# Questions concernant les accords avec prise en charge
APC

## Table des matières

<table><tr><td>Validation des APC Elsevier-Wiley</td><td>3</td></tr><tr><td>Elsevier</td><td>3</td></tr><tr><td>Elsevier - Détails de l'accord</td><td>4</td></tr><tr><td>Quotas d'articles éligibles par an :</td><td>4</td></tr><tr><td>Validation des APC, à quel moment dans le workflow ?</td><td>4</td></tr><tr><td>Procédure de validation :</td><td>5</td></tr><tr><td>Elsevier : Transmission de la validation à un autre établissement (CNRS, INSERM, HUS, etc.)</td><td>8</td></tr><tr><td>Workflow côté auteur :</td><td>10</td></tr><tr><td>L'auteur a utilisé une adresse autre que son adresse unistra : adresse d'une autre université</td><td>10</td></tr><tr><td>Elsevier : Typologie des articles (par ex data papers)</td><td>11</td></tr><tr><td>Elsevier : Chercheur CNRS (hébergé) d'une UMR</td><td>11</td></tr><tr><td>Elsevier : Chercheur d'une UPR (CNRS)</td><td>12</td></tr><tr><td>Elsevier : Chercheur d'une UMR-S (unité mixte INSERM)</td><td>12</td></tr><tr><td>Elsevier : Chercheur des HUS</td><td>12</td></tr><tr><td>Elsevier : PU-PH, MCU-PH</td><td>12</td></tr><tr><td>Elsevier : doctorant dont les droits ne sont plus actifs</td><td>12</td></tr><tr><td>WILEY</td><td>13</td></tr><tr><td>Wiley - Détails de l'accord</td><td>13</td></tr><tr><td>Quotas d'articles éligibles par an :</td><td>13</td></tr><tr><td>Validation des APC, à quel moment dans le workflow ?</td><td>13</td></tr><tr><td>Wiley : vérification et validation ou rejet - <span style="color:red;">ATTENTION : SUSPENSION VALIDATION ARTICLES FULL OA jusqu'à fin 2024</span></td><td>14</td></tr><tr><td>Wiley : dépôt du preprint sur Authorea</td><td>17</td></tr><tr><td>Wiley : Typologie des articles (par ex data papers)</td><td>18</td></tr><tr><td>Wiley : Chercheur CNRS (hébergé) d'une UMR</td><td>18</td></tr><tr><td>Wiley : Chercheur d'une UPR (CNRS)</td><td>18</td></tr><tr><td>Wiley : Chercheur d'une UMR-S (unité mixte INSERM)</td><td>18</td></tr><tr><td>Wiley : Chercheur des HUS</td><td>19</td></tr></table>
<table><tr><td>Wiley : PU-PH, MCU-PH</td><td>19</td></tr><tr><td>Wiley : doctorant dont les droits ne sont plus actifs</td><td>19</td></tr><tr><td>Wiley : Transmission de la validation à un autre établissement (INSERM, HUS, etc.)</td><td>19</td></tr><tr><td>Wiley : Traitement des articles pour lesquels les auteurs ont choisi de ne pas publier en open access (opt out)</td><td>19</td></tr><tr><td>Cas spécifiques</td><td>20</td></tr><tr><td>Professeur émérite</td><td>20</td></tr><tr><td>Professeur conventionné (fac de médecine)</td><td>20</td></tr><tr><td>RSC</td><td>21</td></tr><tr><td>ACS</td><td>21</td></tr><tr><td>Taylor & Francis (pas d'accord publish and read)</td><td>22</td></tr></table>
La liste des éditeurs avec lesquels l'université a un accord est disponible sur le site
science ouverte de l'université :

<https://scienceouverte.unistra.fr/publications/accords-avec-clauses-science-ouverte>

Validation des APC Elsevier-Wiley

Lien vers l'interrogation LDAP : <https://scd-utils.di.unistra.fr:8443/ldap/docelec.html>

Penser à envoyer un mail à [bu-accords-so@unistra.fr](mailto:bu-accords-so@unistra.fr) quand on a traité la demande.
S'il s'agit d'une validation, mettre FAIT.

S'il s'agit d'une demande laissée en attente, expliquer pourquoi pour que tous les valideurs soient au courant.

