b- Utilisation de la visioconférence : obligation de réservation de salles spécifiques dédiées à la visio (peu nombreuses)

c- Réunions en présentiel : les réunions sur un des trois sites ne permettent pas toujours de mobiliser les membres à 100% (contraintes familiales ou professionnelles « de proximité »)

d- Élections : vote sur site distant, organisation complexe

c- Recherche de lieux de réunion (AG, etc.) sur site « neutre » (hors sites UMR) pour favoriser la mobilisation de chacun, créer une dynamique de groupe et minimiser l'impact carbone des déplacements

d- Trouver un outil fiable et sécurisé de vote en ligne

b- Acquisition de 4 LogiCam grâce au budget CNRS QVT 2017 ainsi que de HP Jabra

c- Plusieurs AG organisées en résidence sur 2 jours ou à la journée (Aix-en-Provence, Cannes, Sausset-les-Pins, Fréjus)

d- Mise en place de votes électroniques à partir de 2018 via l'outil Belenios

## Pôle d'activités « Gestion administrative et financière »

### Mutualisation des documents et Plateforme collaborative

a- Multiplication de documents en fonction des tutelles (ordres de mission)

b- Pas de fichier global des personnels, référencement opéré par chaque site, manque de visibilité pour l'ensemble des sites, un seul référent ESPACE identifié à Nice pour alimenter la base des personnels (CNRS)

c- Absence d'espaces communs de stockage des documents, accessibles par tous

a- Travail sur l'intersection des renseignements demandés par chacune des tutelles et DR CNRS

b- Identifier une base unique de référencement des membres de l'unité (permanents et non permanents) et partager les droits d'accès pour faciliter la saisie et l'alimentation en continu

c- Identifier et tester des solutions sécurisées de stockage et partage de dossiers ; Tests via Dropbox, puis MyCore pour le partage de documents entre Avignon et Aix-en-Provence pour faciliter la gestion des contrats de recherche

a- Rédaction d'une fiche unique et complète pour les demandes de mission quelle que soit la tutelle

b- Choix de la base Labintel qui devient RESEDA (en 2015) ; prise en main par deux PAR puis par la RA (à son arrivée) de ce nouveau portail et nettoyage complet de la base avec saisie de tout le personnel rattaché à ESPACE depuis janvier 2016 (plateforme néanmoins peu ergonomique, qui nécessite de suivre les informations en parallèle dans un tableau pour faciliter la gestion quotidienne)

c- Développement d'un espace CORE (Sharepoint) propre à ESPACE pour le partage de documents des différents sites (gestion, administration, suivi RH...)

#### Vigilance

* sensibiliser et former à l'utilisation de l'espace CORE, outil plus sécurisé mais moins convivial que des solutions grand public, notamment en matière d'édition collaborative et en raison de spécificités de protections informatiques de chaque site universitaire

* développer l'espace partagé, en faire la base de référence pour la documentation administrative et d'aide à la gestion et au montage de projets

### Procédures

a- Affichage des procédures par tutelle, peu clair et parfois inexistant

b- Non-respect des délais préconisés par les gestionnaires et méconnaissance des circuits de validation d'une demande d'ordre de mission et d'une demande d'achat, accumulation des demandes de remboursement de frais en fin d'exercice

c- Nécessité de « continuité de service » sur les outils de gestion administrative et financière (maladie, congés)

a- Rédaction de fiches de procédures applicables à toutes les tutelles et mise en commun de ces procédures sur CORE

b- Schématisation du processus (logigrammes) des tâches administratives pour un bon de commande ou une mission, en utilisant les expériences des gestionnaires

c- Pour chaque tutelle, identifier les outils disponibles et quelles personnes y ont accès. Pour les outils CNRS, répartir entre les gestionnaires les tâches et les droits d'accès en ayant au moins un binôme par application et une représentativité des sites (quand cela est possible)

a et b- Fiches de procédures déposées sur CORE
c- Duplication des accès entre gestionnaires quand possible, accès accordé à la RA sur l'ensemble des outils CNRS (possibilité de suppléer les gestionnaires pour bons de commande ou missions) et (en consultation seulement) aux outils financiers des universités (possibilité de suppléer les gestionnaires pour reporting)

#### Vigilance

* Risque de peu de visibilité et peu de consultation sur CORE : faire des rappels réguliers sur l'existence de ces sources

* Veiller à mettre à jour et compléter la base documentaire et les fiches de procédure, rendre systématique le réflexe de recherche d'informations sur CORE

* Sensibiliser (avec persuasion) à la problématique des déplacements de dernière minute, qui sont encore nombreux et perturbent l'organisation du travail des gestionnaires (stress)

* Identifier les ressources hors ESPACE (DR CNRS, tutelles) qui pourraient être le relais des gestionnaires en cas d'absences longues cumulées

## Pôle d'activités « Communication »

### Améliorer la visibilité institutionnelle

a- Nécessité de comprendre les attentes des chercheurs et des tutelles sur les besoins en communication à ESPACE

b- Site internet développé sous spip devenu insolète

a- Création d'un groupe de travail en 2018 « Outils numériques de communication » composé de PAR, d'enseignants-chercheurs et de chercheurs

b- Refonte du site Internet en utilisant les préconisations du CNRS, modèle sous wordpress

c- Identifier une solution permettant à tous de saisir et d'afficher des actualités en lien

a- Discussions et propositions d'outils à développer, en discussion et évolution permanentes

b- En constante évolution et mise à jour : annuaire des personnels, présentation des différents sites de l'UMR, des axes et actions du contrat quinquennal en cours, référencement des thèses en cours et des publications, etc.

