# Formaliser une politique documentaire durable en bibliothèque

Nadia BRANDT-DIT-GRIEURIN

nadia.brandt1@gmail.com

Bibliothécaire scolaire, bibliothèque de Renens, Renens

Agnès KÜPFER

agnes.kupfer@outlook.com

Bibliothécaire, bibliothèque universitaire de médecine, Lausanne

## Résumé

Ce compte-rendu d'expérience relate la réalisation du travail de Bachelor « Politique documentaire et durabilité : formalisation des pratiques à Bibliomedia Lausanne ».

La méthodologie s'articule en quatre étapes : la compréhension de l'institution mandante, la définition théorique des politiques documentaires et leur application pratique, l'état de l'art de la durabilité au sein du cycle de vie d'un livre et enfin la formalisation de la politique documentaire de Bibliomedia Lausanne en y introduisant des notions de durabilité et des bonnes pratiques. Ensuite, les résultats marquants sont exposés et discutés. Enfin, des recommandations à destination des professionnel·les de l'information sont présentées.

Ce travail de Bachelor constitue une aide à destination des professionnel·les intéressé·e·s à se lancer dans la création ou formalisation d'une politique documentaire durable. De plus, il met en évidence le postulat selon lequel les bibliothèques ne peuvent plus penser « politique documentaire » et « gestion des documents » sans penser à la durabilité.

## Mots-clés

politique documentaire ; durabilité ; économie circulaire ; gestion documentaire ; bibliothèque publique ; bibliothèque scolaire

<figure><img src="image_1.png" /></figure>

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# 1. Introduction

Comment rendre une gestion documentaire plus durable ? Telle est la question à laquelle le travail de Bachelor « Politique documentaire et durabilité : formalisation des pratiques à Bibliomedia Lausanne » (Brandt-dit-Grieurin et Küpfer 2022) tente de répondre.

Découlant du besoin de Bibliomedia Lausanne de formaliser la politique documentaire de sa collection papier, ce mandat s'est rapidement transformé en une nouvelle manière, plus durable, d'appréhender la gestion documentaire en bibliothèque. En effet, à l'heure actuelle, politique documentaire et durabilité sont indissociables : les bibliothèques ne peuvent plus se permettre de gérer leurs collections sans se préoccuper du développement durable.

## Présentation de l'institution mandante

Pour la bonne compréhension de ce compte-rendu, voici quelques informations sur l'institution mandante, telle que présentée dans le travail de Bachelor : « Fondée en 1920, la Bibliothèque Pour Tous (BPT) avait pour but de « relever le niveau intellectuel, moral et professionnel » en aidant les bibliothèques publiques à renouveler leurs fonds. En 2002, la BPT prend le nom de Bibliomedia. Aujourd'hui, la Fondation Bibliomedia Suisse poursuit le mandat confié par l'Office fédéral de la culture en aidant les bibliothèques de lecture publique à se développer et en faisant la promotion de la lecture. Bibliomedia Suisse est également un centre de compétences professionnelles, présent non seulement pour soutenir et aider les bibliothèques de lecture publique, mais également pour guider et renseigner les professionnel·le·s de l'information et de la culture. La fondation est présente dans les différentes régions linguistiques de la Suisse. Ainsi, le bibliocentre de Soleure représente la Suisse alémanique et rhétoromanche, tandis que celui de Biasca correspond à la partie italophone de la Suisse. Enfin, le bibliocentre de Lausanne, aménagé en 1978, œuvre quant à lui pour l'ensemble de la Romandie. » (Brandt-dit-Grieurin et Küpfer 2022, p.3).

## Missions de l'institution mandante

« Selon le mandat confié par l'Office fédéral de la culture, Bibliomedia Suisse a pour missions de promouvoir la lecture sous toutes ses formes, d'encourager son public à en faire de même et de développer les bibliothèques. Afin de parvenir à ces buts, la fondation s'est fixé trois missions principales : le prêt de médias aux bibliothèques, le prêt de médias aux écoles et la promotion du développement du langage pour tous les enfants de Suisse. Ainsi, le bibliocentre de Lausanne, pour mener à bien ses missions, ne se contente pas de prêter des ouvrages : en effet, il organise des actions culturelles, telles que des ateliers ou des animations. C'est également pour honorer son mandat que la fondation a créé, en collaboration avec l'Institut suisse Jeunesse et Médias (ISJM), le projet Né pour lire, qui permet entre autres de distribuer des coffrets de lecture aux nouveau-né·e·s. » (Brandt-dit-Grieurin et Küpfer 2022, p.3).

