# Former à la numérisation agile

Joachim Schöpfel, Alain Collignon, Jérémie Berthe

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Joachim Schöpfel, Alain Collignon, Jérémie Berthe. Former à la numérisation agile. I2D – Information, données & documents, 2017, 4, pp.34-35. hal-01868327

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Submitted on 10 Sep 2018

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# FORMER À LA NUMÉRISATION AGILE

Joachim Schöpfel, Alain Collignon, Jérémie Berthe

A.D.B.S. | « I2D - Information, données & documents »

2017/4 Volume 54 | pages 34 à 35

ISSN 2428-2111

Article disponible en ligne à l'adresse :

https://www.cairn.info/revue-i2d-information-donnees-et-documents-2017-4-page-34.htm

Pour citer cet article :

Joachim Schöpfel et al., « Former à la numérisation agile », *I2D - Information, données & documents* 2017/4 (Volume 54), p. 34-35.
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# 3 FORMATION

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Joachim SCHÖPFEL est enseignant-chercheur en sciences de l'information à l'Université de Lille et membre du laboratoire GERiico. Depuis 2012, il dirige l'Atelier national de reproduction des thèses

joachim.schopfel@univ-lille3.fr

<figure><img src="image_4.png" /><figcaption>Alain COLLIGNON</figcaption></figure>

Alain.collignon@inist.fr

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Jérémie BERTHE est technicien de fabrication, d'édition et de graphisme de l'Université de Lille, chargé de la numérisation de livres anciens et précieux à l'Atelier national de reproduction des thèses.

jeremie.berthe@univ-lille3.fr

## Former à la numérisation agile

**[observations]** Comment mener un projet de numérisation en mode agile ? Et comment former les opérateurs et clients à la gestion agile ? Quelques observations du terrain.

### Numérisation sans gestion agile ?

Quand on lit certains appels d'offres des collectivités territoriales ou de l'État, on a l'impression que les nouvelles méthodes de management de projet ne riment pas avec numérisation. Souvent, ces projets imposent un cahier des charges traditionnel, où la part belle est faite aux méthodes de planning et de conduite de projet éprouvées, certes, mais sans laisser de place à une gestion agile. Ceci étant, la BnF produit GALLICA en mode agile<fnref n="1" />, et pour des projets moins importants, comme en humanités numériques, la gestion agile s'impose. Comment y former les chefs de projet et les opérateurs techniques ?

### Introduire de l'agilité dans le processus

Le management agile a fait son chemin depuis les années 80 comme alternative à la rigidité et à l'effet tunnel des projets informatiques<fnref n="2" />. Scrum est la plus connue de ces nouvelles méthodes parfois surprenantes, avec beaucoup de post-it, des réunions de travail debout *daily* et des *planning poker*<fnref n="3" />. Une fois le cadre fixé, la gestion agile rend le planning, la réalisation mais aussi l'affectation des moyens et ressources plus flexibles. Le client est au cœur du projet.

Travailler en cycle court et itératif permet d'intégrer son avis, de réajuster la demande et d'avancer rapidement, avec une réactivité permanente. Le cahier des charges devient un texte de cadrage avec quelques indications sur les documents et le résultat attendu qui évolue au gré des problèmes rencontrés, des lots, des finalités et du financement. Dans les projets de recherche, l'agilité correspond parfaitement au processus d'apprentissage et d'adaptation permanente et mutuelle entre équipes scientifiques et techniques.

### Apprendre par l'action

Bien entendu, dans nos cours de numérisation du Master Information-Document de l'Université de Lille, nous enseignons toujours le cahier des charges en bonne et due forme<fnref n="1" />. Mais nous remplaçons la relation prestataire-client par un système ouvert du type « organisation appréciable », flexible, agile, capable d'ajustement. Nous profitons de l'équipement de l'ANRT Lille<fnref n="5" /> pour former les étudiants aux différents types de scanners et de logiciels et au workflow de dématérialisation, sous forme de visites, démonstrations et travaux dirigés. L'ANRT a également accueilli au fil des ans plusieurs dizaines de stages et projets tutorés en Master et Licence pro (parfois aussi en Bac pro ou BTS des filières des industries graphiques), pour des missions et projets précis.

Le rapprochement avec l'enseignement scientifique favorise l'apprentissage des concepts des SIC (GED, organisation des connaissances etc.); en même temps, il ouvre le lieu de production à

<footnote n="1">1. http://www.bnf.fr/documents/agiletour2014_bnf.pdf</footnote>

<footnote n="2">2. J. PLÉE. *Conduite de projets agiles : management alternatif dans une équipe de développement agile*. Éd. ENI, Paris, 2015.</footnote>

<footnote n="3">3. C. AUBRY. *SCRUM : le guide pratique de la méthode agile la plus populaire*. Dunod, Paris, 2015.</footnote>

<footnote>A. COLLIGNON, J. SCHÖPFEL. *Méthodologie de gestion agile d'un projet : Scrum – les principes de base.* I2D Information, données et documents, 2016, 53 (2), 12-15.</footnote>

<footnote n="4">4. B. ESSEVAZ-ROULET. *La numérisation d'archives : des fondamentaux techniques aux programmes de numérisation*. Territorial Editions, Voiron, 2016.</footnote>

