# Casuhal - Enquête Adhérents 2023: synthèse des résultats

Nicolas Alarcon, Brigitte Bidégaray-Fesquet, Nicolas Boileau, Gaelle Chancerel, Annabelle Filatre, François Gibier, Celia Lentretien, Véronique Prêtre, Johanna Sauvage, Audrey Schmitt

<figure><img src="image_1.png" /></figure>

To cite this version:

Nicolas Alarcon, Brigitte Bidégaray-Fesquet, Nicolas Boileau, Gaelle Chancerel, Annabelle Filatre, et al. Casuhal - Enquête Adhérents 2023: synthèse des résultats. Casuhal. 2023, 28 p. sic_04397787

HAL Id: sic_04397787

https://archivesic.ccsd.cnrs.fr/sic_04397787v1

Submitted on 16 Jan 2024

HAL is a multi-disciplinary open access
archive for the deposit and dissemination of sci-
entific research documents, whether they are pub-
lished or not. The documents may come from
teaching and research institutions in France or
abroad, or from public or private research centers.

L'archive ouverte pluridisciplinaire HAL, est
destinée au dépôt et à la diffusion de documents
scientifiques de niveau recherche, publiés ou non,
émanant des établissements d'enseignement et de
recherche français ou étrangers, des laboratoires
publics ou privés.

<figure><img src="image_2.png" /></figure>

Distributed under a Creative Commons CC BY 4.0 - Attribution - International License
# Enquête Adhérents

## 2023

### Synthèse des résultats

Version 1

juin 2023

<figure><img src="image_3.png" /></figure>
## Qui sommes-nous ?

CasuHAL est le club utilisateur de l'archive ouverte HAL. Constitué en association Loi 1901 depuis 2016, il regroupe plus de 600 membres, professionnel·le·s de l'Information scientifique et technique (IST) dans la grande majorité. CasuHAL a pour objectif le partage de bonnes pratiques et l'appui des demandes de développement. Il est l'un des interlocuteurs du Centre pour la Communication Scientifique Directe (CCSD) lors des échanges avec les utilisateurs.

## Enquête Adhérents 2023

La troisième enquête auprès des adhérents a été lancée entre le 6 février et le 15 mars 2023. La première version a eu lieu en 2016-2017 et visait à mieux connaître le profil des membres de l'association. À partir de la deuxième enquête (2020), l'objectif était de mesurer quantitativement et qualitativement les ressources humaines consacrées à la gestion quotidienne de HAL dans les établissements. Cette troisième itération a également proposé un focus sur les formations locales proposées autour de HAL.

La communication a été réalisée au moyen d'un mailing adressé à la liste de diffusion des adhérents CasuHAL. Trois relances ont été effectuées avec une prolongation jusqu'au 31 mars.

L'enquête Adhérents 2023 a enregistré 270 réponses dont 128 exploitables.

## HAL : portails et collections

HAL est une archive ouverte pluridisciplinaire, destinée au dépôt et à la diffusion de documents scientifiques de niveau recherche, publiés ou non, et de thèses, émanant des établissements d'enseignement et de recherche français ou étrangers, des laboratoires publics ou privés. Les établissements ont la possibilité de créer des collections (regroupement de publications présentant un ou plusieurs critères similaires) et des portails (collection de niveau supérieur octroyant des droits et fonctionnalités supplémentaires sur les publications et les référentiels).

## Conception et analyse

Le questionnaire a été conçu sur LimeSurvey par Nicolas Alarcon et Brigitte Bidegaray-Fesquet.

L'analyse et les visualisations ont été réalisées par Nicolas Alarcon.

Les commentaires ont été rédigés par Nicolas Boileau, Celia Lentretien et Johanna Sauvage.

Les relectures et corrections ont été effectuées par Brigitte Bidegaray-Fesquet, Gaëlle Chancerel, Annabelle Filatre, François Gibier, Véronique Prêtre, Audrey Schmitt.
## Limites de l'enquête

Le questionnaire s'adressait uniquement aux services gérant quotidiennement les portails et collections HAL. Il ne s'agit donc pas d'une enquête individuelle ; nous souhaitions éviter les doubles comptages autant que possible.

