PROJET CONCRET D'AUTOMATISATION
DES BIBLIOTHEQUES D'ENSEIGNEMENT DU QUEBEC
(A FACTUAL PROJECT OF DATA PROCESSING
FOR EDUCATIONAL LIBRARIES IN QUEBEC)

Jacques Aird
Centrale des bibliothèques
Montréal, Québec H2C 1T1

RESUME

Description de l'implantation d'un projet de catalo-
gage coopératif pour les bibliothèques d'enseigne-
ment du Québec. Exposé du but, des objectifs, des
moyens, des étapes de développement, d'un calendrier
sommaire d'implantation ainsi que des coûts. (Des-
cription of a project to implement cooperative ca-
taloguing in educational libraries in Québec: pur-
pose, objectives, means, stages of developement,
schedule and costs.)
# INTRODUCTION

Ce projet concret d'automatisation des bibliothèques d'enseignement du Québec a été proposé au Comité directeur du CIDBEQ (Centre d'informatique documentaire des bibliothèques d'enseignement du Québec) le 15 janvier 1975, dans le cadre du mandat confié par le Bureau des sous-ministres de l'Education du Québec, le 14 mai 1973.

Suite aux études entreprises par le groupe CESIGU (Comité d'élaboration d'un système d'informatique et de gestion des universités), il fut dit que la productivité des bibliothèques n'augmentait pas plus que de 1.5% par année alors que dans les autres domaines, elle augmentait de 3%. A cette constatation, il faut ajouter le besoin grandissant de services additionnels ainsi que les restrictions budgétaires.

La conclusion du rapport CESIGU, publié le 26 mars 1973, proposait que soit créé au Québec un système de catalogage coopératif à accès conversationnel.

Au CIDBEQ, nous avons gardé le même modèle que proposait CESIGU et, comme les autres centres opérationnels, OCLC (Ohio College Library Center) et OULCS (Ontario Universities Library Cooperative System), nous intègrerons différents sous-systèmes aptes à favoriser une augmentation de la productivité et à correspondre aux besoins des différents services:

- sélection bibliographique ou recherche bibliographique

- acquisitions

- catalogage (description, classification, indexation)

- recherche documentaire ou repérage d'information

- prêt entre bibliothèques, etc.

Le fait de débuter par le catalogage se justifie de deux façons: le catalogage est l'activité bibliothéconomique la plus onéreuse et c'est la méthode bibliothéconomique d'enregistrement normalisé des données.

DD au parallélisme actuel de fonctionnement entre les bibliothèques universitaires et celles régies plus directement par le ministère de l'Éducation, nous avons concentré nos efforts du côté de ces dernières, d'autant plus que les bibliothèques universitaires du Québec se sont organisées autour du projet TELECAT COOP (Télécatalogage coopératif) de OULCS, et de BADADUQ (Banque de données à accès direct de l'Université du Québec).

Comme, au Québec, la Centrale des bibliothèques est un centre de sélection bibliographique et de catalogage pour les bibliothèques de nouveaux élémentaire, secondaire et collégial, le développement d'un système coopératif de catalogage intégrera l'activité bibliographique et catalogique de celle-ci.

Les particularités mêmes du projet sont l'élaboration coopérative d'une banque de données bibliographiques ou documentaires à accès conversationnel et son accessibilité immédiate par un réseau de télécommunication qui met l'usager en présence constante d'une banque intégrée et complète.
# AUTOMATISATION DES BIBLIOTHÈQUES

## BUT

Le but poursuivi par le CIDBEQ est la création d'une banque de données bibliographiques québécoises ou un catalogue collectif des bibliothèques d'enseignement:

- à accès conversationnel;

- normalisée selon les standards nationaux et internationaux;

- formée par l'intégration des bandes Marc rassemblées par la Bibliothèque nationale du Canada, par le catalogage original des bibliothèques participantes et par l'addition d'éléments nécessaires aux services bibliothéconomiques à desservir et à automatiser (mention de possession pour le prêt entre bibliothèques, résumé analytique pour la sélection bibliographique ou la recherche bibliographique, indexation particulière pour la recherche documentaire ou le repérage d'information, etc.).

