# Le CERFA : les formulaires à l'heure d'Internet

Une récente circulaire du Premier ministre donne une impulsion vraisemblablement décisive à l'utilisation des échanges de données informatisés pour l'accomplissement de formalités administratives. Abaissement des coûts et simplification des procédures devraient en résulter. Depuis plusieurs années, le CERFA s'y prépare. Son Secrétaire général, Patrick de MIRIBEL, en fait le bilan et évoque les différentes solutions techniques envisageables, dont la plus ambitieuse, celle dans laquelle la même opération permet de faire une déclaration, de la transmettre et de la vérifier.

Le CERFA<fnref n="1" />, service rattaché au Secrétariat général du Gouvernement, a pour mission d'une part de contrôler, harmoniser, simplifier et enregistrer les formulaires administratifs<fnref n="2" /> (encadré 1), d'autre part d'élaborer et mettre en oeuvre un dictionnaire des formalités<fnref n="3" />.

Cette seconde mission traduit la volonté d'utiliser les nouvelles technologies pour simplifier et alléger les relations entre les administrations et les déclarants. Elle prépare l'usage généralisé des télécommunications pour recueillir et vérifier les déclarations, objectif ambitieux qui nécessitera pour être atteint un investissement important, tant intellectuel que financier. Il implique, en premier lieu, que le CERFA lui-même puisse gérer en interne les formulaires selon des procédures informatisées. Faisant suite à cette première étape, les travaux actuels

## 1

### Le CERFA et les administrations

Le décret 76-1053 du 16 novembre 1976 modifié dispose que tout formulaire envoyé à un administré par une administration ou par un organisme placé sous sa tutelle doit être présenté au CERFA, qui l'examine, propose éventuellement des modifications et l'enregistre. Les modifications et les substitutions de formulaires doivent également être signalées et le nouveau document reçoit un numéro CERFA, l'ancien formulaire étant transféré du fichier actif vers le fichier historique. Ne sont enregistrés ni les documents envoyés par une administration à une autre ni les imprimés à caractère commercial. Le décret 90-1125 du 18 décembre 1990 indique explicitement que le champ couvert est constitué de tous les formulaires, quel que soit leur support, ce qui comporte bien entendu les formulaires sans papier ou dématérialisés.

### Les relations avec les administrations

Le principe consistant à ce que toute administration ou organisme sous tutelle présente les formulaires nouveaux ou modifiés au CERFA repose nécessairement sur une infrastructure de relations préétablie et fonctionnant correctement. Des correspondants CERFA, au nombre de 27, sont censés assurer une veille dans le ministère ou la direction où ils sont implantés et établir la connexion entre le service qui met un formulaire au point et le CERFA. Le système ne marche pas toujours parfaitement mais, parallèlement, certains services prennent directement contact, sans passer par le correspondant, ce qui n'est pas la solution préconisée mais peut se révéler tout aussi efficace. Un cas particulier spécialement délicat est celui de l'ensemble des organismes de sécurité sociale, dont le correspondant est un agent de la direction de la SS au ministère. Quels que soient son dynamisme et le nombre des contacts qu'il peut prendre, il lui est quasiment impossible d'être au courant de tous les formulaires que préparent tous les organismes et il n'est pas rare que le CERFA apprenne l'existence d'un nouveau document par la presse spécialisée.

### Le pouvoir d'arbitrage

Théoriquement, s'il y a conflit persistant à propos d'un formulaire entre le producteur et le CERFA, ce dernier peut demander l'arbitrage du Premier ministre ; il est évident que cette procédure reste très exceptionnelle. En revanche, une lettre signée du Secrétaire général du Gouvernement est parfois envoyée à un ministre mais, en pratique, l'efficacité de cette formule n'est pas réellement démontrée.

<footnote n="1">1. Centre d'enregistrement et de révision des formulaires administratifs - Voir "Le CERFA est rattaché au Secrétariat général du Gouvernement" - R. MARBOT - *Courrier des statistiques* n° 1, janvier 1977.</footnote>

<footnote n="2">2. Quels qu'en soient le support, le mode d'établissement ou de transmission. Les questions statistiques, de la compétence du Conseil National de l'Information Statistique, ne sont pas concernés.</footnote>

<footnote n="3">3. Il assure en outre, le secrétariat de la Commission pour la simplification des formalités (COSIFORM).</footnote>
concernent le Dictionnaire des for-
malités et la transmission des for-
mulaires par les réseaux de
télécommunications.

La gestion informatisée
des formulaires

Le service est appelé à manier des
informations complexes sur plu-
sieurs milliers de documents, pour-
tant ce n'est qu'au début des années
1990 qu'il a commencé à s'informa-
tiser. A cette époque, une base de
données relationnelle a remplacé les
registres manuels. Elle comporte
une partie active et une partie histo-
rique, dans laquelle figurent les for-
mulaires supprimés après le 1er
janvier 1990 (encadré 2).

L'archivage informatique des
questionnaires

Six pages d'écran permettent d'affi-
cher l'ensemble des informations
disponibles pour chaque formulaire
 encadré 3, première de ces six pa-
ges). L'obtention des documents se
fait à l'aide de catalogues et guides
à la fois manuels et informatisés et
d'algorithmes de recherche. Des
programmes paramétrés sont utili-
sés pour sortir les différentes listes et
tableaux statistiques dont on a be-
soin. Les encadrés 4 et 5 présentent
des extraits de ces exploitations
quant au nombre des formulaires se-
lon l'organisme émetteur et leur fré-
quence d'utilisation.

