RESTRICTEDORGANISATION MONDIALE
DU COMMERCEWT/MIN(03)/INF/3
27 mars 2003
(03-1758)
CONFÉRENCE MINISTÉRIELLE
Cinquième session
Cancún, 10 - 14 septembre 2003
CONFÉRENCE MINISTÉRIELLE DE L'OMC
RÉUNION D'INFORMATION DU 17 MARS 2003
I. INTRODUCTION
1. Une réunion d'information à l'intention des délégations concernant les arrangements
logistiques de la cinquième Conférence ministér ielle de l'OMC, qui aura lieu à Cancún, a été
organisée le 17 mars 2003 au Centre William Rappard.  M. Jacques E. Chabert, Président de l'Équipespéciale de l'OMC chargée des arrangements logistiques, a ouvert la réunion et accueilli les
représentants du Comité d'organisation mexicain (COM) et de la Mission permanente du Mexique à
Genève, ainsi que les participants.
2. L'Ambassadeur Eduardo Pérez Motta, de la Mission permanente du Mexique à Genève, a
présenté Mme Mónica Ruiz, Coordonnatrice générale du COM.  Mme Ruiz a présenté ses collègues:
L'Amiral José Luis Figueroa, Sécurité
L'Ambassadeur Gonzalo Aguirre, Protocole et dignitaires
M. Mario Vallejo, Administration et finances
M. Gonzalo Gómez, Opérations
M. Marco Victoria, TI et télécommunications
Mme Maria del Carmen Palafox, Hébergement et services
M. Salvador Musalem, Presse et médiasMme Belén Carrasco, Coordonnatrice assistante
Mme
 Dolores Mejia, Coordonnatrice assistante
3. Le Comité d'organisation mexicain a présenté les installations de Cancún.  Cette présentation
a porté sur les points suivants:  région de Cancún, Centre de conférences de Cancún, procéduresd'accréditation, hébergement, visas, sécurité, transports, télécommunications, etc.  Les délégations ont
été informées que le Secrétariat leur distribuerait, avant la fin du mois de mars, un dossier
d'information contenant toutes précisions à ce propos.
4. Pour faciliter les contacts entre les délégations et le COM, chaque délégation a été priée de
désigner un coordonnateur.  Il serait souhaitable que cette personne soit quelqu'un qui doit se rendre àCancún.  Le "formulaire concernant le coordonnateur de délégation" doit être rempli et renvoyé à
l'OMC au plus tard le 15 avril 2003 (il figure dans le document publié sous la
cote WT/MIN(03)/INF/4).WT/MIN(03)/INF/3
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II. CENTRE DE CONFÉRENCES DE CANCÚN
5. La cinquième Conférence ministérielle de l'OMC se tiendra au Centre de conférences, qui se
trouve sur le boulevard Kukulcán (Km 9), à Cancún.  Des bureaux seront mis à la disposition des
PMA au rez-de-chaussée.  Il existe un grand nombre de salles de dimension variable qui permettront
aisément de tenir les réunions bilatérales et régionales.  Le Centre de conférences offrira de nombreuxservices:  bureau de change, agence de voyages, centre médical, télécommunications, location de
voitures, restaurants, café Internet et zone PC réservée aux délégués.
III. ACCRÉDITATION
6. Les délégations s'inscriront à la cinquième Conférence ministérielle de l'OMC en ligne, par
Internet.  Pour accéder à la section "enregistrement" que comporte le site Web, les coordonnateurs de
délégation recevront du COM, par l'intermédiaire de l'OMC, un numéro d'utilisateur et un mot de
passe (voir document WT/MIN(03)/INF/4).  Elles pourront s'inscrire (en anglais, en espagnol ou enfrançais) à partir de leur capitale, de leur mission ou d'un bureau ouvert à l'OMC qui sera équipé
d'ordinateurs, d'une connexion à Internet, de caméras digitales et de scanners.  Des fonctionnaires de
la Division des services linguistiques et de la documentation pourront aider les délégations à cet
égard.
7. Chaque délégation devra ultérieurement soumettre au Bureau des conférences de l'OMC une
liste de ses participants, établie en fonction du rang qu'ils occupent dans la hiérarchie.
IV. HÉBERGEMENT
8. Le COM a retenu des chambres d'hôtel pour la période allant du 9 au 15 septembre 2003.
Tous les participants accrédités à la Conférence doivent faire leurs réservations directement à l'hôtel
de leur choix.  Il n'y a pas de restrictions quant au nombre de nuitées.  Les réservations peuvent sefaire entre le 1
er avril 2003 et le 30 juin 2003.  Le COM donnera aux délégations dès le 1er avril 2003,
par l'intermédiaire de l'OMC, un "code d'accès" pour faciliter les réservations.  La confirmation de la
(des) réservation(s) sera communiquée au "coordonnateur de délégation", accompagnée des arrhes et
des instructions de paiement nécessaires.  Le Dossier d'information et le site Web du COM
(www.omcmexico.org.mx) contiendront des précisions  quant aux hôtels recommandés et officiels,
ainsi que des renseignements généraux sur la situation hôtelière.  Cette information sera disponible sur
le site à compter du 1er avril 2003.  Le coordonnateur de délégation devra communiquer à l'OMC le
nom de l'hôtel choisi et le nombre de chambres retenues.
