# Check-liste “ Développez des pratiques de sauvegarde dans l'équipe ”

Romain David, Shelley Stall, Alison Specht, Margaret O'Brien, Jeaneth Machicao, Pedro Luiz Pizzigatti Corrêa, Rorie Edmunds, Nobuko Miyairi, Yasuhiro Murayama, Solange Santos, et al.

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► To cite this version:

Romain David, Shelley Stall, Alison Specht, Margaret O'Brien, Jeaneth Machicao, et al. "Développez des pratiques de sauvegarde dans l'équipe". 2023, 10.5281/zenodo.7985798. hal-04829623

HAL Id: hal-04829623

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Submitted on 10 Dec 2024

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# Développez de bonnes pratiques de sauvegarde
dans votre équipe –
CHECK-LISTE POUR LA SAUVEGARDE
DES OBJETS NUMÉRIQUES

Bienvenue dans "Votre parcours pour la Science Ouverte"!

Veillez à bien documenter, archiver à long terme et à rendre librement accessibles
tous les objets numériques créés ou utilisés par l'équipe

## Audience cible

* **Principale:** Equipes et/ou responsables de projets

* **Secondaire:** Equipes et/ou chercheur.es dans le cadre de projets

> Cette check-liste est générique et devra être ajustée en fonction des exigences de votre établissement, laboratoire, équipe de recherche et/ou financeur.

## A. DÉTERMINER LES OBJECTIFS ET LES CRITÈRES DE SAUVEGARDE

Déterminez les objectifs de vos sauvegardes et les critères de décision qui vous aideront à choisir ce qui doit être conservé. Vous devez tenir compte de la motivation de votre équipe et de l'état d'avancement de vos projets. Les décisions doivent être adaptées au fur et à mesure que le projet de recherche évolue. Pour de bonnes pratiques en matière de sauvegarde:

1. **Documentez votre travail pour faciliter sa réutilisation et encourager la collaboration.** Un ensemble cohérent de documentation et de métadonnées doit être créé pour chaque objet numérique ainsi que pour l'ensemble des fichiers du projet afin d'éclairer les futurs réutilisateurs. Par exemple, lorsqu'un nouveau membre de l'équipe arrive, la documentation doit lui être suffisante pour comprendre le travail réalisé jusque là. De plus, en cas d'événement accidentel (par exemple, en cas d'endommagement des serveurs hébergeant les fichiers du projet), l'équipe doit pouvoir disposer de la documentation complète.

2. Décidez de l'étendue de la sauvegarde:

a. **Faites une sauvegarde intégrale des fichiers du projet.** C'est l'option la plus simple, mais elle nécessite également plus d'espace et d'énergie. Il est plus facile de s'assurer qu'une sauvegarde complète est créée d'un seul bloc. Cela nécessite des mises à jour itératives et peut être programmé pour être réalisé automatiquement en arrière-plan (ou la nuit).

b. **Sauvegardez les étapes importantes pour garantir une meilleure reproductibilité de vos recherches.** Ceci est d'autant plus nécessaire lorsqu'une sauvegarde intégrale n'est pas possible en raison de restrictions techniques. Ces sauvegardes permettent d'aider les équipes à s'assurer qu'elles disposent des dernières versions de tous les fichiers. Les fichiers conservés doivent être inspectés de manière à s'assurer de leur qualité et de la reproductibilité de leur contenu. Une perte d'informations est possible si les fichiers ont été manipulés ou leurs versions modifiées avant d'être documentés. L'intégralité du workflow n'a pas nécessairement besoin d'être sauvegardée.

c. **Sauvegardez l'ensemble du workflow même en cas de sauvegarde partielle.** Il est crucial de conserver tous les détails sur chaque étape du travail de recherche pour
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expliquer les résultats obtenus. Cela nécessite de préserver non seulement le jeu de données initial mais aussi le(s) logiciel(s) utilisé(s) pour améliorer, agréger et analyser les données, ainsi que la documentation relative aux diverses actions réalisées, incluant les informations de publication. Les tentatives de recherche qui n'ont pas donné de résultats exploitables ne doivent pas être incluses.