Il a paru intéressant de regrouper les
formulaires par formalité. Outre l'in-
térêt de réunir les documents répon-
dant à une même finalité, cette
convention permet de ne pas recher-
cher directement un document parmi
2 000 mais dans un ensemble (pou-
vant en comprendre de 1 à 30) con-
tituant une des trois cents formalités
qui ont été différenciées. En prati-
que, ce regroupement s'est avéré un
peu décevant.

La réforme du numéro CERFA

Jusqu'au début de 1996, le numéro
de document attribué par le CERFA
répondait à une logique ancienne qui
avait eu sa raison d'être mais l'avait
progressivement perdue. À l'époque

2

La gestion des formulaires avant l'informatisation

Antérieurement à 1990, un registre des formulaires enregistrés était tenu à la main avec le plus grand soin, sous la forme de grands cahiers pour comptables à couverture noire cartonnée, devenus du reste introuvables. Il y avait six grands registres en service, un nombre de pages décidé à l'avance ayant été réservé à chaque ministère.

Chaque enregistrement donnait lieu à une inscription de quelques lignes manuscrites indiquant, outre le numéro attribué et la date, le titre du formulaire, l'administration émettrice et la référence de classement d'un dossier où se trouvent rangés le formulaire – ou sa maquette– et les fiches d'information le concernant. Quand un imprimé était supprimé, il était rayé dans le registre et, en cas de remplacement, le numéro du nouveau document était inscrit à l'encre rouge en regard du numéro supprimé. Il va sans dire que les statistiques annuelles de flux et de stock étaient établies à la main – non sans peine– et que la simple liste des formulaires en vigueur à une date déterminée était une exploitation complètement hors d'atteinte.

La création de la base de données relationnelle n'a pas rendu ces registres totalement
obsolètes. Ils sont conservés pour répondre aux demandes de renseignements concernant
les formulaires supprimés avant le 1er janvier 1990. Ceux-ci n'ont pas été repris dans la base
de données mais, dans de nombreux travaux, on peut rencontrer un besoin d'information à
leur égard ; ainsi une reconstitution de carrière peut faire appel à des formulaires vieux de
quarante ans, voire plus.

des registres manuels, il était impor-
tant de disposer d'un numéro dont
les deux premiers chiffres étaient ca-
ractéristiques de l'émetteur du for-
mulaire, ce qui toutefois, limitait à
quelques dizaines le nombre d'émet-
teurs différenciés.

Faute d'avoir donné une signification
analytique précise à ces deux pre-
miers chiffres, leur intérêt restait limi-
té. Par exemple 30 représentait le
Ministère de l'économie et des finan-
ces sans que le deuxième chiffre du
code soit spécifique d'une direction
du ministère. Ainsi, un numéro de la
forme 30-xxxx pouvait aussi bien ap-
partenir à la DGI qu'aux Douanes,
l'INSEE ou une autre direction. De
même, le numéro des formulaires in-
terministériels commençait par 90
mais leur classement plus détaillé
était inexistant car il est illusoire de
vouloir codifier tous les regroupe-
ments d'administrations pouvant
conduire deux départements minis-
tériels à disposer d'un formulaire
commun.

Par ailleurs, lorsqu'un formulaire
comportait des annexes, même en
grand nombre, voire une ou plu-
sieurs notices, un seul numéro était
attribué à l'ensemble. Ce n'est pas
une bonne solution, puisqu'il devient
pratiquement impossible d'identifier
les versions successives des docu-
ments annexes qui sont susceptibles

de modifications indépendamment
du formulaire principal.

Le nouveau numéro de formulaire
n'est pas signifiant. Il est attribué en
séquence sans omission ni répéti-
tion. Il comporte 5 chiffres à partir de
10000, suivis d'un * (astérisque) et
d'un numéro de version à deux chif-
fres commençant à 01. Si un formu-
laire subit des modifications
mineures, seul son numéro de ver-
sion change. S'il s'agit d'une modifi-
cation plus importante, un nouveau
numéro est attribué à la place de l'an-
cien et l'on considère qu'il s'agit de la
version 01 pour ce nouveau numéro.
En cas d'annexes, chacune d'elles
reçoit un numéro différent et tous les
liens sont indiqués dans la base de
données<fnref n="4" />.

Les notices reçoivent un numéro à
cinq chiffres dans une autre série,
commençant à 50000 ; ces cinq chif-
fres sont suivis d'un # (dièse) et d'un
numéro de version. Dans ce sous-
ensemble, dit des documents d'ac-
compagnement, les notices sont
associées aux cahiers des charges
et accords d'interchange pour les do-
cuments dématérialisés ; les liens
avec les formulaires sont naturelle-
ment indiqués.