La méthodologie présentée dans ce compte-rendu d'expérience reprend les axes du travail de Bachelor : premièrement, la présentation de l'institution mandante, puis les politiques documentaires et la durabilité dans le circuit du livre, et enfin la réunion de ces trois axes lors de la formalisation.
## 2. Méthodologie

### Institution mandante

La première étape a été de comprendre qui était l'institution mandante. Pour cela, les textes fondateurs ont été passés en revue (acte de fondation, règlement d'organisation), de même que certains documents stratégiques (vision, missions, objectifs, etc.) ou encore organisationnels (organigramme).

Pour appréhender la culture d'entreprise de l'institution mandante, une rétrospective historique a également été menée grâce à d'anciens documents allant de 1943 à nos jours. Ces démarches ont soulevé des questions, auxquelles la direction a répondu au cours d'échanges informels. Les éléments ayant un impact sur la poldoc (et vice-versa) ont ainsi pu être identifiés.

Suite à cela, les statistiques relatives aux documents et à leurs usages ont permis de connaître le contenu de la collection (segments, volume), ainsi que les différents publics de Bibliomedia Lausanne.

### Politique documentaire

La seconde étape a été de s'intéresser aux politiques documentaires, tant au niveau théorique que pratique. Tout d'abord, une brève revue de la littérature ayant pour périmètre le monde francophone (Québec, France et Suisse romande) a été réalisée. Celle-ci a non seulement permis de définir ce qu'est une politique documentaire, mais également d'établir une marche à suivre utile à sa création/formalisation.

Ensuite, un guide d'entretien a été élaboré, en suivant les quatre « pôles » de la politique documentaire, c'est-à-dire la sélection, l'acquisition, la valorisation et le désherbage. Puis le guide a été envoyé à différents types de bibliothèques francophones (publique, scolaire et mixte).

<table><caption>Figure 1 : Réponses au guide d'entretien</caption><thead><tr><th>Emplacement de la bibliothèque</th><th>Type</th><th>Réponse</th><th>Données utilisables</th></tr></thead><tbody><tr><td>Québec</td><td>Publique</td><td>Non</td><td></td></tr><tr><td>France</td><td>Publique</td><td>Oui</td><td>Oui</td></tr><tr><td>France</td><td>Publique</td><td>Non</td><td></td></tr><tr><td>France</td><td>Publique</td><td>Non</td><td></td></tr><tr><td>Suisse romande (Vaud)</td><td>Publique</td><td>Oui</td><td>Non</td></tr><tr><td>Suisse romande (Valais)</td><td>Publique</td><td>Non</td><td></td></tr><tr><td>Suisse romande (Vaud)</td><td>Scolaire</td><td>Non</td><td></td></tr><tr><td>Suisse romande (Jura)</td><td>Scolaire</td><td>Oui</td><td>Non</td></tr><tr><td>Suisse romande (Neuchâtel)</td><td>Mixte</td><td>Non</td><td></td></tr><tr><td>Suisse romande (Fribourg)</td><td>Mixte</td><td>Oui</td><td>Oui</td></tr><tr><td>Suisse romande (Vaud)</td><td>Mixte</td><td>Oui</td><td>Oui</td></tr></tbody></table>

Malgré un taux de réponse faible, des bonnes pratiques ainsi que des tendances communes ont pu être dégagées. Celles-ci ont été confirmées au cours d'entretiens individuels avec
chaque acquéreur-euse de Bibliomedia Lausanne. Ainsi, pour résumer : toutes les bibliothèques interrogées pratiquent la sélection, et de surcroît grâce à des outils similaires (revues, sites Internet, bibliographies spécialisées). De plus, leurs critères de sélection (ex. auteur-rice) et d'exclusion sont relativement semblables (ex. contenu dérangeant). Concernant les acquisitions, il est à noter que les propositions d'achat sont partout prises en compte et que la fréquence des achats est régulière. Enfin, le réassort de contenu « indispensable » ou « classique » est une pratique employée partout, et les procédures de désherbage sont les mêmes.

