# Auditer un processus administratif dépendant de plusieurs services producteurs : l'exemple de la paie à l'Inalco

Lilou Capel

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Lilou Capel. Auditer un processus administratif dépendant de plusieurs services producteurs: l'exemple de la paie à l'Inalco. Sciences de l'Homme et Société. 2025. dumas-05454909

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REMERCIEMENTS

Tout d'abord, je tenais à remercier très sincèrement Sarah Cadorel et Emma Bahous, les archivistes du SISAP, de m'avoir accueillie au sein de leur service pour réaliser ce stage. Leur bienveillance, leur confiance et leurs conseils tout au long de ma mission ont été précieux. Elles ont su me guider tout en me laissant choisir ma méthodologie de travail et donc une grande autonomie. Ce que j'ai appris auprès d'elles me servira tout au long de ma carrière.

Je tiens également à remercier l'ensemble des agents de l'Inalco pour leur accueil ainsi que Cyprien Henry et Anne-Marie Bailloux de la Mission des archives et du patrimoine culturel pour leurs relectures de mon travail.

Je souhaiterais ensuite remercier Isaure Boitel, enseignante-référente du stage, pour ses enseignements reçus pendant cette deuxième année de Master ainsi que pour son suivi du journal de bord et de mes questions sur le mémoire.

Je voudrais également remercier mes camarades de promotion. D'une part pour leur bonne humeur en classe. Et d'autre part pour leur soutien, car ils répondent toujours présents en cas de doute ou de question.

Enfin, je remercie infiniment mes proches qui sont d'un soutien sans faille dans tous mes projets.
TABLE DES ABRÉVIATIONS

AAF : Association des archivistes français

BE : Bordereau d'élimination

BnF : Bibliothèque nationale de France

BULAC : Bibliothèque universitaire des langues et civilisations

CHSCT : Comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail

CIA : Conseil international des archives

CINES : Centre informatique national de l'enseignement supérieur

CPEI : Centre de préparation aux échanges internationaux

CST : Contrôle scientifique et technique

CULOV : Centre universitaire des langues orientales vivantes

DGFIP : Direction générale des finances publiques

DIAMAN : Dispositif interministériel d'accompagnement des missions pour l'archivage électronique

DICOM : Direction de la communication

DRFIP : Direction régionale des finances publiques

DRH : Direction des ressources humaines

DSIRN : Direction du système d'information et des ressources numériques

DSN : Déclaration sociale nominative

DUA : Durée d'utilité administrative

ENLOV : École nationale des langues orientales vivantes

ENSAP : Espace numérique sécurisé des agents publics de l'État

FPE : Fonction publique d'État

HDR : Habilitation à diriger des recherches

INLCO puis Inalco : Institut national des langues et civilisations orientales

ISAAR(CPF) : *International standard archival authority record for corporate bodies, persons and families*

ISAD(G) : *International standard archival description – general*

ISDF : *International standard for describing functions*

ISDIAH : *International standard for describing institutions with archival holdings*

JEP : Journées européennes du patrimoine
MATA : Métiers des archives et technologies appliquées

MAPC : Mission des archives et du patrimoine culturel

MESR : Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

OPS : Organismes de protection sociale

PETREL : Portail des éléments transmis pour la retraite en ligne

PGD : Plan de gestion de données

RGPD : Règlement général sur la protection des données

SAE : Système d'archivage électronique

SF : Sort final

SIA : Système d'information archivistique

SIAF : Service interministériel des archives de France

SISAP : Service de l'information scientifique, des archives et du patrimoine

SLR : Service liaison-rémunérations

SMIC : Salaire minimum interprofessionnel de croissance

SMIG : Salaire minimum interprofessionnel garanti

URSSAF : Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d'allocations familiales
INTRODUCTION

Fabien Oppermann, conservateur en chef du patrimoine, a su résumer en une phrase la technicité et l’unicité de la pratique archivistique en milieu universitaire :

> Les services d'archives en universités doivent tirer leur force non pas de leur caractère patrimonial, que d'autres services plus implantés – à l'instar des bibliothèques universitaires, des services de communication voire de certaines unités de formation et de recherche – pourraient leur disputer, mais bien de leur expertise en matière de gestion de l'information courante et intermédiaire<fnref n="1" />.

L'Institut national des langues et civilisations orientales, l'Inalco, n'échappe pas à cette constatation. Les archivistes du service de l'informatique scientifique, des archives et du patrimoine (SISAP) se placent en professionnelles de ces enjeux. Elles développent de manière continue leur périmètre d'action en nouant des relations de confiance avec les autres services administratifs de l'Institut, mais aussi envers les enseignants-chercheurs. Cela leur permet d'assurer leurs missions de manière efficace.

Dans cette optique, le SISAP a choisi en 2024 de se doter d'un système d'information archivistique (SIA) : Ligéo. Il s'agit d'un grand changement organisationnel, car il a fallu y transférer tout un ensemble d'informations, jusqu'alors rassemblées dans des tableurs. Les archivistes y ont vu l'opportunité de reprendre l'ensemble des fonds. Ceux-ci étaient cotés en continu mais sont maintenant classés en plusieurs sous-séries W, qui correspondent aux différents versements effectués par les services producteurs. Au cours de cette opération, Emma Bahous, archiviste chargée du traitement des fonds d'archives, a remarqué que deux services producteurs différents, la Direction des ressources humaines (DRH) et l'Agence comptable, avaient versé des archives relatives à la paie ces dernières années. Après s'être renseignée auprès d'eux, elle s'est rendu compte qu'une partie des documents des services concernés était les mêmes. Ces fonds, allant de 1955 à 2021, semblaient être à la fois complémentaires et redondants. Il est alors devenu clair pour le SISAP que ces archives ne pourraient pas être correctement exploitées tant qu'un point sur le fonctionnement de la paie au sein de l'Inalco ne serait pas fait.

<footnote n="1">¹ Oppermann (Fabien), « Les archives des universités : une question d'actualité », dans *La Gazette des archives*, numéro 231 (2013), p. 22.</footnote>
Le service ayant à cœur d'accueillir et de former chaque année un ou plusieurs étudiants en archivistique au cours d'un stage long, les archivistes ont proposé la réalisation d'un audit des archives de la paie sous la forme d'une mission de six mois. Une offre a été diffusée à l'automne 2024 par le réseau de l'Association des archivistes français (AAF). Elle correspondait tout à fait aux attendus du stage de fin d'études validant la deuxième année du Master Métiers des archives et technologies appliquées (MATA) au sein duquel j'étudie, à savoir se confronter à un enjeu de l'archivistique contemporaine. En plus de correspondre à des aspects du métier d'archiviste qui me plaisent particulièrement, cette première mission était complétée par une seconde : entièrement remodeler, aussi bien au niveau des contenus que du visuel, les pages web du SISAP et du Comité histoire de l'Inalco, afin de les moderniser et les rendre plus visibles. Réaliser ce stage constituait donc une opportunité professionnelle très formatrice sur de multiples aspects. C'est ainsi que, sous la tutelle de Sarah Cadorel, responsable du SISAP et référente science ouverte, du 27 janvier au 25 juillet 2025, j'y ai effectué mon stage de fin d'études.

Pour mener à bien l'audit, il fallait définir une méthodologie concrète et éclaircir plusieurs points. Il s'agissait tout d'abord de trouver comment identifier les originaux et distinguer les redondances au sein des fonds. La mission impliquait aussi une partie de Records management, sous la forme d'une révision des durées d'utilité administrative (DUA) et des sorts finaux (SF) des documents. Enfin, l'audit visait à mieux préparer les prochains versements d'archives de la DRH et de l'Agence comptable, en ayant une meilleure connaissance de leur production documentaire. Il était surtout nécessaire de prendre en compte le fait que les dossiers étaient traités par deux services producteurs distincts.

Pour l'archivistique française classique, la compréhension d'un fonds d'archives passe de manière privilégiée par celle de son producteur. Toutefois, une autre façon de procéder existe dans le monde anglo-saxon, l'approche dite « par fonction ou par processus ». Principalement développée au Canada ou dans le cadre d'une démarche qualité dans le secteur privé<fnref n="2" />, cette théorie a été reprise par le Service interministériel des archives de France (SIAF) en 2014, qui la définit comme suit : « elle étudie les missions assurées par une ou plusieurs organisations, puis dans un second temps les différents acteurs, et enfin les documents produits dans le cadre d'une même fonction<fnref n="3" />. ». Dans ce mémoire, nous utiliserons plutôt les termes « processus » et « procédure » car ce sont eux que l'on retrouve dans la littérature

<footnote n="2">2 DESSOLIN-BAUMANN (Sylvie), BRAHIM (Walid), « Analyse des processus : l'exemple de la gestion des dossiers offres stagiaires à l'AFPA », dans *La Gazette des archives*, numéro 228 (2012), p. 224.</footnote>

<footnote n="3">3 SERVICE INTERMINISTÉRIEL DES ARCHIVES DE FRANCE, *Cadre méthodologique pour l'évaluation, la sélection et l'échantillonnage des archives publiques*, 2014.</footnote>
professionnelle sur le sujet. Ainsi, un processus correspond à un « ensemble d'activités corrélées ou en interaction qui utilise des éléments d'entrée pour produire un résultat escompté<fnref n="4" /> ». Une procédure est la « manière spécifiée de réaliser une activité ou un processus<fnref n="5" /> ». L'ensemble des normes relatives à ce sujet conseillent de commencer par l'étude du processus, c'est-à-dire de la partie théorique, pour ensuite s'intéresser aux aspects concrets et aux documents de la procédure<fnref n="6" />. D'après ces notions, l'analyse des archives de la paie ne peut ici avoir lieu que de manière transversale, car l'objectif est de visualiser l'imbrication des différentes missions des deux services producteurs et d'acquérir une compréhension globale de ce processus administratif.

Ainsi, nous nous demanderons en quoi réévaluer des fonds grâce à l'approche par
processus en permet une meilleure compréhension et un traitement plus pertinent par
l'archiviste. Pour ce faire, nous nous pencherons sur l'organisation institutionnelle propre à
l'Inalco. Nous aborderons ensuite la traduction du processus de paie en procédure. Enfin,
nous nous intéresserons au nouveau regard archivistique qui peut être porté aux documents de
la rémunération.

<footnote n="4">4 ISO 9000:2015 (Septembre 2015) : Systèmes de management de la qualité - Principes essentiels et vocabulaire, p. 16.</footnote>

<footnote n="5">5 ISO 9000:2015 (Septembre 2015), *op. cit.*, p. 17.</footnote>

<footnote n="6">6 DESSOLIN-BAUMANN (Sylvie), BRAHIM (Walid), *op. cit.*, p. 231.</footnote>
# I. UNE ORGANISATION INSTITUTIONNELLE PROPRE À L'INALCO

Cette première partie nous permettra de comprendre le contexte de mon stage. Nous partirons du développement pluriséculaire de l'Institut, puis nous passerons par le fonctionnement du SISAP, pour finalement découvrir les services producteurs liés à la paie.

## A. UNE ÉCOLE EN CONSTANTE ÉVOLUTION

### 1. UN ÉTABLISSEMENT DE L'AN III

Créé par le décret-loi du 10 germinal an III (30 mars 1795), sous le nom d'École spéciale des langues orientales vivantes, l'Institut national des langues et civilisations orientales, l'Inalco, a connu différents statuts et modes d'organisation au fil du temps. Il s'agit d'une idée de Louis-Mathieu Langlès, orientaliste et conservateur des manuscrits orientaux de la Bibliothèque nationale de France, soutenue sur le plan politique par Joseph Lakanal, député à la Convention nationale et membre du Comité d'instruction<fnref n="7" />. Ensemble, ils imaginent une école publique et gratuite, dédiée à l'étude des langues orientales et à la formation d'interprètes pour la guerre et le commerce, qui s'inscrirait dans le mouvement européen d'intérêt grandissant pour la linguistique. Ainsi, dès sa fondation, l'École poursuit deux objectifs, l'un politique, l'autre scientifique, ce qui créera des tensions au sujet de l'orientation des programmes tout au long du XIXe siècle. Il est décidé que les premières langues enseignées seront l'arabe vulgaire et littéral, le persan et le turc. Toutefois, il est important de noter que l'étude du chinois et du japonais a également été envisagée, mais n'a pas été possible faute de professeur<fnref n="8" />. L'École est installée à la Bibliothèque nationale de France, aujourd'hui site Richelieu, afin de pouvoir étudier les manuscrits orientaux qui s'y trouvent. Le drogman<fnref n="9" /> et orientaliste Jean-Michel Venture de Paradis et son disciple, Pierre

<footnote n="7">7 LANGLÈS (Louis-Mathieu), *De l'importance des langues orientales pour l'extension du commerce, le progrès des lettres & des sciences, Adresse à l'Assemblée nationale*, Paris, Champigny, 1790.</footnote>

<footnote n="8">8 Lozerand, Emmanuel. « Petite histoire de la recherche à l'Inalco. » *Les Langues O : toute une histoire* !, produit par l'Inalco, le 10 février 2025. inalco.fr, https://www.inalco.fr/nos-conferences-en-podcast-et-en-replay.</footnote>

<footnote n="9">9 D'après le dictionnaire de l'Académie française, la définition de « drogman » est : « Dans l'Empire ottoman et les pays du Levant, employé chargé de diverses tâches, et, principalement, de la fonction d'interprète ».</footnote>
Amédée Jaubert, donnent les cours de turc. Ceux d'arabe littéral sont confiés au savant Antoine-Isaac Silvestre de Sacy, dont la grammaire fera référence pendant plusieurs décennies. Pour le persan, on fait appel à Louis-Mathieu Langlès lui-même, éditeur et traducteur, mais aussi premier président de l'École pendant vingt ans<fnref n="10" />. Afin de servir des intérêts géopolitiques, Napoléon Bonaparte ajoute l'enseignement de l'arménien et du grec moderne au programme des cours. À cette période, l'Empire ottoman se trouve en effet dans une période de déclin, pendant laquelle les puissances européennes cherchent à développer leur influence sur ces territoires. Il fait également enfin trouver un professeur d'arabe vulgaire.

La monarchie de Juillet apporte plusieurs changements à l'École car celle-ci est en crise. Tout d'abord, elle ne dispose pas de statuts et continue d'occuper un rôle ambigu : les étudiants se plaignent d'un manque de pratique concrète des langues, laissée au second plan par les professeurs. Ces derniers sont, de fait, plutôt des scientifiques, à la fois enseignants dans d'autres établissements parisiens et membres actifs des sociétés savantes de la capitale. Ainsi, l'École passe de la tutelle du ministère de l'Intérieur à celle du ministère de l'Instruction publique en 1832¹¹. Par la suite, on cherche à faire évoluer son organisation par ordonnance royale, dans l'objectif de la conformer au système universitaire alors en place<fnref n="12" />. Toutefois, ce texte de loi se révèle tout à fait inapplicable et ses dispositions n'entrent jamais en vigueur à l'École. Enfin, une chaire de chinois est créée, dans la foulée du développement de celle du Collège de France, en lien avec la 1ère guerre de l'opium. Les cours portent sur la langue, mais aussi sur l'étiquette et les codes vestimentaires. L'ajout progressif d'autres langues aux enseignements entraîne rapidement un problème de locaux, qui durera plusieurs années<fnref n="13" />.

## 2. RAYONNEMENT INTERNATIONAL

Sous le second Empire et la IIIe République, Charles Schefer est directeur de l'École.
Professeur de persan, drogman, grand diplomate, il donne un nouveau souffle à l'institution.

<footnote n="10">10 Lozerand, Emmanuel. « Les premiers enseignants de l'École des langues orientales. » *Les Langues O : toute une histoire* !, produit par l'Inalco, le 26 septembre 2024. inalco.fr, https://www.inalco.fr/nos-conferences-en-podcast-et-en-replay.</footnote>

<footnote n="11">11 Ordonnance royale du 14 novembre 1832.</footnote>

<footnote n="12">12 Ordonnance royale du 22 mai 1838.</footnote>

<footnote n="13">13 Lozerand, Emmanuel, Guichard, Benjamin. « 1873 : un tournant dans l'histoire des Langues O' – ça déménage ! » *Les Langues O : toute une histoire* !, produit par l'Inalco, le 20 juin 2023. inalco.fr, https://www.inalco.fr/nos-conferences-en-podcast-et-en-replay.</footnote>
Cela passe, en premier lieu, par le décret du 8 novembre 1869 qui réoriente les enseignements vers leurs objectifs linguistiques initiaux, à savoir lire, écrire et parler les langues. Ce texte prévoit la création d'un diplôme, de bourses pour les étudiants, d'un poste de secrétaire ainsi que d'un conseil de perfectionnement<fnref n="14" />. Pour mettre en place ce programme, notamment d'un point de vue pédagogique, des répétiteurs sont engagés par l'École. Ce sont des locuteurs natifs, recrutés avec l'appui du réseau des ambassades françaises. Ils sont chargés d'exercer les étudiants à la conversation et à la lecture à voix haute, tout en suivant le déroulé des cours prévus par les professeurs. Ils rédigent également des dictionnaires et manuels, participent au catalogage des collections de manuscrits et calligraphient des documents de travail dans différents alphabets<fnref n="15" />. De plus, Charles Schefer introduit pour la première fois des cours de civilisation dans les cursus : géographie, histoire, droit, politique...

Charles Schefer résout également le souci de saturation des locaux. Après un passage dans les appartements inoccupés de l'administrateur du Collège de France, l'École s'installe en 1873 à l'hôtel de Bernage, au 2 rue de Lille, dans le 7ème arrondissement. Le bâtiment étant délabré, des travaux y sont réalisés de 1886 à 1889. Ce déménagement est un tournant dans l'histoire de l'École, qui lui permet de se développer mais aussi de se faire une place à part entière au sein des établissements universitaires parisiens<fnref n="16" />. À partir des années 1860, le nombre de chaires augmente rapidement et les politiques diplomatiques et coloniales de la IIIe République influencent le choix des langues enseignées. Nous pouvons en citer quelques exemples : l'apparition du japonais correspond à la restauration de Meiji, période de grands bouleversements pour le pays, dont une ouverture à l'international ; celle du roumain au démantèlement de l'Empire Ottoman ; celle des langues africaines à la constitution du second empire colonial de la France<fnref n="17" />.

Lorsque l'École se trouvait dans l'enceinte de la Bibliothèque nationale de France, les étudiants et les professeurs consultaient les ouvrages et manuscrits se trouvant sur place. Le déménagement est ainsi l'occasion de constituer une bibliothèque propre. Au fil des ans, les enseignants, dont Charles Schefer lui-même, ont amassé une collection d'environ 3000 livres, sur les langues, mais aussi sur la littérature, l'histoire et les récits de voyage des pays d'Orient et d'Asie. Les fonds sont régulièrement enrichis par des dons de puissances étrangères, par

<footnote n="14">14 Lozerand, Emmanuel. Guichard, Benjamin. « 1873 : un tournant dans l'histoire des Langues O' », *op. cit.*.</footnote>

<footnote n="15">15 Lozerand, Emmanuel. Bossaert, Marie. Fabre, Clément. Pondopoulo, Anna. Szurek, Emmanuel. « Faire l'histoire des Langues O' » *Les Langues O : toute une histoire* !, produit par l'Inalco, le 10 octobre 2023. Inalco.fr, https://www.inalco.fr/nos-conferences-en-podcast-et-en-replay.</footnote>

<footnote n="16">16 Lozerand, Emmanuel. Guichard, Benjamin. « 1873 : un tournant dans l'histoire des Langues O' », *op. cit.*.</footnote>

<footnote n="17">17 Lozerand, Emmanuel. « La multiplication des langues. Comment les trois premières « langues orientales » ont-elles fait des petits ? » *Les Langues O : toute une histoire* !, produit par l'Inalco, le 9 octobre 2025. Inalco.fr, https://www.inalco.fr/nos-conferences-en-podcast-et-en-replay.</footnote>
voie diplomatique, pour l’Égypte et l’Inde notamment, ou lors des différentes expositions universelles de Paris, pour le Japon par exemple. Le bibliothécaire mène en parallèle une politique d’acquisition venant en complément, en s’inspirant de ce que font les autres écoles de langues en Europe. La bibliothèque devient donc progressivement une bibliothèque savante connue et reconnue en France et à l’international. En 1876, Charles Schefer et l’éditeur Leroux créent une collection dédiée à la publication des travaux des professeurs de l’École, dont la gestion est confiée à la bibliothèque. Il s’agit de manuels, de supports de cours et de traductions. Ces ouvrages font connaître l’établissement à l’étranger, notamment parce qu’ils sont échangés avec d’autres institutions universitaires, mais aussi vendus à l’occasion des expositions universelles<fnref n="18" />.

À la veille de Première Guerre mondiale, le linguiste et slaviste Paul Boyer devient administrateur de l'École. Il souhaite moderniser les méthodes pédagogiques des enseignants, augmenter le poids de son institution à l'international et continuer de développer les enseignements. Ainsi, le règlement de l'établissement est revu par le décret du 8 juin 1914. Il replace la recherche au centre des activités de l'École, lui permet d'obtenir le statut de « grand établissement d'enseignement supérieur » et de prendre le nom d'École nationale des langues orientales vivantes (ENLOV)<fnref n="19" />. De plus, Paul Boyer, avec le philologue Antoine Meillet, élabore une politique construite et organisée de création de futures chaires, ce qui représente une réelle nouveauté. Ce programme concerne essentiellement les langues d'Europe de l'Est et finno-ougriennes, pour l'étude desquelles des professeurs émigrés russes sont engagés, suite à la chute du régime tsariste<fnref n="20" />.

### 3. UNE MODERNISATION PROGRESSIVE

On sait peu de choses sur l'histoire de l'École entre la fin des années 1930 et les années 1960. Toutefois, elle fait face pendant cette période à un manque de professeurs et de personnels, ainsi qu'à de nouveaux problèmes de locaux. Cela perdure, jusqu'à trouver une résonance dans les évènements de mai 1968. En effet, les étudiants souhaitent que l'École, sans gommer ses singularités, puisse être un établissement de l'enseignement supérieur comme les autres. Par exemple, les diplômes n'étaient pas reconnus comme nationaux et il

<footnote n="18">18 Lozerand, Emmanuel. Guichard, Benjamin. « 1873 : un tournant dans l'histoire des Langues O' », op. cit..</footnote>

<footnote n="19">19 Lozerand, Emmanuel. Bossaert, Marie. Fabre, Clément. Pondopoulo, Anna. Szurek, Emmanuel. « Faire l'histoire des Langues O' », op. cit..</footnote>

<footnote n="20">20 Lozerand, Emmanuel. « La multiplication des langues », op. cit..</footnote>
n'existait pas de formation de deuxième cycle, correspondant aujourd'hui au master<fnref n="21" />. Le ministre de l'Éducation nationale de l'époque, Edgar Faure, propose ainsi en 1969 un projet de refonte devant aboutir à la création du Centre universitaire des langues orientales vivantes (CULOV), mais cela ne correspond pas à l'identité de l'École et s'avère être un échec. La loi laisse tout de même l'École opérer une transformation, en lui offrant la possibilité d'être rattachée à une université : Paris III est choisie.

Ce changement étant effectif à partir de 1971, l'École devient l'Institut national des langues et civilisations orientales (INLCO puis Inalco), et met en place de nouveaux cursus, correspondant aux attendus des diplômes nationaux universitaires<fnref n="22" />. Mai 1968 représente ainsi un réel tournant, asseyant définitivement l'orientation scientifique de l'établissement. En effet, la recherche se structure, notamment par la création de départements rassemblant des enseignants travaillant sur les mêmes aires géographiques et culturelles. De plus, le nombre d'étudiants augmente, imposant pour la première fois le recrutement de plusieurs professeurs pour une même langue<fnref n="23" />. À la fin des années 1970, les enseignements de l'Inalco couvrent l'ensemble des continents. Cela permet aux professeurs de s'intéresser à des langues plus spécifiques et plus rares<fnref n="24" />. Toutefois, les cours sont répartis sur plusieurs sites de la région parisienne, ce qui complique la gestion de l'institution. Plusieurs projets de regroupement en un seul bâtiment seront envisagés, mais sans succès<fnref n="25" />.

