# Faciliter la documentation des données grâce aux métadonnées dans un projet de recherche

Frédéric de Lamotte, Véronique Stoll, Céline Hernandez, Cécile Arènes, Romain David, Stéphane Debard, Jean-François Dufayard, Christine Hadrossek, Emilie Lerigoleur, Gaëlle Leroux, et al.

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Frédéric de Lamotte, Véronique Stoll, Céline Hernandez, Cécile Arènes, Romain David, et al. Faciliter la documentation des données grâce aux métadonnées dans un projet de recherche. Comité pour la science ouverte. 2025. hal-05455660

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Faciliter la
documentation des
données grâce aux
métadonnées dans
un projet de
recherche
Check-list pratique

Comité pour la science ouverte

Collège Données de la recherche

Décembre 2025
# Faciliter la documentation des données grâce aux métadonnées dans un projet de recherche. Check-list pratique

Frédéric de LAMOTTE – Pilotage du collège des Données de la recherche

INRAE

Véronique STOLL – Pilotage du collège des Données de la recherche

Observatoire de Paris – PSL

Céline HERNANDEZ – Pilotage du groupe de travail

CNRS

Cécile ARENES

Bibliothèque de Sorbonne Université

Romain DAVID

European Research Infrastructure on Highly Pathogenic Agents (ERINHA AISBL)

Stéphane DEBARD

IRD - UMR Hydrosciences

Jean-François DUFAYARD

UMR AGAP Institut, Université de Montpellier, CIRAD, INRAE, Institut Agro & Institut Français de Bioinformatique (IFB), CNRS, INSERM, INRAE, CEA

Christine HADROSSEK

CNRS - Direction des Données Ouvertes de la Recherche

Frédéric de LAMOTTE

INRAE - UMR AGAP Institut, Univ Montpellier, CIRAD, INRAE, Institut Agro, F-34398 Montpellier, France & Institut Français de Bioinformatique (IFB), CNRS, INSERM, INRAE, CEA, 91057 Évry, France

Émilie LERIGOLEUR

CNRS - UMR5602 Géographie de l'environnement (GEODE)

Gaëlle LEROUX

Université Claude Bernard Lyon 1, CNRS, INSERM, Centre de Recherche en Neurosciences de Lyon CRNL | U1028 UMR5292

Kenneth MAUSSANG

IES UMR5214, Université de Montpellier, CNRS

Décembre 2025

DOI : 10.52949/87

Conception graphique : opixido

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Except where otherwise noted, this work is licensed under
https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/
# Sommaire

<table><tr><td>Introduction</td><td>4</td></tr><tr><td>Définition et typologie des métadonnées</td><td>4</td></tr><tr><td>Audience cible</td><td>5</td></tr><tr><td>Méthodologie</td><td>5</td></tr><tr><td>Glossaire</td><td>6</td></tr><tr><td>Principes directeurs et stratégies clés pour la gestion des métadonnées tout au long du cycle de vie</td><td>7</td></tr><tr><td>Déploiement de la check-list : objectifs et traçabilité des métadonnées tout au long du cycle de vie de la donnée</td><td>8</td></tr><tr><td>Phase 1 : Planification</td><td>9</td></tr><tr><td>Phase 2 : Collecte / acquisition ou production des données</td><td>10</td></tr><tr><td>Phase 3 : Traitement / analyse</td><td>11</td></tr><tr><td>Phase 4 : Préservation et stockage</td><td>12</td></tr><tr><td>Phase 5 : Partage et diffusion</td><td>12</td></tr><tr><td>Phase 6 : Archivage</td><td>13</td></tr><tr><td>Annexe</td><td>15</td></tr><tr><td>Bibliographie</td><td>17</td></tr></table>
# Introduction

Cette check-list a pour but de faciliter la documentation des données grâce aux métadonnées qui leurs sont associées. Elle détaille les étapes de la gestion des métadonnées tout au long du cycle de vie des données. Elle propose une méthode simple, constituée de solutions pratiques pour les collecter et les conserver à moindre effort. Cette checklist est à la fois un outil de support à la rédaction des plans de gestion de données et d'aide à la gestion des métadonnées sur l'ensemble d'un projet.

Cette checklist est générique et pourra être ajustée en fonction des exigences de votre établissement, communauté disciplinaire ou financeur. Elle peut notamment s'adapter à différents contextes en sélectionnant certains items ou en les reformulant.

# Définition et typologie des métadonnées

Une métadonnée est une donnée qui décrit une autre donnée. Plus précisément, il s'agit d'un ensemble d'informations structurées qui décrit, explicite et localise une ressource informationnelle, dans le but d'en faciliter la recherche, l'usage et la gestion. Les métadonnées constituent un élément essentiel pour la découverte, le partage et la réutilisation des données accessibles via les portails et entrepôts de données.

On distingue deux catégories principales de métadonnées :

**Les métadonnées externes** sont dissociées du jeu de données qu'elles décrivent, mais elles sont généralement regroupées dans une fiche dédiée de métadonnées. Elles correspondent, par exemple, aux informations saisies lors du dépôt d'un jeu de données dans un entrepôt ou un catalogue ( titre, description, créateurs, licences, mots-clés, etc.). Ces métadonnées incluent par exemple le titre du jeu de données, son auteur, sa date de création, les conditions d'accès ou encore les mots-clés associés.

