# Appréhender et évaluer un fonds volumineux d'archives électroniques : le cas du fonds d'archives d'architectes de l'agence Deshoulières-Jeanneau Architectes aux Archives départementales de la Vienne

Hugo Loeillot

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Hugo Loeillot. Appréhender et évaluer un fonds volumineux d'archives électroniques : le cas du fonds d'archives d'architectes de l'agence Deshoulières-Jeanneau Architectes aux Archives départementales de la Vienne. Sciences de l'Homme et Société. 2024. dumas-04890156

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# MÉMOIRE DE RÉFLEXION PROFESSIONNELLE

Appréhender et évaluer un fonds volumineux d'archives électroniques : le cas du fonds d'archives d'architectes de l'agence Deshoulières-Jeanneau Architectes aux Archives départementales de la Vienne

## TOME 1

<figure><img src="image_2.png" /></figure>

Stage de fin d'études réalisé aux Archives départementales de la Vienne du 05 février au 07 juin 2024

Sous la direction de Monsieur Pierre Carouge, directeur-adjoint des Archives départementales de la Vienne et de Madame Camille Desenclos, maîtresse de conférences en histoire moderne et responsable du Master Histoire, Civilisations et Patrimoine parcours Métiers des Archives et Technologies Appliquées.

Année universitaire 2023-2024
Photographie du bâtiment des Archives départementales de la Vienne (crédit photo : Hugo Loeillot).
REMERCIEMENTS

Je tiens à remercier le Conseil départemental de la Vienne ainsi qu'Amandine Contet, directrice des Archives départementales de la Vienne pour m'avoir accueilli au sein de leur structure et m'avoir permis de réaliser ce stage.

Je remercie chaleureusement Monsieur Pierre Carouge, mon tuteur de stage, pour
m'avoir donné l'opportunité de réaliser un stage sur l'archivage électronique qui m'intéressait
tout particulièrement. Son encadrement et ses conseils m'ont permis de réaliser ce stage dans
les meilleures conditions. Mes remerciements vont également à l'ensemble du personnel des
Archives départementales de la Vienne pour leur partage d'expériences, pour m'avoir fait
découvrir la diversité de leurs missions ainsi que pour leur accueil chaleureux.

Je remercie sincèrement Madame Camille Desenclos, enseignante-référente de ce
stage, pour m'avoir encouragé à réaliser un stage sur l'archivage électronique, pour ses
nombreuses relectures et corrections qui m'ont permis d'ajuster et d'approfondir mon travail.
Plus généralement, je lui exprime ma profonde gratitude pour avoir permis ma réorientation
vers le parcours MATA du master.

<figure><img src="image_3.png" /></figure>
TABLE DES SIGLES ET ABRÉVIATIONS

AOR : Assistance aux opérations de réception

APD : Avant-projet détaillé

APS : Avant-projet sommaire

CAAC : Centre d'archives d'architecture contemporaine

CCAP : Cahier des clauses administratives particulières

CCTP : Cahier des clauses techniques particulières

CAO : Conception assistée par ordinateur

DAO : Dessin assisté par ordinateur

DCE : Dossiers de consultation des entreprises

DIA : (études de ) Diagnostic

DJA : Deshoulières-Jeanneau Architectes (nom de l'agence)

DOE : Dossiers des ouvrages exécutés

DWG : Drawing

DXF : Drawing Exchange Format

PC : Permis de construire

PRO : Projet

SAE : Système d'archivage électronique

SIP : Submission information package

OS : Ordres de service
# INTRODUCTION

Les archives d'architectes et plus généralement d'architecture, comme toutes autres archives, représentent un patrimoine important pour la mémoire et la compréhension de notre société et de notre culture. Elles illustrent les étapes d'un projet, parfois d'une œuvre, de sa conception jusqu'à sa construction, mais également les idées et les réflexions d'un architecte<fnref n="1" />. Elles servent donc aux chercheurs, notamment aux historiens afin d'en apprendre davantage sur un bâtiment, son histoire et sur la biographie d'un architecte<fnref n="2" />. Ces archives sont également un outil indispensable pour les producteurs, agences d'architecture et architectes, qui peuvent ainsi les partager avec leurs collaborateurs (maître d'ouvrage, entreprises, etc.) pour mener à bien un projet architectural. Il convient donc d'en assurer à la fois leur bonne gestion intellectuelle et matérielle et leur conservation durant leur cycle de vie.

La gestion et la conservation des archives d'architectes et d'architecture ont rencontré et rencontrent encore certains enjeux et particularités. Premièrement, il y a une distinction à faire entre les archives d'architectes et les archives d'architecture. Les premières font référence aux documents produits par les agences d'architecture, et donc principalement par leurs architectes. Il s'agit des documents liés aux projets d'architecture tels que les plans, les coupes ou les esquisses (pièces graphiques), mais également les échanges avec le maître d'ouvrage, à savoir le commanditaire de l'œuvre, et les différents documents produits dans le cadre du marché, notamment des dossiers tels que les dossiers de consultation des entreprises (DCE). On y trouve aussi des devis ou les échanges avec les entreprises de construction ou des ingénieurs. À cela s'ajoutent des documents qui ne relèvent pas concrètement de l'activité d'architecte mais plutôt de la gestion de l'agence avec par exemple les pièces comptables ou les contrats d'assurance. Dans le cadre de ce mémoire, nous nous intéresserons essentiellement aux archives d'(agence) architectes.

Ensuite, il y a les archives d'architecture, plus générales, qui ne concernent pas uniquement les documents produits par des architectes. Par exemple, les ingénieurs de bureaux d'études ou les entreprises de construction peuvent également produire des documents en lien avec l'architecture sans pour autant être architecte. En effet, un projet

<footnote n="1">1 WIERRE (Florence), « Les archives comme outils de représentation de l'œuvre », dans *Sociétés & Représentations*, n° 30 (2010), p. 173-180.</footnote>

<footnote n="2">2 PEYCERÉ (David) et WIERRE (Florence) (dir.), *Architecture et archives numériques. L'architecture à l'ère numérique : un enjeu de mémoire*, Gollion, InFolio, 2008, p. 12.</footnote>
architectural implique plusieurs acteurs qui travaillent ensemble (maître d'ouvrage, maître(s) d'œuvre, bureaux d'études, bureaux de contrôle, entreprises de construction, etc.)<fnref n="3" />.

Il faut également distinguer les archives d'architecture d'origine privée de celles d'origine publique. En effet, les archives d'architecture peuvent être des archives publiques produites par des services et des institutions publics. On peut citer les organismes chargés des autorisations d'urbanisme qui s'occupent notamment les dossiers de permis de construire dans lesquels nous trouvons des plans d'architecture. Il peut également y avoir des maîtres d'ouvrage qui sont des entités publiques : par exemple, une collectivité (commune, etc.) peut faire appel à un architecte pour un projet architectural. Parmi les archives privées d'architecture on trouve les archives des agences d'architectes qui sont généralement des producteurs d'archives privées<fnref n="4" />. Ainsi, un même projet architectural peut avoir plusieurs fonds d'archives conservés à divers endroits et de statut différent, ce qui pose notamment la question de la redondance de l'information entre les archives de ces acteurs<fnref n="5" />.

Ces deux statuts (privé et public) impliquent des différences dans la prise en charge des archives par les services d'archives publics. En effet, ceux-ci sont notamment responsables de la bonne gestion des archives publiques d'architecture produites par les services publics. Le versement de ces archives est obligatoire à l'issue de leur durée d'utilité administrative (DUA). À l'inverse, les archives privées, issues des agences d'architectes par exemple, dépendent tout au long de leur cycle de vie de leurs producteurs, ainsi leur classement, leur gestion, leur élimination ou leur conservation ne peuvent pas être assurés ou contrôlés par un service d'archive public. De ce fait, leur présence dans un service d'archives public est aléatoire. Il ne tient qu'au producteur de faire un don ou bien un dépôt de ses archives dans un service public d'archives. Il est également plus délicat de pouvoir intervenir en amont dans la prise en charge de ces archives d'origine privée et cela pose des questions en matière de conservation notamment pour les archives électroniques qui requièrent généralement une prise en charge en amont afin d'assurer leur pérennité<fnref n="6" />.

<footnote n="3">3 MANSION-PRUD'HOMME (Nina), « Vers une définition épistémologique de l'archive en histoire de l'architecture contemporaine », dans *Marges*, n°25 (2017), p. 88-102.</footnote>

<footnote n="4">4 Sur la différence entre les archives d'architecture et les archives d'architectes, voir : SEIBT (Yonathan), *Études de la prise en charge des archives numériques d'architecture aux Archives de la construction moderne (Acm)*, Travail de bachelor sous la direction de Aurèle Nicolet, Haute École de Gestion de Genève, 2023, p. 15-16.</footnote>

<footnote n="5">5 Cadre méthodologique pour l'évaluation, la sélection et l'échantillonnage des archives publiques, 2014, p. 13.</footnote>

<footnote n="6">6 BURNEL (Anne) et SERVANT (Hélène), « Vers une nouvelle pratique archivistique », dans *La Gazette des archives*, n° 223 (2011), p. 80.</footnote>
La pratique du métier d'architecte (et des métiers liés à l'architecture) a évolué avec les progrès technologiques tels que les ordinateurs et les logiciels bureautiques ou métiers. L'informatisation des agences d'architectes a commencé dans la première moitié des années 1990⁷. Les agences ont commencé à progressivement utiliser des logiciels de conception assistée par ordinateur (CAO) et de dessins assistés par ordinateur (DAO), devenus essentiels de nos jours pour leurs processus métiers tels que la réalisation de plans. Il y a également la bureautique qui est utilisée dans les agences d'architecture pour l'administration interne ou la production de pièces et de dossiers indispensables dans le cadre d'un marché public : avant-projet sommaire (APS), dossiers des ouvrages exécutés (DOE), etc.

Ces logiciels permettent notamment de gagner en productivité pour les architectes, un logiciel de CAO pouvant remplacer plusieurs dessinateurs ou architectes. Cependant, ces logiciels ne viennent pas totalement bouleverser la pratique du métier d'architecte et sa production documentaire. En effet, l'organisation de cette dernière par projet architectural, c'est-à-dire le rassemblement des documents en fonction des différentes étapes d'un projet, est maintenue, ainsi que la décomposition de ces « dossiers-projet » en différentes phases du projet. La nature des documents produits est tout de même différente. Les logiciels de CAO ou de DAO produisent des données qui sont mises en forme dans un fichier selon un ou plusieurs formats spécifiques (par exemple le format dwg), qui peuvent ensuite être accessibles à l'œil humain à l'aide d'un ordinateur, d'un système d'exploitation et de logiciels. On voit donc la superposition de différentes couches entre l'information et la personne souhaitant la consulter, contrairement aux documents analogiques, par exemple les plans d'architecte, qui sont directement accessibles aux lecteurs pour peu qu'ils aient pu être conservés. Il y a une dissociation entre le contenu ou l'information et le support, ce qui crée une dépendance à la technologie.

De plus, la production de documents électroniques des agences d'architectes n'échappe pas à l'explosion de la production documentaire. En effet, contrairement aux documents et aux archives papier où l'on peut visualiser les espaces occupés et déterminer plus facilement lorsqu'ils seront saturés, avec le numérique c'est plus délicat. L'absence de matérialité empêche de voir les accumulations. Ainsi, il y a un cercle vicieux : les services producteurs font peu de tri et accumulent des données, notamment des doublons car il est aisé de recopier des documents à différents niveaux de l'arborescence notamment pour pouvoir les

<footnote n="7">7 THOMINE (Alice), « L'informatique en architecture : utilisation et problèmes de conservation », dans *La Gazette des archives*, n°190-191 (2000), p. 225-231.</footnote>
consulter plus rapidement. Cela provoque souvent des arborescences bureautiques
volumineuses avec des niveaux de profondeur trop importants, difficilement compréhensibles
et délicates à appréhender<sup>8</sup>. Ainsi, un travail d'évaluation afin de définir ce qui doit être
conservé ou éliminé est indispensable, d'autant plus dans le cadre d'un fonds d'archives
électroniques d'architectes où le doublonnage et le versionnage sont importants.

C'est dans ce cadre que j'ai réalisé mon stage de fin d'études aux Archives
départementales de la Vienne. Ma mission principale consistait à traiter un fonds d'archives
électroniques provenant d'une agence d'architectes qui était installée à Poitiers, nommée
Deshoulières-Jeanneau Architectes. Il s'agit d'un fonds d'archives électroniques privées qui a
été donné au Conseil départemental de la Vienne en 2017, en même temps qu'une partie
papier de ce même fonds. La volumétrie totale de la partie électronique du fonds est d'environ
837 gigaoctets de données (cf. Tome 2 livrable n°3). Cette agence était en partie spécialisée
dans la construction ou dans la réhabilitation de bâtiments socio-culturels tels que des
médiathèques ou des salles de spectacles, donc essentiellement des projets issus de la
commande publique.

Le traitement de ce fonds d'archives électroniques d'architectes présente au moins
trois enjeux principaux. Le premier est lié aux archives d'architectes, c'est-à-dire comprendre
la production documentaire des architectes et l'organisation de celle-ci (par exemple le
classement par projet architectural). Ensuite, il y a la question des archives numériques et de
leur préservation : les formats, leur validité, l'authenticité et l'intégrité des données. Il faut
également considérer la question des formats de fichier, souvent propriétaires et fermés, des
progiciels utilisés par les architectes, notamment pour produire leurs plans. Enfin, il y a
l'enjeu du vrac bureautique : certes, le fonds est structuré par projets architecturaux mais
l'organisation aux plus bas niveaux de l'arborescence peut être plus hasardeuse. Ces enjeux
sont à prendre en compte lors de l'évaluation du fonds, c'est-à-dire la définition de ce qui doit
être conservé ou non.

L'évaluation de ce fonds est un défi pour deux principales raisons. Premièrement, il
s'agit d'archives privées, donc, comme vu précédemment, le service d'archives n'a pas pu
intervenir en amont dans le cycle de vie des archives pour les évaluer (contrairement aux

<footnote n="8">8 Webinaire PIN-formats : Archifiltre – Resip et Octave, *Association Aristote*, [En ligne : https://www.association-aristote.fr/evenements/webinaire-pin-archifiltre-resip-et-octabe/] (consulté le 08/03/2024).</footnote>
archives publiques, où l'on pourrait avoir par exemple un tableau de gestion), de ce fait, il s'agit du premier traitement archivistique du fonds. De plus, étant donné que les archives d'architectes sont essentiellement privées, il n'y a pas de critères de tri définis, par exemple, par des circulaires de tri. Ensuite, il s'agit d'archives électroniques en masse et il est délicat d'appréhender le fonds dans son ensemble notamment à cause d'une arborescence trop profonde. La volumétrie du fonds empêche souvent de réaliser un travail à la pièce, il est donc intéressant de savoir comment nous pouvons déterminer les valeurs des données sans pouvoir consulter chaque document ou chaque fichier. Cette volumétrie rend le travail d'évaluation indispensable notamment afin de réaliser des évaluations et de gagner de la place numérique, elle est essentielle pour la bonne conservation matérielle et intellectuelle du fonds afin de rendre celui-ci plus compréhensible et lisible.

Il faut également prendre en compte le moment de l'évaluation dans le cycle de vie des archives. En effet, l'évaluation peut intervenir à différents moments du cycle de vie, par exemple dès la création des documents, afin de déterminer leur valeur primaire, c'est-à-dire leur intérêt et/ou utilité pour le producteur. Dans notre cas, il s'agit d'une évaluation lors du traitement définitif du fonds, l'objectif est donc d'évaluer la valeur secondaire (valeur d'information et de témoignage) des documents.

Ainsi, l'objectif de ce mémoire est de s'intéresser à la façon d'évaluer ce fonds d'archives d'architectes. Dans un premier temps, il s'agit d'appréhender le fonds, de comprendre son organisation malgré le défi de la volumétrie importante et de l'arborescence complexe, puis de déterminer la valeur des données, à l'aide de critères d'évaluation.

Nous pouvons nous demander en quoi l'évaluation, dans le contexte d'un fonds d'archives électroniques difficile à appréhender en raison de sa masse et du bruit documentaire, permet d'assurer la bonne conservation et lisibilité en limitant le surplus informationnel.

Nous présenterons dans un premier temps le contexte du stage et le fonds d'archives électroniques de l'agence. Ensuite, nous verrons les enjeux des fonds d'archives électroniques d'architectes, notamment leur masse qui les rend difficiles à appréhender et à évaluer. Nous verrons dans un troisième temps la méthodologie mise en place lors du stage pour évaluer ce fonds d'archives ainsi que les objectifs de cette évaluation. Enfin, nous verrons comment anticiper cette étape d'évaluation.
# CONTEXTE DU STAGE ET DE LA MISSION

## A. Présentation des Archives départementales de la Vienne

### 1. Histoire des Archives départementales de la Vienne et de ses bâtiments

Les Archives départementales de la Vienne (AD86), comme tout autre service d'archives départementales, ont été créées le 5 brumaire an V (26 octobre 1796) avec pour mission initiale de rassembler « tous les titres et papiers dépendant des dépôts appartenant à la République » et de conserver les archives d'Ancien Régime et des nouvelles institutions<fnref n="9" />. L'organisation, les missions et la structure des Archives départementales ont évolué au fil des années, ainsi, en 1983, suivant la loi de décentralisation, les AD86 ne sont plus un service extérieur de l'État mais dépendent du Conseil général (appelé Conseil départemental depuis 2015), tout en conservant des missions régaliennes à travers le contrôle scientifique et technique exercé par sa directrice<fnref n="10" />. Au sein des services du département de la Vienne, les AD86 font partie de la Direction générale adjointe de la jeunesse, de l'éducation et de l'épanouissement. Aujourd'hui, les principales missions des AD86 sont de collecter, classer, conserver et communiquer les archives publiques et privées relevant de la Vienne.

Le personnel du service s'élève à 19 agents qui exercent les différentes missions de l'archiviste. On peut distinguer dans l'organigramme du service trois sections importantes. La première concerne la constitution et le traitement des fonds, dans laquelle nous retrouvons les agents responsables de la collecte et du conseil auprès des services versants (par exemple les services du Conseil départemental, les services déconcentrés de l'État, les fonds déposés par les communes), mais également les agents en charge du traitement des archives, de la numérisation, de la bibliothèque ainsi que de l'archivage électronique. S'y ajoutent également les questions des archives privées et de la conservation préventive. La deuxième section concerne les relations avec le public avec notamment la mission de communication à travers la gestion de la salle de lecture et du site internet. On y trouve également la mission de valorisation et d'action éducative. Enfin, il y a une section « administration » avec le

<footnote n="9">⁹ Article 1er de la loi du 5 brumaire an V.</footnote>

<footnote n="10">¹⁰ Voir notamment les articles L212-10 et R212-4 du code du patrimoine.</footnote>
secrétariat ou encore la maintenance du bâtiment. Chaque agent du service peut intervenir
dans plusieurs de ces sections.

<figure><img src="image_4.png" /><figcaption>Figure 1 : Organigramme des Archives départementales de la Vienne</figcaption></figure>

Concernant l'histoire des bâtiments des AD86, nous pouvons retenir que les archives
ont été déplacées plusieurs fois depuis la création du service en 1796. Elles sont dans un
premier temps installées dans l'Hôtel-Dieu-Notre-Dame puis déplacées en 1802 dans l'ancien
palais épiscopal saisi lors de la Révolution, avec la préfecture. En 1868, les Archives
départementales obtiennent des locaux dédiés aux archives dans le nouvel hôtel de préfecture.
Ensuite, en 1954 les Archives s'installent dans une ancienne chapelle des Jésuites car le
bâtiment de l'hôtel de préfecture a été saturé. Toujours pour des raisons de saturation des
espaces, elles sont installées depuis 1997 dans un bâtiment moderne et conçu pour assurer les
quatre missions principales de l'archiviste. Ce bâtiment est construit en deux tranches, la
première en 1996 permettait d'assurer la conservation de 20 km linéaires (kml), la seconde, en
2007, grâce à des rayonnages mobiles a permis de doubler la capacité d'accueil<fnref n="11" />.
L'organisation du bâtiment permet de suivre les missions de l'archiviste et les différentes
étapes du traitement des archives. Ainsi, en 2021, environ 500 ml d'archives ont été collectées

<footnote n="11">11 Sur l'histoire des bâtiments des AD86, voir « Monter un projet avec les Archives 86 », *Académie de Poitiers* [En ligne : https://ww2.ac-poitiers.fr/daac/spip.php?article1743] (consulté le 13/06/2024).</footnote>
soit par versement, soit par entrées extraordinaires. Sur les quelques 40 kml de capacité,
environ 28 kml sont occupés. Il y a cependant une réserve foncière qui pourrait permettre la
construction d'autres bâtiments. Ces archives sont traitées dans une grande salle de tri puis
conservées dans les 28 magasins répartis sur quatre étages. La salle de lecture permet
d'assurer la mission de communication. On estime que, par an, environ 9 500 documents
originaux sont consultés en salle de lecture. La communication se fait également via le site
internet des AD86, mutualisé avec les Archives départementales des Deux-Sèvres<sup>12</sup>. Il y a une
répartition des fonds dans les magasins en fonction de leur fréquence de communication ou de
leur numérisation, ainsi, les fonds numérisés, qui ne sont plus communiqués en salle de
lecture, sont dans les magasins les plus éloignés de la salle de lecture par exemple au dernier
étage.

<figure><img src="image_5.png" /><figcaption>Figure 2 : Maquette des Archives départementales de la Vienne</figcaption></figure>

<footnote n="12">12 « Projet mutualisé », Archives départementales des Deux-Sèvres et de la Vienne [En ligne : https://archives-deux-sevres-vienne.fr/n/projet-mutualise/n:116] (consulté le 13/06/2024).</footnote>
## 2. Fonctionnement et fonds conservés

Les AD86 conservent les archives publiques définitives qui entrent par versement obligatoire<fnref n="13" />. Celles-ci sont produites ou reçues par les différentes administrations publiques, établissements et organismes publics ou juridictions dont le ressort est le département de la Vienne ou ayant un ressort supra-départemental dont le siège se situe dans la Vienne. On peut y trouver des archives anciennes (antérieures à 1790) et modernes (1790-1940), avec par exemple, la série C du cadre de classement qui correspond aux archives de l'administration provinciale avec l'intendance de la Généralité de Poitiers notamment. Les AD86 conservent aussi les archives contemporaines (à partir de 1940) définitives du Conseil départemental et de ses services, de la préfecture ou encore des officiers publics et ministériels. Enfin, suivant le code du patrimoine<fnref n="14" />, les AD86 reçoivent en dépôt les archives administratives de plus de 50 ans et les registres d'état civil de plus de 120 ans des communes de moins de 2 000 habitants du département. Les communes de plus de 2 000 habitants peuvent également déposer leurs archives.

Les AD86 sont également en charge, suivant le code du patrimoine<fnref n="15" />, d'exercer le contrôle scientifique et technique (CST) de toutes les archives publiques du territoire de la Vienne, par délégation du préfet à la directrice des AD86. Ce CST s'exerce à la fois sur pièce, à travers la validation et la signature de bordereaux d'élimination par la directrice des AD86, ou lors de visites d'inspection par exemple auprès des communes du département. Ce CST peut aussi prendre la forme de conseils et d'accompagnements sur toutes les archives – courantes, intermédiaires ou définitives – et sur toute la chaîne archivistique, de la collecte à la communication.

