# La messagerie à l'INSEE: dix ans d'efforts

Bertrand Michel de Prévia

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Bertrand Michel de Prévia. La messagerie à l'INSEE: dix ans d'efforts. Courrier des Statistiques, 1996, 79-80, pp.77-83. hal-05431337

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# La messagerie à l'INSEE : dix ans d'efforts

En moins de cinq ans, la messagerie électronique a bouleversé nos méthodes de travail. C'est le vecteur privilégié d'acheminement du courrier pour lequel les distances avec les DR les plus lointaines sont abolies ; c'est un instrument facilitant le travail, à titre d'exemple plus de la moitié des articles dans le présent numéro du Courrier des statistiques a fait l'objet de discussions et transmission par messagerie, entre les auteurs et la rédaction ; c'est aussi un instrument de convivialité. Bertrand MICHEL de PRÉVIA fait l'historique d'un équipement qui lui doit beaucoup.

L'INSEE utilise de façon courante depuis plusieurs années, la messagerie et le courrier électronique. Leur bonne intégration dans nos circuits administratifs est encore originale et reste un exemple, sinon un modèle. L'organisation actuelle est caractérisée par un dispositif unificateur prenant en charge deux fonctions bien distinctes : un système de courrier électronique administratif et une messagerie conviviale permettant l'échange de messages entre individus.

La mise en place s'est faite en trois étapes : une période d'expérimentation, la réalisation d'un premier projet (MB1) et la mise en œuvre du système actuel (MB2). Les deux premières ont permis de distinguer les fonctions, de définir les règles de gestion de chacune et de les assurer par des systèmes d'exploitation différents. La troisième amène un dispositif technique unique qui respecte les règles de gestion de chacune.

## Une longue phase préparatoire

La réalisation du projet Messagerie-Bureautique 1 a été précédée de tâtonnements et d'expérimentations. Il est commode de schématiser cette période en distinguant trois phases.

### Les prémisses

Deux novations dans les équipes font apparaître le besoin. L'ar-

rivée en 1984 du système MULTICS sur BULL-DPS8, introduit le goût des forums et la pratique d'un nouvel outil, **la messagerie**<fnref n="1" />. A l'INSEE, les utilisateurs installent dans chacun des centres nationaux informatiques (CNI) des logiciels de messagerie développés en interne. Les projets SAGITTAIRE et SCRIBE lancés en 1983, à l'occasion du déménagement du Ministère des finances à Bercy, **équipent les secrétariats** de l'INSEE avec des Questar. Il s'agit de micro-ordinateurs fonctionnant en réseau local (dits *grappes*) et des essais montrent qu'il est possible de communiquer entre des stations Questar éloignées (Paris et Marseille), ou entre rédacteurs et secrétaires d'une même division si les postes appartiennent à la **même grappe**.

A la même époque, un groupe de travail sur les **communications internes** est chargé d'étudier les équipements souhaitables compte tenu des nouvelles possibilités techniques. Il recommande en 1988 :

la généralisation des télécopieurs et la réalisation d'une messagerie sur les machines IBM. Le logiciel MEMO développé par VOLVO est retenu pour cela.

## Premières expériences premières réflexions

Deux travaux importants de l'INSEE vont permettre de tester des solutions techniques différentes.

L'organisation du **recensement**<fnref n="2" /> de la population (RP) de 1990 fait appel à SCRIBE et au Vidéotex. Des liaisons de télécommunications sont établies entre la Direction générale, les directions régionales et le serveur central installé à Bercy, au Ministère des finances. Après une formation sur site et malgré des difficultés de démarrage, SCRIBE devient un **outil de communication essentiel** entre les acteurs du RP (Division RP à la Direction générale, correspondants RP dans les directions régionales et les DOM). Une centaine de BAL, Boîtes Aux Lettres, couvrent le territoire. Elles sont ouvertes en moyenne deux fois par jour, avec une activité importante au cœur du réseau (Division RP) et un trafic local conséquent entre les services des Antilles (Direction interrégionale et services régionaux de Guyane, Guadeloupe et Martinique).