c- Création d'un carnet de recherche Hypothèses, avec un lien vers le site internet pour afficher les
c- Site internet : accès restreint aux webmasters, manque d'un espace d'échange pour les chercheurs

d - En-tête ESPACE des documents souvent composée uniquement du logo CNRS et de celui de la tutelle de site, parfois obsolète

avec les projets de recherche et actions développées dans l'unité

d- Création d'une nouvelle charte graphique d'ESPACE intégrant les logos des quatre tutelles, mise à jour régulière

actualités. Une formation des chercheurs à cet outil est dispensée

d- Mise à disposition de modèles de documents : courrier Word, présentation PPT, etc. intégrant la nouvelle charte et les logos à jour sur la plateforme CORE

→ Vigilance

• Bien veiller à enrichir régulièrement le site internet de contenus concernant les contrats de recherche, les réseaux de recherche (partenaires, relations internationales, liaisons institutionnelles avec les dispositifs existants LabEx, EUR, FR..., ainsi que le prochain projet de recherche

• Inciter les membres d'ESPACE à participer aux formations sur les carnets Hypothèses

• Encourager l'utilisation de la charte graphique ESPACE pour tous les documents

Améliorer la communication interne

a - Transmettre l'information en interne, auprès de chacun des sites, de la manière la plus fluide possible

b - Améliorer l'appréhension des procédures et des outils par les nouveaux arrivants

a- Création et gestion de listes de diffusion, en lien avec les tableaux de bord de suivi des personnels (mises à jour par la RA en lien avec le suivi RH)

b-Rédiger un guide d'accueil du nouvel arrivant

a- Création de listes de diffusion spécifiques et ciblées :

• générale, pour l'ensemble des personnels des différents sites

• pour chacun des sites universitaires

• pour les jeunes chercheurs doctorants/post-docs

• pour les chercheurs/enseignants-chercheurs

→ Vigilance

• Construire et diffuser à bon escient le guide du nouvel arrivant, contenant l'ensemble des informations favorisant la découverte de l'environnement institutionnel et humain de l'unité

Améliorer la visibilité des résultats de recherche

a- Répondre aux directives de la Science Ouverte en améliorant la « traçabilité » des publications et des chercheurs

a- Assurer la visibilité des chercheurs via une ou des identités pérennes, rendre visibles les publications scientifiques, résultats de la recherche via une archive ouverte et le site internet

a- mise au propre et suivi des identifiants idHAL pour l'ensemble des membres d'ESPACE ; lien avec l'ORCID ; mise au propre des collections HAL (obligation de dépôt des publications sur HAL depuis 2015) ; formation des enseignants chercheurs et des chercheurs aux dépôts dans HAL et à la création de leur CV HAL

→ Vigilance

• assurer la lisibilité des contenus HAL sur notre site internet

• développer et promouvoir les pratiques de science ouverte auprès des différents publics (enseignants-chercheurs, doctorants et personnels)

Pôle d'activités « Formation »

a- Proposition de formations spécifiques diffusées par chaque tutelle, plan de formation de l'unité demandé par chaque tutelle à des dates différentes, faibles retours sur les besoins de la part des personnels vers les référents formation de l'unité

b- Perte de compétences du fait du départ des ingénieurs contractuels sur projets

a- Améliorer le recensement des besoins en formation et du nombre de réponses des personnels

b - Avoir la capacité d'anticiper les besoins en fonction des projets de recherche

a- Rédaction d'un PFU commun à ESPACE adressé aux 2DR du CNRS et transmis aux tutelles universitaires

b- Mise en place de courtes sessions de formation en interne via ERE / Espace rencontre Espace

→ Vigilance

• Mobiliser les agents sur leurs besoins en formation

• Promouvoir la transmission de compétences via des formations internes de plus grande ampleur

Pôle d'activités « Données »

Structure, partager et ouvrir les données de la recherche

a- Pas de politique commune de gestion et partage de données (organisée par site, voire par projet de recherche), « sensibilité » des tutelles en termes de sécurité d'accès aux données distantes

b- Pérennisation des données climatiques et hydrologiques collectées par l'antenne des Cévennes sur plusieurs décennies

a et b - Création d'un groupe de travail sur la bancarisation des données en 2018

a- Recours à Huma-Num pour la mise en place de serveurs ou de serveurs dédiés sur site selon nécessité de sécurité (données foncières)

b- Un exemple : avant le départ à la retraite de l'ingénieur des Cévennes ayant coordonné ces collectes, bancarisation des données sur Nakala

→ Vigilance

• Nécessité de se former aux nouvelles directives de Science ouverte et de gestion des données

• Qualifier et appliquer une politique de gestion de données pour l'ensemble du laboratoire

• Développer les compétences en matière de diffusion de données (FAIR et respect du RGPD)
#9 - UNE UMR QUI VULGARISE ET DISSÉMINE DES CONNAISSANCES VERS LA SOCIÉTÉ.. 97

1. Illustration de la démarche de dissémination des connaissances scientifiques au sein d'ESPACE : l'alerte .................................................................................. 98

2. Indicateurs factuels de portée .................................................................................. 99

3. Autres productions transversales de l'UMR à destination du monde non académique......... 99

4. Une médiation scientifique devenue une action spécifique de l'unité.................... 99

#10 - UNE UMR QUI COLLECTE, GÉRE, TRAITE ET DIFFUSE DES INFORMATIONS SCIENTIFIQUES.................................................................................. 100

1. Le partage des données et des informations scientifiques à ESPACE.................... 101

2. Zoom sur la plateforme expérimentale de l'implantation cévenole .................... 102

#11 - UNE UMR QUI SE PRÉOCCUPE DE LA QUALITÉ DE VIE AU TRAVAIL ................ 104

Table des matières .................................................................................. 108