Valideurs Elsevier et Wiley:

Equipe doc élec :

- Martine Busché

- Daphné Celet

- Jeremy Jeanguenin

- Arthur Scholler

Equipe publications :

- Héloïse Gazeau

- Anne Gillium

- Pierre-Vincent Ruscher

Elsevier

Pour information, les HUS, le CNRS et l'INSERM font partie de l'accord Couperin-
Elsevier

La liste des titres éligibles est disponible sur le site science ouverte de l'unistra :
https://scienceouverte.unistra.fr/publications/accords-avec-clauses-science-ouverte
**Point d'attention :**

Actuellement (27/06/2024) dans l'annexe 5 –liste des titres éligibles, il y a aussi la liste des revues abonnées au titre à titre de chaque établissement. Mais si l'établissement n'est pas abonné à cette revue, une demande d'APC sera demandé au chercheur. Ce point reste à clarifier par Couperin.

Lien vers le site pour les validations Elsevier [https://oap.elsevier.com/s/requests](https://oap.elsevier.com/s/requests)

Elsevier - Détails de l'accord

https://scienceouverte.unistra.fr/publications/accords-avec-clauses-science-ouverte#c41454

Quotas d'articles éligibles par an :

Le nombre d'articles éligibles par an est calculé au niveau national et doit couvrir
100% des besoins. Suivi du nombre de prises en charges restant :
[https://www.couperin.org/negotiations/accords-specifiques-so/elsevier/](https://www.couperin.org/negotiations/accords-specifiques-so/elsevier/)

Validation des APC, à quel moment dans le workflow ?

Lien vers des copies écrans du parcours auteur :
[https://www.couperin.org/negotiations/accords-specifiques-so/elsevier/](https://www.couperin.org/negotiations/accords-specifiques-so/elsevier/)

Pour la prise en charge des APC, c'est l'institution renseignée par l'auteur de correspondance et son rattachement à l'unistra au moment de la validation qui est vérifiée :

**Pour les revues full gold :** au moment de soumission

**Pour les revues hybrides :** au moment de l'acceptation du manuscrit

! Attention ! en raison du délais entre soumission et acceptation, si le chercheur n'est plus à l'université à ce moment là, par exemple un jeune docteur, la prise en charge des APC ne pourra pas être validée

Quelques précisions :

- Un doctorant inscrit en 2024-2025 sera considéré comme administrativement affilié à l'Unistra jusqu'au 31/12/2025.

- Si l'article ne fait pas l'objet d'un financement ANR, l'auteur n'a aucune obligation de publier en open access immédiat sur le site de l'éditeur.

Mis à jour le 18/11/2024
Le dépôt de l'article dans l'archive ouverte au terme des six mois d'embargo (ou 12 mois en SHS) est tout à fait conforme à la politique de science ouverte de l'Unistra. Et cela permet aux doctorants/jeune docteur de rester auteurs de correspondance de leur article.

## Procédure de validation :

1. Réception d'un mail annonçant une validation en attente

→ Cliquer sur 'manage this request' ou aller directement sur le site de validation Elsevier

<figure><img src="image_1.png" /></figure>

2. Sur le site Elsevier : liste des demandes en attentes avec possibilité de cliquer sur l'article en attente pour voir le détail de la demande, notamment le nom de l'auteur de correspondance, l'affiliation renseignée et l'adresse mail utilisée
<figure><img src="image_2.png" /></figure>

<figure><img src="image_3.png" /></figure>

Pending 1

Pending (older) 0

Approved 105

Rejected 1

All 107

Results: 1 of 107

Institution

<figure><img src="image_4.png" /></figure>

Author

<figure><img src="image_5.png" /></figure>

Period

<figure><img src="image_6.png" /></figure>

Generate report (CSV)

<figure><img src="image_7.png" /></figure>

28 Mar 2024

Strategies toward an effective and sustainable energy transition for Cuba

UNIVERSITY OF STRASBOURG | PhD(e) Marco Andrés Guevara-Luna, maguevaral@unal.edu.co

View article ↗

(2024 period)

Approve

<figure><img src="image_8.png" /></figure>

Reject

<figure><img src="image_9.png" /></figure>

No more items to show

<figure><img src="image_10.png" /></figure>

<figure><img src="image_11.png" /></figure>
### 3. Valider ou rejeter la demande

#### Vérifier dans le LDAP si l'auteur est bien à l'unistra avec des droits actifs

<figure><img src="image_12.png" /></figure>
<figure><img src="image_13.png" /></figure>

→ Pour la validation pas d'explication à donner

→ En cas de refus expliciter la raison

Elsevier : Transmission de la validation à un autre établissement (CNRS, INSERM, HUS, etc.)