<footnote n="4">4. La renumérotation des questionnaires en vigueur n'a pas encore été réalisée. Elle le sera progressivement d'ici à 1999.</footnote>
## Fiche formulaire

N° CERFA: 10140*01 Titre du formulaire: Carnet de santé

N° interne émetteur: S 3325 a

N° classement dossier: Ca 64 a

Code usager: Mixte

Date d'enregistrement: 09/09/1996

Motif d'enregistrement: Création

Génération:

N° CERFA précédent(s):

N° de formalité: 601A3300 Formalité: Maladie-décès : formulaires établis par les caisses primaires

Finalité du formulaire: Favoriser la continuité des soins pour tout bénéficiaire de l'assurance maladie âgé de plus de 16 ans

Genre: Seul

<table><thead><tr><td>Mot-clé</td></tr></thead><tbody><tr><td>Carnet de santé</td></tr><tr><td>Dossier médical</td></tr><tr><td>Surveillance médicale</td></tr></tbody></table>

<table><thead><tr><td>Catégorie d'usagers</td></tr></thead><tbody><tr><td>Particuliers</td></tr><tr><td>Professions libérales</td></tr></tbody></table>

Emetteur: Sécurité sociale

Service: Sécurité sociale (régime général)

<table><thead><tr><td>Type de texte</td><td>NOR</td><td>Numérotation</td><td>Date</td></tr></thead><tbody><tr><td>Ordonnance</td><td></td><td>96 - 345 (Chap. 2 du titre II)</td><td>24/04/1996</td></tr></tbody></table>

UE: Non Utilisation européenne: Non

Domaine d'utilisation: NAT

Type de document: Carnet

Nature du support: Papier

Nombre de feuillets/pages: 52

Préidentification: Non

Dimension: Autre

Notice explicative: Intégrée

Dématerialisation:

<table><thead><tr><td>Diffuseur</td></tr></thead><tbody><tr><td>CPAM : Caisse primaire d'assurance maladie</td></tr></tbody></table>

<table><thead><tr><td>Destinataire</td></tr></thead><tbody><tr><td>Particulier</td></tr></tbody></table>

Périodicité: Apériodique

Commentaire périodicité: Renouvellement du carnet en cas de perte ou à remplissage complet du carnet

Nbre usagers potentiels: 45000000

Nb form. TOTAL: 20000000

<table><thead><tr><td>Imprimeur</td><td>Adresse</td><td>Téléphone</td></tr></thead><tbody><tr><td>Imprimeurs privés</td><td></td><td></td></tr></tbody></table>

<figure><img src="image_1.png" /></figure>
4

Répartition des formulaires utilisés en 1996 selon l'administration émettrice et selon le public concerné

<table><thead><tr><th rowspan="2"></th><th colspan="4">Nombre de formulaires</th><th colspan="3">dont destinés</th></tr><tr><th>en vigueur au 01-01-1996</th><th>suppressions</th><th>révisions¹</th><th>créations²</th><th>en vigueur au 31-12-1996</th><th>aux professionnels</th><th>aux particuliers</th><th>mixtes</th></tr></thead><tbody><tr><td>CNIL</td><td>1</td><td>0</td><td>0</td><td>0</td><td>1</td><td>1</td><td>0</td><td>0</td></tr><tr><td>CSA</td><td>3</td><td>0</td><td>0</td><td>0</td><td>3</td><td>3</td><td>0</td><td>0</td></tr><tr><td>Premier ministre</td><td>6</td><td>0</td><td>0</td><td>0</td><td>6</td><td>6</td><td>0</td><td>0</td></tr><tr><td>Aff. étrangères</td><td>13</td><td>0</td><td>0</td><td>0</td><td>13</td><td>0</td><td>13</td><td>0</td></tr><tr><td>Agriculture³</td><td>269</td><td>0</td><td>26</td><td>12</td><td>281</td><td>192</td><td>30</td><td>59</td></tr><tr><td>dont Agriculture</td><td>182</td><td>0</td><td>24</td><td>9</td><td>191</td><td>164</td><td>2</td><td>25</td></tr><tr><td>Mut. soc. agr.