<footnote>T. CLAERR, I. WESTEEL (coord.). *Manuel de la numérisation*. Éditions du Cercle de la Librairie, Paris, 2011.</footnote>

<footnote>Cf. aussi les guides de bonnes pratiques de l'IFLA et du TGIR Huma-Num https://www.ifla.org/files/assets/preservation-and-conservation/publications/digitization-projects-guidelines.pdf et http://www.huma-num.fr/sites/default/files/guide_des_bonnes_pratiques.pdf</footnote>

<footnote n="5">5. Atelier National de Reproduction des Thèses : https://anrt.univ-lille3.fr/</footnote>
l'environnement universitaire et transforme les opérateurs en formateurs et médiateurs, apprenant eux aussi et gagnant en flexibilité et agilité. À terme, cette approche peut aboutir à une sorte de « Fab lab » de numérisation à Lille<fnref n="6" /> ; le projet, en tout cas, est lancé.

## Former en mode projet

Apprendre en mode projet est une variante du « learning by doing » (John Dewey). Donnons deux exemples : en Licence pro, plusieurs projets tutorés ont contribué à préparer une bibliothèque numérique de photos géologiques sur plaques de verre et à explorer l'offre sur le marché de nouveaux équipements (numérisation des grands formats ou en 3D).

En Master, nous menons depuis 2009 une série d'actions pour valoriser les mémoires de Master, sous forme de stages, de vacations et de travaux dirigés. Ces actions couvrent l'ensemble du workflow de dématérialisation, de la sélection et la préparation des documents physiques, à l'alimentation d'une GED (Nuxéo) dans l'intranet de l'université et au développement d'une collection sur la plateforme DUMAS<fnref n="7" />. D'autres projets se greffent sur ces actions, notamment dans le domaine du text and data mining des rapports et mémoires de stage.

Tout cela a permis, sous forme de projets successifs, un apprentissage collectif de la numérisation et de son environnement fonctionnel et logiciel en mode agile, aussi bien pour les étudiants que pour les enseignants et professionnels. L'agilité est indispensable pour saisir les opportunités de financement ou de disponibilité, soit du matériel, soit du personnel, et elle permet d'adapter les spécifications techniques à l'évolution des outils et plateformes.

## Accompagner les humanités numériques

Nous appliquons le même mode agile à des projets en humanités numériques, dans le cadre de partenariats avec des laboratoires du campus. Le schéma est le même : un cahier des charges léger voire inexistant, un cadrage initial (documents, budget, finalité) puis un avancement au fil des lots et en fonction des sources de financement ou de la disponibilité des doctorants et chercheurs.

La gestion agile assure la flexibilité nécessaire à ces projets (qui parfois durent des années, avec des cycles de courte durée) mais encourage aussi la proposition et l'expérimentation de nouvelles solutions de la part des équipes techniques.

Le projet ANR CHispa, par exemple, dont le but est la création d'outils pour l'exploitation

L'opérateur n'est plus prescripteur de solutions mais accompagnateur, formateur, apprenant, propositionnel, réactif, en fonction de la typologie des documents.

numérique de manuscrits littéraires, a fonctionné sur ce mode depuis les premiers travaux en 2008 jusqu'à la clôture en 2017⁸. L'opérateur n'est plus prescripteur de solutions mais accompagnateur, formateur, apprenant, propositionnel, réactif, en fonction de la typologie des documents (manuscrits, microfilms, carnets, photos) et des finalités.

Cette gestion agile peut inclure l'achat de nouveau matériel, l'expérimentation avec de nouveaux logiciels et la recherche d'autres workflows, basés notamment sur le crowdsourcing dans le domaine de l'OCR et de la structuration des documents. Learning by doing, certes, mais aussi doing by learning, par une action éclairée et ajustée en permanence.

## Un modèle ?

Peut-on parler pour autant d'un nouveau modèle de numérisation auquel il faudra former les différents acteurs ? Non, c'est peut-être prématuré dans la mesure où il s'agit plutôt d'une alternative partielle, une adaptation de certains éléments de la méthodologie agile aux projets de numérisation, mieux adaptée à l'environnement de l'enseignement supérieur et des humanités numériques. L'agilité comporte ses propres risques ; notamment, l'implication et l'intérêt du personnel technique conditionnent le résultat, et la mise en place initiale avec ses cycles de tests et validation peut prendre du temps.

De l'autre côté, le dialogue continu et la formation mutuelle sont extrêmement bénéfiques pour tous les acteurs. Sur le campus, l'innovation, l'expérimentation et la formation sont indispensables ; la gestion agile répond bien mieux à ces pratiques et besoins que les méthodes et outils issus de la production industrielle. Aucun cahier des charges n'est garant de la réussite ; mais la gestion agile réunit les conditions nécessaires pour aboutir à des réalisations à la hauteur des enjeux. ■

<footnote n="6">6. Le Numéri-lab de Bibliothèque et Archives Canada peut servir d'inspiration : http://www.bac-lac.gc.ca/fra/services-au-public/Pages/numeri-lab.aspx</footnote>

<footnote n="7">7. https://dumas.ccsd.cnrs.fr/MEM-UNIV-LILLESID/</footnote>

<footnote n="8">8. https://chipsa.hypotheses.org</footnote>