Créé en 1989, le pôle "archives orales" des Archives départementales du Tarn a pour vocation de collecter, documenter, conserver et valoriser le patrimoine immatériel ayant valeur d’information historique et patrimoniale sur le département du Tarn.

La constitution des fonds procède de versements d’institutions publiques (conseil général, musées départementaux…) et le plus souvent de dépôt ou de don de personnes physiques ou morales (particuliers comme les chercheurs, les étudiants, les passionnés ou organismes tels que les associations, les radios privées, les musées) qui les produisent ou les rassemblent dans le cadre de leur activité (recherche, sauvegarde patrimoniale, profession…).

Les thématiques abordées dans les fonds des Archives départementales sont principalement des répertoires de chants et de musique instrumentale traditionnelle, des répertoires de contes, légendes, des traditions et expressions orales, des témoignages historiques locaux ou nationaux, des témoignages ethnographiques (coutumes, savoir-faire), des récits de vie. Ces documents enregistrés ou filmés permettent d’appréhender la parole des témoins et des acteurs de l’histoire et viennent ainsi compléter les sources papier. A la différence du son ou de l’image édité, une archive orale ou audiovisuelle revêt un caractère unique en ce sens qu’il n’existe qu’un seul document original qui a été réalisé dans le but de créer un matériau documentaire et patrimonial et non en vue d’être un produit commercial.

Travail en réseau. Ce pôle participe à la Commission documentation Midi-Pyrénées qui réunit les Archives départementales du Lot, le CORDAE/La Talvera et le Centre des Musiques et Danses Traditionnelles Midi-Pyrénées – Conservatoire Occitan. Créée en 1997 par ce dernier, la commission documentation mène un travail de mise en réseau des savoir-faire documentaires sur le plan régional. Ces séances de travail constituent un lieu de réflexion autour des outils et des méthodes de traitement documentaire appliqués aux documents oraux et audiovisuels. Volumétrie. Les Archives départementales disposent à ce jour d’un fonds audio constitué de près de 500 heures d’enregistrements. Depuis la création du pôle en 1989, le transfert des documents sonores avait été réalisé sur DAT pour ce qui est de la copie d’archivage et sur disques optiques compacts enregistrables concernant les copies de consultation. A ce fonds audio est venu s’adjoindre en 2003, un fonds audiovisuel constitué d’environ 1200 heures, cassettes montées et rushes confondus.

## Fragilité et altération des supports

Les fonds sonores et plus particulièrement les fonds audiovisuels des Archives départementales se trouvent fixés sur des supports variés et dans de multiples formats. Les Archives départementales sont confrontées aux dégradations, inéluctables, de support et de signal qui peuvent intervenir naturellement en fonction de la nature physico-chimique des documents. Les bandes magnétiques notamment sont victimes du syndrome du vinaigre (acidification) et de l’effritement des particules magnétiques, certaines bandes se collent, se rompent… A ces détériorations s’ajoute l’obsolescence, toute aussi inévitable, des équipements de lecture qui sont de plus en plus difficiles à acquérir. Ainsi, il devenait urgent de transférer par un procédé de numérisation le contenu de ces documents sur un support pérenne et d’enclencher un processus régulier de réactualisation de format. Conserver les collections par le procédé de la numérisation permettra, outre la préservation de l’intelligibilité du document, la mise en place cohérente de leur communication au public et de leur valorisation.

1 La société qui a été retenue est Soft Audiovisuel. Toulouse. 6Pour ce faire, les Archives départementales ont lancé un marché public en octobre 20081 afin d’actualiser l’équipement audio, en partie existant depuis 1989, et de se doter d’une station de transfert vidéo. Par chance, l’entrée du fonds audiovisuel de 2003 avait été accompagnée du matériel de lecture correspondant aux différents formats vidéo contenus dans ce fonds ; un point non négligeable quand on sait qu’une des difficultés pour la conservation de ces documents vient de la difficulté d’acquérir les lecteurs d’ancienne génération. Il nous a paru opportun de communiquer autour de cette expérience de manière à la faire partager et créer ainsi un espace de dialogue et de confrontation de points de vue entre structures susceptibles de gérer des archives de cette nature. Cette communication est une manière pour nous de susciter des retours d’expérience similaire qui en terme d’archivage numérique sur le long terme sont rares au sein des services d’Archives départementales.

