LA CONTRIBUTION DES PRINCIPES DE L'ÉVALUATION ARCHIVISTIQUE
AUX QUALITÉS DES ARCHIVES DÉFINITIVES<fnref n="1" />

THE CONTRIBUTION OF THE APPRAISAL PRINCIPLES TO THE QUALITIES OF
HISTORICAL ARCHIVES

Basma Makhlouf

Candidate au doctorat en sciences de l'information

École de bibliothéconomie et des sciences de l'information

Université de Montréal

Basma.makhlouf@umontreal.ca

Résumé

Cet article décrit le portrait de la contribution des principes de la fonction d'évaluation des archives, à savoir le principe du respect des fonds, le principe du cycle de vie des documents et la théorie des valeurs des documents. Cette description vise essentiellement l'identification des pistes pertinentes quant l'étude de la définition et de la mesure du concept de qualité des archives définitives.

Mots-clés : Évaluation des archives. Qualité des archives. Archives définitives. Principes archivistiques.

# 1 INTRODUCTION

D'entrée de jeux, rappelons brièvement la définition de la qualité et de l'évaluation archivistique. Dans ce texte, nous utilisons le concept de qualité des archives pour désigner l'ensemble des caractéristiques intrinsèques et extrinsèques des archives qui dans leur ensemble permettent d'assurer adéquatement et pertinemment la constitution d'un patrimoine documentaire significatif d'une société et d'intéresser des utilisateurs potentiels. Le terme évaluation archivistique est utilisé par ailleurs pour désigner une fonction majeure de l'archivistique qui consiste à déterminer la valeur des archives et leur sort final. Une intervention importante qui se base sur des principes et s'exerce dans le cadre d'une stratégie d'évaluation prédéfinie ayant un processus de réalisation qui inclut des techniques, des

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DOI 10.5007/1518-2924.2009v14nesp1p105

<footnote n="1">¹Cet article est un extrait d'une revue de littérature réalisée dans le cadre d'une recherche doctorale en cours à l'École de bibliothéconomie et des sciences de l'information de l'Université de Montréal, sous la direction de Louise Gagnon Arguin, et qui s'intitule « Étude sur la définition et la mesure des qualités des archives définitives issues d'un processus d'évaluation dans le contexte des organismes gouvernementaux ».</footnote>
instruments et des critères d'évaluation (COUTURE, 1999, p.104; CRAIG, 2004, p.161; COOK, 2005, p.102; MARSHALL, 2006, p.3).

Cette article expose les principes fondamentaux qui régissent la fonction d'évaluation des archives reconnus en archivistique contemporaine, soit le principe du respect des fonds, le principe du cycle de vie des documents et la théorie des valeurs des documents et souligne leur contribution quant aux qualités souhaitées dans des archives. Nous n'aborderons pas ici les principes développés par certaines stratégies d'évaluation (exemple : les principes évoqués par Couture (1999) ou ceux de Cook (2001)).

## 2 RESPECT DES FONDS

### 2.1 Contexte d'apparition

L'apparition du principe du respect des fonds<fnref n="2" /> remonte au 1841, date à laquelle l'archiviste et l'historien français Natalis de Wailly - chef de la Section administrative des Archives départementales au ministère de l'Intérieur - propose de nouvelles mesures pour organiser les documents. Ces dernières consistent à gérer les documents en les considérants comme un groupement de documents unis selon leur provenance. La contribution de Wailly était majeure : il a eu le mérite de formaliser une méthode de travail qui met en perspective la provenance des documents et leur caractère organique. Cette méthode est devenue un principe fondamental de l'archivistique contemporaine, reconnu dans grand nombre de pays européens et américains (SCOTT, 1966; DUCHEIN, 1977; COOK, 1992; COUTURE, 1994).

### 2.2 Définition

Selon l'archiviste français Duchuin (1977), ce principe « [...] consiste à laisser groupées, sans les mélanger à d'autres, les archives (documents de toutes natures) provenant d'une

<footnote n="2">²Nous utilisons le concept du principe du respect des fonds pour designer aussi le principe de provenance.</footnote>
administration, d'un établissement ou d'une personne physique ou morale donnée : ce qu'on
appelle le fonds des archives de cette administration, de cet établissement ou de cette
personne » (p.71-72). Duchein (1977) souligne la nécessité de préserver ensuite « la structure
interne » (p. 89) des documents du même fonds tant que possible de sorte que l'ordre de
classement original soit reconnaissable. Scott (1966) confirme l'existence de ces deux
niveaux: « 1. Archives should be kept in their administrative context, in the sense of both (a)
the office unit and person producing them and (b) the records system of which they form a
part. 2. Archives should be kept in the order in which they were produced, entered on records,
or incorporated into a record system » (p.493).

## 2.3 Enjeux pratiques

La conformité de la pratique archivistique au principe du respect des fonds impose certains
enjeux d’application. Il est établi que le principe du respect des fonds ainsi que ses deux
niveaux s’appliquent quel que soit le genre des documents : électroniques (ANDRÉS DÍAZ,
1994; ERLANDSSON, 1994; GUERCIO, 1994; POHJOLA, 1994; ROUSSEAU, 1990;
LODOLINI, 1995) sonores, iconographiques, cartographiques ou encore audiovisuels
(COMAULT, 1990; GARON, 1990; RODGER, 1990), étant donné que le principe veut que le
fonds d’archives soit maintenu dans son intégrité, c’est-à-dire la totalité des documents avec la
diversité de leurs supports (GARON, 1990).