## OBJECTIFS

### Clientèles visées

Même si le système est conçu pour une clientèle collégiale, sa normalisation et son étendue satisferont une clientèle universitaire. Quant à la clientèle élémentaire et secondaire, nous considérons qu'elle est déjà satisfaite par l'activité de la Centrale des bibliothèques. L'activité de celle-ci sera intégrée à la banque de données.

Même si le réseau est conçu pour s'étendre de façon progressive à une clientèle collégiale, il demeure hospitalier à une clientèle universitaire. Quant à la clientèle élémentaire et secondaire, nous envisageons la mettre en communication avec la banque de données via un procédé COM (impression de la banque sur microfiches).

Même si le système est conçu pour les bibliothèques d'enseignement, il n'y a aucune restriction pour l'étendre aux autres bibliothèques québécoises, qu'il s'agisse de bibliothèques spécialisées, gouvernementales ou publiques.

### Types de documents à traiter

Le format de communication Marc canadien n'étant défini que pour les livres, les ouvrages en série et les publications gouvernementales, nous nous intéresserons dans une première étape au traitement de ceux-ci. A partir de janvier 1976 et, compte tenu de l'évolution du Marc canadien, le traitement des documents audio-visuels sera analysé dans le but d'être intégré au système.

## MOYENS

### Ordinateurs

Dans la première étape (automatisation des procédures de catalogage
# AUTOMATISATION DES BIBLIOTHEQUES

de la Centrale des bibliothèques pour l'entrée des données) et la deuxième étape (accès conversationnel consultatif de la banque de données), nous utiliserons les équipements IBM du SIMEQ (Service de l'informatique du ministère de l'Éducation du Québec).

Dans la troisième étape (accès conversationnel interactif et catalogage coopératif), selon une évaluation qui sera faite à ce moment-là, nous choisirons de poursuivre dans le sens du développement conversationnel de la Bibliothèque nationale du Canada et nous utiliserons les équipements IBM du SIMEQ à moins que notre évaluation ne démontre une plus grande pertinence et une plus grande rentabilité à utiliser la programmation du système d'OULCS et à employer des équipements de la compagnie XEROX.

## Réseau de télécommunication

Le réseau de télécommunication permettra à toutes les institutions participantes d'interroger et/ou de compléter la banque de données.

## DEVELOPPEMENT

### Première étape

Suite à des ententes déjà conclues avec la Bibliothèque nationale du Canada, nous obtiendrons la programmation dite "Canadiana" compatible avec l'équipement IBM du SIMEQ. Elle nous permettra d'automatiser rapidement les procédures de catalogage de la CB (Centrale des bibliothèques) dont découlera la constitution d'une banque de données québécoises.

Suite à des ententes déjà conclues avec OULCS, la CB sera en liaison avec leur système de catalogage coopératif auquel participent les Universités Laval, McGill, de Montréal, de Sherbrooke, Bishop et Concordia ainsi que la Bibliothèque nationale du Québec. Cette liaison nous permettra de rapporter les amorces du catalogue collectif québécois, de repérer par profil approprié des nouveautés documentaires qui conviennent à nos clientèles et de les leur disséminer.

### Deuxième étape

Nous développerons un réseau de télécommunication via le réseau gouvernemental reliant les clientèles collégiales en premier lieu et celles qui voudraient s'y joindre en second lieu. Le réseau leur permettra de consulter de façon conversationnelle la banque de données et de commander certaines actions au système (par exemple, inscription de la mention de possession, impression des fiches et de listes bibliographiques, rédaction de bordereaux d'acquisition, etc.).
# AUTOMATISATION DES BIBLIOTHEQUES

## Justification de la deuxième étape

Les études entreprises par le BRD (Bureau de recherche et de développement) de la CB tendent à démontrer que le profit que pourrait apporter un système interactif pour les collèges pourrait vraisemblablement être offert par la seule CB. En effet, dès que le taux de duplication atteint 2, il y a un recoupement entre les collèges et la CB d'au moins 80% des documents traités à la CB. Ceci devrait représenter au moins 68.5% des documents acquis par les collèges et ayant un taux de duplication d'au moins 2.