Enfin, les AD86 peuvent prendre en charge des archives privées, c'est-à-dire les archives qui ne sont pas produites ou reçus par un service ou organisme public ou dans le cadre d'une mission de service public<fnref n="16" />. Ces archives privées entrent par voie extraordinaire, il peut s'agir de dons, de legs, de dations ou bien de dépôts. L'objectif étant de conserver des archives en lien avec l'histoire du département de la Vienne, ainsi cela peut concerner différents producteurs tels que des architectes, des historiens, des associations et des

<footnote n="13">13 Article L212-4 du code du patrimoine.</footnote>

<footnote n="14">14 Article L212-11 du code du patrimoine.</footnote>

<footnote n="15">15 Articles L212-10 et R212-4 du code du patrimoine.</footnote>

<footnote n="16">16 « Définir les archives privées », France Archives. Portail national des archives [En ligne : https://francearchives.gouv.fr/fr/article/91645372] (consulté le 13/06/2024).</footnote>
syndicats, ou encore des entreprises ou des usines. Contrairement aux archives publiques évoquées plus tôt où, dans le cadre du CST, il est possible d'accompagner les services en amont dans le cycle de vie des archives, pour les archives privées il est rarement possible d'intervenir sur la gestion et la conservation des archives avant une entrée potentielle aux AD86. En effet, les propriétaires de ces archives peuvent gérer leurs archives comme ils le souhaitent et peuvent décider de les détruire lorsqu'ils estiment qu'elles n'ont plus d'utilité.

Enfin, les AD86 conservent également des fonds d'archives électroniques privés et publics notamment à l'aide d'un système d'archivage électronique (SAE).
## B. L'archivage électronique aux Archives départementales de la Vienne

En comparaison avec d'autres services d'archives publics, notamment des Archives départementales, les AD86 ont développé une politique d'archivage électronique relativement tôt<fnref n="17" />. La prise de conscience de devoir organiser le traitement des archives électroniques a commencé en 2007 avec le recrutement d'une attachée de conservation du patrimoine chargée notamment des relations avec les services du Conseil général mais aussi de l'archivage électronique<fnref n="18" />. La politique d'archivage a franchi une étape majeure lorsqu'un logiciel SAE interne au département a été mis en service en 2010 au département de la Vienne. La solution logicielle choisie était celle de l'éditeur Libriciel SCOP, nommée As@lae. L'objectif premier lors de la mise en place de ce projet était pragmatique et interne au département, il s'agissait de pouvoir mettre en place un flux, c'est-à-dire un transfert automatique à partir des applications métiers jusqu'au SAE. Ainsi, à son commencement, la politique d'archivage électronique concernait uniquement des flux d'archives électroniques publiques télétransmis. De plus, le choix a été fait de prendre en compte les archives électroniques définitives et intermédiaires, ainsi l'intervention auprès des services producteurs se fait le plus en amont possible en raison notamment des enjeux de conservation des archives électroniques.

La prise en charge des archives électroniques commence notamment avec l'accompagnement des services producteurs à la bonne gestion de leurs archives électroniques. Cette prise en charge permet notamment, dans une démarche de records management, d'organiser les archives électroniques le plus tôt possible dans leur cycle de vie, et ce pour plusieurs raisons. D'abord, cela permet d'éviter la constitution de vracs numériques, c'est-à-dire d'un ensemble volumineux d'archives électroniques avec des redondances ou doublons, des nommages de fichiers trop flous et des arborescences trop profondes. Cela permet également de pouvoir anticiper le travail d'évaluation des documents produits en définissant avec le producteur des critères d'évaluation voire en établissant un référentiel de tri ou un tableau de gestion afin de faciliter l'évaluation des données qui ont un intérêt pour le producteur et par la suite un intérêt historique. Enfin, une prise en charge en

<footnote n="17">17 D'après le Bilan – Appel à projet AD-Essor du SIAF publié en 2019, le département de la Vienne est celui qui a le plus tôt déployé un SAE, en 2010.</footnote>

<footnote n="18">18 Entretien avec Sylvie Hilaireau, cheffe de projet fonctionnel archive électronique, du 11/03/2024. Support de présentation du SAE mutualisé AMADEO (Archivage Mutualisé des Actes et des Données Électroniques de l'Ouest) lors du Stage Direction générale des patrimoines du 25 octobre 2023.</footnote>
amont, avec l'aide du producteur, permet également d'anticiper le travail de pérennisation des données. En effet, l'instabilité et l'évolution rapide des supports et des formats numériques ne garantissent pas un accès pérenne aux documents, cela peut également affecter leur intégrité ou leur authenticité. L'objectif de l'archivage électronique est donc de prendre des précautions et d'intervenir en amont, dès la création du document afin de « capturer » son empreinte et les informations et métadonnées essentielles à sa conservation (par exemple le format ou le logiciel de production).

Le projet autour du SAE a suivi plusieurs étapes, notamment une mutualisation. En 2015, une convention a été signée avec la ville de Poitiers et la communauté d'agglomération du Grand Poitiers (aujourd'hui communauté urbaine). Puis le SAE s'est ouvert à la Région Poitou-Charentes cette même année. L'objectif au cours de ces dernières années a été et est de s'ouvrir aux communes et aux structures intercommunales. Concernant la gouvernance du SAE mutualisé, le projet est piloté par le département de la Vienne. Il y a deux comités, un de pilotage et un technique dans lesquels collaborent archivistes et informaticiens. Il y a également un comité pour les adhérents qui peuvent ainsi soumettre leurs avis. Le département de la Vienne a élaboré une convention d'adhésion. Celle-ci définit les modalités d'adhésion, notamment la grille tarifaire. Les coûts d'intégration au projet sont de 3 300€ TTC, il y a également des coûts pour la maintenance logicielle ou l'assistance technique à prendre en compte. La convention souligne bien qu'il s'agit de tiers-hébergement, c'est-à-dire que la collectivité qui adhère disposera d'une instance, c'est-à-dire une base de données et un conteneur, sur le SAE pour conserver ses données. Mais il ne s'agit pas de tiers-archivage, ni le département de la Vienne ni les AD86 assureront la politique d'archivage des données de ces collectivités. C'est la raison pour laquelle la convention souligne que la collectivité doit disposer d'un archiviste prêt à se former à l'archivage électronique afin d'établir une politique d'archivage électronique (cf. annexe 2 p.81).
<figure><img src="image_6.png" /></figure>

Au sein du SAE, nous pouvons trouver des archives électroniques publiques venant
des administrations du département, en témoigne l'archivage des pièces télétransmises dans le
cadre du contrôle de légalité assuré par les préfets et sous-préfets<fnref n="19" />. Les AD86 mettent en
place des politiques pour l'archivage électronique, notamment auprès des services et
administrations publiques dont ils collectent les archives. Par exemple, des réunions ont lieu
entre les AD86 et le Pôle Systèmes d'Information et de Communication (cf. annexe 1 p.80) de
la préfecture de la Vienne afin d'anticiper l'archivage des données des différents services et
directions de la préfecture. L'objectif premier étant de comprendre quelles données sont
produites et comment, puis de connaître les différents logiciels et applications utilisés par ces
services. Certains logiciels sont nationaux, leurs données sont donc collectées, traitées et
conservées au niveau national, aux Archives nationales. Cependant, les données produites par
des applications locales doivent être prises en charge par les AD86. En fonction de la nature
de cette production numérique (soit des données structurées issues de logiciels, soit des
données non structurées, c'est-à-dire la production bureautique), il peut être envisagé d'établir
des flux. Les AD86 ont donc une politique vis-à-vis de l'archivage électronique, notamment
celle d'intervenir le plus en amont possible et de ne pas attendre de ne plus voir arriver des
archives papier pour s'y intéresser.

<footnote n="19">19 BANAT-BERGER (Françoise), « Archives Actes ou archives des actes », dans *Modernisation et archives*,
[En ligne : https://siaf.hypotheses.org/161] (consulté le 14/06/2024).</footnote>
C. Les archives d'architectes : présentation du fonds d'archives
Deshoulières-Jeanneau Architectes

1. Les archives d'architectes aux Archives départementales de la Vienne

Les Archives départementales de la Vienne conservent des archives d'architecture provenant de producteurs publics comme privés. Parmi les archives publiques d'architecture, nous pouvons mentionner par exemple le versement 607 W qui contient des permis de construire versés aux AD86 par la direction départementales de l'équipement<fnref n="20" />. Le service conserve également des archives d'architecture, et d'architectes, privées issues par exemple d'agence d'architectes. On peut mentionner le fonds 148 J, de Pierre Proust, architecte à Couhé ; ses archives, essentiellement des plans, ont été données en 2019. Les Archives départementales de la Vienne ont déjà alors une certaine expérience concernant le traitement et la conservation des archives provenant d'agence d'architectes. Les classements de ces fonds suivent également l'organisation par projets architecturaux, les plans peuvent être séparés dans le plan de classement pour des raisons de conservation purement matérielles et liées à leur taille. Leurs instruments de recherche font mention quelques fois de tri, notamment de l'élimination de doublons, de documents administratifs ou de pièces inachevées<fnref n="21" />. Cependant, en 2017, pour la première fois, le service reçoit en don un fonds d'archives d'architectes, celui de l'agence poitevine Deshoulières-Jeanneau Architectes, dont une partie est électronique. Ce fonds est coté 140 J, dans la série J des archives privées.

2. L'agence Deshoulières-Jeanneau Architectes

L'agence Deshoulières-Jeanneau Architectes (DJA), était située à Poitiers et à Paris.
Elle a été fondée en 1980 et a cessé ses activités en 2022, l'agence est alors acquise par une
autre agence d'architectes bordelaise. À l'occasion du départ à la retraite de ces deux
fondateurs, MM. Deshoulières et Jeanneau, l'agence a fait don, en 2017, au Conseil
départemental de la Vienne de leurs archives historiques papier et électroniques (entre 1980 et
2022), à l'exception des dossiers encore en cours, transmis à l'agence bordelaise, et de ceux

<footnote n="20">20 « Permis de construire spécifiques », Archives départementales des Deux-Sèvres et de la Vienne [En ligne :
https://archives-deux-sevres-vienne.fr/archive/fonds/FRAD086_607W/view:217280?
RECH departement=&RECH S=607+W] (consulté le 17/08/2024).</footnote>

<footnote n="21">21 « Pierre Proust, architecte à Couhé », Archives départementales des Deux-Sèvres et de la Vienne [En ligne :
https://archives-deux-sevres-vienne.fr/archive/fonds/FRAD086_148J/view:48878?
RECH departement=&RECH S=Pierre+proust] (consulté le 17/08/2024).</footnote>
encore sous la responsabilité décennale<fnref n="22" />. L'agence DJA a essentiellement travaillé sur des bâtiments existants, il s'agit donc essentiellement de projets de réhabilitation et de réaménagement. Ils travaillaient surtout sur des bâtiments socio-culturels tels que des médiathèques, des pôles culturels, des théâtres, mais également des établissements universitaires (des facultés, etc.). Ils ont ainsi majoritairement collaboré avec des maîtrises d'ouvrage publiques telles que des communes ou des conseils départementaux. Cela impose notamment de respecter les procédures administratives des marchés publics (cf. I.A.1. page 22).

### 3. Le fonds d'archives de l'agence DJA

Les archives électroniques de l'agence étaient sauvegardées sur deux serveurs, un à Poitiers et un à Paris. Les archives électroniques ont été récupérées par les AD86 sur un disque dur externe. Elles représentent environ 837 Go de données, et sont « brutes de collecte », aucun traitement n'a été réalisé avant ce stage, il en va de même pour la partie papier du fonds. S'agissant d'archives privées, et comme mentionné précédemment, il n'y a pas eu d'interventions d'archivistes dans le cycle de vie des archives de cette agence, notamment d'évaluation ou de tri. L'évaluation peut intervenir à différentes étapes de la vie des archives, par exemple dès la création du document afin de déterminer sa valeur primaire, mais dans notre cas, il s'agit du traitement définitif du fonds d'archives électroniques, et donc d'une évaluation définitive afin de déterminer la valeur secondaire, de témoignage et d'information des archives.

Le fonds des archives électroniques de l'agence DJA prend la forme d'une arborescence bureautique, il s'agit donc de données non structurées. Le premier niveau de l'arborescence contient deux dossiers, l'un pour le serveur de Poitiers, le plus volumineux des deux puisqu'il contient environ 627 Go, tandis que celui de Paris contient environ 210 Go. Globalement, le fond a une volumétrie d'environ 837 Go, pour environ 273 000 fichiers et 25 500 dossiers (voir tome 2 pour les données chiffrées du fonds).

Ensuite, la structure de l'arborescence se répète de façon plus ou moins homogène, c'est-à-dire que l'on retrouve dans chacun des deux serveurs un dossier global pour un projet architectural, au sein duquel nous retrouvons les différentes étapes, phases clés d'un projet.

<footnote n="22">22 L'architecte est responsable de tout dommage qui peut subvenir lors des travaux (délais de prescription de 30 ans) ou après la réception des travaux (10 ans).</footnote>
Ces étapes sont liées aux grandes étapes des marchés publics, notamment explicitées par la loi relative à la maîtrise d'ouvrage publique et à ses rapports avec la maîtrise d'œuvre privée (MOP) de 1985 (reprise par le code de la commande publique). Ainsi, de façon plus ou moins systématique, nous retrouvons dans l'arborescence et dans l'ordre, des dossiers pour l'appel d'offre à la maîtrise d'œuvre avec notamment le dossier de consultation des concepteurs (DCC), la candidature et l'offre des candidats, les phases de diagnostic ou d'esquisse, la phase d'avant-projet sommaire (APS), puis d'avant-projet détaillé (APD), de projet (PRO), de permis de construire (PC), de la constitution des dossiers de consultation des entreprises (DCE), de l'assistance à la passation des contrats de travaux (ACT). Ensuite, vient la phase d'exécution du projet, avec le chantier et la réception, on y retrouve notamment les dossiers d'ouvrages exécutés, dits DOE, particulièrement important pour avoir un état fini des travaux.

Cette organisation par projet n'est pas une particularité de la production bureautique des agences d'architectes, elle se faisait déjà sous forme papier, et les fonds d'archives d'architectes conservés aux AD86 reprennent ce classement. En revanche, les archives électroniques d'architectes présentent des enjeux en termes de conservation notamment liés aux formats des fichiers provenant des logiciels métiers tels qu'Autocad. Ces formats sont essentiellement fermés et privés, leurs spécifications ne sont donc pas accessibles ou bien difficilement, ce qui n'est pas propice à une conservation sur le long terme. Il faut donc amorcer une réflexion pour la conservation notamment des pièces graphiques.

<figure><img src="image_7.png" /><figcaption>Figure 4 : 1er niveau de l'arborescence du fonds d'archives électroniques DJA</figcaption></figure>
<figure><img src="image_8.png" /></figure>
# LES ENJEUX ET PARTICULARITÉS DES ARCHIVES ÉLECTRONIQUES ET DES ARCHIVES D'ARCHITECTES : UNE PRODUCTION SOUVENT VOLUMINEUSE AVEC DIVERS FORMATS DE FICHIERS

Un fonds d'archives électroniques d'architectes présente à la fois des enjeux liés à la production documentaire du métier d'architecte et du rôle de maître d'œuvre, mais fait également face aux défis liés à l'archivage électronique.

## A. Des arborescences bureautiques volumineuses

### 1. Des procédures administratives importantes et prolifiques

Au commencement d'un projet architectural, il y a un maître d'ouvrage ou autrement dit le commanditaire du projet, celui qui fournit un programme à l'architecte, les grandes lignes d'un projet. Le maître d'ouvrage sélectionne le maître d'œuvre, selon diverses modalités (mise en concurrence, concours, etc.)<fnref n="23" />. Le commanditaire, selon son statut juridique, peut soit être d'origine privée, soit d'origine publique. L'essentiel des maîtres d'ouvrage auxquels l'agence DJA a eu affaire sont des maîtres d'ouvrage publics. Par exemple, l'agence a travaillé avec la ville de Niort pour un conservatoire en 2017, ou encore une médiathèque. En 2012, ils ont également collaboré avec l'IEP de Lille.

<figure><img src="image_9.png" /><figcaption>Figure 6 : Quelques dossiers de projets architecturaux de l'agence DJA</figcaption></figure>

Les relations entre maîtres d'ouvrage et maîtres d'œuvre, notamment la définition de leurs missions respectives ont été encadrées, notamment à partir des années 1970²⁴. Nous devons citer la loi MOP sur la maîtrise d'ouvrage publique de 1985 et ses décrets d'applications de 1993²⁵. Cette loi présente les missions de l'architecte dans le cadre d'un projet architectural public suivant un déroulement précis. Ainsi, l'architecte assure des études

<footnote n="23">23 PEYCERÉ (David), « La pratique de l'architecture en France au XXe siècle », dans *La Gazette des archives*, n°190-191 (2000), p. 188.</footnote>

<footnote n="24">24 Ibid.</footnote>
d'esquisse (ESQ) ou bien des études de diagnostic (DIA ou DIAG), les études d'avant-projet qui contiennent les études d'avant-projet sommaires (APS) et les études d'avant-projet définitif (APD), suivis des études de projet (PRO), de l'assistance pour la passation des contrats de travaux et l'assistance au maître d'ouvrage lors des opérations de réception (AOR)<fnref n="26" />. Cela nous renseigne également sur la nature de l'information que l'on peut retrouver dans chaque étape ou mission du projet.

<figure><img src="image_10.png" /><figcaption>Figure 7 : Exemple d'une des missions du maître d'œuvre définies dans le décret d'application de la loi MOP</figcaption></figure>

Cette réglementation sur les marchés publics et la maîtrise d'ouvrage publique entraîne la constitution de dossiers particulièrement volumineux, car il faut respecter différentes procédures administratives à travers des conventions, des pièces à fournir ou encore des formulaires, et elle fait intervenir différents acteurs, ce qui favorise le doublonnage et le versionnage (version signée ou non, etc.) des documents<fnref n="27" />. On voit donc que le traitement d'un tel fonds d'archives sera confronté à la masse documentaire, car un projet architectural, s'il s'agit d'un bâtiment public, fera l'objet d'un marché public et donc de procédures administratives. Le code de la commande publique, qui reprend la loi MOP, impose aux collectivités de produire des pièces de procédure qui témoignent du bon respect des règles<fnref n="28" />. De plus, un projet architectural fait en général l'objet de différents marchés publics, par exemple le marché pour la maîtrise d'œuvre ou encore les marchés avec les entreprises qui interviennent sur le chantier<fnref n="29" />.

<footnote n="25">25 Loi n° 85-704 du 12 juillet 1985 relative à la maîtrise d'ouvrage publique et à ses rapports avec la maîtrise d'oeuvre privée.</footnote>

<footnote n="26">26 PEYCERÉ (David), « La vie du projet : composition d'un dossier d'archives d'architectes », dans *La Gazette des archives*, n° 190-191 (2000), p. 205-219.</footnote>

<footnote n="27">27 MIGUET (Vivienne), « Les dossiers de la maîtrise d'ouvrage publique à travers les dossiers de marché », dans *La Gazette des archives*, n°190-191 (2000), p. 277-281.</footnote>

<footnote n="28">28 *Ibid.*, p. 278.</footnote>

<footnote n="29">29 *Ibid*.</footnote>
Cependant, cet encadrement du rôle et des missions du maître d'œuvre, ou de
l'architecte, par la loi peut d'une certaine manière faciliter un travail d'évaluation des archives
car elle permet de définir et d'identifier plus clairement les missions et fonctions de notre
producteur d'archives. De plus, le dossier du maître d'ouvrage, lorsque celui-ci est d'origine
publique, contient des archives publiques, or, il existe des circulaires de tri ou des référentiels
de conservation relatifs à ces archives publiques, cela fournit un appui pour l'évaluation et le
tri des archives d'architectes<fnref n="30" />. Il n'est cependant pas nécessaire en tant qu'archiviste de
comprendre toutes les procédures en détail, certains documents du fonds permettent de saisir
le déroulement global du projet et de comprendre dans les grandes lignes le rôle de chaque
étape, par exemple les règlements de consultation.

2. La présence de différents acteurs dans un projet architectural

Dans le cadre de notre fonds d'archives de l'agence DJA et de leurs projets en grande
majorité sur des bâtiments publics, nous pouvons observer un certain nombre d'acteurs
présents par projet architectural. De plus, s'agissant de bâtiments socio-culturels tels que des
médiathèques, nous avons surtout affaire à des projets d'envergure, de grande taille. Cela
contribue grandement à la volumétrie des fonds d'archives d'architectes, qu'ils soient
numériques ou papier. Les relations entre les partenaires d'un projet architectural peuvent
prendre la forme d'un triangle où l'on retrouverait le maître d'ouvrage, le maître d'œuvre et
les entreprises qui interviennent sur le projet, notamment lors de la phase de chantier.
L'architecte, ou maître d'œuvre, a un rôle d'autant plus important dans cette relation
triangulaire qu'il sert d'intermédiaire entre le maître d'ouvrage et les entrepreneurs<fnref n="31" />. Il doit
ainsi proposer une réponse à la demande du maître d'ouvrage, répondre au programme en
dressant notamment des pièces graphiques, mais son rôle ne s'arrête pas à la conception, il
doit également superviser les chantiers, établir des devis et des cahiers des charges pour les
entreprises<fnref n="32" />. Nous pouvons mentionner l'assistance à la passation des marchés avec les
entreprises, mission définie par la loi MOP<fnref n="33" />. Cette mission signifie la préparation de dossiers
de consultation des entreprises (DCE) souvent volumineux puisqu'ils fournissent à la fois la

<footnote n="30">30 Voir le *Cycle de vie des documents issus des marchés publics. Référentiel de conservation*, SIAF, 2021.</footnote>

<footnote n="31">31 PEYCERÉ (David), « La vie du projet : composition d'un dossier d'archives d'architectes », dans *La Gazette des archives*, n° 190-191 (2000), p. 205-219.</footnote>

<footnote n="32">32 *Ibid*.</footnote>

<footnote n="33">33 Article 6 du décret n°93-1268 du 29 novembre 1993 relatif aux missions de maîtrise d'œuvre confiées par des maîtres d'ouvrage publics à des prestataires de droit privé.</footnote>
documentation sur l' existant, le contexte, mais aussi le programme et les services demandés, et cela pour chaque lot du chantier <fnref n="34" />.

Cette relation triangulaire se reflète dans la composition d'un dossier-projet. On retrouve en effet différents dossiers, au sein des différentes étapes d'un projet architectural, qui correspondent aux échanges avec différents d'acteurs. Rappelons que les archives sont les documents produits, mais également reçus, de ce fait les différents documents produits par les différents acteurs sont également considérés comme archives de cette agence d'architecture. Ainsi, pour le cas de la faculté de pharmacie à Paris (6ᵉ arrondissement), dans le dossier concernant la phase de chantier, nous pouvons trouver différents dossiers dédiés à chaque entreprise qui intervient lors du chantier. Comme nous pouvons le voir sur la figure ci-dessous, pour chaque entreprise, nous retrouvons les correspondances (sous forme de fichiers Outlook) mais également les pièces de marché qui sont fournies par l'entreprise. Or, cette problématique se couple avec l'environnement numérique, en effet, lorsqu'un dossier et un fichier ne sont pas clairement nommés, il peut être délicat d'identifier le producteur du document : s'agit-il d'archives produites par l'agence DJA ou bien d'archives reçues ? Cela signifie également que l'archiviste sera confronté à différentes typologies documentaires produites par les entreprises et souvent très techniques et délicates à saisir. Dans le cadre de mon stage, la compréhension de certains documents produits par des bureaux d'études par exemple était délicate, bien qu'elle ne fût pas indispensable pour le traitement du dossier (cf. annexe 3 p.82).

<figure><img src="image_11.png" /><figcaption>Figure 8 : Exemple d'un dossier par entreprise pour la phase de chantier de la faculté de pharmacie</figcaption></figure>

<footnote n="34">34 Un lot correspond à un ensemble de travaux cohérents qui peuvent être réalisés par une même entreprise, par exemple le lot électricité.</footnote>
### 3. La production bureautique propice aux doublons et à l'accumulation

Enfin, ce qui peut également justifier le volume important du fonds ne tient pas tant aux spécificités des archives d'architectes mais plus généralement aux archives électroniques. Premièrement, il faut noter que dans notre cadre, il ne s'agit pas de procédures administratives dématérialisées, c'est-à-dire que les documents liés aux marchés, notamment les pièces contractuelles présentes dans le fonds sont des archives nativement numériques mais signées de façon analogique et non électronique puis certainement numérisées afin de pouvoir les transmettre aux différents partenaires du marché. En effet, la dématérialisation des procédures des marchés publics est obligatoire depuis 2018, or l'essentiel des projets architecturaux de ce fonds d'archives sont antérieurs à cette date<fnref n="35" />. Nous pouvons tout de même nous demander si la production d'archives et l'organisation des dossiers auraient été fondamentalement différentes à partir de 2018. Puisque notre fonds concerne des archives bureautiques, et non un flux de données issues d'un logiciel, nous pourrions peut-être retrouver les documents préparatoires et de travail des dossiers obligatoires dans le cadre d'un marché, seulement les versions définitives ou faisant foi pourraient se trouver sur la plateforme de dématérialisation. À terme, nous pouvons nous demander si les arborescences bureautiques des agences d'architecture ne disparaîtront pas au profit d'un profil sur une plateforme de dématérialisation<fnref n="36" />.