Certaines questions n'étaient pas obligatoires.
À quel(s) type(s) d'établissement(s) appartient le service pour lequel vous travaillez ? 4

À quelle structure le service ou la mission qui travaille sur HAL est-elle rattachée ? 5

Formations 6

Nombre total de personnes formées 6

Nombre total d'heures de formation 7

Nombre de personnes formées à HAL par regroupement 8

Nombre d'heures de formations par regroupement 9

Classez les types de formation suivants en fonction de ceux que vous utilisez le plus souvent dans votre établissement 10

Pour chaque formation, classez les publics auxquels elles s'adressent en priorité 11

Dans votre offre de formation liée à HAL et/ou à l'open access, proposez-vous des séances dans une autre langue que le français ? 12

Dans votre offre de formation liée à HAL et/ou à l'open access, vous proposez des séances selon les modalités suivantes (réponse multiples) 13

Ressources humaines consacrées à la gestion de HAL 14

Personnes physiques 14

Équivalents temps plein 21

Activités 28

Priorités 29

Questionnaire 31
## Panel des répondants

L'enquête Adhérents 2022 a enregistré 270 réponses dont 128 réponses complètes et 10 réponses incomplètes mais exploitables. Cela représente 32 réponses exploitables de plus que dans la précédente édition (+ 30 %).

Pour chaque item, "n" représente le nombre de réponses exploitables.

## À quel(s) type(s) d'établissement(s) appartient le service pour lequel vous travaillez ?

n=139

92 répondants, soit 66 % du panel, déclarent que leur service appartient au moins à un établissement d'enseignement supérieur (Université, COMUE, Institut d'enseignement supérieur, École, etc.). Les Établissements publics à caractère scientifique et technique (EPST) viennent en deuxième position dans les réponses (31 répondants, dont 9 appartiennent également à un établissement d'enseignement supérieur). Sont ensuite cités les Établissements publics à caractère industriel et commercial (EPIC) et les Établissements publics à caractère administratif (EPA), par respectivement 6 et 3 répondants. Les 7 autres évoquent d'autres établissements ou écoles, notamment privés.

Répartition des répondants en fonction de l'établissement (réponse multiple)

<figure><img src="image_4.png" /></figure>
À quelle structure le service ou la mission qui travaille sur HAL est-elle rattachée ?

n=141

Dans 60 % des cas (85 répondants), le service ou la mission qui travaille sur HAL est au moins rattachée à la structure documentaire de l'établissement (bibliothèque, SCD, etc.). Les services de 5 d'entre eux sont également rattachés à une unité de recherche et/ou à un Pôle Science ouverte.

Le laboratoire est cité comme service unique de rattachement pour 27 % des répondants. Viennent ensuite le rattachement unique à un Pôle Recherche ou à un Pôle Science ouverte (respectivement 5 % et 4 % des réponses).

<figure><img src="image_5.png" /></figure>
# Formations

## Nombre total de personnes formées

n=102 (seules les données supérieures à 0 ont été prises en compte)

En 2022, 8 419 personnes ont pu bénéficier de formations à HAL au sein de leur établissement (cumul des chiffres transmis par les répondants). Elles étaient 7 820 il y a 3 ans (102 réponses exploitables également lors de la précédente enquête).

<figure><img src="image_6.png" /></figure>
Nombre total d'heures de formation

n=97 (seules les données supérieures à 0 ont été prises en compte)

Le nombre d'heures cumulées de formation dispensées au sein des établissements semble stable, passant de 3 069 heures (103 réponses exploitables à cette question en 2019) à 3 190 heures en 2022 (97 réponses exploitables).

<figure><img src="image_7.png" /></figure>
## Nombre de personnes formées à HAL par structure

n=102 (seules les données supérieures à 0 ont été prises en compte)

Pour l'année 2022, on constate une stabilité de la proportion de structures ayant formé moins de 50 personnes : 54 % des répondants ont formé entre 0 et 49 personnes à HAL et/ou à l'open access. La proportion d'établissements ayant formé plus de 200 personnes a légèrement augmenté : elle passe de 8 % en 2019 à 10 % en 2022, avec un maximum de 724 formés pour l'un d'entre eux.

<figure><img src="image_8.png" /></figure>
## Nombre d'heures de formation par structure

n=97 (seules les données supérieures à 0 ont été prises en compte)

En 2022, 61 % des structures ont assuré entre 0 et 29 heures de formation à HAL et/ou à l'open access (elles étaient 68 % dans cette tranche en 2019). 10 % ont animé plus de 90 heures (elles représentaient 5 % des réponses en 2019), avec un maximum de 214h de formation assurées par un des établissements.