La mise en application de la loi du 26 janvier 1984, dite loi Savary, permet non seulement à l'Inalco de retrouver son autonomie, mais aussi d'obtenir le statut de « grand établissement indépendant » cette même année<fnref n="26" />. Cette législation lui donne une autonomie pédagogie, scientifique, administrative et financière. Elle crée également le statut de maître de conférences pour les professeurs, qui entraîne des changements dans la façon de recruter les enseignants. Son indépendance retrouvée, l'Inalco entre dans une phase de développement orientée vers la recherche. Il se dote d'abord d'un conseil scientifique en 1991, reçoit ensuite en 1994 l'autorisation de délivrer des habilitations à diriger des recherches (HDR) puis

<footnote n="21">21 LABROUSSE (Pierre), *Langues'O*, 1795-1995 : deux siècles d'histoire de l'École des langues orientales, Paris, Éditions Hervas, 1995, p. 21-36.</footnote>

<footnote n="22">22 LOZERAND (Emmanuel), « Des Langues O' à l'Inalco », dans *Connaissance des arts*, numéro hors-série (2022), p. 15-16.</footnote>

<footnote n="23">23 Lozerand, Emmanuel. « Petite histoire de la recherche à l'Inalco. », op. cit..</footnote>

<footnote n="24">24 Lozerand, Emmanuel. « La multiplication des langues », op. cit..</footnote>

<footnote n="25">25 LOZERAND (Emmanuel), « Des Langues O' à l'Inalco », op. cit., p. 16-17.</footnote>

<footnote n="26">26 MOREL (Guillaume) et HUCHET (Jean-François), « Les enjeux d'un institut d'enseignement », dans *Connaissance des arts*, numéro hors-série (2022), p. 21-22.</footnote>
« ouvre » son école doctorale propre en 1996, et met en œuvre la réforme licence-master-doctorat dès 2002²⁷.

Aujourd'hui, l'Institut est un « grand établissement » placé sous la tutelle du Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche (MESR). Il dispose de quatorze équipes de recherche, dont les programmes savent combiner les études aréales<fnref n="28" />, les disciplines et les projets transversaux. Cela représente actuellement l'étude et la conservation de 106 langues. L'Inalco se positionne également sur les enjeux contemporains de la recherche, notamment les humanités numériques et la science ouverte<fnref n="29" />.

Ainsi, l'Inalco a vu au fil des années son autonomie administrative et financière se développer. De plus, la loi du 10 août 2007 relative aux libertés et responsabilités des universités (LRU) l'a rendue responsable de la gestion de ses archives. Cela implique d'y dédier un budget spécifique ainsi que de faire intervenir un professionnel.

<footnote n="27">27 Lozerand, Emmanuel. « Petite histoire de la recherche à l'Inalco. », op. cit..</footnote>

<footnote n="28">28 Il s'agit d'étudier des aires géographico-culturelles.</footnote>

<footnote n="29">29 LOZERAND (Emmanuel), « Des Langues O' à l'Inalco », op. cit., p. 21-22.</footnote>
B. LE SERVICE DE L'INFORMATION SCIENTIFIQUE, DES
ARCHIVES ET DU PATRIMOINE (SISAP)

Au sein de l'Inalco, une Mission Archives a été créée en 2008 et est devenue le SISAP en 2021. Service administratif support, il est directement placé sous la tutelle hiérarchique de la Direction générale des services (DGS), ce qui lui donne une légitimité mais aussi une autonomie dans ses choix de fonctionnement<fnref n="30" />. Il a trois missions : la gestion des archives courantes et intermédiaires de l'Inalco, la description et la mise en valeur de son patrimoine ainsi que l'accompagnement des enseignants-chercheurs dans une démarche de science ouverte et de conformité avec le Règlement général sur la protection des données (RGPD)<fnref n="31" />.

# 1. EXPERTISE ARCHIVISTIQUE

Nous commencerons par aborder la mission archivistique du SISAP. Il s'agit d'un service d'archives intermédiaires, dont les archives historiques sont périodiquement versées aux Archives nationales, sur le site de Pierrefitte-sur-Seine. Il s'agit d'une spécificité des universités parisiennes intra-muros. Les fonds se composent à la fois de documents administratifs et d'archives d'enseignants-chercheurs. Ils représentent environ 750 mètres linéaires. Le contrôle scientifique et technique (CST) du Service interministériel des archives de France (SIAF) y est exercé par la Mission des archives et du patrimoine culturel (MAPC) du MESR. Le SISAP se compose de deux agents, Sarah Cadorel et Emma Bahous, et assure toutes les missions de la chaîne archivistique. Bien que récent et de petite taille, ce service dynamique et volontaire a résorbé son arriéré et mène plusieurs projets de front. C'est également un membre actif de la section Aurore de l'AAF, regroupant les archivistes des rectorats, organismes de recherche et des mouvements étudiants, qui propose des formations tout au long de l'année ainsi que des communications lors du forum de l'association.

Le conseil prend la forme d'un suivi des services producteurs dans la préparation des versements, qu'il s'agisse de la rédaction d'un bordereau ou de l'organisation logistique du transfert d'archives. Malgré un manque de place récurrent dans les magasins de conservation, les archivistes réussissent à continuer la collecte auprès des services administratifs de manière

<footnote n="30">30 Voir l'organigramme fonctionnel en annexe.</footnote>

<footnote n="31">31 Les sources écrites utilisées pour cette partie sont le projet de service pour l'année 2025 et un diaporama de présentation à destination des chefs de service de l'Inalco, tous deux rédigés par Sarah Cadorel. Les informations sont aussi issues de questions ponctuelles posées tout au long de la période de stage.</footnote>
régulière, en réalisant fréquemment les éliminations réglementaires. Toutefois, elles se
heurtent à une difficulté que la plupart des services d'archives en université connaissent : les
enseignants-chercheurs sont réticents à verser leurs documents. En effet, le statut des
documents produits dans le cadre de la recherche publique est souvent peu connu. Le SISAP
réalise de ce fait un important travail de sensibilisation auprès d'eux.

Les missions de classement et de conservation sont assurées dans des conditions particulières. Le service ne dispose pas de salle de transit, ni de salle dédiée à des tâches telles que le reconditionnement ou le dépoussiérage. De plus, les bureaux du SISAP sont assez petits et présents sur les deux sites de l'Inalco. La plupart des services producteurs se trouvent au Pôle des langues et civilisations (Paris 13ème), tandis que les archives sont conservées dans les caves de la Maison de la recherche (Paris 7ème). Ces locaux ont l'avantage de présenter de bonnes conditions de température et d'hygrométrie, mais l'inconvénient d'être en bord de Seine et traversés par des conduites d'eau. Pour cette raison, le service a élaboré un plan d'urgence dès 2018. Il prend la forme d'un document résumant la marche à suivre, le matériel nécessaire et les personnes à prévenir en cas de crue, que ce soit avant, pendant ou après l'épisode de crise.

Concernant la mission de communication, le SISAP accueille plusieurs fois par mois des lecteurs, sur rendez-vous, ou les renseigne pour qu'ils puissent consulter les documents qui se trouvent aux Archives nationales. Les lecteurs n'ont pas la possibilité de prendre connaissance au préalable des instruments de recherche ou d'un état de fonds, et cela les oblige à écrire au service. Ce sont alors les archivistes qui effectuent la recherche et proposent une liste de documents susceptibles de répondre aux besoins du lecteur. Il arrive aussi, de manière régulière, que des agents de l'Inalco demandent des consultations administratives. Il s'agit bien souvent de la Direction des ressources humaines. Les dossiers concernés sont alors transmis au service producteur demandeur par la navette interne.

Enfin, un enjeu archivistique très actuel n'a pas encore été abordé dans cette présentation, il s'agit de l'archivage électronique. Les archivistes du SISAP s'y intéressent depuis plusieurs années et ont déjà pu recevoir quelques versements, même si ceux-ci sont stockés sur un des serveurs de la Direction du système d'information et des ressources numériques (DSIRN). En effet, le service ne dispose que de peu de moyens d'action, du fait de son faible effectif et du coût humain et financier trop élevé que représenterait l'achat, la mise en fonctionnement et la maintenance d'un système d'archivage électronique (SAE). À cela s'ajoute le manque de disponibilité des services producteurs, qui rend parfois difficile la
coopération avec eux. Cependant, cela ne suffit pas à décourager les archivistes. Elles
travaillent actuellement sur le versement des données de progiciels obsolètes au Centre
informatique national de l'enseignement supérieur (CINES), qui est un service d'archivage
intermédiaire pour les documents nativement électroniques. Sur cette lancée, le prochain défi
majeur du SISAP est l'archivage de cours issus de la plateforme éducative Moodle ainsi que
celui des boîtes mail des agents de l'Inalco. Afin d'établir des méthodologies pertinentes et
appropriées, le service peut de plus compter sur les conseils avisés et sur le retour
d'expérience des archivistes de la MAPC du MESR.

2. MISE EN VALEUR DES FONDS

La valorisation occupe une place assez importante pour le SISAP et peut prendre
plusieurs formes. À l'occasion des Journées européennes du patrimoine (JEP), les archivistes
offrent un parcours de visite présentant les collections patrimoniales de l'Inalco ainsi que la
Maison de la recherche. Le service propose aussi des communications lors de journées
d'étude. Par exemple, il a participé à celle du Réseau Archives scientifiques de l'université
Paris-Saclay, « La numérisation : un atout pour valoriser nos archives scientifiques » en 2023.
De plus, il prête également une assistance dans l'organisation et la modération d'évènements
organisés par le Comité histoire, tels que des séminaires. Sur le site web de l'établissement, le
service publie ponctuellement des pastilles baptisées « Flâneries dans l'histoire de l'Inalco »,
qui apportent des éclairages sur des points de micro-histoire de l'Institut, en utilisant des
documents d'archives. De même, une exposition virtuelle sur l'évolution à travers le temps de
la Maison de la recherche y est proposée.

Toutefois, cette offre de valorisation numérique manque de visibilité. En effet, la page
web du SISAP n'a pas été mise à jour depuis plusieurs années, aussi bien au niveau du fond
que de la forme. Cela rend difficile la venue de lecteurs, qui ne savent pas vraiment ce qu'ils
peuvent consulter et sous quelles conditions. De plus, les initiatives citées plus haut se
trouvent perdues dans les méandres du site institutionnel de l'Inalco, car elles ne sont pas
accessibles de manière directe depuis la page d'accueil ou le menu déroulant en haut de
l'écran. En parallèle de cela, l'Institut s'est doté d'un chargé de Mission histoire en 2023,
Emmanuel Lozerand, enseignant-chercheur en littérature japonaise, puis d'un Comité histoire
en 2024. En effet, l'Inalco connaît mal sa propre histoire en dehors des grands textes de lois
relatifs à l'organisation de l'enseignement supérieur. Les travaux de ces chercheurs ont
également besoin d'être mieux mis en avant en ligne. Ces différents points ont conduit Sarah Cadorel à me proposer une mission secondaire sur le sujet.

Nous avons commencé par organiser une réunion avec Emmanuel Lozerand, pendant laquelle nous avons convenu de la création d'une rubrique dédiée au patrimoine et à l'histoire de l'Institut au sein du site web institutionnel. Nous avons ainsi imaginé des sous-rubriques thématiques et différentes pages qui permettraient aux internautes de facilement naviguer entre les contenus. Ensuite, nous avons pris contact et rencontré la Direction de la communication (DICOM), car c'est elle qui s'occupe du site internet. Nous lui avons présenté nos idées, qui ont été accueillies favorablement sur le fond. Sur la forme, les agents de ce service avaient besoin que nous leur transmettions toutes les informations déjà en notre possession. En effet, il était préalablement nécessaire qu'ils vérifient ce qu'il était informatiquement possible de modifier sur les différents modules du site. Après une période d'échanges réguliers, il est apparu que seuls la page web du SISAP et un inventaire illustré des collections patrimoniales pourraient être prêts avant la fin de mon stage.

Pour refondre la page du SISAP, j'ai suivi deux principes. D'un côté, il fallait présenter toutes les missions du service. De l'autre, il était important d'ajouter des éléments visuels, afin de rendre l'ensemble plus attrayant. J'ai proposé d'introduire la science ouverte sous la forme d'un schéma assez simple car c'est un sujet qui ne parle pas à tout le monde<fnref n="32" />. Pour les archives, j'ai plutôt imaginé une infographie contenant des illustrations pour permettre aux internautes de se représenter plus concrètement la chaîne archivistique<fnref n="33" />. Enfin, je trouvais vraiment dommage que les collections patrimoniales de l'Inalco ne soient pas plus mises en valeur. C'est pourquoi j'ai pensé à un inventaire illustré, qui serait consultable en ligne. Je me suis donc chargée de sa mise en forme avec l'outil *Genially*, en utilisant des photographies des œuvres prises par la DICOM (voir figure 1).

<footnote n="32">32 Voir le livrable 1 « Schéma sur science ouverte », dans le tome II, p. 4.</footnote>

<footnote n="33">33 Voir le livrable 2 « Infographie sur la chaîne archivistique », dans le tome II, p. 5.</footnote>
<figure><img src="image_2.png" /><figcaption>Figure 1: Extraits de l'inventaire illustré des collections patrimoniales.</figcaption></figure>

### 3. UN SERVICE AUX COMPÉTENCES TRANSVERSALES

Nous nous intéresserons dans ce paragraphe aux collections patrimoniales placées sous la responsabilité du SISAP. La Maison de la recherche, anciennement Hôtel de Bernage, a été construite en 1716 puis rénovée en 1873 et 2019. Ce bâtiment a le charme d'un hôtel particulier, mais il comporte des décorations d'inspirations orientales, spécialement imaginées pour l'Institut<fnref n="34" />. Cela lui donne une importante dimension historique, qui lui a permis d'obtenir en 2020 le label « Patrimoine d'Île-de-France ». Les collections sont composées d'œuvres d'art, de meubles et d'objets laissés sur place par les anciens propriétaires, de cadeaux offerts à l'Institut ou à son directeur et d'artefacts ramenés de voyage par des

<footnote n="34">34 LABROUSSE (Pierre), *Langues'O*, 1795-1995, op. cit., p. 21-36.</footnote>
professeurs. Il s'agit d'ensembles hétéroclites dont l'origine, l'auteur et le parcours n'ont malheureusement pas été documentés, ce qui rend cette mission difficile aujourd'hui. Les archivistes sont ainsi chargées de les inventorier et de les décrire. Pour obtenir des informations sur les œuvres, elles effectuent des recherches bibliographiques et demandent à des enseignants-chercheurs, selon leurs champs de recherche, de réaliser des expertises. Cela peut porter sur l'identification de la langue, du contexte de création ou la réalisation d'une traduction. Le SISAP avait pour objectif de mettre davantage en avant ces collections, ce qui a donné lieu à ma mission secondaire expliquée *supra*.

Ensuite, Sarah Cadorel est la référente de l'Inalco en matière de science ouverte. Ce concept, développé depuis les années 2000 à l'échelle européenne et nationale, peut être défini comme suit : « diffusion sans entrave des résultats, des méthodes et des produits de la recherche scientifique<fnref n="35" /> ». Il repose sur les principes FAIR : *Findable, Accessible, Interoperable, Reusable* (facile à trouver, accessible, interopérable et réutilisable<fnref n="36" />). Le rôle de Sarah Cadorel est d'accompagner les enseignants-chercheurs dans la création, la gestion et la pérennisation de leurs corpus de données, en rédigeant par exemple un plan de gestion de données (PGD). Elle assure également pour eux des permanences HAL. Il s'agit d'une plateforme de science ouverte permettant aux universitaires de diffuser leurs travaux en ligne. Lorsque Sarah Cadorel est arrivée en poste, elle a de plus été incluse au projet LaCas. Il s'agit d'une plateforme dédiée aux études aréales, qui agrège des métadonnées en les moissonnant dans différents entrepôts virtuels, notamment HAL et Nakala. Elle permet aux chercheurs à la fois d'y déposer et d'y trouver des jeux de données, mais aussi de consulter un annuaire des équipes et des projets de recherche. La participation à ce projet a notamment permis au SISAP de bénéficier de ressources financières supplémentaires pour numériser des documents iconographiques appartenant à des fonds de chercheurs, afin de les mettre à disposition sur LaCas. Enfin, Sarah Cadorel, le Vice-président délégué à la science ouverte, aux humanités numériques et à la science pour et avec la société, le chargé des humanités numériques et la responsable du service de l'événementiel et de l'action culturelle, organisent environ une fois par mois un séminaire ouvert à tous sur les enjeux des humanités numériques et de la science citoyenne, que j'ai pu suivre à plusieurs reprises au cours de mon stage.

<footnote n="35">35 MINISTÈRE DE L'ENSEIGNEMENT SUPÉRIEUR, DE LA RECHERCHE ET DE L'INNOVATION, « Deuxième plan national pour la science ouverte », site officiel du Ministère chargé de l'enseignement supérieur et de la recherche [2e-plan-national-pour-la-science-ouverte-12968.pdf] (consulté le 17/03/2025).</footnote>

<footnote n="36">36 Définition donnée par le Centre pour la communication scientifique directe (CCSD).</footnote>
Comme cette présentation le montre, les missions du SISAP sont multiples et exigent
une réelle polyvalence de la part des archivistes. Toutefois, dans le cadre de ma mission de
stage de fin d'études, il convient également de prendre en considération dans ce mémoire les
services producteurs et versants des archives de la paie.
# C. LES SERVICES ADMINISTRATIFS EN CHARGE DE LA PAIE

## 1. LA DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES

La Direction des ressources humaines est un service administratif présent dans la majorité des entreprises et collectivités, à des fins de gestion des emplois et des employés. Les missions de la DRH sont variées et se sont complexifiées avec le temps et l'informatisation des services. Ainsi, elles impliquent une réelle spécialisation des administrateurs dans un ou plusieurs sous-domaines. À l'Inalco, elle est structurée en trois pôles (voir figure 2). Le premier, de gestion individuelle et collective des personnels, assure le suivi quotidien des agents, notamment des congés et des arrêts maladies, et l'évolution de carrière jusqu'à la retraite. Le deuxième, de contrôle de paie et de la masse salariale, suit l'ensemble des opérations de paie, incluant les primes, bonus et indemnités et élabore des statistiques. Enfin, le troisième, de gestion des emplois et des compétences, est en charge du conseil et de la formation des personnels, ainsi que du recrutement de nouveaux agents. La DRH met également en place une politique de santé et de sécurité au travail, ce qui la conduit à mener une démarche de prévention conjointement avec le Comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT)³⁷.

<figure><img src="image_3.png" /><figcaption>Figure 2 : Organigramme de la DRH.</figcaption></figure>

37 Informations présentées par la DRH sur sa page intranet Inalco (consultée le 25/03/2025).
La DRH a effectué dix-huit versements d'archives au SISAP, entre 2009 et 2023. Cela représente 213 mètres linéaires et des dates extrêmes allant de 1920 à 2021. Les typologies documentaires conservées portent sur l'ensemble des missions du service. Il peut s'agir de dossiers étudiants, d'enseignants et d'agents, d'arrêtés d'attribution d'heures de cours, de bulletins de paie, de listes nominatives, de pièces comptables, etc. Lors de la mise en place du SIA Ligéo en 2024, l'ensemble de ces fonds a été recoté en série W par Emma Bahous. Enfin, un fonds contenant des dossiers administratifs a déjà été versé aux Archives nationales en 2010³⁸.

## 2. L'AGENCE COMPTABLE

L'Agence comptable est également un service administratif, existant dans la plupart des institutions, qu'elles soient publiques ou privées. Celle de l'Inalco se compose de cinq agents et de l'agent comptable lui-même<fnref n="39" />. Son rôle est de tenir à jour les comptes du budget propre de l'Inalco, en enregistrant toutes les opérations financières via une nomenclature spécifique. Cela consiste notamment en un suivi régulier des dépenses, qui doivent correspondre aux budgets votés par les instances dirigeantes de l'établissement. Plus concrètement, les missions de ce service sont le paiement des factures et des dépenses de l'établissement, le recouvrement et les encaissements, le suivi des subventions. De plus, il transmet chaque année au rectorat de l'académie de Paris pour contrôle un compte financier, document retraçant l'exécution budgétaire par rapport au budget initial voté par le Conseil d'administration.

Le fonctionnement de l'Agence comptable est encadré par la loi. Tout d'abord, le décret n°2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique (GBCP) place l'Institut sous régime de comptabilité publique. Cela impose au service de tenir à la fois une comptabilité générale « classique » et une comptabilité budgétaire, répartissant de manière prévisionnelle des moyens selon les objectifs visés par l'établissement<fnref n="40" />. Ensuite,

<footnote n="38">38 Voir : ARCHIVES NATIONALES, « Archives de la Direction des ressources humaines de l'Institut national des langues et civilisations orientales (1798-2000) », Salle de lecture virtuelle des Archives nationales [Répertoire numérique détaillé : fonds de la Direction des ressources humaines de l'Inalco (20100053/1-20100053/66)] (consulté le 27/02/2025).</footnote>

<footnote n="39">39 Un descriptif du service se trouve en annexe.</footnote>

<footnote n="40">40 MINISTÈRE DE L'ACTION ET DES COMPTES PUBLICS, « La nouvelle gestion budgétaire et comptable publique pour les organismes soumis à la comptabilité budgétaire », site gouvernemental dédié à l'imposition [https://www.impots.gouv.fr/sites/default/files/media/1 metier/3 partenaire/organismes publics/gbcp_com_ordo_pdtexecdgl-1.pdf] (consulté le 03/06/2025).</footnote>
l'Inalco doit respecter le décret n°62-1587 du 29 décembre 1962 et ses modifications ultérieures, qui forment un règlement général sur la comptabilité publique. Il institue le principe de séparation de l'ordonnateur et du comptable. Ainsi, « Le comptable, seul chargé du maniement des fonds publics, en assure le recouvrement ou le paiement, après avoir exercé, [...] les contrôles visant à constater la régularité de la forme de ces recettes et de ces dépenses, sans examiner leur opportunité<fnref n="41" />. ». De ce fait, l'agent comptable ne décide pas des postes de dépenses, il vérifie simplement la conformité de ceux-ci à la loi.

L'Agence comptable a effectué cinq versements d'archives auprès du SISAP, entre 2008 et 2023. Cela représente 67 mètres linéaires avec des dates extrêmes couvrant la période 1975-2021. Les fonds sont cotés en série W et enregistrés dans Ligéo, grâce à la reprise de données d'Emma Bahous. Les typologies documentaires sont variées, allant de la facture, de la souche de chéquier au bulletin de paie et à différents types de bordereaux.

### 3. LA DIRECTION RÉGIONALE DES FINANCES PUBLIQUES (DRFIP) ÎLE-DE-FRANCE ET PARIS

Lorsque les archivistes du SISAP se sont penchées sur les archives de la paie avant mon arrivée, elles n'ont pas du tout identifié la DRFIP comme actrice du processus de paie. Plusieurs causes peuvent expliquer cela de manière assez simple. En effet, il s'agit d'un organisme à qui les services de l'Inalco envoient des documents et qui intervient en tant que dernier maillon de la procédure de paie. De plus, la conservation des archives courantes et intermédiaires de la DRFIP dépend de son ministère de rattachement. Ainsi, cet ensemble documentaire ne passe à aucun moment sous la responsabilité du SISAP et ne se porte donc pas à la connaissance de ses archivistes. Le rôle de la DGFIP a été mis en avant lors de notre entretien avec la DRH, sur lequel nous reviendrons plus tard dans ce mémoire, ce qui a complètement remis en question la perception que nous avions du processus et de la procédure de paie.

Pour comprendre le fonctionnement de la DRFIP, il faut s'intéresser un instant à l'histoire des institutions françaises. En 2008, la Direction générale des comptes publics et la Direction générale des impôts ont été fusionnées en une Direction générale des finances publiques (DGFIP)<fnref n="42" />. L'objectif de cette mesure était d'améliorer la qualité et l'efficacité du

<footnote n="41">41 Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 relative au tri et à la conservation des archives produites par les services communs à l'ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales.</footnote>

<footnote n="42">42 Décret n° 2008-310 relatif à la Direction générale des finances publiques.</footnote>
service public rendu aux usagers et aux collectivités territoriales, en réduisant le nombre d'interlocuteurs et en correspondant mieux au maillage local, dans une idée de « guichet unique<fnref n="43" /> ».

La DRFIP, quant à elle, est un service déconcentré de la DGFIP, créée en 2009 et réorganisée en 2015 suite à la réforme des régions<fnref n="44" />. Elle assure la gestion complète de l'imposition et veille sur la comptabilité de l'État et des collectivités territoriales sur son territoire. Elle est aussi en charge de l'administration du domaine public. De plus, elle exerce un rôle d'expertise, de conseil et de contrôle<fnref n="45" />. Au sein de la DRFIP se trouve le service liaison-rémunérations (SLR). Ce dernier s'occupe spécifiquement de la mise en paiement des salaires des agents de la fonction publique d'État et d'autres agents des administrations publiques, selon les cas. Ainsi, nous reviendrons sur son rôle dans le processus de paie par la suite.

Cette première partie nous a permis de mieux comprendre le contexte de mon stage. En effet, malgré un établissement bicentenaire, la gestion des archives par des professionnelles n'est qu'une pratique très récente. Toutefois, le SISAP a su développer une politique active d'archivage, en restant toujours au faîte des actualités du métier. Dans le cas présent, nous avons également pu constater que les archives de la paie sont produites et versées par plusieurs services, ayant chacun un rôle et un fonctionnement précis.