L’application du principe de respect des fonds est centrée sur la délimitation concrète du
fonds d’archives (SENÉCAL, 1991; COOK, 1992; EASTWOOD, 1992; LAMBERT;
THERRIEN, 1992; COUTURE, 1994). Dans la pratique archivistique québécoise, la
délimitation d’un fonds d’archives pourrait être réalisée selon deux approches. Une approche
maximaliste qui définit le fonds au niveau organisationnel le plus englobant et une approche
minimaliste voulant que le fonds se situe au niveau organisationnel le moins englobant. Ainsi,
chaque unité devient productrice de fonds (LAMBERT; THERRIEN, 1992; COOK, 1992;
NAHUET, 1990).

Par ailleurs, le respect de ce principe s’applique, *a priori*, sur des fonds clos ce qui présuppose
leur complétude et comme le confirme Duchein (1977), « [...] il est clair qu’un fonds n’est
complet que lorsqu'il est clos » (p. 85). Un fonds n'est donc clos que lorsque la personne ou l'organisme qui l'a créé a cessé d'exister (DUCHEIN, 1977). Néanmoins, plusieurs institutions versent leur fonds d'archives avant la fin de leur existence.

Concrètement, le fonds devrait refléter l'existence et la nature du producteur de documents et son mode de fonctionnement. Le fonds représente ainsi un système à double structure : structure externe, qui identifie le producteur des documents et explique la variété de relations administratives indiquant la conduite des activités organisationnelles; et une structure interne documentaire, qui représente l'ordre par lequel les documents étaient organisés<fnref n="3" /> (EASTWOOD, 1992, p.4).

## 2.4 Avantages du principe du respect des fonds

La conformité aux exigences du principe du respect des fonds offre à la pratique archivistique de multiples avantages (DUCHEIN, 1977; LAMBERT; THERRIEN, 1992; COUTURE, 1994). Ce principe permet de protéger la nature des archives et en conséquence leur valeur de preuve, de faciliter leur classification, leur description et leur évaluation.

### Avantages liés à la valeur de preuve

Les avantages du principe concernant la valeur de preuve documentaire, dans son sens général de témoignage ou dans son sens spécifique légal, quelle que soit la nature des documents, sont reconnus par plusieurs auteurs. Schellenberg (1965, p. 91) et Garon (1969, p.16) considèrent que le principe du respect des fonds est le garant et le protecteur de la valeur de preuve des documents. Garon (1969, p.16) affirme que la valeur de preuve des documents repose sur la solidarité de deux éléments : d'une part, les documents et leur ordre de classement d'origine et d'autre part leur lien avec une activité ou un événement qui a motivé leur production.

<footnote n="3">³L'ordre originel des documents à l'intérieur d'un fonds n'est pas toujours facile à identifier, étant donné que celui-ci peut être changé de façon volontaire (exemple : le déplacement des documents à l'occasion de la fusion ou la fission des unités administratives, du changement des locaux de conservation et des transferts et des versements habituels) ou involontaire (exemple : une catastrophe naturel, un mauvais traitement, etc.). Dans le cas où le fonds ne conserve plus l'ordre que son producteur lui a attribué, il est nécessaire de reconstituer le fonds tout en s'inspirant de l'agencement des structures de l'organisme producteur et des diverses fonctions et activités qui leur sont attribuées.</footnote>
La valeur légale et probatoire des documents, c'est-à-dire la qualité de ceux-ci qui leur permet d'être acceptés dans les tribunaux comme documents officiels et preuves légalement valides, est liée à l'instance qui les maintient et qui assure leur conservation (BARR, 1989). Selon Barr (1989), « official documents being admitted to courts of law must prove to have been: i) officially created, and ii) used and stored under routine conditions. Documents that have been housed outside of a parent institution are regarded with suspicion » (p. 142). Erlandsson (1994, p.37-38) affirme par ailleurs que la valeur légale dans le cas des documents électroniques est tributaire de leur organicité et le contexte des informations qu'ils véhiculent. Les métadonnées seront alors l'instrument par excellence qui saura assurer ces éléments (ERLANDSSON, 1994).

La valeur de preuve des documents, quel que soit leur support, dépend de leurs caractères intrinsèques, c'est-à-dire leur authenticité, leur impartialité, leur organicité et notamment leur intégrité (GARON, 1969; MAC NEIL, 1992; EASTWOOD, 1992; ANDRÉS DÍAZ, 1994; MENNE-HARITZ, 1994). Le caractère *authentique des documents* relève du contexte de leur création (MENNE-HARITZ, 1994), il concerne leur nature intacte et inaltérée. Selon Andrés Díaz (1994), le manque de rigueur sur le plan d'application des procédures administratives peut être à l'origine des problèmes d'authentification des documents traditionnels. Pour MacNeil (1992), l'impartialité des archives est signe de leur authenticité.

