International Journal of

Finance

(IJF)

IMPORTANCE DE LA PIECE COMPTABLE JUSTIFICATIVE DANS
LA GESTION FINANCIERE D'UN ETABLISSEMENT SCOLAIRE (CAS
DES ECOLES SECONDAIRES PUBLIQUES DU TERRITOIRE DE
MITWABA 2018 – 2022)

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CARI
Journals
# IMPORTANCE DE LA PIECE COMPTABLE JUSTIFICATIVE DANS LA GESTION FINANCIERE D'UN ETABLISSEMENT SCOLAIRE (CAS DES ECOLES SECONDAIRES PUBLIQUES DU TERRITOIRE DE MITWABA 2018 – 2022)

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¹Béatrice Muntshiene Kazadi

¹Institut Superieur Pedagogique De Mitwaba, Departement des sciences techniques

Accepted: 18th Sep, 2024, Received in Revised Form: 10th Oct, 2024, Published: 4th Nov, 2024

## RESUME

**Objectif** : Notre préoccupation majeure est de comprendre l'importance qu'accordent les chefs d'établissement de cette contrée à la pièce justificative dans la gestion dans les ressources financières qu'ils perçoivent. Le but de ce travail est d'éveiller la conscience des chefs d'établissement sur les faits que les pièces justificatives constituent des preuves tangibles dans la résolution des problèmes financiers qui touchent à la vie d'une structure. Il est bon de les connaître, savoir les utiliser et les conserver afin de répondre aux exigences pratiques et légales en matière de gestion financière.

**Méthodologie** : Pour réaliser cette étude, nous avons fait recours à la méthode statistique qui relève de la recherche quantitative orientée vers une observation systématique. Cette méthode d'analyse des données recueillies auprès des enquêtés a été soutenue par des techniques d'interview, documentaire et le questionnaire d'enquête dans le but de constituer notre corpus.

**Résultat** : Après analyse et discussion des résultats, il s'observe que la pièce justificative n'a pas toute sa place dans la gestion financière de ces établissements.

**Contribution** : Nous avons recommandé aux préfets des études communément appelés chefs d'établissement un renforcement des capacités en comptabilité de base et un plaidoyer auprès de l'Etat par rapport à l'ouverture dans chaque établissement l'option commerciale et de gestion pour pallier à ce manque de personnel qualifié. Ceci pour permettre d'améliorer la gestion financière des écoles secondaires publiques du territoire de Mitwaba en tenant compte de règles et principes de base.

**Mots – clés** : Piece Justificative – Gestion Financiere – Comptabilite – Etablissement Scolaire - Chef D'etablissement.
# I. INTRODUCTION

En matière de gestion financière, la comptabilité est le premier des axes ou pilier dans la transmission de l'information financière au sein d'une entreprise, d'une organisation ou d'une structure. Cette comptabilité dont le but est l'enregistrement des faits économiques avec suivi et contrôle d'affectation, joue double rôle à savoir : Instrument d'information financière et outil de gestion.

Cette information financière se traduit sous forme d'écritures qui ne peuvent être passées que sur base de pièces comptable qui justifient les mouvements de fonds au sein d'une entité. D'où leur importance dans la gestion.

De ce fait, une problématique a été formulée de la manière ci-après :

- La pièce justificative est – elle importante dans la gestion financière d'un établissement secondaire public ?

De ce questionnement fondamental, découle une question subsidiaire dont :

- Quel rôle joue – t – elle ?

Ces questions, nous les avons soutenues en proposant les hypothèses suivantes :

- La pièce justificative serait importante dans la gestion financière d'un établissement scolaire dans le territoire.

- Elle jouerait le rôle de fournir les informations nécessaires à l'enregistrement comptable.

Pour vérifier nos hypothèses, nous avons recouru à la méthode statistique qui relève de la recherche quantitative orientée vers une observation systématique. Cette méthode d'analyse des données recueillies auprès des enquêtés a été soutenue par des techniques d'interview, documentaire et le questionnaire d'enquête dans le but de constituer notre corpus.

A cet effet, le présent travail a cherché à comprendre l'importance qu'accordent les gestionnaires des établissements secondaires publics du territoire de Mitwaba à la pièce justificative dans leur gestion financière au quotidien afin d'avoir des informations fiables pour arriver à prendre des bonnes décisions au bon moment.

# II.OBJECTIF

Tenant compte des principes en matière de finances, le but de ce travail est d'éveiller la conscience des chefs d'établissement sur les faits que les pièces justificatives constituent des preuves tangibles dans la résolution des problèmes financiers qui touchent à la vie d'une structure. Il est bon de les connaître, savoir les utiliser et les conserver afin de répondre aux exigences pratiques et légales en matière de gestion financière

# III.REVUE DE LA LITTERATURE

Partant de l'objet, de la définition et des approches adoptées, il y a de recherches qui ont été menées ici ou ailleurs beaucoup plus sur la pièce justificative dans la gestion d'une entreprise.
A titre illustratif :
Yannick Agbohoun (2023), « Pièces justificatives : tout ce qu’il faut savoir ». Dans son article, l’auteur parlant du rôle des pièces justificatives, ces dernières s’avèrent indispensables en cas de contrôle fiscal, pour la gestion courante de l’entreprise et aussi en cas de litige avec un client ou un fournisseur<fnref n="1" />.