<footnote n="43">43 BOURREL (Romain), « La réorganisation territorial des administrations des finances publiques : le cas de la DGFIP », dans *Annuaire des Collectivités Locales*, numéro 37 (2017), p. 77-87.</footnote>

<footnote n="44">44 Décret n° 2009-707 du 16 juin 2009 relatif aux services déconcentrés de la Direction générale des finances publiques et Arrêté du 23 décembre 2015 portant nouvelle organisation des directions régionales des finances publiques.</footnote>

<footnote n="45">45 KAMEL (Wassim), « La nouvelle organisation de l'État en région », dans *Revue française d'administration publique*, numéro 136 (2010), p. 1018-1019.</footnote>
## II. LA PAIE : UN PROCESSUS À TRADUIRE EN PROCÉDURE

Cette deuxième partie portera sur les recherches menées et la méthodologie utilisée pour aborder de manière détaillée les archives de la paie. Après un historique de la rémunération des individus, nous verrons la théorisation de son processus puis sa réalisation concrète sous forme de procédure.

### A. PETITE HISTOIRE DE LA PAIE

Pour l'archiviste, il est toujours intéressant de s'interroger sur le contexte de création des documents et sur les évolutions de celui-ci. Comprendre le processus puis la procédure de paie implique de retracer, à grands traits, ses évolutions au cours des deux derniers siècles.

#### 1. LE LOUAGE D'OUVRAGE

En France, c'est la Révolution qui ouvre la voie au changement dans le monde du travail. En effet, le décret d'Allarde abolit en 1791 les corporations : les institutions encadrant le labeur des individus depuis plusieurs siècles<fnref n="46" />. Cela permet notamment aux ouvriers et artisans urbains d'obtenir une forme d'indépendance vis-à-vis de leurs maîtres, qui se transforme progressivement en un nouveau mode d'organisation appelé « louage d'ouvrage ». Il est défini par l'article 1710 du Code civil de 1804 comme suit : « Le louage d'ouvrage est un contrat par lequel l'une des parties s'engage à faire quelque chose pour l'autre, moyennant un prix convenu entre elles. ». Il en précise les modalités aux articles 1779 à 1799⁴⁷. Ainsi, les ouvriers et artisans ont la possibilité de moduler l'organisation, la durée et le prix de leur travail<fnref n="48" />.

Au XIXe siècle, ce fonctionnement s'étend à la majorité de la population active. Les individus habitent alors, pour la plupart, à la campagne. Il s'agit de paysans vivant de leurs

<footnote n="46">46 Voté par l'Assemblée nationale le 2 mars 1791, d'après le rapport de Pierre d'Allarde.</footnote>

<footnote n="47">47 MARGAIRAZ (Michel), PIGENET (Michel), *Le prix du travail : France et espaces coloniaux, XIXe-XXe siècles*, Paris, Editions de la Sorbonne, 2019, p. 16.</footnote>

<footnote n="48">48 COTTEREAU (Alain), « Droit et bon droit. Un droit des ouvriers instauré, puis évincé par le droit du travail (France, XIXe siècle) », dans *Annales. Histoire, Sciences sociales*, numéro 6 (2002), p. 1530.</footnote>
cultures et de leur production artisanale. Dans les milieux urbains, on trouve plutôt des
ouvriers-artsans. Suivant le principe du louage d'ouvrage, ces travailleurs sont payés à la
pièce réalisée. Le salaire peut être fixé soit au moment du marchandage de l'ouvrage, soit au
moment de la réception de la pièce en question<fnref n="49" />. Beaucoup de ceux qui travaillent à domicile
vivent dans la misère, notamment dans le milieu textile. On les désigne par le terme anglo-
saxon de « Sweating system » ou système de la sueur. Autre exemple, dans les mines :
l'exploitation d'une veine de charbon est attribuée par des enchères à un chef de
marchandage, qui loue les services d'autres mineurs, souvent sa famille. C'est la compagnie
minière qui lui verse un salaire, qu'il doit répartir entre ses propres « employés ». Ce système
existe également chez les fileurs. Payés selon la qualité des pièces produites, ils peuvent
employer des aides de leur choix qui surveillent les fils et rattachent ceux qui se cassent. Il
s'agit la plupart du temps d'enfants. Tous ces individus ne se trouvent pas en situation de
pauvreté mais sont dépendants de la fluctuation des prix des produits qu'ils fabriquent<fnref n="50" />.

Dans ce mode d'organisation facilitant la présence et l'enrichissement
d'intermédiaires<fnref n="51" />, l'économiste Karl Marx voit l'exploitation des travailleurs par eux-mêmes.
Il théorise le salaire à la pièce ainsi : « [Il] assure [...] la qualité et l'intensité du travail, il rend
[...] la surveillance superflue, ce qui permet le travail à domicile. De plus, il encourage
l'augmentation de la productivité<fnref n="52" /> », et le place en opposition au salaire au temps, qu'il
définit comme le « rapport de la valeur journalière de la force de travail sur la journée de
travail d'un nombre d'heures donné<fnref n="53" />. ». Pour lui, ce dernier serait un système de rémunération
plus juste et gagnerait à être plus répandu. Il est important de noter qu'il a existé dès le
Moyen-Âge, de manière parallèle. Plus concrètement, les employeurs s'en méfient car il
implique de mettre en place une surveillance du temps de travail et peut faire baisser la
productivité des individus. Il est plutôt proposé aux employés les moins qualifiés. Pour les
travailleurs, le salaire au temps a l'avantage d'être fixe à la journée mais aussi de pouvoir
déterminer à l'avance le nombre d'heures travaillées. Tout au long du XIXe siècle, les
différents mouvements de travailleurs revendiqueront ces idées, par des grèves et des
manifestations<fnref n="54" />.

<footnote n="49">49 COTTEREAU (Alain), « Droit et bon droit. », op. cit., p. 1550.</footnote>

<footnote n="50">50 *Une histoire du salariat* (Centre d'Histoire Sociale – Jeanne Menjoulet, 4 septembre 2020 – 5 janvier 2021), « Du travail sans contrat de travail (XIXe siècle) », YouTube, le 24 mars 2025, (11'04 – 19'06).</footnote>

<footnote n="51">51 MARGAIRAZ (Michel), PIGENET (Michel), *Le prix du travail*, op. cit., p. 15-16.</footnote>

<footnote n="52">52 MARX (Karl), *Le Capital*, Paris, Maurice Lachâtre, 1872, p. 238-242.</footnote>

<footnote n="53">53 MARX (Karl), *Le Capital*, op. cit., p. 234-237.</footnote>

<footnote n="54">54 *Une histoire du salariat* (Centre d'Histoire Sociale – Jeanne Menjoulet, 4 septembre 2020 – 5 janvier 2021).
« Du salaire aux pièces au salaire au temps », Youtube, le 26 mars 2025, (2'49 – 5'45).</footnote>
## 2. NAISSANCE ET DÉVELOPPEMENT DU DROIT DU TRAVAIL

La fin du siècle apporte deux évolutions majeures, la mise en place de conventions collectives et de salaires minima. Les syndicats des milieux du bâtiment et de produits de qualité comme la dentelle sont les premiers à s'intéresser aux conventions collectives. Elles portent essentiellement sur les conditions de paie et les prix des produits, en fixant des tarifs. Ensuite, des salaires-planchers sont instaurés par les décrets Millerand pour les entreprises répondant à une offre publique<fnref n="55" />. Cela fait suite à un système qui est en vigueur à Paris pour l'ensemble des ouvriers réalisant des travaux publics depuis 1791. En effet, des manuels indiquant des prix de référence pour les négociations des rémunérations sont publiés chaque année. Ces documents acquièrent au fil du temps un poids qui aboutit à une loi<fnref n="56" />. Cette dernière décennie constitue une prise de conscience ainsi qu'un réel changement dans la façon de concevoir le monde du travail. Un Office du travail et un Conseil supérieur du travail sont créés et, dès 1896, le socialiste Arthur Groussier imagine la rédaction d'un Code du travail, finalement adopté en 1910, en incluant le contrat de travail<fnref n="57" />. Pour l'historien Claude Didry, cette nouvelle perspective du salariat peut se définit ainsi : « les activités productives ne se rapportent plus à des métiers ou des artisans mais se rapportent à l'exercice d'une activité destinée à une personne, qu'elle soit physique ou morale, qui va être appelée employeur<fnref n="58" />. »

Ainsi, au début du XXe siècle, des lois instaurant un salaire minimum ou une limitation de la durée journalière du travail sont adoptées pour plusieurs branches professionnelles. Par exemple, une rémunération minimale est mise en place pour les femmes parisiennes couturières à domicile<fnref n="59" />, ce qui leur permet d'être considérées comme des « employés satellites » par les grands magasins qui achètent leur ouvrage. C'est aussi la période à partir de laquelle la signature d'un contrat de travail s'étend, en couvrant la majorité de la population active dans les années 1940. L'ensemble des lois votées par le Front populaire en 1936 consacre le salaire au temps et relance la dynamique des conventions collectives, entraînant la fixation de barèmes pour les salaires, les primes, les indemnités ainsi que les pourcentages de majoration des heures complémentaires. Celle de la métallurgie parisienne, signée le 12 juin de la même année, devient alors un modèle pour les suivantes, directement diffusée par le Ministère du travail. Ces conventions collectives établissent des listes de métiers, en séparant

<footnote n="55">55 Décrets du 10 juin 1899.</footnote>

<footnote n="56">56 COTTEREAU (Alain), « Droit et bon droit. », op. cit., p. 1532.</footnote>

<footnote n="57">57 MARGAIRAZ (Michel), PIGENET (Michel), *Le prix du travail*, op. cit., p. 21.</footnote>

<footnote n="58">58 *Une histoire du salariat* (Centre d'Histoire Sociale – Jeanne Menjoulet, 4 septembre 2020 – 5 janvier 2021), « Du travail sans contrat de travail (XIXe siècle) », YouTube, le 24 mars 2025, (56'00 – 58'00).</footnote>

<footnote n="59">59 Loi du 10 juillet 1915.</footnote>
les hommes et les femmes et en classant les individus en trois catégories : ouvrier spécialisé, ouvrier professionnel et manœuvre. Cela affecte nettement le salaire, c'est pourquoi les employeurs utilisent l'accession à la qualification comme moyen de contrôle des coûts<fnref n="60" />.

### 3. UNE ÉVOLUTION RÉCENTE PLUS CONTRASTÉE

Après-guerre, les arrêtés Parodi-Croizat<fnref n="61" /> font évoluer les grilles salariales. Leur calcul passe à un système indiciaire dont la valeur de départ, dite « base 100 », est le salaire minimum de la grille en question. L'objectif est d'harmoniser les salaires non plus au sein des branches professionnelles mais sur l'ensemble du pays<fnref n="62" />. La loi du 11 février 1950 continue dans ce sens. Elle restaure le droit des travailleurs, suspendu pendant la guerre, à négocier collectivement leur salaire, et met en place le salaire minimum interprofessionnel garanti (SMIG). Le gouvernement y voit un moyen de protéger les employés, dans les usines et entreprises où les syndicats sont peu présents et, par extension, n'ont pas de revendications. Il est calculé selon le niveau de vie de chaque région géographique puis modulé selon chaque commune. Mais, dès 1952, il est indexé sur le coût de la vie.

Dans les entreprises, on distingue les employés et les encadrants des ouvriers dans la façon de payer : les premiers sont dits les « mensuels » et les seconds les « horaires ». Être un mensuel permet une meilleure protection sociale, en donnant accès notamment aux congés payés, mais offre également l'avantage de percevoir la même somme chaque mois. Devenir un mensuel devient ainsi une des revendications des horaires. Les évènements de mai 68 mettent ce sujet en avant, repris comme promesse de campagne présidentielle par Georges Pompidou l'année suivante. À partir de 1970, des négociations au sein des branches s'organisent et aboutissent à la loi du 10 décembre 1977, complétée par celle du 19 janvier 1978. Cette mensualisation permet aux salariés d'être payés pour un nombre d'heures effectives chaque mois, indépendamment du nombre de jours travaillés<fnref n="63" />. Cependant, si le patronat accepte ces changements, il n'accorde pas aux ouvriers mensualisés les mêmes avantages qu'aux autres, par peur d'une progression de l'absentéisme. Le SMIG, augmenté de 35 % fin mai 1968, devient le salaire minimum interprofessionnel de croissance (SMIC) en 1970. L'objectif de cette évolution est d'améliorer la cohésion sociale et sociétale, en

<footnote n="60">60 Une histoire du salariat (Centre d'Histoire Sociale – Jeanne Menjoulet, 4 septembre 2020 – 5 janvier 2021). « Du salaire aux pièces au salaire au temps », Youtube, le 26 mars 2025, (26'44 – 32'40).</footnote>

<footnote n="61">61 Série d'arrêtés pris entre 1945 et 1947.</footnote>

<footnote n="62">62 MARGAIRAZ (Michel), PIGENET (Michel), *Le prix du travail, op. cit.*, p. 33.</footnote>

<footnote n="63">63 RABATEL (Daniel), *Pratique de la Paie*, Paris, Éditions Eyrolles, 2007, p. 22.</footnote>
permettant à chacun de s’intégrer et en réduisant les inégalités apparues les deux décennies précédentes. Le SMIC est indexé sur les prix et en partie sur le niveau du salaire moyen des ouvriers. Il s’applique à l’ensemble du pays<fnref n="64" />. Le bulletin de paie, indiquant toutes les informations relatives à cette dernière, est rendu obligatoire en 1980 par l’article L.143-3 du Code du travail<fnref n="65" />.

Les évolutions du monde du travail tout au long du XXe siècle ont conduit à une stabilisation et une fidélisation des salariés au sein des entreprises et des usines. La précarité recule, au profit d'une sécurisation de l'emploi. Les chocs pétroliers et une certaine pression de la part du patronat poussent le gouvernement à autoriser et réglementer le travail temporaire à partir de 1972. Cela peut prendre la forme de contrats à durée déterminée ou d'intérim. Véritable revirement, le marché de l'emploi est à nouveau précarisé, offrant des salaires plus bas et une protection sociale moindre aux travailleurs concernés<fnref n="66" />. Ce phénomène est renforcé par le développement de l'externalisation de certaines activités des entreprises. À cela s'ajoute, à partir des années 1980, un changement de perception de la part des individus : l'entreprise individuelle est valorisée. Ces changements peuvent être analysés comme des moyens pour les individus de faire face aux crises économiques ayant suivi les Trente glorieuses<fnref n="67" />.

L'organisation et la rémunération du travail, tout comme la législation, évoluent dans le temps, au grès des revendications sociales et du contexte économique. Il était donc nécessaire pour ma mission d'établir un historique rapide. Ainsi, nous pouvons noter que la question des différents statuts des agents est réellement à prendre en compte dans le traitement des archives de la paie.

<footnote n="64">64 MARGAIRAZ (Michel), PIGENET (Michel), *Le prix du travail, op. cit.*, p. 45.</footnote>

<footnote n="65">65 Abrogé et remplacé par l'article L.3243-2 du Code du travail en 2008.</footnote>

<footnote n="66">66 *Une histoire du salariat* (Centre d'Histoire Sociale – Jeanne Menjoulet, 4 septembre 2020 – 5 janvier 2021), « De 1945 à aujourd'hui », YouTube, le 31 mars 2025, (55'55 – 59'22).</footnote>

<footnote n="67">67 MARCHAND (Olivier), « Salariat et non-salariat dans une perspective historique », dans *Économie et statistique*, numéro 319-320 (1998), p. 7-8.</footnote>
## B. COMPRENDRE LE PROCESSUS...

Un processus est, comme on l'a dit, un « ensemble d'activités corrélées ou en interaction qui utilise des éléments d'entrée pour produire un résultat escompté<fnref n="68" /> ». Dans le cadre de la paie, le processus consiste en une conversion d'informations en différents montants à payer, que ce soit auprès des agents ou des organismes de protection sociale (OPS). Pour commencer son analyse, la norme ISO 26122 recommande de réaliser une « collecte d'informations exactes [...] [pour obtenir] une compréhension bien fondée du contexte et de la mission de l'organisme<fnref n="69" /> ».

### 1. RÉCOLEMENT DES FONDS

N'ayant jamais traité ce type d'archives, ni utilisé l'analyse par processus lors de mes précédents stages, la première chose à faire était de prendre connaissance des fonds. Ils comprennent les versements de la DRH et de l'Agence comptable. Les dates extrêmes de l'ensemble de ces documents sont 1955-2021, pour environ 280 mètres linéaires. Ils couvrent donc différentes évolutions du monde du travail, comme nous avons pu le voir précédemment. J'ai débuté ma mission par un récolement même si les fonds sont enregistrés dans Ligéo. En effet, les bordereaux de versement étant remplis par les services producteurs, les descriptions des documents ne sont pas toujours précises. Nous avons convenu, avec ma tutrice, de procéder année par année afin d'avoir une vue complète et progressive de l'évolution de la production documentaire mais aussi de pouvoir par la suite identifier d'éventuelles redondances d'information entre les services producteurs. Plus concrètement, le récolement est réalisé sur un tableur, où chaque ligne correspond à une cote ou une unité, pouvant être un dossier ou un sous-dossier (voir figure 3). Ce choix méthodologique permet de pouvoir détailler facilement les descriptions, et de préciser le ou les types de postes concernés par les documents. Le statut des agents est une information qui a pris en importance au fur et à mesure de l'avance de ma démarche, ce que je n'avais pas soupçonné de prime abord, nous y reviendrons plus tard. L'objectif du récolement est de pouvoir s'en servir comme d'une base de données, dans laquelle l'utilisation de filtres et de critères de tri sont possibles. Cela permettra ensuite de faciliter la réalisation d'un tableau de gestion et des éliminations.

<footnote n="68">68 ISO 9000:2015 (septembre 2015) : op. cit., p. 16.</footnote>

<footnote n="69">69 FD ISO/TR 26122 (Novembre 2014) : Information et documentation - Analyse des processus pour la gestion des informations et documents d'activité, p. V.</footnote>
Cette première phase du travail m'a donné la possibilité de découvrir l'ensemble des typologies documentaires qui composent ces fonds et de les inventorier. En complément, j'ai effectué des recherches sur celles-ci pour les définir. Rassembler ces informations m'a permis de commencer à constituer une notice sur les archives de la paie. Il s'agit d'un document que j'ai continué à compléter tout au long de ma mission, afin d'en faire un outil le plus complet possible auquel se référer<sup>70</sup>. Les fonds se composent d'archives liées au traitement des agents, notamment les bulletins de salaire et les historiques annuels, et au paiement de cotisations sociales, comme le journal mensuel de paie. Malgré une évolution de leur forme et de la structuration des informations au fur et à mesure des décennies, les documents se sont révélés très sériels, ce qui m'a permis de récoler efficacement. J'ai toutefois observé un réel changement avec l'informatisation des services dans les années 2000 : à partir de cette période, les archives ont été directement imprimées depuis des logiciels.

<table><caption>Figure 3 : Extrait du récolement.</caption><thead><tr><th>Cote</th><th>Intitulé du dossier</th><th>Producteur</th><th>Mois</th><th>Année</th><th>Typologie</th><th>Type de poste</th><th>Localisation</th><th>Observations</th></tr></thead><tbody><tr><td>8W705</td><td>Historique annuel</td><td>Ressources humaines</td><td></td><td>1984</td><td>Historique annuel par agent</td><td>Administratifs titulaires</td><td>Cave 15</td><td></td></tr><tr><td>8W706</td><td>Dossier de pension</td><td>Ressources humaines</td><td></td><td>1992</td><td>Déclarations, fiches, notes, bulletins de paie, dossier d'accident du travail, fiches de liaison</td><td>Dossier nominatif</td><td>Cave 15</td><td></td></tr><tr><td>8W708</td><td>Journaux mensuels de paie</td><td>Ressources humaines</td><td></td><td>2000</td><td>Journal mensuel de paie classique/sériel</td><td>Cours complémentaires</td><td>Cave 15</td><td></td></tr><tr><td>8W709</td><td>Etat des heures + arrêtés</td><td>Ressources humaines</td><td>Avril-Mai</td><td>2001</td><td>Arrêtés, états des heures</td><td>Cours complémentaires</td><td>Cave 15</td><td></td></tr><tr><td>8W709</td><td>Bulletins de paie</td><td>Ressources humaines</td><td>Avril-Mai</td><td>2001</td><td>Bordereaux récapitulatifs mensuels de paie</td><td>Cours complémentaires</td><td>Cave 15</td><td></td></tr><tr><td>8W710</td><td>Impôts</td><td>Ressources humaines</td><td></td><td>1974</td><td>Déclarations annuelles</td><td>Enseignants (sauf CC) et administratifs contractuels</td><td>Cave 15</td><td></td></tr><tr><td>8W710</td><td>Bulletins de paie</td><td>Ressources humaines</td><td></td><td>1974</td><td>Bordereau récapitulatif des bulletins de paie</td><td>Enseignants (sauf CC) et administratifs contractuels</td><td>Cave 15</td><td></td></tr><tr><td>8W710</td><td>Bulletins de paie</td><td>Ressources humaines</td><td></td><td>1974</td><td>Correspondance et récapitulatifs</td><td>Conférences</td><td>Cave 15</td><td></td></tr><tr><td>8W711</td><td>Bulletins de paie</td><td>Ressources humaines</td><td></td><td>1982</td><td>12 Bulletins de paie agrafés (pour l'année)</td><td>Cours complémentaires</td><td>Cave 15</td><td></td></tr><tr><td>8W712</td><td>Bulletins de paie</td><td>Ressources humaines</td><td>Juillet-Décembre</td><td>1974</td><td>Bulletins de paie rangés par date</td><td>Enseignants (sauf CC) et administratifs contractuels</td><td>Cave 15</td><td></td></tr><tr><td>8W713</td><td>Bulletins de paie</td><td>Ressources humaines</td><td></td><td>1975</td><td>Bulletins de paie rangés par date</td><td>Cours complémentaires</td><td>Cave 15</td><td></td></tr><tr><td>8W714</td><td>Charges sociales</td><td>Ressources humaines</td><td></td><td>1968-1972</td><td>Déclarations annuelles</td><td>Administratifs titulaires</td><td>Cave 15</td><td></td></tr><tr><td>8W715</td><td>Suivi comptable</td><td>Ressources humaines</td><td></td><td>1988-1997</td><td>Répartition par département, bordereaux des salaires versés, tableaux des cours</td><td>Cours complémentaires</td><td>Cave 15</td><td>Des documents semblent avoir été extraits d'un logiciel informatique plusieurs années après</td></tr></tbody></table>

## 2. LES RECHERCHES COMPLÉMENTAIRES

Avec l'avancement du récolement, mon premier objectif a été de comprendre l'articulation entre les différents documents, mais aussi leur fonction, leur contexte de production et leur finalité. Ma tutrice m'a parlé dès le début de ma mission de la possibilité de

<footnote n="70">70 Voir le livrable 3 « Notice sur la paie à l'Inalco », dans le tome II, p. 5.</footnote>
mener des entretiens avec les services producteurs. En attendant que ces rendez-vous aient
lieu, j'ai essayé de trouver des informations de mon côté et de préparer un questionnaire le
plus précis possible à leur soumettre. J'ai commencé par retracer un historique des grandes
lois qui concernent l'Inalco<sup>71</sup>. Puis, j'ai effectué des recherches succinctes sur les sites internet
des différents organismes apparaissant sur les documents, notamment ceux chargés de la
protection sociale. J'ai trouvé des renseignements dans des ouvrages portant sur la paie<sup>72</sup>. J'ai
alors été confrontée à un problème auquel je ne m'attendais pas : les livres que j'ai consultés
se plaçaient soit du point de vue de la DRH, soit de celui de l'Agence comptable, soit d'un
gestionnaire de la paie, et n'apportaient aucune vision transversale. Enfin, j'ai pu bénéficier
d'un accès à la plateforme gouvernementale *Mentor*. J'y ai suivi deux formations,
« Sécurisation de la chaîne RH Paie et déclaratif », proposée par la Direction générale de
l'Administration et de la Fonction publique, et « Introduction à la déclaration sociale
nominative », mise en œuvre par le Centre interministériel de services informatiques relatifs
aux ressources humaines. Elles m'ont toutes les deux certes éclairée sur de nombreux points,
mais elles m'ont surtout permis de mieux préparer les entretiens, en m'apportant des éléments
de contexte et un vocabulaire technique. Les gestionnaires de paie utilisent des termes précis,
souvent abrégés avec des sigles, qui peuvent paraître obscurs lorsqu'on ne les connaît pas.

L'ensemble des informations récoltées au cours de cette période de travail préparatoire
m'ont permis d'ajouter à ma notice des définitions, notamment de termes ou concepts
économiques assez précis, tels que les types de cotisations sociales ou la taxe sur les
salaires<sup>73</sup>, et d'établir une première schématisation du processus de paie.