## Protocole d’archivage

La difficulté dans le choix des formats de conservation et les supports de stockage est venue essentiellement des diverses propositions qui sont faites dans ce domaine et dans notre volonté d’opter pour un archivage pérenne. Nous avons préalablement prospecté auprès d’institutions qui ont fait leur preuve en matière d’archivage pérenne tout en rapportant leurs préconisations à l’échelle d’un service d’Archives départementales et au budget d’investissement qui nous a été alloué. Le plus délicat a été d’arrêter des choix en acceptant l’approche par le risque mesuré. De manière à se prémunir de la dégradation et le vieillissement des médias nous avons choisi de diversifier les technologies de stockage. Deux copies d’archivage vont être réalisées. L’une sur bande magnétique LTO 3 et l’autre sur un espace de stockage de masse sécurisation Raid 5. Retrospect est l’utilitaire de sauvegarde qui prend en charge les formats de cassettes LTO. Les fichiers destinés à l’archivage seront encodés dans des formats durables et largement ventilés de manière à ne pas tomber dans l’impasse de leur disparition et afin de permettre au mieux leur lisibilité au plan technique ainsi que leur échange : wav pour le son et mpeg2 pour la vidéo. Les fichiers son seront codés en 16 bits, stéréo 44,1 kHz. Les métadonnées relatives à la constitution technique des fichiers et à leur contenu intellectuel seront renseignées de manière à les rendre intelligibles dans l’avenir. Les fichiers de consultation seront compressés au format mp3 pour l’audio et mpeg4 pour la vidéo et hébergés sur un serveur dédié. Ces fichiers de consultation au format compressé seront reliés à leur notice documentaire correspondante de manière à ce que les utilisateurs puissent y accéder en salle de lecture sur un poste informatique en écoute individuelle. Dans un premier temps, pour des questions essentiellement juridiques, les documents ne seront pas accessibles sur Internet.

## Equipement

2 Lecteur-enregistreur cassette audio analogique MARANTZ SD4050, Magnétophone 4 pistes stéréo UHER SG (...) 3 BETA SP PVW2800P, UMATIC BVU950, DVCAM DSR40P, BETAMAX SLF 1F, HI8 EVO9800, UMATIC VO5800, ½ ‘’ AV (...) 8Le service des Archives départementales possédait différents lecteurs-enregistreurs à connecter à la station audio2. La station de transfert audio est composée d’un ordinateur type Imac 20’. Cet ordinateur est doté d’une carte son externe mbox 2 de la marque Digidesign fournie avec le logiciel d’édition Pro Tools 7 LE. Cette version « Light » du logiciel permet très largement de couvrir les besoins de transfert des fonds détenus par les Archives départementales. Il permet d’encoder les fichiers audio aux formats wav et mp3. L’Imac est muni d’un graveur interne qui permettra de graver des projets dans un format compressé pour des demandes de copies extérieures. En revanche, pour la gravure de fichiers de données, au format wav, un graveur externe Philips DVDR 3597H sera utilisé. Les scopes ont été intégrés dans une baie vidéo3. Un patch bretelles BNC et des patchs RS 422 fabriqués sur mesure sur site permettent la connexion audio/vidéo, et le pilotage, entre la station, et les différents magnétoscopes existants aux Archives. Nous avons choisi le logiciel de traitement vidéo Final Cut studio pro 2 qui permet l’encodage des fichiers vidéo aux formats mpeg2 et mpeg4.

## Exigences particulières

Il a été exigé du fournisseur la proposition d’un contrat de maintenance pour un an, renouvelable annuellement et d’une garantie « pièce et main d’œuvre » d’une durée de trois ans sur une partie de l’équipement. Le fournisseur s’est engagé à dispenser une prise en main des stations sur deux jours.