Les archives électroniques accumulées dans ces arborescences sont donc des documents papier puis numérisés ou bien des documents nativement électroniques, dans ce dernier cas il s'agit par exemple de pièces graphiques sous forme électronique (notamment au format dwg). Or, l'environnement numérique a plusieurs contraintes notamment en ce qui concerne l'accumulation des données. L'absence de matérialité empêche de voir les accumulations. De ce fait, il y a un cercle vicieux puisque les services producteurs font peu de tri, le volume augmente et les arborescences bureautiques deviennent de plus en plus profondes et vastes. Il faut également prendre en compte le doublonnage qui est plus important que pour les archives papiers. En effet, la création d'un doublon est simple et rapide dans l'environnement numérique, des centaines de pages peuvent ainsi être dupliquées en un

<footnote n="35">35 « La dématérialisation de la commande publique », *Ordre des architectes* [En ligne : https://www.architectes.org/la-dematerialisation-de-la-commande-publique-93201#:~:text=La%20d%C3%A9mat%C3%A9rialisation%20de%20la%20commande%20publique%20est%20g%C3%A9n%C3%A9ralis%C3%A9e%20depuis%202020,quelle%20que%20soit%20leur%20taille.] (consulté le 15/06/2024).</footnote>

<footnote n="36">36 *Ibid*.</footnote>
simple clic sans que l'on ne puisse réellement se rendre compte de l'espace occupé, alors qu'on hésiterait probablement avant d'imprimer à nouveau des centaines de pages. Le doublonnage est d'autant plus important dans le cadre d'archives d'architectes notamment à cause des fichiers issus de logiciels métier tels qu'Autocad ou Archicad qui étaient utilisés par l'agence. Un même plan peut être utilisé dans plusieurs phases du projet.

De plus, les arborescences peuvent comprendre des dossiers compressés qui l'ont probablement été soit afin de les partager aux collaborateurs soit afin d'avoir une sauvegarde d'un dossier. Or, ces dossiers contiennent très souvent de nombreux doublons avec le dossier d'origine<fnref n="37" />.

<figure><img src="image_12.png" /><figcaption>Figure 9 : Deux dossiers a priori identiques dont l'un est un fichier compressé</figcaption></figure>

Un doublon, dans l'environnement numérique, peut prendre deux formes. Il peut s'agir d'un doublon numérique, c'est-à-dire que l'empreinte numérique des deux fichiers est identique, donc le contenu du document, les caractères, l'enchaînement des bits est strictement identique. Ou bien, il peut s'agir de faux doublons, c'est-à-dire plusieurs fichiers ayant le même nom mais des empreintes différentes donc un contenu différent. Ces doublons peuvent être présents au sein d'un même dossier ou bien au sein de différentes phases du projet. Nous pouvons également penser que des fichiers voire des dossiers existent en double dans différents dossiers de projets architecturaux (mais leur identification est plus délicate).

<footnote n="37">37 SIAF, Cité de l'architecture et du patrimoine et PASS technologie (ed), « Le traitement des archives numériques d'architectes : Le fonds de l'architecte Adrien Fainsilber. Fonds déposé au Centre d'archives d'architectures du XXe siècle », Paris, 2014, p. 14.</footnote>
## B. Les formats de fichiers des archives électroniques d'architectes

### 1. Les pièces graphiques produites par les architectes et leurs logiciels métier

Les architectes produisent et reçoivent de nombreuses pièces graphiques, notamment des plans, des coupes et des façades de bâtiments. Ces pièces graphiques sont produites tout au long du projet architectural, de la conception à la réception des travaux. Nous l'avons vu plus tôt, l'utilisation de logiciels métier, notamment de DAO et de CAO a commencé dans les années 1980 et s'est généralisée dans les années 1990³⁸. Progressivement, les pièces graphiques papier, souvent grandes et volumineuses et dont la conservation n'était pas simple, sont remplacées par des pièces graphiques numériques qui présentent leurs propres enjeux en matière de conservation. Aujourd'hui, ces logiciels métier sont des outils indispensables et essentiels pour l'architecture<fnref n="39" />. D'un point de vue archivistique, cette informatisation des pratiques métier facilite l'ubiquité et les échanges de documents et de pièces graphiques avec les collaborateurs du projet, ce qui, on l'a vu plus tôt, engendre un versionnage et un doublonnage des documents.

Une agence d'architectes peut utiliser des logiciels pour la gestion de l'agence et les processus administratifs (traitement de texte sur Word, ou tableurs sur Excel), mais également des logiciels pour la production de pièces graphiques et architecturales.

Dans le cas de l'agence DJA, deux logiciels métier type CAO et DAO ont été utilisés. Les pièces graphiques des dernières affaires de l'agence ont été réalisées à partir d'Archicad, mais pour la majorité des dossiers présents dans le fonds, c'est le logiciel AutoCAD qui a été utilisé. AutoCAD est un logiciel CAO en 2D et 3D développé et disponible depuis 1982. Il produit des documents reconnaissables à partir de leur extension en général en dwg (d'autres formats existent, notamment bak). Le logiciel Archicad produit également des documents en dwg. Afin de faciliter les échanges entre professionnels, le monde de l'architecture a eu

<footnote n="38">38 SEIBT (Yonathan), *Études de la prise en charge des archives numériques d'architecture aux Archives de la construction moderne (Acm)*, Travail de bachelor sous la direction de Aurèle Nicolet, Haute École de Gestion de Genève, 2023, p. 31.</footnote>

<footnote n="39">39 THOMINE (Alice), « L'informatique en architecture : utilisation et problèmes de conservation », dans *La Gazette des archives*, n°190-191 (2000), p. 225-231.</footnote>
tendance à uniformiser l'emploi de logiciel CAO et DAO, ainsi, le logiciel AutoCAD a largement été utilisé<fnref n="40" />. Il existe également un format de fichier, dxf, « créé par Autodesk (éditeur d'autoCAD) pour échanger des fichiers DAO ou CAO entre systèmes CAO n'utilisant pas le même format de fichier natif »<fnref n="41" />.

Pour des questions de conservation des archives et donc d'évaluation, il est important de s'intéresser au format des fichiers. Un format de fichier est un ensemble de règles et d'algorithmes qui permettent d'organiser et d'encoder l'information dans un fichier. Le format dwg, et plus généralement les formats de CAO et DAO, permet de structurer et de stocker des entités graphiques ou non-graphiques ainsi que des références externes (dites Xref), c'est-à-dire des liens vers d'autres fichiers DAO qui seront utilisés dans le fichier de base.

<figure><img src="image_13.png" /><figcaption>Figure 10 : Capture d'écran Archifiltre présentant un dossier Xref issu d'AutoCAD</figcaption></figure>

Ces fichiers présentent donc une complexité intrinsèque, en plus des liens en cascade qui font appel à d'autres documents issus d'autres répertoires, le fichier est également composé de différentes couches ou calques qui peuvent être activées ou désactivées ce qui facilite la lecture du document en cachant ou non certaines informations (cf. annexe 4 p.83)<fnref n="42" />.

D'un point de vue archivistique, cela pose des questions au niveau de l'information archivée

<footnote n="40">40 *Ibid.*, p. 226-227.</footnote>

<footnote n="41">41 SIAF, Cité de l'architecture et du patrimoine et PASS technologie (ed), « Le traitement des archives numériques d'architectes : Le fonds de l'architecte Adrien Fainsilber. Fonds déposé au Centre d'archives d'architectures du XXe siècle », Paris, 2014, p. 9.</footnote>

<footnote n="42">42 *Ibid.*, p. 19.</footnote>
dans la mesure où les archives papier et la majorité des documents électroniques de ce fonds ont été conçus dans des formes figées alors que l'information d'un format dwg est dynamique. De ce fait, si l'on souhaite conserver une information d'origine et fiable, celle produite par l'architecte, il faut pouvoir conserver l'information dynamique et donc s'assurer que l'on puisse toujours lire ce fichier dans son format.

De plus, le format dwg est un format propriétaire et fermé donc ses spécifications, c'est-à-dire les informations permettant de comprendre le fonctionnement du format, ne sont pas librement disponibles, et celles-ci évoluent régulièrement<sup>43</sup>. L'archivage de documents dans ce format est donc délicat. L'archivage électronique, afin d'assurer l'intégrité, la pérennité et la sécurité de l'information, privilégie des formats ouverts et libres, largement diffusés afin d'archiver une information fiable. Archiver ce format sous-entend également d'archiver les différentes relations entre un document et les fichiers Xref qu'il utilise, ce qui demande une maîtrise du logiciel et de ses fonctionnalités et donc une collaboration entre archivistes, informaticiens et architectes.

## 2. La question de l'archivage de ces fichiers

Pour les raisons que nous venons de présenter, la question de l'archivage des fichiers issus de logiciels DAO et CAO se pose : faut-il conserver ces fichiers au vu de leur format ou bien faut-il chercher à réaliser une conversion des formats ? Quelle stratégie adopter ?

En 2015, le Centre d'archives d'architecture du XXe siècle (Cité de l'architecture et du patrimoine) et la société PASS technologie ont publié un rapport final de recherche, recherche qui portait sur « la gestion archivistique des fichiers numériques produits par les architectes »<sup>44</sup>. Le Centre d'archives d'architecture du XXe siècle a reçu en 2007-2008 un fonds d'archives de l'architecte Alain Fainsilber qui contenait notamment des archives électroniques. Subventionnée par le SIAF en 2013, cette recherche s'est notamment

<footnote n="43"><sup>43</sup> *Ibid*., p. 22.</footnote>

<footnote n="44"><sup>44</sup> *Ibid*., p. 2.</footnote>
concentrée sur la pérennisation des archives électroniques de ce fonds à savoir les fichiers
DAO/CAO des logiciels Arc+ et AutoCAD. Afin de déterminer quels fichiers conserver et
dans quel(s) format(s), ils ont d'abord pris soin de définir les utilisations potentielles de ces
fichiers. Ils distinguent ainsi un format de présentation pour la consultation du document et un
format d'(ré)utilisation qui permet de consulter le document tel qu'utilisé par le producteur<fnref n="45" />.
Leur conclusion a été de conserver un fichier de présentation Arc+ en deux formats : pdf pour
le format de présentation et dxf pour le format d'utilisation<fnref n="46" />. Il est également conseillé dans
le rapport de conserver le format d'origine, donc une triple conservation.

Dans le cadre de notre stage, il a été rapidement décidé de ne pas conserver les fichiers
aux formats (dwg, bak, etc.) issus du logiciel AutoCAD utilisé par l'agence DJA pour
plusieurs raisons. Premièrement, lors des différents échanges et correspondances qui ont
conduit au don du fonds aux AD86, les producteurs du fonds ont affirmé que les fichiers issus
d'AutoCAD, donc essentiellement les fichiers dwg contenant des pièces graphiques (plans,
coupes, façades), ont déjà fait l'objet d'une conversion en pdf au moment où le projet était
encore en cours, certainement afin de partager leur production avec leurs collaborateurs. De
plus, lors d'un premier sondage du fonds au début du stage et lors du traitement de plusieurs
dossiers durant le stage, nous avons en effet pu constater que les fichiers dwg se trouvaient
généralement avec des fichiers pdf ayant le même nom au sein d'un même dossier.

<footnote n="45">45 *Ibid.*, p. 21.</footnote>

<footnote n="46">46 *Ibid.*, p. 41.</footnote>
<figure><img src="image_14.png" /><figcaption>Figure 11 : Exemple de conversions de fichiers DWG en fichiers pdf</figcaption></figure>

<figure><img src="image_15.png" /><figcaption>Figure 12 : Exemple de conversions de fichiers psd en fichiers pdf</figcaption></figure>

Il reste cependant délicat de savoir si chaque fichier dwg a fait l'objet d'une conversion en pdf ou encore si un fichier dwg correspond forcément à un fichier pdf, ou, autrement dit, si un fichier pdf correspond en réalité à la conversion de plusieurs fichiers dwg.

La deuxième raison est que nous ne disposions pas des logiciels utilisés par l'agence, notamment AutoCAD (il en va de même pour Photoshop par exemple). Ainsi, il était
impossible de consulter ces documents pour voir l'information qu'ils contenaient et comparer
avec les fichiers pdf censés correspondre, nous pouvions nous reposer uniquement sur le
nommage des fichiers (cf. figure ci-dessus). Il est possible, après avoir acquis une certaine
expérience dans l'évaluation du fonds, de se reposer uniquement sur le nom d'un fichier pour
l'évaluer, mais dans un premier temps il est tout de même nécessaire de pouvoir consulter les
fichiers pour en connaître la teneur et savoir s'il a une valeur secondaire.

Nous n'avions pas non plus d'outils pour réaliser les conversions entre les formats
dwg et d'autres formats notamment ceux utilisés dans le cadre de l'étude mentionnée plus tôt,
à savoir dxf et pdf. Cependant, le SAE accepte ces formats de fichier, et peut réaliser des
conversions automatiques, cependant il pourrait être intéressant de pouvoir contrôler ces
conversions et comparer entre le format d'origine et la conversion.

Enfin, la troisième raison qui nous a convaincus est la question de la réutilisation des
archives. En effet, nous traitons ici des archives définitives ayant une valeur secondaire avec
fonction de témoignage et d'information. Le format d'utilisation dxf mentionné par l'étude
sur le fonds d'Alain Fainsilber permet de consulter le document tel qu'utilisé par le
producteur, avec toutes les informations techniques. Or, une réutilisation technique serait
certainement plus utile dans le cadre d'archivage courant et intermédiaire, par exemple si le
service producteur souhaite re-consulter ses plans (pour des interventions ultérieures sur le
bâtiment notamment) ou bien dans le cadre de la responsabilité de la maîtrise d'œuvre<fnref n="47" />. Dans
notre cas, la perspective de consultation des documents de ce fonds penche plutôt vers des
recherches sur l'architecture et sur l'histoire. Ainsi, une consultation des documents en pdf,
même figés, devrait être suffisante<fnref n="48" />. Reste cependant que le fichier conservé en pdf, donc
figé, implique une perte d'information. De plus, une réutilisation plus technique des
documents pourrait toujours être envisageable, si de futurs architectes réalisent des travaux

<footnote n="47">47 HILDESHEIMER (Françoise), « Le traitement des archives des architectes. Etude de cas : la France », Publication du Programme général d'information et Unisist de l'Unesco, Paris, 1986, p. 34.</footnote>

<footnote n="48">48 SIAF, Cité de l'architecture et du patrimoine et PASS technologie (ed), « Le traitement des archives numériques d'architectes : Le fonds de l'architecte Adrien Fainsilber. Fonds déposé au Centre d'archives d'architectures du XXe siècle », Paris, 2014, p. 46.</footnote>
sur cet ouvrage, ils pourraient alors avoir besoin d'informations plus précises ou supplémentaires.

Ainsi, nous voyons que la question de l'usage futur du document est un facteur à prendre en compte dans l'évaluation de ces archives électroniques.

Enfin, bien que le format dwg soit le format le plus utilisé dans les dossiers de projets architecturaux traités lors de ce stage, d'autres outils et formats de fichier ont été utilisés et produits, notamment le format psd issu de photoshop, qui, pour la même la raison que les fichiers issus d'AutoCAD, n'ont pas été conservés notamment car il était impossible de consulter ces documents.
C. L'organisation de la production documentaire des archives
d'architectes

1. Des archives privées sur lesquelles il est difficile d'intervenir

La nature juridique du fonds peut avoir une influence sur la composition et
l'organisation du fonds. En effet, contrairement aux archives publiques, il n'est pas tenu par
les AD86 d'exercer un contrôle scientifique et technique sur les archives privées afin de
s'assurer de leur bonne conservation au sens matériel et intellectuel. Un producteur d'archives
privées est libre de la gestion et de l'organisation de ses archives tout au long de son cycle de
vie, ainsi, le don du fonds aux AD86 n'avait rien d'obligatoire. L'état dans lequel le fonds est
donné, c'est-à-dire l'état matériel, mais aussi intellectuel dépend du producteur.

Cela a également une conséquence en ce qui concerne l'évaluation des archives du
fonds. Le records management qui correspond à un ensemble de pratiques visant à organiser
la conservation et l'organisation matérielles et intellectuelles des archives à l'âge courant et
intermédiaire permet d'anticiper le travail d'évaluation des archives<fnref n="49" />. À l'aide d'outils tels
que des plans de classement, des chartes de nommage ou des tableaux de gestion, les services
producteurs, en collaboration avec les archivistes, peuvent identifier plus facilement et en
amont les différentes valeurs des archives et ainsi pouvoir repérer avant même la production
des documents ceux qui seront voués à l'élimination à la fin de l'âge courant ou au terme de
leur durée d'utilité administrative (DUA) et ceux ayant une valeur historique, à conserver
indéfiniment.

<footnote n="49">49 Abrégé d'archivistique, Paris, Association des archivistes français, 2020, 4e éd., p. 333.</footnote>
## 2. Une organisation documentaire par projets architecturaux

Malgré le fait que les archives privées d'architectes puissent être organisées sans obligations ou restrictions particulières, nous pouvons observer une structure qui se répète de façon plus ou moins fidèle dans l'organisation documentaire d'un projet architectural à un autre. En effet, l'organisation de la production documentaire d'une agence d'architectes se fait en général par projet architectural, il s'agit de l'unité intellectuelle principale<sup>50</sup>. Nous entendons par dossier de projet l'ensemble des documents, pièces administratives et graphiques qui concernent un même projet. Ensuite, au sein d'un dossier de projet, la composition du dossier est variable mais elle s'est fixée en même temps que la réglementation sur la maîtrise d'œuvre s'est établie<sup>51</sup>. Sans réellement rentrer dans le détail de chaque sous-répertoire et sous-dossier et sans lister chaque typologie, il convient de présenter une composition type d'un dossier de projet.

La composition au sein du dossier de projet reste globalement identique d'un projet à l'autre au sein du fonds DJA (voire d'un fonds à l'autre au vu des fonds conservés par d'autres services d'archives). Nous retrouvons les mêmes étapes d'un projet définies par la réglementation qui était alors en vigueur, notamment la loi MOP. Ainsi, un dossier de projet commence généralement par un répertoire nommé « administratif » dans lequel nous retrouvons un sous-répertoire concernant le programme, un autre pour le marché public de maîtrise d'œuvre et un pour le dossier de candidature. Il s'agit des premières étapes d'un projet d'architecture, on y trouve les intentions du maître d'ouvrage sur le projet, ainsi qu'une documentation assez volumineuse sur l'état de l'existant, dont des plans, des coupes et des façades<sup>52</sup>. On y trouve également toutes les pièces administratives pour la candidature, notamment des présentations des références architecturales de l'agence, des attestations d'assurance ou de délégation dans le cadre d'un groupement pour une candidature ou encore des CV des membres de l'équipe.

Ensuite, nous retrouvons un dossier important et certainement celui qui est susceptible d'être le plus intéressant pour les potentielles réutilisations des archives en vue de recherches

<footnote n="50">50 THOMINE (Alice), « L'informatique en architecture : utilisation et problèmes de conservation », dans *La Gazette des archives*, n°190-191 (2000), p. 273.</footnote>

<footnote n="51">51 PEYCERÉ (David), « La vie du projet : composition d'un dossier d'archives d'architectes », dans *La Gazette des archives*, n° 190-191 (2000), p. 205.</footnote>

<footnote n="52">52 *Ibid*., p. 209.</footnote>
historiques dans la mesure où on y trouve les documents figurés et pièces graphiques produites par l'architecte et ses réponses aux attentes du projet<fnref n="53" />. Il s'agit du dossier souvent intitulé « études », il comprend plusieurs sous-répertoires qui correspondent à différentes missions que le maître d'œuvre est tenu d'assurer. On y retrouve en premier le dossier d'avant-projet, qui est une étude technique et économique d'un projet, avec des premières pièces graphiques généralement au 1/100e ainsi que des devis estimatifs du projet<fnref n="54" />. Nous avons également un dossier concernant le permis de construire (PC), il s'agit d'une procédure administrative qui permet d'obtenir une autorisation d'urbanisme afin de réaliser des travaux, ce dossier est à remettre au service concerné, par exemple le service d'Urbanisme d'une commune. Les pièces graphiques de l'avant-projet sont souvent reprises pour comme pièces obligatoires du dossier de PC, ce qui pose la question du doublonnage dans ce cas<fnref n="55" />. Cette phase se termine généralement avec la constitution de DCE et de l'assistance pour la passation des marchés ou AMT, c'est-à-dire l'étude des différentes offres des entreprises avec leurs volumineux catalogues de produits.

<figure><img src="image_16.png" /><figcaption>Figure 13 : Exemple du catalogue d'une entreprise avec les caractéristiques des produits proposés</figcaption></figure>

<footnote n="53">53 *Ibid*., p. 210.</footnote>

<footnote n="54">54 LEJEUNE (Anne) et GAUBERT (Sonia), « Glossaire des termes et sigles courants en architecture », dans *La Gazette des archives*, n°190-191 (2000), p. 299-325.</footnote>

<footnote n="55">55 PEYCERÉ (David), « La vie du projet : composition d'un dossier d'archives d'architectes », dans *La Gazette des archives*, n° 190-191 (2000), p. 211.</footnote>
Le dossier le plus volumineux concerne la phase de chantier. En effet, le maître d'œuvre est tenu d'assurer la bonne conduite du chantier et de contrôler les différentes étapes et le paiement des entreprises qui interviennent sur le chantier. Ce dossier est particulièrement volumineux car, comme mentionné précédemment à propos des différents intervenants et interlocuteurs, il contient les différents échanges et correspondances avec chaque entreprise, les situations périodiques de travaux (c'est-à-dire une pièce financière qui sert au paiement des entreprises) pour chaque entreprise, etc. On y retrouve également une longue série d'ordre de service (OS).

Enfin, il y a la phase de réception, avec une partie provisoire avec notamment des réserves formulées aux entreprises qui doivent alors reprendre le chantier sur les points mentionnés. On retrouve les procès-verbaux de réception, pièces importantes qui témoignent de la fin des travaux et donc en général du projet. Enfin, il y a les dossiers des ouvrages exécutés, série volumineuse, pour chaque lot et entreprise. On y retrouve les pièces graphiques, les fiches techniques des différents matériaux utilisés par l'architecte et les entreprises, à destination du maître d'ouvrage.

<figure><img src="image_17.png" /><figcaption>Figure 14 : 1er niveau d'arborescence d'un dossier de projet</figcaption></figure>

<figure><img src="image_18.png" /><figcaption>Figure 15 : Composition type d'un dossier pour la phase d'Etudes</figcaption></figure>
Enfin, il n'y a pas que des dossiers concernant des projets architecturaux, il faut aussi mentionner les dossiers liés à la vie de l'agence même s'ils représentent une part minime du fonds en termes de volume. On trouve par exemple un dossier concernant la vie de l'agence, une bibliothèque de fichiers utilisés par AutoCAD ou encore un dossier d'archives personnelles.
# L'ÉVALUATION D'UN FONDS D'ARCHIVES ÉLECTRONIQUES D'ARCHITECTES PARTICULIÈREMENT VOLUMINEUX

## A. APPRÉHENDER UN VOLUME IMPORTANT DE DONNÉES

### 1. Comprendre l'arborescence profonde et tentaculaire d'une agence d'architectes

Afin de pouvoir évaluer les données du fonds, c'est-à-dire définir ce qui doit être conservé ou éliminé, ce qui a une valeur historique ou non, il faut pouvoir comprendre l'organisation du fonds et des documents ainsi que leur contexte de production, les typologies et la nature de l'information. Il existe plusieurs approches pour appréhender un fonds d'archives, pour comprendre l'organisation documentaire et l'articulation des différentes missions et fonctions assurées par le producteur. Par exemple, comme nous l'avons vu précédemment, dans le cadre du *records management* on pourrait très bien interroger le service producteur. Le défi ici est d'appréhender un fonds d'archives très volumineux, une consultation à la pièce de chaque document s'avère chronophage.

