# Stocker, sauvegarder, verser, archiver, déposer : quelles différences? Fiche pratique du Groupe de travail Archives, Consortium MASA Plus

Laure Bézard, Marion Landré, Soline Morinière, Vincent Paillusson, Nicolas Souchon, Marie Stahl, Emilie Trébuchet, Christophe Tuffery

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Laure Bézard, Marion Landré, Soline Morinière, Vincent Paillusson, Nicolas Souchon, et al.. Stocker, sauvegarder, verser, archiver, déposer : quelles différences? Fiche pratique du Groupe de travail Archives, Consortium MASA Plus. 2025, 4 p. hal-05015848

HAL Id: hal-05015848

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Submitted on 1 Apr 2025

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# Stocker, sauvegarder, verser, archiver, déposer : quelles différences?

Groupe de Travail Archives du consortium MASA

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<table><thead><tr><td>Version</td><td>Date</td><td>Auteurs</td><td>Changements</td></tr></thead><tbody><tr><td>1</td><td>14/03/2025</td><td>L. Bezard<br>M. Landre<br>S. Morinière<br>V. Paillusson<br>N. Souchon<br>M. Stahl<br>E. Trebuchet<br>C. Tuffery</td><td>Publication</td></tr></tbody></table>

Aujourd'hui, les acteurs de la recherche ont besoin de connaître les différentes étapes à suivre et qui s'imposent pour enregistrer et rendre accessibles durablement les données numériques qu'ils utilisent et celles qu'ils produisent dans le cadre de leurs travaux.

> « Un projet archéologique n'est pas terminé tant que les archives n'ont pas été transférées vers un dépôt agréé et sont pleinement accessibles pour la consultation » (cf. Référentiel et guide des bonnes pratiques pour l'archivage archéologique en Europe)

## Définitions proposées

Ces définitions servent simplement à faciliter l'usage et la compréhension des termes.

* **Stocker** : enregistrer une information sur un support physique.

* **Sauvegarder** : dupliquer des données sur plusieurs supports de stockage à différents endroits géographiques pour empêcher leur perte.

* **Verser** : effectuer un transfert de responsabilité en confiant les données à un service d'archives. L'intégrité du fonds doit être respectée.

* **Archiver** : mettre en oeuvre les méthodes, processus et outils pour gérer la conservation et l'utilisation des documents et informations d'archives à court, moyen et long termes. (Lexique comparé à l'usage des CILS et archivistes)
* Déposer : mettre les données dans un entrepôt. Ce n'est pas de l'archivage. Le dépôt peut-être révocable sous certaines conditions. Le dépôt peut s'accompagner d'une ouverture qui rend les données accessibles à tous.

A chacune de ces étapes, une attention doit être portée à la sécurisation des données

## Exemples

1) Je **stocke** quand je copie mes données sur un support physique (clé USB, disque dur, bande magnétique, etc.) pour y accéder de façon individuelle.

2) Je **sauvegarde** quand mes données sont stockées sur deux supports de stockage différents (clé USB et cloud par exemple) pour garantir que mes données ne soient pas perdues en cas de dysfonctionnement ou perte ou vol de ma machine ou de ma clé USB.

3) Je **verse** quand je confie mes données à un service d'archives intermédiaires ou définitifs pour que ces dernières soient prises en charge et communiquées au grand public.

4) J'**archive** quand je garantis, avec un service d'archives, la conservation et l'accessibilité de mes données sur le long terme.

5) Je **dépose** quand je mets mes données sur un entrepôt (ex : recherche.data.gouv.fr, nakala.fr) pour les rendre FAIR (facile à trouver, accessible, operable et réutilisable).

## Cadre légal et éthique

Les textes légistlatifs et réglementaires, en lien avec le versement des archives et l'ouverture des données, sont nombreux. Voici une sélection des références les plus importantes :

* Code du patrimoine, en particulier les livres II : Archives et V : Archéologie.

* Code de la recherche. Lien vers la ressource

* Code des relations entre le public et l'administration. Lien vers la ressource

* Loi pour une République numérique. Lien vers la ressource

* Note relative au régime juridique et aux modalités de conservation de la documentation archéologique. Lien vers la ressource

**Les archives de la recherche archéologique relèvent des archives publiques.**

Code du patrimoine, Article L211-4 : « Les archives publiques sont :

1) Les documents qui procèdent de l'activité de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public.

2) Les documents qui procèdent de la gestion d'un service public ou de l'exercice d'une mission de service public par des personnes de droit privé ; [...] ».

En conséquence, ces archives doivent être versées dans un service public d'archives.