**Les métadonnées embarquées** sont directement intégrées au sein des fichiers de données eux-mêmes. Elles contiennent des informations techniques ou contextuelles indispensables à leur interprétation et à leur réutilisation. Les données EXIF d'une photographie numérique ( date de prise de vue, paramètres de l'appareil, géolocalisation) ou les attributs intégrés dans un fichier NetCDF constituent des exemples de métadonnées embarquées.

La qualité, la cohérence et la complétude de ces deux types de métadonnées conditionnent la réutilisabilité et la pérennité des jeux de données
# Audience cible

Ce document s'adresse à l'ensemble des acteurs déjà familiarisés avec les principes de la gestion des données de recherche et souhaitant structurer, renforcer ou maintenir le suivi des métadonnées associées à des jeux de données tout au long de leur cycle de vie.

Il concerne notamment :

* Les responsables de projets impliqués dans la planification et la rédaction des plans de gestion de données ;

* Les producteurs de données engagés dans la collecte, la création, la documentation ou la transformation des jeux de données ;

* Les curateurs et gestionnaires de données en charge de l'organisation, de la description, de la qualité et de la diffusion des données, quelle que soit la phase du cycle de vie concernée.

L'objectif est de fournir un cadre opérationnel facilitant l'appropriation, la mise en œuvre et le suivi de pratiques robustes de gestion des métadonnées.

# Méthodologie

La démarche méthodologique s'appuie sur la synthèse de l'expertise et des connaissances réunies par les membres du groupe de travail. En l'absence de référentiels existants spécifiquement dédiés au suivi des métadonnées à l'échelle de l'ensemble d'un projet, les principes et recommandations proposés résultent des analyses, réflexions et retours d'expérience consolidés par les rédacteurs.

L'objectif central est de fournir une méthode pragmatique permettant de collecter, organiser et préserver les métadonnées « à moindre effort », tout en assurant un niveau de qualité suffisant pour garantir la traçabilité et la réutilisabilité des jeux de données. Cette approche est matérialisée par une check-list opérationnelle, conçue à la fois comme :

- un support à la rédaction des Plans de Gestion de Données (PGD),

- un outil d'aide à la gestion continue des métadonnées tout au long du cycle de vie d'un projet de recherche.

La méthodologie est articulée autour du cycle de vie des données, afin d'assurer une traçabilité complète et continue grâce à la gestion structurée des métadonnées. La check-list est organisée selon les six phases clés suivantes :

1. **Planification** : définir les bonnes pratiques, identifier les obligations réglementaires ou techniques, et établir collectivement une méthode de suivi adaptée au contexte du projet.

2. **Collecte / Acquisition / Production** : documenter précisément les conditions de création des données, leur contexte et les paramètres ayant influencé leur génération.

3. **Traitement / Analyse** : tracer l'ensemble des opérations de transformation, d'enrichissement, de nettoyage ou de calcul appliquées aux données.

4. **Préservation et stockage** : garantir la conservation des métadonnées tout au long du projet et prévenir leur perte lors des changements d'outils, de formats ou d'environnements.

5. **Partage et diffusion** : vérifier, compléter et préparer les métadonnées en vue du dépôt dans un entrepôt ou d'une diffusion publique, conformément aux exigences disciplinaires, institutionnelles ou des financeurs.

6. **Archivage** : assurer la conservation pérenne des métadonnées et leur association durable avec les données archivées.

La démarche intègre, à chaque étape, les principes FAIR, de manière à améliorer la qualité et la valeur des données, ainsi que leur potentiel de réutilisation.

Enfin, la check-list est volontairement conçue comme un outil générique et adaptable. Elle peut être ajustée selon les exigences institutionnelles, les normes disciplinaires, les besoins spécifiques d'un projet ou les critères imposés par les financeurs, notamment par la sélection ou la reformulation de certains items.
# Glossaire

**Catalogue** : Service de référencement de jeux de données, souvent accessible en ligne et en principe sans stockage des données elles-mêmes.

**Données intermédiaires** : Données créées lors des étapes de traitement avant d'obtenir le jeu de données final. Elles sont à distinguer des données brutes, issues directement d'un processus d'observation ou d'expérimentation de recherche, ainsi que des données finales qui sont leur version publiée.

**Entrepôt** : Infrastructure de stockage et de services permettant le dépôt, la description, le partage, la découverte et la réutilisation, par des humains ou des machines, de jeux de données. Ces jeux de données sont associés à des métadonnées et sont conservés à moyen ou long terme

**Identifiant persistant unique** : Chaîne de caractères alphanumériques qui identifie de façon non ambiguë et persistante dans le temps un objet numérique ou physique (ex : DOI Crossref pour une publication, DOI DataCite pour une donnée, SWHID pour un code ou logiciel, ORCID pour un contributeur, ROR pour une structure...)

