# Le PGD d'entité au service d'une politique des données :
Retour d'expérience d'AgroParisTech

Eva Legras, Gaelle Jaouen

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Eva Legras, Gaelle Jaouen. Le PGD d'entité au service d'une politique des données: Retour d'expérience d'AgroParisTech. Printemps de la Donnée 2024, INRAE; Université Haute-Alsace; Université de Strasbourg; INSA; PNDB; AgroParisTech; Université de Lille; Sorbonne Université; Data Terra, Jun 2024, Paris, France. 10.5281/zenodo.12205929. hal-04683427

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19 juin 2024

Webinaire GTSO Données

Le PGD d'entité au service d'une politique des données :
Retour d'expérience d'AgroParisTech

Eva Legras - Chargée de Mission Science ouverte et Données de la Recherche

Gaëlle Jaouen - Chargée de Mission Données de la Recherche
# AgroParisTech en bref

**AgroParisTech - Institut national des sciences et industries du vivant et de l'environnement** : établissement public, sous la tutelle du ministère de l'Agriculture et de la Souveraineté Alimentaire :

* formation des cadres, ingénieurs, docteurs et managers

* recherche et innovation

## 5 départements de formation et de recherche

23 UMR, 1 URD : 19 avec INRAe, 14 avec l'Université Paris-Saclay (rétablissement-composante) + autres partenaires

**Les domaines de recherche :**

* Comprendre les changements globaux en œuvre

* Accompagner les transitions des systèmes de productions agricoles

* Proposer des transformations alimentaires et non alimentaires durables

* Accompagner les transitions de la gestion des ressources naturelles et la préservation/restauration de l'environnement

* Accompagner la transition alimentaire au bénéfice de la santé humaine et de l'environnement

Un établissement national : 8 centres sur tout le territoire dont 1 en outre-mer

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# Politique Données de la Recherche d'AgroParisTech

## Objectifs :

- Préservation et pérennité du patrimoine numérique scientifique d'AgroParisTech

- Données intelligibles et réutilisables

- Validation des résultats scientifiques à tout moment

**Lancement** : 1er janvier 2021 – inscrite dans la stratégie recherche 2023-2030

## Principales orientations :

- Gestion des données

- Ouverture des données

- Valorisation et réutilisation des données

## Mise en œuvre :

- **Niveau établissement** : 2 Chargées de mission (Direction de la recherche) et une Cellule DR (+ Direction des Services Numériques, Direction des Documentations, Juristes)

- **En lien avec les partenaires** : écosystème Recherche Data Gouv sur les différents sites

- Articulation avec centre de référence établissement INRAE

- Partenaire des ateliers DatASaclay (Univ. Paris Saclay) et ADOC (Univ. Lorraine)

- Articulation avec l'atelier ECODOR (Univ. Montpellier)

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Stratégie recherche
d'AgroParisTech
2023-2030
# Mise en application de la politique

## Réseau de RDR (Référents Données Recherche):

* Désigné(s) avec les DU : [lettre de mission](#)

* En lien étroit avec INRAE : plus de la moitié des RDR sont aussi des RDO (Référents Données Opérationnels)

* Accompagnement de proximité, réponse aux questions du quotidien, animation autour des DR

* Nous remontent les démarches, succès, difficultés, interrogations dans les unités et leurs attentes et besoins

* Animation du réseau : 2 à 3 réunions par an, échanges réguliers par mail + chat (canal privé sur le mattermost d'INRAE)

## Offre de formation et fiches pratiques

* 2-3 sessions/an de formations complètes « Science Ouverte » et « Données de la Recherche » en français et en anglais

* Interventions à la demande dans les unités

* [Ensemble de fiches pratiques](#) + [logigramme](#)

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# Mise en application de la politique

## Le Plan de Gestion de Données à AgroParisTech :

⇒ 2 trames sur DMP Opidor : [projet et entité](#)

- En français et en anglais

- Pas encore structurées (réflexion à venir)

⇒ Des recommandations institutionnelles accessibles pour tous les autres modèles

1ère priorité de la politique = Formaliser la gestion des données à différentes échelles

⇒ Projets de recherche

⇒ Unités de recherche

- Plateformes scientifiques en lien avec les unités

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# Plateformes scientifiques

Plusieurs PGD d'infrastructures de recherche (grands équipements, observatoires, etc.) en projet ou à différents stades d'avancement :

⇒ Halle technologique (UMR SayFood)

⇒ Station Barbeau (UMR ESE)

⇒ Réseau Guyafor (UMR EcoFoG)

⇒ OLEF (UMR BETA)

⇒ OMERE (UMR LISAH)

⇒ Observatoire des impacts des inondations (UMR G-EAU)

⇒ ...

**Point de départ de la réflexion sur la gestion des données pour plusieurs unités**
# Unités de recherche : Politique d'unité

## Objectifs

* Faciliter le travail de chacun : l'unité est l'échelon qui organise le travail du chercheur au quotidien

* Consolider et sécuriser un patrimoine de données produit à plusieurs tutelles

* Articuler les politiques, ressources d'accompagnement et moyens techniques des différentes tutelles de l'unité

* Identifier en interne les enjeux liés aux données pour tous les acteurs concernés

* Organiser les rôles/missions dans l'unité sur le cycle de vie des données et les circuits de décision

* Soulever les éventuels sujets appelant plus de coordination en interne ou avec les tutelles

A terme : Développement de la mention des données dans la convention d'UMR

Le PGD, un outil précieux pour réfléchir à la politique DR de son unité !
# Unités de recherche : PGD entité

