# Charte de mutualisation et ouverture des données du projet Flex-Mediation

Pierre Chiron, Gilles Debizet, Blanche Lormeteau, Thomas Reverdy, Margaux de Chanaleilles, Lydie Laigle, Amélie Artis, Nathalie Rodet-Kroichvili, Clément Gasull, Nicolas Robinet, et al.

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## To cite this version:

Pierre Chiron, Gilles Debizet, Blanche Lormeteau, Thomas Reverdy, Margaux de Chanaleilles, et al. <a href="https://shs.hal.science/halshs-04946383v1">https://shs.hal.science/halshs-04946383v1</a><br>Submitted on 13 Feb 2025

HAL Id: halshs-04946383

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# Charte Flex-Mediation

La charte concerne l'ensemble des chercheur.es<fnref n="1" /> contribuant à l'activité de recherche ou y apportant un appui dans le cadre du projet Flex-Mediation<fnref n="2" />. Les participant.es s'engagent à respecter les principes énoncés ci-dessous.

## 1. Engagements du projet de recherche Flex-Mediation

Les chercheur.es de Flex-Mediation s'engagent à respecter les quatre objectifs pour lesquels le projet est financé :

* Produire, communiquer et publier de nouvelles connaissances par le biais de conférences, de revues et d'ouvrages, augmentant ainsi leur impact auprès des communautés scientifiques internationales et des acteurs opérant en France ou à partir de la France

* Dialoguer avec les acteurs de l'énergie (opérateurs, régulateurs, innovateurs sociotechniques, etc.) et présenter nos résultats sous une forme appropriée

* Eclairer les débats publics et les stratégies des acteurs socio-économiques et territoriaux

* Initier une base de données de recherche qualitative ouverte dans le champ francophone des sciences sociales.

## 2. Respect du règlement général sur la protection des données

Les chercheur.es de Flex-Mediation ont connaissance des règles nationales (lien url vers doc de l'INSHS) régissant l'activité de recherche en matière de protection de données en sciences sociales, notamment dans la récolte (documents gris par exemple) et la constitution des données (entretien, observation, questionnaire, etc.).

Les démarches en matière de RGPD auprès des enquêtés respectent la relation avec l'enquêté. Par exemple, la remise d'une notice d'information et d'une autorisation écrite d'enregistrement peut s'effectuer en amont ou au début de l'entretien. La notice d'information et l'autorisation d'enregistrement garantissent en effet un respect des droits des personnes enquêtées<fnref n="3" />. Dans des cas limités<fnref n="4" />, l'autorisation d'enregistrement peut être remise à la fin de l'entretien ou faire l'objet d'un enregistrement oral au début de l'entretien.

Cela concerne souvent des personnes facilement identifiables par leur position sociale au sein d'un champ d'activité spécifique.

"Si l'information des personnes au moment du recueil des données constitueraient un biais pour la recherche, les personnes peuvent ne pas être informées au moment de la collecte mais doivent obligatoirement être individuellement informées après la collecte en vertu du droit d'information" (Roux A., 2022)

<footnote n="1">¹ Inclus enseignant-chercheur, chercheur, post-doctorant, doctorant, ingénieur et stagiaire</footnote>

<footnote n="2">² Rattaché au PEPR Tase : https://www.pepr-tase.fr/projet/flex-mediation/</footnote>

<footnote n="3">³ Des droits garantis par l'information de la personne enquêtée de ses capacités : de relecture, de modifications ou de se retirer de l'étude.</footnote>

<footnote n="4">⁴ Les circonstances sont les suivantes :</footnote>

<footnote>* Risques de biaiser les réponses : régulièrement, c'est l'appareil enregistreur qui conduit les personnes interviewées à s'auto-censurer et non l'autorisation ;</footnote>

<footnote>* Risques de dégradation de la relation avec la personne enquêtée : dans une enquête ethnographique, des relations interindividuelles peuvent se nouer. Dans ce cas, la présentation de papiers présente éventuellement un risque de figer la personne enquêtée. Enfin, une asymétrie de compétence juridique peut également figer cette dernière.</footnote>
### 3. Mutualisation des matériaux bruts au sein du projet Flex-Mediation

Les chercheur.es s'engagent à mutualiser, autant que possible<fnref n="5" /> à l'échelle de Flex-Mediation, les transcriptions d'enregistrements audios d'entretiens, de focus group ou issues d'autres protocoles de recueil de propos oraux<fnref n="6" />, et les documents mutualisables<fnref n="7" /> remis par des interlocuteurs aux participants. L'ensemble de ces documents ainsi que les autorisations d'enregistrement sont archivés dans le répertoire commun sécurisé du projet Flex-Mediation via l'application Cloud UGA (Nextcloud). Les noms des personnes ayant contribué à l'organisation du recueil, à l'enregistrement et/ou à sa transcription (ci-après les chercheurs-contributeurs<fnref n="8" />) figurera sur chacun des documents écrits à des fins de traçabilité.