En cas d'erreur d'affiliation et pour la redirection d'un article vers un autre compte établissement, vous devez adresser un message à agreementactivation@elsevier.com + en copie Sarah Rodrigues s.rodrigues.1@elsevier.com et ne surtout pas rejeter la demande mais la laisser en attente. (consignes couperin du 18/06/2024, cf dans seafile sbu pole adr/Suivi des accords SO_doc elec/Elsevier/elsevier-redirection-affiliation.pdf )
<figure><img src="image_14.png" /></figure>

Changing an article to another institution

* Admin leaves the request in EOAP in the pending status.

* Admin contacts the Agreement's team (agreementactivation@elsevier.com) to change the affiliation of the author.

* Agreement's team hides the request in EOAP to ensure it no longer appears in the dashboard.

* Agreement's team requests reopening of the journey and updates the affiliation in the author journey.

* Agreement's team requests the author changes the affiliation of the article by also copying the institutional admin.

* Elsevier recompletes the journey with the new affiliation, so the request lands in the correct admin EOAP account.

<figure><img src="image_15.png" /></figure>
## Workflow côté auteur :

Dans le workflow, le chercheur doit choisir son rattachement administratif (qui servira pour transmettre la demande de validation APC à l'établissement de rattachement)

Copie écran de la page dans le workflow du chercheur :

## L'auteur a utilisé une adresse autre que son adresse unistra : adresse d'une autre université

Par exemple une adresse d'une université en Colombie, est-ce qu'on valide ?

→ L'important c'est l'affiliation et non l'adresse mail. Si on trouve l'auteur dans le LDAP avec des droits valides on peut valider quel que soit l'adresse mail utilisée dans le workflow

### Mail d'Adeline le 28/03/24

il n'y a pas de consigne officielle, mais il faut procéder comme d'habitude c'est-à-dire vérifier dans le LDAP.

Si dans le LDAP, ce doctorant est chez nous, alors vous pouvez valider.

Dans le workflow d'Elsevier, l'adresse mail n'est pas utilisée par l'éditeur pour présenter à l'auteur ses options de publication. Dans le workflow, à un moment, Elsevier demande à l'auteur de correspondance de choisir son institution de rattachement dans une liste déroulante. L'auteur choisit, et si c'est une institution

<figure><img src="image_16.png" /></figure>
éligible à l'accord Couperin, lui propose de bénéficier de l'accord. Il faut donc vérifier
ensuite que cet auteur appartient bien à l'institution qu'il a déclarée.

Elsevier : Typologie des articles (par ex data papers)

Le type d'articles éligibles à la prise en charge des APC est défini dans le contrat, cf
tableau ci dessous - accessible dans l'annexe 6 du contrat ici

https://www.couperin.org/negociations/accords-specifiques-so/elsevier/#ancre2

Tout article éligible publié en accès ouvert dans le cadre de l'accord est décompté du stock d'articles négocié.