**Jeu de données** : Ensemble de données traitant d'un même sujet, ou générées lors d'une même procédure scientifique.

**Métadonnées** : Ensemble d'informations structurées qui décrit, explicite, localise un objet numérique ou physique, dans le but d'en faciliter la recherche, l'utilisation et la gestion.

**Plan de Gestion des Données (PGD)** : Document décrivant de manière formalisée la manière dont les données seront collectées, organisées, stockées et partagées durant et après le projet.

**Produit de la Recherche (PdR)** : Tout type d'objet physique ou numérique de recherche au sens large (jeu de données, workflow, code source ou logiciel, ouvrage, prototype...) produit au cours d'un projet ou d'une activité de recherche scientifique.

**Standard (ou schéma) de métadonnées** : Modèle ou plan logique qui définit comment structurer, organiser et normaliser les informations descriptives (métadonnées) associées à un objet numérique ou physique. (ex : Darwin Core, les standards MIBBI pour la description de données biologiques etc.)
# Principes directeurs et stratégies clés pour la gestion des métadonnées tout au long du cycle de vie

Les principes directeurs pour gérer de manière efficiente les métadonnées tout au long du cycle de vie des données sont :

* **Planifier** impérativement le suivi des métadonnées en amont du projet, en tenant compte des entrepôts, catalogues et usages cibles. Cette planification exige de lister et de définir les métadonnées qui seront obligatoires et optionnelles, notamment en fonction des contraintes imposées par les lieux de dépôt envisagés pour la diffusion. Ces exigences définissent le socle minimum des métadonnées à fournir

* **Lister** les bonnes pratiques à documenter dans le Plan de Gestion de Données (PGD) et assurer leur mise en place. Cela implique d'adopter, si possible, un schéma de métadonnées reconnu par la communauté disciplinaire, ou de concevoir son propre schéma en l'alignant sur des standards existants. L'ensemble des informations collectées doit être régulièrement mis à jour dans le PGD pour en faciliter la diffusion auprès des membres du projet.

* **Communiquer** de manière claire et précoce sur les attentes et les contraintes avec tous les acteurs, qu'ils soient internes ou externes, afin qu'ils fournissent les listes structurées de métadonnées de suivi dès la phase de collecte ou de production

* **Assurer** la traçabilité des données tout au long de leur cycle de vie, grâce à la gestion de leurs métadonnées. Pour chaque jeu de données, un document de suivi structuré (tel qu'un tableur ou un fichier de type README) doit être créé, actualisé, et versionné. Un point crucial de la traçabilité est la préservation des métadonnées des jeux de données intermédiaires, même si ceux-ci sont supprimés, afin de maintenir l'historique des traitements jusqu'au jeu de données final.

* **Implémenter** autant que possible des actions intégrant les principes FAIR pour les métadonnées elles-mêmes. Cela englobe l'identification des entrepôts de confiance et l'utilisation d'identifiants persistants uniques pour les jeux de données réutilisés. La vérification et la complétude des métadonnées sont réalisées avant la diffusion pour s'assurer de la cohérence et de la conformité aux exigences des entrepôts/catalogues.
# Déploiement de la check-list : objectifs et traçabilité des métadonnées tout au long du cycle de vie de la donnée

Dans le cadre d'un projet de recherche produisant et diffusant des données, plusieurs protagonistes interviennent tout au long du cycle de vie de la donnée. Pour décrire les acteurs associés aux principaux aspects clés, la typologie retenue repose sur celle proposée dans le Guide pratique Définir une approche qualité des données de recherche<fnref n="1" /> : producteur de données, gestionnaire de données, curateur et responsable de la diffusion des données, et archiviste de données. Le tableau en annexe présente les principales fonctions au cours du cycle de vie des données.

Il convient de noter que dans de nombreux projets de recherche, en particulier les projets de taille réduite, une même personne, qui peut être le chercheur lui-même, peut assumer simultanément plusieurs de ces rôles.

<figure><img src="image_5.png" /><figcaption>Figure 1 : Cycle de vie des données et points d'attention relatifs aux métadonnées</figcaption></figure>

Les Acteurs

P : Producteurs, G : Gestionnaires, C : Curateurs, RA : Responsables de l'analyse, D : Responsables de la diffusion, A : Archivistes

<footnote n="1">¹ Frédéric de Lamotte, Véronique Stoll, Romain David, Carlo Maria Zwölf, Françoise Genova, et al. Définir une approche qualité des données de recherche -. Comité pour la Science Ouverte. 2025. DOI : 10.52949/86</footnote>
NB : Pour certaines étapes du cycle de vie, les différents acteurs listés peuvent intervenir de manière conjointe, tandis que pour d'autres, les interventions s'inscrivent dans une logique séquentielle. Ainsi, pour les phases 2 (Collecte/acquisition des données), 3 (Traitement/analyse) et 6 (Archivage), deux groupes d'acteurs peuvent être distingués, chacun intervenant sur des aspects complémentaires de la gestion des données.

Phase 1 : Planification

Objectifs : Identifier collectivement les obligations et contraintes applicables. Définir des bonnes pratiques et une méthode de suivi adaptée.

