Revised

# The Constitution and By-laws of the Bibliographical Society of Canada

## I. Name

The name of this Society shall be THE BIBLIOGRAPHICAL SOCIETY OF CANADA, or, in the French language, LA SOCIÉTÉ BIBLIOGRAPHIQUE DU CANADA.

## II. Objects

The objects of this Society shall be:

1. To promote the study of bibliography and the publication of works of bibliography (whether notes, articles, editions, or books, etc.), with a principal emphasis on those connected with Canada.

2. To encourage the preservation, and to extend the knowledge of, manuscripts and printed works, particularly those relating to Canada.

3. To facilitate the exchange of information concerning such manuscripts and books, etc.

4. To conduct the Society without purpose of financial gain for its members, and to ensure that any profits or other accretions to the Society shall be used in promoting its objects.

## III. Members

Any person or institution interested in the objects of this Society may become a member on the approval of the Council. There shall be the following classes of membership:

1. Individual members, who must apply in writing;

2. Honorary life members, who have to be proposed by two members in writing, and considered by the Council worthy of the Society's mark of distinction, for services rendered to Canadian bibliography, or for individual merit. The number of Honorary members shall not exceed SEVEN, or two percent of the total membership, whichever shall be the greater;

3. Institutions, which apply for membership, in the same manner as individual members;

4. Life members, who will be required to pay the sum of five hundred dollars ($500);

5. Contributing members, who must agree to subscribe not less than seventy-five ($75) per annum;

6. Student members, and members who have reached the age of retirement and are retired, who will pay half the annual fee paid by individual members.
A member may withdraw from the Society at any time, but will be expected first to settle any arrears of dues.

Failure to pay the dues for any year, six months after the member has received an account, automatically cancels membership, though this rule need not be enforced if the member is able to provide evidence of exceptional circumstances.

Membership may be cancelled for due cause by the Council assembled in regular or special meeting, if the motion be approved by three-quarters of the members of Council, and provided that due notice of the matter has been given both to the Council and to the member(s) concerned, and that the latter is/are provided with an opportunity to reply.

#### IV. Meetings

There shall be an Annual Meeting of members in May or June (or some other convenient time), at a time and place determined by the Council, in order to receive the reports of officers, to elect the officers and the members of Council, and to transact the general business of the Society. All members shall be notified thereof in writing, by the Secretary, or a deputy, at least one month in advance of the Annual Meeting.

Special meetings may be called by the President, on ten days' notice in writing to members, mentioning the object thereof. The President and Council shall have the power to ask for such meetings; and so shall ordinary members provided their request is supported by the signatures of fifteen (15) members of the Society, in good standing.

Twenty members shall constitute a quorum at an Annual or a Special Meeting.

An amendment to a proposal from the Council may be moved from the floor at the Annual Meeting. If the amendment is defeated by a majority, the proposal shall then be put to the Meeting. If, however, the amendment is passed by a two-thirds majority of those present and voting, the proposal shall be withdrawn, and it and the amendment shall be circulated by mail to the members for their determination in a postal vote. The result shall be announced by mail to the members. If the original proposal of the Council be defeated, both in the postal vote and in the vote from those present at the Meeting, an amendment may be accepted from the floor, and, if passed by a two-thirds majority of those present and voting, it shall be circulated by mail to the members for their determination in a postal vote, and the result shall be announced to the members by mail, or other convenient method, e.g., in the *Bulletin*.

#### v. Council and Officers

1. The Council shall consist of a President, the immediate Past-President, two Vice-Presidents, a Treasurer, a Secretary (though these last two offices may be held jointly), an Associate Secretary (with one Secretary to be primarily English-speaking, and the other to be primarily French-speaking), the Chairman of the Publications Committee, the Editor, and the Review Editor, of the *Papers/Cahiers*, the Editor of the *Bulletin*, the Editor of *Bibliography of Canadian Bibliographies*, the Indexer of the Society, the Society's representative on the Committee on Bibliography and Information Services for the Social Sciences and Humanities, and any other ex-officio members (though no more than two of these offices may be held simultaneously by one
member), and nine Councillors. All members of the Council must be members of the Society, and in good standing, at the time of the Annual Meeting.

