# Rapport : Gestion des pages CV-HAL et Dédoublonnage des comptes Auteur dans le portail HAL-EHESS

Michelle Abud, Monique Abud, Anne-Claire Baratault, Guillaume Braunstein, Eun-Joo Carré-Na, Yasuko d'Hulst, Elisabeth Dutartre-Michaut, Marion Dupuis, Yamina Irid, Karine Gay

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Michelle Abud, Monique Abud, Anne-Claire Baratault, Guillaume Braunstein, Eun-Joo Carré-Na, et al.. Rapport : Gestion des pages CV-HAL et Dédoublonnage des comptes Auteur dans le portail HAL-EHESS. EHESS (École des Hautes Études en Sciences Sociales); CCSD. 2025. hal-05148226

HAL Id: hal-05148226

https://hal.science/hal-05148226v1

Submitted on 7 Jul 2025

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# Rapport : Gestion des pages CV-HAL et Dédoublonnage des comptes Auteur dans le portail HAL-EHESS

**Auteurs** : Michelle Abud, Monique Abud, Anne-Claire Baratault, Guillaume Braunstein, Eun-joo Carré-Na, Yasuko D'Hulst, Elisabeth Dutartre-Michaut, Marion Dupuis, Yamina Irid, Karine Gay

**Date** : 17 juin 2025

## 1. Page "CV des auteurs de l'EHESS" sur le portail HAL-EHESS

### 1.1 Contexte

Dans le cadre de l'amélioration de la visibilité des chercheurs affiliés à l'EHESS, une page dédiée aux CV HAL des auteurs a été mise en place sur le portail HAL-EHESS. Cette page regroupe automatiquement les profils HAL répondant à deux critères :

- Une affectation principale renseignée comme "EHESS" dans le compte auteur.

- Une adresse électronique institutionnelle se terminant par "@ehess.fr".

### 1.2 Statistiques

- Résultat initial récupéré par API (mi-novembre 2024) : 323 auteurs

- Résultat récupéré par API (16 mai 2025) : 361 auteurs

### 1.3 Problèmes identifiés

#### 1.3.1 Prise en compte de la structure hiérarchique

La sélection automatique ne prend pas en compte la hiérarchie institutionnelle. Si un auteur mentionne uniquement le laboratoire (et non EHESS) comme affectation, son profil est exclu de la page.

#### 1.3.2 Gestion des affectations

- Risque de fraude : l'utilisateur peut modifier librement son affectation principale sans authentification.

- Absence d'historique : une seule affectation principale est conservée, écrasant les affiliations antérieures.

« Rapport : Gestion des pages CV-HAL et Dédoublonnage des comptes Auteur dans le portail HAL-EHESS », co-auteurs : Michelle Abud, Monique Abud, Anne-Claire Baratault, Guillaume Braunstein, Eun-joo Carré-Na, Yasuko D'Hulst, Elisabeth Dutartre-Michaut, Marion Dupuis, Yamina Irid, Karine Gay, 2025
## 1.4 Propositions

- Reconnaissance hiérarchique automatisée des structures.

- Vérification de l'affectation principale par l'adresse mail ou validation administrative.

- Ajout d'un champ d'historique des affiliations.

## 2. Chantier : Dédoublonnage des comptes Auteur

Pour faire générer un CV-HAL fiable, il est indispensable de régulariser les données contenues dans le compte Auteur. En effet, les métadonnées erronées ou les doublons nuisent non seulement à la clarté des profils, mais aussi à la fiabilité des informations diffusées. Cette opération vise à assainir la base HAL en assurant une représentation fidèle des auteurs.

### 2.1 Objectif

Améliorer la qualité des métadonnées et la clarté des profils HAL en supprimant les doublons de comptes Auteur.

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### 2.2 Organisation

- Date de lancement : 22 novembre 2024

- Nombre de référents mobilisés : 10

- Document collaboratif : https://mesdocuments.aria.ehess.fr/s/5bgYFwS5eAYqMb2
## 2.3 Processus

- Les référents ajoutent les comptes à fusionner dans leur onglet.

- Une fois la fusion effectuée, les auteurs sont invités à créer leur IdHAL et leur CV-HAL.

## 2.4 Modèle de message aux auteurs

Objet : Nettoyage des doublons dans votre compte HAL terminé

Bonjour,

Je vous informe que le nettoyage des doublons liés à vos comptes HAL a été effectué. Vous pouvez maintenant créer votre IdHAL et votre CV-HAL.

Lien utile :

Pour vous accompagner : Créer son IdHAL et son CV-HAL

https://learning.hal.science/course/view.php?id=165

Une fois votre CV-HAL créé, il apparaîtra automatiquement dans la page :

https://ehess.hal.science/person/search?affiliation=ehess

Rappels importants :

- Renseignez "EHESS" comme affectation principale.

- Utilisez votre adresse email institutionnelle (@ehess.fr).

# 3. Résultat

Plus de 400 de comptes Auteur ont été vérifiés et environ 150 doublons ont été traités.

## 3.1. L'état d'avancement

Consulter le tableau partagé, https://mesdocuments.aria.ehess.fr/s/5bgYFwS5eAYqMb2

## 3.2. Etat des lieux

* 8 laboratoires sur 10 participants, (CEMS, CESPRA, CRLAO, CCJ (CECMC, CRJ, CRC), CESOR, IRIS) ont terminé l'opération de dédoublonnage

* CRAL, CERMES3 sont en cours.

