## VALIDATION DES DOCUMENTS

La validation est manuelle et ne présente pas une traçabilité suffisante. En effet, des informations concernant la validation de documents sont encore échangées oralement à la DPI.

<figure><img src="image_55.png" /></figure>

Une gestion électronique du versionning et de la validation des documents permettra de gagner du temps et d'assurer la traçabilité des documents.

## BASE DE CONNAISSANCES

Il conviendra cependant d'effectuer cette démarche de KM dans une approche QRM ceci afin de ne sélectionner que les paramètres pertinents<fnref n="12" />. Tous les documents ne sont pas à inclure dans une base de connaissances. Le défi étant justement de ne sélectionner que les connaissances essentielles. C'est pourquoi une personne doit en permanence être disponible pour décider quel savoir doit ou ne doit pas être inclus dans la base de connaissances<fnref n="13" />.

## Gestion de projets

### Solutions utilisées lors de la résolution de problèmes :

* Grâce à un expert

* Grâce aux anciens dossiers

* Grâce à l'Intranet ou réseau

### Solutions souhaitées pour faciliter la résolution de problèmes :

* Une base de connaissances fondamentales procédés ou produits

* Une base de retours d'expérience

* Un moteur de recherche multi-bases

### Interlocuteurs privilégiés lors de la gestion de projets :

* Service Validation

* Chefs de projets DPI

* Service Production

### Nombre de projets :

* 2 projets gérés en moyenne par an et par collaborateur

* 7 participations à des projets en moyenne par an et par collaborateur

Les réponses les plus fréquentes concernant la gestion de projets et la résolution de problèmes

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Les experts sont très sollicités au sein de la DPI, il conviendra donc de les identifier et de les faire connaître.

**Cela pourra passer par la création d'un réseau d'expertise et/ou d'une communauté d'experts.**

La résolution de problèmes reste trop complexe au sein de la DPI, les collaborateurs doivent mettre en œuvre plusieurs solutions pour les résoudre.

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**La mise en place d'une politique de knowledge management via, entre autres, un portail de connaissances permettra de rendre l'amélioration des procédés plus simple, centralisée et plus rapide.**

**Ce portail se devra d'être complet : retours d'expériences, recherche syndiquée, base de connaissances et base de données. Les interlocuteurs de la DPI étant nombreux, ce portail de connaissances devra être accessible, au moins en lecture, à de nombreux autres collaborateurs du LFB.**

D'autres remarques ont été émises par les collaborateurs de la DPI et conduisent aux préconisations suivantes :

Beaucoup de sujets sur lesquels travaillent les collaborateurs de la DPI ne sont pas organisés en mode projet. Ils nécessitent beaucoup de ressources souvent dispersées.

<figure><img src="image_58.png" /></figure>

**En tenir compte lors de l'organisation des cellules collaboratives du portail de connaissances.**

**La mise en place d'un workflow 'traduction' est nécessaire (la langue de rédaction peut être l'Anglais).**

Il faudra pouvoir traiter les incohérences (par exemple dans les documents sources) pour être certain de la validité des connaissances en bout de chaîne.

<figure><img src="image_59.png" /></figure>

**Un système d'alertes doit être mis en place pour les fichiers liés.**

Il faudra pouvoir identifier le porteur de savoir (qui peut être un technicien).

<figure><img src="image_60.png" /></figure>

**Cela confirme le besoin d'un réseau d'experts avec identification des experts par produits, procédés.**

<footnote n="12">¹² J.-N. Colin. 2012. Libération des produits biologiques : de la connaissance à la décision. Pharma Pratiques, 227-231.</footnote>

<footnote n="13">¹³ Stephan Rönninger. 2015. Knowledge Management and ICH. PDA Journal, 326-332.</footnote>
# Annexe 8 : Plan et extrait du cahier des charges fonctionnel