Plus précisément, *l'impartialité des archives* repose sur le fait que ces archives sont des moyens servant à la réalisation des activités précises, elles ne représentent pas une finalité en soi (GARON, 1969; MACNEIL, 1992). D'où leur capacité à révéler une réalité donnée de façon neutre et libre de toute intention d'embellir l'image d'une personne ou d'un fait quelconque (GARON, 1969, p.16).

Pour ce qui est de *l'organicité des documents dans un fonds*, Schellenberg (1965), MacNeil (1992) et Eastwood (1992) s'entendent sur le fait que cette dernière est en lien avec le respect de l'ordre de leur classement d'origine. Schellenberg (1965) démontre cette relation de la façon suivante :

> According of the principle of original order, an archivist should keep items within a series in the order given them originally whenever this reflects organic activity. The original order may show the sequence of actions; or may reveal administrative processes, such as how a given fiscal or technical operation was performed; or may reflect other organic connections (SCHELLENBERG, 1965, p. 100-101).

L'organicité des documents reflète donc l'organicité des activités dans le cadre desquelles ils ont été créés. MacNeil (1992, p.201) rejoint cette ligne de pensée et précise que le caractère
interrelationnel des documents s'explique également par le fait que les documents découlent d'un processus de réalisation de fonctions organisationnelles interreliées les unes aux autres.

*L'intégrité des fonds d'archives*, quant à elle, consiste à préserver aussi bien la totalité des composantes d'un fonds que leur nature authentique inaltérée. Schellenberg (1965) affirme que l'intégrité est liée aux différents liens organiques à l'intérieur d'un fonds, sans lesquels ces documents ne peuvent pas avoir une valeur de preuve. La littérature évoque deux types d'intégrité des fonds. D'une part, l'intégrité contextuelle (SCOTT, 1966; SENÉCAL, 1991) qui découle du fait que le principe du respect des fonds permet de préserver des éléments qui renseignent sur la provenance des documents et le contexte de leur création, c'est ce que Duchein (1977, p. 78) et Pohjola (1994, p. 92) qualifient d'intégrité externe. D'autre part, l'intégrité physique (SCOTT, 1966) ou encore l'intégrité interne (DUCHEIN, 1977; POHJOLA, 1994) qui est liée plutôt aux caractéristiques physiques des documents et à leur ordonnancement à l'intérieur d'un fonds.

## Avantages liés à la classification, au classement et au repérage

Il est établi, dans la littérature, que la considération des deux degrés du principe du respect des fonds d'une part facilite la classification des documents ainsi leur repérage, d'autre part, garantit la capacité du classement à permettre la juste compréhension du contenu et du contexte des documents.

Plus précisément, la considération du premier degré du principe du respect des fonds, qui implique l'étude exhaustive des différentes caractéristiques de l'organisme producteur de documents, consolide les fondements d'un cadre de classification et garantit que ce dernier soit le reflet de l'ensemble des fonctions organisationnelles et des activités qui leur sont liées.

Selon Eastwood (1992) et Couture (1994), la connaissance du créateur, ses fonctions, ses structures, ses activités, son style de gestion et les diverses relations entre ces éléments – acte nécessaire que l'archiviste réalise en conformité pour l'application conforme au principe du respect des fonds – sont tous de multiples entrées au contenu des documents. Ainsi, « [l]e principe du respect des fonds favorise aussi le repérage de l'information » (COUTURE, 1994, p. 67).

Dans le cadre d'une telle classification, le classement des documents se fera aisément et en conséquence permettra une meilleure accessibilité aux documents. Schellenberg (1965, p.
103) précise, pour sa part, que: « an archivist should arrange items in such series solely with a view to their accessibility, through he should normally keep series intact to show their source in an organic activity ».

Selon Schellenberg (1965, p. 100), la conformité au deuxième degré du principe, c'est-à-dire la considération de l'ordre de classement initial des documents établi par leur producteur, permet de comprendre le contexte des informations contenues dans les documents. L'auteur explique: « the arrangement, whatever it is, should be one that will contribute to an understanding of the significance of the records and make them intelligible to the user ».

## Avantages liés à la description

La considération du principe du respect des fonds lors de la description d'un fonds d'archives donne lieu à de nombreux avantages aussi bien sur le plan du contenu des documents, que sur le plan de leur contexte.

La description des fonds réalisée en vertu de ce principe offre une synthèse des différents éléments du contenu de documents et du contexte de leur création. Ainsi, les résumés permettent de condenser de grandes quantités d'informations et d'accéder plus facilement aux diverses thématiques abordées dans les documents (BARR, 1989). Outre les résumés, l'existence des compilations, des renvois et des synthèses des divers instruments de recherches garantit non seulement la juste compréhension du contenu des documents qui représente la visée principale de la description, mais encore la connexion entre le contenu de différentes séries ou subdivisions du même fonds.

La description d'un fonds selon ce principe permet également la mise en perspective du caractère représentatif des documents. Duchein (1977), Senécal (1991) et Horsman (1994) sont d'accord pour confirmer que le fonds d'archives est en quelque sorte le reflet de diverses fonctions et activités organisationnelles dans le cadre desquelles il a émergé. Pour Duchein (1977), le fonds est le reflet de la continuité administrative étant donné qu'il rend compte de la réalité structurelle de l'organisme producteur. Horsman (1994) précise : « the fonds reflects its changes in organization, competence and record-keeping practice » (p.57). Lambert & Therrien (1992) et Menne-Haritz (1994) sont d'avis que la représentativité des archives est organisationnelle, puisqu'il s'agit de témoigner des fonctions et des activités de l'organisation productrice de documents. Tous ces éléments liés à la représentativité organisationnelle des
documents ne peuvent être préservés sans la description conforme au principe du respect des fonds.

