# Casuhal - Enquête Adhérents 2020 : synthèse des résultats

Nicolas Alarcon, Brigitte Bidégaray-Fesquet, Nicolas Boileau, Marlène Delhaye, Celia Lentretien, Jessica Leyrit, Colette Orange, Armelle Thomas

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Nicolas Alarcon, Brigitte Bidégaray-Fesquet, Nicolas Boileau, Marlène Delhaye, Celia Lentretien, et al. Casuhal - Enquête Adhérents 2020 : synthèse des résultats. [Rapport de recherche] Casuhal. 2020, 19 p. hal-03263566

HAL Id: hal-03263566

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Submitted on 17 Jun 2021

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# Enquête Adhérents
## 2020

### Synthèse des résultats

Version 1

Septembre 2020
<table><tr><td><strong>Panel des répondants</strong></td><td><strong>4</strong></td></tr><tr><td>Établissements</td><td>4</td></tr><tr><td>Structures</td><td>5</td></tr><tr><td>Rôles</td><td>6</td></tr><tr><td><strong>Portails et collections</strong></td><td><strong>7</strong></td></tr><tr><td>Volumes des portails et collections</td><td>7</td></tr><tr><td>Année d'ouverture du portail ou de la collection</td><td>8</td></tr><tr><td><strong>Formations</strong></td><td><strong>10</strong></td></tr><tr><td>Nombre de personnes formées à HAL</td><td>10</td></tr><tr><td>Nombre d'heures de formations</td><td>10</td></tr><tr><td><strong>Ressources humaines consacrées à la gestion de HAL</strong></td><td><strong>12</strong></td></tr><tr><td>Personnes physiques</td><td>12</td></tr><tr><td>Équivalents temps plein</td><td>14</td></tr><tr><td><strong>Activités</strong></td><td><strong>16</strong></td></tr><tr><td><strong>Réseaux</strong></td><td><strong>17</strong></td></tr><tr><td><strong>Priorités</strong></td><td><strong>19</strong></td></tr></table>
## Qui sommes-nous ?

Casuhal est le club utilisateur de l'archive ouverte HAL. Constitué en association Loi 1901 depuis 2016, il regroupe plus de 460 membres, professionnels de l'IST dans la grande majorité. Casuhal a pour objectif le partage de bonnes pratiques et l'appui des demandes de développement. Il est l'interlocuteur privilégié du Centre pour la Communication Scientifique Directe (CCSD) lors des échanges avec les utilisateurs.

## Enquête Adhérents 2020

Une enquête auprès des adhérents a été lancée entre le 25 mai et le 12 juillet 2020, après une première itération en 2016-2017. Cette seconde enquête visait particulièrement l'évaluation quantitative des ressources humaines consacrées à la gestion quotidienne de HAL dans les établissements.

## HAL : portails et collections

HAL est une archive ouverte pluridisciplinaire, destinée au dépôt et à la diffusion d'articles scientifiques de niveau recherche, publiés ou non, et de thèses, émanant des établissements d'enseignement et de recherche français ou étrangers, des laboratoires publics ou privés.

Les établissements ont la possibilité de créer des collections (regroupement de publications présentant un ou plusieurs critères similaires) et des portails (collection de niveau supérieur octroyant des droits et fonctionnalités supplémentaires sur les publications et les référentiels).

## Conception et analyse

Le questionnaire a été conçu par Nicolas Alarcon et Brigitte Bidegaray-Fesquet.

L'analyse et les visualisations ont été réalisées par Nicolas Alarcon et Brigitte Bidegaray-Fesquet

Les relectures et corrections ont été effectuées par Brigitte Bidegaray-Fesquet, Nicolas Boileau, Marlène Delhaye, Célia Lentretien, Jessica Leyrit, Colette Orange et Armelle Thomas.

## Limites de l'enquête

Le questionnaire s'adressait uniquement aux services gérant quotidiennement les portails et collections HAL. Il ne s'agit donc pas d'une enquête individuelle ; nous souhaitions éviter les doubles comptages autant que possible.