Acteurs mobilisés : producteurs, gestionnaires, curateurs et responsables de la diffusion, archivistes

- Rédiger la version initiale du plan de gestion de données du projet.

- Avant toute action relative aux métadonnées, une première version du plan de gestion de données doit être établie.

- Cette étape inclut l'identification des produits de recherche (PdR) à produire ainsi que les éléments liés à la propriété intellectuelle, à la confidentialité et aux règles applicables aux catégories de données sensibles concernées.

- Identifier les entrepôts et les catalogues cibles destinés à la découverte, au partage et à la diffusion des PdR.

- La détermination des entrepôts prioritaires pour le dépôt des jeux de données et produits de recherche, ainsi que des catalogues de référencement associés, constitue un préalable indispensable à l'identification des contraintes applicables au suivi des métadonnées.

- Identifier les recommandations institutionnelles en matière d'entrepôts ou de catalogues, notamment ceux mis à disposition dans un cadre organisationnel donné.

- À cette occasion, privilégier les entrepôts de confiance<fnref n="2" />, en particulier ceux certifiés CoreTrustSeal, qu'ils soient thématiques ou généralistes, car évalués selon des critères reconnus. Ces recommandations s'appliquent également lorsque le projet prévoit la création d'un entrepôt ou d'un catalogue dédié.

- Lister et définir les métadonnées obligatoires et optionnelles à collecter pour le dépôt ou le catalogage de chaque jeu de données.

- Chaque entrepôt ou catalogue impose des règles de soumission spécifiques. Un recensement des métadonnées requises (accessible dans la documentation de soumission de chaque plateforme) permet de distinguer un socle obligatoire, strictement nécessaire au dépôt, et un ensemble de métadonnées optionnelles recommandées pour une description optimale des données.

- Recenser les contraintes associées aux métadonnées exigées par les entrepôts ou catalogues. Outre la liste des métadonnées attendues, des contraintes supplémentaires peuvent s'appliquer, telles que l'usage de listes de valeurs imposées, de standards ou de vocabulaires contrôlés (par exemple, une liste fermée de licences pour la métadonnée « Licence »). Ces informations sont généralement documentées dans les instructions de soumission propres à chaque entrepôt/catalogue.

- Adopter les bonnes pratiques relatives aux métadonnées à documenter.

- Les métadonnées et contraintes listées ci-dessus constituent un socle minimal à fournir dans le cadre du projet. Toutefois, une démarche qualitative nécessite d'aller au-delà, notamment lorsque l'entrepôt retenu n'impose aucune contrainte de format ou de standard. Pour s'aligner sur les pratiques reconnues :

• se référer aux usages et pratiques en vigueur dans le domaine scientifique concerné, en s'appuyant sur les publications, les dépôts existants ou les plans de gestion de données déjà élaborés ;

• consulter les registres recensant les standards et ressources disciplinaires, tels que FAIRsharing.org ou le *Metadata Standards Catalog* de la Research Data Alliance [3] ;

<footnote n="2">² Frédéric de Lamotte, Véronique Stoll, Cécile Arènes, Marie-Émilia Herbet, Stéphane Debard, et al. Sélectionner un entrepôt thématique de confiance pour le dépôt de données : méthodologie et analyse de l'offre existante. Comité pour la Science Ouverte. 2025. DOI : 10.52949/52</footnote>
* prendre en considération les exigences éventuelles formulées par certains financeurs ou revues scientifiques, qui peuvent ainsi contribuer à la mise en place de pratiques reconnues dans la discipline.

En particulier, adopter un schéma de métadonnées adapté. Lorsque la communauté ne dispose pas d'un standard ou lorsque les standards existants ne couvrent pas intégralement le périmètre du projet :

* concevoir un schéma de métadonnées adapté, de préférence par une approche hybride combinant un schéma reconnu enrichi d'extensions documentées et validées par la communauté ;

* définir collectivement un ensemble minimal de métadonnées à documenter ;

* anticiper la production de métadonnées supplémentaires tout au long du cycle de vie (par exemple, dates de création de fichiers), nécessaires à la traçabilité des différentes étapes du projet.

Les métadonnées nécessaires à la future soumission des nouveaux jeux de données sont importantes à collecter au cours du projet mais ne suffisent pas, à elles seules, à garantir la reproductibilité scientifique. Il est indispensable, par exemple, de décrire précisément les étapes de traitement, les outils, les paramètres utilisés et l'environnement d'exécution, même si ces métadonnées ne figurent pas parmi les contraintes de dépôt.

## Choisir une méthode de suivi des métadonnées pour la durée du projet.

Pour chaque jeu de données associé à un PdR, un document de suivi des métadonnées doit être créé et mis à jour au fil du projet. Le format retenu peut être un tableur, un fichier texte structuré (type README), un fichier XML ou tout autre format structuré cohérent avec les contraintes identifiées. Ce format n'est pas nécessairement celui utilisé lors du dépôt final dans un entrepôt/catalogue. Il est recommandé de définir une règle de nommage et de localisation des fichiers garantissant une identification claire dans l'arborescence des données. Le document doit être intégré à un système de gestion de versions permettant de tracer les modifications et d'identifier la version de référence, notamment dans les projets multi-équipes ou multisites impliquant des duplications temporaires de données.