## Avantages liés à la fonction d'évaluation

Selon Wiemann Eriksen (1994), l'étude de la provenance permet de fournir des informations pertinentes quant à la connaissance des structures productrices des documents - objet de jugement lors du processus de leur évaluation. L'auteur explique:

> Thus, the study of the provenance can present information that can form the basis for appraisal decisions. So knowledge of the archival structure and of the provenance can serve the archivist well in several ways. However, this knowledge can only present a basis for the fundamental choice of preserving or destroying records and files (ERIKSEN, 1994, p. 138).

Comme l'indique Wiemann Eriksen, (1994), les archivistes allemands Georg Wilhelm Sante et Wilhelm Rohr étaient les pionniers du débat sur la relation du principe du respect des fonds avec la fonction d'évaluation, tenu lors de l'Annual meeting de Koblentz en 1957. Ce débat a été poursuivi par la suite par Booms et Menne-Haritz et par d'autres archivistes dans plusieurs pays.

Booms (2001-2002) précise que l'archiviste est en devoir de fournir des preuves documentaires solides susceptibles de guider l'historien dans ses recherches. Cette mission, selon Booms, est intimement liée au respect du principe du respect des fonds, dans le sens ou il sert « de base formelle et idéologique pour le processus de tri » (BOOMS, 2001-2001, p.21). Ce principe s'avère le fondement des critères de sélection – éléments fondamentaux pour décider des valeurs des documents (ANDRÉS DÍAZ, 1994). Selon Menne-Haritz (1994), le principe du respect des fonds n'est pas une simple directive servant à l'organisation des documents, il est bel et bien l'instrument fondamental sur lequel il faut s'appuyer pour établir le contexte d'origine de ces documents.

Aux États-Unis, il est établi que le principe du respect des fonds facilite l'acte d'évaluer la valeur secondaire des documents<fnref n="4" /> ou plus exactement l'evidential value (Schellenberg, 1965) qui focalise sur les caractéristiques du contexte de leur création, soit les unités administratives, leurs fonctions et leurs activités.

<footnote n="4">⁴Concept proposé par la théorie des valeurs de Schellenberg (1956) qui sera approfondi plus tard dans la section qui traite de cette théorie</footnote>
Pour les archivistes québécois (DOYLE, 1990; LAMBERT; THERRIEN, 1992) ce principe permet de jeter les fondements théoriques de l'instrumentation clé de l'évaluation qu'est le calendrier de conservation, puisque cet instrument établit les durées de vie des documents et leur sort final selon l'unité administrative qui les détient et selon son statut en la matière, soit détenteur principal ou détenteur secondaire.

En somme, nous notons que certains auteurs distinguent les qualités des archives selon le degré d'application du principe de respect des fonds. Par exemple, Schellenberg (1965) distingue la qualité de l'intégrité des fonds qui dépend du respect du premier de degré du principe, de la qualité de l'organicité des documents qui découlent plutôt de l'ordre de classement originel de ces documents. Senécal (1991) reconnaît, pour sa part, que le premier degré du principe préserve la contextualité des archives. Les auteurs qui ont abordé le principe du respect des fonds ont aussi abordé les qualités des archives à différents niveaux de détail et de précision quant à leur définition et à leurs indicateurs de mesure. Ces qualités étaient toutes évoquées dans le cadre des implications du principe du respect des fonds et ses enjeux théoriques et pratiques. Enfin, certains auteurs sont d'avis que les qualités des archives contribuent à la décision de déterminer la valeur des documents lors du processus d'évaluation (ANDRÉS DÍAZ, 1994; BOOMS, 2001-2002).

# 3 LE PRINCIPE DU CYCLE DE VIE DES DOCUMENTS

## 3.1 Contexte d'apparition

Créée par le président américain Truman en 1947 et supervisée par le *National Records Management Council*, la *Commission Hoover* sur l'organisation de l'administration fédérale recommande, dans son rapport apparu en 1949, recommande de gerer les documents publics selon un cycle de vie (PÉTILLAT; PRAX, 1993; CAYA, 2004). Cette approche a inspiré, par la suite, l'archiviste français Yves Pérotin qui a incité les archivistes, dans un article publié en 1961 dans la revue *Seine et Paris*, à ajuster le traitement des documents en considérant une division de « trois âges» nécessitant des traitements spécifiques adaptés aux différentes
caractéristiques de chaque âge (PÉTILLAT; PRAX, 1993; COUTURE, 1994; CAYA, 2004; CHABIN, 2007).

