# Interlibrary loan and document delivery using telefacsimile transmission / Le prêt entre bibliothèques et la livraison des documents en utilisant la transmission par télécopieur

Havelin Arnand
(National Library of Canada, Ottawa)

The paper describes the reasons for the pilot project along with the three phases of the implementation plan.

## Phase I: Pre-pilot project phase

1. Preparing the memoranda of agreement outlining the terms and conditions of the telefacsimile experiment.

2. Devising data collection methodology to analyse quality of service, in terms of turnaround times, and operational efficiency, in terms of resource utilization in existing document delivery systems.

3. Provide participants with instructions and data collection forms to capture details of the ILL traffic for at least 2 months prior to the installation of the equipment.

## Phase II: Pilot project phase

1. Selection, procurement and ordering the installation of Group III telefacsimile equipment and the required communication line at the site of each participant.

2. Training and documentation for use of the telefacsimile technology to transmit both requests, replies and journal articles.

3. Provide participants with instructions and data collection forms to capture details of the ILL traffic during the pilot project.

## Phase III: Report

The report outlines the purpose of the project, the implementation plan, policies and procedures used, results with conclusions on the quality of service with and without telefacsimile equipment, comparative turnaround time figures for various types of document delivery services, an assessment of the use of telefacsimile transmission for ILL activities and a general evaluation of the pilot project experience with recommendations for the future.

L'article décrit les trois phases successives du projet et le plan d'action.

## Phase I: Phase préliminaire

1. Préparation du contrat stipulant les termes et conditions du projet de télécopie.

2. Préparation de la méthodologie pour le recueil des données en vue d'analyser la qualité et l'efficacité des systèmes de livraison de documents existants.
3. Distribution aux participants des instructions et des formulaires de recueil de données préliminaires devant être utilisés pendant deux mois avant le début du projet pilote.

## Phase II: Projet pilote

1. Sélection, acquisition et installation de l'équipement (Télécopieur groupe III) dans chaque bibliothèque.

2. Formation des employés et préparation de directives pour l'utilisation du télécopieur lors de la transmission des demandes, des réponses et des articles de périodiques.

3. Distribution aux participants des instructions et des formulaires de recueil de données devant être utilisés durant le projet pilote.

## Phase III: Le Rapport

Le rapport explique le but du projet, le plan d'action, les politiques et procédures et les conclusions sur la qualité et l'efficacité du service avec et sans télécopieur. Le rapport inclut aussi une évaluation de l'utilisation du télécopieur pour le prêt entre bibliothèques et des recommandations pour le futur.