# La démarche de développement du pilotage d'activités et du contrôle de gestion au travers d'"Insee 2004"

Denis Rogy

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Denis Rogy. La démarche de développement du pilotage d'activités et du contrôle de gestion au travers d'"Insee 2004". Courrier des Statistiques, 2003, 105-106, pp.31-33. hal-05515462

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# La démarche de développement du pilotage d'activités et du contrôle de gestion au travers d'«Insee 2004»

L'Insee s'est inscrit très tôt dans un processus visant à adapter son organisation et ses principes de fonctionnement aux nouveaux enjeux qui se profilaient. Le projet Insee 2004 a permis de s'interroger sur le cœur de métier et sur les processus mis en œuvre, pour en déduire une cible à moyen terme. Ainsi, il s'est dégagé autour de cette démarche ambitieuse une stratégie partagée et une grande synergie. Un système de pilotage spécifique a été mis en place pour mieux prendre en compte les arbi-trages entre le périmètre fonctionnel, les coûts, les délais et la qualité, pour mener à bien la conduite du change-ment, mais également pour faire évo-luer le management vers une culture de résultats. Ces aspects ont forte-ment impacté le cadre de référence de la démarche « développement du pilotage d'activités et du contrôle de gestion », initiée en 2001.

## Une démarche globale que chacun gagne à s'approprier

Cette démarche vise à identifier des voies de progrès en matière de pilo-tage de nos activités et de dialogue de gestion et à proposer des mutua-lisations, voire des évolutions de nos pratiques managériales. Elle parti-cipe à la réussite de l'évolution de l'Insee à l'horizon 2004 qui est carac-térisée par de nouvelles formes d'or-ganisation basées notamment sur un travail en réseau nettement déve-loppé, une interdépendance accrue des travaux, un système de respon-sabilité partagée, avec nécessaire-ment un pilotage plus fin et des arbi-trages plus explicites en termes de

coûts, délais, qualité et périmètres fonctionnels. Elle s'inscrit d'autre part dans les évolutions d'ensemble liées à la modernisation de la gestion publique : déconcentration, déléga-tion, responsabilisation des acteurs, transparence, pilotage par objectifs, passage à une culture de résultats...

L'examen des processus ayant conduit à l'élaboration d'Insee 2004 a permis d'identifier des change-ments qu'il convient de conduire dans un calendrier contraint, notam-ment par le choix de 2004 comme étant l'année du démarrage du recensement rénové de la population (RRP). Des projets tels que l'enquête emploi en continu ou le RRP modi-fient en effet très sensiblement les rythmes de travail et nécessitent une approche de la production résolu-ment axée sur le respect des délais. En amont, le succès du programme RRP est fortement conditionné par la possibilité de mobiliser les moyens nécessaires, et donc par les gains de productivité qui seront obtenus sur l'ensemble des opérations structu-rantes et grâce à une nouvelle organ-isation de la production statistique. Tout cela milite pour une approche particulière de la problématique de pilotage des projets dans le cadre d'Insee 2004 (cf. l'article de Pascal Rivière, pages 35 à 38).

Le développement du pilotage d'ac-tivités et du contrôle de gestion se fait selon une démarche à la fois glo-bale et locale, centralisée et délocali-sée. Cette démarche s'inscrit sur le long terme même si certaines actions doivent être entreprises rapidement pour concourir à la réussite de nos objectifs de court terme.

Ainsi, les actions à mener portent d'abord sur l'amélioration des procé-dures et outils généraux de gestion :

- élaboration des « orientations et objectifs de l'Insee » et du système de mesure des résultats afférents ;

- évolution des procédures de « programmation triennale des activi-tés », de fixation du « plan annuel des travaux des directions régio-nales », d'élaboration du budget et du « plan de financement de l'Insee » ;

- recherche permanente d'une meilleure adéquation entre les besoins de l'Insee et le résultat des campagnes de mobilité ;

- progrès en termes de gestion des marchés.

Elles impactent également les besoins des unités pour mieux fonc-tionner (détermination des missions, des plans d'action liés aux orienta-tions, estimation des besoins en res-sources, contractualisation, suivi des consommations, calcul de coûts, gestion de projets...).

Un ensemble conséquent d'actions ou de voies de progrès a été déter-miné par différents groupes de tra-vail pour permettre un pilotage adapté à chaque situation aussi opérationnel que possible et directe-ment utile. Certaines procédures sont à homogénéiser et davantage de transversalité est introduite dans le pilotage général afin d'être en mesure de produire une information plus pertinente.
## Un séminaire de direction pour fixer le cadre de référence de la démarche

Un séminaire de direction élargi s'est tenu début 2002 et a permis au comité de direction, outre d'affirmer sa volonté de mener à bien cette démarche, de parvenir à une vision partagée des orientations à suivre sur la base d'un état des lieux préalable.