<figure><img src="image_61.png" /></figure>

DSI

ETUDES INFORMATIQUES

01/08/15

CAHIER DES CHARGES

CCHAR-« GDM »-001

1.0

## Table des matières

<table><tr><td>1.</td><td>Introduction</td><td>5</td></tr><tr><td>1.1.</td><td>OBJECTIF DU DOCUMENT</td><td>5</td></tr><tr><td>1.2.</td><td>GLOSSAIRE</td><td>5</td></tr><tr><td>2.</td><td>Contexte</td><td>5</td></tr><tr><td>2.1.</td><td>PRESENTATION DU LFB</td><td>5</td></tr><tr><td>2.2.</td><td>PRESENTATION DU PROJET</td><td>6</td></tr><tr><td>2.3.</td><td>ORGANISATION FONCTIONNELLE</td><td>7</td></tr><tr><td>2.3.1.</td><td>Maîtrise d'ouvrage</td><td>7</td></tr><tr><td>2.3.2.</td><td>Assistance à maîtrise d'ouvrage</td><td>7</td></tr><tr><td>2.3.3.</td><td>Maîtrise d'œuvre</td><td>7</td></tr><tr><td>2.4.</td><td>ENVIRONNEMENT INFORMATIQUE</td><td>7</td></tr><tr><td>2.4.1.</td><td>Infrastructure</td><td>7</td></tr><tr><td>2.4.2.</td><td>Serveurs</td><td>8</td></tr><tr><td>2.4.3.</td><td>Postes clients</td><td>9</td></tr><tr><td>2.4.4.</td><td>Environnement technique</td><td>9</td></tr><tr><td>2.4.5.</td><td>Applications et outils</td><td>10</td></tr><tr><td>2.5.</td><td>SITUATION ACTUELLE</td><td>10</td></tr><tr><td>3.</td><td>Objectifs</td><td>10</td></tr><tr><td>4.</td><td>Périmètre</td><td>10</td></tr><tr><td>5.</td><td>Coûts et bénéfices escomptés (1ère approche)</td><td>11</td></tr><tr><td>6.</td><td>Expression des besoins en termes de fonctionnalités</td><td>11</td></tr><tr><td>6.1.</td><td>ACTEURS</td><td>11</td></tr><tr><td>6.2.</td><td>ENSEMBLE DES FONCTIONNALITES PARTIE GED</td><td>12</td></tr><tr><td>6.2.1.</td><td>Ensemble de fonctionnalités 1 «Organisation générale de la GED G-GDM »</td><td>12</td></tr><tr><td>6.2.2.</td><td>Ensemble de fonctionnalités 2 «Création de document et édition »</td><td>14</td></tr><tr><td>6.2.3.</td><td>Ensemble de fonctionnalités 3 «Gestion des processus »</td><td>15</td></tr><tr><td>6.2.4.</td><td>Ensemble de fonctionnalités 4 «Diffusion de document, notification et abonnement »</td><td>16</td></tr><tr><td>6.2.5.</td><td>Ensemble de fonctionnalités 5 «Gestion des accès et sécurité »</td><td>17</td></tr><tr><td>6.2.6.</td><td>Ensemble de fonctionnalités 6 «Fonctionnalités générales »</td><td>18</td></tr><tr><td>6.2.7.</td><td>Ensemble de fonctionnalités 7 «Autres fonctionnalités »</td><td>19</td></tr><tr><td>6.2.8.</td><td>Ensemble de fonctionnalités 8 «Connexion avec d'autres systèmes »</td><td>19XIV</td></tr><tr><td>6.3.</td><td>ENSEMBLE DES FONCTIONNALITES PARTIE PORTAIL</td><td>19XIV</td></tr><tr><td>6.3.1.</td><td>Ensemble de fonctionnalités 1 «Fonctionnalités de base »</td><td>20XIV</td></tr><tr><td>6.3.1.</td><td>Ensemble de fonctionnalités 2 «Affichage et communicabilité »</td><td>20</td></tr><tr><td>6.3.2.</td><td>Ensemble de fonctionnalités 3 «Applications dédiées »</td><td>21</td></tr><tr><td>6.4.</td><td>REGLES COMMUNES GED ET PORTAIL</td><td>23</td></tr><tr><td>7.</td><td>Expression des besoins en termes de connexions</td><td>23</td></tr><tr><td>7.1.</td><td>ELEMENTS A RECEVOIR</td><td>23</td></tr><tr><td>7.2.</td><td>ELEMENTS A DONNER</td><td>24</td></tr><tr><td>8.</td><td>Contraintes informatiques</td><td>24</td></tr><tr><td>8.1.1.</td><td>Contraintes d'intégration au SI LFB</td><td>24</td></tr><tr><td>8.1.2.</td><td>Ergonomie</td><td>24</td></tr><tr><td>8.1.3.</td><td>Disponibilité</td><td>24</td></tr><tr><td>8.1.4.</td><td>Performance</td><td>25</td></tr><tr><td>8.1.5.</td><td>Archivage et sauvegarde</td><td>25</td></tr><tr><td>8.1.6.</td><td>Gestion des versions</td><td>25</td></tr><tr><td>8.1.7.</td><td>Interfaces</td><td>26</td></tr><tr><td>9.</td><td>Démarche</td><td>26</td></tr><tr><td>10.</td><td>Planning</td><td>26</td></tr><tr><td>11.</td><td>Evaluation de la charge de travail</td><td>26</td></tr><tr><td>12.</td><td>Équipe Projet</td><td>26</td></tr><tr><td>12.1.</td><td>COMITE PROJET</td><td>26</td></tr><tr><td>12.2.</td><td>COMITE DE PILOTAGE</td><td>26</td></tr><tr><td>13.</td><td>Prestations attendues</td><td>27</td></tr><tr><td>13.1.</td><td>GENERALITES</td><td>27</td></tr><tr><td>13.2.</td><td>FORMATION</td><td>27</td></tr><tr><td>13.3.</td><td>ACCOMPAGNEMENT AU CHANGEMENT</td><td>27</td></tr><tr><td>13.4.</td><td>TRANSFERT DE COMPETENCES</td><td>28</td></tr><tr><td>13.5.</td><td>SECURITE</td><td>28</td></tr><tr><td>14.</td><td>Annexes : spécifications complémentaires</td><td>29</td></tr></table>
### 6.2.8 Ensemble de fonctionnalités 8 « Connexion avec d'autres systèmes »

