Face à la crise de notre système hospitalier et aux défis que rencontrent les chefs de service, nous avons entrepris de créer une communauté de chefs de service d’hématologie prêts à s’entraider. Un premier séminaire a eu lieu en janvier 2023 : celui-ci a regroupé une quinzaine de chefs de service et permis de créer le premier « noyau » de la communauté. Cette communauté naissante a ensuite continué de vivre et de s’entraider tout au long de l’année 2023. En janvier 2024, nous avons élargi notre communauté à d’autres chefs de service à l’occasion d’un deuxième séminaire qui a réuni 36 participants. Au cours de cette rencontre, nous avons pris le temps de réfléchir et d’échanger ensemble sur nos missions. Nous nous sommes appuyés sur des intervenants extérieurs ainsi que sur des méthodes de co-développement et de co-construction au cours de sessions plénières, d’ateliers en petits groupes, et de temps de convivialité. Nous avons ainsi pu découvrir et expérimenter le pouvoir de l’intelligence collective, la créativité, la force, et le soutien émanant d’un tel groupe. Cette communauté de pairs, constituée de chefs de service, se révèle être un puissant outil de soutien au management. L’expérience des uns nourrit et enrichit celle des autres. Nous espérons que notre initiative inspirera des chefs de service d’autres spécialités afin qu’ensemble nous puissions mieux répondre à nos missions de chefs de service et participer à la reconstruction de l’hôpital « à partir du terrain ».

In response to the French hospital system crisis and the challenges faced by the heads of departments, we have undertaken an initiative to create a community of heads of haematology departments willing to assist each other. Our inaugural seminar, held in January 2023, established the foundational “core” group of heads of department. Throughout 2023, this emerging community has prospered, offering sustained support to peers. In January 2024, we broadened our community to include other heads of departments, following a second seminar gathering 36 participants. During this event, we took the time to exchange thoughts and reflect on our missions. Building on the experience of guest speakers and employing methods of co-development and co-construction in plenary sessions, small-group workshops, and social gathering, we were able to discover and experience the collective intelligence, creativity, strength, and support stemming from such a group. This peer community of heads of departments stands as a powerful tool for management support, whereby personal experiences nourish and enrich the experience of others. We hope that our initiative will inspire heads of departments from other specialties so that, together, we can better work towards our missions as heads of departments and collaborate on rebuilding the hospital “from the bottom up”.

# Introduction

Notre système hospitalier traverse une crise dont les solutions tardent à arriver. Dans ce contexte, la mission de chef de service est souvent lourde à porter. Face à ses responsabilités, le chef de service se sent souvent seul et démuni. Devant ce constat, nous avons entrepris de créer une communauté de chefs de service d’hématologie avec deux objectifs : (i) un objectif individuel qui est de soutenir chaque chef de service dans sa mission ; (ii) un objectif collectif qui est de transformer notre système hospitalier à partir du « terrain », à savoir à partir des services hospitaliers.

Notre communauté de chefs de service a été fondée en janvier 2023 au cours d’un séminaire qui a réuni quatorze chefs de service de centres hospitalo-universitaires (CHU), de centres de lutte contre le cancer (CLCC), et d’établissements de santé privés d’intérêt collectif (ESPIC) [1]. Cette première rencontre a permis de confirmer un réel besoin et de constituer un « noyau » de chefs de service désireux de former une communauté d’entraide. Cette communauté naissante a continué à vivre durant toute l’année 2023 grâce à des échanges réguliers à travers un groupe WhatsApp, et onze visioconférences mensuelles (avec environ cinq à dix participants par réunion) et des rencontres spontanées lors de réunions professionnelles (congrès, groupes coopérateurs, et autres). Nous avons ainsi pu expérimenter tout au long de l’année les bienfaits de cette communauté pour rompre la solitude, nous appuyer sur l’expérience des autres et bénéficier de l’entraide du groupe.

