## Un mot de la Présidente

Oh là là! Quel congrès! Le 28e Congrès de l'ABSC / CHLA s'est tenu à St. John's à Terre-Neuve, du 14 au 18 mai 2004. On a été à même de constater l'évidence incontournable que le dévouement et le travail acharné d'un très petit groupe de Canadiens et Canadiennes « À l'extrémité » peuvent résulter en une rencontre qui soit instructive, agréable et magistralement réussie. De sœur Élizabeth au Dr Bill Eaton, de l'excursion aux macareux et à celle dans le port, tout était source d'inspiration, constituait à la fois un défi et une joie de l'esprit. Félicitations à George Beckett et à l'équipe de planification du congrès.

Le congrès aura été un lieu de rencontre exceptionnel pour discuter des projets en cours tels que celui du Réseau national des bibliothèques pour la santé / National Network of Libraries for Health (RNBS / NNLH). Un groupe de supporters de Terre-Neuve a suggéré que les bibliothèques pour la santé insèrent un hyperlien vers RNBS / NNLH dans leur page d'accueil. Le Conseil d'administration a entériné cette initiative et Tim Tripp, le Directeur des relations publiques, a créé une page où l'on peut télécharger le logo du RNBS / NNLH (http://www.chla-absc.ca/nnlh/support.html). Le Conseil d'administration a convenu de reconduire le mandat du groupe de travail pour une durée additionnelle de deux ans et, pour s'assurer d'une représentation pan canadienne au sein du RNBS / NNLH, Charlotte Beck de Vancouver, Secrétaire au sein du Conseil d'administration de l'ABSC / CHLA, a accepté de siéger au sein du groupe de travail. Le Conseil d'administration a aussi convenu de fournir les fonds selon leur disponibilité en appui à la réunion des promoteurs prévue à l'automne 2004. Les résultats de cette rencontre s'ajouteront aux justifications du besoin d'un réseau national. On a pu constater une conjoncture des plus favorables pour cette initiative par une présence importante à la session à Terre-Neuve et par l'intérêt qu'ont démontré des regroupements tels que celui du Canadian Cochrane Centre. Cet effort en est un de poids et il convient d'en remercier les membres du groupe de travail : Liz Bayley, Charlotte Beck, Patrick Ellis, Jim Henderson, Jessie McGowan et Hélène Valin de Santé Canada.

## Nouvelles du Journal

Ceci est le troisième numéro du journal présenté exclusivement sous format électronique, *Le journal de l'Association des bibliothèques de la santé du Canada / Journal of the Canadian Health Libraries Association* (JABSC / JCHLA). Karen Neves et l'équipe éditorialiste ont travaillé ferme pour s'assurer que soit maintenu le haut niveau de qualité du contenu. Concurement, ils ont dû faire face aux défis techniques reliés à l'accès des membres et des institutions. Les catégories de membres contribuent dorénavant à déterminer le type d'accès au journal électronique. L'accès par groupes d'adresses IP n'est disponible qu'aux

institutions — lesquelles doivent payer un tarif institutionnel pour l'accès par adresses IP. Ces « petits détails » sont en fait d'une grande importance et nous nous réjouissons de l'excellente coopération que nous a offerte Presses scientifiques du CNRC au moment de réaliser les liens.

Le Conseil d'administration s'évertue à trouver des façons d'assurer le flot de revenus du journal et continue ses recherches vers un modèle à accès libre. Les numéros de cette année du Journal ne sont accessibles que par les membres de l'ABSC / CHLA qui ont payé leur cotisation. Un groupe de travail étudie différents modèles de parrainage et de commandites susceptibles de bénéficier du format électronique du journal et nous espérons être en mesure d'adopter chainement le modèle du journal MLA, lequel est accessible à tous.

## Groupes d'intérêts

Celles et ceux parmi vous qui avez assisté aux deux derniers congrès de l'ABSC / CHLA ont peut-être rencontré Hakim Bishawi des Émirats Arabes Unis. Hakim est un participant enthousiaste au congrès. Il a suggéré qu'il devrait exister une façon pour les gens qui résident à l'extérieur du Canada de travailler en collaboration et en affiliation avec l'ABSC / CHLA. Selon l'article V (1.) des règlements de l'ABSC / CHLA, un groupe de personnes « qui réside dans une communauté particulière d'une région géographique du Canada »<fnref n="1" /> peut former un chapitre, mais nous n'avions pas de mécanisme prévu pour des gens qui résident à l'extérieur du Canada. Le Conseil d'administration a accepté de relever le défi de Hakim qui consiste à trouver une façon de permettre à des gens de l'extérieur du Canada de participer et a convenu des termes de référence suivants pour les Groupes d'intérêts :

### Lignes directrices relatives aux Groupes d'intérêts de l'ABSC / CHLA

Les Groupes d'intérêts de l'ABSC / CHLA sont des groupes informels de l'ABSC / CHLA. La raison d'être des Groupes d'intérêts consiste à permettre aux membres de l'ABSC / CHLA qui démontrent un intérêt commun à l'un des aspects du domaine des bibliothèques en santé, non couvert par d'autres comités ou groupes de travail, de se rencontrer, de correspondre et de discuter de leurs intérêts communs.

