# Sprint PGD: retour sur une expérimentation pédagogique et partenariale

Raphaëlle Bats, Michaël Nauge

<figure><img src="image_1.png" /></figure>

## To cite this version:

Raphaëlle Bats, Michaël Nauge. Sprint PGD: retour sur une expérimentation pédagogique et partenariale. URFIST de Bordeaux; Université de Poitiers; Université de Bordeaux. 2025. hal-05071108

HAL Id: hal-05071108

https://hal.science/hal-05071108v1

Submitted on 16 May 2025

HAL is a multi-disciplinary open access archive for the deposit and dissemination of scientific research documents, whether they are published or not. The documents may come from teaching and research institutions in France or abroad, or from public or private research centers.

L'archive ouverte pluridisciplinaire HAL, est destinée au dépôt et à la diffusion de documents scientifiques de niveau recherche, publiés ou non, émanant des établissements d'enseignement et de recherche français ou étrangers, des laboratoires publics ou privés.

<figure><img src="image_2.png" /></figure>

Distributed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License
# Sprint PGD : retour sur une expérimentation pédagogique et partenariale

Raphaëlle Bats (URFIST de Bordeaux, Université de Bordeaux, Bordeaux, France), Michael Nauge (Université de Poitiers, DRINNOV, Poitiers, France)

Février 2025

## Introduction

Faire monter en compétences des agents sur la question des données nécessite plus que des introductions et des sensibilisations. Les chercheurs passent à la pratique rapidement, devant produire des Plan de Gestion des Données (PGD) pour leurs financeurs. Pour les agents des services supports de la recherche, la rédaction d'un PGD n'intervient qu'à la condition qu'ils soient déjà identifiés comme susceptibles d'en accompagner la rédaction. Mais comment être identifiés comme tels, quand on n'en a pas encore la pratique ou quand notre établissement commence juste à organiser son atelier de la donnée ? Par ailleurs, le PGD, s'il est l'outil idéal pour maîtriser le cycle de vie des données de son projet, est souvent perçu comme un document administratif dont la rédaction peut sembler difficile, longue ou fastidieuse. Comment former les agents à maîtriser un outil difficile, voire rebutant, et dont ils n'ont pas encore une véritable pratique ?

C'est pour répondre à ces questions que nous, Université de Poitiers et URFIST de Bordeaux, avons imaginé et expérimenté un modèle de formation, détaillé dans ce document de synthèse qui facilite l'appropriation de l'outil. La méthode consiste à monter cette formation autour de points clés : un exercice non fictif, traité collectivement et dans un temps très réduit.

Le texte ci-dessous présente ce que nous avons appelé le « Sprint PGD », en espérant que les éléments de description de cette première expérimentation, menée en décembre 2024, pourront en faciliter la réplication.

## Enjeux

L'URFIST de Bordeaux et l'Université de Poitiers travaillent ensemble depuis 2021, notamment dans le cadre du Méta-atelier de la donnée en Nouvelle-Aquitaine, à l'organisation de temps de formations, de séminaires, de rendez-vous autour des données de la recherche, avec une approche tournée vers l'introduction et la sensibilisation à leur gestion. Cela a permis de poser des socles de connaissances
auprès des stagiaires et de faire remonter de nouveaux besoins de ressources ou de compétences, parmi lesquels :

1. Disposer de PGD déjà remplis et vérifiés, dans des disciplines et des projets le plus proche possible des projets à accompagner.

2. Garantir un discours cohérent entre personnels d'appuis lors d'accompagnement à l'écriture et à la relecture de PGD.

3. Pouvoir répondre à la question récurrente du temps minimum nécessaire pour rédiger la première version d'un PGD.

4. Passer de compétences généralistes à des compétences plus disciplinaires et à des mises en pratiques dans les secteurs où nous manquons encore réellement d'expérience.

C'est avec ces besoins en tête qu'il a semblé nécessaire de proposer d'une part une formation complémentaire et d'autre part de la penser sous une forme innovante et stimulante. Et ce d'autant plus que l'Université de Poitiers étant membre du réseau des ateliers de la donnée et l'URFIST de Bordeaux membre du Centre de référence Compétences, il nous a semblé que nos préoccupations pouvaient être partagées par d'autres institutions actrices de l'écosystème Recherche Data Gouv.