Code du patrimoine, Livre II Archives, Article L212-4 : « Les archives publiques qui, à l'issue de la sélection prévue aux articles L. 212-2 et L. 212-3, sont destinées à être conservées sont versées dans un service public d'archives dans des conditions fixées par décret en Conseil d'Etat. »

**Les modalités de versement diffèrent selon les ministères de tutelle.**

*Opérations relevant du ministère de la Culture*

* Code du patrimoine, Article L522-1 : « L'Etat [...] est destinataire de l'ensemble des données scientifiques afférentes aux opérations. »
* Arrêté du 7 février 2022 portant définition des données scientifiques de l'archéologie et de leurs conditions de bonne conservation, Article 4 : « Le service de l'Etat chargé de l'archéologie élabore le protocole de conservation des données scientifiques de l'opération archéologique. »

* Id., Article 5 : « [...] l'intégralité des données scientifiques de l'opération [...] fait l'objet de la part de l'opérateur ou du titulaire de l'autorisation de l'opération programmée d'un versement unique conforme au protocole de conservation du service de l'Etat chargé de l'archéologie. [...] Le lieu de conservation des données scientifiques de l'opération est désigné par le service de l'Etat chargé de l'archéologie. Si le lieu de conservation ne relève pas de l'Etat, le dépôt des données fait l'objet d'un conventionnement avec la personne responsable du lieu. »

### Opérations relevant du Ministère de l'Europe et des Affaires Etrangères

* Ministère de l'Europe et des Affaires Etrangères note 20173079327/DGM/DCERR/ESR du 25 août 2017, Règles applicables aux missions archéologiques françaises financées par le Ministère de l'Europe et des Affaires Etrangères au titre de la commission consultative des recherches archéologiques à l'étranger, Article 11 : « À l'issue de ce délai [fin du programme quadriennal], et même si le rapport définitif n'est pas publié, la documentation de fouille (plans, photos, dessins, carnets de fouille, notes, etc.) doit être déposée dans un lieu déterminé à l'avance où son accessibilité à la communauté scientifique sera garantie et organisée. »

Il convient de se rapprocher de l'Unité mixte des instituts français de recherche à l'étranger (Umifre) concernée et de se renseigner sur la législation relative aux archives de l'archéologie du pays hôte.

### Opérations relevant du Ministère de l'Enseignement supérieur et de la Recherche

* Les opérations sur le territoire français relèvent du ministère de la Culture.

* Pour l'étranger, aucun texte réglementaire émanant directement du ministère. Il convient de se rapprocher des Écoles françaises à l'étranger et de se renseigner sur la législation relative aux archives de l'archéologie du pays hôte.

### Dépôt et ouverture des données

* Loi pour une République numérique, 2016-1321 du 7 octobre 2016, article 30-II « Dès lors que les données issues d'une activité de recherche financée au moins pour moitié par des dotations de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics, des subventions d'agences de financement nationales ou par des fonds de l'Union européenne ne sont pas protégées par un droit spécifique ou une réglementation particulière et qu'elles ont été rendues publiques par le chercheur, l'établissement ou l'organisme de recherche, leur réutilisation est libre. » lien vers la ressource

« Pour partager ou ouvrir des données de recherche, il est nécessaire de les déposer dans un entrepôt de données de confiance qui favorise une publication FAIR (Facile à trouver, Accessible, Interopérable, Réutilisable) des données » ("Où déposer ses données" sur recherche.data.gouv.fr)

### Ressources

* "Archivage intermédiaire de données scientifiques au Cines", Marion Massol et Stéphane Coutin, Revue Arabesques, Agence bibliographique de l'enseignement supérieur, 73 | 2014 : Dossier "Semer, essaimer. La valorisation des données de la recherche", p. 18-19., lien vers la ressource (DOI)

* Sélectionner un entrepôt thématique de confiance pour le dépôt de données méthodologie et analyse de l'offre existante, Note du Collège Données de la recherche, lien vers la ressource

* Science ouverte. Données de la recherche, Ministère de l'Enseignement supérieur et de la Recherche, Collège Compétences et formation et Collège Données de la recherche du Comité pour la science ouverte, lien vers la ressource
* Recherche scientifique (hors santé) : les durées de conservation des données, 31 janvier 2022, CNIL, lien vers la ressource

* Les problématiques liées à l'archivage des données de la recherche, CerIS - Institut Pasteur, 18 janvier 2024, lien vers la ressource

* Déposer des données de recherche dans un entrepôt en 6 points, Dedieu, L. ; Barale, M. 2020. Montpellier, CIRAD, 4 p., lien vers la ressource

* Stockage et archivage. Fiche synthétique, DORANUM, publié le 27/11/2017, Mis à jour le 04/06/2024 lien vers la ressource

* Exemples d'entrepôts de données en SHS, DORANUM, publié le 15/12/2023, lien vers la ressource

* "L'archivage des données de la recherche à l'Inra. Eléments de réflexion, démarche et perspectives". Lina Sbeih, Fanny Dedet, Patrick Moreau, Esther Dzale, *Cahier des Techniques de l'INRA*, 8 p., 2020, N Spécial: Données de la recherche, lien vers la ressource

* La Minute RGPD : l'archivage, ActeCil, Expert en protection des données personnelles, labellisé CNIL, lien vers la ressource

* Stockage et archivage des données de la recherche : solutions techniques et garanties juridiques, Manuel Zacklad, Professeur du CNAM en Sciences de l'information et de la Communication, lien vers la ressource

* Référentiel de gestion des données et archives de l'archéologie, lien vers la ressource

## Qui contacter ?

Selon les organisations, les personnes à contacter peuvent être différentes : archiviste, bibliothécaire, documentaliste, informaticien, référent science ouverte, etc...

## Pour résumer

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