Un moyen efficace de comprendre un fonds d'archives, qu'il soit papier ou numérique, est de parcourir les dossiers et les documents, de réaliser des sondages pour voir les typologies, la construction du fonds. Dans le cadre des archives d'architectes, l'archiviste a notamment besoin de comprendre le projet architectural dans son ensemble. Pour ce faire, il est intéressant de repérer dans le fonds des documents de synthèse. Ce besoin de comprendre le projet dans son ensemble est également un besoin exprimé par le maître d'œuvre qui doit en effet contrôler et diriger le projet et son chantier. Ainsi, on peut retrouver dans un fonds d'architecte des documents qui permettent de suivre l'avancement du projet, ces différentes étapes. Par exemple, nous avons pu nous appuyer sur des plannings prévisionnels pour comprendre quelle étape a lieu avant une autre et ainsi quels dossiers devraient être consultés
en premier. Étant donné qu'une grande partie des documents servent dans le cadre de
procédures administratives dans le cadre d'un marché public, nous pouvons également nous
appuyer sur les règlements de consultation d'un marché ou les cahiers des clauses
administratives particulières (CCAP). En effet, ces documents précisent les pièces à fournir
tout au long du marché et du projet. Par exemple, on pourra y retrouver la composition précise
et attendue d'un dossier DOE et les typologies qu'il doit contenir, ce qui nous permet
d'évaluer et de comprendre son contenu à un haut niveau et ainsi d'éviter une consultation
fine des documents.

Il reste cependant compliqué d'avoir une vision d'ensemble d'un dossier
particulièrement dans le cadre d'un fonds d'archives électroniques et bureautiques. Il est
délicat de parcourir une arborescence aussi importante, dans certains cas les 10 niveaux
d'arborescences sont dépassés, et les ramifications de dossiers se multiplient. De plus, la
présence de doublons et de différentes versions peut engendrer une confusion. Il était ainsi
compliqué de repérer dans un premier temps les dossiers les plus importants d'une part en
termes de volumétrie et d'autre part en termes de valeur informationnelle, sachant qu'un
dossier volumineux ne veut pas systématiquement dire qu'il a une valeur historique (il peut
s'agir en effet d'un dossier volumineux contenant des versions de travail tandis que le dossier
de synthèse sera plus petit).

Le travail d'évaluation consiste à définir des critères d'évaluation afin de déterminer
quels documents ont une valeur secondaire mais également à repérer ces documents, il est
donc essentiel de pouvoir naviguer efficacement dans le fonds et ses dossiers. C'est en effet
un point sur lequel le traitement entre un fonds d'archives d'architectes papier et un fonds
d'archives d'architectes numériques diffère. Nous avons eu l'occasion de traiter un dossier
papier de projet, celui du Volcan au Havre<fnref n="56" />. Or, les critères d'évaluation (présentés dans la
partie B.) étaient les mêmes que ceux utilisés pour les dossiers numériques, cependant le
repérage des éliminables a été plus rapide pour la partie papier, notamment car nous avons

<footnote n="56">56 Il s'agit d'un centre culturel inauguré en 1982, élaboré notamment par l'architecte brésilien Oscar Niemeyer, et réaménagé en partie par l'agence DJA entre 2010 et 2015.</footnote>
accès directement aux documents « matériels » tandis qu'avec l'arborescence, il faut parfois
« plonger »dans les niveaux d'arborescence pour trouver les fichiers à éliminer.

Une autre difficulté qui a été rencontrée pour comprendre le fonds et ses documents
est l'aspect parfois très technique de certaines étapes du projet et certaines typologies
documentaires. On peut citer par exemple certains plans lors de la phase de chantier
concernant le lot électricité.
## 2. L'utilisation d'un logiciel pour appréhender l'arborescence: retour d'expérience sur Archifiltre

Nous avons utilisé le logiciel Archifiltre dans le cadre du traitement de ce fonds afin d'appréhender l'arborescence dans son ensemble. Ce logiciel a été développé au sein de la Fabrique des ministères sociaux depuis 2019. Il s'agit d'un outil de visualisation d'arborescences bureautiques complexes et profondes. Il permet d'avoir une visualisation à plat de l'arborescence et de ses niveaux contrairement à l'explorateur de fichiers Windows qui s'apparente davantage à des poupées russes. La visualisation proposée prend la forme d'un graphique sous forme de stalactites.

Archifiltre se dit également être un « outil d'aide à l'évaluation »<fnref n="57" />. En effet, il fournit des informations essentielles, un état des lieux sur l'arborescence analysée : nous pouvons ainsi exporter un rapport d'audit qui nous informe sur la répartition des formats de fichiers, sur la part de doublons dans l'arborescence ou encore le nombre de caractères des noms de fichiers. Par exemple, il peut nous permettre de repérer rapidement les fichiers dwg ou de voir l'espace gagné si nous décidons de faire du dédoublonnage. Cela permet d'appréhender rapidement et de façon globale un dossier de projet.

Nous avons utilisé Archifiltre pour deux étapes précises dans le traitement des dossiers de projet. Premièrement, nous avons utilisé Archifiltre pour le dédoublonnage des dossiers. Archifiltre permet un repérage des doublons à partir des empreintes numériques. Nous pouvons ensuite taguer les éléments redondants que nous souhaitons éliminer selon les critères définis en amont. Ensuite, nous avons utilisé Archifiltre pour le repérage des éliminables, il est en effet plus simple de repérer les fichiers à éliminer depuis Archifiltre car nous pouvons naviguer et parcourir l'arborescence sans avoir à ouvrir chaque répertoire, puis sous-répertoire. Le système de tags « à éliminer » est également utile pour pouvoir tracer les

<footnote n="57">57 « Archifiltre, un outil d'aide à l'évaluation archivistique », présentation par Anne Lambert et Chloé Moser (Mission des Archives de France auprès des ministères sociaux), Séminaire annuel des Archives de France, novembre 2019 [En ligne : https://francearchives.gouv.fr/fr/article/213604649] (consulté le 17/06/2024).</footnote>
éliminations et éventuellement exporter une liste pour le bordereau d'élimination (cf. annexe 5 p.84).

Nous avons également utilisé Archifiltre pour évaluer et comparer le contenu entre les deux serveurs de l'agence, le serveur de Paris et le serveur de Poitiers. En effet, après une première consultation rapide des dossiers de projets des deux serveurs, nous avons constaté qu'il y avait une majorité de dossiers qui avaient le même nom et donc qui *a priori* concernaient le même projet. Nous nous sommes donc demandé quel était le rapport entre les deux serveurs et leurs dossiers : s'agit-il de doublons ou à l'inverse les dossiers de projets des deux serveurs se complètent-ils ? Grâce aux rapports d'audit, nous avons pu voir que le serveur de Paris était moins volumineux et qu'il concernait moins de projets que le serveur de Poitiers. En réalisant des sondages à partir de dossiers de projets (faculté de pharmacie de Paris, médiathèque de Bayonne, etc.) nous avons pu voir que les dossiers de projets étaient plus complets (du moins aux premiers niveaux des arborescences) du côté du serveur pictavien (par exemple, sur le serveur de Paris, le dossier correspondant à la faculté de pharmacie ne contient pas les phases d'APS et APS ou les DCE, présents sur le serveur de Paris).

Grâce au repérage des doublons sur Archifiltre, et en taguant uniquement les fichiers d'un des deux serveurs, nous pouvons mettre en évidence les redondances d'un serveur à l'autre. Nous avons pu observer qu'en grande majorité les dossiers contenaient des documents redondants d'un serveur à l'autre. Ainsi, à l'exception de quelques dossiers de projets (notamment celui du Volcan au Havre), et étant donné que globalement les dossiers sont plus complets sur le serveur de Poitiers, nous avons écarté le serveur de Paris. Ainsi, Archifiltre nous a permis de déterminer quels documents éliminer ou non entre ces deux serveurs, mais également d'avoir un état des lieux pour les deux serveurs et leurs dossiers.

Archifiltre présente cependant des limites. Premièrement, il s'agit essentiellement d'un outil de visualisation, son objectif premier n'est pas de modifier et d'intervenir directement sur les dossiers et fichiers, ainsi, nous ne pouvons pas déplacer, renommer ou encore dézipper
des fichiers (la seule exception étant la suppression d'éléments via le script de suppression).

Enfin, dans le cadre d'un fonds d'archives d'architectes, qui sont souvent très volumineux, il est utile de pouvoir agir en masse sur un dossier, or la sélection des fichiers ou des doublons pour élimination ne se fait qu'au niveau du dossier.
B. DÉFINITION D’UNE MÉTHODOLOGIE ADAPTÉE POUR L’ÉVALUATION
DU FONDS

1. L'évaluation archivistique : définir de ce qui doit être conservé ou éliminé
dans le fonds

L'évaluation est l'opération intellectuelle qui consiste à déterminer la valeur des
documents, dans notre cas la valeur secondaire, notamment afin de mettre en œuvre le tri
matériel des documents entre ceux voués à l'élimination et ceux voués à la conservation<fnref n="58" />.

a. Des critères généraux pour l'évaluation

Concernant le fonds d'archives DJA et notre mission, il s'agit de déterminer la valeur patrimoniale des archives électroniques de l'agence DJA. Certaines questions centrales permettent d'orienter la réflexion autour de l'évaluation des archives électroniques comme analogiques. Nous pouvons ainsi nous demander ce que nous souhaitons documenter à travers ce fonds : l'agence d'architectes, la maîtrise d'œuvre ou la maîtrise d'ouvrage ? Quels projets architecturaux souhaitons-nous conserver ? Au niveau du document, se pose la question de son contexte de production et de l'information qu'il contient : quelle est l'utilité première du document et en quoi éclaire-t-il le projet et le métier d'architecte<fnref n="59" /> ?

Le critère central et directeur de notre évaluation est la conservation des archives qui témoignent de l'activité du métier d'architecte et du fonctionnement de l'agence<fnref n="60" />. Ce afin de documenter le métier d'architecte, mais également l'histoire des bâtiments, ils ont une valeur de témoignage et d'information sur les activités de ce métier, sur les choix, les partis pris et spécificités de cette agence<fnref n="61" />. De plus ce fonds concerne un point de vue unique dans un projet architectural, certes il existe des sources complémentaires (dossiers du maître d'ouvrage, des entreprises, etc.) mais notre fonds documente précisément le métier de l'architecte et son point de vue, qui plus est le point de vue d'une agence poitevine, sachant que les AD86 conservent et mettent en valeur les archives du département de la Vienne.

<footnote n="58">58 Cadre méthodologique pour l'évaluation, la sélection et l'échantillonnage des archives publiques, 2014, p. 13.</footnote>

<footnote n="59">59 NOËL (Geneviève), « Évaluation des archives architecturales à l'ère du numérique : proposition de critères d'évaluation », travail de recherche réalisé dans le cadre du cours BLT 6112 – Évaluation des archives donné au trimestre d'hiver 2009 par Yvon LEMAY, Montréal, Université de Montréal, 2009, p. 7.</footnote>

<footnote n="60">60 Entretien avec M. Pierre CAROUGE le 05/02/2024 au cours duquel ont été définis la mission et les objectifs du stage.</footnote>

<footnote n="61">61 NOËL (Geneviève), op. cit., p. 5.</footnote>
Ainsi, l'objectif n'est pas de conserver toutes les pièces administratives et financières essentielles à un marché public ou bien les catalogues de produits de diverses entreprises étant donné que ces documents reflètent davantage d'autres activités ou procédures administratives et pas tant la réalité du métier d'architecte. Inversement, un mémoire technique, lors de la phase d'offre d'un marché public pour la maîtrise d'œuvre notamment, est un document que l'on a décidé de conserver car il témoigne des premières intentions de(s) l'architecte(s) sur un projet architectural, de son parti pris et des réponses aux demandes du maître d'ouvrage. De ce fait, il est jugé comme ayant une valeur secondaire, il présente un intérêt historique et une fonction de témoignage<fnref n="62" />.

Transversalement à cette approche, il faut également privilégier la cohérence et la progression d'un dossier de projet. Certains documents ne témoignant pas du métier d'architecte mais étant essentiels pour la compréhension globale du projet architectural sont à conserver. Ainsi, dans le cadre d'un marché public pour la maîtrise d'œuvre, il est fréquent que l'architecte (ou l'agence) fasse partie d'un groupe de maîtrise d'œuvre avec plusieurs cocontractants qui fournissent également des documents utiles pour comprendre le projet : mémoires techniques ou plans des cocontractants tels que des bureaux d'études (cf. annexe 3 p.82), des acousticiens ou des scénographes. Comme nous l'avons mentionné plus tôt, les archives des architectes ne concernent pas uniquement les documents qu'ils ont produits mais également ceux qu'ils ont reçus notamment pour les valider. Ainsi, les situations de travaux sont produites par les entreprises lors du chantier et transmises au maître d'œuvre pour être validées.

La question de la redondance de plusieurs documents peut se poser car il existe des sources complémentaires conservées dans d'autres services producteurs ou services publics d'archives, à l'image du dossier de maîtrise d'ouvrage<fnref n="63" />. Cependant, dans notre cas d'étude, ce critère n'a pas été retenu pour évaluer les documents à conserver ou non, car, d'une part il faudrait pouvoir identifier toutes les sources secondaires et donc tous les services publics susceptibles de conserver les dossiers intéressants. D'autre part, si l'on trouve au sein d'un autre service un dossier redondant avec un dossier du fonds DJA, il faut pouvoir définir quel dossier conserver, en collaboration avec cet autre service producteur ou d'archives. Enfin, si

<footnote n="62">62 NOËL (Geneviève), *op. cit.*, p. 5.</footnote>

<footnote n="63">63 Cadre méthodologique pour l'évaluation, la sélection et l'échantillonnage des archives publiques, 2014, p. 13.</footnote>
nous décidons de supprimer le dossier présent au sein du fonds DJA, cela pourrait nuire à la cohérence du dossier et à la progression des différentes étapes.

Par exemple, pour le cas du foyer-résidence pour personnes âgées à Châteauroux dont la reconstruction a été réalisée par l'agence DJA en 2013-2014, nous avons un dossier au sein de l'arborescence ainsi qu'un sous-dossier pour le permis de construire. Or, sur le site internet des Archives municipales (AM) de Châteauroux, nous pouvons trouver une notice qui présente un article issu d'un versement du service d'Urbanisme de la ville et qui concerne la demande de permis de construire<sup>64</sup>. S'agissant dans ce cas d'archives publiques, et en collaboration avec les AM de Châteauroux, il pourrait être décidé de conserver le dossier au sein de leur service et donc d'éliminer le dossier du fonds DJA ; c'est notamment une démarche mentionnée dans le cadre méthodologique pour l'évaluation, la sélection et l'échantillonnage des archives publiques de 2014. En effet, le cadre recommande « une approche macro-archivistique »<sup>65</sup> qui s'intéresse aux processus et aux fonctions puis aux documents produits dans ce cadre, la limite restant la collaboration entre les services d'archives, de ce fait la macro-évaluation se fait en général au sein de chaque service. Dans notre cas, le processus est celui de la demande d'autorisation d'urbanisme dont les différents acteurs sont l'agence qui fait la demande et le service d'urbanisme qui fournit l'autorisation.

Cependant, pour appliquer cette démarche il faudrait s'assurer que les pièces du dossier soient identiques. De plus, l'élimination du dossier PC pourrait nuire à la cohérence et à la progression du dossier du fonds DJA, d'autant plus que la phase de permis de construire contient les plans et des coupes qui précèdent la phase de chantier. Il faut également prendre en compte les questions liées à la communication des archives : il ne serait pas pratique pour un lecteur de devoir consulter le dossier PC conservé dans un autre service d'archives. Ainsi, dans le cas précis d'un fonds d'architecte, la macro-évaluation, recommandée dans le cadre de 2014, entre le fonds privé et un fonds d'archives publiques n'est pas à privilégier. Elle pourrait être éventuellement réalisée si les fonds d'archives publiques complémentaires sont conservés aux AD86, ainsi les différents instruments de recherche pourraient disposer d'une section « sources complémentaires » et d'un système de renvoi pour faciliter la consultation des archives.

<footnote n="64">64 Site internet des Archives municipales de Châteauroux [En ligne : https://archives.chateauroux-metropole.fr/4DCGI/Web_VoirLaNotice/70_07/2013E0055/ILUMP30852] (consulté le 17/06/2024).</footnote>

<footnote n="65">65 Cadre méthodologique, op. cit., 2014.</footnote>
b. L'évaluation et l'environnement numérique

Nous pouvons nous poser la question de l'évaluation des archives d'architectes dans le
cadre d'un fonds d'archives électroniques et papier. Un premier constat a pu être réalisé lors
de ce stage puisque le fonds des archives DJA est en réalité un fonds mixte, il contient donc
des archives papier qui ont également été données aux AD86. L'agence DJA ayant été créée
en 1980, un certain nombre de dossiers de projets architecturaux ont certainement été
intégralement produits au format papier, et progressivement l'emploi de logiciels métier et de
la bureautique a complété voire remplacé cette production. Nous avons ainsi certains projets
architecturaux qui ont fait l'objet d'un dossier papier et d'un dossier numérique. Dans le cadre
de ce stage, un sondage a été réalisé pour un dossier mixte, celui du Volcan au Havre. La
majorité des dossiers papier de ce projet et les typologies documentaires qui le composent
sont des doublons et un exemplaire, a priori, identique, existe au format numérique. Les
typologies documentaires étaient également identiques. On peut en conclure que la production
et le résultat de cette production documentaire d'architectes, qu'elle ait été numérique ou
papier reste identique<fnref n="66" />.

Dans la mesure où les dossiers de projets au format électronique étaient plus complets
que ceux en papier, il a été décidé de privilégier le dossier électronique et d'éliminer les
documents papier. Par exemple, pour le cas du Volcan au Havre, les dossiers papier ne
concernaient que la phase de chantier avec une grande majorité de dossiers consacrés aux
situations de travaux, cette série a été proposée à l'élimination. Seuls les dossiers que nous
n'avons pas retrouvés dans l'arborescence ont été conservés (notamment le dossier du marché
public pour la maîtrise d'œuvre). L'évaluation des documents reste donc sensiblement
identique puisqu'il s'agit des mêmes typologies documentaires, la différence se trouve
finalement dans le repérage des documents dans l'arborescence et dans le dédoublonnage (cf.
sous-partie III.C. page 53).

Il y a cependant un critère d'évaluation qui existe pour les documents analogiques et
qui est différent pour le numérique, il s'agit des questions liées à la conservation des
documents. En effet, pour des raisons de conservation de certains fichiers dont le format est
problématique il a été décidé, on l'a vu plus tôt, d'éliminer systématiquement les fichiers issus
de logiciels métier notamment d'AutoCAD.

<footnote n="66">66 NOËL (Geneviève), *op. cit.*, p. 8.</footnote>
## 2. Une méthode d'évaluation adaptée au fonds traité

Nous avons pu établir une méthode adaptée à un fonds d'architectes pour l'évaluation du fonds 140 J. Dans la mesure où le fonds est divisé en plusieurs dossiers qui correspondent à des projets architecturaux, il a été décidé dès le début du stage de se concentrer sur un dossier-projet en particulier afin d'en tirer une expérience et une méthodologie à appliquer par la suite aux autres dossiers de projets. Cette méthode peut se faire dans le cadre d'un fonds d'architectes étant donné que la composition de chaque dossier-projet reste identique et qu'on retrouve systématiquement les mêmes étapes et les mêmes typologies documentaires, bien que l'objet diffère, qu'il s'agisse du projet, de la localisation, du bâtiment, des travaux envisagés, des interlocuteurs et collaborateurs du projet. On retrouve ainsi une certaine homogénéité dans les procédures administratives d'un dossier de projet à l'autre.

Nous avons défini une chaîne de traitement à partir d'un premier cas d'étude, celui de la faculté de pharmacie de Paris réaménagée entre 2018 et 2019. Dans un premier temps, nous avons réalisé un rapport d'audit à partir d'Archifiltre afin d'avoir une idée globale du dossier, de la répartition des formats de fichier ou encore du nombre de doublons. Ensuite, nous avons réalisé le dédoublonnage du dossier à partir d'Archifiltre en définissant des critères afin de choisir quel(s) fichier(s) éliminer entre plusieurs fichiers redondants. L'étape de repérage des éliminations et de sélection s'est également faite sur Archifiltre, nous avons défini des critères de sélection en amont et durant le traitement. Enfin, un travail de réorganisation de l'arborescence et de renommage est réalisé à partir de ReSIP et de Renamer.
Ainsi, cette méthode nous a permis d'une part de définir des critères de dédoublonnage et de sélection mais aussi de nous familiariser avec un dossier de projet architectural et ses différentes étapes réglementées. Il nous suffisait ensuite, idéalement, de répéter cette chaîne de traitement pour chaque autre dossier-projet du fonds. Étant donné que ce sont les fonctions et procédures (par exemple la demande de permis de construire) et typologies (pièces graphiques, pièces de marché, etc.) qui se répètent d'un dossier à l'autre, nous avons d'abord réalisé une macro-évaluation au niveau des missions et procédures, et éventuellement une évaluation plus fine au niveau du document si nécessaire. Cette méthode permet ainsi de faire face à la volumétrie importante d'un fonds d'architecte. Il y aurait cependant une limite, dans la mesure où la complétude du dossier varie d'un projet à l'autre, certaines typologies pourraient être absentes dans un dossier et donc imposer de conserver une autre typologie qu'on aurait éliminée autrement<fnref n="67" />. Cette méthode n'est pas propre à un fonds d'architectes, la macro-évaluation et l'approche par fonctions sont recommandées de manière générale par le cadre méthodologique.

Enfin, nous pouvons mentionner un niveau d'évaluation qui n'a pas été envisagé lors de ce stage mais qui aurait pu l'être ou qui pourrait être envisagé à l'avenir pour le traitement du fonds. Il s'agit d'une évaluation des données à un niveau encore plus haut que l'évaluation faite jusqu'à présent. En effet, nous n'avons pas réalisé d'évaluation entre les projets mais au sein d'un projet.

On peut se poser la question d'évaluer les dossiers de projets réalisés : faut-il conserver tous les dossiers des projets réalisés par l'agence ? Un travail de recherche de Geneviève Noël mentionne une évaluation au niveau des dossiers de projet : il faudrait conserver les « dossiers de projets les plus significatifs, qui ont un impact sur la société tant au niveau local que régional, national ou international (équipements culturels majeurs, certaines structures industrielles et commerciales, lieu ayant une valeur patrimoniale, symbolique, identitaire) » et supprimer les dossiers non significatifs<fnref n="68" />. Cependant, la spécialisation de l'agence DJA est

<footnote n="67">67 Un tel cas n'a pas été observé lors du stage, les documents et les typologies les plus importants d'un projet étant toujours présents dans un dossier. Mais, par exemple, si les décomptes généraux définitifs venaient à manquer dans un dossier, nous pourrions très bien conserver les situations périodiques de travaux (que l'on aurait éliminées autrement) afin d'avoir une trace du coût du projet.</footnote>

<footnote n="68">68 NOËL (Geneviève), *op. cit.*, p. 10.</footnote>
l'aménagement, la réhabilitation ou la construction de bâtiments socio-culturels ayant une valeur patrimoniale et historique. Ainsi, l'ensemble des dossiers de projets traités ne laissaient aucun doute sur leur valeur globale. Il reste que pour certains dossiers de projet, la question pourrait se poser : la construction de logements pour des particuliers est-elle toujours significative pour reprendre les termes de ce travail de recherche ?