</td><td>64</td><td>0</td><td>2</td><td>3</td><td>67</td><td>28</td><td>6</td><td>33</td></tr><tr><td>Enseig. agric.</td><td>23</td><td>0</td><td>0</td><td>0</td><td>23</td><td>0</td><td>22</td><td>1</td></tr><tr><td>Aménag. Terr.⁴</td><td>1</td><td>0</td><td>0</td><td>0</td><td>1</td><td>1</td><td>0</td><td>0</td></tr><tr><td>Anciens combat.</td><td>31</td><td>0</td><td>0</td><td>3</td><td>34</td><td>0</td><td>34</td><td>0</td></tr><tr><td>Culture</td><td>41</td><td>0</td><td>1</td><td>9</td><td>50</td><td>23</td><td>16</td><td>11</td></tr><tr><td>Défense</td><td>68</td><td>0</td><td>4</td><td>1</td><td>69</td><td>9</td><td>58</td><td>2</td></tr><tr><td>Eco. et financ.<fnref n="5" /></td><td>614</td><td>5</td><td>202</td><td>15</td><td>623</td><td>428</td><td>107</td><td>88</td></tr><tr><td>dont Impôts<fnref n="5" /></td><td>328</td><td>5</td><td>193</td><td>11</td><td>333</td><td>215</td><td>56</td><td>62</td></tr><tr><td>DGI et parten.</td><td>5</td><td>0</td><td>5</td><td>0</td><td>5</td><td>5</td><td>0</td><td>0</td></tr><tr><td>Douanes</td><td>170</td><td>0</td><td>3</td><td>4</td><td>174</td><td>156</td><td>5</td><td>13</td></tr><tr><td>Douanes et parten.</td><td>2</td><td>0</td><td>0</td><td>0</td><td>2</td><td>2</td><td>0</td><td>0</td></tr><tr><td>Compt. publ.</td><td>34</td><td>0</td><td>0</td><td>0</td><td>34</td><td>1</td><td>23</td><td>10</td></tr><tr><td>ANIFOM</td><td>4</td><td>0</td><td>0</td><td>0</td><td>4</td><td>0</td><td>4</td><td>0</td></tr><tr><td>Serv. pensions</td><td>9</td><td>0</td><td>0</td><td>0</td><td>9</td><td>0</td><td>9</td><td>0</td></tr><tr><td>Budget</td><td>1</td><td>0</td><td>0</td><td>0</td><td>1</td><td>0</td><td>1</td><td>0</td></tr><tr><td>Cc marchés</td><td>11</td><td>0</td><td>0</td><td>0</td><td>11</td><td>11</td><td>0</td><td>0</td></tr><tr><td>Trésor</td><td>8</td><td>0</td><td>0</td><td>0</td><td>8</td><td>5</td><td>0</td><td>3</td></tr><tr><td>CDC</td><td>14</td><td>0</td><td>0</td><td>0</td><td>14</td><td>6</td><td>8</td><td>0</td></tr><tr><td>Conc. et cons.</td><td>1</td><td>0</td><td>0</td><td>0</td><td>1</td><td>0</td><td>1</td><td>0</td></tr><tr><td>INSEE</td><td>9</td><td>0</td><td>1</td><td>0</td><td>9</td><td>9</td><td>0</td><td>0</td></tr><tr><td>INSEE et parten.</td><td>18</td><td>0</td><td>0</td><td>0</td><td>18</td><td>18</td><td>0</td><td>0</td></tr><tr><td>Education nation.</td><td>51</td><td>3</td><td>5</td><td>0</td><td>48</td><td>4</td><td>44</td><td>0</td></tr><tr><td>dont Éducat. nat.</td><td>47</td><td>3</td><td>3</td><td>0</td><td>44</td><td>3</td><td>41</td><td>0</td></tr><tr><td>Enseign. sup.</td><td>2</td><td>0</td><td>0</td><td>2</td><td>2</td><td>0</td><td>2</td><td>0</td></tr><tr><td>Recherche</td><td>2</td><td>0</td><td>2</td><td>0</td><td>2</td><td>1</td><td>1</td><td>0</td></tr><tr><td>Environnement</td><td>94</td><td>0</td><td>17</td><td>9</td><td>103</td><td>99</td><td>4</td><td>0</td></tr><tr><td>dont Environnement</td><td>23</td><td>0</td><td>1</td><td>0</td><td>23</td><td>19</td><td>4</td><td>0</td></tr><tr><td>Agences de l'eau</td><td>71</td><td>0</td><td>16</td><td>9</td><td>80</td><td>80</td><td>0</td><td>0</td></tr></tbody></table>