Certaines questions n'étaient pas obligatoires. Nous indiquons pour chaque item, le nombre de répondants. "n = 102" signifie que l'analyse statistique porte sur 102 répondants).
# Panel des répondants

L'enquête Adhérents 2020 a enregistré 208 réponses dont 106 réponses complètes et 10 réponses incomplètes mais exploitables.

Parmi ces 116 réponses, 79 portails et 37 collections de toutes tailles ont participé.

## Établissements

Question : A quelle structure, le service ou la mission qui travaille sur HAL est-elle rattachée ? (réponse multiple)

→ Établissement d'enseignement supérieur (Université, COMUE, Institut d'enseignement supérieur, École, ...)

→ Établissement public à caractère administratif (EPA)

→ Établissement public à caractère scientifique et technique (EPST)

→ Établissement public à caractère industriel et commercial (EPIC)

→ Autre

Les établissements d'enseignement supérieur (Université, COMUE, Institut, École) représentent la modalité la plus choisie, elle est présente dans 79% des cas : 69% toute seule, 9% conjointement à un EPST, 1% conjointement à un EPA.

Les EPST arrivent en deuxième position avec 23% des réponses (14% en réponse unique et 9% avec les établissements d'enseignement supérieur).

<figure><img src="image_2.png" /></figure>
Structures

Question : A quelle structure, le service ou la mission qui travaille sur HAL est-elle rattachée ? (réponse multiple)

→ Bibliothèque / SCD /Structure documentaire

→ Laboratoire / Équipe de recherche / Unité de recherche

→ Pôle Recherche de votre établissement

→ Pôle Numérique de votre établissement

→ Pôle Science ouverte/Open Access de votre établissement

→ Autre

Le service répondant à l'enquête est rattaché dans 69% des cas à la bibliothèque de l'établissement : 60% de manière unique et 9% conjointement à un ou plusieurs autres services (laboratoire/équipe ou unité de recherche ; pôle recherche ; pôle numérique ; pôle Science ouverte). Le laboratoire est cité comme service de rattachement pour 23% des répondants (21% comme rattachement unique, 2% en combinaison avec un autre service).

<figure><img src="image_3.png" /></figure>
Rôles

Question : Quel est votre rôle au sein du service ? (réponse multiple)

→ Administrateur-trice de portail

→ Gestionnaire de collection

→ Référent-e Structure

→ Administrateur-trice ou gestionnaire d'une AO locale versant dans HAL

→ Autre

Les administrateurs de portails HAL représentent 70% des répondants (67% seuls, 3% conjointement à l'administration d'une AO locale). Les répondants sans rôle d'administrateur de portail (gestionnaire de collections, référent structure, administrateur d'une AO locale) complètent cet échantillon (30%).

<figure><img src="image_4.png" /></figure>
# Portails et collections

## Volumes des portails et collections

<table><thead><tr><th rowspan="2"></th><th colspan="2">Références bibliographiques</th><th colspan="2">Texte intégral</th><th colspan="2">Total</th></tr><tr><th>Moyenne</th><th>Médiane</th><th>Moyenne</th><th>Médiane</th><th>Moyenne</th><th>Médiane</th></tr></thead><tbody><tr><th>Portail</th><td>29 550</td><td>19 968</td><td>12 999</td><td>7 195</td><td>42 550</td><td>27 348</td></tr><tr><th>Collection</th><td>7 015</td><td>1 276</td><td>2 273</td><td>526</td><td>7 469</td><td>1 884</td></tr><tr><th>Total</th><td>23 010</td><td>13 106</td><td>10 119</td><td>5 398</td><td>10 119</td><td>5 398</td></tr></tbody></table>

Environ deux-tiers (68%) des 79 portails de l'échantillon comptabilisent moins de 30 000 références bibliographiques et moins de 10 000 documents en texte intégral (TI). Un nombre réduit de portails enregistrent plus de 100 000 références bibliographiques (4% du total) et plus de 40 000 textes intégraux (6%). Ces établissements pèsent fortement sur la moyenne de références et TI par portail, respectivement 28 006 et 12 416. La médiane relativise le poids de ces méga-portails, 50% des portails de l'échantillon enregistrent moins de 19 858 références bibliographiques et 7 123 TI.