L'idée a germé de monter un événement, expérimental, dont le but serait de rédiger un PGD en moins de 2h, et pour un ou une chercheuse qui en a le besoin. Il s'agissait de se mettre en équipe au service d'un besoin réel et de faire d'une pierre deux coups : apprendre à rédiger en rédigeant. Lors du sprint, le ou la chercheuse répond aux questions en cascades d'une "équipe de sprinters" pour décrire son projet de recherche du point de vue des données et les sprinters prennent à la volée les éléments qui permettent de rédiger le PGD. Nous avons finalement opté pour organiser l'événement sur une journée, avec l'accueil de deux chercheuses par le même groupe de sprinters, une par demi-journée et un travail de mise au propre hors de ce temps de formation.

Avec le recul, il nous semble que deux modalités pourraient être retenues :

* Soit une seule journée de travail, avec un seul sprint à faire, mais un temps de debrief et de rédaction partagé par l'ensemble du groupe. Ce temps de rédaction qui n'a pas pu être fait collectivement est pourtant important, car il est l'occasion de se demander quelle "recommandation établissement" il faut rappeler à chaque question au regard de la réponse qui a été apporté par le chercheur. Il permet aussi de tendre collectivement vers un discours cohérent, commun entre personnels d'appui.

* Soit une journée et demi de travail, avec deux sprints le premier jour et le temps de debrief et de mise au propre le lendemain. En effet, voir deux projets permet de manipuler plus aisément l'outil PGD.

Pour chaque partie-prenante de l'atelier, les enjeux et intérêts étaient différents.

Pour ceux et celles que nous avons appelé « sprinters », il s'agissait d'apprendre à accompagner des chercheurs dans l'énonciation des éléments nécessaires à la rédaction
d'un PGD, mais aussi pour certains de replacer le PGD dans leurs pratiques professionnelles. Ainsi des participants qui font partie du service de montage de projet ont pris la mesure de l'intérêt du PGD pour identifier des risques et évaluer la faisabilité, sans oublier l'identification des coûts masqués.

Pour le ou la chercheuse invitée, il s'agit de s'initier au PGD, de bénéficier d'un PGD rédigé par une équipe d'experts, et de pointer dans le PGD des éléments utiles pour la rédaction de leurs projets de recherche, notamment en matière de coûts.

Et enfin, pour les organisateurs, URFIST de Bordeaux et Guichet de la donnée de l'UP, le sprint sert d'abord d'expérimentation pédagogique. Il permet ensuite de collecter les PGD réalisés en sprint comme des exemples en vue de produire un "PGD disciplinaire exemplaire" qui pourrait être utilisé pour de futurs accompagnements. Enfin, au-delà des résultats concrets au sujet des PGD, ce type de rencontre donne surtout un contexte pour partager une expérience commune, qui contribue à consolider les liens entre les acteurs d'un Atelier de la Donnée.

## Profil des participants et mode de recrutement

L'équipe des sprinters était constituée de personnels d'appui aux profils variés. Dans le cadre de notre sprint, nous avons sollicité deux cercles de personnels d'appui.

1. Les personnels d'appui de l'université de Poitiers de services et de structures différentes. L'idée était de panacher les profils des participants avec une variété de niveau d'expérience du PGD, allant d'expert PGD dans une discipline, aux collègues tout juste sensibilisés au PGD de manière généraliste.

2. Les personnels d'appui d'autres ateliers de la donnée de la région Nouvelle Aquitaine (Bordeaux, La Rochelle, Limoges, Pau). Le terme Atelier de la Donnée est utilisé ici de manière générique, indépendamment de la notion de labellisation par Recherche Data Gouv. Il existe au niveau régional, en Nouvelle Aquitaine, une communauté d'acteurs des données de la recherche, qui se réunit au sein d'un méta-atelier de la donnée, sous le pilotage de l'URFIST de Bordeaux, avec pour objectif de partager des connaissances, compétences, actions pour mettre en œuvre les politiques de science ouverte sur les données dans les établissements de Nouvelle Aquitaine. La présence de collègues de ces établissements dans le sprint de l'université de Poitiers permettait de partager des approches depuis des lieux d'expériences différents.

Les personnels d'appui mobilisés de Poitiers (9 personnes) :

* du service Ingénierie de projet : 3 personnes

* du service appui au pilotage : 2 personnes

* de la Plateforme Universitaire de Données : 1 personne

* du Service Commun Documentation : 1 personne (excusée)

* des plateformes technologiques de la Maison des Sciences de l'Homme et de la Société : 1 personne
* de laboratoires de recherches : 2 personnes

Les personnels d'appui d'autres établissements (4 personnes) :

* de l'université de Bordeaux : 2 personnes

* de La Rochelle université : 1 personne

* de l'URFIST Bordeaux Nouvelle Aquitaine : 1 personne

Pour le recrutement des chercheuses, nous avons impliqué le service Ingénierie et gestion de projets de la direction de la recherche et l'innovation de l'université de Poitiers. Ce service a une connaissance fine des chercheurs et des projets des laboratoires de l'établissement. Nous avons proposé deux critères pour solliciter de manière ciblée de potentiels intéressés :

1. Identifier des chercheurs porteurs de projet en cours de rédaction de réponse à un AAP ou très récemment lauréat d'un AAP où l'écriture d'un PGD est explicitement demandé.