## B. PLANIFIER UNE CONSERVATION ET DES ACCES A LONG TERME

1. Déterminez ce qu'il faut sauvegarder (pour l'équipe ou au-delà):

a. **Données:**

i. Assurez-vous que **les jeux de données créés pour chaque partie du projet ainsi que tous les produits dérivés** sont conservés. S'il existe une version que vous utilisez régulièrement au sein de votre groupe, il s'agit probablement de celle que vous archiverez. Remarque: La plupart des éditeurs exigent que seules **les données associées à une publication soient disponibles dans un entrepôt de confiance**. Cependant, l'ensemble complet des données peut être cité dans la déclaration de disponibilité des données, en détaillant quelles sont les données utilisées pour la publication. Cette approche garantit que toutes les données sont conservées ensemble et améliore leur interoperabilité et les possibilités de réutilisation.

ii. **Améliorez, réorganisez et documentez vos données** pour les rendre compréhensibles.

iii. Les jeux de données doivent être **lisibles par les machines**; plus précisément, ils doivent être lisibles sans effort d'interprétation humaine ni d'utilisation de logiciel propriétaire. Plus d'information en lisant la [check-liste de Documentation et Citation des données](#).

iv. **Stockez les jeux de données créés par l'équipe dans l'espace dédié aux ressources partagées de l'équipe** et gérez ces ressources de manière cohérente. Veillez au bon contrôle de l'affichage des versions pour chaque objet.

b. **Logiciels, code, modèles, scripts et algorithmes:** documentez et organisez les composants de vos logiciels pour rendre leur organisation compréhensible. Demandez à un collègue son point de vue pour en augmenter la compréhensibilité et améliorer ses possibilités d'utilisation future. Il est important d'y inclure la documentation concernant les configurations pertinentes pour l'installation, l'environnement, le paramétrage et l'utilisation de vos logiciels. Plus d'information sur la [check-liste de Documentation et Citation des logiciels](#).

c. **Images et objets numériques associés aux conférences, formations, compte-rendus d'ateliers et supports:** consultez la [check-liste « Outillez votre équipe pour la Science Ouverte »](#) qui récapitule les différents lieux de sauvegarde choisis. Suivez les recommandations faites par l'entrepôt pour le dépôt de ces objets et assurez vous qu'ils soient suffisamment documentés et dans le meilleur format possible pour leur archivage.

2. Évaluez à quel point les objets numériques sont ouverts et FAIR.

Un objet numérique peut être ouvert et/ou FAIR (voir section 2.b). Par exemple, les données de santé sensibles doivent être FAIR mais les informations personnelles ou de santé doivent être en accès protégé. Pour déterminer dans quelle mesure vos objets numériques doivent être ouverts et/ou FAIR, consultez la liste suivante:
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a. Faites en sorte que vos objets numériques soient "aussi ouverts que possible, aussi fermés que nécessaire"

i. Déterminer quels objets numériques ne sont ouverts qu' à l'équipe et ceux qui doivent être rendus accessibles à toute personne extérieure à l'équipe (par exemple, d'autres chercheur.e.s, communautés, citoyens, etc.). L'accès aux objets numériques de la recherche doit être aussi ouvert que possible. Il est important de considérer qu'il existe un continuum entre "être ouvert" et "être fermé".

Pour déterminer le degré d'ouverture de vos objets numériques sauvegardés, tenez compte des éléments suivants :

* La capacité à reproduire la recherche.

* Les exigences du laboratoire ou de l'installation utilisé(e).

* Les normes et/ou meilleures pratiques de la (des) communauté(s) pour la (les) discipline(s).

* Les exigences du pays, du financeur, de l'éditeur et de l'institution.

* Les licences d'utilisation des objets numériques préexistantes (par exemple, pour les données créées par d'autres).

* Les accords d'accès aux données préexistants (par exemple, pour les données sensibles).

* Les exigences en matière de gouvernance des données autochtones.