La Société d'Archivage Physique de Paris – Ile de France (2024), « La gestion comptable de vos documents : Un impératif pour les entreprises ». Dans cet article, les auteurs soutiennent qu'accorder une attention minutieuse à la comptabilité est essentiel pour assurer la pérennité et la conformité de l'entreprise. Ils estiment que cette gestion comptable des documents est bien plus qu'une obligation légale. Elle assure la transparence financière, la conformité fiscale et la protection de l'entreprise en cas de litige<fnref n="2" />.

Sébastien C (2020), « 4 étapes pour une organisation réussie des pièces justificatives ». Il met l'accent sur l'identification des pièces justificatives à classer, le choix du format de classement papier ou électronique, le classement des pièces justificatives par nature et l'établissement d'une méthode de classement de ces dernières. Ces étapes présentent des avantages ci-après<fnref n="3" /> :

- Trouver rapidement une pièce justificative comptable ;

- Aider l'expert comptable dans sa mission de suivi et de révision des comptes ;

- Simplifier les échanges en cas de contrôle par l'administration fiscale :

- Former un personnel dans le cadre d'une nouvelle embauche.

Notre étude se démarque de ces travaux repris ci-haut en ce sens qu'elle cherche à comprendre l'importance qu'accordent les gestionnaires des établissements secondaires publics du territoire de Mitwaba à la pièce justificative dans leur gestion financière au quotidien afin d'avoir des informations fiables pour arriver à prendre des bonnes décisions au bon moment.

# IV. CADRE THEORIQUE ET CONCEPTUEL

## IV.1. Concepts de base et connexes

Dans cette partie, il sera question de définir les concepts suivants : La pièce justificative, la gestion financière, l'établissement scolaire (école) et le chef d'établissement (préfet).

### 1. La pièce comptable justificative

C'est un document constatant l'existence d'une opération et qui est utilisé à des fins de contrôle et d'enregistrement comptable<fnref n="4" />.

Jeuge – Maynard I. (2009, 176) la définit comme un document écrit servant à apporter une information, à établir un fait. C'est une pièce à conviction servant de preuve dans une transaction commerciale.

<footnote n="1">¹ www.comptafrance.fr</footnote>

<footnote n="2">² www.arcalys.com>la gestion...</footnote>

<footnote n="3">³ Ipaidthat.io>Accueil comptabilité</footnote>

<footnote n="4">⁴ vitrinelinguiqtique.cqfl.gouv.qc.ca>... consulté le 22/06/2024 à 13h41'.</footnote>
## 2. La gestion financière

### a. La gestion

Le concept gestion est appréhendé de plusieurs façons selon les écoles, les méthodes, la philosophie et le domaine dans lequel on cherche à comprendre son objet d'étude.

A ce propos, Jeuge-Maynard (Op CIT) définit la gestion comme étant une action ou une manière de gérer, d'administrer, de diriger, d'organiser quelque chose.

Quant à Silem A. et Alii (2012,426), la gestion est considérée par ces auteurs comme étant les techniques d'administration des organisations reposant notamment sur un système d'information comptable.

Selon KANKU KAMAYOYO, N. (2006, 79), la gestion vient du verbe gérer. Et gérer c'est administrer, conduire, diriger, autrement dit concevoir des tâches, les planifier et les exécuter dans les conditions bien déterminées en vue d'atteindre les objectifs qu'on s'est assignés.

De ce qui précède, la gestion doit être conçue comme une science (la théorie) et comme une technique d'administration des organisations, donc une pratique.

### b. La finance

Ce concept est défini par plusieurs chercheurs comme étant une discipline spécialisée classée sous la rubrique de gestion des entreprises. Dans ce sens, gérer les finances revient à faire une gestion particulière de l'entreprise.

Il se définit également comme la gestion de l'argent ou de la monnaie à travers une organisation qui peut être soit une entreprise publique ou privée, une école, un institut, une université, une banque ou une institution gouvernementale.

BIARRITZ (SD) dans son ouvrage intitulé « Manuel de gestion financière », il explique que la finance (les finances) concerne aussi le flux de monnaie également les titres valant monnaie tels que les actions, obligations, crédit, prêts...

Pour Silem et Alii (2012, 398), le mot « finance » vient du latin « finare » qui veut dire fixer une indemnité ou une amande (du saxon « fine » qui veut dire amande). Et qui désigne ce qui se rapporte à l'argent. Ils renchérisse nt en ces termes que la finance est à la fois une branche de la science économique et une activité économique regroupant l'activité bancaire et de l'assurance.

Lorsque nous combinons le premier concept (gestion) et le deuxième (finance), nous aboutissons au troisième concept la gestion financière qui est conçu comme une gestion particulière de l'entreprise parmi tant d'autres.

Gérer les finances de l'entreprise consiste à s'occuper d'une façon raisonnée des capitaux nécessaires à son fonctionnement ; savoir les attirer et les répartir judicieusement et en orienter l'utilisation dans le sens d'une meilleure rentabilité possible, la gestion financière étant définie comme la recherche des ressources propres et empruntées les plus avantageuses c'est-à-dire provoquant un minimum de frais.
La gestion financière s’intéresse aux finances de l’entreprise. Elle regroupe l’ensemble des activités visant à contrôler, planifier et optimiser l’utilisation des liquidités (l’argent) et des avoirs (Les biens) au sein de la structure<fnref n="5" />. Elle consiste à avoir une vision précise sur les opérations économiques d’une entreprise et de pouvoir, à l’aide d’indicateurs adaptés, donner une visibilité sur la stratégie de l’entreprise<fnref n="6" />.