Nous avons cependant réalisé un travail d'évaluation à au niveau entre les dossiers de projets réalisés et non réalisés car nous avons éliminé une partie des dossiers correspondant à des projets pour lesquels l'agence DJA n'a pas été retenue. Il ne s'agissait en général que d'un simple dossier regroupant des pièces de candidature (CV, présentation des références de l'agence, formulaires CERFA, etc.). Parmi les dossiers de projets non réalisés par l'agence, nous pouvons distinguer deux cas : lorsque l'agence candidate pour un projet, elle doit d'abord déposer un dossier de candidature, s'ils sont retenus ils peuvent alors déposer un dossier d'offre qui est plus intéressant. Ainsi, nous avons soit un dossier de candidature avec uniquement des pièces administratives, soit un dossier d'offre de l'agence avec par exemple des mémoires de l'agence qui présente les idées et partis pris par les architectes.
# C. DERNIÈRES ÉTAPES DE LA CHAÎNE DE TRAITEMENT : REPÉRAGE DES ÉLIMINABLES ET FORMATION D'UN PAQUET DE VERSEMENT

## 1. Le dédoublonnage des fichiers : critères et réalisation

Il était, pour plusieurs raisons, nécessaire de réaliser une phase de dédoublonnage des différents documents (voire sous-dossiers) présents dans les dossiers de projets. Premièrement, car nous avons pu constater une présence importante d'éléments redondants dans les dossiers traités lors de ce stage. En effet, un premier audit à partir d'Archifiltre a montré que le dossier de la faculté de pharmacie de Paris (du serveur de Poitiers) contenait environ 21 000 éléments redondants ; sur ce dossier qui faisait initialement environ 100 Go, cela représente 32 Go (soit 32 % du dossier). Pour le cas du réaménagement du moulin d'Anguitard en pôle culturel à Chasseneuil-du-Poitou en 2019-2020, il y avait 7,4 Go d'éléments redondants sur 28 Go en tout (soit 26,4 %). Les dossiers de projets les plus complets et pour lesquels l'agence DJA a été retenue, font en général plusieurs gigaoctets (d'une dizaine à 100 pour le cas exceptionnel de la faculté de pharmacie), de fait, réaliser un dédoublonnage permet d'améliorer la lisibilité de l'arborescence et de gagner de l'espace numérique. Ce point n'est pas négligeable pour des raisons de conservation. L'espace de conservation sur le SAE AMADEO est limité. En effet, lors de ce stage, les AD86 ont pu faire la demande de 100 Go supplémentaire pour l'ensemble du service d'archives, or, le seul dossier de la faculté de pharmacie de Paris représente, après traitement, 44 Go. Ainsi, environ la moitié de l'espace de conservation nouvellement acquis serait occupé par un dossier du fonds. On comprend donc que chaque gigaoctet supprimé en éliminant des documents redondants est important.

Le dédoublonnage est également essentiel pour la bonne conservation intellectuelle du fonds afin de limiter le surplus informationnel et de rendre l'organisation globale d'un dossier plus compréhensible. Réaliser une phase de dédoublonnage est également intéressant pour l'archiviste qui traite le fonds. En effet, en amont d'une phase d'évaluation, elle permet d'avoir une première approche sur le dossier et d'avoir une compréhension globale en parcourant les différents répertoires, cela permet de préparer la phase d'évaluation des documents.
<figure><img src="image_19.png" /><figcaption>Figure 16 : Repérage du nombre d'éléments redondants dans le dossier de projet du Volcan au Havre (dossier du serveur de Paris), via Archifiltre (21,6 Go sur 53 Go)</figcaption></figure>

La première question qui se pose lorsque l'on réalise le dédoublonnage est de savoir quel(s) fichier(s) est (sont) à conserver, le dédoublonnage ne peut pas se faire au hasard et doit prendre en compte l'emplacement du fichier dans l'arborescence, autrement dit son contexte de production et sa raison d'être, son rôle dans la progression et la compréhension du projet.
L'objectif est de toujours garder un exemplaire au minimum au sein d'un groupe de doublons, sinon cela reviendrait à supprimer totalement le document. Le risque serait donc de décider de conserver un unique exemplaire d'un fichier dans un dossier qu'on évaluera par la suite comme étant à éliminer (sous réserve que l'on souhaite également conserver ce document).
Ainsi, nous avons établi des critères de dédoublonnage. Nous avons décidé de privilégier les fichiers présents dans un (sous-)dossier relatif à une phase d'un projet architectural, une étape définie par la réglementation, par exemple la phase de diagnostic, la phase d'avant-projet, la phase de projet, ou encore la demande de permis de construire.

<figure><img src="image_20.png" /><figcaption>Figure 17 : L'exemplaire présent dans le dossier APD (avant-projet détaillé) a été conservé</figcaption></figure>
Au sein de ces « dossiers-étapes », nous avons privilégié les doublons présents dans les sous-dossiers correspondant à une version définitive, complète, souvent identifiable à leurs noms contenant « rendu ». Les fichiers qui sont au plus bas niveau de l'arborescence sont privilégiés car leur emplacement fournit plus de contexte sur le fichier, contrairement à un fichier qui serait à la racine de l'arborescence. Si des doublons se trouvent dans le même répertoire, nous avons choisi celui dont le nommage était le plus explicite et complet.

<figure><img src="image_21.png" /><figcaption>Figure 18 : Dossiers contenant les versions définitives, de "rendu"</figcaption></figure>

L'application stricte de critères a ses limites, par exemple, deux fichiers identiques peuvent être présents dans deux dossiers qui correspondent à des étapes du projet architectural. Dans ce cas, nous avons décidé de conserver les deux exemplaires car ils participent à la cohérence intellectuelle de leur dossier, pour citer le rapport d'études réalisé par le Centre d'archives d'architecture du XXe, « on ne supprimera pas un plan faisant partie du dossier de permis de construire sous prétexte qu'il est identique à un autre dans le dossier d'appel d'offres »<fnref n="69" />. Il est parfois difficile malgré ces critères de trancher entre deux exemplaires, en cas de doute, plusieurs exemplaires ont été conservés.

<footnote n="69">69 SIAF, Cité de l'architecture et du patrimoine et PASS technologie (ed), « Le traitement des archives numériques d'architectes : Le fonds de l'architecte Adrien Fainsilber. Fonds déposé au Centre d'archives d'architectures du XXe siècle », Paris, 2014, p. 40-41.</footnote>
<figure><img src="image_22.png" /><figcaption>Figure 19 : Deux doublons ayant un chemin d'accès presque identique (les deux exemplaires ont été conservés)</figcaption></figure>

Deux outils ont été utilisés pour le dédoublonnage des dossiers. Le premier est Archifiltre qui permet d'identifier les doublons à partir des empreintes numériques et rassemble les exemplaires dans des groupes. Nous pouvons taguer les exemplaires que nous souhaitons éliminer. La limite étant que nous ne pouvons taguer qu'au niveau des fichiers, ce qui représente un travail assez fin, parfois fastidieux. En revanche, le second outil utilisé, AllDUP, permet d'agir au niveau du dossier et propose différentes modalités de sélection des doublons, ainsi, lorsque l'on a repéré tout un dossier qui doublonne avec un autre, nous pouvons sélectionner directement l'ensemble des fichiers du dossier (cf. Tome 2 livrable n°8).
## 2. Repérage des éliminations : sélectionner dans la masse

### a. Sélectionner pour mieux conserver

Les dossiers du fonds contenaient une part importante de doublons mais également de documents sans valeur secondaire, qui ne sont pas voués à être conservés définitivement. Il faut d'une part établir des critères généraux et fins pour déterminer quels documents conserver ou non, d'autre part il faut pouvoir repérer dans l'arborescence ces documents à éliminer.

L'évaluation et le repérage des documents éliminables sont essentiels pour la bonne conservation intellectuelle du fonds. D'une part, pour les mêmes raisons que le dédoublonnage, il est essentiel de pouvoir libérer de la place sur les espaces de stockage en supprimant les documents inutiles ou jugés sans valeur historique. La phase de repérage des éliminables permet également de sélectionner les fichiers dont les formats ont été jugés par un service d'archives comme inappropriés pour la conservation définitive. Dans notre cas, nous l'avons vu, nous avons éliminé les formats issus des logiciels CAO-DAO. Concernant les formats issus de la suite Microsoft Office, nous avons conservé ces fichiers (lorsque leur contenu nous semblait correspondre aux critères établis et lorsqu'aucune conversion n'avait été réalisée par le producteur préalablement), dans la mesure où le SAE peut réaliser les conversions lui-même vers des formats adaptés et pérennes.

La sélection au sein du fonds et des dossiers est également indispensable pour la bonne lisibilité et la conservation intellectuelle du fonds. Les doublons, mais aussi les documents préparatoires, les brouillons, les différentes versions d'un document, certains mails, des fichiers textes ou images liés aux logiciels CAO-DAO ; ces différents documents créent du bruit documentaire lorsque l'on recherche un document (recherche en plein texte ou à partir des noms de fichiers). Ce travail doit permettre de rendre les dossiers de projet plus lisibles, notamment dans les derniers niveaux de l'arborescence, les premiers niveaux ayant déjà été généralement bien organisés par l'agence DJA. La conservation intellectuelle doit permettre de retrouver rapidement une information fiable et complète. Par exemple, si l'on cherche à consulter le procès-verbal de réception des travaux d'un projet, notamment pour connaître la
date exacte de fin des travaux d'un lot, nous pourrions trouver les formulaires CERFA vierges,
les formulaires complétés mais non signés, et enfin celui complété et signé du maître
d'ouvrage. Cela a notamment été le cas pour le dossier mixte relatif au Volcan du Havre, où
les procès-verbaux de réception signés du maître d'ouvrage se trouvaient dans la partie papier
du fonds, les versions non signées présentes dans l'arborescence ont été supprimées. Il en va
de même pour la question du coût du projet, si l'on cherche à avoir une vue d'ensemble sur le
coût, nous pouvons vite être noyés dans les nombreuses situations périodiques de travaux, en
revanche les décomptes définitifs généraux sont plus synthétiques.

b. *Les critères établis pour la sélection des éliminables*

Les critères généraux ont déjà été présentés plus haut, il s'agit de conserver les
documents témoignant du métier d'architecte et du rôle de maître d'œuvre. Afin de pouvoir
évaluer et sélectionner en masse nous avons fait de la macro-évaluation, de fait, la grande
majorité des sous-répertoires aux 2ᵉ et 3ᵉ niveaux de l'arborescence correspondaient à des
missions du MOE et des phases clés du projet, ainsi, à ce niveau l'essentiel des dossiers
étaient conservés. La phase de candidature, dans la mesure où son dossier contient des
documents administratifs et des formulaires, a été éliminée (cf. Tome 2 livrable n°6). Ensuite,
au sein de chaque phase clé du projet, nous avons établi des critères plus fins. Les versions de
travail ou les brouillons, reconnaissables généralement au format du fichier, notamment Word,
ont été éliminés, contrairement aux versions définitives que l'on pouvait souvent retrouver
dans des dossiers « rendus » et au format pdf. Les documents de synthèse sont privilégiés aux
documents trop précis ou détaillés, difficilement exploitables, par exemple les situations de
travaux mentionnées plus tôt<fnref n="70" />. Les photographies ont été conservées lorsqu'elles se
trouvaient dans un dossier photothèque ; réaliser un tri au sein des photographies aurait été
très chronophage, l'idée a donc été écartée. *A contrario*, les échanges par mail entre l'agence
DJA et les collaborateurs (MOA, entreprises, BET, etc.) ont été éliminés. Nous avons constaté
que la majorité des échanges étaient sans intérêt particulier (par exemple des échanges pour
partager des documents) et qu'ils manquaient de contexte ce qui rend difficile la
compréhension de l'échange. Seuls les mails de la phase de chantier, jugés plus intéressants

<footnote n="70">70 PEYCERÉ (David), « Les éliminations dans le dossier de projet : esquisse d'un tableau de gestion », dans *La Gazette des archives*, n°190-191 (2000), p. 241.</footnote>
puisqu'ils témoignent des évolutions des travaux, des difficultés rencontrées et des solutions envisagées, ont été conservés<sup>71</sup>.

Nous avons également traité les dossiers qui ne correspondaient pas à des projets architecturaux. L'objectif étant toujours de sélectionner les dossiers et documents reflétant l'activité d'architecte et de l'agence. Un dossier contenant les archives personnelles et privées d'un des architectes de l'agence a été supprimé, de même que divers dossiers contenant des images, photographies et des présentations des références de l'agence, que l'on peut certainement retrouver dans les dossiers respectifs de chaque projet architectural. Enfin, un dossier important contenant toutes les candidatures de l'agence a été supprimé (cf. Tome 2 livrable n°6).

D'un point de vue pratique, la sélection des éliminables s'est faite à partir d'Archifiltre. Premièrement, il s'agissait du seul logiciel à notre disposition qui permettait de taguer puis de supprimer des dossiers et des fichiers (ReSIP supprime directement sans passer par des tags). Pouvoir taguer permet de prendre du recul sur notre travail de sélection et éventuellement de revenir en arrière. De même que pour le dédoublonnage, l'inconvénient est que nous ne pouvons pas agir au niveau du dossier, il faut sélectionner chaque document un à un.

Pour les deux derniers dossiers de projets traités durant le stage, nous avons pu mettre en application une méthode plus efficace pour l'évaluation des dossiers, car nous avions l'expérience d'autres dossiers traités auparavant. Cette méthode consistait à limiter autant que possible la consultation des derniers niveaux de l'arborescence, autrement dit des fichiers, et donc à se contenter des sous-répertoires et de leurs noms lorsque ceux-ci étaient suffisamment explicites. Nous avons ainsi appliqué la macro-évaluation en essayant de s'arrêter au niveau des sous-dossiers qui correspondent souvent à des fonctions ou à des missions particulières. Par exemple, pour les dossiers DOE, nous avons sélectionné l'ensemble des lots à conserver car nous avons constaté avec les autres dossiers de projet évalués que les dossiers DOE contenaient essentiellement des documents à conserver. Reste que certains documents

<footnote n="71">71 *Ibid.*, p. 240.</footnote>
pourraient certainement être éliminés et passent entre les mailles du filet. Il est difficile d’évaluer exactement le gain de temps mais celui-ci reste important, et la part d’éléments éliminés reste sensiblement la même (de l’ordre de 40 %). La question du niveau de l’évaluation est intéressante dans le cadre d’un fonds d’archives d’architectes (numérique ou analogique), plus le niveau est haut, plus l’on peut gagner du temps sur le traitement de la masse d’archives.

Cette méthode nécessite d'avoir déjà une connaissance du dossier-type. Une évaluation des documents dans le cadre d'un fonds d'architectes devrait d'abord prendre en compte la fonction ainsi que les dossiers-pères d'un document. Une approche *bottom-up*<fnref n="72" /> qui consisterait à évaluer directement les documents aurait, d'après l'expérience des traitements réalisés, abouti à la conservation de documents dans des dossiers qu'on ne souhaiterait pas conserver (par exemple un dossier de sauvegarde ou de versionnage), cela justifie d'autant plus l'étape de dédoublonnage.

<footnote n="72">72 DOOM (Vincent), « L'évaluation scientifique des archives, principes et stratégies. Du melon au diamant », dans *La Gazette des archives*, n° 202 (2006), p. 20-21.</footnote>
### 3. Préparer le versement d'un paquet de données (SIP) dans le SAE

La chaîne de traitement d'un dossier de projet se termine avec la préparation d'un paquet de données à verser dans le SAE AMADEO. Pour la mise en forme d'un dossier, nous avons réorganisé l'arborescence lorsque cela s'avérait nécessaire, notamment lorsque plusieurs dossiers, l'un à la suite de l'autre avait (pratiquement) le même nom, dans ce cas, les fichiers ont été remontés d'un niveau dans l'arborescence. La réorganisation des dossiers s'est faite à partir de l'outil ReSIP. Cet outil permet également de supprimer automatiquement les dossiers « sans descendance » c'est-à-dire sans aucun fichier ou dossier à l'intérieur. Cet outil propose d'autres fonctionnalités qui n'ont pas vraiment été utilisées lors de ce stage, notamment l'enrichissement des métadonnées des différents fichiers et dossiers (aussi appelés unités d'archives et groupes d'objets). Enfin, nous pouvons exporter l'arborescence que nous avons modifiée ; il existe plusieurs modalités d'export (dossier zip, arborescence simple, SIP déjà formé par le logiciel).

Le renommage des fichiers s'est fait avec Renamer, il consistait en l'application de règles de renommage largement diffusées dans la communauté des archivistes, par exemple le remplacement d'espaces par un signe underscore ou encore la suppression des caractères spéciaux (par exemple ( ; ); / ; - ; etc.). Le renommage de masse s'est fait avec les règles appliquées par Renamer. Cependant le renommage plus ciblé pour certains fichiers s'est fait soit sur Renamer, soit directement dans l'explorateur de fichiers Windows, notamment pour les fichiers dont le chemin d'accès était par défaut trop long et donc qui n'étaient pas pris en compte par Renamer. Les abréviations présentes dans les noms des fichiers et des dossiers ont été préservées, elles permettent de raccourcir le chemin d'accès et donc d'être en dessous de la longueur maximale d'un chemin d'accès qui est de 260 caractères. Ces abréviations sont largement connues et employées dans le monde de l'architecture et des marchés publics et une table des abréviations a été réalisée lors de ce stage.
Une organisation lisible et un nommage des fichiers et des dossiers clair et compréhensible sont importants pour la conservation et la pérennité des informations. Les métadonnées sont nécessaires pour la préservation à long terme des archives électroniques. Elles peuvent être de différentes natures (descriptive, structurelle, technique ou de gestion), or le nom d'un fichier est une métadonnée descriptive qui permet de retrouver efficacement un document. À partir du nom d'un dossier et d'un fichier nous pouvons directement comprendre la mission ou la fonction concernée et le contenu d'un document.

Enfin, concernant les éliminations réalisées, un bordereau d'élimination a été fait : il concerne les fichiers éliminés (et non dédoublonnés) des projets architecturaux traités ainsi que les dossiers ne correspondant pas à des projets architecturaux. Sur le traitement réalisé durant ce stage, environ 225 Go de données ont été éliminées et considérées comme n'ayant pas de valeur secondaire. Sur le volume initial de 837 Go de données (en prenant en compte les deux serveurs), environ 324 Go (38%) ont été traités dont 271 Go éliminés et dédoublonnés (32%). Environ 2,66 mètres linéaires d'archives papier du dossier du Volcan au Havre ont également été éliminés, il s'agissait essentiellement d'ordres de service, de correspondances et de situations périodiques de travaux, une série très volumineuse. Ces documents étaient également présents dans la version numérique du fonds et, à l'exception des correspondances, ont également été éliminés dans les dossiers électroniques. Les dossiers et documents conservés dans les dossiers papiers du projet du Volcan l'ont été soit parce qu'ils n'existait pas dans les dossiers numériques (par exemple le dossier correspondant au marché public pour la maîtrise d'oeuvre), soit parce qu'ils correspondaient à des originaux, dans la mesure où les documents étaient uniquement signés sur la version papier.
La description du bordereau d'élimination, à l'image de l'évaluation des données, n'a pas été faite au niveau des fichiers car cela prendrait trop de temps et le résultat aurait été difficilement lisible et compréhensible. Ainsi, à l'image d'un instrument de recherche réalisé selon la norme ISAD(G), nous avons rassemblé à haut niveau les informations communes aux différents dossiers. Concrètement, nous avons décrit une composition type des documents éliminés (cf. Tome 2 livrable n°6) puis, dans un second temps, nous avons listé les dossiers traités, la volumétrie des éliminables et les dates extrêmes. Une liste, plus difficilement exploitable a tout de même été réalisée avec l'ensemble des fichiers tagués à éliminer.

<figure><img src="image_23.png" /><figcaption>Figure 20 : Réorganisation de l'arborescence : suppression d'un dossier au sein d'un autre dossier car ils ont le même nom</figcaption></figure>

<figure><img src="image_24.png" /><figcaption>Figure 21 : Exemple de renommage</figcaption></figure>
# ANTICIPER L'ÉVALUATION DES ARCHIVES ÉLECTRONIQUES D'ARCHITECTES

## A. ENVISAGER DES PRATIQUES DE RECORDS MANAGEMENT POUR ANTICIPER L'ÉVALUATION DES ARCHIVES

### 1. Les pratiques d'archivage dans les agences d'architectes

Nous avons évoqué précédemment les différentes valeurs que pouvaient avoir, ou non, des archives produites par les architectes, celles-ci ont plusieurs valeurs à leurs yeux. Pendant la conception et la réalisation du projet, ces archives ont une valeur juridique et contractuelle pour les architectes<sup>73</sup>, dans la mesure où ils doivent conserver leurs documents au moins dix ans à partir de la réception des travaux car ils sont tenus responsables vis-à-vis du maître d'ouvrage de tout dommage portant atteinte à la solidité de l'ouvrage. Leurs archives peuvent également être réutilisées par la suite pour la réalisation d'autres projets architecturaux. Enfin, il y a une valeur en « termes de communication »<sup>74</sup>, les agences peuvent en effet présenter leurs travaux et réaliser leurs références à partir de leurs archives, ce qui leur sera utile dans le cadre de futures candidatures. C'est pour ces raisons que les pratiques d'archivage ne sont pas totalement étrangères aux agences d'architectes, retrouver une information fiable rapidement est essentiel pour leur fonctionnement. On retrouve dans le fonds 140 J un soin dans l'organisation des dossiers, dans les abréviations habituellement employées, dans le nommage des fichiers, ce travail nous a évité de faire face à un vrac d'archives bureautiques et a largement facilité le travail d'évaluation des données. Par exemple, l'ordre au sein des dossiers « Études » était souvent le même, un ordre chronologique, qui nous a permis de rapidement comprendre les différentes étapes d'un projet architectural.

<footnote n="73">73 DE ALZUA (Jérôme), « Introduction. Architecte-archiviste ou archiviste-architecte ? », dans PEYCERÉ (David) et WIERRE (Florence) (dir.), *Architecture et archives numériques. L'architecture à l'ère numérique : un enjeu de mémoire*, Gollion, InFolio, 2008, p. 94-97.</footnote>

<footnote n="74">74 Ibid., p. 95.</footnote>
Il pourrait être intéressant d'échanger avec l'agence d'architectes susceptible de donner ou de déposer ses archives, sur les valeurs de leurs documents et voir si leurs archives ayant une valeur primaire avérée sont également susceptibles d'avoir une valeur secondaire en cas d'archivage définitif. Des plans, des tranches et des coupes conservées pendant dix ans par l'agence ne perdent pas toute valeur à l'issue de cette décennie, elles ont toujours une valeur secondaire, elles illustrent la réalisation architecturale, le parti pris, elles ont une valeur patrimoniale<sup>75</sup>.

La communauté architecturale a conscience de la valeur de ces archives. Ainsi, l'ordre des architectes a établi un document qui s'apparente à un tableau de gestion dans lequel ils recommandent des délais de conservation des archives. On peut y voir que les ordres de services ont une valeur pour les architectes, il est recommandé de les conserver 10 ans, délai pendant lequel la responsabilité décennale de l'architecte peut être engagée, or pour la conservation définitive des archives, nous avons éliminé ces archives. Passées les 10 années, la conservation et le tri des archives dépendent de l'agence (dans la mesure où il s'agit d'archives privées), les cas peuvent varier d'une agence à l'autre<sup>76</sup>.