The President shall be elected for one year, with the right to run for a second year should he or she so wish; and similarly with the Vice-Presidents, though their terms will depend upon the length of the President's term. All the other office holders may hold office for a term of five years in the first instance, which term may be renewed, at least once. Three of the nine Councillors shall be elected each year for a term of three years. No member shall be eligible for re-election as a Councillor until the third year after leaving Council. The names of all the office holders and other members of the Council shall be proposed annually by the Nominating Committee, to be voted upon by the Annual Meeting, though the rules for amendments (see iv above) shall apply here equally.

2. The Council shall meet, no less than twice a year (October and March), at the call of the President, on seven days' notice in writing, stating the purpose of the meeting. Should the President refuse or neglect to do so, a majority of the Council may make such a call.

3. Eight members shall constitute a quorum at a Council meeting.

4. When necessary, in the opinion of the President, urgent business of Council may be transacted by letter, by telegram, or by telephone, with confirmation by telegram or by letter. In such a case, however, a clear majority of the whole Council will be necessary for the approval of that business.

5. The Council shall have the power to appoint such additional Committees and Sub-Committees as it deems necessary, but the Nominating Committee shall annually propose the membership of the Committees or Sub-Committees and such names shall be submitted, with those of the other officers, to the Annual Meeting for its decision.

## VI. Proceedings

Proceedings shall be governed by the rules laid down in Victor Morin's Manual of Deliberative Assemblies, entitled *Chairman's and Debater's Guide* (Toronto: Carswell, 1947), French edition, *Procédure des assemblées déliberantes* (3e éd., Montréal: Beauchemin, 1961), wherever these rules do not conflict with the Constitution or By-laws of the Society.

## VII. Votes

Each Individual member is entitled to a vote at all meetings. An Individual member may also vote as the authorized delegate of an Institutional member, but he may not represent more than one institution at a meeting.

Each Institutional member is entitled to a vote, to be expressed by its delegate at meetings. Such delegate need not necessarily be a member of the Institution concerned, but, if not, he/she shall present to the Secretary of the meeting a written authorization to vote as the delegate of that Institution. Such delegate, if he/she has no personal vote, may also represent and vote for a second Institution, on such conditions as are above stated for the first Institution, but none further.
Postal ballots may be held on questions of concern to members of the Society. Voting papers shall be sent to members well in advance so that they are able to return them to the Secretary in time for the Annual Meeting. The ballot shall be accompanied by such information as is necessary for a member adequately to consider the question. The Secretary shall take the completed voting papers to the Annual Meeting, and the votes shall be there counted, the Secretary being assisted by as many counters as are necessary, and duly-appointed scrutineers shall be entitled to watch the count.

Urgent matters which arise some time after, and some time before, an Annual Meeting may be the subject of a postal ballot. In such cases the result shall be announced by mail, or other convenient method (e.g., in the *Bulletin*), and a report on the voting shall be made at the next Annual Meeting.

## VIII. Amendments

The Constitution may be amended only at an Annual Meeting, or at a special meeting, of members, at which two-thirds of the members present or represented vote in favour of the amendment(s). Notice of the proposed amendment(s) shall be sent, in writing, to all members at least one month in advance of the meeting at which they are to be voted on. Amendments may be proposed either by the Council or by individual members, though in the latter case they must be accompanied or supported by the signatures of fifteen (15) members, in good standing, and should be submitted, in the first place, to the Secretary (-Treasurer), in good time, so that the amendment(s) may be circulated to the members as laid down above.

### By-laws

1. *Duties of Officers*

The respective duties of Officers of the Society are those attributed to each office by customary rules of such societies.