<footnote n="71">71 LABROUSSE (Pierre), *Langues'O*, 1795-1995, op. cit.. LOZERAND (Emmanuel), « Des Langues O' à l'Inalco », op. cit..</footnote>

<footnote n="72">72 Références disponibles dans la bibliographie.</footnote>

<footnote n="73">73 Voir le livrable 3 « Notice sur la paie à l'Inalco », dans le tome II, p. 5.</footnote>
## 3. MODÉLISATION DU PROCESSUS DE PAIE

<table><caption>Figure 4 : Schéma du processus de paie.</caption><thead><tr><th>Direction des ressources humaines</th><th>Agence comptable</th></tr></thead><tbody><tr><td>Suivi des agents et de leur situation au quotidien : nombre d'heures travaillées, congés, évolution de carrière...</td><td></td></tr><tr><td><strong>Élaboration du bulletin de paie</strong><br/>- Prise en compte des éléments variables : primes, commissions, heures complémentaires, rappels de salaires, absences et congés payés<br/>- Calcul du salaire<br/>- Calcul des charges sociales dûes à chaque organisme et de l'imposition</td><td></td></tr><tr><td><strong>Transmission de la fiche de paie à l'Agence comptable et aux agents</strong></td><td>- Contrôle de la paie, c'est-à-dire constat de la régularité de la procédure<br/>- Validation de l'opération</td></tr><tr><td><strong>Élaboration de la Déclaration sociale nominative (DSN)</strong><br/>- Utilisation des informations précédemment rassemblées</td><td><strong>Versement du salaire</strong></td></tr><tr><td><strong>Transmission de la DSN aux organismes et à l'Agence comptable</strong></td><td>- Vérification de la régularité de la procédure<br/>- Validation de l'opération</td></tr><tr><td></td><td><strong>Versement des charges sociales et de l'imposition</strong></td></tr></tbody></table>

Ce premier tableau liste les différentes étapes repérées à travers les documents au cours du récolement, tout en prenant en compte les échanges entre les deux services producteurs (voir figure 4). Tout d'abord, la DRH consigne au quotidien les informations relatives à chaque agent et ayant un impact sur la paie. Cela permet ensuite aux gestionnaires de ce service de calculer le salaire de chacun et de transmettre mensuellement un bulletin de paie<sup>74</sup>. Puis, en tant qu'ordonnateur, la DRH passe le relai à l'Agence comptable, qui doit effectuer des contrôles d'après les pièces justificatives transmises et procéder au paiement des agents. Après cela, la DRH rédige la Déclaration sociale nominative (DSN). Les recherches citées plus haut m'ont permis de comprendre que ce document existe depuis les années 1980

<footnote n="74">74 RABATEL (Daniel), *Pratique de la Paie, op. cit.*, p. 45.</footnote>
et a changé plusieurs fois de nom depuis. Il repose sur un principe de centralisation des informations pour le paiement des cotisations sociales auprès des différents OPS. Enfin, l'Agence comptable réalise à nouveau un contrôle, avant de valider le versement des charges sociales. Cette première schématisation est à prendre avec prudence : sans être fausse, elle n'est pas vraie car elle n'est à ce stade que le fruit de déductions personnelles.

Nous venons de voir que le récolement des documents et le croisement de plusieurs sources d'informations ont permis d'obtenir un premier aperçu théorique de la paie. Afin de le corriger et le compléter, des entretiens avec les services producteurs sont nécessaires : ils sont les mieux placés pour parler de leurs missions.
C. ... POUR FORMALISER LA PROCÉDURE

La procédure est le pendant concret du processus, c'est la « manière spécifiée de
réaliser une activité ou un processus<sup>75</sup>. ». Il s'agit de faire correspondre à chaque étape du
processus des actions et des typologies documentaires. D'après la norme ISO 26122, « Les
acteurs des processus constituent une ressource clé pour fournir cette information et en valider
la pertinence [...] [en] documenter les règles de gestion<sup>76</sup> ». Cela ne détonne pas avec la façon
de travailler de l'archiviste, qui a l'habitude de collecter directement des informations auprès
des services producteurs<sup>77</sup>. C'est l'angle d'approche qui varie un peu dans le cas présent.
Certes, les entretiens portent sur la production documentaire et le fonctionnement des
services, mais il s'agit ici de comprendre l'articulation des missions entre elles. Se
complètent-elles ? Se parasitent-elles ? Sont-elles dans la continuité l'une de l'autre ? Les
documents originaux sont-ils transmis ou sont-ils des copies ? Afin de répondre à toutes ces
questions, une première entrevue avec la DRH puis une seconde avec l'Agence comptable ont
été organisées.

1. RENCONTRE AVEC LA DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES

L'entretien avec la DRH a eu lieu le 18 mars 2025 avec Delphine Descote, responsable du pôle gestion des personnels enseignants et administratifs. Accompagnée de Sarah Cadorel et Emma Bahous, mes questions portaient sur quatre thèmes principaux<sup>78</sup>. Tout d'abord, je voulais me renseigner sur l'emploi, actuel ou non, de certaines typologies documentaires. Ensuite, j'avais besoin d'informations au sujet de l'utilisation et de la succession de différents progiciels. Puis, j'avais des interrogations relatives à la valeur secondaire des archives de la paie, notamment pour le dossier de départ en retraite des agents. Enfin, il fallait essayer de clarifier le plus possible la relation entre la DRH et l'Agence comptable.

Cette entrevue a été très instructive et a permis une grande avancée de ma mission,
notamment sur trois points. Dans un premier temps, Delphine Descote nous a présenté une
caractéristique spécifique de la paie à l'Inalco : un fonctionnement avec deux budgets.

<footnote n="75">75 ISO 9000:2015 (Septembre 2015) : op. cit., p. 17.</footnote>

<footnote n="76">76 FD ISO/TR 26122 (Novembre 2014) : op. cit., p. 4.</footnote>

<footnote n="77">77 ASSOCIATION DES ARCHIVISTES FRANÇAIS, *Abrégé d'archivistique : principes et pratiques du métier d'archiviste*, Paris, Association des archivistes français, 2020, p. 72-73.</footnote>

<footnote n="78">78 Voir le livrable 4 « Questionnaire de l'entretien avec la Direction des ressources humaines » et le livrable 6 « Questionnaire de l'entretien avec l'Agence comptable », dans dans le tome II, p. 24 et 42.</footnote>
L'établissement dispose d'une part d'un budget propre, sur lequel les heures complémentaires, les vacataires, les contractuels, les lecteurs et les répétiteurs de langue sont payés. D'autre part, il utilise un budget dit « État », qui lui permet de rémunérer les titulaires de la fonction publique d'État (FPE) travaillant au sein de l'Institut, c'est-à-dire les fonctionnaires. Nous avons donc naturellement abordé les différences de gestion qu'impliquent les statuts multiples des personnels de l'Inalco. Par exemple, pour la DRH, ceux dépendant du budget « État » demandent plus de travail dans le suivi de la carrière. Par extension, certaines typologies documentaires ne concernent qu'eux. Cela a corrélaté des éléments que j'avais remarqués lors du récolement des fonds. Dans un deuxième temps, l'implication d'un tiers service dans le processus de paie nous est apparue. En observant le schéma que j'avais préparé, Delphine Descotes nous a fait part de l'absence du service liaison-rémunérations (SLR) de la DRFIP, qui joue pourtant un rôle primordial. Plus concrètement, la gestion de la paie est au sein de l'établissement dite « à façon ». Cela signifie que la DRH transmet chaque mois toutes les informations dont elle dispose sur la rémunération des agents au SLR, qui s'occupe ensuite du versement des salaires et de l'édition des bulletins de paie. Cet acteur peut être vu comme un prestataire, qui assiste l'Inalco dans le traitement de la paie. Dans un troisième temps, nous avons pu nous intéresser aux progiciels utilisés par le service. Pendant le récolement, j'avais noté qu'une partie des documents avaient été imprimés depuis un ordinateur, en citant les noms de plusieurs programmes informatiques. Cela a été confirmé par Delphine Descote. Nous reviendrons plus tard dans ce mémoire sur la question des progiciels et de l'archivage des bases de données qu'ils représentent.

## 2. ENTREVUE AVEC L'AGENCE COMPTABLE

Le second entretien s'est tenu le 7 avril 2025 avec Renée Rajaona, fondée de pouvoir<fnref n="79" /> de l'Agence comptable, ainsi que les deux archivistes du SISAP. Une grande partie de mes questions avaient déjà trouvé une réponse mais je souhaitais tout de même connaître le point de vue de ce service au sujet de la procédure de paie. En lien direct avec l'entrevue avec la DRH, je voulais évoquer le contrôle de la paie des agents rémunérés sur le budget propre de l'Inalco. J'avais également besoin de précisions sur des typologies documentaires spécifiques à la comptabilité et sur les modalités d'un contrôle de la Cour des comptes qui a eu lieu en 2022.

<footnote n="79">⁷⁹ D'après le Larousse, un fondé de pouvoir est une : « personne dûment autorisée à agir au nom d'une autre ou d'une société ».</footnote>
Nous avons commencé par évoquer la question du double budget. Delphine Descote
nous avait expliqué que l'ensemble des pièces justificatives de la paie des agents dépendant
du budget propre était contrôlé par l'Agence comptable avant tout versement financier. Cela
s'effectue dans le cadre de la relation ordonnateur-comptable qui lie les deux services, pour
permettre la délivrance d'un visa d'autorisation de paiement. La suite de l'entretien a apporté
un éclairage sur le fonctionnement général de la comptabilité. Nous nous sommes intéressées
au décret relatif à la GBCP<fnref n="80" /> et sa traduction concrète en termes d'organisation et de suivi des
opérations financières. En complément de cela, Renée Rajaona nous a expliqué plusieurs
points particuliers, comme la ventilation budgétaire ou les comptes comptables. Au sujet des
contrôles auxquels peut être soumis son service, la fondée de pouvoir n'a pas pu nous donner
plus d'informations. Elle ne travaille à l'Inalco que depuis quelques mois et ne connaît donc
pas encore tout à fait l'historique du fonctionnement de l'établissement. Cela est également le
cas de l'agent comptable de l'Institut, Philippe Caron, qui est arrivé assez récemment en
poste<fnref n="81" />.

On peut remarquer que les entretiens avec les services producteurs présentent des
limites. Les agents ne connaissent pas les méthodes de travail de leurs prédécesseurs, car elles
se sont totalement transformées au fil des décennies, notamment avec l'informatisation des
services et la dématérialisation des façons de faire. Cela peut compliquer la tâche de
l'archiviste dans la compréhension du contexte de production des archives qu'il traite. Par
exemple, certaines typologies documentaires ne sont plus utilisées aujourd'hui et les raisons
de leur emploi passé sont maintenant tombées dans l'oubli. De plus, les services producteurs
ne sont pas toujours au courant du fonctionnement des uns et des autres, ou alors se
contredisent sur certains points. Ces deux entrevues m'ont permis une réelle transition
intellectuelle entre le processus et la procédure de paie. Cela a été complété par quelques
questions supplémentaires posées par mail à Corinne Rochemont, gestionnaire de paie,
Olivier Granger, directeur adjoint de la DRH, Philippe Caron, agent comptable et Marthe
Lagrais, gestionnaire du Portail des éléments transmis pour la retraite en ligne (PETREL) en
charge de l'Inalco. Enfin, comme l'explique l'archiviste Jules Arnaud : « Complété par le qui,
le comment et le quand, le processus se transforme en procédures opérationnelles<fnref n="82" /> ». De cette

<footnote n="80">80 Une définition se trouve page 18.</footnote>

<footnote n="81">81 Voir le livrable 5 « Transcription de l'entretien avec la Direction des ressources humaines » et le livrable 7 « Transcription de l'entretien avec l'Agence comptable », dans le tome II, p. 27 et 45.</footnote>

<footnote n="82">82 ARNAUD (Jules), « Une politique de gestion des documents d'activité pour une gouvernance documentaire stratégique », dans *La Gazette des archives*, numéro 228 (2012), p. 164.</footnote>
manière, les informations collectées sont venues compléter, confirmer ou modifier la schématisation du processus pour aboutir à celle de la procédure (voir figure 5).

### 3. MODÉLISATION DE LA PROCÉDURE DE PAIE

<table><tr><td>DRH</td><td>Pôle de gestion des personnels, enseignants et administratifs</td><td><ul><li>Suivi des agents et de leur situation administrative au quotidien : nombre d'heures travaillées, congés, évolution de carrière, gestion des contrats de travail...</li><li>Codification de la paie par carte, dite par mouvements<sup>83</sup> : prise en compte des éléments variables (primes, commissions, heures complémentaires, rappels de salaires, absences, congés payés, jour de carence...)</li><li>Calcul du salaire</li></ul></td></tr></table>

<table><thead><tr><th colspan="2">Budget État</th><th colspan="2">Budget propre</th></tr></thead><tbody><tr><td></td><td></td><td>DRH</td><td>Pôle de gestion des personnels, enseignants et administratifs</td><td>- Transmission des informations de la paie et des pièces justificatives</td></tr><tr><td>DRH</td><td>Pôle de gestion des personnels, enseignants et administratifs</td><td>- Contrôle interne de la codification</td><td>Agence comptable</td><td><ul><li>Contrôle de la codification</li><li>Délivrance du visa de paie</li></ul></td></tr></tbody></table>

<table><tr><td>DRH</td><td>Pôle de gestion des personnels, enseignants et administratifs</td><td>- Envoi de la codification de paie (bande GEST avec des mouvements) et de justificatifs sur le « Portail de la gestion publique »</td></tr><tr><td>DRFIP</td><td>SLR</td><td><ul><li>Vérification de la codification et des mouvements par rapport aux justificatifs fournis</li><li>Édition des bulletins de paie et des historiques annuels par leur logiciel sur le portail PDFedit</li></ul></td></tr><tr><td>DRH</td><td>Pôle de gestion des personnels, enseignants et administratifs</td><td>- Vérification <i>a posteriori</i> par les gestionnaires de paie</td></tr></table>

<footnote n="83">83 Il s'agit d'un langage informatique de codification utilisé par les logiciels de ressources humaines. Une carte correspond à une mission, comme la gestion des congés ou celle des arrêts maladie, et un mouvement représente une action effectuée sur une carte, telle que la validation de vacances ou le déclenchement d'un jour de carence.</footnote>
<table><caption>Figure 5 : Schéma de la procédure de paie<fnref n="84" />.</caption><thead><tr><th colspan="3">Budget État</th><th colspan="2">Budget propre</th></tr></thead><tbody><tr><td>DRFIP</td><td>SLR</td><td>- Versement des salaires</td><td>Agence comptable</td><td>- Versement des salaires<br>- Comptabilisation de la paie</td></tr><tr><td>DRFIP</td><td>SLR</td><td>- Mise à disposition des bulletins de paie des titulaires et contractuels sur l'ENSAP</td><td></td><td></td></tr><tr><td>DRH</td><td>Pôle d'aide au pilotage, contrôle de la paie et masse salariale</td><td>- Transmission des jeux de données de la paie à la DRFIP via le portail CTDSN</td><td></td><td></td></tr><tr><td>DRFIP</td><td>SLR DSN</td><td>- Vérification et édition de la DSN<br>- Calcul des charges sociales dues aux OPS et de l'imposition<br>- Transmission des CRM à la DRH via le CTDSN</td><td></td><td></td></tr><tr><td>DRH</td><td>Pôle d'aide au pilotage, contrôle de la paie et masse salariale</td><td>- Correction de potentielles erreurs grâce aux CRM<br>- Transmission d'informations complémentaires</td><td></td><td></td></tr><tr><td>DRFIP</td><td>SLR DSN</td><td>- Validation de la DSN<br>- Transmission de la DSN à la DRH<br>- Versement des charges sociales</td><td></td><td></td></tr></tbody></table>

Pour pouvoir identifier les relations entre services producteurs, un code couleur est utilisé. Le vert correspond à la DRH, l'orange à la DRFIP et le bleu à l'Agence comptable. On peut constater que cette dernière intervient finalement assez peu et n'a pas accès à autant d'informations et de documents que les autres, du fait de la gestion en deux budgets distincts. La bonne conduite de la paie repose essentiellement sur les échanges entre la DRH et la DRFIP. Le SISAP n'a pas compétence à collecter et conserver les archives de la DRFIP<fnref n="85" />, elles ne seront donc pas traitées dans ce mémoire. Cette situation montre encore une fois la complexité administrative à laquelle est confronté l'archiviste au quotidien.

La collecte d'informations sur les archives de la paie a mobilisé différentes sources et nécessité plusieurs échanges avec les services producteurs. Dans le cas présent, il faut savoir s'adapter aux spécificités des missions de chaque agent et à leur regard sur leurs propres

<footnote n="84">⁸⁴ Pour une meilleure compréhension, se référer à la table des abréviations.</footnote>

<footnote n="85">⁸⁵ Les archives des différentes DRFIP sont conservées par les Archives départementales des territoires sur lesquels se trouvent leurs locaux, car il s'agit de services déconcentrés de l'État.</footnote>
dossiers, mais aussi à leurs disponibilités. Si dresser un premier portrait du processus a été
rapidement possible, l'affiner pour en faire celui de la procédure a été un travail minutieux sur
plusieurs mois.
### III. UN NOUVEAU REGARD SUR LES
ARCHIVES DE LA PAIE

Après avoir étudié le contexte propre à l'Inalco et analysé le fonctionnement de la paie au sein de l'établissement, nous disposons maintenant d'éléments permettant de traiter les fonds d'archives en lien avec la paie. Dans cette partie, nous aborderons la rédaction d'un tableau de gestion prenant en compte plusieurs services producteurs, puis nous verrons la méthodologie utilisée pour reprendre les fonds, et pour terminer nous nous intéresserons au nouvel enjeu que représente la gestion des archives de la paie nativement électroniques.

#### A. D'UNE PROCÉDURE À UN TABLEAU DE GESTION

##### 1. ANALYSE DES TYPOLOGIES DOCUMENTAIRES

Dès le début de l'étape du récolement, il m'a paru important de commencer par une liste des typologies documentaires rencontrées, dans l'idée de pouvoir ensuite préparer un tableau de gestion. Rapidement, je me suis rendu compte que plusieurs d'entre elles portent le même nom. Par exemple, je ne retrouvais pas la même information sur le document lui-même que dans sa description dans le bordereau de versement. Cela a été le premier point à éclaircir. Pour ce faire, j'ai utilisé les définitions rassemblées dans la notice et consulté des référentiels de conservation des archives, des instructions et circulaires de tri rédigés par le SIAF, l'AAF et le SISAP<fnref n="86" />.

Une fois terminées les recherches et schématisations présentées dans la deuxième partie de ce mémoire, j'ai pu réellement commencer la construction d'un tableau de gestion ou référentiel de conservation. Je me suis tout d'abord demandé comment le rendre clair malgré l'implication de deux services producteurs et une répartition temporelle inégale de la production documentaire. De ce fait, le document utilise un code couleur et est organisé selon la fréquence de chaque action : quotidienne, mensuelle, annuelle ou ponctuelle. Au sein de ces catégories, on trouve chaque étape de la procédure de paie avec les typologies documentaires correspondantes. Cela permet de ne pas trop alourdir la présentation du tableau, tout en

<footnote n="86">86 Références disponibles dans la bibliographie.</footnote>
suivant un déroulement logique (voir figure 6). Ma mission de stage portant sur la paie dans son ensemble, le tableau de gestion ne prend pas uniquement en compte la procédure de paie décrite précédemment. Il comprend aussi les typologies documentaires des actions préalables et postérieures à celle-ci. Par exemple, il peut s'agir de documents liés à l'embauche ou au départ à la retraite d'un agent.

<table><caption>Figure 6 : Extrait du tableau de gestion (colonnes des services producteurs et des typologies documentaires).</caption><thead><tr><th colspan="2">Traçabilité de la paie</th></tr></thead><tbody><tr><td>DRH</td><td><ul><li>Bordereau-journal</li><li>Bordereau de mandatement</li><li>Relevé récapitulatif des sommes mises en paiement</li><li>Journal mensuel de paie</li><li>Bordereau récapitulatif mensuel de paie</li><li>Livre des rémunérations ou livre de paie</li></ul></td></tr><tr><th colspan="2">Contrôle de la paie (uniquement sur le budget propre)</th></tr><tr><td>AC</td><td>Vérification de la paie et des pièces justificatives :<ul><li>Livre des rémunérations</li><li>Listes nominatives</li><li>Arrêtés</li><li>Contrats</li><li>État des heures</li><li>Récapitulatifs de cotisation</li><li>Bulletins de paie</li></ul></td></tr></tbody></table>

## 2. DÉFINIR LES DURÉES D'UTILITÉ ADMINISTRATIVE ET LES SORTS FINAUX

Les colonnes des services producteurs et des typologies documentaires prêtes, il faut maintenant s'intéresser pour chaque dossier ou document au choix d'une durée d'utilité administrative (DUA) et d'un sort final (SF) (voir figure 7). Pour les définir, plusieurs aspects sont à prendre en considération et à concilier, comme l'explique l'archiviste Walid Brahim : « Pour chaque action, on recense les obligations de conservation de preuves (légale réglementaire/contractuelle) ainsi que le type de contrôle (reporting en cours d'action, contrôle a posteriori, preuve à long terme)<fnref n="87" /> ». Tout d'abord, il faut tenir compte de la valeur primaire<fnref n="88" /> du document. Cela revient à comprendre en quoi il est utile, ce qu'il peut justifier

<footnote n="87">87 DESSOLIN-BAUMANN (Sylvie), BRAHIM (Walid), op. cit., p. 231.</footnote>

<footnote n="88">88 D'après l'Abrégé d'archivistique, p. 106, « La valeur primaire d'un document d'archives est celle que le service qui l'a produit confère au document et qui justifie sa conservation par ce service comme preuve ou</footnote>
ou non et combien de temps en a besoin le service producteur. En l'occurrence, il s'agit
d'assurer la gestion de la paie des agents. Ensuite, il est nécessaire de s'intéresser à sa valeur
secondaire<fnref n="89" />. Le document peut avoir une ou plusieurs autres fonctions que celle pour laquelle
il a été produit. Dans le cas présent, on peut en décompter trois : la constitution d'un dossier
de retraite par les agents, la justification des dépenses de l'Inalco en cas de contrôles et le
témoignage d'une pratique administrative pour les générations futures.

Le choix d'une DUA et d'un SF doit être cohérent à ces valeurs et être dûment justifié
car l'archiviste a la responsabilité de trancher la question de l'intérêt à conserver ou non les
documents produits par les administrations, qu'ils soient papier ou électroniques. Pour ce
faire, je me suis appuyée sur différentes sources d'information. J'ai à nouveau consulté les
référentiels de conservation des archives, les instructions et circulaires de tri rédigées par le
SIAF, l'AAF et le SISAP<fnref n="90" />. J'ai ensuite fait des recherches sur les différents textes de loi
pouvant avoir un impact sur les typologies documentaires. Je me suis aussi penchée sur le
sujet des contrôles, en consultant la documentation disponible sur le site internet de la Cour
des Comptes et de l'Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d'allocations
familiales (URSSAF)<fnref n="91" />. Concernant le dossier de départ en retraite, j'ai trouvé très peu
d'éléments concrets sur le site internet officiel dédié. De fait, il est prévu pour s'adapter à la
carrière de chacun et ne donner que des informations personnalisées. Pour terminer, j'ai repris
les données de ma notice et de la transcription des entretiens.

L'ensemble de ces éléments est venu nourrir le tableau de gestion, ce qui m'a permis
de déterminer tous les DUA et SF. Le recoupage d'informations entre les différentes sources
m'a donné des points de comparaison et a comblé des manques. De là, plusieurs cas de figure
se sont présentés à moi : soit les documents donnaient directement l'information, soit ils se
contredisaient, soit ils étaient muets. Mes choix sont ainsi documentés et justifiés dans une
colonne du tableau de gestion. Ce dernier pourra donc être mieux compris dans son
application, et permettra également aux archivistes du SISAP de facilement le mettre à jour
dans quelques années.

