff.S/WPGR/W/11/Add.4
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Anopencallfortenders isthepreferred method inmajor purchases, asitaffords all
potential suppliers fairandequal opportunity tocompete.
Competitive Quotes
A"quote" (properly, a"quotation") isanoffertoprovide goods orservices atafixed
price. Quotes arelessformal thantenders, butarelegally binding onthesupplier.
Quotes aregenerally requested (from threeormore suppliers) forproducts orservices
where price isthemain determining factor inthepurchasing decision.
8.6.3.2.3.3 Selective Purchase
There areafewcircumstances inwhich competitive purchasing isnotpracticable, and
itisappropriate tomake aselective purchase. A"selective purchase" ismade without
calling forcompeting quotes ortenders. Anindividual supplier issimply invited to
provide goods andservices.
Selective purchasing istheexception, notthenorm. Theselective purchase method
should onlybeusedinthefollowing circumstances:
- forone-off purchases ofgoods orservices ofminor value (threshold $5,000
plusGST)wherecompetitivepurchasingprocedureswouldnotbecost-effective,
andwhere aperiod supply contract (asdescribed in8.6.3.2.3.1 above) isnot
appropriate
- when stores orservices areonlyavailable from aspecific source ofsupply
(such asproprietary brands where thereisnotechnically acceptable equivalent)
- when asupplier hasunique expertise orknowledge. (Selective purchase on
thisbasis mayonlybeauthorised byaGeneral Manager, Chief Advisers, or
specified delegates)
- where compatibility/standardisation with existing equipment (oroffice
furniture/fittings) isrequired
- when acquiring spare parts oraccessories forexisting equipment
- fordevelopment orprototype work
- when atender forother stores orservices hasrecently beenaccepted from a
supplier
- when making purchases from apublic auction orfrom another government
department, agency, orSOE.
Selective purchase mayalsobeappropriate ifasuccessful tenderer failstosupply.
Inthese circumstances, itcanbeappropriate toapproach oneoftheunsuccessful
tenderers onaselective-purchase basis.S/WPGR/W/11/Add.4
Page13
8.6.3.2.4 Price Guidelines forSpecific Procurement Channels
Allpurchases aresubject tobudget availability, andthedecision tocommit expenditure
must bemade within approved financial delegation limits.
8.6.3.2.4.1 Purchases below $20,000
Atthislevel, itwillgenerally notbecost-effective toissue aformal callfortenders.
Wherever practicable, staffshould seekatleastthree quotes. Otherwise, aselective
purchase maybemade within theguidelines setoutin8.6.1.3.3.3 above.
8.6.3.2.4.2 Purchases between $20,000 and$100,000
Where anopencallfortenders isnotpracticable orcost-effective, authorised officers
maycallforcompetitive quotes (forgoods orservices commonly available) uptoa
value of$100,000 plusGST.
Staffmustseekatleastthreequotes. Suppliers should beasked toprovide price, terms,
anddescriptions ofthegoods orservices inwriting.
Theonlyexceptions willbethose purchases made under existing period contracts, or
incircumstances specified intheabove section onSelective Purchases (8.6.1.3.3.3).
8.6.3.2.4.3 Purchases above $100,000
Ingeneral, anopencallforcompetitive tenders should beissued forallpurchases of
goods andservices exceeding $100,000 plusGST. Theonlyexceptions willbethose
purchases made under existing period contracts, orpurchases made incircumstances
specified intheabove section onSelective Purchases (8.6.3.2.3.3).
8.6.3.2.5 Choosing Suppliers
Having completed themarket assessment anddetermined themethod ofpurchase, the
purchasing officer thendecides onthesupplier orsuppliers. Thisdecision must be
well-documented, notonlyforaudit purposes, butalsoincasethere isasubsequent
complaint orarequest under theOfficial Information Act.
8.6.3.2.6 Ordering andDelivery
AGovernment Stores work order oranapproved order form must beusedwhen
procuring goods orservices. Asanorder form islikeablank cheque, itshould be
subject tothesame controls andaccountability ascheques. (Order forms areavailable
from theFinance Section).
Allorders should clearly statetheterms ofdelivery. Ifthedelivery terms andcosts
arethesupplier 'sresponsibility, thefreight should beona"freight paid" basis.S/WPGR/W/11/Add.4
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APPENDIX B*
NB: Thisisanextract from theMinistry ofCommerce 'spurchasing manual andis
provided asanexample ofindividual departmental-Practice only.