Si cela s'avère pertinent, documenter également les règles d'accès aux données. Un étiquetage des fichiers ou dossiers (public, restreint, confidentiel) peut être mis en place, et des règles d'accès différenciées peuvent être définies, par exemple par workpackage. Une révision périodique des accès est recommandée, notamment lors du départ de membres du projet.

## Mettre à jour le plan de gestion de données du projet.

Les informations recueillies dans les étapes précédentes doivent être synthétisées dans le plan de gestion de données afin de faciliter leur diffusion au sein des membres du projet. Il peut être pertinent d'y annexer la dernière version des documents de suivi à chaque actualisation du PGD.

# Phase 2 : Collecte / acquisition ou production des données

## Objectif : Tracer le contexte de « naissance » des données

### Acteurs mobilisés : gestionnaires, curateurs et responsables de la diffusion

En cas de réutilisation de jeux de données préexistants, documenter les jeux de données intégrés au projet afin d'optimiser la traçabilité des sources :

- Répertorier dans le plan de gestion de données les identifiants persistants uniques associés à chaque jeu ou fichier de données réutilisé, ainsi que les métadonnées correspondantes.

- Intégrer ces identifiants persistants uniques dans le document de suivi des métadonnées propre à chaque jeu de données concerné.

En cas de collecte ou d'acquisition de nouvelles données par un producteur participant au projet :

- Transmettre aux membres concernés la liste des métadonnées minimales nécessaires au suivi, idéalement sous la forme d'un tableau structuré intégrant les contraintes de saisie, accompagné d'une documentation facilitant la complétion des métadonnées.

- Vérifier que les métadonnées reçues satisfont les contraintes définies lors de la phase de planification ; recontacter le producteur si des compléments sont nécessaires.

- Mettre à jour le document de suivi des métadonnées et le plan de gestion de données, en assurant le versionnage approprié.
En cas de production de nouvelles données par une entité extérieure au projet (par exemple, une
plateforme technologique) :

- Solliciter cette entité dès la mise en place du service, et non en phase finale, afin d'optimiser la récupération et la qualité des métadonnées fournies.

- Si l'entité dispose d'un plan de gestion de données : vérifier que les métadonnées transmises sont conformes aux contraintes établies lors de la phase de planification.

- Si l'entité ne dispose pas d'un plan de gestion de données, ou si les métadonnées identifiées dans ce document ne satisfont pas les critères établis :

* Transmettre à l'entité la liste structurée des métadonnées de suivi à fournir avec les données ;

* Vérifier que les métadonnées reçues satisfont les contraintes définies lors de la planification ; recontacter l'entité si nécessaire ;

* Mettre à jour le document de suivi des métadonnées et le plan de gestion de données, en procédant au versionnage lorsqu'il s'impose.

Acteurs mobilisés : producteurs de données, internes (ex : collaborateur) ou externe (ex : plateforme)

- Documenter les jeux de données générés à l'aide de métadonnées conformes aux contraintes applicables. Pour ce faire, se référer à la liste structurée des métadonnées de suivi transmise en amont, ainsi qu'au plan de gestion de données du projet dans lequel les données sont produites (à solliciter auprès du gestionnaire de données si nécessaire).

- Compléter la description avec toute métadonnée indispensable à la compréhension du jeu de données créé. Le producteur de données fournit également l'ensemble des métadonnées issues de ses procédés d'acquisition ou de traitement, nécessaires à la traçabilité des étapes de production au sein du projet.

En cas de production réalisée par une entité de type « plateforme de service à la recherche », certaines métadonnées liées au fonctionnement interne du producteur ne sont pas destinées à être transmises (par exemple, chemins de stockage internes ou informations administratives telles que le statut d'un devis). Elles doivent toutefois être conservées par le producteur pour consultation ou référence ultérieure.

Phase 3 : Traitement / analyse

Objectif : Tracer les étapes de transformation des données

Acteurs mobilisés : gestionnaires, curateurs et responsables de la diffusion

En cas de traitement ou d'analyse réalisé par un membre interne au projet :

- Transmettre au membre concerné les métadonnées du jeu de données à analyser ou traiter.

- Transmettre la liste des métadonnées minimales nécessaires au suivi.

- Vérifier que les métadonnées retournées satisfont les contraintes définies lors de la phase de planification.

- Stocker les fichiers résultant de l'analyse ainsi que les métadonnées associées conformément aux modalités prévues lors de la planification, puis mettre à jour les fichiers de suivi.

Si le traitement ou l'analyse est réalisé par une entité extérieure au projet, telle qu'une plateforme
technologique de soutien à la recherche :

- Transmettre les métadonnées du jeu de données à analyser ou traiter.

- Si l'entité dispose d'un plan de gestion de données : vérifier que les métadonnées retournées sont conformes aux contraintes établies lors de la planification.

- Si l'entité ne dispose pas d'un plan de gestion de données, ou si les métadonnées qu'il contient ne satisfont pas les critères établis :

* Transmettre à l'entité la liste des métadonnées de suivi à fournir avec les données.