2. Les deux projets devaient, si possible, être dans le même champ disciplinaire, champ pour lequel ne disposions pas déjà d'une forte expertise. L'idée était de profiter de ce sprint pour combler un manque d'expérience en l'abordant collectivement de sorte à pouvoir en assumer la difficulté.

Dans les faits nous avons accueilli deux projets de recherches en **paléontologie**. Pour le sprint du matin nous avons reçu la chercheuse Olga Otero et l'ingénieur Paul Joube sur le projet La Dolce Vita, lauréat d'un AAP interne « PARI », tremplin vers le dépôt d'un ERC Advanced Grant. Pour le sprint de l'après-midi nous avons reçu la chercheuse Camille Grohé sur le projet ROAR, lauréat d'un AAP interne « PARI » tremplin vers le dépôt d'un ERC Consolidator Grant.

## Organisation

Le montage de cette formation s'est fait en 6 mois, dont une grande partie prise par la conception du projet lui-même, en élaborer la forme et la faisabilité, ce que nous partageons là, avec vous. Pour le reste, réaliser ce type de rencontre ne nécessite pas de gros moyens, c'est avant tout un peu de travail d'anticipation.

Phase 1 : 2 à 3 mois avant l'événement :

* Solliciter et mobiliser de potentiels participants (chercheurs + sprinters) en envoyant le document « Programme Sprint PGD »

* Arrêter une date et réserver une salle. C'est une date début décembre qui a permis de maximiser l'intersection des agendas de tous les participants.

Phase 2 : Quelques semaines avant l'événement :

* Obtenir et diffuser à tous les sprinters le résumé des projets de recherche

* Construire des sous-groupes pour varier les activités des sprinteurs (voir ci-dessous)
* Inviter les sprinters à lire les résumés des projets et avoir en tête les questions et recommandations du modèle de PGD structuré

* Inviter les sprinters à chercher :

* d'éventuels PGD disponibles ayant au minimum un rapport avec les contraintes et disciplines perçues à la lecture du résumé des projets

* les entrepôts et métadonnées afférentes probablement éligibles à la lecture du résumé des projets

* préparer d'éventuelles reformulations des questions du modèle de PGD retenu (modèle structuré de l'ANR)

Phase 3 : quelques jours avant :

Ouvrir des « pads partagés » pour la saisie à la volée des réponses aux questions du PGD. Nous avions envisagé l'utilisation de DMP-Opidor, mais il n'est pas particulièrement adapté pour de la saisie synchrone multi-utilisateurs. Mais nous préconisons aux chercheurs l'usage exclusif de DMP-Opidor pour la version stabilisée de leur PGD et l'utilisons également pour la consultation des recommandations financeurs et recommandations établissements. NB : Nous avions déjà réalisé en collaboration avec l'URFIST l'année précédente un atelier « rédaction de recommandation établissement ».

Prévoir un accueil café : La formation n'a coûté à l'université de Poitiers que du temps de travail et pour les sprinters venant d'autres universités le déplacement et le repas. Pour accompagner ces projets dans une ambiance dynamique, conviviale et de partage nous conseillons de prévoir un budget de restauration pour l'accueil café et le déjeuner.

## Rédiger un PGD en sprint

Après un accueil café-chouquettes, les sprinters se sont réunis pour un rappel rapide de l'organisation, des groupes et des modalités d'action. Ce temps a duré entre 30 et 40 minutes. Le premier sprint a duré deux heures. Après le repas, un débrief collectif entre sprinteurs a permis des ajustements concernant les tâches et les groupes. Le deuxième sprint a alors pu commencer. Il a duré seulement 1h50.