Une matrice SWOT a été réalisée sur la base des guides retournés et sur les entretiens avec le personnel acquéreur de l'institution mandante. Cette matrice a permis de mettre en évidence de manière synthétique les aspects à surveiller lors de la formalisation de la politique documentaire.

<figure><img src="image_2.png" /><figcaption>Figure 2 : Matrice SWOT des pratiques poldoc à Bibliomedia Lausanne</figcaption></figure>

## Durabilité

La troisième étape a été l'introduction du concept de durabilité. Pour cela, un état de l'art a été mené, tout d'abord pour donner une définition de la durabilité de manière globale. Ces recherches ont abouti au rapprochement du cycle de vie du livre dans le cadre d'une politique documentaire, avec le concept d'économie circulaire.
<figure><img src="image_3.png" /><figcaption>Figure 3 : Rencontre entre politique documentaire et économie circulaire</figcaption></figure>

Cette rencontre représente une nouvelle manière de penser le circuit du livre en bibliothèque. Cette innovation a ensuite déterminé la structure de l'état de l'art suivant, dont le but était de s'intéresser à la durabilité du point de vue du cycle de vie du livre, de manière générale (domaines hors-bibliothèques compris). Des concepts durables à intégrer dans une poldoc ont ainsi pu être déterminés et compilés dans une check-list, dont la « forme a été choisie afin de constituer une « feuille de route » synthétique pouvant être utilisée de manière simple et rapide par les acquéreur·euse·s » (Brandt-dit-Grieurin et Küpfer 2022, p.42).

Formalisation

La dernière étape, scindée en deux parties (phase préliminaire et phase concrète), a été la formalisation de la politique documentaire. Lors de la phase préliminaire, les besoins concrets de l'institution mandante ont été précisés, grâce à des entretiens avec la mandante ainsi qu'un atelier de réflexion (sur le mode du « design thinking ») avec le personnel acquéreur. Ensuite, l'analyse de l' existant (partiellement réalisée dans la première partie du travail) a été
approfondie, notamment au niveau des statistiques relatives à l'état de la collection. Afin de confronter ces chiffres à des normes et des recommandations existantes, plusieurs textes de références (concernant les bibliothèques publiques et/ou scolaires) ont été compilés et des indicateurs à surveiller ont été proposés.

Ensuite, la « phase concrète » a été de « formaliser les pratiques en vigueur, mais également de suggérer des améliorations possibles quant à la durabilité et à la gestion documentaire » (Brandt-dit-Grieurin et Küpfer 2022, p.63). Pour valoriser les pratiques durables déjà mises en place au sein de l'institution mandante, un « logo de la durabilité » a été créé.

<figure><img src="image_4.png" /><figcaption>Figure 4 : Logo de la durabilité</figcaption></figure>

Face aux pratiques hétéroclites des acquéreur·euse·s en matière de gestion des collections, le choix a été fait de réaliser une politique documentaire par segment de la collection. Par segment, il est entendu « type de contenu, public cible et/ou format différentié des autres » (ex. « Albums Enfants » est un segment différencié de « Albums Jeunesse »). Ainsi, 37 politiques documentaires « par segment » ont été rédigées et validées par les acquéreur·euse·s. Puis, pour respecter la volonté de l'institution mandante, une politique documentaire « globale » (tirée des 37 poldoc précédentes) a été créée. Enfin, des recommandations concernant le plan de développement des collections, la charte documentaire et la mise à jour des documents ont été élaborées.
## 3. Résultats

De ce laborieux processus ont donc résulté 37 politiques documentaires « par segment », ainsi qu'une politique documentaire « globale », mais également des recommandations en matière de gestion des collections et de durabilité. Les différentes politiques contiennent à la fois les pratiques actuelles des acquéreur·euse·s en matière de gestion des documents (durables ou non), mais aussi des recommandations de bonnes pratiques concernant la gestion documentaire et la durabilité.