Toute personne qui utilise le contenu de l'entretien s'engage à reconnaître dans ses publications le travail des chercheurs-contributeurs de l'ensemble des transcriptions et documents mutualisés. Pour ce faire :

* Une notice méthodologique sera rédigée et déposée sur HAL. Elle précisera les protocoles de recueil de données utilisés dans le cadre du projet Flex-Mediation. Les co-auteurs de cette notice seront tous les chercheurs qui ont élaboré ces protocoles et ont contribué directement au recueil des données. La notice devra être citée dans les diverses valorisations scientifiques.

* Un tableau en ligne sera mis à disposition des chercheurs sur le cloud UGA pour qu'ils informent l'ensemble des membres de Flex-Mediation de leurs intentions de valorisation (événements ou publications visées, principal objectif, sous-WP à l'origine des données utilisées). Les chercheurs-contributeurs et potentiels publiants pourront ainsi entrer en dialogue.

### 4. Partage de gré à gré des transcriptions et documents avec des chercheurs extérieurs

La mutualisation (décrite dans la section 3) est encadrée par des règles strictes notamment l'interdiction de reproduction et de diffusion des fichiers mutualisés au-delà des chercheurs du consortium.

Cependant, un chercheur-contributeur de fichiers peut les remettre à des chercheurs extérieurs au consortium sous réserve :

* De l'accord écrit des autres chercheurs-contributeurs ;

* De l'accord écrit de réutilisation par la ou les personnes enregistrées ;

<footnote n="5">⁵ A l'exception des fichiers dont l'autorisation de mutualisation n'a pas été donnée ou faisant l'objet d'un accord de confidentialité contraignant (NDA...).</footnote>

<footnote n="6">⁶ Les notes écrites prises par des chercheurs lors du recueil des propos des enquêté-e-s ne sont donc pas concrènes par la mutualisation.</footnote>

<footnote n="7">⁷ Il s'agit de documents dans lesquels il n'est pas mentionné de limiter la diffusion (ex : 'à ne pas diffuser', expression de confidentialité...) et n'ayant pas fait l'objet de demande de restriction de diffusion par la personne enquêtée.</footnote>

<footnote n="8">⁸Sont concernés les chercheurs ayant assurés et participés à l'organisation en amont de la réalisation de l'enregistrement, par toute forme de prise de contact (mise à disposition d'un carnet d'adresse, prise de contact, mise en relation etc.) ; les chercheurs ayant réalisés ou participés à l'enregistrement ; les chercheurs ayant réalisé ou participé à sa transcription.</footnote>
* De la compatibilité de cet accord écrit avec les engagements RGPD de Flex-Mediation

Un registre sur le cloud UGA répertoriera les engagements du chercheur demandeur et l'autorisation de la personne interviewée.

Réciproquement, si les chercheurs de Flex-Mediation sont amenés à recevoir des fichiers, ils utilisent le formulaire d'autorisation de réutilisation du consortium Flex-Mediation.

## 5. Projet d'ouverture des données pour leur réutilisation dans le cadre d'autres recherches

Conformément au plan national pour la science ouverte, un projet financé sur fond public est encouragé à ouvrir les données ou matériaux dans la mesure du respect du règlement général sur la protection des données. Cette ouverture au reste de la communauté des chercheurs, voire à d'autres publics devrait favoriser l'éclairage des décideurs publics, renforcer la transparence et confiance envers les disciplines scientifiques, puis développer la science citoyenne.

Les chercheur.es de Flex-Mediation œuvreront dans cet objectif en respectant les principes FAIR (Findable, Accessible, Interoperable and Reusable) dans leurs productions de données, de documents et conciliant l'objectif de la recherche avec la règle « aussi ouvert que possible, aussi fermé que nécessaire» (en fonction des choix des enquêtés).

Les transcriptions préalablement pseudonymisées, ainsi que les documents diffusables, feront l'objet d'une ouverture restreinte à la communauté scientifique de la recherche publique si les conditions de sécurité des données sont garanties. Les chercheurs souhaitant accéder aux données, hors de la procédure décrite en section 4, se soumettront à un processus d'habilitation encadré par l'Observatoire de la Transition Energétique de l'Université Grenoble Alpes et devront respecter rigoureusement les règles de protection des données ainsi que l'interdiction de reproductibilité et de diffusion des données.

Toute personne à qui l'accès aux fichiers est donné s'engage à respecter les règles RGPD et les prescriptions de la notice d'information en annexe et de la présente charte, notamment à reconnaître dans ses publications le travail de ceux qui y ont contribué (Cf. section 3).