2. *Elections and Appointments*

a. The President, Vice-Presidents, Secretary (-Treasurer), and Associate Secretary, and the other ex-officio members of the Council, shall be elected annually by the members of the Society. Honorary Officers may be elected annually by the members of the Society.

b. Three Councillors shall be elected each year for a three-year period.

c. The Council may fill any vacancy in its membership that occurs during the year, such appointment to hold good only until the next Annual Meeting of members, when the appointment shall be submitted to the vote of the members, for confirmation or rejection.

d. A Nominating Committee appointed by the Council, not more than six months before the Annual Meeting, shall submit to the Annual Meeting a list of nominations of Officers and Councillors to be voted upon at that meeting. Members of the Society are entitled to submit nominations to the Secretary (-Treasurer), at any time, for consideration by the next-appointed Nominating Committee. The Council may
constitute also, at any time, such other committees as it deems expedient for the transaction of business.

e. The (Secretary-) Treasurer shall present the accounts for the preceding year to the Council at its meeting next before the Annual Meeting, and to the members at that Annual Meeting. Such accounts, with the documentation relevant to them, shall have been audited previously by a person outside the Council who is appointed at the previous Annual Meeting.

### 3. Fees

Fees shall be due yearly and payable to the (Secretary-) Treasurer, on the first of January, upon receipt of an account sent to the individual members by the (Secretary-) Treasurer. Institutional members, with their varying financial years, may pay at such time in the year as is most convenient to them. These fees shall be as determined from time to time by the Council, any proposed alteration(s) being submitted to the Annual Meeting for its decision.

The (Secretary-) Treasurer will inform any inquirer seeking membership of the current rates of subscription, which, as with the prices of the publications, shall be expressed in Canadian dollars.

Membership fees are divided into five categories:

- Individual

- Institutional

- Life ($500)

- Contributing ($75 per annum)

- Student, and Retired persons

Honorary life members do not pay a fee.

### 4. Publications

The Society will issue each year, as regular publications, *Papers/Cahiers*, and/or *Proceedings*, and *Bulletins*, as the Council may decide, one copy of each to be sent free to every paid-up member. The Society may issue also, from time to time, Special Publications or Monographs, to be priced as the Council decides. One copy of all past publications, regular and special, if available, may be bought by every member who wishes to buy it or them, or by old members, not in default of fees, on payment of a price decided by the Council. Past publications, other than the *Papers/Cahiers* and the *Bulletin*, if available, may also be sold to non-members, at a price to be decided by the Council. A list of publications available, and the prices currently being charged, may be obtained by application to the Secretary (-Treasurer).

### 5. Amendments

These By-laws may be amended, cancelled, or replaced only in the manner specified for amendments to the Constitution.
Revisé
Constitution et règlement de la
Société bibliographique du Canada

I. Nom

Le nom de cette Société est: LA SOCIÉTÉ BIBLIOGRAPHIQUE DU CANADA, ou en anglais: THE BIBLIOGRAPHICAL SOCIETY OF CANADA.

II. Buts

La Société a pour objectifs:

1. De favoriser l'étude de la bibliographie et d'encourager la publication d'ouvrages bibliographiques (notes, articles, éditions, livres, etc.), en particulier ceux qui se rapportent au Canada.

2. D'encourager la conservation des ouvrages imprimés et des manuscrits, en particulier ceux qui se rapportent au Canada, et de les faire mieux connaître.

3. De faciliter l'échange de renseignements sur lesdits ouvrages et manuscrits.

4. De gérer les affaires de la Société sans but lucratif pour ses membres et d'assurer que tout bénéfice, financier ou autre, qui en résulte soit utilisé uniquement pour la réalisation de ses objectifs.

III. Membres

Toute personne ou institution intéressée aux buts de la Société et dont la candidature est approuvée par le Conseil, peut en devenir membre. La Société comprend quatre catégories de membres:

1. Membres à titre personnel, qui doivent faire une demande d'admission par écrit.

2. Membres honoraires à vie, dont la candidature aura été proposée par écrit par deux membres de la Société et approuvée par le Conseil. Le Conseil jugera dignes de cette distinction les personnes ayant rendu de grands services à la bibliographie canadienne ou ayant fait preuve de qualités personnelles insignes. Le nombre des membres honoraires ne devra pas dépasser sept, ou deux pour cent de l'effectif total des membres, selon le chiffre le plus élevé des deux.