8.6.3.4 Evaluation Tenders: Policy andProcedures
8.6-3.4.1 Policy
Where tenders meetthecriteria ofcommercial competitiveness, technical acceptability,
andconformity withtherequirements setoutinthetender document, thefinalselection
willbebasedonvalue-for-money,takingintoaccountthedomesticcontentintheoffered
goods/services. andanyadvantage associated withsourcing fromdomestic production
which could belooked upon favourably.
8.6.3.4.2 Practical Guidelines: Assessing Value-for-money
Value-for-money isthekeycriterion forchoosing aspecific product orservice. It
takes precedence above allother factors.
"Value" (asopposed to"cost") isadifficult thing toassess. Thecomponents ofvalue
maybeoutlined asfollows:
8.6.3.4.2.1 Quality
The"quality" ofgoods andservices represents theirability tomeetor,exceed theneeds
ofthepurchaser. Quality maybetangible ("How many pages-per-minute willthis
printer produce?") orintangible (Ministry satisfaction thatwehave given New
Zealand/Australian industry afaircrack ofthewhip).
8.6.3.4.2.2 Through-life costs
The"through-life-costs" ofaproduct arethecosts thatitgenerates between purchase
andwriting-off.Classicthrough-lifecostsareconsumablesforphotocopiers,orsecurity
guards fortheTreaty ofWaitangi. Maintenance costs forunreliable equipment are
also"through-life" costs, asarethehours ofproductivity lostwhen acomputer system
crashes.
8.6.3.4.2.3 After-sales service/guarantees
Inassessing these items, it'sprudent toconsider thestability andreputability ofthe
supplier. Alltheglossy guarantees intheworld areworth nothing ifthesupplier goes
bankrupt aweek afterapurchase, oriftheirafter-sales service isconducted byclumsy,
unqualified staff.
*Anglais seulement.S/WPGR/W/11/Add.4
Page15
8.6.3.4.2.4 Easeofcommunication withthesupplier
Communication factors include:
- thesupplier 'savailability fordiscussions andnegotiations;
- thesupplier 'sability todeliver thegoods/services required when theyare
required;
- thesupplier 'sability toprovide after-sales support promptly.
8.6.3.4.2.5 Other factors influencing value-for-money
Related factors tobeconsidered inassessing value include:
- therelative benefits ofleaseversus purchase. (Formore detail onthisissue,
refertotheMinistry ofCommerce 'sFixed Asset Management manual);
- versatility, life-span, upgradability, easeofrepair.
8.6.3.4.3 Procedure forEvaluating Tenders
8.6.3.4.3.1 Overview
Thetendering process should betransparent; thatis,itshould beseentohavebeen
handled inafairandequitable manner. Ifthetendering process hasbeenfollowed
correctly, theMinistry should beabletodisclose theevaluation report which ledto
aspecific purchase.
8.6.3.4.3.2 Evaluation
Theinvitation totender mustinclude thecriteria bywhich theresponse willbeevaluated.
Thisisparticularly important forcomplex tenders (such asthose related tocomputer
systems). Thecriteria forevaluation provide prospective tenderers withaninsight into
therequirements thatthepurchasers holdtobemost important
Inpreparing theevaluation criteria, itisuseful toconsider:
- Who isgoing toevaluate thetenders.
Itisimportant thatthetender evaluators havetheappropriate skills andcanmake awell-
balanced decision. Anevaluation teamshould contain anappropriate balance oftechnical,
business,andmanagementexpertise,withanoverallteam-leadertoco-ordinateandmanage
theevaluation process. Each team member should beformally advised:
- their role;
- their specific tasks andresponsibilities;
- thetime-commitment involved.
Itisimportant tostress theimportance ofcommercial confidentiality.S/WPGR/W/11/Add.4
Page16
- whowillreceive theevaluation team'srecommendations, andwhowillmake
thefinaldecision;
- whether there'saneedforexternal consultants toassist andadvise onthepurchase
recommendation;
- what sortofweightings willbeusedforthevarious selection criteria during the
decision-making process.
Insome circumstances, atwo-stage evaluation maybenecessary. Thefirststage could
evaluate selected major criteria toidentify ashortlist, which willthengoforward toa
detailedevaluationinstagetwo.Ifformalpresentations/demonstrationsaretobepermitted
aspartoftheprocess, generally onlythose suppliers making theshortlist would beinvited
todoso.
- whether tenderers willbeinvited tomake presentations, and,ifso,howthe
presentation willbeconducted. Isitappropriate/necessary tovisittenderers '
premises orusersites?
Once anysuppliers have been "knocked out"oftheprocess, theyshould beadvised as
soonaspossible. (This enables themtoreallocate anyresources theymayhavecommitted
tothesupport oftheproposal.)