1. Y compris fusions et éclatements

2. Y compris régularisations

3. Agriculture, pêche et alimentation

4. Aménagement du territoire, de la ville et de l'intégration (y compris partenaires)

5. Les révisions ont entraîné la suppression d'un formulaire

Bien entendu, les signes # et * ont été retenus pour laisser ouverte la possibilité d'accéder aux documents à partir d'un poste téléphonique.

La dématérialisation des formulaires

Pendant de nombreuses années, on a parlé dans un discours quelque

peu incantatoire de la dématérialisation des formulaires comme d'une éventualité qui ne manquerait pas de se produire mais à une date indéterminée. Des réalisations existent maintenant. La réponse par Minitel aux formulaires est utilisée dans près de 30 % des cas pour la déclaration unique d'embauche. Les envois sur disquette ou support analogue restent encore très minoritaires, sans

être pour autant marginaux et ceux par EDI<fnref n="5" /> concernent trois applications, la déclaration annuelle de données sociales, la déclaration d'échange de biens et le transfert de données fiscales et comptables.

<footnote n="5">5. Échanges de données informatisés.</footnote>
4

Répartition des formulaires utilisés en 1996 selon l'administration émettrice et selon le public concerné

<table><thead><tr><th rowspan="2">2ème partie</th><th colspan="5">Nombre de formulaires</th><th colspan="3">dont destinés</th></tr><tr><th>en vigueur au 01-01-1996</th><th>suppressions</th><th>révisions<sup>6</sup></th><th>créations<sup>7</sup></th><th>en vigueur au 31-12-1996</th><th>aux professionnels</th><th>aux particuliers</th><th>mixtes</th></tr></thead><tbody><tr><td>Équipement<sup>8</sup></td><td>190</td><td>0</td><td>15</td><td>1</td><td>191</td><td>118</td><td>36</td><td>37</td></tr><tr><td>dont Équipement</td><td>12</td><td>0</td><td>1</td><td>0</td><td>12</td><td>6</td><td>3</td><td>3</td></tr><tr><td>Urbanisme logem.</td><td>51</td><td>0</td><td>4</td><td>0</td><td>51</td><td>23</td><td>11</td><td>17</td></tr><tr><td>Transp. terrestres</td><td>32</td><td>0</td><td>4</td><td>0</td><td>32</td><td>24</td><td>3</td><td>5</td></tr><tr><td>Mer</td><td>34</td><td>0</td><td>0</td><td>0</td><td>34</td><td>23</td><td>9</td><td>2</td></tr><tr><td>Voies navig.</td><td>16</td><td>0</td><td>0</td><td>1</td><td>17</td><td>13</td><td>4</td><td>0</td></tr><tr><td>Aviation civ.</td><td>34</td><td>0</td><td>6</td><td>0</td><td>34</td><td>20</td><td>4</td><td>10</td></tr><tr><td>Tourisme</td><td>11</td><td>0</td><td>0</td><td>0</td><td>11</td><td>9</td><td>2</td><td>0</td></tr><tr><td>Fonct. publique<sup>9</sup></td><td>1</td><td>0</td><td>0</td><td>0</td><td>1</td><td>0</td><td>1</td><td>0</td></tr><tr><td>Industrie<sup>10</sup></td><td>75</td><td>0</td><td>7</td><td>4</td><td>79</td><td>48</td><td>1</td><td>30</td></tr><tr><td>dont Industrie</td><td>66</td><td>0</td><td>7</td><td>4</td><td>70</td><td>44</td><td>1</td><td>25</td></tr><tr><td>Industrie et parten.</td><td>2</td><td>0</td><td>0</td><td>0</td><td>2</td><td>2</td><td>0</td><td>0</td></tr><tr><td>Postes et télécom.</td><td>5</td><td>0</td><td>0</td><td>0</td><td>5</td><td>0</td><td>0</td><td>5</td></tr><tr><td>Postes et parten.</td><td>2</td><td>0</td><td>0</td><td>0</td><td>2</td><td>2</td><td>0</td><td>0</td></tr><tr><td>Intérieur</td><td>51</td><td>0</td><td>0</td><td>1</td><td>52</td><td>7</td><td>38</td><td>7</td></tr><tr><td>dont Intérieur</td><td>50</td><td>0</td><td>0</td><td>1</td><td>51</td><td>7</td><td>37</td><td>7</td></tr><tr><td>Intérieur et parten.</td><td>1</td><td>0</td><td>0</td><td>0</td><td>1</td><td>0</td><td>1</td><td>0</td></tr><tr><td>Jeunes. sports</td><td>8</td><td>0</td><td>5</td><td>10</td><td>18</td><td>6</td><td>12</td><td>0</td></tr><tr><td>Justice</td><td>22</td><td>0</td><td>1</td><td>1</td><td>23</td><td>6</td><td>14</td><td>3</td></tr><tr><td>dont Justice</td><td>21</td><td>0</td><td>1</td><td>1</td><td>22</td><td>6</td><td>13</td><td>3</td></tr><tr><td>Justice et parten.</td><td>1</td><td>0</td><td>0</td><td>0</td><td>1</td><td>0</td><td>1</td><td>0</td></tr><tr><td>Outre-mer</td><td>9</td><td>9</td><td>0</td><td>0</td><td>0</td><td>0</td><td>0</td><td>0</td></tr><tr><td>PME<sup>11</sup></td><td>5</td><td>0</td><td>0</td><td>0</td><td>5</td><td>3</td><td>1</td><td>1</td></tr><tr><td>dont PME artisanat</td><td>3</td><td>0</td><td>0</td><td>0</td><td>3</td><td>3</td><td>0</td><td>0</td></tr><tr><td>PME et partenaires</td><td>2</td><td>0</td><td>0</td><td>0</td><td>2</td><td>0</td><td>1</td><td>1</td></tr><tr><td>Rel. Parl. (Rapatriés)<sup>12</sup></td><td>1</td><td>0</td><td>0</td><td>0</td><td>1</td><td>0</td><td>1</td><td>0</td></tr><tr><td>Trav. et aff. soc.<sup>13</sup></td><td>420</td><td>8</td><td>46</td><td>18</td><td>429</td><td>176</td><td>185</td><td>68</td></tr><tr><td>dont Travail-emploi</td><td>129</td><td>0</td><td>14</td><td>1</td><td>130</td><td>77</td><td>36</td><td>17</td></tr><tr><td>Trav.-emploi et parten.</td><td>3</td><td>0</td><td>0</td><td>0</td><td>3</td><td>3</td><td>0</td><td>0</td></tr><tr><td>Form. profes.</td><td>11</td><td>0</td><td>0</td><td>0</td><td>11</td><td>6</td><td>3</td><td>2</td></tr><tr><td>Santé-act. soc.</td><td>40</td><td>0</td><td>3</td><td>3</td><td>43</td><td>17</td><td>20</td><td>6</td></tr><tr><td>Séc. soc. (rég. g.)<sup>13</sup></td><td>204</td><td>4</td><td>17</td><td>7</td><td>206</td><td>55</td><td>109</td><td>42</td></tr><tr><td>Séc. soc. (rég. min.)</td><td>11</td><td>1</td><td>0</td><td>0</td><td>10</td><td>0</td><td>10</td><td>0</td></tr><tr><td>Organic</td><td>17</td><td>2</td><td>8</td><td>6</td><td>21</td><td>13</td><td>7</td><td>1</td></tr><tr><td>Séc. soc. et parten.</td><td>5</td><td>1</td><td>4</td><td>1</td><td>5</td><td>5</td><td>0</td><td>0</td></tr><tr><td>Total général<sup>14</sup></td><td>1974</td><td>25</td><td>329</td><td>84</td><td>2031</td><td>1130</td><td>595</td><td>306</td></tr></tbody></table>