Le cadre de référence élaboré au cours du séminaire se compose de quatre chantiers :

**Stratégie.** Nécessité d'améliorer la lisibilité et la communication de la stratégie de l'Insee (Insee 2004, construction d'outils statistiques européens...).

**Projets Insee 2004.** Pilotage opérationnel sur les échéances, les ressources, la qualité, le reste à faire.

**Pilotage d'ensemble.** Pilotage d'ensemble des ressources, des priorités et des échéances, mécanismes d'arbitrage :

- sur les grandes masses, à partir de l'amélioration des outils existants pour en tirer des éléments synthétiques ;

- pour les aspects transversaux, l'objectif est d'informer tous les deux mois à l'aide d'indicateurs avec commentaires (sur la base des informations transmises par les maîtres d'ouvrage et les responsables d'opérations).

**Méthodologie.** Constitution de nomenclatures homogènes ainsi que de procédures et outils méthodologiques en appui (coûts, règles, valuation, imputation, clés de répartition...).

Naturellement, Insee 2004 constitue à lui seul l'un des quatre chantiers par l'ampleur des changements qu'il implique, à cause du nombre d'acteurs concernés et car son succès passe par un pilotage très rigoureux, notamment en termes de délais.

<figure><img src="image_2.png" /><figcaption>La direction générale de l'Insee</figcaption></figure>

## Les priorités du pilotage et du contrôle de gestion à l'Insee

Le comité de pilotage constitué pour cette démarche a déterminé le champ des actions considérées comme prioritaires. Il s'agit de progresser dans le domaine de la connaissance des coûts, des consommations et des temps passés et d'améliorer en conséquence nos procédures d'allocation des moyens, de mieux maîtriser la procédure d'instruction des marchés par rapport aux priorités, de promulguer l'utilisation régulière d'instruments de pilotage à tous les niveaux, de mieux instruire le processus d'élaboration et de déclinaison de notre stratégie en accord avec nos missions, de s'appuyer davantage sur les priorités dégagées en termes de missions et de stratégie pour mieux allouer les moyens.

## Une structure pour piloter Insee 2004

Compte tenu de l'importance stratégique de ce chantier, de son péripleure fonctionnel et du nombre d'acteurs, il a été mis en place une structure ramifiée de pilotage.

Un comité de pilotage général Insee 2004 est chargé de la conduite d'ensemble et des décisions impactant la cible, ainsi que de l'évaluation des risques et des résultats atteints.

Cinq comités à thèmes ont été constitués par ailleurs.

**Comité n° 1, projet d'ensemble.** Ce comité a pour champ d'investigation le projet d'ensemble sous l'angle de l'interdépendance des projets, des calendriers, du système d'information. Il a pour mandat d'identifier les chantiers et travaux à entreprendre, les éléments à rassembler et à mettre en forme pour alimenter le comité de pilotage. Chaque opération structurante pour Insee 2004 (recensement rénové de la population, Sirene 3, rénovation de l'indice des prix à la consommation, etc.) fait l'objet d'une fiche jalon mensuelle, véritable tableau de bord dans laquelle on trouve de manière synthétique l'avancement du projet, les impacts en direction régionale ainsi que l'évaluation des risques.

**Comité n° 2, le changement et les personnes.** Ce comité est appelé à étudier les impacts métier et en particulier les transferts de charges de travail pour les agents en direction régionale. En ce sens, il s'intéresse aux aspects « contrôle de gestion » dans le but de définir les outils qui permettront une bonne gestion de ces équilibres concernant la programmation des travaux et leur positionnement au sein de la direction régionale.

**Comité n° 3, organisation et fonctionnement des services.** L'organisation adoptée pour Insee 2004 est basée sur un fonctionnement en réseau ; l'une des missions de ce comité est d'amener les différents acteurs à davantage de contractualisation et de responsabilité pour un fonctionnement plus performant axé sur le respect des engagements réciproques, ce qui nécessite une forme de pilotage par objectifs plus pousée qu'avant.