Cependant, d'autres aspects de ce travail peuvent également être considérés comme des résultats marquants. Tout d'abord, en matière de politique documentaire, il a été constaté que peu de bibliothèques possèdent de politique documentaire formalisée en Suisse romande. Les institutions contactées qui ne possédaient aucune poldoc ont d'ailleurs désiré rester anonymes. Cela pourrait démontrer une certaine gêne à ne pas en posséder. Pourtant (et cela constitue un autre résultat très important par rapport à l'état de l'art en poldoc), quasi- toutes les institutions interrogées ont les mêmes pratiques, et ce malgré le manque de formalisation.

Concernant la durabilité : donner une définition de la durabilité et s'intéresser à ses trois axes (écologique, social et économique) a permis de ne pas perdre de vue que la durabilité n'est pas synonyme d'écologie. En effet, l'équilibre n'est pas garanti si l'on oublie l'un des deux autres axes.

Enfin, le dernier résultat marquant (et peut-être le plus important) a été l'association entre la poldoc et la durabilité. En effet, aborder la durabilité en ciblant particulièrement la poldoc est relativement novateur. Actuellement, la plupart des actions durables mises en place dans les bibliothèques concernent la médiation culturelle ou encore la construction des bâtiments, et non les politiques documentaires. Repenser la politique documentaire en termes d'économie circulaire permet de revaloriser le postulat selon lequel les bibliothèques ne sont pas seulement consommatrices, mais véritablement actrices au sein du cycle de vie d'un livre.

## 4. Recommandations

Voici quelques conseils à destination des bibliothèques qui souhaiteraient se lancer dans la création/formalisation d'une poldoc durable :

### Assurer une bonne gestion de projet

La première recommandation, valable dans n'importe quelle situation professionnelle, est la mise en place d'une gestion de projet solide. Que nous souhaitions travailler à l'interne ou avec des mandataires (p.ex. des étudiant·e·s en sciences de l'information ou en sciences de l'environnement), il est nécessaire de dégager du temps pour organiser les différentes étapes du projet. Bien qu'au départ, une sensation de « perte de temps » puisse se faire sentir, il s'agit en réalité d'un énorme gain pour la suite.

En effet, la planification permet de déconstruire le projet en étapes, d'estimer la durée nécessaire à leur réalisation, d'attribuer des rôles et de déterminer les responsabilités de chacun·e au sein du groupe de travail, et également de se rendre compte des besoins en ressources humaines ou financières indispensables à l'exécution des différentes tâches.
Une bonne gestion de projet passe aussi par l'utilisation d'outils adéquats, comme par exemple un diagramme de Gantt pour la planification ou encore des outils collaboratifs pour une meilleure coopération entre toutes les parties. Une collaboration réussie passe également par l'utilisation des forces de chacun-e pour créer une véritable synergie.

## Connaître son institution et ses publics

Pour qu'une politique documentaire soit utilisable, il faut qu'elle soit au plus proche de la réalité du terrain. En effet, une poldoc « idéale », mais qui ne correspond pas aux usages courants d'une bibliothèque, ne servira à rien. Ainsi, il est recommandé de s'intéresser au maximum au fonctionnement d'une institution avant de se lancer dans un tel projet.

Attention : ce n'est pas parce que nous travaillons dans une institution que nous la connaissons dans les moindres détails (et c'est normal) ! Il est impératif de prendre du recul et d'observer les conduites de la manière la plus neutre possible. Plus la bibliothèque et sa gestion concrète des documents est bien décrite au départ du processus, moins il faudra apporter de corrections aux esquisses de poldoc. Ainsi, lors de la mise en place du projet, il ne faut pas sous-estimer le travail que représente l'analyse de l'existant, sur laquelle repose toute la création/formalisation d'une poldoc !

## Collaborer avec la tutelle et ses collègues

Au sein des bibliothèques, les politiques documentaires sont des outils stratégiques essentiels, qui une fois établis, deviennent des textes de référence et permettent de justifier les différents fonctionnements en matière de gestion des collections. La poldoc doit être le reflet de l'institution et il est capital de l'élaborer conjointement avec l'autorité de tutelle.

De plus, afin que la politique documentaire formalisée ne soit pas rejetée par les bibliothécaires, il est impératif d'impliquer ses collègues à chaque étape du processus. De cette manière, la politique a plus de chances d'être le reflet de la réalité, et surtout d'être utilisée.