<footnote n="75">75 « Je suis un architecte », Archives départementales de la Haute-Garonne [En ligne : https://archives.haute-garonne.fr/n/je-suis-un-architecte/n:238] (consulté le 19/06/2024).</footnote>

<footnote n="76">76 HOTTIN (Christian), « L'architecte face à ses archives. Réflexions à partir de quelques expériences de collecte », dans CA.A. - Archives d'architecture, documents pour le débat (Manuel Blanco intr.), Alcala, 2004, p. 187-195.</footnote>
## 2. Envisager des échanges avec les agences d'architectes pour mettre en place des pratiques d'archivage

Afin d'anticiper le travail d'évaluation des documents pour un archivage définitif, est-il envisageable de mettre en place des pratiques de records management auprès des producteurs, en l'occurrence des architectes ? Premièrement, le contrôle de la bonne conservation des archives d'architectes, s'agissant d'archives privées, n'a rien d'obligatoire ; il est donc plus délicat d'intervenir en amont auprès d'un producteur d'archives privées. De plus, investir du temps de conseils et d'accompagnement auprès de ces producteurs peut être questionné dans la mesure où les collectes d'archives d'architectes sont aléatoires et ponctuelles, un service d'archives ne sera sûrement pas amené à collecter des téraoctets de données tous les mois. Ainsi, le temps de traitement, d'évaluation et de sélection d'un fonds volumineux est tout à fait réalisable dans la mesure où il s'agit vraisemblablement du premier et dernier don d'archives de l'agence. La ponctualité des entrées d'archives d'architectes et le fait que les archives aient déjà une organisation permet d'envisager l'évaluation et le traitement de fonds même s'ils sont volumineux.

Même si des pratiques de records management auprès des architectes semblent être difficilement réalisables pour les raisons que nous venons d'évoquer, il peut tout de même être intéressant d'évoquer ces dernières et voir en quoi elles peuvent être utiles pour les fonds d'archives (électroniques) d'architectes. Ces pratiques consistent notamment à intervenir le plus tôt possible dans le cycle de vie des archives, d'échanger avec le producteur afin de déterminer sa production documentaire mais aussi d'évaluer cette dernière en collaboration avec le producteur à la fois pour ses propres intérêts, c'est-à-dire pour l'âge courant et intermédiaire des archives, mais également de préparer l'archivage définitif. Étant donné qu'ils sont les mieux placés pour connaître leur production documentaire, il est plus facile de déterminer avec eux l'usage potentiel de certains documents et leurs valeurs. Un tableau de
gestion peut à cet effet s'avérer être un outil précieux à la fois pour l'agence d'architecte dans sa gestion quotidienne des affaires, mais aussi pour l'archiviste qui aura une vision sur les archives qui pourraient être données à l'avenir.

Concernant la conservation des archives, dans le cadre d'un fonds d'archives électroniques, intervenir le plus tôt possible peut également être intéressant. Les enjeux liés à la conservation des archives numériques imposent de prendre en charge le document dès sa création voire avant celle-ci dans la mesure où l'instabilité des supports et des formats numériques ne garantit pas un accès sur le long terme. Si nous sommes amenés à conserver les formats des logiciels DAO ou CAO pour d'autres fonds à l'avenir, il peut être intéressant d'intervenir le plus en amont possible et s'assurer de connaître le format du fichier et de bien conserver sa forme et son contenu<sup>77</sup>. L'objectif serait de « capturer » le document le plus tôt possible afin d'en assurer l'intégrité à partir de son empreinte numérique.

De plus, nous pourrions également échanger avec le service producteur, l'agence d'architectes afin de définir et d'établir une politique de conversion des formats si nous ne souhaitons pas conserver les formats issus des logiciels DAO-CAO. Ainsi, un travail de définition sur les informations à conserver sur un plan, une coupe ou une façade, sur les formats cibles, sur les types de document à convertir pourrait être utile et rendre systématique la présence de pièces graphiques dans un format adapté à la conservation à long terme. Cela pourrait faciliter le travail de l'archiviste sur l'évaluation des archives, à savoir la question des formats à conserver ou non.

<footnote n="77">77 BURNEL (Anne) et SERVANT (Hélène), « Vers une nouvelle pratique archivistique », dans *La Gazette des archives*, n°223, p. 80.</footnote>
B. LA MISE EN PLACE DE BONNES PRATIQUES POUR L'ARCHIVAGE
ÉLECTRONIQUE

# 1. La création d'outils pour l'évaluation en collaboration avec le producteur

À partir de ces échanges avec les architectes, nous pourrions établir des outils qui faciliteront la définition de ce qui doit être conservé ou non et la sélection des éliminables. L'établissement d'un tableau de gestion (ou référentiel de tri) permettrait de simplifier et de déterminer au préalable les typologies documentaires à conserver définitivement. Certains tableaux ont déjà été proposés notamment celui établi par l'Institut français d'architecture. Il consisterait en une liste des principaux documents produits par une agence avec une durée de conservation par l'agence tant que celle-ci a besoin de ses archives, cela correspondrait à une DUA. Ensuite, nous pourrions indiquer un sort final pour les documents, soit conservés, soit éliminés, ou bien triés selon divers critères<sup>78</sup>. Cela permettrait de mettre en place une évaluation planifiée par le producteur et l'archiviste<sup>79</sup>. De plus, les architectes pourraient aider les archivistes à déterminer les potentielles valeurs des documents pour la recherche scientifique et l'enseignement (dans la mesure où les architectes sont souvent des enseignants en architecture)<sup>80</sup>.

Ce tableau pourrait également être adapté aux archives électroniques, en précisant
dans une colonne les typologies qui n'existent qu'en format papier, en format électronique ou
bien dans les deux formats. En collaboration avec le service producteur, il pourrait également
être intéressant d'établir en amont quel format correspond à l'original. Par exemple, dans
notre cas, nous avons dû conserver les procès-verbaux de réception des travaux pour le projet
du Volcan au Havre, au format papier car ils étaient les originaux et les seuls signés (la
version électronique du document n'étant pas signée), nous pourrions imaginer qu'à l'avenir,
un échange avec le producteur permettrait de mettre en place une numérisation des originaux
papier afin de limiter la conservation du fonds en deux formats. Dans notre cas d'étude, ce
tableau de gestion aurait peut-être permis de réaliser du tri en amont du don d'archives, un tri

<footnote n="78">78 Voir le *Tableau d'archivage pour les archives d'architecture* établi par la Commission pour les archives d'architecture, d'urbanisme et du paysage de Midi-Pyrénées en février 2011 [En ligne : https://www.archives.toulouse.fr/nous-connaitre/faq?inheritRedirect=true] (consulté le 19/06/2024).</footnote>

<footnote n="79">79 ALTENBACH (ANDI), LEVENTHAL (Aliza), THOMPSON (Jody), ANDERSON (Alison) et SCHUBERT (Sarah), « Design Records Appraisal Tool », dans *The American Archivist*, vol. 84, n°2 (2021), p. 328-329. [En ligne : https://meridian.allenpress.com/american-archivist/article/84/2/320/474479/Design-Records-Appraisal-Tool] (consulté le 19/06/2024).</footnote>

<footnote n="80">80 *Ibid*.</footnote>
réalisé par le producteur durant les âges courant et intermédiaire des archives, par exemple les brouillons ou les doublons, de plus certaines photographies pourraient être éliminés directement par le producteur, un tri qui serait potentiellement plus difficile à réaliser des années plus tard par les archivistes.

Enfin, des chartes de nommages des dossiers et des fichiers, ainsi qu'un plan de classement établis avec le service d'archive peut faciliter la gestion au quotidien de leurs archives et permettre une identification et une sélection des archives définitives. Dans le cas du fonds traité, le service producteur respectait déjà un plan de classement pour les plus hauts niveaux de l'arborescence ce qui a grandement facilité la sélection des archives, de même que le nommage des fichiers était en général suffisamment clair.
## 2. Utilisation de logiciels pour prévenir l'archivage définitif

Enfin, et de façon purement théorique, nous pourrions également utiliser l'outil qu'est le SAE pour la gestion et l'évaluation en amont de ces archives. En effet, la prise en charge d'archives à l'âge courant et intermédiaire est possible grâce au SAE notamment en renseignant à partir des métadonnées les durées de conservation et les sorts finaux. Il pourrait être utile notamment de prendre en charge le plus rapidement possible des fichiers au format dwg (dans le cas où nous souhaiterions les conserver) le plus tôt possible afin d'en assurer leur intégrité et leur non altération à l'avenir. Cet outil pourrait également être utile pour la gestion des archives courantes et intermédiaires de l'agence d'architectes, il permet de garantir la valeur probante d'un document dans la mesure où il garantit son intégrité<fnref n="81" />.

Cette approche pourrait à l'avenir déplacer l'étape de l'évaluation des archives plus tôt dans le cycle de vie des archives. L'évaluation d'archives à conserver définitivement se fait généralement après le don des archives au service d'archives, alors qu'avec cette approche, il s'agirait de déterminer dès la création du document son sort final à l'issue de son âge d'utilité courante.

<footnote n="81">81 « Quelle est la valeur des archives numériques format PDF généré ou du scan PDF signé ? », *Ordre des architectes* [En ligne : https://www.architectes.org/quelle-est-la-valeur-des-archives-numeriques-format-pdf-genere-ou-du-scan-pdf-signe-90322] (consulté le 19/06/2024).</footnote>
CONCLUSION

Ce stage de fin d'études avait pour objectif principal de se confronter à un enjeu actuel du monde des archives et parce que l'archivage électronique est amené à prendre un rôle et une place de plus en plus importants, nous avons souhaité nous confronter au traitement d'un fonds d'archives électroniques. Ce stage et cette expérience m'ont permis de conforter mes compétences pour le traitement d'un fonds d'archives mais également de me confronter aux enjeux de l'archivage électronique, plus particulièrement dans le cadre de ce fonds, à la masse documentaire et bureautique. J'ai pu compléter mon expérience avec le premier fonds que j'ai traité lors de mon stage aux Archives municipales de Sarreguemines, j'ai notamment pu mettre en pratique l'évaluation et la sélection des archives, chose qui n'avait pas été possible lors de mon dernier stage dans la mesure où l'intégralité des documents du fonds a été conservée. Or, l'évaluation est une étape essentielle à la gestion et à la conservation d'un fonds d'archives (électroniques), notamment dans l'objectif d'éliminer des documents éliminables qui prennent de la place et qui entravent la bonne lisibilité.

En s'appuyant sur le cas du fonds d'archives électroniques de l'agence d'architectes Deshoulières-Jeanneau Architectes, notre réflexion portait sur l'importance de l'évaluation face à un volume très important de données, ce afin d'assurer sa bonne conservation et sa lisibilité. L'enjeu était également de s'intéresser à la façon d'appréhender et de comprendre une telle masse documentaire, étape essentielle pour pouvoir évaluer des archives. Nous avons présenté les particularités d'un fonds d'archives électroniques d'architectes, en termes d'organisation, de production documentaire et de conservation définitive. Les fonds d'archives d'architectes, qu'ils soient électroniques ou analogiques, sont généralement volumineux en raison des nombreuses procédures administratives liées aux marchés publics (lorsqu'il s'agit d'un projet avec une maîtrise d'ouvrage publique), mais aussi parce qu'il y a de nombreux acteurs qui gravitent autour du projet. De plus, les pièces graphiques produites par les architectes sont produites à partir de logiciels métier dans des formats complexes tant au niveau de l'information qu'ils contiennent (informations dynamiques avec des calques) mais aussi au niveau de la conservation des formats. À cela s'ajoutent les contraintes de l'environnement numérique, notamment la création de doublons.
En raison de cette masse de données, où l'on trouve des doublons, différentes versions d'un document, des documents préparatoires, des formulaires, des correspondances, etc., il est nécessaire de réaliser une évaluation des données afin de déterminer lesquelles conserver et lesquelles éliminer, ce afin de rendre le fonds plus lisible et d'éviter le bruit documentaire lors d'une recherche. Il a donc fallu établir une méthode pour le traitement de cette masse d'environ 800 gigaoctets. La définition de critères de dédoublonnage et d'évaluation des documents à partir d'un dossier de projet nous a permis d'établir une méthode que nous avons pu répéter pour chaque autre dossier de projet, et ce parce qu'un fonds d'architectes le permet dans la mesure où la composition d'un dossier de projet reste dans les grandes lignes identique d'un dossier à un autre.

On a pu constater que dans le cadre d'un fonds d'archives électroniques, la fonction d'évaluation n'est pas vraiment *impactée* par le contexte numérique, en revanche le travail de repérage et de sélection l'est. Les critères d'évaluation restent globalement les mêmes, que le fonds d'architectes soit papier ou numérique, les critères concernant les pièces graphiques sont différents en raison des formats de ces fichiers. Appréhender l'arborescence, comprendre son organisation et repérer les dossiers et documents les plus intéressants dans le cadre d'un archivage définitif sont cependant différents dans le contexte numérique, nous pouvons vite nous sentir submergés par les doublons et les ramifications de l'arborescence qui nous empêche d'avoir une vision globale. Cette vision globale est essentielle pour l'évaluation du fonds, notamment dans la perspective d'une macro-évaluation qui se concentre sur les fonctions et missions et non sur les fichiers/documents dans un premier temps.

Enfin, nous avons exploré les moyens potentiels d'anticiper cette évaluation des données. L'objectif serait d'intervenir en amont auprès des producteurs d'archives, d'échanger avec ces derniers et d'établir des outils afin d'une part de mieux comprendre leur production, de les aider dans leur gestion quotidienne des archives, mais également de préparer le don/dépôt de ces archives (si le producteur le souhaite).

Le métier d'architecte évolue, et sa production documentaire également (par exemple la dématérialisation de la commande publique depuis 2018), de même que les politiques des services d'archives évoluent et changent d'un service à l'autre, l'évaluation des archives évolue donc et est en constante adaptation. J'ai pu voir que le travail d'évaluation nécessite ainsi d'être régulièrement informé des changements liés aux pratiques métier, à la réglementation, aux progrés techniques (nouveaux logiciels ou formats), etc.
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## Archives et archivage électroniques

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Histoire et fonctionnement des Archives départementales de la
Vienne

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https://archives-deux-sevres-vienne.fr/n/batiments/n:114] (consulté le 13/06/2024).

* « Projet mutualisé », *Archives départementales des Deux-Sèvres et de la Vienne* [En ligne :
https://archives-deux-sevres-vienne.fr/n/projet-mutualise/n:116] (consulté le 13/06/2024).
# ANNEXES

1. Organigramme de la préfecture de la Vienne (avec le Pôle Systèmes d'Information et de Communication)

2. Capture d'écran de la première page de la convention pour l'adhésion de la Communauté d'agglomération de Grand Châtellerault au service AMADEO

3. Capture d'écran de la première page de la note méthodologique produite par le bureau d'études techniques cuisines Créacept pour le projet de la faculté de pharmacie de Paris

4. Capture d'écran de la présentation des calques sur le site d'Autodesk

5. Capture d'écran de la liste des éliminables du dossier du pôle culturel à Chasseneuil-du-Poitou
Annexe 1

Organigramme de la préfecture de la Vienne (avec le Pôle Systèmes d'Information et de
Communication)

<figure><img src="image_25.png" /></figure>
Annexe 2

Capture d'écran de la première page de la convention pour l'adhésion de la Communauté d'agglomération de Grand Châtellerault au service AMADEO

CONVENTION POUR L'ADHESION DE LA COMMUNAUTE D'AGGLOMERATION DE
GRAND CHATELLERAULT

AU SERVICE AMADEO (ARCHIVAGE MUTUALISE DES ACTES ET DES DONNEES
ELECTRONIQUES DE L'OUEST)

N°2022-C-AD-4

ENTRE

Le Département de la Vienne, ayant son siège à l'Hôtel du Département, Place Aristide Briand - CS 80319 - 86008 Poitiers Cedex, représenté par M. Alain PICHON, Président du Conseil Départemental, et dénommé ci-après « le Département »,

d'une part,

ET

La Communauté d'agglomération de Grand Châtellerault, ayant son siège, 78 bd Blossac - CS 90618 - 86106 Châtellerault Cedex, représentée par M. Jean-Pierre ABELIN, Président de la Communauté d'agglomération, et dénommée ci-après « l'adhérent »,

d'autre part,

VU le Code Général des Collectivités Territoriales,

VU le Code du Patrimoine,

VU la délibération du Conseil Départemental du 1er juillet 2021 relative aux délégations de compétences du Conseil Départemental à la Commission Permanente,

VU la délibération de la Commission Permanente du Conseil Départemental du 16 novembre 2017 autorisant la signature du modèle-type de convention d'adhésion au service AMADEO,

VU la délibération de la Commission Permanente du Conseil Départemental du 3 février 2022 autorisant la signature de la présente convention d'adhésion,

VU la délibération du bureau de la Communauté d'agglomération de Grand Châtellerault du 10 janvier 2022 autorisant la signature de la présente convention d'adhésion,

VU la convention de partenariat passée entre le Département de la Vienne, la Région Nouvelle-Aquitaine et la Communauté urbaine de Grand Poitiers du 12 janvier 2018.
Annexe 3

Capture d'écran de la première page de la note méthodologique produite par le bureau d'études techniques cuisines Créacept pour le projet de la faculté de pharmacie de Paris

<figure><img src="image_26.png" /></figure>
# Annexe 4

## Capture d'écran de la présentation des calques sur le site d'Autodesk

<figure><img src="image_27.png" /></figure>
# Annexe 5

## Capture d'écran de la liste des éliminables du dossier du pôle culturel à
Chasseneuil-du-Poitou

<table><tr><td>1</td><td>/CHASSENEUIL POLE CULTUREL 2017.02/01 - ADMINISTRATIF CHASSENEUIL/ADMINISTRATIF/CHASSENEUIL MOULIN CONTRAT MOE/AE pour notification.pdf"</td></tr><tr><td>2</td><td>/CHASSENEUIL POLE CULTUREL 2017.02/01 - ADMINISTRATIF CHASSENEUIL/ADMINISTRATIF/CHASSENEUIL MOULIN CONTRAT MOE/2-AE MOe ajusté APRES NEGO.docx</td></tr><tr><td>3</td><td>/CHASSENEUIL POLE CULTUREL 2017.02/01 - ADMINISTRATIF CHASSENEUIL/ADMINISTRATIF/CHASSENEUIL MOULIN CONTRAT MOE/2-AE MOe ajusté COMPLETE.docx</td></tr><tr><td>4</td><td>/CHASSENEUIL POLE CULTUREL 2017.02/01 - ADMINISTRATIF CHASSENEUIL/ADMINISTRATIF/CHASSENEUIL MOULIN CONTRAT MOE/2-AE MOe ajusté.docx</td></tr><tr><td>5</td><td>/CHASSENEUIL POLE CULTUREL 2017.02/01 - ADMINISTRATIF CHASSENEUIL/ADMINISTRATIF/CHASSENEUIL MOULIN CONTRAT MOE/2-AE MOe.docx</td></tr><tr><td>6</td><td>/CHASSENEUIL POLE CULTUREL 2017.02/01 - ADMINISTRATIF CHASSENEUIL/ADMINISTRATIF/CHASSENEUIL MOULIN CONTRAT MOE/CHASSENEUIL acceptation CCAP et CCTP MOE.docx</td></tr><tr><td>7</td><td>/CHASSENEUIL POLE CULTUREL 2017.02/01 - ADMINISTRATIF CHASSENEUIL/ADMINISTRATIF/CHASSENEUIL MOULIN CONTRAT MOE/CHASSENEUIL ANNEXE AE COMPO EQUIPE.docx</td></tr><tr><td>8</td><td>/CHASSENEUIL POLE CULTUREL 2017.02/01 - ADMINISTRATIF CHASSENEUIL/ADMINISTRATIF/CHASSENEUIL MOULIN CONTRAT MOE/CHASSENEUIL MOULIN répart. hono.xls</td></tr><tr><td>9</td><td>/CHASSENEUIL POLE CULTUREL 2017.02/01 - ADMINISTRATIF CHASSENEUIL/ADMINISTRATIF/CHASSENEUIL MOULIN CONTRAT MOE/prop. Avenant n2.doc</td></tr><tr><td>10</td><td>/CHASSENEUIL POLE CULTUREL 2017.02/01 - ADMINISTRATIF CHASSENEUIL/ADMINISTRATIF/CHASSENEUIL MOULIN CONTRAT MOE/CHASSENEUIL Moulin Anguitard envoi offre.doc</td></tr><tr><td>11</td><td>/CHASSENEUIL POLE CULTUREL 2017.02/01 - ADMINISTRATIF CHASSENEUIL/ADMINISTRATIF/CHASSENEUIL MOULIN CONTRAT MOE/CHASSENEUIL Moulin Anguitard envoi AE après négo.doc</td></tr><tr><td>12</td><td>/CHASSENEUIL POLE CULTUREL 2017.02/01 - ADMINISTRATIF CHASSENEUIL/ADMINISTRATIF/CHASSENEUIL MOULIN CONTRAT MOE/courrier envoi avt2 MOE.doc</td></tr><tr><td>13</td><td>/CHASSENEUIL POLE CULTUREL 2017.02/01 - ADMINISTRATIF CHASSENEUIL/ADMINISTRATIF/CHASSENEUIL MOULIN CONTRAT MOE/courrier envoi avt1 MOE.doc</td></tr><tr><td>14</td><td>/CHASSENEUIL POLE CULTUREL 2017.02/01 - ADMINISTRATIF CHASSENEUIL/ADMINISTRATIF/CHASSENEUIL MOULIN NOTES HONO/les NH équipe validées pour Chorus.pdf/Chasseneuil Anguitard NH35 MOE.pdf</td></tr><tr><td>15</td><td>/CHASSENEUIL POLE CULTUREL 2017.02/01 - ADMINISTRATIF CHASSENEUIL/ADMINISTRATIF/CHASSENEUIL MOULIN NOTES HONO/les NH équipe validées pour Chorus.pdf/Chasseneuil Anguitard NH34 MOE.pdf</td></tr><tr><td>16</td><td>/CHASSENEUIL POLE CULTUREL 2017.02/01 - ADMINISTRATIF CHASSENEUIL/ADMINISTRATIF/CHASSENEUIL MOULIN NOTES HONO/les NH équipe validées pour Chorus.pdf/Chasseneuil Anguitard NH36 MOE.pdf</td></tr><tr><td>17</td><td>/CHASSENEUIL POLE CULTUREL 2017.02/01 - ADMINISTRATIF CHASSENEUIL/ADMINISTRATIF/CHASSENEUIL MOULIN NOTES HONO/les NH équipe validées pour Chorus.pdf/Chasseneuil Anguitard NH33 MOE.pdf</td></tr><tr><td>18</td><td>/CHASSENEUIL POLE CULTUREL 2017.02/01 - ADMINISTRATIF CHASSENEUIL/ADMINISTRATIF/CHASSENEUIL MOULIN NOTES HONO/les NH équipe validées pour Chorus.pdf/Chasseneuil Anguitard NH26 MOE.pdf</td></tr><tr><td>19</td><td>/CHASSENEUIL POLE CULTUREL 2017.02/01 - ADMINISTRATIF CHASSENEUIL/ADMINISTRATIF/CHASSENEUIL MOULIN NOTES HONO/les NH équipe validées pour Chorus.pdf/Chasseneuil Anguitard NH24 MOE.pdf</td></tr><tr><td>20</td><td>/CHASSENEUIL POLE CULTUREL 2017.02/01 - ADMINISTRATIF CHASSENEUIL/ADMINISTRATIF/CHASSENEUIL MOULIN NOTES HONO/les NH équipe validées pour Chorus.pdf/Chasseneuil Anguitard NH28 MOE.pdf</td></tr><tr><td>21</td><td>/CHASSENEUIL POLE CULTUREL 2017.02/01 - ADMINISTRATIF CHASSENEUIL/ADMINISTRATIF/CHASSENEUIL MOULIN NOTES HONO/les NH équipe validées pour Chorus.pdf/Chasseneuil Anguitard NH29 MOE.pdf</td></tr><tr><td>22</td><td>/CHASSENEUIL POLE CULTUREL 2017.02/01 - ADMINISTRATIF CHASSENEUIL/ADMINISTRATIF/CHASSENEUIL MOULIN NOTES HONO/les NH équipe validées pour Chorus.pdf/Chasseneuil Anguitard NH32 MOE.pdf</td></tr><tr><td>23</td><td>/CHASSENEUIL POLE CULTUREL 2017.02/01 - ADMINISTRATIF CHASSENEUIL/ADMINISTRATIF/CHASSENEUIL MOULIN NOTES HONO/les NH équipe validées pour Chorus.pdf/Chasseneuil Anguitard NH30 MOE.pdf</td></tr><tr><td>24</td><td>/CHASSENEUIL POLE CULTUREL 2017.02/01 - ADMINISTRATIF CHASSENEUIL/ADMINISTRATIF/CHASSENEUIL MOULIN NOTES HONO/les NH équipe validées pour Chorus.pdf/Chasseneuil Anguitard NH23 MOE.pdf</td></tr><tr><td>25</td><td>/CHASSENEUIL POLE CULTUREL 2017.02/01 - ADMINISTRATIF CHASSENEUIL/ADMINISTRATIF/CHASSENEUIL MOULIN NOTES HONO/les NH équipe validées pour Chorus.pdf/Chasseneuil Anguitard NH31 MOE.pdf</td></tr><tr><td>26</td><td>/CHASSENEUIL POLE CULTUREL 2017.02/01 - ADMINISTRATIF CHASSENEUIL/ADMINISTRATIF/CHASSENEUIL MOULIN NOTES HONO/les NH équipe validées pour Chorus.pdf/Chasseneuil Anguitard NH22 MOE.pdf</td></tr><tr><td>27</td><td>/CHASSENEUIL POLE CULTUREL 2017.02/01 - ADMINISTRATIF CHASSENEUIL/ADMINISTRATIF/CHASSENEUIL MOULIN NOTES HONO/les NH équipe validées pour Chorus.pdf/Chasseneuil Anguitard NH27 MOE.pdf</td></tr><tr><td>28</td><td>/CHASSENEUIL POLE CULTUREL 2017.02/01 - ADMINISTRATIF CHASSENEUIL/ADMINISTRATIF/CHASSENEUIL MOULIN NOTES HONO/les NH équipe validées pour Chorus.pdf/Chasseneuil Anguitard NH25 MOE.pdf</td></tr><tr><td>29</td><td>/CHASSENEUIL POLE CULTUREL 2017.02/01 - ADMINISTRATIF CHASSENEUIL/ADMINISTRATIF/CHASSENEUIL MOULIN NOTES HONO/les NH équipe validées pour Chorus.pdf/Chasseneuil Anguitard NH21 MOE.pdf</td></tr><tr><td>30</td><td>/CHASSENEUIL POLE CULTUREL 2017.02/01 - ADMINISTRATIF CHASSENEUIL/ADMINISTRATIF/CHASSENEUIL MOULIN NOTES HONO/courrier envoi NH.doc</td></tr><tr><td>31</td><td>/CHASSENEUIL POLE CULTUREL 2017.02/01 - ADMINISTRATIF CHASSENEUIL/ADMINISTRATIF/CHASSENEUIL MOULIN NOTES HONO/CHASSENEUIL MOULIN NH.03.xls</td></tr><tr><td>32</td><td>/CHASSENEUIL POLE CULTUREL 2017.02/01 - ADMINISTRATIF CHASSENEUIL/ADMINISTRATIF/CHASSENEUIL MOULIN NOTES HONO/CHASSENEUIL MOULIN NH.02.xls</td></tr><tr><td>33</td><td>/CHASSENEUIL POLE CULTUREL 2017.02/01 - ADMINISTRATIF CHASSENEUIL/ADMINISTRATIF/CHASSENEUIL MOULIN NOTES HONO/CHASSENEUIL MOULIN rév. NH 3.xls</td></tr><tr><td>34</td><td>/CHASSENEUIL POLE CULTUREL 2017.02/01 - ADMINISTRATIF CHASSENEUIL/ADMINISTRATIF/CHASSENEUIL MOULIN NOTES HONO/CHASSENEUIL MOULIN rév. NH 2.xls</td></tr><tr><td>35</td><td>/CHASSENEUIL POLE CULTUREL 2017.02/01 - ADMINISTRATIF CHASSENEUIL/ADMINISTRATIF/CHASSENEUIL MOULIN NOTES HONO/CHASSENEUIL MOULIN NH.01.xls</td></tr><tr><td>36</td><td>/CHASSENEUIL POLE CULTUREL 2017.02/01 - ADMINISTRATIF CHASSENEUIL/ADMINISTRATIF/CHASSENEUIL MOULIN NOTES HONO/CHASSENEUIL MOULIN rév. NH 1.xls</td></tr><tr><td>37</td><td>/CHASSENEUIL POLE CULTUREL 2017.02/01 - ADMINISTRATIF CHASSENEUIL/ADMINISTRATIF/CHASSENEUIL MOULIN NOTES HONO/CHASSENEUIL MOULIN rév. NH 36.xlsx</td></tr></table>
Table des matières