Au regard de toutes ces définitions, il ressort que la gestion financière dans une entreprise en général et établissement scolaire en particulier, revêt une importance capitale et exige un certain nombre des préalables pour un gestionnaire. A ce titre, la gestion financière d’un établissement scolaire doit être maîtrisée par ce dernier car souligne KANKU KAMAYOYO, N. (2006, 11) qu’il faut donc des hommes de poigne possédant tact et savoir – faire en la matière.

Pour répondre à ses objectifs, la gestion financière s’articule autour de la comptabilité, la gestion de trésorerie et la planification du budget.

### 3. La comptabilité

C’est une technique qui permet d’enregistrer dans les comptes, des flux de l’entreprise afin de déterminer le résultat de l’exercice (bénéfice ou pertes) et de présenter la situation patrimoniale de l’entreprise.

C’est aussi l’enregistrement comptable de toutes les opérations de l’entreprise suivant un système normé. Son but est triple :

- Enregistrer les mouvements de fonds afin D’en suivre et contrôler l’affectation ;

- Rendre comptes à tout moment de la situation de l’entreprise ; nous disons à « tout moment », ce qui doit laisser penser que, si la comptabilité d’une entreprise ne répond pas à cet impératif, c’est qu’elle n’est pas organisée comme il se doit ;

- Permettre de dégager rapidement le résultat obtenu de la gestion, pour une période donnée.

Les bases qui permettent à la comptabilité de remplir son triple but sont les documents ou pièces comptables justificatifs qui donnent naissance à l’établissement des comptes

### 4. L’établissement scolaire

Ce concept désigne l’ensemble des bâtiments d’une école, d’un collège ou d’un lycée.

Le dictionnaire Larousse stipule que l’école appelée aussi établissement scolaire, vient du latin « schola », du grec « scholé » pour signifier loisir.

C’est aussi une institution chargée de donner un enseignement collectif, général aux enfants d’âge scolaire et préscolaire (icatede laïque, école privée).

<footnote n="5">⁵ http://agigap.com> fr> Article guide complet – gestion financière, consulté le 22avril 2023.</footnote>

<footnote n="6">⁶ http://www.lexpert-comptable.com.> 6526 – gestion financière, consulté le 14avril 2023.</footnote>
Il faut souligner que c'est à la tête d'un établissement scolaire que l'on trouve un chef d'établissement.

## 5. Le chef d'établissement

Ce terme englobe tous les dirigeants dans les milieux scolaires. Il est celui qui dirige, contrôle l'établissement et exerce dans tous les types d'écoles : maternel, primaire, secondaire, école privée, spéciale, universitaire, collège, lycée etc.<fnref n="7" />

Le chef d'établissement assure la direction administrative, financière et pédagogique d'un établissement d'enseignement du second degré.

Dans le cadre de nos recherches, il sera question d'un établissement scolaire public au niveau secondaire où l'animateur principal (le chef d'établissement) est un préfet des études, termes en usage en République Démocratique du Congo

## III.2. CADRE THEORIQUE.

### 2.1. Les notions sur la gestion financière

La gestion de toute entreprise se développe dans le cadre purement financier car tous les faits qui s'y produisent, tous les actes, tous les efforts de ceux qui s'y coopèrent, doivent tendre avant tout à faire fructifier les capitaux qui lui sont confiés et se traduisent en termes de coûts et produits saisis par la comptabilité (D'Aboville J.G., 1975, 33).

Gérer les finances de l'entreprise, c'est utiliser au mieux l'ensemble des moyens mis à sa disposition. Parmi ces moyens, les capitaux qui lui sont confiés, représentent ce qui lui est de plus indispensable pour sa survie. Il est évident que la gestion financière doit prendre le pas sur les autres formes de gestion et les gouverner.

#### a. Evolution du rôle de la gestion financière

##### 1. Environnement de l'entreprise

L'environnement de l'entreprise est titubant et changeant sans cesse. Il est donc dynamique en ce qui concerne la production, la consommation, l'engagement social, le marché, ...

Le rôle du responsable des finances était jadis d'enregistrer correctement les informations, de préparer le rapport statutaire, de gérer les fonds pour payer les dettes. Vu sous cet angle, le responsable de finances, c'est-à-dire le directeur financier n'était consulté qu'en cas de problème.

Ce rôle a connu une évolution et ne s'arrête plus qu'à ces trois tâches. Il est étendu à l'ensemble des décisions financières concernant l'actif (emplois) et le passif (ressources) de l'entreprise. Pour cela, le directeur financier doit avoir la maîtrise de la nature et de la portée de la gestion

<footnote n="7">⁷ http://www.l expert – comptable. com. >6526 – gestion financière, consulté le 14avril 2023).</footnote>
financière et aussi comprendre et interpréter les interfaces qui existent entre l'entreprise et son environnement.

## 2. *Nature de la finance*

La finance est une science appliquée à la gestion des entreprises. Elle emprunte des notions à la gestion des entreprises, à la comptabilité et à l'économie. Elle a également ses propres théories et principes. Mais elle est orientée vers les applications.

Pour la gestion financière, la fonction financière permet à l'entreprise d'éviter l'insolvabilité et d'assurer une rentabilité maximale des fonds de l'entreprise. C'est pourquoi parler de gestion financière revient à parler :

- De la trésorerie

- De la gestion de crédit à la clientèle

- Du financement

- De la fiscalité

- De la comptabilité

- Du contrôle de gestion

- A la comptabilité, la gestion financière emprunte les notions suivantes :

- La passation des écritures

- La rédaction des rapports

- L'évaluation des opérations commerciales

Cette comptabilité est aussi basée sur l'enregistrement à partie double et elle donne des informations sur l'organisation comptable. La gestion financière utilise ces informations en vue de prendre de décisions. Donc la comptabilité est une saisie d'informations et la finance c'est la gestion sur base de celle-ci.