<footnote>moyen d'assurer la continuité d'un processus. La valeur primaire justifie en priorité la durée d'utilité administrative. »</footnote>

<footnote n="89">89 D'après l'Abrégé d'archivistique, p. 106, « La valeur secondaire est celle que le document possède comme source d'information pour un public large, notamment scientifique. C'est elle qu'il faut notamment évaluer pour déterminer si le document mérite une conservation définitive. »</footnote>

<footnote n="90">90 Références disponibles dans la bibliographie.</footnote>

<footnote n="91">91 URSSAF, « La charte du cotisant contrôlé », site de l'URSSAF
[https://www.urssaf.fr/files/live/sites/urssaffr/files/outils-documentation/guides/Charte-du-cotisant-controle.pdf]
(consulté le 13/03/2025).</footnote>
<table><caption>Figure 7 : Extrait du tableau de gestion (ajout des colonnes « DUA » et « SF »).</caption><thead><tr><th colspan="4">Traçabilité de la paie</th></tr></thead><tbody><tr><td rowspan="3">DRH</td><td>- Bordereau-journal</td><td rowspan="3">10 ans</td><td rowspan="3">D</td></tr><tr><td>- Bordereau de mandatement</td></tr><tr><td>- Relevé récapitulatif des sommes mises en paiement</td></tr><tr><td></td><td>- Journal mensuel de paie</td><td rowspan="2">50 ans</td><td rowspan="2">D/C</td></tr><tr><td></td><td>- Bordereau récapitulatif mensuel de paie</td></tr><tr><td></td><td>- Livre des rémunérations ou livre de paie</td><td>50 ans</td><td>C</td></tr><tr><th colspan="4">Contrôle de la paie (uniquement sur le budget propre)</th></tr><tr><td>AC</td><td>Vérification de la paie et des pièces justificatives :<br/>- Livre des rémunérations<br/>- Listes nominatives<br/>- Arrêtés<br/>- Contrats<br/>- État des heures<br/>- Récapitulatifs de cotisation<br/>- Bulletins de paie</td><td>80 ans</td><td>T</td></tr></tbody></table>

## 3. LIMITES DU TABLEAU DE GESTION

L'objectif initial d'un tableau de gestion est d'être un outil commun entre un service d'archives et un ou plusieurs services producteurs, pour pouvoir s'occuper au mieux des documents dès leur création et leur période d'âge courant. De plus, cela facilite grandement la préparation de leur versement au service d'archives.

Toutefois, établir un référentiel de conservation est un travail de longue haleine. Comme nous l'avons vu, il implique un dialogue avec les services producteur ainsi que de nombreuses recherches. À cela s'ajoute l'ultime étape, la validation par le contrôle scientifique et technique de l'État (CST). Dans le cas présent, il est exercé par la MAPC du MESR. Les interlocuteurs principaux du SISAP y sont Cyprien Henry, conservateur du patrimoine et chef de cette mission, et Anne-Marie Bailloux, son adjointe. Tous deux ont un point de vue à l'échelle nationale de l'archivage dans les universités françaises, ce qui leur donne une expertise précieuse sur le sujet. Comme je m'y attendais, car apprenti n'est pas maître, leurs retours sur le tableau de gestion ont conduit à la modification de quelques DUA et SF. Cependant, ce qui a le plus posé problème a été l'utilisation comme source du tableau de gestion de la section Aurore de l'AAF pour les archives des ressources humaines, publié en
2011<sup>92</sup>. En effet, je ne savais pas que ce document n'avait pas été validé par le SIAF et n'avait donc aucune valeur légale pour justifier des DUA ou des SF. Ces derniers n'étaient pas forcément faux, mais le CST m'a demandé de les revoir en les appuyant plutôt sur des textes de loi ou des circulaires officielles du SIAF. Même si ce travail de révision a pris du temps, il m'a permis de questionner le raisonnement et les choix faits par d'autres archivistes, à une période où la dématérialisation administrative était encore à ses débuts.

Si le tableau de gestion que j'ai rédigé prenait autant appui sur celui de la section Aurore de l'AAF, c'est parce que lui aussi correspond à la production documentaire telle qu'elle était avant la grande vague de dématérialisation des années 2010. Certes, il reste pertinent pour les archives papier qui ont déjà été versées au SISAP, mais il ne pourra être utilisé ni par la DRH, ni par l'Agence comptable. En effet, certaines typologies documentaires n'existent plus et d'autres prennent aujourd'hui plutôt la forme d'un jeu de données au sein d'un progiciel. Pour celles qui sont encore en usage, leur archivage pose même parfois question. Par exemple, les bulletins de paie des agents sont désormais édités par le SLR de la DRFIP puis mis à disposition sans limite de temps sur l'Espace numérique sécurisé des agents publics de l'État (ENSAP). Une copie continue tout de même d'être transmise à la DRH au format PDF. Cela interroge ainsi la responsabilité de l'archivage de cette typologie : en principe, un service d'archives conserve des documents originaux au maximum. Dans le cas présent, est-ce au SISAP de collecter des copies ? Ou est-ce à l'équipe de gestion de l'ENSAP de préparer l'archivage futur des documents originaux ? Ce sujet montre la complexité des thématiques auxquelles peut être confronté l'archiviste.

Rédiger un tableau de gestion demande un travail rigoureux et minutieux, mais donne aussi l'opportunité de dialoguer avec différents interlocuteurs. Il permet de prendre un certain recul sur les documents, en les replaçant dans le fonctionnement global d'un service producteur ou d'une institution. Une fois finalisé, ce référentiel de conservation m'a permis de préparer des éliminations dans les fonds.

<footnote n="92">92 HÉLY-DESCHAMPS (Elisabeth), « Le groupe de travail « Cadre méthodologique » de la section Aurore : réflexions et échanges autour d'une harmonisation des pratiques d'échantillonnage », dans *La Gazette des archives*, numéro 243 (2016), p. 209-211.</footnote>
## B. LA REPRISE DES FONDS

L'ensemble des travaux présentés dans les parties précédentes avait pour objectif de traiter de manière nouvelle les archives de la paie. À mes yeux, cette démarche correspondait à trois points d'attention. Le premier, étant d'utiliser sur les fonds les normes internationales de description archivistique proposées par le Conseil international des archives (CIA), le deuxième, de pouvoir identifier des redondances parmi les documents, et le dernier, de procéder à des éliminations car les locaux du SISAP arrivent à saturation.

### 1. LES NORMES ARCHIVISTIQUES : ISAD(G), ISAAR(CPF) ET ISDF

Le CIA s'est penché sur la normalisation internationale des descriptions archivistiques dès les années 1990. Son objectif était d'harmoniser les pratiques, notamment entre les traditions archivistiques française et anglo-saxonne, et de faciliter les échanges d'informations entre les services d'archives à l'échelle mondiale. Les normes sont prévues pour pouvoir fonctionner de manière complémentaire ou indépendante<fnref n="93" />. La première d'entre elles, ISAD(G), publiée en 1994 et revue en 1999, porte sur la structure des instruments de recherche. Elle codifie les informations nécessaires à la rédaction d'une introduction et l'utilisation de la ponctuation afin de rendre compréhensible l'articulation dossier – sous-dossiers dans les descriptions de cotes<fnref n="94" />. Le SISAP l'utilise paradoxalement très souvent et en même temps très peu. Le SIA du service, Ligéo, repose de manière structurelle sur la norme, car il est construit sur les principes de celle-ci. ISAD(G) est donc omniprésente dans la gestion des archives. Néanmoins, les archivistes n'appliquent pas les principes de ponctuation qu'elle édicte : elles conservent les analyses rédigées par les services producteurs dans les bordereaux de versement. Les reprendre serait une charge de travail très importante, d'autant plus que peu de documents sont destinés à la conservation définitive en tant qu'archives historiques.

La deuxième norme, ISAAR(CPF), parue en 1996 et révisée en 2004, présente les producteurs d'archives. Il peut s'agir d'un service administratif, d'une association, d'une famille, mais aussi d'une personne physique ou morale. La norme permet de décrire un fonctionnement, d'établir une biographie et de détailler des relations, hiérarchiques ou non,

<footnote n="93">93 SIBILLE – DE GRIMOÜARD (Claire), « Les normes internationales de description archivistique : origines, développements, perspectives », dans *La Gazette des archives*, numéro 228 (2012), p. 77.</footnote>

<footnote n="94">94 SIBILLE – DE GRIMOÜARD (Claire), « Les normes internationales de description archivistique », op. cit., p. 81.</footnote>
entre des producteurs. En bref, elle retrace l'ensemble des informations qui concernent le contexte de production des documents, sous la forme d'une notice d'autorité<fnref n="95" />. La troisième norme, ISDF, se positionne dans la continuité des travaux du CIA. Diffusée en 2007, elle se penche sur le sujet des fonctions. Elle correspond ainsi aux attributions ou missions des producteurs. Son intérêt, dans le cadre des archives publiques, est de documenter les évolutions dans la répartition des compétences, entre deux types de collectivités par exemple. La dernière norme, ISDIAH, publiée en 2008, vient compléter cet ensemble en décrivant les institutions qui conservent des archives<fnref n="96" />.

Tout au long de ma mission, j'ai collecté beaucoup d'informations sur la paie et il m'a semblé intéressant d'essayer de les formaliser sous la forme de deux fiches ISAAR(CPF), une pour la DRH, une pour l'Agence comptable. Je souhaitais aussi établir une fiche ISDF pour la fonction « paie » à l'Inalco. L'utilisation de ces normes ne faisait pas partie des attentes du SISAP quant à mon stage, mais cela constituait toutefois une opportunité de m'entraîner à les appliquer. Il était important que je prépare des documents récapitulatifs de mon travail, pour permettre la continuité de service après mon départ.

Très rapidement, l'élaboration des fiches a montré des limites. Les champs à remplir ne permettaient pas de rendre compte de tous les éléments rassemblés au fur et à mesure de ma mission. À l'inverse, ils portaient parfois sur des thèmes sur lesquels aucune information n'était disponible, comme l'historique des services producteurs par exemple. Cela est lié au fait que je ne me suis pas référée à la norme lorsque j'ai élaboré les questionnaires pour les entretiens, mais aussi que, pour appliquer l'approche par processus, j'ai tenté d'adopter le point de vue le plus large possible dans ma démarche d'audit. De ce fait, les informations récoltées ne portent pas uniquement sur des points archivistiques.

## 2. L'IDENTIFICATION DES REDONDANCES DANS LES FONDS

Comme expliqué précédemment, j'ai procédé au récolement année par année. De cette manière, j'ai pu établir parallèlement un deuxième tableur dédié aux redondances. Les archivistes avaient identifié lors du dernier versement de la DRH la présence de potentiels documents doublons. Pour faire le point sur ce sujet, j'ai donc imaginé un tableau reprenant les principales typologies documentaires et les types de postes ou statuts existant à l'Inalco,

<footnote n="95">95 SIBILLE – DE GRIMOÜARD (Claire), « Les normes internationales de description archivistique », op. cit., p. 82-83.</footnote>

<footnote n="96">96 MOTTE (Alice), « La normalisation de la description archivistique : enjeux et actualités », dans *La Gazette des archives*, numéro 238 (2015), p. 124-125.</footnote>
pour chaque année (voir figure 8). Il permet le croisement des informations, en répertoriant les cotes des deux services producteurs au même endroit.

<table><thead><tr><th colspan="10">Ressources humaines</th></tr><tr><th>1989</th><th>Cours complémentaires</th><th>Vacataires</th><th>Enseignants et administratifs titulaires</th><th>Personnels payés sur le budget de l'Etat</th><th>Enseignants titulaires</th><th>Cours complémentaires payés sur le budget de l'Etat</th><th>Administratifs titulaires</th><th>Enseignants</th></tr></thead><tbody><tr><td>Bulletins de paie</td><td>X 8W785, 883 (récapitulatifs), 958 (récapitulatifs)</td><td>X 8W415, 958 (récapitulatifs)</td><td></td><td></td><td>X 8W934 (récapitulatifs)</td><td></td><td>X 8W450 (récapitulatifs)</td><td></td></tr><tr><td>Historique annuel</td><td>X 8W784</td><td></td><td>X 8W1036</td><td></td><td></td><td></td><td>X 8W452</td><td></td></tr><tr><td>Journaux mensuels de paie</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>Sécurité sociale</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td>X 8W1307</td></tr><tr><td>URSSAF</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>MGEN</td><td></td><td>X 8W1295</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>Ircantec</td><td></td><td>X 8W1295</td><td></td><td></td><td></td><td>X 24W22</td><td></td><td></td></tr><tr><td>Imposition</td><td>X 8W958</td><td>X 8W958</td><td>X 8W1309</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>Déclaration annuelle des salaires/données</td><td>X 8W784</td><td>X 8W1295</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>Fiche de liaison</td><td>X 8W883</td><td></td><td></td><td>X 8W1322</td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr></tbody></table>

<table><caption>Figure 8 : Extrait du tableau comparatif des fonds pour l'année 1989.</caption><thead><tr><th colspan="2">Agence comptable</th></tr><tr><th>1989</th><th>Type de poste non précisé</th></tr></thead><tbody><tr><td>Bulletins de paie</td><td>X 9W79</td></tr><tr><td>Fiche de liaison</td><td>X 9W79</td></tr></tbody></table>

Une fois déterminée la liste des archives en double, il fallait comprendre quel service producteur créait les originaux et lequel ne versait que des copies. En effet, la DRH considère qu'elle transmet des originaux à l'Agence comptable et qu'elle ne garde que des copies. A contrario, l'Agence comptable estime que la DRH ne lui fait parvenir que des copies et garde les originaux. Face à ce dilemme, nous nous sommes senties assez démunies. Toutefois, en faisant des recherches sur les pièces comptables pour le tableau de gestion, j'ai trouvé la réponse à cette question. En ce qui concerne la paie, la loi impose à la DRH de remettre les documents originaux, que ce soit des pièces comptables ou justificatives, à l'Agence comptable<fnref n="97" />. Il est donc clairement apparu que nous devions conserver les documents de l'Agence comptable. Nous reviendrons plus en détail sur ce que cela implique en termes d'éliminations dans la sous-partie suivante.

Ce tableau a également été un outil très intéressant pour en construire un autre : un arbre décisionnel. Pour cela, il était nécessaire de pouvoir identifier des documents pouvant se substituer à d'autres. Par exemple, lorsque que les historiques annuels des agents existent et sont conservés, on peut éliminer les bulletins de paie correspondants. J'ai donc rassemblé sur

<footnote n="97">97 Instruction DAF/DPACI/RES/2008/008 relative à la durée d'utilité administrative des documents comptables détenus par les ordonnateurs.</footnote>
le sujet les informations éparpillées dans la colonne « Observations » du tableau de gestion. Je me suis ensuite servi du logiciel *draw.io*. Il propose plusieurs modèles modifiables, ce qui m'a permis de tester différentes façons de présenter le schéma. Finalement, j'ai choisi d'aller au plus simple afin de rendre le document clair à l'usage, avec un système de questions fermées<fnref n="98" />. Le principal point fort de l'arbre décisionnel est que j'ai pu rapidement le mémoriser. Il s'agit d'un outil que les archivistes pourront utiliser à l'avenir pour d'autres opérations d'éliminations.

### 3. LES ÉLIMINATIONS

Depuis plusieurs années, le SISAP organise ses éliminations réglementaires annuellement, souvent au mois de juillet. Néanmoins, le service n'a pas pu réaliser celles de l'année dernière : la dissolution de l'Assemblée nationale a perturbé le fonctionnement de la MAPC du MESR et les bordereaux d'élimination (BE) n'ont pas été signés à temps par le CST pour les éliminations de juillet. De plus, la Maison de la recherche se trouvait dans une zone à la circulation perturbée par les Jeux olympiques. Par conséquent, les magasins physiques de conservation sont globalement saturés, notamment ceux dédiés à la DRH et à l'Agence comptable.

Avec Sarah Cadorel et Emma Bahous, nous avons convenu de plusieurs points au sujet de la méthodologie à appliquer aux archives de la paie. Ainsi, pour rédiger le BE, il fallait d'abord lister les documents dont la DUA est aujourd'hui échue, ensuite ceux pouvant être substitués par d'autres, et enfin ceux constituant une redondance d'information. Il était également nécessaire de déterminer si les cotes pouvaient être éliminées en entier ou si elles devaient préalablement être triées.

La rédaction du BE s'est faite sur traitement de texte. Le document débute par une page de garde. On y trouve la date, le nom du service d'archives demandeur, le ou les services producteurs concernés ainsi qu'un encart dédié au visa du CST. Sous la forme d'un tableau, il reprend ensuite la cote, le service producteur, la description, les dates extrêmes, la DUA et le métrage linéaire des archives jugées éliminables. Ces éléments doivent permettre à la MAPC du MESR d'exercer le CST, c'est-à-dire comprendre la demande d'élimination, afin de la valider ou non. L'objectif est également que l'archiviste puisse ensuite facilement appliquer le BE aux fonds.

<footnote n="98">98 Voir le livrable 10 « Arbre décisionnel pour les documents substituables à d'autres », dans le tome II, p. 75.</footnote>
Pour le remplir, j'ai commencé par mettre en œuvre le tableau de gestion sur le récolement. J'ai construit ce dernier comme une base de données, ce qui permet l'usage de filtres pour trier rapidement les informations. Puis, j'ai utilisé la constellation de documents créés tout au long du stage : en croisant les informations contenues par chacun d'eux, les archives substituables et les redondances étaient simples à répertorier. Quant aux originaux de la paie, il était nécessaire de faire un point. En étudiant les anciens BE du service<sup>99</sup>, je me suis rendue compte que la plupart des originaux, détenus par l'Agence comptable, avaient déjà été éliminés, en tant que pièces comptables. Cependant, leurs copies ont été conservées dans les fonds de la DRH. Dans le cas présent, je devais prendre une décision pour les documents allant de 2016 à 2020. Fallait-il que je continue sur la même voie que les précédentes archivistes ? N'était-ce pas plutôt l'occasion de changer de paradigme ? Cette deuxième option est celle que j'ai choisie, car mes recherches m'avaient confirmé quels étaient les documents comptables et justificatifs originaux.

Préparer un BE demande à l'archiviste de la rigueur et des scrupules car il en va de sa responsabilité. Certes, il faut faire de la place dans les magasins de conservation mais de manière raisonnée. Dans mon cas par exemple, une erreur pourrait pénaliser des agents voulant constituer leur dossier de retraite. Une fois le BE prêt<sup>100</sup>, il doit être envoyé par mail à la MAPC du MESR, où il est étudié. Cyprien Henry et Anne-Marie Bailloux ont ainsi validé mes propositions d'élimination. Toutefois, il s'agit seulement d'un accord de principe : le SISAP procède à des échanges par mails avec la MAPC du MESR puis envoie une version papier définitive des BE, avant de recevoir en retour un courrier contenant tous les documents signés.

Le traitement intellectuel des éliminations terminé, il était temps de passer au traitement physique des archives. Elles représentent environ 170 boîtes pour 35 mètres linéaires. Avec Emma Bahous, nous avons commencé par les cotes qui n'ont pas besoin d'être triées : nous y avons collé des gommettes rouges. Ensuite, je me suis occupée des différents tris à effectuer. Concrètement, j'extrayais les documents à conserver en suivant le récolement et BE, puis je les reconditionnais et recotais en allant. Cette méthode m'a permis d'éviter de me retrouver avec des piles de dossiers en attente de traitement mais aussi de perdre des informations, comme les cotes. Les archives à éliminer restaient dans leur boîte, sur laquelle j'apposais une gommette rouge. L'avantage de ce système est l'identification des boîtes prêtes

<footnote n="99">99 Voir livrable 13 « Synthèse des éliminations de la Direction des ressources humaines et de l'Agence comptable depuis 2009 », dans le tome II, p. 85.</footnote>

<footnote n="100">100 Voir le livrable 14 « Bordereau d'élimination des archives de la paie », dans le tome II, p. 90.</footnote>
à être détruites. Après cela, j’ai transposé les informations du BE dans le logiciel de gestion des fonds, Ligéo.

Pendant que je triais les documents, Emma Bahous a pris contact avec le prestataire de destruction pour établir un devis et prendre un rendez-vous. Il a ainsi été convenu que son équipe viendrait le 17 juillet à 8h30 avec 21 bacs de 660 L. La veille, Emma Bahous et moi-même avons sorti toutes les boîtes avec des gommettes des caves et nous les avons empilées dans les couloirs (voir figure 9). Cela nous a rassurées : personne n’aurait à aller dans les magasins de conservation, ce qui limite grandement le risque d’archives emportées par erreur.

<figure><img src="image_4.png" /><figcaption>Figure 9 : Archives de la paie devant être éliminées.</figcaption></figure>

Au cours de cette sous-partie, nous avons vu comment les archives de l'Agence comptable et de la DRH ont pu être reprises. Les normes internationales de description archivistiques y ont été appliquées sans grand succès. Les questions des doubles et originaux ainsi que des documents substituables ont été tranchées, et, les éliminations ont pu avoir lieu. Néanmoins, nous n'avons abordé jusqu'ici que les fonds papier.
C. LE PENDANT ÉLECTRONIQUE

La définition légale des archives comprend les documents nativement électroniques<fnref n="101" />. Tout au long de ce mémoire, nous avons à plusieurs reprises effleuré ce sujet. Aujourd'hui produites de manière massive, elles impliquent pour l'archiviste une adaptation à d'autres enjeux. Tout d'abord, nous nous intéresserons à la dématérialisation et aux pratiques des services producteurs. Ensuite, nous nous pencherons sur l'archivage des fonds nativement numériques. Enfin, nous aborderons des perspectives d'avenir pour les archives de la paie.

1. LES LOGICIELS DES SERVICES PRODUCTEURS

Comme la plupart des établissements de même stature, l'Inalco a connu une première phase d'informatisation tout au long des années 1990, puis une deuxième de dématérialisation depuis les années 2010. Pour les services, cela s'est traduit par l'utilisation successive ou parallèle de plusieurs logiciels. D'abord exploités à des fins d'impression, ils sont aujourd'hui conçus pour une gestion complètement numérique des informations. Pour les archives de la paie, j'ai pu reconstituer en partie cet historique, d'après des notes sur les documents et les entretiens menés avec les services producteurs (voir figure 10).

<table><thead><tr><th colspan="4">Direction des ressources humaines</th></tr><tr><th colspan="2">Budget propre</th><th colspan="2">Budget État</th></tr></thead><tbody><tr><td>Années d'utilisation</td><td>Logiciel</td><td>Années d'utilisation</td><td>Logiciel</td></tr><tr><td>≈ années 2000</td><td>GESTIND ?</td><td>≈ années 2000</td><td>GESTIND ?</td></tr><tr><td>?</td><td>?</td><td>? - 2022</td><td>Girafe</td></tr><tr><td>2010 - décembre 2024</td><td>Astre</td><td>2022 - décembre 2024</td><td>Win-paie</td></tr><tr><td>Janvier 2025 -<br/>aujourd'hui</td><td>Win-Paie RH<sup>+</sup><br/>(PreliQ)</td><td>Janvier 2025 -<br/>aujourd'hui</td><td>Win-Paie RH<sup>+</sup><br/>(PreliQ)</td></tr></tbody></table>

<table><caption>Figure 10 : Tableau synthétique des progiciels utilisés par les services producteurs en charge de la paie.</caption><thead><tr><th colspan="2">Agence comptable et Direction du budget et de la commande publique (DBCP)</th></tr></thead><tbody><tr><td>Années d'utilisation</td><td>Logiciel</td></tr><tr><td>? – aujourd'hui</td><td>SIFAC</td></tr></tbody></table>

<footnote n="101">101 D'après l'article L. 211-1 du Code du patrimoine, « Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité ».</footnote>
On peut ici constater que la DRH a disposé jusqu'à récemment d'un logiciel pour chaque budget, tandis que l'Agence comptable utilise la même application depuis plusieurs années. En construisant ce tableau, je me suis demandé comment et où les données contenues dans ces programmes étaient sauvegardées. C'est la DSIRN qui a pu répondre à mes questions de manière informelle. Ce service est chargé de la maintenance des logiciels et du stockage de leurs bases de données sur des serveurs sécurisés, internes à l'Inalco. Malheureusement, cela ne suffit pas à gérer d'une façon pérenne les informations. Le SISAP n'est, dans la très grande majorité des cas, pas inclus aux discussions sur l'arrêt ou la mise en place d'une nouvelle application. Cela pose deux problèmes principaux. Lorsque l'on passe d'un programme à un autre, il est nécessaire de réfléchir à la reprise des données, c'est-à-dire leur transfert du premier vers le second. Nous pouvons ici prendre l'exemple du passage de la DRH à Win-Paie RH⁺ qui a fait le choix d'utiliser les informations se trouvant sur le portail PDFedit de la DRFIP<fnref n="102" /> pour nourrir leur nouvelle base de données. Cela ne correspond donc pas à l'ensemble des éléments qui étaient enregistrés dans Astre et Win-paie. Des données ont ainsi été perdues. Il en va certainement de même pour les précédents logiciels de la DRH, dont les reprises ou non de données n'ont pas été documentées. Le second souci concerne la conception même des applications, sous forme de modules. Ces derniers correspondent aux différentes fonctionnalités proposées par l'éditeur du programme. Mais très souvent, aucun module d'archivage ou d'extraction des données n'existe, comme ici avec Win-Paie RH⁺. Cependant, la DSIRN m'a expliqué que le logiciel était encore en cours de développement : les utilisateurs peuvent faire remonter aux éditeurs des requêtes pour les prochains modules, ce qui pourrait améliorer les conditions d'archivage à moyen ou long terme.