Chacune des BAL émet ou reçoit en moyenne un message par jour. **La rapidité du transfert** sur longue distance est le point le plus positif mais à leur arrivée les messages sont insérés dans le circuit habituel du courrier et les transferts de charge de travail de Paris vers la province (photocopies, distribution, suivi des arrivées) sont mal ressentis. Les confusions dues

<footnote n="1">1. Que le minitel popularise par ailleurs, sous une autre forme.</footnote>

<footnote n="2">2. Les recensements sont toujours pour l'INSEE des opérations stratégiquement importantes et permettent souvent d'introduire de nouvelles technologies.</footnote>
aux envois multiples par des supports différents, posent aussi des problèmes.

L'enquête Emploi utilise quant à elle la messagerie MEMO pour les communications entre ses différents acteurs. L'expérimentation est satisfaisante sur le plan technique mais souffre des difficultés de communication BULL-IBM. En effet les terminaux sont connectés d'abord sur BULL pour arriver ensuite sur les machines IBM. Aussi, une douzaine de BAL seulement seront utilisées jusqu'à la fin de l'enquête, sur les deux cents ouvertes.

Parallèlement à ces essais techniques un groupe de travail<fnref n="3" /> s'intéressait aux règles d'utilisation. Ses conclusions préfigurent les principes qui sont encore en vigueur, notamment l'usage du timbre comme élément d'identification et la distinction entre les documents à caractère officiel et les messages informels. Elles amortissent également une réflexion sur la fonction des secrétariats et la normalisation du courrier administratif.

## La solution : un partage des tâches

Le bilan fait début 1990, à l'issue de la phase expérimentale, permet de définir des objectifs puis de faire des choix techniques.

* Ce bilan tient en quatre conclusions :

- l'outil messagerie est indispensable ;

- le droit à la communication pour tous est à poser en principe ;

- le système doit satisfaire les besoins de messagerie individuelle et ceux du courrier ;

- un certain transfert du travail de la DG vers les DR est inévitable.

* Six objectifs sont retenus :

- rendre possible, de façon fiable, l'acheminement d'un message en moins d'une demi-journée, avec faculté de vérifier qui l'a reçu et possibilité d'impression pour celui qui le reçoit ;

- garantir la confidentialité des mes-

sages ;

- éviter la prolifération de messages particulières ;

- autoriser l'interconnexion avec des messageries extérieures ;

- permettre une montée en charge progressive ;

- assurer une administration d'ensemble du système.

* Le Schéma Directeur Informatique peut alors décider qu'en attendant l'unification des postes de travail, il y aura :

- implantation de MEMO sur un site central, avec mise à disposition de tous pour l'échange de messages entre utilisateurs ;

- généralisation de l'accès à la messagerie SCRIBE pour l'ensemble des secrétariats de l'INSEE.

## MB1 et la distinction des fonctions

Placé sous la responsabilité des Services généraux, le projet MB1 a été conduit par un maître d'ouvrage à culture administrative, choisi hors de la sphère informatique afin que le courrier électronique ne reste pas un outil d'informaticiens. Ce responsable a été assisté par une équipe technique<fnref n="4" /> et les travaux sont suivis par un comité de pilotage et un comité des utilisateurs.

## MEMO, la messagerie personnelle pour tous

La messagerie MEMO étant mise à disposition de chacun, des restrictions se sont imposées concernant l'usage de solutions alternatives. Les décisions essentielles ont été :

- d'ouvrir les BAL à des petits groupes d'utilisateurs motivés, c'est-à-dire des personnes gravitant autour de projets informatiques, répartis sur tout le territoire et ayant des besoins d'informations ponctuelles rapides. Après quelques centaines d'ouvertures, les BAL ont été créées sans restriction ;

- de supprimer les messageries spécifiques installées sur chaque site ;

- de ne pas permettre les messageries internes aux applications ; cet

objectif a été partiellement battu en brèche, notamment avec les applications qui fonctionnaient avant la décision, lorsque l'intégration était trop importante et l'investissement pour le changement rédhibitoire. Ainsi SIRENE conserve sa propre messagerie.

## La généralisation du courrier électronique SCRIBE

La généralisation de SCRIBE à tous les secrétariats a nécessité des décisions concernant l'infrastructure matérielle, l'ouverture des BAL et la gestion du courrier.