6. Y compris fusions et éclatements

7. Y compris régularisations

8. Équipement, logement, transports et tourisme

9. Fonction publique et partenaires

10. Y compris Postes, télécommunications et espace

11. Petites et moyennes entreprises, commerce et artisanat

12. Relations avec le Parlement, chargé des rapatriés

13. Les révisions ont entraîné la suppression d'un formulaire

L'administration française utilise un peu plus de 2 000 formulaires. La plupart des départements ministériels n'en émettent que quelques-uns, tandis que le Ministère de l'économie et des finances et celui du travail et des affaires sociales (y compris les Caisses de sécurité sociale) à eux deux, en génèrent plus de la moitié. Les organismes et directions offrant la plus grande variété sont, les Caisses du régime général de la sécurité sociale, la Direction générale des impôts et la Direction générale des douanes.

Les formulaires spécifiquement destinés aux professionnels sont les plus nombreux (1130) alors que seulement 595 s'adressent aux particuliers. Toutefois, en nombre d'utilisations, ceux d'usage mixte (à peine plus de 300 modèles) prédominent de très loin (encadré 5).

Plus de 300 formulaires, soit le sixième de l'effectif, ont fait l'objet de révision au cours de 1996, ce qui correspond au taux habituel. On note les nombreux aménagements ainsi que les créations, émanant de la DGI sous l'effet des modifications de la législation fiscale.

Les créations s'élèvent à 84, le Ministère de la culture, celui de la jeunesse et des sports et celui de l'environnement enregistrent des augmentations atteignant voire dépassant 10%, alors que le rythme moyen est un peu inférieur à 3%. A l'opposé, l'Éducation nationale a réduit le nombre de ses formulaires et le Ministère en charge des DOM-TOM a supprimé tous les siens, vraisemblablement par généralisation de ceux existant en métropole.
5

Palmarès : Les formulaires les plus utilisés en 1996

I - Usage mixte : professionnels et particuliers

I - 1 Secteur santé

<table><thead><tr><td>Nb de formulaires</td><td>N° CERFA</td><td>Description du formulaire</td></tr></thead><tbody><tr><td>600 000 000</td><td>10441*01</td><td>Feuille de soins. Assurance maladie</td></tr><tr><td>50 000 000</td><td>10127*01</td><td>Feuille d'honoraires d'actes de biologie médicale</td></tr><tr><td>43 000 000</td><td>60-3691</td><td>Feuille de soins bucco-dentaires par chirurgien-dentiste</td></tr><tr><td>20 000 000</td><td>10140*01</td><td>Carnet de santé</td></tr><tr><td>15 600 000</td><td>10170*01</td><td>Avis d'arrêt de travail. Initial/prorogation</td></tr><tr><td>14 000 000</td><td>60-3692</td><td>Feuille de traitements bucco-dentaires</td></tr><tr><td>13 800 000</td><td>60-3890</td><td>Prescription médicale de transport</td></tr></tbody></table>

I - 2 Autres secteurs

<table><thead><tr><td>Nb de formulaires</td><td>N° CERFA Org. émet.</td><td>Description du formulaire</td></tr></thead><tbody><tr><td>25 000 000</td><td>30-2051 Douanes</td><td>Document unique pour exportation-transit et importation</td></tr><tr><td>25 000 000</td><td>30-2052 Douanes</td><td>Document unique pour exportation-transit et importation (document de base réduite)</td></tr><tr><td>19 000 000</td><td>30-3119 DGI</td><td>Avis d'échéance pour procéder au paiement ou demander l'exonération</td></tr><tr><td>7 300 000</td><td>47-0204 Transp.</td><td>Demande de certificat d'immatriculation d'un véhicule</td></tr><tr><td>7 000 000</td><td>50-4547 Agric.</td><td>Document d'accompagnement bovin Certificat d'identification avec suivi sanitaire et filiation</td></tr></tbody></table>

II - Usage des professionnels

II - 1 Secteur santé

<table><thead><tr><td>Nb de formulaires</td><td>N° CERFA</td><td>Description du formulaire</td></tr></thead><tbody><tr><td>16 200 000</td><td>60-3937</td><td>Ordonnancier bi-zones</td></tr><tr><td>9 320 000</td><td>60-3946</td><td>Bordereau récapitulatif URSSAF</td></tr><tr><td>5 500 000</td><td>60-3870</td><td>Accidents du travail et maladies prof. Certificat médical</td></tr><tr><td>4 340 000</td><td>10107*01</td><td>Tableau récapitulatif décl. an. données soc. DADS</td></tr><tr><td>4 000 000</td><td>60-3764</td><td>Registre décl. accidents travail bénins</td></tr></tbody></table>

II - 2 Autres secteurs

<table><thead><tr><td>Nb de formulaires</td><td>N° CERFA</td><td>Description du formulaire</td></tr></thead><tbody><tr><td>10 000 000</td><td>10201*01</td><td>Déclaration mensuelle ou trimestrielle</td></tr><tr><td></td><td></td><td>Taxe sur la valeur ajoutée - régime normal</td></tr><tr><td>6 000 000</td><td>10212*01</td><td>Déclaration mensuelle ou trimestrielle</td></tr><tr><td></td><td></td><td>Taxe sur la valeur ajoutée - régime simplifié</td></tr><tr><td>5 200 000</td><td>30-2588</td><td>Registre de congés n° 8131</td></tr><tr><td></td><td></td><td>Droits de circulation sur vins ...</td></tr><tr><td>5 000 000</td><td>30-2943</td><td>Déclaration d'échanges de biens entre États membres de la CEE</td></tr></tbody></table>