3. Institutions et collectivités, ayant fait leur demande d'admission aux mêmes termes que les membres à titre personnel.

4. Membres à vie, moyennant paiement d'une somme de cinq cents dollars ($500).

5. Membres donateurs, qui devront souscrire une somme d'au moins soixante-quinze dollars ($75) par an.

6. Membres étudiants et membres qui, ayant atteint l'âge de la retraite, sont effectivement à la retraite, lesquels payeront une cotisation annuelle équivalente à la
moitié de la cotisation versée par les membres à titre personnel.

Tout membre peut démissionner de la Société à n'importe quel moment, pourvu qu'il ait payé au préalable l'arriéré de sa cotisation.

La qualité de membre se perd automatiquement par défaut de paiement de la cotisation annuelle dans un délai de six mois après réception de la facture. Pourtant cette sanction ne sera pas imposée si le membre peut prouver l'existence de circonstances exceptionnelles.

Un membre peut être rayé pour des raisons valables par le Conseil réuni en assemblée régulière ou extraordinaire sur un vote des trois quarts des membres du Conseil, à condition qu'un avis à cet effet ait été donné préalablement aux membres du Conseil et au membre en cause, et que ce dernier ait eu la possiblité d'y répondre.

#### IV. Assemblées

L'assemblée générale annuelle des membres se tient en mai ou en juin ou à une autre date convenable, la date et l'endroit étant choisis par le Conseil. A cette assemblée sont reçus les rapports des officiers; on y élit les membres du Bureau et les autres membres du Conseil et l'on traite des affaires de la Société. Les membres y sont convoqués par écrit, au moins un mois à l'avance, par le sécrétaire ou par son délégué.

Le président peut convoquer une assemblée générale extraordinaire pourvu qu'un avis écrit stipulant l'objet de l'assemblée ait été envoyé aux membres au moins dix jours à l'avance. Le président et les membres du Conseil peuvent demander une assemblée générale extraordinaire; les membres de la Société ont le même droit, à condition de présenter une demande écrite signée par quinze (15) membres en règle.

Vingt membres constituent un quorum pour toute assemblée générale.

Tout membre peut proposer d'amender une proposition du Conseil lors de l'assemblée générale annuelle. Si l'amendement est réjeté par une majorité des membres, la proposition du Conseil sera décidée par l'assemblée. Mais si l'amendement réunit les suffrages d'au moins les deux tiers de l'assemblée, la proposition du Conseil sera retirée, et celle-ci, accompagnée de l'amendement, sera envoyée par la poste à tous les membres, qui pourront voter par retour du courrier. Le résultat sera annoncé aux membres par la même voie. Si la proposition principale du Conseil est rejetée par le vote postal (voir l'article VII) et par le vote des membres réunis en assemblée générale, tout membre peut avancer une nouvelle proposition, laquelle, à condition d'être approuvée par les deux tiers des membres présents, sera envoyée par la poste aux autres membres pour leur décision. Le résultat du vote postal sera annoncé aux membres par la poste ou autrement, par exemple, dans un numéro du *Bulletin*.

#### v. Conseil d'administration et bureau

1. Le Conseil se compose du président, du président sortant, de deux vice-présidents, d'un trésorier, d'un secrétaire (bien qu'un seul officier puisse cumuler ces deux fonctions), d'un secrétaire adjoint (l'un des deux secrétaires devant être d'expression anglaise et l'autre d'expression française), du président du comité des publications, du directeur des *Cahiers* de la Société, du responsable des comptes rendus publiés dans les *Cahiers*, du rédacteur du *Bulletin*, du rédacteur de la *Bibliographie des*
*bibliographies canadiennes*, du responsable des indexes de la Société, du représentant de la Société auprès du Comité de la bibliographie et des services d'information en sciences humaines (CBSISH), et d'autres membres d'office (aucun membre n'ayant le droit de cumuler plus de deux fonctions) et de neuf conseillers. Tout membre du Conseil doit être membre en règle de la Société lors de l'assemblée générale annuelle.