Forts de cette première expérience positive, nous avons souhaité ouvrir notre communauté à d’autres chefs de service, en l’élargissant aux centres hospitaliers généraux (CHG). Nous avons ainsi organisé une deuxième rencontre des chefs de service d’hématologie dans le but (i) de réfléchir à nos missions de chef de service ; (ii) de partager, échanger, nous laisser inspirer ; (iii) de nous ressourcer et de créer du lien entre nous.

Cet article retrace les temps forts de cette rencontre qui a eu lieu en janvier 2024.

# Invitation des participants

Une lettre d’invitation a été envoyée par courriel à une cinquantaine de chefs de service, hématologues cliniciens, exerçant en CHU, CHG, ESPIC, ou CLCC, et responsables d’un service d’hématologie ou d’oncohématologie. Le nombre d’invités a été limité à 50 afin d’éviter une croissance trop rapide de la communauté et permettre à tous les participants de se connaître. Les conditions d’inscription comportaient (i) l’engagement d’être présent pendant toute la durée du séminaire (deux jours) et (ii) l’obligation pour chaque participant de partager une expérience à travers une courte présentation de 180 secondes (l’envoi du diaporama aux organisateurs devait être effectué, au plus tard, six semaines avant la tenue du séminaire). Les participants devaient également s’engager à respecter des règles de confidentialité et de bienveillance. Ils étaient enfin fortement invités à se déconnecter (« no screen ») pendant les temps collectifs du séminaire.

Sur 51 chefs de service invités, 42 (82 %) ont accepté l’invitation : 36 ont participé au séminaire et six ont dû annuler pour des raisons professionnelles (n
                     =4) ou personnelles (n
                     =2). Parmi les neuf chefs de service qui ont décliné cette invitation, six ne pouvaient pas se rendre disponibles, deux n’étaient pas intéressés, et un n’a pas précisé la raison. Les participants provenaient de CHU (69 %), de CHG (22 %), de CLCC (6 %) ou d’ESPIC (3 %) (figure 1
                     ). L’âge médian des participants était de 51 ans (min. 38 ; max. 67), et l’ancienneté dans la fonction était en médiane de 4,5 ans (min. 0,3 ; max. 19). Le nombre médian de médecins seniors (équivalent temps plein) dans le service était de 10,0 (min. 3 ; max. 17), et celui du personnel paramédical de 70,0 (min. 4 ; max. 150) (tableau I
                     ).

# Identification des besoins

Afin d’adapter au mieux le programme du séminaire aux attentes des participants, un questionnaire a été envoyé à tous les chefs de service inscrits en amont de la réunion. Le questionnaire interrogeait les participants sur les domaines qu’ils souhaitaient aborder : soin, management, enseignement, et/ou recherche. Ce questionnaire colligeait également les informations relatives au chef de service (coordonnées, données démographiques et ancienneté dans la fonction) et à son service (nombre de médecins et de personnels paramédicaux, nombre de lits, etc.). Les réponses au questionnaire ont été recueillies, analysées, résumées et intégrées au programme du séminaire.

# Format du séminaire

Le séminaire s’étendait sur deux jours. Il comportait trois types de temps : des temps de partage et d’échange (en plénière et en petits groupes), des temps avec des grands témoins, et des temps de convivialité.

Les temps de partage en réunion plénière consistaient en de courtes présentations de 180 secondes au cours desquelles chaque chef de service partageait une expérience vécue dans son service qui pouvait être utile au reste du groupe, un atelier de co-développement [2], et des ateliers de co-construction (visant à définir ensemble les projets que la communauté des chefs de service souhaitait porter). Les ateliers de co-développement ont été animés par l’agence Acte Sept et l’atelier de co-construction par l’agence PRAGMA.

De grands témoins ont été également invités à partager leur expérience, qu’elle soit dans le domaine médical ou non, pour nous faire prendre du recul et nous inspirer. Il s’agissait de Philippe Armand, chef du département lymphome au Dana-Farber Cancer Institute, et professeur de médecine à Harvard Medical School, Boston, États-Unis ; Romain Barnier, ancien nageur professionnel médaillé aux championnats du monde et championnats d’Europe, et actuel directeur sportif du cercle des nageurs de Marseille ; Olivier Claris, chef du service de néonatologie et réanimation aux hospices civils de Lyon, et professeur à l’université Claude-Bernard, Lyon I, rapporteur de différentes missions gouvernementales de santé [3] ; Anne Le Gagne, ancienne présidente de commission médicale d’établissement (PCME) et formatrice à l’école de hautes études de santé publique (EHESP) et Alexandre Berkesse, philosophe, enseignant et chercheur en management des organisations de la santé.