Une circulaire récente du Premier ministre<fnref n="6" /> indique une volonté d'accélération. Elle annonce un choix technique en faveur de la norme EDIFACT, et confie au CERFA et à la COSIFORM, en liaison avec l'association Edifrance, le soin de veiller au respect des instructions données. Par deux chantiers, le CERFA se

met en mesure d'assumer ces nouvelles techniques qui vont prendre une place de plus en plus grande, sans supprimer toutefois complètement le papier, en tous cas à terme d'une génération.

Le Dicoform

Prévu explicitement par le décret 90-

1125 du 18 décembre 1990, le diccionnaire des formalités est un projet consistant à placer dans une base de données relationnelle non seulement les formalités et les formulaires mais aussi les définitions des données qui y figurent ( par exemple, chiffre d'affaires hors taxes ou effectif salarié au 31/12). Son bon fonctionnement est un élément essentiel dans le cadre de la dématérialisation des formulaires. Les principales raisons qui conduisent à mettre en place un tel dictionnaire sont les suivantes.

* La dématérialisation des formulaires est une préoccupation grandissante des pouvoirs publics. La loi relative à l'initiative et à l'entreprise individuelle, en prévoyant que les déclarations des entreprises pourront se faire par voie électronique, l'a illustrée avec éclat. Les initiatives se multiplient dans les administrations. Il importe que les actions soient coordonnées, que les standards de description, les normes de présentation et les protocoles de transmission des données soient homogènes. En effet, les systèmes informatiques des entreprises ou ceux de leurs intermédiaires (comptables, centres de gestion, etc.), qui vont avoir à prendre en compte la production de formulaires dématérialisés pourront le faire dans des conditions d'autant plus économiques et rapides que les normes et protocoles utilisés par l'administration seront uniformes.

* La dématérialisation d'une formalité est, pour l'administration, un investissement lourd doté d'une forte inéritie. Il convient de disposer d'outils et de procédures qui permettent, à la

<footnote n="6">6. Circulaire du 16 janvier 1977 à Mesdames et Messieurs les ministres et secrétaires d'État, relative à l'emploi de la norme EDIFACT-ONU par les administrations :</footnote>

<footnote>"La France doit tirer parti des nouvelles technologies de l'information et des télécommunications pour simplifier la tâche des usagers et partenaires de l'administration, citoyens et entreprises, et réduire les coûts des prestations. Le développement des échanges de données informatisées (EDI) en lente progression depuis de nombreuses années, est appelé à fortement s'amplifier ...".</footnote>
5

### III - Usage des particuliers

#### III - 1 Secteur santé

<table><thead><tr><td>Nb de formulaires</td><td>N° CERFA</td><td>Description du formulaire</td></tr></thead><tbody><tr><td>21 670 000</td><td>60-3584</td><td>Demande d'entente préalable assurance maladie</td></tr><tr><td>7 000 000</td><td>10397*01</td><td>Déclaration de ressources</td></tr><tr><td>4 000 000</td><td>65-0007</td><td>Note confidentielle destinée à santé scolaire</td></tr><tr><td>3 500 000</td><td>60-3710</td><td>Carnet avis changement de situation alloc. fam.</td></tr><tr><td>2 900 000</td><td>60-3892</td><td>État des frais transport motif médical</td></tr></tbody></table>

#### III - 2 Autres secteurs

<table><thead><tr><td>Nb de formulaires</td><td>N° CERFA Org émet</td><td>Description du formulaire</td></tr></thead><tbody><tr><td>24 000 000</td><td>10-0083 Justice</td><td>Avis contravention au code de la route</td></tr><tr><td colspan="3">Suivent deux cartes-lettres relatives aux contraventions</td></tr><tr><td>23 000 000</td><td>10332*01 DGI</td><td>Déclaration simplifiée de revenus</td></tr><tr><td colspan="3">Suivent deux autres formulaires de déclaration de revenus</td></tr><tr><td>10 000 000</td><td>10-0100 Intérieur</td><td>Fiche familiale d'état civil et de nationalité fr. (suit fiche individuelle)</td></tr><tr><td>6 500 000</td><td>20-3232 Aff. étr.</td><td>Vote par procuration<br>Procuration valable un an</td></tr><tr><td>6 000 000</td><td>13-0023 Intérieur</td><td>Demande de visa court séjour sur territoire du Groupe de Schengen (version en anglais)</td></tr><tr><td>5 500 000</td><td>20-3220 Intérieur</td><td>Fiche d'hôtel pour voyageurs étrangers</td></tr></tbody></table>

Les formulaires établis par la Sécurité sociale et s'adressant tant au corps médical qu'aux patients, arrivent largement en tête du palmarès, aussi ils ont été distingués des autres. Au titre des formulaires destinés aux entreprises, les Douanes occupent le premier rang, 25 millions.

Les particuliers quant à eux, ont d'abord à faire aux formulaires du Ministère de la justice, les avis de contraventions étant plus utilisés que les formulaires de déclarations de revenus.