## 3.3. Données finales

265 de CV-HAL sont présents au portail HAL-EHESS, après le traitement des doublons dans IdRef (l'identifiant des auteurs dans les bibliothèques universitaires françaises)
(https://ehess.hal.science/page/cv-hal-ehess)
# 4. Rôle indispensable des référents HAL-EHESS

## 4.1 Gestion des homonymies

Les référents peuvent identifier les auteurs malgré des homonymes dans des domaines proches. Exemple : IRIS, par Anne-Claire Bartault.

(ex., Anne-Claire Bartault, référente HAL de l'IRIS)

<table><thead><tr><th>ID Forme</th><th>ID Auteur</th><th>idHAL</th><th>Nom</th><th>Prénom</th></tr></thead><tbody><tr><td>154618</td><td>842136</td><td></td><td>Bajos</td><td>Nathalie</td></tr><tr><td>154618</td><td>872835</td><td></td><td>Bajos</td><td>Nathalie</td></tr><tr><td>154618</td><td>1209300</td><td></td><td>Bajos</td><td>Nathalie</td></tr><tr><td>530399</td><td></td><td></td><td>Bajos</td><td>Carmen</td></tr><tr><td>1000639</td><td></td><td></td><td>Bajos</td><td>N</td></tr><tr><td>2763212</td><td></td><td></td><td>Bajos</td><td>N.</td></tr><tr><td>211045</td><td></td><td></td><td>Bajos</td><td>Natalie</td></tr><tr><td>154618</td><td></td><td></td><td>Bajos</td><td>Nathalie</td></tr><tr><td>1609167</td><td></td><td></td><td>N</td><td>Bajos</td></tr></tbody></table>

## 4.2 Variantes de nom d'un même auteur

En cas de changement ou d'utilisation de plusieurs noms, seuls les référents peuvent retracer correctement les profils. Exemple : CRLAO, par Michelle Abud.

(ex., Michelle Abud, référente HAL du CRLAO)

### FUSIONNER (pas le même PersonId, mais il s'agit de la même personne)

- **Arnaud ARSLANGUL**

Fusionner PersonId 987767 avec PersonId 9466 (on garde 9466 car métadonnées Auteur plus riches)

- **Hilary CHAPPELL** et **Hilary M. CHAPPELL**

On garde la forme Hilary Chappell (sans M.)

Fusionner PersonId : 843621 avec PersonId : 840204 et PersonId : 1175481 (on garde **843621** car métadonnées Auteur plus riches)

- **Katia CHIRKOVA** et **Ekaterina CHIRKOVA**

Garder la forme Auteur Katia Chirkova, c'est son prénom d'usage, avec son PersonId : 4800

### AUTRES PROBLEMES

- **Guillaume JACQUES**

1) attribution erronée d'un article qui est celui de son homonyme du Centre de recherche universitaire lorrain : https://hal.science/hal-03193633v1

2) forme alternative du nom erronée : José Andrés Alonso de la Fuente (il s'agit d'un autre chercheur, qui a co-écrit un article avec lui, je ne sais pas pourquoi son nom apparaît dans la forme alternative du nom de Guillaume Jacques)

- **Christine LAMARRE**

1) deux dépôts et une référence OE ont été classés sous son homonyme Christine Lamarre de l'université de Bourgogne sous l'IdRef 03088487X (qui est l'IdRef de C. Lamarre de l'université de Bourgogne) :

https://hal.science/hal-03041587v1

https://hal.science/hal-04718916v1

40019 : Lamarre Christine. La prise en compte de la variation dans l'enseignement du chinois langue étrangère. 2020
### 4.3. Erreurs de contributeur

Les erreurs de dépôt délégué sont fréquentes ; les référents sont les seuls à pouvoir les corriger efficacement. Exemple : CECMC, par Monique Abud.

(ex., Monique Abud, référente HAL du CECMC)

**Samia Ferhat**

PersonId: **918201** (CECMC) -- contributrice : MA

Ajouter dans Auréhal : Université Paris Nanterre et CCJ

PersonId: **1151580** (UPN, CCJ) -- contributrice Cécilia Larfi

IdRef: **263468852** : pas le bon, celui d'une autre Samia Ferhat, économiste.

## 5. Conclusion

Ces deux actions – mise en place de la page CV-HAL et opération de dédoublonnage – visent à améliorer la visibilité, la fiabilité et la structuration des données du portail HAL-EHESS. Leur succès repose sur une collaboration active entre les référents, les services administratifs et les responsables du portail.

## 6. Remerciement aux Référents HAL-EHESS

* Michelle Abud, CRLAO : https://ehess.hal.science/CRLAO/browse/author-structure

* Monique Abud, CECMC, CCJ : https://ehess.hal.science/ACC/browse/author-structure

* Anne-Claire Baratault, IRIS : https://ehess.hal.science/IRIS/browse/author-structure

* Guillaume Braunstein, CEMS : https://ehess.hal.science/CEMS-EHESS/browse/author-structure

* Eun-joo Carré-Na, CRC, CCJ : https://ehess.hal.science/AOCRC/browse/author-structure

* Yasuko D'Hulst, CRJ, CCJ : https://ehess.hal.science/CRJ/browse/author

* Marion Dupuis, CRAL : https://ehess.hal.science/CRAL-EHESS/browse/author

* Elisabeth Dutartre-Michaut, CESPRA : https://ehess.hal.science/CESPRA/browse/author-structure

* Yamina Irid, CESOR : https://ehess.hal.science/CESOR/browse/author-structure

* Karine Gay, CERMES3 : https://ehess.hal.science/CERMES3/browse/author-structure