<table><thead><tr><th>N°</th><th>Libellé</th><th>Description (quoi)</th><th>NOTE</th><th>PHASE</th><th>Réponse (comment)</th></tr></thead><tbody><tr><td>8.1</td><td>Connexion Office</td><td>G-GDM devra proposer des capacités d'intégration avec Word, Excel, Powerpoint, Outlook, SharePoint, Adobe, Visio, Reference manager. Les fonctions suivantes seront disponibles depuis l'interface utilisateur Office : enregistrer, ouvrir en lecture seule, exporter vers G-GDM, rechercher dans G-GDM.</td><td>1</td><td>A</td><td></td></tr><tr><td>8.2</td><td>Connexion eDMS - GEDAMM</td><td>Des connexions G-GDM-eDMS et G-GDM-GEDAMM devront permettre dans les deux sens :<ul><li>Depuis eDMS ou GEDAMM, référencer des documents G-GDM (étudier les besoins côté eDMS ou GEDAMM).</li><li>Depuis G-GDM, être en mesure de référencer des documents eDMS ou GEDAMM comme des références de documents ou projets G-GDM.</li></ul></td><td>1</td><td>A</td><td></td></tr><tr><td>8.3</td><td>Workflow eDMS/GEDA MM/G-GDM</td><td>Les connexions G-GDM-eDMS et G-GDM-GEDAMM devront permettre de chaque côté de :<ul><li>Lancer un workflow G-GDM depuis un workflow eDMS ou GEDAMM et inversement</li><li>Importer / exporter des informations depuis les données maîtresses G-GDM.</li></ul></td><td>-1</td><td>C</td><td></td></tr></tbody></table>

## 6.3 Ensemble des fonctionnalités partie Portail

Le portail est le point d'entrée de la GED du projet GDM. Il sera désigné par P-GDM dans les tableaux de fonctionnalités suivants.

Si les outils GED et portail sont différents, cela devra être transparent pour l'utilisateur final. Le portail servira de point d'entrée à la G-GDM et aux autres sources d'information et de données.

### 6.3.1 Ensemble de fonctionnalités 1 « Fonctionnalités de base »

<table><thead><tr><th>N°</th><th>Libellé</th><th>Description (quoi)</th><th>NOTE</th><th>PHASE</th><th>Réponse (comment)</th></tr></thead><tbody><tr><td colspan="6"><strong>1.1 Gestionnaire d'espace</strong></td></tr><tr><td>1.1.1</td><td>Espaces de travail</td><td>P-GDM devra présenter les connaissances dans plusieurs espaces : par produit, par procédé, par projet, par communauté de pratiques, par espace personnel, etc.</td><td>1</td><td>B</td><td></td></tr><tr><td>1.1.2</td><td>Type espace</td><td>Les espaces pourront être publics ou privés.</td><td>1</td><td>B</td><td></td></tr><tr><td>1.1.3</td><td>Administration espace</td><td>Les espaces pourront être créés à la demande ou en self-service. L'administration et l'animation des espaces devront être déléguées.</td><td>1</td><td>B</td><td></td></tr><tr><td>1.1.4</td><td>Espace personnel</td><td>Les espaces personnels devront permettre aux utilisateurs de retrouver leurs favoris (abonnements) et les documents récemment utilisés, leur arborescence personnelle, leur liste de tâches, leurs messages et notifications.</td><td>1</td><td>B</td><td></td></tr><tr><td colspan="6"><strong>1.2 Gestion des contenus</strong></td></tr><tr><td>1.2.1</td><td>Templates portail</td><td>P-GDM devra proposer des templates, différents de ceux de G-GDM: plus ergonomiques et non modifiables par l'utilisateur.</td><td>1</td><td>C</td><td></td></tr><tr><td>1.2.2</td><td>Référentiels communs</td><td>Le portail P-GDM devra utiliser les mêmes référentiels que ceux de G-GDM :<ul><li>métadonnées</li><li>liste de mots-clés</li><li>plan de classement</li><li>matrice des droits d'accès</li></ul></td><td>1</td><td>B</td><td></td></tr><tr><td>1.2.3</td><td>Rôle portail</td><td>Les rôles dans le portail devront pouvoir être différents de ceux établis dans G-GDM.</td><td>1</td><td>B</td><td></td></tr><tr><td>1.2.4</td><td>Héritage droits</td><td>Les documents (ou objets) du portail devront hériter des mêmes droits que dans G-GDM.</td><td>1</td><td>B</td><td></td></tr></tbody></table>
<table><tr><td>1.2.5</td><td>Workflows</td><td>Le portail devra permettre de créer des workflows spécifiques (de publication, de collaboration...) en plus de ceux définis dans G-GDM.</td><td>0</td><td>C</td><td></td></tr></table>
Annexe 9-a : Document intégrant la GED – exemple 1
Annexe 9-b : Document intégrant la GED – exemple 2