* Vérifier que les métadonnées reçues satisfont les contraintes identifiées lors de la planification.

* Mettre à jour le document de suivi des métadonnées et le plan de gestion de données, en assurant le versionnage lorsque cela est requis.
**Acteurs mobilisés** : responsable de l'analyse/du traitement de données – interne (ex : collaborateur) ou externe (ex : plateforme)

- Documenter les jeux de données générés au moyen de métadonnées conformes aux contraintes applicables. Se référer, le cas échéant, à la liste structurée des métadonnées de suivi transmise, ainsi qu'au plan de gestion de données du projet dans lequel ces données sont produites.

- Compléter la description avec toute métadonnée nécessaire à la compréhension du jeu de données créé.

- Le responsable de l'analyse ou du traitement joint également toute métadonnée issue de son propre fonctionnement et indispensable à la traçabilité du jeu de données au sein du projet. Il convient en particulier de documenter les relations entre les jeux de données intermédiaires et les transformations appliquées, afin d'en faciliter la compréhension et d'en optimiser la réutilisation future.

En cas d'analyse ou de traitement réalisé par une entité de type « plateforme de service à la recherche », les métadonnées relatives à son fonctionnement interne ne sont pas toutes destinées à être retournées (par exemple : chemin de stockage, statut d'un devis dans le cadre d'une prestation). Elles doivent toutefois être conservées par l'entité pour référence ultérieure.

## Phase 4 : Préservation et stockage

**Objectif** : Éviter la suppression des métadonnées au cours du projet

**Acteurs mobilisés** : gestionnaires, curateurs et responsables de la diffusion

- Supprimer, le cas échéant, les données intermédiaires, mais conserver les métadonnées associées. Lorsque des jeux de données intermédiaires doivent être supprimés au cours du projet, maintenir les métadonnées afin de garantir la traçabilité des fichiers et des traitements jusqu'à l'obtention du jeu de données final. Il peut être pertinent de fusionner les fichiers de suivi des jeux de données supprimés avec ceux des données situées en aval du pipeline de traitement.

Outre les fichiers de suivi des métadonnées, les pipelines automatisés de traitement ou la conteneurisation des environnements d'exécution des outils informatiques (par exemple des images virtuelles) contribuent également à préserver les processus d'analyse et de traitement en permettant leur reconstruction si nécessaire.

- Mettre à jour, le cas échéant, les jeux de données, tout en conservant l'historique des fichiers de suivi. En cas de mise à jour d'un jeu de données, notamment à la suite de l'évolution des outils informatiques ayant permis sa génération, préserver l'ensemble de l'historique des fichiers de suivi plutôt que de n'en conserver que la version la plus récente.

## Phase 5 : Partage et diffusion

**Objectif** : Vérifier et compléter les métadonnées, et les préparer au dépôt

**Acteurs mobilisés** : gestionnaires, curateurs et responsables de la diffusion

Préalable à tout travail sur les métadonnées, il convient de sélectionner les données destinées au dépôt dans un entrepôt et celles qui seront référencées via leurs métadonnées dans un catalogue, en s'appuyant sur les entrepôts et catalogues identifiés lors de l'étape de planification.

- Passer en revue les métadonnées à transmettre pour ces données. Vérifier la complétude et la cohérence des métadonnées, en portant une attention particulière aux métadonnées obligatoires pour le dépôt.

- Convertir les métadonnées nécessaires au dépôt en un format compatible avec les exigences des entrepôts et catalogues.

Dans ce contexte, exploiter les initiatives communautaires favorisant la conversion des fichiers de suivi des métadonnées et leur interopérabilité avec les pipelines de dépôt (data brokering). Les Centres de référence thématiques de l'écosystème Recherche Data Gouv jouent un rôle central dans l'animation de ces initiatives.
- Vérifier et compléter, si nécessaire, les métadonnées avec les informations liées au dépôt des données :

* Les règles d'accès doivent être conformes aux possibilités offertes par l'entrepôt ;

* La licence d'utilisation doit appartenir à la liste des licences autorisées par l'entrepôt.

- Soumettre les données et leurs métadonnées aux entrepôts et catalogues identifiés lors de l'étape de planification.

Les métadonnées collectées au cours du projet mais non acceptées par l'entrepôt ou le catalogue (hors liste des métadonnées obligatoires et optionnelles) peuvent avoir différents usages :

* Servir de base de discussion au sein de la communauté disciplinaire pour la définition de nouveaux formats ou concepts.

* Être rendues disponibles :

* Conjointement aux données, par l'ajout d'un fichier annexe structuré (par exemple, un README) ;

* Séparément, par la création d'une fiche de métadonnées enrichie dans un catalogue, si possible, ou par le dépôt des documents de suivi dans un entrepôt généraliste.

* Servir de base à un entrepôt ou catalogue spécifiquement dédié au projet, avec une structure adaptée aux différentes catégories de métadonnées.

* Être intégrées à un dictionnaire de données [4] servant de guide de référence pour le jeu de données.