* Pour l'infrastructure matérielle, il a été nécessaire :

- de renforcer les grappes (réseaux locaux) des postes Questar tant à la DG que dans les DR qui n'étaient pas configurées pour ces usages supplémentaires ;

- d'établir des liens par télécommunication entre toutes les grappes de la DG (une soixantaine) et le serveur de Bercy<fnref n="5" />, car seule la Division RP était connectée jusqu'alors ;

- de fiabiliser les réseaux locaux des DR pour couvrir tous les services et pas seulement ceux du recensement.

* Les règles d'ouverture des BAL administratives<fnref n="6" /> ont été différentes à la DG et dans les DR. A la DG, chaque secrétariat de direction, de département et de division est entré dans le réseau SCRIBE, tandis que les directeurs régionaux ont eu le choix entre ouvrir une seule BAL (la leur) pour l'ensemble de la DR ou créer également des BAL pour les services (niveau n-1). La première solution est devenue l'exception, 2 DR sur 23. Pour l'ensem-

<footnote n="3">3. Animé, comme l'équipe MEMO par Albert TONELLI.</footnote>

<footnote n="4">4. Dirigée par un chef de projet Organisation et informatique avec un représentant des utilisateurs de même rang, respectivement Bertrand MICHEL de PRÉVIA et Michel DAPPE.</footnote>

<footnote n="5">5. La messagerie SCRIBE était fédérée par le serveur installé à Bercy. Toutes les grappes tant de métropole que des DOM y étaient raccordées directement, les liaisons avec les DOM se faisant par satellite.</footnote>

<footnote n="6">6. Terme utilisé pour les différencier des BAL servant uniquement à la messagerie personnelle.</footnote>
ble de l'INSEE, le nombre de BAL est monté à 270 en incluant la gestion du réseau, puis la réorganisation des DR, passant de 4 à 3 services de niveau n-1, a entraîné une réduction à 256.

* Les règles d'utilisation du courrier électronique administratif ont été fixées par une note du Secrétariat général :

- chaque note diffusée doit compren-dre la date et un numéro enregistre-ment ainsi que le timbre de l'unité émettrice (encadré 1);

- elle doit comporter le nom et la qua-lité du signataire effectif ; pour éviter que la mention d'un signataire formel diffère du réel, ces dispositions ont été complétées par le rappel du ca-ractère obligatoire de la signature d'un exemplaire-témoin avant envoi et par l'obligation de mentionner si-gné par devant la signature ;

- l'exemplaire-témoin (sur support papier) signé doit être conservé par l'unité émettrice. Tout destinataire a le droit d'en demander une copie. Cette possibilité n'est jamais utilisée, faute de besoin, puisque le contexte interdit l'usurpation d'identité ;

- la signature vaut bon d'envoi, ce qui est devenu la règle essentielle ;

- un document n'est envoyé à un destinataire donné que par un mode de transmission et un seul. Cette règle, peu respectée au départ, s'est imposée avec le temps et l'aug-mentation de la fiabilité du système ;

- les documents envoyés au niveau n-1 des DR, sont aussi envoyés au Directeur régional ;

- le message qui joue le rôle de bor-dereau d'accompagnement, indique le nombre de pages du document at-taché, ainsi que les exceptions au format de référence (A4 à la française).

Le flux de courrier administratif circulant par SCRIBE a été évalué à 30 % du total du courrier administratif échangé à l'époque. Les règles d'utilisation conduisent à souligner deux caractéristiques de cette messagerie administrative qui la différen-cient d'autres applications :

- tout agent de l'INSEE peut émettre dans la limite de ses attributions, une

1

## Messages et timbres

Les timbres ont un rôle essentiel pour l'acheminement des messages. Ce sont eux qui les aiguillent vers leur destinataire final. Ainsi l'utilisation du timbre DG75-C460 est nécessaire pour atteindre l'auteur du présent article.

Avalisés par le Département des services généraux, les timbres reflètent l'organigramme officiel de la Direction générale de l'Institut. Chaque timbre est caractéristique d'une unité et non d'un agent. C'est à la Direction générale qu'ils sont particulièrement significatifs puisque formés de quatre symboles, une lettre et de trois chiffres. La lettre repère la direction, le premier chiffre identifie le département, le second la division et le troisième en principe la section.