<table><caption>Annexe 6 : Typologie des Articles éligibles à la publication en libre accès immédiat sans embargo et sans surcoût</caption><thead><tr><td>Index</td><td>PIT-code</td><td>Article Type</td><td>Description</td></tr></thead><tbody><tr><td>1</td><td>CRP</td><td>Case Report</td><td>Detailed study about one person, group or event presented in a succinct report.</td></tr><tr><td>2</td><td>DAT</td><td>Data in Brief</td><td>Short article that describes, highlights and shares research data.</td></tr><tr><td>3</td><td>FLA</td><td>Full-length Article</td><td>Complete report on original research and/or clinical study conducted by the author(s).</td></tr><tr><td>4</td><td>MIC</td><td>Micro-article</td><td>Concise article focusing on a single piece of information about original research.</td></tr><tr><td>5</td><td>OSP</td><td>Original Software Publication</td><td>An article that comprises computer code or software and a short descriptive paper.</td></tr><tr><td>6</td><td>PGL</td><td>Practice Guideline</td><td>Recommendations for clinical practice issued by an established entity, group or body.</td></tr><tr><td>7</td><td>PRO</td><td>Protocol</td><td>Description of a procedure or guideline regarding a methodology for undertaking a specific piece of research.</td></tr><tr><td>8</td><td>REV</td><td>Review Article</td><td>Article that summarizes and reviews the current understanding of a topic based on a survey of the literature.</td></tr><tr><td>9</td><td>RPL</td><td>Replication Study</td><td>Article reporting the results of the replication of a previously-published study.</td></tr><tr><td>10</td><td>SCO</td><td>Short Communication</td><td>Short report, announcement, commentary or insights regarding research; published under many names e.g., Letter Papers, Preliminary Notes, Notes, etc.</td></tr><tr><td>11</td><td>SSU</td><td>Short Survey</td><td>Short or mini-Review Article, summarizing the current state of understanding of a topic.</td></tr><tr><td>12</td><td>VID</td><td>Video Article</td><td>Article that primarily consists of a video and a brief description of its content.</td></tr></tbody></table>

Elsevier : Chercheur CNRS (hébergé) d'une UMR

Si le LDAP mentionne que le chercheur est hébergé, il faut transmettre la validation
au CNRS (cf Transmission de la validation à un autre établissement (CNRS, INSERM, HUS, etc.)
Elsevier : Chercheur d'une UPR (CNRS)

Pour un chercheur d'une UPR, vérifier dans le LDAP :

Le chercheur est bien CNRS = hébergé

→ Transmettre la validation au CNRS (cf Transmission de la validation à un autre établissement (CNRS, INSERM, HUS, etc.))

Le chercheur est un personnel personnel unistra dans l'UPR

→ Valider l'APC

Rappel des UPR :

IBMC : ARN UPR 9002 ; M3I UPR 9022 ; I2CT UPR 3572

IBMP UPR 2357 INCI UPR 3212

ICS UPR 22

Elsevier : Chercheur d'une UMR-S (unité mixte INSERM)

Si le LDAP mentionne que le chercheur est hébergé, il faut transmettre la validation à l'INSERM (cf Transmission de la validation à un autre établissement (CNRS, INSERM, HUS, etc.). En cas de doute sur le rattachement (INSERM ou CNRS), contacter le chercheur et lui demander qui est son employeur puis transmettre la demande de validation à l'établissement concerné.

Elsevier : Chercheur des HUS

Les HUS sont dans l'accord, transmettre la demande aux HUS

Elsevier : PU-PH, MCU-PH

Valider l'APC pour l'Unistra (ils seront présents dans le LDAP)

Elsevier : Doctorants avec adresse @live-cnrs.unistra.fr

Les doctorants du lab. Live sont rattachés à l'Unistra et ont toujours cette adresse avec une double affiliation, on peut valider la demande

Elsevier : doctorant dont les droits ne sont plus actifs

Si le doctorant est auteur de correspondance et que ses co-auteurs sont affilés à l'université, on peut valider l'APC même si les droits du doctorant ne sont plus actifs (car il a soutenu sa thèse et a quitté l'établissement entre la soumission et l'acceptation de l'article)

Cf mail du 30/09/2024 dans seafile : sbu_pole_adr/Suivi des accords SO_doc
elec/wiley-elsevier-APC-doctorants
Elsevier : chercheur associé

Si le chercheur est un ancien de l'unistra mais absent de LDAP, et uniquement associé à un
labo, on refuse.

WILEY

Les chercheurs hébergés des organismes sont éligibles à l'accord (même si
l'établissement n'est pas membre de l'accord)

Les HUS et l'INSERM sont dans l'accord Wiley

Le CNRS n'est pas dans l'accord

Lien vers le site de validation des APC : https://openaccessaccount.wiley.com/

La liste des titres éligibles à la prise en charge des APC est disponible sur le site
science ouverte de l'université.

https://scienceouverte.unistra.fr/publications/accords-avec-clauses-science-ouverte

Le descriptif du workflow pour les auteurs est également disponible sur le site
science ouverte

https://scienceouverte.unistra.fr/publications/accords-avec-clauses-science-ouverte

Wiley - Détails de l'accord

https://scienceouverte.unistra.fr/publications/accords-avec-clauses-science-ouverte#c41448

Quotas d'articles éligibles par an :

Le nombre d'articles éligibles par an est calculé au niveau national et doit couvrir
100% des besoins. Suivi du nombre de prises en charges restant :

https://www.couperin.org/negociations/accords-specifiques-so/wiley/

Validation des APC, à quel moment dans le workflow ?