En discutant avec des agents de la DRH, j'ai également constaté une pratique assez répandue : certains d'entre eux utilisent leur boîte mail professionnelle comme espace de stockage. Ils m'ont expliqué qu'ils ont adopté ce fonctionnement car ils ont du mal à retrouver leurs documents. Ces derniers se trouvent donc répartis dans plusieurs espaces numériques, notamment les serveurs, les progiciels et les plateformes gouvernementales. Cette façon de faire peut avoir deux effets notables sur les archives. D'une part, elles peuvent exister sous de multiples copies à différents endroits, comme la boîte mail, le serveur, le disque dur de l'ordinateur ou en version papier. D'autre part, elles peuvent ne plus être accessibles aux autres agents travaillant sur le dossier. Cela pose ainsi question pour leur archivage futur.

<footnote n="102">102 Se référer au schéma de la procédure de paie.</footnote>
## 2. PERSPECTIVES D'AVENIR POUR LES ARCHIVES DE LA PAIE

Nous avons évoqué au fil de ce mémoire les différents aspects de ma mission de stage qui était centrée sur les archives papier de la paie. Des questions liées à l'archivage électronique s'ajoutent, et ces dernières pourraient constituer à elles-seules un sujet de stage. Je voudrais ainsi proposer dans cette sous-partie des pistes d'adaptation de mon travail à ces enjeux.

Aujourd'hui, la procédure de paie est en grande partie dématérialisée, mais cela ne se reflète pas dans le tableau de gestion que j'ai rédigé. Comme nous l'avons vu, j'ai fait le choix de le faire correspondre à la production papier qui se trouvait déjà sous la responsabilité du SISAP<fnref n="103" />. Une nouvelle version du référentiel de conservation pourrait être imaginée, notamment pour les archives de la DRH (voir figure 11). En effet, il s'agit du service producteur qui occupe le plus d'espace physique dans les magasins de conservation, et il y a fort à parier que ce sera le cas également dans les espaces numériques du SISAP. Ce faisant, anticiper la gestion future de ces archives peut permettre de révéler des points de blocage.

Le tableau de gestion inclurait des informations supplémentaires sur les documents, pour lesquelles d'autres entretiens seraient à mener, auprès de la DRH et de la DSIRN. Tout d'abord, nous pourrions préciser quel pôle au sein de la DRH les produit. Ensuite, il serait intéressant de détailler le ou les types de support, papier, électronique ou mixte, et leur localisation : une armoire, un serveur, un logiciel... Cela permettrait de clarifier l'adaptation du service à la dématérialisation mais aussi de limiter la création de doublons par les agents. Enfin, il faudrait déterminer en amont la procédure de versement spécifique aux documents et le service ou pôle qui doit s'en charger. Car en réalité, cela peut prendre plusieurs formes, telles qu'une extraction de données depuis un logiciel, un transfert de fichiers à partir d'un serveur ou encore une impression de tout ou d'une partie des documents.

<footnote n="103">103 Voir partie III, sous-partie A.</footnote>
<table><caption>Figure 11 : Exemple d'une nouvelle version du tableau de gestion.</caption><thead><tr><th rowspan="2">Type de dossier</th><th rowspan="2">Service producteur des archives</th><th rowspan="2">Typologies documentaires</th><th colspan="2">Support (papier et/ou électronique)</th><th rowspan="2">Localisation (armoire, serveur, logiciel...)</th><th rowspan="2">Type de versement : papier, électronique (extraction depuis logiciel ou serveur), impression</th><th rowspan="2">Service versant les archives</th><th rowspan="2">D U A</th><th rowspan="2">S F</th><th rowspan="2">Observations</th></tr><tr><th>P</th><th>E</th></tr></thead><tbody><tr><td colspan="12">Mission : Contrôle de la paie</td></tr><tr><td>Vérification de la paie et des pièces justificatives</td><td>DRH : pôle de gestion des personnels, enseignants et administratifs</td><td>Livre des rémunérations Listes nominatives Arrêtés Contrats État des heures Récapitulatifs de cotisation Bulletins de paie</td><td></td><td>X</td><td>Serveur commun DRH – Agence comptable</td><td>Extraction depuis le serveur</td><td>Agence comptable</td><td>80 ans</td><td>T</td><td>Les documents de ce dossier sont des originaux produits par la DRH puis transmis à l'agence comptable. Il s'agit donc du dossier-maître, contenant des pièces justificatives pour la carrière des agents.</td></tr></tbody></table>
Ce référentiel de conservation pourrait être transposé sous la forme d'un arbre décisionnel car ce type de représentation est parfois plus facile d'utilisation pour les services producteurs. Il pourrait être directement intégré à Ligéo si les archivistes attribuent un code unique à chaque ligne du tableau de gestion. L'avantage principal en serait une forme d'automatisation dans l'identification des dossiers et donc, une meilleure visibilité sur la gestion de leur conservation.

### 3. PROJETS DU SISAP

Bien que le SISAP ne dispose pas d'un SAE, les archivistes s'intéressent de près aux questions d'archivage électronique. Le service a déjà reçu plusieurs versements contenant des documents nativement analogiques ou numériques, notamment dans des fonds de chercheurs. Ils se trouvent en partie sur des cassettes et des disquettes, mais également sur des disques durs et les serveurs de la DSIRN. Cela implique de disposer dans les bureaux d'appareils pouvant lire ces supports, notamment un magnétoscope. Dès qu'elles le peuvent, les archivistes distillent auprès des services producteurs des conseils sur les bonnes pratiques informatiques. Par exemple, elles encouragent les agents à sauvegarder leur travail sur les serveurs plutôt que sur le disque dur de leur ordinateur. En plus de cela, le SISAP s'implique dans l'archivage des logiciels. Les travaux les plus avancés portent sur l'application de gestion de scolarité SCOLAR, dont les données devraient prochainement être versées au CINES. Parallèlement, l'étude du fonctionnement de la plateforme éducative Moodle a permis de commencer à définir des critères de sélection des contenus et à réfléchir à une procédure d'archivage. Enfin, le SISAP a décidé ce printemps de soumettre sa candidature pour la campagne annuelle d'appel à projet « Dispositif interministériel d'accompagnement des missions pour l'archivage électronique » (DIAMAN), proposé pour le SIAF. Le projet s'intitule « Technique, organisation et processus pour l'archivage de Zimbra ». Il a pour objectif de définir une politique d'archivage spécifique aux boîtes mail et calendriers enregistrés dans cette application.

Les archives électroniques représentent un sujet complexe, mais aujourd'hui incontournable. L'utilisation de logiciels ne prévoyant aucun archivage, elle limite la marge de manœuvre du SISAP, et crée des risques de pertes de données. Ces phénomènes demandent
ainsi aux archivistes de savoir non seulement s'adapter, mais aussi transformer des principes imaginés pour le papier au monde numérique.
CONCLUSION

Comme nous l'avons vu dans ce mémoire, ce stage m'a demandé de construire une méthode de travail spécifique à ma mission. Nous avions décidé de mener l'audit des fonds de la paie en utilisant l'approche par processus, bien que celle-ci soit actuellement peu développée dans les services d'archives en France.

Il était tout d'abord nécessaire de replacer la production documentaire dans son contexte de création car il implique certes l'Inalco et ses services administratifs propres, mais aussi des organismes extérieurs. Ces derniers devaient être identifiés afin que leur rôle soit clarifié. Puis, il fallait étudier plus précisément la fonction « paie » au sein de l'établissement. Cela est passé par des recherches multiples et des entretiens avec les services producteurs concernés, qui ont finalement permis de proposer une modélisation du processus et de la procédure. Une notice vient aussi compléter ces documents. Puis, la compréhension des tenants et des aboutissants de la rémunération des agents a permis l'élaboration de nouveaux outils de gestion des documents, tels qu'un référentiel de conservation et un arbre décisionnel. Enfin, l'objectif de cette mission de stage, qui était de pouvoir traiter les fonds de la paie, a été atteint et a permis l'élimination d'environ trente mètres linéaires d'archives.

Cet audit montre que l'approche par processus représente une solution intéressante pour l'archiviste. Même si elle demande un réel investissement en temps, elle permet de renforcer les relations avec les services producteurs et de mieux connaître et comprendre leurs missions. Elle positionne également le service d'archives comme un élément de liaison, qui peut appréhender la production documentaire dans son ensemble. L'approche par processus a l'avantage de synthétiser les informations des différentes fonctions tout en restant compatible avec l'utilisation des outils habituels de l'archiviste. Ce dernier peut ainsi appréhender les fonds avec une vision plus large, ce qui rend ses choix plus précis.

Ce stage s'est aussi déroulé pendant une période de transition pour les archives de la paie. Cette fonction a presque terminé sa dématérialisation : vraisemblablement, la DRH ne versera plus qu'une seule fois des bulletins de paie papiers au SISAP. À cela s'ajoute la mise en place d'un nouveau progiciel de gestion des rémunérations par la DRH en janvier, qui pose notamment problème au niveau de son interfaçage avec celui de l'Agence comptable. Je considère que l'audit a eu lieu au bon moment et qu'il aura une réelle utilité pendant quelques années encore.
Ces six mois à l'Inalco ont ainsi été très enrichissants. Ils m'ont permis de développer un peu plus mes compétences archivistiques et relationnelles. Ma tutrice m'a offert une grande autonomie dans la gestion de ma mission, mais aussi dans mes prises de contact avec les différents interlocuteurs, notamment la MAPC du MESR. Cette nouvelle expérience m'a donné confiance dans mes pratiques professionnelles et dans les choix que je peux opérer dans mon travail. Ce stage m'a également permis de m'imprégner des particularités d'un service d'archives en université, ce qui me permet maintenant de me projeter dans ce type de poste.
# BIBLIOGRAPHIE

## TEXTES LÉGISLATIFS

### INALCO

Décret-loi du 10 germinal an III (30 mars 1795) portant qu'il sera établi dans l'enceinte de la bibliothèque nationale une école publique destinée à l'enseignement de langues orientales.

Ordonnance royale du 14 novembre 1832.

Ordonnance royale du 22 mai 1838.

Décret du 8 novembre 1869.

Décret du 8 juin 1914 portant réorganisation de l'enseignement à l'École nationale des langues orientales vivantes.

Loi du 26 janvier 1984 sur l'enseignement supérieur, dite loi Savary.

### DROIT DU TRAVAIL

Code civil.

Code du travail.

Code général de la fonction publique.

Décret du 2 mars 1791 portant suppression de tous les droits d'aides, de toutes les maîtrises et jurandes et établissement des patentes, dit « décret Allarde ».

Décrets du 10 juin 1899 relatifs au salaire-plancher dans les entreprises répondant à la commande publique, dits « décrets Millerand ».

Loi du 10 juillet 1915 concernant les salaires des ouvrières à domicile dans l'industrie du vêtement.

Loi du 20 juin 1936 instituant les congés payés.

Loi du 21 juin 1936 instaurant la semaine de 40 heures.

Loi du 24 juin 1936 portant sur les conventions collectives.

Arrêtés Parodi-Croizat, pris entre 1945 et 1947, portant sur les grilles salariales.

Loi 11 février 1950 instaurant le salaire minimum interprofessionnel garanti (SMIG).

Loi 10 décembre 1977, complétée par celle du 19 janvier 1978, portant sur la mensualisation des salariés.
## FINANCES PUBLIQUES

Décret n° 62-1587 du 29 décembre 1962 et ses modifications ultérieures, qui forment un règlement général sur la comptabilité publique.

Décret n° 2008-310 relatif à la Direction générale des finances publiques.

Décret n° 2009-707 du 16 juin 2009 relatif aux services déconcentrés de la Direction générale des finances publiques.

Décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique (GBCP).

Arrêté du 23 décembre 2015 portant nouvelle organisation des directions régionales des finances publiques.

## ARCHIVISTIQUE

Code du Patrimoine.

Instruction DAF/DPACI/RES/2005/003 relative au tri et à la conservation des archives reçues et produites par les services et établissements concourant à l'Éducation nationale (rectorats, inspections académiques, établissements d'enseignement supérieur, établissements publics locaux d'enseignement, écoles, établissements d'enseignement adapté et spécialisé, services scolaires des collectivités territoriales, centres de formation et d'apprentissage).

Instruction DAF/DPACI/RES/2007/002 du 15 janvier 2007 concernant le traitement et la conservation des archives des délégations du CNRS et des unités de recherche et de service.

Instruction DAF/DPACI/RES/2008/008 relative à la durée d'utilité administrative des documents comptables détenus par les ordonnateurs.

Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 relative au tri et à la conservation des archives produites par les services communs à l'ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales.

Circulaire DGP/SIAF/2010/018 relative au traitement et conservation des archives des chambres régionales et territoriales des comptes et des comptes de gestion des organismes publics locaux soumis à l'apurement administratif.
# NORMES

## AGENCE AFNOR

FD ISO/TR 26122 (Novembre 2014) : Information et documentation - Analyse des processus pour la gestion des informations et documents d'activité.

ISO 9000:2015 (septembre 2015) : Systèmes de management de la qualité – Principes essentiels et vocabulaire.

NF ISO 15489-1 (juin 2016) : Information et documentation - Gestion des documents d'activité - Partie 1 : concepts et principes.

## CONSEIL INTERNATIONAL DES ARCHIVES

MOTTE (Alice), « La normalisation de la description archivistique : enjeux et actualités », dans *La Gazette des archives*, numéro 238 (2015), p. 121-128.

SIBILLE - DE GRIMOÜARD (Claire), « La seconde édition de la norme ISAAR(CPF) », dans *La Gazette des archives*, numéro 197 (2005), p. 127-146.

SIBILLE - DE GRIMOÜARD (Claire), « Les normes internationales de description archivistique : origines, développements, perspectives », dans *La Gazette des archives*, numéro 228 (2012), p. 77-90.

# HISTOIRE DE L'INALCO

ANONYME, *Notice historique sur l'École spéciale des langues orientales vivantes*, Paris, Ernest Leroux, 1883.

CORDIER (Henri), *Un coin de Paris. L'École des Langues Orientales Vivantes*, Paris, Ernest Leroux, 1914.

LABROUSSE (Pierre), *Langues'O, 1795-1995 : deux siècles d'histoire de l'École des langues orientales*, Paris, Éditions Hervas, 1995.

LANGLÈS (Louis-Mathieu), *De l'importance des langues orientales pour l'extension du commerce, le progrès des lettres & des sciences, adresse à l'Assemblée nationale*, Paris, Champigny, 1790.

LOZERAND (Emmanuel), « Des Langues O' à l'Inalco », dans *Connaissance des arts*, numéro hors-série (2022), p. 9-17.
MOREL (Guillaume) et HUCHET (Jean-François), « Les enjeux d'un institut d'enseignement », dans *Connaissance des arts*, numéro hors-série (2022), p. 21-25.

## SCIENCE OUVERTE

MINISTÈRE DE L'ENSEIGNEMENT SUPÉRIEUR, DE LA RECHERCHE ET DE L'INNOVATION, « Deuxième plan national pour la science ouverte », site officiel du Ministère chargé de l'enseignement supérieur et de la recherche [2e-plan-national-pour-la-science-ouverte-12968.pdf] (consulté le 17/03/2025).

## DIRECTION RÉGIONALE DES FINANCES PUBLIQUES

BOURREL (Romain), « La réorganisation territorial des administrations des finances publiques : le cas de la DGFIP », dans *Annuaire des Collectivités Locales*, numéro 37 (2017), p. 77-87.

KAMEL (Wassim), « La nouvelle organisation de l'État en région », dans *Revue française d'administration publique*, numéro 136 (2010), p. 1011-1022.

MORDACQ (Franck), « La dimension régionale de l'action économique et des finances publiques », dans *Gestion & Finances Publiques*, numéro 4 (2021), p. 73-80.

TANGUY (François), « Du « décret BGCP » à Action publique 2022 : cinq ans de modernisation de la gestion budgétaire et comptable », dans *Gestion & Finances Publiques*, numéro 2 (2019), p. 64-79.

## HISTOIRE DE LA PAIE

COTTEREAU (Alain), « Droit et bon droit. Un droit des ouvriers instauré, puis évincé par le droit du travail (France, XIXe siècle) », dans *Annales. Histoire, Sciences sociales*, numéro 6 (2002), p. 1521-1557.

DIDRY (Claude), *L'institution du travail : Droit et salariat dans l'histoire*, Paris, La Dispute, 2016.

MARCHAND (Olivier), « Salariat et non-salariat dans une perspective historique », dans *Économie et statistique*, numéro 319-320 (1998), p. 3-11.
MARX (Karl), *Le Capital*, Paris, Maurice Lachâtre, 1872.

MARGAIRAZ (Michel), PIGENET (Michel), *Le prix du travail : France et espaces coloniaux, XIXe-XXIe siècles*, Paris, Editions de la Sorbonne, 2019.

VATIN (François) et BERNARD (Sophie), *Le salariat : Théorie, histoire et formes*, Paris, La Dispute, 2007.

## GESTION DES REMUNERATIONS

CHAMILLARD (Sylvie), SAUVAGEOT (Georges), *La comptabilité : retenir l'essentiel*, Paris, Nathan, 2019.

DURAND (Xavier), FERRE (Françoise), 60 schémas pour comprendre la comptabilité, Paris, Éditions Eyrolles, 2019.

GROUPE REVUE FIDUCIAIRE, *La retraite du salarié*, Paris, Groupe Revue Fiduciaire, 2007.

LIZIARD (Stéphane), *Comprendre le bulletin de paie*, Le Mans, GERESO Édition, 2021.

RABATEL (Daniel), *Pratique de la Paie*, Paris, Éditions Eyrolles, 2007.

## ARCHIVISTIQUE

### GÉNÉRALITÉS

ASSOCIATION DES ARCHIVISTES FRANÇAIS, *Abrégé d'archivistique : principes et pratiques du métier d'archiviste*, Paris, Association des archivistes français, 2020.

GEORGET (Ambroise), « Peut-on gérer les ressources humaines sans histoire ? », dans *La Gazette des archives*, numéro 188-189 (2000), p. 85-91.

OPPERMANN (Fabien), « Les archives des universités : une question d'actualité », dans *La Gazette des archives*, numéro 231 (2013), p. 13-24.

### APPROCHE PAR PROCESSUS

ARNAUD (Jules), « Une politique de gestion des documents d'activité pour une gouvernance documentaire stratégique », dans *La Gazette des archives*, numéro 228 (2012), p. 153-171.

BRAHIM (Walid), « Les fonctions dans la gestion des documents d'activité et des archives », dans *La Gazette des archives*, numéro 228, p. 237-243.
DESSOLIN-BAUMANN (SYLVIE), BRAHIM (WALID), « Analyse des processus : l’exemple de la gestion des dossiers offres stagiaires à l’AFPA », dans *La Gazette des archives*, numéro 228 (2012), p. 221-235.

## ÉLIMINATIONS

HÉLY-DESCHAMPS (Elisabeth), « Le groupe de travail « Cadre méthodologique » de la section Aurore : réflexions et échanges autour d'une harmonisation des pratiques d'échantillonnage », dans *La Gazette des archives*, numéro 243 (2016), p. 209-211.

SERVICE INTERMINISTÉRIEL DES ARCHIVES DE FRANCE, *Cadre méthodologique pour l'évaluation, la sélection et l'échantillonnage des archives publiques*, 2014.
# MÉDIAGRAPHIE

## HISTOIRE DE L'INALCO

Lozerand, Emmanuel. « Petite histoire de la recherche à l'Inalco. » *Les Langues O : toute une histoire* !, produit par l'Inalco, le 10 février 2025. inalco.fr, https://www.inalco.fr/nos-conferences-en-podcast-et-en-replay.

Lozerand Emmanuel. « La multiplication des langues. Comment les trois premières « langues orientales » ont-elles fait des petits ? » *Les Langues O : toute une histoire* !, produit par l'Inalco, le 9 octobre 2025. inalco.fr, https://www.inalco.fr/nos-conferences-en-podcast-et-en-replay.

Lozerand Emmanuel. « Les premiers enseignants de l'École des langues orientales. » *Les Langues O : toute une histoire* !, produit par l'Inalco, le 26 septembre 2024. inalco.fr, https://www.inalco.fr/nos-conferences-en-podcast-et-en-replay.

Lozerand, Emmanuel. Bossaert, Marie. Fabre, Clément. Pondopoulo, Anna. Szurek, Emmanuel. « Faire l'histoire des Langues O' » *Les Langues O : toute une histoire* !, produit par l'Inalco, le 10 octobre 2023. Inalco.fr, https://www.inalco.fr/nos-conferences-en-podcast-et-en-replay.

Lozerand, Emmanuel. Guichard, Benjamin. « 1873 : un tournant dans l'histoire des Langues O' – ça déménage ! » *Les Langues O : toute une histoire* !, produit par l'Inalco, le 20 juin 2023. Inalco.fr, https://www.inalco.fr/nos-conferences-en-podcast-et-en-replay.

## HISTOIRE DE LA PAIE

*Une histoire du salariat* (Centre d'Histoire Sociale – Jeanne Menjoulet, 4 septembre 2020 – 5 janvier 2021).
# ANNEXES

<figure><img src="image_5.png" /><figcaption>## ANNEXE 1 : SCHÉMA FONCTIONNEL DU SISAP</figcaption></figure>
ANNEXE 2 : COMPOSITION DE L'AGENCE COMPTABLE

Agence Comptable

Agent Comptable

Philippe CARON

L'agent comptable tient la comptabilité générale de l'établissement et établit son compt
e financier. Il apporte son aide au pilotage des fonctions budgétaires, financières et co
mptables. Il est chargé de la tenue de la comptabilité budgétaire, notamment des crédi
ts de paiement et des recettes. Il est également partie prenante de la stratégie d'inform
ation et de communication de l'établissement. Ces activités doivent s'exercer dans un
environnement sécurisé, sous contrôle, qui garantissent, en particulier, la fiabilité et l'intégrité
des informations qui permettent de prendre des décisions pertinentes.