**Comité n° 4, évolution du management.** Le terme « management » recouvre ici de multiples dimensions : la gestion, la programmation, l'organisation, la conduite de projet, la stratégie et la communication concernant les travaux, les équipes et les personnels. La première priorité concerne les évolutions touchant l'encadrement intermédiaire (niveau
hiérarchique situé juste après le comité de direction formé du directeur régional et de ses trois chefs de service), soit généralement les chefs de division. Toutefois, la réflexion doit porter aussi sur les chefs d'équipe, avec une vision large englobant le comité de direction et l'ensemble des agents. Le fonctionnement spécifique des équipes de direction sera également étudié par la suite.

**Comité n° 5, information et communication.** Le but de la communication est d'informer les agents sur l'objectif Insee 2004, de les rassurer face au changement et de les mobiliser.

Les comités 2, 3 et 4 devaient avoir achevé leur mission au début de l'été 2003.

## Les travaux menés

Le travail concernant le pilotage a commencé par l'identification des opérations dites structurantes pour l'objectif Insee 2004, les tâches et acteurs associés. Cet ensemble fait l'objet d'une planification en charges et délais, et d'un suivi régulier basé sur les consommations, la reprévision et sur l'identification de livrables intermédiaires. Un effort particulier porte sur le repérage des interactions, des liens entre tâches, de façon à identifier et mieux gérer les risques. D'autre part, un suivi spécifique est mis en œuvre sur les procédures de marchés de façon à mieux en maîtriser les délais d'instruction au regard des priorités.

Enfin, le pilotage a été résolument tourné vers le respect des délais, ce qui a nécessité, d'une part un réexamen du périmètre fonctionnel cible de certains projets pour l'ajuster en tant que de besoin au strict nécessaire quitte à repousser certains développements vers des versions ultérieures (processus évolutif), d'autre part des arbitrages pour réaf-

fecter les ressources sur les tâches prioritaires pour l'Institut.

Tout cela a été facilité par la clarification des responsabilités dans l'organisation mise en place et l'appétence des cadres de l'Insee pour le travail en collaboration.

D'autre part, plusieurs actions concourent à l'avènement du nouveau schéma de fonctionnement de l'Insee :

- une étude sur la procédure de programmation des travaux des directions régionales dans le but d'améliorer le dialogue de gestion entre la direction générale et les établissements régionaux et de se servir davantage du plan annuel de travail comme d'un outil de suivi d'activité ;

- un rapport relatif à l'organisation et au fonctionnement entre les unités de la direction générale et les pôles de compétences nationaux en région. Le but est de mieux contractualiser entre ces entités sur la base de conventions prévoyant la formalisation d'objectifs annuels et d'indicateurs associés ainsi que la tenue systématique de réunions annuelles d'examen de la réalisation des objectifs et de fixation de ceux de l'année suivante ;

- la mise en place d'un bouclage entre procédures de programmations successives de façon à acquérir une vision d'ensemble des coûts et à s'engager sur les ressources à meilleur escient ;

- l'élaboration d'un plan de formation 2003 sur les thèmes du pilotage et du contrôle de gestion au profit des responsables d'unités ou d'opérations.

Enfin, les travaux du comité n° 4 conduisent à retenir l'idée d'une mise à disposition de procédures et d'outils jugés pertinents pour manager et plus particulièrement pour piloter,

charge aux directions régionales d'élaborer fin 2003 leur propre plan d'action pour renforcer leur management.

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Insee 2004 a entraîné un réexamen des priorités sur les opérations structurantes. Afin de mieux respecter des délais plus contraints, nous sommes amenés à revoir, dans certains cas, les périmètres fonctionnels (cas du recensement de la population et de Sirene) pour focaliser l'effort sur le cœur de ces opérations, quitte à décaler dans le temps les fonctionnalités non indispensables au démarrage (mise en œuvre de démarches de type « analyse de la valeur »). Ceci participe d'un changement culturel fort pour les responsables de l'Insee ainsi que pour les concepteurs d'opérations qui sont amenés à viser, plus explicitement que par le passé, un juste niveau de qualité mis en regard des contraintes de délai et des moyens disponibles. De même, les acteurs de la production auront à faire face à des rythmes de travail nouveaux, marqués par une saisonnalité plus forte et par une progression de la pluriactivité, qu'il convient de piloter avec une attention particulière dans la durée.

Le pilotage nécessite davantage de cohésion d'ensemble. Des procédures et des outils existent. Il s'agit de valoriser cet ensemble au mieux pour que chacun recueille les fruits de ces progrès en fonction de ses problématiques propres. Il convient d'autre part de permettre l'épanouissement d'une culture commune autour de ces thèmes.

**Denis ROGY**
Insee, direction générale

Denis Rogy est adjoint au chef du département de la programmation et de la gestion, chargé du développement du pilotage d'activités et du contrôle de gestion.