Les timbres se retrouvent dans le Catalogue des travaux. Celui-ci est présenté par programme (repéré par deux lettres, ainsi NC : Projets internes et études) mais il y a une grande adéquation entre la liste des programmes et celle des divisions. De plus, la structuration des programmes est souvent analogue à celle des sections au sein des divisions.

Les timbres sont également utilisés par les gestionnaires du personnel de la DG, des DR et CNI pour saisir dans la base GIP (Gestion intégrée du personnel) les affectations fines successives de chaque agent travaillant à l'INSEE.

Les timbres donnent les adresses des BAL "administratives" gérées par les secrétariats.

note de caractère administratif si elle est clairement identifiée ;

- mais le système n'est accessible que par des points d'entrée et de sortie obligés, les secrétariats ; les- quels deviennent en quelque sorte, les garants du respect des règles. Les secrétariats ont le monopole des échanges du courrier administratif.

## MB2 et l'unification technologique

Une procédure rigoureusement for-malisée en matière d'objectifs et de méthodes d'appréciation a permis de retenir le système Ms-Mail, qui fonc-tionne maintenant selon une configu-ration reflétant les spécificités de l'INSEE.

### Pourquoi une nouvelle messagerie ?

La rapidité des progrès technologi-ques a imposé la recherche d'un nouveau système dès 1992 et a même imposé la réalisation d'un sys-tleme intermédiaire, avant celui ac-tuellement utilisé.

* Trois raisons ont milité pour un changement de système :

- le matériel utilisé (terminaux pas-sifs de type IBM 3270 pour MEMO et Questar pour SCRIBE)⁷ parce qu'antérieur à l'explosion des maté-riels PC, n'utilisait pas le système d'exploitation Ms-DOS et donc ne permettait pas de travailler sous

Windows, ergonomiquement beau-coup plus attractif ;

- l'offre de messagerie restait impar-faite. L'ergonomie de MEMO était lourde et les recherches dans l'an-nuaire difficiles ; SCRIBE ne propo-sait pas d'avis de lecture, très appréciés des utilisateurs de MEMO. De plus, les liaisons entre les deux systèmes et avec l'extérieur étaient malaisées, seul MEMO disposait d'une passerelle X400⁸, celle de SCRIBE n'ayant pas été mise en ser-vice par le ministère ;

- le Ministère des finances avait dé-cidé l'abandon en 1992 des Questar pour du matériel plus moderne.

* Le nouveau Schéma directeur in-formatique de l'INSEE a alors décidé :

- d'aboutir à un poste de travail quasi universel, PC sous Windows ;

- de généraliser les réseaux locaux ;

- de réaliser une messagerie unique pour l'ensemble de l'INSEE.

7. En 1992, l'INSEE, disposait de :

- 2200 terminaux passifs, utilisables pour MEMO seulement ;

- 620 Questar dont 300 connectés à SCRIBE ;

- 1600 PC dont 600 connectés au site central et pouvant utiliser MEMO et 100 connectés sur réseau local.

8. X400 est une norme internationale permettant des échanges entre des messageries différentes. Dans chaque pays, elle est mise en œuvre par un opérateur qui assure le passage entre messageries différentes. Appuyée à l'origine par les administrations, notamment européennes, elle est maintenant battue en brèche par Internet, standard de fait bien que plus ancien.
• Trois scénarios d'architecture ont été étudiés dès la mi-92 :

- une messagerie centralisée unique, fonctionnant sur un site central, comme MEMO. Cette solution ne permettait pas de transporter des pièces jointes comme le faisait SCRIBE ;

- un système décentralisé, c'est-à-dire une messagerie pour chaque site de l'INSEE, chacune dialo-guant avec toutes les autres ; solu-tion très souple mais difficile à gérer ;

- une messagerie ouverte décen-tralisée, c'est-à-dire une message-rie pour chacun des sites avec transit par un Système fédérateur, pour les échanges entre messa-geries ;

Cette dernière formule a été retenue par le Comité de pilotage ; décision en faveur d'une messagerie unifiée plu-tôt qu'unique, laissant entier le choix du type et rôle du fédérateur.

## La messagerie intermédiaire

L'informatisation en réseaux locaux de l'ensemble des unités ayant pris du retard, l'ouverture de la nouvelle messagerie avant la date d'abandon des Questar était devenue impossi-ble. C'est pourquoi deux projets ont été menés en parallèle, d'un côté une messagerie intermédiaire pour remplacer celle de SCRIBE, de l'autre la messagerie unifiée couvrant autant les besoins des secrétariats que ceux des BAL personnelles.