Pour la prise en charge des APC, c'est l'affiliation de l'auteur de correspondance et son rattachement à l'unistra au moment de la validation qui est vérifiée.

Pour les revues full gold : au moment de la soumission

Pour les revues hybrides : au moment de l'acceptation du manuscrit
! Attention ! en raison du délai entre soumission et acceptation, si le chercheur n'est plus à l'université à ce moment là, par exemple un jeune docteur, la prise en charge des APC ne pourra pas être validée

Quelques précisions :

- Un doctorant inscrit en 2024-2025 sera considéré comme administrativement affilié à l'Unistra jusqu'au 31/12/2025.

- Si l'article ne fait pas l'objet d'un financement ANR, l'auteur n'a aucune obligation de publier en open access immédiat sur le site de l'éditeur.
Le dépôt de l'article dans l'archive ouverte au terme des six mois d'embargo (ou 12 mois en SHS) est tout à fait conforme à la politique de science ouverte de l'Unistra.
Et cela permet aux doctorants/jeune docteur de rester auteurs de correspondance de leur article.

**Wiley : vérification et validation ou rejet – ATTENTION : SUSPENSION VALIDATION**
**ARTICLES FULL OA jusqu'à fin 2024**

## Consigne spécifique Couperin du 18/11/2024 : suspension provisoire de la validation des articles full OA

→ Laisser les demandes de financement Wiley OA Gold comme « Pending » sur le tableau de bord

= ne pas les valider (il ne s'agit pas de les rejeter pour autant, sauf si l'auteur n'est pas affilié à l'Unistra)

L'insertion des articles full gold OA dans le dashboard a lieu au moment de la soumission de l'article et un article soumis maintenant n'a quasiment aucune chance d'être accepté (et publié) d'ici la fin de l'année. Le stock consortial de droits de publication étant en cours d'épuisement (2812 droits consommés sur 3035 au 18/11/2024), il est de l'intérêt de tous de ne pas approuver inutilement des articles full gold OA, de manière à ce que le maximum de droits reste disponible pour des articles hybrid OA, qui eux sont insérés dans le dashboard au moment de l'acceptation éditoriale.

## Comment différencier les demandes de financement Gold OA des demandes de financement Hybrid OA sur le tableau de bord ?

Les demandes de financement Gold OA apparaissent sur le tableau de bord en tant que **Open Access** dans la colonne Journal Revenue Model des demandes en attente.

Les demandes de financement OA hybrides apparaissent en tant qu'**Online Open** dans la même colonne.
Les articles hybrides (Online Open sur le tableau de bord) peuvent être validés comme d'habitude car ils ont été acceptés.

Cf copie d'écran ci-dessous :

WILEY

Welcome, Mickael Roullier (ADMIN) Sign out

Account Info Consortia View

Switch Account Manage All Accounts

Pending Requests (8)

Author, article title, DOI, journal or manuscript ID Search

<table><thead><tr><th>Request Date</th><th>RCA Name</th><th>Journal</th><th>Amount</th><th>Journal Revenue Model</th><th></th><th></th></tr></thead><tbody><tr><td>04 Nov 2024</td><td>Advanced Intelligent Systems</td><td></td><td>N/A</td><td>Open Access</td><td>Approve</td><td>Deny</td></tr><tr><td>23 Sep 2024</td><td>Wind Energy</td><td></td><td>N/A</td><td>Open Access</td><td>Approve</td><td>Deny</td></tr><tr><td>03 Sep 2024</td><td>Wind Energy</td><td></td><td>N/A</td><td>Open Access</td><td>Approve</td><td>Deny</td></tr><tr><td>24 Aug 2024</td><td>CAAI Transactions on Intelligence Technology</td><td></td><td>N/A</td><td>Open Access</td><td>Approve</td><td>Deny</td></tr><tr><td>24 May 2024</td><td>Alzheimer's &amp; Dementia: The Journal of the Alzheimer's Association</td><td></td><td>N/A</td><td>Open Access</td><td>Approve</td><td>Deny</td></tr><tr><td>02 Nov 2024</td><td>International Transactions in Operational Research</td><td></td><td>N/A</td><td>Online Open</td><td>Approve</td><td>Deny</td></tr><tr><td>05 Nov 2024</td><td>Current Protocols</td><td></td><td>N/A</td><td>Online Open</td><td>Approve</td><td>Deny</td></tr><tr><td>12 Nov 2024</td><td>Business Strategy and Development</td><td></td><td>N/A</td><td>Online Open</td><td>Approve</td><td>Deny</td></tr></tbody></table>