## Analyse archivistique, instrument de recherche et consultation des contenus

L’acquisition de ces deux stations de transfert, outre le fait de garantir la pérennité des archives, facilitera la poursuite du traitement archivistique des archives sonores et permettra d’initier la documentation des documents vidéo.

La description archivistique des archives sonores a été initiée sur un logiciel structuré (Arkhéïa) selon la norme internationale ISAD(G). Ce logiciel permet l’élaboration d’instruments de recherche archivistique homogène et normalisé en XML selon la structure de la DTD EAD.

Avant de poursuivre l’analyse documentaire des archives sonores et d’initier celle des archives vidéo, un travail de réactualisation des bases de données doit être fait. Le traitement archivistique s’effectuera au fur et à mesure de l’avancée du travail de numérisation des documents et progressivement, les documents seront accessibles en écoute individuelle sur poste informatique dans l’enceinte des Archives départementales. Un moteur de recherche, Pléiade, permettra d’optimiser la recherche en moissonnant la base de données et faire émerger les notices documentaires souhaitées par l’utilisateur. Dans l’immédiat, la consultation de l’état des fonds dans sa version papier et des contenus eux-mêmes nécessite encore un rendez-vous préalable.

## Aspects juridiques

L’ensemble des documents, une fois numérisé, ne fera pas l’objet d’une communication au public pour des questions juridiques inhérentes à leur nature et à leur contenu. Ces documents ont souvent été produits dans le cadre de recherches en sciences humaines et en sciences sociales. L’enregistrement est soumis au Code de la Propriété Intellectuelle et peut entrainer l’imbrication de plusieurs droits complexifiant ainsi sa gestion.

## Contrat de dépôt ou de don

Face à cet impératif juridique des contrats sont élaborés au moment d’un dépôt ou d’un don aux Archives ou au moment de la collecte de documents auprès d’un tiers : contrats entre la personne ou l’entité qui recueille la parole ou l’image (dite enquêteur ou collecteur) et le témoin, contrats entre le collecteur et la structure qui gère les droits à savoir les Archives départementales.La configuration idéale voudrait que le déposant ait lui-même obtenu préalablement, de la part des personnes enregistrées ou filmées, les autorisations d’utilisation relatives aux documents qu’il confit de manière à en faciliter la gestion et la diffusion.

4 http://afas.imageson.org/document622.html 15Les dépôts et les dons d’archives orales et audiovisuelles privées donnent lieu à la rédaction d’un contrat4 établi entre le déposant ou le donateur et les Archives départementales. Ce contrat précise les autorisations d’utilisations des documents et fixe les délais de communicabilité. Par ce contrat les Archives départementales assurent le transfert numérique des documents afin d’en garantir la conservation. Un travail documentaire est réalisé de manière à renseigner les fonds et à les rendre accessibles sur la base de données informatisée consultable en ligne. Le déposant définit à travers ce contrat les conditions de communication et de diffusion qu’il entend donner à ses documents. Dans tous les cas de figure, aucune utilisation commerciale n’est faite de ces contenus.

<footnote n="1">1 La société qui a été retenue est Soft Audiovisuel. Toulouse.</footnote>

<footnote n="2">2 Lecteur-enregistreur cassette audio analogique MARANTZ SD4050, Magnétophone 4 pistes stéréo UHER SG 521 VARIOCORD, REVOX B77 MKII Tape record ¼’’ 2 pistes, lecteur MDS-JE520 SONY, DAT TASCAM DA-30.</footnote>

<footnote n="3">3 BETA SP PVW2800P, UMATIC BVU950, DVCAM DSR40P, BETAMAX SLF 1F, HI8 EVO9800, UMATIC VO5800, ½ ‘’ AV 3620, S-VHS SVO9620.</footnote>

<footnote n="4">4 http://afas.imageson.org/document622.html</footnote>