<figure><img src="image_9.png" /></figure>
Classez les types de formation suivants en fonction de ceux que vous utilisez le plus souvent dans votre établissement.

Classement pondéré : Position 1 = 9 pts ; Position 2 = 7 pts ; Position 3 = 5 pts ; Position 4 = 3 pts ; Position 5 = 1 pts

Le classement pondéré des réponses met en évidence que les rendez-vous individuels et les présentations sont les dispositifs les plus plébiscités en termes de formation des utilisateurs de HAL. Viennent ensuite les ateliers pratiques et le recours à l'autoformation. Les autres dispositifs évoqués sont les suivants : les événements au cours desquels peuvent être utilisés des escape games (Journées Science Ouverte, OA Week, campagnes annuelles sur les identifiants-auteurs), les échanges par mail, les séances de questions/réponses en visioconférence, la veille partagée via Zotero et la rédaction de documentation/guides des utilisateurs. La formation doctorale est également évoquée.

<figure><img src="image_10.png" /></figure>
Pour chaque formation, classez les publics auxquels elles s'adressent en priorité

Classement pondéré : Position 1 = 9 pts ; Position 2 = 7 pts ; Position 3 = 5 pts ; Position 4 = 3 pts ; Position 5 = 1 pts

Tous les dispositifs de formation visent prioritairement les enseignants-chercheurs/chercheurs et les doctorants. Cependant, le rendez-vous individuel est une modalité ciblant plus précisément les enseignants-chercheurs/chercheurs.

Les personnels d'appui à la recherche représentent la 3ème catégorie des publics ciblés par les formations à HAL/open access. Plus à la marge, certaines formations s'adressent également aux étudiants en master (présentation et autoformation).

<figure><img src="image_11.png" /><figcaption>Travaux pratiques: classement des publics prioritaires</figcaption></figure>

<figure><img src="image_12.png" /><figcaption>Rendez-vous individuel : classement des publics prioritaires</figcaption></figure>

<figure><img src="image_13.png" /><figcaption>Autoformation : classement des publics prioritaires</figcaption></figure>

<figure><img src="image_14.png" /></figure>
Dans votre offre de formation liée à HAL et/ou à l'open access, proposez-vous des séances dans une autre langue que le français ?

n=128

4/5 des formations sont dispensées uniquement en français. L'anglais représente la langue majoritaire lorsque des séances de formation sont proposées en langue étrangère.

<figure><img src="image_15.png" /></figure>
Dans votre offre de formation liée à HAL et/ou à l'open access, vous proposez des séances selon les modalités suivantes (réponse multiples)

n=128

Le présentiel exclusivement ou le distanciel exclusivement sont les modalités de formation les plus citées. Le mode hybride (présentiel et distanciel en mode synchrone) est moins proposé ; cela pourrait s'expliquer par les mesures techniques qu'il suppose de mettre en place.

Le mode "exclusivement en présentiel" est proportionnellement le plus proposé dans les établissements ; moins d'1/3 des répondants précise qu'aucune offre de formation exclusivement en présentiel n'existe dans leur structure.

Répartition des réponses en fonction de la modalité de formation

<figure><img src="image_16.png" /></figure>
# Ressources humaines consacrées à la gestion de HAL

## Personnes physiques

Selon l'échantillon de répondants, en 2022, 449 personnes physiques ont travaillé à la gestion quotidienne des portails et collections HAL, toutes filières, catégories et statuts confondus. Le nombre de répondants étant plus élevé en 2022, on peut estimer que le nombre de personnes travaillant sur HAL est stable.

<figure><img src="image_17.png" /></figure>
<figure><img src="image_18.png" /><figcaption>Répartition des personnes physiques par type de personnel et comparaison
2019 vs 2022</figcaption></figure>
La filière Bibliothèque/ITRF/ITA BAP F ou équivalente représente 84 % des personnes physiques travaillant sur HAL d'après l'échantillon, suivie par les ITRF/ITA d'autres BAP (9 %), la filière administrative (4 %) et les chercheurs/enseignants-chercheurs (2 %). L'échelle du graphique débute à 75 % afin de mettre l'accent sur les filières les plus faiblement représentées.