<table><tr><td>Remerciements</td><td>3</td></tr><tr><td>Table des sigles et abréviations</td><td>4</td></tr><tr><td>Introduction</td><td>5</td></tr><tr><td>Contexte du stage et de la mission</td><td>10</td></tr><tr><td>A. Présentation des Archives départementales de la Vienne</td><td>10</td></tr><tr><td>1. Histoire des Archives départementales de la Vienne et de ses bâtiments</td><td>10</td></tr><tr><td>2. Fonctionnement et fonds conservés</td><td>13</td></tr><tr><td>B. L'archivage électronique aux Archives départementales de la Vienne</td><td>15</td></tr><tr><td>C. Les archives d'architectes : présentation du fonds d'archives Deshoulières-Jeanneau Architectes</td><td>18</td></tr><tr><td>1. Les archives d'architectes aux Archives départementales de la Vienne</td><td>18</td></tr><tr><td>2. L'agence Deshoulières-Jeanneau Architectes</td><td>18</td></tr><tr><td>3. Le fonds d'archives de l'agence DJA</td><td>19</td></tr><tr><td>Les enjeux et particularités des archives électroniques et des archives d'architectes : une production souvent volumineuse avec divers formats de fichiers</td><td>22</td></tr><tr><td>A. Des arborescences bureautiques volumineuses</td><td>22</td></tr><tr><td>1. Des procédures administratives importantes et prolifiques</td><td>22</td></tr><tr><td>2. La présence de différents acteurs dans un projet architectural</td><td>24</td></tr><tr><td>3. La production bureautique propice aux doublons et à l'accumulation</td><td>26</td></tr><tr><td>B. Les formats de fichiers des archives électroniques d'architectes</td><td>28</td></tr><tr><td>1. Les pièces graphiques produites par les architectes et leurs logiciels métier</td><td>28</td></tr><tr><td>2. La question de l'archivage de ces fichiers</td><td>30</td></tr><tr><td>C. L'organisation de la production documentaire des archives d'architectes</td><td>35</td></tr><tr><td>1. Des archives privées sur lesquelles il est difficile d'intervenir</td><td>35</td></tr><tr><td>2. Une organisation documentaire par projets architecturaux</td><td>36</td></tr><tr><td>L'évaluation d'un fonds d'archives électroniques d'architectes particulièrement volumineux</td><td>40</td></tr><tr><td>A. Appréhender un volume important de données</td><td>40</td></tr><tr><td>1. Comprendre l'arborescence profonde et tentaculaire d'une agence d'architectes</td><td>40</td></tr><tr><td>2. L'utilisation d'un logiciel pour appréhender l'arborescence : retour d'expérience sur Archifiltre</td><td>43</td></tr><tr><td>B. Définition d'une méthodologie adaptée pour l'évaluation du fonds</td><td>46</td></tr><tr><td>1. L'évaluation archivistique : définir de ce qui doit être conservé ou éliminé dans le fonds</td><td>46</td></tr></table>
<table><tbody><tr><td>a. Des critères généraux pour l'évaluation</td><td>46</td></tr><tr><td>b. L'évaluation et l'environnement numérique</td><td>49</td></tr><tr><td>2. Une méthode d'évaluation adaptée au fonds traité</td><td>50</td></tr><tr><td><strong>C. Dernières étapes de la chaîne de traitement : repérage des éliminables et<br>formation d'un paquet de versement</strong></td><td><strong>53</strong></td></tr><tr><td>1. Le dédoublonnage des fichiers : critères et réalisation</td><td>53</td></tr><tr><td>2. Repérage des éliminations : sélectionner dans la masse</td><td>57</td></tr><tr><td>a. Sélectionner pour mieux conserver</td><td>57</td></tr><tr><td>b. Les critères établis pour la sélection des éliminables</td><td>58</td></tr><tr><td>3. Préparer le versement d'un paquet de données (SIP) dans le SAE</td><td>61</td></tr><tr><td><strong>Anticiper l'évaluation des archives électroniques d'architectes</strong></td><td><strong>64</strong></td></tr><tr><td><strong>A. Envisager des pratiques de records management pour anticiper l'évaluation<br>des archives</strong></td><td><strong>64</strong></td></tr><tr><td>1. Les pratiques d'archivage dans les agences d'architectes</td><td>64</td></tr><tr><td>2. Envisager des échanges avec les agences d'architectes pour mettre en place des<br>pratiques d'archivage</td><td>66</td></tr><tr><td><strong>B. La mise en place de bonnes pratiques pour l'archivage électronique</strong></td><td><strong>68</strong></td></tr><tr><td>1. La création d'outils pour l'évaluation en collaboration avec le producteur</td><td>68</td></tr><tr><td>2. Utilisation de logiciels pour prévenir l'archivage définitif</td><td>70</td></tr><tr><td><strong>Conclusion</strong></td><td><strong>71</strong></td></tr><tr><td><strong>Bibliographie</strong></td><td><strong>73</strong></td></tr><tr><td><strong>Annexes</strong></td><td><strong>79</strong></td></tr></tbody></table>
LIVRABLES

TOME 2

<figure><img src="image_28.png" /></figure>

Stage de fin d'études réalisé aux Archives départementales de la Vienne
du 05 février au 07 juin 2024

Sous la direction de Monsieur Pierre Carouge, directeur-adjoint des Archives départementales de la Vienne et de Madame Camille Desenclos, maîtresse de conférences en histoire moderne et responsable du Master Histoire, Civilisation et Patrimoine parcours Métiers des Archives et Technologies Appliquées.
## Table des livrables

1. Rapports d'audit des deux serveurs (avant traitement) à partir d'Archifiltre

2. Table des abréviations rencontrées dans le fonds

3. Données chiffrées du traitement réalisé sur le fonds DJA

4. Récolement des dossiers de projets sur les deux serveurs (avec les dossiers papier)

5. État du fonds à la fin du stage

6. Bordereau d'élimination

7. (En-tête du) Bordereau de transfert dans le SAE AMADEO au format XML (SEDA V1.0) pour le dossier concernant la réhabilitation du site de la rue des Carmélites à Poitiers

8. Fiches sur les outils utilisés pour le traitement du fonds
# 1. Rapports d'audit des deux serveurs (avant traitement) à partir d'Archifiltre

## • Chiffres clés de l'arborescence (serveur Paris)

<table><tr><td></td><td>NOMBRE DE DOSSIERS/ RÉPERTOIRES</td><td>4311</td></tr><tr><td></td><td>NOMBRE DE FICHIERS</td><td>52781</td></tr><tr><td></td><td>TAILLE DE L'ARBORESCENCE</td><td>210 Go</td></tr><tr><td></td><td>DATES EXTRÊMES</td><td>06/12/1992 A 06/05/2056</td></tr></table>

<table><tr><td></td><td>NOM DU FICHIER LE PLUS LONG DE L'ARBORESCENCE</td><td>NOMBRE DE CARACTÈRES DU CHEMIN</td><td>287</td></tr></table>

Nom du fichier le plus long de l'arborescence : Mode opératoire démolition des chambres fortes.pdf

Chemin:\Serveur DJA Paris\PARIS BROGLIE AN\MARCHE ENTR\3037-AIA-DET-MOE-DOS-TTZ-TN-0001-A-Dossier Marché-210208\01. DOSSIER MARCHE 1\1.005 - DIAG MO\7.DOE premier curage\1-ADMINISTRATIF & TECHNIQUE\C-Note méthodologique\II.MOP 01 - coffre fort\Mode opératoire démolition des chambres fortes.pdf

<table><tr><td>NIVEAUX DE PROFONDEUR SUR L'ARBORESCENCE</td><td>13niveaux</td></tr></table>

## • Répartition des éléments par type d'extension

Fichier de type Publication : 26.04%, 13746 éléments

Les éléments concernés dans cette catégorie sont : .pdf, .epub, .mobi

Fichier de type Présentation : 0.06%, 33 éléments
Les éléments concernés dans cette catégorie sont : .ppt, .pptx, .pptm, .pps, .ppsx, .pot, .odp, .otp

## Fichier de type Tableur : 0.92%, 485 éléments

Les éléments concernés dans cette catégorie

sont : .xls, .xlsex, .xlsm, .xlw, .xlt, .xltx, .xltm, .csv, .ods, .ots

## Fichier de type Email : 0.01%, 4 éléments

Les éléments concernés dans cette catégorie sont : .eml, .msg, .pst

## Fichier de type Document : 2.71%, 1430 éléments

Les éléments concernés dans cette catégorie

sont : .doc, .docx, .docm, .dot, .dotx, .dotm, .odt, .ott, .txt, .rtf

## Fichier de type Image : 56.45%, 29794 éléments

Les éléments concernés dans cette catégorie sont : .jpeg, .jpg, .jp2, .gif, .png, .bmp, .tif, .tiff, .svg

## Fichier de type Vidéo : 0.03%, 15 éléments

Les éléments concernés dans cette catégorie sont : .avi, .wmv, .mp4, .mov, .mkv, .mpeg

## Fichier de type Son : 0%, 0 éléments

Les éléments concernés dans cette catégorie sont : .mp3, .wav, .rf64, .flac, .ogg, .wma

## Fichier de type Autre : 13.78%, 7274 éléments

Les éléments concernés dans cette catégorie sont les types restants
• Top 5 des répertoires/dossiers les + anciens

<table><tr><td>Fontaine_Mallet_TOPO.2.dwg</td><td>06/12/1992</td><td>\Serveur DJA Paris\VILLEPINTE\0 DOCUMENTS SUR EXISTANT\Fontaine_Mallet_TOPO.2.dwg</td></tr></table>

<table><tr><td>ltypeshp.shx</td><td>19/11/1996</td><td>\Serveur DJA Paris\PLESSIS PATE\PLESSIS PATE PLAN GEOMETRE+CADASTRE\1. Plans géomètre\LOGIS\ltypeshp.shx</td></tr></table>

<table><tr><td>ltypeshp.shx</td><td>19/11/1996</td><td>\Serveur DJA Paris\PLESSIS PATE\PLESSIS PATE PLAN GEOMETRE+CADASTRE\1. Plans géomètre\FERME\ltypeshp.shx</td></tr></table>

<table><tr><td>acad.fmp</td><td>03/04/1997</td><td>\Serveur DJA Paris\LAVAL 2 CHATEAU NEUF\ LAVAL 2 DESSIN\geometre\CONTENUS CD\AEP\ acad.fmp</td></tr></table>

<table><tr><td>D180907_01 MA2017_24 Marne.pdf</td><td>10/09/1998</td><td>\Serveur DJA Paris\BORDEAUX UNIV MARNE\03- CONCOURS\PROGRAMME\D180907_01 MA2017_24 Marne.pdf</td></tr></table>
## Top 5 des répertoirs/dossiers les + volumineux

<table><tr><td>tt.rcs</td><td>11.3 Go</td><td>\Serveur DJA Paris\METZ\DIAGNOSTICS COMPLEMENTAIRES\lot 6 geometre attribué à MODILLON\RECEPTION MODILLON\ 03_NUAGESPOINTS\ 201504_ANCIENNE_GARE_METZ_IN Support\ tt.rcs</td></tr></table>

<table><tr><td>Bâtiments environnants_Nuage de points.e57</td><td>7.6 Go</td><td>\Serveur DJA Paris\POITIERS MALRAUX\00 DCC\ doc techniques\Bâtiments environnants_Nuage de points.e57</td></tr></table>

<table><tr><td>Nuage de points - fichiers complémentaires.zip</td><td>3.5 Go</td><td>\Serveur DJA Paris\POITIERS MALRAUX\00 DCC\ BIM\Nuage de points - fichiers complémentaires.zip</td></tr></table>

<table><tr><td>01 DOE - Le Volcan.rar</td><td>2.2 Go</td><td>\Serveur DJA Paris\LE HAVRE LE VOLCAN\01 DOE\01 GAG DOE\01 DOE - Le Volcan.rar</td></tr></table>

<table><tr><td>Plan masse site Bayonne.psd</td><td>1.5 Go</td><td>\Serveur DJA Paris\BAYONNE MEDIATHEQUE\01 CONCOURS\02 CONCOURS\CONCOURS\01- Projet\05-Mise en page\PSD\Plan masse site Bayonne.psd</td></tr></table>

## Chiffres clés sur les doublons

<table><tr><td></td><td>NOMBRE DE DOUBLONS DE DOSSIERS/ RÉPERTOIRES</td><td>496 soit 11.5% du volume total</td></tr><tr><td></td><td>NOMBRE DE DOUBLONS DE FICHIERS</td><td>9502 soit 18% du volume total</td></tr><tr><td></td><td>VOLUME GAGNE SI SUPPRESSION DES DOUBLONS</td><td>22.5 Go</td></tr></table>

## Top 5 des éléments les plus récurrents dans l'arborescence

<table><tr><td>IMG_9908.JPG</td><td>Présent 48 fois<br/>Vous pouvez retrouver les chemins sur le fichier d'export CSV</td></tr></table>

<table><tr><td>txt.shx</td><td>Présent 14 fois<br/>Vous pouvez retrouver les chemins sur le fichier d'export CSV</td></tr></table>
<table><tr><td>acadlt.fmp</td><td>Présent 14 fois<br/>Vous pouvez retrouver les chemins sur le fichier d'export CSV</td></tr></table>

<table><tr><td>12-148 - GAG - NIV-1 - PL312A.dwg</td><td>Présent 13 fois<br/>Vous pouvez retrouver les chemins sur le fichier d'export CSV</td></tr></table>

<table><tr><td>a.htm</td><td>Présent 12 fois<br/>Vous pouvez retrouver les chemins sur le fichier d'export CSV</td></tr></table>

• Top 5 des éléments présents plusieurs fois les plus volumineux

<table><tr><td>RECEPTION</td><td>1.5 Go</td><td>\Serveur DJA Paris\METZ\DIAGNOSTICS<br/>COMPLEMENTAIRES\lot 1 superstructures attribué<br/>à INGECONEX\RECEPTION<br/>Chemin du dossier ayant la date de modification la<br/>plus ancienne</td></tr></table>

<table><tr><td>PHOTOS RDC</td><td>1.4 Go</td><td>\Serveur DJA Paris\METZ\DIAGNOSTICS<br/>COMPLEMENTAIRES\lot 1 superstructures attribué<br/>à INGECONEX\RECEPTION\PHOTOS RDC<br/>Chemin du dossier ayant la date de modification la<br/>plus ancienne</td></tr></table>

<table><tr><td>PIECES GRAPHIQUES</td><td>1.2 Go</td><td>\Serveur DJA Paris\BAYONNE MEDIATHEQUE\12<br/>DCE\DOSSIER DCE du 14 juin 2021\PIECES<br/>GRAPHIQUES<br/>Chemin du dossier ayant la date de modification la<br/>plus ancienne</td></tr></table>

<table><tr><td>2018-03-20-MO plans<br/>béton existants<br/>DCE_partiel_17DPI08</td><td>981.9 Mo</td><td>\Serveur DJA Paris\BAYONNE MEDIATHEQUE\12<br/>DCE\DOSSIER DCE du 14 juin 2021\ANNEXES\<br/>STRUCTURE\2018-03-20-MO plans béton existants<br/>DCE_partiel_17DPI08<br/>Chemin du dossier ayant la date de modification la<br/>plus ancienne</td></tr></table>

<table><tr><td>Charpente_Pavillon_Nord-<br/>Ouest Support</td><td>769.5 Mo</td><td>\Serveur DJA Paris\METZ\DIAGNOSTICS<br/>COMPLEMENTAIRES\ENVOI HERITAGE\<br/>RELEVES\Charpente_Pavillon_Nord-Ouest Support<br/>Chemin du dossier ayant la date de modification la<br/>plus ancienne</td></tr></table>
## Chiffres clés de l'arborescence (serveur Poitiers)

<table><tr><td></td><td>NOMBRE DE DOSSIERS/ RÉPERTOIRES</td><td>21204</td></tr><tr><td></td><td>NOMBRE DE FICHIERS</td><td>221144</td></tr><tr><td></td><td>TAILLE DE L'ARBORESCENCE</td><td>627.8 Go</td></tr><tr><td></td><td>DATES EXTRÊMES</td><td>03/01/1980 A 06/05/2056</td></tr></table>

<table><tr><td></td><td>NOM DU FICHIER LE PLUS LONG DE L'ARBORESCENCE</td><td>NOMBRE DE CARACTÈRES DU CHEMIN</td><td>257</td></tr></table>

**Nom du fichier le plus long de l'arborescence** : Appel d'offres Concours restreint de maîtrise d'oeuvre pour la construction d'un nouveau conservatoire communautaire de musique et son auditorium à Guérande, GUERANDE.html

**Chemin:\Serveur DJA Poitiers\CANDIDATURES\1. DOSSIERS DE CANDIDATURES\GUERANDE CONSERVATOIRE\Appel d'offres Concours restreint de maîtrise d'oeuvre pour la construction d'un nouveau conservatoire communautaire de musique et son auditorium à Guérande, GUERANDE.html**

<table><tr><td>NIVEAUX DE PROFONDEUR SUR L'ARBORESCENCE</td><td>16niveaux</td></tr></table>

## Répartition des éléments par type d'extension

**Fichier de type Publication : 43.88%, 97027 éléments**

Les éléments concernés dans cette catégorie sont : .pdf, .epub, .mobi

**Fichier de type Présentation : 0.39%, 863 éléments**

Les éléments concernés dans cette catégorie sont : .ppt, .pptx, .pptm, .pps, .ppsx, .pot, .odp, .otp

**Fichier de type Tableur : 5.3%, 11726 éléments**
Les éléments concernés dans cette catégorie

sont : .xls, .xlsex, .xlsm, .xlw, .xlt, .xltx, .xltm, .csv, .ods, .ots

## Fichier de type Email : 5.51%, 12180 éléments

Les éléments concernés dans cette catégorie sont : .eml, .msg, .pst

## Fichier de type Document : 9.97%, 22052 éléments

Les éléments concernés dans cette catégorie

sont : .doc, .docx, .docm, .dot, .dotx, .dotm, .odt, .ott, .txt, .rtf

## Fichier de type Image : 23.38%, 51710 éléments

Les éléments concernés dans cette catégorie sont : .jpeg, .jpg, .jp2, .gif, .png, .bmp, .tif, .tiff, .svg

## Fichier de type Vidéo : 0.05%, 100 éléments

Les éléments concernés dans cette catégorie sont : .avi, .wmv, .mp4, .mov, .mkv, .mpeg

## Fichier de type Son : 0%, 0 éléments

Les éléments concernés dans cette catégorie sont : .mp3, .wav, .rf64, .flac, .ogg, .wma

## Fichier de type Autre : 11.52%, 25486 éléments

Les éléments concernés dans cette catégorie sont les types restants
Top 5 des répertoirs/dossiers les + anciens

<table><tr><td>LIT1914.DWG</td><td>03/01/1980</td><td>\Serveur DJA Poitiers\bibliotheque images\mobilier\LIT1914.DWG</td></tr></table>

<table><tr><td>cadastre-centreville.dwg</td><td>04/07/1985</td><td>\Serveur DJA Poitiers\ARCHI PROPOSITIONS\NIORT site BOINOT\cadastre-centreville.dwg</td></tr></table>

<table><tr><td>Attestation entreprises 20 salaries et plus.pdf</td><td>12/04/1986</td><td>\Serveur DJA Poitiers\CANDIDATURES\1. DOSSIERS DE CANDIDATURES\GRAND QUEVILLY GYMNASE\Attestation entreprises 20 salaries et plus.pdf</td></tr></table>

<table><tr><td>Attestation entreprises moins de 20 salaries.pdf</td><td>12/04/1986</td><td>\Serveur DJA Poitiers\CANDIDATURES\1. DOSSIERS DE CANDIDATURES\GRAND QUEVILLY GYMNASE\Attestation entreprises moins de 20 salaries.pdf</td></tr></table>