La solution retenue pour la messa-gerie intermédiaire a été une préfi-guration du futur système. Les PC qui équipaient désormais les secré-tariats ont été assemblés en mini-ré-seaux locaux avec un gestionnaire simple (Windows pour Workgroups), prévu pour quelques postes. Dans chacun de ces réseaux, un des pos-tes un peu renforcé permettait la communication avec un nœud cen-tral, chargé de la liaison entre les ré-seaux. L'ouverture a eu lieu en janvier 1994.

L'ensemble des mutations rendues nécessaires par le passage des Questar aux PC, concernant tant la

## 2

## Le test des propositions dans l'appel d'offres pour MB2

L'obligation pour chaque entreprise de faire fonctionner ses produits sur une infrastructure de tests fournie par l'INSEE répondait aux objectifs suivants :

- vérifier le caractère opérationnel du produit,

- tester son fonctionnement dans le contexte de l'INSEE,

- valider sa conformité au cahier des charges.

Les conditions de tests ont aussi permis :

- la transparence des comparaisons,

- une emulation entre les concurrents,

- l'émergence de fonctions supplémentaires proposées par l'un puis reprises par tous.

### Le contenu des tests

Les tests ont porté sur :

- les échanges de messages (messages simples et messages avec pièces jointes) avec

- échange sur le même réseau local,

- échange entre deux réseaux en passant par un fédérateur et par le réseau public,

- échange avec MEMO en passant par X400 et par le réseau public ;

- les émissions de fax

- les agendas

- la création et l'utilisation de formulaires

- la mise à jour et la consultation des annuaires

- entre deux réseaux locaux différents

- entre la messagerie testée et MEMO

- l'utilisation et la gestion de listes de diffusion préétablies

- l'émission d'accusés de réception et de lecture

- l'ergonomie des produits, notamment la facilité d'intégration avec Windows et Word

- la commodité de gestion des BAL, des annuaires et des listes de diffusion

### L'organisation des essais

Chacune des entreprises a disposé de deux réseaux locaux physiquement distincts :

- l'un composé d'un serveur et de deux postes de travail

- et l'autre d'un serveur avec un poste de travail.

Les deux postes installés sur le même réseau ont permis les tests locaux.

Chacun des réseaux a disposé d'une sortie distincte sur Transpac.

Les passerelles X25 ont permis les connections vers les fédérateurs installés à l'extérieur et donc entre les réseaux locaux.

La passerelle X400 de MEMO était opérationnelle et connectée à ATLAS 400.

Les fédérateurs ont aussi servi aux échanges à partir de MEMO et vers MEMO.

messagerie que le traitement de textes, a été pris en charge par les secrétariats, avec un appui important de formation. Ce qui souligne l'implication de ces secrétariats dans le fonctionnement du système<fnref n="9" />.

## Le choix de Ms-Mail

La procédure de choix proprement dite a été précédée d'un débat<fnref n="10" /> important sur l'organisation de l'information à l'INSEE, puis la procédure d'appel d'offres<fnref n="11" /> a été lancée à l'été 93.

Le nombre de candidatures, 28, illustre le foisonnement des sociétés informatiques sur un marché porteur.

<footnote n="9">9. Cf. article de Jacqueline LETELLIER.</footnote>

<footnote n="10">10. Les caractéristiques de la messagerie n'ont pu être arrêtées qu'après trois choix importants du Schéma directeur informatique :</footnote>

<footnote>- la création d'un réseau local dans chaque établissement de l'Institut ;</footnote>

<footnote>- la décision de ne pas privilégier, pour l'organisation des échanges internes, la norme X400 retenue pour ceux avec l'extérieur. Ce afin de ne pas exclure, a priori, les prestataires américains qui apparaissaient le plus en avance ;</footnote>

<footnote>- les interrogations quant au système d'exploitation à retenir, notamment sur la place faite à UNIX et sur l'avenir du système IBM OS/2, avec comme décision finale l'abandon d'OS/2 au profit du système NT de Microsoft.</footnote>

