La messagerie diplomatique

Yves Le Rolland

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Yves Le Rolland. La messagerie diplomatique. Courrier des Statistiques, 1996, 79-80, pp.89-91. hal-05438976

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# La messagerie diplomatique

Tous les organismes s'ouvrent à la messagerie électronique. Chacun retient les solutions techniques les mieux adaptées à ses besoins mais lors de la mise en œuvre et de la généralisation, les expériences présentent de grandes similitudes. Dans cette brève et alerte synthèse sur la messagerie interpersonnelle du Ministère des affaires étrangères, plus d'une fois ceux qui ont réalisé la messagerie de l'INSEE pourraient reconnaître leurs problèmes, leurs difficultés et les satisfactions qu'ils ont de les avoir surmontés.

Une administration centrale à Paris et Nantes et plus de 300 implantations, ambassades et consulats, à travers le monde, le Ministère des affaires étrangères est grandement tributaire des échanges d'informations à longue distance ; d'ailleurs chacun connaît l'importance des télégrammes diplomatiques, dans lesquels ont excellé quelques-unes des plus grandes plumes contemporaines.

Depuis le début des années 80, le ministère est devenu un grand utilisateur de systèmes d'échanges électroniques de messages. En premier lieu, il a développé sa propre messagerie sécurisée pour acheminer les télégrammes diplomatiques (encadré) puis des systèmes liés à certaines fonctions, notamment pour le traitement des visas<fnref n="1" />. Depuis trois ans, il met en œuvre un système de communication destiné aux échanges interpersonnels, la Messagerie diplomatique.

## Un réseau qui devient mondial

La messagerie diplomatique permet des échanges **non confidentiels** de

messages ou de documents bureautiques plus élaborés (documents Word, tableaux Quattro Pro) directement entre agents, de micro-ordinateur à micro-ordinateur. Elle est basée sur le logiciel CC : mail. Le ministère y a intégré les fonctionnalités suivantes :

- l'affichage en temps réel des dépêches d'agences de presse (AFP,...) dans des bulletins publics ;

- la possibilité d'échanger des messages avec des correspondants distants équipés d'une autre messagerie (X400, Internet) ;

- la possibilité d'insérer un numéro de télécopieur dans la liste des destinataires. Le message est alors imprimé comme s'il s'agissait d'un fax ordinaire même s'il comporte une pièce jointe sous la forme d'un document Word.

Ce service est mis progressivement à la disposition de tous les agents du ministère et de certains de leurs collègues d'autres administrations (Ministère de la coopération, Direction du trésor, etc.) ayant des **servi**ces au **se**in des ambassades et représentations à l'étranger. Ce qui explique le terme *messagerie diplomatique*, par lequel on le désigne couramment. Il compte plus de 3 500 abonnés répartis dans les quatre sites de l'Administration centrale et 22 sites à l'étranger (notamment les représentations permanentes auprès de l'Union européenne à Bruxelles et auprès de l'ONU à New York, les ambassades à Washington, Bonn, Ottawa,

Rome, etc.). Son déploiement se poursuit au rythme de l'installation dans les ambassades et les consulats, de réseaux locaux de micro-ordinateurs et de serveurs d'applications bureautiques. Des dispositifs allégés sont mis en place afin de raccorder des sites ne disposant pas d'une telle infra structure. La quasi-totalité des postes à l'étranger devrait être raccordée à l'échéance 1999.

## Un réseau à administrer quotidiennement

A la différence d'un logiciel comme le traitement de texte Word, il ne suffit pas de recopier le programme sur la machine d'un utilisateur, de former celui-ci, puis de se désintéresser de son sort. La messagerie diplomatique est un réseau qui doit être administré quotidiennement. Plus ce réseau s'étend, plus les flux de messages sont importants et plus la **surveillance** doit être vigilante car en cas de défaillance, les utilisateurs ne sont pas longs à rappeler à l'ordre l'administrateur du réseau. Ils ne perçoivent pas nécessairement d'émblée l'intérêt de l'outil mais ils deviennent rapidement exigeants.

Lorsqu'ils ont pris l'habitude de consulter les dépêches AFP en quelques clics de souris et d'envoyer une convocation à des partenaires distants en une seule action, les titulaires d'une boîte aux lettres électronique sont peu disposés, en cas de

<footnote n="1">1. La liaison entre les différents sites est réalisée au travers de l'infrastructure réseau du MAE. Celle-ci est basée sur des liaisons permanentes au niveau national et entre Paris et les centres régionaux (24 sites) ;
le réseau téléphonique commuté ;
un réseau de communication par satellite VSAT.</footnote>
Les télégrammes diplomatiques

Les télégrammes diplomatiques servent à transmettre les instructions de l'Administration centrale aux postes diplomatiques et consulaires et dans l'autre sens, sont utilisés par les ambassadeurs pour renseigner le ministre sur la situation de leur pays de résidence. Afin de garantir leur confidentialité, ils font l'objet d'un chiffrement. Leur transmission fait appel à de nombreux moyens de communication : liaisons spécialisées, téléphone, satellite, radio-télégraphie. La sécurité de l'acheminement est assurée en doublant les circuits de transmission (LS et téléphone, radio et téléphone...).

En dépit d'une réelle et grande capacité des rédacteurs à synthétiser leurs propos<fnref n="1" />, la masse des transmissions est énorme. Chaque année, plus de 400 000 télégrammes, totalisant près d'un milliard de caractères, sont produits par le Quai d'Orsay et l'ensemble des postes diplomatiques et consulaires. Chacun d'eux a en moyenne 5 destinataires, ce qui génère 2 millions de télégrammes en arrivée.