8.6.3.4.3.3 Documenting thedecision-making process
Tender evaluations must bewell-documented, andcaremust betaken toensure thatall
tenderers havebeengiven thesame opportunities, andthattherequirements offairness
andequability havenotbeencompromised. Itmust beremembered thattheMinistry is
accountable foritsdecision, andmayberequired (possibly under theOfficial Information
Act)toprovide information about thedecision-making process.
8.6.3.4.3.4 Post-tender negotiations
Itcanoften beuseful tonegotiate withtenderers after thetender documents have been
received andassessed. Negotiations cancover issues suchas:
- terms andconditions ofsupply;
- delivery;
- terms ofpayment;
- warranties;
- on-going maintenance.
However, itisimportant thatthisprocess behandled delicately andprofessionally. As
Treasury putsit,"playing onetenderer offagainst another ina"Dutch Auction" isnot
aprofessional tender negotiation". Suppliers havelittlepatience withthisapproach, and
arelikely toproduce cagey, tentative, andultimately useless tender documents infuture.
Negotiations should bewell-documented, andtheparties should formally agree tothe
results ofthenegotiations. Before thetender islet,thenegotiation process should be
reviewed toensure thatalltenderers have been given thesame opportunities, andthat
therequirements offairness andequitableness have notbeen compromised.S/WPGR/W/11/Add.4
Page17
8.6.3.4.4 Awarding Contracts
Many transactions willbecompleted byissuing anofficial purchase order, butcontract
documentation willbenecessary forsome purchases. Thiscontract material mayconsist
ofafairly simple exchange ofletters, ormayinvolve thedrafting ofcomplex legal
documents. Ingeneral, ifaprocurement warrants theissue ofaformal RFP, andthe
expense ofaformal evaluation process, itwillalsorequire thepreparation ofproper
contracts.
Keycontract documents willbetheRFP andthepreferred supplier 'sproposal, which
should always become attachments totheagreements. Anyother major documents that
supersede theRFP orproposal should alsobeattached.
Acontract should address thefollowing issues:
- thecontract deliverables;
- thespecification fordeliverables;
- theimplementation plan;
- performance andservice standards;
- thepurchasers responsibilities;
- purchaser andsupplier project-management roles;
- acceptance procedures forgoods/deliverables;
- thecommercial terms, conditions, andschedule;
- issues ofconfidentiality, intellectual property, andliabilities;
- theconsequences andremedies forbothparties ofdefault bytheother.
Letters-of-intent
Developing contract documents canbequite time-consuming, anditmaybeappropriate
tosendthechosen supplier a"letter-of-intent". Such aletter states thatthetender has
beensuccessful, butthataconfirmed order maydepend onnegotiation ofasatisfactory
contract. Theadvantage ofaletter-of-intent isthatitallows thesupplier tobesufficiently
sureofsecuring thebusiness tobeabletobegin substantive work onthecontract.
It'simportant toseeklegal advice onthewording ofletters-of-intent toensure thatthey
donotmake abinding commitment which could prejudice negotiation ofthefinalcontract.
8.6.3.4.5 Debriefing Unsuccessful Tenders
Suppliers whowincontracts generally know what theyaredoing right. Tenderers who
missoutoften value theopportunity todiscover what theyaredoing wrong; ifnothing
else, debriefing canhelpNew Zealand firms enhance their ability tocompete athome
andabroad.
TheMinistry ishappy to"debrief" unsuccessful tenderers. Thistaskshould falltothe
leader oftheevaluation team. Wherever possible, staffshould trytokeep theprocess
open, withfrank andhonest exchange ofinformation. However, itisimportant totake
intoaccount therequirements ofcommercial confidentiality andthemaintenance offair
competition between suppliers. Toprotect commercial confidentiality ofallparties, staff
should only advise suppliers oftherelative strengths andweaknesses oftheir own
proposals, without comparing them totheproposals ofothers.S/WPGR/W/11/Add.4
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Thetiming ofdebriefing isimportant, and(incaseachosen supplier drops outandthe
evaluation hastobere-opened) itshould notprecede theformal conclusion ofnegotiations
andthecompletion ofacontract.
8.6.3.4.6 Maintaining Good Post-Contact Relationships
Itsimportant tomaintain communication withthesuccessful tenderer throughout thelife
ofthecontract; providing suppliers withfeedback helps build aproductive relationship.
Ifitisappropriate suggest ways inwhich theperformance ofasupplier, oritsproducts,
canbeimproved.
Staff should dealwithsuppliers inanethical andbusinesslike fashion -andshould see
thatsuppliers 'accounts arepaidontime!