9. Des prix spéciaux ont été négociés dans les hôtels choisis;  ces prix sont conformes à la
catégorie des établissements.  Ils comprennent les taxes sur les services mais les pourboires ne sont
pas inclus.  Les délégations qui souhaiteraient disposer d'appartements devront en négocier le prix
directement avec l'hôtel.  Comme le veut la prat ique hôtelière, des frais d'annulation pourront être
imposés, si le client ne se présente pas.
10. La plupart des hôtels se trouvent à quelques minutes de marche seulement du Centre de
conférences.  Il convient de noter que, à compter du 30 juin 2003, les hôtels disposeront de nouveau
des chambres réservées pour la Conférence et que les prix spéciaux négociés par le COM pourront
être modifiés;  il est donc recommandé aux délégations de faire leurs réservations dès que possible.
11. Les délégations qui auraient besoin de salles de réunion ou d'autres installations doivent se
mettre directement en rapport avec les hôtels.WT/MIN(03)/INF/3
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V. TRANSPORTS
12. L'Aéroport international de Cancún dessert huit grandes compagnies aériennes (trois d'entre
elles gérant des vols internationaux et cinq des vols intérieurs) et dispose de toutes les installations
nécessaires pour recevoir le personnel diplomatique.  Le coordonnateur de chaque délégation sera prié
de communiquer au COM toutes précisions concernant les vols empruntés par les membres de sadélégation et par la (les) personne(s) les accompagnant.
13. Une voiture avec chauffeur, à seul usage officiel, sera mise à la disposition de chaque chef de
délégation aux dates de la Conférence ministérielle de l'OMC, y compris pour la durée nécessaire, à
l'arrivée et au départ, qui aura été fixée au préalable avec le COM.
14. Trois personnes au maximum pourront accueillir à l'aéroport le chef de délégation.
15. Une navette sera mise à la disposition des participants entre l'aéroport, les hôtels, le Centre de
conférences et le Centre des ONG.
VI. SÉCURITÉ
16. Le COM se chargera d'assurer la sécurité des participants, tant à leur arrivée qu'au départ, au
Centre de conférences, au Centre de presse, au  Centre des ONG, dans les hôtels et à l'aéroport.
17. L'importation temporaire d'armes à feu (revolvers ou pistolets) est autorisée;  celle d'armes
automatiques ne l'est pas.  Ces armes ne devront être visibles ou exposées à aucun moment.  Ellesdevront être déclarées au moyen du formulaire qui se trouve dans le Dossier d'information.
18. Un service médical des plus efficaces sera à la disposition des participants pendant toute la
durée de la Conférence.
19. Les badges seront remis aux délégations à Cancún:  des informations précises à ce propos
seront données ultérieurement.
VII. PRESCRIPTIONS EN MATIÈRE DE VISAS
20. Tous les participants devront avoir en leur possession un passeport en cours de validité.  Le
Dossier d'information contient une liste des pays dont les ressortissants ont besoin d'un visa pour
entrer au Mexique, ainsi qu'une liste des ambassades/consulats du Mexique dans les différents pays.
Pour les délégations basées à Genève, la Mission permanente du Mexique dans cette ville ouvrira unesection des visas à une date plus rapprochée de la Conférence;  les délégués seront informés de la
mise en place de ce service.  Les questions peuvent par ailleurs être envoyées par courrier
électronique, à l'adresse suivante:  gaguirre@omcmexico.org.mx .
VIII.  TÉLÉCOMMUNICATIONS
21. Les téléphones mobiles AMRT et GSM (bande de fréquence 1900 MHz) fonctionnent au
Mexique.  Des tarifs spéciaux "itinérance" ont été négociés pour la durée de la Conférence.  Il sera
aussi possible de louer à Cancún du matériel téléphonique et d'acheter des cartes de communicationsprépayées.  Il y aura un café Internet, équipé d'imprimantes, de télécopieurs, de téléphones et de prises
pour brancher les ordinateurs portables.  Les délégations qui souhaiteraient disposer de services de
télécommunications spéciaux pourront conclure des accords de location avec des fournisseurs.  Le
matériel radio importé doit être déclaré.WT/MIN(03)/INF/3
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IX. CHARGÉS DE LIAISON
22. Un chargé de liaison sera mis à la disposition de chaque délégation pour lui prêter assistance
pendant son séjour à Cancún.  Il assurera la coordination entre le pays hôte et la délégation qui lui
aura été confiée.  Il aidera aussi les membres de celle-ci à se procurer les services dont elle aura
besoin sur place, etc., et sera disponible de 8 heures à 20 heures.
X. DIVERS
23. Un programme d'activités sera établi à l'intention des accompagnants.
24. Une seconde réunion d'information est prévue dans le courant du mois de juillet.
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