<footnote n="11">11. L'organe de décision de l'appel d'offres a été distingué du Comité de pilotage déjà en place, et ouvert à des personnalités extérieures à l'INSEE (CIIBA, DSI, DPA, DGCCRF, secteur privé, etc.). Le Comité de pilotage devenant ainsi un organe de suivi de l'avancement des travaux tandis que les critères de choix étaient enrichis des expériences d'autres organismes et moins marqués par les débats antérieurs.</footnote>
Après une première sélection de 10, le choix final s'est fait entre **trois prestataires** en charge des 3 produits leaders, à partir de tests sur maquettes dans une même salle de la DG (encadré 2). L'un des aspects les plus délicats à comparer a été le coût financier, en installation et en fonctionnement. Des produits intégrés offrant de multiples fonctions étaient en concurrence avec des produits plus simples nécessitant l'adjonction de compléments. Si l'on comparait le coût de mise en place des seules fonctions de messagerie basiques, les produits intégrés étaient chers mais ils gagnaient en intérêt par rapport à ceux juxtaposant des produits complémentaires, à mesure que l'on s'éloignait des prestations minimales.

La société Euroview a été finalement retenue avec le produit Ms-mail, puis le logiciel Delrina Formflow pour le développement des formulaires électroniques, ainsi que Schedule + de Microsoft, comme agenda. En revanche, l'émission et la réception de fax furent exclues car leur charge de gestion doublait celle de la messagerie et parce que le coût de cette fonction accessoire était exorbitant par rapport à celui de la messagerie.

Concernant le choix d'architecture, il a été décidé d'utiliser une option de fédération légère<fnref n="12" /> entre MEMO et le nouveau système, plutôt qu'un fédérateur musclé (Softswitch) qui aurait été trop lourd à gérer pour seulement deux messageries à fédérer.

## L'ouverture de la nouvelle messagerie

L'installation physique du dispositif fédérateur et la synchronisation Ms-Mail ont été faites dès juillet 94, mais il a fallu attendre la fin de l'année pour régler les difficultés d'échanges d'annaires et de messages avec MEMO. La migration vers le nouveau système s'est décomposée en trois étapes :

- passage en octobre 1994, des secrétariats sur le nouveau système limité aux fonctions Ms-Mail de base ;

- ajout de nouvelles fonctions, les secrétariats restant les seuls utilisateurs. Cette étape a été retardée jusqu'en juillet 95 par des problèmes affectant le logiciel de gestion des avis de lecture ;

- ouverture vers de nouveaux utilisateurs à compter du 10 juillet 1995, date officielle de mise en service généralisée.

## Les règles de fonctionnement

Les règles imposées aux utilisateurs ont été **actualisées** en novembre 1995¹³, sans modifications substantielles par rapport à celles régissant SCRIBE. Le seul ajout d'importance est le droit de renvoyer à l'expéditeur un message électronique non conforme aux règles.

L'ouverture d'une BAL personnelle sur la nouvelle messagerie nécessite partout une autorisation de la hiérarchie, ce qui amène à des situations différentes selon les établissements. En 1996, près de **80 % du personnel** de la Direction générale et des centres nationaux informatiques dispose d'une BAL personnelle, tandis que pour les établissements régionaux, les taux de couverture restent dispersés de 0 à 100 %<fnref n="14" />.

Fin 1995 la nouvelle messagerie comporte 740 BAL, le chiffre passe à 2300 en juin 1996. Au 1er janvier 1997, il dépasse 3200 pour les seules BAL personnelles, sans compter les 250 BAL de secrétariat<fnref n="15" />. Le nombre de messages de toutes sortes, passant par le fédérateur atteint 150 000 en mai 1997, dont approximativement 10 % avec l'extérieur de l'INSEE. Les prévisions annuelles pour 1997 sont de 1 800 000 messages. Il convient de multiplier ce nombre au moins par 2, pour les messages locaux ne pas-

sant pas par le fédérateur, si l'on veut apprécier le trafic total (prévision globale : 5 millions de messages).

Le succès est **moins rapide** pour les autres composantes du projet. La création de formulaires électroniques, voulue décentralisée, en est encore aux balbutiements. L'utilisation de l'agenda Schedule + est parcellaire, et n'a pas encore conquis sa cible, l'ensemble de l'INSEE.