## b. *Objectifs de la gestion financière*

Si l'objectif de l'entreprise est la maximisation de profit sous certaines conditions, cela apparaît comme un objectif vague. Car maximiser le profit peut être en conflit avec la minimisation des coûts. En plus, on ne tient pas compte du temps et on néglige également les aspects quantitatifs.

La maximisation c'est l'objectif économique primordial de l'entreprise. Elle s'accompagne aussi d'autres objectifs économiques notamment :

- La croissance des activités des entreprises

- L'extension des activités de l'entreprise

- Le développement de l'entreprise

- La distribution des dividendes

Il n'y a pas que les objectifs économiques que l'entreprise poursuit, il ya aussi :

- Les objectifs sociaux tels que la réduction des inégalités, l'amélioration des conditions de travail et la rémunération du personnel, l'accord des avantages sociaux aux travailleurs, l'acceptation du mouvement syndical et des revendications
- Les objectifs écologiques comme la protection de l'environnement, l'amélioration des infrastructures sociales, économiques de son environnement

- Les objectifs politiques tels que l'amélioration du bien-être de la population par la sécurité de l'emploi et la rémunération, soutien financier à l'Etat dans la réalisation de grands travaux et accord des crédits.

## 2.2 Notions sur la pièce comptable justificative

Les faits économiques, juridiques et commerciaux de la vie d'une entreprise sont dispersés dans le temps et dans l'espace qu'il convient de les saisir sur certains documents au moment où qu'ils se produisent du fait qu'ils relatent la vie d'une entreprise.

Ils fournissent les données à introduire dans le système comptable. Ne sont considérés comme document comptable ou pièce justificative que ceux ou celles qui :

- concernent l'entreprise ;

- matérialisent une situation juridique, économique ou commerciale ;

- sont exprimés en unité monétaire ;

- sont à l'origine de l'opération et qui servent de preuve.

### a. Importance d'un document en comptabilité

Toutes les opérations commerciales avec les tiers ont une incidence commerciale sur l'entreprise et doivent faire l'objet d'un document qui est la preuve juridique de l'opération et le justificatif qui permet le travail comptable. C'est le seul moyen d'information du service comptable.

Pour les opérations internes (amortissement évaluation de provisions, inventaires matériels), il est nécessaire d'émettre un document visé par un responsable financier ou technique de l'entreprise.

Les pièces justificatives servent à justifier la sincérité des comptes de l'entreprise. Laur conservation permet non seulement de répondre aux exigences légales mais aussi de disposer de preuves nécessaires en cas de litiges avec un fournisseur ou un client.

Ainsi une bonne gestion des pièces comptables garantit la transparence et la véracité des comptes annuels, facilite le travail des experts comptables et assure une traçabilité complète des opérations financières de l'entreprise<fnref n="8" />.

### b. Rôle d'une pièce comptable

Chaque ligne comptable inscrite dans un livre de l'entreprise doit avoir une pièce comptable justificative. Dans le cas contraire, l'enregistrement de l'opération le logiciel.

<footnote n="8">⁸ http://www.l expert – comptable. com. >6526 – gestion financière, consulté le 14avril 2023)</footnote>
Une pièce comptable peut attester de plusieurs écritures comptables. Elle s'avère indispensable dans différentes situations :

- En cas de contrôle fiscal, l'entreprise doit apporter la preuve de toutes ses opérations comptables ;

- Elle est aussi nécessaire pour la gestion de l'entreprise. Cela implique un classement rigoureux de tous les documents ;

- En cas de litige avec un client ou un fournisseur.

### c. Méthodes de classement des documents comptables

Les pièces justificatives doivent donc être classées de manière rationnelle pour pouvoir, à tout instant et à toute réquisition d'une personne autorisée, être fournies à l'appui d'une écriture comptable.

Dans la pratique, le classement des pièces se fait souvent en fonction de leur nature (facture d'achat, de vente, relevés bancaires et justificatifs des opérations bancaires, bulletins de paie, charges sociales annuelles, déclarations fiscales, etc.) ou par ordre chronologique.

### d. Mentions obligatoires sur la pièce justificative<fnref n="9" />

- Date de l'opération ;

- Identification des parties en présence ;

- Caractéristiques et le montant de l'opération ;

- Codification pour le traitement.

### e. Différentes pièces comptables

La pièce justificative est un document sur base duquel un enregistrement est effectué. Il y a plusieurs types de pièces justificatives en comptabilité. Leur nature varie d'une structure à l'autre, d'un service à l'autre.

Quand il s'agit par exemple :

- Des opérations relatives à l'achat et à la vente : facture, quittance,

- Des opérations relatives au paiement par caisse : reçu, bon de caisse

- Des opérations relatives au paiement par banque : bordereau de versement, chèque, ...

- Des documents douaniers : déclarations d'importation, d'exportation

- Des documents fiscaux : déclarations fiscales

- Des opérations relatives au dépôt

Quel que soit le type de classement et le format, les pièces justificatives doivent être conservées pendant plus au moins dix ans à compter de la clôture de l'exercice. En cas d'absence des pièces justificatives, l'administration fiscale est en droit de faire le contrôle de comptabilité de l'entreprise et appliquer des sanctions à l'endroit de celle-ci.