Enfin, des temps de convivialité ont été organisés pour permettre aux participants de mieux se connaître, de développer des relations personnelles, et d’avoir des échanges informels potentiellement riches en informations.

L’organisation du séminaire a été assurée par l’agence Kephren Publishing, une société d’édition spécialisée en santé.

Au total, trois ateliers en petits groupes ont eu lieu lors du séminaire. Un premier atelier pour faire connaissance au cours de rencontres chronométrées, en duo, afin d’explorer nos histoires personnelles et professionnelles, notamment nos motivations dans le travail et dans notre mission de chef de service. Le deuxième atelier a consisté en un atelier de co-développement. Il s’agit d’une méthode qui permet de clarifier des situations professionnelles et de faire émerger des solutions grâce à l’intelligence collective d’un petit groupe de six à huit personnes. Enfin, un atelier co-construction a permis, grâce au groupe, de faire émerger six grandes thématiques que souhaite développer la communauté : l’entraide entre les membres, la structuration de la communauté, les outils de management, le coaching/mentorat des nouveaux chefs de service, l’influence de la communauté, et l’attractivité de nos services et de notre spécialité.

Au cours des réunions plénières, les 36 chefs de service ont chacun fait une courte présentation en 180 secondes où ils ont pu partager avec le reste du groupe une expérience vécue dans leur service. Les 36 présentations portaient sur une ou plusieurs des thématiques suivantes : le management (vie d’équipe, démarche participative, organigramme de service, entretiens professionnels annuels, transmission de chefferie de service, différences générationnelles, gestion de crise…) dans 21 présentations, le soin (consultation post-greffe, consultation pharmacie, organisation du réseau de soin, chimiothérapie en hospitalisation à domicile, plannings paramédicaux…) dans dix-sept présentations, et la recherche (mise en place d’une unité de recherche clinique, rôle d’un chef de projet recherche…) dans cinq présentations.

Toujours en réunion plénière, les grands témoins nous ont partagé leur propre expérience et ont montré en quoi celle-ci pouvait nous inspirer dans notre mission de chef. En fin de séminaire, dans le cadre d’une table ronde, trois grands témoins nous ont également fait part de leurs analyses et de leurs réactions à partir de ce qu’ils avaient vu et entendu au cours des deux jours passés ensemble.

# Évaluation du séminaire

Un questionnaire a été remis aux participants à l’issue du séminaire pour évaluer leur degré de satisfaction (logistique, format, contenu), l’impact du séminaire sur leur pratique, et pour recueillir leurs suggestions.

L’analyse des questionnaires post-événement montre un taux de satisfaction très élevé et une très bonne adéquation entre le contenu du séminaire et les besoins/attentes (figure 2
                     ). Plus de la moitié des participants (52 %) estiment que ce séminaire va beaucoup impacter ou modifier leurs pratiques (figure 2). Enfin, tous les participants se disent intéressés pour participer à d’autres séminaires, dont 83 % souhaitent « absolument » y participer (figure 2). Nous avons aussi recueilli un certain nombre de verbatims qui témoignent de l’intérêt du séminaire et de cette communauté de chefs de service. La figure 3
                      résume les thèmes fréquemment évoqués et le nombre de fois qu’ils apparaissent dans les témoignages directs.