En conclusion, les règles d'utilisation du courrier électronique à l'INSEE ont distingué clairement deux besoins, ceux de la **structure** de l'INSEE et ceux des **personnes** qui y traivaillent. Chacun des besoins est respecté. L'usage du courrier électronique administratif est codifié tandis que celui de la messagerie personnelle est libre ; ce qui contribue à conforter les deux utilisations.

Le succès de l'intégration du courrier électronique administratif dans le fonctionnement courant est attesté par le fait que les envois sous forme de **papier sont devenus l'exception**. La messagerie personnelle suit la même voie ; outil intermédiaire entre le téléphone et le courrier, elle voit son usage se généraliser, comme précédemment celui du téléphone, mais encore plus rapidement, et avec les mêmes **gains de productivité**. Le mérite de l'INSEE est d'avoir mis ces outils, dès le départ, au cœur d'échanges sans tabous, y compris pour le courrier ordinaire signé. D'autres défis restent à relever, ainsi :

- l'imbrication entre BAL personnelles et administratives à organiser au sein des unités ;

- le couplage du courrier administratif avec des mécanismes d'archivage et de recherche ;

- les échanges réguliers avec d'autres organismes et la banalisation des échanges personnels avec des correspondants proches ou lointains.

<footnote n="12">12. Situation transitoire jusqu'à l'abandon de MEMO.</footnote>

<footnote n="13">13. Note du Secrétariat général n° 953690/C301.</footnote>

<footnote n="14">14. Dans les DOM, chacun dispose d'une BAL.</footnote>

<footnote n="15">15. MEMO compte encore 1950 BAL mais elles sont généralement peu actives.</footnote>
## Architecture de la messagerie

<figure><img src="image_2.png" /></figure>

La messagerie relie de nombreux sites géographiquement dispersés. Son architecture est qualifiée de **ouverte décentralisée**, c'est-à-dire que chaque site a sa propre messagerie et qu'un fédérateur permet les échanges entre les sites et avec l'extérieur. Chaque site est géré par un **bureau de poste** par lequel s'effectuent les transferts entre les différents postes de travail du site, et qui assure les liaisons avec le fédérateur.

Cette description met en évidence les trois éléments constitutifs de la messagerie :

- le dispositif fédérateur ;

- les bureaux de poste et leurs liaisons avec le fédérateur et avec les postes de travail ;

- les postes de travail.

Toutefois, la Direction générale par sa taille, a nécessité une organisation spécifique. Les différents services de chacun des deux immeubles de la DG, sont répartis entre plusieurs bureaux de poste, reliés entre eux par un **bureau de poste concentrateur** qui assure aussi les liaisons avec le fédérateur.

### La Direction générale

Le site de Malakoff 1 comprend un Bureau de Poste (BP) principal concentrateur et sept sous-systèmes, dont chacun est un bureau de poste. L'un d'eux (DG75MBA) joue un rôle spécifique, puisque réservé aux BAL des secrétariats. Il gère la messagerie administrative, y compris le stockage des messages envoyés et reçus par chaque secrétariat. Les six autres (DG75B à DG75H) gèrent les BAL personnelles. Les messages échangés par cette dernière ne sont stockés que sur les postes de travail.

Le site de Malakoff 2 a une architecture semblable à celle de Malakoff 1, exception faite de la messagerie administrative qui ne dispose pas d'un ordinateur dédié mais est installée sur le CNIP. Les deux sites sont reliés directement entre eux.

Chaque bureau de poste de la DG est similaire à ceux des établissements régionaux. Le CEFIL, l'ENSAI, INSEE Info Service, sont chacun, traités de manière autonome, comme l'est un établissement régional.

### Le fédérateur et le CNI d'Orléans

La fonction de fédérateur est assurée par un **BP fédérateur (CI45A)**. En outre, le CNI d'Orléans dispose d'un BP pour la gestion des annuaires (CI45Z), de passerelles pour l'accès aux autres messageries via X400, d'une machine dédiée à la centralisation des listes de diffusion et des fonctions d'analyse des échanges (Logiciel Mailflow Analyzer). Ces différents instruments lui permettent également de gérer la partie résiduelle de la messagerie MEMO et ses liens avec la messagerie actuelle.

Par ailleurs, le CNI d'Orléans est traité comme les autres établissements similaires et dispose d'un BP (CI45B) relié au fédérateur. Il en va de même pour la DR.