<table><tr><td>DC6.rtf</td><td>15/11/1987</td><td>\Serveur DJA Poitiers\CANDIDATURES\1. DOSSIERS DE CANDIDATURES\GRAND QUEVILLY GYMNASE\DC6.rtf</td></tr></table>
## Top 5 des répertoires/dossiers les + volumineux

<table><tr><td>Bâtiments environnants_Nuage de points.e57</td><td>7.6 Go</td><td>\Serveur DJA Poitiers\PARIS\POITIERS MALRAUX\01 ETUDES\00 DCC\doc techniques\ Bâtiments environnants_Nuage de points.e57</td></tr></table>

<table><tr><td>wetransfer_teleg chargingen t-photos-sria-marne_2022- 03-28_1415.zip</td><td>5.9 Go</td><td>\Serveur DJA Poitiers\PARIS\BORDEAUX UNIV MARNE\03-CHANTIER\01-MOE-MOA\REFERE PREVENTIF\wetransfer_teleg chargingement-photos-sria- marne_2022-03-28_1415.zip</td></tr></table>

<table><tr><td>ADTP MOULIN DU ROC 05.02.2019.wmv</td><td>4 Go</td><td>\Serveur DJA Poitiers\NIORT MEDIATHEQUE\02 - ETUDES\08 - DOE\DOE Entreprises\DOE Lot 00B ADTP\DOE LOT 00B DESAMIANTAGE CURAGE MEDIATHEQUE\ADTP MOULIN DU ROC 05.02.2019.wmv</td></tr></table>

<table><tr><td>Nuage de points - fichiers complémentaires.zip</td><td>3.5 Go</td><td>\Serveur DJA Poitiers\PARIS\POITIERS MALRAUX\01 ETUDES\00 DCC\BIM\Nuage de points - fichiers complémentaires.zip</td></tr></table>

<table><tr><td>PRESENTATION ET EXTERIEUR.wmv</td><td>3 Go</td><td>\Serveur DJA Poitiers\POITIERS CARMELITES EX-BF\06 - CHANTIER TRANCHE OPTIONNELLE TO1A et B\Plans entreprises\Plans CSB\PRESENTATION ET EXTERIEUR.wmv</td></tr></table>

## Chiffres clés sur les doublons

<table><tr><td></td><td>NOMBRE DE DOUBLONS DE DOSSIERS/ RÉPERTOIRES</td><td>2552 soit 12.03% du volume total</td></tr><tr><td></td><td>NOMBRE DE DOUBLONS DE FICHIER S</td><td>40520 soit 18.32% du volume total</td></tr><tr><td></td><td>VOLUME GAGNE SI SUPPRESSION DES DOUBLONS</td><td>93.9 Go</td></tr></table>

## Top 5 des éléments les plus récurrents dans l'arborescence

<table><tr><td>Diplôme archi Camille.pdf</td><td>Présent 224 fois<br/>Vous pouvez retrouver les chemins sur le fichier d'export CSV</td></tr></table>
<table><tr><td>nouvo-logo.gif</td><td>Présent 71 fois<br/>Vous pouvez retrouver les chemins sur le fichier d'export CSV</td></tr></table>

<table><tr><td>CV Jean-Pierre 2018.pdf</td><td>Présent 67 fois<br/>Vous pouvez retrouver les chemins sur le fichier d'export CSV</td></tr></table>

<table><tr><td>Diplôme HQE JP.pdf</td><td>Présent 64 fois<br/>Vous pouvez retrouver les chemins sur le fichier d'export CSV</td></tr></table>

<table><tr><td>n&b interieur 2004.ctb</td><td>Présent 61 fois<br/>Vous pouvez retrouver les chemins sur le fichier d'export CSV</td></tr></table>

Top 5 des éléments présents plusieurs fois les plus volumineux

<table><tr><td>2018-03-20-MO plans<br/>béton existants<br/>DCE_partiel_17DPI08</td><td>2 Go</td><td>\Serveur DJA Poitiers\PARIS\BAYONNE<br/>MEDIATHEQUE\PROJET\12 DCE\DOSSIER DCE<br/>du 10 juin 2021\ANNEXES\STRUCTURE\2018-03-<br/>20-MO plans béton existants DCE_partiel_17DPI08<br/>Chemin du dossier ayant la date de modification la<br/>plus ancienne</td></tr></table>

<table><tr><td>images</td><td>1.9 Go</td><td>\Serveur DJA Poitiers\ARCHI PROPOSITIONS\<br/>CARQUEFOU LA FLEURAYE\05 Concours\images<br/>Chemin du dossier ayant la date de modification la<br/>plus ancienne</td></tr></table>

<table><tr><td>axonometrie</td><td>1.7 Go</td><td>\Serveur DJA Poitiers\ARCHI PROPOSITIONS\<br/>CARQUEFOU LA FLEURAYE\05 Concours\images\<br/>axonometrie<br/>Chemin du dossier ayant la date de modification la<br/>plus ancienne</td></tr></table>

<table><tr><td>AAPC</td><td>1.4 Go</td><td>\Serveur DJA Poitiers\PARIS\PARIS PHARMA\02<br/>ETUDES\09 DCE 3\AAPC<br/>Chemin du dossier ayant la date de modification la<br/>plus ancienne</td></tr></table>

<table><tr><td>DCE REMIS AUX ENT</td><td>1.4 Go</td><td>\Serveur DJA Poitiers\PARIS\PARIS PHARMA\02<br/>ETUDES\09 DCE 3\AAPC\DCE REMIS AUX ENT<br/>Chemin du dossier ayant la date de modification la<br/>plus ancienne</td></tr></table>
## 2. Table des abréviations rencontrées dans le fonds

<table><tr><td>AAPC</td><td>Avis d'appel public à la concurrence</td></tr><tr><td>ABF</td><td>Architectes des bâtiments de France</td></tr><tr><td>AC</td><td>Acousticien</td></tr><tr><td>ACT</td><td>Assistance pour la passation des contrats de travaux</td></tr><tr><td>AE</td><td>Acte d'engagement</td></tr><tr><td>AFFECT</td><td>Affectation</td></tr><tr><td>AMGT</td><td>Aménagement</td></tr><tr><td>AMGTS</td><td>Aménagements</td></tr><tr><td>AMO</td><td>Assistance à maîtrise d'ouvrage</td></tr><tr><td>AMT</td><td>Assistance marché de travaux</td></tr><tr><td>Anx</td><td>Annexe</td></tr><tr><td>AO</td><td>Appel d'offre</td></tr><tr><td>AOR</td><td>Assistance aux opérations de réception</td></tr><tr><td>APS</td><td>Avant-projet sommaire</td></tr><tr><td>AR</td><td>Architecte</td></tr><tr><td>archi</td><td>Architecte</td></tr><tr><td>ASC</td><td>Ascenseur</td></tr><tr><td>AVP</td><td>(Phase d') avant-projet</td></tr><tr><td>AVT</td><td>Avenant</td></tr><tr><td>BAT</td><td>Bâtiment</td></tr><tr><td>BC</td><td>Bureau de contrôle</td></tr><tr><td>BC</td><td>BTP Consultant</td></tr><tr><td>BC</td><td>Bon de commande</td></tr><tr><td>BET</td><td>Bureau d'études techniques</td></tr><tr><td>BRED</td><td>Bordereau récapitulatif d'examen de documents</td></tr><tr><td>c (Pc_c)</td><td>Complémentaire (PC complémentaire)</td></tr><tr><td>CCAP</td><td>Cahier des clauses administratives particulières</td></tr><tr><td>CCF</td><td>Cahier des charges fonctionnel</td></tr><tr><td>CCSSI</td><td>Cahier des charges fonctionnel du SSI</td></tr><tr><td>CCTP</td><td>Cahier des clauses techniques particulières</td></tr><tr><td>CDC</td><td>Cahier des charges</td></tr><tr><td>CFA</td><td>Courant faible</td></tr><tr><td>CFO</td><td>Courant fort</td></tr><tr><td>CHARP</td><td>Charpente</td></tr><tr><td>CHEM</td><td>Chemin/cheminement</td></tr><tr><td>CIRC</td><td>Circulation</td></tr><tr><td>CMSI</td><td>Concept de mise en sécurité</td></tr><tr><td>COPIL</td><td>Comité de pilotage</td></tr><tr><td>CP</td><td>Coupe</td></tr><tr><td>CR</td><td>Compte rendu</td></tr><tr><td>CSPS</td><td>Coordonnateur Sécurité et protection de la Santé</td></tr><tr><td>CTS</td><td>Courants</td></tr><tr><td>CUR</td><td>Curage</td></tr><tr><td>CVC</td><td>Chauffage, ventilation et climatisation</td></tr><tr><td>D</td><td>Défavorable</td></tr><tr><td>DAACT</td><td>Déclaration attestant l'achèvement et la conformité des travaux</td></tr><tr><td>DCC</td><td>Dossier de consultation des concepteurs</td></tr><tr><td>DD</td><td>Dominique Deshoulières</td></tr><tr><td>DEF</td><td>(avis) Défavorable</td></tr><tr><td>DELIB</td><td>Délibération</td></tr><tr><td>DEMAT</td><td>Dématérialisé</td></tr><tr><td>DET</td><td>Direction de l'exécution du ou des contrats de travaux</td></tr><tr><td>DF</td><td>Désenfumage</td></tr><tr><td>DF</td><td>Décompte final</td></tr><tr><td>DG</td><td>Décompte général</td></tr><tr><td>DGD</td><td>Décompte général définitif</td></tr><tr><td>DGTS</td><td>Dégagements</td></tr><tr><td>DIA</td><td>(phase/études de) Diagnostic</td></tr><tr><td>DIC</td><td>Déclaration intermédiaire de conformité</td></tr><tr><td>DICT</td><td>Déclaration d'intention de commencement de travaux</td></tr><tr><td>DIUO</td><td>Dossier d'interventions ultérieures sur l'ouvrage</td></tr><tr><td>DJA</td><td>Deshoulières-Jeanneau Architecte</td></tr><tr><td>DM</td><td>Demande de modification</td></tr><tr><td>DOE</td><td>Dossier des ouvrages exécutés</td></tr><tr><td>DT</td><td>Déclaration de travaux (déclaration de projet de travaux)</td></tr><tr><td>DTU</td><td>Document technique unifié</td></tr><tr><td>DU</td><td>Direction de l'urbanisme</td></tr><tr><td>EAE</td><td>Etude des approvisionnements en énergie</td></tr><tr><td>EAS</td><td>Espaces d'attente sécurisés</td></tr><tr><td>EF-ECS</td><td>(réseaux) Eau froide et eau chaude sanitaire</td></tr><tr><td>EL(EC)</td><td>Electricité</td></tr><tr><td>EQT</td><td>Equipement</td></tr><tr><td>ES</td><td>Etat du solde</td></tr><tr><td>ESP</td><td>Etudes de sécurité publique</td></tr><tr><td>ESQ</td><td>Esquisse</td></tr><tr><td>ESSP</td><td>Etudes de sûreté et de sécurité publique</td></tr><tr><td>ETANCH</td><td>Etanchéité</td></tr><tr><td>EX</td><td>Extérieur</td></tr><tr><td>EXE</td><td>(phase d') Execution</td></tr><tr><td>EXIST</td><td>Existant</td></tr></table>

<table><tr><td>EXT</td><td>Extérieure</td></tr><tr><td>F</td><td>Favorable</td></tr><tr><td>FAC</td><td>Faculté</td></tr><tr><td>Faisa</td><td>Etude de faisabilité</td></tr><tr><td>FC</td><td>Formation continue</td></tr><tr><td>FDES</td><td>Fiche de déclaration environnementale et sanitaire (du produit)</td></tr><tr><td>FDV</td><td>Fiche de visite (de chantier)</td></tr><tr><td>FED</td><td>Fiche d'examen de documents</td></tr><tr><td>fev</td><td>Février</td></tr><tr><td>FL</td><td>Folio</td></tr><tr><td>Fobs</td><td>Favorable avec observation</td></tr><tr><td>FP</td><td>Fiche produit ? fiche pratique ?</td></tr><tr><td>FQR</td><td>Fiche Question Réponse</td></tr><tr><td>FRB</td><td>Fiche récapitulative des points bloquants</td></tr><tr><td>FT</td><td>Fiche technique</td></tr><tr><td>FTM</td><td>Fiche technique modificative</td></tr><tr><td>GE</td><td>Groupe électrogène</td></tr><tr><td>GO</td><td>Gros œuvre</td></tr><tr><td>GPA</td><td>Garantie parfait achèvement</td></tr><tr><td>GRSP</td><td>Gestion des risques sanitaires et professionnels</td></tr><tr><td>hono</td><td>Honoraire(s)</td></tr><tr><td>HOE</td><td>Haute qualité environnementale</td></tr><tr><td>HSFP</td><td>Hauteur(s) sous faux plafonds</td></tr><tr><td>IGC</td><td>Inspection générale des carrières</td></tr><tr><td>IND</td><td>Indice (de révision d'un plan)</td></tr><tr><td>INT</td><td>Intérieur</td></tr><tr><td>logt</td><td>Logement</td></tr><tr><td>LU</td><td>Lumière</td></tr><tr><td>ME</td><td>Mediathèque</td></tr><tr><td>MENUIS</td><td>Menuiserie</td></tr><tr><td>METAL</td><td>Metallerie</td></tr><tr><td>MH</td><td>Monuments historiques</td></tr><tr><td>MOB</td><td>Mobilier</td></tr><tr><td>mod</td><td>Modificatif</td></tr><tr><td>NC</td><td>Notes de calcul</td></tr><tr><td>NDC</td><td>Notes de calcul</td></tr><tr><td>niv</td><td>Niveau</td></tr><tr><td>nov</td><td>Novembre</td></tr><tr><td>NT</td><td>Notice technique</td></tr><tr><td>num</td><td>Numéro</td></tr><tr><td>Obs</td><td>Observation</td></tr><tr><td>OPC</td><td>Ordnancement - Pilotage - Coordination</td></tr><tr><td>OPR</td><td>Opérations préalables de réception</td></tr><tr><td>OS</td><td>Ordre de service</td></tr><tr><td>PAC</td><td>Pompe à chaleur</td></tr><tr><td>PB</td><td>Plomberie</td></tr><tr><td>PC</td><td>Permis de construire</td></tr><tr><td>PCM</td><td>Permis de construire modificatif</td></tr><tr><td>PDM</td><td>Plan de masse</td></tr><tr><td>PE</td><td>Pièce(s) écrite(s)</td></tr><tr><td>PG</td><td>Pièce(s) graphique(s)</td></tr><tr><td>PGC</td><td>Plan général de coordination</td></tr><tr><td>PGCSPS</td><td>Plan général de coordination en matière de sécurité et de protection de la santé</td></tr><tr><td>PHA(RMA)</td><td>(faculté de) Pharmacie</td></tr><tr><td>PIC</td><td>Plan Installation Chantier</td></tr><tr><td>PLU</td><td>Plan local d'urbanisme</td></tr><tr><td>PP</td><td>Préfet de Police</td></tr><tr><td>PRO</td><td>(phase de) Projet</td></tr><tr><td>prog</td><td>Programme</td></tr><tr><td>PSMV</td><td>Plan de sauvegarde et mise en valeur</td></tr><tr><td>PV</td><td>Procès-verbal</td></tr><tr><td>RAO</td><td>Rapport d'analyse des offres</td></tr><tr><td>RAP</td><td>Rapport</td></tr><tr><td>RAR</td><td>Recommandé avec avis de réception</td></tr><tr><td>RC</td><td>Règlement de consultation (ou bien responsabilité civile)</td></tr><tr><td>RE</td><td>Réponse</td></tr><tr><td>repart</td><td>Repartition</td></tr><tr><td>REST</td><td>Restauration</td></tr><tr><td>RG</td><td>Retenue de garantie</td></tr><tr><td>RICT</td><td>Rapport initial de contrôle technique</td></tr><tr><td>RJ</td><td>Registre journal</td></tr><tr><td>RVRAT</td><td>Rapport de vérification réglementaire après travaux</td></tr><tr><td>S</td><td>Suspendu</td></tr><tr><td>SAS</td><td>Société par actions simplifiées</td></tr><tr><td>SC</td><td>Scénographie</td></tr><tr><td>SERRUR</td><td>Serrurerie</td></tr><tr><td>SF</td><td>Stabilité feu (+ la durée en heure / exemple Stabilité au feu : 1h30)</td></tr><tr><td>SIG</td><td>Signalétique</td></tr><tr><td>SLH</td><td>(nom d'entreprise) [Ingénierie bâtiment, architecture et conseil en aménagement]</td></tr><tr><td>SOR</td><td>Sorbonnes</td></tr><tr><td>SPS</td><td>Sécurité et protection de la santé</td></tr><tr><td>SSI</td><td>Système sécurité incendie</td></tr><tr><td>STR</td><td>Structure</td></tr><tr><td>TC</td><td>Tableau de corrélation</td></tr><tr><td>TCE</td><td>Tout corps d'Etat</td></tr><tr><td>TF</td><td>Tranche ferme</td></tr><tr><td>TM</td><td>Travaux de modification</td></tr><tr><td>TR</td><td>Transfert</td></tr><tr><td>TRVX</td><td>Travaux</td></tr><tr><td>VE</td><td>Vie étudiante</td></tr><tr><td>VRD</td><td>Voiries et réseaux divers</td></tr><tr><td>Vu/info</td><td>Vu pour information</td></tr><tr><td>Xe</td><td>(par exemple 100e = 100ème, cela correspond à l'échelle d'un plan)</td></tr><tr><td>ZING</td><td>Zinguerie</td></tr></table>
3. Données chiffrées du traitement réalisé sur le fonds DJA
<table><thead><tr><th>Dossier</th><th colspan="4">Avant traitement</th><th colspan="4">Après dézippage</th><th colspan="4">Après dédoublonnage</th><th colspan="4">Après évaluation et élimination</th><th colspan="4">Arborescence transférée dans SAE</th></tr><tr><th></th><th>taille</th><th>dossiers</th><th>fichiers</th><th>fichiers zip</th><th>taille</th><th>dossiers</th><th>fichiers</th><th>éléments redondants (volume)</th><th>éléments non redondants (volume)</th><th>taille</th><th>dossiers</th><th>fichiers</th><th>éléments redondants (volume)</th><th>éléments éliminés en théorie</th><th>taille</th><th>dossiers</th><th>fichiers</th><th>éléments redondants (volume)</th><th>éléments éliminés en théorie</th><th>taille</th><th>dossiers</th><th>fichiers</th><th>éléments redondants (volume)</th></tr></thead><tbody><tr><td>Serveur DJA Paris</td><td>210 Go</td><td>4 311</td><td>52 781</td><td>379</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>Serveur DJA Poitiers</td><td>627, 8 Go</td><td>21 204</td><td>221 144</td><td>2 094</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>140 J (fusion des deux serveurs)</td><td>837, 8 Go</td><td>25 515</td><td>273 925</td><td>2 473</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>Paris faculté de pharmacie (Poitiers)</td><td>96 Go</td><td>3 940</td><td>36 009</td><td>313</td><td>100.1 Go</td><td>5 961</td><td>45 936</td><td>21 104 (32.6 Go)</td><td>24 832 (67.5 Go)</td><td>70.4 Go</td><td>3 156</td><td>26 483</td><td>1 648 (2, 8 Go)</td><td>44.6 Go</td><td>1 629</td><td>16 421</td><td>515 (780, 3 Mo)</td><td>10 505 (environ 37%)</td><td>44.6 Go</td><td>1 406</td><td>16 320</td><td>224</td><td>13</td><td>495</td></tr><tr><td>Paris faculté de pharmacie (Paris)</td><td>23, 6 Go</td><td>822</td><td>7 930</td><td>58</td><td>27 Go</td><td>1 133</td><td>10 296</td><td>(7.5 Go)</td><td>(19, 5 Go)</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>Chasseneuil-du-Poitou pôle culturel</td><td>28 Go</td><td>1 326</td><td>11 494</td><td>61</td><td>28, 6 Go</td><td>1 842</td><td>14 050</td><td>2 537 (7.4 Go)</td><td>11 513 (21.2 Go)</td><td>22,3 Go</td><td>1 578</td><td>12 109</td><td>596 (1, 1 Go)</td><td>14,5 Go</td><td>982</td><td>8 016</td><td>176 (283, 8 Mo)</td><td>4 831 (environ 40%)</td><td>13.6 Go</td><td>818</td><td>7 466</td><td>256</td><td>11</td><td>133</td></tr><tr><td>Le Havre Le Volcan</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>Le Havre Le Volcan (Paris)</td><td>48, 7 Go</td><td>1 068</td><td>13 949</td><td>82</td><td>53,1 Go</td><td>2 683</td><td>22 196</td><td>9 121 (21.6 Go)</td><td>13 075 (31, 5 Go)</td><td>34.4 Go</td><td>1 531</td><td>14 486</td><td>1 411 (2, 9 Go)</td><td>27.5 Go</td><td>1 131</td><td>11 725</td><td>784 (1.6 Go)</td><td>2 887 (20%)</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>Le Havre Le Volcan (Poitiers)</td><td>16, 5 Go</td><td>953</td><td>24 659</td><td>178</td><td>17, 4 Go</td><td>1 391</td><td>25 645</td><td>3 013 (2 Go)</td><td>22 632 (15, 3 Go)</td><td>15, 9 Go</td><td>1 306</td><td>23 354</td><td>721 (548, 9 Mo)</td><td>9.3 Go</td><td>879</td><td>16 591</td><td>494 (472,2 Mo)</td><td>6 925 (44%)</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>Fusion des deux dossiers</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>Poitiers Rue des Carmélites</td><td>13, 7 Go</td><td>522</td><td>4 055</td><td>36</td><td>14,1 Go</td><td>798</td><td>5 115</td><td>523 (1.5 Go)</td><td>4 592 (12.5 Go)</td><td>12.7 Go</td><td>763</td><td>4 724</td><td>203 (515, 2 Mo)</td><td>4.8 Go</td><td>384</td><td>2 680</td><td>115 (274, 7 Mo)</td><td>2 221 (62%)</td><td>4.8 Go</td><td>360</td><td>2 673</td><td>238</td><td>10</td><td>124</td></tr><tr><td>Chauvigny Logements DDA</td><td>4, 8 Go</td><td>216</td><td>2 213</td><td>32</td><td>4, 9 Go</td><td>265</td><td>2 373</td><td>261 (564 Mo)</td><td>2 112 (4, 3 Go)</td><td>4, 6 Go</td><td>255</td><td>2 231</td><td>119 (264,1 Mo)</td><td>2, 5 Go</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>Chauvigny Logements DDA (dossier Chauvigny)</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>Chauvigny Logements DDA (dossier Cerizay)</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>ARCHI PROPOSITION</td><td>11, 4 Go</td><td>409</td><td>3 377</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>VIE DE L'AGENCE</td><td>1.5 Go</td><td>113</td><td>1 427</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>Dossiers éliminés</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>CANDIDATURES</td><td>56,1 Go</td><td>3 143</td><td>35 522</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>Archives DJ</td><td>2.7 Mo</td><td>1</td><td>9</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>Libbiothèque images</td><td>1.4 Go</td><td>502</td><td>8 831</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>DIVERS</td><td>85,2 Ko</td><td>1</td><td>2</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>Documents type</td><td>54.7 Mo</td><td>20</td><td>244</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>FICHES UTILISABLES EN DOC</td><td>878,7 Mo</td><td>1</td><td>485</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>Hubert</td><td>120,1 Mo</td><td>58</td><td>411</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>HUBERT ARCHI CONSEIL</td><td>2 Go</td><td>64</td><td>1 075</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>Images site</td><td>2.4 Mo</td><td>1</td><td>111</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>NORMES</td><td>9.6 Mo</td><td>1</td><td>1</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>PUBLICATION</td><td>74,6 Mo</td><td>3</td><td>28</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>SCAN</td><td>0</td><td>0</td><td>0</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>WWW images pour PPT</td><td>532 Mo</td><td>3</td><td>329</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>XXX CD à graver</td><td>39,3 Mo</td><td>2</td><td>39</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr></tbody></table>