### Distribution des portails selon le nombre de références bibliographiques

<figure><img src="image_5.png" /></figure>
## Distribution des portails selon le nombre de documents en texte intégral

<figure><img src="image_6.png" /></figure>

## Année d'ouverture du portail ou de la collection

Plus du tiers (37%) des portails ou collections ayant répondu à l'enquête existent depuis moins de 5 ans ; et 75% depuis moins de 10 ans.
<figure><img src="image_7.png" /><figcaption>Depuis quelle année votre portail ou collection est ouvert ?</figcaption></figure>
# Formations

## Nombre de personnes formées à HAL

n=102

Durant l'année 2019, 73% des répondants ont formé moins de 75 personnes à HAL. A noter que 8% des établissements ont assuré des formations HAL pour plus de 200 personnes avec un maximum de 859 formés pour une université.

<figure><img src="image_8.png" /></figure>

## Nombre d'heures de formations

n=103

68% des répondants ont assuré moins de 30 h de formation à HAL en 2019. 5% des établissements dépassent la centaine d'heures de formation.
<figure><img src="image_9.png" /><figcaption>Répartition des établissements en fonction du volume horaires de formation à HAL</figcaption></figure>
# Ressources humaines consacrées à la gestion de HAL

## Personnes physiques

Selon l'échantillon de répondants, 411 personnes physiques ont travaillé à la gestion quotidienne des portails et collections HAL, toutes filières, catégories et statuts confondus, en 2019.

<figure><img src="image_10.png" /></figure>

Les titulaires sont majoritaires et représentent 87% des personnes physiques travaillant sur HAL contre 13% pour les agents contractuels.

La filière Bibliothèque/ITRF/ITA Bap F ou équivalente atteint 83% des personnes physiques dans l'échantillon, suivi par la filière administrative (7%) puis les ITRF/ITA autre BAP et les enseignants-chercheurs (respectivement 5% et 4%).
RH : personnes physiques consacrées à HAL : répartition par filière et statut

<figure><img src="image_11.png" /></figure>

Le personnel de catégorie A représente la majorité des personnes physiques consacrées à HAL (230 agents, 55% du total) avant le personnel de catégorie B (163 agents et 40%). Le personnel de catégorie C constitue une part relativement faible du total (18 agents et 4%).
## RH : personnes physiques consacrées à HAL : répartition par catégorie et statut

<figure><img src="image_12.png" /></figure>

### Équivalents temps plein

Selon l'échantillon de répondants, **121 équivalents temps plein** ont travaillé à la gestion quotidienne des portails et collections HAL en 2019, toutes filières, catégories et statuts confondus.

## RH : ETP consacrés à HAL : répartition entre titulaires et contractuels

<figure><img src="image_13.png" /></figure>

Le poids des contractuels dans cette répartition est légèrement supérieur à celui recueilli pour les personnes physiques : 82% pour les agents titulaires, 18% pour les agents contractuels (contre 87/13 pour les personnes physiques).
<figure><img src="image_14.png" /><figcaption>RH : ETP consacrés à HAL : répartition par filière et statut</figcaption></figure>

La filière Bibliothèque/ITRF/ITA BAP F représente 86% des ETP dédiés à la gestion de HAL en 2019.