Fondée de pouvoir

Renée RAJAONA

1. Adjointe de l'agent comptable et suppléante en période de congés ou en cas d'absence prolongée :

2. Contrôle des opérations liées à la gestion des bourses en lien avec les services ordonnateurs ;

3. Tenue de la comptabilité du poste

Gestionnaires comptables

• Anaïs BECHET

1. Gérer le compte Trésor

2. Visa des recettes - Paiements des dépenses après visa

3. Suivi des recettes de Formation Continue et du JLPT - Amélioration de la qualité comptable (suivi des encaissements-Emission des titres-Remboursements-Gestion des impayés)

• Marie-José GUITTARD

1. Tenue de la caisse

2. Paiement des dépenses courantes

3. Visa des Missions

• Amparo DOMENECH

1. Contrôle des payes

2. Visa et paiement des factures courantes et investissement

3. Qualité comptable
TABLE DES MATIÈRES

<table><tr><td>REMERCIEMENTS</td><td>2</td></tr><tr><td>TABLE DES ABRÉVIATIONS</td><td>3</td></tr><tr><td>INTRODUCTION</td><td>5</td></tr><tr><td>I. UNE ORGANISATION INSTITUTIONNELLE PROPRE À L'INALCO</td><td>8</td></tr><tr><td>A. UNE ÉCOLE EN CONSTANTE ÉVOLUTION</td><td>8</td></tr><tr><td>1. UN ÉTABLISSEMENT DE L'AN III</td><td>8</td></tr><tr><td>2. RAYONNEMENT INTERNATIONAL</td><td>9</td></tr><tr><td>3. UNE MODERNISATION PROGRESSIVE</td><td>11</td></tr><tr><td>B. LE SERVICE DE L'INFORMATION SCIENTIFIQUE, DES ARCHIVES ET DU PATRIMOINE (SISAP)</td><td>14</td></tr><tr><td>1. EXPERTISE ARCHIVISTIQUE</td><td>14</td></tr><tr><td>2. MISE EN VALEUR DES FONDS</td><td>16</td></tr><tr><td>3. UN SERVICE AUX COMPÉTENCES TRANSVERSALES</td><td>18</td></tr><tr><td>C. LES SERVICES ADMINISTRATIFS EN CHARGE DE LA PAIE</td><td>21</td></tr><tr><td>1. LA DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES</td><td>21</td></tr><tr><td>2. L'AGENCE COMPTABLE</td><td>22</td></tr><tr><td>3. LA DIRECTION RÉGIONALE DES FINANCES PUBLIQUES (DRFIP) ÎLE-DE-FRANCE ET PARIS</td><td>23</td></tr><tr><td>II. LA PAIE : UN PROCESSUS À TRADUIRE EN PROCÉDURE</td><td>25</td></tr><tr><td>A. PETITE HISTOIRE DE LA PAIE</td><td>25</td></tr><tr><td>1. LE LOUAGE D'OUVRAGE</td><td>25</td></tr><tr><td>2. NAISSANCE ET DÉVELOPPEMENT DU DROIT DU TRAVAIL</td><td>27</td></tr><tr><td>3. UNE ÉVOLUTION RÉCENTE PLUS CONTRASTÉE</td><td>28</td></tr><tr><td>B. COMPRENDRE LE PROCESSUS</td><td>30</td></tr></table>
<table><tr><td>1. RÉCOLEMENT DES FONDS</td><td>30</td></tr><tr><td>2. LES RECHERCHES COMPLÉMENTAIRES</td><td>31</td></tr><tr><td>3. MODÉLISATION DU PROCESSUS DE PAIE</td><td>33</td></tr><tr><td>C. ... POUR FORMALISER LA PROCÉDURE</td><td>35</td></tr><tr><td>1. RENCONTRE AVEC LA DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES</td><td>35</td></tr><tr><td>2. ENTREVUE AVEC L'AGENCE COMPTABLE</td><td>36</td></tr><tr><td>3. MODÉLISATION DE LA PROCÉDURE DE PAIE</td><td>38</td></tr><tr><td>III. UN NOUVEAU REGARD SUR LES ARCHIVES DE LA PAIE</td><td>41</td></tr><tr><td>A. D'UNE PROCÉDURE À UN TABLEAU DE GESTION</td><td>41</td></tr><tr><td>1. ANALYSE DES TYPOLOGIES DOCUMENTAIRES</td><td>41</td></tr><tr><td>2. DÉFINIR LES DURÉES D'UTILITÉ ADMINISTRATIVE ET LES SORTS FINAUX</td><td>42</td></tr><tr><td>3. LIMITES DU TABLEAU DE GESTION</td><td>44</td></tr><tr><td>B. LA REPRISE DES FONDS</td><td>46</td></tr><tr><td>1. LES NORMES ARCHIVISTIQUES : ISAD(G), ISAAR(CPF) ET ISDF</td><td>46</td></tr><tr><td>2. L'IDENTIFICATION DES REDONDANCES DANS LES FONDS</td><td>47</td></tr><tr><td>3. LES ÉLIMINATIONS</td><td>49</td></tr><tr><td>C. LE PENDANT ÉLECTRONIQUE</td><td>52</td></tr><tr><td>1. LES LOGICIELS DES SERVICES PRODUCTEURS</td><td>52</td></tr><tr><td>2. PERSPECTIVES D'AVENIR POUR LES ARCHIVES DE LA PAIE</td><td>54</td></tr><tr><td>3. PROJETS DU SISAP</td><td>56</td></tr><tr><td>CONCLUSION</td><td>58</td></tr><tr><td>BIBLIOGRAPHIE</td><td>60</td></tr><tr><td>MÉDIAGRAPHIE</td><td>66</td></tr><tr><td>ANNEXES</td><td>67</td></tr><tr><td>TABLE DES MATIÈRES</td><td>69</td></tr></table>
<figure><img src="image_6.png" /></figure>

Institut national
des langues
et civilisations orientales

<figure><img src="image_7.png" /></figure>

Lilou CAPEL

Master II Histoire, Civilisations et Patrimoine, parcours Métiers des
archives et technologies appliquées
Mémoire de réflexion professionnelle

Auditer un processus administratif dépendant de plusieurs
services producteurs : l'exemple de la procédure de la paie à
l'Inalco

Tome II

Sous la direction de :

Madame Isaure BOITEL, Maîtresse de conférences en Histoire moderne, Université de Picardie-Jules Verne.

Madame Sarah CADOREL, Responsable du Service de l'information scientifique, des archives et du patrimoine, Institut national des langues et civilisations orientales.

Année universitaire 2024-2025
# SOMMAIRE

<table><tr><td>SOMMAIRE</td><td>2</td></tr><tr><td>LIVRABLE 1 : SCHÉMA SUR LA SCIENCE OUVERTE</td><td>4</td></tr><tr><td>LIVRABLE 2 : INFOGRAPHIE SUR LA CHAÎNE ARCHIVISTIQUE</td><td>5</td></tr><tr><td>LIVRABLE 3 : NOTICE SUR LA PAIE À L'INALCO</td><td>6</td></tr><tr><td>LIVRABLE 4 : QUESTIONNAIRE DE L'ENTRETIEN AVEC LA DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES</td><td>24</td></tr><tr><td>LIVRABLE 5 : TRANSCRIPTION DE L'ENTRETIEN AVEC LA DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES</td><td>27</td></tr><tr><td>LIVRABLE 6 : QUESTIONNAIRE DE L'ENTRETIEN AVEC L'AGENCE COMPTABLE</td><td>42</td></tr><tr><td>LIVRABLE 7 : TRANSCRIPTION DE L'ENTRETIEN AVEC L'AGENCE COMPTABLE</td><td>45</td></tr><tr><td>LIVRABLE 8 : QUESTIONS COMPLÉMENTAIRES AUX SERVICES PRODUCTEURS</td><td>62</td></tr><tr><td>LIVRABLE 9 : TABLEAU DE GESTION DE LA PAIE – DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES ET AGENCE COMPTABLE – VERSION 4</td><td>63</td></tr><tr><td>LIVRABLE 10 : ARBRE DÉCISIONNEL POUR LES DOCUMENTS SUBSTITUABLES À D'AUTRES</td><td>75</td></tr><tr><td>LIVRABLE 11 : FICHE ISAAR(CPF) SUR LA DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES</td><td>76</td></tr><tr><td>LIVRABLE 12 : FICHE ISDF SUR LA FONCTION « PAIE » À L'INALCO</td><td>81</td></tr><tr><td>LIVRABLE 13 : SYNTHÈSE DES ÉLIMINATIONS DE LA DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DE L'AGENCE COMPTABLE DEPUIS 2009</td><td>85</td></tr><tr><td>LIVRABLE 14 : BORDEREAU D'ÉLIMINATION DES ARCHIVES DE LA PAIE</td><td>90</td></tr></table>
LIVRABLE 1 : SCHÉMA SUR LA SCIENCE
OUVERTE

<figure><img src="image_8.png" /></figure>
# LIVRABLE 2 : INFOGRAPHIE SUR LA CHAÎNE ARCHIVISTIQUE

## LE CONSEIL

* Sensibilisation et formation des agents de l'Inalco

* Accompagnement dans la gestion quotidienne des documents

* Aide à la préparation des versements d'archives au SISAP

* Rédaction de référentiels de conservation des archives

<figure><img src="image_9.png" /></figure>

## LA COLLECTE

<figure><img src="image_10.png" /></figure>

* Prise en charge des versements d'archives

* Élimination des documents dont la durée légale de conservation est expirée

## LE CLASSEMENT

* Analyse et description des fonds d'archives

* Versement des archives historiques aux Archives nationales

<figure><img src="image_11.png" /></figure>

<figure><img src="image_12.png" /></figure>

## LA CONSERVATION

* Organisation et sécurisation des espaces de stockage

* Respect des recommandations en matière de conditions de conservation (température, hygrométrie)

## LA VALORISATION

* Accueil des lecteurs pour la consultation des archives

* Recherches dans les fonds

* Rédaction des pastilles « Flâneries dans l'histoire de l'Inalco »

* Proposition d'articles dans la Lettre de l'Inalco

* Participation aux Journées européennes du patrimoine et à des évènements scientifiques

* Réalisation d'expositions

<figure><img src="image_13.png" /></figure>

## INFORMATIONS PRATIQUES

Il est possible de venir consulter les archives du SISAP à la Maison de recherche, du lundi au vendredi. Pour cela, il est nécessaire de prendre préalablement rendez-vous à l'adresse suivante : archives@inalco.fr

Vers l'état des fonds : [page état des fonds]

Certains documents peuvent être soumis à des délais de communicabilité prévus par le Code du patrimoine. Toutefois, une dérogation peut être demandée. La procédure est détaillée ici : La procédure de demande d'accès par dérogation (FranceArchives).

## À DÉCOUVRIR

<figure><img src="image_14.png" /><figcaption>L'état des fonds</figcaption></figure>

<figure><img src="image_15.png" /><figcaption>Les Flâneries</figcaption></figure>

<figure><img src="image_16.png" /><figcaption>L'Exposition virtuelle</figcaption></figure>
# LIVRABLE 3 : NOTICE SUR LA PAIE À L'INALCO

## LA PAIE À L'INALCO – NOTICE

### SOMMAIRE

### TABLE DES ABRÉVIATIONS

### TEXTES DE RÉFÉRENCE

#### I. LES SERVICES PRODUCTEURS

a. La Direction des ressources humaines 7

b. L'Agence comptable 7

#### II. DÉFINITIONS

a. Les types de postes (d'après le récolement) 9

b. Les typologies documentaires 9

#### III. L'ANALYSE DE LA PAIE

a. Le processus 13

b. La procédure 14

c. Les logiciels métier 18

#### IV. LA VALEUR SECONDAIRE IMMÉDIATE DE LA PAIE

a. Les contrôles 20

b. La fin de carrière : PETREL (Pôle des éléments transmis pour la retraite) 22
## TABLE DES ABRÉVIATIONS

CIR : Compte individuel retraite

CPEI : Centre de préparation au échanges internationaux

CRM : Compte-rendu métier

CTDSN : Concentreur traducteur de la déclaration sociale nominative

DADS : déclaration annuelle des données sociales

DAS : déclaration annuelle des salaires

DBCP : Direction du budget et de la commande publique

DRFIP : Direction régionale des finances publiques

DRH : Direction des ressources humaines

DSIRN : Direction des systèmes d'information et des ressources numériques

DSN : Déclaration sociale nominative

ENSAP : Espace numérique sécurisé des agents publics de l'État

GBCP : Gestion budgétaire et comptable publique

Inalco : Institut national des langues et civilisations orientales

MESR : Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

MGEN : Mutuelle générale de l'Éducation nationale

OPS : Organismes de protection sociale

PETREL : Pôle des éléments transmis pour la retraite

RGP : Responsabilité des gestionnaires publics

SLR : Service liaisons-rémunérations

URSSAF : union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d'allocations familiales

## TEXTES DE RÉFÉRENCE

- Instruction DAF DPACI/RES/2005/003 du 22 février 2005 sur le tri et la conservation pour les archives reçues et produites par les services et établissement concourant à l'éducation nationale.

- Instruction DAF DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009 sur le tri et la conservation des archives produites par les services communs à l'ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales.
- Instruction DAF DPACI/RES/2007/002 sur le traitement et conservation des archives des délégations du CNRS et des archives des unités de recherche et de service.

- Tableau de gestion Aurore sur les archives des ressources humaines (2011).

- NF ISO 15489-1 (juin 2016) : Information et documentation - Gestion des documents d'activité - Partie 1 : concepts et principes.

- FD ISO/TR 26122 (Novembre 2014) : Information et documentation - Analyse des processus pour la gestion des informations et documents d'activité.

- ISO 9000:2015 (septembre 2015) : Systèmes de management de la qualité – Principes essentiels et vocabulaire.

# I. LES SERVICES PRODUCTEURS

## a. La Direction des ressources humaines

La Direction des ressources humaines est un service administratif présent dans la majorité des entreprises et collectivités, à des fins de gestion des emplois et des employés. À l'Inalco, elle est structurée en trois pôles. Le premier s'intéresse à la gestion individuelle et collective des personnels, le suivant au contrôle de paie et à la masse salariale et le dernier à la gestion des emplois et des compétences.

Les missions de la DRH sont variées et se sont complexifiées avec le temps et l'informatisation des services. Ainsi, elles impliquent une réelle spécialisation des administrateurs dans un ou plusieurs sous-domaines. Le premier pôle assure le suivi quotidien des agents, notamment des congés et des arrêts maladies, et l'évolution de carrière jusqu'à la retraite. Le deuxième suit l'ensemble des opérations de paie, incluant les primes, bonus et indemnités et élabore des statistiques. Enfin, le troisième est en charge du conseil et de la formation des personnels, ainsi que du recrutement de nouveaux agents. La DRH met également en place une politique de santé et de sécurité au travail, ce qui la conduit à mener une démarche de prévention conjointement avec le Comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT)<fnref n="1" />.

## b. L'Agence comptable

<footnote n="1">¹ Informations présentées par la DRH sur sa page intranet Inalco (consultée le 25/03/2025).</footnote>
L'Agence comptable se compose de cinq agents et de l'agent comptable, chargé de la comptabilité générale de l'établissement. Les missions de ce service sont le paiement des factures et des dépenses de l'établissement, le recouvrement et les encaissements, le suivi des subventions.

L'Inalco est placé sous régime de comptabilité publique, régi par le décret n°2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique (GBCP). Ce texte impose aux organismes de tenir à la fois une comptabilité générale et une comptabilité budgétaire.

- La comptabilité générale est la « comptabilité qui retrace l'ensemble des mouvements affectant le patrimoine, la situation financière et le résultat<fnref n="2" />. ». Elle utilise une nomenclature spécifique : à chaque compte comptable correspond un type de dépense.

- La comptabilité budgétaire a pour objectif de donner une meilleure visibilité sur les dépenses de l'organisme. Ainsi, des autorisations d'engagement, c'est-à-dire des engagements juridiques sur les futures dépenses de l'établissement, comme des contrats et des bons de commande, et des crédits de paiement, à savoir des ordonnancements de dépenses, sont votés pour l'année. Ils sont ensuite répartis de manière prévisionnelle selon les objectifs poursuivis par l'organisme, soit la finalité des dépenses, et selon leur nature : fonctionnement, investissement et personnel. À l'Inalco, c'est la Direction du budget et de la comptabilité publique (DBCP) qui a la charge d'élaborer cette comptabilité.

En fin d'année, l'agent comptable doit faire le compte financier. Il s'agit du compte qui retrace l'exécution budgétaire de l'année par rapport au budget initial voté par le Conseil d'administration. Il est ensuite transmis au rectorat de l'académie de Paris pour des vérifications.

L'Inalco respecte le principe de séparation de l'ordonnateur et du comptable, défini par le décret n°62-1587 du 29 décembre 1962, chacun ayant un rôle distinct :

* « L'ordonnateur décide des dépenses et des recettes, c'est-à-dire qu'il donne au comptable l'instruction de recouvrer une créance ou de passer la commande qui engage les finances publiques. Lorsque le service a été fait, [...] l'ordonnateur certifie le service fait au comptable. Il ne peut en aucun cas régler une dépense au fournisseur ou au prestataire de service ;

<footnote n="2">² La nouvelle gestion budgétaire et comptable publique pour les organismes soumis à la comptabilité budgétaire (site consulté le 10/04/2025).</footnote>
* Le comptable, seul chargé du maniement des fonds publics, en assure le recouvrement ou le paiement, après avoir exercé, sous sa responsabilité personnelle et pécuniaire, les contrôles visant à constater la régularité de la forme de ces recettes et de ces dépenses, sans examiner leur opportunité<fnref n="3" />. ».

Pour effectuer un paiement, l'ordonnateur doit fournir un mandat, c'est-à-dire une demande de paiement qui regroupe le nom du fournisseur, son compte bancaire, les comptes comptables concernés et le montant à payer. Il faut également l'accompagner de pièces justificatives. L'ensemble des documents est ensuite à transmettre à l'agent comptable, qui réalise un contrôle des informations, délivre un visa, puis effectue le paiement.

## II. DÉFINITIONS

### a. Les types de poste (d'après le récolement)

- Enseignants (titulaires ou contractuels)

- Administratifs (titulaires ou contractuels)

- Vacataires

- Conférenciers

- Stagiaires boursiers

- Conférenciers-vacataires sur chaires vacantes

- Membres extérieurs du jury

- Personnel de ménage

→ Les agents sont en fait répartis en trois catégories : les titulaires, les contractuels et les vacataires.

### b. Les typologies documentaires

- **Journal de paie/journal des salaires** (souvent mensuel) : « registre de comptabilité spécial utilisé pour regrouper et enregistrer toutes les informations relatives au versement des rémunérations des salariés et des dirigeants, prélèvement à la source ou encore aux charges sociales. [...] Les écritures de paie enregistrées dans le journal de

<footnote n="3">³ Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 relative au tri et à la conservation des archives produites par les services communs à l'ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales.</footnote>
paie le sont le plus souvent en trois parties : comptabilisation du salaire net, des charges sociales salariales et des charges sociales patronales<fnref n="4" />. » D'après le récolement, il s'agit de dossiers constitués d'un ensemble de documents « standards » : bordereau de paiement, état récapitulatif des traitements payés, bordereau-journal des mandatements émis, bordereau des règlements à effectuer, décompte des cotisations, état des sommes devant être reversées à la MGEN, ordre de paiement...

- **Livre des rémunérations/Livre de paie** : « récapitule les différents bulletins de paie de l'entreprise. C'est à partir de ce dernier que l'on enregistre en comptabilité les opérations liées aux salaires<fnref n="5" /> ».

- **Bulletin de paie** : « Le bulletin de paie est un document officiel émis par l'employeur à chaque période de paie, généralement mensuelle. Il récapitule l'ensemble des éléments composant la rémunération du salarié, ainsi que les différentes retenues et cotisations sociales qui en découlent. Les termes fiche de paie et bulletin de salaire sont également utilisés pour désigner ce document. Il constitue une preuve tangible et transparente du paiement et des déductions liées au salaire d'un employé<fnref n="6" />. ». Dans certains cas, on n'a pas les bulletins de paie mais des récapitulatifs.

- **Historique annuel de la paie par agent/Fiche comptable récapitulative** : Tableau récapitulatif des sommes perçues chaque mois par l'agent sur l'année. Apparemment, ne concerne que les titulaires.

- **Cotisations sociales** : « Prélèvements financiers imposés aux employeurs et aux employés pour financer diverses prestations sociales. Ces prestations englobent la retraite, l'assurance chômage, l'assurance maladie, les allocations familiales, la formation professionnelle, la protection contre les accidents du travail et d'autres formes de protection sociale. Les charges sociales sont généralement calculées en pourcentage du salaire brut d'un employé<fnref n="7" />. ». Elles sont ici versées à l'URSSAF (sécurité sociale et allocations familiales), la MGEN (mutuelle) et Ircantec (caisse de retraite).

- **Imposition** : « prélèvement effectué d'autorité et à titre définitif sur les ressources ou sur les biens des individus ou des collectivités, et payé en argent pour subvenir aux

<footnote n="4">⁴ Qu'est-ce que le journal de paie ? - fiche-paie.net (site consulté le 06/02/2025).</footnote>

<footnote n="5">⁵ Comptabilisation des opérations de rémunération du personnel (site consulté le 06/02/2025).</footnote>

<footnote n="6">⁶ Bulletin de Paie : Définition, Fiche, Salaire (site consulté le 06/02/2025).</footnote>

<footnote n="7">⁷ Charges Sociales : Définition, Salaire, Entreprise (site consulté le 06/02/2025).</footnote>
dépenses d'intérêt général de l'État ou des collectivités locales<fnref n="8" />. ». Les typologies sont essentiellement des récapitulatifs, mensuels ou annuels, des sommes à versées.

- **Déclaration annuelle des salaires (DAS) puis des données sociales (DADS) après 1984** : « est une formalité déclarative que doit accomplir toute entreprise employant des salariés<fnref n="9" />. Dans ce document commun aux administrations fiscales et sociales, les employeurs fournissent annuellement et pour chaque établissement, un certain nombre d'informations relatives à l'établissement et aux salariés. Pour chaque salarié les informations suivantes sont déclarées : la nature de l'emploi et la qualification, les dates de début et de fin de période de paie, le nombre d'heures salariées, la condition d'emploi (temps complet, temps partiel), le montant des rémunérations versées, etc.<fnref n="10" />. ».

- **Déclaration sociale nominative (DSN)** : « est un fichier mensuel produit à partir de la paie, destiné à communiquer les informations nécessaires à la gestion de la protection sociale des salariés aux organismes et administrations concernées<fnref n="11" />. ». Elle existe depuis 2017.

- **Fiche de liaison** : Editée pour les individus payés sur le budget État, donc les fonctionnaires. Elle récapitule les modifications de la situation de l'agent sur une période donnée. On retrouve également l'ensemble de ces informations dans le dossier administratif de l'agent. Aujourd'hui, elles ne sont plus éditées car les changements apparaissent sur les bulletins de paie.

- **Quitus** (ou décharge si le comptable est toujours en poste dans le même établissement) : « Acte par lequel l'autorité reconnaît que le responsable de la gestion d'un compte ou d'une affaire a rempli régulièrement sa mission, et le décharge de sa responsabilité<fnref n="12" /> ». « Le jugement des comptes se prescrit sur cinq ans à l'acte mettant en cause la responsabilité du comptable, commis au plus tard le 31 décembre de la cinquième année suivant celle de la production des comptes au juge des comptes. Autrement dit, au-delà de 5 ans révolus, les comptes ne pouvaient plus faire l'objet d'un contrôle juridictionnel et la responsabilité du comptable ne pouvait donc plus être engagée. [...] Depuis la mise en place de la responsabilité des gestionnaires publics

<footnote n="8">⁸ Urssaf - À quoi servent les cotisations ? - Quelle est la différence entre cotisation sociale et impôt ? (site consulté le 07/02/2025).</footnote>

<footnote n="9">⁹ en application de l'article R243-14 du code de la Sécurité sociale (Décret du 24 mars 1972) et des articles 87.240 et 241 de la loi n°51-711 du 7 juin 1951 du code général des Impôts.</footnote>

<footnote n="10">¹⁰ Déclaration annuelle de données sociales | Insee (site consulté le 14/03/2025).</footnote>

<footnote n="11">¹¹ Déclaration Sociale Nominative - DSN - net-entreprises.fr (site consulté le 14/03/2025).</footnote>

<footnote n="12">¹² quitus | Dictionnaire de l'Académie française | 9e édition (site consulté le 08/04/2025).</footnote>
(RGP) en 2023, il s'agit désormais de sanctionner l'auteur d'une infraction (comptable ou ordonnateur) dès lors qu'il s'agit d'une faute grave ayant causé un préjudice significatif. La Cour des comptes ne peut être saisie par le ministère public après l'expiration d'un délai de cinq années révolues à compter du jour où a été commis le fait susceptible de constituer une infraction. Ce délai est porté à 10 ans lorsqu'il s'agit d'un auteur soupçonné de comptable de fait<fnref n="13" />. »

- **Contrôle de la paie** : « Le contrôle de paie permet de s'assurer que le traitement de la paie réalisé par le service paie est conforme au droit du travail et aux conventions collectives applicables dans l'entreprise<fnref n="14" />. »

<footnote n="13">¹³ Échange par mail Avec Philippe Caron, agent comptable de l'Inalco.</footnote>

<footnote n="14">¹⁴ **Réaliser Le Contrôle De La paie Facilement - La Paie Facile** (site consulté le 08/04/2025).</footnote>
### III. L'ANALYSE DE LA PAIE

#### a. Le processus

<table><thead><tr><th>Direction des ressources humaines</th><th>Agence comptable</th></tr></thead><tbody><tr><td>Suivi des agents et de leur situation au quotidien : nombre d'heures travaillées, congés, évolution de carrière...</td><td></td></tr><tr><td><strong>Élaboration du bulletin de paie</strong><ul><li>Prise en compte des éléments variables : primes, commissions, heures complémentaires, rappels de salaires, absences et congés payés</li><li>Calcul du salaire</li><li>Calcul des charges sociales dûes à chaque organisme et de l'imposition</li></ul></td><td></td></tr><tr><td><strong>Transmission de la fiche de paie à l'agence comptable et aux agents</strong></td><td><ul><li>Contrôle de la paie, c'est-à-dire constat de la régularité de la procédure</li><li>Validation de l'opération</li></ul></td></tr><tr><td><strong>Élaboration de la Déclaration sociale nominative (DSN)</strong><ul><li>Utilisation des informations précédemment rassemblées</li></ul></td><td><strong>Versement du salaire</strong></td></tr><tr><td><strong>Transmission de la DSN aux organismes et à l'agence comptable</strong></td><td><ul><li>Vérification de la régularité de la procédure</li><li>Validation de l'opération</li></ul></td></tr></tbody></table>
<table><tr><td></td><td>Versement des charges sociales et de l'imposition</td></tr></table>

b. La procédure

→ 1er schéma :

<table><thead><tr><th>Direction des ressources humaines</th><th>Agence comptable</th></tr></thead><tbody><tr><td><strong>Pôle de gestion des personnels, enseignants et administratifs</strong><br>Suivi des agents et de leur situation administrative au quotidien :<br>nombre d'heures travaillées, congés, évolution de carrière, gestion des contrats de travail...</td><td></td></tr><tr><td><strong>Codification de la paie par carte, dite par mouvements</strong><br>- Prise en compte des éléments variables : primes, commissions, heures complémentaires, rappels de salaires, absences, congés payés, jour de carence...<br>- Calcul du salaire</td><td></td></tr></tbody></table>