Chaque Groupe d'intérêt doit avoir son ou sa responsable de groupe de travail. Cette personne est élue par les membres du Groupe d'intérêts au moins tous les deux ans. Le Groupe d'intérêt peut convenir d'autres structures déterminées par les membres du groupe. Chaque Groupe d'intérêts doit avoir des Termes de référence, des objectifs ainsi qu'un énoncé relatif à l'adhésion de ses membres.

Tout membre peut mettre sur pied un Groupe d'intérêts en communiquant avec le (la) Président(e) de l'ABSC / CHLA.

<footnote n="1">¹ Statuts, tels qu'amendés au cours de l'année 2003 [online]. Accessibles à l'adresse suivante http://www.chla-absc.ca/documents/chlabylawsfr2003.doc [cités le 12 juin 2004].</footnote>
Le (la) président(e) présentera la demande au Comité exécutive pour approbation.

De l'espace de rencontre est accordé aux Groupes d'intérêts lors des assemblées générales annuelles ainsi que de l'espace dans le site Internet de l'Association et dans le Journal de l'Association pour publier les nouvelles des Groupes d'intérêts.

Tous les membres en règle de l'ABSC / CHLA peuvent appartenir à un Groupe d'intérêts. Un Groupe d'intérêts doit compter un minimum de trois (3) membres pour avoir droit à l'appui de l'Association. Il n'y a aucune limite maximale au nombre de membres pouvant appartenir à un Groupe d'intérêts.

Le Conseil d'administration espère que cela encouragera les groupes internationaux ainsi que les regroupements d'intérêts spécifiques. Un gros merci à Hakim pour cette excellente idée!

## Politique à l'égard des bénévoles

Lors du congrès à Terre-Neuve, une des contributions reçues a été celle de Mary McDiarmid et de Ethel Auster : « Ontario Hospital Library Managers' Attitudes to Volunteers » (Les attitudes à l'égard des bénévoles des gestionnaires de bibliothèques en milieu hospitalier de l'Ontario). L'ABSC / CHLA a financé la recherche de Mary par le truchement d'une subvention à l'initiative des chapitres accordée à l'Association des bibliothèques en santé du Centre de l'Ontario. Au cours de l'automne 2003, Mary présentait les résultats de sa recherche au Conseil d'administration de l'ABSC / CHLA. Il s'ensuivit que les constats de recherche ont incité le Conseil d'administration à mettre sur pied une Groupe de travail chargé de concevoir une politique à l'égard des bénévoles dans les bibliothèques des sciences de la santé. Les membres bénévoles du groupe de travail étaient les suivants : Andrea Kuttner, Penny Logan (Co-présidente), Mary McDiarmid, Jessie McGowan (Co-présidente), Elyse Pike, Ruth Rochlin et Jeannette Smit. Au moment d'aller sous presse, la version « ébauche » de la politique était en circulation auprès des membres. Ébauche de la politique à l'égard des bénévoles

## Politique 2004 de l'ABSC / CHLA à l'égard des bénévoles dans les bibliothèques

### Politique

Les bénévoles jouent un rôle important dans les bibliothèques des sciences de la santé et dans les bibliothèques à vocation éducative auprès des patients et, lorsqu'ils sont adéquatement mis à contribution, les bénévoles constituent des effectifs de valeur pour les bibliothèques. Les bénévoles ne sont pas rémunérés et donnent de leur temps et mettent à contribution leurs talents en appui à la bibliothèque et aux services qu'elle fournit. Faire du bénévolat dans une bibliothèque en santé est une excellente occasion pour les personnes qui souhaitent acquérir une expérience de la culture bibliothécaire ou pour celles qui sont simplement à la recherche d'expérience de travail. Les bénévoles peuvent s'avérer des promoteurs enthousiastes de la bibliothèque au sein même de l'institution ou de façon plus large, de la communauté. Le rôle des bénévoles en milieu hospitalier consiste à appuyer le travail du personnel rémunéré. En

stricte conformité aux politiques typiques à l'égard des bénévoles dans des institutions de soins médicaux, lesquelles interdisent aux bénévoles d'effectuer quelque procédure technique ou de poser quelque geste réservés aux professionnels, les bénévoles ne sont responsables d'aucune tâche dévolue au personnel rémunéré de la bibliothèque.

### Lignes directrices

* Il est impératif que des bénévoles de bibliothèque ne soient embauchés que lorsqu'il est clairement établi tant par l'administration que par les syndicats qu'ils ne font qu'appuyer les travailleurs rémunérés et qu'ils ne les remplacent pas.

* Les bénévoles de bibliothèque exigent une formation continue et le personnel de la bibliothèque doit être conscient de l'engagement nécessaire, tant en temps qu'en matériel, pour assurer que les bénévoles bénéficient de l'équipement nécessaire à l'accomplissement des tâches qui leur sont assignées.