<figure><img src="image_15.png" /><figcaption>RH : ETP consacrés à HAL : répartition par catégorie et statut</figcaption></figure>

Le personnel de catégorie A représente 72,4 ETP consacrés à HAL en 2019 et 60% du total des ETP. Par comparaison, les catégories A représentent 55% des personnes physiques dédiées à HAL.
## Activités

Question : Pour chaque activité, veuillez indiquer quel pourcentage elle représente dans les tâches consacrées à HAL au sein du service dont vous avez la charge :

→ Veille sur les publications pour alimenter une collection ou contrôler la qualité de références existantes, sur l'actualité en matière de science ouverte ou open access

→ **Alimentation** : Import par lot (référence ou texte intégral) ; Import ou complétion titre à titre (référence ou texte intégral sur notice existante) ; Retouche de fichiers

→ **Contrôle qualité** : Correction de métadonnées (métadonnées / affiliations), correction des référentiels, dédoublonnage

→ **Accompagnement des publics** (chercheurs, rôle administratif, informaticien, documentalistes) : création d'IDHAL, formation

→ **Production de statistiques** via API, via kibana, via autres méthodes

→ **Export de références bibliographiques** : rapports bibliographiques, alimentation de page web

→ **Modération**

→ **Administration de portail** : création de collections, gestion des droits utilisateurs, mise à jour du site web

→ **Gestion de collection** : tamponnage/détamponnage

→ **Communication** : production de supports sur HAL et/ou la science ouverte

→ **Autres missions** : thèses, Dumas, accompagnement juridique (chercheurs et/ou doctorants), animation de communauté locale (réseaux de référents HAL ou open access)

Les services répondants déclarent le contrôle qualité des métadonnées et l'accompagnement des publics (formations) comme les deux principales activités autour de HAL. Respectivement 21% et 20% du temps de service y sont consacrés. L'alimentation du portail ou de la collection, ainsi que les autres missions liées à HAL (thèses, mémoires, animation de communauté, accompagnement juridique) arrivent en 3e (11% du temps de travail) et 4e (10%) position.

<figure><img src="image_16.png" /><figcaption>Composition de l'activité d'un service</figcaption></figure>
# Réseaux

n=112

Question : Hormis Casuhal, votre service fait-il partie d'un autre réseau formel dédié à HAL ou à l'open access (local ou international) ?

-> LIBER (Working Group Open Access)

-> COAR

-> GTAO Couperin

-> OA Languedoc-Roussillon

-> OA Lyon

-> Toul'AO

-> Réseau des correspondants HAL UGA

-> Autre:

43% des services répondants déclarent participer à un autre réseau dédié à la Science ouverte. Le GTSO Couperin arrive en tête avec 29% de participation.

15% des services participent à un autre service que ceux mentionnés dans l'enquête. Parmi ceux-ci, nous pouvons citer le Comité pour la Science Ouverte (CoSO), OpenAire ou le GT AO de l'Institut Mines Télécom.

## Participation des services à d'autres réseaux dédiés à la science ouverte

<figure><img src="image_17.png" /></figure>
<figure><img src="image_18.png" /><figcaption>Participation à un autre réseau dédié à la science ouverte</figcaption></figure>
# Priorités

n=110

Question : Quelles seront les priorités d'action de votre service, liées à HAL et/ou à la science ouverte durant les 3 années à venir ?

* Augmenter le dépôt en texte intégral

* Améliorer le référencement des publications/contrôle qualité des métadonnées

* Créer, compléter et mettre l'accent sur les formations autour de HAL et le libre accès

* Développer les actions autour des données de la recherche (formation, accompagnement, plan de gestion des données, liens données-publications, etc.)

* Mieux maîtriser les statistiques / produire des indicateurs open science

* Améliorer la communication auprès de vos publics

* Sensibiliser à la création d'identifiant pérenne de chercheurs (idhal, orcid)

* Accompagner les revues vers l'open access

Parmi les priorités d'action dans les 3 prochaines années, les répondants plébiscitent l'augmentation du dépôt de texte intégral (78% de réponses positives), la sensibilisation à la création d'identifiants pérennes de chercheurs (74%) et les formations autour de HAL et du libre accès (67%).

L'accompagnement des revues vers le libre accès et la communication auprès des publics (24% et 41%) arrivent en fin de liste des priorités à venir.

## Classement des priorités d'actions liées à HAL ou la science ouverte pour les trois prochaines années

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