<figure><img src="image_17.png" /></figure>

<figure><img src="image_18.png" /></figure>

<figure><img src="image_19.png" /></figure>

<table><thead><tr><th>Budget État</th><th>Budget propre</th></tr></thead><tbody><tr><td>- Contrôle interne de la codification</td><td>- Transmission de pièces justificatives par la DRH<br>- Contrôle de la codification<br>- Validation de l'opération</td></tr></tbody></table>

Envoi de la codification de paie (bande GEST avec des mouvements) et de justificatifs sur le portail de la DRFIP puis

Vérification de la codification et des mouvements par rapport aux justificatifs fournis par le SLR

<figure><img src="image_20.png" /></figure>

<figure><img src="image_21.png" /></figure>

<table><tr><td>- Édition des bulletins de paie et des historiques annuels par le logiciel sur le portail PDFedit</td><td></td></tr></table>
<table><tr><td>- Vérification a posteriori par les gestionnaires</td><td></td></tr><tr><td>Versement des salaires sur budget État (par le SLR)</td><td>Versement des salaires sur budget propre</td></tr><tr><td colspan="2">- Mise à disposition des bulletins de paie des titulaires et contractuels sur l'ENSAP</td></tr><tr><td colspan="2">Pôle d'aide au pilotage, contrôle de la paie et masse salariale</td></tr><tr><td colspan="2">Élaboration de la DSN</td></tr><tr><td colspan="2">Transmission des jeux de données à la DRFIP et au SLR DSN via le CTDSN pour vérification, édition et validation de la DSN</td></tr><tr><td>- Calcul des charges sociales dûes aux OPS et de l'imposition, d'après les données de la paie</td><td></td></tr><tr><td colspan="2">Transmission des CRM à la DRH par la CTDSN</td></tr><tr><td>- Correction de potentielles erreurs</td><td></td></tr><tr><td colspan="2">Transmission de la DSN à la DRH</td></tr><tr><td colspan="2">Versement des charges sociales par le SLR de la DRFIP</td></tr></table>

→ 2ème schéma (revu)

<table><tr><td>DRH</td><td>Pôle de gestion des personnels, enseignants et administratifs</td><td>- Suivi des agents et de leur situation administrative au quotidien : nombre d'heures travaillées, congés, évolution de carrière, gestion des contrats de travail...<br/>- Codification de la paie par carte, dite par mouvements : prise en compte des éléments variables (primes, commissions, heures complémentaires, rappels de salaires, absences, congés payés, jour de carence...)<br/>- Calcul du salaire</td></tr></table>

<table><thead><tr><th>Budget État</th><th></th><th>Budget propre</th></tr></thead><tbody><tr><td></td><td>DRH</td><td>Pôle de gestion des personnels, enseignants et</td></tr><tr><td></td><td></td><td>- Transmission des informations de la paie et des pièces justificatives à</td></tr></tbody></table>
<table><thead><tr><th></th><th></th><th></th><th></th><th>administratifs</th><th>l'Agence comptable</th></tr></thead><tbody><tr><td>DRH</td><td>Pôle de gestion des personnels, enseignants et administratifs</td><td>- Contrôle interne de la codification</td><td>Agence comptable</td><td></td><td>- Contrôle de la codification<br>- Délivrance du visa de paie</td></tr></tbody></table>

<table><tr><td>DRH</td><td>Pôle de gestion des personnels, enseignants et administratifs</td><td>- Envoi de la codification de paie (bande GEST avec des mouvements) et de justificatifs sur le « Portail de la gestion publique »</td></tr><tr><td>DRFIP</td><td>SLR</td><td>- Vérification de la codification et des mouvements par rapport aux justificatifs fournis<br>- Édition des bulletins de paie et des historiques annuels par leur logiciel sur le portail PDFedit</td></tr><tr><td>DRH</td><td>Pôle de gestion des personnels, enseignants et administratifs</td><td>- Vérification a posteriori par les gestionnaires de paie</td></tr></table>

<table><thead><tr><th colspan="2">Budget État</th><th colspan="2">Budget propre</th></tr></thead><tbody><tr><td>DRFIP</td><td>SLR</td><td>- Versement des salaires</td><td>Agence comptable</td><td>- Versement des salaires<br>- Comptabilisation de la paie</td></tr></tbody></table>

<table><tr><td>DRFIP</td><td>SLR</td><td>- Mise à disposition des bulletins de paie des titulaires et contractuels sur l'ENSAP</td></tr></table>

<table><tr><td>DRH</td><td>Pôle d'aide au pilotage, contrôle de</td><td>- Transmission des jeux de données de la paie à la DRFIP via le portail CTDSN</td></tr></table>
<table><tr><td></td><td>la paie et masse salariale</td><td></td></tr><tr><td>DRFIP</td><td>SLR DSN</td><td><ul><li>Vérification et édition de la DSN</li><li>Calcul des charges sociales dûes aux OPS et de l'imposition</li><li>Transmission des CRM à la DRH via le CTDSN</li></ul></td></tr><tr><td>DRH</td><td>Pôle d'aide au pilotage, contrôle de la paie et masse salariale</td><td><ul><li>Correction de potentielles erreurs grâce aux CRM</li><li>Transmission d'informations complémentaires</li></ul></td></tr><tr><td>DRFIP</td><td>SLR DSN</td><td><ul><li>Validation de la DSN</li><li>Transmission de la DSN à la DRH</li><li>Versement des charges sociales</li></ul></td></tr></table>
Informations complémentaires :

- L'Inalco dispose de deux budgets : le budget propre qui finance les heures complémentaires, les vacations, les contractuels, les lecteurs et les répétiteurs, et le budget État qui permet de payer les agents de la fonction publique d'État.

- Depuis le 1er janvier 2025, la paie des agents est dite à façon. Auparavant, cela ne concernait que les agents payés sur le budget État.

Questions des doubles et des originaux :

- L'instruction du SIAF sur les documents comptables détenus par les ordonnateurs dit : « [L'ordonnateur] transmet ensuite l'ensemble des pièces originales au comptable public chargé d'en assurer le paiement, après contrôle de forme. L'ordonnateur, pour sa part, ne conserve que des doubles ou copies des mêmes pièces, nécessaires à la tenue de sa comptabilité administrative<fnref n="15" />. »

- Cette information a été confirmée par différents échanges avec la DRH. Toutefois, l'Agence comptable pense qu'elle reçoit des copies. À cause de cela, elle n'est pas très impliquée dans la gestion du cycle de vie et de l'archivage des documents car elle en impute la responsabilité à la DRH.

- Autre théorie : il existe 3 originaux, édités en même temps et transmis à l'agent, à l'Agence comptable et à la DRH.

### c. Les logiciels métier

→ Historique des logiciels (archivage électronique)

<table><thead><tr><th colspan="4">Direction des ressources humaines</th></tr><tr><th colspan="2">Budget propre</th><th colspan="2">Budget État</th></tr></thead><tbody><tr><td>Années d'utilisation</td><td>Logiciel</td><td>Années d'utilisation</td><td>Logiciel</td></tr><tr><td>≈ années 2000</td><td>GESTIND ?</td><td>≈ années 2000</td><td>GESTIND ?</td></tr><tr><td>?</td><td>?</td><td>? - 2022</td><td>Girafe</td></tr><tr><td>2010 - décembre 2024</td><td>Astre</td><td>2022 - décembre 2024</td><td>Win-paie</td></tr><tr><td>Janvier 2025 - aujourd'hui</td><td>Win-Paie RH<sup>+</sup> (PreliQ)</td><td>Janvier 2025 - aujourd'hui</td><td>Win-Paie RH<sup>+</sup> (PreliQ)</td></tr></tbody></table>

<footnote n="15">¹⁵ Instruction DAF/DPACI/RES/2008/008 relative à la durée d'utilité administrative des documents comptables détenus par les ordonnateurs.</footnote>
Agence comptable et DBCP

<table><tr><td>Années d'utilisation</td><td>Logiciel</td></tr><tr><td>? – aujourd'hui</td><td>SIFAC</td></tr></table>

Informations complémentaires :

- Dans Win-Paie RH⁺, les gestionnaires de paie doivent indiquer quel budget est concerné.

- Pour accéder à son compte ENSAP, un coffre-fort numérique, l'agent doit disposer d'un numéro de sécurité sociale définitif. Avant le 1er janvier 2025, seuls les titulaires pouvaient trouver leurs bulletins de paie sur l'ENSAP<fnref n="16" />. Maintenant, cela concerne tous les agents.

- En plus de l'ENSAP, l'Inalco dispose d'un serveur que se partagent l'agence comptable et la DRH depuis 2022, sur lequel les bulletins de paie sont sauvegardés au format PDF.

- SIFAC est un logiciel comptable, il est utilisé pour valider les paiements. Il génère des bordereaux, des fichiers de virement en .xml, qui sont transmis à la DRFIP via le portail Passerelle. Un bordereau de confirmation est aussi émis, afin de lutter contre les fraudes.

Changement de logiciel :

- Lors du passage à Win-Paie, les données n'ont pas été reprises mais la base de données a été alimentée par les informations et les fichiers disponibles sur PDFedit. Il y a donc très certainement des lacunes.

- Le logiciel est hébergé sur les serveurs de l'Inalco.

- L'extraction d'informations de Win-Paie RH⁺ est possible pour la partie gestion administrative, aux formats PDF et Excel, mais les fichiers ne sont pas tout à fait exploitables. En fait, la fonctionnalité n'est pas vraiment développée. Le logiciel étant assez récent, d'autres fonctionnalités vont être ajoutées, selon les demandes des utilisateurs, ce qui pourrait permettre à terme d'archiver des données.

Interfaçage des logiciels :

- Astre générait un fichier qui pouvait être injecté dans SIFAC.

<footnote n="16">¹⁶ Depuis le Décret du 21 novembre 2021.</footnote>
- La DRH a demandé à l'éditeur l'interfaçage de Win-Paie RH⁺ et SIFAC, elle est en attente de la livraison. SIFAC n'est pas non plus interfacé avec Apogée.

# IV. LA VALEUR SECONDAIRE IMMÉDIATE DE LA PAIE

## a. Les contrôles

Lors du dernier contrôle de la Cour des comptes, en 2022, ce sont plutôt des justificatifs de dépenses de l'Agence comptable qui ont été demandés. La DRH a été contrôlée sur la formation continue et les décisions de prime. Elle a également dû présenter des tableaux récapitulatifs du nombre de bulletins de paie par mois.

Urssaf :

« Les cotisations et contributions sociales se prescrivent par trois ans à compter de l'expiration de l'année civile au titre de laquelle elles sont dues, pour tous les employeurs et pour les cotisants non-salariés agricoles. [...] À titre d'exemple, un contrôle réalisé en 2024 porte sur les cotisations et contributions dûes au titre des rémunérations des années 2021, 2022 et 2023 pour les entreprises qui emploient des salariés ou pour les cotisants non-salariés agricoles. [...] En cas de constatation d'une infraction de travail illégal, ce délai de prescription est de cinq ans<fnref n="17" />. ».

« À titre d'exemple, sont susceptibles de vous être demandés les documents suivants :

- Sociaux : dossiers du personnel, contrats de travail, tout document ou support permettant de reconstituer les éléments de paie intégrés dans la déclaration sociale nominative...

- Comptables : bilans, grands livres comptables, balances comptables, fichier des écritures comptables...

- Fiscaux : liasses fiscales, avis d'imposition...

- Juridiques : statuts des sociétés, procès-verbaux d'assemblée générale, transactions, jugements de conseils de prud'hommes...

- Factures des sous-traitants et honoraires, ou factures émises par un travailleur indépendant (ou un cotisant non salarié agricole) justifiant de son chiffre d'affaires ou

<footnote n="17">¹⁷ URSSAF, La Charte du cotisant contrôlé, p. 9.</footnote>
de ses recettes, justificatifs de frais professionnels (notes de restaurant, certificat d'immatriculation des véhicules, ...)<fnref n="18" />. »

## Cour des comptes :

« L'ordonnance du 23 mars 2022 met en place un régime juridictionnel unifié de responsabilité des gestionnaires publics, qu'ils exercent des fonctions d'ordonnateur ou de comptable. [...] La responsabilité personnelle et pécuniaire des comptables publics est abrogée et conséquemment la notion de débet disparaît. Jusqu'en 2022, la Cour des comptes analysait les comptes et les pièces justificatives présentées et examinait l'équilibre des comptes. Si les comptes étaient réguliers, la Cour prononçait un arrêt de décharge à l'égard du comptable public. Elle le mettait en débet si des recettes avaient été perdues ou si des dépenses avaient été irrégulièrement effectuées<fnref n="19" />. »

## Finances publiques :

« Sous réserve de délais spéciaux prévus dans certains cas particuliers, l'administration fiscale peut vérifier votre situation jusqu'à la fin de la troisième année qui suit celle au titre de laquelle l'imposition est dûe. Par exemple, en juin 2023, l'administration peut vérifier les déclarations de revenus relatives aux années 2020, 2021 et 2022. Dans le cas où les déficits reportables ou des crédits de TVA issus d'années prescrites affectent la première année vérifiée, l'administration peut remonter jusqu'à leur origine. En principe, une vérification ou un examen de comptabilité ne peut être recommencé pour une période et des impôts qui ont déjà été vérifiés<fnref n="20" />. »

### b. La fin de carrière : PETREL (Pôle des éléments transmis pour la retraite)

Par convention, l'Inalco est rattachée au même PETREL que Sorbonne nouvelle, le Museum national d'histoire naturelle et l'Institut d'études politiques de Paris. La correspondante du PETREL de l'Inalco est Marthe Lagrais, gestionnaire retraite. Elle prend en charge les titulaires, les contractuels dépendant du régime général, au sujet de leur retraite. Elle les renseigne, en utilisant les éléments sur la carrière enregistrés dans PETREL. Elle dispose également de simulateurs permettant de prévoir la date de départ et le montant de la pension.

<footnote n="18">¹⁸ URSSAF, La Charte du cotisant contrôlé, p. 10.</footnote>

<footnote n="19">¹⁹ Quels sont les pouvoirs de contrôle de la Cour des comptes ?| vie-publique.fr (site consulté le 08/04/2025).</footnote>

<footnote n="20">²⁰ FINANCES PUBLIQUES, Charte des droits et obligations du contribuable vérifié, p. 4.</footnote>
Il existe également le CIR, compte individuel retraite, dans lequel les logiciels RH font des remontées d'informations. À partir d'un certain âge, l'agent reçoit tous les cinq ans des rappels, lui indiquant de vérifier et au besoin compléter son relevé de carrière. C'est avec la gestionnaire PETREL que les agents peuvent compléter ou corriger des informations sur leur CIR.

L'agent souhaitant prendre sa retraite doit tout de même contacter le Pôle de gestion des personnels, enseignants et administratifs de la DRH. En effet, l'arrêté actant le départ doit être établi et signé par Delphine Descote ou par le MESR, s'il s'agit d'un enseignant-chercheur.

Documents qui ont déjà été demandés par le PETREL ou à la DRH :

- Pour les agents titulaires, tous les arrêtés relatifs à la carrière de l'agent ;

- Si certains sont manquants, les bulletins de paie, voire l'historique de paie, de la période concernée peuvent être utilisés ;

- Pour les agents issus de la fonction publique territoriale ou hospitalière, un état authentique des services peut être demandé ;

- Pour les agents non titulaires : les documents relatifs aux cotisations sociales peuvent justifier de l'activité de l'agent auprès de l'assurance retraite ou de l'Ircantec. L'Ircantec a déjà réclamé des déclarations de salaire et une attestation de cessation d'activité.

- Des attestation Assedic et des états de service fait sont demandés à la DRH.

→ Les documents peuvent être transmis pour courrier ou déposés de manière dématérialisée sur la plateforme Employeurs Publics PEP's. Ce service permet aux employeurs de transmettre facilement des documents relatifs aux cotisations et à la retraite de leurs salariés aux différents organismes relevant des régimes de retraite gérés par la Caisse des Dépôts.
# LIVRABLE 4 : QUESTIONNAIRE DE L'ENTRETIEN AVEC LA DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES

- Pourriez-vous présenter votre service et ses missions ?

## Typologies

- Qu'est-ce qu'un bordereau-journal ? Quel est son usage ?

- Qu'est-ce qu'une fiche de liaison ? A quoi sert-elle ? N'est-elle pas dans le dossier de traitement de chaque agent ?

- Existe-t-il des différences de traitement administratif entre les titulaires et les contractuels ? Entre contractuels et vacataires ?

- Éditez-vous les bulletins de paie des agents ? Depuis un progiciel ? Leur envoyez-vous par courrier ? par mail ? dans un digicoffre ? Par l'ENSAP ?

## Progiciel

- Utilisez-vous des progiciels ? Si oui :

- Lesquels ? Depuis quelle année ? Succèdent-ils à d'autres ? Quelles parties de vos missions de paie concernent-ils ?

- Est-ce bien Win-paie que vous utilisez actuellement ?

- Qu'est-ce que GESTIND ? Est-il encore utilisé ?

- Qu'est-ce qu'Astre ? Est-ce encore utilisé ? Depuis quelle année est-ce en place ? Quels types de documents sont produits ? Sont-ils imprimés ou restent-ils au format numérique ?

- Qu'est-ce que Girafe ? Est-ce encore utilisé ? Depuis quelle année est-ce en place ? Quels types de documents sont produits ? Sont-ils imprimés ou restent-ils au format numérique ?
  → Établie la base de données à transmettre aux impôts

- SIGAGIP est-il un progiciel (pour journaux mensuels de paie) ?

- L'espace en ligne ENSAP concerne-t-il tous les agents de l'Inalco ? Seuls les bulletins de paie y sont déposés ?

## Retraite

- Les établissements d'enseignement supérieur doivent conserver les pièces utiles à la liquidation des pensions et en numériser certaines pour le Portail des Eléments Transmis pour
la Retraite de l'Etat en Ligne (PETREL). Est-ce vraiment utilisé ? Quels documents sont concernés ?

- ENSAP est-il utilisé à l'Inalco pour liquider les retraites ? Quels documents sont nécessaires pour monter le dossier ?

- Quels documents sont nécessaires à la liquidation de la retraite des agents ?

- Les bordereaux et récapitulatifs de cotisation peuvent-ils être demandés ?

- En cas d'absence des bulletins de paie, quels documents pourraient y être assimilés ?

- Un historique annuel peut-il remplacer un bulletin de salaire (d'après TdG Aurore) ?

- Des documents relatifs à l'imposition peuvent-ils être demandés ?

Relation avec Agence comptable

- Quels documents sont transmis à l'Agence comptable ? Sont-ce des doubles ou des originaux ? Papier ou électronique ?

Contrôles

- Quels documents doivent impérativement être présentés en cas de contrôle, de l'URSSAF ou de la DGFIP ou de la Cour des comptes ? Sous quels délais ?

Processus

- Êtes-vous d'accord avec le déroulé présenté ci-dessous ?

<table><thead><tr><th>Direction des ressources humaines</th><th>Agence comptable</th></tr></thead><tbody><tr><td>Suivi des agents et de leur situation au quotidien : nombre d'heures travaillées, congés, évolution de carrière...</td><td></td></tr><tr><td><strong>Élaboration du bulletin de paie</strong><ul><li>Prise en compte des éléments variables : primes, commissions, heures supplémentaires/complémentaires, rappels de salaires, absences et congés payés</li><li>Calcul du salaire</li><li>Calcul des charges sociales dûes à chaque organisme et de l'imposition</li></ul></td><td></td></tr><tr><td><strong>Transmission du jeu de données à la</strong></td><td></td></tr></tbody></table>
<table><tr><td>DGFIP et de la fiche de paie à l'agence comptable et aux agents</td><td><ul><li>Contrôle de la paie, c'est-à-dire constat de la régularité de la procédure</li><li>Validation de l'opération</li></ul>Versement du salaire</td></tr><tr><td>Élaboration de la Déclaration sociale nominative (DSN)<br/>- Utilisation des informations précédem-ment rassemblées</td><td></td></tr><tr><td>Transmission de la DSN aux organismes et à l'Agence comptable</td><td><ul><li>Vérification de la régularité de la procédure</li><li>Validation de l'opération</li></ul>Versement des charges sociales et de l'imposition</td></tr></table>
# LIVRABLE 5 : TRANSCRIPTION DE L'ENTRETIEN AVEC LA DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES

Le 18 mars 2025

Intervenantes : Emma BAHOUS, Sarah CADOREL, Lilou CAPEL, Delphine DESCOTE

**LC** : Pourrais-tu présenter ton service et ses missions ?

**DD** : Je m'appelle Delphine Descote. Je suis responsable du pôle de gestion des personnels, enseignants et administratifs, au sein de la Direction des ressources humaines. Au sein du pôle, on est cinq donc j'encadre quatre agents. Nina et Rony qui sont juste à côté, [qui sont] gestionnaires paie et s'occupent de tout ce qui est la gestion administrative courante, les congés et la paie. Et Chloé et Corinne qui s'occupent respectivement, Chloé de tout ce qui est vacataires d'enseignement, et Corine qui est notre coordinatrice paie, donc qui pourra peut-être éventuellement, si j'ai des doutes sur les réponses, être consultée lors d'un autre entretien que tu pourrais organiser. Et elle s'occupe aussi de tout ce qui est les vacations administratives, les tuteurs, tout ce qui est vacataires mais pas vacataires d'enseignement type chargés de cours, ça c'est la partie de Chloé. Et nous tous ensemble, la gestion de la carrière, de la paie, des campagnes.

**LC** : Il y a une différence de « traitement » entre les enseignants titulaires, les administratifs titulaires aussi et les vacataires-contractuels ?

**DD** : Tout à fait. Ce n'est pas du tout la même gestion, ce n'est pas les mêmes carrières. C'est pour ça qu'on a séparé les fonctions.

**LC** : Et ça se matérialise comment ces différences ? Par exemple, ils ne sont pas enregistrés dans les mêmes bases de données ?

**DD** : Si, c'est juste que le statut et les droits qu'ils vont avoir vont différer suivant leur situation. Un fonctionnaire a une situation statutaire. Il a une carrière et une paie qui se gèrent d'une façon. Un contractuel ça va être autre chose. Il aura un contrat, certains droits qui sont complètement pareils à un titulaire mais d'autres non. Donc, suivant le type de population, la
gestion ne va pas être la même et le bulletin de salaire encore moins. Et un vacataire, par
définition, c'est de la vacation, payé après service fait et tout, donc là on ne te parle ni de
contrat, ni de... Enfin, il y a des contrats mais des contrats de vacation mais il n'y a pas de
carrière et il n'y a pas une gestion derrière aussi « lourde » que ce qu'on a pour la gestion
titulaire et contractuelle.

LC : Ensuite, j'ai des questions sur des typologies documentaires. En fait, j'ai trouvé des
documents, je n'arrive pas à comprendre à quoi ils servent. Par exemple, il y la fiche de
liaison.

DD : Alors je pense que les fiches de liaison étaient éditées sur... Ah oui, grosse particularité ici chez nous, c'est qu'on a deux budgets. Et qu'il y a, il y avait, maintenant ça a un peu été changé depuis janvier, mais deux logiciels de paie. On a un budget propre, le budget de l'établissement, qui finance les heures complémentaires, les vacations, et tout un tas d'autres choses, les contractuels notamment, les postes de lecteurs, répétiteurs. Et donc ces gens-là étaient payés sur le budget dit « propre », avec le logiciel de paie qu'on appelait Astre, qui n'est plus utilisé depuis décembre. Et toute la population qui était payée via l'État, les fonctionnaires, on avait un autre budget, le budget « État » et eux étaient payés sur un autre logiciel de paie. Les fiches de liaison ça sort du budget État, du logiciel de paie qui s'occupe du budget État.

EB : Il s'appelle comment le logiciel ?

DD : Alors voilà, là juste c'est qu'on a changé en janvier, donc avant c'était Astre et Win-paie. Win-paie c'était pour l'État, Astre c'était pour le budget propre. Et là on a changé et tout le monde est maintenant sur Win-Paie RH+, avec à l'intérieur de ce logiciel de paie, deux orientations par budget. Donc c'est à nous de flécher suivant que tu payes des heures complémentaires, des vacations, tu vas codifier d'une certaine manière, si tu payes des contractuels, tu vas codifier pour que ça impacte le budget propre. Nous ça c'est la grosse nouveauté, chamboulement pour nous, c'est qu'il faut se réhabituer à un logiciel de paie. Et ce n'est pas simple. Mais l'avantage c'est que maintenant on a... Avant on avait deux façons de codifier la paie, t'en avais une sur Win-Paie et une sur Astre, maintenant c'est la même codification de paie pour des budgets séparés, donc quelque part ça va nous aider mais c'est juste que la mise en route d'un changement d'un logiciel paie c'est lourd. Et les fiches de liaison, pour répondre à ta question, c'était, si ma mémoire est bonne parce que je n'ai pas beaucoup connu ça, et puis vu les années que t'évoques je suis contente, mais je n'étais pas