Compte tenu des risques inhérents d'identification des personnes qui ne pourraient être levés sans une perte d'information majeure, une liste de transcriptions non ouvertes sera régulièrement mise à jour sur proposition du responsable scientifique et validation du comité de piloteage du consortium.

## 6. Respect des mesures de sécurité

Les chercheur.es de Flex-Mediation ont des obligations en matière de sécurité de l'ensemble des données. Par mesure de sauvegarde et de sécurité des données, ils devront utiliser la plate-forme cloud de l'Université Grenoble Alpes (UGA) pour le dépôt de leurs fichiers.

En cas de dépôt de fichiers ou de données sur une autre plateforme en ligne, les chercheur.es devront veiller à la sécurisation et l'hébergement en local (sur le site universitaire) de cette dernière. L'équipe de Flex-Mediation doit en être informée.
Les données ne devront pas être diffusées et/ou transférées à des tiers hors de l'Union Européenne.

Sur proposition de la direction du consortium, la définition des modalités détaillées d'application de la mutualisation et de l'archivage relève du comité de pilotage.

## 7. Engagement

Je soussigné m'engage à respecter sans limites de temps l'ensemble des clauses de cette charte.

Le
# Annexe

## Notice d'information du projet de recherche Flex-Mediation

La présente notice d'information vise à vous informer des modalités de participation au projet de recherche Flex-Médiation mené par le laboratoire Pacte de l'Université Grenoble Alpes au titre du consortium (FEMTO-ST, Lab'Urba, IODE, TREE).

Face au défi de l'intégration massive d'énergie renouvelable, le projet Flex-Mediation se focalise sur la régulation de la flexibilité électrique et sur les médiations mises en œuvre par les coopératives citoyennes, les collectifs d'autoconsommation et les agrégateurs de délestage, etc. Ainsi, Flex-Mediation vise à :

1. Produire, communiquer et publier de nouvelles connaissances par le biais de conférences, de revues et d'ouvrages, auprès des communautés scientifiques internationales et des acteurs de l'énergie opérant en France.

2. Éclairer les débats publics et les stratégies des acteurs socio-économiques et territoriaux,

3. Initier une base de données de recherche qualitative ouverte dans le champ des sciences sociales.

Nous vous sollicitions pour mener un entretien d'au moins 30 minutes sur le sujet.

Le fondement légal de cette collecte de données repose sur l'exécution d'une mission de recherche publique financée par l'Agence Nationale de la Recherche et Plan Investissements d'Avenir.

## COMMENT SONT COLLECTEES ET CONSERVEES LES DONNEES

* **En cas de rendez-vous virtuel**, nous utiliserons la plateforme sécurisée des établissements ou laboratoires des membres du consortium pour l'enregistrement et enregistrerons l'entretien. L'enregistrement sera ensuite stocké sur un espace sécurisé de l'UGA (service NextCloud) et, le cas échéant, supprimé de la plateforme de visio. Seuls vos propos et la captation audio nous intéressent : vous avez la possibilité de fermer votre caméra à tout moment

* **En cas de rendez-vous en face à face**, l'entretien sera enregistré via un appareil enregistreur vocal. Le fichier audio sera ensuite transféré sur un espace sécurisé du service NextCloud de l'UGA et supprimé de l'appareil une fois le transfert achevé.

Cet entretien repose sur la base du volontariat. À tout moment, il vous est possible de demander l'interruption ou la suspension de l'enregistrement.

Les enregistrements audios seront conservés le temps du projet de recherche jusqu'à fin 2028.

Les transcriptions (en format texte) seront effectuées prioritairement avec l'outil Tadddam hébergé sur le serveur UGA (conforme RGPD), avant d'être pseudonymisées, c'est à dire expurgées d'informations directement identifiantes. A votre demande, des passages peuvent être retirés de la transcription. Le responsable scientifique du projet ou les personnes mentionnées dans la section 'Quels sont vos droits', conservera dans un espace sécurisé la table de correspondance faisant le lien entre cet identifiant et vos nom et prénom. Cette table de correspon-
dance sera supprimée à l'issue du projet Flex-Mediation. Tout document permettant de réé
dentifier les personnes interrogées sera également supprimé.

CE QUE NOUS SOUHAITONS FAIRE DE VOS REPONSES AUX EN-
TRETIENS

Les informations fournies par vos soins dans l'entretien seront analysées par les chercheurs du consortium Flex-Mediation afin de répondre aux hypothèses du projet. En fonction de vos choix, notifiés dans la demande d'autorisation d'enregistrement de l'entretien, nous les utiliseons dans les différentes formes de valorisations (publications scientifiques, séminaires, colloques, etc.).