## 3.2 Définition

Reconnu initialement sous le vocable la théorie des trois âges (PÉROTIN, 1961, p.1), appelé aussi en archivistique québécoise, le cycle de vie des documents d'archives (COUTURE, 1994, p.95), ce principe subdivise l'existence des archives en trois périodes distinctes. La première est une période d'activité, pendant laquelle les archives sont dites courantes (PÉROTIN, 1961) dans la mesure où elles sont utilisées couramment pour répondre aux besoins pour lesquels elles ont été créées (COUTURE, 1994). La deuxième est une période intermédiaire, pendant laquelle les archives sont semi-actives, étant donné qu'elles ne sont utilisées que de façon occasionnelle pour répondre aux besoins pour lesquels elles ont été créées. Selon Pérotin (1961, p.4) ces archives sont appelées aussi « archives de dépôt ». La troisième est une période définitive, pendant laquelle, les archives acquièrent une valeur d'utilités permanentes liées soit au témoignage institutionnel de leur créateur, soit à la recherche en général. Ces utilités sont émergentes dans la mesure où elles n'étaient pas prévues dès leur création. Les archives qui ont une valeur permanente sont destinées à la conservation à long terme. Ainsi, elles sont appelées des archives définitives ou encore « archives archivées » (PÉROTIN, 1961, p.4).

## 3.3 Enjeux pratiques

Pétillat et Prax (1993) évoquent les enjeux liés à l'application du principe du cycle de vie des documents. Ils soulignent la difficulté de tracer avec exactitude les limites entre d'une part les utilités premières, c'est-à-dire l'âge actif et semi-actif des documents et d'autre part, les utilités secondaires de ces documents où il s'agira plutôt d'utilités émergentes. Les auteurs affirment qu'il est commode de considérer théoriquement ces trois périodes de façon linéaire,
mais au plan pratique « ces deux utilités ne se succèdent pas inévitablement [...], ne se substituent pas non plus systématiquement l'une à l'autre, ne s'excluent pas inéluctablement et se superposent parfois ». (PÉTILLAT; PRAX, 1993, p.238). Pour Couture (1994, p.101) et Pétillat et Prax (1993, p.237), le problème se pose également quand il s'agit de distinguer, avec certitude, les limites de la période d'activité de celle de la période de semi-activité pour certains documents, et ce, malgré certaines précisions réglementaires et législatives et les directives du calendrier de conservation régissant les délais de conservation des documents.

### 3.4 Avantages du principe

Dans une conférence donnée à l'École nationale des chartes à Paris, Caya (2004) souligne l'appui du principe du cycle de vie des documents pour la gestion des archives. Il précise que « le concept des trois âges est très utile, en effet, pour sensibiliser les producteurs d'archives à un processus d'élagage progressif marqué par des étapes bien définies ».

Le principe du cycle de vie des documents est une contribution majeure pour la fonction d'évaluation. En se basant sur trois périodes différentes du cycle de vie des documents ayant chacune trois utilités distinctes justifiant la valeur potentielle des documents, et par conséquent la décision en la matière devient plus fondée. Le principe du cycle de vie des documents représente la base même du calendrier de conservation, instrument-clé de l'évaluation des archives, étant donné qu'il sous-tend la délimitation de la période d'activité et la période de semi-activité et détermine le sort final des documents qui s'appliquerait à l'âge définitif (LAMBERT; THERRIEN, 1992).

Dans son chapitre sur « *Le cycle de vie des documents d'archives* », Couture (1994) affirme que ce principe offre une solution pragmatique qui permet de transformer, systématiquement et selon les normes et les instruments en vigueur, une quantité importante de documents en sous-ensembles de documents maîtrisables ayant des caractéristiques spécifiques. Couture (1994) explique:

> Le concept du cycle de vie transforme un ensemble de documents quantitativement toujours trop important, démesuré par rapport aux moyens dont on dispose pour y faire face, en sous-ensembles présentant des caractéristiques différentes. Ceci facilite une redistribution des documents qui composent l'ensemble et laisse entrevoir une
problématique à laquelle il est alors possible de s'attaquer avec pragmatisme et quelque chance de réussite (COUTURE, 1994, p. 95).

Couture (1994) note que l'avantage de ce principe réside également au fait que ce dernier permet d'appliquer les différentes méthodes et les diverses techniques de traitement archivistique appropriées à chacun des trois âges du cycle de vie des documents. Ainsi, une fois la masse documentaire divisée selon ce principe, elle sera réduite à son minimum de façon à ne laisser que les documents ayant une certaine valeur de témoignage et/ou de recherche. Il devient enfin facile d'identifier les archives définitives retenues pour « leur qualité de témoins » (COUTURE, 1994, p.107), c'est-à-dire leur capacité à refléter fidèlement la réalité d'une personne physique ou morale, d'un objet ou d'un évènement. Le principe confirme, de la sorte, l'approche englobante qui distingue l'archivistique québécoise (COUTURE, 1994) depuis quelques décennies, considérant les archives dans leur totalité quelque soit leur âge et leur genre.

En résumé, outre le morcellement de la masse documentaire, la conformité de l'évaluation des archives au principe du cycle de vie des documents permet d'« organiser la gestion rationnelle des documents administratifs et [d'] assurer la transmission aux générations futures des éléments propres à fournir de notre époque une image aussi complète et fidèle que possible » (PÉTILLAT; PRAX, 1993, p.231).