Le président est élu pour une année, avec la possibilité d'être réélu pour une section année; de même pour les vice-présidents, leur mandat étant en fonction de celui du président. Le mandat de tous les autres officiers peut être de cinq ans, renouvelable au moins une fois. Des neuf conseillers, trois sont élus chaque année pour une période de trois ans. Aucun conseiller ne peut être réélu qu'après un intervalle de deux ans. Les noms des membres du Bureau et des conseillers sont proposés chaque année par le comité de présentation, dont le rapport est approuvé, rejeté ou modifié par l'assemblée générale annuelle (voir l'article IV au sujet des amendements).

2. Le Conseil se réunit au moins deux fois par an (en octobre et en mars). Il est convoqué par le président, au moyen d'un avis écrit envoyé sept jours à l'avance, dans lequel on indique le but de la réunion. Au cas où le président refuserait ou négligerait de convoquer le Conseil, une majorité des membres du Conseil peuvent agir à sa place.

3. Huit membres constituent le quorum pour toute réunion du Conseil.

4. Selon la décision du président, toute affaire urgente qui relève des attributions du Conseil peut être traitée par lettre, par télégramme ou par téléphone; dans le dernier cas, confirmation doit être faite par télégramme ou par lettre. Toutefois, dans des cas pareils, il faut que le Conseil se prononce à la majorité absolue sur les sujets traités.

5. S'il le juge opportun, le Conseil peut créer d'autre commissions et sous-commissions, mais le comité de présentation doit proposer chaque année les noms des membres des commissions et sous-commissions, lesquels, avec les noms des membres du Bureau et du Conseil, doivent être approuvés par l'assemblée générale annuelle.

## VI. Procédure

Les formalités de la procédure sont réglées par les prévisions du manuel de Victor Morin intitulé *Chairman's and Debater's Guide* (Toronto: Carswell, 1947) pour l'édition en langue anglaise, et *Procédure des assemblées délibérantes* (3e éd., Montréal: Beauchemin, 1961) pour l'édition en langue française, sauf, toutefois, lorsque de telles dispositions entrent en conflit avec la Constitution ou le Règlement de la Société.

## VII. Votes

Dans toutes les assemblées, chaque membre à titre personnel a droit à un vote. Tout membre individuel peut également voter comme délégué officiel d'une collectivité, mais il ne peut pas représenter plus d'un organisme au cours d'une même assemblée.

Chaque collectivité a droit à un vote exprimé par son délégué aux assemblées. Il n'est pas nécessaire que le délégué soit membre de l'organisme en question, mais au cas où il (elle) ne le serait pas, il (elle) doit remettre au secrétaire de l'assemblée
l'autorisation écrite de voter en tant que délégué de cet organisme. Au cas où le délégué ne détiendrait pas de droit de vote en tant que membre à titre personnel, il peut également représenter un second organisme et voter au nom de celui-ci.

Un vote par correspondance peut décider une question qui touche les intérêts des membres de la Société. Les bulletins de vote seront distribués aux membres suffisamment à l'avance pour leur permettre de les retourner au secrétaire avant la date de l'assemblée générale annuelle. Le bulletin doit être accompagné des renseignements nécessaires à la compréhension de la proposition. Le secrétaire apportera les bulletins reçus à l'assemblée générale annuelle, où les votes seront comptés. Le secrétaire pourra se faire aider par d'autres compteurs au besoin, et des scrutateurs autorisés assisteront au dépouillement des votes.

Si des questions urgentes se posent quelque temps avant ou après l'assemblée générale annuelle, elles peuvent être décidées par correspondance. Dans ce cas le résultat du vote est annoncé par la poste ou autrement (par exemple, dans un numéro du *Bulletin*) et un rapport est présenté à la prochaine assemblée générale annuelle.

