# Archiver les projets de recherche. Quelques recommandations avant de partir ou pour libérer de la place dans son bureau

Lina Sbeih, Raymond Schiano, Pascale Hénaut

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Lina Sbeih, Raymond Schiano, Pascale Hénaut. Archiver les projets de recherche. Quelques recommandations avant de partir ou pour libérer de la place dans son bureau. 2022, 10.17180/2xjk-sw42. hal-03930123v2

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Submitted on 3 Feb 2023

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archive for the deposit and dissemination of sci-
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teaching and research institutions in France or
abroad, or from public or private research centers.

L'archive ouverte pluridisciplinaire HAL, est
destinée au dépôt et à la diffusion de documents
scientifiques de niveau recherche, publiés ou non,
émanant des établissements d'enseignement et de
recherche français ou étrangers, des laboratoires
publics ou privés.

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# Archiver les projets de recherche

Quelques recommandations avant de partir ou pour libérer de la
place dans son bureau

## Que garder ou éliminer ?

Ce sont des archives, des documents produits dans le cadre de l'activité (pas de la documentation à usage quotidien). Les usages futurs ne sont pas connus, il vaut donc mieux rester large dans sa sélection.

### Garder

- Les documents intermédiaires, notamment ceux annotés, corrigés de manière importante, avec un numéro de version si possible ;

- Les cahiers de laboratoire, la littérature grise...

### Éliminer

- Tout document à caractère strictement personnel ;

- Les documents redondants (on ne garde qu'un seul exemplaire d'un rapport final par exemple);

- Les ordres du jour des réunions, mais on garde les comptes-rendus.

Mieux c'est trié, moins cela prend de place

Il existe des référentiels qui recensent les types de documents produits dans l'institut et leurs durées légales de conservation ; cela peut vous aider lors de la sélection des documents qui seront conservés.

intranet.inrae.fr/archives-inra/Vos-archives-et-vous/Referentiels-de-gestion

## Archiver les documents papiers

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Rassembler les documents d'un même projet au sein de boîtes en carton.

Noter sur chaque boîte :

- Les dates extrêmes des documents assemblés (date du document le plus ancien et date du document le plus récent);

- Le ou les titre(s) des projets ainsi qu'une ligne de description (développement des sigles ou mots clés) - sauf si confidentiel.

Organiser indifféremment le contenu des boîtes de manière alphabétique, alphanumérique, numérique, chronologique, thématique...

Éditer et conserver une liste succincte de ce qui est conservé dans les boîtes ( titre et dates).

Et si vous partez définitivement ?

Penser à rendre les ouvrages ou revues empruntés aux centres de
documentation ou bibliothèques de l'institut

Vérifier d'être à jour dans ses prêts entre bibliothèques (PEB)

Vérifier l'état des dépôts de ses publications dans HAL INRAE

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## Archiver les documents numériques

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Rassembler dans un dossier informatique les documents du projet scientifique à conserver.

* Nommer le dossier avec les dates extrêmes et le nom du projet : AAAA-MM_AAA-MM_nomprojet

Organiser indifféremment le contenu du dossier de manière alphabétique, alphanumérique, numérique, chronologique, thématique, géographique, par race animale ou végétale...

* Il est possible de mettre en vrac tous les documents à conserver.

* Si création de sous-dossiers, le nommage est le niveau minimum de métadonnées à fournir.

* Ne pas aller au-delà de 3 niveaux de sous-dossiers.

* Mettre à la racine un fichier *lisez-moi.txt* qui décrit succinctement le dossier.

Dans la mesure du possible, choisir le format PDF pour la conservation des rapports intermédiaires, des rapports finaux, des documents contractuels (convention, appel à projet, etc.).

Placer ce dossier sur un espace partagé au sein de votre unité.

## Cas des photos

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Rassembler les photographies, diapositives ou plaques de verre dans des pochettes ou cartons en indiquant impérativement les métadonnées qui les décrivent : auteur, année, lieu, légende (par lot ou par photographie).

Pour les versions numériques, les rassembler dans un dossier avec un fichier texte fournissant les métadonnées (par fichier ou par lot).

## Quelques obligations légales

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Tous les résultats de la recherche publique doivent être archivés de manière pérenne. (article L.211-2 du Code du patrimoine)

C'est par une collecte raisonnée et systématique des archives des chercheurs, laboratoires, unités de recherche que notre établissement construit sa mémoire.

Cette collecte :

* permet de justifier les droits des personnes ;

* témoigne de l'histoire collective ;

* contribue à renforcer sa visibilité au niveau national ;

* promeut les activités d'enseignement et de recherche ;

* enrichit l'image de l'établissement.

## Contacts

Pour tout renseignement ou conseil : équipe Archives, dipso-archives@inrae.fr