# Discussion et perspective

Face à la crise de notre système hospitalier et aux défis que rencontrent les chefs de service, nous avons entrepris de créer une communauté de chefs de service. Le premier séminaire que nous avons organisé en 2023 avait permis de confirmer ce besoin et de créer un premier « noyau » de chefs de service prêts à s’entraider [1]. Dans les mois qui ont suivi, nous avons pu apprécier les premiers fruits de cette initiative : soutien, entraide, conseil, évolution des organisations et des pratiques de management. Forts de cette première expérience, nous nous sommes appuyés sur ce premier « noyau » pour agréger progressivement d’autres chefs de service. Un second séminaire a ainsi été organisé en augmentant prudemment le nombre de participants et en étendant les invitations à des chefs de service de CHG. Durant ce séminaire, grâce à des temps de partage, des temps avec de grands témoins inspirants et des temps de convivialité, les participants ont pu « faire communauté » pour porter ensemble le projet de s’entraider dans la mission de chef de service.

Une fois de plus, nous avons tous constaté à quel point les chefs de service sont en demande d’être accompagnés dans leur mission. Nous avons aussi mesuré combien une communauté de pairs pouvait être une ressource utile et importante. Par ailleurs, nous avons été agréablement surpris de voir tous les participants s’impliquer, partager, échanger, dans un climat d’authenticité et de bienveillance. Cette démarche nous paraît d’autant plus intéressante qu’elle permet, avec peu de moyens (deux jours de séminaire), d’entraîner une réflexion sur la fonction de chef de service et ainsi de transformer, parfois de façon radicale, notre manière de voir et de vivre notre mission de chef de service. Au fils des séminaires, notre communauté s’accroît, se diversifie et se structure. Cette communauté va continuer à vivre tout au long de l’année à la fois à distance (WhatsApp, visioconférences mensuelles) et en présentiel (« dîner des chefs de service » organisé durant le congrès national de la Société française d’hématologie [SFH] et rencontres spontanées au cours de nos activités professionnelles). Nous avons également prévu d’approfondir certaines thématiques spécifiques, identifiées lors de l’atelier de co-construction.

À notre connaissance, après revue de la littérature, aucune initiative de ce genre n’a été rapportée, ni en France ni à l’étranger. Nous espérons que notre démarche inspirera d’autres spécialités afin qu’elle puisse servir à d’autres chefs de service dans leur mission et à participer à la transformation de notre système hospitalier à partir du « terrain ». Nous pensons en effet que les meilleures idées et initiatives viennent souvent d’« en bas » : c’est pourquoi nous souhaitons que nos services soient des lieux d’innovation et d’expérimentation pour proposer de nouvelles formes d’organisation capables de transformer nos hôpitaux pour les rendre plus performants, plus humains et plus attractifs.

# Conclusion

Pour conclure, une communauté de pairs constituée de chefs de service est un puissant outil de soutien au management. Celle-ci permet à ses membres de profiter de l’intelligence collective, de l’expérience, de la créativité, de la force, et du soutien du groupe. Cette communauté vit et grandit progressivement, en s’ouvrant à de nouveaux chefs de service et en laissant au groupe la liberté de s’autodéterminer. Nous espérons que notre initiative inspirera des chefs de service d’autres spécialités afin qu’ensemble, nous puissions mieux répondre à nos missions de chefs de service et participer à la reconstruction de l’hôpital « à partir du terrain », au bénéfice des patients et de leurs proches.

# Déclaration de liens d’intérêts

les auteurs déclarent ne pas avoir de liens d’intérêts.

# Financement

ce travail a bénéficié du soutien financier de la société Kephren Publishing (Boulogne-Billancourt, France).

les auteurs tiennent à remercier : les grands témoins (Philippe Armand, Romain Barnier, Olivier Claris, Anne Le Gagne, Alexandre Berkesse) pour avoir partagé leur expérience ; Kephren Publishing (Boulogne-Billancourt, France) pour l’organisation réussite du séminaire ; PRAGMA (Paris, France) et Acte Sept (Levallois-Perret, France) pour leur accompagnement efficient des chefs de service ; les laboratoires Abbvie, Beigene, BMS, Gilead, Incyte, Janssen, Novartis, Pfizer, Roche, Sanofi, pour leur soutien ; et Thomas Rohban, MD, de Partner 4 Health (Paris, France) pour son soutien dans la rédaction médicale selon les bonnes pratiques de publication.