## Valoriser les pratiques durables

Intégrer des pratiques durables dans sa politique documentaire, c'est bien, mais les valoriser, c'est mieux ! En effet, cela permet non seulement de se rendre compte des démarches entamées en faveur de la durabilité (non seulement pour soi-même, mais également pour le public ou les politiques), mais également d'aider les collègues des autres bibliothèques à améliorer leur gestion, par exemple via sa charte des collections.

## Surveiller et évaluer la durabilité

La durabilité étant un sujet plutôt récent en bibliothèque, il est recommandé de garder les yeux ouverts et de continuer à lire des rapports et enquêtes destinés à faire évoluer les collections de manière durable. Instaurer une veille partagée pourrait être une idée encore plus durable !

En outre, il ne faut pas hésiter à approcher tous les métiers de la chaîne du livre. Si le cycle de vie du livre devient de plus en plus durable à chaque étape, cela ne peut qu'être bénéfique. En revanche, au niveau bibliothéconomique pur, il est recommandé de déterminer des indicateurs d'évaluation de la durabilité des collections. Au même titre que le taux de renouvellement ou que d'autres indicateurs de gestion des collections, cela contribue à suivre
leur évolution et à, parfois, y apporter des modifications pour qu'elles soient en adéquation avec les objectifs de l'institution.

## Mettre à jour sa politique documentaire

Les collections évoluent sans cesse... et les politiques doivent suivre ! Une fois la poldoc établie, il est important de la réviser périodiquement, notamment en suivant le plan de mise à jour des documents. C'est également durant les différentes révisions de la poldoc que de nouvelles pratiques durables peuvent être ajoutées, au gré des avancées et des évolutions du domaine.

## Lire le travail de Bachelor précité

Enfin, la dernière recommandation concerne la lecture du travail de Bachelor « Politique documentaire et durabilité : formalisation des pratiques à Bibliomedia Lausanne ». Bien que la méthodologie soit récapitulée plus haut dans ce compte-rendu, il s'agit d'un résumé. Dans le travail, chaque étape du processus est expliquée en détail. La lecture de l'entier du document permet non seulement de comprendre comment le mandat a été réalisé, mais également pourquoi il a été réalisé de la sorte. Les erreurs comme les réussites y sont exposées et ce travail démontre que formaliser ses pratiques documentaires (si possible durables) est faisable et nécessaire !

# 5. Conclusion

Le mandat sur lequel était basé ce travail de Bachelor a été réalisé avec succès. En effet, Bibliomedia Lausanne possède désormais une politique documentaire formalisée, mais également pléthore d'outils concrets pour gérer ses collections. Par ailleurs, ce travail constitue une véritable marche à suivre pour d'autres institutions qui souhaiteraient formaliser leur politique documentaire.

C'est d'ailleurs dans cette optique d'entraide que Bibliomedia Lausanne a décidé de créer un guide à l'usage des bibliothèques, reprenant l'essentiel du travail de Bachelor. Il ne s'agit pas d'un résumé du travail, mais bien de l'élaboration d'un outil pratique permettant aux bibliothèques de construire une politique documentaire durable, étape par étape. Ce guide sera disponible dès le 3 juin 2023 auprès de Bibliomedia Lausanne.

En effet, la notion de durabilité apportée à la gestion documentaire est un enjeu professionnel réel et qui se doit d'être développé dans toutes les institutions. La question durable prend heureusement de plus en plus de place dans les bibliothèques et ce travail a également pour but de permettre aux institutions de faire évoluer leurs pratiques et de participer à un changement de paradigme en faveur de la durabilité et de la valorisation des pratiques durables dans tous les domaines de la bibliothéconomie.
# 6. Bibliographie

BRANDT-DIT-GRIEURIN, Nadia et KÜPFER, Agnès, 2022. *Politique documentaire et durabilité : formalisation des pratiques à Bibliomedia Lausanne* [en ligne]. Genève : Haute école de gestion de Genève. Travail de Bachelor. [Consulté le 9 décembre 2022]. Disponible à l'adresse : https://sonar.rero.ch/global/documents/322381