Total: N/A

Request Statuses

② Approved

⑦ Denied

⑦ Cancelled

Publication Statuses

② Under Review

⑦ Accepted

⑦ Rejected

⑦ Withdrawn

⑦ In Production

⑦ Published Online

⑦ Published in Issue

☐ show all request history

Author, article title, DOI, journal or manuscript ID Search

Approved Requests (15)

Request Report

<table><thead><tr><th>Request Date</th><th>Request Status</th><th>RCA Name</th><th>Journal</th><th>Amount</th><th>Journal Revenue Model</th><th>Publication Status</th></tr></thead><tbody><tr><td>16 Jul 2024</td><td>Approved</td><td></td><td>Advanced Energy and Sustainability Research</td><td>N/A</td><td>Open Access</td><td>Accepted</td></tr></tbody></table>

Procédure habituelle (sauf exception fin 2024 décrite ci-dessus) :

Quand on reçoit la demande, se connecter sur le site de Wiley.

Vérifier dans le LDAP si le chercheur a toujours ses droits valides.

- Si oui, valider la demande

- Si on ne trouve pas le chercheur dans le LDAP ou si ses droits sont expirés, il faut refuser la demande en cliquant sur « Deny ». Ajouter un petit texte motivant le refus (nombre de caractères limités) + envoyer un mail plus complet expliquant le motif de la non validation des APC.
<figure><img src="image_17.png" /></figure>

<figure><img src="image_18.png" /></figure>

Exemple de mail :

Bonjour,

Mis à jour le 18/11/2024
[english below]

Nous avons reçu une demande de prise en charge des frais de publications en open access pour un article chez Wiley dont vous êtes l'auteur de correspondance :
XXXXX

Malheureusement l'accord de l'université de Strasbourg avec Wiley ne concerne que les chercheurs rattachés à l'université au moment de la demande de prise en charge. Après vérification, il semble que vous n'êtes plus membre de l'université à ce jour. En conséquence j'ai dû refuser la demande de prise en charge des APC. Si vous êtes actuellement membre d'une autre université, celle-ci possède peut-être un accord avec Wiley.

Je reste à votre disposition pour toute question.

We have received a request to cover the open access publication costs of an article published by Wiley for which you are the corresponding author: XXXX

Unfortunately, the agreement between the University of Strasbourg and Wiley only applies to researchers attached to the university at the time of the request. After checking, you are no longer a member of the university. As a result, I have had to refuse your request to cover the cost of the APC. If you are currently a member of another university, it may have an agreement with Wiley.

Please do not hesitate to contact me if you have any questions.

Regards,

Wiley : dépôt du preprint sur Authorea

Authorea est la plateforme de diffusion de preprint de Wiley

https://wileyopenresearch.authorea.com/

Dans le workflow auteur, pour un certain nombre de revues il est proposé au chercheur de déposer son preprint sur Authorea au moment de la soumission. La licence n'est pas complètement ouverte (no reuse) et donc cette option n'est pas forcément à recommander
<figure><img src="image_19.png" /></figure>

https://support.authorea.com/en-us/article/preprints-on-authorea-with-the-under-review-service-17y6l8x/#1-how-does-the-under-review-service-work

## Wiley : Typologie des articles (par ex data papers)

Le type d'articles éligibles à la prise en charge des APC est défini dans le contrat, cf dans seafile https://seafile.unistra.fr/smart-link/5cf2f831-ceac-44af-adce-55a056e66254/

Tout article éligible publié en accès ouvert dans le cadre de l'accord est décompté du stock d'articles négocié.