## Phase 6 : Archivage

**Objectif : Préserver les métadonnées sur le long terme lors de l'archivage des données**

**Acteurs : gestionnaires et responsables de la diffusion**

- Vérifier la liste des métadonnées d'archive à renseigner auprès de l'archiviste de contact et, le cas échéant, la compléter en collaboration avec l'archiviste.

À titre d'exemple, cette liste peut inclure au minimum les éléments suivants :

* Nom du projet ;

* Description sommaire du contenu du jeu de données (incluant formats de fichiers, dates de début et de fin de création, volume) ;

* Personne responsable du versement ;

* Entité propriétaire des données ;

* Communicabilité des données.

- Remplir la liste des métadonnées d'archive en coordination avec l'ensemble des acteurs impliqués dans le projet.

**Acteurs : archivistes de données**

Interventions de l'archiviste relatives aux métadonnées lors du dépôt d'un jeu de données :

- Vérifier l'intégrité des métadonnées fournies.

- Compléter les métadonnées descriptives du jeu de données avec les métadonnées métier, en collaboration avec le gestionnaire ou le responsable de la diffusion.

Ces métadonnées doivent être conformes aux standards archivistiques spécifiques requis lors d'un dépôt au CINES ou auprès des archives nationales ou départementales (par exemple OAIS). Il s'agit notamment de renseigner et de contrôler :

* les métadonnées de contexte et de provenance (producteur, historique de gestion, service versant) ;

* les métadonnées techniques (formats de fichiers pérennes, logiciel d'origine, etc.) ;

* les métadonnées de conservation (durée de conservation, conditions de transfert, etc.) ;

* les métadonnées descriptives archivistiques (tiitre de l'ensemble documentaire, date, volumétrie, communicabilité, conditions d'accès, etc.).

- Identifier les traitements nécessaires à la bonne conservation des métadonnées.
Ces traitements peuvent inclure la recherche de doublons, l'identification de fichiers vides, le développement des sigles et le renommage en masse, la création d'un plan de classement, ainsi que l'attribution des durées de conservation et des habilitations d'accès.

- Définir la stratégie de préservation en fonction des formats de fichiers et des transformations éventuelles.

Tracer les opérations et procédures d'archivage à l'aide des métadonnées de l'outil métier utilisé, des bordereaux d'élimination soumis au contrôle scientifique et technique (CST) et des attestations de transfert vers le système d'archivage électronique (SAE) choisi, le cas échéant.
# Annexe

<table><caption>Tableau récapitulatif : étapes, actions, acteurs et outils</caption><thead><tr><td>Étape du cycle de vie</td><td>Actions clés</td><td>Acteurs</td><td>Outils / méthodes</td></tr></thead><tbody><tr><td>Planification</td><td>Rédiger le plan de gestion de données, Identifier les entrepôts/catalogues cibles</td><td>Producteurs, Gestionnaires, Curateurs</td><td>Tableurs, README, XML</td></tr><tr><td>Collecte/Acquisition</td><td>Documenter les jeux de données réutilisés, Transmettre les métadonnées minimales</td><td>Producteurs, Gestionnaires</td><td>Tableurs structurés, Documentation d'aide</td></tr><tr><td>Traitement/Analyse</td><td>Documenter les jeux de données générés, Compléter avec les métadonnées nécessaires</td><td>Responsables l'analyse, Gestionnaires</td><td>de Systèmes de gestion de versions</td></tr><tr><td>Préservation/Stockage</td><td>Conserver les métadonnées des jeux de données supprimés, Mettre à jour les fichiers de suivi</td><td>Gestionnaires, Curateurs</td><td>Systèmes de gestion de versions, Fichiers de suivi</td></tr><tr><td>Partage/Diffusion</td><td>Vérifier la compléture des métadonnées, Convertir les métadonnées au format recevable</td><td>Gestionnaires, Curateurs</td><td>Outils de conversion, Entrepôts certifiés</td></tr><tr><td>Archivage</td><td>Vérifier l'intégrité des métadonnées, Compléter les métadonnées descriptives</td><td>Archivistes, Gestionnaires</td><td>Métadonnées archivistiques, OAIS</td></tr></tbody></table>
Correspondances des rôles de ce document avec les fonctions décrites dans le rapport : « Données de recherche : caractérisation des fonctions clés liées à leur gestion, leur exploitation, leur diffusion et leur utilisation » .<fnref n="3" />