Les études entreprises par le BRD tendent à démontrer qu'en automatisant la CB et en inversant sa chaîne de travail, nous pouvons très rapidement lui faire atteindre un rendement de 50% par rapport aux acquisitions des collèges. Ce qui renforce l'argument ci-haut. En effet, dans 38.8% des cas, la fiche catalographique paraît dans *Choix* avant que les collèges ne reçoivent le document. Par contre, dans 51.2% des cas, le document parvient à la CB avant même que les collèges ne fassent leur commande et, pour 10 des collèges étudiés, le délai commande-réception est d'environ 60 jours. Comme à l'heure actuelle le catalogage se fait après la bibliographie, nous ne profitons pas autant que nous le pourrions de notre réception hâtive. En inversant la chaîne de travail et en cataloguant avant la bibliographie, nous pourrions ainsi augmenter substantiellement le rendement de la CB.

L'idée d'un système conversationnel consultatif n'est pas une nouveauté mais bien une réalité. La firme américaine Information Dynamics Corporation, par son système du nom de BIBNET (Bibliographic Network), implante de façon commerciale un tel système.

Les études entreprises par le BRD sur les caractéristiques des acquisitions et les collections de livres des collèges, nous laissent complexes quant à l'utilisation d'un système de catalogage coopératif pour les bibliothèques de collège. Si les universités étaient immédiatement présentes, il n'y aurait pas de doute quant à la nécessité d'implanter un système coopératif. Cependant un tel système ne serait vraiment opérationnel que s'il s'appuyait sur un ordinateur dédié (Rapport CESIGU, 1973). Même en implantant un système coopératif, il n'est pas nécessairement rentable d'implanter le même pour les collèges. Un système consultatif ferait probablement l'affaire.

Pour nous permettre d'évaluer vers quel genre de système de catalogage coopératif le Québec doit s'orienter, nous croyons que nous devrons attendre encore deux ans pour nous prononcer. A ce moment, le système d'OULCS sera pleinement opérationnel et nous pourrons mieux juger de ses performances, évaluer sa rentabilité en plus de pouvoir le comparaer au développement conversationnel que la Bibliothèque nationale du Canada veut implanter sous peu.
# AUTOMATISATION DES BIBLIOTHEQUES

Il nous faut aussi mettre en place des procédures qui, indépendamment de la solution retenue pour la troisième étape, devront exister:

- normalisation du catalogage,
- définition d'un format pour les documents audio-visuels,
- implantation du réseau,
- choix des terminaux,
- gestion de l'expédition des fiches,
- lecture des bandes Marc,
- cueillette des données,
- impression des fiches et de listes bibliographiques,
- pour n'en nommer que quelques-unes.

Il nous faudra permettre aux clientèles de s'ajuster à une gestion conversationnelle et automatisée du catalogage.

Tel que recommandé dans les rapports CESIGU et d'orientation du CIDBEQ, il nous faut assurer à la CB l'automatisation de ses procédures.

## Troisième étape

Suite à une évaluation qui sera faite à ce moment-là, nous choisisons de poursuivre dans le sens du développement de la Bibliothèque nationale du Canada et de développer un système de catalogage coopératif, i.e. l'accès interactif de toutes les clientèles participantes à la banque de données québécoises. A moins que notre évaluation ne nous démontre qu'il faille modeler notre système sur l'organisation d'OULCS.

## IMPLANTATION

* Janvier 1976 - Production automatisée des fiches et des listes bibliographiques de la CB.

- Analyse de la deuxième étape.

* Septembre 1976 - Consultation conversationnelle de la banque de données.

* Septembre 1978 - Consultation conversationnelle et interactive de la banque de données.

## COUTS

Nous espérons pouvoir, par nos bilans financiers, illustrer le coût proportionnel ou global d'une telle opération. L'exercice sera cependant difficile puisqu'il nous faudra considérer qu'une grande part de la programmation aura été réalisée par la Bibliothèque nationale du Canada,
# AUTOMATISATION DES BIBLIOTHEQUES

que ce qui a trait aux ordinateurs et à l'équipement sera assumé par le SIMEQ et que les télécommunications le seront par le ministère des Communications.

## CONCLUSION

Lors de sa réunion du 15 janvier 1975, le Comité directeur du CIDBEQ a recommandé la réalisation de la première étape ainsi que la phase d'analyse de la deuxième étape.