## Wiley : Chercheur CNRS (hébergé) d'une UMR

Le CNRS n'est pas dans l'accord, on valide la demande

## Wiley : Chercheur d'une UPR (CNRS)

Le CNRS n'est pas dans l'accord, on valide la demande

## Wiley : Chercheur d'une UMR-S (unité mixte INSERM)

L'INSERM fait partie de l'accord Wiley. Si le LDAP mentionne que le chercheur est hébergé, il faut transmettre la validation à l'INSERM. En cas de doute sur le rattachement (INSERM ou CNRS), contacter le chercheur et lui demander qui est son employeur puis transmettre la demande de validation à l'INSERM ou valider l'APC si CNRS.

Mis à jour le 18/11/2024
Voir **Wiley : Transmission de la validation à un autre établissement (INSERM, HUS, etc.)**

**Wiley : Chercheur des HUS**

Les HUS sont dans l'accord, transmettre la demande aux HUS (c'est l'équipe couperin qui valide les APC pour les HUS). Voir **Wiley : Transmission de la validation à un autre établissement (INSERM, HUS, etc.)**

**Wiley : PU-PH, MCU-PH**

Valider l'APC pour l'Unistra (ils seront présents dans le LDAP)

**Wiley : doctorant dont les droits ne sont plus actifs**

Si le doctorant est auteur de correspondance et que ses co-auteurs sont affilés à l'université, on peut valider l'APC même si les droits du doctorant ne sont plus actifs (car il a soutenu sa thèse et a quitté l'établissement entre la soumission et l'acceptation de l'article)

Cf mail du 30/09/2024 dans seafile : sbu_pole_adr/Suivi des accords SO_doc
elec/wiley-elsevier-APC-doctorants

**Wiley : Transmission de la validation à un autre établissement (INSERM, HUS, etc.)**

A compléter par l'équipe doc élec

**Wiley : Traitement des articles pour lesquels les auteurs ont choisi de ne pas publier en open access (opt out)**

Martine reçoit régulièrement de la part de M. Roullier (Wiley) la liste des opt out. Les chercheurs unistra sont ensuite contacter pour leur demander s'ils souhaitent bénéficier de l'accord pour que leur article soit ouvert.

A compléter par l'équipe doc élec.
## Cas spécifiques

### Professeur émérite

Cas : professeur émérite dont les droits dans le LDAP ne sont plus actif :

Contacter le chercheur, lui dire de demander à son correspondant RH pour qu'il réactive ses droits d'accès aux services de l'université.

→ Laisser la demande en attente le temps que les droits soient activés dans le LDAP puis valider la demande

Ex de mail :

Nous avons reçu votre demande de prise en charge des frais de publication en open acces pour votre article publié chez Elsevier : " Action for classical, quantum, closed and open systems"

Je vois dans votre profil ORCID que vous êtes professeur émérite à l'université.

Dans notre référentiel vous n'avez plus de droits d'accès aux services de l'université depuis le 31/12/2023. Afin de pouvoir valider la prise en charge des frais de publication en open access, pourriez-vous contacter le correspondant ressources humaines de l'IPHC pour qu'il renouvelle vos droits d'accès aux services de l'université. Une fois cette démarche faite nous pourrons valider la prise en charge des frais de publication pour votre article. En attendant, je laisse en attente la validation de votre demande.

Je reste à votre disposition pour toute question supplémentaire.

Bien cordialement,

We've received your request to cover the costs of open access publication for your article published by Elsevier: "Action for classical, quantum, closed and open systems".

I see from your ORCID profile that you are a university professor emeritus. In our repository, you no longer have access rights to university services as of 31/12/2023.

In order to validate the request for covering the open access publication costs, please contact the IPHC human resources correspondent to renew your access rights to university services. Once this has been done, we will be able to validate the request. In the meantime, I'll leave the validation of your request pending.

I remain at your disposal should you have any further questions.