* Le regroupement des formalités, amorcé avec les centres de formalités des entreprises et l'opération TDS7, prend de l'ampleur. La dématérialisation le favorise. Il importe que les regroupements s'appuient sur un corps de concepts communs et des méthodes de description, de collecte et de transmission des données homogènes.

* L'information des acteurs (les entreprises et les citoyens soumis aux formalités, leurs intermédiaires, les administrations et organismes gestionnaires des formalités) doit par conséquent être à la fois précise, précoce et coordonnée.

* La COSIFORM, enfin, doit pouvoir appuyer son action de simplification sur des instruments qui lui permettent une appréciation objective, pour les administrés et pour les administrations, des charges des formalités existantes et d'estimer celles qui résulteraient de modifications de ces formalités ou de la mise en place de formalités nouvelles. Il convient donc qu'elle dispose d'instruments d'observation de l'existant et d'instruments de simulation de ce qui est envisagé.

Faute de moyens, le projet introduisant tous les concepts faisant l'objet de déclarations n'avance plus guère mais le sous-ensemble permettant la gestion et la recherche des questionnaires est totalement opérationnel. Il est utilisé quotidiennement au CERFA et sera partie intégrante du Dicoserv.

### Le Dicoserv

Le second chantier, appelé Dicoserv, consiste à mettre les formulaires à la disposition des administrés par téléchargement. Il est en cours de développement. Son principe de base consiste, pour l'administré, à interroger sur un serveur Internet, une base de données, grâce à un catalogue et à des algorithmes de recherche, de façon à trouver le ou les formulaires qui lui sont nécessaires. Dans un premier temps, ceux-ci s'affichent sur l'écran de son micro-ordinateur.

f

<figure><img src="image_2.png" /><figcaption>Graphique 1 - Répartition des 2031 formulaires de 1996 selon leur nombre d'utilisations</figcaption></figure>

ois, une intervention précoce de l'instance de normalisation et la réutilisation des investissements consentis par ailleurs.

<footnote n="7">7. TDS : transfert de données sociales, dont les principaux partenaires sont la CNAV, les URSSAF, la DGI, L'INSEE et les greffes de tribunaux de commerce.</footnote>
<figure><img src="image_3.png" /><figcaption>Graphique 3 - Répartition des 2031 formulaires de 1996 selon les administrations émettrices et selon le nombre d'utilisations</figcaption></figure>

<figure><img src="image_4.png" /></figure>

Ensuite, différentes possibilités sont à l'étude.

* Le formulaire a seulement été numérisé par un scanneur. Il apparaît sous forme d'image ; on ne peut alors que l'imprimer puis le remplir à la main et l'envoyer par la poste. La simplicité technique de cette solution est évidente mais son intérêt est limité. D'autant que l'impression des fonds de page sur des imprimantes de qualité courante est très médiocre et que, si le réglage des marges n'est pas rigoureux, une page imprimée ne correspond pas à une page de formulaire. Cette solution a, du reste, été abandonnée.

* Le formulaire numérisé a été traité sous forme de texte. Lorsqu'il apparaît à l'écran, on peut le remplir au clavier ou, en tout ou partie, à l'aide d'informations stockées en mémoire, puis on peut l'imprimer et le conserver en mémoire. Il est alors possible soit d'envoyer le document rempli par la poste soit d'envoyer une disquette ou un message EDI. Ces deux derniers moyens sont évidemment les seuls qui évitent une saisie des données par l'administration destinataire.

L'intérêt pour l'administré de pouvoir obtenir sur son micro-ordinateur, le formulaire qu'il doit remplir plutôt que

d'aller le chercher ou de se le faire envoyer n'est certes pas négligeable mais il peut y avoir parallèlement un intérêt pour l'administration, lorsque celle-ci évite la saisie du formulaire rempli. L'envoi par messagerie Internet n'est pas un procédé pertinent non seulement en raison de la confidentialité des informations et des difficultés de cryptage mais aussi parce que l'utilisation directe de données arrivant dans une boîte aux lettres électronique, est peu aisée. L'envoi de disquettes présente un caractère un peu ringard, c'est donc le message EDI qui représente à terme la vraie solution, comme le préconise la circulaire déjà citée.

Qui dit absence de nouvelle saisie dit contrôle des données reçues. À cet égard, la formule de très loin la plus efficace, malgré les problèmes techniques un peu lourds qu'elle pose, est le contrôle en temps immédiat. En effet, si ce dernier est désynchronisé, il faudra reprendre contact avec l'administré pour les corrections à apporter et cela entraînera toute une série de problèmes bien connus.

La dématérialisation des formulaires entraîne une obligation absolue de se cantonner au format A4 avec, bien entendu, la possibilité de réaliser des formulaires de plusieurs pages mais en renonçant au format A3 ainsi qu'aux divers formats plus ou moins exotiques que l'on rencontre parfois. De même, pour plusieurs années encore, les imprimés sortant sur des imprimantes laser de micro-ordinateurs seront en noir et blanc.

Le projet Dicoserv avance à un rythme normal et il est prévu qu'un premier sous-ensemble de formulaires sous forme de texte et de notices sous forme d'image sera accessible sur Internet en septembre 1997. Les contrôles en temps réel seront très succincts dans cette phase expérimentale et la solution EDI n'est prévue qu'après la mise au point définitive de cette première maquette.

Patrick de MIRIBEL
Secrétaire général du CERFA