# 4 THÉORIE DES VALEURS

## 4.1 Contexte d'apparition

À la suite des recommandations de la *Commission Hoover* aux États-Unis concernant les réformes de l'administration fédérale, les gestionnaires des documents publics tout comme les archivistes ont été sensibilisés à la nécessité de relever le défi d'un traitement urgent et adéquat des masses documentaires publiques grandissantes. Dans la foulée de ces réformes,
Théodore Schellenberg, alors archiviste fédéral, apporte un éclairage majeur aux professionnels des documents en développant la théorie des valeurs, dans son important ouvrage, intitulé *Modern Archives : Principes and Techniques*, paru en 1956. Une contribution largement reconnue dans plusieurs pratiques archivistiques et rapidement répandue pour être adaptée pour l'évaluation de différentes catégories d'archives. Cette théorie a eu le mérite de préciser et de structurer le concept de valeur dans divers contextes de documents d'archives.

## 4.2 Définition

Selon cette théorie (SCHELLENBERG, 1956), les valeurs des archives publiques se subdivisent en une valeur primaire, pour laquelle les archives sont utilisées à des utilités premières de création; et une valeur secondaire pour laquelle les archives sont utilisées pour des raisons différentes de celles qui ont motivé leur création (evidential value & information value).

### Valeur primaire

La valeur primaire des archives correspond aux utilisations premières administratives et/ou légales et/ou financières voulues par leur producteur (SCHELLENBERG, 1956, p.133). La conservation des documents ayant la valeur primaire est absolument nécessaire pour la continuité et le fonctionnement de l'organisme producteur.

### Valeur secondaire

Selon Schellenberg (1956, p.139), la valeur secondaire des archives concerne tout usage différent de celui pour lequel elles ont été créées. La valeur secondaire se présente sous forme de valeur de témoignage institutionnel et de valeur d'information.

1) La valeur de témoignage institutionnel (evidential value) concerne la capacité des documents à renseigner un tiers public sur l'organisme producteur, à savoir sa structure, ses
fonctions et ses activités. Selon Schellenberg (1956, p.142), les critères qui indiquent cette valeur de témoignage institutionnel sont : a) l'importance du service producteur dans la hiérarchie administrative de l'organisme, b) les *fonctions* administratives aussi bien spécifiques<fnref n="5" /> au secteur d'activité qui distingue le producteur, que communes<fnref n="6" /> que l'on retrouve dans presque toutes les administrations. Et enfin c) les *activités* qui découlent de chacune de ces fonctions communes et spécifiques.

2) La valeur d'information (*informational value*) (SCHELLENBERG, 1956) concerne les documents contenant des informations sur diverses thématiques de recherche qui diffèrent de celles qui portent sur le producteur des documents. Selon Schellenberg (1956), la valeur d'information concerne davantage les contenus des documents que leur provenance. L'auteur affirme : « informational value can therefore be appraised piecemeal, for the records are judged solely on the basis of their content and not on their relation to other records produced by an agency » (SCHELLENBERG, 1956, p. 148).

Selon Schellenberg (1956), les critères qui définissent cette valeur sont déterminés en fonction des intérêts des chercheurs. L'auteur note également qu'il est toutefois difficile de proposer des critères précis compte tenu de la diversité des domaines de recherche et de la multiplicité des intérêts des chercheurs. Il précise « in appraising the information value of records various research uses may be taken into account » (p. 148). Par ailleurs, quelques critères d'ordre général pourront être utilisés pour déterminer la valeur d'information, telles l'**unicité** du document (*single document*), la **densité** de l'information qu'il contient (*concentration of textual substance*) et son utilisation potentielle (SCHELLENBERG, 1956, p.156).

Shellenberg (1956, p.153) note également qu'en général parmi les documents gouvernementaux, il existe trois types de documents qui peuvent servir les finalités de la recherche : les documents liés aux personnes morales (*corporate bodies*), aux personnes privées et aux lieux.

<footnote n="5">⁵Dites aussi fonctions d'exploitation, elles concernent les fonctions liées au secteur d'activité spécifique de l'administration. À titre d'exemple, les dossiers d'évaluation de programme d'enseignement dans le ministère de l'Éducation représentent des dossiers spécifiques.</footnote>

<footnote n="6">⁶Dites aussi fonctions de gestion étant donné qu'elles sont liées aux diverses fonctions de gestion nécessaires à toutes les administrations. La comptabilité, la gestion des finances, la communication, la gestion des ressources humaines en sont des exemples.</footnote>
## 4.3 Développement de la théorie des valeurs

Lors d'un colloque tenu à l'Université Laval en 1993 sur les valeurs en archivistique, un consensus s'est dégagé : la théorie des valeurs de Schellenberg est la principale contribution quant à la structuration des valeurs des archives. En précisant le concept des valeurs des documents - concept souvent entouré d'ambiguïté<fnref n="7" /> -, cette théorie a offert, à la discipline en général et à la fonction d'évaluation en particulier, une échelle référentielle importante qui a facilité la détermination des valeurs des archives.

Lors du même colloque, Cardin (1994) et Grimard (1994) rappellent toutefois que la compréhension et l'intégration de cette théorie à la pratique doivent prendre en considération le fait que la valeur primaire et la valeur secondaire peuvent se réunir dans un même document quelque soit son âge (actif, semi-actif, définitif). Cardin (1994) note également que la valeur des archives ne devrait pas être déterminée en se basant uniquement sur leur fréquence d'utilisation, mais plutôt sur les « images symboliques, matérielles ou fonctionnelles qu'elles livrent dans le présent » (p. 21).