### Organisation en groupes :

Les sprinteurs ont été répartis dans des groupes de la manière suivante :

<table><thead><tr><td></td><td>Matin</td><td>Après-midi</td></tr></thead><tbody><tr><td>Groupe Questions</td><td>2 pers.</td><td>2 pers.</td></tr><tr><td>Groupe Prise de notes</td><td>2 pers.</td><td>6 pers.</td></tr><tr><td>Groupe Recommandations</td><td>2 pers.</td><td>2 pers.</td></tr><tr><td>Groupe PGD comparaison</td><td>4 pers.</td><td>0 pers.</td></tr><tr><td>Groupe Animation</td><td>2 pers.</td><td>2 pers.</td></tr></tbody></table>

Trois groupes avaient pour mission de poser les questions aux invitées :
* Le **groupe Questions** est chargé de questionner les chercheurs en utilisant les questions du PGD, reformulées ou non dans l'ordre du modèle ANR ou non. L'idéal est d'obtenir un maximum d'informations pertinentes dans un échange agréable et fluide. Nous avions fait le choix de proposer un ordre des questions, qui corresponde au mode de travail de l'un des deux membres de ce groupe. Cela a été assez décontenançant pour les collègues et nous conseillons de s'en tenir à l'ordre du document ANR, mais de proposer cependant au groupe des reformulations des questions, des exemples pour faciliter le dialogue avec les chercheurs invités.

* Le **groupe Recommandations** est chargé de consulter les recommandations DMP-Opidor (de l'établissement ; du financeur ; de l'éventuelle cotutelle) afin de poser des questions additionnelles pour soutenir le Question.

* Le **groupe Comparaison** est chargé de consulter une sélection de PGD pouvant servir d'exemple afin de donner des idées au chercheur s'il est bloqué. Dans le deuxième sprint nous avons fait basculer cette équipe vers le groupe de prise de note.

* Le **groupe Prise de notes** est chargé de saisir en directe les éléments de réponse des chercheurs attendus dans le PGD. La saisie a été organisée le matin en suivant l'ordre du PGD, tel que mis sur le pad. Il s'est avéré qu'il était difficile de prendre des notes de cette manière qui demande constamment de se promener dans le document au fil de ce que raconte la chercheuse de son projet. Aussi, après le débrief du premier sprint, nous avons remplacé la saisie « structurée » par de la saisie « au kilomètre ». Par ailleurs, le groupe a été multiplié.

* Le **groupe Animation** est chargé d'animer et de distribuer la parole si besoin : introduire la journée, rappeler les consignes, le déroulement et le rôle des participants, mais aussi rebondir sur les questions et les réponses. Le rôle des animateurs, déjà aguerris aux PGD, est aussi de montrer au reste du groupe que sur la question des PGD, il y a évidemment un socle de connaissance indispensable du FAIR et de son écosystème, mais que pour un accompagnement fluide, il faut aussi développer sa capacité à soutenir une discussion dans une démarche d'écoute active indispensable. Les animateurs peuvent également profiter de l'occasion pour illustrer ce savoir-faire.

## Conclusion

L'expérience a fonctionné. Les différentes parties-prenantes ont trouvé que la forme de ce sprint PGD répondait à leurs attentes, voire les excédait. Déjà, un nouveau sprint PGD a été organisé à La Rochelle Université, organisé par une des sprinteuses présentes à Poitiers. Nous espérons que ces quelques notes pourront aussi servir à qui voudrait à son tour s'en saisir pour mettre en place des sprints adaptés à leur public, leur disciplines, etc. D'autres formes de Sprint PGD, dont on peut également s'inspirer, ont été expérimentées par ailleurs, comme on peut le voir sur le wiki « boite à outils pédagogique »<fnref n="1" /> de l'Université de Bordeaux.

<footnote n="1">¹ https://gitub.u-bordeaux.fr/abdo/boite-a-outils-pedagogique/-/wikis/Tops/Sprint%20PGD</footnote>
Pour notre part, l'Urfist de Bordeaux et l'Université de Poitiers poursuivent leur partenariat actif en matière de formation aux données de la recherche. Nous venons ainsi de lancer une formation de formateurs, auprès d'enseignants responsables de masters. Cela fera peut-être l'objet d'une prochaine note. À suivre....

## Remerciements

Un grand merci à tous les participants pour leur engagement, motivation et esprit de partage, Olga Otero, Camille Grohe, Julien Gaillard, Anna Loeff, Stéphanie Jougleux, Anaïs Schmitt, Guillaume Mansard, Bruno Mercier, David Chesnet, Gaelle Coz, Jean Pylouster, Emeric Mercier, Chloé Ardeois.

Merci à Françoise Genova qui a mobilisé RDA et son GT dédié au PGD pour nous proposer des PGD dans des disciplines connexes avant l'événement et l'opportunité de faire relire les PGD obtenus après le sprint à une équipe d'experts indépendants.

Merci aux collègues de l'écosystème Recherche Data Gouv qui ont découvert, lors d'un atelier « formation de formateur », cette proposition de format lors du séminaire de Nancy avant qu'il ait lieu. Tous les échanges avant le Sprint et les invitations à faire un retour après l'expérience nous ont donnés une belle motivation supplémentaire.