* Avant l'intégration à la bibliothèque, tout le personnel rémunéré de la bibliothèque doit acquiescer à la politique d'utilisation de bénévoles dans la bibliothèque.

* Une description bien définie des tâches du poste sera rédigée, décrivant les activités que sera appelé à effectuer un bénévole.

* La description de tâches énumère adéquatement les exigences physiques et l'expertise technique requise pour combler le poste.

* Tenant compte du fait que les tâches d'un bénévole sont souvent assignées en ayant à l'esprit les compétences et limitations particulières du candidat, il incombe au gestionnaire de la bibliothèque, à sa discrétion, de passer en revue les exigences écrites du poste au moment de l'entrevue avec le candidat bénévole.

* Une copie de la description de tâche révisée sera remise au bénévole au moment de son intégration à la bibliothèque.

* Que le personnel de la bibliothèque soit syndiqué ou non, le syndicat de l'institution qui représente le personnel clérical devrait réviser chaque description de tâches des bénévoles pour s'assurer que le travail qui est prévu par l'unité de négociation syndicale n'est pas inclus.

* Le gestionnaire de la bibliothèque peut obtenir les services de bénévoles par le truchement du coordonnateur des services de bénévolat de l'institution ou de sources externes. Le gestionnaire de la bibliothèque peut accepter des bénévoles pour la bibliothèque sur recommandation d'un coordonnateur de services de bénévolat; alternativement, le gestionnaire de bibliothèque lui-même devrait avoir l'autorité nécessaire pour recommander des bénévoles potentielis au coordonnateur des services de bénévolat pour la bibliothèque. Qu'ils soient l'objet d'une présélection de la part du coordonnateur du bénévolat ou du gestionnaire de la bibliothèque, les candidats bénévoles de la bibliothèque doivent participer au système de sélection des bénévoles de l'institution, lequel peut inclure une investigation de leur expérience.

* Avant l'intégration dans la bibliothèque, le gestionnaire de la bibliothèque interviewera le candidat bénévole afin d'évaluer la pertinence de sa candidature, même si le co-
ordonnateur des services de bénévolat a procédé à une première entrevue.

* Au cours de l'entrevue de sélection, le gestionnaire de la bibliothèque doit clarifier les attentes de la bibliothèque quant au rôle de bénévolat, incluant l'engagement prévu en temps de la part du bénévole.

* Le gestionnaire doit aussi vérifier la motivation du bénévole, ses compétences et ses attentes, afin de s'assurer qu'elles soient compatibles aux besoins de la bibliothèque.

* Il est très important que la sélection de bénévoles pour la bibliothèque corresponde à la description de tâches pour le poste à combler.

* Un membre du personnel rémunéré de la bibliothèque doit être assigné à la supervision et à la gestion des activités du bénévole au sein de la bibliothèque.

* Afin de s'assurer que le personnel rémunéré et les bénévoles soient traités de façon équitable et constante, les bénévoles doivent être imputables des politiques et procédures institutionnelles applicables à leur embauche, et ces dernières doivent s'appliquer à tout le personnel rémunéré.

* Le surveillant des bénévoles de la bibliothèque devrait tenir à jour un registre de présence et de rendement des bénévoles. Le surveillant devrait traiter tout problème de rendement sans délai.

* Si le rendement d'un bénévole s'est avéré plus bas que les normes et qu'il ne s'est pas amélioré en dépit d'une formation, le surveillant des bénévoles devrait consulter

le coordonnateur de la dotation en bénévoles de l'institution.

* La contribution des bénévoles de la bibliothèque devrait faire l'objet d'une reconnaissance officielle par le biais des programmes de reconnaissance du personnel de l'institution ou par le biais d'événements mis sur pied par la bibliothèque.

Les membres du Conseil d'administration pour l'année 2004-2005 sont Laurie Scott, Présidente sortante; Tamsin Adams-Webber, Vice-présidente/Présidente élue; Charlotte Beck, Secrétaire; Joan Leishman, Représentante de l'ACMC ainsi que trois membres qui ont gracieusement accepté de servir pendant un deuxième terme : Caren Mofford, Trésorière; Tim Tripp, Directeur des relations publiques; Judy Inglis, Coordonnatrice CE.

Notre équipe éditorialiste se compose des personnes suivantes : Andrea Hodgson qui assume le rôle d'Éditrice sortante, Karen Neves, Éditrice, et Rebecca Zakoor éditrice assistante.

Mille mercis à tous les membres du Conseil d'administration, à l'équipe éditorialiste ainsi qu'aux groupes de travail qui ont travaillé dur et de longues heures et ce, d'une humeur toujours positive.

En raison des dates butoir qu'impose l'édition, j'écris ce document alors que l'été n'en est encore qu'à ses premières manifestations, mais le tout ne sera publié qu'à l'automne. J'en profite pour souhaiter à toutes et à tous un été reposant et fascinant!

Penny Logan