<figure><img src="image_19.png" /></figure>
Les personnels de catégorie A représentent la majorité des personnes physiques travaillant sur HAL (229 agents, 51 % du total) devant les personnels de catégorie B (182 agents et 41 %). On note que la proportion de personnels de catégorie C (38 agents et 8 %), bien que restant minoritaire, a doublé par rapport à 2019 alors que la proportion de personnels de catégorie A a diminué.

<figure><img src="image_20.png" /></figure>
## Équivalents temps plein

Selon l'échantillon de répondants, 154 équivalents temps plein ont travaillé à la gestion quotidienne des portails et collections HAL en 2022, toutes filières, catégories et statuts confondus.

<figure><img src="image_21.png" /></figure>
La représentation de la filière Bibliothèque/ITRF/ITA BAP F diminue par rapport à 2019. Elle s'explique par une présence plus marquée de la catégorie ITRF – ITA autre BAP, qui passe de 5 à 16 % sur cette période, et de la filière administrative qui progresse de 4 à 7 %. La part des enseignants-chercheurs/chercheurs reste stable (2 %).

<figure><img src="image_22.png" /></figure>
L'écart entre la catégorie A et la catégorie B se réduit même si les personnels de catégorie A restent impliqués dans plus de la moitié des ETP déclarés. On note une dynamique progressive de rééquilibrage entre les catégories qui s'observe également sur la répartition des personnes physiques.

<figure><img src="image_23.png" /></figure>
Le taux de personnels titulaires baisse sensiblement sur la période 2019 à 2022, passant de 83 à 79 %.

<figure><img src="image_24.png" /></figure>
## Activités

Malgré une part légèrement inférieure par rapport à 2019, l'accompagnement des publics (19,8 %) et le contrôle des métadonnées (19 %) restent les deux principales activités autour de HAL. L'alimentation du portail ou de la collection arrive toujours en 3e position mais progresse pour atteindre 13,6 % de l'activité. La rubrique Autres missions ayant été revue (création d'une catégorie Thèses et mémoires liée à HAL thèses et DUMAS), c'est désormais la veille qui occupe la 4e position (10 % de l'activité).

<figure><img src="image_25.png" /></figure>
## Priorités

Classement pondéré : Position 1 = 9 pts ; Position 2 = 7 pts ; Position 3 = 5 pts ; Position 4 = 3 pts ; Position 5 = 1 pts

L'augmentation du dépôt en texte intégral reste largement en tête des priorités des répondants comme en 2019. La sensibilisation à la création d'identifiant pérenne rétrograde à la 4e place au profit de l'amélioration du référencement des publications/contrôle qualité des métadonnées (de la 5e à la 2e place) et de la formation autour de HAL et du libre accès (qui reste 3e).

La prise en charge de la modération et la maîtrise des statistiques arrivent à la fin de la liste des priorités à venir.

<figure><img src="image_26.png" /><figcaption>Classement des priorités d'action par les répondants</figcaption></figure>
En 2019, le classement des priorités d'action était le suivant :

1. Augmenter le dépôt en texte intégral

2. Sensibiliser à la création d'identifiant pérenne des chercheurs (idhal, orcid)

3. Créer, compléter et mettre l'accent sur les formations autour de HAL et le libre accès

4. Développer les actions autour des données de la recherche

5. Améliorer le référencement des publications / contrôle qualité des métadonnées

6. Mieux maîtriser les statistiques / produire des indicateurs open science

7. Améliorer la communication auprès de vos publics

8. Accompagner les revues vers l'open access
## Questionnaire

Question : A quel(s) type(s) d'établissement(s) appartient le service pour lequel vous travaillez ?
(réponse multiple)

* Établissement d'enseignement supérieur (Université, COMUE, Institut d'enseignement supérieur, École, ...)

* Établissement public à caractère administratif (EPA)

* Établissement public à caractère scientifique et technique (EPST)

* Établissement public à caractère industriel et commercial (EPIC)

* Entreprise privée

* Autre

Question : A quelle structure, le service ou la mission qui travaille sur HAL est-elle rattachée ? (réponse multiple)

* Bibliothèque / SCD /Structure documentaire

* Laboratoire / Équipe de recherche / Unité de recherche

* Pôle Recherche de votre établissement

* Pôle Numérique de votre établissement

* Pôle Science ouverte/Open Access de votre établissement

* Autre

Question : A combien de personnes et pour combien d'heures votre service a-t-il dispensé des formations sur HAL et/ou l'open access en 2022 ?