* Les autres considérations éthiques. Pour plus d'informations, lisez la check-liste « Préparez votre équipe à la Science Ouverte »

* En cas de conflit avec l'un de ces éléments, consultez le délégué à la protection des données et/ou le département Science Ouverte de votre institution/organisation pour obtenir des conseils.

ii. **Pour votre équipe**, rendez les documents de travail ainsi que les objets ouverts et disponibles autant que possible.

iii. **Au-delà de votre équipe**, pour rendre certains de ces objets numériques accessibles à d'autres personnes –objets dans ce cas nommés "produits numériques"-, vous pouvez fournir:

* **Des objets numériques ouverts.** Ces objets sont accessibles à tous.

* **Des objets numériques sous embargo.** Ces objets sont accessibles pendant une période définie à l'équipe de recherche et à un groupe restreint d'autres personnes (par exemple, les évaluateurs de revues), avant d'être totalement ouverts. La période d'embargo peut être une durée déterminée de manière conventionnelle ou une date fixée par les auteur.e.s, comme celle de la publication d'un article.

* **Objets numériques avec un accès régulé.** Ces objets sont conservés dans un entrepôt qui prend en charge les contrôles d'accès selon des règles préalablement définies. Cette approche est couramment utilisée pour les données sensibles.

* **Objets numériques confidentiels.** Ces objets sont accessibles à l'ensemble ou à une partie de l'équipe de recherche sur la base d'un accord préalable. Il s'agit généralement d'objets commerciaux avec des licences de partage restreint. Pour certaines revues, lorsque les objets numériques sont
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confidentiels, les éditeurs peuvent refuser de publier un article parce que la recherche ne peut être ouvertement évaluée.

b. Soyez "aussi FAIR que possible"

Les principes FAIR (FAIR Guiding Principles, les principes FAIR) favorisent la découverte, la compréhension et la réutilisation des données et des objets de recherche numériques. FAIR est l'abréviation de "Findable, Accessible, Interoperable, and Reusable" (Facile à trouver, Accessible, Interopérable et Réutilisable). En respectant les pratiques FAIR de votre communauté, vos objets numériques seront aptes à être sauvegardés en restant accessibles et potentiellement réutilisables.

i. Choisissez le meilleur entrepôt pour votre communauté, voir le guide Repository Guidelines.

ii. Améliorez les métadonnées qui décrivent vos objets numériques autant que possible pour faciliter la découverte, l'accès et la réutilisation.

iii. Choisissez une licence aussi ouverte que possible pour permettre la réutilisation et indiquez clairement que vos données sont réutilisables.

iv. Améliorez les caractéristiques FAIR de vos objets numériques. Pour les données, utilisez des outils qui évaluent et fournissent un retour d'information sur le caractère FAIR des données. Par exemple, F-UJI tool ou ARDC self-assessment.

3. Déterminez le lieu de sauvegarde de vos objets numériques

Les entrepôts labellisés de qualité fournissent aux équipes de recherche un soutien en matière de gestion des sauvegardes afin de rendre leurs objets numériques aussi interoperables et réutilisables que possible. Par exemple, les entrepôts de données spécialisés dans un type particulier de données veilleront à ce que la documentation et les métadonnées répondent aux normes recommandées par la communauté qui les génère, et respectent les critères FAIR. En consequence, les équipes de recherche doivent rechercher les entrepôts les plus adaptés aux types d'objet numériques qu'ils produisent.

Pour vous aider dans vos choix, appuyez-vous sur la check-liste « Outillez votre équipe pour la Science Ouverte ».

Une fois que votre équipe a sélectionné un entrepôt :

a. Assurez vous que tous les liens et identifiants permanents sont inclus dans le registre des objets numériques du projet. Voir section C pour plus d'informations.

b. Assurez vous que l'entrepôt sélectionné dispose des protections nécessaires (contrôles d'accès).

c. Assurez vous que l'entrepôt choisi est accepté par la communauté et qu'il est fiable. Pour plus d'informations, voir le guide Repository Guidelines.