## VIII. Amendements

La Constitution ne peut être modifiée que lors d'une assemblée générale annuelle, ou d'une assemblée extraordinaire des membres, par un vote d'au moins les deux tiers des membres présents ou représentés. Un avis écrit indiquant la teneur de la modification proposée doit être envoyé à tous les membres au moins un mois avant la date de l'assemblée. Des amendements peuvent être proposés par le Conseil ou par des membres de la Société: dans ce dernier cas ils doivent porter la signature de quinze (15) membres en règle et être envoyés d'abord au secrétaire (-trésorier), celui-ci doit les envoyer aux membres au moins un mois avant la réunion où ils seront pris en considération.

## Règlement

1. *Fonctions des membres du Bureau de la Société*

Les fonctions des membres du Bureau de la Société sont celles attribuées à chaque poste selon la procédure ordinairement suivie dans les assemblées délibérantes.

2. *Elections et nominations*

a. Le président, les vice-présidents, le secrétaire (-trésorier), et le secrétaire adjoint, ainsi que les membres du Conseil à titre d'office, sont élus chaque année par les membres de la Société, lesquels peuvent aussi élire des officiers honoraires.

b. Trois conseillers sont élus chaque année pour une période de trois ans.

c. Le Conseil peut suppléer à toute vacance dans ses rangs, et la nomination sera valide jusqu'à la prochaine assemblée générale annuelle, où elle sera confirmée ou rejetée par vote des membres.

d. Un comité de présentation, nommé par le Conseil six mois au maximum avant l'assemblée générale annuelle, soumet aux voix des membres présents à cette assemblée une liste des candidats proposés aux postes de membres du Bureau et du Conseil. Les membres de la Société ont le droit de proposer au secrétaire à n'importe quel
moment des noms que le comité de présentation doit prendre en considération. Le Conseil peut également, à n'importe quel moment, créer les commissions qu'il jugera nécessaire à la bonne conduite des affaires de la Société.

e. Le (secrétaire-) trésorier soumet à l'approbation des membres du Conseil, lors de la réunion du Conseil qui précède l'assemblée générale annuelle, le rapport financier de l'année précédente. Celui-ci sera présenté par la suite aux membres de la Société lors de l'assemblée générale, après vérification préalable des comptes et des pièces justificatives par une personne non membre du Conseil qui aura été nommée à l'assemblée générale de l'année précédente.

### 3. Cotisation

La cotisation est payable le premier janvier de chaque année au (secrétaire-) trésorier, sur réception d'une facture envoyée à chaque membre par ce dernier. Les collectivités, dont les exercices financiers varient, peuvent payer chaque année à la date qui leur convient.

Le montant de la cotisation est fixé de temps à autre par le Conseil, dont la recommandation est approuvée ou rejetée par l'assemblée générale annuelle.

Le (secrétaire-) trésorier répondra aux demandes de renseignements sur les cotisations en vigueur. La cotisation, ainsi que le prix des publications, est payable en dollars canadiens.

La cotisation comporte cinq catégories:

- Membre à titre personnel

- Membre collectif

- Membre à vie ($500)

- Membre donateur ($75 par an)

- Membre étudiant et membre à la retraite

Les membres honoraires à vie ne paient pas de cotisation.

### 4. Publications

Selon ce qu'en aura décidé le Conseil, la Société fera paraître tous les ans, comme publications régulières, ses *Cahiers* ou transactions, et ses *Bulletins de nouvelles*, dont chaque membre en règle recevra gratuitement un exemplaire. De temps à autre, la Société pourra également offrir aux sociétaires d'autres publications ou monographies dont le prix sera fixé par le Conseil. Selon les disponibilités, les nouveaux membres ou les anciens membres en règle auront droit à un exemplaire de chaque publication moyennant paiement du prix fixé par le Conseil. Selon les disponibilités également, les publications anciennes, sauf les *Cahiers* et le *Bulletin*, peuvent être vendues aux membres du public à des prix déterminés par le Conseil. La liste des publications disponibles avec les prix courants sera fournie sur demande par le secrétaire (-trésorier).

### 5. Amendements

Le présent règlement ne peut être modifié, abrogé, ou remplacé que selon les prévisions de la Constitution (article VIII).