En se basant sur les idées de Schellenberg, plusieurs autres auteurs (COUTURE; ROUSSEAU, 1982; BOLES; YOUNG, 1991; COUTURE, 1994; COUTURE, 1999) ont approfondi l'étude des critères d'évaluation liés à la valeur primaire et à la valeur secondaire.

Selon les archivistes québécois Couture et Rousseau (1982, p. 87-89) et Couture (1999, p. 141), avant de déterminer la valeur des documents, il est essentiel d'abord d'identifier le statut de ces derniers. Ainsi, il importe de distinguer l'exemplaire principal — qui fait foi de référence officielle à l'appui des activités administratives, légales, financières et opérationnelles de l'organisme — des exemplaires secondaires, qui peuvent être identiques à l'exemplaire principal, mais après avoir été utilisés comme instruments de travail ou pour des fins d'information ou de diffusion ne nécessitent pas la conservation permanente.

En étudiant les trois dimensions de la valeur primaire (administrative, légale et financière) dans le cadre du calendrier de conservation, Couture et Rousseau (1982) et Couture (1999) proposent un ensemble de critères pour en faciliter l'élaboration. Pour établir la valeur primaire administrative, les auteurs suggèrent de vérifier la fréquence de consultation des

<footnote n="7">⁷Un concept équivoque, utilisé dans plusieurs sens : valeur archivistique, valeur d'information, valeur de preuve, valeur probatoire, valeur de témoignage, valeur de recherche, valeur historique ou encore valeur culturelle (Couture, 1999, p.136).</footnote>
documents, leur complétude par rapport à leur contenu et leur appartenance à un dossier ou à
une série. Couture (1999) propose, pour sa part, quatre autres critères. Il suggère de vérifier :
si 1) les documents fondent une fonction ou une activité de l'organisme; 2) si les documents
fondent une décision administrative; 3) si les documents témoignent du positionnement des
fonctions et des activités à l'intérieur de la structure de l'organisme; et enfin 4) si les
documents renseignent sur le circuit du document (contenant et contenu) dans l'organisme.
Pour déterminer la valeur primaire légale des documents, les auteurs recommandent de
s'assurer si les documents fondent un droit; s'il existe une loi, une réglementation ou une
prescription ayant une incidence sur les délais de conservation des documents ou sur leur sort
final; et enfin si l'élimination des documents est conditionnée par l'autorisation d'une
instance particulière.

Pour évaluer la valeur primaire financière, il convient de vérifier si les documents fondent une activité financière ou s'ils sont liés aux cycles financiers et comptables de l'organisme ou de sa tutelle (COUTURE et ROUSSEAU, 1982; COUTURE, 1999).

Par ailleurs, les archivistes américains Boles et Young (1991) proposent une nomenclature détaillée de critères pour juger de la valeur secondaire des documents qui se compose essentiellement de trois modules.

Le premier module propose un ensemble de critères concernant la valeur de l'information,
dont il s'agit d'examiner quatre aspects :

* les caractéristiques fonctionnelles de l'organisme producteur : l'unité administrative et sa place dans la hiérarchie institutionnelle et la raison d'être des documents produits;

* le contenu des documents : le degré de sa fiabilité, l'importance du sujet et de la période qu'ils traitent et la complétude du contenu des documents;

* la relation avec d'autres sources documentaires :

1) Les qualités physiques des documents (*physical qualities*, p.38) qui concernent quatre éléments : a) la rareté liée à l'âge ou l'ancienneté du document, à un aspect général du document, à une thématique particulière et à un dépôt de conservation particulier; b) l'organisation de l'information contenue dans le document facilitant son accessibilité et son usage; c) statut du document (original ou copie) et d) le format de présentation du document.
2) Les qualités intellectuelles des documents (*intellectual qualities*, p.40) qui s’intéressent à la redondance de l’information des documents dans trois contextes : les séries du même fonds, les fonds du même service d’archives et même dans d’autres services d’archives externes;

* et l’utilisation des documents : l’intérêt actuel et potentiel des utilisateurs pour les documents; le degré de lisibilité de ces derniers; le degré de compréhensibilité des documents (structure, contexte et contenu); et enfin leur communicabilité et notamment les diverses restrictions liées à celles-ci.

Le deuxième module s’intéresse aux critères liés aux coûts de la conservation des documents, soit ceux reliés à l’acquisition des documents, au traitement, à la préservation, à l’entreposage et au repérage.

Le troisième module présente des critères liés plutôt à l’impact des décisions de l’évaluation sur les relations externes et les politiques internes de l’institution.

Boles et Young (1991) ne se sont pas contentés de la conception d'un modèle théorique de critères pour juger de la valeur secondaire des documents, mais ils ont soumis leur modèle à l'épreuve de l'expérimentation.