4. Planifiez la conservation des objets numériques dans le temps

La preservation régulière des résultats de la recherche est importante pour se prémunir de possibles pannes d' équipement ou autres événements indésirables. Il est tentant de remettre à plus tard l'effort de préservation de notre travail pour consacrer ce temps à notre recherche. La mise en place de mécanismes d'archivage automatique permet de réduire le temps consacré à cet effort.
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a. Consultez le plan de gestion des données et des objets numériques (PGDN) de votre projet pour tenir compte du calendrier recommandé de dépôt des objets numériques. Mettez à jour le PGDN pour qu'il correspondre aux besoins de l'équipe en temps réel.

b. Le calendrier de sauvegarde recommandé pourrait inclure les moments suivants:

* Rapports d'étapes du projet tels que le rapport annuel

* Avant et après des décisions clés pour le projet

* Publication de la recherche

* Diffusion publique des résultats de la recherche telle que présentations orales, affiches, ateliers, sessions de formation, etc...

* Fin du projet

C. SUIVI DES OBJETS NUMÉRIQUES SAUVEGARDES

Un registre d'objets numériques du projet permet de lister les différents types d'objets sauvegardés dans différents entrepôts, afin d'optimiser leur découverte et leur réutilisation. Le processus est décrit ci-dessous et doit être documenté dans le Plan de Gestion des Données (et objets numériques) du projet.
Le registre des objets numériques contient des informations détaillées sur la nature des objets numériques préservés, l'état des données et le moment auquel la sauvegarde a lieu. Veillez à ce que le processus et les critères de sauvegarde soient mis à jour périodiquement afin d'inclure les nouveaux types d'objets du projet. Pour établir ce registre, vous pouvez suivre le processus suivant:

1. Créez et mettez à jour un registre d'objets numériques parallèlement au dépôt des objets numériques décrit dans ce guide. Le registre des objets numériques peut prendre le format d'une feuille de calcul (par exemple, Google Sheet) ou de tout autre format de liste.

2. Inclure une description de l'objet, la référence principale (le nom) et l'identifiant permanent (par exemple, Digital Object Identifier) dans chaque entrée du registre, ainsi que toute autre information utile pour comprendre sa place dans le projet. Pour les objets qui n'ont pas d'identifiant permanent, fournir une URL (pérenne) et une description. **Les informations recommandées sont les suivantes :**

a. Type d'objet (par exemple, article évalué par des pairs, jeu de données, logiciel, poster, support de formation...)

b. Titre de l'objet

c. Membres de l'équipe participant (par exemple auteur.e.s)

d. Membre(s) de l'équipe à contacter

e. Description

f. Nom de l'organisation hébergeant l'objet numérique préservé

g. DOI ou URL de l'objet numérique

h. Date à laquelle l'objet numérique a été déposé

i. Citation complète (si existante)

3. Pensez à conserver le registre des objets numériques avec les autres fichiers numériques relatifs à votre projet. De nombreux financeurs exigent des bénéficiaires de subventions qu'ils dressent la liste de leurs réalisations dans leurs rapports annuels, y compris une liste de toutes les publications évaluées par les pairs et des objets numériques associés. Le registre des objets numériques peut être fourni au financeur dans le cadre du rapport d'activité afin de
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mettre en évidence les progrès réalisés. Il peut aussi être utilisé comme outil de suivi pour
aider à compléter le rapport.

Liens vers les check-listes connexes:

- Check-liste « Présence numérique »

- Check-liste « Documentation et Citation des Données »

- Check-liste « Documentation et Citation des Logiciels »

- Check-liste « Préparez votre équipe à la Science Ouverte »

- Check-liste « Outillez votre équipe pour la Science Ouverte »

Pour suggérer des mises à jour, svp envoyez un email à datahelp@agu.org. Incluez le DOI et le nom de la check-liste dans votre email, merci.

Pour citer cette checklist : David, Romain, Santos, Solange, Stall, Shelley, Specht, Alison, Corrêa, Pedro Luiz Pizzigatti, Machicao, Jeaneth, Miyairi, Nobuko, Murayama, Yasuhiro, O'Brien, Margaret, Wyborn, Lesley, Vellenich, Danton Ferreira, & Mabile, Laurence. Check-liste « Développez des pratiques de sauvegarde dans l'équipe ». Zenodo. https://doi.org/10.5281/zenodo.7985798

Traduction de l'anglais : Romain David, Laurence Mabile