## Utilité de cet outil de synthèse/pense-bête

* Au moment de la rédaction :

* Cartographie des données de l'unité (point d'entrée fréquent des démarches)

* Catalogue et articulation des outils et infrastructures disponibles dans l'unité

* Mise en place de pratiques communes pour gérer et documenter les jeux de données

* Identification des personnes ressources selon les thématiques

* Catalogue et articulation des outils, infrastructures, contacts et ressources disponibles au niveau des tutelles

* Identification des besoins, des manques, des attentes

* Une fois rédigé :

* Document de synthèse et de référence pour les agents à tout moment, les nouveaux arrivants

* PGD source pour la rédaction des PGD projet

* Document à faire évoluer et mettre à jour régulièrement
# Unités de recherche : PGD entité

## Mise en œuvre

* Le/les RDR anime(nt) les démarches et accompagne(nt) DU et agents

* Les informations, les ressources et les annonces de formations sont régulièrement diffusées

* Mise en place de GTs internes plus ou moins formalisés

* Etape consensuelle : cartographier les produits de recherche

* Le PGD d'unité comme outil de travail/d'animation vs le PGD d'unité comme objectif plus lointain

* Plusieurs points de démarrage constatés :

* Sécuriser les données des non permanents (stages, doctorants, contractuels, etc.)

* Développer une FAQ / guide pratique avant d'aborder la notion de PGD entité

* Formaliser des choses concrètes : règles de nommage de fichiers ou d'échantillons, etc.

* Production de documents de synthèse et de référence complémentaires :

* Livret d'accueil avec des consignes générales pour mettre la puce à l'oreille sur les DR

* Animations pour les nouveaux arrivants
# Unités de recherche : PGD entité

## Quelques points d'attention :

* Organisation de l'unité : Taille ? Équipes ? Thématiques ? Plateformes/équipements ? Compétences internes ?

* Habitudes de travail dans la ou les disciplines de l'unité

* Préexistence de démarches voisines/liées : politique qualité ? Politique informatique ? PGD de plateformes/d'infrastructures dans l'unité ?

* Cartographie des jeux de données : une étape stratégique : quelle granularité ? Comment gérer le pluridisciplinaire ?

* Articulation avec les politiques d'établissements (moyens, orientations prioritaires, organisations institutionnelles)
# Unités de recherche : PGD entité

## Points encourageants :

* Le PGD d'unité est souvent vu comme un guide et un objectif final à atteindre

* Travail engagé dans beaucoup d'unités (~15/24), niveau d'avancement et méthodes très variables

* Motivation dans le réseau RDR, nombreuses initiatives (ateliers, data parties, etc.) et expertises (variété des profils), en demande d'opportunités d'échanges, de discussion, de mise en réseaux pour lever ensemble les difficultés

* Dynamisme de co-tutelles (INRAE etc.) : tout ne repose pas sur nous ! Nous bénéficions des efforts de chaque organisme dans un contexte UMR

## Freins :

* Objectif encore non prioritaire pour certaines unités, nous travaillons à stimuler les démarches

* Même quand DU partant, des freins liés aux modes de gouvernance de certaines unités (des responsables d'équipe à convaincre etc.)

* Démarche chronophage, complexe, forte capacité d'animation nécessaire
Nos actions d'accompagnement

○ Appui des RDR et des DU, conseils, orientation vers contacts extérieurs pertinents

○ Développement autant que possible de relations de proximité, suivi des initiatives, points d'étape

○ Soutien politique en cas de besoin, articulation étroite avec direction de la recherche

○ Suivi des avancées, retours d'expérience et partage entre RDR (forte demande, succès des différents réseaux existants)

○ Articulation avec écosystème d'accompagnement des partenaires et co-tutelles, maintenant formalisé dans Recherche Data Gouv : ateliers de la donnée (Saclay, Lorraine, ...) et centre de référence établissement (INRAE) : enjeu crucial de ne pas avancer en silo fermé auprès de nos communautés
Pour conclure

Ce que n'est pas (pour nous) un PGD d'entité :

⇒ Un outil de travail pour une échelle de type établissement ou département : trop large (déjà limite pour certaines grosses unités avec variété d'équipes)

⇒ Un n-ième fichier qui prendra la poussière dans un obscur dossier ... : le PGD d'entité doit vivre, circuler, s'enrichir, s'actualiser, et surtout être connu et appliqué par tous ! Se travaille de manière collective et doit rester opérationnel

Le PGD entité, un outil d'animation précieux pour faire face aux enjeux des données numériques :

⇒ Organise les discussions autour des principaux sujets à aborder par le collectif

⇒ Représente soit un point d'appui soit un objectif à atteindre

⇒ Les RDR ne nous ont pas attendus pour se lancer !
Pour conclure

Le pragmatisme, un ingrédient essentiel :

⇒ Prendre toutes initiatives de terrain, quel que soit le point de départ : ne pas chercher une méthode de travail unique pour toutes les entités

⇒ Nouer des relations de travail sur le temps long, importance des moments d'interaction, des points d'étape

⇒ Pouvoir accompagner à différentes échelles, des blocages politiques aux petits trucs du quotidien, animer des espaces de discussion, approche par « petit pas » : surtout rester réaliste par rapport aux moyens disponibles

⇒ Lien aux démarches ADAC pour les aspects politiques et à l'écosystème Recherche Data Gouv pour l'accompagnement

Surtout : Work in progress!

Peu de versions finalisées aujourd'hui : travail de longue haleine, dépendant des moyens disponibles
On en discute?

AgroParisTech

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