La diffusion des télégrammes pose trois problèmes importants :

* le télégramme doit atteindre tous les services intéressés (parfois plusieurs dizaines mais moins de cinq pour les plus confidentiels), eux seulement et de telle manière que la hiérarchie de l'émetteur et celle du destinataire en soient informées.

* un service destinataire doit connaître tous les autres services destinataires du télégramme.

* chaque service doit pouvoir vérifier qu'il possède bien tous les télégrammes dont il était destinataire.

Le premier est résolu par la gestion de listes standards (conçues de manière à servir aussi la hiérarchie du signataire et celles des destinataires) auxquelles le rédacteur se réfère ; les deux autres par une procédure automatique de numérotation multiple. Celle-ci mentionne sur chaque envoi la liste des destinataires et indique à chacun, que le télégramme concerné est le énième qu'il reçoit du signataire depuis le début de l'année.

Seuls des responsables dûment désignés sont autorisés à signer les télégrammes et, avant expédition, le Service du Chiffre vérifie soigneusement la qualité du signataire et la conformité de la signature. Jusqu'à présent le contrôle (et la conservation comme justificatif) se faisait à partir d'un document écrit, stand-ardisé dans sa présentation. La généralisation des réseaux intérieurs amène une réflexion sur la possibilité d'éliminer le support papier en acheminant le télégramme en toute sécurité jusqu'au terminal du destinataire et d'introduire la signature électronique, le détenteur de la signature validant le document, avant transmission par le réseau.

problème, à retourner découper
les dépêches qui tombent du télé-
scripteur, à faire le siège du secré-
tariat ou à patienter près du
télécopieur pour s'assurer que
leurs convocations partent dans
les délais et à composer sans
cesse le numéro d'un correspon-
dant occupé ou absent alors qu'ils
auraient pu lui laisser un bref mes-
sage dans sa boîte aux lettres
électronique.

Il a donc été nécessaire de mettre au
point des procédures de surveillance
à distance et de définir une organisa-
tion permettant de remédier le plus

rapidement possible aux problèmes
décelés ou signalés par les utilisateurs.

Cette administration est assurée en
Centrale par une équipe de 5 person-
nes gérant l'ensemble du réseau de
messagerie et de diffusion de presse.
Des outils de supervision permettent
la remontée d'états de l'ensemble des
serveurs de messagerie.

Un annuaire général
répliqué dans tous les sites

Il a également été nécessaire de dé-
finir et gérer un annuaire informatisé

des adresses électroniques de tous
les utilisateurs. Or chaque jour, des
mouvements interviennent, création
de nouvelles boîtes aux lettres ou
substitution d'agents suite à des mu-
tations. L'annuaire doit être rigoureu-
sement tenu à jour et accessible sur
le poste de travail de tous les abon-
nés, quelle que soit leur situation
géographique.

Cet annuaire est géré de manière
centrale par un agent à Paris et un
mécanisme de réplication sur les
serveurs périphériques a été mis au
point.

<footnote n="1">1. Stimulée par des rappels périodiques du Secrétaire général.</footnote>

<footnote n="2">2. Service technique Communication, Chiffre et Informatique.</footnote>
## L'influence sur l'organisation du travail

La culture messagerie se diffuse sûrement mais lentement au ministère. Il faut en moyenne un an pour qu'une organisation intègre complètement l'outil ; c'est le temps nécessaire aux prosélytes des premières heures pour assurer la conversion de leur entourage, et, de proche en proche,

2. Communication, Chiffre et Informatique.

3. La Sous-direction de la documentation du MAE anime un groupe de travail sur l'Intranet qui réalise l'inventaire des besoins et évalue les expériences étrangères. Les premières réalisations concerneront les déclarations politiques, les informations générales et l'ancuair du ministère.

4. Plusieurs systèmes coexistent actuellement, télégrammes diplomatiques, messagerie diplomatique inter-personnelle, messagerie des visas. L'objectif est de fédérer ces échanges pour disposer d'un système de transport unique, tout en gardant à chaque échange ses spécificités en termes de sécurité et de priorité.

de l'ensemble de l'organisation. Le service technique CXI² en est une bonne illustration. Il est éclaté sur trois sites parisiens et un site nantais. La messagerie, simple gadget sur le micro-ordinateur de quelques informaticiens, il y a trois ans, est devengue à peu près aussi indispensable que le téléphone. Les conséquences les plus manifestes concernent les secrétariats et le Centre d'Archive et de Documentation (CAD) dont les tâches de dactylographie et d'enregistrement ont considérablement diminué.

Outre le déploiement à tous les agents et sur tous les sites du ministère, les prochaines années permettront, grâce aux passerelles type Internet, l'interconnexion avec les autres entités gouvernementales françaises ainsi qu'européennes (Union européenne, ministères des affaires étrangères des autres pays de l'Union).

Elles verront aussi, vraisemblablement l'intégration de la messagerie diplomatique, dans des systèmes plus généraux de communication, tel l'Intranet du ministère³ et un système de messagerie globale⁴. L'ensemble, muni de fonctions de sécurité, est appelé à devenir un des principaux vecteurs de la transmission des données et des informations au sein du ministère.

La messagerie diplomatique, outre les services qu'elle rend au quotidien, prépare en douceur le changement inéluctable, sinon vers une diplomatie virtuelle, du moins vers la société de l'information qui se développe au niveau mondial.

### Yves LE ROLLAND

Division Infrastructures et services de communication Ministère des affaires étrangères

<figure><img src="image_2.png" /><figcaption>Maquette de la future Ambassade de France à Berlin présentée au Ministre des affaires étrangères Hervé DE CHARETTE
Copyright : Ministère des affaires étrangères</figcaption></figure>