<footnote n="9">⁹Vitrine linguistique.qfl.gouv.qc.ca consulté le 22/06/2024 à 13h41'</footnote>
### N.B. : Règle fondamentale de toute organisation comptable

- Toute écriture comptable doit avoir pour support et justificatif : un document

- Par exception, si aucun document n'a été émis, le comptable doit préciser dans son enregistrement d'une manière très explicite, les données qui justifient l'opération comptable.

## V. PRESENTATION DES DONNEES, ANALYSE ET INTERPRETATION DES RESULTATS

Dans cette partie du travail, il sera question de présenter d'abord les données recueillies sur le terrain, c'est-à-dire dans le territoire de Mitwaba où sont implantés les établissements scolaires publics ; ensuite nous allons les analyser pour enfin interpréter les résultats après confrontation des hypothèses.

L'objectif poursuivi est celui de comprendre l'importance que les chefs d'établissement accordent à la pièce justificative dans la gestion financière de leur entité.

### 1. PRESENTATION DES DONNEES

La constitution du corpus de ce travail s'est apaisant sur un échantillon ayant une caractérisation de la population à enquêter, constituée des chefs d'établissement qui sont les gestionnaires des ressources financières de leurs écoles respectives.

Est considéré comme chef d'établissement dans ce travail, toute personne physique ayant une responsabilité de gérer son établissement scolaire sur le plan pédagogique, administratif et financier.

#### a. Questionnaire d'enquête : description

Une catégorie de personnel scolaire (chef d'établissement) répondra aux questions réparties de la manière suivante :

- Les documents comptables ;

- La personne en charge de la comptabilité

- La conservation des documents comptables

- La tenue de la tenue ;

#### b. Nombre de personnes interrogées : Echantillonnage

Lors d'une étude scientifique, il n'est pas possible d'interroger tout le monde ; il est bien expliqué que l'échantillonnage est une partie importante des statistiques. Il permet au chercheur de comprendre ce qui se passe dans une population sans avoir interrogé chacun des individus ; car le principe est qu'une « cuillérée suffit pour goûter toute la soupe » (Javeau, C., 1985 : 43).

En d'autres termes, l'échantillon nous permet de choisir un groupe de personnes représentant les autres.

Pour ce faire, nous avons soumis notre étude à l'échantillonnage (probabiliste ou aléatoire) constitué des chefs d'établissement des écoles secondaires publiques disséminées dans la sous-division de Mitwaba, province éducationnelle du haut - Katanga II. Pour la totalité, nous
avons interrogé 36 gestionnaires de ces établissements secondaires publics de la sous- division éducationnelle de Mitwaba. Signalons que lesdits établissements seront présentés en dix axes.

## 2. ANALYSE ET INTERPRETATION DES RESULTATS

### a. Les données statistiques

Dans ce point, comme nous l'avons déjà souligné ci – haut, le nombre d'établissements secondaires publics (ESP) sera présenté dans le tableau en dix axes et cela de 2018 à 2022.

<table><caption>Tableau N°1 : Nombre d'établissements par axe/2018 – 2022</caption><thead><tr><th rowspan="2">N°</th><th rowspan="2">AXE</th><th colspan="5">ANNEE</th></tr><tr><th>2018</th><th>2019</th><th>2020</th><th>2021</th><th>2022</th></tr></thead><tbody><tr><td>1</td><td>DIKULWE</td><td>0</td><td>0</td><td>3</td><td>2</td><td>4</td></tr><tr><td>2</td><td>KYUBU</td><td>2</td><td>2</td><td>6</td><td>6</td><td>6</td></tr><tr><td>3</td><td>KITOBO – KAMFWA</td><td>0</td><td>0</td><td>2</td><td>3</td><td>2</td></tr><tr><td>4</td><td>MUKANA MUVULE</td><td>2</td><td>2</td><td>3</td><td>2</td><td>3</td></tr><tr><td>5</td><td>MUFUNGA</td><td>4</td><td>4</td><td>8</td><td>8</td><td>9</td></tr><tr><td>6</td><td>KASUNGESHI</td><td>3</td><td>3</td><td>5</td><td>5</td><td>5</td></tr><tr><td>7</td><td>MITWABA – CITE</td><td>1</td><td>1</td><td>1</td><td>1</td><td>1</td></tr><tr><td>8</td><td>MITWABA – MWEMA</td><td>1</td><td>1</td><td>1</td><td>1</td><td>1</td></tr><tr><td>9</td><td>MITWABA KISELE</td><td>2</td><td>2</td><td>2</td><td>2</td><td>2</td></tr><tr><td>10</td><td>MITWABA – KINTYA</td><td>2</td><td>2</td><td>2</td><td>2</td><td>2</td></tr></tbody><tfoot><tr><td></td><td>TOTAL</td><td>17</td><td>17</td><td>33</td><td>32</td><td>36</td></tr></tfoot></table>

Source : Caritas Développement, Lubumbashi 2023

Ce tableau présente le nombre d'établissements secondaires publics (ESP) par axe et cela de 2018 à 2022.

Après analyse du tableau N°1, il se dégage qu'en 2018 et 2019, le nombre d'établissements secondaires publics dans le territoire de Mitwaba était de 17 en 2018 et 2019, 33 en 2020, 32 en 2021 et 36 en 2022.

Le territoire de Mitwaba, comme entité administrative compte deux secteurs et une chefferie. Voici le nombre d'établissements publics (ESP) par entité administrative.