Best regards,

### Professeur conventionné (fac de médecine)
Comme pour le professeur émérite, le chercheur doit contacter son correspondant RH pour que les droits d'accès aux services de l'université lui soit attribué, une fois le LDAP à jour, il sera possible de valider la demande

→ Laisser la demande en attente le temps que les droits soient activés dans le LDAP puis valider la demande

## RSC

Il n'y a pas de validation à faire, l'équipe doc élec reçoit un rapport contenant la liste des publications concernées. Il est possible de contacter les auteurs après coup pour leur proposer de changer d'avis

Description de la marche à suivre

## ACS

L'université fait partie de l'accord « zero embargo green OA » avec ACS : le chercheur peut déposer son manuscrit auteur accepté (MMA) dans l'archive ouverte UnivOAK sans embargo et sans coût additionnel.

https://acsopenscience.org/customers/couperin/

L'INSERM et le CNRS sont aussi dans l'accord

## Concerne les revues hybrides

Rappel : le soutien de base de l'université aux UR ne peut pas être utilisé pour payer des APC dans des revues hybrides (idem pour le financement ANR ou européens) !

Le chercheur publie sans payer d'APC, il doit choisir l'option permettant de conserver ses droits sur son AMM dans le workflow, ce n'est pas par défaut ( = opt in). Il peut choisir la licence creative commons : **CC BY** ou **CC BY NC ND**. Rappel : la politique de l'université recommande la **CC BY**

Workflow auteur :

L'auteur de correspondance doit mettre son affiliation Université de Strasbourg dans le système de soumission + s'assurer que affiliation est bien renseignée dans le manuscrit pour l'auteur correspondant. Une fois le manuscrit accepté, le chercheur sera sollicité pour savoir s'il souhaite bénéficier de l'accord read-and-green au moment de remplir le Journal publishing agreement
<figure><img src="image_20.png" /></figure>

Taylor & Francis (pas d'accord publish and read)

L'université n'a pas d'accord avec Taylor & Francis. Dans ce cas, pour les APC il faut se référer à la politique de l'université en matière de science ouverte
https://scienceouverte.unistra.fr/strategie/pilier-1-lacces-libre-aux-publications-scientifiques

Revue full Gold : les APC peuvent être payés avec le soutien de base de l'université aux unités de recherche

Revue hybride : les APC ne peuvent pas être payés avec le soutien de base de l'université aux unités de recherche. Idem pour la plupart des financeurs (ANR, Europe,...), il n'est pas possible d'utiliser la dotation de la bourse pour payer des APC dans une revue hybride.

Dans ce cas, il faut publier de façon traditionnelle (donc article accessible sous abonnement) et déposer l'article en archive ouverte (grâce à la loi pour une république numérique, art. 30.)

Attention si financement ANR post 2020 ou Horizon Europe, les règles sont particulière = open access immédiat -> il faut utiliser la stratégie de non cession des droits

Modèle de mail :

Bonjour Madame XXX,

L'université de Strasbourg n'a pas d'accord avec Taylor & Francis concernant les frais de publication en open access. De plus, Journal of Change Management est une revue dite hybride (certains articles sont en open access et d'autres disponibles sur abonnement uniquement). La politique de l'université stipule que les frais de publication dans ce type de revues ne peuvent être pris en charge avec le soutien de base de l'université aux UR : " Seuls les frais de publication dans des revues entièrement en open access peuvent être financés avec le soutien de base de
l'Université aux unités de recherche " https://scienceouverte.unistra.fr/strategie/pilier-1-lacces-libre-aux-publications-scientifiques

Néanmoins, la publication en open access dans la revue n'est pas obligatoire : vous pouvez publier de façon traditionnelle votre article et déposer ensuite dans l'archive ouverte avec un embargo de 12 mois (ou 6 mois en STM) la version finale auteur - ou author accepted manuscript (texte après peer review mais sans mis en page de l'éditeur). Cela vous permet de vous conformer à la politique en matière de science ouverte de l'université et vous êtes couvert par la loi de 2016 Pour une République Numérique. Avez-vous bénéficié d'un financement ANR pour cet article? Si oui cela pourrait modifier les obligations d'open access.

Si vous n'avez pas encore accepté la publication en open access payante dans la revue et que vous avez la possibilité de publier sans frais dans cette revue avec un article qui sera disponible sur abonnement, je vous conseille de choisir cette dernière option. Nous mettrons ensuite la version finale de votre article en ligne dans univOAK. Si vous avez déjà accepté l'option de publication open access avec frais, j'ai peur de ne pas pouvoir vous proposer de solution pour la prise en charge des coûts de publication en open access.

N'hésitez pas à me contacter si vous avez des questions supplémentaires, je reste à votre disposition.

Bien cordialement,