Question : Classez les types de formation suivants en fonction de ceux que vous utilisez le plus souvent dans votre établissement. Si vous ne proposez pas un ou plusieurs types de formation, ne les intégrez pas au classement :

* Présentation / Démonstration

* Travaux pratiques

* Rendez-vous individuel

* Autoformation (tutoriel vidéo ou web, cours Moodle, etc.)

* Autres dispositifs (merci de préciser en commentaire)

Pour chaque formation, classez les publics auxquels elles s'adressent en priorité :

* Enseignants-chercheurs, chercheurs

* Doctorants

* Personnel d'appui à la recherche

* Étudiants Master

* Autres publics

Question : Nombre d'agents (personnes physiques) travaillant sur HAL dans votre service (Indiquer le nombre de personnes physiques (sans décimale donc) travaillant sur HAL dans le service dont vous avez la responsabilité, quel que soit le type d'intervention).

* Répartition par Personnel titulaire / Personnel contractuel
* Filière Bibliothèque/ITRF Bap F catégorie A ou équivalent, catégorie B ou équivalent, catégorie C ou équivalent

* Filière Administrative Catégorie A ou équivalent, Catégorie B ou équivalent, Catégorie C ou équivalent

* ITRF ou ITA autre BAP catégorie A ou équivalent, catégorie B ou équivalent, catégorie C ou équivalent

* Enseignant-chercheur (MCF, PU) ou chercheur

Question : Nombre d'agents (Équivalent temps plein) travaillant sur HAL dans votre service (Indiquer le nombre d'équivalent temps plein travaillant sur HAL dans votre service quel que soit le type d'intervention. Un agent travaillant à 100% sur HAL sera indiqué 1, un agent travaillant à 50% sur HAL sera indiqué 0,5.)

* Répartition par Personnel titulaire / Personnel contractuel

* Filière Bibliothèque/ITRF Bap F catégorie A ou équivalent, catégorie B ou équivalent, catégorie C ou équivalent

* Filière Administrative Catégorie A ou équivalent, Catégorie B ou équivalent, Catégorie C ou équivalent

* ITRF ou ITA autre BAP catégorie A ou équivalent, catégorie B ou équivalent, catégorie C ou équivalent

* Enseignant-chercheur (MCF, PU) ou chercheur

Question : Pour chaque activité, veuillez indiquer quel pourcentage elle représente dans les tâches consacrées à HAL au sein du service dont vous avez la charge :

* Veille sur les publications pour alimenter une collection ou contrôler la qualité de références existantes, sur l'actualité en matière de science ouverte ou open access)

* Alimentation : Import par lot (réf ou FT) ; Import ou complétion titre à titre (réf ou FT ou FT sur notice existante) ; Retouche de fichiers

* Contrôle qualité : Correction de métadonnées (métadonnées / affiliations), correction des référentiels, dédoublonnage

* Accompagnement et assistance des publics (chercheurs, rôle administratif, informaticien, documentalistes) : création d'IDHAL, Formation, accompagnement juridique

* Production de statistiques via API, via kibana, via autres méthodes

* Export de références bibliographiques : rapports bibliographiques, alimentation de page web

* Modération

* Administration de portail : création de collections, gestion des droits utilisateurs, mise à jour du site web

* Gestion de collection : tamponnage/détamponnage

* Communication : production de documents (flyer, affiche, infographie, alimentation site web) sur HAL et/ou la science ouverte

* Gestion des thèses et mémoires étudiants : DUMAS, etc.

* Animation de communauté locale : réseaux de référents HAL ou open access, externes à votre service

* Autres missions
Question : Quelles seront les priorités d'action de votre service, liées à HAL et/ou à l'open access, durant les 3 années à venir ? (détaillez si nécessaire dans les commentaires). Veuillez sélectionner de 3 à 5 réponses.

* Augmenter le dépôt de texte intégral

* Améliorer le référencement des publications / contrôle qualité des métadonnées

* Mettre l'accent sur les formations autour de HAL et le libre accès

* Développer des actions autour des liens données-publications

* Mieux maîtriser les statistiques / produire des indicateurs open science

* Améliorer la communication auprès de nos publics

* Sensibiliser à la création d'identifiant pérenne de chercheurs (idhal, orcid)

* Prendre en charge la modération des dépôts de mon établissement

Question : Commentaires ou remarques sur les données fournies, le contexte de votre établissement ou de votre situation