### Les directions régionales et les centres nationaux informatiques

Chacun de ces sites dispose d'un BP, d'un serveur pour les fonctions de renvoi et répondeur automatique (serveur de rediction), et d'une passerelle vers le fédérateur. Leur équipement NT héberge facilement les quelques BAL administratives de l'établissement qui sont les seules dont les fichiers sont stockés sur le serveur, et une centaine de BAL personnelles.
## Les postes de travail

Chaque PC relié à la messagerie dispose du logiciel client correspondant, articulé avec les différentes fonctions gérées par Windows, ainsi que des produits venant en complément de la messagerie.

## L'annuaire Ms-Mail

Chaque site gère l'annuaire de ses propres BAL, administratives et individuelles. La cinquantaine d'annuaires locaux qui en résulte fait l'objet d'une consolidation nationale, dite synchronisation, par le BP dédié à cette fonction (C145Z), lequel transmet le résultat aux différents BP. Ainsi chaque BP et donc chaque utilisateur, dispose d'un annuaire de l'ensemble de l'INSEE mis à jour tous les soirs. Par exception, certaines BAL (dites non synchronisées) des annuaires locaux peuvent ne pas apparaître dans l'annuaire d'ensemble.
Pour chaque BAL, l'annuaire comprend dans le cas d'un utilisateur individuel, le nom et le prénom du détenteur ainsi que son entité administrative d'appartenance. Il en va de même pour les BAL des secrétariats, sauf les nom et prénom.

## Les tables X400

Ces tables assurent les transferts entre la messagerie Ms-mail de l'INSEE et d'autres messageries, telles Internet, ATLAS ou MEMO, en convertissant les adresses selon les conventions propres à chacune d'elles.

## La messagerie, facteur de normalisation

Le fonctionnement d'une messagerie performante n'est pas seulement affaire de technique. L'article ci-contre insiste sur l'explicitation des relations fonctionnelles et sur le respect des règles d'utilisation. La messagerie électronique agit comme un élément de structuration. Elle influe également sur les autres outils.

### La généralisation de la charte graphique

La messagerie a un effet d'homogénéisation des documents diffusés. Ceux-ci doivent être édités, sous la même forme, sur tous les sites de l'INSEE. Or les logos sont beaucoup trop lourds, en octets, pour être transmis par messagerie. Ils n'existent pas sur les documents transportés. Disponibles sur les postes des réseaux locaux, ils sont réintégrés à l'arrivée, partout de la même façon. La charte graphique, décidée plutôt pour des raisons d'image que techniques, et la messagerie ont renforcé ensemble l'homogénéisation.

### Les listes de diffusion

Les notes ont de multiples destinataires, et très souvent, à un type de notes correspond une liste fixe de destinataires. D'où l'idée de listes préétablies qui évitent d'avoir à énumérer les destinataires lors de chaque envoi, suppriment les omissions comme les doubles envois et permettent d'assurer la cohérence de la diffusion, en particulier l'information de la hiérarchie des destinataires¹.

Ainsi ont été établies des listes officielles, qui figurent dans l'annuaire téléphonique et télématique. Elles sont générées de manière centralisée, administrativement par les services généraux et techniquement par le Groupe Messagerie du CNIO où est installé le serveur des listes nationales. Celui-ci permet d'éclater la diffusion d'un message vers chacun des destinataires composant la liste à partir du seul nom de celle-ci.

Une fonction de gestion des accusés de lecture complète le dispositif. Elle permet de comptabiliser les messages lus ou non. Cette fonction, non disponible pour la messagerie personnelle, permet de visualiser directement les personnes qui ont pris connaissance de l'envoi². Elle a été développée spécifiquement pour l'application.

1. Ce qui est la signification du `+` terminant le titre de chaque liste.

2. En raison d'une lacune de conception qui empêche d'établir le lien entre l'accusé de réception et le message auquel il se réfère.

Au regard de l'expérience acquise, on peut affirmer que l'organisation est fondamentale, et beaucoup plus que la technique qui finit par suivre, même lorsque c'est difficile et laborieux à construire.

Les règles comptent plus que les outils.

Bertrand MICHEL de PRÉVIA
Division Projets internes et études
INSEE