<table><caption>Tableau N°2 : Synthèse des établissements par secteur ou chefferie</caption><thead><tr><th>N°</th><th>Secteur/Chefferie</th><th>Nombre d'établissements</th><th>%</th></tr></thead><tbody><tr><td>1</td><td>Balomotwa</td><td>19</td><td>52,8</td></tr><tr><td>2</td><td>Banweshi</td><td>11</td><td>30,5</td></tr><tr><td>3</td><td>Kyona Ngoy</td><td>6</td><td>16,7</td></tr></tbody><tfoot><tr><td></td><td>TOTAL</td><td>36</td><td>100</td></tr></tfoot></table>

Source : Rapport fin d'année, Sous – division de Mitwaba, 2022
<figure><img src="image_3.png" /></figure>

Ce tableau synthèse et le diagramme ci-dessus représentent le nombre d'établissements secondaires publics du territoire de Mitwaba selon ses trois entités décentralisées qui le composent.

Le secteur de Balomotwa compte 19 établissements soit 52,8% ; 11 dans le secteur de Banweshi soit 30,5% et 6 dans la Chefferie de Kyona Ngoy soit 16,7%.

## b. Résultat et interprétation

<table><caption>Tableau N°3 : Les pièces justificatives</caption><thead><tr><th rowspan="2">N°</th><th rowspan="2">Désignations</th><th colspan="4">Nombre d'établissements</th></tr><tr><th>Oui</th><th>%</th><th>Non</th><th>%</th></tr></thead><tbody><tr><td>1</td><td>Livre de caisse</td><td>15</td><td>41,7</td><td>21</td><td>58,3</td></tr><tr><td>2</td><td>Carnet de reçus</td><td>7</td><td>19,4</td><td>29</td><td>80,6</td></tr><tr><td>3</td><td>Factures</td><td>6</td><td>16,7</td><td>30</td><td>83,3</td></tr><tr><td>4</td><td>Bon de dépense</td><td>2</td><td>5,6</td><td>34</td><td>94,4</td></tr><tr><td>5</td><td>Bon de sortie</td><td>3</td><td>8,3</td><td>33</td><td>91,7</td></tr><tr><td>6</td><td>Bordereau de versement</td><td>0</td><td>0</td><td>36</td><td>100</td></tr></tbody></table>

Source : Nos investigations sur terrain

S'agissant des pièces justificatives, sur les 36 gestionnaires enquêtés, 15 soit 41,7 % utilisent le livre de caisse contre 21 soit 58,3% n'en ont pas ; 7 soit 19,4 % ont des carnets de reçus, 29 soit 80,6% n'en possèdent pas.6 soit 16,7% gardent des factures contre 30 soit 83,3 qui ne savent pas leur utilité ; 2 soit 5,6% établissent de bons de dépense contre 34 soit 44,4 % qui n'en
établissent pas et 3 soit 8,3 % qui ont de bons de sortie d'espèces contre 33 soit 91,7% qui n'en ont pas. 100% de chefs de d'établissement n'utilisent pas de bordereau de versement. Or aucune opération ne peut être enregistrée dans le journal sans pièce justificative.

<table><caption>Tableau N°4 : Les livres comptables.</caption><thead><tr><th rowspan="2">N°</th><th rowspan="2">Désignations</th><th colspan="4">Nombre d'établissements</th></tr><tr><th>Oui</th><th>%</th><th>Non</th><th>%</th></tr></thead><tbody><tr><td>1</td><td>Plan de comptes</td><td>-</td><td>-</td><td>36</td><td>100</td></tr><tr><td>2</td><td>Journal ou registre</td><td>19</td><td>52,8</td><td>17</td><td>47,2</td></tr><tr><td>3</td><td>Grand - livre</td><td>-</td><td>-</td><td>36</td><td>100</td></tr><tr><td>4</td><td>Balance des comptes</td><td>-</td><td>-</td><td>36</td><td>100</td></tr><tr><td>5</td><td>Livre d'inventaire (Immobilisations)</td><td>21</td><td>58,3</td><td>15</td><td>41,7</td></tr><tr><td></td><td>Fiche de stocks (Consommables)</td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>6</td><td></td><td>6</td><td>16,7</td><td>30</td><td>83,3</td></tr></tbody></table>

Source : Nos investigations sur terrain

Au regard de ce tableau en rapport avec les livres comptables, il sied de constater qu'aucun chef d'établissement n'a la notion du plan des comptes, du grand - livre et de la balance. Quant au journal/ registre, 19 CE soit 52,8 % le produisent tandis que 17 CE soit 47,2% non. 21 CE soit 58,3 % font l'inventaire des immobilisations contre 15 soit 41,7 qui ne le font pas ; et 6 CE soit 16,7% dressent la fiche de stocks des consommables contre 30 soit 83,3% qui ne le font pas. Et pourtant, la tenue d'une comptabilité régulière requiert le respect des procédures comptables qui permettent d'avoir une idée générale sur la gestion financière au quotidien.