Il est établi que la théorie des valeurs de Schellenberg (1956) a alimenté également le débat sur les stratégies d'évaluation des archives. Grimard (1994), pour sa part, évoque le lien entre le choix des approches évaluatives des archives avec la double valeur des documents tel que proposé par Schellenberg. Grimard (1994) note que les principales approches d'évaluation proposées par Helen Samuels et Terry Cook<fnref n="8" /> reposent sur une seule dimension de la valeur secondaire, soit la valeur de témoignage. Ces deux approches malgré leurs différences s'entendent pour affirmer qu'une approche évaluative des documents doit être centrée sur la finalité de « documenter l'évolution d'une organisation de manière à ce que tous les témoignages préservés permettent de bien comprendre l'expérience humaine qui s'est vécue à travers telle ou telle organisation » (GRIMARD, 1994, p.82). L'auteur rappelle, en se basant sur les idées de Samuels et Cook, que pour évaluer les documents et déterminer leur valeur permanente, il ne faut pas spéculer et imaginer les besoins de recherche liés à la valeur d'information générale des documents, éléments qui restent difficiles à saisir de façon exacte et exhaustive.

<footnote n="8">⁸Ces deux approches seront développées dans la section des stratégies d'évaluation</footnote>
L'étude de la littérature nous amène à constater que Schellenberg (1956) a offert, dans la théorie des valeurs, des balises permettant de mieux gérer le concept de valeurs au cours du processus évaluatif des documents et de saisir ainsi ce que représentent des archives significatives. Plus spécifiquement, dans un premier temps cette théorie a catégorisé ce concept en deux grandes classes : valeur primaire et valeur secondaire, et ce, en se basant sur l'utilisabilité des documents. Cette dernière représente, d'ores et déjà, une des plus importantes qualités attribuables aux archives. Dans un deuxième temps, elle a proposé deux qualités propres aux archives définitives que sont l'unicité des documents et la densité de leur contenu. Deux qualités que l'auteur présente sous forme de critères généraux pour identifier des dimensions de la valeur d'information dans le cadre de la valeur secondaire des archives.

L'évolution de la théorie des valeurs avec les successeurs de Schellenberg a été marquée par l'intérêt à développer des critères de la valeur primaire et de la valeur secondaire. Les critères identifiés dans les études menées à ce jour, telles la **complétude** du contenu des documents (COUTURE; ROUSSEAU, 1982; BOLES; YOUNG, 1991), la **rareté** de leur contenu, de leur support ou de leur date et leur contexte de création, la **lisibilité**, la **compréhensibilité** et la **communicabilité** des documents et de leur contenu (valeur secondaire) (BOLES; YOUNG, 1991), représentent une piste importante à approfondir afin d'étudier les qualités des archives.

## 5 CONCLUSION SUR LES PRINCIPES DE L'ÉVALUATION ET LES QUALITÉS DES ARCHIVES QUI EN DÉCOULENT

L'étude des trois principes de la fonction d'évaluation a permi d'identifier diverses qualités pertinentes qui conviennent au contexte des archives.

En somme, les écrits sur le principe du respect des fonds révèlent 13 qualités souhaitées dans des archives définitives, en l'occurrence l'**accessibilité** des archives, la **compréhensibilité** de leur contenu, la **contextualité** des fonds, leur **représentativité** organisationnelle, la qualité de **preuve** lié au statut des documents, leur **authenticité**, leur **impartialité**, la **crédibilité** des documents publics, l'**organicité** des documents, la **naturalité** des documents, l'**unicité** des archives, la **complétude** des fonds et enfin leur **intégrité**.
La littérature traitant du principe du cycle de vie souligne par ailleurs l'importance de gérer les documents de façon à permettre outre la gestion rationnelle des documents actifs et semi-actifs, la constitution d'un patrimoine sociétal significatif à partir des archives définitives **complètes et représentatives** des diverses réalités du passé (personnes, lieux et évènements).

Les écrits sur la théorie des valeurs rappellent par ailleurs la **complétude** du contenu des documents (COUTURE; ROUSSEAU, 1982; BOLES; YOUNG, 1991), la **rareté** de plusieurs aspects des documents, **l'unicité et la densité** de leur contenu (SCHELLENBERG, 1956), de leur support, de leur date ou et de leur contexte de création, la **lisibilité**, la **compréhensibilité** et la **communicabilité** des documents et de leur contenu (valeur secondaire) (BOLES; YOUNG, 1991).

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Resumo

Este artigo apresenta um quadro da contribuição dos princípios da função de avaliação dos arquivos, notadamente o princípio de respeito aos fundos, o princípio do ciclo de vida dos documentos e a teoria de valor dos documentos. Esta descrição visa essencialmente à identificação dos caminhos pertinentes quanto ao estudo da definição e de medida do conceito de qualidade dos arquivos definitivos.

**Palavras-chave:** Avaliação de arquivos. Qualidade dos arquivos. Arquivos definitivos. Princípios arquivistas.

Abstract

This article describes the contribution of the principles of appraisal archival, namely the
principle of *respect des fonds*, the principle of the life cycle of documents and the theory of
document values. This description focuses on the identification of relevant ideas that should
be useful for studying the definition and the measurement of historical archival quality concept.

**Keywords** : Appraisal archival. Quality archival. Historical archives. Archival principles.

Originais recebidos em: 05 de março de 2009

Aceitos para publicação em: 14 de maio de 2009