<table><thead><tr><td>Rôles de ce document</td><td>Fonctions clés dans le rapport du MESR</td><td>Activités principales</td></tr></thead><tbody><tr><td>Gestionnaire de données</td><td>Intendance des données / Data Stewardship</td><td><strong>Rôle de coordination, d'interface et de garant.</strong> Supervise la qualité, la conformité, la sécurité et la documentation des données. Assure la cohérence et la coordination du cycle de vie des données. Intervient à toutes les étapes du cycle de vie. Conseille les chercheurs sur la mise en œuvre des principes FAIR.</td></tr><tr><td>Producteur de données</td><td>Personnel scientifique / Chercheur (Impliqué dans la curation/analyse)</td><td><strong>Production et documentation primaire.</strong> Responsable de la collecte, acquisition ou production des nouvelles données. Doit documenter les jeux de données générés en complétant avec toute métadonnée nécessaire à la compréhension du jeu de données.</td></tr><tr><td>Responsable de l'analyse/du traitement de données</td><td>Analyse des données et Science des données / Data Science</td><td><strong>Exploitation scientifique et modélisation.</strong> Analyse des données : explore, interprète et exploite les données. Science des données : mobilise des statistiques avancées, l'IA et la modélisation pour transformer les données hétérogènes en connaissances exploitables. Le responsable doit documenter les jeux de données générés avec les métadonnées de suivi et tracer les étapes de transformation.</td></tr><tr><td>Curateur et responsable de la préservation des données</td><td>Documentation des données / Data Librarian et Curation des métadonnées scientifiques</td><td><strong>Préparation scientifique et technique des données.</strong> Sélectionne, organise, enrichit et documente les données pour garantir leur qualité, leur interoperabilité et leur réutilisation. Vérifie la complétude et la cohérence des métadonnées scientifiques. Vérifie/complète les métadonnées et les converties au format recevable par les entrepôts/catalogues.</td></tr><tr><td>Curateur et responsable de la diffusion des données</td><td>Documentation des données / Data Librarian et Curation des métadonnées documentaires</td><td><strong>Gestion des métadonnées pour la diffusion et l'accès.</strong> Crée et maintien des informations sur les jeux de données validés pour garantir leur compréhension et réutilisation. Guide le partage via des entrepôts. Se concentre sur le renseignement et le contrôle des métadonnées saisies par les déposants pour la diffusion.</td></tr><tr><td>Archiviste de données</td><td>Garant de la pérennité et de l'accès à long terme</td><td><strong>Préservation à long terme.</strong> Intervient lors de la phase d'archivage pour vérifier l'intégrité des métadonnées fournies, les compléter avec les métadonnées métier et définir la stratégie de préservation à long terme.</td></tr></tbody></table>

<footnote n="3">³ Isabelle Blanc, Anne Laurent. Données de recherche : caractérisation des fonctions clés liées à leur gestion, leur exploitation, leur diffusion et leur utilisation. Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche. 2025. (hal-05265596), DOI : https://doi.org/10.52949/83.</footnote>
# Bibliographie

## Pour aller plus loin

Documentation liée aux métadonnées et à leur gestion sur le Centre de Ressources DORANum (Recherche Data Gouv)
[https://doranum.fr/categories/metadonnees/](https://doranum.fr/categories/metadonnees/) (consulté le 28/08/2025)

Webinaire sur les métadonnées, leur utilisation et les outils liés:

Unlocking the Power of Metadata (14 février 2023) [https://by-covid.org/events/unlocking-power-of-metadata/](https://by-covid.org/events/unlocking-power-of-metadata/) (consulté le 28/08/2025)

David, R., Santos, S., Stall, S., Specht, A., Corrêa, P. L. P., Machicao, J., Miyairi, N., Murayama, Y., O'Brien, M., Wyborn, L., Vellenich, D. F., & Mabile, L. (2023). Check-liste pour la Documentation et la Citation des Données. Zenodo. [https://doi.org/10.5281/zenodo.7847719](https://doi.org/10.5281/zenodo.7847719)

## Références

Wilkinson, M. D., Dumontier, M., Aalbersberg, Ij. J., Appleton, G., Axton, M., Baak, A., Blomberg, N., Boiten, J.-W., Da Silva Santos, L. B., Bourne, P. E., Bouwman, J., Brookes, A. J., Clark, T., Crosas, M., Dillo, I., Dumon, O., Edmunds, S., Evelo, C. T., Finkers, R., ... Mons, B. (2016). The FAIR Guiding Principles for scientific data management and stewardship. *Scientific Data*, 3(1), 160018. [https://doi.org/10.1038/sdata.2016.18](https://doi.org/10.1038/sdata.2016.18)

Research Data Alliance FAIR Data Maturity Model Working Group. (2020). *Fair data maturity model : Specification and guidelines*. [https://doi.org/10.15497/RDA00050](https://doi.org/10.15497/RDA00050)

Catalogue de standards de métadonnées du groupe de travail *Metadata Standards Catalog* de la *Research Data Alliance* : [https://www.rd-alliance.org/groups/metadata-standards-catalog-working-group/activity/](https://www.rd-alliance.org/groups/metadata-standards-catalog-working-group/activity/) (accédé le 28/08/2025)

Data dictionary cookbook for research data and software interoperability at global scale, David R. et al 2021
[https://zenodo.org/records/4683066#].YwQI6nZBxPa

Frédéric de Lamotte, Véronique Stoll, Romain David, Carlo Maria Zwölf, Françoise Genova, et al. Définir une approche qualité des données de recherche -. Comité pour la Science Ouverte. 2025. DOI : 10.52949/86

Frédéric de Lamotte, Véronique Stoll, Cécile Arènes, Marie-Émilia Herbet, Stéphane Debard, et al. Sélectionner un entrepôt thématique de confiance pour le dépôt de données : méthodologie et analyse de l'offre existante. Comité pour la Science Ouverte. 2025. DOI : 10.52949/52