<table><caption>Tableau N°5 : Qualité de la personne en charge de la comptabilité.</caption><thead><tr><th>Qualité de la personne</th><th>Nbre d'écoles</th><th>%</th></tr></thead><tbody><tr><td>Qualifiée</td><td>0</td><td>0</td></tr><tr><td>Non qualifiée</td><td>36</td><td>100</td></tr><tr><td>Total</td><td>36</td><td>100</td></tr></tbody></table>

Source : Nos investigations sur terrain

Ce tableau montre que sur les 36 chefs d'établissement enquêtés, aucun d'entre eux n'emploie une personne qualifiée pouvant tenir une comptabilité régulière. Par conséquent, l'information financière risque d'être biaisée à un moment donné.
<table><caption>Tableau N°6 : Durée de conservation de documents</caption><thead><tr><td>Durée (en année)</td><td>Nbre d'écoles</td><td>%</td></tr></thead><tbody><tr><td>1</td><td>0</td><td>0</td></tr><tr><td>3</td><td>14</td><td>38,9</td></tr><tr><td>5</td><td>19</td><td>52,8</td></tr><tr><td>Plus</td><td>3</td><td>8,3</td></tr><tr><td>Total</td><td>36</td><td>100</td></tr></tbody></table>

Source : Nos investigations sur terrain.

Après analyse, 14 chefs d'établissement soit 38,9% conservent les documents pendant 3 ans, 19 soit 52,8% pendant 5 ans et 3 soit 8,3 % au delà de 5 ans, la durée normale étant de plus au moins 5 ans et maximum 10 ans.

<table><caption>Tableau N° 7: Statut de la personne</caption><thead><tr><td>Statut de la personne</td><td>Nbre d'écoles</td><td>%</td></tr></thead><tbody><tr><td>Chef d'établissement</td><td>23</td><td>63,9</td></tr><tr><td>Caissier</td><td>6</td><td>16,7</td></tr><tr><td>Chargé des finances</td><td>7</td><td>19,4</td></tr><tr><td>Comptable</td><td>-</td><td>-</td></tr><tr><td>Total</td><td>36</td><td>100</td></tr></tbody></table>

Source : Nos investigations sur terrain

Ce tableau nous renseigne sur le statut de la personne qui tient la caisse dans ces écoles dont 23 chefs d'établissement soit 63,9 % tiennent la caisse de leurs établissements, 6 établissements soit 16,7 dont la caisse est dans la responsabilité des caissiers et 7 soit 19,4% entre les mains des chargés des finances.

Cependant, le chef d'établissement est gestionnaire, les chargés des finances et les caissiers tiennent la caisse mais ne peuvent pas décider de sortir les fonds sans son aval. Ce qui permettra d'exercer un contrôle rigoureux quant à ce que d'être juge et partie avec comme conséquence de gérer sans objectif bien défini.

## VI. DISCUSSION ET VERIFICATION DES HYPOTHESES

Pour une bonne discussion des résultats de notre étude, il est important de dresser un tableau de synthèse qui reconstitue toutes les données d'enquête et financières ayant constitué notre corpus d'analyse.
<table><caption>Tableau N°8 : Synthèse des résultats</caption><thead><tr><th rowspan="2">N°</th><th rowspan="2">QUESTIONS D'ENQUETE</th><th colspan="4">Nombre d'écoles(36)</th></tr><tr><th>OUI</th><th>%</th><th>NON</th><th>%</th></tr></thead><tbody><tr><td rowspan="6">1.</td><td>Livre de caisse</td><td>15</td><td>42</td><td>21</td><td>58</td></tr><tr><td>Carnet de reçus</td><td>7</td><td>19</td><td>29</td><td>81</td></tr><tr><td>Factures</td><td>6</td><td>17</td><td>30</td><td>83</td></tr><tr><td rowspan="4">Pièces justificatives</td><td>Bon de caisse</td><td>2</td><td>6</td><td>34</td><td>94</td></tr><tr><td>Bon de sortie</td><td>3</td><td>8</td><td>33</td><td>92</td></tr><tr><td>Bordereau de versement</td><td>0</td><td>0</td><td>36</td><td>100</td></tr><tr><td>Qualifiée</td><td>0</td><td>0</td><td>36</td><td>100</td></tr><tr><td>2.</td><td>Personne en charge de la comptabilité</td><td>Non qualifiée</td><td>36</td><td>100</td><td>0</td><td>0</td></tr><tr><td rowspan="6">3.</td><td>1an</td><td>0</td><td>0</td><td>36</td><td>100</td></tr><tr><td>3 ans</td><td>14</td><td>39</td><td>22</td><td>61</td></tr><tr><td>5ans</td><td>19</td><td>53</td><td>17</td><td>47</td></tr><tr><td>Plus</td><td>3</td><td>8</td><td>33</td><td>92</td></tr><tr><td>Chef d'établissement</td><td>23</td><td>64</td><td>13</td><td>36</td></tr><tr><td>Caissier</td><td>6</td><td>17</td><td>30</td><td>83</td></tr><tr><td rowspan="2">4.</td><td>Tenue de la caisse</td><td>Chargé des finances</td><td>7</td><td>19</td><td>29</td><td>81</td></tr><tr><td></td><td>Comptable</td><td>0</td><td>100</td><td>36</td><td>0</td></tr></tbody></table>

Au regard du tableau synthèse, les résultats révèlent que, vis-à-vis de l'hypothèse selon laquelle les chefs d'établissement des écoles secondaires publiques du territoire de Mitwaba accorderaient de l'importance à la pièce justificative dans leur gestion les ressources financières, la manière dont ces documents sont tenus et leur conservation, les personnes en charge de la comptabilité et de la caisse sont recrutées, ne respecte aucun principe en matière de comptabilité financière. La pièce comptable justificative n'est d'aucune importance dans leur manière de gérer les finances.