Toujours en fonction de vos choix, les transcriptions écrites pseudonymisées des entretiens, ainsi que les documents que vous auriez transmis, feront l'objet d'une ouverture restreinte à la communauté scientifique de la recherche publique. Les chercheurs souhaitant accéder aux données, pour d'autres projets de recherche, se soumettront à un processus d'habilitation élaboré par l'Observatoire de la Transition Energétique<fnref n="9" /> de l'Université Grenoble-Alpes et devront respecter rigoureusement les règles de protection des données ainsi que l'interdiction de reproduction et de diffusion des données. Cette ouverture restreinte à des chercheurs sera maintenu jusqu'à 2030. Après cette date, seuls les jeux de données anonymisés resteront accessibles via un entrepôt de données.

QUI VA UTILISER CES DONNEES ?

La charte du consortium précise les engagements et les règles encadrant la mutualisation des données entre les participants du projet. La chargée de projet de Flex-Mediation est en charge de contrôler les accès aux retranscriptions d'entretien. Les nouveaux entrants tels que les sta-giaires, doctorants et postdoctorants, seront informés de la règlementation en matière de pro-tection des données. La liste des participants au projet est affichée sur la page du site web du projet https://flex-mediation.univ-grenoble-alpes.fr (en construction) et provisoirement sur la page : https://www.pacte-grenoble.fr/fr/flex-mediation.

Vos données personnelles ne seront pas transmises à des tiers. Par contre, les entretiens pseu-
donymisés et documents remis diffusables pourront être réutilisées dans le cadre d'autres pro-
jets de recherche comme mentionné dans la section précédente.

QUELS SONT VOS DROITS ?

Pour toute question sur l'étude vous pouvez contacter :

* Gilles Debizet (responsable scientifique du projet : [gilles.debizet@univ-grenoble-alpes.fr](mailto:gilles.debizet@univ-grenoble-alpes.fr))

* DE CHANALEILLES MARGAUX (chargée de projet : [margaux.de-chanaleilles@univ-grenoble-alpes.fr](mailto:margaux.de-chanaleilles@univ-grenoble-alpes.fr))

* Pierre Chiron (responsable du traitement de données : [pierre.chiron@univ-grenoble-alpes.fr](mailto:pierre.chiron@univ-grenoble-alpes.fr))

<footnote n="9">⁹ https://ote.univ-grenoble-alpes.fr/</footnote>
À tout moment, vous pouvez accéder, obtenir copie ou faire rectifier vos données. Vous pouvez également demander à retirer certains passages, voire l'intégralité de votre entretien et demander à être retiré de l'étude. Pour cela, votre demande est à envoyer aux personnes susnommées.

## COORDONNÉES DU DPD ET DE LA CNIL :

Ce projet a été déclaré auprès de la **déléguée à la protection des données** du CNRS, désignée pour le laboratoire Pacte, dont l'adresse postale est la suivante : DPD - 2 rue Jean Zay, 54519 Vandoeuvre lès Nancy ; et l'adresse mail dpd.demandes@cnrs.fr.

Après avoir contacté les personnes figurant ci-dessus, si vous estimez que vos droits informatiques et libertés ne sont pas respectés, vous avez la possibilité d'introduire une réclamation auprès de la cnil (https://www.cnil.fr) ou par courrier postal : CNIL, 3 place de Fontenay, TSA 80715 -75354 Paris Cedex 07
## Liste des établissements et unités de recherche affiliés au projet Flex-Mediation

<table><thead><tr><th>Liste des établissements du consortium</th><th>Secteur d'activité</th></tr></thead><tbody><tr><td>Université Grenoble Alpes (UGA)</td><td>Enseignement supérieur</td></tr><tr><td>Université de Pau de l'Adour (UPPA)</td><td>Enseignement supérieur</td></tr><tr><td>Université Gustave Eiffel (UGE)</td><td>Enseignement supérieur</td></tr><tr><td><strong>Organisme de recherche</strong></td><td></td></tr><tr><td>Direction Régional 6 Centre Est (CNRS)</td><td>Recherche publique</td></tr><tr><td>Direction Régional 17 Bretagne et pays de la Loire (CNRS)</td><td>Recherche publique</td></tr><tr><td><strong>Unités de recherche</strong></td><td><strong>Établissement de tutelle / Supervision institution</strong></td></tr><tr><td>FEMTO-ST UMR 6174 - 200412232H</td><td>CNRS</td></tr><tr><td>IODE UMR 6262 - 200812291E</td><td>CNRS</td></tr><tr><td>LabUrba - 200114758S</td><td>UGE</td></tr><tr><td>Pacte -200311865N</td><td>UGA</td></tr><tr><td>TREE - 202123791Y</td><td>UPPA</td></tr></tbody></table>