De ce qui précède, les chefs d'établissement des écoles secondaires publiques du territoire de Mitwaba éprouvent d'énormes difficultés liées :

- A l'ignorance des principes et procédures de gestion financière

- A l'organisation du travail ;

- Au manque du personnel qualifié dans la tenue des documents comptable et de la caisse

Par rapport aux thématiques développées dans les recherches évoquées dans ce travail, il se dégage ce qui suit : Yannick Agbohoun, « Pièces justificatives : tout ce qu'il faut savoir ». L'auteur se focalise sur le rôle que jouent les pièces justificatives dans la gestion courante d'une entreprise, en cas de contrôle fiscal et pour régler des litiges avec les tiers. Chose que les chefs d'établissement des écoles secondaires publiques du territoire de Mitwaba ignorent. La Société d'Archivage Physique de Paris - Ile - de France, « La gestion comptable de vos documents : Un impératif pour les entreprises ». Ils estiment que cette gestion comptable des documents est bien plus qu'une obligation légale. Elle assure la transparence financière, la conformité fiscale
et la protection de l'entreprise en cas de litige. Les chefs d'établissement établissent à peine les pièces justificatives.

Sébastien C, « 4 étapes pour une organisation réussie des pièces justificatives ». Il met l'accent sur l'identification des pièces justificatives à classer, le choix du format de classement papier ou électronique, le classement des pièces justificatives par nature et l'établissement d'une méthode de classement de ces dernières. Il n'y a pas d'organisation pareille chez les gestionnaires de ces écoles.

Eu égard à ce qui précède et au regard des difficultés que rencontrent les écoles secondaires publiques du territoire de Mitwaba, nous suggérons :

- Une formation en comptabilité générale adaptée à la réalité de leurs établissements à l'intention d'eux –mêmes et de ceux qui ont la charge de la comptabilité et de la caisse est nécessaire ;

- L'ouverture par l'Etat dans le territoire de l'option commerciale et de gestion qui peut produire à la fin du niveau secondaire une main d'œuvre qui pourra appuyer les chefs d'établissement dans leur façon de gérer leurs ressources financières mises à leur disposition.

## CONCLUSION GENERALE

Le présent travail a porté sur l'importance de la pièce justificative dans la gestion financière des établissements secondaires publics du territoire de Mitwaba. Il a cherché à comprendre l'importance qu'accordent les gestionnaires des établissements secondaires publics du territoire de Mitwaba à la pièce justificative dans leur gestion financière au quotidien afin d'avoir des informations fiables pour arriver à prendre des bonnes décisions au bon moment.

Après analyse des données, interprétation des résultats et discussion et au regard de la problématique et des hypothèses soulevées, nous sommes arrivé au constat selon lequel les chefs d'établissements secondaires publics du territoire de Mitwaba ne répondent aux exigences de la gestion financière qu'à un pourcentage très faible : Ignorance de l'importance et de l'utilité de la pièce comptable justificative, manque de personnel qualifié pour tenir une comptabilité régulière et la caisse.

Un renforcement de capacité en comptabilité de base des chefs d'établissement et de ceux qui ont en charge de comptabilité de la caisse s'avèrent nécessaires pour une bonne gestion financière de leurs écoles ; aussi l'ouverture par l'Etat, dans leurs établissements scolaires de l'option commerciale et de gestion dont les diplômés du secondaire pourront constituer une main d'œuvre pour appuyer les chefs d'établissement dans leur gestion.

## BIBLIOGRAPHIE

### I.DICTIONNAIRE ETOUVRAGRES

Biarritz (SD), *Manuel de gestion financière*, Imprimerie Moderne, Paris.

D'Aboville J.G. (1975), *Initiation aux mécanismes comptables et à la gestion financière*, Ed.d'Organisation, Paris.
Javeau C. (1985), *L'enquête par questionnaire* : Manuel à l'usage du praticien, 3ème édition, Université de Bruxelles, Bruxelles.

Jeuge -Maynart, I. (2008), *Le Petit Larousse Illustré*, Larousse, Paris.

Kanku Kamayoyo, N. (2006), *Gestion d'un établissement scolaire*, Talenta, Lubumbashi.

Silem Ahmed et Alii (2012), *Lexique d'économie*, 12ème édition, Dalloz, Paris

## II. WEBOGRAPHIE

Agbohoun Yannick (2023), « Pièces justificatives : tout ce qu'il faut savoir »

(www.mooncard.co>comptabilité... Consulté le 27/10/2024 à 19h43)

François M., Les 3 axes de la gestion financière, Mai 2022 consulté le 25/05/2023 à 15h07' à l'adresse http://blog.fygr.10>gestion financière

Sébastien C (2020), « 4 étapes pour une organisation réussie des pièces justificatives » (ipaidthat.io>Accueil comptabilité, consulté le 27/10/ 2024.

La Société d'Archivage Physique de Paris – Ile - de France (2024), « La gestion comptable de vos documents : Un impératif pour les entreprises » (www.arcalys.com>la gestion ... consulté le 28/10/2024)

Vitrine linguistique. Cqfl.gouv.gc.ca> consulté le 22 juin 2024 à 13h40'

www.l'expert – comptable.com- 519 lu le 22juin 2024 à 15h45'

http://agigap.com>fr. Article – Guide complet – gestion financière, consulté le 22 avril 2023.

http://www.topformation...consulté le 20 avril 2023.

http://www.l'expert – comptable.com>6526-gestion financière, consulté le 14 avril 2023

## III. DOCUMENTS INEDITS

Rapport fin d'année/Sous – division de Mitwaba, 2022

Caritas Développement, Liste des établissements secondaires publics par axe, Lubumbashi, 2023

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